arhiva je organizacija ili njena strukturna jedinica koja prima i pohranjuje dokumente radi korištenja retrospektivnih informacija. Za čuvanje dokumenata u velikoj organizaciji zadužena je odeljenska arhiva, a arhivu male i srednje poslovne organizacije vodi sekretar ili u kancelariji.
Za sistematizaciju dokumenata koji se nalaze u arhivi, takva jedinica skladištenja se formira kao dosije. Slučaj - dokument ili skup dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili područje djelovanja i koji se stavljaju u posebnu koricu. Dokumenti se formiraju u predmete, prema nomenklaturi predmeta, sistematizovanom spisku naziva predmeta registrovanih u organizaciji, sa naznakom uslova njihovog čuvanja.
Prilikom pripreme dokumenata za arhivsku pohranu obavljaju se dvije službeničke radnje: formiranje predmeta i njegova registracija. Formiranje predmeta - dodjeljivanje dokumenata konkretnom predmetu i njihova sistematizacija. Upis predmeta, utvrđen utvrđenim pravilima, priprema za čuvanje dokumenata.
Organizacija arhivskog skladišta dokumenata i njihovo efikasno korišćenje jedan je od glavnih zadataka službe za podršku dokumentima. Struktura arhive organizacije formirana je prema nomenklaturi predmeta. Ovo je nezavisan dokument, čija je priprema složen i višestepeni rad.
Nomenklatura predmeta revidira se svake godine prije početka službene godine. Prilikom njegovog sastavljanja uzima se u obzir struktura prethodne nomenklature i planovi funkcionisanja organizacije za narednu godinu. Svaka strukturna jedinica priprema svoj dio, a zatim se pojedinačni dijelovi centralno spajaju u opštu nomenklaturu. Nacrt nomenklature podliježe odobrenju rukovodioca organizacije.
U toku službene godine dokumenti sa kojima je završen operativni rad upisuju se u spise u skladu sa važećom nomenklaturom. U ovom slučaju moguće je pojavljivanje dokumenata koji nisu bili predviđeni u njegovoj pripremi. Ako se to dogodi, počinje se slučaj sa novim naslovom, koji se navodi u nomenklaturi. Takođe je velika vjerovatnoća da se tokom cijele godine neće pojaviti nijedan dokument za pokretanje predmeta sa navedenim naslovom. O svakom predmetu zavedenom u nomenklaturi pravi se odgovarajuća napomena.
Arhivsko skladištenje dokumenata u organizaciji može se odvijati u nekoliko faza. Određeno vrijeme pohranjuju se u arhivu strukturne jedinice, a zatim se prenose u arhiv organizacije. Nakon toga, dio dokumenata podliježe prijenosu u državnu pohranu.
Ruski kancelarijski rad ima dugu istoriju, odlikuje se nacionalnim karakteristikama. Dokumenti žive dug život - od registracije do arhivskog skladištenja i uništavanja. Pravila za rad sa njima u određenoj organizaciji čine sistem kancelarijskog rada. To je skup opštih principa i specifičnih tehnologija obrade dokumenata. Njihovo formiranje nastaje pod uticajem mnogih faktora. Najznačajnije od njih su postojeće tradicije rada, kako nacionalne, tako i one nastale u okviru određene organizacije, kao i niz regulatornih i metodoloških dokumenata državnih organa.
Vođenje računovodstvene, kadrovske i vlasničke dokumentacije sastavni je dio svakodnevnog rada odjela kancelarijskog rada svake moderne organizacije. Čuvanje papira je važna komponenta ovog posla. Period skladištenja dokumenata ne određuje samo njihov značaj, već i standardne liste, koje daju preporuke o uslovima. Usklađenost organizacije sa svim zahtjevima i pravilima izbjeći će probleme s regulatornim tijelima.
Iz članka ćete naučiti:
Čuvanje dokumenata u arhivi
Osnivački dokumenti su prvi poslovni papiri koje preduzeće dobija. Važnost statuta i potvrde o registraciji za organizaciju je jednako važna kao i posjedovanje pasoša i izvoda iz matične knjige rođenih za osobu. Oni mogu biti potrebni u raznim situacijama. Naravno, gubitak ovih poslovnih papira nije veliki problem, oni se lako mogu vratiti, ali za to ćete, međutim, morati platiti državnu pristojbu. Međutim, bolje je to ne činiti, već jednostavno promatrati uvjete i uvjete njihovog skladištenja.
Čuvanje vlasničkih dokumenata
Član 52 Građanskog zakonika Ruske Federacije reguliše postupak registracije bilo kojeg pravnog lica. Izrađuje se na osnovu relevantnih konstitutivnih dokumenata. Organizaciono-pravni oblik stvorenog preduzeća određuje njihov sastav i količinu. U pravilu, to su statut i potvrda o registraciji. Naravno, svako preduzeće je poreski obveznik, pa mora imati i potvrdu o registraciji kod nadležnog poreskog organa. Obično je to INN/KPP. Ako je preduzeće koje se osniva privredni subjekt, onda mora imati osnivački akt. Akcionarska društva moraju imati registar hartija od vrijednosti i njihovih vlasnika.
Tradicionalno, papirna dokumenta su se oduvek smatrala titulama preduzeća. Ovi poslovni papiri igraju važnu ulogu u radu organizacije i imaju važnu pravnu vrijednost. Situacija se nedavno promijenila. U Ruskoj Federaciji elektronski dokumentotok postaje sve rašireniji, a elektronska dokumentacija počinje da se koristi ravnopravno sa papirnom, au nekim slučajevima čak i dobija dominantnu važnost.
Dajemo primjer. Za obavljanje raznih radnji i primanje državnih usluga, kompanije sada imaju pravo da zaposlenima u državnim agencijama ne daju dokumente o vlasništvu u štampanom obliku. Ova inovacija je zbog činjenice da jedinstveni registar državne registracije pravnih lica (USRLE) sadrži sve potrebne podatke. Svaki zaposleni u državnoj organizaciji, poreski inspektor ili notar koji ima pristup Jedinstvenom državnom registru pravnih lica može u svakom trenutku dobiti sve potrebne podatke o određenom pravnom licu. Štaviše, papirna povelja više nije neophodan element kancelarijskog rada društava sa ograničenom odgovornošću. Sada u svom radu mogu koristiti elektronsku Povelju standardnog obrasca.
Pročitajte također:
Arhivsko skladištenje dokumenata
Arhivska pohrana vlasničke isprave, kao i svaka druga, moraju se predati na posebno određenom mjestu. Tradicionalno, ovo je posebna fascikla pohranjena u sefu. Odgovornost za čuvanje dokumenata, kao prve osobe organizacije, snose ili generalni direktor ili glavni računovođa. Ako kompanija ima pravnu službu, ova funkcija se može povjeriti njenim zaposlenima. Međutim, treba imati na umu da je rukovodilac preduzeća u svakom slučaju odgovoran za oštećenje ili gubitak dokumenata.
Napominjemo da za akcionarska društva zakon utvrđuje posebne zahtjeve u pogledu uslova i postupka vođenja poslovne dokumentacije. Dana 16. jula 2003. godine donesena je posebna odluka Savezne komisije za tržište hartija od vrijednosti broj 03-33/ps, kojom se uređuje postupak čuvanja dokumentacije akcionarskih društava. Činjenica je da preduzeća ovog oblika vlasništva koriste hartije od vrijednosti u svojim aktivnostima. Zakonodavstvo im nameće posebne zahtjeve za uslove i rokove skladištenja.
Sva ostala preduzeća drugačijeg organizaciono-pravnog oblika, sa skladištenje i utvrđivanje uslova za sadržaj poslovnih dokumenata, rukovode se opštim pravilima koja nisu uređena posebnim propisima ili aktima.
Čuvanje računovodstvenih i poreskih dokumenata
Svako preduzeće, bez obzira na oblik svojine i organizaciono-pravnu formu, dužno je da vodi poresku i računovodstvenu evidenciju. Postoji veliki broj organizacija koje nisu zakonski obavezne da se pridržavaju zahtjeva Federalnog zakona o računovodstvu. Ali oni također moraju voditi evidenciju o svojim finansijskim aktivnostima. Sva finansijska i poreska poslovna dokumentacija mora se održavati i čuvati u skladu sa strogo definisanim pravilima i propisima.
Sva računovodstvena dokumentacija može se grubo podijeliti u dvije velike grupe:
Primarni dokumenti.
Računovodstvena dokumentacija.
Primarna dokumentacija ima mnogo veću vrijednost. To je zbog činjenice da lavovski dio takve dokumentacije čine papiri koji dolaze u preduzeće izvana, od poslovnih partnera i sugovornika. Svi obavljeni računovodstveni poslovi, kao i formiranje poreske osnovice, sprovode se isključivo na osnovu primarne dokumentacije. Ima određeni format i izgled. Šta je primarna dokumentacija? Prije svega, to su akti, ugovori, fakture, tovarni listovi, kao i niz drugih dokumenata. Sve pravno značajne radnje ovjerene su ovim poslovnim papirima. S tim u vezi, oni imaju niz posebnih zahtjeva u pogledu sadržaja i uslova u kojima se moraju čuvati.
Danas nije neuobičajeno da se primarni poslovni papiri kreiraju i funkcionišu u elektronskom formatu. Za dokumentaciju ove vrste razvijeni su i određeni standardi koji određuju njihov oblik i vrstu, a posebno prisustvo kvalifikovanog elektronskog potpisa. Što se tiče vremena skladištenja elektronskih dokumenata, oni su apsolutno identični njihovim papirnim pandanima.
Period skladištenja arhivske dokumentacije u organizaciji
Statut svakog preduzeća ili organizacije, bez obzira na njihov pravni status, mora sadržavati klauzulu kojom se reguliše pod kojim uslovima i na koji vremenski period treba čuvati računovodstvene poslovne papire. Prisustvo ove stavke pomoći će da se izbjegnu dodatna pitanja predstavnika inspekcijskih tijela. Pored toga, preporučuje se izdavanje lokalnog normativnog akta koji definiše kako treba čuvati dokumentaciju kompanije i ko će za to biti posebno odgovoran.
Sva primarna računovodstvena dokumentacija mora se čuvati u skladu sa zahtjevima modernog ruskog zakonodavstva, ali ne manje od 5 godina.
Čuvanje dokumenata od strane osoblja
U ogromnoj većini slučajeva, dokumentacija koja se odnosi na kadrovski rad je dokumentacija stroge odgovornosti. Posebni uslovi za čuvanje ovih poslovnih papira uslovljeni su činjenicom da oni sadrže lične podatke zaposlenih. Povećana odgovornost za integritet i sigurnost kako samih medija, tako i informacija koje sadrže snosi posebno ovlašteni službenik – kadrovski inspektor. Nepostojanje takve pozicije u kadrovskoj tabeli organizacije sugerira da će tu odgovornost snositi ili sam šef poduzeća ili glavni računovođa.
Svi nalozi za rad sa kadrovima, knjižice radnika, radne knjižice i izjave radnika nalaze se u uvodu kadrovskog inspektora. Federalni zakon "O računovodstvu" reguliše postupak formiranja primarne dokumentacije o kadrovskom radu i naknadama. Iz odredaba ovog zakona proizilazi da se sva primarna knjigovodstvena dokumentacija može uzeti u računovodstvo samo ako je njeno formiranje izvršeno na osnovu albuma objedinjenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije.
Priprema dokumentacije za arhivsku pohranu
Čuvanje računovodstvene dokumentacije regulisano je pismom Ministarstva finansija SSSR-a od 29.07.1983. br. 105. Prema ovom pismu, treba ga čuvati arhiva, koja se podrazumijeva kao posebna prostorija sa posebnim ormarićima i sefovima. Pravila Rosarhiva od 02.06.2002. sadrže standardne preporuke za uređenje ovih prostorija. Preporuke su dobrodošle, ali nisu obavezne. Ne postoje kazne za nepoštivanje.
Nekoliko drugih zahtjeva primjenjuje se na to kako treba čuvati dokumentaciju o striktnom izvještavanju. Treba ga čuvati u sefovima ili posebnim prostorijama opremljenim pojačanim mjerama sigurnosti. Isti zahtjevi važe i za poslovne papire označene pečatom „poslovna tajna“.
Sva ostala poslovna dokumentacija može se čuvati na policama iu posebnim ormarima. Mogu se nalaziti direktno u uredu šefa organizacije ili glavnog računovođe. Napominjemo da se u cilju lakšeg pristupa, preporučujemo da se bankovni izvodi, avansi, akti, nalozi za gotovinu i drugi finansijski papiri uvezuju i slažu hronološkim redom.
U slučaju nedostatka prostora, kao i nakon prolaska inspekcijskog nadzora Federalne poreske službe, određeni broj poslovnih dokumenata se mora prenijeti na arhiva općina. Prenos se vrši po inventaru, u numerisanom i prošivenom obliku. Jedan broj papira nakon isteka roka čuvanja podliježe uništavanju. Posebna komisija provjerava ovu dokumentaciju i evidentira činjenicu njenog uništenja.
Poštivanje utvrđenih pravila, procedure i rokova garantuje preduzetniku zaštitu od nevolja izazvanih nesuglasicama sa inspekcijskim organima, a omogućava mu i stvaranje potrebnog zakonodavnog okvira, koji može biti potreban prilikom odbrane zakonskih prava i interesa u pravosuđu.
Čak i ako direktor ne želi da čuje za arhiv kao strukturnu jedinicu, to ne znači da ga preduzeće nema. Arhiva postoji, ali za sada ima oblik skladišta starog papira razbacanog po kabinetima i kancelarijama uz potpuno odsustvo bilo kakvog jedinstvenog reda i sistema. U ovom članku ćemo govoriti o tome kako organizirati pohranu dokumenata u organizaciji u kojoj ne postoji arhiva kao takva, a dokumenti kojima je potrebno obezbijediti odgovarajuće uvjete čuvanja već postoje, a štoviše, pojavljuju se svakodnevno. Uostalom, morate se složiti, mnogo je lakše započeti formiranje arhive kada je organizacija mala i nema toliko papira koje treba čuvati. Ako se za nekoliko godina prihvatite ovog posla, kada obim cirkulacije dokumenata počne iznositi desetine hiljada jedinica, bit će mnogo teže napraviti arhiv.
REGULATORNI DOKUMENTI I ODGOVORNOST ZA NEODGOVARAJUĆE ČUVANJE DOKUMENTA
Proces čuvanja dokumenata organizacije regulisan je na saveznom nivou.
Postoje dva glavna dokumenta o radu arhive u kompaniji:
- Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive, odobren naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 05.09.1985. br. 263. Dokument je normativne (obavezne) prirode.
- Osnovna pravila za arhive organizacija, odobreno odlukom Kolegijuma Rosarhiva od 06.02.2002. (u daljem tekstu: Osnovna pravila za arhive organizacija). Dokument je metodološke (fakultativne) prirode.
Preporučujemo da tajnik prouči ove prilično slične dokumente. Oni opisuju osnovne principe skladištenja poslovnih papira u preduzeću, uslove skladištenja i pružaju mnoge oblike dokumenata koji obezbeđuju proces skladištenja, vođen nomenklaturom poslova organizacije.
Odgovornost za nepravilno čuvanje dokumenata
U skladu sa čl. 13.25 Kodeksa o upravnim prekršajima Ruske Federacije, kršenje utvrđene procedure i uslova skladištenja dokumenata od strane akcionarskog društva i društva sa ograničenom (dodatnom) odgovornošću povlači za sobom izricanje administrativne kazne službenicima u iznosu od dvije hiljade petsto do pet hiljada rubalja; za pravna lica - od dvesta hiljada do trista hiljada rubalja. Praksa korištenja ovog članka je prilično opsežna, što ima smisla obavijestiti menadžera koji odbija dodijeliti sredstva za čuvanje dokumenata kompanije.
ANALIZA SASTAVA DOKUMENTA
Prije svega, morate razumjeti sastav dokumenata koji se trenutno nalaze u organizaciji. Svi se svrstavaju u dvije grupe:
Dokumenti koji su već završeni kancelarijskim radom;
Dokumenti koji nastaju kao rezultat aktivnosti organizacije i nalaze se u jednoj ili drugoj fazi svog životnog ciklusa.
Rad će ići u dva pravca odjednom. Dokumente iz prve grupe potrebno je pregledati, rastaviti po vrsti i utvrditi sastav predmeta. Dokumenti druge grupe će, odmah po završetku kancelarijskog posla, takođe biti dodijeljeni predmetima.
Morate djelovati uzastopno, zauzvrat, pozivajući se na svaki odjel organizacije. Ovdje bi zaposlenici ovih odjela trebali priskočiti u pomoć sekretaru. Samo oni - ljudi koji iznutra poznaju svoje radne procese - mogu pravilno formulisati zaglavlje predmeta i sastav dokumenata u njima. Rezultirajuća lista predmeta za svaku strukturnu jedinicu činiće osnovu liste slučajeva organizacije.
USLOVI ČUVANJA DOKUMENTA
Svaki dokument ima svoj rok čuvanja, koji ne određuje organizacija - autor dokumenta, već država. Uništavanje dokumenta prije isteka roka čuvanja nije dozvoljeno.
Do danas postoje tri propisa koji regulišu rokove čuvanja dokumenata, kako kažu, masovno. Nabrojimo ove propise:
- Spisak standardnih administrativnih arhivskih dokumenata nastalih u toku aktivnosti državnih organa, organa lokalne samouprave i organizacija, sa naznakom perioda skladištenja, odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25.08.2010. br. 558 (kao izmijenjen 04.02.2015.);
- Spisak standardnih arhivskih dokumenata nastalih u naučnim, tehničkim i proizvodnim aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja, odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. jula 2007. br. 1182 (sa izmenama i dopunama 28. aprila 2011.) ;
- Spisak standardnih dokumenata nastalih u aktivnostima državnih komiteta, ministarstava, resora i drugih institucija, organizacija, preduzeća, sa naznakom perioda skladištenja, odobren od strane Glavarchiva SSSR-a 15.08.1988 (sa izmenama i dopunama od 31.07.2007.) .
Akcionarska društva takođe se treba rukovoditi Uredbom o postupku i uslovima čuvanja dokumenata akcionarskih društava, odobrenom dekretom Federalne komisije za tržište hartija od vrednosti Rusije od 16. jula 2003. godine br. 03-33 / ps.
Pored gore navedenih standardnih lista, period skladištenja određenih dokumenata može se odrediti u industrijskim propisima. Stoga biste trebali biti vrlo oprezni pri određivanju vremena i svakako pribjegnite pomoći menadžera i zaposlenika onih odjela na koje se dokumenti odnose.
Bilješka
Rok čuvanja dokumenata računa se od 1. januara godine koja slijedi nakon godine završetka njihovog kancelarijskog rada. Dakle, ako je dokument sačinjen u januaru 2015. i ima period čuvanja od 5 godina, onda će se ovih 5 godina računati od 01.01.2016. Ispostavilo se da se ovaj dokument može uništiti tek nakon 31.12.2020.
U fazi određivanja rokova obično se ustanovi da prilikom organizovanja sistema arhiviranja dokumenata svaka radnja povlači drugu. Ako se zapitamo koliko godina je određeni dokument pohranjen, onda odmah postoji potreba da ga negdje zapišemo - ne možete sve ove brojke držati u glavi. Lista u kojoj su navedeni svi dokumenti organizacije, uklj. trajanje njihovog skladištenja nije ništa drugo do nomenklatura predmeta.
NOMENKLATURA PREDMETA
Proces skladištenja dokumenata organizacije počinje nomenklaturom predmeta.
Naš rječnik
Nomenklatura predmeta - sistematizovanu listu naziva predmeta započetih u kancelarijskom radu organizacije, sa naznakom rokova njihovog čuvanja, na propisanom obrascu.
Drugim riječima, sva zaglavlja predmeta dobijena analizom dokumenata objedinjuju se u jedinstvenu listu i za njih se određuju rokovi čuvanja.
Obrazac nomenklature predmeta dat je u Prilogu 7. tački 3.4.6. Osnovnih pravila za arhive organizacija.
Bilješka: naslov odjeljka u nomenklaturi predmeta - naziv strukturne jedinice.
Indeks slučaja sastoji se od dva dijela. Prvi je redni broj strukturne jedinice, drugi je redni broj predmeta unutar strukturne jedinice.
Dajemo primjer. Recimo da je u organizaciji odjel za oglašavanje dobio serijski broj 04. U nastavku je dat fragment nomenklature predmeta.
Bilješka
Ako je organizacija toliko mala da ulogu odjela u njoj igraju zaposlenici, od kojih svaki ima svoju funkcionalnost, onda je bolje pokrenuti sve indekse predmeta od 01 i isključiti red "Naziv odjeljka" iz liste.
Kolona "Broj predmeta" popuniti na kraju kalendarske godine. Označava broj skladišnih jedinica za svaki slučaj koji se akumulirao u preduzeću za godinu.
Nomenklaturu predmeta odobrava i stavlja na snagu od nove radne godine rukovodilac organizacije. Ali ne treba čekati januar da bi pokušali formirati dokumentaciju kompanije prema nomenklaturi, jer bi se sredinom godine mogla pojaviti prva nomenklatura predmeta u istoriji organizacije.
Dokumenti se dodjeljuju predmetima odmah po završetku kancelarijskog posla. Ne možete ih čuvati cijelu godinu, a zatim posvetiti nekoliko sedmica da ih složite u fascikle. Čim se dokument izvrši i skine sa kontrole, mora se staviti u fajl.
Kolege treba postepeno učiti da je sekretarica zadužena za dokumentaciju kompanije. Ako se u odjeljenju pojavi novi predmet, o tome se mora obavijestiti sekretar, koji će predmet uneti u nomenklaturu i sa nadležnim službenikom odrediti rok čuvanja za njega. Tako se u mladoj organizaciji formira sistem centralizovanog kancelarijskog rada.
"POSEBNA" DOKUMENTA: OSOBLJE I RAČUNOVODSTVO
Kadrovska dokumenta. Ukoliko je sekretar dodatno angažovan na vođenju kompanijske i kadrovske evidencije, onda čuvanju ovog sloja korporativnih dokumenata treba posvetiti posebnu pažnju iz sledećih razloga:
Kadrovska dokumenta podliježu provjerama mnogo češće nego upravljačka dokumenta;
Rok trajanja mnogih HR zapisa mjeri se decenijama;
Kadrovski dokumenti sadrže lične podatke zaposlenih, te stoga zahtijevaju ne samo savjesno računovodstvo, već i posebne uslove skladištenja i pristupa njima.
Predmeti za rad sa osobljem su generalno uključeni u nomenklaturu predmeta, ali ih je potrebno držati u ormaru sa ključem, najbolje željeznim, idealno u posebnoj prostoriji, koja se takođe zaključava ključem.
Računovodstveni dokumenti. Budući da je glavni računovođa lično odgovoran za sigurnost svojih dokumenata, u ranim fazama razvoja organizacije to čini sam. Možda je računovodstvo jedino odeljenje za nalog u čijoj dokumentaciji možete biti relativno mirni.
Postepeno, arhiva knjigovođe nadilazi individualni sef, pa se postavlja pitanje uključivanja računovodstvenih i poreskih izvještajnih papira u opšti niz dokumenata preduzeća radi skladištenja i naknadnog uništavanja. Računovodstveni dokumenti su takođe uključeni u nomenklaturu.
Što se tiče režima skladištenja, za razliku od kadrovskih dokumenata, zakonodavstvo ne sadrži posebna uputstva u tom pogledu. Međutim, ako pitate za mišljenje računovođe, onda će skoro svaki od njih reći da je i ove predmete bolje držati u posebnoj prostoriji.
ELEKTRONSKI DOKUMENTI
Druga posebna vrsta dokumenata organizacije je elektronska. Opasnost da se o njima ne sazna je prilično velika, jer ako su papiri u fasciklama na vidiku i ne vredi ih uzeti u obzir, onda oni elektronski "žive" u kompjuterima kolega. Riječ je o onim dokumentima, čiji se životni ciklus odvija u elektronskom obliku. Primjer iz udžbenika su zapisnici registracije koje vodi sekretar u MS Excel-u. Kada dođe vrijeme da se dnevnik pošalje na čuvanje, ne morate ga štampati: to je elektronski dokument, a treba ga i pohraniti u elektronskom obliku.
Odjeljenja su dužna da daju informacije o elektronskim dokumentima na zahtjev sekretara.
Nažalost, u Rusiji još uvijek ne postoje jasno formulirane upute za pohranu elektroničkih dokumenata, i to unatoč činjenici da u nekim područjima aktivnosti (na primjer, Internet marketing) obim elektronskih dokumenata organizacije teži 100%. Jedino čime se može voditi je nacrt Preporuka za nabavku, računovodstvo i organizaciju skladištenja elektronskih arhivskih dokumenata u arhivima organizacija, koji je razvio VNIIDAD još 2012. godine.
Elektronski dokumenti su uključeni u nomenklaturu predmeta zajedno sa papirnim dokumentima i čuvaju se u okviru utvrđenih spiskova termina.
UNIŠTAVANJE DOKUMENTA JE CENTRALIZOVANI PROCES!
U prvim mjesecima rada sistema za pohranu dokumenata, sekretarica neće morati biti uništena, a ako je organizacija mlada, onda će prije toga biti potrebno pričekati nekoliko godina. Ukoliko se ipak pronađu dokumenti kojima je istekao rok čuvanja, onda se proces uništavanja organizuje u skladu sa Osnovnim pravilima za arhive organizacija.
Glavna stvar koju treba zapamtiti je da je uništavanje dokumenata centralizirani proces u koji su uključeni mnogi ljudi u kompaniji, uključujući i njenog menadžera. Poderati dokument i baciti ga u kantu za smeće nije uništavanje. Ne možeš to da uradiš.
Nije bitno da li će se ubuduće u organizaciji pojaviti strukturna jedinica „arhiv“ ili će se čuvanjem dokumenata baviti posebno ovlašćeni službenik kancelarije, ali dokumente je potrebno čuvati, a ta obaveza je, saznajemo na početak članka, sadržan je na zakonodavnom nivou.
SAŽETAK
- Čuvanje dokumenata je odgovornost organizacije, propisana na zakonodavnom nivou.
- Organizacija sistema skladištenja dokumenata preduzeća počinje analizom sastava dokumenata.
- Spisak poslova organizacije, za koje se rokovi čuvanja određuju u skladu sa posebnim spiskovima, izgrađenim u posebnom obrascu, čini nomenklaturu poslova organizacije.
- Posebna pažnja posvećena je kadrovskim i računovodstvenim sistemima, kao i elektronskim dokumentima.
- Uništavanje dokumenata je organizovan, centralizovan proces koji zahteva sistematski pristup. Ne možete se jednostavno riješiti dokumenta.
4.3.1.1. Trajno čuvanje dokumenata treba obavljati u mraku. Sve vrste radova sa dokumentima treba izvoditi sa ograničenim ili tehnološki potrebnim nivoima osvetljenja.
4.3.1.2. Skladišna rasvjeta može biti prirodna ili umjetna.
4.3.1.3. Prirodno osvjetljenje skladišnih objekata dozvoljeno je difuznom svjetlošću, pod uslovom da se na prozorima koriste difuzori svjetlosti, regulatori svjetlosnog toka, zaštitni filteri, zavjese, roletne, boje za staklo. Za zaštitu dokumenata, skladište se koristi u povezima, fasciklama, kutijama, ormarićima, na zatvorenim policama, u omotnom papiru itd.
4.3.1.4. Za umjetnu rasvjetu koriste se žarulje sa žarnom niti u zatvorenim sjenilima s glatkom površinom. Dozvoljena je upotreba fluorescentnih lampi sa isečenim ultraljubičastim delom spektra kao što su LB, LHB, LTB.
4.3.1.5. Nivo osvetljenja u opsegu vidljivog spektra ne bi trebalo da prelazi: na vertikalnoj površini stalka na visini od 1 m od poda - 20 - 50 luksa (luksa), na radnim stolovima - 100 luksa (luksa).
4.3.2. Uvjeti temperature i vlažnosti
4.3.2.1. U skladištima opremljenim sistemima za klimatizaciju treba održavati optimalni režim temperature i vlažnosti, uzimajući u obzir specifičnosti vrsta dokumenata: za papirnate dokumente - temperatura je 17 - 19 stepeni. C, relativna vlažnost 50 - 55%; za filmske materijale - crno-bijeli (15 stepeni C i 40 - 55%) i u boji (2 - 5 stepeni C i 40 - 55%); za dokumente na magnetnim trakama i diskovnim medijima - 15 - 20 stepeni. C i 50 - 65%.
4.3.2.2. Oštre fluktuacije temperature i vlažnosti u skladišnim prostorima nisu dozvoljene. U prostorijama sa neregulisanom klimom treba preduzeti mere za optimizaciju klimatskih uslova na osnovu racionalnog grejanja i ventilacije prostorija, upotrebe sredstava za odvlaživanje ili ovlaživanje. Uz dugotrajno stabilno povećanje relativne vlažnosti zraka na 80 - 90%, poduzimaju se obavezne mjere za normalizaciju klimatskih uslova (intenzivna ventilacija, drenaža skladišnih objekata, otklanjanje uzroka povećane vlažnosti).
4.3.2.3. Uslovi temperature i vlažnosti u skladištima kontrolišu se redovnim merenjem parametara vazduha: u klimatizovanim prostorijama - jednom nedeljno, u prostorijama sa neuređenom klimom - dva puta nedeljno, u slučaju kršenja režima skladištenja - dnevno.
4.3.2.4. Kontrolno-mjerni uređaji (termometri, psihrometri, higrometri) postavljeni su u glavnom prolazu na stalku, dalje od sistema grijanja i ventilacije. Očitavanja instrumenata se upisuju u dnevnik.
4.3.3. Sanitarno-higijenski režim
4.3.3.1. Prostorije arhive moraju se održavati čistim, u uslovima koji isključuju mogućnost pojave buđi, insekata, glodara, prašine.
4.3.3.2. U skladištima mora biti osigurana slobodna cirkulacija zraka, isključujući stvaranje neventiliranih zona koje su sanitarno i biološko opasne.
4.3.3.3. Prozore koji se otvaraju u toplim godišnjim dobima, kao i ventilacione otvore u zidovima, plafonima, podovima skladišnih prostora i spoljnim otvorima ventilacionih sistema treba zaštititi mrežama prečnika mreže ne više od 0,5 mm.
4.3.3.4. Zabranjeno je nošenje vanjske odjeće, mokre i prljave obuće, skladištenje i korištenje prehrambenih proizvoda, te pušenje u skladištima.
4.3.3.5. U skladišnim prostorijama potrebno je provoditi sistematsko mokro čišćenje. Uklanjanje prašine sa regala, ormara, skladišta vrši se najmanje jednom godišnje; podovi, lajsne, prozorske klupice, podrumski dijelovi polica tretiraju se vodenim rastvorima antiseptika (2% formalin, 5% katamin AB, itd.).
4.3.3.6. Dva puta godišnje (na početku i na kraju grejne sezone) vrši se pregled dokumentacije (selektivno) i skladišta radi blagovremenog otkrivanja insekata i plijesni.
U slučaju otkrivanja bioloških štetočina arhivska, sanitarno-epidemiološka stanica ili karantenska služba preduzimaju hitne mjere dezinfekcije i dezinsekcije prostorija.
4.3.3.7. Prilikom čišćenja ili dezinfekcije, voda i antiseptički rastvori ne bi trebalo da dospeju na dokumente.
4.3.4. Guard mod
4.3.4.1. Sigurnosni režim obezbjeđuje se izborom lokacije arhive u zgradi, tehničkim sredstvima zaštite, organizacijom sigurnosnog sistema, alarmnim sistemom, poštovanjem mjera kontrole pristupa, procedurom pristupa skladištu i pečaćenjem prostorija. . Vanjska vrata arhiva i trezora trebaju imati metalnu oblogu i jake brave. Na prozorima koji su dostupni izvana, postavljene su metalne rešetke koje se mogu zaključati i ljuljati prema van. Prostorije arhive su opremljene protuprovalnim alarmom, u neradno vrijeme prostorije su zapečaćene (zapečaćene). U toku radnog vremena trezori moraju biti zaključani ključem. Pravo pristupa repozitorijumu imaju upravnik i zaposleni u ovom repozitorijumu, au nekim slučajevima i druga lica u njihovoj pratnji. Izuzimanje dokumenata iz arhive vrši se samo uz posebne propusnice na propisan način.
4.3.4.2. Sigurnosni režim važi i za prostorije u kojima se privremeno čuvaju arhivska dokumenta i materijalne vrijednosti arhiva (čitaonica, izložbene hale, laboratorije i dr.).