Praćenje vremena je od velike važnosti. Bez njegove tačne fiksacije, nemoguće je utvrditi visinu naknade zaposlenom za radni period, posebno ako se radilo noću ili praznicima. Kako bi se napravila razlika između perioda rada i odmora, Državni komitet za statistiku je razvio posebne kodove, čije značenje i pravila zapošljavanja ćemo pokušati dalje razumjeti.
Opća pravila za vođenje radnog lista
Na zakonodavnom nivou, mjerenje vremena je obavezno za preduzeća svih oblika svojine. Prisustvo najmanje jednog zaposlenog radnika u državi organizacije zahtijeva održavanje tabele.
Izveštaj je obrazac odobren na državnom nivou koji odražava podatke o izgledu radnika na poslu i razlozima njegovog odsustva.
Merenje vremena vam omogućava da brzo rešite sledeće zadatke:
- jasno kontrolisati radno i neradno vrijeme za svaku jedinicu osoblja;
- provjeriti poštovanje radne discipline. To je zbog savjesnog evidentiranja kašnjenja, dugih pauza i nedolaska iz raznih razloga;
- izračunati iznos zarada za kalendarski period. Dokument vam omogućava da dokažete ispravnost njegovog obračuna;
- ove izjave vam omogućavaju da brzo dobijete sve informacije potrebne za prijavu;
- lako je opravdati novčane kazne izrečene zaposlenom zbog kršenja rasporeda prisustva na radnom mestu.
Državni komitet za statistiku je 2004. godine predložio jedinstvene obrasce za evidentiranje radnog vremena:
Od 2013. godine, oni upotreba je opciona. Uniformne forme su vrlo zgodne, pa se i dalje široko koriste do danas.
Obrasci se mogu popuniti na dva načina:
- kompletna registracija. Službenik za ljudske resurse ispunjava radne tablice svaki dan. Ovo se radi pomoću alfabetskog ili numeričkog koda, koji označava broj sati;
- odstupanja evidentiranja. Ova metoda vam omogućava da označite samo dane u kojima je došlo do odstupanja od utvrđenog rasporeda. U ovom slučaju koristi se samo abecedno kodiranje. Zabilježeni su samo kasni dolasci, godišnji odmori, bolovanja, noćni rad i drugo.
Dokumenti koji definišu računovodstvenu i kadrovsku politiku preduzeća moraju jasno da evidentiraju načine vođenja radnog vremena, kao i šifre koje se koriste i njihovo dešifrovanje.
Zaposlenik zadužen za sastavljanje radnog lista određuje se posebnom naredbom. Ukoliko nalog nije izdat, obaveza je propisana ugovorom o radu. Bez zakazivanja, zahtjev zaposlenika da vodi evidenciju radnog vremena je neovlašten. Za obavljanje ove funkcije, uprava preduzeća može odrediti bilo kojeg zaposlenog.
Popunjen dokument se dostavlja na odobrenje direktoru organizacije. Nakon potpisivanja od strane rukovodioca, obračun radnog vremena se šalje u računovodstvo. Ukoliko postoji veći broj strukturnih jedinica, krug potpisnika izjave može se proširiti.
Dnevni list može se popuniti na sljedeće načine:
- Ručno. Mjeritelj vremena svakodnevno pravi odgovarajuće bilješke na propisanom obrascu.
- Automatizovano. Podaci se unose u poseban program, a na kraju mjeseca se štampa satnica.
Popunjavanje radnog lista mora se poduzeti sa punom odgovornošću, jer je to prvi dokument koji će inspekcija rada zahtijevati tokom inspekcije.
Prilikom popunjavanja izjave potrebno je poštovati sljedeća pravila:
- sve kadrovske promjene (dodavanje radnika, promjena prezimena i sl.) moraju biti propraćene naredbom;
- dokument je sastavljen u jednom primjerku;
- ako se dokument popunjava ručno, može se koristiti samo crno i plavo mastilo;
- evidencija se otvara najkasnije 2-3. dana u tekućem mjesecu;
- evidencija radnog vremena se zatvara posljednjeg dana izvještajnog mjeseca;
- za svaku jedinicu osoblja dodijeljena je posebna kolona. Puno ime i prezime zaposlenog treba napisati kako ne bi došlo do zabune između imenjaka. Poželjno je da u izvodu bude upisan platni broj radnika;
- u horizontalne ćelije naspram imena upisuju se podaci o prisustvu, izostancima i odrađenim satima;
- svaka kolona radnog lista jednaka je određenom danu u mjesecu;
- Tabela se popunjava svaki dan. Osnova za popunjavanje ćelija su nalozi, dopisi i druge službene informacije;
- ako se nakon zatvaranja obračunskog računa utvrdi greška, potrebno je izdati obrazac za ispravku. Odražava samo napravljene promjene.
Bez potpisa mjerioca vremena i rukovodioca organizacije, satnica se smatra nevažećim.
Pravila aranžmana legende
Zaposlenik koji se bavi dizajnom radnog vremena ima veliku odgovornost. Konačan rezultat zavisi od njegove kompetentnosti i pažnje - mesečne naknade zaposlenima preduzeća za njihov rad. Ako mjeritelj vremena propusti nečije prezime, pomiješa slovnu oznaku ili pogrešno upiše sate rada, na kraju mjeseca možete dobiti konfliktnu situaciju sa radnicima.
Da biste popunili vremenski listić, morate mu pristupiti u fazama, slijedeći upute korak po korak:
Dok se dokument u potpunosti ne provjeri, kako ga ne bi prepisivao mnogo puta, bolje je unositi podatke olovkom tako da možete lako izvršiti ispravke.
Kolone obračuna radnog vremena popunjavaju se simbolima. Zakon o radu ne zahtijeva obaveznu upotrebu kodiranja. Svaki kod se stavlja u skladu sa pratećim dokumentima.
Vrlo često dolazi do spora oko toga kako upisati vrijeme kada je zaposlenik na službenom putu tokom vikenda. Neki stručnjaci to tvrde cijeli period je označen slovom "K", to tvrde drugi Vrijeme vikenda mora biti kodirano "B".
Obje izjave su valjane. Kako bi se izbjegle neslaganja u obradi podataka iz radnog lista, sve ove točke moraju biti navedene u nalogu kadrovske službe.
Cijeli period odsustva zaposlenog zbog bolesti, prilikom odobravanja bolovanja, označava se slovom „B“, bez označavanja slobodnih dana. Isto pravilo važi i za porodiljsko odsustvo.
Prilikom označavanja sljedećeg ili dodatnog godišnjeg odmora u knjižici potrebno je upisati praznike i vikende.
Ako je zaposlenik otpušten u roku od mjesec dana, nakon datuma završetka njegovog rada stavljaju se crtice.
Svaki simbol u tabeli ima specifično značenje. Na osnovu konačnih pokazatelja obračunavaju se plate, analizira se kvalitet korištenja radnog vremena i sastavljaju izvještaji za statistička tijela.
Primjer popunjene tabele:
Dešifriranje najčešćih
Za označavanje radnih događaja koriste se alfa i numerička kodiranja. Njihov transkript se nalazi na naslovnoj strani obrasca T-12. Kompanija samostalno bira koje je kodiranje pogodnije za upotrebu - alfabetsko ili numeričko.
Nisu svi kodovi stalno potrebni za popunjavanje radnog lista. Ali neke od najčešće korištenih, mjerilac vremena mora znati napamet kako bi izbjegao greške u popunjavanju kolona:
| Digitalna šifra | Šifra slova | Značenje | Bilješka |
|---|---|---|---|
| 01 | I | Izlaznost tokom dana | Koristi se za označavanje stvarnog prisustva zaposlenog |
| 02 | H | Izlaz noću | Obavljanje službenih funkcija u periodu od 22.00 do 6.00 časova |
| 03 | RV | Posjećenost praznicima | Obavljanje poslova u dane koji su, prema odobrenom rasporedu, praznici |
| 04 | OD | Prekovremeno | Sa petodnevnim sedmičnim rasporedom radna sedmica je 40 sati. Prekoračenje ovog pokazatelja smatra se prekovremenim radom. |
| 06 | TO | Period poslovnog putovanja | Evidentira se vrijeme koje je zaposleni proveo na putovanju za organizaciju |
| 09 | OD | Period odmora | Određuje vrijeme kada je zaposlenik na odmoru |
| 10 | OD | Dodatni period odmora | Neke kategorije građana (npr. žene sa djecom mlađom od 14 godina) imaju pravo na dodatno odsustvo. Plaća se u skladu sa zakonom. |
| 14 | R | Vrijeme provedeno na porodiljskom odsustvu | U prisustvu bolovanja, koje se daje ženi za prenatalni i postnatalni period |
| 15 | rashladna tečnost | Vrijeme porodiljskog odsustva | Stavlja se na žene koje su izrazile želju da odu na odsustvo radi nege djeteta mlađeg od tri godine |
| 18 | DB | Odmor o vlastitom trošku | Oznaka se koristi u slučajevima kada je zaposlenik na dodatnom neplaćenom odsustvu |
| 19 | B | Period bolesti | Plaćeno bolovanje. Prvo, stavlja se na osnovu prijave zaposlenog. Konačna fiksacija je moguća tek nakon davanja bolovanja |
| 20 | T | Slobodno vrijeme bez plaće | Činjenica da je bolest potvrđena je potvrdom medicinske ustanove. Odsustvo s posla povezano je sa potrebom brige o bolesnom srodniku, bez davanja bolovanja |
| 26 | IN | Slobodni dani ili praznici | Ima dana kada, u skladu sa rasporedom, preduzeće ne radi |
| 30 | HH | Nedolazak na posao bez objašnjenja | Obično je to privremeno imenovanje kada nije jasan razlog odsutnosti zaposlenog. Nakon objašnjenja razloga, oznaka slova se može promijeniti |
Svi podaci moraju biti potvrđeni primarnim dokumentima: bolovanje, nalog za odobravanje odsustva ili upućivanje na službeno putovanje i sl.
Objašnjenje svih simbola koji se koriste za popunjavanje radnog lista:
Rijetko korišteno
Neki brojčani ili abecedni znakovi se rijetko koriste. Kvalificirani računovođa mora ih jasno upravljati i znati u kojim slučajevima treba koristiti:
| Digitalna šifra | Šifra slova | Značenje | Bilješka |
|---|---|---|---|
| 05 | VM | Gledaj | Vrijeme koje zaposleni provede u smjeni je fiksno |
| 07 | PC | Kursevi na poslu | |
| 08 | PM | Kursevi, u drugoj oblasti | |
| 11 | At | Plaćeni period studijskog odsustva | Bilježi se vrijeme provedeno na dodatnom odmoru u vezi sa obukom. |
| 13 | UD | Studijsko odsustvo bez plaće | |
| 16 | PRIJE | Period odmora bez plate | Vrijeme koje zaposleni provede na slobodnom vremenu evidentira se uz saglasnost rukovodioca |
| 17 | OZ | Radno vrijeme godišnjeg odmora bez plaće | Odsustvo se odobrava pod određenim uslovima koji nisu u suprotnosti sa zakonima o radu |
| 21 | Liga prvaka | Smanjeno vrijeme | Postavlja se, na primjer, za zaposlene koji su mlađi od 16 godina |
| 23 | G | Sati nedolaska na radno mesto, uz očuvanje plate | Vrijeme obavljanja javnih ili državnih dužnosti je određeno |
| 24 | ETC | Hodanje više od četiri sata za redom | Upisuje se vrijeme u kojem je zaposlenik iz različitih razloga bio odsutan sa radnog mjesta četiri i više sata zaredom |
| 29 | ZB | štrajk sati | Vrijeme štrajka o čijem početku je zaposlenik morao upozoriti |
| 31 | RN | Sati zastoja iz razloga van kontrole radnika | Vreme prisustva na poslu je fiksirano bez sprovođenja procesa rada iz različitih razloga |
| 32 | NP | Sati zastoja zbog krivice zaposlenih |
Bilo koja oznaka u izjavi nosi određeno semantičko opterećenje. Stoga, prije upotrebe određenog simbola, potrebno je jasno razumjeti njegovo značenje.
Možete li koristiti svoju notaciju?
radno pravo nije zabranjeno korištenje vlastitog i digitalnog kodiranja slova. Ova odredba je naznačena u Naredbi Ministarstva finansija Ruske Federacije od 30. marta 2015. br. 52n.
Mnoga preduzeća sa normalizovanim radnim danom koriste pojednostavljeni vremenski list u kojem se umjesto slovne definicije izlaznosti stavlja broj "8". Ovo ukazuje da je zaposlenik radio puno radno vrijeme.
Prisustvo zaposlenog na licu mesta može se označiti slovom "F", što će označavati stvarni izgled. Sljedeći odmor može se označiti kao "OO", a dodatni "DO". Glavna stvar je da svaka inovacija mora biti osigurana naredbom o računovodstvenim politikama.
Knjigovodstvo je a obavezna vladavina zakona za svako preduzeće. Organizacija može samostalno razviti najprikladniji obrazac za sebe i unijeti bilo koje šifriranje slova, ili može koristiti jedinstvene obrasce koje je razvio Državni komitet za statistiku. Ove forme su prošle test vremena i dokazale se sa najbolje strane.
U ovom videu ćete pronaći korisne informacije o pravilima vođenja i popunjavanja radnog vremena.
Ko potpisuje satnicu u preduzeću, kaže se u rezoluciji Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije br. 1 od 05.01.2004. Međutim, u stvari, ovdje postoje neke nijanse na koje biste trebali obratiti pažnju - o tome ćemo govoriti u našem članku.
Ko treba da potpiše satnicu?
Obrasci T-12 i T-13 koji se koriste u preduzećima za evidenciju radnog vremena odobreni su 2004. godine Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije br. 1. Uprkos činjenici da je od 01.01.2013. godine Federalni zakon br. ovaj regulatorni akt fakultativno (informacija Ministarstva finansija Ruske Federacije br. PZ-10/2012), i dalje se koriste obrasci:
- T-12 - uz uobičajenu kompilaciju, kao i istovremeni obračun plaćanja. Obično se takav raspored ispunjava rukom na gotovom obrascu pomoću tinte ili hemijske olovke.
- T-13 - kada se koriste sistemi za automatsko praćenje vremena (okretnice, sistemi za registraciju propusnica, lične elektronske pristupne kartice itd.). U pravilu se izvještajni karton u ovom obliku priprema pomoću posebnih programa.
Općenito, razlika između ovih oblika je mala, zbog čega u mnogim slučajevima mogu biti zamjenjivi. Štaviše, rezolucija Državnog odbora za statistiku dozvoljava, ako je potrebno, unošenje dodatnih stupaca u njih ako uvjeti rada zahtijevaju da se uzmu u obzir dodatni podaci.
Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije, koja je odobrila obrasce vremenskih tablica, odobrena je i procedura za njihovo popunjavanje. Dnevnik izrađuje ovlašteno lice, a potpisuje ga rukovodilac odgovarajućeg odjeljenja, radionice ili druge jedinice. Pored toga, gotovi vremenski list potpisuje kadrovski službenik, nakon čega se dokument prenosi u računovodstvo preduzeća.
Međutim, treba imati na umu: od 01.01.2013. godine same organizacije imaju pravo da odobre uzorak radnog vremena, kao i interne akte koji se odnose na pravila za njegovo održavanje. U svakom slučaju, informacija Ministarstva finansija Ruske Federacije br. PZ-10/2012 to direktno dozvoljava. Shodno tome, po svom nalogu, šef organizacije ima pravo imenovati osobe koje će biti odgovorne za sastavljanje vremenskih listova i prijenos u računovodstvenu službu za obračun plaća.
Takođe, po svom nalogu, načelnik može odobriti pravila po kojima će se popunjavati satnica. Činjenica je da rezolucija Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije br. 1 od 01.05.2004. omogućava vam da unesete podatke u vremenski list na sljedeće načine:
- “Solidan” metod, kada se podaci unose u radni list za svaki dan (svaku smjenu). Koristi se u slučajevima kada dužina radnog dana može biti različita.
- metoda odstupanja. Koristi se u situacijama kada je trajanje smjena isto. U ovom slučaju se evidentiraju samo odstupanja od uobičajenog reda: izostanci s posla, prekovremeni rad i sl.
Koju metodu odabrati, odlučuje menadžment organizacije. Važno je samo osigurati da se koristi samo jedna metoda.
Ko odobrava satnicu u institucijama?
Obrasci T-12 i T-13, kao i uzorci razvijeni samostalno, koriste se samo u ograničenom broju slučajeva. Konkretno, u odnosu na mnoge institucije treba primijeniti obrazac 0504421, odobren naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije br. 52n od 30.03.2015. Pravila utvrđena ovom naredbom značajno se razlikuju od onih propisanih Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije br. 1.
Konkretno, naredbom br. 52n, satnica ne treba da se usklađuje sa kadrovskom službom. Kao rezultat toga, potpis kadrovskog službenika nije potreban, stoga dokument koji je sastavio lice imenovano nalogom za organizaciju on potpisuje i odmah se prenosi u računovodstvo za obračun plaća.
Smjernice odobrene istom naredbom ukazuju na to da se evidencija radnog vremena na obrascu 0504421 može ispraviti u slučajevima kada se utvrdi da su podaci navedeni u njemu nepouzdani. U tom slučaju, odgovorno lice sastavlja ispravni vremenski list i prenosi ga računovodstvu.
Ko se može imenovati odgovornim za sastavljanje i odobravanje radnog vremena? Ovdje odgovor mogu dati opisi poslova koje je institucija odobrila. U svojoj pripremi obično se rukovode kvalifikacionim imenikom pozicija, odobrenim Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije br. 37 od 21.08.1998., prema kojoj je organizacija evidencije radnog vremena u organizaciji dodijeljen šefu kadrovske službe. Lično vođenje radnog lista od šefa nije potrebno. On može kontrolirati samo rad mjeritelja vremena koji su direktno uključeni u pripremu dokumenata.
Može li računovođa voditi evidenciju radnog vremena?
U praksi se često postavlja pitanje da li se računanje vremena može povjeriti računovođi. Ovdje treba napomenuti da krug lica koja su dužna voditi evidenciju radnog vremena nije direktno određen zakonom. Odnosno, čisto formalno, moguće je povjeriti ovaj posao računovođi organizacije.
Međutim, da li se isplati? Činjenica je da dužnosti računovođe, prema kvalifikacionom priručniku, uključuju samo prihvatanje primarnih dokumenata za računovodstvo za radno vrijeme zaposlenih i obračun plaća. Obaveza vođenja evidencije radnog vremena nije predviđena ni zakonom o računovodstvu, ni kvalifikacionim vodičem, ni profesionalnim standardom računovođe, niti bilo kojim drugim regulatornim aktom. Štaviše, ako preduzeće koristi obrasce T-12 i T-13, onda je lako uočiti da se u pravilima za njihovo vođenje, među osobama naznačenim kao potpisnici radnog lista, ne spominje računovođa.
Ipak, ako kompanija nema kadrovsku službu, postoji mogućnost da se ove dužnosti dodijele računovođi. Međutim, u ovom slučaju, važno je zapamtiti da relevantne funkcije moraju biti uspostavljene internim aktima preduzeća. To možete učiniti na 2 načina:
- Prihvatanjem odgovarajućeg opisa posla. Istovremeno, za računovođe koji rade u OJSC-u, osiguravajućim društvima i nizu drugih organizacija, instrukcija mora biti izrađena bez greške na osnovu profesionalnog standarda.
- Upis o tome u ugovor o radu na način propisan zakonom.
Ako ni ugovor o radu ni opis posla ne predviđaju takvu funkciju, računovođa ima pravo odbiti čuvanje takve dokumentacije.
U procesu proučavanja pravila za evidentiranje radnog vremena, više puta ćemo se pozivati na sljedeće pravne akte:
2015. godine dato je pojašnjenje u Zakonu o radu Ruske Federacije: ako sezonska ili tehnološka priroda proizvodnje zahtijeva povećanje obračunskog perioda, industrijski (međusektorski) ugovor i kolektivni ugovor mogu predvidjeti povećanje obračunski period za evidentiranje radnog vremena tih zaposlenih, ali ne duže od jedne godine. Do sada, međutim, takvi ugovori nisu sačinjeni, što znači da se preduzeća ne mogu jednostrano odreći maksimalne dužine obračunskog perioda od 3 mjeseca.
Još jedno teško pitanje za poslodavca je manjak koji je nastao po rezultatima obračunskog perioda. Ovo može biti rezultat nepismenog zakazivanja smjena. Ako se takvom zaposlenom uspostavi sistem zarada po satu, visina njegovih primanja se smanjuje, što znači da je poslodavac dužan da doplati do visine prosječne zarade. Uzrok nedovršenih smjena može biti i viša sila, kada su krivi vanjski faktori. U tom slučaju, poslodavac mora za zaposlenog zadržati 2/3 tarifne stope ili plate srazmjerno odrađenom vremenu (član TK RF).
Suprotna situacija je obrada kod zaposlenog. Poteškoća je u tome što kadrovski službenik saznaje za obradu tek na kraju obračunskog perioda kada uporedi stvarno odrađeno vrijeme i normu proizvodnog kalendara. Prilikom izračunavanja, zapamtite zakonski neradne dane: godišnji odmor, slobodno vrijeme, bolovanje itd. - svi oni smanjuju stopu. Zatim utvrdite da li je zaposlenik radio tokom obračunskog perioda na državne praznike. Ovi dani su već plaćeni u najmanje dvostrukom iznosu (čl. Zakona o radu Ruske Federacije), stoga se ovi sati (dani) ne bi trebali dodatno plaćati kao prekovremeni rad (klauzula 4. Pojašnjenja, odobrena Uredbom RF). Prezidijum Svesaveznog centralnog saveta sindikata; Odluka Oružanih snaga Ruske Federacije). Ako, nakon svih obračuna, zaposlenik zadrži sate odrađene iznad norme, poslodavac ih plaća po uvećanoj stopi: prva dva sata - najmanje jedan i pol puta, sljedeći - najmanje dvostruko (članak TK RF) .
Ističemo da je izuzetno važno poštovati pravila za evidentiranje radnog vremena. Ovo utiče na obračun plata i doplata za rad u uslovima koji odstupaju od normalnih. Ispravno popunjavanje radnog lista omogućava vam da pravilno platite zaposleniku za njegov rad i, što je još važnije, uzmete u obzir svo stvarno odrađeno vrijeme u radnom stažu.
Zakon o radu obavezuje poslodavce da vode evidenciju o radnim satima zaposlenih. Organizacije bez obzira na pravni status i individualni preduzetnici treba da uzmu u obzir odrađene sate. Posebno je za to Državni komitet za statistiku izradio i odobrio obrasce radnog vremena N T-12 i N T-13.
Evo uputstava za popunjavanje, koja će vam pomoći da ispravno odrazite podatke i racionalno koristite satnicu.
Zašto vam treba tablica radnog vremena
Vremenski list, odobren Uredbom Državnog odbora za statistiku od 01.05.2004. br. 1, pomaže kadrovskoj službi i računovodstvu preduzeća:
- uzeti u obzir vrijeme koje je zaposleni ili nije radio;
- prati poštovanje rasporeda radnog vremena (prisustvovanje, nedolazak, kašnjenje);
- imaju zvanične podatke o vremenu rada svakog zaposlenog za obračun plata ili sastavljanje statističkih izvještaja.
On će pomoći računovođi da potvrdi legitimnost obračunavanja ili ne obračunavanja plaća i naknada svakom zaposleniku. Kadrovski službenik - da prati izlaznost i, ako je potrebno, opravda kaznu izrečenu zaposleniku.
Vremenski list se odnosi na obrasce dokumenata koji se zaposleniku izdaju pri otpuštanju zajedno sa radnom knjižicom na njegov zahtjev (član 84.1 Poreskog zakona Ruske Federacije).
Treba napomenuti da objedinjeni obrasci radnih listova N T-12 i N T-13 od 1. januara 2013. godine nisu obavezni za upotrebu. Međutim, poslodavci su dužni da vode evidenciju (dio 4 člana 91 Zakona o radu Ruske Federacije). Organizacije i individualni preduzetnici mogu koristiti i druge načine kontrole vremena koje zaposleni provedu na radnom mjestu. Ali u stvari, format obrasca koji je razvio Državni komitet za statistiku prilično je prikladan i nastavlja se svuda koristiti.
Ko vodi satnicu u organizaciji
Prema Uputstvu za prijavu i popunjavanje obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata:
- satnicu za 2019. godinu sastavlja i vodi ovlašćeno lice;
- dokument potpisuju šef odjeljenja i zaposlenik kadrovske službe;
- nakon čega se prenosi u računovodstvo.
Kao što vidimo, pravila ne utvrđuju poziciju radnika koji vodi evidenciju radnog vremena. Uprava ima pravo imenovati bilo koga da obavlja ovaj zadatak. Za to se izdaje naredba u kojoj se navodi položaj i ime odgovorne osobe. Ako se ne izda naredba o imenovanju takvog radnika, obaveza vođenja evidencije mora biti navedena u ugovoru o radu. U suprotnom, nezakonito je zahtijevati od zaposlenika da vodi evidenciju. U velikim organizacijama, svaki odjel ima određenog zaposlenika. On popunjava obrazac u roku od mjesec dana, daje ga šefu odjela na potpis, koji zauzvrat, nakon provjere podataka, prosljeđuje obrazac kadrovskom službeniku. Zaposlenik kadrovskog odjela provjerava informacije, popunjava dokumente potrebne za njegov rad na osnovu njih, potpisuje satnicu i prenosi je računovođi.
U malim firmama se ne poštuje tako dugačak lanac - evidenciju radnog vremena vodi kadrovski radnik, a zatim se odmah prenosi u računovodstvo.
Koja je razlika između obrazaca N T-12 i N T-13 radnog lista
Dva odobrena obrasca se razlikuju po temama, a jedan od njih (T-13) se koristi u ustanovama i firmama u kojima je ugrađena posebna okretnica - automatski sistem koji kontroliše prisustvo zaposlenih. A obrazac T-12 smatra se univerzalnim i sadrži, osim toga, dodatni odjeljak 2. Može odražavati obračune sa zaposlenima za plaće. Ali ako kompanija vodi račune sa osobljem kao posebnu vrstu računovodstva, odjeljak 2 jednostavno ostaje prazan.
Popunjavanje radnog lista
Postoje dva načina da popunite tabelu:
- kontinuirano punjenje - svaki dan se bilježe svi pojavi i izostanci;
- popunjavanje odstupanjima - bilježi se samo kašnjenje, izostanak.
Na primjer, dajemo upute za popunjavanje obrasca T-13 metodom kontinuiranog popunjavanja.
Korak 1 - naziv organizacije i strukturne jedinice
Na vrhu unesite naziv kompanije (pun naziv IP) i naziv strukturne jedinice. To može biti odjel prodaje, odjel marketinga, odjel proizvodnje itd.
Korak 2 - OKPO kod
OKPO je sveruski klasifikator preduzeća i organizacija. Sadržano u bazama podataka Rosstata, sastoji se od:
- 8 cifara za pravna lica;
- 10 cifara za IP.
Korak 3 - broj dokumenta i datum sastavljanja
- Broj dokumenta se dodeljuje redom.
- Datum sastavljanja je obično zadnji dan izvještajnog mjeseca.
Korak 4 - izvještajni period
Radni list se predaje za mesec dana - u našem slučaju period od prvog do poslednjeg dana avgusta.
Korak 5 - Informacije o zaposlenima
Za svakog zaposlenog u odjeljenju popunjava se poseban red.
- Redni broj u tabeli.
- Prezime i položaj zaposlenog.
- Kadrovski broj se dodjeljuje svakom zaposlenom i koristi se u svim internim računovodstvenim dokumentima. Zaposlenik ga zadržava za cijelo vrijeme rada u organizaciji i ne prenosi se na drugu osobu još nekoliko godina nakon otpuštanja.
Korak 6 - Detalji o prisustvu i radnom vremenu
Skraćeni simboli se koriste za popunjavanje informacija o dolascima i odsustvima zaposlenih. Naći ćete njihovu listu na kraju članka u posebnom pasusu. U našem primjeru, za radnika Petrov A.A. 4 korištene skraćenice:
- I - izlaznost (u slučaju izlaznosti, broj odrađenih sati se upisuje u donju ćeliju);
- Na vikend;
- K - službeno putovanje;
- OT - odmor.
Korak 7 - ukupan broj dana i sati u mjesecu
- U 5. koloni navedite broj dana i sati rada za svakih pola mjeseca.
- U 6. koloni - ukupan broj dana i sati za mjesec.
Korak 8 - Informacije o platnom spisku
Šifra vrste plaćanja definira specifičnu vrstu gotovinskog plaćanja, šifriranu brojevima. Pogledajte kompletnu listu kodova na kraju članka. Primjer koristi:
- 2000 - plata (plate);
- 2012 - odmor.
- Korespondentni račun - račun sa kojeg se otpisuju troškovi za određenu vrstu naknade. U našem slučaju, račun za otpis plaća, putnih isplata i regresa je isti.
- Kolona 9 pokazuje broj dana ili sati rada za svaku vrstu plate. U našem slučaju se u gornju ćeliju upisuju dani pohađanja i službena putovanja, a u donju ćeliju dani odmora.
Ako je jedna vrsta naknade (plate) primjenjiva na sve zaposlene u toku mjeseca, tada se na vrhu ispisuje šifra vrste plaćanja i broj računa, kolone 7 i 8 se ostavljaju prazni, a u koloni 9 se navode samo odrađeni dani ili sati. . Volim ovo:
Korak 9 – detalji o razlozima i vremenu nedolaska
Kolone 10-12 sadrže šifru razloga izostanka i broj sati odsustva. U našem primjeru, zaposlenik je bio odsutan 13 dana:
- 3 dana - u vezi sa službenim putovanjem;
- Bio sam na odmoru 10 dana.
Korak 10 - potpisi odgovornih lica
Terminski list se potpisuje na kraju mjeseca:
- službenik odgovoran za održavanje;
- šef odjeljenja;
- kadrovski radnik.
Kako označiti godišnji odmor u radnom listu
Prije označavanja godišnjeg odmora u evidenciji radnog vremena, važno je znati sljedeće:
- kakvu vrstu odmora odložiti;
- period odmora - od kog datuma do kog datuma zaposlenik odmara;
- na koji način se popunjava satnica - solidno ili se evidentiraju samo odstupanja.
Različite vrste odsustva su u izvještaju označene sljedećim skraćenicama:
|
još jedan plaćeni odmor |
|
|
dodatno plaćeno |
|
|
administrativno (bez uštede plate) |
|
|
obuka uz uštedu plate |
|
|
obuka na radnom mjestu (skraćeni dan) |
|
|
obuka bez uštede plate |
|
|
za trudnoću i porođaj |
|
|
čuvanje djeteta do 3 godine |
|
|
bez pohranjivanja RFP-a u slučajevima predviđenim zakonom |
|
|
dodatno bez spremanja RFP-a |
Kada se koriste oba načina popunjavanja radnog lista, simbol odsustva se stavlja za svaki dan odsustva radnika. Samo što se kod kontinuirane metode preostali dani popunjavaju skretnicama (uslovna šifra “I”), a kada se koristi metoda obračuna odstupanja ostaju prazni.
Ostale oznake i šifre u tabeli
Slovne oznake koje se koriste u vremenskom listu dajemo u obliku tabela.
Prisustvo na radnom mestu:
Odsustvo sa posla:
|
privremeni invaliditet (bolovanje) uz isplatu naknade |
|
|
privremena nesposobnost za rad bez isplate naknade |
|
|
skraćeno radno vrijeme u slučajevima predviđenim zakonom |
|
|
prisilni izostanak za vrijeme nezakonite suspenzije (otpuštanja) |
|
|
nedolazak u vezi sa vršenjem državnih (javnih) dužnosti |
|
|
izostanak bez dobrog razloga |
|
|
rad sa skraćenim radnim vremenom |
|
|
vikendom i državnim praznicima |
|
|
dodatni plaćeni odmor |
|
|
dodatni neplaćeni odmor |
|
|
štrajk |
|
|
neobjašnjivi razlog odsustva |
|
|
zastoja zbog krivice poslodavca |
|
|
zastoja iz razloga izvan bilo čije kontrole |
|
|
zastoja zbog radnika |
|
|
suspenzija sa posla (plaćena) |
|
|
suspenzija bez plate |
|
|
obustava rada sa kašnjenjem u RFP |
Dajemo samo glavni digitalni kodovi vrsta naknada(Puna lista nalazi se u Naredbi Federalne poreske službe Rusije od 13. oktobra 2006. N SAE-3-04 /):
Završen predložak radnog vremena
Svako preduzeće isplaćuje plate na osnovu stvarno odrađenih sati ili dana. Ovi podaci za obračun i isplatu zarada po odrađenim satima zahtijevaju poseban obrazac za primarno računovodstvo. Takav obrazac se smatra evidencijom radnog vremena.
Ispod su informacije o ovom dokumentu, raspored njegovog popunjavanja prema radnom vremenu u preduzeću.
Čemu služi ovaj dokument i zašto je sastavljen?
Trebalo bi početi od toga da je radni list dokument koji je dužan da vodi svaki poslodavac ili njegov ovlašteni predstavnik u preduzeću, bez obzira na broj zaposlenih i oblik vlasništva u kadrovskoj tabeli.
Ukoliko ovaj dokument nije dostupan u preduzeću, to će dovesti do odgovornosti rukovodstva u vidu novčanih kazni tokom inspekcije organa zaštite rada.
U slučaju kada plate zauzimaju veoma značajno mesto u troškovima preduzeća, dokumenti tokom poreske revizije mogu dati hipotezu o neopravdanom obračunavanju zarada i njegovom isključenju sa liste troškova preduzeća. U tom slučaju će doći do neugodnih posljedica. 
Obrasci T-12 i T-13: pravila i koraci za popunjavanje
Dnevni list vodi se svakog radnog dana u mjesecu, i posljednjeg dana sastavlja se izvještaj o ukupno odrađenim danima/satima. Gotov izrađen dokument se prenosi u računovodstvo.
Navedimo primjer uputstava za popunjavanje radnog lista i obračun plaća, uzimajući za osnovu obrasce T-12 i T-13. Oni se u suštini ne razlikuju.
- U gornjem dijelu treba navesti naziv organizacije u skladu sa konstitutivnim dokumentima i naziv strukturne jedinice, ako postoji.
- Popune se ćelije “Datum sastavljanja” (poslednji dan radnog mjeseca) i “Broj dokumenta”.
- „Izvještajni period“ označava vremenski interval od kojeg se obračunava plata prema planu.
- Prva kolona u radnom listu označava redni broj zaposlenih.
- Kolone 2-3 popunjavaju se na osnovu ličnih karata zaposlenih u skladu sa obrascem T-2 koji se utvrđuje na osnovu naloga za prijem u preduzeće.
- Kolone 4 i 6 su za šifre radnog vremena i podatke o broju odrađenih sati u proteklom mjesecu.
- Kolone 5 i 7 su dizajnirane za označavanje međurezultata za dvije polovine mjeseca.
- Kolone 8-17 se popunjavaju na kraju izvještajnog mjeseca.
- U konačan broj dana nisu uračunati dani odsutnosti zaposlenog (bolovanje, službena putovanja, izostanci, slobodni dani).
- Kolone 14 i 16 popunjavaju se brojem dana i sati.
- 15 - šifra razloga za izostanak
- 17 - ukupan broj praznika, vikenda zaposlenog za izvještajni mjesec.
Dokument potpisuje službenik kadrovske službe, strukturne jedinice, direktor ili bilo koje lice koje on ovlasti.
Izrada radnog lista s rasporedom smjena i drugim nijansama
Prema članu 91 Zakona o radu Ruske Federacije poslodavac mora voditi evidenciju o stvarno odrađenim satima svakog zaposlenog. Radno vrijeme se plaća prema fizičkoj lokaciji na mjestu rada. Obračunavaju se evidentiranjem pojavljivanja i nedolaska na radno mjesto.
Rad u smjenama je uvjet kolektivnog ugovora i mora biti dokumentovan. Rad u smjenama može se obavljati isključivo prema rasporedu smjena u skladu sa članom 103. Zakona o radu Ruske Federacije. Uzima u obzir dnevno radno vrijeme i učestalost smjena. Raspored smjena u ovom slučaju djeluje kao lokalni nezavisni normativni akt.
Za koordinaciju rada u noćnim smjenama potrebno je da rad bude uključen u listu utvrđenu ugovorom ili aktom poslodavca prema članu 97. Zakona o radu Ruske Federacije.
U praksi se najčešće koristi raspored dnevnog rada „radnog lista“. U režimu radnog vremena uzimaju se u obzir odrađene smjene po mjesecu, a njegovo trajanje treba da bude isto tokom cijelog perioda. Radovi obavljeni preko vremena ne mogu se nadoknaditi nedostatkom rada drugog dana ili slobodnog dana.
Ako uslovi preduzeća ne dozvoljavaju da se uskladi sa uslovima rada u skladu sa članom 94. Zakona o radu Ruske Federacije, preduzimaju uvođenje sumarnog obračuna radnog vremena. Rad u smjenama može se kombinirati sa uvođenjem praćenja vremena. Procedura za uvođenje sumarnog računovodstva u preduzećima regulisana je isključivo internim pravilnikom o radu. Član 104. Zakona o radu Ruske Federacije zahtijeva samo da ne prelazi nominalni broj radnih jedinica mjesečno.
Sljedeći video detaljno opisuje postupak vođenja radnog vremena:
Sankcije u slučaju neispravnog popunjavanja radnog lista
U toku poreskih i finansijskih revizija, revizori mogu utvrditi sledeće vrste prekršaja u popunjavanju radnog lista:
- podaci o platama ne odgovaraju onima navedenim u primarnim izvještajnim dokumentima i radnom listu;
- podaci o platama ne odgovaraju onima navedenim u dokumentima plaćanja i obračuna i vremenskom listu;
- upotreba kodova i oznaka je pogrešna;
- obrada ili prekovremeni rad se ne uzimaju u obzir;
- obračun iznosa naknade na listu privremene nesposobnosti.
Prekršaji mogu dovesti do izricanja kazni računovođi ili poslodavcu do 5000 rubalja. Nedostatak radnog lista ili njegovo odsustvo na radnom mestu tokom revizije revizora može rezultirati administrativnom kaznom u skladu sa članom 5.27 i izricanjem kazni rukovodiocu jedinice u iznosu od do 50000 rubalja.