Saya pernah mendengar ungkapan “tikus arsip”. Tentu saja saya tertawa. Dan semua itu karena saya belum pernah menemukan arsip dan orang-orang yang bekerja di dalamnya. Imajinasi saya yang tidak terkendali dengan cepat memberi gambaran bagi saya - seekor tikus bertopi sedang membaca buku. Apakah Anda setuju bahwa itu lucu?!
Beberapa tahun kemudian, salah satu teman saya, yang sedang bersiap untuk pensiun, memerlukan dokumen yang mengonfirmasi pengalaman kerjanya. Tampaknya tidak ada yang lebih sederhana: buku kerja di tangan, dan di dalamnya - catatan. Saya memeriksa alamatnya, dan ini dia, sertifikatnya! Ah tidak! Pada tahun 90-an, dia bekerja di perusahaan asing, yang seperti jamur setelah hujan, muncul dalam jumlah besar di kota kami. Pada tahun 2000-an, mereka menghilang dengan cepat, dan ternyata, tanpa jejak.
Saat itulah arsip dibutuhkan. Menurut saya, semua pekerja di sana baik dan profesional, namun sayang sekali, saya tidak bisa melakukannya - itu adalah kebohongan yang keji. Namun satu hal yang pasti: pekerjaan mereka sangat diperlukan. Dan tidak hanya bagi mereka yang mengumpulkan sertifikat pensiun. Setiap organisasi memiliki arsip, hal ini terutama berlaku untuk semua organisasi pemerintah dan keuangan.
Menurut Anda siapa yang mencetuskan pekerjaan pengarsipan di Rusia? Itu benar, Peter yang Agung! Pada tahun 1720, ia mengeluarkan Dekrit yang menentukan sistem organisasi semua lembaga pemerintahan kekaisaran. Ia menyebutnya “Peraturan Umum”, paling sering disebut “Keputusan”. Antara lain, diperintahkan untuk memelihara arsip di semua struktur pemerintahan.
Pekerja arsip disebut aktuaris. Sebab, jabatan ini biasanya diisi oleh juru tulis pengadilan, yang menulis akta dan kemudian mencatatnya dalam daftar pengadilan. Ini adalah akar kata “tindakan” yang menjadi bagian utama dari kata ini. Ternyata arsip dibutuhkan tidak hanya di pengadilan. Tidak perlu menulis tindakan di sana. Kemudian pekerja arsip mulai disebut arsiparis. Semuanya, tanpa kecuali.
Pekerjaan pegawai kearsipan, sejujurnya, sekilas bahkan sekilas agak membosankan. Setelah menerima dokumen tersebut, pegawai harus memasukkannya ke dalam register, yaitu mendaftarkannya. Saat ini hal tersebut tidak hanya dilakukan secara elektronik, tetapi juga dalam bentuk kertas. Kemudian dokumen tersebut dikirim ke tempat yang telah ditentukan di rak dan menunggu di sayap.
Pekerja arsip tidak hanya menerima dokumen untuk disimpan, tetapi juga menerbitkannya. Tentu saja untuk sementara dan hanya untuk bekerja. Terkadang bukan dokumen itu sendiri yang diterbitkan, melainkan hanya salinannya. Dan ini dilakukan hanya jika tidak ada cap “Rahasia”. Dalam hal ini, Anda harus memeriksa apakah Anda memiliki akses untuk bekerja dengan dokumen rahasia. Semua kegiatan pengelolaan dokumen dapat dipertanggungjawabkan secara ketat. Jurnal khusus disimpan di mana setiap “pergerakan” dokumen dicatat.
Jenis pekerjaan ini memerlukan jenis karakter tertentu. Tidak ada orang mudah tersinggung yang bisa duduk di arsip, memberinya sesuatu yang kreatif. Dan di sini Anda juga perlu hafal sejumlah besar dokumen peraturan. Ditambah lagi peraturan, petunjuk dan berbagai ketentuan. Tentu saja, Anda juga tidak bisa melakukannya tanpa pengetahuan tentang komputer dan peralatan kantor.
Apa artinya ini? Artinya arsip mempekerjakan orang-orang yang sangat serius yang melakukan pekerjaan penting. Dan mereka disebut “arsiparis” atau “arsiparis”. Kata terakhir muncul dalam leksikon pada awal abad ke-20. Dan mereka bilang ini dilakukan untuk mempermudah pengucapan. Artinya, kata “arsiparis” terdengar terlalu ketinggalan jaman, sehingga dimodernisasi.
Tapi izinkan saya memberi tahu Anda sebuah rahasia bahwa para pekerja itu sendiri menyebut kepala arsip sebagai arsiparis, dan semua karyawan lainnya disebut arsiparis. Dan jika Anda membuka kamus, maka tidak ada perbedaan dalam arti leksikal dari kata-kata ini.
Apa itu arsiparis?
Pengarsip (archivist) adalah pegawai arsip, atau dalam arti yang lebih luas, pemelihara dokumen. Dana arsip Rusia mencakup arsip negara dan non-negara; dalam hal ini negara dapat dibagi menjadi:
- ke arsip federal;
- arsip subyek Federasi;
- arsip berbagai departemen.
Karena kenyataan bahwa banyak dokumen yang menyertai kegiatan bisnis organisasi mana pun (laporan pajak, pesanan, dokumen akuntansi, dokumen pekerjaan kantor, dll.) memerlukan penyimpanan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan swasta mungkin juga memerlukan seorang spesialis yang dapat mengaturnya. pekerjaan arsip dan mensistematisasikan aliran dokumen di dalamnya. Inilah tepatnya yang dilakukan seorang arsiparis.
Dengan demikian, ia dapat menjadi pegawai baik di lembaga negara (anggaran) maupun di perusahaan swasta. Secara khusus, arsiparis cukup diminati di perusahaan asuransi dan keuangan, bank, dan badan usaha milik negara. Keberagaman tersebut secara signifikan mempengaruhi jangkauan tanggung jawab pekerjaan seorang spesialis, dan oleh karena itu, isi uraian tugas dalam setiap kasus tertentu.
Struktur dan isi uraian tugas seorang arsiparis
Uraian pekerjaan seorang arsiparis tidak hanya harus mematuhi struktur standar yang diadopsi dalam bisnis untuk dokumen-dokumen tersebut, tetapi juga mempertimbangkan persyaratan profesional untuk karyawan dan spesifikasi pekerjaan organisasi yang karyawannya menyusunnya.
Deskripsi pekerjaan umum untuk seorang arsiparis mungkin terlihat seperti ini:
Tidak tahu hak Anda?
- Dokumen diawali dengan catatan persetujuan dan persetujuan uraian tugas, serta tanda tangan penanggung jawab dan tanggal (persetujuan dan persetujuan), dimasukkan pada kolom yang sesuai di sudut kanan atas halaman pertama.
- Berikutnya adalah bagian “Ketentuan Umum”, yang mencakup persyaratan usia dan keterampilan profesional karyawan. Ketentuan umum juga memuat keterangan tentang kedudukan jabatan arsiparis dalam susunan kepegawaian perusahaan, yaitu diperjelas kepada siapa pegawai melapor, pegawai apa saja yang menduduki jabatan arsiparis (teknis, manajerial, dan lain-lain). Bagian ini juga mencantumkan tindakan legislatif dan dokumen internal organisasi yang harus diketahui oleh karyawan, dan juga menjelaskan aturan untuk mempekerjakan, memberhentikan, dan mengganti karyawan selama ketidakhadiran.
- Berikutnya adalah bagian yang menjelaskan tentang tanggung jawab pekerjaan dan hak-hak arsiparis. Ini adalah bagian terpenting dari dokumen yang memerlukan studi yang cermat: tidak cukup hanya mencantumkan tanggung jawab pekerjaan khas yang melekat pada seorang arsiparis - Anda perlu melakukan penyesuaian dengan mempertimbangkan kekhususan pekerjaan organisasi, dan juga memasukkannya ke dalam ruang lingkup fungsi kewajiban yang mungkin sesuai dengan profesinya, tetapi harus dilakukan oleh karyawan dalam proses pekerjaannya. Adapun hak-hak resmi yang dimaksud adalah serangkaian kekuasaan yang timbul dari tugas-tugas resmi dan diberikan kepada pegawai agar segera dilaksanakan.
- Bagian selanjutnya membahas tanggung jawab arsiparis atas pelaksanaan tugasnya yang tidak semestinya. Perhatian: tingkat tanggung jawab tidak boleh melampaui batas yang ditentukan oleh undang-undang ketenagakerjaan.
- Uraian pekerjaan diakhiri dengan tempat untuk catatan (tanggal dan tanda tangan karyawan) yang menunjukkan pengenalan terhadap dokumen tersebut.
Persyaratan umum untuk seorang arsiparis
Anda dapat memperoleh spesialisasi seorang arsiparis dengan mengambil mata kuliah “Manajemen Dokumen” (“Ilmu Kearsipan”) atau “Ilmu Kearsipan”. Anda juga dapat menerima pelatihan melalui kursus jangka pendek yang disediakan, misalnya oleh bursa tenaga kerja. Surat keterangan tamat kursus tersebut merupakan salah satu syarat utama seorang calon arsiparis.
Persyaratan lain yang memungkinkan pemberi kerja memilih spesialis yang sesuai dari pelamar untuk posisi arsiparis meliputi:
- Tingkat pendidikan tertentu. Selain memiliki sertifikat kualifikasi sebagai arsiparis, beberapa pemberi kerja mungkin memiliki persyaratan mengenai institusi pendidikan tempat calon untuk posisi tersebut harus lulus. Jadi, bagi sebagian orang, pendidikan menengah atau menengah khusus sudah cukup, bagi sebagian lainnya cukup puas dengan pendidikan tinggi yang tidak lengkap, dan bagi sebagian lainnya, hanya diperlukan spesialis manajemen dokumen yang telah lulus dari lembaga pendidikan tinggi.
- Pengalaman.
- Usia. Batasan usia tertentu dapat dibicarakan jika seorang spesialis sedang dicari untuk posisi manajer arsip atau posisi kepemimpinan lainnya di bidang penyelenggaraan urusan kearsipan di suatu perusahaan.
- Pengetahuan tentang dokumentasi peraturan yang berkaitan dengan masalah kearsipan.
- Pengetahuan tentang komputer, termasuk program perkantoran yang dibutuhkan.
Selain itu, seorang spesialis di bidang kearsipan mungkin diperlukan untuk:
- kemampuan untuk bekerja dengan peralatan kantor;
- keterampilan untuk bekerja dengan sejumlah besar informasi;
- Bahasa lisan dan tulisan yang benar;
- keterampilan lain yang ditentukan oleh kekhususan pekerjaan suatu perusahaan tertentu.
Tanggung jawab pekerjaan seorang arsiparis
Kisaran fungsi pekerjaan seorang arsiparis terutama harus mencakup tanggung jawab yang berkaitan langsung dengan spesialisasi profesionalnya, karena justru karena keahlian khusus inilah seorang pegawai dipekerjakan. Selain itu, setiap pemberi kerja bebas untuk memasukkan ke dalam tanggung jawab pekerjaan karyawan fungsi lain yang berbeda dari standar, fungsi ketenagakerjaan, yang mungkin sesuai dengan keterampilan profesional karyawan dan hanya sedikit disesuaikan sesuai dengan spesifikasi dan karakteristik pekerjaan organisasi, atau mungkin tidak terkait dengan spesialisasinya.
Tanggung jawab pekerjaan umum seorang arsiparis meliputi:
- Organisasi dan pemeliharaan pengelolaan arsip kearsipan di perusahaan (baik dalam bentuk kertas maupun elektronik).
- Penerimaan dan pendaftaran dokumen yang diterima di arsip.
- Penyimpanan dokumen yang diarsipkan.
- Partisipasi dalam penyusunan persyaratan peraturan untuk pencatatan dan penggunaan dokumentasi kearsipan.
- Memastikan akses pegawai terhadap arsip, menerbitkan dokumen arsip yang diperlukan.
- Membuat laporan.
- Memelihara dokumen akuntansi dan pelaporan (majalah, register, dll).
Tanggung jawab pekerjaan yang tidak terkait dengan keterampilan yang dapat dimasukkan dalam deskripsi pekerjaan meliputi:
- Berbagai persyaratan organisasi untuk kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dalam organisasi.
- Tanggung jawab yang berkaitan dengan menjaga tempat kerja dan ruang arsip tetap rapi (misalnya, menjaga keselamatan kebakaran).
- Komitmen terhadap kolaborasi dan interaksi dengan berbagai bagian organisasi.
Pengembangan dan penerapan deskripsi pekerjaan untuk seorang arsiparis
Tata cara pembuatan uraian tugas seorang arsiparis dapat dibagi menjadi beberapa tahap sebagai berikut:
- Pengembangan rancangan dokumen. Hal ini biasanya dilakukan baik oleh karyawan departemen tempat spesialis tersebut harus bekerja, atau oleh karyawan departemen khusus, yang tanggung jawabnya, antara lain, mencakup pengembangan berbagai instruksi.
- Persetujuan dokumen. Draf deskripsi pekerjaan harus disetujui oleh semua layanan yang berkepentingan. Biasanya ini termasuk:
- struktur di mana spesialis akan bekerja (dalam kasus kami, ini adalah departemen arsip atau arsip di suatu perusahaan);
- Departemen Hukum;
- layanan personel.
Uraian pekerjaan yang disetujui di suatu perusahaan digunakan, sebagai suatu peraturan, sampai persyaratan untuk kondisi kerja atau rentang tanggung jawab pekerjaan seorang spesialis berubah. Sebagai penutup, kami mengundang Anda untuk membiasakan diri dengan deskripsi pekerjaan seorang arsiparis yang tersedia di situs web kami.
Masa kini yang sukses dan masa depan yang bahagia tidak mungkin terjadi tanpa rasa hormat dan kerja efektif dengan penemuan-penemuan masa lalu. Tidak hanya organisasi dan perusahaan bernilai jutaan dolar dengan ribuan karyawan, tetapi juga perusahaan kecil sering kali terpaksa beralih ke perkembangan sebelumnya, menggunakan informasi usang dan arsip untuk memecahkan masalah-masalah mendesak.
Namun sejumlah besar informasi terakumulasi hari demi hari, dan jika Anda secara sembarangan meletakkan barang-barang di rak atau mengisi memori komputer dengan barang-barang tersebut, cepat atau lambat akan tiba saatnya ketika tidak mungkin menemukan apa pun dengan cepat.
Agar dokumentasi kearsipan dapat digunakan dengan mudah tanpa menghabiskan banyak waktu, organisasi sering kali mengundang spesialis untuk berperan sebagai arsiparis. Petugas arsip tidak hanya dapat memberi tahu Anda di mana, tetapi juga apa yang sebenarnya harus dicari, menentukan arah yang tepat untuk mencari bahan, atau secara mandiri menyiapkan surat-surat yang diperlukan.
Deskripsi profesi arsiparis: ini adalah seorang spesialis, kepala arsip suatu organisasi negara atau swasta, yang menyelenggarakan dokumen kearsipan, menyusun deskripsinya dan bertanggung jawab atas keamanannya.
Kata arsiparis berasal dari kata arsip, yang merupakan konsep bahasa Latin yang berarti gedung pemerintahan. Seperti halnya spesialisasi apa pun, profesi arsiparis memiliki cukup banyak pro dan kontra. Keunggulan profesi antara lain komponen proses yang kreatif, lingkungan yang tenang, tidak tergesa-gesa, meminimalkan situasi stres, kesempatan memperoleh keterampilan, mengembangkan kualitas pribadi, dan meningkatkan kualifikasi profesional.
Kerugian dari profesi ini termasuk upah yang rendah, adanya kontraindikasi medis, kesepian di tempat kerja, dan kurangnya lowongan terbuka di pasar tenaga kerja di Rusia.
Posisi arsiparis sangat dibutuhkan di berbagai organisasi. Yang populer misalnya jabatan arsiparis di pengadilan atau jabatan arsiparis di institusi kesehatan atau rumah sakit.
Tanggung jawab seorang arsiparis (archivist)
Untuk mendapatkan pekerjaan, seorang penjaga arsip profesional harus memiliki seperangkat kualitas pribadi dan profesional agar berhasil menyelesaikan tugas.
Secara formal, pekerjaannya tampak sederhana, namun arsiparis berkewajiban untuk menyimpan dan berinteraksi dengan dokumen. Daftar tanggung jawab utama meliputi:
- seleksi, sistematisasi, penyimpanan arsip;
- memproses dan menerima dokumentasi ke dalam arsip;
- pembuatan data referensi dari dokumen arsip;
- transfer dokumentasi ke penyimpanan negara;
- kontrol atas proses kerja kantor dalam organisasi.
Seorang arsiparis harus mampu mengatur penyimpanan dokumen, mendaftarkan dan mengenkripsi kertas, serta menyiapkan inventarisasi barang pada waktu yang tepat. Selain itu, arsiparis mempunyai tanggung jawab tambahan:
- berpartisipasi dalam ujian;
- memantau kepatuhan terhadap peraturan keselamatan kebakaran;
- menerbitkan salinan arsip jika permintaannya diterima; menggunakan sarana teknis modern dalam pekerjaan, jika perlu.
Persyaratan arsiparis
Pekerjaan seorang arsiparis tidaklah mudah dan memerlukan tanggung jawab yang serius terhadap hasilnya. Oleh karena itu, persyaratan untuk posisi tersebut tinggi. Beberapa orang mungkin menganggapnya terlalu ketat, namun hal ini diperlukan untuk mengurangi jumlah kesalahan sendiri yang disebabkan oleh faktor manusia. Semua persyaratan profesi dapat dibagi menjadi beberapa kelompok utama.
Pengarsip - persyaratan pribadi untuk posisi tersebut:
- perhatian;
- cinta akan ketertiban dan struktur;
- organisasi dan disiplin;
- tenang;
- ketekunan, kesabaran;
- konsentrasi.
Persyaratan kualifikasi seorang arsiparis:
- pengetahuan tentang sistem manajemen kantor terpadu;
- pengetahuan tentang peraturan kearsipan;
- pengetahuan tentang aturan pembuatan dokumen;
- kemampuan menulis laporan;
- pengetahuan tentang aturan pengoperasian sarana teknis;
- kemampuan untuk menerima, memproses, menyimpan, dan membuang dokumen.
Persyaratan Arsiparis Senior:
- sekitar 5 tahun pengalaman sebagai arsiparis;
- pendidikan profesional yang lebih tinggi.
- persyaratan pendidikan arsiparis:
- menyelesaikan pendidikan menengah berdasarkan kelas 9 atau 11 sekolah menengah;
- menyelesaikan pendidikan menengah khusus atau tinggi di bidangnya.
Pelatihan arsiparis
Anda bisa mendapatkan pendidikan sebagai arsiparis di lembaga-lembaga kategori menengah dan tinggi di berbagai kota di Rusia. Belajar dianggap selesai setelah 4 atau 5 tahun, tergantung bentuk kehadiran perkuliahan yang dipilih. Faktor penting adalah pendidikan sekolah. Anda harus belajar lebih lama di tingkat kelas 9.
Keahlian seorang arsiparis termasuk dalam kelompok peminatan pada bidang pelatihan “ilmu dokumen dan ilmu kearsipan”. Pengarahannya, selain spesialisasi seorang arsiparis (archivist), juga mencakup profesi seperti pustakawan, sekretaris pers, ahli dokumentasi manajemen (archivist), sejarawan-arsiparis, museologist, sekretaris, dan spesialis pencatatan kepegawaian.
Apa yang dapat Anda pelajari dalam kursus pelatihan ini:
- organisasi dan pengelolaan urusan kearsipan;
- pembuatan dan pemrosesan dokumen;
- pengelolaan arsip;
- melakukan pemeriksaan;
- kantor Kerja.
Profesi arsiparis - tempat mereka mengajar:
- 4 universitas di Yekaterinburg;
- 3 universitas masing-masing di Krasnodar, Kazan, Ufa, Nizhny Novgorod;
- 2 universitas masing-masing di Barnaul, Murmansk, Irkutsk, Samara, Saratov, Ulan-Ude.
Pelatihan arsiparis di Moskow (contoh):
- di Sekolah Ekonomi Rusia;
- di Institut Bahasa Rusia Negara dinamai A.S. Pushkin;
- di MGIMO.
Pelatihan arsiparis di St. Petersburg (contoh):
- di Universitas Negeri Leningrad;
- di Universitas Serikat Buruh Kemanusiaan St. Petersburg;
- di Universitas Teknologi dan Desain Industri Negeri St. Petersburg.
pelatihan perguruan tinggi arsiparis (contoh):
- di Sekolah Tinggi Seni Regional Moskow;
- di Sekolah Tinggi Otomasi dan Teknologi Informasi.
Arsiparis sejarawan
Pengarsip adalah nama modern untuk profesi arsiparis. Spesialis ini memiliki tanggung jawab yang kurang lebih sama dengan arsiparis biasa. Namun terdapat perbedaan antara kesamaan spesialisasi arsiparis dan arsiparis. Untuk membedakannya, kita perlu melihat sejarah.
Posisi arsiparis muncul beberapa ratus tahun yang lalu pada masa salah satu orang paling berpengaruh dalam sejarah dunia - Peter the Great. Kemudian, pada tahun 1720, kaisar Rusia pertama kali memperkenalkan posisi arsiparis, sebagai kepala arsip. Pada saat yang sama, pegawai biasa unit ini dianggap sebagai arsiparis. Seiring berjalannya waktu, kedua konsep ini menjadi sinonim, dan kemudian “arsiparis” praktis menyingkirkan “arsiparis” dari peredaran.
Selain spesialisasi biasa sebagai arsiparis, ada juga profesi terkait “arsiparis sejarawan”. Banyak orang yang memasuki lembaga pendidikan di bidang pengelolaan dokumen dan ilmu kearsipan tertarik pada: siapakah sejarawan dan arsiparis? Spesialis ini membentuk dan menyimpan dana arsip Federasi Rusia, yang menjaga warisan budaya negara. Sejarawan menyimpan dokumen dan menyampaikan pengalaman spiritual negara tersebut.
Seorang arsiparis harus memiliki ketelitian, ketekunan, pikiran analitis dan ketelitian. Siapa yang mencetuskan hal ini dan apa saja persyaratannya? Sepanjang hari, karyawan dihadapkan pada sejumlah besar informasi yang perlu dibaca, didaftarkan, dan jangka waktu penyimpanannya ditentukan sesuai dengan daftar alur dokumen. Kegiatan ini memerlukan perhatian, ketekunan, pengendalian diri, pemikiran yang berkembang, kesabaran dan keterampilan motorik halus. Tidak semua orang mampu melakukan pekerjaan yang monoton dan melelahkan setiap hari.
Gaji arsiparis
Remunerasi secara langsung tergantung pada wilayah, kesejahteraan finansial perusahaan dan ruang lingkup tanggung jawabnya. Saat ini, gaji rata-rata berkisar antara 20-35 ribu rubel. Lebih dari 40.000 gosok. diterima oleh arsiparis berpengalaman dengan pengalaman bertahun-tahun. Siapa dia dan apa yang dia lakukan telah dijelaskan di atas. Profesi ini cukup diminati, tetapi disebut sedikit berbeda - sekretaris atau juru tulis.
Pengarsip: tanggung jawab dalam suatu perusahaan
Seorang arsiparis dapat menjadi pegawai arsip atau kustodian dokumen. Tanggung jawab pekerjaan seorang arsiparis di suatu perusahaan ditujukan untuk organisasi kerja yang kompeten dan aliran dokumen dalam arsip. Mari kita bahas secara detail di artikel ini.
Di mana seorang arsiparis bisa bekerja?
Tanggung jawab pekerjaan spesialis ini sangat besar. Seorang karyawan dengan profesi seperti itu banyak diminati di mana terdapat aliran dokumen yang besar. Ini bisa berupa asuransi, perusahaan keuangan, bank, lembaga pemerintah.
Ada juga posisi sebagai arsiparis di pengadilan. Tanggung jawabnya antara lain menjaga alur dokumen di lembaga ini.
Bagaimana asal mula profesi ini?
Pada tahun dua puluhan abad ke-18, Peter I mengeluarkan “Peraturan Umum”, yang menjadi dasar pembentukan pemerintahan di negara tersebut dan yang mengindikasikan pembentukan arsip di semua lembaga departemen. Pada saat yang sama, posisi seperti aktuaris diciptakan. Ini adalah juru tulis di pengadilan yang terlibat dalam penulisan berbagai tindakan dan mendaftarkannya dalam register.
Seiring berjalannya waktu, fungsinya meluas melampaui lingkup proses hukum, dan profesi tersebut mulai disebut “arsiparis”. Pada abad ke-20, kata tersebut menjadi usang dan digantikan dengan posisi “arsiparis”.
Ketentuan dasar
Seorang arsiparis adalah pelaku teknis. Jabatan ini dapat dijabat oleh seseorang yang memiliki pendidikan kejuruan atau pendidikan menengah dan semua kursus yang telah diselesaikan di bidang ini.
Banyak pemuda Bahá'í, ketika memilih sebuah profesi, mencoba menemukan profesi yang menggabungkan keinginan mereka untuk meninggalkan jejak dalam sejarah dan melestarikan sejarah, khususnya sejarah Bahá'í, dan memberikan kesempatan unik untuk mengabdi pada Iman. Shoghi Effendi kerap berpesan kepada generasi muda untuk belajar dan menyadari pentingnya peran sejarah. Ia mencatat dalam suratnya kepada para penganutnya bahwa Iman Bahá'í dapat memberikan pencerahan baru dalam studi sejarah, dan bahwa studi semacam itu memperkaya pemahaman tentang Iman Bahá'í (lihat Bahá'í Youth: A Compilation, hal. 15 ). Tulisan-tulisan Shoghi Effendi sendiri senantiasa menekankan pemahaman peristiwa-peristiwa pada era Bahá'í dalam konteks sejarahnya. Selain itu, ia memberikan dua karya sejarah besar kepada dunia Bahá'í - terjemahannya atas The Dawn Messengers karya Nabil dan karyanya sendiri - Tuhan Melewati.
Ilmu sejarah, bagaimanapun, sangat bergantung pada pekerjaan orang-orang yang berusaha menjamin pelestarian dokumen sejarah. Orang-orang ini adalah arsiparis profesional. Pekerjaan kearsipan sebagai bidang pengetahuan akan membekali umat Bahá'í dengan kontak yang erat dengan sejarah dan membekali mereka dengan pengetahuan dan keterampilan yang semakin dibutuhkan di seluruh dunia, baik di dalam maupun di luar komunitas Bahá'í. Bagian berikut ini memberikan jawaban atas pertanyaan umum tentang arsip sebagai karier.
Apa yang dilakukan seorang arsiparis?
Seorang arsiparis adalah orang yang profesinya melibatkan perolehan, pelestarian, dan penyediaan bahan-bahan sejarah primer yang otentik untuk penelitian. Ini dapat berupa dokumen lembaga dan organisasi, serta dokumen pribadi individu. Dokumen dan makalah ini memberikan bukti penting tentang apa yang terjadi di masa lalu dan informasi berguna tentang bagaimana dan mengapa sesuatu terjadi. Arsip adalah kumpulan dokumen yang dipilih secara cermat berdasarkan nilai historisnya. Dokumen-dokumen tersebut umumnya tidak dipublikasikan dan mencakup kertas kerja lembaga dan organisasi; korespondensi pribadi, manuskrip, catatan dan kliping; foto, peta, film, catatan, bahan cetakan sejarah, dan data digital.
Pengarsip mencari tahu dokumen dan makalah sejarah apa yang ada dan di mana lokasinya; hal ini juga menentukan apakah dokumen-dokumen tersebut layak disimpan. Untuk melakukan hal ini, arsiparis harus memahami latar belakang sejarah dokumen-dokumen tersebut, keadaan di mana dokumen-dokumen tersebut dibuat, dan bagaimana dokumen-dokumen tersebut berhubungan dengan sumber informasi lain yang tersedia. Pemahaman ini memungkinkan dia untuk menentukan seberapa berguna dokumen-dokumen ini bagi para peneliti, dan dengan demikian memutuskan apakah dokumen-dokumen tersebut cukup penting untuk dilestarikan. Jika material rusak, ia harus mengambil langkah untuk memulihkan dan melindunginya guna memastikan integritas fisiknya. Arsiparis juga harus mengatur dan mendeskripsikan dokumen untuk membantu peneliti dalam menemukan informasi yang relevan. Selain itu, ia harus menyebarkan informasi mengenai dana tersebut sehingga peneliti mengetahui berapa nilainya dan bagaimana penggunaannya. Petugas arsip sering kali bekerja sama dengan peneliti untuk memberikan peneliti akses penuh terhadap semua dokumen yang relevan.
Melayani orang lain dalam pencarian informasi dan pengetahuan adalah tujuan utama profesi arsiparis. Kepuasan dalam pekerjaan tersebut berasal dari pengakuan atas bantuan yang diberikan oleh arsiparis kepada berbagai orang, termasuk sejarawan, sosiolog, mahasiswa, administrator, jurnalis, dan ahli silsilah. Karya ini juga memungkinkan arsiparis untuk memperdalam pengetahuannya tentang sejarah. Banyak arsiparis menggunakan sumber daya sejarah yang tersedia untuk menerbitkan artikel dan buku ilmiah.
Di mana arsiparis bekerja?
Pengarsip dapat memperoleh pekerjaan di arsip dan koleksi manuskrip di perguruan tinggi dan universitas, serta di perpustakaan penelitian; di lembaga kearsipan negara di tingkat federal, regional dan lokal; di arsip perusahaan besar dan organisasi buruh; dan organisasi swasta seperti lembaga keagamaan, organisasi etnis, dan perkumpulan profesional. Mereka sering kali menjadi bagian dari tim profesional perpustakaan, perkumpulan sejarah, museum, dan pusat arsip. Karena lembaga kearsipan berbeda-beda dalam ukuran, struktur, dan jenis kepemilikannya, seorang arsiparis dapat bekerja di departemen yang besar bersama dengan arsiparis lain dan orang-orang yang terlibat dalam berbagai aspek penelitian sejarah, atau dia mungkin satu-satunya orang yang bertanggung jawab untuk melestarikan sejarah organisasi. .perusahaan atau institusi.
Kualitas pribadi apa yang harus dimiliki seorang arsiparis?
Seorang arsiparis harus menggabungkan keinginannya untuk melayani orang lain dengan bakat organisasi dan kemampuan mengungkapkan pikiran secara akurat, baik secara lisan maupun tertulis. Dia pasti punya ketertarikan serius pada sejarah dan kemampuan detektif untuk mengungkap fakta yang tampaknya tersembunyi.
Bagaimana seorang siswa dapat mulai mempersiapkan karir sebagai arsiparis?
Seorang mahasiswa, atau yang baru berencana masuk universitas, dan berniat bekerja di masa depan di bidang kearsipan, harus serius memikirkan untuk memperoleh spesialisasi yang berkaitan dengan sejarah atau salah satu ilmu sosial. Apakah seorang siswa memilih untuk mempelajari sejarah Amerika, Eropa, Afrika atau Asia, atau seni, musik, ekonomi, sejarah sosial atau politik, akan bergantung pada minatnya dan spesialisasi arsip di mana ia ingin bekerja. Mempelajari sejarah akan membekali siswa dengan landasan yang diperlukan, karena... pelatihan dan pengalaman dalam penelitian sejarah sangat penting untuk pelatihan lanjutan dalam ilmu kearsipan.
Pelatihan profesional apa yang dibutuhkan seorang arsiparis?
Pelatihan profesional untuk pekerjaan di bidang kearsipan biasanya terjadi di tingkat master. Di masa lalu, sebagian besar arsiparis belajar sambil bekerja, namun semakin banyak pengetahuan yang diperoleh di universitas, semakin baik bagi calon arsiparis. Sangat sedikit institusi yang menawarkan program gelar formal dalam pengelolaan arsip. Namun, jumlah lembaga yang menawarkan pelatihan kearsipan terus bertambah. Pelatihan ini biasanya merupakan bagian dari program gelar master dalam ilmu perpustakaan atau sejarah. Tingkat persiapan bervariasi dari kursus ikhtisar tunggal, hingga serangkaian kursus termasuk magang dan penelitian di lapangan. Meskipun saat ini belum ada standar kualifikasi minimum dan pelatihan untuk bekerja di bidang kearsipan yang berlaku umum, namun seorang mahasiswa yang ingin menjadi arsiparis dapat mempersiapkan diri sebaik-baiknya dengan memilih studi lebih lanjut yang akan memberikan kesempatan maksimal untuk mempelajari baik teori maupun praktik ilmu kearsipan. Apakah untuk mengejar program master dalam sejarah atau ilmu perpustakaan terutama bergantung pada minat siswa. Beberapa siswa memutuskan untuk belajar di kedua program tersebut, dan ada universitas yang mengizinkan siswanya untuk menggabungkan studi mereka dengan cara ini. Seorang siswa penuh waktu dapat memperoleh gelar master dalam ilmu perpustakaan dalam dua belas bulan dari sebagian besar institusi di Amerika Serikat, dan gelar master dalam sejarah dalam dua belas hingga delapan belas bulan, tergantung pada persyaratan masing-masing institusi.
Beberapa siswa menggabungkan pelatihan akademis dengan pekerjaan di bidang arsip. Beberapa institusi mempekerjakan siswa secara individual, sementara yang lain mempekerjakan siswa melalui program ketenagakerjaan siswa khusus. Tergantung pada jumlah jam per minggu seorang siswa bekerja, pekerjaan tersebut dapat mempengaruhi lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan gelar, namun pengalaman yang diberikan oleh pekerjaan dapat menjadi bagian yang sangat berharga dalam mempersiapkan siswa untuk pekerjaan kearsipan.
Peluang apa lagi yang ada untuk terlibat dalam pekerjaan kearsipan?
Selain menawarkan kursus pelatihan pengelolaan kearsipan sebagai bagian dari program gelar akademis formal, beberapa lembaga kearsipan dan universitas juga menawarkan seminar dan kursus tersendiri dalam pengelolaan kearsipan. Program-program ini berlangsung dari satu hingga enam minggu untuk memberikan pengalaman langsung serta pengenalan prinsip-prinsip dasar pengoperasian kearsipan. Seringkali mereka hanya mendaftarkan mereka yang sudah bekerja di bidang arsip dan perpustakaan.
Dimana saya bisa mendapatkan informasi lebih lanjut?
Daftar peluang pendidikan di bidang kearsipan telah disusun oleh Society of American Archivists. Hal ini dapat dilihat di situs masyarakat www.archivists.com
Mereka yang berminat harus menghubungi institusi yang terdaftar untuk informasi rinci tentang program mereka. Karena program-program baru diperkenalkan setiap tahun, Perkumpulan sering kali merevisi daftarnya.
Informasi tentang peluang pendidikan di universitas asing dapat ditemukan di situs web asosiasi kearsipan nasional. Sumber informasi yang baik adalah situs web Dewan Arsip Internasional www.ica.org Universitas-universitas di Inggris yang menawarkan pelatihan kearsipan, lihat: www.archives/org.uk/training/
Kesimpulan
Penganut Bahá'í yang memilih menjadi arsiparis akan menyadari bahwa bidang pekerjaan ini memberi mereka kesempatan untuk melayani orang lain sekaligus terlibat langsung dalam melestarikan sejarah masa lalu dan masa kini. Mereka akan dapat menawarkan bakat mereka kepada komunitas Bahá'í, membantu melestarikan sejarah Bahá'í secara lokal, regional, nasional dan internasional.
Apa itu arsiparis? Hanya dengan menghormati masa lalu kita bisa memiliki masa depan cerah. Seringkali, perusahaan dengan ribuan karyawan dan perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, serta perusahaan kecil, seringkali harus menggunakan praktik terbaik sebelumnya, menggunakan data lama dan arsip untuk menemukan solusi atas masalah yang timbul.
Namun banyak data yang terakumulasi setiap hari, dan jika Anda meletakkan setiap kasing secara acak di rak, atau menggunakan memori virtual komputer untuk ini, maka tidak mungkin menemukan informasi yang Anda butuhkan dengan cepat.
Agar tidak membuang banyak waktu dan tenaga serta memanfaatkan data kearsipan, perusahaan kerap memanggil tenaga profesional untuk bertugas sebagai arsiparis. Hanya penjaga arsip ini yang akan memberi saran di tempat apa dan apa sebenarnya yang harus dicari, menentukan arah pencarian data yang benar, atau bahkan mengatur sendiri dokumen yang diperlukan.
Apa itu arsiparis? Arsiparis adalah tenaga ahli yang mengelola arsip suatu badan usaha atau milik negara, mensistematisasikan dokumen kearsipan, bertanggung jawab atas keamanannya, dan menyusun uraiannya.
Istilah arsiparis berasal dari kata “arsip”, dan yang terakhir, diterjemahkan dari bahasa Latin, berarti “gedung pemerintah”. Seperti halnya profesi apa pun, spesialisasi seorang arsiparis mengandung banyak pro dan kontra.
Keuntungan dari profesi ini:
Tidak diperlukan pendidikan khusus
Pekerjaannya, hampir semuanya bersifat mental, tidak sulit secara fisik
Ada bagian kreatif dari tindakan dalam proses tersebut
Kedamaian dan ketenangan di tempat kerja
Kelambatan
Kurangi situasi stres seminimal mungkin
Kemungkinan memperoleh kemampuan, meningkatkan properti individu, meningkatkan kualifikasi berkualitas tinggi.
Kerugian dari profesi ini:
Berapa penghasilan arsiparis? Kerugian dari spesialisasi ini termasuk gaji yang rendah, adanya kontraindikasi medis, kesepian di tempat kerja, dan kurangnya posisi kosong di wilayah Federasi Rusia.
Profesi ini dianggap sebagai salah satu profesi yang paling membosankan;
kurangnya pertumbuhan karir.
Keistimewaan seorang arsiparis populer di berbagai institusi. Seorang arsiparis mungkin dibutuhkan di lembaga peradilan atau medis, atau di klinik.
Tanggung jawab dan keterampilan seorang arsiparis:
Seorang penjaga arsip yang profesional, untuk mendapatkan pekerjaan, harus memiliki daftar kualitas pribadi dan profesionalisme agar dapat melaksanakan tugasnya secara efektif. Pekerjaan seorang arsiparis mungkin tampak biasa pada pandangan pertama, namun ia berkomitmen untuk melestarikan dan berinteraksi dengan dokumen. Daftar kewajiban utama meliputi:
-Seleksi, klasifikasi, pelestarian arsip
-Menerima dan memproses dokumen di arsip
-Pengembangan informasi referensi, menurut dokumen arsip
-Menyediakan dokumen ke gudang negara
- Pengawasan kemajuan pekerjaan kantor di lembaga
-Petugas arsip harus memiliki kemampuan untuk menyimpan dokumentasi, mencatat dan mengenkripsi dokumen, serta menyiapkan barang untuk inventarisasi pada waktu yang tepat. Selain itu, arsiparis mempunyai tanggung jawab tambahan:
-Ikut serta dalam ujian.
-Memantau kepatuhan terhadap peraturan keselamatan kebakaran.
-Jika permintaan salinan arsip diterima, permintaan tersebut disediakan.
-Gunakan sumber daya inovatif dalam pekerjaan mereka, jika perlu.
-Persyaratan untuk seorang arsiparis
-Pekerjaan seorang arsiparis itu rumit dan melibatkan tanggung jawab yang besar terhadap hasilnya. Berdasarkan keadaan ini, persyaratan untuk posisi ini cukup tinggi. Beberapa orang mungkin menganggapnya terlalu keras, namun ini semua bertujuan untuk mengurangi jumlah kesalahan manusia yang tidak disengaja. Semua kondisi untuk spesialisasi dapat dibagi menjadi beberapa tipe utama.
Kami juga menyarankan agar Anda membiasakan diri dengan profesi penjamin emisi, bidan, dan administrator hotel.
Persyaratan pribadi untuk posisi arsiparis:
Kewaspadaan
-Suka sistematisasi dan penataan
-Disiplin dan organisasi
-Pasifikasi
- Ketekunan dan kesabaran
-Konsentrasi
-Persyaratan kualifikasi seorang arsiparis:
-Mengetahui konsep manajemen kantor secara umum
-Mengetahui peraturan yang mengatur pemeliharaan arsip
-Tahu cara membuat dokumen dengan benar
-Mampu membuat lembar pelaporan
-Instruksi sendiri untuk mengoperasikan peralatan teknis
-Mampu menerima, memproses, menyimpan dan mendaur ulang dokumentasi
-Persyaratan untuk arsiparis senior:
-Memiliki pengalaman minimal 5 tahun sebagai arsiparis
-Memiliki dokumen konfirmasi kelulusan dari institusi profesional yang lebih tinggi
-Persyaratan pendidikan seorang arsiparis:
-Menerima pendidikan menengah yang diselesaikan setelah kelas 9 atau 11 sekolah menengah
-Menerima pendidikan khusus yang lebih tinggi atau menengah di bidang studi Anda
Di mana saya bisa belajar menjadi arsiparis? Dimungkinkan untuk memperoleh diploma pendidikan sebagai arsiparis di berbagai wilayah Federasi Rusia, di organisasi kategori menengah dan tinggi. Persiapan seorang spesialis selesai setelah 4-5 tahun pelatihan, tergantung pada bentuk pelatihan yang dipilih. Pendidikan sekolah merupakan syarat penting, namun Anda harus siap menghadapi kenyataan bahwa setelah menyelesaikan kelas sembilan Anda harus melanjutkan pendidikan.
Berapa penghasilan seorang arsiparis? Gaji seorang arsiparis menjadi salah satu kelemahan dari profesi ini. Ini sangat tergantung pada tingkat kualifikasi spesialis, pengalaman kerjanya dan lokasi bidang kegiatan. Menurut posisi terbuka, rata-rata, seorang arsiparis dapat memperoleh 15-18 ribu rubel per bulan; ini adalah statistik untuk tahun 2016. Dan pada bulan Maret 2015, gaji seorang arsiparis hampir mencapai 15 ribu rubel.
Anda dapat mengenal profesi ini lebih baik di video: