HR administracija od nule - upute korak po korak 2016 godine navedene u našem članku pomoći će da se ovaj proces kompetentno organizira u poduzeću. Sve faze rada sa zaposlenim su iscrpno opisane u nastavku: prijem, prelazak na drugo odjeljenje, napredovanje, promjena plate, kažnjavanje, ohrabrenje, naplata, otpuštanje.
Ko je odgovoran za vođenje kadrovske evidencije
Tok rada ljudskih resursa kao dio računovodstvenog procesa treba da kontroliše šef kompanije. Po pravilu, to je prva osoba kojoj je inicijalno dodeljena odgovornost za njeno postupanje, za šta se izdaje odgovarajući nalog.
Kako se zapošljavaju stručnjaci za ljudske resurse ili računovodstvo, ove funkcije im se delegiraju uz jasnu naznaku ko je za šta odgovoran i koji dokument ima pravo potpisati. Za svako radno mjesto izrađuje se odgovarajuće uputstvo kojim se utvrđuju radne funkcije, prava i stepen odgovornosti. Zaposleni se upoznaje sa administrativnim dokumentom i opisom poslova i potpisuje se:
- ili u redu koji je za to rezerviran na samom dokumentu;
- ili na posebno kreiranom listu ličnog poznanstva.
Pored opisa posla moguća je izrada internih pravilnika, pravilnika, dodatnih uputstava. Međutim, Zakon o radu Ruske Federacije i drugi propisi koje donose vlada i ministarstva služe kao osnova za poštovanje vladavine prava u oblasti upravljanja kadrovskom evidencijom.
U slučaju nepoštivanja odredaba zakona ili lokalnih akata kompanije, prema zaposlenom angažovanom na poslovima upravljanja kadrovskom dokumentacijom mogu se primeniti disciplinske mere. I to je sasvim opravdano, jer čak i manji prekršaji mogu dovesti do opipljivih finansijskih gubitaka.
SkinutiUputstvo za kadrovsku administraciju - 2016 ili izradite vlastite propise?
Zvanično odobreno centralno Instrukcije administracije ljudskih resursa br. Međutim, u svom radu stručnjacima se preporučuje da koriste GOST R 7.0.8-2013, odobren naredbom Rosstandarta od 17.10.2013. br. 1185-st.
Ipak, zahvaljujući dugogodišnjoj praksi u provođenju ovakvih aktivnosti, razvijen je određeni neizgovoreni skup pravila i slijed radnji, koji su činili osnovu za uputstva korak po korak za HR administracija... Može se bezbedno primeniti u praksi, čime se izbegavaju nepreciznosti i greške.
Osim toga, koristeći navedene informacije, možete predvidjeti ukupan broj dokumenata koji će se morati obraditi, kao i vrijeme koje će se morati potrošiti na to, odnosno kako biste odredili koliko bi zaposlenika trebalo biti u odjelu za ljudske resurse.
Na osnovu ovih pravila i metoda, praktičar će kreirati sebi prikladan algoritam radnji, koji će se pridržavati u budućnosti kako bi održao visoku kvalitetu Kadrovska uprava u 2016.
Koje je uputstvo za vođenje kadrovske evidencije
U nastavku slijedi univerzalni plan za održavanje cjelokupnog obima kadrovskog toka, koji se može koristiti u bilo kojoj fazi životnog ciklusa kompanije - od stvaranja do trenutka likvidacije ili reorganizacije. Mada korak-po-korak instrukcije o administraciji ljudskih resursa od nule su prilično uobičajene, bilo bi korisno imati pri ruci kompaktnu i laku za čitanje opciju.
Dakle, koraci koje morate redovno preduzimati da biste postigli optimalne rezultate HR administracija od nule:
- Izbor zakona i propisa za naknadno regulisanje rada. Obavezno je obratiti pažnju na sljedeće:
- Zakon o radu Ruske Federacije. Neophodan je u potpunosti, jer su situacije različite, a s vremena na vrijeme ipak morate nešto ponovo pročitati. Najvažniji odeljci su oni koji su posvećeni konceptu normalne pozitivnosti radnog vremena, njegovom obračunu i regulisanju (Pogl. 15-16, 22), naknadi, njenim komponentama, oblicima i sistemima (Gl. 21), trajanju odmora. i uslove za nastanak prava na njih (čl. 19). Takođe je imperativ da se upoznate sa pravima i obavezama zaposlenih, koji su propisani na zakonodavnom nivou.
- Album primarne dokumentacije na osnovu dekreta Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 04.01.2001. br. 1. Strogo pridržavanje uzoraka koji su u njemu predstavljeni nije obavezno, jer je kompanijama dozvoljeno da samostalno razvijaju formulare, ali uz obavezni detalji navedeni u njima. Istovremeno, čini se neprikladnim razvijati prevelik broj vlastitih obrazaca, jer za većinu operacija već postoje standardni obrasci sa potrebnim skupom rekvizita. Dovoljno ih je dopuniti poljima koja nedostaju.
- Procedura za vođenje i evidentiranje radnih knjižica, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16.04.2003. br. 225, koja otkriva sve aspekte upotrebe glavnog dokumenta koji odražava radni staž zaposlenog.
- Preporuke odobrene od strane Generalštaba Oružanih snaga Rusije 11. aprila 2008. godine, koje regulišu suptilnosti vođenja evidencije građana obveznika vojne službe.
- Osnovni standardi kancelarijskog rada i upravljanja osobljem na osnovu naredbe Rosstandarta od 17. oktobra 2013. br. 1185-st, rezolucije Gosstandarta od 03.03.2003. br. 65-st, naredbe Ministarstva kulture od 25.08.2010. 558, Uredba Vlade Ruske Federacije od 15.06.2009. br.477.
Zaposleni koji se bavi kadrovskom dokumentacijom treba uvijek da ima pri ruci ovu listu dokumenata, kao i da po potrebi dopunjava svoja znanja iz ove oblasti, kao iu slučaju značajnih promjena u zakonodavstvu. To se može učiniti kako samostalno, tako i sklapanjem ugovora sa dobavljačima specijalizovanih regulatornih pravnih okvira.
- Proučavanje statuta kompanije i po potrebi registracionih dokumenata. To će pomoći da se utvrde pravila i uslovi za prijem čelnika kompanije ili članova odbora direktora - glavnog izvršnog organa. Osim toga, ovi dokumenti sadrže podatke o maksimalnom trajanju njihovog mandata, visini naknade i postupku prestanka njihovih ovlaštenja.
- Izdavanje upravnog akta o imenovanju rukovodioca. Osnova za to će biti zapisnik sa skupštine osnivača. Dakle, ovo će biti prvi kadrovski nalog nove firme. Iz nje bi trebalo da se vrši njihovo end-to-end numerisanje, što je od najveće važnosti, jer je za službe kontrole izuzetno važno da se pridržavaju procedure izdavanja dokumenata u trenutku transakcija.
- Izrada dokumentacije za registraciju poslovanja sa kadrovima. Sveobuhvatna lista bi trebala uključivati:
- interni radni propisi (PVTP);
- struktura odjela i radnih mjesta u kompaniji;
- raspored osoblja (formalno nije potreban, ali ga u praksi zahtijeva većina revizora);
- raspored odmora;
- dokumentima koji regulišu zaštitu ličnih podataka zaposlenih.
Skup dokumenata za personalizovano računovodstvo podataka zaposlenih je obavezan:
- ugovor o radu;
- dnevnik kretanja radnih knjižica;
- dnevnik knjigovodstvenih obrazaca radnih knjižica, a pored toga i sam obrazac (radi sastavljanja knjiga za zaposlene kojima je ovo prvo mjesto rada);
- dokumentacija za obračun radnog vremena (radni listovi T-12 ili T-13);
- lične karte (T-2);
- nalozi za osoblje i osnov za njih;
- obračun i platni spiskovi;
- pojedinačne platne listiće;
- opisi poslova, propisi.
Ako u preduzeću postoji sindikat ili predstavnik skupštine radnika, može se izraditi i potpisati kolektivni ugovor. Uredba o naknadama i bonusima može postati veoma važan dokument. To će omogućiti smanjenje obima ugovora o radu i jasno utvrditi proceduru za obračun naknade za rad.
Ako je kompanija implementirala redovnu procjenu osoblja, potrebna je odredba o sertifikaciji. Radi sigurnosti internih informacija potrebno je izraditi dokument o zaštiti poslovne tajne.
- Izrada obrazaca i njihova koordinacija sa menadžmentom kompanije. Nije potrebno kreirati sve od nule, možete koristiti standardne obrasce, dodajući im detalje koji nedostaju koji odgovaraju specifičnostima kompanije. Moguće je da prvi pokušaj odobrenja novog obrasca neće uspjeti, tada je potrebno izvršiti dopune u skladu sa željama direktora i ponovo ga dostaviti na odobrenje.
- Izbor radnika koji će mu povjeriti poslove vođenja i vođenja radnih knjižica. Za to se kreira odgovarajući administrativni dokument. To može biti ili pojedinačni zaposlenik koji obavlja samo određenu funkciju, ili je u kombinaciji sa drugim poslovima u kadrovskoj službi.
- Organizacija prijave za rad novozaposlenih. Kao posljednja faza u ciklusu upravljanja ljudskim resursima, ovaj postupak uključuje niz međusobno povezanih radnji. Povezan je sa potrebom popunjavanja niza dokumenata (ugovor o radu, nalog za prijem, lična karta), upoznavanje zaposlenog sa opisom posla, pravilnikom kompanije, upisivanjem u radnu knjižicu itd.
Ubuduće se sastavljaju dokumenti o tekućim aktivnostima zaposlenog: evidentiranje radnog vremena, platni spisak, godišnji odmori, dani odmora po donatorskim potvrdama ili bez plaće, transferi.
Upravljanje HR dokumentima nije tako teško kao što se čini na prvi pogled. Uprkos obilju raštrkanih i raznovrsnih propisa koji regulišu ovu problematiku, sve potrebne informacije mogu se odabrati i sistematizirati.
Osim toga, gore navedeno je kratka i razumljiva varalica koja može pomoći novom regruteru, pa čak i iskusnom zaposleniku, olakšavajući mu općenito razumijevanje svih koraka koje treba poduzeti.
Glavna stvar u ovakvim slučajevima je pažnja i savjesnost u detaljima, jer manje greške u dokumentaciji mogu dovesti do ozbiljnih problema za kompaniju, kako finansijskih tako i reputacijskih.
U ovom članku ćemo vam reći kako će sekretar postaviti temelje budućeg kadrovskog odjela i arhive kadrovske dokumentacije, kako formalizirati svoje odgovornosti za vođenje kadrovske evidencije i pridržavati se potrebnog minimuma radnog zakonodavstva.
SEKRETAR OSOBLJA: RASPOREĐIVANJE ODGOVORNOSTI
Prema prvom dijelu čl. 60.2 Zakona o radu Ruske Federacije, moguće je nametnuti zaposleniku dodatne obaveze koje nisu predviđene ugovorom o radu samo uz dodatnu naknadu.
Ne možete sekretaricu tek tako "obraditi" novim obavezama. Njihova dodjela je formalizirana naredbom. Osim toga, preporučujemo da pripremite dvije narudžbe. U prvom (organizacionom) potrebno je imenovati službenika zaduženog za vođenje kadrovske evidencije (Primjer 1).
U drugom (u kadrovskom smislu) - dodijeliti odgovornosti, propisati iznos plaćanja i dati saglasnost zaposlenika (Primjer 2). Ovi nalozi sadrže lične podatke, ali su „težine kategorije“ ličnih podataka u njima neproporcionalne: činjenica da se zaposleni bavi vođenjem kadrovske evidencije nije tajna (malo je vjerovatno da će to biti skriveno od drugih), ali iznos njegova naknada su povjerljivi lični podaci koji nisu poznati autsajderima koje ne morate znati. Oba naloga se izdaju istog dana.
OBAVEZNI OKVIRNI DOKUMENTI
Postoje dokumenti koje svaka organizacija mora imati - svaka provjera će ih prvo tražiti. Ako je sekretar sada odgovoran za vođenje kadrovske evidencije, onda će se ovo obavezno zapošljavanje morati obezbijediti što je prije moguće. Evo liste ovih dokumenata u obliku tabele sa objašnjenjima. Dokumente nećemo numerisati - stepen njihove obaveze je isti i najveći.
Ova lista nije konačna. Dakle, ako je glavna djelatnost organizacije proizvodnja, tada će, najvjerovatnije, biti potrebno izraditi raspored smjena, odobriti standarde proizvodnje, listu pozicija i profesija sa štetnim radnim uvjetima, rad u kojem daje pravo na dodatne otići, a ovo je daleko od svega. Samo izrada ovih dokumenata više ne bi trebala biti sekretarica sa dužnostima kadrovskog službenika koji su mu dodijeljeni, već cijeli tim, koji uključuje ekonomistu rada i specijalistu za zaštitu rada.
Može li sekretar sam da razvije sve navedene LNA? Vjerovatno da. Ali bolje je ne sami, već u tandemu s glavnim računovođom ili šefom organizacije. Prije svega, ovo se odnosi na one LNA koje uspostavljaju proceduru nagrađivanja radnika.
DOKUMENTI ZA ZAŠTITU LIČNIH PODATAKA
Poslodavac je dužan osigurati sigurnost ličnih podataka zaposlenih u skladu sa Federalnim zakonom br. 152-FZ. Nije dovoljno usvojiti uredbu o ličnim podacima.
Dodatno potrebno:
Pisane dozvole zaposlenih za obradu njihovih ličnih podataka;
Pisane obaveze zaposlenih koji obrađuju lične podatke kolega o njihovom neobjavljivanju;
Poseban način skladištenja dokumenata koji sadrže lične podatke.
Ako se striktno pridržavate slova zakona, onda prvo zaposleni mora dati dozvolu za obradu svojih ličnih podataka, a tek onda prijavu za zapošljavanje. Ovo je dobrovoljna stvar, ali u praksi je nemoguće prijaviti se za posao bez dozvole. Stoga takvu dozvolu daju svi zaposleni u organizaciji, bez izuzetka. Za to ne postoji utvrđeni obrazac, ali možete koristiti onaj iz Primjera 3.
Lične podatke kolega, po pravilu, obrađuju sekretar zadužen za kadrovsku administraciju i glavni računovođa. Oni su ti koji moraju dati obavezu da ne otkrivaju podatke o zaposlenima (Primjer 4).
LIČNE NARUDŽBE
Glavni dokument, koji odražava upravljačke odluke šefa osoblja, je naredba. Nalozima se formalizuju prijemi i otpuštanja, odmori i unapređenja, raspoređivanje dužnosti i rasporeda na službena putovanja itd. Stoga se kadrovskim nalozima daje centralno mjesto u kadrovskoj službi i arhivi.
Najčešći tipovi naloga za osoblje imaju gotove formulare koje kadrovski službenik može ispuniti samo:
Naredba o prijemu u radni odnos (jedinstveni obrazac br. T-1*);
O premještaju radnika na drugo radno mjesto (obrazac br. T-5*);
O davanju odsustva zaposlenom (obrazac br. T-6*);
O prestanku (prestanku) ugovora o radu sa zaposlenikom (otkaz) (obrazac br. T-8*);
O upućivanju radnika na službeni put (obrazac br. T-9*);
O stimulaciji zaposlenih (obrazac br. T-11*).
Većina kadrovskih službenika u Rusiji koristi objedinjene forme: na njih su navikli sami kadrovi, radnici i (što je najvažnije) inspektori Državnog inspektorata rada (GIT). Odluka o korištenju jedinstvenih oblika dokumenata mora biti evidentirana u nalogu (Primjer 5).
Razvijanje vlastitih oblika dokumenata može se uporediti sa izumom točka. Ali ako postoji želja, tada razvijeni obrasci ne bi trebali sadržavati manje informacija od onih koje je odobrio Državni komitet za statistiku.
Jedinstveni obrasci naloga su više nego dovoljni da sekretar za ljudske resurse formalizuje standardne kadrovske radnje. Ali postoje i drugi nalozi za osoblje: oni su sastavljeni u obliku naredbi za glavnu djelatnost i nemaju jedinstven oblik. Na primjer, nalog o dodjeli odgovornosti za vođenje kadrovske evidencije (vidi primjer 2). A može postojati i nalog za promjenu imena, utvrđivanje naknade, ukidanje ili odlaganje godišnjeg odmora. Ovi dokumenti, sastavljeni u obliku naloga za glavnu djelatnost, ostaju nalozi za osoblje: sadrže lične podatke i pohranjuju se u rokovima utvrđenim za naredbe za osoblje.
Čuvanje naloga za osoblje... Naloge za osoblje od prvog dana postojanja organizacije treba odvojiti od naloga za glavne aktivnosti. To je prije svega zbog različitih perioda skladištenja. Prema stavu "a" čl. 19. Liste standardnih administrativnih arhivskih dokumenata nastalih u toku aktivnosti državnih organa, lokalnih vlasti i organizacija, sa naznakom perioda skladištenja (odobreno naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25.08.2010. br. 558, sa izmenama i dopunama dana 16.02.2016.godine u daljem tekstu - Lista 2010) nalozi za osnovnu delatnost se čuvaju trajno. Nalozi za osoblje - 5 godina (klauzula "b" (2) Liste iz 2010.) ili 50 godina (klauzula 2 člana 22.1 Federalnog zakona od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji ", sa izmjenama i dopunama od 18. juna 2017. godine; u daljem tekstu - Federalni zakon br. 125-FZ).
Drugo, kada se organizacija likvidira, nalozi o osoblju će biti prebačeni u državno čuvanje. Vjerovatnoća da će nalozi za glavne aktivnosti zainteresovati Arhivski fond Ruske Federacije vrlo je mala, pa će najvjerovatnije biti uništeni.
Nijanse formiranja slučajeva... Nalozi za osoblje se formiraju u predmete u toku kalendarske godine. Trebalo bi da postoje najmanje dva slučaja: prvi - sa rokom trajanja od 5, drugi - 50 godina. U budućnosti, kada bude više porudžbina za osoblje, povećaće se i broj slučajeva. Na primjer, formiraće se odvojeni predmeti: "Nalozi za obezbjeđivanje godišnjeg plaćenog odmora", "Nalozi za prijem, otpuštanje, premještanje radnika", "Nalozi za obezbjeđivanje roditeljskog odsustva" itd. Međutim, u prvim godinama rada organizacije, asortiman tema narudžbi obično nije mnogo raznolik, tako da možete učiniti dvije stvari:
Slučaj 1 - naredbe o obezbjeđivanju godišnjih plaćenih odmora, studentskih odsustava, o disciplinskim kaznama, o kratkoročnim službenim putovanjima (period skladištenja - 5 godina);
Slučaj 2 - nalozi za prijem, premeštaj, otpuštanje, bonusi, roditeljsko odsustvo, neplaćeno odsustvo (period skladištenja - 50 godina).
UGOVORI O RADU, LIČNE KARTICE, RADNE KNJIGE
Ugovori o radu zaposlenih, njihove lične karte i radne knjižice su stoni dokumenti kadrovskog službenika. O njima nismo govorili u odeljku „Obavezna dokumentacija o kadru“, jer to nisu lokalni propisi, već dokumenti koji se odnose na svakog zaposlenog lično. Svi oni su obavezni:
Ugovor o radu - u skladu sa čl. 56. Zakona o radu Ruske Federacije;
Radna knjižica - u skladu sa Pravilnikom o vođenju radnih knjižica;
Lična karta zaposlenog - potreba za njenim vođenjem naznačena je tačkom 12. Pravilnika o vođenju radnih knjižica.
Lična karta (jedinstveni obrazac br. T-2) upisuje se istovremeno sa prijemom zaposlenog u organizaciju. Sadrži lične podatke zaposlenika, sve podatke o njegovom kretanju u organizaciji, odmorima, nagradama itd.
Ugovor o radu, lična karta i radna knjižica su validni dokumenti za sve vreme rada zaposlenog u organizaciji. Ako zaposleni radi u organizaciji 20 godina, njegov ugovor o radu, radna knjižica i lična karta 20 godina su prenosive stvari. Zatvaraju se kancelarijskim radom tek nakon što zaposlenik dobije otkaz.
Iako su ova tri dokumenta validna, čuva ih kadrovski službenik i čuvaju kao što bi trebalo da budu pohranjeni za dokumente koji sadrže lične podatke (više o tome u nastavku).
Ugovore o radu i lične karte zatvorene kancelarijskim radom osoblje šalje na čuvanje u arhivu. Radne knjižice se vraćaju zaposlenima po otpuštanju. Naravno, postoje izuzeci kada, iz raznih razloga, radnik koji je dao otkaz nije uzeo radnu knjižicu - to se dešava s vremena na vrijeme. Treba imati na umu da je radna knjižica dokument koji podliježe vraćanju, a zaposleni (ili njegovi srodnici) teoretski je mogu zatražiti tokom cijelog perioda čuvanja ovog dokumenta, a rok je 50 godina (tačka 2. člana 22.1. Zakon br. 125-FZ) ... Stoga se zaboravljene radne knjižice nikako ne spajaju.
Nijanse formiranja slučajeva... Ugovori o radu i lične karte u arhivi čine predmete koji se nazivaju „Ugovori o radu otpuštenih radnika“ i „Lične karte otpuštenih radnika“. Ovi predmeti se obimno formiraju na isti način: prvo po godinama otpuštanja, a zatim po abecednom redu po imenima bivših zaposlenih.
ARHIVA LIČNIH DOKUMENTA: POSTAVLJANJE TEMELJA
U skladu sa čl. 17. Federalnog zakona br. 125-FZ, organizacija je dužna čuvati dokumentaciju o osoblju. Dok sekretar samo dodatno obavlja poslove kadrovskog referenta, naravno, neće moći u potpunosti održavati kadrovsku arhivu. Nakon toga, kada organizacija preraste u odjel za osoblje, stručnjaci će se pobrinuti za to. Ali do tada, sekretar će morati da se pridržava obaveznih minimalnih uslova:
Obezbijediti poseban režim skladištenja dokumenata o osoblju završenom kancelarijskom poslu (ovo je osnova buduće arhive);
Formirati predmete po godinama u skladu sa rokovima skladištenja;
Sastaviti godišnje sekcije inventara predmeta po osoblju.
- Pridržavamo se posebnog režima čuvanja dokumenata koji sadrže lične podatke. Poseban režim podrazumijeva isključenje pristupa njima od strane neovlaštenih lica. Ako je svaki metar poslovnog prostora zlata vrijedan, a sama arhiva još uvijek mala, funkcije skladištenja može preuzeti običan metalni ormar, zaključan ključem. Ovaj komad namještaja je jeftin, zauzima malo prostora i savršeno se nosi sa svojim zadacima. Takođe treba da čuva važeće kadrovske dokumente, uključujući i radne knjižice, jer je to dokument strogog izveštavanja (član 42. Pravilnika o vođenju radnih knjižica). Za kabinet bi trebalo biti nekoliko ključeva: jedan za sekretaricu, drugi, na primjer, za glavnog računovođu.
- Formiramo slučajeve po godinama... Govorili smo o formiranju predmeta po godinama prema gore navedenim rokovima skladištenja. Na isti način formiraju se predmeti sa nalozima za kadrove i dokumentima otpuštenih radnika (ugovori o radu i lične karte).
- Sastavljamo popis predmeta za osoblje... Što se tiče liste predmeta po osoblju, ona je dužna da je vodi prema klauzuli 4.12 Pravila za organizaciju skladištenja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih dokumenata u državnim organima, lokalnim vlade i organizacije (odobreno naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31.03.2015. br. 526). Nude i obrazac ovog dokumenta (Prilog br. 15) (Primjer 6). Pravila za popunjavanje inventara predmeta za osoblje dostupna su kao što je opisano u paragrafima. 8.1-8.4 Odjeljak 8 "Sastavljanje i izvođenje inventara" Metodoloških preporuka "Naručivanje upravljačkih dokumenata trajnog skladišta i osoblja" 2. Hajde da ih ukratko sumiramo:
Godišnji dio inventara za prošlu godinu sastavlja se godišnje;
Svi godišnji delovi inventara čine jedan inventar predmeta za osoblje;
Numeracija predmeta u inventaru je kontinuirana i ide kroz sve godišnje rubrike od evidencije br. 1 do upisnog broja 9999 (ako je godišnji dio za 2015. godinu završio na broju 13, onda godišnji dio inventara za 2016. godinu počinje od br. 14);
Svaka skladišna jedinica se upisuje u inventar pod svojim serijskim brojem; skladišna jedinica - 1 volumen; volumen ne smije sadržavati više od 250 listova dokumenata;
Svaki godišnji dio liste predmeta odobrava izvršni direktor.
Kadrovska evidencija neophodna je svakom preduzeću, bez obzira na oblik vlasništva, delatnost i broj zaposlenih. Za njegovo kompetentno i kvalifikovano rukovođenje potrebno je dobro poznavati radno pravo, pratiti promjene u zakonodavstvu i posjedovati vještine u oblasti upravljanja ljudskim resursima.
Šta je kadrovsko računovodstvo i čemu služi?
Sastavni dio aktivnosti svake kompanije je kadrovska evidencija. To je posao regulisan zakonodavstvom registracije, računovodstva i praćenja kretanja zaposlenih u organizaciji.
Kadrovska djelatnost podrazumijeva registraciju:
- prijem zaposlenih;
- otpuštanja;
- horizontalna (transfer između odjela) i vertikalna (na primjer, razvoj karijere) kretanja;
- poslovna putovanja;
- bolovanje;
- timesheet;
- odsustva (bilo koje vrste - godišnja, besplatna, za trudnoću itd.);
- lične karte za svakog zaposlenog itd.
Takođe, računovodstvo osoblja uključuje:
- vođenje vojne evidencije;
- regulisanje radnih odnosa;
- kreiranje i registracija raznih naloga i naloga (na primjer, o zapošljavanju, poticajima zaposlenih, itd.);
- organizacija rada i druge tačke.
Sva dokumentacija se sastavlja samo u skladu sa propisanim pravilima i propisima. Neki obrasci su unificirani, drugi se instaliraju u samom preduzeću.
Kompetentna organizacija kadrovske evidencije rješava mnoge probleme i zadatke kompanije. Naravno, postoje hiljade nijansi, ali postoje osnovne tačke koje važe za svako preduzeće.
Kako organizovati i kome povjeriti vođenje kadrovske evidencije?
Postoji nekoliko načina za organizaciju računovodstva. Sve zavisi samo od karakteristika preduzeća i od izbora koji će menadžer napraviti. Najčešće opcije su:
Napravite čitav HR odjel ako kompanija zapošljava mnogo ljudi
A kada je osoblje malo, možete unajmiti jednog stručnjaka. Prednosti ove metode su u tome što vođa organizuje rad na način na koji on voli i što je regulisano, a kontroliše se po sopstvenim principima.
Postoje i nedostaci: teško je provjeriti profesionalnost angažovanog specijaliste, pa postoji rizik da se zaposli ne baš kompetentan kadrovski službenik.
Morat ćete potrošiti vrijeme i novac na obuku ili tražiti drugog zaposlenika.
Prednosti ove opcije za organizaciju računovodstva su da ako je osoba preporučena, onda (možda) zaista radi posao, odnosno testirana je u slučaju. Naravno, potrebno je sa takvim kadrovikom dogovoriti uslove rada kako bi odgovarali objema stranama.
Povjerite HR posao knjigovođi ili dobroj sekretarici
Prednosti: Štedi vrijeme i novac. Odnosno, nema potrebe za odabirom kadrovskog službenika, a nema ni računovodstvenih troškova.
Nedostaci: glavni problem pri odabiru ove metode je što zaposleni obavljaju dodatni posao nakon glavnog, što dovodi do grešaka, grešaka, praznina i elementarnog nedostatka potrebne dokumentacije. I tu je, naravno, važno stručno znanje na temu kadrovske evidencije. A ako ih ima ista tajnica, onda je rizik od komplikacija u ovom slučaju minimiziran. I obrnuto.
Povjerite računovodstvo osoblja outsourcing organizaciji
Dobro: sve kadrovske aktivnosti padaju na ramena outsourcing kompanije, koja preuzima takvu odgovornost na osnovu ugovora. Pored činjenice da postoji stalna, kontinuirana pomoć oko kadrovskih pitanja, izbor ove metode značajno smanjuje troškove.
Protiv: potrebno je izabrati dobro uspostavljenu, ozbiljnu kompaniju, a potrebno je i uspostaviti interakciju, kreirati koncept za rad sa stručnjacima koji će raditi van kancelarije.
Jedino što menadžeru preostaje je da odabere najpogodniji i najprikladniji način vođenja kadrovske evidencije, nakon što je odvagao sve prednosti i nedostatke svake metode.
Radne funkcije kadrovskog radnika
Kadrovskom službeniku se u skladu sa uputstvima i ugovorom o radu nameću sljedeće dužnosti:
Ovo je nepotpuna lista obaveza kadrovskog radnika, uslovi su okvirni. Gore navedenog može biti više (ili manje), ali općenito, to su vještine i sposobnosti koje kadrovski stručnjak mora posjedovati.
Kadrovsko računovodstvo: koji dokumenti su potrebni?
Obično svako preduzeće zahteva prisustvo sledećih vrsta dokumenata koji se tiču osoblja:
- administrativni (lični i proizvodni nalozi);
- potvrđivanje radne aktivnosti;
- informacije i poravnanje;
- interna korespondencija;
- evidencije kontrole i registracije.
Neki kadrovski dokumenti moraju biti u kompaniji obavezno. To uključuje:
PVTR (interni radni propisi);
Svi dokumenti se čuvaju određeni broj godina. Regulirano:
- član ili odeljak Zakona o radu;
- odlukom Državnog odbora za statistiku;
- Savezni zakon i druge odredbe.
Ako nešto (uputstvo, narudžba itd.) nije dostupno, onda će tu činjenicu trebati ispraviti. Generalno, jedan od principa službenika za ljudske resurse je pravovremenost. To uvelike olakšava svakodnevni rad, pa čak i daje zakonsku snagu nekim aktima. Zapravo je veoma važno ne voditi tekuće poslove. U suprotnom, imaju tendenciju rasta kao snježna gruda.
Organizacija kadrovske evidencije: kako održavati, odakle početi?
Nakon što ste se nastanili na novom mjestu kao kadrovski službenik, prvo morate revidirati obaveznu dokumentaciju. Ako se pokaže (a desi se) da neki važni papiri sa liste nedostaju, onda ih treba vratiti. Naravno, takav posao neće biti moguće izvesti u jednom danu.
Stoga bi trebali istaknuti najvažnije pozicije i početi s njima. Provjerite dostupnost i pismenost u dizajnu (i ako trebate ispraviti ili izraditi novi dokument): raspored osoblja, raspored godišnjih odmora, ugovori o radu, nalozi, radna evidencija.
Voditi dnevnike za obračun ugovora o radu, naloga za osoblje. Napravite knjigu upisa u radnu knjižicu. Razumjeti lične karte (T-2). Radite u skladu sa lokalnim propisima.
Najvažnije je da sve tekuće dokumente popunite na vrijeme. Rad po Zakonu o radu i pravilima kancelarijskog rada. I ne uništavajte papire o osoblju. Vreme njihovog skladištenja je odobreno od strane Rosarhiva ("Lista ..." od 06.10.2000).
Za transparentnost radnih odnosa potrebna je sva knjigovodstvena dokumentacija. Kadrovski sistem uspostavlja norme i principe koji osiguravaju stabilnost zaposlenih u organizaciji, a administracija stvara pogodno okruženje za upravljanje osobljem.
Automatizacija računovodstva - 1C: prednosti rada s programom
Održavanje kadrovske evidencije, posebno u velikoj kompaniji, je po svom obimu nevjerovatno odgovoran i ogroman posao. Ali greške su ovdje nedopustive! Ali danas postoji način da se automatizuju aktivnosti kadrovskih službenika, što omogućava značajno olakšanje i pojednostavljenje rada odjela, uspostavljanje aktivnosti, značajno smanjujući rizik od grešaka.
Uz pomoć 1C programa možete voditi evidenciju u skladu sa zakonskim zahtjevima. Baza podataka omogućava pouzdano skladištenje potrebnih informacija o zaposlenima. Kako se akumulira, postaje moguće graditi različite izvještaje koji mogu pomoći u analizi rada i razvoju novih pravaca. Na primjer, izvještaji mogu biti sljedeći:
- stopa fluktuacije osoblja;
- statistika osoblja;
- kretanje radnika itd.
Program pomaže u rješavanju gotovo svih problema i zadataka kadrovskog računovodstva. Rukovodilac preduzeća, zahvaljujući 1C, ima priliku da dobije informacije o stanju stvari u ovom odeljenju, izvrši analizu i donese ispravne upravljačke odluke. A takođe automatizacija vam omogućava da sinhronizujete aktivnosti nekoliko službi kompanije (računovodstvo, osoblje, odeljenje za naplatu), što poboljšava efikasnost rada, a takođe stvara sve uslove za blagovremenu isplatu plata.
Koje psihološke bi vam mogle zatrebati? Ovaj članak će vam reći o svim tajnama testova.
Za provođenje porezne revizije pročitajte članak: sve tajne odabira stručnjaka za poreznu reviziju.
Zaključak
Dakle, sumirajući, može se primijetiti sljedeće:
- Kadrovsko računovodstvo je najvažniji dio rada svakog preduzeća.
- Postoji nekoliko načina za organizaciju računovodstva. Izbor je na vođi.
- Obaveze kadrovskog radnika utvrđuju se uputstvom i ugovorom o radu.
- Postoji spisak dokumenata vezanih za kadrovski rad, koji moraju biti prisutni u svakoj kompaniji. I trebali biste započeti svoju karijeru u kadrovskoj službi provjeravanjem ovih konkretnih dokumenata.
- Vođenje evidencije je mnogo lakše ako je automatizovano.
Kadrovsko računovodstvo je okosnica normalnog i efikasnog poslovanja svakog preduzeća. Stoga se njegovom ponašanju mora pristupiti sa svom odgovornošću.
U kontaktu sa
Izgradnja sistema upravljanja ljudskim resursima od nule treba da se sprovodi u strogom skladu sa radnim zakonodavstvom. Pročitajte o tome kako započeti kao službenik za ljudske resurse i kako obnoviti upravljanje HR dokumentima
Pročitajte u našem članku:
Zašto su vam potrebne kadrovske evidencije
Kako započeti izgradnju HR sistema toka posla je aktuelno pitanje za novostvorene kompanije. Uprkos činjenici da organizacije u suštini nemaju izbora da vode evidenciju ili ne, ona ostaje veoma zgodan alat za praćenje osoblja u svim fazama njihovog rada. Zakonodavstvo samo objedinjuje formu njegovog funkcionisanja i definiše norme koje mora da ispunjava ne samo zaposleni, već i poslodavac.
Kadrovsko računovodstvo prije svega pomaže da se shvati ko radi u kompaniji, da se odredi broj osoblja, troškovi kompanije za plate.
Pored toga, sistem omogućava dokumentovanje svih kretanja u timu, bilo da se radi o:
- recepcija;
- otpuštanje;
- odmor;
- kadrovski transferi itd.
Radni staž pomaže poslodavcu da odredi broj dana godišnjeg odmora na koji svaki zaposleni ima pravo. Čuvanje radnog vremena vam omogućava da jasno kontrolišete prisustvo osoblja na radnom mestu i pravilno izračunate plate.
HR administracija od nule korak po korak
Upravljanje HR administracijom od nule u praksi postavlja mnoga pitanja ne samo za početnike u HR poslovanju, već i za iskusne stručnjake. Prije svega, redoslijed izdavanja dokumenata je sumnjiv.
Pročitajte također:
Kada je firma već registrovana i pristigla sva prateća dokumentacija, vrijeme je da se pristupi obradi kadrovske dokumentacije. Prvi prioritet je sagledavanje budućeg kadroviranja pravnih lica, utvrđivanje potreba za kadrovima po prvi put i za budućnost. Za to, kompanija treba da objavi.
Ako organizacija planira koristiti neobjedinjene obrasce kadrovskih dokumenata, prvo ih mora odobriti odgovarajući nalog šefa. Idealno bi bilo objavljivanje Uredbe "O kadrovskoj politici preduzeća" ili "". U takvim dokumentima propisana su sva pravila za vođenje evidencije u novostvorenom preduzeću u skladu sa važećim zakonskim propisima.
Tema izdanja
Pročitajte i o tome kako bezbedno platiti rad praznicima i vikendom, kako se ponašati tokom GIT provere i koje uslove hitno treba izbaciti iz ugovora o radu vaših zaposlenih.
Računovodstvo osoblja za DOO
Administracija ljudskih resursa u 2018. za DOO nije pretrpjela značajne promjene. Važno je napomenuti da se kadrovska evidencija ne razlikuje mnogo u zavisnosti od pravnog oblika preduzeća. U većini slučajeva norme su iste.
Ipak, većina kompanija su LLC preduzeća. Aktivnosti DOO pružaju veću slobodu delovanja nego opštinskim ili budžetskim institucijama. Državne organizacije su više formalizovane i većina odluka dolazi od ministarstava (na primjer, kadrovsko popunjavanje regionalnih uprava).
Dok LLC preduzeća imaju više slobode delovanja i manje su ograničena u izboru scenarija ponašanja.
Kadrovska evidencija
Osnovu kadrovske evidencije u organizaciji čine kadrovske evidencije. Svi dokumenti se uslovno mogu podijeliti u 3 kategorije:
- primarni dokumenti za kadrovsku evidenciju;
- primarni dokumenti za evidentiranje radnih sati i plata;
- evidencije registracije kretanja kadrovske dokumentacije.
Pročitajte također:
I prva i druga grupa imaju svoje odobrene obrasce (Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 01.05.2004. N 1 "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za računovodstvo rada i naknade"). Odnedavno nisu obavezni za korišćenje pravnih lica. Po potrebi društvo može na osnovu njih izraditi i odobriti sopstvene obrasce koji ispunjavaju uslove zakona. Oni kojima su objedinjeni dokumenti pogodni mogu ih nastaviti koristiti.
Ako je poslodavac odbio registrirati stranog zaposlenika koji se nije prijavio u mjestu stvarnog prebivališta, kompanija krši 109-FZ „O migracijskoj registraciji stranih državljana i osoba bez državljanstva u Ruskoj Federaciji“.
Fin iznos: za službenika - do 50.000 RUB; za kompaniju - do 500.000 rubalja; za individualne preduzetnike - do 500.000 rubalja. (dio 4 člana 18.9 Administrativnog zakonika Ruske Federacije).
Primjer 2
Ako ugovor o radu sa zaposlenikom nije uredno sklopljen (npr. ugovor sa stranim radnikom ne sadrži detalje polise VHI ili detalje dokumenta na osnovu kojeg ima pravo da radi na teritoriji Ruske Federacije - patent/radna dozvola), kompanija krši Zakon o radu Ruske Federacije (čl. 327.2, dio 2).
Fin iznos: za službenika - do 20.000 rubalja; za kompaniju - do 100.000 rubalja; za individualne preduzetnike - do 10.000 rubalja. (Član 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).
Primjer 3
Ako pri konkurisanju za posao od zaposlenog zahtevate kopije dokumenata (o obrazovanju, ličnih i sl.), a zatim ih čuvate, ali istovremeno sa njim ne potpišete saglasnost za obradu ličnih podataka, takve radnje se smatraju kršenjem 152-FZ "O zaštiti ličnih podataka".
Fin iznos: za šefa kompanije - do 20.000 rubalja; za kompaniju - do 75.000 RUB; za individualne preduzetnike - do 75.000 rubalja. (Član 13.11, dio 2 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).
Primjer 4
Ako vrsta obračuna za zaposlene nije definisana Pravilnikom o bonusima, već se redovno isplaćuje zaposlenima, isplate se ne mogu uračunati u rashode preduzeća. Shodno tome, kompanija sistematski preplaćuje ili ne plaća porez na dobit.
Primjer 1
Stranac je primljen na rad na određeno vrijeme za vrijeme važenja radne dozvole. Ne postoji takav osnov za sklapanje ugovora na određeno vrijeme nego na neodređeno vrijeme. Ukoliko strani državljanin bude otpušten po isteku ugovora, radnik će biti vraćen na posao preko suda, a preduzeće će morati da nadoknadi troškove postupka, prosečnu zaradu za svaki dan prinudnog odsustva, radni dani će biti uračunati u staža za obračun godišnjeg plaćenog odsustva, a, eventualno, zaposleni će tražiti i nadoknadu moralne štete.
Primjer 2
Otpuštanje radnika zbog otpuštanja kadrova je proces u kojem važnu ulogu igra ispravnost izrade kadrovske dokumentacije. Konkretno, ako se broj zaposlenih ne održava na odgovarajući način, smanjeni zaposlenik može uložiti žalbu na otpuštanje na sudu i biti vraćen na posao, dokazujući da mu nisu ponuđena sva moguća slobodna radna mjesta. Firma će nadoknaditi prosječnu zaradu za sve dane prinudnog izostajanja, regres za godišnji odmor, sudske troškove.
Primjer 3
Poslodavac nastoji da predvidi sve moguće rizike i prihvata kao standardni ugovor o radu preuzet od Konsultanta/Žiranta i dopunjen pojedinačnim klauzulama. Dokument sa više stranica izgleda impresivno i ozbiljno! Ali ako dođe do radnog spora, previše detaljan ugovor o radu mogao bi naštetiti kompaniji u slučaju sudskog postupka. Samo iskusni pravnik može odrediti koji bodovi predstavljaju višak „vode“, koji mogu ići u korist zaposlenog, a koji su neophodni i štite poslodavca.
Primjer 1
Ako zaposleni u kompaniji shvate u praksi da se HR administracija u kompaniji obavlja "svaki drugi put", trpi ugled poslodavca i opada lojalnost radnika. Budući da je uvjeren da se kadrovski papiri većinom potpisuju sa zakašnjenjem, a neki uopće ne potpisuju, zaposlenik može doći u sukob pri otpuštanju i pokušati ucjenjivati.
Primjer 2
Do 2002. godine, Zakon o radu Ruske Federacije omogućavao je označavanje platnih "zagrada" za pozicije u tabeli osoblja. Na primjer, plate menadžera prodaje mogu se kretati od X do XX. Sada je ova praksa nezakonita, u kadrovskoj tabeli je potrebno navesti samo tačan iznos plate, jednak za sve zaposlene koji rade na istim pozicijama. Ako firmi ostane lokalni normativni akt starog modela, gdje su naznačene "viljuške" plata, a zaposleni znaju kolika je visina plata svojih kolega, to će izazvati nepotrebne razgovore iza kulisa.
Primjer 3
Odsustvo zaposlenih koji rade na rotacionoj osnovi ne bi trebalo da pada na međurotacijski odmor. Ukoliko kompanija nema kalendar godišnjih odmora koji uzima u obzir ovaj aspekt organizacije rasporeda, ili se kalendar ne poštuje, to će neminovno izazvati nezadovoljstvo zaposlenih koji dobro poznaju svoja prava.