Postur tubuh, gerak tubuh, tanda perhatian yang ditunjukkan kepada mitra bisnis mempunyai makna dan membawa beban semantik. Bahkan keheningan adalah bagian dari interaksi. Para pebisnis tidak lupa bahwa mereka sedang berkomunikasi dengan mitra, meski topik pembicaraan beralih ke bidang yang tidak berhubungan dengan bisnis.
Aturan komunikasi
Semakin kompeten seseorang berperilaku lingkungan profesional, semakin baik orang di sekitarnya memperlakukannya.
5 aturan komunikasi dalam lingkungan bisnis:
- Fokus pada saling pengertian
Komunikasi bisnis memiliki tujuan untuk menemukan kompromi. Merupakan kebiasaan untuk siap dan terbuka dalam memahami dan bertukar informasi dengan pasangan. Tidak etis memprovokasi lawan bicara ke dalam konflik atau menghindari kontak. Perhatian, rasa hormat, dan ketertarikan terhadap tuturan lawan bicara diekspresikan dalam penampilan, gerak tubuh, dan kemampuan mendengarkan tanpa menyela.
- Pidato harus jelas, dapat dipahami, tidak tergesa-gesa dan tidak monoton.
Secara umum, segala bentuk ucapan yang ekstrem harus dihindari. Ketika seseorang berbicara terlalu pelan, tidak jelas, cepat atau sebaliknya terlalu lambat, ucapannya sulit dipahami, menjadi tidak dapat dipahami dan tidak menyenangkan.
Selain itu, jika subjek berbicara cukup keras dan sangat jelas, pasangannya akan mendapat kesan bahwa dia adalah orang yang dewasa dan percaya diri.
- Kehati-hatian dalam berbicara
Pidato harus disusun, atau lebih baik lagi, ditulis. Sebelum memulai percakapan, para pebisnis mencatat sendiri topik dan isu yang memerlukan diskusi. Laporan atau pidato publik dibangun menurut rencana, pendahuluan, bagian utama dan kesimpulan akhir, dan hasilnya ditulis.
- Kemampuan untuk mengajukan pertanyaan terbuka dan tertutup
Jawabannya akan tergantung pada bagaimana pertanyaan itu diajukan. Jika pertanyaan memerlukan jawaban “ya” atau “tidak”, lawan bicara harus menjawab dengan jelas, jika pertanyaan tetap terbuka, ia akan memiliki kesempatan untuk mengungkapkan sudut pandangnya. Pertanyaan yang terlalu langsung atau tidak bijaksana sebaiknya dihindari.
- Tidak dapat diterimanya frasa panjang dan kalimat rumit. Ungkapan singkat dan bermakna menghemat waktu dan menyederhanakan persepsi informasi.
Kepatuhan terhadap semua prinsip dan aturan mungkin tampak bermasalah, namun kesulitan dapat diatasi dengan bekerja pada diri sendiri. Kemampuan berkomunikasi dalam lingkungan bisnis datang dengan pengalaman interaksi bisnis.
Bahasa komunikasi dalam lingkungan bisnis
Konsep "bahasa" digunakan untuk merujuk pada sistem tanda yang melaluinya orang berpikir dan berbicara. Ini juga merupakan cara untuk mengekspresikan kesadaran diri seseorang.
Bahasa komunikasi bisnis– gaya bicara bisnis resmi, dimaksudkan untuk interaksi komunikatif dalam lingkungan bisnis profesional, serta bidang terkait lainnya.
Bahasa bisnis adalah suatu sistem komunikasi lisan dan tulisan yang mengatur hubungan kerja.
Gaya penulisan resmi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- penyajian informasi yang ringkas;
- formulir yang sangat dibutuhkan;
- terminologi khusus, klise, klerikalisme;
- sifat naratif dari pidato tertulis;
- hampir tidak adanya sarana bicara yang ekspresif secara emosional.
Bisnis pidato lisan memiliki tiga komponen:
- komponen isi (ditandai dengan kejelasan dan logika);
- komponen ekspresif (mencirikan sisi emosional informasi);
- komponen insentif (diakui mempengaruhi perasaan dan pikiran lawan bicara).
Bahasa komunikasi bisnis subjek interaksi dinilai berdasarkan indikator berikut:
Dalam lingkungan profesional, merupakan kebiasaan untuk mematuhi etiket, standar umum moralitas dan etika.
Komunikasi bisnis didasarkan pada standar moral berikut:
- kejujuran;
- kesopanan;
- keadilan;
- tanggung jawab.
Namun konsep komunikasi bisnis juga mencakup aspek psikologis. hubungan interpersonal. Mereka tidak hanya ramah netral, tetapi juga memiliki sifat persaingan dan perjuangan yang ketat.
Komunikasi bisnis bukan hanya kemampuan berbicara, berpenampilan dan menjalankan bisnis dengan baik, namun juga kemampuan membangun hubungan interpersonal.
Mengatasi kesulitan komunikasi
Bahkan jika Anda mengikuti semua aturan komunikasi bisnis, Anda mungkin menghadapi hambatan psikologis berikut:
- Hambatan motivasi. Ketika lawan bicaranya tidak tertarik dengan topik pembicaraan dan tidak mungkin menarik minatnya. Hambatan seperti itu merupakan indikator bahwa salah satu pasangan memperlakukan pasangannya bukan sebagai individu, tetapi sebagai sarana untuk mencapai suatu tujuan.
- Hambatan moral. Ketika lawan bicaranya ternyata adalah orang yang tidak bermoral, tidak jujur, dan rentan terhadap penipuan. Dia menggunakan komunikasi bisnis sebagai cara untuk menyembunyikan niat jahatnya. Semakin baik niat maksiat “disamarkan” di balik kemampuan berbicara dan berperilaku indah, semakin sulit mengatasi hambatan tersebut.
- Penghalang emosi. Emosi negatif, perasaan, pikiran terhadap lawan bicara tidak memungkinkan terjalinnya hubungan yang harmonis. Komunikasi bisnis tidak akan berguna dan tidak efektif jika pasangan memperlakukan satu sama lain dengan buruk.
Untuk mengatasi kesulitan interaksi bisnis dan memenangkan hati lawan bicara Anda, Anda harus mengikuti rekomendasi berikut:
- Memanggil dengan nama
Perlakuan seperti itu merupakan tanda rasa hormat dan perhatian. Semua orang senang mendengar nama mereka dan memahami informasi dengan lebih baik jika diucapkan segera setelahnya.
- Senyum
Hal ini tidak selalu tepat. Seringkali, masalah penting memerlukan konsentrasi dan keseriusan, yang secara alami diekspresikan dalam ekspresi wajah yang terkendali. Namun senyuman merupakan sarana yang membangkitkan simpati dan kemauan untuk melakukan kontak.
- Pujian
Kata-kata menyenangkan yang baik hati dan tidak mengganggu akan mencerahkan komunikasi apa pun, terutama komunikasi bisnis. Merupakan kebiasaan untuk memberikan pujian yang tulus namun tertutup.
- Perhatian pada kepribadian
Saat berkomunikasi tentang topik bisnis, jangan lupa bahwa subjeknya adalah orang-orang dengan karakteristiknya masing-masing. Semua orang suka didengarkan dengan cermat, tertarik, didukung, dan dihormati.
- Kejujuran dan integritas
Penyembunyian atau distorsi informasi cepat atau lambat akan menjadi jelas, dan sekali reputasi rusak dan hilang kepercayaan akan sulit untuk diperoleh kembali.
Anda dapat mempelajari dasar-dasar komunikasi bisnis sendiri atau memperoleh pengetahuan yang diperlukan di lembaga pendidikan, kursus atau seminar.
Seni komunikasi dalam lingkungan profesional dipelajari dalam praktik ketika seseorang mulai bertindak dan berperilaku sebagai orang yang jujur, dapat diandalkan, dan berbudaya, serta profesional di bidangnya.
Kepatuhan terhadap etika komunikasi bisnis adalah dasar dari tim yang sukses. Hubungan yang dibangun berdasarkan kaidah etika profesi dan saling menghormati menciptakan suasana nyaman suasana kerja, menjaga motivasi dalam tim.
Artikel ini menyajikan prinsip-prinsip dasar etika komunikasi bisnis, tips dan aturan yang akan berguna baik bagi karyawan maupun manajer.
Memiliki pengendalian diri untuk menghormati orang lain sebagai diri sendiri dan memperlakukan mereka sebagai diri sendiri
bagaimana kita ingin diperlakukan itulah yang bisa disebut filantropi.
Konfusius
Apa itu?
Komunikasi bisnis, seperti komunikasi lainnya, memerlukan regulasi. Etiket komunikasi bisnis adalah seperangkat aturan publik dan tak terucapkan bagi mereka yang harus bekerja sama setiap hari kerja.Tanpa norma yang diatur, komunikasi bisnis berubah menjadi pertukaran informasi yang kacau balau. Setiap orang mempersepsikannya secara berbeda Dunia, kolega, manajer, dan bawahan mereka.
Agar perbedaan pandangan dunia tidak mengganggu pekerjaan dan tidak memaksa semua orang untuk angkat bicara bahasa berbeda, penting untuk memperhatikan etika dan budaya komunikasi bisnis. Hal ini berlaku baik untuk hubungan dalam satu tim maupun kontak eksternal (antara karyawan dari departemen atau cabang yang berbeda, antara karyawan dan klien).
Aturan dan prinsip dasar etika komunikasi bisnis
Etika komunikasi bisnis memiliki pertama-tama tujuan praktis. Kepatuhan terhadapnya sangat menyederhanakan pekerjaan seluruh tim pada umumnya dan setiap karyawan pada khususnya, karena bertindak sesuai dengan pola yang berlaku umum lebih mudah dan cepat. Hal ini akan memastikan bahwa karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari satu sama lain. Langkah ini membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dengan membebaskan karyawan dari pemikiran seperti, “Apa maksudnya?” Tugas kedua etika bisnis– menciptakan suasana kerja dalam tim di mana seluruh waktu dicurahkan untuk bisnis, dan jumlah waktu yang tepat diberikan untuk bersenang-senang. Kenyamanan moral lebih berperan dalam kehidupan dibandingkan kenyamanan fisik, dan dengan mengikuti etika bisnis maka karyawan akan selalu merasa nyaman dalam hal kepuasan kerja.
Selain itu, sisi moral etika bisnis juga mempengaruhi produktivitas: seorang karyawan yang merasa nyaman di tempat kerja akan lebih berkomitmen terhadap perusahaan dan berusaha melakukan pekerjaannya dengan lebih baik. Suasana menyenangkan dicapai melalui kepatuhan prinsip etika komunikasi bisnis, membuat karyawan berusaha untuk mencapai yang terbaik dalam pekerjaan mereka.
Kami menawarkan untuk melihat video review 5 aturan dasar etiket dalam komunikasi bisnis menurut D. Carnegie:
Jenis dasar komunikasi bisnis
Ada tiga jenis utama komunikasi bisnis, yang didasarkan pada hierarki yang diterima secara umum dalam tim.
Jadi, komunikasi bisnis dapat berlangsung:
- "Perintahkan ke bawah";
- "Turun hingga";
- "Secara horizontal".
Penting untuk bersikap adil terhadap karyawan, kolega dari perusahaan lain, dan klien yang bekerja dengan Anda. Hal ini, misalnya, menyiratkan bahwa tidak etis menanyakan lawan bicara Anda tentang urusan pribadinya, terutama masalahnya, hanya karena itu menarik minat Anda.
Aturan umum berlaku untuk semua orang etika telepon bisnis. "Halo" atau "ya" bukanlah sapaan yang tepat pebisnis. Anda harus memperkenalkan diri dengan sopan, menyebutkan posisi Anda, nama perusahaan, departemen.
Saat berbicara di telepon, Anda harus berhati-hati, jika ini adalah pertama kalinya Anda berbicara dengan seseorang, pastikan untuk mengingat nama dan patronimiknya serta menggunakannya. Anda harus selalu mengungkapkan pikiran Anda dengan jelas dan ringkas. Jika menurut alasan bagus Jika Anda tidak dapat melanjutkan percakapan, Anda perlu meminta maaf kepada lawan bicara Anda dan menawarkan untuk menghubunginya nanti.
Komunikasi "atasan-bawahan"
Atasan “lebih tinggi” dari bawahan
Atau "dari atas ke bawah". Setiap pemimpin yang baik harus berusaha menciptakan suasana nyaman dalam tim. Disiplin diri seorang pemimpinlah yang menjadi motivator dan teladan paling ampuh bagi bawahannya.
Oleh karena itu, pertama-tama, penting bagi orang-orang yang memegang posisi kepemimpinan untuk mematuhi aturan etika komunikasi bisnis.
Saran: Dimulai dari disiplin diri sebagai seorang pemimpin. kerja yang efektif seluruh perusahaan. Hanya dengan belajar mengatur diri sendiri barulah Anda bisa mengatur orang lain. Keakraban, terlambat, dan menunda keputusan “untuk nanti” harus dihilangkan dari kebiasaan. Semua ini akan membantu memperkuat otoritas Anda dan memenangkan hati karyawan Anda - semua orang ingin berjuang untuk masa depan yang cerah dengan pemimpin yang ideal.
Manajer adalah orang yang mengatur proses kerja dan memberi perintah.
Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara, antara lain:
- Memesan;
- Meminta;
- Pertanyaan atau permintaan;
- Panggil sukarelawan.
Permintaan adalah bentuk pesanan yang paling umum, terutama jika tim telah menjalin hubungan kerja yang cukup saling percaya. Menanggapi permintaan tersebut, karyawan dapat memberikan komentarnya jika diperlukan. Pengelola juga bisa menyampaikan permintaan sedemikian rupa sehingga setara dengan perintah, dengan nada tetap bersahabat.
Pertanyaan biasanya ditanyakan kepada pegawai yang telah menunjukkan dirinya sebagai orang yang kompeten dan proaktif, begitu pula dengan pemanggilan relawan.
Saran untuk manajer: sebaiknya pelajari bawahan Anda untuk mengetahui siapa di antara mereka yang cukup memahami pertanyaan. Misalnya, seorang bawahan yang berkualifikasi dan antusias terhadap pekerjaannya dan telah mendapatkan kepercayaan dari manajernya dapat memberi saran yang bagus pada pertanyaan tentang bagaimana memecahkan masalah tertentu. Seorang karyawan yang tidak inisiatif dan tidak bermoral lebih cenderung melihat masalah ini sebagai kelemahan manajer dan alasan untuk mengabaikan pekerjaan.
Selain itu, bawahan selalu mengapresiasi keadilan. Jadi imbalannya harus selalu sesuai dengan prestasinya, seperti halnya hukuman yang pantas untuk kegagalan. Pada saat yang sama, kesalahan karyawan tidak boleh dibiarkan begitu saja - perilaku seperti itu dapat menunjukkan manajer sebagai lalai atau memberi tahu karyawan bahwa ia dapat bekerja dengan ceroboh, lalai, dan tidak dihukum.
Antara lain, atasan harus menunjukkan kepada bawahannya bahwa ia menghormati dan menghargai pendapat dan kontribusinya terhadap tujuan bersama, dan dalam hal ini ia akan mencapai loyalitas timbal balik.
Komunikasi "bawahan-bos"
Tentu saja semua bawahan harus mengikuti aturan komunikasi bisnis. Karyawan yang baik, seperti halnya manajer, berkepentingan untuk membangun dan menjaga suasana nyaman dalam tim, oleh karena itu dalam kerangka etika komunikasi bisnis, salah satu tugas bawahan adalah membantu manajer menjaganya.
Dalam situasi apa pun seorang bawahan tidak boleh mencoba mengatur manajernya, ini merupakan manifestasi dari rasa tidak hormat, ketidakpatuhan terhadap hierarki dan, oleh karena itu, pelanggaran terhadap norma-norma komunikasi bisnis yang etis. Subordinasi harus selalu terjadi: Anda dapat mengungkapkan pendapat Anda dalam bentuk yang benar, tetapi Anda tidak dapat menunjukkannya kepada atasan Anda. Omong-omong, dalam hal ini etika komunikasi jaringan tidak terkecuali. Tampaknya dalam korespondensi online beberapa aturan etika dapat diabaikan, namun sebenarnya tidak demikian. Masih ada bos di sisi lain layar, dan Anda harus bersikap sesuai dengannya.
Tidak disarankan untuk bersikap kategoris terhadap atasan Anda. Tidak perlu selalu setuju dengannya, jika tidak, Anda mungkin tampak seperti orang yang menyanjung. Namun Anda tidak boleh terus-menerus berdebat dengan manajemen. Di sini penting untuk menemukan garis tipis dan menunjukkan bahwa bawahan menghormati pemimpinnya batang bagian dalam, karakter yang kuat. Karyawan seperti itu dihargai dan dipercaya sebagai orang yang setia dan dapat diandalkan.
Saya selalu meminta para pembantu untuk berbagi kesulitan mereka; Saya selalu berusaha mendukung mereka,
tentu saja, jika mereka mau mengakui bahwa mereka mempunyai masalah.
J.Soros
Jika perusahaan memiliki manajemen senior, maka Anda tidak boleh menghubungi mereka tanpa melalui atasan langsung Anda. Ini merupakan bentuk langsung dari rasa tidak hormat terhadap pemimpin; hal ini dapat menimbulkan keraguan terhadap kompetensi manajer, yang dapat berdampak negatif terhadap hubungan dalam seluruh tim.
Akan sangat ceroboh untuk tidak menyebutkannya Senjata utama sebagian karyawan adalah kebohongan. Jika seorang karyawan membiarkan dirinya berbohong di tempat kerja, berjanji untuk menyelesaikan semua tugas (dengan kegagalan berikutnya), berbicara tentang bagaimana dia melakukan sesuatu yang sebenarnya tidak dia lakukan, jarang sekali seorang manajer menyangkal kesenangannya untuk menyingkirkannya. asisten seperti itu. Kejujuran dan kepercayaan adalah dasar komunikasi bisnis. Dengan berpegang pada prinsip-prinsip ini, seorang karyawan dapat melangkah lebih jauh dari yang direncanakan, tetapi jika Anda mencoba untuk menjadi licik, maka Anda sendirilah yang harus disalahkan.
Komunikasi karyawan-karyawan
Dalam hal ini, pertama-tama, Anda perlu memperhatikan apa yang pada dasarnya menentukan hubungan antar karyawan: hak dan tanggung jawab mereka. Mereka harus didistribusikan dengan jelas di antara rekan kerja, jika tidak, konflik pasti akan muncul. Setiap orang harus mengurus urusannya sendiri, meskipun pekerjaannya tumpang tindih dengan karyawan lain.
Seringkali, persaingan atau persaingan bisnis terjadi antar karyawan, di mana mereka berusaha untuk mencapai, misalnya promosi. Di sini perlu dipahami bahwa personalisasi tidak dapat diterima. Rasa hormat harus dihargai di atas segalanya. Etiket komunikasi bisnis selama presentasi, khususnya, mengandaikan bahwa rekan kerja tidak boleh disela atau disela. Semua pertanyaan dan keberatan dapat diungkapkan dalam bentuk yang benar setelah presentasi atau selama periode pertanyaan yang ditentukan secara khusus.
Selain itu, Anda tidak boleh mengambil lebih dari yang bisa Anda penuhi; Anda tidak boleh membuat janji yang tidak dapat ditepati. Anda perlu menilai diri sendiri, kemampuan Anda, serta kemampuan karyawan Anda secara memadai.
Ini adalah jenis komunikasi yang tujuannya adalah pertukaran informasi antara mitra yang ada atau calon mitra. Selama komunikasi bisnis, masalah-masalah penting diselesaikan, tujuan ditetapkan dan dicapai, kualitas pribadi dan bisnis diperoleh. Untuk lebih memahami semua ini, Anda perlu memahami jenis komunikasi bisnis apa yang ada.
Langsung dan tidak langsung
Semua jenis komunikasi bisnis dibagi menjadi dua kelompok: langsung dan tidak langsung. Komunikasi langsung dipahami sebagai komunikasi yang terjadi secara langsung antar pasangan yang tidak dipisahkan oleh hambatan ruang dan waktu. Ini bisa menjadi negosiasi. Yang kami maksud dengan tidak langsung adalah kontak yang dilakukan dengan menggunakan sarana teknis(telepon, internet). Pengalaman menunjukkan bahwa, bila memungkinkan, komunikasi langsung harus diupayakan, karena dianggap paling efektif untuk mencapai tujuan apa pun. Namun komunikasi langsung, ketika lawan bicara melihatnya, tidak dapat dibandingkan dengan hal lain.
Verbal dan nonverbal
Ada jenis komunikasi bisnis seperti verbal dan non-verbal. Verbal adalah komunikasi melalui kata-kata, non-verbal adalah komunikasi melalui gerak tubuh, ekspresi wajah, dan postur. Potret nonverbal seseorang dapat disusun berdasarkan postur apa yang dia pilih untuk melakukan percakapan, bagaimana dia memandang lawan bicaranya dan dengan intonasi apa dia mengucapkan informasi ini atau itu.
Teknologi komunikasi bisnis dapat dilakukan dengan menggunakan dalam berbagai cara dan Tergantung pada ini, mereka membedakannya jenis berikut komunikasi bisnis:
Pertemuan bisnis
Yang kami maksud di sini adalah komunikasi bisnis, ketika seluruh tim suatu perusahaan atau firma berkumpul untuk mendiskusikan masalah-masalah mendesak atau membuat keputusan. keputusan bersama.
Jenis komunikasi bisnis ini sampai batas tertentu merupakan kelanjutan dari komunikasi sebelumnya. Hal ini terjadi ketika seseorang menyampaikan suatu informasi kepada rekan-rekannya atau sekelompok orang lain. Pembicara harus memahami dengan jelas apa yang dibicarakannya, dan pidatonya harus dapat dimengerti oleh audiens.
Percakapan bisnis
Ini adalah jenis komunikasi bisnis di mana pertukaran informasi mengenai beberapa topik yang paling penting saat ini. Misalnya saja diskusi antar karyawan perusahaan mengenai proses kerja. Selama percakapan bisnis, keputusan tidak harus diambil.
Pertemuan bisnis
Berbeda dengan jenis komunikasi sebelumnya, hasil akhir dari negosiasi adalah menemukan hasil maksimal keputusan yang tepat dan penerimaannya. Negosiasi bisnis mempunyai fokus yang spesifik dan jelas, yang dapat menghasilkan penandatanganan kontrak dan transaksi penting.
Sengketa
Selama komunikasi bisnis, tidak selalu mungkin untuk menghindari pertengkaran. Seringkali, hanya karena benturan kepentingan dan para peserta yang mempertahankan posisi mereka, suatu keputusan dapat diambil. Namun terkadang justru perselisihan yang menghalangi diterimanya.
Korespondensi bisnis
Ini adalah cara komunikasi bisnis tidak langsung di mana informasi disampaikan melalui tulisan. Misalnya, hal ini dapat mencakup perintah dan permintaan tertulis. Korespondensi bisnis juga dapat dilakukan dengan mengirimkan email, sehingga menghemat waktu secara signifikan. Bentuknya ada dua: surat (dikirim oleh satu organisasi ke organisasi lain) dan surat resmi pribadi (dikirim atas nama suatu organisasi ke individu lain).
Berbicara tentang komunikasi bisnis, tahapan utamanya juga harus disebutkan.
Fase komunikasi bisnis
· Persiapan komunikasi.
· Fase komunikasi (melakukan kontak).
· Konsentrasi perhatian (pada beberapa masalah atau fitur).
· Mempertahankan perhatian.
· Argumentasi dan persuasi (jika pendapat lawan bicara berbeda).
· Memperbaiki hasilnya (akhiri percakapan pada saat yang tepat).
Komunikasi bisnis adalah interaksi antara orang-orang yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu atau hasil yang diinginkan. Biasanya, interaksi ini terjadi dalam lingkungan bisnis, dan berbentuk negosiasi, memanggil atasan, mendiskusikan ide-ide baru atau strategi pengembangan, dll. Ciri khas dari jenis komunikasi ini adalah hubungan pribadi tidak memainkan peran yang menentukan. Tidak peduli bagaimana para mitra memperlakukan satu sama lain secara pribadi, ketika bernegosiasi mereka wajib mencapai kesepakatan bersama. Jika tidak, kesepakatan tidak akan terjadi, yang tidak diperlukan oleh salah satu pihak.
Psikolog dan peneliti komunikasi jenis ini menyoroti berbagai aspek komunikasi bisnis yang mempengaruhi efektivitas pencapaian hasil.
Aspek psikologis komunikasi bisnis
Seperti yang Anda ketahui, setiap interaksi antar manusia terjadi melalui dua saluran: verbal dan nonverbal. Aspek psikologis terutama berhubungan dengan saluran non-verbal - ekspresi wajah, gerak tubuh, keadaan psikologis umum seseorang, dll.
Aturan dasar yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi bisnis adalah memenangkan hati lawan bicara dengan menggunakan tanda-tanda non-verbal. Postur tubuh yang terbuka, kontak mata langsung, ucapan dan gerak tubuh yang percaya diri, semua ini memberikan kesan yang baik pada lawan bicara dan meningkatkan peluang keberhasilan.
Di sisi lain, Anda harus mampu mengenali sinyal non-verbal dari lawan bicara Anda dan menggunakannya untuk keuntungan Anda. Negosiator berpengalaman selalu menggunakan senjata ini.
Aspek gender dalam komunikasi bisnis
Aspek terpisah dari interaksi bisnis adalah karakteristik gender seseorang. Aspek ini mengemukakan bahwa proses berkomunikasi dengan perempuan sangat berbeda dengan proses yang sama dengan laki-laki. Hal ini terjadi karena berbagai macam karakteristik psikologis kepribadian yang melekat pada jenis kelamin yang berbeda. Dengan mempertimbangkan aspek gender dalam komunikasi, Anda dapat mencapai kesuksesan yang lebih besar daripada mengabaikannya sepenuhnya. Misalnya, mengetahui bahwa seorang pria biasanya fokus pada penyelesaian masalah tertentu, ketika berbicara dengannya lebih baik berkonsentrasi untuk mencapai tujuan. Saat berkomunikasi dengan seorang wanita, lebih baik lebih memperhatikan kekhasan proses, detail kecil dan manfaat yang akan diterima semua peserta jika ada keputusan positif.
Aspek etika komunikasi bisnis
Aspek-aspek yang dibahas di atas sangatlah penting dan perlu diingat dan diperhatikan. Namun, kita tidak boleh melupakan sisi etis dari hubungan antar manusia. Betapapun rapinya penampilan seseorang, betapapun percaya diri dia mengekspresikan dirinya, jika lawan bicaranya merasa tidak nyaman dan negatif, kecil kemungkinan dialognya akan berakhir positif. Prinsip dasar perilaku etis dalam dunia bisnis adalah: tanggung jawab, ketepatan waktu, literasi, niat baik, dll.
Dengan memperhatikan aspek-aspek yang tercantum di atas, siapa pun akan meningkatkan peluang keberhasilannya, baik dalam bisnis maupun pekerjaan. Keterampilan profesional tentu saja penting, tetapi kemampuan berkomunikasi dengan orang lain memungkinkan Anda untuk lebih jelas menunjukkan kemampuan Anda dan mengungkapkan potensi Anda secara maksimal.
Komunikasi bisnis pada dasarnya berbeda dari percakapan topik rumah tangga. Seluk-beluk psikologi percakapan jenis ini memerlukan pembentukan tata krama agar dapat terjalin kerjasama yang saling menguntungkan.
Keunikan
Komunikasi bisnis adalah penciptaan proses multi-tahap yang kompleks dalam menciptakan hubungan antara lawan bicara yang dihubungkan oleh kepentingan profesional yang sama. Fitur karakteristik adalah perilaku ketat dalam batas-batas yang ditetapkan, dibatasi oleh etika resmi dengan sentuhan toleransi nasional.
Etiket berada di bawah dua kategori - daftar peraturan dan instruksi. Yang terakhir mewakili sikap karyawan terhadap posisi yang lebih tinggi, sedangkan norma mewakili aspek psikologis interaksi antara karyawan dengan posisi yang sama dalam sistem jenjang karir.
Namun, kedua kelompok mematuhinya ketentuan Umum kerjasama yang sopan. Kepentingan pribadi, permusuhan dan suasana hati yang negatif tidak boleh mempengaruhi kemajuan pekerjaan.
Filosofi komunikasi bisnis harus diusung tatanan yang telah ditetapkan gaya bisnis formal. Hal ini berlaku untuk standar tertulis dan perilaku dengan individu lain.
Budaya interaksi komunikatif adalah dalam beberapa tahap utama, yang mengatur hubungan lebih lanjut antara mitra bisnis:
- Sapaan yang santun dengan tujuan menunjukkan sikap ramah terhadap lawan bicaranya. Orang harus percaya satu sama lain di dalam kegiatan bersama;
- Mengenal satu sama lain melibatkan menjalin kontak untuk memperkenalkan satu sama lain secara visual;
- Menargetkan topik tertentu;
- Diskusi tentang tujuan atau penyelesaian suatu masalah mendesak;
- Hasil percakapan.
Sikap tertib ini diperlukan untuk membangun kerjasama yang dilandasi oleh kepentingan bersama kedua belah pihak. Hubungan selanjutnya melibatkan bekerja secara produktif untuk mencapai tujuan, dengan kreativitas dan minat aktif, yang akan meningkatkan kemajuan produksi dalam usaha.
Gaya
Pengetahuan tentang aturan komunikasi bisnis memungkinkan seseorang untuk maju dengan cepat tangga karier, peningkatan status dan signifikansi dalam masyarakat Dalam proses perbaikan, seseorang mengembangkan suatu hal tertentu gaya perilaku, yang dalam banyak kasus bergantung pada jenis kegiatan:
- Humanistik. Pendekatan ini semakin populer karena melibatkan pemberian dukungan dan pencarian bersama untuk memecahkan masalah. Karyawan dianggap sebagai individu dengan kualitas individu, dengan mempertimbangkan emosi dan karakternya;
- Manipulatif. Seorang manajer atau kolega menggunakan lawan bicara sebagai alat untuk mencapai tujuan tertentu. Misalnya, kontrol ketat pribadi atas penyelesaian tugas adalah manipulasi salah satu mitra terhadap mitra lainnya;
- Gaya ritual, berbeda dengan humanistik, menyiratkan penciptaan status yang diinginkan dalam masyarakat. Bisnis dan kualitas pribadi terhapus dengan latar belakang “topeng” tertentu, yang karakteristiknya telah ditentukan sebelumnya. Ini adalah peran sehari-hari setiap karyawan, dibentuk secara individual.
Pengetahuan tentang kebijakan komunikasi memungkinkan Anda menjalin kontak bisnis, karena komunikasi bisnis merupakan bagian integral dari pengelolaan proses organisasi. Pemilik, manajer, dan karyawan harus mengkomunikasikan pemikiran dan ide mereka secara efektif kepada orang lain di dalam dan di luar perusahaan.
Untungnya, ada beberapa metode komunikasi yang tersedia bagi orang-orang yang pekerjaannya melibatkan komunikasi bisnis. Setiap metode memungkinkan karyawan untuk memilih bagaimana pesan disampaikan, serta menciptakan gaya komunikasi khusus untuk peserta yang berbeda.
Lisan
Tipe ini Komunikasi di tempat kerja adalah penyampaian informasi secara verbal. Komunikasi lisan dapat berupa pertemuan, percakapan pribadi, percakapan telepon dan konferensi video. Dia kebetulan pemandangan terbaik komunikasi bisnis, karena memungkinkan lawan bicara untuk mengevaluasi satu sama lain secara visual.
Namun, luasnya jaringan dunia bisnis menghambat penyebaran komunikasi verbal. Hambatan bahasa, perbedaan waktu, dan budaya yang berbeda menciptakan tantangan dalam komunikasi verbal.
Non-verbal
Komunikasi nonverbal diwakili oleh catatan bisnis, surat resmi, dokumen dan berbagai pengumuman. Untuk mengirimkan jenis pesan yang sama kepada beberapa orang, komunikasi nonverbal sangatlah penting. Ini dapat membantu penularan petunjuk teknis dan mendemonstrasikan bagan, grafik yang perlu dilihat untuk bekerja.
Organisasi mampu menggunakan dokumentasi sebagai bukti untuk memecahkan berbagai permasalahan dan permasalahan hukum yang penting. Individu dan perwakilan perusahaan, dengan menggunakan metode komunikasi bisnis ini, akan dapat lebih melindungi diri mereka dari sisi hukum dari masalah tersebut.
Juga komunikasi nonverbal ketika bertemu langsung, hal itu diungkapkan dalam berbagai gerak tubuh, postur dan ekspresi wajah. Perilaku menyertainya Informasi tambahan untuk lawan bicara dan membantunya menarik kesimpulan yang tepat.
Elektronik
Teknologi telah memungkinkan bentuk-bentuk baru komunikasi bisnis. Surel, konferensi web, media sosial memungkinkan Anda melakukan komunikasi bisnis dengan beberapa orang secara bersamaan. Situs web resmi perusahaan mengurangi tingkat komunikasi dengan konsumen, sekaligus menunjukkan kualitas dan fitur kuat perusahaan.
Komunikasi bisnis elektronik membutuhkan lebih sedikit waktu dan mengurangi biaya. Poin pentingnya adalah lawan bicara tidak bergantung pada lokasi dan kebutuhan pertemuan pribadi.
Namun dalam instalasi Hubungan bisnis Komunikasi langsung itu penting, yang membantu menjalin kontak mata dan menciptakan kesan visual terhadap lawan bicara. Penting agar kedua belah pihak berada dalam waktu dan ruang yang sama, karena hal ini diperlukan agar para peserta dapat memberikan kesan yang baik. Kehadiran pribadi dapat mempunyai dampak yang kuat pada keseluruhan proses komunikasi bisnis.
Tergantung pada situasinya, kontak langsung tidak selalu memungkinkan. Seperti halnya mendiskusikan suatu masalah dengan beberapa orang menciptakan hambatan dalam pertukaran informasi. Akibatnya, komunikasi bisnis mengambil bentuk interaksi yang berbeda:
- Korespondensi bisnis. Perintah, surat dan resolusi merupakan bentuk komunikasi tidak langsung. Bentuk tertulis komunikasi diperlukan untuk menyelesaikan konflik atau situasi akut baik di dalam maupun di antara organisasi badan hukum;
- konferensi pers melibatkan menginformasikan masyarakat untuk membahas isu-isu terkini melalui pertemuan pejabat dengan perwakilan dana media massa;
- Pertemuan. Dilakukan langsung di dalam organisasi dengan tujuan untuk mengatur dan menyelesaikan permasalahan antar karyawan. Manajer perlu berdiskusi aktivitas kerja dengan beberapa karyawan pada saat yang bersamaan.
Selama aktivitas profesional timbul berbagai situasi, yang mencakup bentuk komunikasi bisnis. Ada yang tidak bisa diselesaikan tanpa konflik, ada pula yang memerlukan pendekatan toleran. Prosesnya diperumit oleh ledakan emosi individu yang mempertahankan sudut pandangnya sendiri.
Peran komunikasi bisnis adalah mengatur interaksi lawan bicara dalam lingkungan bisnis untuk mencegah situasi bermasalah.
Dasar-dasar Komunikasi
Kehadiran ciri-ciri pribadi melengkapi definisi komunikasi bisnis. Pihak-pihak yang berinteraksi mematuhi etiket yang ditetapkan, yang berkembang tergantung pada sifat nasional dan profesional. Psikologi, perilaku bahasa dan persepsi peserta aparatur negara juga memiliki dampak yang signifikan terhadap jalannya percakapan.
Strategi yang menjadi dasar pembicaraan harus dipilih dengan benar. Untuk tujuan ini, disarankan untuk terlebih dahulu mempertimbangkan karakteristik lawan bicara:
- jenis temperamen dan ekspresi emosi;
- fitur bahasa;
- adat istiadat nasional;
- bidang profesional;
- posisi di perusahaan;
- toleransi dan sikap terhadap orang dari negara lain.
Etika berperan dalam filosofi komunikasi bisnis peran penting, makhluk masalah topikal hingga saat ini. Hampir setiap orang melakukan transaksi bisnis setiap hari. Selain itu, sebagian besar hidup dihabiskan untuk berpartisipasi dan mempersiapkan kegiatan profesional.
Sebagai bagian dari program etika yang komprehensif, banyak perusahaan telah mengembangkan kebijakan internal yang memperhatikan perilaku budaya karyawan. Kebijakan ini diterapkan seperti seruan sederhana untuk kepatuhan aturan umum budaya, dan dalam kode yang lebih rinci.
Yang terakhir ini berisi persyaratan perilaku spesifik yang mengungkapkan harapan perusahaan terhadap karyawan. Juga politik dalam negeri adalah daftar rekomendasi untuk memecahkan beberapa masalah umum yang muncul dalam menjalankan bisnis.
Landasan etika bisnis ada dua: pragmatisme dan resep. Prinsip pertama melibatkan pengambilan manfaat sebesar-besarnya dari sebanyak mungkin individu. Besarnya pengeluaran harus diimbangi dengan total manfaat dari kontak bisnis dan perjanjian.
Perintah moralnya adalah itu keputusan yang diambil oleh seorang individu tidak boleh bergantung pada konsekuensi dan aturan yang ditentukan oleh masyarakat. Misalnya, organisasi tidak boleh berbohong kepada konsumen mengenai layanan yang diberikan.
Pengetahuan etika bisnis relevan karena membantu peserta percakapan mengambil posisi yang lebih menguntungkan. Namun, lawan bicara harus mempertimbangkan kepentingan masing-masing dan membangun keuntungan bersama ketika mendiskusikan tujuan. Pada saat yang sama, perlu untuk mempertahankan posisi dengan pidato yang dinyatakan dengan jelas, merumuskan pemikiran Anda dengan benar. Tercapainya hasil positif tergantung pada saling pengertian dan kerjasama kedua belah pihak.
Norma dan prinsip
Bidang komunikasi bisnis mempengaruhi hampir semua bidang Kehidupan sehari-hari. Interaksi ekstensif seperti itu tidak terkecuali dalam daftar komunikasi antarpribadi, yang memerlukan penyesuaian proses.
Alur proses negosiasi bisnis didasarkan pada prinsip-prinsip dasar:
- Komunikasi bisnis tidak hanya mempengaruhi pembahasan isu-isu tertentu, tetapi juga hubungan pribadi lawan bicara. Jadi, kontak apa pun tidak lengkap tanpa konflik antarpribadi;
- Setiap orang mengawali kesinambungan percakapan melalui isyarat verbal dan nonverbal. Berkat pesan-pesan seperti itu, lawan bicaranya menarik kesimpulan dan memodelkan situasi saat ini;
- Fokus. Setiap tindakan komunikatif memiliki tujuan tertentu: menjalin kontak bisnis atau menyelesaikan masalah bersama. Selain itu, ada juga tugas tersembunyi. Misalnya, ketika mendeskripsikan suatu masalah untuk menyampaikan intisari suatu pertemuan, seorang pembicara mungkin secara tidak sadar menunjukkan pengetahuan dan kefasihan kepada hadirin;
- Multidimensi tidak hanya didasarkan pada sirkulasi informasi antar lawan bicara, tetapi juga pada pengaturan hubungan yang tepat. Percakapan adalah siaran data pribadi dan kesepakatan antar mitra bisnis. Pada saat yang sama, ada manifestasi latar belakang emosional antar individu. Misalnya, salah satu lawan bicara mampu mengungkapkan posisi dominannya terhadap pasangannya.
Aturan perilaku menentukan nada pembicaraan. Sikap yang salah atau kata-kata yang ceroboh dapat merusak kesepakatan bernilai jutaan dolar, sementara sikap ramah akan membantu Anda menyelesaikan kontrak yang menguntungkan. Penting untuk mengetahui daftar norma dasar untuk hasil positif komunikasi bisnis.
Diksi yang jelas mengambil posisi terdepan. Penonton harus cukup memahami pidato pembicara. Penting untuk menyampaikan ide yang diperlukan kepada pendengar, menghindari monoton yang membosankan. Pidato yang tidak jelas dengan isi yang sedikit dapat meracuni komunikasi bisnis.