Pertemuan bisnis: bagaimana mendapatkan hasil yang maksimal. Cara mengadakan pertemuan bisnis: detail penting

Setiap pertemuan bisnis adalah sejenis platform bisnis. Dalam pertemuan tersebut, para pengusaha berbagi pengalaman, mendiskusikan ide-ide baru dan merencanakan kerjasama yang saling menguntungkan. Jika hubungan saling percaya antar pasangan tidak berkembang, hal ini akan berdampak negatif pada hasil percakapan.

Selama pertemuan bisnis, para pengusaha berbagi pengalaman, mendiskusikan ide-ide baru dan merencanakan kerjasama yang saling menguntungkan.

Ada jenis pertemuan bisnis resmi dan informal. Opsi pertama dianggap lebih “ketat”: peraturannya ditentukan terlebih dahulu, dan topik yang harus dibahas diketahui semua peserta sebelumnya. Pilihan kedua lebih mendekati pertemuan persahabatan, namun yang menjadi pokok pembicaraan adalah pembahasan masalah pekerjaan. Negosiasi serius seringkali terdiri dari 2 tahap: bagian resmi dan resepsi. Selain itu, berdasarkan jumlah orangnya, ada jenisnya seperti pertemuan kolektif atau pribadi.

Bagaimana cara membelanjakannya

Sebelum mengatur dan mengadakan pertemuan bisnis, sebaiknya Anda mempersiapkannya. Pertama, Anda perlu mengetahui ciri-ciri negosiasi tersebut. Dan mereka adalah itu Perhatian khusus di sini perhatian diberikan pada gerak tubuh, ekspresi wajah dan intonasi. Momen psikologis ini penting karena percakapan terjadi secara langsung, dan di sinilah hukum mulai berlaku psikologi manusia. Anda harus bisa memenangkan hati seseorang dan mendapatkan kepercayaannya.

Tapi bagaimana mempersiapkan pertemuan itu? Dapat digunakan langkah selanjutnya:

1. Kumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang pasangan Anda. Untuk melakukan ini, Anda dapat melakukan penelitian kecil. Data diambil dari berbagai sumber: situs web perusahaan, halaman di di jejaring sosial, MEDIA MASSA. Informasi apa pun mungkin bermanfaat.
2. Menciptakan citra positif. Mereka menyambut Anda berdasarkan pakaiannya, jadi Anda harus berpakaian sesuai. Dalam kebanyakan kasus, hal ini bisa dilakukan gaya bisnis pakaian, tapi tidak terlalu ketat. Beberapa psikolog menyarankan menggunakan satu trik untuk memenangkan hati pasangan Anda: berpakaianlah sedikit lebih buruk darinya. Maka pasangan tidak akan merasa terkekang. Saat memilih pakaian, Anda perlu memulai dari tahap sebelumnya. Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa pasangan Anda adalah orang yang serius dan tergabung dalam sebuah partai politik dan sering menghadiri acara-acara besar, maka Anda perlu datang ke pertemuan dengannya dengan mengenakan setelan klasik. Dan jika pengumpulan informasi menunjukkan bahwa pasangannya tidak terpengaruh oleh konvensi, Anda dapat mengizinkannya berpakaian lebih sederhana, dengan jeans dan turtleneck.
3. Kesan pertama. Psikolog mengatakan bahwa kesan pertama selalu yang paling kuat, dan terbentuk dalam lima menit komunikasi. Pikirkan terlebih dahulu tentang apa yang harus Anda katakan di awal pertemuan bisnis. Pidatonya harus dipikirkan sedemikian rupa sehingga wajar. Dalam negosiasi bisnis, dua hal yang sering dihargai: kecerdasan yang berkembang dan selera humor. Ada template yang sudah terbukti: pada pertemuan pertama, nama dan patronimik mitra diumumkan (agar tidak ada kesalahan), kemudian Anda harus memperkenalkan diri dan menyebutkan nama perusahaan Anda. Kemudian jabat tangan terjadi dan percakapan dimulai. Lebih baik memulai dengan topik yang jauh dan melanjutkan ke bisnis nanti.
4. Susun percakapan dengan benar. Pertemuan pribadi dengan pasangan selalu sulit titik psikologis penglihatan. Oleh karena itu, lebih baik menggunakan teknik tertentu untuk dapat menjalin kontak dengan seseorang. Pertama, Anda harus segera menjelaskan kepada pasangan Anda bahwa ini adalah pebisnis. Untuk melakukan ini, Anda dapat mengumumkan aturan dan tujuan pertemuan. Kedua, Anda perlu mengajukan pertanyaan dengan benar agar singkat dan jelas. Pertanyaan harus dipersiapkan sebelumnya dan dihafal. Dan ketiga, Anda harus bersikap tenang dan percaya diri.

Dalam negosiasi bisnis, dua hal yang sering dihargai: kecerdasan yang berkembang dan selera humor.

Aturan

Para ahli telah mengembangkan aturan untuk pertemuan bisnis:

1. Rencanakan pertemuan Anda terlebih dahulu. Ini berarti pernyataan itu masalah organisasi seperti waktu, dan rencana acara.
2. Tidak ada penundaan. Keterlambatan tidak dapat diterima, hal ini dapat merusak kesan pertama. Selain itu, jika Anda datang lebih awal, Anda dapat mengumpulkan pikiran dan mempersiapkan mental, dan ini akan membantu.
3. Siapkan bahan. Ini bisa berupa buklet, dokumen, dan materi lain yang mungkin berguna dalam negosiasi.
4. Matikan ponsel Anda. Tidak ada yang mengalihkan perhatian dari percakapan bisnis dengan pasangan. Dan jika Anda mengharapkan panggilan penting, Anda harus memberi tahu pasangan Anda terlebih dahulu.
5. Amati. Artinya tidak menyela lawan bicara, berbicara dengan nada tenang, dan bersikap sopan.
6. Pantau waktu dengan ketat. Waktu adalah uang, jadi jangan tunda pertemuan Anda dengan pasangan. Kerangka waktu harus didiskusikan terlebih dahulu dan dipatuhi.

Akhirnya

Untuk mengadakan pertemuan bisnis dengan mitra atau klien secara efektif, Anda perlu mempersiapkannya secara matang. Paling tahap penting– ini adalah kumpulan informasi tentang seseorang, karena dialah yang akan membantu menangkap cara komunikasi yang diinginkan. Setelah itu, proposal untuk pertemuan bisnis dilakukan. Saat ini usulan yang populer adalah bertemu surat Bisnis. Partisipasi dalam pertemuan bisnis sangatlah penting bagi setiap pengusaha, sehingga hal ini tidak boleh diabaikan.

Pertemuan bisnis - Ini adalah bentuk internasional yang paling umum komunikasi bisnis dan platform bisnis yang nyaman bagi orang-orang sukses. Di sini, kesepakatan yang menguntungkan dicapai, prospek kerja sama didiskusikan, dan solusi inovatif, ide dan pengalaman dipertukarkan.

Bagaimana pertemuan bisnis dan negosiasi dilakukan?

Pertemuan bisnis akan sukses hanya jika hubungan saling percaya telah terjalin di antara para pesertanya. Para pihak harus mengenal pasangan atau partnernya dengan baik dan saling berupaya untuk mencapai kesepakatan. Pertemuan bisnis individu dan kolektif pada dasarnya adalah komunikasi antarmanusia, di mana orang-orang saling mempengaruhi dengan bantuan kualitas emosional dan kemauan, kecerdasan, dan juga memberi tahu mitra tentang posisi mereka sendiri dalam bisnis.

Bagaimana cara sukses melakukan pertemuan dengan para pebisnis?

Sebelum Anda mengikuti pertemuan bisnis, Anda perlu mempersiapkannya. Layak untuk dicoba aturan dasar acara bisnis seperti itu. Dengan menunjukkan ketidakpedulian terhadap norma etiket bisnis yang diterima secara umum, Anda berisiko mengakhiri pertemuan dengan kegagalan.

Pada tahap persiapan awal pertama, karyawan mengumpulkan dan menyediakan semuanya informasi penting tentang klien kepada manajer dan peserta pertemuan yang akan datang. Dalam percakapan telepon dengan klien, waktu dan tempat acara disepakati.

Untuk menghindari situasi yang tidak menyenangkan, penyelenggara perundingan tiba di tempat pertemuan terlebih dahulu. Percakapan diadakan tentang topik yang telah dipilih sebelumnya. Tahap terakhir adalah presentasi, yang “mengarahkan” klien pada kenyataan bahwa kerjasama dengan perusahaan akan menarik dan menguntungkan baginya.

Contoh pertemuan bisnis

Situasi: CEO sebuah perusahaan bertemu dengan kepala departemen

Seorang (CEO): Saya membawa Anda ke sini untuk memberi tahu Anda tentang keputusan pemilik perusahaan untuk memotong semua biaya internal sebesar 15% selama tiga bulan ke depan. Ya, itu akan sangat sulit, tapi kami bisa mengatasinya. Saya sarankan Anda memberi tahu bawahan Anda tentang perubahan yang akan datang. Perubahan tersebut terutama akan berdampak pada pengurangan jam istirahat makan siang menjadi 35 menit, penghapusan rehat kopi di siang hari, dan penangguhan perekrutan karyawan baru. Apa yang kamu katakan tentang ini, B?

B: Ya, saya setuju inovasi seperti itu akan membuahkan hasil.

A: Apa pendapatmu? DI DALAM?

DI DALAM: Mungkin kita bisa melakukannya tanpa menghilangkan rehat kopi sepanjang hari? Ini sangat penting untuk menjaga semangat tim dalam tim.”

A: Saya memahami semua ini dengan sangat baik, namun kita harus mengirimkan sinyal yang jelas kepada semua orang tentang keseriusan niat kita. Mengapa diam saja? G?

G: Saya sepenuhnya mendukung Anda. Saya juga menawarkan penghematan tambahan dengan memindahkan prosedur kendali mutu dari setiap sampel ketiga ke setiap sampel kelima.

A: Saya setuju dengan usulan Anda, G. Anda benar sekali. Jadi, saya akan menyiapkan teks pesanan, dan Anda, pada gilirannya, memberi tahu bawahan Anda tentang perubahan yang akan datang. Pertemuan sudah selesai.

Mereka yang percaya bahwa kita perlu lebih sering bertemu memang benar. Rene Shimada Siegel, konsultan pemasaran terkenal di AS dan Eropa, pendiri dan presiden High Tech Connect (San Francisco), mengatakan bahwa meskipun Anda bekerja di bidang TI, di mana komunikasi virtual dianggap alami, Anda hanya akan menjadi berhasil jika Anda tidak mengabaikan pertemuan pribadi.

Kami mengundang beberapa konsultan independen ke kantor dan berkomunikasi dengan beberapa konsultan lainnya melalui Skype,” katanya dalam blognya. - Topiknya sama - sebuah proyek bisnis di mana perusahaan-perusahaan dari orang-orang ini seharusnya berpartisipasi. Dalam kasus pertama, kami lebih berorientasi pada hal tersebut kemungkinan masalah. Gestur dan ekspresi wajah menceritakan semua seluk-beluknya. Dalam percakapan pribadi, emosi terlibat, kita melihat ketakutan, kepercayaan, keramahan dan ketulusan yang tersembunyi oleh jarak. Kami “membaca” mitra kami. Ini adalah keuntungan yang sangat besar.

Dalam percakapan pribadi, kita “membaca” pasangan kita. Ini adalah keuntungan yang sangat besar

Jangan sembunyikan tujuan Anda

Kami telah membicarakan tentang rapat sebagai alat manajemen yang efektif dalam sebuah perusahaan di sini. Pertemuan bisnis dalam konteks artikel ini adalah kontak dengan mitra eksternal: klien, rekanan, kontraktor. Oleh karena itu, ini berbeda dengan rapat prinsip-prinsip umum persiapan dan pelaksanaannya sama:

• target;
• rencana;
• ringkasan (protokol).

Nuansa tersebut disebabkan karena peserta rapat adalah orang-orang yang tidak dapat kita wajibkan dan tidak dapat kita perintahkan. Kita hanya bisa menarik, memikat, dan meyakinkan. Atau sebaliknya - mendorong atau menakut-nakuti.

Kami tidak akan berbicara banyak tentang perlunya menetapkan tujuan - dan jelas bahwa orang yang berakal sehat tidak akan memaksakan diri melewati kemacetan lalu lintas ke ujung kota tanpa memahami alasannya. Kami hanya mencatat bahwa tujuan tidak hanya harus didefinisikan, tetapi juga dikomunikasikan kepada orang-orang yang ingin Anda temui.

Untuk menghindari kesalahpahaman dalam penafsiran, maka harus dituliskan. Tapi tanpa beda itu ada yang “wajib”, “ada kebutuhan” dan seterusnya. Ini adalah hal yang Anda perlukan dan sudah lama tertunda, namun bagi pasangan Anda, masalah Anda mungkin tidak ada di alam. Oleh karena itu, bersikaplah bijaksana, tempatkan diri Anda sejajar dengan pasangan Anda, meskipun pada kenyataannya Anda berada satu kepala dan bahu di atasnya.

Cari seorang wanita

Kami menetapkan tujuan - kami membuat rencana. Artinya, pada selembar kertas yang sama di mana kita dengan bijaksana merumuskan tujuan, kita menuliskan pertanyaan-pertanyaan yang ingin kita diskusikan. Kemudian, selama negosiasi bisnis, Anda tidak akan melewatkan sesuatu yang penting, dan mitra Anda akan tahu apa yang harus dipersiapkan. Pastikan untuk menunjukkan bahwa mereka dapat melengkapi atau menyesuaikan rencana Anda. Cukup minta untuk memberi tahu Anda tentang perubahan yang dilakukan.

Selanjutnya, Anda perlu memikirkan siapa di pihak Anda yang akan mengambil bagian dalam pertemuan tersebut. Pembawa informasi eksklusif, spesialis negosiasi, karyawan yang mampu menawarkan dengan cepat solusi non-standar dalam situasi yang berubah. Wanita yang menarik menjadi bagian dari grup juga akan menjadi nilai tambah. Jumlah peserta rapat di kedua belah pihak harus sama. Pilihan terbaik— dua orang: satu memimpin, yang lain melengkapi dan mencatat informasi.

Diskusikan terlebih dahulu tujuan dan hasil yang diinginkan dari pertemuan dengan peserta. Setiap orang harus memahami apa perannya dan apa yang diharapkan darinya. Ingatkan kolega Anda dengan lembut bahwa inisiatif di perusahaan Anda, tentu saja, tidak dapat dihukum, tetapi manifestasinya yang tidak tepat tidak diterima.

Jika Anda bukan orang teratas di perusahaan dan tidak dapat membayangkan pertemuan yang direncanakan tanpa partisipasi manajer, bersusah payah menjelaskan kepadanya mengapa dia dibutuhkan. Atasan pasti akan menghargai profesionalisme Anda jika Anda menyampaikan argumen Anda dalam beberapa menit.

Setelah Anda menyetujuinya, berikan kepada atasan Anda secara tertulis. informasi maksimal tentang pihak lain, pokok bahasan rapat dan hasil yang diharapkan dari partisipasinya.

Ingatlah bahwa lebih baik melihat sekali daripada memotongnya tujuh kali, siapkan materi visual: presentasi, booklet, brosur, kartu nama.

Sudut tidak kondusif untuk kepercayaan

Tempat pertemuan dipilih dengan mempertimbangkan maksud, tujuan, status peserta dan realitas situasi. Ada tiga pilihan: di wilayah Anda, di kantor mitra, dan di “perairan netral”.

Dengan mengundang seseorang ke tempat Anda, Anda berperan sebagai tuan rumah yang ramah dan menunjukkan properti Anda dari dalam. Di rumah, tentu saja, bahkan dinding pun membantu, tetapi dinding harus memberikan kesan yang Anda inginkan pada tamu Anda.

Menurut penulis dan psikolog Australia Allan Pease, bentuk meja pun mempengaruhi mood peserta rapat. Meja berbentuk persegi atau persegi panjang, menurutnya, tidak kondusif untuk saling percaya dan menciptakan suasana persaingan. Negosiasi untuk meja bundar berikan pertemuan itu karakter informal dan tunjukkan kemungkinan pertukaran pendapat secara bebas. Kecil meja kopi kondusif untuk percakapan ramah.

Dengan menerima undangan mitra untuk datang ke kantornya, Anda menunjukkan rasa hormat, yang terutama akan dihargai jika status Anda di lingkungan bisnis lebih tinggi. Anda, pada gilirannya, akan dapat lebih memahami apa dan bagaimana kehidupan perusahaan yang akan Anda ajak bekerja sama.

Wilayah netral menempatkan peserta pada posisi yang setara, sehingga paling cocok untuk mendiskusikan situasi kontroversial dan mencari jalan keluar dari konflik.

Alangkah baiknya jika Anda memikirkan bagaimana cara duduk di meja. Duduk berhadapan akan menambah formalitas. Jika Anda duduk bersebelahan, berarti Anda menawarkan dialog persahabatan.

Sepak bola untuk membantu bisnis

Durasi pertemuan telah disepakati sebelumnya. Anda dapat menunda pertemuan hanya jika ada alasan yang baik.

Diyakini bahwa pertemuan yang paling tidak produktif dijadwalkan pada hari Senin (hari yang berat) dan paruh kedua hari Jumat (pemandian dan barbekyu sudah ada dalam pikiran Anda).

Sebaiknya Anda tidak menjadwalkan pertemuan sebelum makan siang, saat otak didominasi sinyal perut kosong, atau segera setelahnya, saat ingin duduk tenang dan tidak membicarakan masalah bisnis.

Namun menggabungkan makan siang dengan negosiasi bisnis cukup bisa diterima jika ada niat baik dari kedua belah pihak.

Selama percakapan, tunjukkan keterbukaan Anda, kesediaan untuk berkompromi, dan fokus pada hasil yang cocok untuk semua orang. Perhatikan tidak hanya kata-katanya, tetapi juga nada bicara, ekspresi wajah, dan gerak tubuh. Informasi nonverbal tidak kalah berharganya dengan informasi verbal.

Boleh mencairkan bagian bisnis dengan komunikasi informal, misalnya bertukar kesan dari pertandingan sepak bola kemarin. Ini akan memungkinkan Anda menjalin hubungan yang mendekati persahabatan.

Berdasarkan hasil pertemuan tersebut, harus dibuat ringkasan yang memuat kesepakatan-kesepakatan yang dicapai. Kedua belah pihak menyusunnya, mengasah susunan kata melalui upaya bersama. Pemrakarsa rapat mengirimkan teks yang sudah selesai ke pihak lain dan ke seluruh peserta di sisinya.

Kontak baru yang diterima pada pertemuan tersebut dimasukkan ke dalam database terpadu perusahaan.

Apakah Anda memiliki pertanyaan? Tulis di komentar.
Anda juga bisa

© "Pusat Inisiatif Bisnis", ketika menyalin materi secara keseluruhan atau sebagian, diperlukan tautan ke sumber aslinya.

Persiapan dan penyelenggaraan pertemuan bisnis dan resepsi

.Persiapan dan penyelenggaraan pertemuan bisnis

1.1 Subyek pertemuan bisnis

Menyelenggarakan pertemuan bisnis secara efektif memerlukan persiapan yang serius dan matang.

Subjek pertemuan bisnis adalah isu, permasalahan yang perlu diatasi selama pertemuan. Selain pertemuan untuk menyelesaikan permasalahan bisnis, juga diadakan pertemuan protokoler yang disebut juga dengan “kunjungan kehormatan”, karena diadakan dengan tujuan untuk berkenalan secara pribadi atau untuk menunjukkan perhatian kepada pasangan pada kesempatan tertentu.

Pertemuan bisnis harus diatur terlebih dahulu. Dalam satu wilayah, paling disarankan untuk bernegosiasi dalam waktu 2-3 hari. Anda dapat mengatur pertemuan bisnis melalui email atau telepon.

Persiapan pertemuan dengan orang asing harus sangat matang. Semua elemen program kunjungan mereka harus disediakan: tata cara pertemuan, komposisi pribadi peserta, partisipasi perwakilan pers, pertukaran cinderamata, pidato sambutan, akomodasi hotel, bagian bisnis, program budaya, resepsi informal, perpisahan.

1.2 Tempat pertemuan bisnis

Lokasi pertemuannya adalah penting bagi para pihak dalam proses negosiasi, karena hal itu mungkin terjadi aspek penting efektivitas pertemuan bagi satu atau semua pihak dalam perundingan. Ada pilihan berikut untuk memilih lokasi pertemuan bisnis: di wilayah Anda sendiri, di wilayah mitra, di wilayah netral dan menggunakan sarana komunikasi (jarak jauh).

Kebanyakan pebisnis lebih memilih mengadakan pertemuan di tempat mereka (di lokasi perusahaannya).

Bertemu di tempat Andamemungkinkan untuk menggunakan status pemilik secara menguntungkan. Memang benar, dalam situasi ini ungkapan “bantuan rumah dan tembok” sering kali berhasil. Pemilik dapat menggunakan serangkaian taktik yang tepat untuk mempengaruhi proses negosiasi. Ini adalah sarana organisasi: pemilihan dan penataan tempat, penempatan peserta di meja perundingan, pengorganisasian proses negosiasi (penundaan, penghentian), pengorganisasian program budaya dan sosial.

Sarana organisasi dikaitkan dengan sarana psikologis. Bagaimanapun, bentuk dan tingkat pengorganisasian proses negosiasi menciptakan suasana psikologis yang sesuai (keramahan, tekanan, ketegangan, manipulasi, dll). Contohnya adalah desain sebuah kantor (ukuran meja, jarak pemilik dan pengunjung, bentuk, ukuran kursi (kursi) yang ditawarkan kepada pengunjung, dan lain-lain). Selain itu, status sebagai tamu akan menimbulkan ketegangan psikologis tertentu dalam diri seseorang.

Penting juga agar pemilik tidak membuang waktu dan tenaga untuk mengatasi kelelahan setelah jalan raya dan beradaptasi dengan lingkungan. Mereka dapat menggunakan kemampuan yang tersedia di kantornya: telepon, faks, Internet, layanan kesekretariatan, kamar kecil, bantuan ahli, pengacara, atasan, dll.

Mempersiapkan tempat. Saat mempersiapkan ruangan untuk pertemuan bisnis (negosiasi), para ahli organisasi ilmiah perburuhan menyarankan untuk mematuhi persyaratan dasar berikut: kebersihan, ketertiban, ventilasi, tidak adanya kebisingan, suhu ruangan yang menguntungkan kedua belah pihak, pencahayaan yang nyaman.

Warna dinding yang paling cocok untuk ruang rapat adalah warna ruangan biru muda.

Interior ruang pertemuan akan dipercantik dengan hadirnya vas bunga dan lukisan.

Wilayah mitra.Ada kalanya lebih baik melakukan negosiasi di wilayah mitra. Pertama-tama, ini adalah kesempatan untuk didapat Informasi tambahan tentang mitra, perusahaannya.

Fakta bahwa Anda setuju untuk bernegosiasi di wilayah mitra Anda merupakan unsur penghormatan terhadap mitra, menunjukkan keseriusan niat Anda dan dapat meyakinkan pihak lain bahwa Anda layak berbisnis.

Efektivitas opsi pertemuan di atas bergantung pada situasi. Namun pilihan terbaik adalah mengadakan pertemuan bergantian di “wilayah Anda” dan “wilayah mitra”.

Wilayah netral.Yang penting pertemuan di wilayah netral tidak memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak. Opsi ini bisa sangat efektif ketika menyelesaikan situasi konflik.

Untuk tujuan ini, tempat yang disesuaikan secara khusus dibuat di hotel dan pusat bisnis. Dalam banyak kasus, ruang konferensi digunakan untuk negosiasi.

Jika ada kebutuhan untuk komunikasi informal, pertemuan di luar negeri, klub bisnis pedesaan untuk pengusaha digunakan. Dengan tidak adanya jaringan luas institusi seperti itu, restoran (kafe) banyak digunakan di negara kita.

dari jarak jauh.Perkembangan komunikasi telepon internasional, telegrafi foto (faks), telepon seluler, Internet, komunikasi video (konferensi video) memungkinkan untuk memfasilitasi proses pengorganisasian dan melakukan negosiasi dan sebagian besar meninggalkan organisasi tatap muka. pertemuan. Sarana komunikasi modern memungkinkan kontak elektronik langsung dengan transmisi gambar dan suara.

Batasan waktu. Sebuah langkah penting untuk keberhasilan pertemuan bisnis adalah pilihan tepat waktu dan hari dalam seminggu. Penting untuk mempertimbangkan keadaan kehidupan bisnis, kebiasaan bisnis mitra, dan jam kerja optimal mereka.

Jadi, beberapa orang bekerja lebih baik di pagi hari, mereka disebut “larks”, yang lain di malam hari adalah “burung hantu”, tipe perantara disebut “merpati”. Menurut penelitian para ilmuwan, "burung hantu" berjumlah sekitar 33%, "burung" - 17%, dan "merpati" - 50% dari total jumlah manusia.

1.3 Waktu pertemuan bisnis

Psikolog menyarankan untuk mempertimbangkan faktor-faktor tersebut ketika mengatur negosiasi.Tidak perlu merencanakan pertemuan sebelum makan siang. Pikiran tentang makanan mengganggu komunikasi konstruktif. Namun jika pertemuan sudah direncanakan, sebaiknya tawarkan secangkir kopi, teh, atau makanan kepada mitra selama proses negosiasi.

Anda sebaiknya tidak menjadwalkan pertemuan tepat setelah makan siang. Penting untuk memungkinkan mitra mengumpulkan pemikiran mereka dan memeriksa informasi yang diperlukan.

Senin, di satu sisi, bukanlah hari terbaik untuk rapat. Lagipula, masyarakat butuh waktu untuk menyesuaikan diri dengan ritme kerja setelah akhir pekan. Meskipun, di sisi lain, hari Senin memiliki keuntungan sebagai “pemikiran segar”; pada hari ini kami bertemu untuk membahas masalah-masalah penting, berencana untuk menyelesaikannya pada akhir minggu.

Jumat, saat semua orang sudah menantikan akhir pekan, bukanlah hari terbaik untuk memulai apa pun.

Durasi pertemuan perlu didiskusikan. Lagi pula, mungkin saja pasangan Anda, yang tidak diperingatkan tentang lamanya pertemuan, akan meminta maaf setengah jam setelah dimulainya pertemuan dan, dengan alasan perlunya melaksanakan hal-hal yang sama pentingnya, akan meninggalkan Anda. Merupakan kebiasaan untuk secara ketat mematuhi waktu pertemuan yang disepakati.

Saat menyepakati waktu rapat, Anda harus tepat. Keterlambatan dianggap sebagai penghinaan terhadap tuan rumah dan dapat mempengaruhi jalannya negosiasi. Jika terjadi penundaan yang dapat diterima, peluang harus ditemukan, meskipun demikian waktu yang singkat, peringatkan pasangan Anda dan minta maaf.

1.4 Komposisi delegasi

Negosiasi antara dua perwakilan sangat jarang terjadi. Oleh karena itu, salah satu unsur risalah rapat bisnis adalah menentukan komposisi pesertanya. Delegasi tersebut meliputi:

peserta langsung dalam negosiasi;

konsultan yang kompeten (ahli);

staf pendukung (penerjemah, stenograf, pengemudi, sekretaris, dll).

Perjanjian tersebut harus didasarkan pada prinsip jumlah delegasi yang sama di kedua belah pihak. Delegasi yang lebih besar memiliki keuntungan psikologis. Karena keadaan tertentu, mungkin ada penyimpangan dari prinsip paritas, tetapi hanya jika Anda meyakinkan pasangan Anda akan hal ini.

Negosiasi akan lebih efektif jika jumlah pesertanya lebih sedikit. Oleh karena itu, jika perlu dilakukan secepatnya maka perlu dilakukan pengurangan komposisi numerik para pihak, apalagi peningkatan jumlah peserta perundingan seringkali menimbulkan kesalahpahaman.

Daftar perundingan, yang menunjukkan nama belakang, nama depan dan patronimik, tempat kerja dan posisi peserta, dimasukkan ke dalam protokol.

Pertukaran daftar protokol biasanya terjadi pada awal pertemuan. Jika daftar tersebut tidak disusun terlebih dahulu, maka untuk mendapatkan informasi tentang peserta rapat, para pihak saling bertukar kartu nama.

Selain jumlah, tingkat peserta rapat juga ditentukan. Tingkat keterwakilannya harus kurang lebih sama. Pemilihan komposisi dan tingkat negosiator tergantung pada kepentingan peserta pertemuan, sifat transaksi dan karakteristik nasional negosiator. Oleh karena itu, jumlah delegasi Tiongkok dalam perundingan berbeda-beda, sedangkan Amerika lebih memilih kelompok kecil. Kehadiran perwakilan lawan jenis dalam komposisinya meningkatkan citra delegasi.

1.5 Bahan diskusi

Pertemuan atau negosiasi yang akan datang melibatkan persiapan awal bahan. Ada kategori dokumen terkait yang dibahas selama ini Hubungan bisnis:

dokumen yang mencerminkan posisi peserta rapat mengenai berbagai isu dan, pada umumnya, berisi rekomendasi mengenai isu-isu yang akan dipertimbangkan;

rancangan berbagai perjanjian, protokol atau perjanjian yang diusulkan sebagai dasar perundingan;

rancangan resolusi atau kesepakatan maksud.

Elemen yang kompleks namun penting pekerjaan persiapan adalah pemilihan berbagai dokumen tentang isu-isu yang seharusnya dipertimbangkan. Ini adalah sertifikat dan dokumen resmi, kliping dari surat kabar dan majalah yang berisi informasi tentang mitra dan usahanya, ini adalah data tentang kondisi mitranya, perilakunya di pasar. Terlepas dari kenyataan bahwa semua ini membutuhkan banyak usaha, pengetahuan dan waktu, pada akhirnya pekerjaan seperti itu tidak sia-sia. Jadi, dalam karyanya “How to Survive Among Sharks,” H. McKay mencatat bahwa mengetahui setidaknya sesuatu tentang klien sama pentingnya dengan mengetahui segala sesuatu tentang produk Anda. Jika Anda mengenal klien Anda, jika Anda mengetahui minat dan karakter khusus mereka, maka akan selalu ada dasar untuk menjalin kontak. Menawarkan kuesioner 66 poin, termasuk pertanyaan tentang data pribadi klien, pendidikan, Status keluarga, aktivitas sebelumnya, minat khusus, gaya hidup, dll., dan memungkinkan untuk “mengenal” klien dengan lebih baik.

Hasil optimal dari kesepakatan tersebut adalah setiap peserta menyadari bahwa dirinya telah memperoleh manfaat tertentu dibandingkan dengan keadaan awal.

1.6 Penataan dan perlengkapan meja

Sebuah elemen penting Mempersiapkan ruangan untuk pertemuan bisnis melibatkan pengaturan meja.

Aspek psikologis pengaruhnya terhadap peserta rapat dapat berupa bentuk meja. Jadi, menurut Alan Pease dari Australia, meja persegi tidak mendorong kepercayaan dan berkontribusi pada terciptanya suasana persaingan. Bentuk meja ini cocok untuk negosiasi bisnis jangka pendek. Perundingan meja bundar menyediakan pertemuan informal dan pertukaran pendapat secara bebas. Sebuah meja kopi kecil memfasilitasi percakapan ramah dan berfungsi sebagai panggilan kehormatan

Buku catatan, pulpen, pensil, dan brosur diletakkan di atas meja masing-masing peserta. Kursi atau kursi berlengan harus nyaman dan dalam jumlah yang cukup.

Merupakan kebiasaan untuk menempatkan kelompok botol di sepanjang meja konferensi. air mineral dan kacamata bersih.

Dianjurkan untuk merawat kopi atau teh. Untuk melakukan ini, perlu menyediakan samovar, beberapa set makanan enak, teh, kopi, kue, buah, kue atau gula-gula.

Jika anda meletakkan asbak di atas meja, ini pertanda boleh merokok, namun sebelum menyalakannya harus meminta izin kepada yang hadir. Jika merokok tidak diperbolehkan, ruangan harus disiapkan untuk merokok pada waktu istirahat.

1.7 Pertemuan delegasi

Persiapan tempat untuk pertemuan bisnis biasanya dilakukan oleh karyawan perusahaan yang direkrut khusus atau oleh spesialis yang diundang.

Elemen penting dari protokol bisnis adalah penyelenggaraan pertemuan delegasi. Pertama-tama, perlu untuk menentukan dengan benar tingkat pertemuan tersebut. Orang yang mengundang dan menandatangani surat undangan harus bertemu, tetapi sebagai pengecualian - salah satu wakilnya.

Saat bertemu dengan delegasi, terutama delegasi asing, aturan protokol tertentu harus dipatuhi

Pangkat dan jabatan ketua delegasi yang menyambut harus sesuai dengan pangkat dan jabatan ketua delegasi yang berkunjung.

Ketua delegasi penerima biasanya datang ke pertemuan tersebut dengan didampingi 2-3 orang.

Jika tamu itu datang bersama istrinya, maka ketua delegasi penerima juga menemuinya bersama istrinya.

Ketua yang menerima delegasi memperkenalkan diri terlebih dahulu, dan jika istrinya datang menghadiri pertemuan, ia merekomendasikannya kepada para tamu.

Tamu kedua memperkenalkan dirinya - kepala perusahaan asing, yang juga merekomendasikan istrinya.

Ketua delegasi penerima kemudian merekomendasikan pegawai – anggota delegasi yang datang menemui para tamu, berdasarkan pangkatnya. Jika ada perempuan di antara pertemuan tersebut, ia merekomendasikan mereka terlebih dahulu. Jika jumlah perempuan sedikit, maka mereka direkomendasikan berdasarkan pangkat, dan kemudian laki-laki - juga berdasarkan pangkat.

Ketua delegasi yang datang setelah itu merekomendasikan anggota delegasinya dengan cara yang sama.

Pada saat bertemu dengan delegasi di bandar udara atau stasiun kereta api, ketua pihak penerima harus memberikan bunga kepada seluruh perempuan peserta delegasi atau yang datang bersama anggota delegasi. Saat bertemu dan mengantar di bandara atau stasiun kereta api, sebaiknya disajikan bunga yang dibungkus plastik (laki-laki tidak diberikan bunga, kecuali pada hari jadi).

Pertemuan delegasi mau tidak mau melibatkan akomodasi di dalam mobil. Pengetahuan tentang peraturan naik pesawat sesuai dengan praktik protokol internasional diperlukan bagi setiap anggota delegasi. Sopir, penerjemah, ketua delegasi, dan istrinya harus mengenal mereka (Lampiran 17).

Pertama, mesin harus diberi makan agar pintu kanan sedang menghadap trotoar. Penumpang yang menempati tempat kehormatan adalah orang pertama yang naik dan keluar. Apabila kondisi tidak memungkinkan pengemudi memindahkan mobilnya dengan sisi kanan ke trotoar, maka penumpang kehormatan memasuki mobil melalui pintu kiri. Mereka juga naik melalui pintu kiri.

Penumpang kehormatan mengambil tempat duduk di kursi belakang sebelah kanan mobil, bersama pemilik atau ketua rombongan penyambutan. Seorang penjaga keamanan, reporter dan, sebagai pengecualian, seorang penerjemah dapat duduk di sebelah pengemudi. Orang yang menempati tempat kehormatan keluar melalui pintu kanan, dan selebihnya, agar tidak mengganggu orang yang duduk di tempat kehormatan, keluar melalui pintu kiri.

2. Persiapan dan penyelenggaraan resepsi

2.1 Teknik dan esensinya

Teknik dan esensinya

Resepsi - baik diplomatik maupun bisnis - adalah salah satu bentuk terpenting dari kebijakan luar negeri, bisnis, budaya dan kegiatan lain dari pemerintah, departemen pemerintah, pelaku bisnis, masyarakat dan organisasi serta individu lainnya. Mereka dapat diadakan pada acara-acara khusus (untuk menghormati kunjungan kenegaraan, hari libur nasional, dll.) dan mempunyai makna politik, murni bersifat protokoler (sehubungan dengan kunjungan bisnis, pembukaan pameran) atau digunakan dalam kegiatan sehari-hari. (saat negosiasi dan lain-lain).

Penting untuk dipahami dengan jelas bahwa isi utama dari resepsi bukanlah makan atau mencicipi minuman, tetapi menyelesaikan masalah bisnis, yang perlu Anda persiapkan dengan matang terlebih dahulu. Bagi sebagian besar peserta, teknik-teknik tersebut merupakan pekerjaan yang terkonsentrasi dan memiliki tujuan, dan sama sekali bukan “kekosongan yang membosankan” yang dangkal, yang kemunculannya direnungkan Byron hampir dua abad yang lalu.

Teknik dapat membantu membangun, memelihara dan mengembangkan kontak antar pihak dan individu, mengkomunikasikan dan menjelaskan posisi seseorang, mengumpulkan informasi, bertukar pendapat, dan akhirnya berdiskusi dan menyepakati posisi serta menyelesaikan permasalahan yang ada dalam suasana informal.

Tradisi mengadakan resepsi sudah ada sejak zaman dahulu kala. Keramahtamahan telah dan tetap menjadi indikator penting dari kehormatan dan martabat masyarakat dan negara, niat baik mereka.

Oleh karena itu, negara-negara dengan hati-hati melestarikan tradisi sejarah menerima tamu sebagai simbol perdamaian dan kebaikan. Tradisi keramahtamahan Rusia masih dirayakan oleh tamu asing. Praktek internasional selama bertahun-tahun telah menetapkan jenis teknik diplomatik, metode persiapannya, dan etiket diplomatik yang biasa diikuti.

Praktik protokol Rusia umumnya bertepatan dengan praktik internasional. Resepsi dibagi berdasarkan waktu menjadi siang hari (sampai jam 7 malam) dan malam hari, dan menurut akomodasi para tamu - menjadi resepsi dengan dan tanpa tempat duduk.

2.2 Pengangkatan dan persiapan pengangkatan

Pengangkatan dan persiapan janji temu

Penerimaan merupakan salah satu bentuk aktivitas “politik eksternal dan internal” suatu organisasi. Ini biasanya diatur dan dipersiapkan sebelumnya oleh tuan rumah, waktu bersama yang dihabiskan antara perwakilan organisasi tuan rumah dan para tamu. Resepsi diadakan: a) pada tanggal khusus - hari jadi, ulang tahun berdirinya suatu perusahaan, atau pendirian suatu organisasi; b) pada kesempatan kunjungan ke organisasi oleh tamu terkenal dan terhormat, delegasi dari perusahaan mitra; c) dalam menjalankan kegiatan sehari-hari perusahaan secara teratur.

Tujuan dari resepsi mungkin untuk memperluas dan memperdalam kontak di bidang kegiatan perusahaan, memperoleh informasi yang diperlukan, dan membentuk citra organisasi di lingkungan bisnis eksternal.

Resepsi dapat berupa: siang atau malam hari, dengan tempat duduk (kursi yang telah ditentukan sebelumnya untuk peserta) dan tanpa tempat duduk, formal dan informal.

Resepsi siang hari adalah “segelas sampanye”, “segelas anggur”, “sarapan”. “Segelas sampanye” biasanya dimulai pada pukul 12 dan berlangsung sekitar satu jam. Alasan diadakannya resepsi tersebut dapat karena peringatan hari libur nasional, keberangkatan (kedatangan) pejabat, atau tinggalnya delegasi. Pembukaan pameran (festival), dll. Ini yang paling banyak bentuk sederhana tidak diperlukan izin masuk persiapan yang bagus. Resepsi berlangsung tanpa tempat duduk – berdiri. Pelayan menyajikan minuman dan makanan ringan. Biasanya hanya sampanye, wine, jus, dan makanan ringan (kue mini, sandwich, kacang-kacangan) yang disajikan.

Sarapan atau makan siang dengan tempat duduk merupakan bentuk resepsi yang lebih formal. Untuk bentuk resepsi ini, kursi di meja disediakan untuk seluruh peserta. Sarapan dengan tempat duduk diatur antara pukul dua belas dan lima belas dan berlangsung kurang lebih satu setengah jam. Isi dan waktunya sama dengan makan siang Rusia dan dapat mencakup 1-2 makanan pembuka dingin, satu ikan, atau satu hidangan daging dan makanan penutup. Hidangan pembuka panas dapat disajikan sebagai hidangan pertama. Selama pertemuan para tamu di ruang depan, mereka disuguhi minuman beralkohol, jus, saat sarapan - anggur anggur kering, dan setelah selesai, teh, kopi disajikan, sampanye, cognac, dan minuman keras ditawarkan. Para tamu biasanya datang untuk sarapan dengan pakaian kasual kecuali disebutkan secara khusus dalam undangan.

Resepsi malam Ada beberapa jenis. Yang paling populer, demokratis, tersebar luas dan produktif dalam hal cakupan komunikasi adalah “koktail”, yang dimulai antara 17-18 jam dan berlangsung selama dua jam. Resepsi berlangsung sambil berdiri. Para tamu sendiri yang datang ke meja dengan membawa makanan ringan, mengambil sendiri beberapa suguhan, dan para pelayan menawarkan minuman; jika makanan ringan panas disajikan, maka resepsi bisa disebut "a la buffet". Untuk membuat pertemuan lebih khidmat, sampanye, es krim, dan kopi dapat disajikan di akhir pertemuan. Prasmanan adalah bentuk resepsi yang paling demokratis. Anda dapat meninggalkan jamuan makan seperti itu kapan saja. Saat berada di resepsi seperti itu, Anda harus mengingat beberapa aturan:

Anda harus mendekati meja hanya setelah ada undangan atau setelah orang lain yang hadir pergi ke meja;

para tamu mengambil piring dari tumpukan yang berdiri di awal meja dan bergerak sepanjang meja dalam satu arah (agar tidak saling mengganggu), meletakkan makanan di piring mereka;

tidak sopan berada di dekat meja sambil merokok;

Tidak enak rasanya jika menumpuk semua hidangan yang ditawarkan ke piring Anda sekaligus. Ada urutan tertentu dalam suguhannya: Anda harus mencoba hidangan ikan terlebih dahulu, ikan dan daging tidak boleh berada di piring yang sama;

Anda harus mengambil sebanyak yang Anda bisa makan;

jajanan dipindahkan ke piring dengan menggunakan perkakas umum yang terletak di piring bersama jajanan tersebut. Setelah Anda mengumpulkan camilannya, jangan lupa untuk menaruhnya perangkat umum di tempat;

Untuk hidangan penutup dan hidangan manis, Anda harus mengambil piring bersih;

seorang pria dapat mentraktir seorang wanita dengan membawakannya sesuatu dari prasmanan. Tidak dapat diterima jika seorang wanita memperlakukan seorang pria.

Satu-satunya peralatan makan di meja prasmanan adalah garpu. Oleh karena itu, jajanan dipotong kecil-kecil (“untuk satu kali”). Selain garpu, Anda juga bisa menyajikan tusuk sate - stik kecil yang ditempelkan di sandwich - kanopi dan makanan ringan lainnya. Pisau mungkin ada di atas meja, tetapi bagaimanapun juga akan merepotkan untuk menggunakannya. Merupakan kebiasaan untuk datang ke prasmanan dengan setelan atau pakaian kasual.

Resepsi yang mirip dengan prasmanan adalah “koktail”. Ini juga berlangsung antara pukul 17:00 dan 20:00. Berbeda dengan meja prasmanan, meja untuk koktail tidak diatur. Beberapa meja kecil diletakkan di aula, rokok, korek api, asbak diletakkan di atasnya, dan serbet kertas diletakkan di dalam vas. Makanan dan minuman disajikan oleh pelayan di atas nampan. Alih-alih garpu, para tamu menggunakan tusuk sate perjamuan khusus. Resepsi diakhiri dengan sampanye dan kopi.

Makan siang adalah bentuk resepsi paling formal. Dimulai dari 17 hingga 19 jam, berlangsung 2-3 jam atau lebih. Para tamu pertama-tama duduk di meja selama satu jam, kemudian mereka pindah ke ruangan lain yang tidak terlalu formal, atau bagian dari ruang percakapan, tempat teh dan kopi disajikan. Kode berpakaiannya formal. Makan siang diadakan dengan pengaturan tempat duduk - setiap peserta mengetahui nomor tempatnya di meja dari undangan.

Prasmanan makan siang melibatkan tempat duduk gratis bagi para peserta di meja yang terdiri dari empat hingga enam orang, para tamu mengambil makanan ringan dari satu meja meja besar dan duduk di salah satu meja kecil. Menunya seperti prasmanan. Resepsi semacam itu diselenggarakan setelah konser, menonton film, atau saat istirahat di antara sesi konferensi. Makan siang prasmanan kurang formal dibandingkan makan siang.

Teh diadakan antara 16-18 jam, biasanya untuk wanita. Makan malam dengan tempat duduk berbeda dengan makan siang hanya karena diadakan di lain waktu.

Anda tidak boleh terlambat untuk resepsi resmi. Para tamu untuk resepsi semacam ini (sarapan, makan siang, makan malam) tiba dalam waktu 3-5 menit dan setelah jeda singkat, yang digunakan untuk saling sapa dan perkenalan, diundang ke meja. Bukan kebiasaan bertemu orang di meja. Tidak disarankan untuk berbicara dengan seseorang melalui tetangga meja Anda. Seorang wanita boleh duduk di meja dengan memakai topi, tetapi dia harus melepas sarung tangannya.

Pada resepsi dengan tempat duduk, senioritas, jabatan atau kedudukan sosial para tamu perlu dihormati, karena tempat dibagi menjadi lebih terhormat dan kurang terhormat. Yang pertama dianggap tempat di sebelah kanan nyonya rumah, yang kedua di sebelah kanan pemiliknya. Dengan tidak adanya perempuan, tempat pertama dianggap di sebelah kanan pemiliknya, yang kedua - di sebelah kirinya. Saat duduk, patuhi aturan berikut:

pertama di sebelah kanan dan tangan kiri Laki-laki duduk dari nyonya rumah, sedangkan tuan rumah dikelilingi oleh perempuan. Kemudian tempatnya bergantian: laki-laki duduk di sebelah perempuan dan sebaliknya;

Seorang perempuan tidak boleh duduk bersama perempuan di ujung meja kecuali laki-laki duduk di ujung meja;

suami tidak duduk di samping istrinya;

dua orang asing dari negara yang sama tidak duduk bersama;

Kursi terakhir di meja ditempati oleh pegawai di institusi mereka (tetapi bukan perempuan).

Agar setiap tamu dapat dengan cepat menemukan tempatnya di meja, denah tempat duduk dipajang di pintu masuk, kartu sampul dengan nama dan nama belakang tamu diletakkan di atas meja, dan terkadang diagram meja diberikan kepada setiap tamu. Para tamu mengambil tempat duduk mereka setelah nyonya rumah duduk, dan dialah yang pertama bangkit setelah resepsi berakhir.

Persiapan resepsi meliputi tahapan sebagai berikut: menetapkan tujuan resepsi, memilih bentuk resepsi, menentukan komposisi peserta, menyusun naskah resepsi, mengirimkan undangan, menyusun denah tempat duduk di meja (bila disediakan ), menyusun menu, menata meja dan melayani tamu, menyiapkan roti panggang dan pidato.

Resepsi informal diadakan dalam situasi di mana para tamu tidak “diharapkan” sebelumnya, lebih sering di perusahaan kecil dan dadakan, dalam suasana informal. Resepsi informal adalah hal biasa di AS ketika pasangan diundang makan siang. Informalitas situasi berkontribusi pada pemecahan masalah yang tidak standar dan kemampuan untuk melihat masalah secara berbeda. Pada prinsipnya, Anda harus bersiap untuk resepsi seperti itu.

Kesimpulan

Selama pekerjaan yang dilakukan, ditetapkan bahwa penerimaan di bidang bisnis, pertama-tama, adalah tanggung jawab pekerjaan, dan tidak hanya untuk organisasi tuan rumah yang menerima tamu, tetapi juga untuk organisasi yang menjalankan peran sebagai tamu. Oleh karena itu, Anda harus mendekati pertemuan bisnis atau resepsi secara bertanggung jawab, mengetahui dasar-dasar pelaksanaannya, dan kerangka resepsi.

Pertemuan dan resepsi bisnis diperlukan untuk pekerjaan yang bermanfaat, mereka membantu melakukan negosiasi bisnis, menghilangkan tirai formalitas dan memberi mereka karakter yang santai. Pada saat yang sama, agar tidak menyinggung perasaan tamu yang Anda terima, Anda perlu mengetahui aturan dasar mengadakan resepsi. Dan untuk menghindari situasi canggung saat menghadiri resepsi, Anda perlu tahu bagaimana harus bersikap. Ini adalah fokus dari pekerjaan yang dilakukan, di mana saya mengidentifikasi aturan dasar untuk melakukan teknik:

Praktik protokol internasional modern membuktikan keinginan negara-negara untuk membuat resepsi sederhana, menghindari kemegahan yang berlebihan, dan menjadikannya lebih rasional.

Suasana resepsi yang semi-resmi memungkinkan mereka yang hadir untuk mendapatkan perkenalan yang bermanfaat, mendiskusikan secara umum kontrak masa depan yang bermanfaat bagi mitra yang berpartisipasi, memperluas dan memperdalam kontak yang ada, bertukar pandangan dan pendapat yang memungkinkan mereka untuk lebih mempelajari posisi ekonomi, keuangan dan lainnya. dan klaim mitra masa depan, fitur mereka dalam mengatur bisnis. Selain itu, bagi seorang pebisnis berpengalaman, pengamatan terhadap tingkah laku dan tindakan orang-orang yang diundang dalam suatu resepsi dapat menjadi sumber informasi, yang pada gilirannya akan menjadi salah satu komponen dasar dalam mengambil keputusan mengenai transaksi yang akan diselesaikan.

Bibliografi

) Botavina R.N. Etika bisnis: tutorial. - M.: Keuangan dan Statistik, 2002.-hal. 208.

) Dunkel. Etiket bisnis - Rostov-on-Don: Phoenix, 2006. - 370.

) Chumikov A.N., Bocharov M.P. Hubungan Masyarakat: teori dan praktek. - M.: Delo, 2003.-hal. 496.

) Shepel V.M. Buku meja pengusaha dan manajer.-M.: Keuangan dan Statistik, 2000.-p. 354.

) Yashin V.V. Etika bisnis. - M.: Delo, 2002.-hal. 342

Aplikasi

delegasi resepsi pertemuan bisnis

Tata letak resepsi resmi: 1 - 12 tamu berdasarkan senioritas resmi

Tata letak resepsi resmi dengan nyonya rumah: 1 - 14 tamu berdasarkan senioritas resmi

Penerimaan tidak resmi. Mejanya berbentuk U, tuan rumah dan nyonya rumah duduk berhadapan. Rencana tempat duduk ini, meskipun diterima dalam praktik internasional, harus dihindari, karena tamu berusia 7-12 tahun praktis tidak dapat berkomunikasi dengan tuan rumah.

Pada sarapan dan makan siang resmi, para tamu didudukkan sesuai dengan peringkat mereka dalam urutan protokol yang diutamakan.

Pejabat berpangkat atau berpangkat yang sedang cuti atau tidak bekerja, dengan kata lain tidak menjalankan fungsi sesuai dengan pangkatnya, harus memberikan senioritas kepada tamu yang pangkatnya sama yang sedang bertugas. kerja aktif. Jika seorang tamu melaksanakan tugas yang lebih tinggi daripada yang diberikan kepadanya berdasarkan pangkat, dia mengambil tempat tertinggi yang diberikan kepadanya.

Seiring dengan semakin banyaknya perempuan yang menduduki posisi tinggi di badan-badan terpilih dan jabatan administratif, pada sarapan dan makan malam resmi, perempuan duduk di antara laki-laki tergantung pada pangkat mereka.

Pada acara sarapan dan makan siang informal yang dihadiri oleh laki-laki dan perempuan, jika memungkinkan, jangan duduk bersebelahan. Dalam kasus seperti ini, kecuali perempuan yang menjadi kepala misi, maka perempuan akan duduk sesuai dengan senioritas suaminya.

Janda tetap mempertahankan kedudukan suaminya. Perempuan tanpa didampingi laki-laki duduk sesuai dengan umur, jabatan atau gelar kehormatan. Perempuan yang menikah memiliki senioritas dibandingkan perempuan yang menjanda atau bercerai. Semua perempuan mempunyai senioritas yang lebih tinggi dibandingkan gadis-gadis muda, kecuali pangkat dan tugas atau gelar kehormatan mereka memberikan preferensi khusus kepada mereka.

Suami dari seorang perempuan yang memegang jabatan resmi, duduk di antara laki-laki sesuai dengan pangkat istrinya, kecuali jabatan yang didudukinya memberinya hak untuk mendapat tempat duduk yang lebih terhormat.

Dalam pertemuan-pertemuan yang dihadiri oleh para pejabat dan orang-orang terkemuka, ketegangan antara senioritas berdasarkan hak dan senioritas berdasarkan kesopanan tidak dapat dihindari. Dalam kasus ini, aturan berikut harus diperhatikan:

· senioritas relatif dari orang-orang yang menduduki posisi resmi selalu diperhitungkan;

· apabila senioritas telah ditentukan, para tamu kehormatan akan duduk di antara para pejabat yang sedang menjabat, dengan preferensi, karena alasan kesopanan, diberikan kepada mereka yang berkedudukan tinggi dan mempunyai pengaruh yang lebih besar dalam kehidupan publik;

· keuntungan tamu asing diterima secara umum. Tamu asing yang memiliki kedudukan yang sama memiliki peringkat yang lebih tinggi dibandingkan warga negaranya sendiri. Warga negara yang bekerja di luar negaranya memiliki pangkat lebih tinggi dibandingkan rekan senegaranya.

Pada resepsi seperti sarapan, makan siang, makan malam, para tamu duduk di meja dalam urutan yang ditentukan secara ketat. Kursi di meja dibagi menjadi lebih dan kurang terhormat. Tempat paling terhormat adalah di sebelah kanan tuan rumah (pada resepsi informal) atau di sebelah kanan tuan rumah (pada resepsi resmi). Berikutnya adalah tempat di sebelah kiri nyonya rumah dan pemiliknya, yang kurang terhormat saat mereka menjauh.

Pada resepsi resmi, dimana para tamu hadir tanpa istri atau suami, tamu utama ditawari tempat duduk di meja berhadapan dengan tuan rumah.

bimbingan belajar

Butuh bantuan mempelajari suatu topik?

Spesialis kami akan memberi saran atau memberikan layanan bimbingan belajar tentang topik yang Anda minati.
Kirimkan lamaran Anda menunjukkan topik saat ini untuk mengetahui kemungkinan mendapatkan konsultasi.

penerbitan:
"Mann, Ivanov dan Ferber", 2014

Bagaimana cara mengucapkan halo

Jika Anda memasuki sebuah ruangan, sapalah terlebih dahulu - selalu, terlepas dari apakah Anda seorang wanita atau pria, manajer puncak atau karyawan biasa, pria tua atau seorang pemuda. Jika ada orang lain di kantor orang yang Anda kunjungi, batasi diri Anda hanya dengan membungkuk dan memberi salam. Lalu berjabat tangan dengan orang yang mengundang Anda. Saat menyapa seseorang, jangan batasi diri Anda hanya dengan ucapan “Halo” yang formal. Panggil orang yang Anda ajak bicara dengan namanya.

Saat bertemu seseorang, saat Anda diperkenalkan atau memperkenalkan diri, jangan terburu-buru mengulurkan tangan. Orang yang diperkenalkan kepada Anda harus melakukannya terlebih dahulu. Ingat: menurut etiket bisnis, tidak lazim mencium tangan wanita di pertemuan resmi (menurut aturan etiket sosial, hanya wanita yang sudah menikah dan hanya di dalam ruangan). Jika Anda sedang duduk, berdirilah saat memberi salam jika memungkinkan. Gunakan akal sehat saat melakukan ini. Jika tiba-tiba tidak bisa berdiri (misalnya karena sesak dan tidak nyaman), sapalah orang lain sambil duduk, namun minta maaf: “Maaf karena tidak bisa bangun, di sini agak ramai.”

Cara berjabat tangan

Jika Anda menghampiri sekelompok orang dan berjabat tangan dengan satu orang, Anda perlu berjabat tangan dengan orang lain. Bukanlah kebiasaan untuk berjabat tangan melintasi ambang pintu, meja, atau di atas kepala orang yang duduk di antara Anda. Jangan berjabat tangan dengan lawan bicara Anda sambil menyimpan orang lain di saku Anda. Salah satu pertanyaan mendesak dalam etika bisnis: apakah perlu berjabat tangan dengan seorang wanita? Jawabannya jelas: ya. Jabat tangan wanita tidak berbeda dengan jabat tangan pria. Etiket sosial menunjukkan bahwa perempuan adalah orang pertama yang mengulurkan tangannya kepada laki-laki. Dalam etika bisnis, pemimpin berjabat tangan terlebih dahulu, meskipun bawahannya adalah perempuan.

Jabat tangan dengan telapak tangan menghadap ke atas menandakan bahwa orang tersebut ingin mengalihkan kendali kepada lawan bicaranya. Ketika seseorang, sambil menjabat tangan pasangannya, menutupi telapak tangannya dengan telapak tangannya, dia menunjukkan kekuatan dan dominasinya. Jika Anda tidak puas dengan posisi ini, lindungi dia tangan kanan dengan tangan kirimu . Etiket bisnis tidak menganjurkan berjabat tangan dengan kedua tangan, karena dimaksudkan untuk menunjukkan hubungan yang lebih dekat dengan orang lain. Selain itu, orang mungkin menganggap tindakan tersebut sebagai upaya untuk merendahkan atau menggurui. Namun, jangan lupakan perbedaan lintas budaya - misalnya, orang Amerika menyukai sikap ini dan menganggapnya pantas dalam komunikasi bisnis.

Bagaimana cara bertemu orang

Jika ada orang asing di sekitarmu, jangan malu-malu, perkenalkan dirimu, jangan menunggu untuk diperkenalkan. Saat bertemu seseorang di pertemuan bisnis (konferensi, resepsi), Anda tidak boleh langsung membicarakan pencapaian Anda dan mencantumkan kredensial Anda. Cukup dengan menunjukkan apa yang Anda lakukan dan mengapa Anda datang ke pertemuan atau acara tersebut.

Penting untuk tidak hanya bisa memperkenalkan diri, tetapi juga memperkenalkan orang satu sama lain. Orang yang Anda perkenalkan kepada orang asing disebutkan terlebih dahulu. Yang Anda bayangkan adalah yang kedua. Saat memperkenalkan orang-orang yang statusnya setara, perkenalkan orang yang lebih Anda kenal dengan orang yang kurang Anda kenal. Seorang pria diperkenalkan kepada seorang wanita, dan seseorang yang lebih muda usia atau kedudukannya diperkenalkan kepada seorang wanita.

Saat seseorang diperkenalkan kepada Anda, fokuslah untuk mengingat namanya - sering-seringlah menggunakan namanya selama percakapan. Karena lupa nama lawan bicaranya, cobalah melunakkan keadaan dengan bertanya lagi dengan benar: “Maaf, saya ikut Akhir-akhir ini Aku menjadi sedikit pelupa, bisakah kamu mengingatkanku namamu? »

Seperti apa seharusnya kartu nama?

Sebaiknya kartu nama dirancang dengan gaya yang ketat dan singkat. Pengusaha yang sering bekerja dengan mitra asing sebaiknya mencetak kartu nama dalam bahasa mitra - hal ini sangat diterima di negara-negara Asia. Jika ada informasi tentang Anda yang berubah, Anda perlu memesan kartu nama baru: dalam keadaan apa pun Anda tidak boleh memperbaiki data pada kartu nama lama; kartu dengan penghapusan dan perubahan adalah tanda rasanya tidak enak. Tata krama yang baik untuk pebisnis Kartu nama diyakini tersedia dalam dua bahasa - Rusia dan Inggris. Anda tidak boleh membuat kartu nama bilingual.

Jika Anda tidak menemukan orang tersebut di sana, tetapi ingin menunjukkan rasa hormat kepadanya, lipat sudut kanan atas kartu nama yang Anda tinggalkan. Memberikan kartu nama Anda dengan catatan melalui pihak ketiga adalah kebiasaan umum dalam komunikasi bisnis internasional.

Cara mengakhiri rapat

Meninggalkan orang asing, tidak perlu mengucapkan selamat tinggal secara pribadi kepada semua orang. Dan jika Anda meninggalkan resepsi yang ramai sebelum tamu lainnya, ucapkan selamat tinggal hanya kepada tuan rumah pertemuan. Jika tidak, kepergian Anda mungkin menjadi sinyal bagi peserta pesta bahwa sudah waktunya semua orang pulang. Jika percakapan berlangsung terlalu lama, ajaklah lawan bicara untuk bertemu orang baru, perkenalkan satu sama lain, minta maaf, dan pamit.

Perpisahan harus singkat - misalnya berjabat tangan, seperti saat rapat. Akhiri percakapan dengan sopan, gunakan frasa universal, misalnya: “Senang bertemu dengan Anda.” Jika Anda harus meninggalkan rapat lebih awal, tunggu jeda dalam percakapan, berdiri dan ucapkan selamat tinggal, ungkapkan harapan Anda untuk pertemuan baru.

Bahasa tubuh

Komunikasi nonverbal terletak pada bidang psikologi dan kesantunan: Misalnya, saat berbicara dengan orang, Anda tidak perlu merentangkan kaki lebar-lebar, membungkuk, atau memasukkan tangan ke dalam saku. Penafsiran beberapa isyarat khas sudah cukup mapan. Misalnya, pose “daun ara” (telapak tangan dirapatkan sehingga lengan membentuk huruf “V” terbalik) menunjukkan rasa malu dan kurang percaya diri. Jika Anda melakukan gerakan rewel, bergoyang ke kiri dan ke kanan, atau menyentuh wajah atau rambut, Anda memperkuat gerakan Anda sendiri ketegangan saraf dan mengalihkan perhatian orang lain. Gerakan berlebihan selama percakapan tidak dianjurkan. Gestur harus ditahan - lawan bicara mungkin merasa malu dengan ekspresi berlebihan.

Tunjukkan rasa hormat terhadap ruang pribadi: jarak antara Anda dan lawan bicara tidak boleh kurang dari panjang lengan. Komunikasi bisnis tidak melibatkan pembicaraan dengan suara pelan atau berbisik. Jangan mengambil langkah maju jika orang lain mengambil langkah mundur - dengan melakukan itu, dia mungkin secara tidak sadar mencoba memperjelas bahwa Anda melanggar ruang pribadinya. Selama pertemuan, Anda tidak boleh melihat jam tangan Anda - orang lain mungkin berpikir bahwa Anda terbebani oleh komunikasi dan terburu-buru untuk pergi. Sebaiknya Anda tidak duduk bersila, apalagi di kursi. Jika dalam, Anda bisa sedikit meregangkan kaki.

Bagaimana cara bernegosiasi

Persiapan perundingan terdiri dari penjabaran protokol bisnis yang diterima di kalangan diplomat dan pengusaha, dan bagian substantif - isu-isu yang harus dibicarakan. Mitra harus diundang ke negosiasi setidaknya dua minggu sebelumnya sehingga mereka juga dapat mempersiapkan diri - ini akan menghemat waktu dan menciptakan kondisi komunikasi yang efektif. Adapun susunan delegasi dalam perundingan harus seimbang, yaitu jumlah peserta yang sama di kedua belah pihak dan kesesuaian posisi perwakilan masing-masing. Hanya pegawai yang kehadirannya benar-benar diperlukan saja yang diundang dalam rapat tersebut. Tempat perundingan diusulkan oleh pihak yang mengundang, namun pihak yang diundang berhak menerima atau menolaknya. Tidak disarankan menjadwalkan negosiasi pada pagi atau sore hari.

Jika pesertanya banyak dan masih asing, Anda dapat meletakkan kartu dengan nama belakang di atas meja. Para pihak terletak saling berhadapan dalam urutan posisinya. Perwakilan pihak penerima duduk menghadap pintu. Harus ada jarak sekitar satu setengah meter antar peserta. Ketua pihak penerima duduk terlebih dahulu.

Usai sambutan, para peserta harus diperkenalkan satu sama lain. Penting juga untuk menguraikan peran dan wewenang mereka dalam negosiasi. Ketua pihak penerima diperkenalkan terlebih dahulu, kemudian ketua delegasi yang diundang. Setelah itu, mereka memperkenalkan karyawannya: pertama kepada pihak tuan rumah, kemudian kepada pihak yang diundang. Pertukaran kartu nama diperbolehkan jika tidak lebih dari tujuh orang yang hadir pada pertemuan di masing-masing pihak.

Jika negosiasi dilakukan dengan delegasi asing, maka perlu disepakati terlebih dahulu bahasa negosiasi dan memastikannya sarana teknis untuk penerjemah. Jika rekaman dibuat selama percakapan, para tamu harus diberitahu tentang hal ini. Di akhir negosiasi, sebuah catatan dibuat dan rencana yang telah disetujui sebelumnya dilampirkan padanya.

Merupakan kebiasaan bagi para tamu untuk memulai percakapan. Bukanlah kebiasaan untuk menyela pembicara. Dalam kasus yang jarang terjadi, ketika Anda benar-benar perlu mengklarifikasi sesuatu selama pidato, Anda dapat meminta maaf dan mengajukan pertanyaan. Dalam situasi apa pun Anda tidak boleh berdebat dengan perwakilan pihak Anda. Jika Anda ingin mengklarifikasi sesuatu di antara Anda sendiri, Anda perlu meminta waktu istirahat dan keluar untuk berdiskusi. Tidak ada tempat untuk pernyataan yang bersifat tegas, tantangan, penilaian yang keras atau demonstrasi superioritas dalam negosiasi. Jika Anda melihat perilaku ini dari sisi lain, Anda tidak boleh mengambil posisi bertahan - lebih baik diam saja.

Durasi pertemuan optimal adalah dua jam. Jika negosiasi berlarut-larut, rehat kopi selama setengah jam diperlukan. Jika Anda memiliki hadiah untuk peserta rapat, hadiah itu diberikan setelah negosiasi.

Minuman beralkohol tidak disajikan selama negosiasi. Dalam kasus yang jarang terjadi (misalnya, penandatanganan kontrak penting), sampanye dapat ditawarkan di akhir negosiasi - tetapi ini lebih merupakan isyarat simbolis.

Penerimaan mitra bisnis

Ketua delegasi dengan pangkat yang sesuai harus menemui tamu di bandara. Dia biasanya datang ditemani dua atau tiga orang. Pimpinan perusahaan tuan rumah tidak boleh menemani tamu selama perjalanan. Ada aturan yang tidak diucapkan (tidak kategoris, tetapi diinginkan) - jika seorang tamu datang bersama istrinya, maka manajer tuan rumah datang ke pertemuan pertama dengan ditemani istrinya. Ketua pihak penerima memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian dia memperkenalkan pasangannya, lalu karyawannya (dalam urutan jabatan).

Pikirkan terlebih dahulu tentang bagaimana mendudukkan tamu Anda di mobil mereka agar semuanya berjalan lancar. Tempat paling terhormat dianggap kursi belakang secara diagonal dari pengemudi. Itu ditempati oleh kepala delegasi kunjungan. Dia orang pertama yang masuk ke dalam mobil dan orang pertama yang keluar. Jika ketua pesta penyambutan datang dengan mengendarai mobil pribadi, maka tempat kehormatan tamu ada di sebelahnya. Norma kesopanan mengharuskan pintu dibukakan bagi pengelola. Hal ini dilakukan oleh pengemudi, satpam, atau karyawan, namun tidak boleh dilakukan oleh perempuan.

Saat mengantar tamu ke hotel, berpisahlah dengan mereka bukan di jalan, tapi di lobi. Anda juga dapat mengatur kunjungan protokol di sana.

Etiket seluler

Untuk menghubungi ponsel untuk keperluan bisnis, silakan menghubungi: waktu kerja, pada hari kerja dianggap sebagai periode waktu dari pukul 09:00 hingga 21:00. Selalu matikan telepon Anda saat berbicara atau makan siang bersama. Nada deringnya harus netral (getaran telepon klasik, melodi yang tidak mengganggu, atau hanya peringatan getaran senyap). Jika Anda menelepon seseorang dan mesin penjawab telepon menyala, jangan tutup teleponnya. Perkenalkan diri Anda dan minta untuk menelepon Anda kembali jika memungkinkan. Jika panggilan Anda tidak dijawab, telepon kembali tidak lebih awal dari dua jam kemudian - pemilik telepon akan melihat panggilan tidak terjawab dan menelepon kembali. Tidak sopan menunggu lebih dari enam deringan - lebih baik menutup telepon setelah dering kelima. Anda tidak boleh menanyakan ketersediaan waktu lawan bicara jika Anda menelepon selama jam kerja untuk pertanyaan singkat tertentu.

Orang yang memulainya mengakhiri pembicaraan. Jika sambungan terputus, orang yang menelepon akan menelepon kembali. Yang terbaik adalah menjawab setelah panggilan kedua atau ketiga - jika Anda segera mengangkat telepon, penelepon mungkin tidak punya waktu untuk berkonsentrasi. Jangan tutup teleponnya - itu tidak sopan. Anda perlu menjawab dan meminta untuk menelepon kembali (atau berjanji untuk menelepon kembali) setelah jangka waktu tertentu, katakanlah dalam dua jam. Tidak perlu meminta maaf di akhir percakapan karena telah menyita waktu orang lain; yang terbaik adalah berterima kasih padanya atas kesempatan untuk membicarakan bisnis Anda. Jangan berikan angka ponsel tanpa persetujuan pemiliknya.

Buku ini disediakan oleh penerbit Mann, Ivanov dan Ferber.

Kembali