Автоматизация управления финансами. Автоматизация финансов на предприятиях Автоматизация финансового учета является комплексным

Если разделить наиболее известные отечественные продукты по сегментам потребителей с годовым оборотом до 15 млрд. в год, то картина получается следующая:

• Малые (оборот до 500 млн.руб в год) : Bplan, «Клиент-Коммуникатор», система Organic, «КИС Бюджетирование»;
• Средние (оборот от 500 млн. до 5 млрд руб. в год) : «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», PlanDesigner, «1С Управление корпоративными финансами», «ИТАН Управленческий баланс», «БИТ.Финанс»;
• Крупные (оборот от 5 до 15 млрд руб. в год) : Галактика, «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», PlanDesigner, «Парус-Предприятие».

В сегменте средних компаний для автоматизации финансов доминируют продукты, функционирующие на платформе «1С: Предприятие», что неудивительно, учитывая распространение продуктов 1С в России и в среднем бизнесе. У всех продуктов неплохо выстроены контуры анализа финансовых данных, интеграция с 1С, поддержка пользователей. Но вот, например, возможности моделирования, безопасности, построения отчетности – существенно разные. Также продукты значительно отличаются по функционалу автоматизации бизнес-процессов, да и вообще по возможности их использования для задач, отличных от управления финансами. Например, на более широкое понятие - управление эффективностью бизнеса, могут претендовать вообще всего лишь два продукта из рассматриваемого сегмента: Plandesigner и «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

Рассмотрим все продукты подробнее. Подчеркнем, что мы рассматриваем ПО и функционал только с точки зрения применения к задачам управления финансами предприятия. Это означает, что реальные возможности продуктов для автоматизации управленческой деятельности на предприятии могут быть в ряде продуктов значительно шире, но это остается за рамками данного обзора.

ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент

Разработчик: «ИНТАЛЕВ» (www.intalev.ru)

Продукт представляет собой решение по управлению эффективностью бизнеса, функционирующее на платформе «1С: Предприятие 8». Управление финансами в этом продукте - лишь одна из подсистем, но основная. Это один из старейших представителей рынка программного обеспечения для автоматизации финансового управления и из существующих решений на базе «1С» наиболее независим от учетной системы. Продукт имеет также отраслевые решения.

• • управление финансами: бюджетирование, платежный календарь, казначейство, управленческий учет и отчетность по корпоративным и международным стандартам (МСФО, GAAP), управление инвестиционной деятельностью, финансовый анализ и моделирование, консолидация;
  • управление финансовыми бизнес-процессами и документами: автоматизация полного цикла управления практически любыми бизнес-процессами, организация единого архива документов, автоматизация корпоративного документооборота;
  • корпоративный контроллинг.
• Интеграция
  • «Бесшовная» интеграция с любой конфигурацией на платформе "1С:Предприятие", при этом доступны для использования данные этой конфигурации;
  • Microsoft Excel;
  • системы «Банк-Клиент»;
  • загрузка данных из любых внешних источников по ODBC.
• Наиболее крупные внедрения
  «Ситроникс», «Мортон», ТД «Перекресток», «Газпром Зарубежнефтегаз», «ФСК ЕЭС», «Татнефть-Нефтехим», «Мосфундаментстрой-6», «Концерн Энергоатом», «Транссигналстой», «Укртранснефть» и другие.

PlanDesigner

Разработчик: «Софтпром» (www.softprom.ru)

PlanDesigner – весьма развитый программный комплекс, который позиционируется разработчиком, как система для решения задач среднесрочного и стратегического управления предприятием. Контур управления финансами в этом продукте, также как и в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», является лишь одной из подсистем. В отличие от других продуктов, представленных в обзоре, Plandesigner не требует «1С: Предприятие» для своей работы. В основе используются базы Microsoft SQL или Oracle.

• Основные функциональные возможности
  • управление финансами: бюджетное планирование, управленческий учет, платежный календарь, управление заявками и денежными потоками, консолидация, автоматизация подготовки отчетности по МСФО, экономическое моделирование (стратегическое и среднесрочное);
  • многомерный анализ данных: конструктор управленческий отчетности, план-фактный анализ, факторный анализ, ретроспективный анализ, анализ «что-будет-если», «затраты-объем-прибыль» и мн. другие.
  • контроллинг показателей: отслеживание показателей деятельности с помощью графических индикаторов - кокпитов.
• Интеграция
  • Microsoft Excel;
  • Продукты«1C» и «Парус»;
  • Импорт/экспорт данных из(в) любых источников через XML-формат.
  • Импорт данных из внешних систем реализован через промежуточный слой. В 95 % внедрений исходные данные импортируются из клиентских учетных систем с помощью данного механизма.
• Наиболее крупные внедрения
  «Гознак», «Новосибирскнефтегаз», «Реил Континент», «Разугляй», «Группа компаний Верес», «ИнтерМедиаГрупп», «Галс», «HeadHunter», «Major», «Дальневосточное Морское Пароходство», «Совкомфлот» и другие.

1C: Управление корпоративными финансами

Разработчик: «1С-Рарус» (www.rarus.ru)

Этот продукт компании «1С-Рарус» представляет собой интегрированное решение на базе программ «1С:Бухгалтерия 8» и отдельных сконфигурированных и функционально расширенных подсистем «1С:Управление производственным предприятием 8». Решение автоматизирует не только управление финансами, но и среднесрочное и долгосрочное бизнес-планирование и бюджетирование, управление по целям или на основании Balanced Scorecard. Продукт пользуется популярностью у компаний, которые уже имеют 1С в качестве базовой КИС.

• Основные функциональные возможности
  • бюджетное планирования и контроль;
  • ведение регламентированного учета (налоговый и бухгалтерский);
  • ведение оперативного учета по международным стандартам (IFRS, GAAP и любой другой);
  • управление движением денежных средств;
  • управление процессами исполнения договоров;
  • решение задачи подготовки отчетности РСБУ для выгрузки в решение «1С:Консолидация»
• Интеграция
  • Может применяться в сочетании с другими программными продуктами, например с «1С:Зарплата и кадры 7.7», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление торговлей 8», «1С:Консолидация 8», «1С:Архив».
• Наиболее крупные внедрения
  «ЭР-Телеком Холдинг», московское представительство фирмы «Хайнс Интернэшнл, Инк», издательская группа «Азбука-Аттикус», «Национальные кабельные сети», «Атлас Парк- Отель», «Издательство Панини Рус» и другие

БИТ: Финанс Управленческий учет

Разработчик: «1С: Бухучет и торговля» (www.1cbit.ru)

Еще одна продвинутая конфигурация под платформу «1С: Предприятие», разрабатываемая одинм из крупнейших 1С: Франчайзи. В целом продукт больше ориентирован на нижнюю часть рассматриваемого нами сегмента компаний, где с успехом применяется. Продукт достаточно функционален, но существенная часть его возможностей «на автомате» наследуется от 1С. При этом есть неприятные ограничения, например, в продукте ограничено количество аналитик планирования, а также произвольных аналитик.

• Основные функциональные возможности
  • Бюджетное планирование. мастер- и операционные бюджеты, внутригрупповые обороты, план-фактный анализ, произвольная отчетность;
  • управленческий учет;
  • управление денежными средствами;
  • платежный календарь и управление лимитами;
  • учет и контроль исполнения договоров;
  • формирование оборотно-сальдовой ведомости;
  • консолидация отчетности;
  • ведение учета по МСФО.
• Интеграция
• Наиболее крупные внедрения
  «Оборонстрой», «Yota», «Фабрика окон», СТД «Петрович», «Дон-Строй Инвест», «Mossa Distribution», «Газпром ВНИИГАЗ», «Главное всерегиональное строительное управление «Центр», магазины «Кораблик», сеть зоомагазинов «Бетховен» и другие.

ИТАН: Управленческий баланс

Разработчик: «ИТАН» (http://www.itan.ru/)

"ИТАН: Управленческий баланс" - продукт, который встраивается в программу оперативного (проще говоря, торгово-складского или производственного) или бухгалтерского учета и позволяет транслировать данные на управленческий план счетов. Но может использоваться и как самостоятельная конфигурация для ведения управленческого учета и бюджетирования. К сожалению, в последнее время нечасто можно услышать о внедрениях этого продукта, в то время как для автоматизации финансового менеджмента оно вполне удовлетворит типовые потребности многих организаций. Отметим также, что программа ориентирована прежде всего на автоматизацию управленческого учета.

• Основные функциональные возможности
  • Автоматизация управленческого учета;
  • Бюджетирование (реестр платежей, платежный календарь, БДДС и т.д.);
  • Консолидация данных;
  • Мэппинг счетов (трансляция в МСФО);
  • Казначейство
  • Конструктор финансовой отчетности.
• Интеграция
  • Продукты 1С, в том числе и с версиями 1С: Управление производственным/торговым предприятием для Украины и Казахстана;
• Наиболее крупные внедрения
  "УК "Райффайзен Капитал", ФК «Открытие», «Мегастрой», ГК «РУСКЛИМАТ», "Балтийская Торговая Компания" и другие.

Сравнение функционала продуктов

Охарактеризуем каждое из вышеперечисленных решений по ряду ключевых параметров - наиболее важным для компании при выборе системы и указаны оценки - скольким из перечисленных параметров соответствует тот или иной продукт.

Комментарии к таблице

Решение от «ИНТАЛЕВ» является наиболее богатым по функциональности: отличные проработанные механизмы анализа данных и построения отчетности, очень гибкий механизм трансляции данных, импорта из разных источников, богатые возможности настройки безопасности и.т.д. – в продукте есть практически все, что нужно для финуправления, в том числе и автоматизация бизнес-процессов. Но в противовес отличной функциональности есть и ложка дегтя – с нуля продукт трудно настраивать самостоятельно, фактически без консультантов разработчика заказчику будет не обойтись и нужно готовится к тратам на проект внедрения. В дальнейшем же, наверняка, потребуется еще и техническая поддержка. Но все это присуще всем серьезным системам.

У Plandesigner"а с функционал также заслуживает высоких оценок – ведь продукт это фактически универсальная среда для моделирования любых систем, в том числе и финансового управления. Существенный плюс этого продукта в сравнении с продуктом «ИНТАЛЕВ» - это хорошо проработанная визуальная среда моделирования, которая позволяет без программирования создавать решения любой сложности. Причем довольно быстро и где-то даже интуитивно понятно. В продукте «ИНТАЛЕВ» тоже можно многое настроить без программирования, но у Plandesigner реализация этих операций значительно лучше. Продукт лишен тех ограничений, которые имеют все продукты, работающие на базе «1С: Предприятие», в части визуализации. Что настораживает относительно этого ПО, так это фактически полное отсутствие информации о развитии продукта, выходе новых версий или функциональных улучшениях.

Решение от компании «Первый БИТ» уже заметно отстает по функциональности от лидеров. В продукте неплохо реализовано казначейство, присутствует достаточно удобная настройка цепочек согласования, работа по МСФО. И хотя заявленная функциональность решения видится достаточно сбалансированной, внутри она проработана все же недостаточно для эффективного управления. В особенности это касается многопрофильных холдингов, где требуется формировать сложную отчетность и необходима реализаций развитой системы безопасности. Также в продукте сказывается отсутствие у вендора серьезных наработок в части методологии. Однако, для программистов клиента, которые в дальнейшем будут поддерживать этот продукт, преимуществом системы будет наличие открытого кода и то что он написан очень понятно для последующей модернизации и самостоятельного развития возможностей продукта.

В «ИТАН Управленческий баланс» в целом все функциональные инструменты присутствуют, особо придраться не чему. Настройки бюджетной модели приближены к бизнес-логике, что хорошо. Гибкость настроек не очень высока. Однако смущает, непривычность и «раритетность» некоторых интерфейсных решений. Это может быть сигналом к тому, что развитие продукта идет не со всем в ногу со временем и потенциальному клиенту необходимо более тщательно изучить реализацию декларируемой разработчиком функциональности.

Функционал «1С Управление корпоративными финансами» от компании «Рарус» в целом выглядит неплохо, но для его полноценного использования явно потребуются доработки, причем существенные. К сожалению, в продукте нет хорошо проработанного казначейства, слабые возможности настройки форм ввода и отчетных форм, страдает функционал импорта\экспорта. Это продукт, который подойдет клиенту с максимально типовыми потребностями. И он либо сразу попадет» в их закрытие в формате «как есть», либо – уже нужно будет много дорабатывать в будущем.

Заметим, что при формировании обзора мы заметили, что вендоры на своих сайтах не стремятся подробно описывать функциональность своих разработок. По сути, только одна компания решилась написать в разделе функциональных возможностей больше чем общие фразы вроде «автоматизация бюджетирования». С чем это связано нам непонятно. В связи с этим потребителю нужно быть внимательным: так как у разных разработчиков внешне за одной и той же заявленной возможностью может скрываться совершенно разная степень ее проработки, которую они не хотят открыто детализировать.

В качестве заключения

Как мы видим, за последние 5 лет рынок отечественных разработчиков не прирос новыми заметными именами. Но вот среди имеющихся участников произошли изменения: кто-то стал терять лидирующие позиции за внимание клиентов, кто-то – активно взбираться на олимп этого рынка.

Во многом, это объясняется тем, что 2009 года у потребителя существенно изменились приоритеты в выборе поставщиков услуг и критериях выбора ПО. В связи с уменьшением ИТ-бюджетов, компании стали больше смотреть в сторону относительно простых решений в области автоматизации, закрывающих самый необходимый функционал финансового менеджмента и с короткими сроками внедрения. Это дало хороший импульс для развития 1С-франчайзи, которые никогда не блистали проработкой методологии финансового управления в своих продуктах и проектах внедрения, а больше были направлены лишь на задачи «сухой» автоматизации. В то же время разработчикам, специализирующиеся на выпуске комплексных решений с хорошей методологической составляющей стало несомненно сложнее. Их продуты всегда были недешевы, а высокая стоимость проектов их внедрения во время кризиса вообще пугала «обедневшие» ИТ-службы.

Так, например, гораздо менее заметной на рынке стала компания «Софтпром», которая была очень активна на рынке до конца 2009 года со своим продуктом «Plandesigner». Судя по новостям от этой компании не видно и особого развития продукта. А вот, партнеры «1С» - компании «Рарус» и «Первый бит» (ранее – «1С Бухучет и торговля») в связи с изменением внешней конъюнктуры, напротив, получили хорошие возможности к развитию. Но воспользовались ими по-разному: если «Первый бит» стала активней действовать на рынке и вкладываться в развитие своего продукта «Бит Финанс», то продукт компании «Рарус», «1С: Управление корпоративными финансами», сильных изменений в функционале не претерпел. Если смотреть динамику прироста отзывов клиентов на сайте компании «ИНТАЛЕВ», то ее позиции на рынке стабильны. При этом, ослабление «Софтпром», пожалуй, наиболее серьезного конкурента «ИНТАЛЕВ» по функционалу ПО, дополнительно помогает компании привлекать все более крупных клиентов. Тем более, что вендор существенно переработал «начинку» своего продукта «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» выпустив 7-ю версию решения. «ИТАН» - разработчик одного из популярных в докризисное время решений в области автоматизации финансов, сейчас стал практически незаметен. Однако его продукт «ИТАН: Управленческий баланс» все равно остается вполне конкурентоспособным решением.

Также, мы считаем, один из показателей «здоровья» компании – это способность внедрять новые технологии. Один из знаковых примеров – это применение облачных технологий. И вот наметились явные фавориты - активно работать в этом направлении начали лишь компании «ИНТАЛЕВ» и «Первый БИТ». Сейчас тот же «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», например, можно уже не покупать, а брать в аренду. Очевидно, компания ведет активную работу в сфере «облаков», что логично. Это фактически откроет к ее продукту легкий доступ для нижних сегментов потребителей (по покупательской способности), которым приобретение и внедрение коробочной версии обременительно по цене.

Компания IBS завершила проект по автоматизации финансового учета на базе Microsoft Business Solutions-Navision в российском офисе компании ACNielsen. Цель проекта – приведение финансового учета ACNielsen в соответствие с корпоративными стандартами в Европе и его адаптация под российские условия финансового учета.

Microsoft Navision – стандарт де-факто во всех представительствах ACNielsen в странах европейского региона. Основными критериями выбора партнера по внедрению для ACNielsen были высокое качество выполняемых работ и надежность поставщика услуг, в соответствии с этим критериями была выбрана компания IBS.

Одним из важных требований заказчика было использование плана счетов как по международному стандарту GAAP, так и по российскому – РПБУ. В ходе проекта план счетов по GAAP был сопоставлен с планом счетов по РПБУ. Адаптация плана счетов выполнялась силами заказчика под руководством специалистов IBS. Кроме того, с основной системой был интегрирован специальный модуль собственной разработки, который позволяет автоматизировать учет проектов компании. Этот модуль используют все европейские представительства ACNielsen.

Результаты

Топ-менеджмент ACNielsen оперативно получает достоверные и актуальные данные о деятельности российского представительства компании.

Консолидированные финансовые и управленческие отчеты могут быть любой степени сложности.

Существенно облегчена работа персонала по вводу и обработке данных – отчетность по GAAP автоматически формируется системой из данных российского плана счетов.

Собственный модуль ACNielsen для Microsoft Navision позволяет вести учет проектов по выполнению маркетинговых исследований.

По окончании этапа внедрения специалистами IBS было проведено обучение пользователей работе с системой.

Бухгалтерия консервативна. Двойная запись известна шесть столетий, журналы-ордера — c начала двадцатого века. И вот с 90-х годов страну накрыла волна компьютеризации. Разберёмся, что это такое, рассмотрим преимущества и механизмы перехода от ручного труда к использованию специализированных приложений.

Что такое автоматизация бухгалтерского учета?

Автоматизированный бухгалтерский учёт предполагает передачу части функций от человека к технике, в том числе:

• проведение математических вычислений (исчисление налогов и сборов, итоговых сумм),
• создание выборок и сводных отчётов;
• хранение сведений (справочники, журналы),
• заполнение бланков (накладных, счетов-фактур).

Возложение на технику перечисленных задач не означает, что роль специалиста обесценилась. Напротив, нагрузка на него возрастает – он принимает решение о способе отражения операций в системе, проводит аналитические и контрольные процедуры, выполняет первичную регистрацию документов в базе.

Владение информационными технологиями подразумевает соответствующую квалификацию, следовательно, и более высокую оплату труда.

Для чего автоматизировать бухгалтерский учёт

Если сократить штат и сэкономить на заработной плате не получится (см. ), то зачем же переводить бумажное делопроизводство в электронный вид?

Перечислим преимущества, которые даёт автоматическая бухгалтерия:

• быстрое и безошибочное заполнение реквизитов (в счетах, счетах-фактурах, товарно-транспортных накладных, расходных ордерах, платёжных поручениях);
• оперативная обработка информационного массива;
• представление аналитики в наглядном виде (диаграммы, графики, таблицы);
• формирование разнообразных регистров (расчётно-платёжных ведомостей, кассовой книги, книг продаж и покупок);
• уменьшение количества бумаг;
• мгновенный обмен информацией между подразделениями, между руководителем и подчинёнными;
• исключение арифметических ошибок;
• общение через Интернет с контролирующими государственными органами, банками;
• прозрачность и подконтрольность финансово-хозяйственной деятельности;
• быстрая реакция на изменения в законодательстве.

Кому необходима автоматизация бухгалтерии

Обходятся без компьютера лишь микропредприятия, которым закон разрешает сдавать бумажную отчётность. Прочие экономические субъекты обязаны переводить данные в цифровой вид. В результате даже средние и малые фирмы хотя бы частично используют в бухучёте компьютеры.

Руководители и собственники, благодаря технологиям, знают состояние финансов, количество товаров на складах, текущую выручку. Хозяйственные и расчётные операции отслеживаются в реальном времени. Регулярный контроль над активами сводит к минимуму вероятность злоупотреблений. Многократно возрастают варианты группировки, выборки, многоступенчатой сортировки информации; расширенные возможности повышают качество управленческих решений.

Бухгалтеры освобождаются от рутинных математических действий, заполнения бланков и составления ведомостей. Увеличивается время для проведения контрольных проверок, повышения квалификации, взаимодействия с контрагентами.

Работники в течение нескольких минут получают справки и выписки из финансово-экономической и кадровой служб.

Налаженный документооборот исключает производственные простои или задержку отгрузки со склада из-за долгого оформления накладных и счетов. Подписанные акты и счета-фактуры доходят до покупателей за мгновения вместо нескольких дней.

Даже отправленные за несколько минут до завершения дня отчёты принимаются в налоговую или фонды, и штрафы за несвоевременную их подачу не назначаются.

Современные технологии дороги. Однако не только из-за цены к их выбору нужно подходить ответственно. Смена приложения с одного на другое приводит к незапланированным тратам денег и сил, вносит серьёзный дискомфорт в коллектив. Переходный период чреват ошибками, последствия которых – штрафные санкции либо необоснованные переплаты в бюджет.

Во избежание проблем внедрение новшеств происходит поэтапно.

Первый этап – сбор и систематизация информации

Изучаются внутрифирменные акты:

• Учётная политика;
• План счетов;
• должностные инструкции работников, задействованных в процессах (в том числе кладовщиков, кадровиков, снабженцев, представителей отдела продаж).

Анализируется порядок и механизмы обработки документации:

• график документооборота;
• маршруты движения информации;
• распределение служебных обязанностей.

Проведённая подготовка выявляет масштабы предстоящего обновления – какие службы нуждаются в общей базе, а какие — в автономности, остановиться ли на локальной версии или взаимодействие происходит в сетевом режиме. Выявляются слабые и сильные стороны документооборота. Принимается решение о реорганизации штата или о сохранении существующей структуры.

Разработчики реляционных баз характеризуют перечисленные шаги как оптимизацию.

Второй этап – составление техзадания

После проведённого обобщения и анализа данных руководитель формулирует техническое задание.

Окончательно утверждается:

• структура бухгалтерии (должности и функционал);
• перечень и особенности формируемых документов и регистров (рекомендуется придерживаться ОКУД для облегчения задач программистов);
• масштаб компьютеризации (в рамках одного подразделения или комплексно, затрагивая все производственные единицы);
• выделенный бюджет, с учётом последующего обслуживания.

Важная составляющая — разработка классификаторов и методов кодирования. Грамотный подход к этому вопросу минимизирует риски дублирования позиций и засорения аналитических сводок.

К примеру, дважды введённое в базу название материала способно внести путаницу в инвентаризацию, исказить размер материальных расходов. Повторение в справочнике контрагента завышает дебиторскую и кредиторскую задолженности, усложняет сверку взаиморасчётов.

Третий этап – подбор программного обеспечения

Затем осуществляется поиск и покупка ПО. Определяющие критерии при этом:

• величина затрат на покупку, внедрение и сопровождение;
• совместимость с установленной операционной системой;
• возможность и стоимость обучения персонала;
• представленность в регионе обслуживающих фирм;
• соответствие потребностям пользователей;
• технические параметры имеющегося оборудования;
• наличие сетевой и локальной версий.

Перечень программ

Сделать выбор, когда есть чётко изложенные требования, несложно. Рынок насыщен предложениями. Кроме Интернет сайтов и статей с разъяснениями о программных возможностях и особенностях можно обратиться непосредственно к торговым представителям.

Наибольшим спросом пользуются отечественные разработки. Причина в особенностях национальных стандартов учёта, а также в необходимости регулярного обновления.

К счастью, российские программисты создали много функциональных и удобных продуктов, адаптированных либо адаптирующихся под нужды потребителей.

В десятке наиболее распространённых:

• «1С»;
• «Парус»;
• «Галактика»;
• «БОСС»;
• «БЭСТ»;
• «Инфо-Бухгалтер»;
• «Турбо-бухгалтер»;
• «Интегратор»;
• «Аккорд»;
• «Abacus».

Крупнейшие заводы и концерны эксплуатируют индивидуальные или иностранные проекты, такие как SAP, Oracle, iScala, Navision. Установка зарубежного софта в этом случае обоснована необходимостью соблюдения западных стандартов из-за обращения акций на международном рынке.

Среди технологических новшеств отметим «облачные» продукты. Предложение интересно малому бизнесу, заинтересованному в минимизации расходов, поскольку такое ПО не привязано к рабочему месту, функционально и стоит недорого.

Обзор систем автоматизированного бухгалтерского учёта

Современные решения автоматизации работы бухгалтеров содержат весь необходимый функционал и, как правило, изначально настроены под часто встречающиеся требования (налоговые режимы, масштабы, специфику).

Программы отличаются удобством в использовании, степенью автоматизации учётных процессов, совместимостью с операционными средами, уровнем обслуживания.

1) «1С: Предприятие» (Фирма «1С»)

У «1С» мощная техническая поддержка и внушительное число специалистов по всей стране. Быстрая реакция на изменения в законодательстве, регулярное обновление внешнего вида, тесное взаимодействие с клиентами – отличительные особенности бренда.

Платформа насыщена возможностями, но крайне требовательна к соблюдению методики работы и при этом постоянно усложняется.

2) «Парус» (Корпорация «Парус»)

Конкурентное преимущество продукта – совместимость с СУБД Оракл.

Интерфейс простой и дружелюбный. Пользователей привлекает обширный банк шаблонов и тесная интеграция с MS Excel.

Исчисление налогов и процедуры закрытия периодов проводятся частично в ручном режиме.

3) «Галактика» (Корпорация «Галактика»)

«Галактика» – модульный комплекс управления предприятием. Блок бухгалтерии используется как в системе, так и самостоятельно.

Документы и проводки формируются обособленно.

Программа адаптируется под производственные нужды и поддерживает ведение учёта по международным стандартам.

4) «БОСС» (Компания «АйТи»)

Наиболее известный продукт компании – «БОСС-Кадровик» – приложение по расчёту оплаты труда.

«БОСС-Бухгалтер» успешно поддерживает работу большого количества пользователей, входит в комплекс автоматизации управления.

Подраздел «Производственные затраты» пообъектно распределяет косвенные затраты.

Реализован контроль над планируемыми и фактическими расходами.

5) «БЭСТ» (ООО «БЭСТ-Программы»)

«БЭСТ» – один из старожилов рынка САБУ. Опытные бухгалтеры ценят его дружелюбное интуитивно понятное оформление.

Для внесения значимых изменений придётся обращаться непосредственно к разработчику, поскольку у «БЭСТ» закрытый исходный код.

Комплекс работает только под Windows.

6) «Инфо-Бухгалтер» (ООО «Инфо-Бухгалтер»)

«Инфо-Бухгалтер» – универсальная программа для ведения полноценного бухгалтерского и налогового учёта.

Организациям с незначительным документооборотом предоставляется бесплатная лицензия.

Нарекания вызывает морально устаревший интерфейс.

7) «Турбо-бухгалтер» (Компания ДИЦ)

Полноценное комплексное решение, в котором реализованы основные задачи: формирование проводок, расчёт заработной платы и налогов, контроль активов, хранение и движение документации.

«Турбо-Бухгалтер» легко настраивается, предоставляет расширенное количество уровней аналитики, а также возможность внесения изменений в прошедшие периоды.

8) «Интегратор» (ЗАО «Инфософт»)

«Интегратор» – часть КИС «Флагман».

В разделе «Бухгалтерия» учитываются активы, расходы, взаиморасчёты. Модуль «Зарплата» поставляется отдельно.

Есть два варианта отражения хозяйственных операций на счетах: при регистрации документа или автономно от него. Вариант зависит от потребностей заказчика, поскольку часть документов заводят не работники бухгалтерии, а, например, менеджеры.

9) «Аккорд» (Фирма «Атлант-Информ»)

«Аккорд» – ещё один пример модульного решения. Предусмотрены кластеры для различных служб: кадровой, экономической, снабжения, продаж, бухгалтерской. Отдельный блок выделен под планирование производственной себестоимости.

Разработчик использует современные СУБД и новейшие компьютерные технологии, ориентирован на архитектуру клиент-сервер.

10) «ABACUS» (ЗАО «Омега»)

«ABACUS» также состоит из модулей. Проводки хранятся в единой базе, поэтому нет необходимости переносить информацию из одного подраздела в другой. Система ориентируется на пользовательскую базу в 50-100 человек.

Высоки аналитические возможности, особенно в части движения материально-производственных запасов.

Ценовые различия рассмотренных программ оценить сложно, поскольку стоимость зависит от множества факторов. Отметим, что модульное программное обеспечение более гибкое, однако его внедрение требует значительных вложений. Кроме того, чем меньше на рынке знакомых с приложением программистов, тем больше рисков возникновения сложностей в донастройке, доработке и получении прочих услуг сопровождения.

Внедрение проводится как собственными силами, так и привлечёнными специалистами. Выбор зависит от сложности процесса и наличия в штате соответствующих единиц.

Участникам сферы услуг или продавцам небольшого ассортимента товаров вполне подходит стандартный бухгалтерский софт, без значительных дополнительных доработок. Организации оптовой торговли, производства и строительства перестраивают стандартную информационную систему под свои нужды.

Прежде всего на основании технических требований:

• вводится План счетов (аналитика, субсчета, количественные показатели, типовые проводки);
• устанавливаются параметры Учётной политики (вариант оценки товарно-материальных ценностей, расчёт налога на прибыль по ПБУ 18/02, порядок закрытия отчётных периодов, налоги);
• дорабатываются варианты формирующихся первичных документов (добавляются неунифицированные формы, меняются реквизиты);
• формируются справочники и классификаторы;
• прорабатываются пути обмена сведениями (выгрузка или загрузка из складских, кадровых, налоговых, банковских программ).

После установки приложения создаётся сетевое подключение, вносится список пользователей и указываются их права.

Как правило, первое время (месяц или два) работа ведётся и по старой методике, и в новом ПО; выявляются недоработки, обучаются сотрудники.

После настройки при правильном подходе в дальнейшем требуется лишь периодическое обновление.

Заключение

Автоматизация – это ответ на возрастающую конкуренцию и повсеместное распространение компьютерных технологий. Банк, налоговая, Пенсионный фонд принимают документы на цифровых носителях или через Интернет. Поставщики и покупатели торопят с предоставлением документации.

Кроме того, компьютеризация финансов и управления становится вопросом безопасности. Только оперативная регистрация всех хозяйственных фактов и прозрачный учёт обеспечивают надлежащий уровень контроля, а также гибкость в принятии управленческих решений.

Интересные факты

• Существует десять версий происхождения названия «1С». Самая правдоподобная из них связывает аббревиатуру с фразой «Не более одной секунды на поиск». Так презентовал свой поисковик Борис Нуралиев – основатель бренда.
• Слово «бухгалтер» появилось в России при Петре I. До него применялось название «счётчик». При взятии Выборга в плен к русским войскам попал шведский представитель этой профессии. Это событие и стало началом введения в оборот нового наименования.
• Изобретателем двойной записи многие считают итальянского учёного Луку Пачоли. Однако это не верно. Ещё в XIII веке такой способ фиксации имущества и обязательств практиковался в Венеции. Пачоли лишь изложил его в учёном трактате.

Программный комплекс "БЭСТ - 4" является полнофункциональной, многопользовательской и многовалютной системой оперативного и бухгалтерского учета, с базовым принципом пополнения данных "от первичного документа". Система ориентирована на малые и средние предприятия. Программа успешно используется на предприятиях торговли, сферы услуг, в строительстве, на производстве, в аудиторских фирмах, бюджетных организациях. Логика построения программной системы полностью соответствует реальным учетным процессам. Развитые параметрические настройки обеспечивают высокую адаптируемость к специфике конкретного предприятия.

Система "БЭСТ - 4" позволяет:

• - Вести учет от имени нескольких независимых предприятий;
• - Автоматизировать все участки бухгалтерского учета;
• - Вести учет товарно-материальных запасов;
• - Управлять оптовыми и розничными продажами.

Системные требования минимальная конфигурация:

DOS 6.2 и выше;

принтер русифицированный;

Функционирует в локальных сетях любого типа.

Программа Инфо-Бухгалтер предназначена для предприятий малого и среднего бизнеса любых организационно-правовых форм собственности основные возможности программы Инфо-Бухгалтер:

Выполнение проводок по счетам при заполнении первичных документов и при вводе хозяйственных операций. При желании можно вводить и корректировать проводки "вручную".

Автоматическое составление главной книги, оборотных ведомостей, карточек аналитического учета счетов, шахматки, а также журналов-ордеров и ведомостей к ним по любому счету за любой период.

Расчет баланса, составление отчета о финансовых результатах, приложения к балансу и других отчетных форм.

Автоматический расчет прибыли и налогов.

Расчет заработной платы для небольших предприятий с автоматическим расчетом налогов, формированием и печатью индивидуальных рсчетных листков и платежных ведомостей.

Параллельное ведение суммового и количественно-суммового учета (материалов, товаров и т.п.) с формированием оборотных ведомостей и карточек счетов в суммовой или количественно суммовой форме.

Аналитический и синтетический учет движения денежных средств и материальных ценностей по всем счетам в различных аспектах.

Выбор и фильтрацию хозяйственных операций по различным признакам во всевозможных сочетаниях (содержание операции, корреспондирующие счета, период совершения операции). Например, можно посмотреть все операции с интересующим Вас поставщиком (клиентом, дебитором, кредитором, подотчетным лицом и др.).

Подготовку и печать всех платежных и отчетных документов (платежных поручений, ведомостей, баланса с приложениями и т.п.).

Форма всех печатаемых документов соответствует действующим стандартам, что избавляет от необходимости приобретения бланков.

Варианты поставки:

Инфо-Бухгалтер для DOS. Минимальные аппаратные требования: процессор х286, 580кб ОЗУ, 2МБ дисковой памяти

Инфо-Бухгалтер для WINDOWS. Минимальные аппаратные требования: процессор х386, 4МБ ОЗУ, 5МБ дисковой памяти

Инфо-Бухгалтер для WINDOWS 95. Минимальные аппаратные требования: процессор х486, 8МБ ОЗУ, 5МБ дисковой памяти

Инфо-Бухгалтер для WINDOWS 95 сетевая.

Семейство программ "ФРЕГАТ" предназначено для автоматизации торговой и производственной деятельности предприятия. Каждая из программ может функционировать как самостоятельно, так и в едином комплексе. Оригинальный и простой интерфейс программ наряду с богатыми функциональными возможностями и мощью клиент-серверных технологий позволяет пользователю любого уровня подготовки эффективно применять их на предприятиях от крупного холдинга до малого склад-магазина. Фрегат-Склад (версия ПРОФ)- программа позволяет контролировать весь цикл движения товара на различных складах - от формирования заказа поставщику до отпуска клиенту, поддерживая все виды документооборота как для оптовой, так и для розничной торговли. Программа имеет как локальный, так и сетевой (в клиент-серверной технологии) варианты исполнения.

древовидная структура справочников товаров и аналитических признаков;

серийный учет по "приходам", учетом сроков годности товаров;

сохранность полной истории движения товаров;

наличие всех нормативных методов списания товара: по средней, LIFO, FIFO и списания цене конкретного прихода. Удобные функции инвентаризации и переоценки товаров;

мощный механизм формирования прайс-листов, как с фиксированными ценами, так и с ценами, рассчитываемыми по формулам. Сохранение истории цены;

учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах; возможность создания и редактирования связей платежных документов со складскими. Частичная и "потоварная" оплата накладных, поддержка бартерных операций; удобный механизм полной синхронизации данных с удаленными складами; обмен данными с программами Фрегат-Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, 1С, Турбо-Бухгалтер, MS Excel;

развитые механизмы для построения отчетов движения товаров, по контрагентам, поставщикам и т.п. с возможностью графического представления;

настройка прав доступа для различных групп пользователей, с фиксацией времени и автора создания и последней коррекцией документов.

Программа «Фрегат-Склад»

поддержка полного товарооборота;

упрощенная оплата товаров;

в полном объеме механизм формирования прайс-листов;

методы списания товаров: по средней, LIFO, FIFO;

экспорт-импорт данных в MS Excel;

отсутствует связь с бухгалтерскими программами;

механизмы построения отчетов движения товаров, по контрагентам, поставщикам и т.п. с возможностью графического представления.

Фрегат-Склад-Магазин

Модуль управления розничной торговлей с поддержкой штрих-кодирования и подключением кассовых аппаратов, оригинальный, предельно доступный для пользователя интерфейс.

Работает под управлением любой из операционных систем Windows 95, Windows 98,Windows NT 4.0 или выше. Сервер баз данных - Interbase 4.2 и выше.

Требования к аппаратуре

Pабочая станция:

Процессор Pentium 100 и выше; - RAM 32 Mb; - Более 5 Mb свободного дискового пространства;

В настоящее время продается четыре типа задач под общим названием Инфин-Бухгалтерия, которые отличаются друг от друга набором возможностей и различной степенью автоматизации работы бухгалтера. Вы можете начать работать с самой простой из них, а затем, по мере развития вашего бизнеса, перейти к более совершенной.

Программа «Мини-Бухгалтерия»

Получение всех форм отчетности.

Гибкий план счетов.

Формирование сложных проводок.

Настройка на изменения.

Количественный учет.

Четыре уровня аналитики.

Автоматический расчет амортизации основных средств.

Коррекция проводок в прошлых периодах.

Программа «Инфин-Зарплата»

Зарплата-мини

Неограниченная численность сотрудников.

Обширный справочник видов оплат.

Расчет различных видов начислений и удержаний.

Настройка и перенастройка видов оплат.

Ведение лицевой карточки в течение года.

Расчетные листки, расчетно-платежные ведомости.

Итоговые документы по подразделениям, группам подразделений и всему предприятию: по видам оплат; по шифрам затрат; по средней зарплате

Корректировка выходных форм итоговых документов.

Настройка налогов и отчислений.

Указание срока действия для каждого вида оплаты.

Формирование проводок по начислению зарплаты, возможность их передачи в Инфин-Бухгалтерию.

Зарплата-макси

Документы для налоговой инспекции: - налоговая карточка и “сведения о доходах” каждого сотрудника; - отчет об итоговых суммах доходов по всему предприятию; - простая справка о доходах.

Коллективное начисление и начисление по КТУ.

Списки перечислений в сберкассу и на алименты.

Ведение нескольких таблиц подоходного налога нарастающим итогом с начала года.

Инфин-Торговля

Автоматизация складского учета.

Возможность формирования новых и корректировка существующих документов.

Реестр документов.

Аналитический и синтетический учет.

Два уровня аналитики.

До семи справочных полей для каждого из товаров.

Возможность сложной настройки стандартных складских операций для оптовой и розничной торговли.

Распределение дополнительных расходов пропорционально цене, количеству или стоимости товара.

Переоценка остатков товара и корректировка прайс-листа.

Различные варианты формирования прайс-листа.

Получение всех выходных документов.

Торговля-мини

Контроль расчетов с покупателями и поставщиками.

Торговля-макси

Пять уровней аналитического учета.

Возможность прихода и расхода в упаковках.

Ввод и корректировка информации в прошлых и будущих периодах.

Формирование бухгалтерских проводок, возможность их передачи в

Торговля-супер

Учет накопительных скидок.

Учет в двух валютах (рубли + одна валюта).

Торговля-элит

Многовалютный учет.

Учет максимального и минимального запаса.

Контроль просроченных сертификатов.

Передача прайс-листа в кассовые аппараты.

Программа «Инфин-Кадры»

Учет приема и перемещения любого количества сотрудников с возможностью просмотра и корректировки.

Формирование личной карточки.

Формирование списков сотрудников по подразделениям, группам подразделений и всему предприятию.

Сортировка, выбор и формирование списка сотрудников по любому параметру личной карточки.

Учет всех видов отпусков.

Парольная защита от несанкционированного доступа Встроенный календарь.

Штатное расписание.

Помощь в подборе кадров с помощью народных примет.

Формирование индивидуальных и коллективных документов, используя любой параметр личной карточки, с возможностью корректировки.

Подготовка кадров.

Досье на каждого сотрудника.

Есть разные варианты программы в зависимости от размера предприятия и количества работников.

Инфин-Квартплата

Коллективный и индивидуальный расчет квартплаты.

Ведение лицевых счетов квартиросъемщиков.

Настройка любых видов расчетов.

Возможность изменения тарифов на жилую площадь, холодную и горячую воду, центральное отопление и т.д.

Формирование лицевой карточки квартиросъемщика с возможностью просмотра и корректировки всех операций начисления и оплаты.

Получение оборотной ведомости по всем домам и каждому дому в отдельности.

Получение различных итоговых документов, справок-извещений.

Получение финансово-лицевого счета.

«БАЛАНС 1+» это универсальная программа автоматизации бухгалтерского учета для предприятий любого профиля. Программа "БАЛАНС 1+" предназначена для автоматизации ведения бухгалтерского учета и получения промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов (деклараций).

«Баланс 1+» является бухгалтерской программой, которая может быть настроена в соответствии с особенностями ведения бухгалтерского учета предприятия. Имеется возможность самостоятельной настройки отчетных форм под изменение законодательства и требований пользователей бухгалтерий.

В системе предусмотрен ручной ввод отдельных операций (проводок), копирование требуемых блоков проводок и автоматическое формирование проводок. В последнем случае используется гибкий алгоритм описания проводок, который позволяет пользователю для произвольного документа (типовой операции) записать условия формирования тех или иных проводок и формулы, определяющие их параметры. Формулы записываются с использованием ряда математических операций и функций.

Программа "БАЛАНС 1+"

позволяет вести учет по нескольким организациям и получать консолидированные отчеты;

создает бухгалтерские проводки при заполнении первичных документов (платежные поручения, ордера, счета и т.д.), копирует блоки типовых проводок, допускает ввод и редактирование проводок за любой период;

формирует отчеты за произвольный период от одного дня до года в любой момент времени: карточка счета, оборотно - сальдовая ведомость, журнал-ордер по кредиту, ведомость по дебету, главная книга, "шахматка", выборки проводок (фильтры) по любым признакам, свертки по корреспонденциям счетов;

отчеты по первичным документам: кассовая книга, книга покупок, книга продаж;

рассчитывает износ основных средств, сумм списания НДС курсовой разницы;

ведет взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами;

легко настраивается на особенности Вашей бухгалтерии и изменения законодательства: план счетов, первичные документы, отчеты;

ведет аналитический и синтетический учет денежных средств и материальных ценностей. Допускает как суммовой, так и количественный учет по каждому объекту;

заполняет документы бухгалтерской и налоговой отчетности для сдачи в ИМНС с возможностью передачи данных в БАЛАНС-2.

«БАЛАНС 1+» позволяет работать в сетевом режиме с нескольких рабочих станций. В программе «БАЛАНС 1+» можно вывести на экран и распечатать на принтере следующие отчетные формы за произвольный период времени в разрезе объектов аналитического учета:

карточка счета;

оборотно - сальдовая ведомость;

журнал-ордер по кредиту счетов;

ведомость по дебету;

главная книга;

итоговые проводки;

"шахматка";

выборки проводок из журнала хозяйственных операций по заданным критериям (при этом сформированный критерий запоминается для повторного его использования).

Бухгалтерский комплекс «Инотек-Бухгалтер» - позволяющий полностью автоматизировать финансово-хозяйственную деятельность предприятия по всем направлениям - банк, касса, товарно-материальный учёт, расчёты с подотчётными лицами, зарплата, и так далее. Программа обладает современным удобным интерфейсом. Существуют различные версии программы. Программа предоставляет следующие возможности:

ведение многоуровневого аналитического учёта (до 7 уровней вложенности субсчетов, до трёх независимых аналитик на каждом счёте и субсчёте);

печать первичных учётных документов любого вида. Набор первичных документов входит в стандартную поставку, но пользователи могут создавать свои собственные формы, используя встроенный генератор;

формирование проводок на основе первичных документов и построение документов на основе сделанных хозяйственных операций;

ведение журнала проводок, как в рублях, так и в валюте переоценки. Возможен ввод проводок в любой валюте;

ведение многовалютного учёта с автоматическим расчётом курсовых разниц;

ведение кассовой книги;

учёт договоров и контрактов;

учёт товаров и материалов по любому методу (LIFO, FIFO, по средним или по учётным ценам);

учёт основных средств и нематериальных активов с возможностью выбора различных методик начисления амортизации;

расчёт заработной платы в различных валютах, по различным методикам, есть возможность "обратного расчёта". Модуль "Зарплата" входит в стандартную поставку программы;

экспорт и импорт данных из внешних источников (например, из Excel, Access и т. п.);

строгое разграничение прав пользователей;

ведение учёта нескольких предприятий на одном компьютере без дополнительной оплаты.

Исторически сложилось так, что мы в «Аудиомании» всегда уделяли значительное внимание автоматизации бизнес-процессов (на Хабре уже публиковался рассказ о нашем складе: раз , два).

Как известно, начав что-либо автоматизировать, остановиться очень сложно, поэтому изменения коснулись и других сфер деятельности компании.

Сегодня мы расскажем о том, как и для чего создавали собственную систему автоматизации бухгалтерии.

Причины перехода на свою систему учета

Почему мы задумались над созданием собственного софта? Во-первых, бухгалтерия во многих компаниях – это просто «закрытый ящик», куда «ссыпаются» документы – она слабо связана с бизнесом в части предоставления ему полезной для принятия дальнейших решений информации.

Стандартные системы, использующиеся для автоматизации бухгалтерского учета, не обладают требуемой гибкостью и неудобны для тех, кто управляет бизнесом. Например, до создания собственного софта в «Аудиомании» создавалось большое количество отчетов: по продажам, отгрузкам, приему денег, тратам на маркетинг, взаимодействию с поставщиками, при этом возможность построения сложной отчетности отсутствовала. Например, нам не удавалось дать себе максимально быстрый и точный ответ на вопросы о том, сколько, мы тратим на зарплату кладовщиков, насколько конкретный магазин прибылен: выручку посчитать – запросто, а вот прибыльность, исходя из расходов и доходов – никак.

Кроме того, в реальной жизни платежи имеют не те атрибуты, которые «забиты» в существующий бухгалтерский софт – из-за этого данные бухгалтерской отчетности не всегда удобны для дальнейшего использования при принятии управленческих решений. Все это побудило нас заняться созданием собственной системы финансового учета, которая бы решала все задачи «Аудиомании» и могла быть развернута без лишних усилий и серьёзных дополнительных затрат: не секрет, что многие компании тратят большие средства на внедрение новых продуктов, выгода от которых не всегда покрывает их стоимость.

Подготовительный этап

Мы решили отталкиваться от международных систем формирования отчетности (они в большей степени соответствуют потребностям бизнеса, нежели российские правила ведения бухгалтерского учёта) – отчетность крупных компаний, созданную в рамках таких систем, можно найти (портал американской Комиссии по Ценным Бумагам и Биржам). Портал позволяет получить готовые финансовые отчеты публичных компаний, кроме того, компании можно фильтровать по профилю деятельности, что особенно полезно при подборе референсов.

Итак, работу мы начали с того, что подобрали среди представленных фирм ряд схожих с нами по направлению бизнеса и проанализировали структуру их отчетности: интерес эта структура представляла в том числе потому, что в международной практике требования к отчетности менее строгие: существует ряд обязательных требований и некоторое количество областей, в которых компании могут проявлять инициативу – например, добавлять ряд статей по своему усмотрению. Опыт компаний, много лет работающих по подобным системам, оказался очень кстати: часть инсайтов мы почерпнули оттуда, хотя кое-что все равно пришлось доработать, исходя из наших собственных потребностей.

Основной задачей, которую мы ставили перед собой при проектировании новой системы, стала потребность строить самые разные отчеты по доходам и расходам – например отчеты по расходам конкретного отдела на логистику/связь/закупку оборудования, мебели, либо сводные отчеты по конкретным типам затрат для всей компании и т.п. с возможностью анализа состояния компании по отдельным статьям и группировки результатов по самым разным показателям. Нам нужно было добиться возможности быстро показать точную картину по текущему состоянию дел в нужной плоскости. По сути, нам нужна была система, которая способствовала бы принятию управленческих решений, была бы максимально автоматизированной (без дополнительных затрат на персонал и поддержку) и включала в себя данные предыдущих отчетных периодов, чтобы сразу после ее развертывания можно было использовать ее возможности для принятия решений.

Ноу-хау

Соответственно, мы пошли своим собственным путем и в ходе реализации проекта осуществили целый ряд решений, которые обычно не встречаются в продающихся на рынке системах.

Был создан «шаблонизатор», с помощью которого автоматизировалась значительная часть проводившихся вручную работ по занесению в систему информации по платежам и расходам. Теперь новая система «ассоциирует» расходы с платежами контрагентам для автоматического контроля за расходами.

При этом учет расходов ведется по месяцам, а оплата товара может быть частичной, авансовой, «размазанной» по нескольким периодам. Далеко не всегда компания платит деньги синхронно с получением товаров или услуг - в такой ситуации «Аудиомания» бывает, например, при работе с тем же «Яндекс.Маркетом» (расходы на Маркет фиксируются помесячно, однако оплату мы производим периодическую, пополняя лицевой счёт по мере необходимости, кроме того, в этом случае присутствует еще и отсрочка платежа): в такой ситуации подобное ассоциирование позволяет избежать путаницы и связывает фактические расходы и оказанные услуги.

Соответственно, учет того, какие пришедшие деньги к какой операции относятся, является нетривиальной задачей, которую обычно бухгалтеры выполняют почти полностью вручную (иногда на регулярной основе) – благодаря нашей системе «связывания» приходов и расходов эти операции стало возможным выполнять по большей части автоматически. Например, после загрузки в наш софт свежей банковской выписки, он (софт) сможет на основании указанного в выписке назначения платежа и контрагента определить тип расходов и внести их в соответствующий раздел (учитывая период, указанный в договоре с конкретным контрагентом – предыдущий/текущий/будущий).

Подобная стыковка платежей и документов в целом позволяет избежать появления неоплаченных расходов, или оплат, не привязанных ни к каким расходам. Ответственный сотрудник оповещается о «странных» ситуациях ближе к концу периода (месяца), чтобы до его закрытия навести порядок или, удостовериться в том, что все корректно.

Система может связать оплату и соответствующий расход (часть информации на скриншоте скрыта)

Кроме того, такая система позволяет учитывать различные «нестандартные» ситуации: например, случаи, когда один сотрудник отвечает за смежные задачи, относящиеся к двум отделам – его зарплату можно отразить как расход, поделенный в соответствующей пропорции между разными подразделениями (это, впоследствии, позволяет формировать более четкое представление о затратах каждого из отделов компании.). Фрилансеров по каждому подразделению мы также учитываем отдельно, что тоже полезно, поскольку в штат они, де-факто, не входят – это, например, временные курьеры, относящиеся к отделу логистики, или копирайтеры, трудящиеся на отдел маркетинга.

Раньше руководители отделов вели учёт расходов своих подразделений в Excel-файлах, теперь же они просто контролируют правильность атрибуции расходов исходя из оплат. Также они планируют будущие непериодические расходы, что дало в руки сотрудников финансового отдела новые инструменты для планирования денежных потоков.

Сложности внедрения

Мы стараемся автоматизировать все рутинные задачи, при этом проектировать интерфейсы, работе с которыми не нужно долго обучаться- все процессы, которые сотрудник выполнял в «докомпьютерную» эру, должны быть такими же и при работе с софтом. Мы редко в корне меняем бизнес-процессы, скорее стараемся адаптировать систему для людей. В случае с бухгалтерией решение подобной задачи усложняется, поскольку, объективно, там работают особенные люди, которые не столь близки к информационным технологиям. Из-за этого возникали ситуации, когда у сотрудников появлялось стремление перепроверять сгенерированные системой документы, чтобы в них «точно не было ошибок» (что нивелирует весь смысл автоматизации процессов). Была даже ситуация, когда бухгалтер проверяла за нашей системой сумму нескольких операций на калькуляторе. Однако, этот этап мы прошли относительно безболезненно.

Пожалуй, самой главной проблемой стала необходимость загрузки данных по предыдущим периодам в новую систему. Ранее у нас многие операции имели дополнительный «произвольный» текстовый комментарий, в котором условно описывалась внутренняя статья расходов - теперь было нужно распределить их по «правильным» статьям расходов в новой системе.

Благодаря новой системе больше не нужно прописывать комментарии к операции вручную

На стыковку контекста оплаты прошлых операций с конкретной статьей и периодом расходов ушло больше всего времени, но, тем не менее, результат стоил потраченных усилий. «На все про все» от идеи до внедрения потребовалось 5 месяцев, из которых большая часть времени ушла на изучение и обработку информации. Код был написан силами одного программиста, который в целом затратил на работу менее 30 дней.

Нет, это не черная бухгалтерия

Важно подчеркнуть, что мы не пытаемся «утаивать» доходы или расходы. Наша система хоть и не соответствует требованиям к ведению бухгалтерского учета, таковым не является. Мы оптимизируем возможности аналитики для того, чтобы информация, фиксируемая в ходе ведения бизнеса, могла использоваться для управленческих решений. Основной бухгалтерский учёт ведется в соответствии с законодательством. Наша система функционирует параллельно ему, периодически обмениваясь с ним данными. Теперь мы можем построить самый настоящий P&L в соответствии с МСФО за три года всего за 10 секунд, используя данные, поступающие в реальном времени.

В следующий раз мы расскажем о том, как мы автоматизировали собственный сервис для сбора и анализа статистики по клиентам интернет-магазина – следите обновлениями в нашем блоге!

← Вернуться