Di mana sebaiknya buku kerja karyawan disimpan? Untuk menyimpan catatan kerja karyawan, apakah diperlukan brankas tahan api atau cukup dengan kotak besi?

Tentang bagaimana penyimpanan dilakukan catatan kerja dalam sebuah organisasi, karyawan biasa hanya tahu sedikit. Namun TC tetap berada pada pemberi kerja sampai pemiliknya berhenti atau pensiun. Dan majikanlah yang bertanggung jawab atas dokumen ini.

informasi Umum

Buku kerja adalah dokumen yang menegaskan pelaksanaannya oleh warga negara aktivitas tenaga kerja. Berdasarkan informasi yang ditentukan dalam Kode Perburuhan, pensiun dihitung. Oleh karena itu, keamanan dokumen sangatlah penting. Buku kerja disimpan oleh pekerja, jika dia tidak bekerja, atau oleh pemberi kerja.

Formulir dokumen dan sisipannya tunduk pada pelaporan yang ketat, oleh karena itu memang ada aturan tertentu penyimpanan mereka. Pengelolaan tenaga kerja pada suatu perusahaan dapat dilakukan oleh pegawai bagian personalia, manajer, sekretaris atau manajer itu sendiri, tergantung pada perintahnya. Untuk melakukan ini, ia wajib mengeluarkan perintah yang sesuai.

Semua masalah organisasi direduksi menjadi tindakan berikut:

janji temu penanggung jawab;
pembelian formulir dan sisipan TC dalam jumlah yang diperlukan;
memelihara catatan yang sesuai;
menentukan tata cara pemrosesan dan penerbitan dokumen.

Pengusaha perorangan diharuskan mengatur pemeliharaan dan penyimpanan dokumentasi teknis sendiri. Mereka tunduk pada aturan yang sama seperti organisasi besar.

Akuntansi dan penyimpanan

Syarat-syarat penyimpanan catatan kerja pada suatu perusahaan diatur dengan Peraturan Pemeliharaan Catatan Kerja. Wajib untuk menyimpan catatan buku kerja, yang digunakan sebagai berikut:

buku kuitansi dan pengeluaran khusus;
jurnal pencatatan penerbitan dan penerimaan TC.

Dokumen pertama diperlukan untuk melacak formulir yang diterima dan digunakan organisasi. Rincian semua formulir dan informasi lainnya dicatat. Buku ini dikelola oleh petugas akuntansi yang berwenang.

Namun dokumen kedua disimpan oleh pegawai yang terlibat langsung dalam melamar pekerjaan dan memberhentikannya. Jurnal berisi informasi tentang semua dokumentasi teknis yang diselesaikan dan diterbitkan di perusahaan. Pendaftaran buku yang diterima dari pegawai baru juga dilakukan.

Bantuan: kedua majalah harus dijilid, diberi nomor dan disertifikasi dengan stempel organisasi.

Catatan kerja setiap pegawai disimpan sesuai dengan Pesanan spesial, yang mengacu pada dokumen pelaporan yang ketat. Catatan kerja karyawan disimpan di ruangan yang dilengkapi peralatan khusus, misalnya di brankas. Jika Anda tidak memiliki brankas, Anda bisa menggunakan lemari untuk keperluan ini. Hal utama adalah memberikan perlindungan penuh terhadap kehilangan atau kerusakan TC.

Baca juga Pendaftaran buku kerja: nuansa utama prosedur

Jika organisasi memiliki cabang, semua kode teknis disimpan di kantor utama. TC dapat disimpan di cabang organisasi, tetapi untuk ini harus dibuat layanan personalia terpadu. Manajer wajib mengeluarkan perintah yang sesuai. Kemudian direktur cabang akan dapat menyusun dan menyimpan catatan dokumen seluruh karyawannya. Jika dia menjalankan tugas tersebut tanpa perintah dari pimpinan perusahaan, maka dia melanggar hukum.

Untuk mendapatkan formulir tersebut, petugas SDM atau orang yang berwenang lainnya harus mengajukan permohonan terkait kepada staf departemen akuntansi. Dan setiap akhir bulan, petugas personalia wajib melaporkan kepada bagian akuntansi tentang ketersediaan formulir Kode Ketenagakerjaan.

Ketika orang yang bertanggung jawab atas akuntansi TC berubah, dokumen dipindahkan ke karyawan lain. Untuk melakukan ini, manajer mengeluarkan suatu tindakan, tetapi hanya setelah verifikasi yang tepat mengenai ketersediaan tenaga kerja.

Penyimpanan buku kerja yang rusak pada saat pengisian di organisasi tidak diperbolehkan. Mereka dimusnahkan berdasarkan perintah terkait yang dikeluarkan oleh kepala. Dokumen-dokumen yang tidak diterima oleh pemiliknya oleh alasan yang bagus(misalnya, jika terjadi kematian), harus tetap disimpan selama minimal 2 tahun. Kemudian mereka dipindahkan ke arsip khusus perusahaan selama 50 tahun. Setelah periode ini, surat-surat tersebut juga dimusnahkan.

Menyimpan catatan kerja di perusahaan mana pun setelah pemecatan karyawan dilarang. Pemilik harus menerima dokumennya pada hari pemecatan beserta pembayarannya. Undang-undang juga mengizinkan pengembalian dokumen kepada kerabat bawahan jika dia meninggal. Jika majikan menolak untuk mengambil TC, ia wajib mengirimkannya kepada pemiliknya melalui pos.

Setelah mempertimbangkan masalah ini, kami sampai pada kesimpulan berikut:
Undang-undang tidak menetapkan persyaratan untuk menyimpan catatan kerja pekerja di brankas yang tahan api atau lemari logam yang terkunci, serta persyaratan untuk adanya jeruji pada jendela dan pintu logam di ruangan tempat catatan kerja berada.

Alasan kesimpulannya:
Bentuk, prosedur pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja, serta prosedur pembuatan formulir catatan kerja dan pemberiannya kepada pemberi kerja ditetapkan oleh badan eksekutif federal yang disahkan oleh Pemerintah Federasi Rusia (Pasal 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Federasi Rusia).
Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 N 225 menyetujui Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, membuat formulir buku kerja dan memberikannya kepada pemberi kerja (selanjutnya disebut Aturan).
Ayat 43 Peraturan ini mengatur bahwa buku kerja dan rangkap buku kerja yang tidak diterima oleh pekerja pada saat pemecatan atau dalam hal kematian seorang pekerja oleh kerabat dekatnya disimpan sampai diminta oleh pemberi kerja (dalam suatu organisasi atau oleh orang perseorangan yang pengusaha perorangan) sesuai dengan persyaratan penyimpanannya yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia tentang masalah kearsipan.
Seperti yang Anda lihat, norma ini berkaitan dengan buku kerja dan duplikat buku kerja pekerja yang sudah diberhentikan.
Analisis terhadap ketentuan Peraturan menunjukkan bahwa prosedur penyimpanan catatan kerja karyawan dengan siapa hubungan kerja lanjut majikan, tidak diatur secara khusus.
Menurut klausul 42 Peraturan, bentuk buku kerja dan sisipannya disimpan dalam organisasi sebagai dokumen akuntabilitas yang ketat dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab untuk memelihara buku kerja, atas permohonannya.
Formulir pelaporan yang ketat harus disimpan di brankas, lemari logam, atau ruangan khusus untuk memastikan keamanannya (klausul 6.2 Peraturan Dokumen dan Aliran Dokumen dalam Akuntansi, disetujui oleh Kementerian Keuangan Uni Soviet pada 29 Juli 1983 N 105).
Namun, jelas bahwa formulir buku kerja memperoleh kekuatan hukum sebagai dokumen yang berisi informasi tentang aktivitas kerja dan masa kerja karyawan jika formulir tersebut diisi oleh pemberi kerja dengan informasi mengenai karyawan tertentu. Buku kerja yang lengkap bukanlah suatu dokumen pertanggungjawaban yang ketat, oleh karena itu norma klausul 6.2 Peraturan Dokumen dan Alur Dokumen Akuntansi, menurut pendapat kami, tidak wajib bagi pemberi kerja ketika menyimpan buku kerja pekerja.
Pada saat yang sama, sesuai dengan paragraf 45 Peraturan, tanggung jawab untuk mengatur penyimpanan buku kerja dan sisipan di dalamnya berada di tangan pemberi kerja. Kami percaya bahwa untuk menghindari kehilangan dan kerusakan pada catatan kerja karyawan, pemberi kerja mempunyai hak untuk secara mandiri mengembangkan serangkaian tindakan untuk menjamin keamanan dokumen-dokumen ini. Oleh karena itu, atas kebijakannya sendiri, organisasi berhak menggunakan brankas, lemari logam, atau ruangan yang dilengkapi peralatan khusus untuk menyimpan catatan kerja karyawan.

Jawaban yang disiapkan:
Tenaga Ahli Jasa Konsultasi Hukum GARANT
Anosova Yulia

Kontrol kualitas respons:
Reviewer Jasa Konsultan Hukum GARANT
Komarov Victoria

Materi disusun berdasarkan konsultasi tertulis individu yang diberikan sebagai bagian dari layanan Konsultasi Hukum.

BUKU KETENAGAKERJAAN: pembukuan dan penyimpanan catatan ketenagakerjaan

Buku kerja adalah dokumen dengan akuntabilitas yang ketat, oleh karena itu undang-undang menentukan prosedur pencatatan dan penyimpanannya (bagian VI Peraturan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. № 225 ).

Setiap organisasi wajib memelihara buku khusus untuk pencatatan catatan kerja.

Pertama - buku penerimaan dan pengeluaran tentang akuntansi formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya (Lampiran 2 resolusi Kementerian Tenaga Kerja Rusia tanggal 10 Oktober 2003 No. 69).

Kedua - buku pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya (Lampiran 3 Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia tanggal 10 Oktober 2003 No. 69).

Buku penerimaan dan pengeluaran untuk pembukuan formulir dan sisipan buku kerja itu disimpan di departemen akuntansi organisasi. Buatlah entri di dalamnya segera setelah menerima formulir dari distributor. Dalam buku tersebut, pastikan untuk mencantumkan informasi tentang semua transaksi yang berkaitan dengan perolehan dan penggunaan buku kerja yang dibeli dan sisipan di dalamnya, yang menunjukkan seri dan nomor. Dan juga masukkan informasi tentang biaya formulir.

Buku untuk mencatat pergerakan buku kerja dan sisipan mereka harus dikelola oleh departemen personalia organisasi. Tetapi jika perusahaan tidak memilikinya, maka tanggung jawab ini biasanya diserahkan kepada departemen akuntansi. Dalam buku ini, masukkan informasi tentang tanggal karyawan diterima bekerja, nama belakangnya, nama depannya, patronimiknya, seri dan nomor buku kerja dan sisipannya, jabatan, tempat kerja, serta rincian dokumen berdasarkan dimana karyawan tersebut dipekerjakan.

Semua lembar di kedua buku harus diberi nomor, dibubuhi, ditanda tangani oleh pimpinan organisasi, dan juga disegel dengan segel lilin.

Prosedur ini ditetapkan dalam paragraf 41 Peraturan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No.225.

Karena tidak adanya catatan ketenagakerjaan atau pelaksanaannya yang salah, inspektorat ketenagakerjaan dapat mendenda organisasi dan organisasinya pejabat.

Dendanya adalah:
– untuk pejabat (misalnya, kepala organisasi) – dari 1000 hingga 5000 rubel;
– untuk organisasi – dari 30.000 hingga 50.000 rubel.

Hukuman tersebut diatur dalam Pasal 5.27 Kode Federasi Rusia tentang Pelanggaran Administratif.

Kepala (pejabat) organisasi yang sebelumnya diadili berdasarkan Bagian 1 Pasal 5.27 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia dapat didiskualifikasi untuk jangka waktu satu hingga tiga tahun (Bagian 2 Pasal 5.27 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia).

Bagaimana cara mengesahkan buku catatan kerja jika organisasi tidak memiliki segel lilin

Jika organisasi tidak memiliki segel lilin, buku catatan kerja dapat disegel (klausul 41 Peraturan yang disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225). Segelnya mudah dibuat. Bawa ujung benang pengikat yang Anda gunakan untuk menjahit majalah di dalam penutup belakangnya. Letakkan di antara dua kotak kertas putih dan rekatkan kotak-kotak itu. Pasang segel ke bagian dalam penutup dan letakkan segel biasa di atasnya. stempel bulat organisasi atau layanan personalia sehingga sebagian cetakan meluas ke sampul. Dan jangan lupa untuk membuat sertifikasi berapa halaman dalam buku ini yang dibubuhi, diberi nomor dan disegel. Tempatkan tanda tangan dan tanggal Anda di sebelahnya.

Apakah mungkin memberikan buku kerja asli kepada karyawan untuk pensiun dini?

Tidak Anda tidak bisa. Berikan kepada karyawan salinan resmi atau kutipan dari buku kerja. Hal ini wajib Anda lakukan atas permohonan tertulis dari karyawan selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak tanggal pengajuannya. Hal ini dinyatakan dalam paragraf 7 Peraturan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225. Pada saat yang sama, tanggung jawab atas pelanggaran persyaratan ini terletak pada karyawan yang bertanggung jawab untuk memelihara dan menyimpan pekerjaan. buku. Jadi, apabila buku kerja yang asli diserahkan kepada seorang pegawai dan ia hilang, maka tanggung jawab atas kehilangan itu sepenuhnya berada pada pegawai yang diberi tanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara buku kerja. Aturan ini berlaku meskipun buku kerja asli diberikan kepada karyawan tanpa tanda terima. Hal senada disampaikan Rostrud dalam surat tertanggal 18 Maret 2008 No. 656-6-0.

Penyimpanan catatan kerja

Simpan buku kerja di organisasi sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan secara ketat dan, yang terbaik, di brankas tahan api. Jika hal ini tidak memungkinkan, maka di dalam lemari dikunci dengan kunci. Berikan formulir tersebut kepada penanggung jawab pemeliharaan catatan kerja atas permohonannya, yang dibuat dalam bentuk apa pun.

Setiap akhir bulan, pegawai yang bertanggung jawab memelihara buku kerja harus menyerahkan kepada bagian akuntansi laporan ketersediaan formulir dan jumlah yang diterima untuk buku kerja dan sisipan yang diterbitkan, dengan lampiran. pesanan tanda terima.

Baca juga: Kontrak kerja dengan seorang pekerja kecil sampel 2019

Laporan tentang ketersediaan formulir dan jumlah yang diterima untuk buku kerja dan sisipan yang diterbitkan dibuat dalam bentuk apa pun.

Prosedur ini ditetapkan dalam paragraf 42 Peraturan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No.225.

Siapa dalam organisasi yang harus bertanggung jawab untuk mencatat, memelihara dan menyimpan buku kerja?

DI DALAM Perusahaan besar Departemen SDM biasanya bertanggung jawab untuk memelihara catatan kerja. DI DALAM organisasi kecil karena tidak adanya unit khusus yang tepat untuk melakukan hal tersebut pekerjaan serupa mungkin akuntan, sekretaris atau pejabat lainnya. Penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan buku kerja harus diformalkan atas perintah kepala organisasi dalam bentuk bebas (klausul 45 Peraturan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 ).

Ketika mengganti orang yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan buku kerja, transfer buku kerja sesuai dengan tindakan penerimaan dan pemindahan kasus. Dalam hal ini, dalam undang-undang tersebut, tunjukkan tidak hanya jumlah buku, tetapi cantumkan komposisi sebenarnya (nama pemilik dan rinciannya). Akta tersebut harus disahkan dengan dua tanda tangan - di satu sisi, menunjukkan posisi dan nama keluarga orang yang menerima dokumen, di sisi lain, orang yang menyerahkan dokumen. Jika Anda menemukan fakta tentang tidak adanya beberapa buku kerja, buatlah tindakan di mana Anda menunjukkan alasan ketidakhadirannya.

Menerima buku kerja pada saat pemecatan. karyawan harus menandatangani kartu pribadi dan buku pencatatan pergerakan buku kerja dan sisipan (klausul 41 Peraturan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225).

Catatan kerja dan duplikatnya yang tidak diterima oleh karyawan pada saat pemecatan harus disimpan oleh organisasi sampai dokumen tersebut diminta oleh karyawan atau keluarga dekatnya (dalam hal karyawan tersebut meninggal dunia). Tidak diklaim - setidaknya 50 tahun. Prosedur dan jangka waktu penyimpanan ini diatur dalam paragraf 43 Aturan yang disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225, dan daftar yang disetujui oleh Rosarkhiv tanggal 6 Oktober 2000.

Persyaratan elektronik untuk pembayaran pajak dan iuran: aturan rujukan baru

Baru-baru ini, otoritas pajak memperbarui formulir permintaan pembayaran utang anggaran, termasuk. pada premi asuransi. Kini saatnya menyesuaikan tata cara pengiriman persyaratan tersebut melalui TKS.

Tidak perlu mencetak slip gaji

Pengusaha tidak diharuskan mengeluarkan slip gaji kertas kepada karyawan. Kementerian Tenaga Kerja tidak melarang pengirimannya ke karyawan melalui email.

"Fisikawan" mentransfer pembayaran barang melalui transfer bank - Anda perlu mengeluarkan tanda terima

Dalam hal seseorang mentransfer pembayaran barang kepada penjual (perusahaan atau pengusaha perorangan) melalui transfer bank melalui bank, maka penjual wajib mengirimkan tanda terima tunai kepada “dokter” pembeli, demikian keyakinan Kementerian Keuangan.

Daftar dan jumlah barang pada saat pembayaran tidak diketahui: cara mengeluarkan kwitansi tunai

Nama, jumlah dan harga barang (pekerjaan, jasa) - rincian wajib bayaran telah diterima(BSO). Namun, ketika menerima uang muka (advance payment), terkadang tidak mungkin untuk menentukan volume dan daftar barang. Kementerian Keuangan memberi tahu apa yang harus dilakukan dalam situasi seperti ini.

Pemeriksaan kesehatan bagi pekerja komputer: wajib atau tidak

Sekalipun seorang karyawan sibuk bekerja dengan PC setidaknya 50% dari waktunya, hal ini tidak menjadi alasan untuk mengirimnya secara teratur untuk pemeriksaan kesehatan. Semuanya ditentukan oleh hasil sertifikasi tempat kerjanya dalam hal kondisi kerja.

Mengubah operator manajemen dokumen elektronik - beri tahu Layanan Pajak Federal

Apabila suatu organisasi menolak jasa salah satu penyelenggara pengelolaan dokumen elektronik dan beralih ke penyelenggara lain, maka perlu mengirimkan melalui TKS ke kantor Pajak pemberitahuan elektronik kepada penerima dokumen.

Petugas rezim khusus tidak akan didenda karena penyimpanan fiskal selama 13 bulan

Bagi organisasi dan pengusaha perorangan dengan sistem perpajakan yang disederhanakan, pajak pertanian terpadu, UTII atau PSN (dengan pengecualian kasus-kasus tertentu), terdapat batasan masa berlaku yang diperbolehkan dari kunci penggerak fiskal dari mesin kasir yang digunakan. Dengan demikian, mereka hanya bisa menggunakan akumulator fiskal selama 36 bulan. Namun ternyata, aturan tersebut sejauh ini tidak berlaku.

BAGAIMANA CARA MENYIMPAN CATATAN KERJA?

Buku kerja karyawan, serta formulir kosong buku kerja dan sisipan di dalamnya harus disimpan di brankas atau di ruangan khusus organisasi, yang menjamin keamanannya sesuai dengan klausul 6.2 Peraturan aliran dokumen. Seorang pegawai yang ditunjuk atas perintah pimpinan organisasi bertanggung jawab untuk menyimpan catatan kerja. Jika pegawai lain bertanggung jawab memelihara buku kerja, maka ia menerima formulir kosong buku kerja dari pegawai yang bertanggung jawab atas penyimpanannya, atas permintaan tertulis dari paragraf 42. 45 Peraturan untuk memelihara buku kerja.

Untuk mencatat buku kerja, Anda perlu menyimpan dua buku, pasal 40 Aturan pemeliharaan buku kerja:

— buku penerimaan dan pengeluaran untuk mencatat bentuk-bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya (selanjutnya disebut buku penerimaan dan pengeluaran);

— buku pencatatan perpindahan buku kerja dan sisipan di dalamnya (selanjutnya disebut buku pencatatan perpindahan buku kerja).

Semua formulir buku kerja kosong dan sisipan di dalamnya yang tersedia di organisasi ditunjukkan dalam buku penerimaan dan pengeluaran. Juga dicatat tentang penerbitan formulir pelaksanaan klausul 41 Peraturan Pemeliharaan Buku Kerja:

— buku kerja atau sisipan di dalamnya untuk karyawan baru;

— sisipan di buku kerja untuk karyawan yang ada;

— rangkap buku kerja bagi pegawai yang aktif atau diberhentikan.

Apabila formulir buku kerja rusak, maka harus dimusnahkan, yang tentangnya dibuat suatu undang-undang dalam pasal 42 Peraturan Pemeliharaan Buku Kerja.

Pemusnahan formulir buku kerja tidak tercermin baik dalam akuntansi maupun akuntansi pajak, karena biayanya sudah termasuk dalam biaya selama periode perolehannya.

Informasi tentang buku kerja dan duplikat buku kerja pekerja, termasuk yang diterbitkan di organisasi Anda, dicatat dalam buku pencatatan pergerakan buku kerja, klausul 41 Peraturan pemeliharaan buku kerja.

Pegawai yang menerima buku kerja pada saat pemberhentian harus menandatangani kolom 13 buku pencatatan perpindahan buku kerja.

Jika pegawai yang diberhentikan tidak mengambil buku kerja, maka buku itu disimpan di organisasi sampai diwajibkan oleh pasal 43 Peraturan pemeliharaan buku kerja.

Contoh pesanan penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk mengerjakan buku kerja

Contoh permohonan penerbitan formulir catatan kerja dan sisipan di dalamnya

Contoh pengisian buku pencatatan pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya

Contoh pengisian buku penerimaan dan pengeluaran untuk pencatatan formulir buku kerja dan sisipan didalamnya

Apa yang harus dilakukan jika catatan pekerjaan hilang atau rusak? >>>

Apakah mungkin menerbitkan buku kerja secara langsung? >>>

Selain itu di Panduan ConsultantPlus

Baca lebih lanjut tentang pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja di Panduan Masalah Personalia "Buku Kerja" >>>

Apa tanggung jawab pelanggaran aturan pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja? >>>

Setiap hari kami memilih berita yang penting untuk pekerjaan seorang akuntan, sehingga menghemat waktu Anda.

Buku kerja - pemeliharaan, penyimpanan, akuntansi

Isu penghapusan catatan kerja mengemuka pada tahun 2006, dan sejak itu kontroversi terus berlanjut. Wakil Menteri Kesehatan dan Pembangunan Sosial Federasi Rusia Alexander Safonov, misalnya, berpendapat bahwa buku kerja harus dibatalkan dan diganti dengan kontrak kerja, karena kontrak kerjalah yang paling banyak. metode yang efektif perlindungan hak-hak pekerja. Namun, buku kerja masih merupakan dokumen wajib untuk ditunjukkan saat melamar pekerjaan (Pasal 65 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Ada dua pengecualian di peraturan ini:

— ketika kontrak kerja dibuat untuk pertama kalinya, buku kerja dibuat oleh pemberi kerja;

— ketika seorang karyawan mulai bekerja paruh waktu, buku kerjanya terletak di tempat kerja utamanya.

Sesuai dengan Seni. 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, buku kerja dari formulir yang ditetapkan adalah dokumen utama yang mengkonfirmasi aktivitas kerja dan senioritas karyawan.

Kami membuat dan mencatat buku kerja dengan benar

Majikan menyimpan buku kerja untuk setiap pekerja yang telah bekerja padanya lebih dari lima hari. Satu-satunya pengecualian adalah pemberi kerja - individu yang bukan pengusaha perorangan— mereka tidak berhak menyimpan buku kerja untuk karyawannya. Oleh karena itu, pemberi kerja harus memilikinya jumlah yang dibutuhkan formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya.

Akuntansi dan penyimpanan buku kerja

Tanggung jawab kepada negara dan pekerja untuk organisasi kerja yang baik dalam pemeliharaan, penyimpanan, pencatatan dan pengeluaran buku kerja dan sisipan di dalamnya berada pada pemberi kerja * (6). Pada gilirannya, pejabat yang diberi wewenang khusus bertanggung jawab kepada pemberi kerja untuk memelihara, menyimpan, mencatat dan menerbitkan buku kerja.

Majikan mengeluarkan perintah (instruksi) tentang penunjukan orang tersebut. Biasanya, ini adalah karyawan departemen personalia organisasi.

Mari kita beri contoh perintah yang menunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk mengerjakan buku kerja.

Institusi pendidikan kota "Sekunder" sekolah yang komprehensif nomor 34"

Sebelum mulai mengerjakan buku kerja, orang yang bertanggung jawab memeliharanya harus:

— menerima, menurut undang-undang yang relevan, buku kerja karyawan yang tersedia di layanan personalia;

— memeriksa keberadaan dan kebenaran buku akuntansi serta pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya (selanjutnya disebut buku akuntansi);

— memeriksa ketersediaan dan keamanan buku kerja pekerja;

— memeriksa apakah organisasi mempunyai persediaan formulir catatan kerja dan sisipan yang diperlukan di dalamnya.

Dokumen akuntansi dan pendaftaran buku kerja

Klausul 40 Aturan Pemeliharaan dan Penyimpanan Buku Kerja mengharuskan pemberi kerja untuk memelihara buku catatan. Ketidakhadirannya dapat menjadi masalah bagi pemberi kerja tidak hanya pada saat pemeriksaan yang dilakukan oleh inspektorat ketenagakerjaan negara, tetapi juga jika salah satu pekerjanya dibawa ke pengadilan.

Buku akuntansi harus dipelihara oleh departemen personalia atau departemen lain dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk merekrut dan memberhentikan karyawan.

Informasi berikut dimasukkan ke dalam buku akuntansi:

— tentang buku kerja yang diserahkan ke bagian personalia oleh karyawan pada saat melamar pekerjaan;

— tentang buku-buku yang pertama kali diterbitkan kepada karyawan di organisasi ini;

— tentang sisipan dalam buku kerja yang dikeluarkan untuk karyawan selama masa kerja di organisasi ini.

Ketika seorang karyawan menerima buku kerja dengan sisipan yang diterbitkan di organisasi lain, hanya buku tersebut yang harus didaftarkan, yaitu sisipan tersebut tidak dimasukkan sebagai baris terpisah dalam buku akuntansi.

Buku akuntansi harus mencantumkan seri dan nomor buku kerja serta sisipan di dalamnya, jabatan, profesi, spesialisasi pegawai yang menyerahkan buku kerja atau untuk siapa buku kerja atau sisipan itu diisi, nomor dan tanggal. perintah atau keputusan lain dari pemberi kerja yang menjadi dasar pekerjaan itu dilakukan, mempekerjakan seorang pekerja. Selain itu, pada saat seorang karyawan diberhentikan, buku akuntansi harus memuat tanda tangannya yang menunjukkan tanda terima buku kerja dan tanggalnya.

Jika organisasi sebelumnya belum pernah membuat pembukuan, kami tidak menyarankan untuk memulainya secara surut. Pimpinan organisasi harus menandatangani memo tentang ketidakhadiran buku dan membuat dokumen terhitung sejak tanggal ditemukannya ketidakhadirannya sesuai dengan persyaratan pasal 40 Peraturan Pemeliharaan dan Penyimpanan Buku Kerja.

Buku akuntansi memiliki satu fitur lagi yang membedakannya dari kebanyakan formulir akuntansi - buku ini diisi tidak dalam tahun kalender, yang merupakan ciri khas sebagian besar buku registrasi dan jurnal, tetapi sampai semua halamannya digunakan sepenuhnya. Oleh karena itu, permasalahan penggantian satu bentuk buku akuntansi dengan bentuk buku akuntansi lainnya diselesaikan secara berbeda. Buku pembukuan yang tidak sesuai dengan formulir yang telah ditetapkan harus ditutup dengan menjelaskan alasan penghentian pemeliharaannya, serta menunjukkan jumlah seluruh buku kerja pegawai yang terdaftar di dalamnya. Selain itu, buku ini harus disimpan dalam organisasi selama 75 tahun, karena tidak hanya memuat informasi tentang buku kerja pegawai yang direkrut sebelumnya, tetapi juga catatan penerimaan buku oleh pegawai yang mengundurkan diri.

Bagian akuntansi organisasi harus menyelenggarakan buku penerimaan dan pengeluaran untuk pembukuan formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya (selanjutnya disebut buku formulir dan sisipan), dimana penanggung jawab harus memasukkan informasi tentang semua transaksi yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran formulir buku kerja serta sisipan di dalamnya, dengan wajib mencantumkan seri dan nomor setiap formulir.

Bentuk buku-buku ini disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 10 Oktober 2003 N 69 “Atas persetujuan Instruksi pengisian buku kerja.”

Menurut klausul 41 Peraturan pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja, buku akuntansi, serta buku formulir dan sisipan, harus diberi nomor, dibubuhi, ditanda tangani oleh pimpinan organisasi dan disegel dengan segel lilin. atau disegel. Sertifikasi diperlukan untuk mengecualikan pemalsuan catatan, namun penggunaan segel atau segel lilin menyebabkan kesulitan dan ketidaknyamanan tertentu dalam pemeliharaan pembukuan. Undang-undang tidak mengharuskan cap rincian organisasi dibubuhkan pada segel atau segel lilin. Oleh karena itu, Anda dapat membeli lilin penyegel dan menyegel sendiri buku yang dijilid, atau Anda dapat pergi ke kantor pos mana pun dan, dengan biaya tertentu, menyegel buku yang dijilid dengan lilin penyegel. Meskipun praktik layanan personalia menunjukkan bahwa untuk mengesahkan formulir akuntansi, baik layanan personalia maupun departemen akuntansi menggunakan cap segel damar wangi organisasi, yang tampaknya cukup beralasan.

Harap dicatat bahwa hanya formulir buku lengkap yang sebelumnya dimasukkan ke dalam buku formulir dan sisipan di departemen akuntansi organisasi yang harus didaftarkan dalam buku akuntansi. Hal ini dapat dengan mudah diverifikasi dengan membandingkan nomor seri dan formulir yang tercantum di kedua buku. Untuk pelanggaran tatanan yang telah ditetapkan memelihara, mencatat, menyimpan dan menerbitkan buku kerja, pejabat memikul tanggung jawab disipliner, dan dalam hal ditentukan oleh undang-undang, tanggung jawab lainnya.

Pendaftaran buku kerja untuk pertama kalinya

Pendaftaran buku kerja bagi pekerja yang pertama kali dipekerjakan dilakukan oleh pemberi kerja di hadapan pekerja selambat-lambatnya seminggu sejak tanggal perekrutan. Formulir buku kerja harus diterima oleh karyawan HR dari departemen akuntansi organisasi dengan cara yang ditentukan.

Hingga saat ini, meskipun Perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 22 Desember 2003 N 117n menyetujui Perintah untuk menyediakan formulir buku kerja dan sisipan dalam buku kerja kepada pemberi kerja, ada kalanya karyawan sendiri yang membawa a formulir buku kerja ke layanan personalia dan meminta untuk menerbitkannya.

Oleh karena itu, saya ingin mengingatkan Anda sekali lagi bahwa perolehan formulir buku kerja oleh karyawan itu sendiri tidak diatur dalam prosedur ini dan merupakan pelanggaran langsung terhadapnya. Pegawai bagian kepegawaian tidak boleh menerima formulir buku catatan kerja yang dibeli oleh warga untuk didaftarkan.

Harap dicatat bahwa karyawan itu sendiri harus hadir pada saat pendaftaran awal buku kerja. Saat mendaftar untuk pertama kalinya, informasi tentang karyawan dimasukkan ke dalamnya.

Menurut klausul 9 Aturan pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja, klausul 2 Petunjuk pengisian buku kerja, informasi tentang karyawan ditunjukkan pada halaman pertama ( Judul Halaman) buku kerja. Informasi berikut tentang karyawan dimasukkan ke dalam buku kerja:

1) Nama lengkap, tanggal lahir (hari, bulan, tahun), pendidikan, profesi, spesialisasi. Nama keluarga, nama depan dan patronimik ditunjukkan secara lengkap, tanpa singkatan atau penggantian nama depan dan patronimik dengan inisial, tanggal lahir dicatat secara lengkap (hari, bulan, tahun) berdasarkan paspor atau dokumen identitas lainnya ( misalnya, tanda pengenal militer, paspor asing, SIM, dll.);

2) pendidikan, profesi, spesialisasi. Pendaftaran pendidikan (umum dasar, menengah umum, kejuruan dasar, kejuruan menengah, kejuruan tinggi, dan kejuruan pascasarjana) dilakukan hanya berdasarkan dokumen yang telah disahkan dengan baik (sertifikat, sertifikat, diploma, dll).

Jawab pertanyaan:

Peraturan yang mengatur bidang kerja ini tidak memuat petunjuk yang jelas mengenai perlengkapan tempat penyimpanan buku kerja pegawai. Artinya, peraturan perundang-undangan tidak menetapkan persyaratan untuk menyimpan catatan kerja, misalnya di brankas atau lemari besi. Juga tidak ada persyaratan untuk ruangan tempat catatan kerja berada, misalnya persyaratan jeruji pada jendela dan pintu besi.

Jangan lewatkan: bahan utama bulan dari spesialis terkemuka dari Kementerian Tenaga Kerja dan Rostrud

Ensiklopedia pendaftaran buku kerja turnkey dari Sistem Personalia.

Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, membuat formulir buku kerja dan menyediakannya bagi pemberi kerja, disetujui. Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225 (selanjutnya disebut Peraturan).

Analisis terhadap ketentuan Peraturan menunjukkan bahwa tata cara penyimpanan catatan kerja pekerja yang melanjutkan hubungan kerja dengan pemberi kerja tidak diatur secara khusus. Klausul 42 Peraturan menetapkan persyaratan untuk penyimpanan formulir buku kerja dan penyisipan ke dalamnya disimpan dalam organisasi sebagai dokumen pelaporan yang ketat. Formulir pelaporan yang ketat harus disimpan di brankas, lemari logam, atau ruangan khusus untuk memastikan keamanannya (klausul 6.2 Peraturan tentang Dokumen dan Aliran Dokumen dalam Akuntansi, disetujui oleh Kementerian Keuangan Uni Soviet pada 29 Juli 1983 No. 105). Tapi ini merupakan persyaratan untuk menyimpan formulir. Buku kerja yang lengkap bukanlah suatu dokumen pertanggungjawaban yang ketat, oleh karena itu norma-norma tersebut tidak wajib dalam penyimpanan buku kerja pekerja. Klausul 43 Peraturan menetapkan persyaratan untuk penyimpanan buku kerja yang tidak diklaim: "... sesuai dengan persyaratan penyimpanannya yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia tentang masalah kearsipan."

Klausul 45 Peraturan menempatkan tanggung jawab untuk mengatur penyimpanan buku kerja dan sisipan di dalamnya pada pemberi kerja. Oleh karena itu, untuk menghindari kehilangan atau kerusakan catatan kerja, organisasi wajib mengambil tindakan yang tepat. Oleh karena itu, atas kebijakannya sendiri, organisasi berhak menggunakan brankas, lemari logam, atau ruangan yang dilengkapi peralatan khusus untuk menyimpan catatan kerja karyawan.

Detail materi Sistem Personalia:

Cara mencatat dan menyimpan buku kerja

Ivan Shklovets, Wakil Kepala Layanan federal tentang ketenagakerjaan dan ketenagakerjaan

Bagaimana cara organisasi menyimpan catatan kerja?

Simpan buku kerja di organisasi sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan secara ketat dan, yang terbaik, di brankas tahan api. Jika hal ini tidak memungkinkan, maka di dalam lemari dikunci dengan kunci. Menerbitkan formulir kepada orang yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan kerja atas lamarannya, dibuat dalam bentuk apa pun.

Pada setiap akhir bulan, pegawai yang bertanggung jawab memelihara buku kerja harus menyerahkan kepada bagian akuntansi laporan tentang ketersediaan formulir dan jumlah yang diterima untuk buku kerja dan sisipan yang diterbitkan, dengan melampirkan surat tanda terima. Laporan ketersediaan formulir dan jumlah yang diterima untuk buku kerja dan sisipan yang diterbitkan disusun dalam bentuk apa pun.

Dalam hal ini, pemberi kerja wajib selalu menyediakannya (Peraturan disetujui).

Contoh penerbitan formulir buku kerja untuk pelaporan dan penyusunan laporan ketersediaan formulir dan jumlah yang diterima untuk buku kerja dan sisipan yang diterbitkan

formulir buku kerja;
masukkan ke dalam buku kerja.

Pada tanggal 21 Oktober, Gromova menyampaikan ke departemen akuntansi tentang ketersediaan formulir dan jumlah yang diterima untuk buku kerja dan sisipan yang diterbitkan.

Pertanyaan dari latihan: siapa dalam organisasi yang harus bertanggung jawab untuk akuntansi, pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja

Di perusahaan besar, departemen HR biasanya bertanggung jawab untuk memelihara catatan kerja. Dalam organisasi kecil, karena kurangnya unit khusus yang sesuai, akuntan, sekretaris atau pejabat lainnya dapat melakukan pekerjaan tersebut. Penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk mengerjakan buku kerja harus diformalkan oleh pimpinan organisasi dalam bentuk bebas (Peraturan disetujui). Jika tidak ada yang mempercayakan pemeliharaan pembukuan, maka merekalah yang bertanggung jawab atas pembukuan.

Dengan rasa hormat dan harapan untuk pekerjaan yang nyaman, Tatyana Kozlova,

Pakar Sistem SDM

Buku kerja adalah dokumen yang berisi informasi tentang aktivitas kerja dan masa kerja seorang karyawan. Hal ini diperlukan untuk pekerjaan resmi dan dikeluarkan jika karyawan telah bekerja di perusahaan selama lebih dari 5 hari. Buku kerja berisi informasi tentang pemberi kerja, karyawan, jabatan yang dijabat, penghargaan, mutasi dan pemberhentian.

Buku kerja telah ada di Rusia sejak tahun 1939. Pada saat yang sama, bentuknya telah diubah beberapa kali dan saat ini digunakan buku kerja model 2004, yang bentuknya disetujui oleh Pemerintah Federasi Rusia.

Majikan yang menerbitkan buku kerja memiliki beberapa persyaratan. Yang penting berbentuk badan hukum dan berfungsi sebagai tempat kerja utama warga negara.

Tempat penyimpanan buku catatan kerja pada pemberi kerja

Brankas tahan api adalah tempat di mana catatan kerja karyawan harus disimpan. Jika peluang seperti itu tidak tersedia, maka pemberi kerja harus memanfaatkannya kabinet yang dapat diandalkan dengan kemungkinan menguncinya dengan kunci. Tidak hanya buku kerja yang sudah diisi, formulir dan sisipan kosong juga harus disimpan di tempat khusus. Mereka dapat dikeluarkan oleh orang yang berwenang hanya berdasarkan permohonan. Itu dibuat dalam bentuk apapun atau sesuai dengan contoh, ditetapkan dengan Peraturan peraturan ketenagakerjaan internal di perusahaan.

Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja mengatur kewajiban spesialis personalia yang bertanggung jawab untuk menyerahkan dokumen pelaporan ke departemen akuntansi. Laporan berisi informasi:

Tentang jumlah formulir yang tidak terpakai yang disimpan oleh pemberi kerja;
TENTANG uang tunai, membayar untuk pembelian atau pendaftarannya (termasuk sisipan).

Faktur, termasuk informasi tentang jumlah, dibuat dalam bentuk bebas dengan cek, kuitansi atau dokumen lain yang membuktikan pembayaran terlampir.

Periode penyimpanan buku kerja di perusahaan

Jangka waktu penyimpanan buku kerja yang tidak diterima oleh karyawan pada saat pemutusan kontrak kerja dengan mereka (misalnya, dalam hal penolakan untuk menerimanya) adalah 50 tahun. Semua entri yang dibuat dalam dokumen selama periode ini akan valid. Jika seorang karyawan menghubungi majikan sebelumnya dengan permintaan untuk menerbitkan buku kerja, dia akan menerima dokumen terkini.

Perhatian! Berapapun lamanya buku catatan kerja disimpan, itu akan menjadi dasar penghitungan pensiun. Satu-satunya syarat adalah desainnya yang benar.

Poin penting adalah penyimpanan jurnal yang berisi informasi tentang buku kerja. Jika dikeluarkan majalah baru, kemudian yang sebelumnya juga disimpan di arsip pemberi kerja selama 50 tahun. Ini akan memungkinkan, jika perlu, untuk memulihkan catatan sebelumnya dan menemukan buku kerja mantan karyawan.

Jangka waktu penyimpanan buku kerja tergantung pada lamanya pekerjaan pemiliknya. Oleh peraturan umum, dokumen tersebut disimpan oleh pemberi kerja selama pekerja bekerja fungsi tenaga kerja. Pengecualian adalah pekerjaan berdasarkan kontrak hukum perdata atau pekerjaan paruh waktu.

Penyimpanan buku kerja oleh penanggung jawab

Prosedur untuk memelihara dan menyimpan buku kerja mengatur penunjukan satu atau lebih spesialis personalia yang berwenang untuk bekerja dengan dokumen-dokumen ini. Dalam praktiknya, perusahaan kecil menugaskan karyawan dari departemen lain untuk posisi ini. Majikan secara mandiri memilih orang yang bertanggung jawab, setelah itu ia mengeluarkan Perintah pengangkatannya.

Tabel tersebut menunjukkan denda karena melanggar aturan pemeliharaan, pencatatan dan penyimpanan buku kerja

Apabila pegawai yang bertanggung jawab menyimpan catatan kerja berubah, dibuatlah akta mutasi. Isinya:

Jumlah buku kerja yang diterbitkan;
Daftar pemilik formulir;
Rincian dokumen;
Tanda tangan mantan pegawai yang berwenang dan pegawai penerima.

Jika tidak ada buku kerja di brankas yang harus disimpan, dibuatlah akta tersendiri.

Video tersebut menjelaskan secara rinci cara memelihara catatan pekerjaan.

Penerbitan buku kerja

Pemindahan buku kerja hanya dapat dilakukan setelah penandatanganan Surat Perintah Tanggung Jawab. Penanggung jawab yang ditunjuk secara berkala melaporkan kepada pemberi kerja mengenai penyimpanan catatan kerja jika terjadi perubahan.

Penerbitan buku kerja kepada seorang karyawan hanya diperbolehkan pada saat dia diberhentikan. Dalam kasus lain, ekstrak dikeluarkan atau salinannya dikeluarkan, disertifikasi dengan tanda tangan orang yang bertanggung jawab.

Untuk mendapatkan komentar pengacara, ajukan pertanyaan di bawah

Buku kerja telah berlaku di Rusia sejak tahun 1939. Pada saat yang sama, bentuknya telah diubah beberapa kali dan saat ini digunakan buku kerja model 2004, yang bentuknya disetujui oleh Pemerintah Federasi Rusia. Karena formulir catatan kerja setara dengan formulir pelaporan yang ketat, formulir tersebut harus dipertanggungjawabkan dan disimpan sebagaimana mestinya. Persyaratan serupa ditetapkan untuk menyimpan catatan kerja karyawan. Dalam artikel ini kami akan mengingatkan Anda bagaimana memastikan akuntansi dan penyimpanan catatan kerja yang benar dalam suatu organisasi dan dokumen apa yang harus disiapkan dalam hal ini.

Bentuk buku kerja dan tata cara pembeliannya

Memulai percakapan tentang pencatatan dan penyimpanan buku kerja, mari kita beralih ke dokumen utama dan terkenal - Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 N 225 “Tentang buku kerja”, yang menyetujui Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, pembuatan formulir buku kerja dan penyediaannya oleh pemberi kerja ( selanjutnya disebut Peraturan).

Tapi pertama-tama, katakanlah beberapa kata tentang pembelian bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya. Bentuk-bentuk formulir ini disetujui oleh resolusi tertentu dari Pemerintah Federasi Rusia. Dan contoh buku kerja dan sisipan di dalamnya, serta prosedur untuk menyediakan formulir buku dan sisipan kepada pemberi kerja, disetujui oleh Perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 22 Desember 2003 N 117n “Tentang pekerjaan buku.”

Izinkan kami mengingatkan Anda bahwa sisipan diperlukan jika semua halaman dari salah satu bagian buku kerja terisi. Itu dijahit ke dalam buku kerja dan disusun serta dipelihara dalam urutan yang sama seperti buku kerja. Sisipan tanpa buku kerja tidak valid. Ketika setiap sisipan diterbitkan, stempel ditempatkan di buku kerja dengan tulisan "Sisipkan diterbitkan" dan seri serta nomor sisipan ditunjukkan (klausul 38, 39 Peraturan).

Formulir buku kerja dan sisipan buku kerja hanya diproduksi oleh Asosiasi Perusahaan Negara dan Organisasi Produksi Tanda Negara “GOZNAK” Kementerian Keuangan. Formulir memiliki tingkat perlindungan tertentu.

Pendistribusian formulir dapat dilakukan oleh badan hukum dan pengusaha perorangan yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh produsen, berdasarkan kesepakatan yang dibuat di antara mereka.

Pengusaha dapat membeli formulir langsung dari gudang produsen atau distributor atau melalui cara lain.

Catatan! Berdasarkan Seni. 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, majikan (dengan pengecualian majikan - individu yang bukan pengusaha perorangan) menyimpan buku kerja bagi setiap orang yang telah bekerja padanya lebih dari lima hari dalam hal pekerjaan itu untuk dari majikan ini adalah yang utama bagi karyawan. Selain itu, jika kontrak kerja dibuat dengan seorang karyawan untuk pertama kalinya (Pasal 65 Kode Perburuhan Federasi Rusia), buku kerja baru dikeluarkan untuknya.

Jika pemberi kerja menerbitkan buku kerja baru untuk seorang pekerja, biaya pembelian formulir tersebut kemudian dibebankan kepada pekerja tersebut, kecuali dalam hal berikut:

— hilangnya buku kerja pekerja secara massal karena kesalahan majikan (klausul 34 Peraturan);

- kerusakan pada buku kerja atau sisipan bukan karena kesalahan karyawan (klausul 48 Peraturan).

Tak jarang muncul pertanyaan apakah seorang karyawan boleh membeli dan membawa sendiri formulir buku kerja. Tidak ada gunanya menerima dan memelihara buku kerja seperti itu, pertama-tama, karena mungkin tidak memenuhi persyaratan perlindungan, dan kedua, karena pemberi kerja wajib menyimpan catatan yang jelas tentang buku kerja sejak diperoleh.

Wewenang untuk memelihara, menyimpan dan mencatat buku kerja

Menurut klausul 45 Peraturan, tanggung jawab untuk mengatur pekerjaan pemeliharaan, penyimpanan, pencatatan dan pengeluaran buku kerja dan sisipan di dalamnya berada pada pemberi kerja.

Dalam hal ini majikan, atas perintahnya, menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk memelihara, menyimpan, mencatat dan menerbitkan buku kerja. Biasanya, ini adalah pegawai layanan personalia. Jika organisasi tidak memiliki layanan seperti itu, wewenang terkait diberikan kepada akuntan. Selain tanggung jawab untuk memelihara, menyimpan, mencatat dan menerbitkan buku kerja, dimungkinkan untuk memberikan kewajiban untuk membeli buku kerja dan sisipan secara tepat waktu. Dengan cara yang sama, Anda dapat menunjuk seseorang untuk melakukan tugas-tugas ini selama karyawan yang berwenang tidak ada. Berikut adalah contoh pesanan tersebut.

Perseroan Terbatas "Kecubung"

(Kecubung LLC)

Memesan

13.08.2014

N 25

G.Novgorod

Tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab atas pembelian, pemeliharaan, penyimpanan, akuntansi dan penerbitan buku kerja dan sisipan di dalamnya

Sesuai dengan klausul 45 Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, membuat formulir buku kerja dan memberikannya kepada pemberi kerja, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 N 225,

saya memesan:

Tunjuk spesialis departemen SDM T.B. Zhemchugova sebagai penanggung jawab pembelian, pemeliharaan, penyimpanan, akuntansi dan penerbitan buku kerja dan sisipan di dalamnya mulai 15/08/2014.

Selama ketidakhadiran Zhemchugova T.B., tanggung jawab untuk memelihara, menyimpan, mencatat dan menerbitkan buku kerja dan sisipannya berada di tangan kepala departemen personalia, Biryuzova V.M.

Kontrol atas pelaksanaan perintah dipercayakan kepada kepala departemen personalia, V. M. Biryuzova.

Direktur Jenderal Almazov S.V.Almazov

Yang berikut ini telah mengetahui perintah tersebut:

Kepala Departemen SDM Biryuzova V.M. Biryuzova

13.08.2014

Spesialis SDM Zhemchugova T. B. Zhemchugova

13.08.2014

Kewajiban memelihara, menyimpan, mencatat dan menerbitkan buku kerja beserta sisipannya juga harus dicantumkan dalam uraian tugas karyawan. Pada saat yang sama, ingatlah itu uraian Tugas tidak dapat menggantikan perintah penunjukan orang yang bertanggung jawab atas pembelian, pemeliharaan, penyimpanan, akuntansi dan penerbitan buku kerja dan penyisipan di dalamnya - itu wajib.

Akuntansi dan penyimpanan formulir catatan kerja

Untuk memperhitungkan bentuk-bentuk buku kerja dan sisipan, berdasarkan klausul 40 Peraturan, organisasi harus memelihara buku penerimaan dan pengeluaran untuk akuntansi bentuk-bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya, yang bentuknya disetujui oleh Keputusan Dewan. Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 10 Oktober 2003 N 69 “Atas persetujuan Instruksi pengisian catatan kerja” buku" (selanjutnya disebut Resolusi No. 69). Buku ini dikelola oleh departemen akuntansi organisasi dan informasi dimasukkan ke dalamnya tentang semua operasi yang berkaitan dengan penerimaan dan penggunaan formulir buku kerja dan penyisipan di dalamnya, yang menunjukkan seri dan nomor setiap formulir. Buku akuntansi harus diberi nomor, dibubuhi, disertifikasi dengan tanda tangan pimpinan organisasi, dan juga disegel dengan segel lilin atau disegel.

Bentuk buku kerja dan sisipannya disimpan dalam organisasi sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan secara ketat di brankas, lemari logam atau ruangan khusus untuk menjamin keamanannya, dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab memelihara buku kerja, atas permintaannya.

Organisasi harus selalu memiliki jumlah formulir buku kerja dan sisipan yang diperlukan di dalamnya. Pada akhir setiap bulan, penanggung jawab wajib menyerahkan kepada departemen akuntansi organisasi laporan tentang ketersediaan formulir dan sisipan buku kerja di dalamnya dan jumlah yang diterima untuk buku kerja dan sisipan yang diterbitkan, dengan melampirkan pesanan tanda terima dari organisasi. kasir tunai.

Formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya yang rusak pada saat pengisian dapat dimusnahkan dan dibuat tindakan yang sesuai. Kami memberikan contoh tindakan tersebut di halaman 43.

Akuntansi dan penyimpanan buku kerja

Akuntansi buku kerja disimpan dalam buku lain, yang bentuknya juga disetujui oleh Keputusan No. 69 - buku untuk mencatat pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya. Buku akuntansi ini dikelola oleh layanan personalia atau divisi lain dalam organisasi, yang mencatat perekrutan dan pemberhentian personel. Ini mencatat semua buku kerja yang diterima dari karyawan pada saat masuk kerja, serta buku kerja dan sisipan di dalamnya yang menunjukkan seri dan nomor yang dikeluarkan lagi untuk karyawan.

Perseroan Terbatas "Kecubung"

(Kecubung LLC)

saya setuju

Direktur

Almazov / S.V. Almazov /

15.08.2014

UU N 15/08

Tentang pemusnahan formulir yang rusak

buku kerja dan sisipan di dalamnya

Komisi yang terdiri dari:

- Ketua Komisi Biryuzova V. M. - Kepala Departemen Sumber Daya Manusia;

- anggota komisi Zhemchugova T. B. - Spesialis SDM, Agatkina M. O. - akuntan, -

Saya telah menyusun laporan ini yang menyatakan bahwa pada tanggal 15/08/2014 formulir-formulir berikut, yang rusak akibat salah pengisian, dimusnahkan (disobek menggunakan mesin penghancur):

— buku kerja — 1 (satu) formulir (seri TK-III N 457812);

— masukkan ke dalam buku kerja — 1 (satu) formulir (seri VT N 784556).

Komisi mengkonfirmasi ketidaksesuaian formulir-formulir ini, akibatnya diambil keputusan untuk memusnahkannya.

Ketua Komisi Biryuzov V.M. Biryuzova

Anggota Komisi Zhemchugova T. B. Zhemchugova

Agatkina M.O.Agatkina

Syarat-syarat pembuatan buku akuntansi perpindahan buku kerja dan sisipan di dalamnya sama dengan persyaratan buku penerimaan dan pengeluaran untuk akuntansi bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya.

Ketika seorang pekerja dipekerjakan dan dibuat entri dalam buku kerjanya, orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan buku kerja mencatatnya dalam buku untuk mencatat pergerakan buku kerja dan menyisipkannya ke dalamnya dan menempatkannya di tempat penyimpanan (misalnya seperti itu masuk, lihat halaman 44). Buku kerja disimpan di ruangan yang disesuaikan untuk tujuan ini, di brankas yang dapat dikunci, lemari logam, atau laci meja kerja terpisah yang dapat dikunci.

Kedepannya, penanggung jawab penyimpanan buku kerja dan sisipan di dalamnya wajib memeriksa secara berkala ketersediaan dokumen di tempat penyimpanan. Jika ditemukan kekurangan buku kerja dan sisipan (formulir) di dalamnya, penanggung jawab penyimpanannya wajib segera melaporkannya dan mengambil tindakan untuk menemukan dokumen yang hilang.

Apabila terjadi pergantian penanggung jawab pemeliharaan, penyimpanan, pencatatan dan pengeluaran buku kerja (misalnya pada saat pemecatan), buku kerja tersebut diterima oleh pegawai baru sesuai dengan akta penerimaan. Selain itu perlu dilakukan pengecekan ketersediaan buku pencatatan pergerakan buku kerja dan pencatatan di dalamnya.

Kode Perburuhan mengatur satu-satunya kasus penerbitan buku kerja kepada seorang karyawan - dalam hal pemecatan, dengan catatan pemecatan disertakan di dalamnya.

Jika pada hari pemberhentian (pemutusan hubungan kerja kontrak kerja) tidak mungkin menerbitkan buku kerja karena ketidakhadiran karyawan atau penolakannya untuk menerima buku kerja di tangan, majikan mengirimkan pemberitahuan kepada karyawan tentang perlunya muncul untuk buku kerja atau setuju untuk mengirimkannya melalui surat . Sejak tanggal pengiriman pemberitahuan ini, pemberi kerja dibebaskan dari tanggung jawab atas keterlambatan penerbitan buku kerja kepada pekerja.

Dalam hal seorang pekerja meninggal dunia, buku kerja, setelah membuat entri yang sesuai tentang pemutusan kontrak kerja, diserahkan kepada salah satu kerabatnya dengan tanda tangan atau dikirim melalui pos atas permohonan tertulis dari salah satu kerabat. .

Catatan. Setelah menerima buku kerja sehubungan dengan pemecatan, karyawan menandatangani di kartu pribadi dan di buku untuk mencatat pergerakan buku kerja dan menyisipkannya di dalamnya.

Buku kerja yang tidak diambil disimpan oleh pemberi kerja sampai diterima oleh pekerja atau (dalam hal pekerja meninggal dunia) kerabatnya (klausul 43 Peraturan). Apabila tidak pernah diterima, maka pemberi kerja wajib menyimpannya selama 75 tahun (Pasal 664 Daftar Standar Pengelolaan dokumen arsip, dihasilkan dalam proses aktivitas agensi pemerintahan, organ pemerintah lokal dan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia tanggal 25 Agustus 2010 N 558 (selanjutnya disebut Perintah N 558). Jangka waktu penyimpanan yang sama ditetapkan untuk buku pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya.

Untuk informasi anda. Pesanan No. 558 menetapkan jangka waktu penyimpanan untuk dokumen lain yang berkaitan dengan akuntansi catatan kerja. Dengan demikian, dokumen akuntansi buku kerja dan sisipannya (laporan, tindakan, informasi) disimpan dalam organisasi selama tiga tahun, buku penerimaan dan pengeluaran untuk akuntansi formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya - selama lima tahun.

Karena orang yang menyimpan buku kerja bertanggung jawab atas hal ini, buku kerja tidak diberikan kepada karyawan selama karir kerja mereka. Dalam kasus luar biasa, khususnya, untuk memberikan buku kerja kepada Dana Pensiun Rusia, petugas personalia dapat menerbitkannya atas risiko dan risiko mereka sendiri. Surat Rostrud tanggal 18 Maret 2008 N 656-6-0 tentang hal ini menyatakan bahwa jika orang yang berwenang menerbitkan buku kerja kepada seorang pegawai dengan tanda terima untuk waktu yang singkat, dan dia kehilangannya, maka pejabat yang ditentukan akan tetap memikul tanggung jawab atas kerugian tersebut.

Dalam kebanyakan kasus, karyawan diberikan salinan atau ekstrak resmi. Berdasarkan Seni. 62 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia dan klausul 7 Peraturan, majikan wajib, atas permohonan tertulis dari karyawan, selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak tanggal pengajuan permohonan, untuk menerbitkan salinan pekerjaan buku atau kutipan dari buku kerja yang disertifikasi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Namun, mulai 01/01/2015, Undang-Undang Federal 21/07/2014 N 216-FZ “Tentang amandemen tindakan legislatif tertentu dari Federasi Rusia dan pengakuan tidak sahnya tindakan legislatif tertentu (ketentuan tindakan legislatif) dari Federasi Rusia Federasi Rusia sehubungan dengan adopsi hukum federal“Tentang pensiun asuransi” dan “Tentang pensiun yang didanai”, yang mencakup amandemen terhadap Art. 62 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Sesuai dengan perubahan tersebut, mulai 01/01/2015, seorang karyawan dapat menghubungi pemberi kerja dengan permohonan tertulis untuk penerbitan buku kerja untuk tujuan wajib. asuransi sosial. Buku kerja perlu diterbitkan dalam waktu tiga hari kerja sejak tanggal pengajuan permohonan tersebut oleh karyawan. Karyawan harus mengembalikan buku kerja selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak tanggal diterimanya dari badan yang menyelenggarakan asuransi sosial wajib.

Tanggung jawab

Untuk pelanggaran prosedur yang ditetapkan untuk memelihara, mencatat, menyimpan dan menerbitkan buku kerja, pejabat bertanggung jawab berdasarkan undang-undang Federasi Rusia (klausul 45 Peraturan), khususnya Art. 5.27 “Pelanggaran undang-undang perburuhan dan perlindungan tenaga kerja” dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia. Berdasarkan pasal yang sama, dimungkinkan untuk mempertanggungjawabkan tidak adanya buku penerimaan dan pengeluaran untuk mencatat bentuk-bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya serta buku untuk mencatat perpindahan buku kerja dan sisipan di dalamnya.

Menurut Seni. 5.27 Pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan dan perlindungan tenaga kerja memerlukan pengenaan denda administratif:

- untuk pejabat - dalam jumlah 1.000 hingga 5.000 rubel;

- pada orang yang melaksanakan aktivitas kewirausahaan tanpa membentuk badan hukum - dari 1.000 hingga 5.000 rubel. atau penghentian kegiatan administratif sampai dengan 90 hari;

- pada badan hukum— dari 30.000 hingga 50.000 rubel. atau penghentian kegiatan administratif sampai dengan 90 hari.

Selain itu, pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan dan perlindungan tenaga kerja oleh pejabat yang sebelumnya pernah dihukum karena pelanggaran administratif serupa memerlukan diskualifikasi untuk jangka waktu satu hingga tiga tahun (Bagian 2 Pasal 5.27).

Selain itu, Seni. 13.20 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia mengatur pertanggungjawaban atas pelanggaran aturan penyimpanan, perolehan, akuntansi atau penggunaan dokumen arsip: peringatan atau pengenaan denda administratif pada warga negara dalam jumlah 100 hingga 300 rubel , untuk pejabat - dari 300 hingga 500 rubel.

Menurut paragraf 45 Peraturan yang sama, tanggung jawab untuk mengatur pekerjaan pemeliharaan, penyimpanan, pencatatan dan pengeluaran buku kerja dan sisipan di dalamnya berada pada pemberi kerja. Jika organisasi belum mengeluarkan perintah untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk memelihara, mencatat, menyimpan dan menerbitkan buku kerja, maka pemberi kerja akan bertanggung jawab. Perlu diketahui bahwa kata “pemberi kerja” bukan berarti pengelola, melainkan badan hukum.

Kami akan mengutip keputusan pengadilan sebagai konfirmasi.

Karyawan Kh mengajukan gugatan terhadap S. LLC. dengan tuntutan mewajibkan terdakwa mengeluarkan buku kerja dan memungutnya upah selama keterlambatan penerbitan buku kerja. Dia memotivasi tuntutannya sebagai berikut. Dia bekerja untuk terdakwa sebagai direktur dari 01/02/2011 sampai 30/03/2011. 30/03/2011 pada hari terakhir kerjanya yang melanggar persyaratan Kode Tenaga Kerja buku kerja tidak diterbitkan. Meskipun ada permintaan tertulis dan lisan berulang kali, buku kerja belum diberikan kepadanya sampai saat ini.

Dari penjelasan Kh., ketika dia dipekerjakan, dia menyerahkan buku kerjanya kepada pendiri S. LLC. D.; terlibat dalam persiapan buku kerja Kepala akuntan; Selama bekerja, buku kerjanya disimpan di kantor organisasi, tetapi tidak diberikan kepadanya pada saat pemecatan. Majikan menolak permintaannya untuk mendapatkan buku kerja. Dalil penggugat didukung oleh keterangan saksi B.

Pengadilan tingkat pertama menyimpulkan bahwa X., karena jabatan resminya, seharusnya mengatur pekerjaan pemeliharaan buku catatan kerja dan pembuatan catatan kerja, tetapi tidak melakukan hal itu, yang berarti dia tidak mentransfer catatan kerjanya ke organisasi.

Namun kesimpulan tersebut, menurut majelis hakim tingkat banding, tidak sah dan tidak berdasar. Bukti bahwa, menurut tata cara yang ditetapkan undang-undang, penggugat diberi tanggung jawab pemeliharaan catatan personel, termasuk tanggung jawab untuk memelihara, menyimpan, mencatat dan mengeluarkan buku kerja, tidak diajukan terdakwa ke pengadilan.

Menurut undang-undang, tanggung jawab untuk mengatur pekerjaan pemeliharaan, penyimpanan, pencatatan dan pengeluaran buku kerja berada pada pemberi kerja, yang bukan penggugat, tetapi S. LLC. Tidak adanya pencatatan dalam buku catatan buku kerja tentang pemberian buku kerja kepada X. bukan merupakan dasar untuk mengecualikan pemberi kerja dari menerbitkan buku kerja kepadanya, karena dalam pada kasus ini terdapat kegagalan pemberi kerja dalam memenuhi kewajibannya menerima buku kerja untuk disimpan pada saat mempekerjakan X.

Karena buku kerja Kh. diterima oleh pemberi kerja pada saat dipekerjakan dan pemberi kerjalah yang melakukan pelanggaran dalam pemeliharaan catatan kepegawaian, maka ia wajib memberikan buku kerjanya kepada penggugat (Putusan Banding Pengadilan Negeri Kemerovo tanggal 20 September 2012 dalam kasus No.33-9186).

* * *

Buku kerja adalah dokumen yang sangat penting bagi seorang karyawan, dan karena undang-undang menetapkan kewajiban pemberi kerja secara khusus untuk mengatur pembukuan dan penyimpanan buku kerja, maka hal ini harus diperlakukan dengan sangat bertanggung jawab. Dan jika sebagian besar perselisihan hukum berkaitan dengan pelanggaran majikan terhadap tata cara penerbitan atau pengisian buku kerja, maka membawa tanggung jawab administratif- khusus dengan tata cara penunjukan penanggung jawab, perolehan, pencatatan dan penyimpanan buku kerja dan sisipannya.