Aspek komunikasi bisnis
Komunikasi bisnis adalah interaksi antara orang-orang yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu atau hasil yang diinginkan. Biasanya, interaksi ini terjadi dalam lingkungan bisnis, dan berbentuk negosiasi, memanggil atasan, mendiskusikan ide-ide baru atau strategi pengembangan, dll. Ciri khas Jenis komunikasi ini adalah hubungan pribadi tidak memainkan peran yang menentukan. Tidak peduli bagaimana para mitra memperlakukan satu sama lain secara pribadi, ketika bernegosiasi mereka wajib mencapai kesepakatan bersama. Jika tidak, kesepakatan tidak akan terjadi, yang tidak diperlukan oleh salah satu pihak.
Psikolog dan peneliti komunikasi jenis ini menyoroti berbagai aspek komunikasi bisnis yang mempengaruhi efektivitas pencapaian hasil.
Aspek psikologis komunikasi bisnis
Seperti yang Anda ketahui, setiap interaksi antar manusia terjadi melalui dua saluran: verbal dan nonverbal. Aspek psikologis terutama berhubungan dengan saluran non-verbal - ekspresi wajah, gerak tubuh, keadaan psikologis umum seseorang, dll.
Aturan dasar yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi bisnis adalah memenangkan hati lawan bicara dengan menggunakan tanda-tanda non-verbal. Postur tubuh yang terbuka, kontak mata langsung, ucapan dan gerak tubuh yang percaya diri, semua ini memberikan kesan yang baik pada lawan bicara dan meningkatkan peluang keberhasilan.
Di sisi lain, Anda harus mampu mengenali sinyal non-verbal dari lawan bicara Anda dan menggunakannya untuk keuntungan Anda. Negosiator berpengalaman selalu menggunakan senjata ini.
Aspek gender dalam komunikasi bisnis
Aspek ini disorot secara terpisah interaksi bisnis, sebagai karakteristik gender seseorang. Aspek ini mengemukakan bahwa proses berkomunikasi dengan perempuan sangat berbeda dengan proses yang sama dengan laki-laki. Hal ini terjadi karena berbagai macam karakteristik psikologis kepribadian yang melekat jenis kelamin yang berbeda. Dengan mempertimbangkan aspek gender dalam komunikasi, Anda dapat mencapai kesuksesan yang lebih besar daripada mengabaikannya sepenuhnya. Misalnya, mengetahui bahwa seorang pria biasanya fokus pada penyelesaian masalah tertentu, ketika berbicara dengannya lebih baik berkonsentrasi untuk mencapai tujuan. Saat berkomunikasi dengan seorang wanita, lebih baik lebih memperhatikan kekhasan proses, detail kecil dan manfaat yang akan diterima semua peserta jika ada keputusan positif.
Aspek etika komunikasi bisnis
Aspek-aspek yang dibahas di atas sangatlah penting dan perlu diingat dan diperhatikan. Namun, kita tidak boleh melupakan sisi etis dari hubungan antar manusia. Betapapun rapinya penampilan seseorang, betapapun percaya diri dia mengekspresikan dirinya, jika lawan bicaranya merasa tidak nyaman dan negatif, kecil kemungkinan dialognya akan berakhir positif. Prinsip dasar perilaku etis dalam dunia bisnis adalah: tanggung jawab, ketepatan waktu, literasi, niat baik, dll.
Dengan memperhatikan aspek-aspek yang tercantum di atas, siapa pun akan meningkatkan peluang keberhasilannya, baik dalam bisnis maupun pekerjaan. Keterampilan profesional tentu saja penting, tetapi kemampuan berkomunikasi dengan orang lain memungkinkan Anda untuk lebih jelas menunjukkan kemampuan Anda dan mengungkapkan potensi Anda secara maksimal.
2.4 karakteristik umum negosiasi, tahapan utamanya
Untuk bernegosiasi, Anda perlu memahami apa itu. Negosiasi adalah salah satu jenis kegiatan bersama dengan pasangan, biasanya ditujukan untuk memecahkan suatu masalah. Mereka selalu melibatkan setidaknya dua peserta, yang kepentingannya sebagian sama dan sebagian berbeda. Dalam kasus lain, kita berhadapan dengan jenis interaksi yang sangat berbeda. Jika kepentingan para pihak benar-benar bertepatan, tidak diperlukan diskusi, para peserta cukup beralih ke kerja sama. Dengan perbedaan totalnya, kita mengamati dalam bentuk yang paling jelas persaingan, persaingan, konfrontasi, konfrontasi.
Suka atau tidak suka, Andalah orang yang bernegosiasi. Negosiasi adalah fakta kami Kehidupan sehari-hari, sarana utama untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan dari orang lain.
Saat ini, kita semakin harus melakukan negosiasi: bagaimanapun juga, konflik, secara kiasan, adalah industri yang sedang berkembang. Setiap orang ingin berpartisipasi dalam pengambilan keputusan yang mempengaruhi dirinya; Semakin sedikit orang yang setuju dengan keputusan yang diambil oleh seseorang. Meskipun negosiasi terjadi setiap hari, namun tidak mudah untuk dilakukan dengan baik. Masyarakat dihadapkan pada dilema. Mereka hanya melihat dua pilihan untuk bernegosiasi – bersikap fleksibel atau tegas. Strategi standar kedua dalam negosiasi melibatkan pendekatan tengah – antara lunak dan keras, namun mencakup upaya untuk bernegosiasi antara keinginan untuk mencapai apa yang diinginkan dan bergaul dengan orang lain.
Ada cara negosiasi ketiga, yang melibatkan posisi yang tidak didasarkan pada kelemahan atau kekuatan, melainkan menggabungkan keduanya. Metode negosiasi yang berprinsip, yang dikembangkan oleh Proyek Negosiasi Harvard, adalah menyelesaikan masalah berdasarkan sifat kualitatifnya, yaitu berdasarkan esensi permasalahan, daripada menawar apa yang bisa atau tidak bisa disetujui oleh masing-masing pihak. Metode ini berarti pendekatan yang keras terhadap pertimbangan manfaat dari kasus tersebut, namun memberikan pendekatan yang lembut terhadap hubungan antara para negosiator. Dia tidak menggunakan trik dan tidak menggunakan faktor posisi. Negosiasi yang berprinsip menunjukkan bagaimana mencapai apa yang menjadi hak Anda dan tetap berada dalam batas kesopanan. Cara ini memberi Anda kesempatan untuk bersikap adil sekaligus melindungi Anda dari pihak-pihak yang mungkin memanfaatkan kejujuran Anda. Metode negosiasi yang berprinsip secara bertahap memasuki kehidupan kita, berdampingan dengan metode lain dan secara bertahap menggantikannya.
Secara umum diyakini bahwa negosiasi diperlukan hanya untuk mencapai kesepakatan. Secara umum, pernyataan ini benar. Negosiasi diperlukan untuk berdiskusi dengan mitra suatu masalah yang menjadi kepentingan bersama dan mengambil keputusan bersama. Namun, negosiasi terkadang digunakan untuk tujuan lain. Dalam pengertian ini, negosiasi dapat menjalankan fungsi berbeda-beda, yang harus diperhatikan saat berkomunikasi dengan mitra. Misalnya, para pihak tertarik untuk bertukar pandangan dan pandangan, tetapi karena alasan tertentu belum siap untuk mengambil tindakan atau keputusan bersama, karena menganggapnya, misalnya, tidak menguntungkan atau terlalu dini. Dalam hal ini, fungsi negosiasi akan bersifat informasional. Secara umum, hal ini belum merupakan negosiasi, melainkan pra-negosiasi.
Dekat dengan informasional adalah fungsi yang terkait dengan membangun koneksi dan hubungan baru – komunikatif. Di sini pun tugas utamanya adalah bertukar sudut pandang dan informasi. Oleh karena itu, kita dapat berbicara tentang fungsi informasi dan komunikasi tunggal. Terlepas dari karakter, tipe, dll. negosiasi tertentu, fungsi ini sampai taraf tertentu harus ada dalam negosiasi apa pun.
Fungsi penting lainnya dari negosiasi meliputi regulasi, kontrol, dan koordinasi tindakan. Fungsi-fungsi ini, berbeda dengan fungsi informasi dan komunikasi, biasanya dilaksanakan dengan adanya hubungan yang terjalin baik antar mitra, biasanya dalam hal sudah ada kesepakatan dan negosiasi sedang berlangsung mengenai pelaksanaan keputusan bersama yang telah dicapai sebelumnya.
Dalam praktik negosiasi, situasi juga mungkin terjadi ketika salah satu pihak (atau beberapa) melakukan negosiasi tanpa benar-benar bermaksud tidak hanya untuk memutuskan apa pun, tetapi bahkan untuk bertukar pendapat. Misalnya, salah satu pihak memerlukan negosiasi hanya untuk mengalihkan perhatian mitranya. Jadi, jika kita berbicara tentang negosiasi perdagangan, maka salah satu peserta dapat memulainya hanya untuk menarik minat orang lain, menurut pendapatnya, lebih menguntungkan.
Perundingan perdagangan telah dikenal sejak zaman dahulu. Namun, pemahaman awal mengenai kesepakatan perdagangan yang sukses hampir sama dengan “menipu” mitranya. Seringkali rasa hormat diperoleh oleh orang yang mampu menyingkirkan barang-barang buruk, menerima sejumlah uang yang cukup. Pemahaman yang berbeda mengenai keberhasilan negosiasi perdagangan terjadi saat ini. Negosiasi yang berhasil, pertama-tama, adalah solusi yang saling menguntungkan. Pada saat yang sama, kita tidak boleh berpikir bahwa fungsi negosiasi lainnya sudah ketinggalan zaman. Mereka hidup berdampingan satu sama lain dan sering dilaksanakan secara bersamaan dalam negosiasi, yang memiliki signifikansi lebih besar atau lebih kecil. Beberapa di antaranya, seperti fungsi informasi dan komunikasi, hadir dalam semua negosiasi, ada pula yang muncul dari waktu ke waktu, sehingga secara umum kita dapat berbicara tentang hierarki fungsi negosiasi. Namun saat ini, negosiasi biasanya dilakukan ketika masalah secara sepihak tidak mungkin diselesaikan atau biayanya terlalu mahal.
Seringkali dalam praktiknya faktanya melibatkan negosiasi kegiatan bersama peserta dengan kepentingan campuran diabaikan begitu saja, terutama jika para pihak tidak memiliki pengalaman yang cukup dalam mengelola mereka dan berperilaku seolah-olah mitra tidak ada, hanya berfokus pada kepentingan mereka sendiri dan hanya berusaha mewujudkannya dalam negosiasi.
Konsekuensi dari kenyataan bahwa negosiasi adalah kegiatan bersama adalah perlunya mempertimbangkan tidak hanya kepentingan mitra, tetapi juga visinya tentang masalah, sikapnya terhadap negosiasi, dan banyak lagi. Dengan kata lain, muncul tugas untuk membentuk gagasan tentang sisi yang berlawanan dengan benar. Ide ini terbentuk bahkan sebelum dimulainya proses negosiasi itu sendiri dan diklarifikasi selama negosiasi. Namun bahkan ketika para pihak telah mencapai keputusan dan negosiasi telah berakhir secara resmi, interaksi terus berlanjut. Hal ini terkait dengan implementasi kesepakatan yang dicapai. Pada tahap ini terbentuk gagasan tentang keandalan mitra, tentang seberapa ketat dia mengikuti dokumen yang ditandatangani olehnya.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dibedakan tiga tahapan utama dalam proses negosiasi:
- persiapan negosiasi;
- proses pengelolaannya;
- analisis hasil negosiasi dan implementasi kesepakatan yang dicapai.
3.1. Toleransi(dari lat. toleransi- kesabaran, kesabaran, menanggung penderitaan secara sukarela) adalah istilah sosiologis yang menunjukkan toleransi terhadap pandangan dunia, gaya hidup, perilaku, dan adat istiadat yang berbeda. Toleransi tidak sama dengan ketidakpedulian. Hal ini juga tidak berarti menerima pandangan dunia atau cara hidup yang berbeda, hal ini berarti memberikan hak kepada orang lain untuk hidup sesuai dengan pandangan dunianya sendiri.
Menurut definisi Philosophical Encyclopedic Dictionary, “toleransi adalah toleransi terhadap berbagai jenis pandangan, moral, dan kebiasaan. Toleransi diperlukan dalam kaitannya dengan karakteristik masyarakat, bangsa, dan agama yang berbeda. Ini adalah tanda kepercayaan diri dan kesadaran akan keandalan posisi seseorang, tanda arus ideologis yang terbuka untuk semua, yang tidak takut dibandingkan dengan sudut pandang lain dan tidak menghindari persaingan spiritual.”
Toleransi berarti rasa hormat, penerimaan dan pemahaman yang tepat terhadap budaya lain, cara ekspresi diri dan perwujudan individualitas manusia. Toleransi tidak berarti konsesi, keringanan hukuman atau indulgensi. Menunjukkan toleransi juga tidak berarti menoleransi ketidakadilan sosial, melepaskan keyakinan atau mengalah pada keyakinan orang lain, atau memaksakan keyakinan pada orang lain.
Secara umum empati merupakan sifat sosio-psikologis seseorang. Ini mewakili totalitas kemampuan sosio-psikologis individu yang melaluinya properti ini diungkapkan kepada objek dan subjek empati. Beberapa kemampuan tersebut antara lain:
· kemampuan untuk merespons secara emosional terhadap pengalaman orang lain,
kemampuan untuk mengenali keadaan emosional orang lain dan secara mental memindahkan diri ke dalam pikiran, perasaan dan tindakan orang lain,
· kemampuan untuk menggunakan metode interaksi yang meringankan penderitaan orang lain.
Ada berbagai kriteria untuk mengidentifikasi jenis dan bentuk empati. Contoh kriteria tersebut meliputi:
1) modalitas komponen utama dalam struktur empati. Menurut kriteria ini, empati emosional, kognitif dan perilaku dibedakan. K. Rogers dan Truax mendefinisikan komponen komunikatif wajib dari empati sebagai kemampuan untuk menyampaikan pemahaman kepada pasangan tentang pengalaman atau situasi internalnya. Keefe dan Barrett-Lennard memasukkan dalam model empati mereka fase ekspresi, komunikasi pemahaman dalam bahasa yang mudah diakses, secara verbal atau nonverbal.
2) asal usul empati (berdasarkan kriteria ini, empati global, egosentris, dan prososial dibedakan);
3) kriteria empati disposisional (empati personal dan situasional);
4) kriteria tingkat perkembangan empati (refleks dasar dan bentuk empati personal).
Salah satu contoh penggunaan dasar pertama untuk mengidentifikasi jenis empati terdapat dalam karya A.P. Sopikov. Menurutnya, ada tiga jenis empati:
1) emosional, jika emosi mendominasi dalam proses subjek memodelkan objek empati; 2) kognitif, jika kandungan informasi mendominasi proses pemodelan yang dilakukan subjek terhadap objek empati; 3) behavioral, jika aspek kemauan mendominasi dalam proses pemodelan objek empati oleh subjek, yang diekspresikan dengan memaksa objek empati melakukan sesuatu dan pada gilirannya mengandalkan empati timbal baliknya.
Pada gilirannya, VV Boyko membedakan tahapan empati berikut menurut kriteria modalitas komponen utama empati: 1) empati rasional, yang dilakukan melalui keterlibatan, perhatian pada orang lain, pemrosesan analitis intensif atas informasi tentang dirinya; 2) empati emosional, diwujudkan melalui pengalaman emosional (pengalaman, perasaan) dalam proses mencerminkan keadaan orang lain; 3) empati intuitif, yang mencakup intuisi sebagai sarana untuk merefleksikan orang lain, memungkinkan seseorang memproses informasi tentang pasangannya pada tingkat bawah sadar.
3.2. Aturan untuk melakukan percakapan bisnis. Etiket bicara
Setelah perkenalan, sebagai tanda menjalin perkenalan, biasanya terjadi pertukaran beberapa kalimat atau terlibat dalam percakapan singkat. Pada saat inilah lawan bicara Anda, mungkin calon pasangan, membentuk kesan pertama tentang Anda, dan bagaimana jadinya, bagaimana Anda menampilkan diri, tentu akan mempengaruhi hubungan Anda di masa depan.
Percakapan bisnis melibatkan pertukaran pendapat dan informasi dan tidak menyiratkan kesimpulan kontrak atau pengembangan keputusan yang mengikat. Hal ini dapat bersifat independen, mendahului negosiasi atau menjadi bagian integral dari negosiasi tersebut.
Dalam membentuk kesan pertama seseorang terhadap lawan bicaranya, cara berbicara merupakan hal terpenting kedua setelah cara berpakaian yang diperhatikan seseorang. Oleh karena itu, begitu banyak perhatian diberikan pada kajian etika dan psikologi proses negosiasi, yang meliputi nada pembicaraan, isinya, cara berbicara, kebijaksanaan dan kemampuan berargumentasi.
Kemampuan untuk mendukung dan memulai percakapan berperan peran penting di semua bidang aktivitas manusia.
Ada aturan tertentu melakukan percakapan sosial dan bisnis.
Nada percakapan harus halus dan alami. Nada dalam percakapan juga sangat penting, begitu pula gerak tubuh, postur, dan sikap. Nada pembicaraan dapat digunakan untuk menilai suasana hati seseorang, juga mencerminkan karakter orang tersebut, menunjukkan dengan siapa kita berhadapan: orang yang berperilaku baik atau tidak. Kata atau frasa yang sama, bergantung pada cara pengucapannya, dapat memengaruhi lawan bicara Anda secara berbeda. Nadanya harus selalu sopan, tenang, percaya diri atau bahkan lugas, tetapi tidak boleh kasar atau tidak sopan. Dan tidak ada status sosial, atau mengalami kesulitan atau kondisi buruk kesehatan tidak memberi Anda hak untuk bersikap tidak sopan kepada orang lain.
Intonasi rahasia sangat efektif dalam memenangkan hati lawan bicara Anda; hal ini membuat lawan bicara Anda merasa bahwa dia setara dengan Anda. Dalam percakapan atau negosiasi bisnis murni, nadanya harus lebih terkendali dan jelas. Pidatonya tidak boleh terlalu keras, tetapi setiap kata dalam percakapan harus jelas dan jelas bagi lawan bicaranya, jika tidak, dia mungkin kehilangan minat untuk berkomunikasi dengan Anda. Keanggunan dalam percakapan dicapai melalui kejelasan, ketepatan dan keringkasan argumen dan pertimbangan yang diungkapkan. Selama percakapan, Anda harus menjaga ketenangan, lokasi yang bagus semangat dan kebajikan.
Agar dapat berkomunikasi secara efektif, kita harus mengungkapkan gagasan, pemikiran, dan perasaan kita kepada orang yang berkomunikasi dengan kita, namun kita juga harus memberikan kesempatan kepada lawan bicara kita untuk juga mengungkapkan gagasan, pemikiran, dan perasaannya. Mendengarkan juga sama kondisi yang diperlukan untuk sopan dan orang yang santun, bagaimana caranya agar bisa berbicara, dan jika Anda ingin didengarkan, Anda sendiri perlu mendengarkan orang lain.
Mendengarkan adalah elemen penting baik bisnis maupun obrolan ringan. Belajar mendengarkan dengan benar jauh lebih sulit daripada belajar berbicara dengan benar. Setiap orang ingin berkomunikasi dengan orang yang tahu cara mendengarkan, karena orang cenderung lebih banyak berbicara daripada mendengarkan.
Pertukaran informasi adalah syarat pertama dari setiap percakapan, salah satu prasyarat untuk berkenalan dan komunikasi lebih lanjut. Dianjurkan untuk mengajukan pertanyaan agar percakapan tetap berjalan. tipe terbuka: Apa? Di mana? Kapan? Bagaimana? Untuk apa? – yang tidak mungkin dijawab “ya” atau “tidak”, tetapi memerlukan jawaban rinci dengan pernyataan rincian yang diperlukan. Jika ada kebutuhan untuk memperjelas pembicaraan dan mempersempit topik diskusi, maka ajukan pertanyaan tipe tertutup: Haruskah saya? apakah disana? disana? akankah itu? Pertanyaan seperti itu memerlukan jawaban satu kata.
3.3. Ada beberapa aturan yang berlaku umum untuk percakapan telepon:
- jika percakapan terputus, maka orang yang berinisiatif melakukan percakapan itu harus menelepon kembali;
- Anda harus berbicara sesingkat dan sejelas mungkin;
- Anda tidak dapat berbicara terlalu keras di telepon, sekaligus menghindari berbicara terlalu pelan;
- jika Anda salah nomor, Anda tidak bisa bertanya, atau lebih baik bertanya lagi;
- Jika Anda menelepon seseorang dan panggilan Anda tidak dijawab, jangan tutup telepon sampai Anda mendengar bunyi bip panjang 4-6 kali - mungkin perlu beberapa saat bagi lawan bicara Anda untuk menjawab telepon;
- Pikirkan setidaknya beberapa kali sebelum menelepon pada waktu yang tidak biasa - terlalu pagi atau sore hari. Sebagai aturan umum, Anda tidak boleh menelepon sebelum jam 8 pagi atau setelah jam 11 malam;
- Anda tidak dapat menghubungi nomor yang Anda kenal telepon rumah pasangan Anda, kecuali dia sendiri yang memberikan nomor ini kepada Anda dan memberi tahu Anda bahwa Anda dapat meneleponnya di rumah. Panggilan bisnis ke nomor rumah sebaiknya dihindari pada akhir pekan dan hari libur.
3.4. Hadiah adalah sesuatu yang diberikan, dan tujuan dari souvenir adalah untuk mengingatkan suatu pertemuan atau acara.
Hadiah dapat dilakukan dengan cara:
karyawan - karyawan;
kolega - karyawan;
karyawan – kepada atasan (manajer);
manajer - sekretaris;
karyawan perusahaan;
perusahaan – perusahaan
Dalam praktik bisnis modern, merupakan kebiasaan untuk memberikan hadiah pada kesempatan:
tanggal peringatan dalam kehidupan bisnis karyawan;
hari jadi dan tanggal-tanggal penting lainnya dalam kehidupan perusahaan4
hari libur nasional;
hari libur global;
perayaan pribadi dalam kehidupan karyawan (pernikahan, pindah rumah, wisuda);
pertemuan bisnis dengan mitra asing (dalam hal ini perwakilan perusahaan penerima adalah yang pertama memberikan hadiah);
Dalam bisnis, hal-hal berikut biasanya digunakan sebagai hadiah:
buku catatan;
buku harian;
asbak;
ikon (dalam satu set);
gantungan kunci;
korek api dan barang-barang lain yang terutama digunakan di tempat kerja.
Selain itu, ukiran atau cetakan adalah hadiah yang bagus, terutama jika isinya mengingatkan pada sesuatu yang berkaitan dengan tanggal, lokasi, perusahaan, atau negara tertentu.
Sebuah buku (edisi hadiah) dapat menjadi hadiah yang sepenuhnya dapat diterima, dan ada baiknya jika dikaitkan dengan kepentingan karyawan yang menjadi tujuan hadiah tersebut: buku tentang berburu, memancing, buku dengan reproduksi lukisan karya seniman terkenal, dll. .
Anda bisa memberikan lukisan kecil. Paling sering ini adalah lukisan karya penulis muda dan pemula.
Hadiah bagus- sekotak coklat mahal.
Anda dapat memberikan minuman beralkohol, tetapi Anda harus ingat bahwa minuman tersebut harus diberikan
berada dalam merek kotak kardus Selain itu, tidak lazim memberikan minuman beralkohol kuat kepada seorang wanita.
Mitra bisnis asing dapat diberikan oleh-oleh yang berkarakter nasional: keramik Gzhel, nampan Zhostovo, produk Palekh, dll. Pengecualian adalah boneka bersarang - jumlahnya terlalu banyak di luar negeri.
Bunga selalu cocok sebagai hadiah.
Alangkah baiknya jika kado tersebut dihias dengan monogram perusahaan atau tanda tangan pengabdian, apalagi jika kado tersebut dari perusahaan kepada karyawan atau karyawannya.
Kado tersebut harus dikemas dalam sebuah kotak, kotak tersebut dapat dibungkus dengan kertas kado yang indah (atau dibiarkan tanpa kertas kado) dan diikat dengan pita.
Kadang-kadang, pada acara yang sangat khusus, apa yang disebut alamat dilampirkan pada hadiah, yaitu. teks ucapan selamat yang ditandatangani oleh rekan kerja atau manajemen perusahaan.
Perhatian khusus harus diberikan tentang hadiah kepada perusahaan. Biasanya, mereka harus dilengkapi dengan prasasti dedikasi (mengukir atau menempelkan piring khusus pada hadiah)
3.5. Sekretaris.
Sekretaris, pertama-tama, adalah wajah perusahaan. Dialah yang menyapa pengunjung, menjawab panggilan, sehingga menciptakan kesan pertama terhadap organisasi, yang tentunya harus baik. Tugas sekretaris juga meliputi organisasi yang kompeten kegiatan manajer, atau bahkan seluruh perusahaan. Sekretarislah yang memastikan bahwa perundingan berlangsung tepat sesuai jadwal. Sebenarnya, ini adalah kepala bagian penerima tamu, asisten manajer. Bukan suatu kebetulan Akhir-akhir ini Semakin sering, alih-alih kata “sekretaris”, “manajer kantor” disebutkan.
Tidak semua orang mampu bekerja sebagai sekretaris. Fitur Penting ciri-cirinya adalah: penampilan yang dapat dipercaya dan terhormat, pengetahuan tentang pekerjaan kantor, sopan santun, kemampuan berbicara dengan jelas dan runtut, berperilaku di depan umum, kemampuan melakukan percakapan telepon.
Dalam percakapan telepon, sekretaris harus sopan dan singkat, sambil memperoleh informasi sebanyak-banyaknya. Membalas panggilan telepon, sekretaris harus mengetahui nama dan posisi lawan bicara, inti permasalahan, melaporkannya kepada manajemen atau, jika perlu, mengalihkan telepon ke pegawai yang bertanggung jawab di bidang ini sehingga dia dapat menangani masalah tersebut untuk lebih lanjut. laporan.
Tidak mungkin menyelesaikan masalah tanpa instruksi dari manajer: lebih baik membela ketidakmampuan Anda daripada “membuat masalah”. Saat menerima mitra bisnis, jika manajer sedang sibuk dan tidak dapat segera menerima mereka, sekretaris harus menjaga para tamu: secara diam-diam mengundang mereka untuk duduk, melihat-lihat koran atau majalah, tetapi jika penantiannya lama, maka pantas untuk tawarkan mereka teh, kopi, atau air.
Dengan selera yang buruk karena sekretaris mengabaikan tugasnya, apalagi di hadapan pengunjung.
Sekretaris, pada umumnya, memantau keadaan kantor manajer dan keberadaannya alat tulis. Merawat tanaman di kantor (jika ada) juga tidak dilarang. Tak perlu dikatakan lagi, tempat kerja sekretarisnya juga harus dalam keadaan rapi.
Dengan diriku sendiri. Rupanya, komunikasi bisnis adalah variasi lainnya.
Seperti yang sudah disebutkan, intinya komunikasi bisnis adalah bahwa hal tersebut mempunyai sifat yang diatur (ditargetkan) dan terbatas pada topik atau rentang isu tertentu. Hal ini biasanya dilakukan selama interaksi bisnis, di lingkungan kerja resmi, baik dalam bentuk kontak pribadi langsung maupun melalui sarana teknis.
Kita dapat menyebut bentuk-bentuk komunikasi bisnis seperti percakapan bisnis, rapat, rapat, rapat, negosiasi, presentasi, konferensi dan telekonferensi, korespondensi bisnis (sekarang, semakin banyak, surel). Konsultasi dengan seorang ahli (dokter, pengacara) tentang suatu masalah tertentu, konsultasi, wawancara dengan jurnalis, penugasan kepada bawahan, laporannya kepada manajemen, pidato siswa di seminar, lulus ujian, ujian, wawancara dengan guru - semua ini adalah contoh komunikasi bisnis.
Para peneliti telah mencatat beberapa hal kecenderungan modern dalam mengubah peran, konten dan kualitas komunikasi bisnis.
Pertama, terjadi peningkatan yang signifikan kehidupan modern baik di dalam negeri kita maupun di luar negeri peran komunikasi, baik bisnis maupun interpersonal. Saat ini kontak antar manusia semakin meluas, terutama dalam bidang hubungan Internasional. Di Rusia, peran komunikasi dalam proses penciptaan dan penyediaan berbagai layanan telah meningkat secara signifikan.
Kedua, terdapat melemahnya peran komunikasi langsung sehubungan dengan perkembangan sistem komunikasi elektronik dan organisasi kerja virtual.
Ketiga, sifat komunikasi sangat dipengaruhi oleh stratifikasi sosial-ekonomi dan politik masyarakat Rusia modern.
Prinsip komunikasi bisnis
KE prinsip-prinsip umum mengatur alur proses komunikasi bisnis meliputi sifat interpersonal, tujuan, kontinuitas dan multidimensi.
Interpersonalitas. Komunikasi interpersonal bercirikan keterbukaan dan keberagaman interaksi antar manusia, berdasarkan kepentingan pribadi satu sama lain. Meski didominasi orientasi bisnis, komunikasi bisnis mau tidak mau bersifat kontak interpersonal dan mengandung radikal interpersonal tertentu. Bagaimanapun, komunikasi bisnis ditentukan tidak hanya oleh kasus atau masalah bisnis tertentu yang sedang dibahas, tetapi juga oleh kualitas pribadi mitra, sikap mereka terhadap satu sama lain. Oleh karena itu, komunikasi bisnis tidak dapat dipisahkan dari kontak interpersonal.
Fokus. Jelas bahwa setiap tindakan komunikasi bisnis mempunyai tujuan. Pada saat yang sama, fokus komunikasi bisnis bersifat multiguna. Dalam proses komunikasi, selain tujuan yang disadari, tujuan yang tidak disadari (laten) juga membawa beban informasi. Oleh karena itu, pembicara, ketika melaporkan data statistik kepada hadirin, ingin menguraikan situasi objektif dalam bidang masalah. Pada saat yang sama, mungkin secara tidak sadar, ia memiliki keinginan untuk menunjukkan kepada orang-orang yang hadir kecerdasan, pengetahuan, dan kefasihannya. Target lain dapat ditemukan di episode yang sama.
Kontinuitas. Begitu kita menarik perhatian mitra bisnis, kita memulai kontak bisnis dan interpersonal yang berkelanjutan dengannya. Karena komunikasi mencakup unsur verbal dan nonverbal, kita terus-menerus mengirimkan pesan perilaku yang diberi makna tertentu oleh lawan bicara dan menarik kesimpulan yang tepat. Bahkan diamnya pasangan atau ketidakhadiran fisiknya pada saat itu termasuk dalam tindakan komunikasi jika hal itu penting bagi orang lain. Hal ini terjadi karena setiap perilaku kita menginformasikan tentang sesuatu. Ini mewakili reaksi terhadap suatu situasi dan orang-orang di sekitar Anda. Komunikator yang berpengalaman harus menyadari pesan tersurat dan tersirat yang terus-menerus disampaikan.
Multidimensi. Dalam situasi interaksi bisnis apa pun, orang tidak hanya bertukar informasi, tetapi juga mengatur hubungan mereka dengan satu atau lain cara. Misalnya, saat bersiap-siap untuk melakukan perjalanan, Leonid memberi tahu Denis: “Kita perlu membawa peta,” dia tidak hanya menyampaikan informasi. Cara Leonid berbicara penting - tergantung nadanya, pesannya mungkin menyiratkan: "Saya lebih penting daripada Anda - jika bukan karena saya, kita akan melupakan hal penting dalam perjalanan kita."
Dalam komunikasi bisnis, setidaknya ada dua aspek hubungan yang dapat diwujudkan. Salah satu aspeknya adalah menjaga kontak bisnis, mentransfer informasi bisnis. Cara lainnya adalah transmisi sikap emosional kepada pasangan (positif atau negatif), yang hadir dalam interaksi apa pun. Misalnya, seseorang berkata kepada seseorang: “Saya senang bertemu Anda.” Ekspresi wajah yang menyertai kata-kata tersebut akan menunjukkan apakah penutur benar-benar senang melihat lawan bicaranya. Jika dia tersenyum, berbicara dengan tulus, menatap mata dan menepuk punggung lawan bicaranya atau dengan percaya diri menjabat tangannya, lawan bicara menganggap ini sebagai tanda kasih sayang. Dan jika kata-kata sapaan itu diucapkan dengan cepat, tanpa intonasi yang penuh perasaan, dengan ekspresi wajah yang tanpa ekspresi, maka orang yang disapa akan menganggapnya hanya sebagai tanda-tanda tata krama ritual.
Konteks komunikasi bisnis
Proses komunikasi bisnis sangat dipengaruhi oleh fisik, peran sosial, dan emosional-moral konteks, di mana hal itu terjadi.
Konteks fisik komunikasi bisnis terdiri dari tempat, waktu, kondisi lingkungan lingkungan(suhu, pencahayaan, tingkat kebisingan), jarak fisik antar peserta, dll. Masing-masing faktor ini dapat berdampak positif atau negatif terhadap komunikasi. Misalnya, ketika seorang manajer duduk di meja di kantor dan berbicara dengan bawahannya, ini adalah salah satu konteks ketika dia berbicara dengan orang yang sama di belakang. meja bundar di ruang konferensi konteksnya berbeda.
Konteks peran sosial ditentukan oleh tujuan komunikasi dan situasi terjadinya - di kantor, pada upacara resepsi resmi, pada pertemuan bisnis, di ruang kelas, di kantor polisi, di restoran, di antara anggota tim kerja, atau ketika mengunjungi organisasi pesaing. Alur komunikasi bisnis juga dipengaruhi oleh hubungan interpersonal dan posisi sosial para pesertanya.
Semua ini mempengaruhi isi komunikasi dan bagaimana pesan-pesan yang berbeda dibentuk, disampaikan dan dipahami. Jadi, sekretaris pimpinan perusahaan berbicara secara berbeda dengan atasannya dan dengan klien. Seorang karyawan muda yang baru saja dipekerjakan di sebuah perusahaan akan berperilaku berbeda ketika berbicara dengan rekannya dan dengan spesialis yang jauh lebih berpengalaman dan bergelar.
Konteks emosional dan moral menciptakan suasana hati dan perasaan yang dibawa oleh setiap lawan bicara ke dalam komunikasi. Hubungan yang terbentuk antara peserta dalam episode komunikasi sebelumnya dan mempengaruhi pemahaman tentang apa yang terjadi dalam situasi saat ini juga penting.
Aspek emosional dan moral merupakan isi psikologis utama komunikasi bisnis sisi dalam. Memberikan penilaian psikologis terhadap komunikasi bisnis berarti mengatakan seperti apa hubungan mitra bisnis dalam dimensi “manusia” (rasa hormat-tidak hormat, arogansi-pengabdian, dll).
DENGAN titik psikologis Dari sudut pandang, penting emosi dan perasaan apa yang menyertai proses komunikasi: kegembiraan, kegembiraan, inspirasi atau ketakutan, kemarahan, kecemasan, ketidakpastian. Atas dasar moral dan etika apa posisi yang diambil mitra dalam komunikasi, serta kualitas moral apa yang ia tunjukkan dalam hubungan bisnis: kejujuran, kesopanan, komitmen, atau sebaliknya.
Standar moral komunikasi bisnis
Setiap peserta komunikasi bisnis berpedoman pada standar moral tertentu: kejujuran dan kesopanan, keadilan, rasa hormat, tanggung jawab dan lain-lain.
Kejujuran memaksa orang untuk menahan diri dari penipuan dan tindakan menipu. Namun kita harus ingat bahwa terkadang Anda harus berbohong bahkan kepada orang-orang yang menerima kejujuran sebagai norma perilaku bisnis yang tidak dapat diubah. Sering kali, orang-orang terpaksa berbohong ketika mereka terjebak dalam dilema moral dan terpaksa memilih di antara alternatif-alternatif yang tidak memuaskan.
Aturan dasar moralitas adalah “seseorang harus mengatakan kebenaran bila memungkinkan. Persyaratan mendasar dari aturan ini berarti bahwa seseorang tidak boleh dengan sengaja menipu atau berusaha menipu orang lain atau diri sendiri. Hanya jika kita dihadapkan pada dilema moral yang nyata dan harus membuat pilihan yang dibenarkan oleh keadaan (misalnya, tidak memberi tahu musuh tentang serangan yang direncanakan untuk mempertahankan diri). kehidupan manusia), atau memilih yang lebih kecil dari dua kejahatan (melindungi kerahasiaan melalui kebohongan), hanya dengan cara itulah kebohongan dapat dilakukan.”
Kesopanan seseorang diekspresikan dalam kesatuan keyakinan dan tindakannya. Perilaku yang baik adalah kebalikan dari kemunafikan dan sikap bermuka dua. Orang baik selalu menepati janjinya kepada seseorang. Misalnya, seorang karyawan yang berjanji akan membantu rekannya dalam menyelesaikan suatu tugas pekerjaan pasti akan membantunya, meskipun hal itu menimbulkan kesulitan yang berat baginya.
Prinsip keadilan dalam komunikasi bisnis menyiratkan objektivitas atau tidak adanya bias dalam menilai orang lain dan tindakannya. Menunjukkan perhatian atau pertimbangan kepada mitra bisnis dan menghormati hak-haknya menandakan menghormati pada kepribadiannya. Rasa hormat ditunjukkan dengan mendengarkan dan mencoba memahami sudut pandang mitra bisnis kita, meskipun sudut pandang tersebut sangat berbeda dengan sudut pandang kita.
Tanggung jawab diwujudkan dalam sejauh mana peserta dalam interaksi bisnis bertanggung jawab atas perkataan mereka dan memenuhi kewajiban mereka, sejauh mana mereka mematuhi standar moral, serta tanggung jawab satu sama lain.
Pendekatan komunikasi bisnis
Bergantung pada harga diri, serta persepsi dan penilaian pasangan, kita secara sadar atau tidak sadar memilih pendekatan yang berbeda untuk membangun hubungan bisnis. Hubungan dapat dibangun berdasarkan: kemitraan(partisipasi yang setara dalam kasus ini); persaingan(keinginan untuk memaksakan atau mempertahankan posisi seseorang dengan segala cara); dominasi(keinginan untuk menundukkan pasangan).
Kemitraan berarti memperlakukan orang lain setara dengan Anda. Dalam suatu kemitraan, lawan bicaranya dipersepsikan sebagai subjek yang setara dan berhak menjadi dirinya sendiri, yang harus diperhitungkan. Cara utama untuk mempengaruhi satu sama lain didasarkan pada kesepakatan publik atau diam-diam, yang berfungsi baik sebagai sarana pemersatu maupun sebagai sarana kontrol bersama.
Pada persaingan sisi lain tampak berbahaya dan tidak dapat diprediksi. Dalam hubungannya dengan dia, keinginan untuk mengungguli dia dan mencapai keuntungan sepihak mengambil alih. Kepentingan pihak lain diperhitungkan sejauh ditentukan oleh logika persaingan.
Pendekatan terfokus dominasi, mengartikan sikap terhadap pasangan sebagai sarana untuk mencapai tujuan, mengabaikan kepentingan dan niatnya. Mereka yang cenderung mendominasi mempunyai keinginan yang besar untuk mengendalikan, untuk mendapatkan keuntungan sepihak.
Dominasi dalam hubungan dipandang saling melengkapi atau simetris.
DI DALAM hubungan yang saling melengkapi satu pasangan membiarkan pasangannya menentukan siapa yang akan mempunyai pengaruh lebih besar. Dengan demikian, salah satu peserta komunikasi memainkan peran utama, dan yang lainnya secara sukarela mengambil peran sebagai pengikut. Misalnya, hubungan antara majikan dan pekerja bersifat saling melengkapi dan pemilik mengambil posisi mengendalikan. Hubungan dalam situasi kuliah umum juga biasanya saling melengkapi, karena audiens berkumpul untuk mendengarkan dosen dan menyadari informasi yang disajikannya dapat dipercaya.
DI DALAM hubungan simetris orang-orang secara khusus tidak “setuju” sebelumnya tentang siapa yang akan mengendalikan situasi. Misalkan ada satu orang yang mengaku dirinya mengendalikan situasi, namun ada pula yang menganggap hal ini sebagai tantangan dan mendorong mereka untuk mengklaim hak kepemimpinan mereka sendiri. Atau sebaliknya, seseorang menyerahkan kekuasaan, tetapi orang lain tidak mau menerimanya. Misalnya, seorang suami berkata kepada istrinya: “Saya pikir kita harus mengurangi pengeluaran kita selama beberapa bulan.” Sang istri mungkin keberatan dengan hal ini: “Tidak mungkin! saya butuh setelan baru, Anda perlu membeli ban baru untuk mobil Anda. Lagipula, kamu berjanji padaku bahwa kita akan mengganti sofanya.” Dalam hal ini, kedua pasangan mengaku memegang kendali situasi.
Hubungan yang saling melengkapi cenderung tidak menimbulkan konflik terbuka, dan dalam hubungan yang simetris lebih sering terjadi pembagian kekuasaan yang setara.
Keuntungan dan kerugian dari beberapa pilihan komunikasi bisnis dan interpersonal ini dapat dikarakterisasi sebagai berikut.
Di sisi positifnya kemitraan adalah bahwa kedua belah pihak biasanya mendapatkan keuntungan yang signifikan. Kerugiannya adalah dibutuhkan waktu yang sangat lama untuk mencapainya jika mitranya, misalnya, kompetitif.
Persaingan membutuhkan sedikit waktu, mengarah pada kemenangan, tetapi hanya jika Anda punya keuntungan yang jelas. Jika pasangan Anda tidak menyadari kelebihan Anda dan, seperti Anda, rentan terhadap persaingan, masalahnya mungkin berakhir dengan konflik atau putusnya hubungan sepenuhnya.
Dominasi menghilangkan pemborosan waktu dalam diskusi dan benturan pendapat. Namun, hal itu melumpuhkan kemauan mitra bawahannya, sehingga memiskinkan sumber daya intelektual bersama.
Komunikasi di dalam arti umum merupakan pertukaran informasi antar orang atau kelompoknya. Ada komunikasi interpersonal, sosial (peran fungsional), dan bisnis. Topik pembicaraan kita adalah tipe yang terakhir.
Apa itu?
Komunikasi bisnis adalah interaksi dalam bidang hubungan resmi yang tujuannya adalah untuk memecahkan masalah tertentu, mencapai hasil tertentu, dan mengoptimalkan suatu kegiatan. Selain itu, setiap peserta memiliki statusnya sendiri - bos, bawahan, kolega, mitra.
Jika komunikasi terjadi antara orang-orang pada tingkat yang berbeda tangga karier(manajer dan pelaksana), maka terdapat hubungan vertikal yaitu hubungan subordinasi. Jika interaksi dilakukan berdasarkan prinsip kerjasama yang setara, maka itu adalah hubungan horizontal.
Komunikasi bisnislah yang dilakukan seseorang setiap hari di tempat kerja, di universitas, di sekolah, dan di lembaga resmi. Inilah yang namanya komunikasi antara guru dan siswa, atasan dan bawahan, rekan kerja, rekanan dan pesaing.
Keakraban lawan bicara dengan aturan, bentuk dan metode komunikasi tersebut menentukan apakah ia akan mampu mencapai tujuannya. Mitra harus berbicara dalam bahasa yang sama (baik secara langsung maupun secara langsung). secara kiasan), saling memahami, memiliki pengalaman sosial yang sama.
Ketentuan komunikasi bisnis
Agar komunikasi bisnis menjadi efektif, sejumlah syarat harus dipenuhi:
- Komunikasi harus mempunyai tujuan yang jelas, yang ingin dicapai oleh semua orang yang terlibat dalam proses tersebut. Misalnya networking, membuat kesepakatan, mengkoordinasikan suatu acara, mengembangkan syarat kerjasama, dan lain-lain.
- Peserta harus menghubungi satu sama lain tanpa memandang suka dan tidak suka.
- Kepatuhan terhadap etiket bisnis, rantai komando, peran pekerjaan, dan batasan formal adalah wajib.
Pembatasan formal berarti berbagai peraturan, rutinitas dan protokol, serta kebutuhan dangkal untuk mengendalikan kekuatan emosi sendiri dan menghormati lawan bicara.
Selain itu, manajer atau peserta lain yang paling berkepentingan harus memastikan bahwa komunikasi bisnis dapat dikelola. Peserta perlu dimotivasi untuk mencari solusi, jika tidak, mereka hanya akan menjadi pengamat pasif dalam pertemuan yang tidak memberikan ide apa pun.
Bentuk komunikasi bisnis
Dua bentuk komunikasi utama adalah komunikasi kontak (langsung) dan tidak langsung (dimediasi).
Dalam kasus pertama, lawan bicara berkomunikasi secara tatap muka dan mempunyai kesempatan untuk mengevaluasi perilaku non-verbal satu sama lain, sehingga efektivitas kontak tersebut lebih tinggi. Dalam kasus kedua, interaksi terjadi melalui sarana komunikasi apa pun - telepon, surat, dll.
Lebih khusus lagi, bentuk komunikasi bisnis yang paling umum adalah:
- Pertemuan.
- Presentasi.
- Percakapan bisnis.
- Perundingan.
- Percakapan telepon.
- Pertukaran dokumen bisnis resmi (permohonan, perjanjian, surat kuasa, memo).
- Konsultasi.
- Wawancara.
- Berbicara di depan umum, konferensi.
Pada gilirannya, dengan menggunakan bentuk komunikasi bisnis tertentu, peserta dapat mengambil pendekatan konfrontatif atau kemitraan. Pilihan pertama adalah konfrontasi: masing-masing pihak ingin menang. Pendekatan kemitraan melibatkan pencarian solusi yang dapat diterima oleh semua peserta.
Tahapan
Terlepas dari kenyataan bahwa jenis komunikasi bisnis berbeda-beda, mereka hampir selalu dicirikan oleh beberapa tahap:
- Persiapan. Ini adalah penetapan tujuan, tujuan, pengumpulan dan analisis informasi, penentuan strategi perilaku. Lagipula pertemuan bisnis atau negosiasi tidak diselenggarakan untuk mengobrol “tentang apa pun” dan mencari tahu bagaimana keadaan dalam kehidupan pribadi lawan bicara.
- Perencanaan. Pertemuan bisa dilakukan secara spontan, namun diyakini bahwa seorang profesional harus memiliki rencana yang jelas: apa yang akan dikatakannya, bagaimana cara berargumen, apa sebenarnya yang ingin ia dapatkan dari pihak lain.
- Diskusi – mendiskusikan ide, usulan, menemukan kesamaan kepentingan, membuat keputusan bersama.
Skema ini paling relevan untuk negosiasi. Jenis komunikasi lain mungkin tidak mencakup semua tahapan. Panggilan dingin atau pemberian instruksi, misalnya, mungkin tidak melibatkan diskusi apa pun.
Gaya komunikasi bisnis
Tidak hanya jenis komunikasi bisnis, tetapi juga gaya. Dalam interaksi profesional, yang paling umum digunakan adalah:
- Bisnis resmi. Pada gilirannya, ia memiliki subgaya administratif-klerikal, legislatif dan diplomatik. Percakapan bisnis ditandai dengan pidato klise dan bentuk komunikatif tertentu.
- Ilmiah. Digunakan dalam penyusunan laporan, pidato di seminar dan perkuliahan.
- Jurnalistik. Ini termasuk setiap berbicara di depan umum, termasuk melalui media.
- Bahasa sehari-hari dan sehari-hari. Hubungan informal juga terjadi di lingkungan profesional, dan di beberapa perusahaan hal ini bahkan dianjurkan. Kolega tidak selalu berkomunikasi secara eksklusif melalui memo. Namun, perlu dipahami mana gaya seperti itu yang pantas dan mana yang tidak.
Fitur komunikasi bisnis
Mengapa komunikasi bisnis memerlukan persiapan komunikasi terlebih dahulu? Pertama, orang membelanjakan uang pribadi dan waktu kerja untuk pertemuan formal, dan tidak ada yang mau menunggu pemrakarsa mengumpulkan pemikirannya. Kedua, pihak lain tidak selalu tertarik pada interaksi apa pun atau berkomitmen untuk bekerja sama, namun melihatnya dengan cara yang sangat berbeda.
Seperti yang Anda ketahui, tidak akan ada kesempatan kedua untuk mendapatkan kesan pertama. Kontak harus bisa terjalin agar semua peserta berminat berdiskusi. Jika pihak lain pada awalnya tidak merencanakan bekerja bersama, maka Anda setidaknya harus menarik minat lawan bicara Anda dan mengatur pertemuan dengannya pada waktu yang lebih nyaman.
Di tingkat internasional, komunikasi bisnis mempunyai kekhasan tersendiri, karena karakteristik budaya yang berbeda dapat sangat mengganggu kemajuan negosiasi. Misalnya, orang Amerika terbiasa datang ke pertemuan tepat waktu dan langsung membahas urusan bisnis setelah sapaan singkat. Orang Arab juga tepat waktu, tapi percakapan bisnis dimulai dari jauh, pertama membahas alam, cuaca, makanan. Orang Italia tidak melihat ada salahnya terlambat menghadiri rapat dan juga tidak segera memulai diskusi bisnis. Dan orang Jepang akan menghindari tatapan langsung selama percakapan.
Dengan demikian, kita mempelajari apa itu komunikasi bisnis, apa saja ciri-cirinya, apa bentuk, jenis dan gayanya yang menjadi ciri khasnya.
Ini adalah jenis komunikasi yang tujuannya adalah pertukaran informasi antara mitra yang ada atau calon mitra. Selama komunikasi bisnis, masalah-masalah penting diselesaikan, tujuan ditetapkan dan dicapai, kualitas pribadi dan bisnis diperoleh. Untuk lebih memahami semua ini, Anda perlu memahami jenis komunikasi bisnis apa yang ada.
Langsung dan tidak langsung
Semua jenis komunikasi bisnis dibagi menjadi dua kelompok: langsung dan tidak langsung. Komunikasi langsung dipahami sebagai komunikasi yang terjadi secara langsung antar pasangan yang tidak dipisahkan oleh hambatan ruang dan waktu. Ini bisa menjadi negosiasi. Yang kami maksud dengan tidak langsung adalah kontak yang dilakukan dengan menggunakan sarana teknis(telepon, internet). Pengalaman menunjukkan bahwa, bila memungkinkan, komunikasi langsung harus diupayakan, karena dianggap paling efektif untuk mencapai tujuan apa pun. Namun komunikasi langsung, ketika lawan bicara melihatnya, tidak dapat dibandingkan dengan hal lain.
Verbal dan nonverbal
Ada jenis komunikasi bisnis seperti verbal dan non-verbal. Verbal adalah komunikasi melalui kata-kata, non-verbal adalah komunikasi melalui gerak tubuh, ekspresi wajah, dan postur. Potret nonverbal seseorang dapat disusun berdasarkan postur apa yang dia pilih untuk melakukan percakapan, bagaimana dia memandang lawan bicaranya dan dengan intonasi apa dia mengucapkan informasi ini atau itu.
Teknologi komunikasi bisnis dapat dilakukan dengan menggunakan dalam berbagai cara dan Tergantung pada ini, mereka membedakannya jenis berikut komunikasi bisnis:
Pertemuan bisnis
Yang kami maksud di sini adalah komunikasi bisnis, ketika seluruh tim suatu perusahaan atau firma berkumpul untuk mendiskusikan masalah-masalah mendesak atau membuat keputusan. keputusan bersama.
Berbicara di depan umum
Jenis komunikasi bisnis ini sampai batas tertentu merupakan kelanjutan dari komunikasi sebelumnya. Hal ini terjadi ketika seseorang menyampaikan suatu informasi kepada rekan-rekannya atau sekelompok orang lain. Pembicara harus memahami dengan jelas apa yang dibicarakannya, dan pidatonya harus dapat dimengerti oleh audiens.
Percakapan bisnis
Ini adalah jenis komunikasi bisnis di mana pertukaran informasi mengenai beberapa topik yang paling penting saat ini. Misalnya saja diskusi antar karyawan perusahaan mengenai proses kerja. Selama percakapan bisnis, keputusan tidak harus diambil.
Pertemuan bisnis
Berbeda dengan jenis komunikasi sebelumnya, hasil akhir dari negosiasi adalah menemukan hasil maksimal keputusan yang tepat dan penerimaannya. Negosiasi bisnis mempunyai fokus yang spesifik dan jelas, yang dapat menghasilkan penandatanganan kontrak dan transaksi penting.
Sengketa
Selama komunikasi bisnis, tidak selalu mungkin untuk menghindari pertengkaran. Seringkali, hanya karena benturan kepentingan dan para peserta yang mempertahankan posisi mereka, suatu keputusan dapat diambil. Namun terkadang justru perselisihan yang menghalangi diterimanya.
Korespondensi bisnis
Ini adalah cara komunikasi bisnis tidak langsung di mana informasi disampaikan melalui tulisan. Misalnya, hal ini dapat mencakup perintah dan permintaan tertulis. Korespondensi bisnis juga dapat dilakukan dengan mengirimkan email, sehingga menghemat waktu secara signifikan. Bentuknya ada dua: surat (dikirim oleh satu organisasi ke organisasi lain) dan surat resmi pribadi (dikirim atas nama suatu organisasi ke individu lain).
Berbicara tentang komunikasi bisnis, tahapan utamanya juga harus disebutkan.
Fase komunikasi bisnis
· Persiapan komunikasi.
· Fase komunikasi (melakukan kontak).
· Konsentrasi perhatian (pada beberapa masalah atau fitur).
· Mempertahankan perhatian.
· Argumentasi dan persuasi (jika pendapat lawan bicara berbeda).
· Memperbaiki hasilnya (akhiri percakapan pada saat yang tepat).
Kepatuhan terhadap etika komunikasi bisnis adalah dasar dari tim yang sukses. Hubungan yang dibangun berdasarkan kaidah etika profesi dan saling menghormati menciptakan suasana nyaman suasana kerja, menjaga motivasi dalam tim.
Artikel ini menyajikan prinsip-prinsip dasar etika komunikasi bisnis, tips dan aturan yang akan berguna baik bagi karyawan maupun manajer.
Memiliki pengendalian diri untuk menghormati orang lain sebagai diri sendiri dan memperlakukan mereka sebagai diri sendiri
bagaimana kita ingin diperlakukan itulah yang bisa disebut filantropi.
Konfusius
Apa itu?
Komunikasi bisnis, seperti komunikasi lainnya, memerlukan regulasi. Etiket komunikasi bisnis adalah seperangkat aturan publik dan tak terucapkan bagi mereka yang harus bekerja sama setiap hari kerja.Tanpa norma yang diatur, komunikasi bisnis berubah menjadi pertukaran informasi yang kacau balau. Setiap orang mempersepsikannya secara berbeda Dunia, kolega, manajer, dan bawahan mereka.
Untuk memastikan bahwa pandangan dunia yang berbeda tidak mengganggu pekerjaan dan memaksa setiap orang untuk berbicara dalam bahasa yang berbeda, penting untuk memperhatikan etiket dan budaya komunikasi bisnis. Hal ini berlaku baik untuk hubungan dalam satu tim maupun kontak eksternal (antara karyawan dari departemen atau cabang yang berbeda, antara karyawan dan klien).
Aturan dan prinsip dasar etika komunikasi bisnis
Etika komunikasi bisnis memiliki pertama-tama tujuan praktis. Kepatuhan terhadapnya sangat menyederhanakan pekerjaan seluruh tim pada umumnya dan setiap karyawan pada khususnya, karena bertindak sesuai dengan pola yang berlaku umum lebih mudah dan cepat. Hal ini akan memastikan bahwa karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari satu sama lain. Langkah ini membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dengan membebaskan karyawan dari pemikiran seperti, “Apa maksudnya?” Tugas kedua etika bisnis– menciptakan suasana kerja dalam tim di mana seluruh waktu dicurahkan untuk bisnis, dan jumlah waktu yang tepat diberikan untuk bersenang-senang. Kenyamanan moral lebih berperan dalam kehidupan dibandingkan kenyamanan fisik, dan dengan mengikuti etika bisnis maka karyawan akan selalu merasa nyaman dalam hal kepuasan kerja.
Selain itu, sisi moral etika bisnis juga mempengaruhi produktivitas: seorang karyawan yang merasa nyaman di tempat kerja akan lebih berkomitmen terhadap perusahaan dan berusaha melakukan pekerjaannya dengan lebih baik. Suasana menyenangkan dicapai melalui kepatuhan prinsip etika komunikasi bisnis, membuat karyawan berusaha untuk mencapai yang terbaik dalam pekerjaan mereka.
Kami menawarkan untuk melihat video review 5 aturan dasar etiket dalam komunikasi bisnis menurut D. Carnegie:
Jenis dasar komunikasi bisnis
Ada tiga jenis utama komunikasi bisnis, yang didasarkan pada hierarki yang diterima secara umum dalam tim.
Jadi, komunikasi bisnis dapat berlangsung:
- "Perintahkan ke bawah";
- "Turun hingga";
- "Secara horizontal".
Penting untuk bersikap adil terhadap karyawan, kolega dari perusahaan lain, dan klien yang bekerja dengan Anda. Hal ini, misalnya, menyiratkan bahwa tidak etis menanyakan lawan bicara Anda tentang urusan pribadinya, terutama masalahnya, hanya karena itu menarik minat Anda.
Aturan umum berlaku untuk semua orang etika telepon bisnis. “Halo” atau “ya” adalah sapaan yang tidak pantas bagi seorang pebisnis. Anda harus memperkenalkan diri dengan sopan, menyebutkan posisi Anda, nama perusahaan, departemen.
Pada percakapan telepon Anda harus berhati-hati jika Anda berbicara dengan seseorang untuk pertama kalinya - pastikan untuk mengingat nama dan patronimiknya serta menyapanya dengan nama tersebut. Anda harus selalu mengungkapkan pikiran Anda dengan jelas dan ringkas. Jika menurut alasan bagus Jika Anda tidak dapat melanjutkan percakapan, Anda perlu meminta maaf kepada lawan bicara Anda dan menawarkan untuk menghubunginya nanti.
Komunikasi "atasan-bawahan"
Atasan “lebih tinggi” dari bawahan
Atau "atas ke bawah". Setiap pemimpin yang baik harus berusaha menciptakan suasana nyaman dalam tim. Disiplin diri seorang pemimpinlah yang menjadi motivator dan teladan paling ampuh bagi bawahannya.
Oleh karena itu, pertama-tama, penting bagi orang-orang yang memegang posisi kepemimpinan untuk mematuhi aturan etika komunikasi bisnis.
Saran: Dimulai dari disiplin diri sebagai seorang pemimpin. kerja yang efektif seluruh perusahaan. Hanya dengan belajar mengatur diri sendiri barulah Anda bisa mengatur orang lain. Keakraban, terlambat, dan menunda keputusan “untuk nanti” harus dihilangkan dari kebiasaan. Semua ini akan membantu memperkuat otoritas Anda dan memenangkan hati karyawan Anda - semua orang ingin berjuang untuk masa depan yang cerah dengan pemimpin yang ideal.
Manajer adalah orang yang mengatur proses kerja dan memberi perintah.
Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara, antara lain:
- Memesan;
- Meminta;
- Pertanyaan atau permintaan;
- Panggil sukarelawan.
Permintaan adalah bentuk pesanan yang paling umum, terutama jika tim telah menjalin hubungan kerja yang cukup saling percaya. Menanggapi permintaan tersebut, karyawan dapat memberikan komentarnya jika diperlukan. Pengelola juga bisa menyampaikan permintaan sedemikian rupa sehingga setara dengan perintah, dengan nada tetap bersahabat.
Pertanyaan biasanya ditanyakan kepada pegawai yang telah menunjukkan dirinya sebagai orang yang kompeten dan proaktif, begitu pula dengan pemanggilan relawan.
Saran untuk manajer: sebaiknya pelajari bawahan Anda untuk mengetahui siapa di antara mereka yang cukup memahami pertanyaan. Misalnya, seorang bawahan yang berkualifikasi dan antusias terhadap pekerjaannya dan telah mendapatkan kepercayaan dari manajernya dapat memberi saran yang bagus pada pertanyaan tentang bagaimana memecahkan masalah tertentu. Seorang karyawan yang tidak inisiatif dan tidak bermoral lebih cenderung melihat masalah ini sebagai kelemahan manajer dan alasan untuk mengabaikan pekerjaan.
Selain itu, bawahan selalu mengapresiasi keadilan. Jadi imbalannya harus selalu sesuai dengan prestasinya, seperti halnya hukuman yang pantas untuk kegagalan. Pada saat yang sama, kesalahan karyawan tidak boleh dibiarkan begitu saja - perilaku seperti itu dapat menunjukkan manajer sebagai lalai atau memberi tahu karyawan bahwa ia dapat bekerja dengan ceroboh, lalai, dan tidak dihukum.
Antara lain, atasan harus menunjukkan kepada bawahannya bahwa ia menghormati dan menghargai pendapat dan kontribusinya terhadap tujuan bersama, dan dalam hal ini ia akan mencapai loyalitas timbal balik.
Komunikasi "bawahan-bos"
Tentu saja semua bawahan harus mengikuti aturan komunikasi bisnis. Seorang pegawai yang baik, seperti halnya seorang manajer, berkepentingan untuk membangun dan menjaga suasana nyaman dalam tim, oleh karena itu dalam kerangka etika komunikasi bisnis, salah satu tugas bawahan adalah membantu manajer menjaganya.
Dalam situasi apa pun seorang bawahan tidak boleh mencoba mengatur manajernya, ini merupakan manifestasi dari rasa tidak hormat, ketidakpatuhan terhadap hierarki dan, oleh karena itu, pelanggaran terhadap norma-norma komunikasi bisnis yang etis. Subordinasi harus selalu terjadi: Anda dapat mengungkapkan pendapat Anda dalam bentuk yang benar, tetapi Anda tidak dapat menunjukkannya kepada atasan Anda. Omong-omong, dalam hal ini etika komunikasi jaringan tidak terkecuali. Tampaknya dalam korespondensi online beberapa aturan etika dapat diabaikan, namun sebenarnya tidak demikian. Masih ada bos di sisi lain layar, dan Anda harus bersikap sesuai dengannya.
Tidak disarankan untuk bersikap kategoris terhadap atasan Anda. Tidak perlu selalu setuju dengannya, jika tidak, Anda mungkin tampak seperti orang yang menyanjung. Namun Anda tidak boleh terus-menerus berdebat dengan manajemen. Di sini penting untuk menemukan garis tipis dan menunjukkan bahwa bawahan menghormati pemimpinnya batang bagian dalam, karakter yang kuat. Karyawan seperti itu dihargai dan dipercaya sebagai orang yang setia dan dapat diandalkan.
Saya selalu meminta para pembantu untuk berbagi kesulitan mereka; Saya selalu berusaha mendukung mereka,
tentu saja, jika mereka mau mengakui bahwa mereka mempunyai masalah.
J.Soros
Jika perusahaan memiliki manajemen senior, maka Anda tidak boleh menghubungi mereka tanpa melalui atasan langsung Anda. Ini merupakan bentuk langsung dari rasa tidak hormat terhadap pemimpin; hal ini dapat menimbulkan keraguan terhadap kompetensi manajer, yang dapat berdampak negatif terhadap hubungan dalam seluruh tim.
Akan sangat sembrono untuk tidak menyebutkannya Senjata utama sebagian karyawan adalah kebohongan. Jika seorang karyawan membiarkan dirinya berbohong di tempat kerja, berjanji untuk menyelesaikan semua tugas (dengan kegagalan berikutnya), berbicara tentang bagaimana dia melakukan sesuatu yang sebenarnya tidak dia lakukan, jarang sekali seorang manajer menyangkal kesenangannya untuk menyingkirkannya. asisten seperti itu. Kejujuran dan kepercayaan adalah dasar komunikasi bisnis. Dengan berpegang pada prinsip-prinsip ini, seorang karyawan dapat melangkah lebih jauh dari yang direncanakan, tetapi jika Anda mencoba untuk menjadi licik, maka Anda sendirilah yang harus disalahkan.
Komunikasi karyawan-karyawan
Dalam hal ini, pertama-tama, Anda perlu memperhatikan apa yang pada dasarnya menentukan hubungan antar karyawan: hak dan tanggung jawab mereka. Mereka harus didistribusikan dengan jelas di antara rekan kerja, jika tidak, konflik pasti akan muncul. Setiap orang harus mengurus urusannya sendiri, meskipun pekerjaannya tumpang tindih dengan karyawan lain.
Seringkali, persaingan atau persaingan bisnis terjadi antar karyawan, di mana mereka berusaha untuk mencapai, misalnya promosi. Di sini perlu dipahami bahwa personalisasi tidak dapat diterima. Rasa hormat harus dihargai di atas segalanya. Etiket komunikasi bisnis selama presentasi, khususnya, mengandaikan bahwa rekan kerja tidak boleh disela atau disela. Semua pertanyaan dan keberatan dapat diungkapkan dalam bentuk yang benar setelah presentasi atau selama periode pertanyaan yang ditentukan secara khusus.
Selain itu, Anda tidak boleh mengambil lebih dari yang bisa Anda penuhi; Anda tidak boleh membuat janji yang tidak dapat ditepati. Anda perlu menilai diri sendiri, kemampuan Anda, serta kemampuan karyawan Anda secara memadai.