Svaki poslovni sastanak je svojevrsna poslovna platforma. Tokom ovakvih sastanaka, preduzetnici dele svoja iskustva, razgovaraju o novim idejama i planiraju zajedničku obostrano korisnu saradnju. Ako odnos povjerenja između partnera ne uspije, to će negativno utjecati na ishod razgovora.
Tokom poslovnih sastanaka, preduzetnici dele svoja iskustva, razgovaraju o novim idejama i planiraju zajedničku obostrano korisnu saradnju.
Razlikujte formalne i neformalne vrste poslovnih sastanaka. Prva opcija se smatra „strožijom“: njeni propisi su unaprijed određeni, a teme koje će se obrađivati unaprijed su poznate svim učesnicima. Druga opcija je bliža prijateljskom sastanku, samo razgovor o radnim trenucima postaje predmet razgovora. Ozbiljni pregovori se često sastoje od 2 faze: službenog dijela i švedskog stola. Osim toga, prema broju ljudi, takve se sorte razlikuju kao kolektivni ili lični sastanak.
Kako voditi
Prije organizacije i održavanja poslovnog sastanka vrijedi se pripremiti za njega. Prvo morate znati specifičnosti takvih pregovora. A sastoje se u činjenici da se posebna pažnja posvećuje gestovima, izrazima lica i intonaciji. Ovi psihološki momenti su važni jer se razgovor odvija lično i tu stupaju na snagu zakoni ljudske psihologije. Morate biti u stanju da pridobite osobu za sebe, da zadobijete njeno povjerenje.
Ali kako se pripremate za sastanak? Mogu se koristiti sljedeći koraci:
- Prikupite što više informacija o svom partneru. Da biste to učinili, možete provesti mini istraživanje. Podaci se uzimaju iz različitih izvora: korporativnih web stranica, stranica na društvenim mrežama, medija. Bilo koji podatak može dobro doći.
- Stvaranje pozitivnog imidža. Dočekuje ih odjeća, tako da se morate u skladu s tim obući. U većini slučajeva, poslovni stil odijevanja je prikladan, ali ne baš strog. Neki psiholozi savjetuju da koristite jedan trik kako biste osvojili partnera: oblačite se malo lošije od njega. Tada se partner neće osjećati sputano. Prilikom odabira odjeće, morate se nadovezati na prethodnu fazu. Na primjer, ako saznate da je vaš partner ozbiljna osoba koja je član političke stranke i često posjećuje velike događaje, onda trebate doći na sastanak s njim u klasičnom odijelu. A ako je prikupljanje informacija pokazalo da partner ne pati od konvencija, možete dozvoliti da se oblačite jednostavnije, u farmerke i dolčevicu.
- Prvi utisak. Psiholozi kažu da je prvi utisak uvijek najjači, a razvija se za pet minuta komunikacije. Razmislite unaprijed šta ćete reći na početku poslovnog sastanka. Govor mora biti osmišljen na takav način da bude prirodan. U poslovnim pregovorima se često cijene dvije stvari: inteligencija i smisao za humor. Postoji provjereni šablon: na prvom sastanku se objavljuje ime i prezime partnera (da ne bude greške), zatim se treba predstaviti i nazvati svoju kompaniju. Zatim slijedi razmjena rukovanja i razgovor počinje. Bolje je započeti s udaljenim temama, a kasnije se baciti na posao.
- Konstruišite konverzaciju ispravno. Lični susret sa partnerom je uvek težak sa psihološke tačke gledišta. Stoga je bolje koristiti određene tehnike kako bi se mogao uspostaviti kontakt s osobom. Prvo, svom partneru morate odmah dati do znanja da je riječ o poslovnoj osobi. Da biste to učinili, možete objaviti pravila i svrhu sastanka. Drugo, morate ispravno postaviti pitanja tako da budu kratka i jasna. Pitanja treba pripremiti unaprijed i zapamtiti. I treće, morate se ponašati smireno i samouvjereno.
U poslovnim pregovorima se često cijene dvije stvari: inteligencija i smisao za humor.
Pravila
Stručnjaci su razvili pravila za poslovne sastanke:
- Zakažite termin unaprijed. To se odnosi na odobravanje organizacionih pitanja, kao što su vrijeme i plan događaja.
- Nema kašnjenja. Kašnjenja su neprihvatljiva, mogu pokvariti prvi utisak. Osim toga, ako dođete ranije, možete sabrati svoje misli i moral, a to će vam pomoći.
- Pripremite materijale. To mogu biti brošure, dokumenti i drugi materijali koji mogu biti korisni u pregovorima.
- Isključite svoj mobilni telefon. Ništa ne bi trebalo da odvrati pažnju od poslovnog razgovora sa partnerom. A ako čekate važan poziv, o tome unaprijed obavijestite partnera.
- Pratiti . To znači ne prekidati osobu, govoriti mirnim tonom, biti ljubazan.
- Strogo vodite računa o vremenu. Vrijeme je novac, stoga nemojte odugovlačiti sastanak s partnerom. Vremenske okvire treba unaprijed dogovoriti i poštovati.
Konačno
Da biste efikasno vodili poslovni sastanak sa partnerom ili klijentom, morate se temeljno pripremiti za njega. Najvažnija faza je prikupljanje informacija o osobi, jer će upravo on pomoći da se uhvati pravi način komunikacije. Nakon toga slijedi prijedlog za poslovni sastanak. Danas je popularan prijedlog za sastanak u poslovnom pismu. Učešće na poslovnim sastancima je izuzetno važno za svakog preduzetnika, tako da ovaj trenutak ne treba zanemariti.
Poslovni sastanakNajčešći je oblik međunarodne poslovne komunikacije i pogodna poslovna platforma za uspješne ljude. Ovdje se sklapaju profitabilni poslovi, razgovaraju o mogućnostima saradnje i razmjenjuju inovativna rješenja, ideje i iskustva.
Kako teku poslovni sastanci i pregovori?
Najuspješniji sastanak poslovne prirode će se održati samo ako se između njegovih učesnika uspostavi odnos povjerenja. Strane moraju dobro poznavati svog partnera ili partnere i međusobno nastojati postići dogovor. I individualni i kolektivni poslovni sastanci su u suštini ljudska komunikacija, tokom koje ljudi utiču jedni na druge pomoću svojih emocionalnih i voljnih kvaliteta, inteligencije, a takođe informišu partnere o sopstvenim pozicijama u poslu.
Kako se uspješno sastati sa poslovnim ljudima?
Prije nego što učestvujete na poslovnom sastanku, morate se pripremiti za njega. Vrijedi se upoznati s osnovnim pravilima ovakvih poslovnih događaja. Pokazivanjem ravnodušnosti prema opšteprihvaćenim standardima poslovnog bontona, rizikujete da neuspešno završite sastanak.
U prvoj preliminarnoj fazi pripreme, zaposleni prikuplja i daje sve važne informacije o klijentu menadžeru i učesnicima budućeg sastanka. U telefonskom razgovoru sa klijentom dogovara se vrijeme i mjesto održavanja.
Kako bi izbjegli neprijatne situacije, organizatori pregovora dolaze na mjesto sastanka unaprijed. Razgovor se vodi na unaprijed odabrane teme. Završna faza je prezentacija koja klijenta „dovodi“ do činjenice da će mu saradnja sa kompanijama biti atraktivna i isplativa.
Primjer poslovnog sastanka
Situacija: generalni direktor kompanije se sastaje sa šefovima odjelaA (CEO): Doveo sam vas ovdje da vam prenesem odluku vlasnika da smanji sve interne troškove za 15% u naredna tri mjeseca. Da, biće veoma teško, ali možemo to da izdržimo. Predlažem da obavijestite svoje podređene o predstojećim promjenama. Izmjene će se prvenstveno odraziti na smanjenje pauze za ručak na 35 minuta, ukidanje pauza za kafu tokom dana, te obustavu prijema novih radnika. sta kazes na ovo, B?
B: Da, slažem se da će takve inovacije uroditi plodom.
O: Koje je tvoje mišljenje V?
V: Možda možemo bez eliminisanja pauza za kafu tokom celog dana? Ovo je veoma važno za održavanje timskog duha u timu."
O: Sve to odlično razumijem, ali moramo dati jasan signal svima o ozbiljnosti naših namjera. zašto ćutiš, G?
G: U potpunosti te podržavam. Također nudim dodatne uštede premještanjem QC procedura sa svakog trećeg uzorka na svaki peti uzorak.
O: Slazem se sa tvojim predlogom, G... Potpuno ste u pravu. Dakle, ja ću početi pripremati tekst naredbe, a vi zauzvrat obavijestite svoje podređene o nadolazećim promjenama. Sastanak je završen.
U pravu su oni koji smatraju da je potrebno češće sastajati se. René Chimada Siegel, poznati američki i evropski marketinški konsultant, osnivač i predsjednik High Tech Connect-a (San Francisco), kaže da ćete, čak i ako radite u IT polju, gdje se virtuelna komunikacija percipira prirodno, postati uspješni samo ako neće zanemariti lične sastanke.
Pozvali smo nekoliko nezavisnih konsultanata u kancelariju i razgovarali sa još nekoliko preko Skypea - kaže ona na svom blogu. - Tema je bila ista - poslovni projekat u kome su učestvovale kompanije ovih ljudi. U prvom slučaju imamo mnogo bolje razumijevanje mogućih problema. Gestovi i izrazi lica govorili su o svim suptilnostima. Emocije su uključene u lični razgovor, vidimo strah, povjerenje, prijateljstvo i iskrenost, neskrivenu distancom. Mi “čitamo” partnere. Ovo je velika prednost.
U ličnom razgovoru "čitamo" partnere. Ovo je velika prednost.
Ne skrivajte svoje ciljeve
Već smo govorili o sastanku kao efikasnom alatu upravljanja unutar kompanije. Poslovni sastanak u kontekstu ovog članka je kontakt sa eksternim partnerima: klijentima, suradnicima, izvođačima. Stoga se razlikuje od sastanaka, iako su opći principi njegove pripreme i vođenja isti:
- svrha;
- plan;
- sažetak (protokol).
Nijanse su zbog činjenice da su učesnici sastanka ljudi koje ne možemo obavezati i ne možemo im naručiti. Možemo samo zainteresovati, šarmirati, uvjeriti. Ili obrnuto - odgurnite se ili uplašite.
Nećemo puno pričati o potrebi postavljanja cilja - i tako je jasno da razuman čovjek neće vući saobraćajne gužve na drugi kraj grada, ne razumijevajući zašto. Napomenimo samo da cilj ne treba samo definisati, već i prenijeti onim ljudima sa kojima želite da se sretnete.
Da ne bi došlo do pogrešnog tumačenja u tumačenju, mora se zapisati. Ali ne postoje različiti "obavezno", "potreba je zrela" i tako dalje. Ovo vam je potrebno i zrelo je za vas, ali za vašeg partnera vaš problem možda uopće ne postoji u prirodi. Stoga, budite taktični, stavite se u ravan sa svojim partnerom, čak i ako ste u stvarnosti za glavu viši od njega.
Pretražite ženu
Postavite cilj - nacrtajte plan. Odnosno, na istom komadu papira na kojem smo taktično formulirali cilj, zapisujemo pitanja o kojima želimo razgovarati. Tada, tokom poslovnih pregovora, nećete propustiti ništa važno, a partneri će znati na šta da se pripreme. Obavezno naznačite da oni mogu dopuniti ili izmijeniti vaš plan. Samo zamolite da vas obavijestimo o napravljenim promjenama.
Zatim morate razmisliti ko će sa vaše strane učestvovati na sastanku. Korisni nosioci ekskluzivnih informacija, stručnjaci za pregovaranje, zaposlenici koji su u stanju da promptno ponude nestandardna rješenja u promjenjivoj situaciji. Privlačna žena u grupi će takođe biti plus. Broj učesnika sastanka sa obe strane mora biti isti. Najbolja opcija su dvije osobe: jedna je prezenter, druga dopunjuje i bilježi informacije.
Unaprijed razgovarajte sa učesnicima o ciljevima i željenim ishodima sastanka. Svako treba da shvati koja je njegova uloga i šta se od njega očekuje. Nežno podsjetite kolege da inicijativa u vašoj kompaniji svakako nije kažnjiva, ali neprimjereno ispoljavanje nije dobrodošlo.
Ako niste prva osoba kompanije i ne možete zamisliti planirani sastanak bez sudjelovanja šefa, potrudite se da mu objasnite zašto će on biti potreban. Kuvar će nesumnjivo cijeniti vašu profesionalnost ako za nekoliko minuta navedete svoje razloge.
Nakon što ste pristali, dajte šefu što je više moguće informacija o drugoj strani, predmetu sastanka i očekivanim rezultatima njegovog učešća u pisanoj formi.
Imajući na umu da je bolje jednom vidjeti nego sedam puta kasnije izrezati, pripremite vizuelne materijale: prezentacije, brošure, brošure, vizit karte.
Uglovi nisu vjerodostojni
Mjesto sastanka se bira uzimajući u obzir njegove ciljeve, ciljeve, status učesnika i realnost situacije. Postoje tri opcije: u vašim prostorijama, u kancelariji partnera iu neutralnim vodama.
Pozivom u svoje mjesto preuzimate ulogu gostoljubivog domaćina i pokazujete svoju farmu iznutra. Kod kuće, naravno, pomažu i zidovi, ali oni bi trebali ostaviti utisak koji vam je potreban na goste.
Prema riječima australijskog pisca i psihologa Allana Peasea, čak i oblik stola utiče na raspoloženje učesnika sastanka. Kvadratni ili pravougaoni sto, kaže, nije vjerodostojan i stvara takmičarsku atmosferu. Razgovori za okruglim stolom daju sastanku neformalni karakter i ukazuju na mogućnost slobodne razmjene mišljenja. Mali stočić pogodan je za prijateljski razgovor.
Prihvatanjem poziva partnera da dođete u njegovu kancelariju iskazujete poštovanje, što će biti posebno cenjeno ako je vaš status u poslovnom okruženju viši. Vi ćete zauzvrat moći bolje razumjeti kako i kako živi kompanija sa kojom ćete sarađivati.
Neutralna teritorija stavlja učesnike u ravnopravan položaj, pa je najprikladnija za razgovor o kontroverznim situacijama i pronalaženje izlaza iz sukoba.
Biće lepo ako razmislite kako da sednete za sto. Ako sjedite jedno naspram drugog, to će dodati formalnost. Sjesti pored vas znači ponuditi prijateljski dijalog.
Fudbal za pomoć biznisu
Trajanje sastanka se unaprijed dogovara. Sastanak možete odgoditi samo ako postoje dobri razlozi.
Vjeruje se da su najmanje produktivni sastanci zakazani za ponedjeljak (težak dan) i drugu polovinu petka (već su mi u mislima kupalište i šašli).
Sastanak ne treba zakazivati prije ručka, kada u mozgu dominiraju signali praznog želuca, i odmah nakon njega, kada želite mirno sjediti, a ne razgovarati o poslovnim pitanjima.
Ali kombinovati ručak sa poslovnim pregovorima, s obzirom na dobru volju obe strane, sasvim je prihvatljivo.
Tokom razgovora pokažite svoju otvorenost, spremnost na traženje kompromisa, fokusirajte se na rezultat koji svima odgovara. Obratite pažnju ne samo na riječi, već i na ton, izraze lica, gestove. Neverbalne informacije su jednako vrijedne kao i verbalne informacije.
Dozvoljeno je poslovni dio razvodniti neformalnom komunikacijom, na primjer, razmijeniti utiske o jučerašnjoj fudbalskoj utakmici. To će vam omogućiti da uspostavite vezu blisku prijateljstvu.
Na osnovu rezultata sastanka pripremiti rezime u kojem bi trebalo napisati postignute dogovore. Obje strane to izmišljaju, zajednički bruseći formulaciju. Inicijator sastanka šalje gotov tekst drugoj strani i svim učesnicima sa svoje strane.
Novi kontakti primljeni na sastanku unose se u jedinstvenu bazu podataka kompanije.
Imate bilo kakvih pitanja? Pišite u komentarima.
Također možete
© "Centar za poslovne inicijative", uz potpuno ili djelimično kopiranje materijala, obavezno navođenje izvora.
Priprema i vođenje poslovnih sastanaka, prijema
.Priprema i vođenje poslovnih sastanaka
1.1 Tema poslovnog sastanka
Efikasan poslovni sastanak zahteva ozbiljnu i temeljnu pripremu.
Tema poslovnog sastanka je pitanje, problemi koje treba razmotriti tokom sastanka. Osim sastanaka u cilju rješavanja poslovnih problema, održavaju se i protokolarni sastanci, koji se nazivaju i "ljubaznim posjetama", jer se održavaju u svrhu ličnog upoznavanja ili ukazivanja pažnje na partnera u određenoj prilici.
Poslovni sastanak treba dogovoriti unaprijed. Unutar istog regiona preporučljivo je pregovarati 2-3 dana unaprijed. Poslovni sastanak možete dogovoriti e-mailom ili telefonom.
Pripreme za susret sa strancima treba da budu posebno oprezne. Potrebno je obezbediti sve elemente programa njihovog boravka: redosled sastanka, lični sastav učesnika, učešće predstavnika štampe, razmenu suvenira, pozdravne reči, hotelski smeštaj, poslovni deo, kulturni program, neformalni prijemi, žice.
1.2 Mjesto za poslovne sastanke
Mjesto održavanja sastanka važno je za strane u pregovaračkom procesu, jer može postati važan aspekt efikasnosti sastanka za jednu ili sve strane u pregovorima. Postoje sljedeće mogućnosti odabira mjesta za poslovne sastanke: na vlastitoj teritoriji, na teritoriji partnera, na neutralnoj teritoriji i korištenjem sredstava komunikacije (na daljinu).
Većina poslovnih ljudi radije održava sastanke u svojim prostorijama (u prostorijama svoje kompanije).
Sastanak na vlastitoj teritorijiomogućava profitabilno korištenje statusa vlasnika. Zaista, u ovoj situaciji vrlo često funkcionira izraz "kuće i zidovi pomažu". Vlasnik može nizom odgovarajućih taktičkih tehnika uticati na tok pregovora. To su organizaciona sredstva: izbor i uređenje prostorija, postavljanje učesnika za pregovarački sto, organizacija pregovaračkog procesa (odlaganje, pauza), organizacija kulturnih i društvenih programa.
Organizacioni alati su povezani sa psihološkim. Uostalom, oblici i nivo organizacije pregovaračkog procesa stvaraju odgovarajuću psihološku atmosferu (prijateljstvo, pritisak, napetost, manipulacija itd.). Primjer bi bila uredska dekoracija Veličina stola, udaljenost između vlasnika i posjetitelja, oblik, veličina stolice (stolice) koja se nudi posjetiocu, itd.). Osim toga, sam status gosta će kod čovjeka izazvati određenu psihološku napetost.
Također je važno da vlasnici ne gube vrijeme i trud da savladaju umor nakon puta i prilagode se okruženju. Mogu koristiti postojeće mogućnosti svoje kancelarije: telefon, faks, internet, sekretarske usluge, salone, pomoć stručnjaka, advokata, nadređenih itd.
Priprema prostorija. Prilikom pripreme prostorije za poslovni sastanak (pregovore), stručnjaci za naučnu organizaciju rada savjetuju da se pridržavaju sljedećih osnovnih zahtjeva: čistoća, red, ventilacija, odsustvo buke, sobna temperatura povoljna za obje strane, udobno osvjetljenje.
Najprikladnija boja zidova za sastanke je svijetloplava boja prostorije.
Unutrašnjost sobe za sastanke poboljšat će se prisustvom vaza sa cvijećem, slikama.
Teritorija partnera.Postoje trenuci kada je bolje pregovarati na teritoriji partnera. Prije svega, to je prilika da dobijete dodatne informacije o partneru, njegovoj kompaniji.
Sama činjenica da ste pristali da pregovarate na teritoriji partnera je element poštovanja prema partneru, pokazuje ozbiljnost vaših namjera i može uvjeriti drugu stranu da vrijedite raditi.
Efikasnost izbora opcija za gore navedene sastanke zavisi od situacije. Ali najbolja opcija je organizirati naizmjenične sastanke na „domaćoj teritoriji“ i na „teritoriju partnera“.
Neutralna teritorija.Bitno je da susret na neutralnoj teritoriji ne daje prednost nijednoj strani. Ova opcija može biti posebno efikasna pri rješavanju konfliktnih situacija.
U tu svrhu kreiraju se posebno prilagođeni prostori u hotelima i poslovnim centrima. U mnogim slučajevima, konferencijske sale se koriste za pregovore.
U slučaju potrebe za neformalnom komunikacijom sastanaka u inostranstvu, koriste se vangradski poslovni klubovi za privrednike. U nedostatku široke mreže ovakvih institucija, u našoj zemlji se koriste restorani (kafići).
Na daljinu.Razvoj međunarodne telefonije, fototelegrafa (faksa), mobilnog telefona, interneta, video komunikacije (konferencijska-video komunikacija) omogućava da se olakša proces organizovanja i vođenja pregovora i da se u velikoj mjeri odustane od organizacije direktnih razgovora. sastanci lica. Savremena sredstva komunikacije omogućavaju direktan elektronski kontakt sa prenosom slike i zvuka.
Vremenske granice. Važan korak ka uspješnom poslovnom sastanku je odabir pravog vremena i dana u sedmici. Potrebno je uzeti u obzir okolnosti poslovnog života, poslovne navike partnera, njihove sate optimalnog rada.
Dakle, neki ljudi rade bolje ujutro, zovu se "šava", drugo veče - to su "sove", srednji tip se zove "golubovi". Prema istraživanjima naučnika, "sove" čine otprilike 33%, "šave" - 17%, a "golubovi" - 50% od ukupnog broja ljudi.
1.3 Vrijeme održavanja poslovnih sastanaka
Psiholozi predlažu da se takvi faktori uzmu u obzir prilikom organizovanja pregovora, ne morate zakazivati sastanak neposredno prije ručka. Misli o hrani ometaju konstruktivnu komunikaciju. Ali ako je sastanak već predviđen, bilo bi dobro da se tokom pregovaračkog procesa partnerima ponudi šolja kafe, čaja, nešto za jelo.
Ne treba zakazivati sastanak odmah nakon ručka. Potrebno je omogućiti partnerima da saberu svoje misli i provjere potrebne informacije.
Ponedjeljak, s jedne strane, nije najbolji dan za sastanke. Na kraju krajeva, ljudima treba vremena da se prilagode radnom ritmu nakon vikenda. Iako je, s druge strane, ponedeljak prednost "sveže glave", ovog dana se sastaju da razgovaraju o važnim pitanjima, planirajući da ih završe do kraja nedelje.
Petak, kada se svi već raduju vikendu, nije najbolji dan za početak.
Trebalo bi razgovarati o trajanju sastanka. Uostalom, može se dogoditi da se vaš partner, koji nije bio upozoren na trajanje sastanka, pola sata nakon početka sastanka izvini i, pozivajući se na potrebu da završi svoje jednako važne poslove, napusti vas. Uobičajeno je da se poštuje dogovoreno vrijeme sastanka.
Kada se dogovarate o terminu sastanka, morate biti precizni. Zakašnjenje se smatra uvredom za domaćina i može uticati na pregovarački proces. U slučaju prihvatljivog kašnjenja, morate pronaći priliku, makar i na kratko, da upozorite partnera i izvinite se u skladu s tim.
1.4 Sastav delegacije
Pregovori između dva predstavnika su vrlo rijetki. Dakle, element protokola poslovnog sastanka je utvrđivanje sastava njegovih učesnika. Delegacija uključuje:
direktni učesnici u pregovorima;
kompetentni konsultanti (stručnjaci);
pomoćno osoblje (prevodioci, stenografi, vozači, sekretarice, itd.).
Sporazum treba da bude zasnovan na principu jednakog broja delegacija sa obe strane. Veća delegacija je psihološka prednost. Zbog određenih okolnosti može doći do odstupanja od principa pariteta, ali pod uslovom da u to uvjerite partnere.
Što je manji broj učesnika, to su pregovori efikasniji. Stoga, ukoliko ih je potrebno što prije održati, potrebno je smanjiti broj stranaka, pogotovo jer povećanje broja učesnika u pregovorima često dovodi do nesporazuma.
Liste pregovora sa naznakom prezimena, imena i patronimika, mjesta rada i položaja učesnika unose se u protokol.
Razmjena protokolarnih lista obično se odvija na početku sastanka. Ako liste nisu unaprijed sastavljene, tada strane razmjenjuju vizit karte kako bi dobile informacije o učesnicima sastanka.
Pored broja, određuje se i nivo učesnika sastanka. Nivo zastupljenosti bi trebao biti približno isti. Izbor sastava i nivoa pregovarača zavisi od značaja koji učesnici pridaju sastanku, od prirode transakcije i nacionalnih karakteristika pregovarača. Tako se kineske pregovaračke delegacije razlikuju po broju, dok Amerikanci preferiraju male grupe. Prisustvo predstavnika suprotnog pola u njenom sastavu povećava imidž delegacije.
1.5 Materijali za diskusiju
Predstojeći sastanak ili pregovori uključuju preliminarnu pripremu materijala. Postoje relevantne kategorije dokumenata o kojima se raspravlja u toku poslovnog odnosa:
dokumenti koji odražavaju stav učesnika sastanka o širokom spektru pitanja i, po pravilu, sadrže preporuke o pitanjima koja će se razmatrati;
nacrti različitih sporazuma, protokola ili ugovora koji se predlažu kao osnova za pregovore;
nacrte rezolucija ili sporazuma o namjerama.
Težak, ali važan element pripremnog rada je izbor različitih dokumenata o pitanjima koja se trebaju razmatrati. To su službene reference i dokumenti, isječci i novine i časopisi koji sadrže podatke o partneru i njegovom poslovanju, to su podaci o konjunkturi njegovih partnera, njihovom ponašanju na tržištu. Unatoč činjenici da sve ovo zahtijeva mnogo truda, znanja i vremena, na kraju se takav rad isplati. Dakle, u svom radu "Kako preživjeti među morskim psima" H. McKay napominje da je znati barem nešto o klijentu jednako važno kao i znati sve o svojim proizvodima. Ako poznajete svoje klijente, ako poznajete njihova specifična interesovanja i karakterne osobine, onda će uvijek postojati osnova za uspostavljanje kontakta. Nudi upitnik od 66 tačaka, uključuje pitanje o ličnim podacima klijenta, obrazovanju, bračnom statusu, dosadašnjim aktivnostima, posebnim interesovanjima, načinu života itd., te omogućava bolje „upoznavanje“ klijenta.
Optimalan rezultat sporazuma je shvatanje svakog od njegovih učesnika da je dobio određenu korist u odnosu na početnu situaciju.
1.6 Raspored i opremanje stolova
Važan element pripreme prostora za poslovni sastanak je opremanje stolova.
Psihološki aspekt uticaja na učesnike sastanka može biti u obliku tabele. Dakle, prema Australijskom Alanu Pizi, kvadratni sto nema samopouzdanja i doprinosi stvaranju atmosfere takmičenja. Ovaj oblik stola je pogodan za kratke poslovne pregovore. Razgovori za okruglim stolom omogućavaju neformalni sastanak i slobodnu razmjenu mišljenja. Mali stočić za kafu olakšava prijateljski razgovor i služi kao ljubaznost
Za svakog učesnika na stolovima su postavljeni blokovi, olovke, olovke, brošure. Stolice ili fotelje treba da budu udobne i u dovoljnoj količini.
Uobičajeno je da se flaše sa mineralnom vodom i čiste čaše rasporede u grupama duž pregovaračkog stola.
Preporučljivo je voditi računa o kafi ili čaju. Da biste to učinili, potrebno je osigurati samovar na stolovima za pregovore, nekoliko dobrih setova, čaj, kafu, kolačiće, voće, kolače ili kolače.
Ako na sto stave pepeljaru, to je signal da je pušenje dozvoljeno, ali prije nego što je zapalite, morate zatražiti dozvolu prisutnih. Ako je pušenje zabranjeno, tokom pauze se mora pripremiti prostor za pušenje.
1.7 Sastanak delegacije
Priprema prostorija za poslovne sastanke obično obavljaju ili posebno angažovani zaposlenici kompanije, ili pozvani stručnjaci.
Važan element poslovnog protokola je organizacija sastanka delegacije. Prije svega, potrebno je pravilno odrediti nivo pozdrava. Osoba koja je pozvala treba da bude ona koja je potpisala pismo uz poziv, ali kao izuzetak - jedan od njegovih zamenika.
Prilikom susreta sa delegacijom, posebno stranom, potrebno je pridržavati se određenih protokolarnih pravila.
Rang i položaj šefa delegacije za doček moraju odgovarati rangu i položaju šefa delegacije koja dolazi u posetu.
Na sastanak obično dolazi šef delegacije domaćina u pratnji 2-3 osobe.
Ako gost dolazi sa suprugom, tada će ga dočekati i predsjedavajući delegacije domaćina sa suprugom.
Prvi je šef koji prima delegaciju, a ako na sastanak dođe njegova supruga, on je preporučuje gostima.
Drugi je gost - šef strane kompanije, koji predstavlja i svoju suprugu.
Potom predsjedavajući delegacije domaćina preporučuje svoje zaposlenike – članove delegacije, koji su došli u susret gostima, po činu. Ako među dočekivačima ima žena, onda se one prije svega preporučuju. Ako je malo žena, onda se preporučuju po rangu, a zatim muškarci - takođe po činu.
Šef delegacije koji je stigao nakon ovoga na isti način predstavlja članove svoje delegacije.
Prilikom susreta sa delegacijom na aerodromu ili željezničkoj stanici, šef zemlje domaćina mora uručiti cvijeće svim ženama koje su članice delegacije ili koje su došle sa članovima delegacije. Prilikom susreta i ispraćaja na aerodromu ili železničkoj stanici treba pokloniti cveće umotano u celofan (cveće se ne daje muškarcima, osim za godišnjice).
Sastanak delegacije neminovno je povezan sa smještajem u automobile. Poznavanje pravila sletanja u skladu sa međunarodnom protokolarnom praksom neophodno je za svakog člana delegacije. Vozač, prevodilac, šef delegacije i njegova supruga treba da ih poznaju (Prilog 17).
Prije toga, automobil se mora pomaknuti tako da desna vrata budu okrenuta prema trotoaru. Prvi koji sjeda i odlazi je putnik koji zauzima počasno mjesto. Ako uslovi ne dozvoljavaju vozaču da vozi automobil desnom stranom do trotoara, tada počasni putnik ulazi u automobil kroz lijeva vrata. Oni također sjede kroz lijeva vrata.
Počasni putnik zauzima mesto na zadnjem sedištu sa desne strane u pravcu automobila, vlasnik je ili šef delegacije sastanka. Pored vozača mogu sedeti čuvar, reporter i, kao izuzetak, prevodilac. Osoba koja zauzima počasno mjesto izlazi na desna vrata, a ostali, da ne bi ometali onoga koji sjedi na počasnom mjestu, na lijeva.
2. Priprema i održavanje prijema
2.1 Tehnike i njihova suština
Tehnike i njihova suština
Prijemi – i diplomatski i poslovni – jedan su od najvažnijih oblika spoljnopolitičkih, poslovnih, kulturnih i drugih aktivnosti vlada, državnih resora, poslovnih ljudi, javnih i drugih organizacija i pojedinaca. Mogu se održavati u posebnim prilikama (u čast državnih posjeta, državnih praznika i sl.) i imati politički značaj, biti čisto protokolarne prirode (u vezi sa poslovnim posjetama, otvaranjima izložbi) ili se koristiti tokom svakodnevne aktivnosti (u toku pregovora ostalo).
Važno je jasno shvatiti da glavni sadržaj tehnika nije jelo ili degustacija pića, već rješavanje poslovnih problema za koje se morate pažljivo pripremiti unaprijed. Za većinu učesnika tehnike su fokusiran, svrsishodan rad, a nikako površna „dosadna praznina“ o kojoj je Bajron razmišljao pre skoro dva veka.
Tehnike mogu pomoći u uspostavljanju, održavanju i razvoju kontakata između stranaka i pojedinaca, komuniciranju i razjašnjavanju njihovog stava, prikupljanju informacija, razmjeni mišljenja i na kraju - diskutiranju i dogovaranju stavova i rješavanju postojećih problema u neformalnom okruženju.
Tradicije održavanja prijema su ukorijenjene u davna vremena. Gostoprimstvo je bilo i ostalo suštinski pokazatelj časti i dostojanstva naroda i države, njihove dobročinstva.
Stoga zemlje pažljivo čuvaju povijesne tradicije primanja gostiju kao simbola mira i ljubaznosti. Tradiciju ruskog gostoprimstva i dalje slave strani gosti. Dugogodišnja međunarodna praksa utvrdila je vrste diplomatskih tehnika, metode njihove pripreme, diplomatski bonton kojih se uobičajeno pridržavati.
Protokolarna praksa Rusije u cjelini poklapa se sa međunarodnom. Prijemi su podijeljeni po vremenu na dnevne (do 19:00) i večernje, a prema smještaju gostiju - na sjedeće i nesjedeće prijeme.
2.2 Zakazivanje i priprema prijema
Zakazivanje i priprema prijema
Prijem je jedan od oblika "spoljašnje i unutrašnje političke" aktivnosti organizacije. To je, u pravilu, unaprijed organizirano i pripremljeno od strane domaćina, zajedničko provođenje vremena predstavnika organizacije domaćina i gostiju. Prijem se održava: a) povodom svečanog datuma - godišnjice, godišnjice osnivanja preduzeća, odnosno osnivanja organizacije; b) prilikom posjete organizaciji poznatog i počasnog gosta, delegacija partnerske kompanije; c) u svakodnevnoj rutini firme na redovnoj osnovi.
Svrha prijema može biti proširenje i produbljivanje kontakata u oblasti poslovanja kompanije, dobijanje potrebnih informacija, formiranje imidža organizacije u eksternom poslovnom okruženju.
Prijemi mogu biti: dnevni i večernji, sa sjedenjem (unaprijed dodijeljena mjesta za učesnike) i bez sjedenja, svečani i neformalni.
Dnevni prijemi su "čaša šampanjca", "čaša vina", "doručak". “Čaša šampanjca” obično počinje u 12 sati i traje oko sat vremena. Razlog za takav prijem može biti godišnjica državnog praznika, odlazak (dolazak) službenog lica, boravak delegacije. Otvaranje izložbe (festivala) itd. Ovo je najjednostavniji oblik prijema koji ne zahtijeva puno priprema. Prijem se odvija bez sjedenja gostiju - stojeći. Piće i grickalice poslužuju konobari. Obično se poslužuju samo šampanjac, vina, sokovi i grickalice (mini kolači, sendviči, orasi).
Doručak ili ručak sa sjedenjem je formalniji oblik prijema. Za ovaj oblik upisa predviđeno je sjedenje za stolom za sve učesnike. Doručak se servira između dvanaest i petnaest sati i traje oko sat i po. Po svom sadržaju i vremenu odgovara ruskoj večeri i može uključivati 1-2 hladne grickalice, jedno riblje ili jedno mesno jelo i desert. Posluživanje toplog predjela prvog jela je prihvatljivo. Prilikom okupljanja gostiju u predsoblju nudi im se aperitiv, sokovi, tokom doručka - suva vina od grožđa, a na kraju doručka služe se čaj, kafa, šampanjac, konjak, liker. Gosti obično dolaze na doručak u ležernoj odjeći, osim ako njihova uniforma nije posebno naznačena u pozivu.
Večernji prijemi su nekoliko vrsta. Najpopularniji, demokratski, masovniji i produktivniji, u smislu dosezanja do komunikacije, je “koktel” koji počinje između 17-18 sati i traje dva sata. Prijem se odvija stojeći. Gosti sami dolaze za stolove sa grickalicama, sami preuzimaju svoje poslastice, a konobari nude piće, ako se poslužuju topli zalogaji, onda se doček može nazvati "a la buffet". Za veću svečanost sastanka, do njegovog kraja moguće je poslužiti šampanjac, sladoled, kafu. Buffet je najdemokratskiji oblik prijema. Takav banket možete ostaviti u bilo koje vrijeme. Dok ste na takvom prijemu, trebali biste zapamtiti nekoliko pravila:
stolu treba pristupiti tek nakon poziva ili nakon što ostali prisutni izađu za stol;
gosti uzimaju tanjire s hrpe na početku stola i kreću se duž stola u jednom smjeru (kako ne bi ometali jedni druge), stavljajući poslasticu na svoj tanjir;
nepristojno je biti blizu stola s cigaretom koja puši;
ružno je gomilati sva ponuđena jela na tanjir odjednom. Postoji određeni red poslastica: na početku se treba kušati riblja jela, riba i meso ne smiju biti na istom tanjuru;
treba da uzmete tačno onoliko koliko možete da pojedete;
predjela se prebacuju na tanjir sa zajedničkim uređajem koji se nalazi na tanjiru sa ovim predjelom. Nakon što ste otkucali poslastice, ne zaboravite da postavite uobičajeni aparat na mjesto;
za deserte i slatka jela morate uzeti čiste tanjure;
muškarac može počastiti damu donoseći joj nešto iz bifea. Neprihvatljivo je da se dama ophodi prema muškarcu.
Jedini pribor za jelo na švedskom stolu je viljuška. Stoga se grickalice režu na male komade („jednokratno“). Osim viljuški, mogu se poslužiti i ražnjići - mali štapići zabodeni u sendviče - baldahin i drugi komadi grickalice. Noževi mogu biti na stolu, ali će u svakom slučaju biti nezgodni za korištenje. Uobičajeno je da se za švedski sto dolazi u ležernom odijelu ili haljini.
Koktel prijem sličan švedskom stolu. Takođe se održava između 17 i 20 sati. Za razliku od švedskog stola, koktel stolovi nisu postavljeni. U holu je raspoređeno nekoliko stolova, na njih su raspoređene cigarete, šibice, pepeljare, a u vaze su postavljene papirne salvete. Poslastice i piće konobari poslužuju na poslužavnikima. Umjesto viljuški, gosti koriste posebne banketne ražnjiće. Prijem se završava serviranjem šampanjca i kafe.
Ručak je najsvečaniji oblik prijema. Počinje od 17 do 19 sati, traje 2-3 sata ili više. Gosti prvo sjede za stolom sat vremena, nakon čega prelaze u drugu, manje formalnu prostoriju, ili dio sale za sastanke, gdje se služe čaj i kafa. Kodeks oblačenja je svečan. Ručak će biti sedeći - svaki učesnik će saznati broj svog mesta za stolom iz pozivnice.
Ručak na bazi švedskog stola podrazumijeva besplatno sjedenje učesnika za stolovima za četiri do šest osoba, gosti preuzimaju grickalice sa jednog velikog stola i sjede za jednim od malih stolova. Jelovnik je poput švedskog stola. Takav prijem se organizuje nakon koncerta, gledanja filma, u pauzi između konferencijskih sesija. Ručak na bazi švedskog stola je manje formalan od ručka.
Čaj se dogovara između 16 i 18 sati, obično za žene. Večera sa rasporedom sjedenja razlikuje se od ručka samo u kasnijim terminima.
Ne možete kasniti na službene prijeme. Gosti na takve prijeme (doručak, ručak, večera) dolaze u roku od 3-5 minuta i nakon kraće pauze, korišteni za međusobno pozdravljanje i poznanstva, pozivaju se za sto. Nije prihvaćeno sastajanje za stolom. Nije preporučljivo razgovarati sa nekim preko komšije za stolom. Za stolom žena može sjediti u šeširu, ali rukavice moraju biti skinute.
Na prijemu sa rasporedom sjedenja potrebno je poštovati staž, službeni ili društveni status gostiju, jer se mjesta dijele na časnija i manje počasna. Prvo je mjesto desno od gospodarice kuće, drugo - desno od vlasnika. U nedostatku žena, prvo mjesto se smatra desno od vlasnika, drugo - lijevo od njega. Prilikom sjedenja pridržavajte se sljedećih pravila:
muškarci sjede prvi desno i lijevo od domaćice, dok je vlasnik okružen damama. Zatim se sjedišta izmjenjuju: muškarci sjede pored žena i obrnuto;
žena ne sjedi sa ženom na kraju stola, osim ako muškarac ne sjedi na kraju stola;
muž ne sjedi pored svoje žene;
dva stranca iz iste zemlje ne sjede zajedno;
zadnja mjesta za stolom zauzimaju zaposleni u njihovoj instituciji (ali ne i žene).
Kako bi svaki gost mogao brzo pronaći svoje mjesto za stolom, na ulazu se izlaže raspored sedenja, na sto se stavlja koverta sa imenom i prezimenom pozvanog, a ponekad se svakom gostu daje i raspored stola. Gosti zauzimaju svoja mjesta nakon što domaćica sjedne, ona prva ustaje nakon završetka prijema.
Priprema prijema uključuje sljedeće faze: postavljanje ciljeva prijema, odabir oblika prijema, određivanje sastava učesnika, izrada scenarija prijema, slanje pozivnica, sastavljanje plana sjedenja za stolom ( ako postoji), sastavljanje jelovnika, postavljanje stola i posluživanje gostiju, priprema zdravica i govora.
Neformalne prima se održavaju u situacijama kada se gosti nisu „očekivali“ unapred, češće u malim kompanijama i improvizovano, u neformalnom okruženju. Neformalni prijemi su uobičajeni u Sjedinjenim Državama kada su partneri pozvani na ručak. Neformalnost okruženja doprinosi rješavanju nestandardnih problema, sposobnosti da se na problem sagleda drugačije. U principu, treba biti spreman za takvu tehniku.
Zaključak
U obavljenom radu utvrđeno je da je prijem u poslovnoj sferi, prije svega, službena dužnost, i to ne samo organizacije hostesa koja prima goste, već i organizacija koje obavljaju ulogu gostiju. Stoga se prema poslovnom sastanku ili prijemu mora odnositi odgovorno, poznavati osnove njegovog održavanja, okvir za realizaciju prijema.
Poslovni sastanci i prijemi neophodni su za plodonosan rad, pomažu u vođenju poslovnih pregovora, skidajući sa njih zavjesu formalnosti i dajući im opušten karakter. Istovremeno, kako ne biste uvrijedili goste, morate znati osnovna pravila za održavanje prijema. A da sami ne biste došli u nezgodnu situaciju kada ste na recepciji, morate znati kako se na njoj ponašati. Ovo je bio fokus obavljenog rada, tokom kojeg sam identifikovao osnovna pravila za vođenje prijema:
Savremena međunarodna protokolarna praksa svjedoči o želji zemalja da prijeme učine skromnijim, izbjegnu pretjeranu pompe i učine ih racionalnijim.
Poluformalna atmosfera prijema omogućava prisutnima da ostvare korisne kontakte, razgovaraju općenito o budućim korisnim ugovorima za partnere učesnike, prošire i prodube postojeće kontakte, razmjenjuju mišljenja i mišljenja, omogućavajući bolje upoznavanje ekonomskih, finansijskih i drugih pozicija i potraživanja budućih partnera, njihove karakteristike u organizaciji poslovanja... Osim toga, za iskusnog biznismena posmatranje ponašanja i postupaka pozvanih na prijem može biti izvor informacija, koje će zauzvrat poslužiti kao jedna od osnovnih komponenti u donošenju odluke o poslu.
Bibliografija
) Botavina R.N. Etika poslovnih odnosa: vodič za učenje. - M.: Finansije i statistika, 2002.-str. 208.
) Dunkel. Poslovni bonton - Rostov na Donu: Feniks, 2006. - 370.
) Čumikov A.N., Bočarov M.P. Odnosi s javnošću: teorija i praksa. - M.: Delo, 2003.- str. 496.
) Šepel V.M. Priručnik za privrednika i menadžera.-M .: Finansije i statistika, 2000.- str. 354.
) Yashin V.V Poslovna etika. - M.: Delo, 2002.- str. 342
Dodatak
delegacija prijema poslovnih sastanaka
Raspored službenih prijema: 1 - 12 gostiju po službenom stažu
Raspored službenih prijema kod domaćice: 1 - 14 gostiju po službenom stažu
Neformalni prijem. Stol je u obliku slova U, vlasnik i domaćica sjede jedan naspram drugog. Ovaj plan sjedenja, iako međunarodno prihvaćen, treba izbjegavati jer 7-12 gostiju ima malo ili nikakvu interakciju s domaćinom.
Na službenim doručcima i večerama gosti se sjedaju prema rangu po redoslijedu protokolarnog staža.
Službenici koji imaju čin ili zvanje, nalaze se na godišnjem odmoru ili bez posla, odnosno koji ne obavljaju svoje funkcije koje odgovaraju svom činu, inferiorni su po stažu u odnosu na goste istog ranga koji su u aktivnom radu. Ako gost obavlja poslove veće od svog ranga, zauzima najviše mjesto koje mu je dodijeljeno.
Kako žene sve više zauzimaju visoke pozicije u biranim tijelima i na administrativnim pozicijama, na službenim ručkovima i večerama, žene se sjedaju među muškarce prema rangu.
Na neformalnim doručcima i večerama gdje su prisutni muškarci i žene, ako je moguće, nemojte sjediti jedno pored drugog. U takvim slučajevima, osim ako žena nije šef misije, žene se sjedaju u skladu sa stažom svojih muževa.
Udovice zadržavaju rang muža. Žene bez pratnje sjede prema godinama, činu ili zvanju. Udate žene imaju staž u odnosu na udovce ili razvedene žene. Sve žene su starije u odnosu na mlade djevojke, osim ako njihov čin i odgovornosti ili počasna zvanja nekoj od njih daju posebnu prednost.
Muž žene na službenom položaju sedi među muškarcima u skladu sa činom žene, ako ga položaj koji zauzima ne kvalifikuje za časniji položaj.
Na sastancima na kojima su prisutni i zvaničnici i ugledne ličnosti, neizbježan je sukob između radnog staža u zakonu i radnog staža iz razloga učtivosti. U ovim slučajevima potrebno je poštovati sljedeća pravila:
· uvijek se uzima u obzir relativni staž osoba na službenom položaju;
· kada se odredi radni staž, počasni gosti će biti smješteni među zvaničnicima, s tim da se prednost radi iz ljubaznosti prema licima visokog ranga i većeg uticaja u javnom životu;
· prednost stranih posetilaca je uobičajena. Strani gosti jednakog ranga imaju viši rang od građana svoje zemlje. Građani koji rade van svoje matične zemlje su bolje rangirani od svojih sunarodnika.
Na prijemima kao što su doručak, ručak, večera gosti se sjede za stolom po strogo utvrđenom redoslijedu. Mjesta za stolom su podijeljena na više i manje počasna. Najčasnije mjesto je desno od domaćice (na nezvaničnom prijemu) ili desno od vlasnika (na službenom prijemu). Dalje, ima mjesta lijevo od domaćice i vlasnika, kako se udaljavaju, manje časni.
Na svečanom prijemu, gdje su gosti prisutni bez žena i muževa, glavnom gostu se nudi mjesto za stolom nasuprot domaćinu.
Tutoring
Trebate pomoć u istraživanju teme?
Naši stručnjaci će savjetovati ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite zahtjev sa naznakom teme odmah da se informišemo o mogućnosti dobijanja konsultacija.
izdavačka kuća:
"Mann, Ivanov i Ferber", 2014
Kako se pozdraviti
Ako uđete u prostorije, prvo se pozdravite - uvijek, bez obzira da li ste žena ili muškarac, top menadžer ili običan zaposlenik, starija osoba ili mladić. Ako su u kancelariji osobe kod koje ste došli, ograničite se na opšti naklon i pozdrav. Zatim se rukujte sa onim ko vas je pozvao. Kada nekoga pozdravljate, nemojte se ograničavati samo na formalno “Zdravo”. Pozovite drugu osobu po imenu.
Prilikom susreta, kada se predstavite ili se predstavite, nemojte žuriti da se rukujete. Onaj kome se upoznate mora biti prvi koji će to učiniti. Zapamtite: prema poslovnom bontonu, nije uobičajeno ljubiti ruke damama na službenom sastanku (prema pravilima sekularnog bontona, ljube ruku samo udatim ženama i samo u zatvorenom prostoru). Ako sjedite, ustanite kada pozdravljate ako je moguće. Koristite zdrav razum kada to radite. Ako odjednom ne možete ustati (na primjer, zbog stegnutosti i neugodnosti), pozdravite druge ljude dok sjedite, ali se izvinite: "Izvinite što ne ustajem, ovdje je mala gužva."
Kako se rukovati
Ako priđete grupi ljudi i rukujete se s jednom osobom, morate se rukovati s ostalima. Nije uobičajeno rukovanje preko praga, stola ili iznad glave osobe koja sjedi između vas. Nemojte se rukovati sa drugom osobom dok drugu držite u džepu. Jedno od gorućih pitanja poslovnog bontona: da li je potrebno rukovati se sa ženom? Odgovor je nedvosmislen: da. Ženski stisak ruke se ne razlikuje od muškog. Sekularni bonton pretpostavlja da je žena prva koja pruža ruku muškarcu. U poslovnom bontonu, vođa prvi pruža ruku, čak i ako je podređena žena.
Stisak ruke sa dlanom nagore ukazuje na to da osoba želi da prenese kontrolu na sagovornika. Kada osoba, rukujući se sa partnerom, pokrije dlan svojim, on pokazuje svoju moć i dominaciju. Ako vam ovaj položaj ne odgovara, pokrijte njegovu desnu ruku lijevom . Rukovanje s obje ruke obeshrabruje se poslovnim bontonom jer ono ima za cilj da manifestira bliži odnos s ljudima. Štaviše, ljudi takav gest mogu shvatiti kao pokušaj da pokažu snishodljivost ili pokroviteljstvo. Međutim, ne zaboravite na međukulturalne razlike – na primjer, Amerikanci vole ovaj gest i smatraju ga prikladnim u poslovnoj komunikaciji.
Kako se upoznati
Ako su oko vas nepoznati ljudi, nemojte se stidjeti, slobodno se predstavite, nemojte čekati da vas upoznaju. Kada se sastajete na poslovnom sastanku (konferencija, prijem), ne biste trebali odmah govoriti o svojim postignućima i nabrajati regalije. Dovoljno je jednostavno naznačiti šta radite i zašto ste došli na sastanak ili događaj.
Važno je biti u stanju ne samo da predstavljate sebe, već i da upoznate ljude jedni s drugima. Prvo se spominje osoba kojoj upoznate stranca. Onaj koga predstavljate je drugi. Kada predstavljate ljude jednakog statusa, zamislite onog s kim se najbolje poznajete, onog s kim najmanje znate. Muškarac se upoznaje sa ženom, mlađom po godinama ili po službenom položaju - starijom.
Kada vam se neka osoba predstavi, fokusirajte se na pamćenje njenog imena – češće je zovite po imenu tokom razgovora. Zaboravljajući ime sagovornika, pokušajte da ublažite situaciju korektnim pitanjem: „Izvinite, malo sam zaboravan u poslednje vreme, možete li se setiti kako se zovete? »
Šta bi trebalo da bude vizit karta
Poželjno je da vizit karta bude dizajnirana u strogom lakoničnom stilu. Poslovni ljudi koji često rade sa stranim partnerima trebali bi štampati vizit karte na jeziku partnera - to je posebno dobrodošlo u azijskim zemljama. Ako su se neke informacije o vama promijenile, potrebno je naručiti nove vizit karte: ni u kom slučaju ne ispravljajte podatke na starim vizit kartama, kartica sa mrljama i ispravkama je znak lošeg ukusa. Smatra se da je dobra forma da poslovna osoba ima vizit karte na dva jezika - ruskom i engleskom. Nemojte praviti dvojezičnu vizit kartu.
Ako osobu niste zatekli na licu mjesta, ali joj želite iskazati poštovanje, presavijte gornji desni ugao vizit karte koju ste ostavili. Prenošenje vaše vizit karte sa oznakom preko trećih lica uobičajen je običaj u međunarodnoj poslovnoj komunikaciji.
Kako završiti sastanak
Kada napuštate strance, ne morate se lično pozdravljati sa svima. A ako napustite prepun prijem prije ostalih gostiju, oprostite se samo od domaćina sastanka. U suprotnom, vaš odlazak može poslužiti kao signal učesnicima zabave da je vrijeme da svi idu kućama. Ako razgovor potraje predugo, pozovite drugu osobu da upozna nove ljude, upoznajte ih jedno s drugim, izvinite se i otputujte.
Zbogom bi trebao biti kratak — na primjer, rukovanje kao da se sastajemo. Završite razgovor ljubazno generičkim frazama kao što su: "Bilo je divno vidjeti te." Ako treba da napustite sastanak ranije, sačekajte pauzu u razgovoru, ustanite i pozdravite se, izražavajući nadu za novi sastanak.
Jezik tela
Neverbalna komunikacija je u ravni i psihologije i lijepog ponašanja: na primjer, kada razgovarate s ljudima, ne morate široko raširiti noge, sagnuti se i držati ruke u džepovima. Tumačenje nekih tipičnih gestova je prilično dobro utvrđeno. Na primjer, poza "smokvinog lista" (dlanovi zatvoreni na način da ruke formiraju obrnuto "V") ukazuje na stidljivost i sumnju u sebe. Ako pravite nemirne pokrete, njišete se s jedne strane na drugu ili dodirujete lice ili kosu, tada povećavate svoju nervoznu napetost i odvlačite pažnju drugih. Ne ohrabruje se pretjerana gestikulacija tokom razgovora. Gestove treba suzdržati - pretjerano izražavanje može zbuniti sagovornike.
Pokažite poštovanje prema ličnom prostoru: udaljenost između vas i osobe sa kojom razgovarate treba da bude najmanje dužine ruke. Poslovna komunikacija ne uključuje razgovor uglas ili šaputanje. Ne pravite korak naprijed ako sagovornik napravi korak unazad – time možda nesvjesno pokušava dati do znanja da mu zadirete u lični prostor. Tokom sastanka ne gledajte na sat - drugima se može učiniti da ste opterećeni komunikacijom i žurite da odete. Izbjegavajte sjedenje prekriženih nogu, posebno u stolici. Ako je duboko, možete lagano ispružiti noge.
Kako pregovarati
Priprema pregovora sastoji se od izrade poslovnog protokola usvojenog među diplomatama i privrednicima, a iz suštinskog dijela - pitanja o kojima treba razgovarati. Partnere treba pozvati na pregovore najmanje dvije sedmice unaprijed, kako bi se i oni pripremili - to će uštedjeti vrijeme i stvoriti uslove za efikasnu komunikaciju. Što se tiče sastava delegacije, mora postojati paritet u pregovorima, odnosno jednak broj učesnika sa obe strane i podudarnost stavova predstavnika sa svakom. Na sastanak su pozvani samo oni zaposleni, čije je prisustvo zaista neophodno. Mjesto održavanja pregovora predlaže strana koja poziva, ali pozvana ima pravo prihvatiti i odbiti. Ne preporučuje se zakazivanje pregovora za rano jutro ili kasno uveče.
Kada ima mnogo učesnika i nisu upoznati, na sto možete staviti kartice sa prezimenima. Stranke se nalaze jedna naspram druge po redosledu korespondencije pozicija. Predstavnici domaćina sjede okrenuti prema vratima. Između učesnika treba biti udaljenost od oko jedan i po metar. Prvi sjeda šef stranke koja prima.
Nakon pozdrava, učesnike treba predstaviti jedni drugima. Također morate definirati njihovu ulogu i ovlaštenja u pregovorima. Prvo se predstavlja šef zemlje domaćina, zatim šef pozvane delegacije. Nakon toga upoznaju svoje zaposlene: prvo sa stranim primaocima, a zatim sa pozvanom stranom. Razmjena posjetnica je primjerena ako nema više od sedam osoba sa svake strane sastanka.
Ako se pregovori vode sa stranom delegacijom, potrebno je unaprijed dogovoriti jezik pregovora i obezbijediti tehnička sredstva za prevodioce. Ukoliko se tokom razgovora snima, goste treba o tome obavijestiti. Na kraju pregovora sastavlja se upis i uz njega se prilaže prethodno odobreni plan.
Prihvaćeno je da gosti započnu razgovor. Nije uobičajeno prekidati govornika. U rijetkim slučajevima, kada zaista trebate nešto razjasniti tokom govora, možete se izviniti i postaviti pitanje. Ni u kom slučaju se ne biste trebali svađati sa predstavnicima svoje strane. Ako želite da razjasnite nešto između sebe, trebate zatražiti pauzu i izaći na razgovor. U pregovorima nema mjesta kategoričnim izjavama, izazovima, oštrim procjenama i demonstracijama superiornosti. Ako primijetite ovakvo ponašanje s druge strane, ne treba se braniti – bolje je samo šutjeti.
Optimalno vrijeme sastanka je dva sata. Ako se pregovori odugovlače, potrebna je pauza za kafu od pola sata. Ako imate poklone za učesnike sastanka, oni se uručuju nakon pregovora.
Alkoholna pića se ne služe tokom pregovora. U rijetkim prilikama (na primjer, potpisivanje važnog ugovora), šampanjac se može ponuditi na samom kraju pregovora – ali to je više simboličan gest.
Prijem poslovnih partnera
Goste na aerodromu mora dočekati šef delegacije odgovarajućeg ranga. Obično dolazi u pratnji dvoje ili troje ljudi. Menadžer kompanije domaćina možda neće pratiti goste na svim putovanjima. Postoji neizgovoreno pravilo (ne kategorično, ali poželjno) - ako gost dolazi sa suprugom, onda voditelj domaćina na prvi sastanak dolazi u pratnji supružnika. Prvi se predstavlja šef zemlje domaćina. Zatim predstavlja supružnika, zatim osoblje (po opadajućem redoslijedu po rangu).
Razmislite unaprijed kako smjestiti goste u automobile kako bi sve proteklo glatko. Najčasnije mesto je zadnje sedište koso od vozača. U njemu se nalazi šef delegacije gostiju. On prvi ulazi u auto i prvi izlazi. Ako šef skupa dođe za volanom ličnog automobila, tada je počasno mjesto za gosta pored njega. Standard pristojnosti je da će se šefu otvoriti vrata. To radi vozač, zaštitar ili službenik, ali nikako žena.
Prilikom pratnje gostiju do hotela, rastajte se s njima ne na ulici, već u predvorju. Tamo možete dogovoriti i protokolarnu posjetu.
Mobilni bonton
Poslovno je potrebno zvati mobilni telefon tokom radnog vremena, radnim danima se smatra vremenski period od 09:00 do 21:00. Uvek isključite telefon tokom pregovora i zajedničkog ručka. Ton zvona treba da bude neutralan (klasična telefonska melodija, nenametljiva melodija ili samo vibracija bez zvuka). Ako nekoga pozovete i telefonska sekretarica se uključi, nemojte spuštati slušalicu. Predstavite se i zamolite da vas pozovu kada vam bude zgodno. Ako na vaš poziv nije odgovoreno, nazovite ga najkasnije dva sata kasnije - vlasnik telefona će vidjeti propušteni poziv i nazvat će vas ponovo. Nepristojno je čekati više od šest zvona - bolje je spustiti slušalicu nakon petog zvona. Ne bi trebalo da pitate sagovornika o raspoloživosti vremena ako zovete u radno vreme na određeno kratko pitanje.
Osoba koja je započela razgovor završava razgovor. Ako je veza prekinuta, pozivalac uzvrati poziv. Najbolje je odgovoriti nakon drugog ili trećeg poziva - ako odmah podignete slušalicu, sagovornik možda neće imati vremena da se koncentriše. Nemojte odustati od poziva - to je nepristojno. Morate odgovoriti i zatražiti da uzvratite poziv (ili obećati da ćete nazvati) nakon određenog vremenskog perioda, recimo, dva sata. Nemojte se na kraju razgovora izvinjavati što ste odvojili vrijeme sagovorniku, bolje je samo zahvaliti na prilici da pričate o svom slučaju. Nemojte davati brojeve mobilnih telefona bez saglasnosti njihovih vlasnika.
Knjigu je obezbijedila izdavačka kuća "Mann, Ivanov i Ferber".