Contoh akta penerimaan serah terima stempel dinas. Pemindahan stempel dan stempel kepada orang lain

Pembuatan akta penerimaan dan pemindahan segel terjadi ketika atribut ini berpindah dari satu penanggung jawab ke yang lain. Akta tersebut mengacu pada dokumentasi internal utama perusahaan dan berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa segel telah dipindahkan.

Siapa yang wajib menggunakan segel?

Pencetakan dalam beberapa hal merupakan peninggalan masa lalu, namun penggunaannya tersebar luas. Hal ini digunakan oleh berbagai perwakilan bisnis, serta di instansi pemerintah.

FILE

Sejak 2016 badan hukum, yaitu. perusahaan komersial, apapun jenis kegiatannya dan apakah itu usaha kecil, menengah atau besar, tidak wajib menggunakan stempel dan stempel. Norma penerapannya dapat ditetapkan dalam kebijakan akuntansi perusahaan atas dasar sukarela semata. Tentang pengusaha perorangan, maka kewajiban penggunaan stempel atau stempel dalam pekerjaannya tidak pernah dibebankan kepadanya, sehingga kehadiran stempel pada seorang pengusaha perorangan selalu merupakan tanda kemauannya sendiri.

Mengapa Anda memerlukan sertifikat penerimaan prangko?

Stempel di perusahaan mana pun adalah objek yang dilindungi secara khusus, sebagai aturan, satu orang tertentu bertanggung jawab atas isi dan keamanannya: baik direktur perusahaan atau karyawan yang ditunjuk berdasarkan perintah khusus dari manajemen. Seringkali disarankan untuk menggunakan brankas khusus untuk menyimpan segel, dengan akses ke sejumlah orang terbatas.

Dengan bantuan stempel, dokumentasi perusahaan disahkan, dan seringkali pentingnya surat-surat itu tidak menjadi masalah - ini bisa berupa dokumen rutin sehari-hari atau perjanjian dan kontrak yang berharga. Tanpa cetakan khusus, yang biasanya berisi rincian organisasi dan terkadang beberapa sebutan rahasia (tanda tersebut digunakan untuk melindungi segel dan stempel dari pemalsuan), dokumen tertentu tidak akan dianggap sah, itulah sebabnya organisasi berupaya membatasi akses ke dokumen tersebut. segel. Kepatuhan terhadap langkah-langkah keamanan tertentu juga memungkinkan Anda untuk menghindari segel dan stempel jatuh ke tangan penipu dan warga negara yang tidak bermoral lainnya, dan oleh karena itu penggunaannya untuk keuntungan pribadi atau tujuan jahat lainnya.

Stempel tentu saja dapat dipindahtangankan tanpa membuat suatu akta, namun apabila terjadi suatu kejadian abnormal yang melampaui hukum dengan penggunaan stempel, maka akan sangat sulit untuk menetapkan dan membuktikan kesalahan orang ini atau itu.

Kapan sertifikat penerimaan digunakan?

Paling sering, perpindahan segel dari satu karyawan suatu perusahaan ke perusahaan lain terjadi karena tiga alasan.

Ketidakhadiran sementara penanggung jawab di tempat kerja (cuti sakit, perjalanan bisnis, liburan, dll).
Penunjukan penanggung jawab baru oleh manajemen perusahaan (misalnya karena pemecatan orang sebelumnya atau hilangnya kepercayaan padanya).
Stempel tersebut dapat dialihkan untuk digunakan kepada perusahaan lain untuk mengesahkan dokumen atas nama pemegangnya.

Siapa yang membuat tindakan itu

Dokumen ini dikompilasi atas nama kedua belah pihak. Salah satunya adalah orang yang bertanggung jawab atas segel itu sebelum dipindahkan, dan yang kedua adalah orang yang kepadanya sebenarnya segel itu dipindahkan. Kedua pegawai tersebut harus mengesahkan akta tersebut dengan tanda tangannya.

Aturan untuk menyusun suatu tindakan

Saat ini tidak ada satu pun contoh terpadu dari tindakan penerimaan dan pemindahan segel. Perusahaan dan organisasi dapat menyusunnya dalam bentuk apa pun atau menggunakan templat yang dikembangkan di dalam perusahaan dan disetujui dalam kebijakan akuntansinya. Pada saat yang sama, apa pun metode desain yang dipilih, beberapa poin dasar harus dipatuhi.

Tindakan tersebut harus menunjukkan:

nama perusahaan pemilik stempel,
jabatan dan nama lengkap mantan pegawai yang bertanggung jawab atas penyimpanannya
dan kepada siapa hal itu disampaikan,
alasan transfer harus disebutkan,
tanggal sampai meterai berpindah tangan,
memberi tanda segel,
tanda tangan kedua karyawan.

Sejak kedua tanda tangan muncul di dokumen, semua tanggung jawab untuk memastikan keamanan segel berpindah dari satu orang ke orang lain.

Aturan untuk menyusun tindakan

Tindakan tersebut dapat dibuat sebagai berikut: lembar sederhana Format A4, dan pada kop surat perusahaan, dan dapat ditulis dengan tangan atau dicetak di komputer.

Dokumen dibuat dalam tiga rangkap:

salah satunya tetap pada mantan pegawai yang bertanggung jawab menyimpan segel,
yang kedua menjadi milik orang yang bertanggung jawab di masa depan,
yang ketiga ditransfer ke perusahaan.

Setelah semua formalitas selesai dan tata cara pemindahan akhirnya selesai, maka akta tersebut didaftarkan dalam jurnal khusus untuk pencatatan dokumen internal, kemudian dipindahkan untuk disimpan ke arsip perusahaan, yang harus disimpan selama jangka waktu yang ditentukan. jenis kertas ini (yaitu setidaknya tiga tahun).

Di awal dokumen, di tengah baris, tertulis namanya (dengan indikasi singkat esensinya) dan nomor alur dokumen internal.
Kemudian tanggal pembuatan akta tersebut ditunjukkan dan lokalitas di mana perusahaan tersebut terdaftar.
Selanjutnya, fakta penerimaan dan transmisi yang sebenarnya dicatat. Di sini Anda perlu menentukan:
- nama lengkap perusahaan (sesuai dengan dokumen konstituen),
- alasan yang menjadi dasar tata cara pemindahan segel,
- posisi, nama belakang, nama depan dan patronimik orang dari siapa itu dipindahkan,
- posisi, nama belakang, nama depan dan patronimik orang yang menerimanya.
Di paragraf yang sama Anda perlu menulis,
- Dokumen apa yang ditindaklanjuti karyawan?
- dan rujukan pada perintah atau instruksi yang menjadi dasar pemindahan segel.
Di bawah ini Anda perlu membubuhkan cap segel ini, dan juga menulis berapa lama transfernya (ini bisa berupa tanggal tertentu atau jangka waktu tidak terbatas).
Terakhir, formulir tersebut harus disertifikasi dengan tanda tangan kedua karyawan dengan transkrip tanda tangan.

Surat kuasa untuk memperoleh prangko dikeluarkan apabila diperlukan untuk pembuatan atau penerimaannya. Daftar dokumen yang diperlukan untuk pembuatan segel diserahkan secara pribadi oleh kepala atau direktur perusahaan. Jika Anda tidak memilikinya, Anda harus menunjukkan surat kuasa - dalam hal ini, dokumen tersebut harus diaktakan. Persyaratan untuk membuat surat kuasa untuk dicetak: poin-poin utama Menurut norma-norma legislatif Federasi Rusia, surat kuasa apa pun harus dibuat di secara tertulis. Tergantung pada jenis segel dan maknanya, dapat berupa desain sederhana berdasarkan sampel atau bentuk khusus yang dilas oleh notaris.

Sertifikat penerimaan dan pemindahan segel

Saat menyusun dokumen ini, perlu untuk membuat protokol, yang disegel dengan tanda tangan bersama dan stempel organisasi. Persyaratan Surat Kuasa: Surat Kuasa

Menurut hukum Federasi Rusia, persiapan dokumen harus dilakukan secara eksklusif secara tertulis.
Surat kuasa disahkan dengan stempel perusahaan dan tanda tangan pimpinan (direktur).
Prasyaratnya adalah isi tanggal persiapan dokumen saat ini. Tanpa adanya klausul ini, maka surat kuasa dianggap tidak sah.

Jangka waktu surat kuasa ditentukan oleh direktur.

Durasinya tidak boleh lebih dari tiga tahun. Apabila suatu jangka waktu tidak ditentukan pada waktu pembuatan akta itu, maka surat kuasa itu menurut wanprestasinya berlaku selama satu tahun sejak tanggal pelaksanaan dan pengesahannya. Undang-undang tersebut menetapkan daftar orang-orang yang berhak mewakili kepentingan organisasi dan melakukan tindakan tertentu.

Bagaimana cara membuat tindakan penerimaan dan pemindahan stempel organisasi?

Organisasi mana pun, jika perlu, berhak menambah atau menghapus item individualnya ke formulir, namun rincian dasarnya harus selalu ada. Ini termasuk:

rincian paspor dan posisi orang yang memindahkan dan menerima segel untuk diamankan;
alasan mengapa item inventaris tertentu dipindahkan (misalnya, liburan atau pemecatan karyawan yang bertanggung jawab atasnya);
jangka waktu pemberian meterai;
persetujuan dan tanda tangan direktur organisasi.

Setelah akta dibuat, harus disahkan dengan stempel atau stempel yang dipindahtangankan. Setiap pihak yang membuat akta harus mempunyai satu salinannya.
Untuk menghindari situasi bermasalah, dokumen ini harus disimpan selama tiga tahun. Simpan dokumen ini dalam format yang nyaman. Gratis, harap dicatat! Ini hanyalah permulaan dari dokumen ini.

Pemindahan stempel suatu badan hukum ke badan hukum lainnya

Sayangnya, merupakan praktik umum bagi seseorang untuk memindahkan segel ke orang lain tanpa melengkapi dokumentasi yang sesuai. Perlu diingat bahwa akan lebih sulit bagi orang yang bertanggung jawab menyimpan segel untuk membuktikan bahwa dia tidak bersalah jika terjadi situasi darurat atau jika segel digunakan untuk keuntungan pribadi ketika melakukan transaksi penipuan. Baca Juga: Dalam Hal Apa Akta Penerimaan dan Pemindahan Digunakan?Diantara Alasan Mengapa Meterai Dapat Dipindahtangankan Dari Yang Satu resmi di antara yang lain, tiga hal utama dapat dibedakan: Penanggung jawab tidak hadir di perusahaan karena sedang berada di perusahaan cuti sakit, sedang berlibur atau perjalanan bisnis yang panjang.

Orang yang bertanggung jawab baru telah ditunjuk. Hal ini dapat dilakukan oleh pimpinan organisasi. Pengangkatan penanggung jawab baru dapat disebabkan oleh pemecatan penanggung jawab sebelumnya atau hilangnya kepercayaan terhadapnya.

Cara membuat akta penerimaan dan pemindahan segel dan stempel : 6 aturan

Perhatian

Di setiap organisasi atau perusahaan, pencetakan berada di bawah kendali yang ketat. Mereka harus dipercayakan kepada satu orang yang bertanggung jawab, yang bertanggung jawab atas keamanan dan penggunaannya, memantau setiap pergerakan dan kepatuhan terhadap aturan saat menggunakan segel. Fungsi apa yang dilakukan oleh undang-undang tersebut? Ketika memindahkan dan mentransfer aset material apa pun, termasuk stempel, suatu tindakan dibuat yang memungkinkan Anda mencatat fakta penerimaan stempel atau stempel untuk disimpan, serta pemindahannya ke orang lain untuk sementara. menggunakan.

Dengan demikian, kehilangan atau kerusakan pada atribut-atribut penting ini tidak termasuk, dan klaim akan diajukan kepada orang yang menyimpan segel tersebut. Cara pengisian akta Saat ini sudah ada formulir pengisian akta yaitu sifatnya penasehat, dan mencakup masalah umum mengenai transfer dan penerimaan cetakan oleh orang lain.
Poin-poin penting dalam pembuatan surat kuasa untuk mencetak:

Dalam dokumen tersebut, penting untuk menunjukkan secara lengkap posisi dan data pribadi (nama belakang, nama depan, patronimik) orang yang mengalihkan wewenang.
Jelaskan secara rinci alasan pejabat tersebut tidak dapat menjalankan tugasnya untuk sementara waktu (karena liburan, sakit, perjalanan bisnis, dll).
Rincian karyawan yang memikul tanggung jawab atas stempel (nama belakang, nama depan, patronimik), rincian paspor dan posisi yang dipegang ditunjukkan secara lengkap.
Jangka waktu penerbitan surat kuasa untuk dicetak harus dicantumkan. Jika jangka waktu ketidakhadiran seorang pejabat tidak diketahui sebelumnya, maka secara default dokumen tersebut berlaku selama satu tahun.
Surat kuasa menentukan tindakan apa yang dapat dilakukan oleh orang yang diberi wewenang.

Sertifikat penerimaan dan pemindahan segel: aturan desain dan sampel 2018

Tema:
Dokumen

Dalam hal meterai dipindahkan dari satu penanggung jawab ke penanggung jawab lainnya, fakta ini didokumentasikan dalam akta penerimaan dan pemindahan segel. Pasal tersebut menjelaskan apa tujuannya dan bagaimana membuat akta penerimaan dan pemindahan meterai. Dari link di artikel Anda dapat mendownload contoh sertifikat penerimaan segel.
Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

apa tujuan dari sertifikat penerimaan segel;
cara membuat sertifikat penerimaan segel yang benar;
Bagaimana aturan pembuatan akta penerimaan dan pemindahan segel?

Apa tujuan dari tindakan penerimaan dan pemindahan segel Meskipun munculnya analog elektronik, segel dan stempel tetap tersebar luas dalam pekerjaan kantor modern. Beberapa tahun yang lalu, peraturan perundang-undangan menyederhanakan tata cara penggunaan cap prangko, sehingga menjadi opsional bagi sejumlah badan hukum.

Sertifikat penerimaan dan pemindahan contoh formulir segel

Petunjuk Pembuatan Akta ini merupakan dokumen internal perusahaan, dimaksudkan untuk mencatat pergerakan segel guna mencegah terjadinya penyalahgunaan, misalnya untuk menyatakan perintah pembayaran palsu atau laporan yang sengaja dibuat salah. Tidak ditetapkan oleh undang-undang bentuk terpadu dokumen. Artinya perusahaan dapat mengembangkan dan menyetujuinya secara mandiri.

Namun, ada persyaratan tertentu untuk pendaftaran. Dokumen tersebut harus berisi informasi berikut:

nama belakang, nama depan, patronimik dan jabatan pegawai yang berpindah;
data penerima;
alasan pemindahan;
rincian perintah pemindahan segel;
jangka waktu selama prangko itu berada dalam kepemilikan penerimanya.

Kesan segel juga harus dibubuhkan. Dokumen tersebut disertifikasi dengan tanda tangan kepala perusahaan.
Di perusahaan komersial atau pemerintah mana pun, serta di organisasi mana pun, segel dan stempel harus dikontrol secara khusus. Barang-barang tersebut harus dipercayakan kepada satu orang yang mampu memikul tanggung jawab atas penyimpanan dan penggunaannya alat penting, memantau pergerakannya, dan memantau kepatuhan terhadap formalitas mengenai penggunaannya yang benar. Salah satu dokumen yang menjadi dasar perpindahan harta benda adalah akta penerimaan dan pemindahtanganan meterai dan stempel.

Stempel dan stempel yang dimiliki oleh seorang pejabat dapat dialihkan untuk penggunaan sementara kepada pejabat lain yang bekerja pada organisasi tersebut. Akta tersebut dibuat untuk mendokumentasikan proses penerimaan dan pengalihan instrumen bisnis tersebut.

Surat kuasa untuk stempel organisasi, contoh desain

Artinya, ada kewenangan manajerial terhadap pers yang tidak bisa dialihkan sepenuhnya.

Dokumen tersebut harus menunjukkan contoh tanda tangan dari orang yang berwenang atas nama siapa dokumen itu dibuat. Item ini harus disertifikasi oleh manajer secara pribadi.

Setelah mengisi item-item di atas dan mengisi semua data, dibuatlah suatu tindakan yang mengkonfirmasikan proses penerimaan dan pemindahan stempel organisasi. Akta ini harus menunjukkan waktu pemindahan yang tepat, lamanya penggantian pejabat dan alasan ketidakhadirannya.
Di kolom terpisah di wajib jejak prangko ditunjukkan. Setelah surat kuasa dikeluarkan pada stempel organisasi, ia mempunyai kekuatan hukum hanya jika ada dokumen yang mengkonfirmasi identitas orang yang berwenang - paspor. Melihat kesalahan? Pilih dan tekan Ctrl+Enter untuk memberi tahu kami.

Penting

Perusahaan dan organisasi dapat menyusunnya dalam bentuk apa pun atau menggunakan templat yang dikembangkan di dalam perusahaan dan disetujui dalam kebijakan akuntansinya. Pada saat yang sama, apa pun metode desain yang dipilih, beberapa poin dasar harus dipatuhi. Tindakan tersebut harus menunjukkan:

nama perusahaan - pemilik segel,
jabatan dan nama lengkap mantan pegawai yang bertanggung jawab atas penyimpanannya
dan kepada siapa hal itu disampaikan,
alasan transfer harus disebutkan,
tanggal sampai meterai berpindah tangan,
memberi tanda segel,
tanda tangan kedua karyawan.

Sejak kedua tanda tangan muncul di dokumen, semua tanggung jawab untuk memastikan keamanan segel berpindah dari satu orang ke orang lain.

Templat dokumen akan menyederhanakan pekerjaan Anda dan menghemat waktu. Templat dokumen apa yang harus dimiliki organisasi? Biasanya template dibuat untuk dokumen yang sering digunakan: surat, perintah, instruksi, protokol, memo. Sebagai contoh, mari kita membuat template untuk pesanan aktivitas utama. Templat pesanan dan instruksi tidak berbeda dalam komposisi dan lokasi detailnya. Oleh karena itu, berdasarkan template pesanan, Anda dapat membuat template pesanan.

Persyaratan Gost baru apa yang perlu dipertimbangkan untuk templat

Saat menyiapkan detail templat, kami akan dipandu oleh rekomendasi GOST R 7.0.97-2016 “SIBID. Dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan penyiapan dokumen" (selanjutnya disebut Gost), yang mulai berlaku pada tanggal 1 Juli 2018. Rekomendasi dasar gost yang akan berguna untuk membuat template. Lampiran B6 dan B7 GOST R 7.0.97-2016 memberikan contoh pelaksanaan perintah dan instruksi. Komposisi detail pesanan untuk pendaftaran template:
– Lambang (02);
– Nama organisasi – penulis dokumen (05);
– Nama jenis dokumen (09);
– Tanggal dokumen (10);
– Nomor registrasi dokumen (11);
– Tempat kompilasi (publikasi) dokumen (13);
– Judul teks (17);
– Teks dokumen (18);
– Tanda tangan (22).

Dalam huruf tebal Anda dapat menyorot detail “Penerima”, “Judul teks”, “Tanda tangan”, serta fragmen teks

Tetapkan dimensi bidang dokumen sesuai dengan aturan Gost:
margin kiri – 20 mm (untuk dokumen dengan umur simpan lebih dari 10 tahun – 30 mm), margin kanan – 10 mm, Batas atas– 20 mm, margin bawah – 20 mm. Untuk melakukan ini, pada tab “Tata Letak Halaman”, klik tombol “Pengaturan Halaman”. Di kotak dialog yang terbuka, atur parameter bidang dan klik OK.

Desain bagian header. Mari kita tempatkan bagian header pesanan di tabel. Dalam tabel kami akan menempatkan rincian berikut: "Lambang", "Nama organisasi - penulis dokumen", "Nama jenis dokumen", "Tanggal dokumen", "Nomor registrasi dokumen" , “Tempat kompilasi (publikasi) dokumen”.

Tambahkan tabel dengan empat baris dan tiga kolom. Pada baris pertama, gabungkan sel dan tempatkan logo organisasi di tengah. Di bawah logo pada baris yang sama, dengan spasi 1 baris, sebutkan nama lengkap organisasi dan nama pendek dalam tanda kurung, jika ada. Di baris kedua, gabungkan sel, tunjukkan jenis dokumen dengan huruf kapital dan sorot dengan huruf tebal. Rincian “Tanggal dokumen” dan “Nomor registrasi dokumen” terletak pada satu baris. Tempatkan mereka di baris ketiga tabel, masing-masing di sel kiri dan kanan. Tempatkan rincian “Tempat kompilasi (publikasi) dokumen” pada baris di bawah ini (Gbr. 1).

Beras. 1. Bagian header pesanan dengan batas tabel terlihat

Jadikan batas tabel tidak terlihat. Untuk melakukan ini, klik kanan pada tabel dan klik “Borders and Shading…”. Pilih jenis "Tidak Ada" dan klik "OK". Dengan cara serupa, Anda dapat menempatkan atribut “Tanda Tangan” pada tabel di bawah.

Tambahkan bidang formulir untuk detail variabel. Sekarang mari tambahkan beberapa kolom formulir untuk detail variabel dan atur parameter untuk mengisinya. Formulir mudah digunakan dalam templat dokumen - Anda dapat menentukan format tertentu untuk mengisinya, dan juga melindungi data dari penghapusan.

Catatan!

Nomor registrasi dokumen dapat berupa numerik atau alfanumerik

Aktifkan tab "Pengembang", karena di sinilah letak opsi yang diperlukan untuk bekerja dengan formulir, tetapi secara default tidak aktif di semua versi MS Word. Klik pada tab "File", lalu "Opsi". Di jendela Opsi Word yang terbuka, klik perintah Kustomisasi Pita. Selanjutnya, sesuaikan pita “Tab Utama”: centang kotak “Pengembang” dan klik “OK.”

Sekarang tempatkan kursor di dokumen tempat Anda ingin meletakkan atribut - misalnya, di sel atribut "Tanggal Dokumen". Pada tab "Pengembang", di blok "Kontrol", klik tombol dengan petunjuk "Alat dari versi sebelumnya". Pada panel “Formulir Lama” yang muncul, klik tombol “Bidang (kontrol formulir)” (Gbr. 2). Bidang formulir yang ditambahkan akan muncul sebagai persegi panjang abu-abu.

Beras. 2. Panel Formulir Warisan

Kami telah menambahkan formulir "Bidang Teks". Bidang teks dapat berisi teks biasa, angka, tanggal, waktu, dan bahkan rumus. Sekarang mari kita atur parameter formulir ini. Klik dua kali pada bidang formulir. Kotak dialog “Opsi Bidang Teks” akan terbuka (Gambar 3). Karena formulir ini untuk mengisi rincian, kami menunjukkan tipe data sebagai "Tanggal", dan format tanggal sebagai dd.MM.yyyy, sesuai dengan aturan Gost R 7.0.97-2016. Selanjutnya, centang kotak "izinkan perubahan" - kemudian spesialis yang akan bekerja dengan template akan dapat mengisi kolom setelah kami membatasi pengeditan. Ini akan dibahas nanti. Klik "Oke". Sekarang Anda hanya dapat memasukkan tanggal dalam angka Arab di kolom ini.

Beras. 3. Kotak Dialog Opsi Bidang Teks

Untuk mengisi “Nomor Registrasi Dokumen”, masukkan kolom teks dengan cara yang sama. Namun parameter bidang ini akan sedikit berbeda. Pilih tipe data "Teks Biasa", dan di kolom "Teks Default", tunjukkan informasi apa yang ingin Anda masukkan di kolom ini. Klik Oke. Sekarang bidang ketika Anda mengarahkan mouse ke atasnya akan terlihat seperti ini: . Dengan cara yang sama, kami menambahkan kolom untuk detail pesanan "Judul dokumen", "Tanda tangan" dan mengatur parameter yang sesuai.

Yang tersisa hanyalah menambahkan atribut “Teks dokumen”. Untuk penyangga ini kami menggunakan bentuk lain – “Teks Kaya”. Bidang ini nyaman karena Anda dapat memasukkan teks yang terdiri dari beberapa paragraf. Detailnya akan kami bagi menjadi beberapa kolom: kolom untuk mengisi bagian pernyataan pesanan dan kolom untuk mengisi bagian administrasi. Pada tab “Pengembang”, di blok “Kontrol”, klik tombol “Kontrol Konten Teks Kaya” (Gbr. 4). Bidangnya akan terlihat seperti ini: Ruang untuk memasukkan teks .

Beras. 4. Kotak Dialog Properti Manajemen Konten

Atur parameter bidang ini - untuk melakukan ini, klik dengan mouse dan pada tab "Pengembang" di blok "Kontrol", klik tombol "Properti". Kotak dialog Properti Kontrol Konten terbuka. Atur parameter bidang dan klik "OK" (Gbr. 4).

Bagian administratif pesanan diawali dengan kata “SAYA ORDER”, jadi kita akan memasukkannya ke dalam template dalam bentuk teks tanpa menggunakan kolom formulir, karena kata ini tetap tidak berubah. Versi terakhir dari templat pesanan (Gbr. 5).

Beras. 5. Templat pesanan

Perusahaan saham gabungan, perseroan terbatas, dan khususnya pengusaha perorangan tidak wajib memiliki stempel (UU Federal tanggal 06.04.2015 No. 82-FZ). Pada saat yang sama, dokumen yang disegel dengan segel lebih dapat dipercaya di mata sebagian besar pengguna, dan oleh karena itu penggunaan segel masih cukup umum.

Jika suatu organisasi memutuskan untuk menggunakan segel, informasi tentang ketersediaannya harus dimuat dalam piagam (klausul 7, pasal 2 Undang-Undang Federal 26 Desember 1995 No. 208-FZ, klausul 5 Pasal 2 Undang-undang Federal 8 Februari 1998 Nomor 14-FZ). Pada umumnya hak penggunaan stempel dalam suatu organisasi adalah milik tunggal lembaga eksekutif. Biasanya ini CEO. Hal ini terutama berlaku untuk stempel utama organisasi yang disebut “stempel”. Tetapi karena organisasi yang menyediakan penggunaan pencetakan menggunakannya di banyak bidang akuntansi dan dokumen kepegawaian(misalnya, pada faktur atau kontrak kerja), kemudian biasanya dibuat beberapa segel (misalnya, “untuk kontrak” atau “untuk faktur”), yang kemudian ditransfer untuk digunakan ke unit struktural terkait dengan penunjukan orang yang bertanggung jawab atas keamanan segel. Bagaimana cara membuat akta penerimaan dan pemindahan segel?

Kami memberikan kendali atas pergerakan percetakan dalam organisasi

Untuk menghindari penggunaan segel untuk tujuan lain, organisasi harus memastikan kontrol atas ketersediaan dan pergerakannya. Hal ini terutama berlaku jika terdapat beberapa segel. Untuk melakukan hal ini, organisasi dapat menyimpan daftar segel di mana setiap salinan segel yang diproduksi dicatat, contoh cetakannya diberikan, tujuan segel dan tempat penyimpanannya ditunjukkan, serta keadaannya. pembuangan segel. Dalam jurnal yang sama, Anda dapat menyediakan tempat untuk tanda tangan orang yang awalnya menerima stempel tersebut.

Fakta penggunaan segel dan kewajiban untuk memastikan keamanannya dapat diatur dalam kontrak kerja dengan karyawan atau miliknya uraian Tugas.

Dalam hal stempel yang digunakan oleh pimpinan organisasi atau penanggung jawab lainnya perlu dialihkan kepada pegawai lain, disarankan untuk membuat akta penerimaan dan pemindahan stempel tersebut. Contoh surat tanda terima prangko (contoh) dapat diunduh pada link di bawah ini.

Kami membuat sertifikat penerimaan dan pemindahan segel

Tindakan penerimaan dan pemindahan stempel atau stempel organisasi dibuat dalam bentuk apapun. Ini menunjukkan alasan pemindahan segel (misalnya, pemecatan karyawan yang bertanggung jawab atas segel atau liburan berikutnya), informasi tentang karyawan yang mentransfer segel dan karyawan yang menerimanya. Anda juga dapat menunjukkan rincian pesanan atau dokumen administratif lainnya yang menjadi dasar pembuatan segel penerimaan dan sertifikat transfer. Akta juga harus mencantumkan cap segel yang dialihkan. Untuk menegaskan hak karyawan baru untuk menggunakan segel, manajer dapat memberinya surat kuasa yang sesuai, yang rinciannya juga dapat tercermin dalam tindakan tersebut.

Akta penerimaan dan pemindahan meterai biasanya dibuat dalam rangkap dua - untuk pembawa meterai dan penerimanya. Sertifikat penerimaan dimeteraikan dengan tanda tangan orang-orang yang disebutkan di dalamnya.

Untuk akta penerimaan dan pemindahan segel dan stempel, kami berikan contoh cara pengisiannya.

Sertifikat penerimaan dan pemindahan segel dikompilasi ketika atribut tertentu berpindah dari satu orang yang bertanggung jawab ke orang lain. Akta tersebut mengacu pada dokumentasi internal utama perusahaan dan berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa segel telah dipindahkan.

Siapa yang wajib menggunakan segel?

Pencetakan dalam beberapa hal merupakan peninggalan masa lalu, namun penggunaannya tersebar luas. Hal ini digunakan oleh berbagai perwakilan bisnis, serta di instansi pemerintah.

Sejak tahun 2016, badan hukum yaitu. perusahaan komersial, apapun jenis kegiatannya dan apakah itu usaha kecil, menengah atau besar, tidak wajib menggunakan stempel dan stempel. Norma penerapannya dapat ditetapkan dalam kebijakan akuntansi perusahaan atas dasar sukarela semata. Sedangkan bagi pengusaha perorangan, kewajiban penggunaan stempel atau stempel dalam pekerjaannya tidak pernah dibebankan padanya, sehingga keberadaan stempel pada pengusaha perorangan selalu menjadi tanda kemauannya sendiri.

Kapan sertifikat penerimaan digunakan?

Paling sering, perpindahan segel dari satu karyawan suatu perusahaan ke perusahaan lain terjadi karena tiga alasan.

Ketidakhadiran sementara penanggung jawab di tempat kerja (cuti sakit, perjalanan bisnis, liburan, dll).

Penunjukan penanggung jawab baru oleh manajemen perusahaan (misalnya karena pemecatan orang sebelumnya atau hilangnya kepercayaan padanya).

Stempel tersebut dapat dialihkan untuk digunakan kepada perusahaan lain untuk mengesahkan dokumen atas nama pemegangnya.

Siapa yang membuat tindakan itu

Dokumen ini dibuat atas nama dua pihak. Salah satunya adalah orang yang bertanggung jawab atas segel itu sebelum dipindahkan, dan yang kedua adalah orang yang kepadanya sebenarnya segel itu dipindahkan. Kedua pegawai tersebut harus mengesahkan akta tersebut dengan tanda tangannya.

Aturan untuk menyusun suatu tindakan

Tindakan tersebut harus menunjukkan:

nama perusahaan - pemilik segel,

jabatan dan nama lengkap mantan pegawai yang bertanggung jawab atas penyimpanannya

dan kepada siapa hal itu disampaikan,

alasan transfer harus disebutkan,

tanggal sampai meterai berpindah tangan,

memberi tanda segel,

tanda tangan kedua karyawan.

Sejak kedua tanda tangan muncul di dokumen, semua tanggung jawab untuk memastikan keamanan segel berpindah dari satu orang ke orang lain.

Aturan untuk menyusun tindakan

Akta tersebut dapat dibuat pada lembar A4 sederhana atau pada kop surat perusahaan, dan Anda dapat menulisnya dengan tangan atau mencetaknya di komputer.

Dokumen ini dibuat dalam tiga salinan:

salah satunya tetap pada mantan pegawai yang bertanggung jawab menyimpan segel,

yang kedua menjadi milik orang yang bertanggung jawab di masa depan,

yang ketiga ditransfer ke perusahaan.

Contoh sertifikat penerimaan dan pemindahan segel

Di awal dokumen, di tengah baris, tertulis namanya (dengan indikasi singkat esensinya) dan nomor alur dokumen internal.

Kemudian tanggal pembuatan akta dan lokasi di mana perusahaan itu terdaftar ditunjukkan.

nama lengkap perusahaan (sesuai dengan dokumen konstituen),

alasan yang menjadi dasar tata cara pemindahan segel,

posisi, nama belakang, nama depan dan patronimik orang dari siapa itu dipindahkan,

posisi, nama belakang, nama depan dan patronimik orang yang menerimanya.

Di paragraf yang sama Anda perlu menulis,

Dokumen apa yang ditindaklanjuti karyawan?

Di bawah ini Anda perlu membubuhkan cap segel ini, dan juga menulis berapa lama transfernya (ini bisa berupa tanggal tertentu atau jangka waktu tidak terbatas).

Terakhir, formulir tersebut harus disertifikasi dengan tanda tangan kedua karyawan dengan transkrip tanda tangan.

Sertifikat penerimaan dan pemindahan segel

Engels

Sehubungan dengan kepergiannya dalam perjalanan bisnis yang panjang, direktur StroyLes LLC, Novikov A.I., bertindak berdasarkan Piagam dan perintah No. 23/A tanggal 12 Maret 2017, dipindahkan, dan wakil direktur untuk masalah umum Surikov P.R., bertindak berdasarkan surat perintah No. 24/A tanggal 12 Maret 2017 dan surat kuasa tanggal 1 Desember 2016 N 1534267916, menerima stempel StroyLes LLC dengan cap sebagai berikut:

Stempel tersebut diserahkan kepada Surikov P.R. sampai kembalinya sutradara Novikov A.I. dari perjalanan bisnis.

_________________ /Novikov A.I./

_________________ /Surikov P.R./