Arsip- ini adalah organisasi atau unit strukturalnya yang menerima dan menyimpan dokumen untuk tujuan penggunaan informasi retrospektif. Arsip departemen bertugas menyimpan dokumen dalam organisasi besar, sedangkan arsip organisasi usaha kecil dan menengah dikelola oleh sekretaris atau di kantor.
Untuk mensistematisasikan dokumen yang ditempatkan dalam arsip, dibentuklah unit penyimpanan yang disebut file. Kasus - dokumen atau sekumpulan dokumen yang berkaitan dengan suatu masalah atau bidang kegiatan dan ditempatkan dalam sampul tersendiri. Dokumen dibentuk menjadi file, sesuai dengan nomenklatur file, daftar sistematis nama kasus yang terdaftar di organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanannya.
Saat menyiapkan dokumen untuk penyimpanan arsip, dua operasi pekerjaan kantor dilakukan: pembentukan file dan pendaftarannya. Pembentukan kasus - penugasan dokumen ke kasus tertentu dan sistematisasinya. Pendaftaran kasus, ditentukan oleh aturan yang ditetapkan, persiapan penyimpanan dokumen.
Organisasi penyimpanan arsip dokumen dan penggunaannya yang efektif adalah salah satu tugas utama layanan dukungan dokumentasi. Struktur arsip organisasi dibentuk menurut nomenklatur arsip. Ini adalah dokumen independen, yang persiapannya merupakan pekerjaan yang kompleks dan multi-tahap.
Nomenklatur kasus ditinjau setiap tahun sebelum dimulainya tahun bisnis. Dalam penyusunannya diperhitungkan struktur nomenklatur sebelumnya dan rencana fungsi organisasi pada tahun berikutnya. Setiap unit struktural mempersiapkan bagiannya, dan kemudian masing-masing bagian disusun secara terpusat menjadi suatu nomenklatur umum. Rancangan nomenklatur harus mendapat persetujuan dari pimpinan organisasi.
Selama tahun jabatan, dokumen-dokumen yang telah diselesaikan pekerjaan operasionalnya disimpan dalam arsip sesuai dengan nomenklatur yang berlaku. Dalam hal ini, tidak menutup kemungkinan akan muncul dokumen-dokumen yang tidak disediakan pada saat penyusunannya. Jika hal ini terjadi, maka dibukalah perkara dengan judul baru, yang pada nomenklaturnya dibuat catatan. Kemungkinan besar juga bahwa sepanjang tahun ini tidak akan muncul satu dokumen pun yang membuka kasus dengan judul yang ditentukan. Untuk setiap kasus yang dibuka, catatan yang sesuai dibuat dalam nomenklatur.
Penyimpanan arsip dokumen dalam suatu organisasi dapat dilakukan dalam beberapa tahap. Mereka disimpan untuk waktu tertentu di arsip unit struktural, dan kemudian dipindahkan ke arsip organisasi. Setelah itu, beberapa dokumen harus dipindahkan ke penyimpanan negara.
Pekerjaan kantor Rusia memiliki sejarah panjang yang dibedakan berdasarkan karakteristik nasionalnya. Dokumen berumur panjang - mulai dari pendaftaran hingga penyimpanan dan pemusnahan arsip. Aturan untuk bekerja dengan mereka dalam organisasi tertentu merupakan sistem manajemen kantor. Ini mewakili seperangkat prinsip umum dan teknologi pemrosesan dokumen khusus. Pembentukannya terjadi di bawah pengaruh banyak faktor. Yang paling signifikan di antaranya adalah tradisi kerja yang ada, baik nasional maupun yang muncul dalam organisasi tertentu, serta berbagai dokumen peraturan dan metodologi badan pemerintah.
Memelihara dokumentasi akuntansi, personalia, dan kepemilikan merupakan bagian integral dari pekerjaan sehari-hari departemen manajemen kantor di organisasi modern mana pun. Penyimpanan kertas merupakan komponen penting dari pekerjaan ini. Jangka waktu penyimpanan dokumen ditentukan tidak hanya oleh kepentingannya, tetapi juga oleh daftar standar yang memberikan rekomendasi mengenai persyaratan. Kepatuhan organisasi terhadap semua persyaratan dan aturan akan menghindari masalah dengan otoritas pengatur.
Dari artikel tersebut Anda akan belajar:
Menyimpan dokumen dalam arsip
Anggaran dasar adalah surat bisnis pertama yang diterima perusahaan. Pentingnya piagam dan akta pendaftaran bagi suatu organisasi sama pentingnya dengan memiliki paspor dan akta kelahiran bagi seseorang. Mereka mungkin diperlukan dalam berbagai situasi. Tentu saja hilangnya surat-surat bisnis tersebut bukanlah masalah besar, dapat dengan mudah dikembalikan, namun untuk itu Anda harus membayar bea negara. Namun, lebih baik tidak melakukan ini, tetapi cukup ikuti kondisi dan syarat penyimpanannya.
Penyimpanan dokumen hak milik
Pasal 52 KUH Perdata Federasi Rusia mengatur prosedur pendaftaran badan hukum apa pun. Itu dibuat berdasarkan dokumen konstituen yang relevan. Bentuk organisasi dan hukum dari suatu perusahaan yang didirikan menentukan komposisi dan kuantitasnya. Biasanya, ini adalah Anggaran Dasar dan akta pendirian. Tentu saja, setiap perusahaan adalah wajib pajak, sehingga juga harus memiliki sertifikat pendaftaran pada otoritas pajak terkait. Biasanya ini NPWP/KPP. Apabila perusahaan yang didirikan adalah suatu badan ekonomi, maka harus mempunyai perjanjian konstituen. Perusahaan saham gabungan harus memiliki daftar sekuritas dan pemiliknya.
Secara tradisional, dokumen kepemilikan suatu perusahaan selalu dianggap sebagai dokumen kertas. Surat-surat bisnis ini memainkan peran besar dalam pekerjaan organisasi dan memiliki signifikansi hukum yang penting. Baru-baru ini situasinya telah berubah. Di Federasi Rusia, pengelolaan dokumen elektronik menjadi semakin meluas, dan dokumentasi elektronik mulai digunakan setara dengan dokumentasi kertas, dan dalam beberapa kasus bahkan menjadi sangat penting.
Mari kita beri contoh. Untuk melakukan berbagai tindakan dan mendapatkan pelayanan pemerintah, perusahaan kini berhak untuk tidak memberikan dokumen hukum di atas kertas kepada pegawai pemerintah. Inovasi ini disebabkan oleh fakta bahwa Daftar Terpadu Pendaftaran Badan Hukum Negara (USRLE) berisi semua informasi yang diperlukan. Setiap pegawai organisasi pemerintah, pemeriksa pajak, atau notaris yang memiliki akses ke Daftar Badan Hukum Negara Bersatu dapat memperoleh semua informasi yang diperlukan tentang badan hukum tertentu kapan saja. Selain itu, Piagam kertas tidak lagi menjadi elemen penting dalam dokumen perseroan terbatas. Kini dalam pekerjaannya mereka dapat menggunakan Piagam elektronik dalam bentuk standar.
Baca juga:
Penyimpanan arsip dokumen
Penyimpanan arsip dokumen hukum, seperti halnya dokumen lainnya, harus disimpan di tempat yang telah ditentukan secara khusus. Secara tradisional, ini adalah folder khusus yang disimpan di brankas. Tanggung jawab untuk menyimpan dokumentasi, sebagai orang pertama dalam organisasi, ditanggung oleh direktur umum atau kepala akuntan. Jika perusahaan memiliki departemen hukum, fungsi ini dapat dipercayakan kepada karyawannya. Namun, harus diingat bahwa bagaimanapun juga, manajer perusahaan bertanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan dokumen.
Harap dicatat bahwa untuk perusahaan saham gabungan, undang-undang menetapkan persyaratan khusus mengenai waktu dan prosedur penyimpanan surat-surat bisnis. Pada tanggal 16 Juli 2003, keputusan khusus FCSM No. 03-33/ps diadopsi, yang mengatur tata cara penyimpanan dokumen perusahaan saham gabungan. Faktanya adalah bahwa perusahaan dengan bentuk kepemilikan ini menggunakan sekuritas dalam aktivitasnya. Undang-undang memberlakukan persyaratan khusus pada kondisi dan periode penyimpanan.
Semua perusahaan lain yang mempunyai bentuk organisasi dan hukum yang berbeda, dengan penyimpanan dan menentukan syarat-syarat isi surat bisnis, berpedoman pada kaidah umum yang tidak diatur dengan peraturan atau undang-undang khusus.
Penyimpanan dokumen akuntansi dan pajak
Setiap perusahaan, apa pun bentuk kepemilikan dan bentuk hukumnya, wajib memelihara catatan perpajakan dan akuntansi. Ada sejumlah organisasi yang tidak diwajibkan oleh hukum untuk mematuhi persyaratan Undang-Undang Federal “Tentang Akuntansi”. Namun mereka juga harus memelihara catatan akuntansi yang mencatat aktivitas keuangan mereka. Semua dokumen bisnis keuangan dan perpajakan harus dipelihara dan disimpan sesuai dengan aturan dan regulasi yang ditentukan secara ketat.
Semua dokumentasi akuntansi dapat dibagi menjadi dua kelompok besar:
Dokumen primer.
Dokumentasi akuntansi.
Dokumentasi primer memiliki nilai yang jauh lebih besar. Hal ini disebabkan karena sebagian besar dokumentasi tersebut terdiri dari surat-surat yang diterima perusahaan dari luar, dari mitra usaha dan kontraktor. Semua operasi akuntansi yang dilakukan, serta pembentukan basis pajak, dilakukan secara eksklusif berdasarkan dokumentasi utama. Ini memiliki format dan tampilan tertentu. Apa yang berlaku untuk dokumentasi utama? Pertama-tama, ini adalah akta, kontrak, faktur, faktur, serta sejumlah dokumen lainnya. Semua tindakan yang signifikan secara hukum disertifikasi oleh surat-surat bisnis ini. Dalam hal ini, mereka mempunyai sejumlah persyaratan khusus mengenai isi dan kondisi penyimpanannya.
Saat ini, tidak jarang lagi surat-surat bisnis utama dibuat dan berfungsi dalam format elektronik. Untuk dokumentasi semacam ini juga telah dikembangkan standar tertentu yang menentukan bentuk dan jenisnya, khususnya keberadaan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat. Adapun jangka waktu penyimpanan dokumen elektronik benar-benar identik dengan dokumen kertas.
Jangka waktu penyimpanan dokumen kearsipan dalam suatu organisasi
Piagam suatu perusahaan atau organisasi, apapun status hukumnya, harus memuat klausul yang mengatur dalam kondisi apa dan untuk jangka waktu berapa surat-surat akuntansi bisnis harus disimpan. Kehadiran item ini akan membantu menghindari pertanyaan tambahan dari perwakilan otoritas inspeksi. Selain itu, disarankan untuk mengeluarkan peraturan daerah yang menjelaskan bagaimana dokumentasi perusahaan harus disimpan dan siapa sebenarnya yang akan bertanggung jawab untuk hal ini.
Semua dokumentasi akuntansi utama harus disimpan sesuai dengan persyaratan undang-undang Rusia modern, tetapi setidaknya selama 5 tahun.
Penyimpanan dokumen SDM
Dalam sebagian besar kasus, dokumentasi yang berkaitan dengan pekerjaan personel hanya merupakan dokumentasi pelaporan. Kondisi khusus untuk menyimpan surat-surat bisnis ini karena berisi data pribadi karyawan. Peningkatan tanggung jawab atas integritas dan keamanan media itu sendiri dan informasi yang terkandung di dalamnya terletak pada karyawan yang diberi wewenang khusus - inspektur personalia. Tidak adanya posisi seperti itu dalam tabel kepegawaian organisasi menunjukkan bahwa tanggung jawab ini akan ditanggung oleh kepala perusahaan itu sendiri atau oleh kepala akuntan.
Semua perintah untuk bekerja dengan personel, kartu registrasi karyawan, buku kerja dan pernyataan karyawan berada di bawah wewenang inspektur personalia. Undang-undang Federal “Tentang Akuntansi” mengatur prosedur untuk menghasilkan dokumentasi utama tentang pekerjaan personel dan remunerasi. Dari ketentuan undang-undang ini dapat disimpulkan bahwa semua dokumentasi akuntansi primer dapat diterima untuk akuntansi hanya jika pembentukannya dilakukan berdasarkan album-album bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi primer.
Persiapan dokumen untuk penyimpanan arsip
Penyimpanan dokumentasi akuntansi diatur dengan surat No. 105 dari Kementerian Keuangan Uni Soviet tanggal 29 Juli 1983. Menurut surat ini, itu harus disimpan arsip, artinya ruangan terpisah dengan lemari dan brankas khusus. Peraturan Rosarkhiv tertanggal 06.02.2002 berisi rekomendasi standar untuk penataan tempat ini. Rekomendasi memang diinginkan, namun tidak wajib. Tidak ada penalti untuk ketidakpatuhan.
Persyaratan yang sedikit berbeda berlaku untuk cara penyimpanan dokumentasi pelaporan yang ketat. Itu harus disimpan di brankas atau ruangan khusus yang dilengkapi dengan langkah-langkah keamanan yang ditingkatkan. Persyaratan yang sama berlaku untuk surat-surat bisnis yang diberi tanda “rahasia dagang”.
Semua dokumen bisnis lainnya dapat disimpan di rak dan lemari khusus. Mereka dapat ditempatkan langsung di kantor kepala organisasi atau kepala akuntan. Harap dicatat bahwa untuk memastikan kemudahan akses, laporan bank, laporan pengeluaran, akta, pesanan tunai, dan dokumen keuangan lainnya disarankan untuk dijilid dan disusun dalam urutan kronologis.
Jika tidak ada cukup ruang, serta setelah melewati pemeriksaan Layanan Pajak Federal, sejumlah surat bisnis harus ditransfer ke arsip kotamadya. Pemindahan dilakukan sesuai inventaris, diberi nomor dan dijahit. Sejumlah kertas harus dimusnahkan setelah habis masa penyimpanannya. Sebuah komisi khusus memeriksa dokumentasi ini dan mencatat fakta pemusnahannya.
Kepatuhan terhadap aturan, prosedur, dan tenggat waktu yang ditetapkan menjamin perlindungan pengusaha dari masalah yang disebabkan oleh perselisihan dengan otoritas inspeksi, dan juga memungkinkan dia untuk menciptakan kerangka legislatif yang diperlukan yang mungkin diperlukan ketika membela hak dan kepentingan hukum di peradilan.
Meski direktur tidak mau mendengar tentang arsip sebagai unit struktural, bukan berarti tidak ada di perusahaan. Arsipnya ada, tapi untuk saat ini hanya berupa gudang kertas bekas yang tersebar di lemari dan kantor tanpa adanya kesatuan tatanan dan sistem. Pada artikel kali ini kita akan membahas tentang bagaimana mengatur penyimpanan dokumen pada suatu organisasi yang belum memiliki arsip seperti itu, namun dokumen yang perlu dilengkapi dengan syarat pelestarian yang baik sudah ada, apalagi muncul setiap hari. Lagi pula, Anda tahu, jauh lebih mudah untuk mulai membangun arsip ketika organisasinya kecil dan tidak banyak surat kabar yang perlu dijamin keamanannya. Jika pekerjaan ini dilakukan dalam beberapa tahun, ketika volume peredaran dokumen mulai mencapai puluhan ribu unit, akan jauh lebih sulit untuk membuat arsip.
PERATURAN DAN TANGGUNG JAWAB ATAS PENYIMPANAN DOKUMEN YANG TIDAK BENAR
Proses penyimpanan dokumen organisasi diatur di tingkat federal.
Ada dua dokumen utama tentang pekerjaan arsip di perusahaan:
- Aturan dasar untuk pekerjaan arsip departemen, disetujui atas perintah Arsip Utama Uni Soviet tertanggal 05/09/1985 No. 263. Dokumen tersebut bersifat normatif (wajib).
- Aturan dasar untuk pekerjaan arsip organisasi, disetujui dengan keputusan Pengurus Rosarkhiv tanggal 02/06/2002 (selanjutnya disebut Aturan Dasar Penyelenggaraan Arsip Organisasi). Dokumen tersebut bersifat metodologis (tidak mengikat).
Kami menyarankan agar sekretaris memeriksa dokumen-dokumen yang serupa ini. Mereka menjelaskan prinsip-prinsip dasar penyimpanan surat-surat bisnis di perusahaan, persyaratan penyimpanan, dan menyediakan berbagai bentuk dokumen yang memastikan proses penyimpanan, dipimpin oleh nomenklatur urusan organisasi.
Tanggung jawab atas penyimpanan dokumen yang tidak tepat
Sesuai dengan Seni. 13.25 Kode Federasi Rusia tentang Pelanggaran Administratif, pelanggaran prosedur yang ditetapkan dan ketentuan penyimpanan dokumen oleh perusahaan saham gabungan dan perseroan terbatas (tambahan) memerlukan pengenaan denda administratif pada pejabat sebesar dua seribu lima ratus hingga lima ribu rubel; untuk badan hukum - dari dua ratus ribu hingga tiga ratus ribu rubel. Praktik penggunaan artikel ini cukup luas, sehingga masuk akal untuk memberi tahu manajer yang menolak mengalokasikan sumber daya untuk menyimpan dokumen perusahaan.
ANALISIS KOMPOSISI DOKUMEN
Pertama-tama, Anda perlu memahami komposisi dokumen yang saat ini ada di organisasi. Semuanya dibagi menjadi dua kelompok:
Dokumen yang sudah dilengkapi dokumen;
Dokumen yang dihasilkan sebagai hasil aktivitas organisasi dan berada pada tahap tertentu dalam siklus hidupnya.
Pekerjaan akan berjalan dalam dua arah sekaligus. Dokumen kelompok pertama perlu direview, diurutkan berdasarkan jenis dan komposisi kasus yang ditentukan. Dokumen kelompok kedua juga perlu didistribusikan ke berbagai kasus segera setelah pekerjaan kantor selesai.
Anda harus bertindak secara konsisten, beralih ke setiap departemen dalam organisasi secara bergantian. Di sini para pegawai departemen ini harus membantu sekretaris. Hanya mereka – orang yang mengetahui proses kerjanya dari dalam – yang dapat dengan tepat merumuskan judul perkara dan susunan dokumen di dalamnya. Daftar urusan masing-masing unit struktural yang dihasilkan akan menjadi dasar nomenklatur urusan organisasi.
WAKTU PENYIMPANAN DOKUMEN
Setiap dokumen memiliki umur simpannya sendiri, yang ditentukan bukan oleh organisasi - pembuat dokumen, tetapi oleh negara. Pemusnahan suatu dokumen sebelum masa penyimpanannya habis tidak diperkenankan.
Saat ini ada tiga peraturan yang berlaku yang mengatur jangka waktu penyimpanan dokumen, katanya, secara masif. Kami mencantumkan peraturan ini:
- Daftar dokumen arsip manajemen standar yang dihasilkan selama kegiatan badan-badan negara, pemerintah daerah dan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tertanggal 25/08/2010 No. 558 (sebagaimana diubah pada 02/04/2015);
- Daftar dokumen arsip standar yang dihasilkan dalam kegiatan ilmiah, teknis dan produksi organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 31 Juli 2007 No. 1182 (sebagaimana diubah pada 28 April 2011);
- Daftar dokumen standar yang dihasilkan dalam kegiatan komite negara, kementerian, departemen dan lembaga lain, organisasi, perusahaan, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui oleh Arsip Utama Uni Soviet pada 15 Agustus 1988 (sebagaimana diubah pada 31 Juli 2007).
Perusahaan saham gabungan Anda juga harus berpedoman pada Peraturan tentang prosedur dan periode penyimpanan dokumen perusahaan saham gabungan, yang disetujui oleh Resolusi Komisi Federal untuk Pasar Sekuritas Rusia tanggal 16 Juli 2003 No. 03-33/ps.
Selain daftar standar di atas, jangka waktu penyimpanan dokumen tertentu dapat ditentukan dalam peraturan industri. Oleh karena itu, Anda harus sangat berhati-hati saat menentukan tenggat waktu dan pastikan untuk mencari bantuan dari manajer dan karyawan departemen yang terkait dengan dokumen tersebut.
catatan
Jangka waktu penyimpanan dokumen dihitung mulai tanggal 1 Januari tahun berikutnya setelah tahun penyelesaiannya. Jadi, jika suatu dokumen dibuat pada bulan Januari 2015 dan mempunyai umur simpan 5 tahun, maka 5 tahun tersebut dihitung mulai 01/01/2016. Ternyata dokumen ini baru bisa dimusnahkan setelah tanggal 31 Desember 2020.
Pada tahap penentuan tenggat waktu, biasanya diketahui bahwa ketika mengatur sistem penyimpanan dokumen, setiap tindakan mengarah ke tindakan lainnya. Jika kita bertanya pada diri sendiri sudah berapa tahun suatu dokumen tertentu disimpan, maka kita perlu segera menuliskannya di suatu tempat - tidak mungkin mengingat semua angka ini di kepala kita. Daftar yang berisi semua dokumen organisasi, termasuk. durasi penyimpanannya tidak lebih dari sekedar nomenklatur kasus.
NOMENKLATUR KASUS
Proses penyimpanan dokumen organisasi diawali dengan tata nama file.
kamus kami
Nomenklatur kasus - daftar sistematis nama-nama kasus yang dibuka di kantor organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanannya, dalam bentuk yang ditetapkan.
Dengan kata lain, semua judul kasus yang diperoleh sebagai hasil analisis dokumen dikompilasi menjadi satu daftar, dan periode penyimpanannya ditetapkan.
Bentuk nomenklatur berkas diberikan dalam Lampiran 7 ayat 3.4.6 Aturan Dasar Penyelenggaraan Arsip Organisasi.
Catatan: nama bagian dalam nomenklatur urusan adalah nama unit struktural.
Indeks kasus terdiri dari dua bagian. Yang pertama adalah nomor urut unit struktural, yang kedua adalah nomor urut kasus dalam unit struktural.
Mari kita beri contoh. Katakanlah dalam sebuah organisasi, departemen periklanan menerima nomor seri 04. Sebuah penggalan daftar kasus diberikan di bawah ini.
catatan
Jika organisasi sangat kecil sehingga peran departemen di dalamnya dimainkan oleh karyawan, yang masing-masing memiliki fungsinya sendiri, maka semua indeks kasus lebih baik dimulai dengan 01 dan mengecualikan baris “Nama bagian” dari nomenklatur.
Kolom "Jumlah kasus" selesai pada akhir tahun takwim. Ini menunjukkan jumlah unit penyimpanan untuk setiap kasus yang terakumulasi di perusahaan sepanjang tahun.
Nomenklatur urusan disetujui dan diberlakukan mulai tahun kerja baru oleh pimpinan organisasi. Namun Anda tidak perlu menunggu hingga Januari untuk mencoba membuat dokumen perusahaan sesuai nomenklaturnya, karena nomenklatur urusan pertama dalam sejarah organisasi mungkin akan muncul pada pertengahan tahun.
Dokumen didistribusikan antar kasus segera setelah pekerjaan kantor selesai. Anda tidak dapat menyimpannya selama setahun penuh dan kemudian menghabiskan beberapa minggu untuk menyimpannya. Segera setelah dokumen dieksekusi dan dikeluarkan dari kendali, dokumen tersebut harus ditempatkan dalam file.
Rekan kerja secara bertahap perlu dibiasakan dengan kenyataan bahwa dokumen perusahaan dikelola oleh sekretaris. Jika ada kasus baru yang muncul di departemen, maka hal ini harus dilaporkan kepada sekretaris, yang akan menambahkan kasus tersebut ke nomenklatur dan, bersama dengan karyawan yang kompeten, menetapkan jangka waktu penyimpanannya. Beginilah sistem pekerjaan kantor terpusat terbentuk di sebuah organisasi muda.
DOKUMEN “KHUSUS”: SDM DAN AKUNTANSI
Dokumen personalia. Jika sekretaris juga terlibat dalam pengelolaan catatan kepegawaian di perusahaan, maka perhatian khusus harus diberikan pada penyimpanan lapisan dokumentasi perusahaan ini karena alasan berikut:
Dokumen kepegawaian lebih sering diperiksa daripada dokumen manajemen;
Umur simpan banyak catatan SDM diukur dalam beberapa dekade;
Dokumen SDM berisi data pribadi karyawan, dan oleh karena itu memerlukan tidak hanya akuntansi yang cermat, tetapi juga kondisi penyimpanan khusus dan akses ke data tersebut.
Kasus-kasus yang berkaitan dengan pekerjaan dengan personel dimasukkan dalam nomenklatur kasus secara umum, namun mereka perlu disimpan dalam lemari yang dapat dikunci dengan kunci, sebaiknya yang besi; idealnya, di ruangan khusus yang juga terkunci dengan kunci.
Dokumen akuntansi. Karena kepala akuntan secara pribadi bertanggung jawab atas keamanan dokumennya, pada tahap awal pengembangan organisasi, ia melakukannya sendiri. Mungkin akuntansi adalah satu-satunya departemen di mana Anda bisa relatif tenang mengenai urutan dokumentasi.
Secara bertahap, arsip akuntan melampaui brankas individu, dan muncul pertanyaan tentang memasukkan kertas pelaporan akuntansi dan pajak ke dalam kumpulan umum dokumen perusahaan untuk penyimpanan dan pemusnahan selanjutnya. Dokumen akuntansi juga termasuk dalam nomenklatur.
Mengenai cara penyimpanan, berbeda dengan dokumen kepegawaian, undang-undang tidak memuat instruksi khusus mengenai hal ini. Namun jika ditanyakan pendapat para akuntan, hampir semuanya akan mengatakan bahwa sebaiknya urusan tersebut juga disimpan di ruangan tersendiri.
DOKUMEN ELEKTRONIK
Jenis dokumen organisasi khusus lainnya adalah elektronik. Bahaya tidak mengetahuinya cukup besar, karena meskipun kertas dalam folder terlihat jelas dan tidak ada biaya untuk memperhitungkannya, maka kertas elektronik “hidup” di komputer rekan kerja. Kita berbicara tentang dokumen-dokumen yang siklus hidupnya diselesaikan secara elektronik. Contoh buku teks adalah log book yang disimpan sekretaris di MS Excel. Ketika tiba waktunya untuk mengirim jurnal untuk disimpan, Anda tidak perlu mencetaknya: ini adalah dokumen elektronik, dan juga harus disimpan dalam bentuk elektronik.
Unit harus memberikan informasi tentang catatan elektronik bila diminta oleh Sekretaris.
Sayangnya, di Rusia masih belum ada instruksi yang dirumuskan dengan jelas untuk menyimpan dokumen elektronik, meskipun faktanya di beberapa bidang kegiatan (misalnya, pemasaran Internet) volume dokumen elektronik suatu organisasi cenderung 100%. Satu-satunya yang dapat dijadikan pedoman adalah rancangan Rekomendasi perolehan, pencatatan dan penyelenggaraan penyimpanan dokumen arsip elektronik dalam arsip organisasi, yang dikembangkan oleh VNIIDAD pada tahun 2012.
Dokumen elektronik dimasukkan ke dalam nomenklatur kasus bersama dengan dokumen kertas dan disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan oleh daftar.
PENGHANCURAN DOKUMEN - PROSES TERSENTRALISASI!
Pada bulan-bulan pertama pengoperasian sistem penyimpanan dokumen, sekretaris tidak akan punya waktu untuk menghancurkannya, dan jika organisasinya masih muda, maka Anda harus menunggu beberapa tahun sebelum hal ini terjadi. Apabila ditemukan dokumen yang masa penyimpanannya telah habis, proses pemusnahannya diselenggarakan sesuai dengan Peraturan Pokok Penyelenggaraan Arsip Organisasi.
Hal utama yang harus diingat adalah pemusnahan dokumen merupakan proses terpusat yang melibatkan banyak karyawan perusahaan, termasuk manajernya. Merobek dokumen dan membuangnya ke tempat sampah bukanlah kehancuran. Anda tidak bisa melakukan itu.
Tidak masalah apakah di masa depan "arsip" unit struktural akan muncul dalam organisasi atau apakah karyawan kantor yang diberi wewenang khusus akan bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen, namun, penyimpanan dokumen perlu dilakukan, dan tanggung jawab ini, sebagai kami temukan di awal artikel, diabadikan di tingkat legislatif.
RINGKASAN
- Penyimpanan dokumen adalah tanggung jawab organisasi, yang diabadikan dalam undang-undang.
- Penataan sistem penyimpanan dokumen suatu perusahaan diawali dengan menganalisis susunan dokumen.
- Daftar urusan organisasi yang jangka waktu penyimpanannya ditentukan sesuai dengan daftar khusus, yang disusun menurut bentuk khusus, membentuk nomenklatur urusan organisasi.
- Perhatian khusus diberikan pada sistem dokumentasi kepegawaian dan akuntansi, serta dokumen elektronik.
- Pemusnahan dokumen adalah proses terorganisir dan terpusat yang memerlukan pendekatan sistematis. Anda tidak bisa begitu saja membuang dokumen tersebut.
4.3.1.1. Dokumen harus disimpan di tempat gelap setiap saat. Semua jenis pekerjaan dengan dokumen harus dilakukan pada tingkat pencahayaan yang terbatas atau sesuai teknologi.
4.3.1.2. Pencahayaan di fasilitas penyimpanan bisa alami atau buatan.
4.3.1.3. Pencahayaan alami di fasilitas penyimpanan diperbolehkan dengan cahaya yang tersebar, dengan ketentuan bahwa penyebar cahaya, pengatur fluks cahaya, filter pelindung, gorden, kerai, dan lukisan kaca digunakan pada jendela. Untuk melindungi dokumen, penyimpanan digunakan pada binder, map, kotak, lemari, pada rak tertutup, pada kertas kado, dan lain-lain.
4.3.1.4. Untuk penerangan buatan, digunakan lampu pijar dalam nuansa tertutup dengan permukaan halus. Diperbolehkan menggunakan lampu fluoresen dengan bagian spektrum ultraviolet yang dikurangi, seperti LB, LHB, LTB.
4.3.1.5. Tingkat iluminasi dalam spektrum tampak tidak boleh melebihi: pada permukaan vertikal rak pada ketinggian 1 m dari lantai - 20 - 50 lux (lux), pada desktop - 100 lux (lux).
4.3.2. Kondisi suhu dan kelembaban
4.3.2.1. Di ruang penyimpanan yang dilengkapi dengan sistem pendingin udara, kondisi suhu dan kelembaban yang optimal harus dijaga, dengan mempertimbangkan jenis dokumen tertentu: untuk dokumen kertas - suhu 17 - 19 derajat. C, kelembaban udara relatif 50 - 55%; untuk bahan film - hitam putih (15 derajat C dan 40 - 55%) dan berwarna (2 - 5 derajat C dan 40 - 55%); untuk dokumen pada pita magnetik dan media disk - 15 - 20 derajat. C dan 50 - 65%.
4.3.2.2. Fluktuasi suhu dan kelembaban yang tajam di fasilitas penyimpanan tidak diperbolehkan. Di ruangan dengan iklim yang tidak diatur, tindakan harus diambil untuk mengoptimalkan kondisi iklim berdasarkan pemanasan dan ventilasi ruangan yang rasional, penggunaan dehumidifikasi atau pelembab udara. Dengan peningkatan kelembaban udara relatif yang stabil dalam jangka panjang hingga 80 - 90%, tindakan wajib diambil untuk menormalkan kondisi iklim (ventilasi intensif, dehumidifikasi fasilitas penyimpanan, menghilangkan penyebab peningkatan kelembaban).
4.3.2.3. Kondisi suhu dan kelembaban di fasilitas penyimpanan dikendalikan dengan mengukur parameter udara secara teratur: di ruangan ber-AC - seminggu sekali, di ruangan dengan iklim yang tidak diatur - dua kali seminggu, jika terjadi pelanggaran rezim penyimpanan - setiap hari.
4.3.2.4. Alat kendali dan pengukuran (termometer, psikrometer, higrometer) ditempatkan di lorong utama pada rak, jauh dari sistem pemanas dan ventilasi. Pembacaan instrumen dicatat dalam buku log.
4.3.3. Rezim sanitasi dan higienis
4.3.3.1. Tempat arsip harus dijaga kebersihannya, dalam kondisi yang mengecualikan kemungkinan jamur, serangga, hewan pengerat, dan debu.
4.3.3.2. Di ruang penyimpanan, sirkulasi udara bebas harus dipastikan, tidak termasuk pembentukan zona tidak berventilasi yang berbahaya dari segi sanitasi dan biologis.
4.3.3.3. Jendela yang terbuka selama musim panas, serta bukaan ventilasi di dinding, langit-langit, lantai ruang penyimpanan dan bukaan luar sistem ventilasi harus dilindungi dengan jaring dengan diameter sel tidak lebih dari 0,5 mm.
4.3.3.4. Dilarang memakai pakaian luar, sepatu basah atau kotor, menyimpan dan menggunakan produk makanan, atau merokok di ruang penyimpanan.
4.3.3.5. Di tempat penyimpanan perlu dilakukan pembersihan basah secara sistematis. Minimal setahun sekali dilakukan penghilangan debu pada rak, lemari, dan peralatan penyimpanan; lantai, alas tiang, kusen jendela, bagian dasar rak diperlakukan dengan larutan antiseptik berair (formaldehida 2%, katamin AB 5%, dll.).
4.3.3.6. Dua kali setahun (di awal dan di akhir musim pemanasan), dokumen (secara selektif) dan tempat penyimpanan diperiksa untuk mendeteksi serangga dan jamur secara tepat waktu.
Jika hama biologis terdeteksi, tindakan segera diambil untuk mendisinfeksi dan mendisinfeksi tempat tersebut oleh arsip, stasiun sanitasi dan epidemiologi atau layanan karantina.
4.3.3.7. Saat membersihkan atau mensanitasi, air dan larutan antiseptik tidak boleh bersentuhan dengan dokumen.
4.3.4. Mode aman
4.3.4.1. Rezim keamanan dipastikan dengan pilihan lokasi arsip di dalam gedung, sarana teknis perlindungan, pengorganisasian sistem keamanan, sistem alarm, kepatuhan terhadap langkah-langkah kontrol akses, prosedur akses ke fasilitas penyimpanan, dan penyegelan tempat. Pintu luar arsip dan fasilitas penyimpanan harus memiliki lapisan logam dan kunci yang kuat. Batang logam yang dapat dikunci dan berengsel ke luar dipasang pada jendela yang dapat diakses dari luar. Tempat arsip dilengkapi dengan alarm keamanan, di luar jam kerja tempat tersebut disegel. Fasilitas penyimpanan harus dikunci selama jam kerja. Manajer dan karyawan fasilitas penyimpanan ini, dan dalam beberapa kasus, orang lain yang menemani mereka, berhak mengakses fasilitas penyimpanan. Penghapusan dokumen dari arsip hanya dilakukan dengan izin khusus sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
4.3.4.2. Rezim keamanan juga berlaku untuk tempat di mana dokumen arsip dan aset material arsip disimpan sementara (ruang baca, ruang pameran, laboratorium, dll.).