Pertemuan bisnis dan negosiasi bisnis secara umum memiliki satu definisi - yaitu komunikasi bisnis timbal balik dengan tujuan mencapai keputusan bersama. Namun pertemuan bisnis juga dapat dianggap sebagai tahap pertama dari proses negosiasi komponen, di mana subjek negosiasi lebih lanjut diklarifikasi dan masalah organisasi diselesaikan. Keberhasilan negosiasi lebih lanjut sangat bergantung pada hasil kontak awal tersebut, pada kesan yang Anda buat selama pertemuan bisnis “perkenalan”.
Untuk mencapai kesuksesan dalam pertemuan bisnis, perlu mendorong lawan bicara untuk berkomunikasi, berkreasi bidang maksimum peluang untuk diskusi bisnis lebih lanjut dan pengambilan keputusan.
Pertemuan bisnis biasanya berlangsung dalam suasana resmi, dan maksud lawan bicara (mitra bisnis) adalah sebagai berikut:
1) memberi, menerima informasi yang diperlukan atau menukarnya. Memperoleh informasi dapat dianggap sebagai tujuan utama pertemuan bisnis;
2) menyepakati suatu masalah yang menarik bagi lawan bicara;
3) meyakinkan lawan bicara (mitra bisnis) tentang kebenaran keputusan yang diambil, keuntungan dari metode tindakan yang dipilih, dll.;
4) menjalin kontak, memperkuat hubungan bisnis, dan terkadang membuat perjanjian apa pun, mengamankannya, jika mungkin, dengan protokol tertulis tentang niat lebih lanjut;
5) dinamika setiap pertemuan bisnis melewati empat fase: kontak, orientasi, pengambilan keputusan dan evaluasi, hasil. Mengetahui makna dari fase-fase tersebut memungkinkan Anda membangun percakapan atau beradaptasi dengan lawan bicara Anda sehingga hasil pertemuan tersebut akan menjadi keputusan yang positif bagi Anda.
Fase pertama pertemuan adalah kontak - detik-detik ketika Anda memasuki ruangan, menyapa dan bertukar kalimat pertama. Tujuan utama dari fase komunikasi ini adalah untuk menciptakan kondisi untuk menjalin kemitraan.
Tugas utama yang harus Anda selesaikan pada fase pertama adalah menjalin kontak emosional dengan lawan bicara Anda.
Percakapan pada pertemuan bisnis harus dibangun secara konsisten, mengikuti rencana yang direncanakan. Dalam percakapan, lebih baik tetap satu langkah lebih formal daripada satu langkah lebih akrab, namun tetap sopan dan ramah. Di Rusia, merupakan kebiasaan untuk menyapa mitra dengan nama depan dan patronimik, kecuali jika budaya perusahaan memungkinkan Anda memanggil satu sama lain dengan nama, dengan cara Amerika.
Sikap dan ketertarikan yang positif dapat ditunjukkan dengan ungkapan berikut: “Senang bertemu Anda!”, “Terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan kami!” Di awal percakapan bisnis, disarankan untuk memulai percakapan singkat tentang topik sekuler - tentang cuaca, peristiwa budaya terkini, dan situasi ekonomi. Frasa pengantar semacam ini memungkinkan Anda untuk terbiasa dengan cara lawan bicara Anda berbicara, mendengarkan gelombang umum, dan mencapai kesepakatan pertama (jarang ada perbedaan pendapat tentang cuaca di luar jendela).
Agar percakapan menjadi produktif sejak awal, Anda harus mampu:
1) menjalin kontak dengan lawan bicara;
2) menciptakan suasana percakapan yang menyenangkan;
3) menarik perhatian pasangan Anda dan membangkitkan minatnya terhadap topik Anda (masalah atau usulan).
Penting tidak hanya untuk menjalin kontak, tetapi untuk memantaunya sepanjang percakapan dan mengambil tindakan: jika terputus, ajukan pertanyaan, tawarkan teh, atau buat lelucon, jika, tentu saja, situasinya memungkinkan.
Ada cara untuk memulai percakapan yang menghalangi jalan kita menuju kesuksesan atau membuatnya sangat sulit untuk mencapainya. Jika Anda ingin percakapan Anda pada pertemuan bisnis pertama efektif, sebaiknya hindari:
1) manifestasi tanda-tanda keraguan diri dan perlunya pertemuan;
2) menunjukkan sikap tidak hormat di awal pertemuan, meskipun dalam bentuk yang ringan;
3) membangkitkan posisi defensif lawan bicara dengan pertanyaan pertama.
Anda harus membangun suasana emosional yang menyenangkan, bahkan jika lawan bicaranya tidak menyenangkan bagi Anda dan Anda tidak mengalami emosi positif apa pun dari pertemuan tersebut, yang utama adalah mencapai hasil positif dari pertemuan itu sendiri.
Fase kedua adalah orientasi. Di sini tujuan utamanya adalah untuk mengetahui inti permasalahan yang menimbulkan pertemuan tersebut. Anda perlu menyampaikan kepada lawan bicara Anda informasi yang perlu tentang keunggulanmu kualitas profesional ah, dalam bentuk presentasi (asal jangan menyombongkan diri), jelaskan alasan ketertarikan dan daya tarikmu padanya.
Fase ini paling lama, jadi tugas Anda adalah menjaga kontak dengan lawan bicara. Misalnya, daftar kesuksesan atau klien Anda yang membosankan bisa menjadi membosankan, dan kemudian hubungan emosional positif akan hilang, yang biasanya mengarah pada hasil negatif.
Pertemuan bisnis akan lebih efektif jika direncanakan terlebih dahulu dan Anda mempersiapkannya, jika Anda telah mengumpulkan semua informasi yang tersedia tentang lawan bicara, calon mitra bisnis.
Tentukan beberapa poin utama yang ingin Anda sampaikan kepada pihak lain. Pilih waktu presentasi Anda dan jumlah informasi yang akan Anda sampaikan. Pikirkan tentang urutan penyajian informasi, di mana mengatakan hal utama dan bagaimana menyembunyikan kekurangan solusi Anda.
Keberhasilan Anda dalam pertemuan bisnis, selain kualitas profesional Anda, sangat bergantung pada moral dan kepercayaan diri Anda, dan semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin mudah bagi Anda untuk melakukan proses negosiasi.
Gaya dan pendekatan percakapan mempunyai pengaruh besar terhadap hasil pertemuan bisnis Anda. Bahkan dengan sikap komunikasi yang paling positif, keinginan tulus untuk mencapai kesepakatan, percakapan mereka tidak berhasil; terlebih lagi, upaya mereka untuk memperbaiki situasi hanya memperburuknya. Alasan terpenting untuk hal ini seringkali adalah perbedaan gaya dan pendekatan percakapan bisnis antar mitra dan komponennya, seperti:
1) kecenderungan untuk berbicara secara langsung atau memberi isyarat;
2) adanya gerak tubuh, intonasi, frekuensi pengulangan dan penggunaan komponen bicara tertentu: nada, timbre, kecepatan, volume, dll;
3) kemampuan dan ketidakmampuan mengajukan pertanyaan yang tepat atau membiarkan orang lain mengambil inisiatif dalam memberikan informasi tentang dirinya;
4) tingkat formalitas yang nyaman - kesederhanaan; lelucon yang bisa diterima; sikap terhadap pertukaran pengaduan;
5) harapan bahwa orang lain akan mengikuti teladan kita, dll.
Ada tiga pendekatan yang berbeda untuk melakukan percakapan bisnis: keras, lembut dan berprinsip.
Jika suatu pihak bertindak “keras”, maka pihak tersebut menganggap peserta percakapan sebagai lawan, yang secara sepihak berusaha untuk menang. Ia menganggap kemenangannya sendiri sebagai tujuannya, berpegang teguh pada posisinya dan menyembunyikan kepentingannya, menuntut konsesi sebagai pembayaran atas perjanjian tersebut, memberikan tekanan dan mencoba untuk memaksakan dan memenangkan “pertarungan keinginan.”
Jika salah satu pihak bertindak dalam kerangka “pendekatan lunak”, maka pihak tersebut menganggap peserta percakapan sebagai teman, menganggap tujuan pembicaraan sebagai kesepakatan dan siap membayarnya dengan konsesi sepihak, dengan mudah mengubah posisinya. , mencoba menghindari “persaingan keinginan”, tetapi jika dipaksakan, ia akan menyerah pada tekanan dari pihak lain.
Pendekatan Berprinsip melihat peserta sebagai kolaborator yang bekerja sama dalam suatu masalah. Ia menganggap tujuannya sebagai hasil yang masuk akal, dicapai dengan cepat dan baik hati, berkonsentrasi pada kepentingan, bukan posisi, menuntut bukan konsesi, tetapi pengembangan pilihan yang saling menguntungkan, menekankan penggunaan kriteria objektif yang tidak bergantung pada keinginan para peserta. . Kriteria tersebut dapat berupa pendapat para ahli, indikator ekonomi di pasar, indikator yang diperhitungkan, statistik, undang-undang, tetapi bukan keinginan pihak mana pun.
Memilih pendekatan terbaik untuk Anda bergantung pada faktor-faktor berikut:
1) dari tujuan Anda. Jika Anda ingin menjaga hubungan dan mempertahankan kontak untuk waktu yang lama, maka “pendekatan berprinsip” lebih disukai. Jika penting bagi Anda untuk meluangkan waktu dan Anda siap untuk membuat konsesi sekarang untuk “memenangkan kembali situasi” di masa depan, maka Anda dapat mengikuti “pendekatan lunak”;
2) di pihak siapa kekuatan sebenarnya berada. Misalnya, jika Anda tidak punya kekuatan nyata, penerapan “pendekatan keras” sangat sulit;
3) pada keterampilan dan kemampuan para pihak. “Pendekatan berprinsip”, meskipun merupakan salah satu pendekatan yang paling efektif, juga memerlukan keterampilan komunikasi yang paling berkembang.
Oleh karena itu perlu dengan perhatian khusus merawat kualitas pribadi lawan bicara Anda, posisi dan tujuannya, pertimbangkan kebutuhannya dalam solusi yang Anda usulkan.
Ada enam aturan dasar untuk menjalin hubungan antar mitra dalam negosiasi awal.
1. Rasionalitas. Penting untuk berperilaku menahan diri. Emosi yang tidak terkendali berdampak negatif pada proses negosiasi dan kemampuan mengambil keputusan yang masuk akal.
2. Pemahaman. Kurangnya perhatian terhadap sudut pandang mitra membatasi kemungkinan pengembangan solusi yang dapat diterima bersama.
3. Komunikasi. Jika mitra Anda tidak menunjukkan minat yang besar, maka Anda dapat mengadakan pertemuan bisnis dengan mereka hanya dalam bentuk konsultasi. Ini akan membantu menjaga dan meningkatkan hubungan.
4. Kredibilitas. Informasi palsu melemahkan kekuatan argumentasi dan juga berdampak buruk pada reputasi.
5. Hindari menguliahi pasangan Anda. Keyakinan Anda harus didasarkan pada rasa hormat terhadap kualitas pribadi lawan bicara Anda.
6. Penerimaan. Cobalah untuk menerima pihak lain dan terbuka untuk mempelajari sesuatu yang baru dari pasangan Anda.
Implementasi yang sukses pertemuan bisnis, percakapan dan negosiasi sangat bergantung pada kepatuhan mitra terhadap standar dan prinsip etika seperti akurasi, kejujuran, kebenaran dan kebijaksanaan, kemampuan untuk mendengarkan (memperhatikan pendapat orang lain), dan kekhususan.
Ketepatan. Salah satu standar etika terpenting yang melekat pada seorang pebisnis. Syarat-syarat perjanjian harus dipatuhi sampai saat ini. Keterlambatan apa pun mungkin menunjukkan tidak dapat diandalkannya Anda dalam bisnis.
Kejujuran. Ini tidak hanya mencakup kesetiaan terhadap kewajiban yang diterima, tetapi juga keterbukaan dalam komunikasi dengan mitra, jawaban bisnis langsung atas pertanyaannya.
Kebenaran dan kebijaksanaan. Tidak mengesampingkan ketekunan dan energi dalam negosiasi dengan tetap menjaga kebenaran. Faktor-faktor yang mengganggu jalannya pembicaraan harus dihindari: kejengkelan, saling menyerang, pernyataan yang salah, dll.
Kemampuan untuk mendengarkan. Dengarkan baik-baik dan penuh konsentrasi. Jangan menyela pembicara.
Kekhususan. Percakapan harus spesifik, tidak abstrak, dan mencakup fakta, angka, dan detail yang diperlukan. Konsep dan kategori harus disepakati dan dipahami oleh mitra. Pidato tersebut harus didukung oleh diagram dan dokumen. Siapkan materi visual dan pertimbangkan bentuk penyajiannya.
Aturan-aturan ini tetap relevan selama negosiasi lebih lanjut.
Jika alur percakapannya positif, fase kedua dengan lancar bertransisi ke fase ketiga, yang melibatkan pengambilan keputusan dan penilaian. Di sini Anda akan diminta untuk berkomunikasi secara aktif dengan lawan bicara Anda, karena pemilihan opsi pengambilan keputusan yang paling sesuai untuk kedua belah pihak akan dimulai.
Hampir setiap pertemuan bisnis melibatkan pembahasan perbedaan pendapat atau keberatan. Dan fakta bahwa pihak lain keberatan dengan Anda membuktikan bahwa dia tertarik, jika tidak, dia akan menghentikan pembicaraan begitu saja. Tugas Anda pada tahap ini adalah memahami mengapa lawan bicara keberatan, di mana Anda tidak memperhitungkan kepentingannya, kebutuhan apa yang dilupakan dalam solusi yang diusulkan, dan bagaimana memperbaiki semua ini dan meningkatkan solusi. Tanyakan bagaimana pihak lain melihat solusi terhadap konflik yang muncul.
Siapkan beberapa solusi untuk dipilih, dan jika semua opsi menimbulkan keberatan, maka Anda harus kembali menganalisis tujuan pihak lain. Keberatan memaksa kita untuk mencari solusi non-standar.
Jika Anda tidak dapat menyelesaikan perselisihan selama pertemuan bisnis, luangkan waktu untuk berpikir dan mencari opsi yang lebih sesuai.
Fase terakhir adalah mencapai solusi yang disepakati. Pada tahap ini, syarat-syarat pertemuan baru Anda biasanya disepakati untuk memperjelas masalah-masalah kecil, membahas syarat-syarat perjanjian atau kontrak, dll. Penting untuk mendiskusikan bagaimana, kapan dan di mana pertemuan Anda berikutnya akan diadakan.
Hasil negatif dari percakapan bisnis selama pertemuan bisnis “perkenalan” bukanlah alasan untuk bersikap kasar atau dingin di akhir proses negosiasi. Perpisahan harus sedemikian rupa sehingga, dengan pandangan ke masa depan, memungkinkan Anda mempertahankan kontak dan ikatan bisnis. Sebaiknya akhiri pertemuan dengan kalimat: “Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mendiskusikan proposal kami. Saya mohon maaf karena rencana jangka pendek Anda tidak mencakup..., tetapi jika Anda memerlukannya informasi tambahan... "Dalam hal ini, pertemuan atau percakapan itu, meskipun tidak menemukan kelanjutannya, tetap saja ada sisi positif, karena selalu ada kemungkinan nantinya kontak ini akan berkembang menjadi hubungan yang baik dan bermanfaat.
Jika ini adalah pertemuan presentasi, maka ungkapan berikut dapat digunakan: “Terima kasih atas kesempatan berdiskusi dengan Anda tentang prospek kerjasama yang saling menguntungkan antara perusahaan kami,” “Terima kasih atas kesempatan untuk mempresentasikan kepada Anda…” , “Terima kasih telah memberi saya kesempatan untuk menawarkan Anda…”
Dan tentu saja, frasa standar universal: “Kami berterima kasih karena telah meluangkan waktu untuk bertemu”, “Saya sangat senang berbicara dengan Anda”, “terima kasih atas waktu yang Anda curahkan untuk saya”, “Jika Anda memiliki pertanyaan , silakan telepon, hubungi...", "Jika Anda tertarik dengan penawaran kami, mari kita bertemu lagi di waktu yang tepat bagi Anda," dll.
Setiap hari diadakan sejumlah besar pertemuan bisnis dan negosiasi pada tingkat yang sangat berbeda. Dan tidak peduli apa itu: pertemuan para pemimpin perusahaan dunia dengan tujuan untuk mencapai kesepakatan jutaan dolar atau percakapan bisnis antara dua pengusaha kecil tentang kerja sama - dalam negosiasi apa pun, penting untuk bisa Benar melaksanakannya, dan tidak bertindak sembarangan. Tanpa persiapan yang matang untuk pertemuan bisnis dan strategi perilaku yang tepat selama pertemuan tersebut, kecil kemungkinan Anda akan dapat mencapai hasil negosiasi yang diinginkan.
Mengadakan pertemuan bisnis adalah masalah yang agak rumit, bahkan jika Anda baru mulai mengadakannya aktivitas bisnis, kini tidak ada salahnya Anda mempelajari beberapa nuansa penyelenggaraan negosiasi bisnis.
Bagaimana mengatur pertemuan bisnis
Selama pertemuan bisnis, ikuti beberapa hal aturan sederhana, dan kemudian Anda: pertama, akan merasa lebih percaya diri selama negosiasi; kedua, Anda akan tampil di mata lawan bicara Anda sebagai orang yang serius dan penuh perhatian yang dapat Anda ajak bicara; dan ketiga, Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk mencapai hasil negosiasi yang diinginkan.
1. Tujuan yang jelas
Dalam proses persiapan negosiasi, perlu dibuat daftar spesifik masalah yang perlu dipertimbangkan dan masalah yang perlu diselesaikan. Dan selama negosiasi itu sendiri, Anda tidak boleh menyimpang dari daftar ini, jika tidak, Anda berisiko kehilangan alur utama percakapan dan, akibatnya, tidak mencapai tujuan Anda. Semakin besar permasalahan yang harus diperhatikan dalam perundingan, semakin serius pula persiapannya, karena perlu dipilih jumlah waktu optimal yang akan digunakan untuk mempertimbangkan setiap permasalahan.
2. “Air” minimal
Aturan ini tidak hanya berlaku untuk negosiasi bisnis dengan mitra, tetapi juga untuk rapat kerja dan percakapan bisnis apa pun di tempat kerja. Seringkali orang (terutama jika mereka menjalin hubungan persahabatan di luar pekerjaan) mulai mempelajari topik yang sama sekali tidak berhubungan dengan tujuan negosiasi. Dan alhasil, ternyata pertemuan itu seolah-olah terjadi, mereka seolah-olah membicarakan sesuatu, namun pada akhirnya tidak membuahkan hasil. Oleh karena itu, cobalah mengalihkan perhatian Anda sebanyak mungkin dari percakapan dengan topik “bagaimana Anda merayakan ulang tahun Anda” atau “bagaimana kabar keluarga Anda”, dan berkonsentrasilah hanya pada topik kerja. Semua percakapan lainnya dilakukan di waktu senggang dari pekerjaan.
3. Hanya orang-orang penting
Jarang sekali negosiasi bisnis terjadi antara dua orang secara tatap muka. Ini adalah kasus yang agak istimewa. Dalam kebanyakan kasus, negosiasi dihadiri oleh beberapa orang dari kedua belah pihak - penasihat, kolega, mitra, asisten. Ajaklah beberapa orang bersama Anda ke negosiasi yang akan mengutarakan pendapat mereka, memberikan nasihat dan membantu Anda mengambil keputusan. solusi yang benar- ini masuk akal, tetapi Anda tidak boleh berlebihan dengan jumlah asisten. Pertama, banyaknya orang di ruang rapat dapat menimbulkan perasaan “ramai” dan menghilangkan konsentrasi Anda. Kedua, orang-orang yang tidak terlalu terkait dengan masalah yang ada, jika mereka berbicara, kemungkinan besar akan keluar dari topik atau tidak menarik bagi siapa pun (Anda tidak akan mendengarkan pendapat perancang tentang cara memunculkan perusahaan. keluar dari krisis?). Oleh karena itu, bawalah ke perundingan hanya mereka yang benar-benar dibutuhkan di sana.
4. Ketepatan waktu dan peraturan
Sayangnya, kebiasaan terlambat menjadi masalah bagi banyak orang. Dan bisnis juga. Menunggu pihak yang terlambat berarti menunda dimulainya negosiasi. Waktu terbuang sia-sia untuk menunggu. Nyata pebisnis Saya hanya harus menghargai waktu saya, jadi “latih” bawahan Anda agar mereka selalu datang tepat waktu, atau mulai saja tanpa terlambat. Omong-omong, Jalan terbaik menghentikan selamanya kebiasaan terlambat di kalangan bawahan berarti memberi mereka contoh sendiri tiba di tempat kerja dan semua acara kerja tepat waktu.
5. Sepatah kata untuk semua orang
Jika Anda memperhitungkan aturan tentang kehadiran hanya orang-orang penting dalam negosiasi (lihat poin 3), maka pada pertemuan bisnis Anda tertarik dengan pendapat semua orang di dalam dinding ruang negosiasi. Beri mereka kesempatan untuk mengutarakan pendapatnya. Selama pidato Anda, izinkan mereka yang hadir untuk berkomentar dan memberikan komentar yang membangun, tetapi jangan menjadikannya lelucon. Ketika keputusan akhir sudah lebih atau kurang muncul, tanyakan kembali kepada semua orang apa pendapat mereka tentang situasi saat ini. Ringkasnya, coba pertimbangkan pendapat seluruh peserta negosiasi.
6. Pengekangan
Kemampuan untuk berperilaku pada pertemuan bisnis - kualitas yang dibutuhkan setiap orang. Anda tidak boleh terlalu antusias dengan setiap keputusan yang bermanfaat bagi Anda. Jangan kesal dan panik jika sesuatu tidak berjalan sesuai keinginan Anda. Anda dapat menunjukkan kepuasan atau ketidakpuasan Anda, tetapi lakukan dengan menahan diri dan bermartabat. Selain itu, tanggapi dengan tenang dan percaya diri setiap “serangan” lawan Anda.
7. Presentasi
Untuk setiap pertemuan bisnis, sangatlah tepat untuk membuat presentasi singkat yang menjelaskan secara singkat ketentuan dan tujuan pertemuan tersebut. Ini akan berguna bagi pihak Anda dan pihak lawan bicara Anda: Anda tidak akan melewatkan atau melupakan satu pun detail penting, dan lawan bicara akan mudah memahami informasi jika disajikan dalam bentuk visual.
8. Kesimpulan
Di akhir pertemuan, sangat penting untuk menarik kesimpulan yang mencakup permasalahan yang dibahas dan keputusan yang diambil mengenai permasalahan tersebut. Jika masalah tertentu tidak ditangani karena alasan tertentu (tidak ada orang yang bertanggung jawab, tidak ada cukup waktu, tidak ada informasi yang perlu dll.), maka pertimbangan masalah ini perlu ditunda sampai hari dan waktu tertentu, dan memberitahukan hal ini kepada semua peserta.
1. Anda harus datang ke negosiasi kerja dengan pakaian bisnis yang sesuai. Beberapa perusahaan modern mungkin ingin berpakaian santai pada hari kerja normal (terutama bagi pekerja yang tidak melakukan kontak langsung dengan pelanggan atau mitra), namun jika Anda menghadiri pertemuan bisnis, bersikaplah hormat dan berpakaianlah dengan pantas.
2. Jika topik negosiasi sangat luas, akan lebih baik jika membaginya menjadi beberapa tahap, yang masing-masing tahap akan Anda pertimbangkan masalah tersendiri. Dalam hal ini perlu dilakukan penentuan prioritas dan penataan tahapan secara tepat dalam bentuk yang paling optimal.
3. Jangan buang waktu Anda. Jika Anda melihat rapat dengan cepat gagal, lebih baik diakhiri tanpa menunggu akhir yang “resmi”. Mungkin ada banyak tanda-tanda bahwa negosiasi tidak akan berhasil lagi: lawan bicara sudah berhenti bertanya kepada Anda dan tetap melakukan aktivitas percakapan, lawan bicara jelas-jelas lelah dan tidak berminat untuk percakapan yang konstruktif, lawan bicara sudah mulai bersikap sarkastik, dan seterusnya. Tergantung pada pentingnya topik negosiasi dan kerja sama dengan mitra tertentu, jadwalkan ulang pertemuan atau akhiri sepenuhnya.
4. Jika pihak lain mulai menanyakan terlalu banyak pertanyaan yang provokatif dan rumit, ini hanya berarti satu hal: mereka tidak sepenuhnya percaya dengan apa yang Anda katakan. Anda mungkin terlihat tidak meyakinkan. Oleh karena itu, ada baiknya mengubah gaya komunikasi Anda atau mengerjakan manifestasi non-verbal dari tubuh dan suara Anda.
Halo! Pada artikel ini kita akan membahas tentang cara mengatur pertemuan dengan klien.
Hari ini Anda akan belajar:
- Apa yang harus dikatakan kepada klien masa depan sehingga dia pasti ingin bertemu dengan Anda;
- Kesalahan apa yang tidak boleh Anda lakukan saat menjadwalkan pertemuan pribadi?
- Ada teknik yang akan membantu bahkan seorang pemula untuk melakukan pertemuan pertama.
Perbedaan antara manajer yang baik dan manajer biasa
Untuk melakukannya, gunakan petunjuk berikut:
- Sebelum menghubungi nomor klien, duduklah di kursi, bersandar, rileks, sabar, sopan dan tersenyumlah pada diri sendiri. Terkadang senyuman seseorang bisa dirasakan dari kejauhan. Oleh karena itu, optimislah dan mulailah mengambil tindakan aktif.
- Hubungi dan perkenalkan diri Anda atas nama perusahaan. Sebutkan nama belakang, nama depan dan patronimik Anda, serta posisi Anda. Singkatnya, beri tahu kami apa yang sebenarnya Anda lakukan.
- Setelah itu, nyatakan tujuan panggilan Anda. Klien harus memahami dengan jelas apa yang Anda inginkan darinya. Namun Anda tidak perlu mengeluarkan semua kartu truf Anda sekaligus. Buat lawan bicara Anda tertarik pada sesuatu dan katakan padanya bahwa dia akan belajar lebih banyak secara langsung.
- Beri tahu kami perusahaan terkenal mana yang bekerja sama dengan Anda. Mungkin kepercayaan perusahaan besar untuk perusahaan Anda akan menguntungkan Anda.
- Tetapkan tanggal dan waktu Anda sendiri untuk memulai rapat. Teman bicaranya harus mendapat kesan bahwa dialah yang memutuskan kapan tepatnya pertemuan akan diadakan. Anda sebenarnya memberinya pilihan tanpa pilihan.
- Ucapkan selamat tinggal kepada klien, jangan lupa mengucapkan terima kasih atas perhatiannya.
Berikut adalah contoh dialog tentang pengaturan pertemuan:
— Halo, nama saya Ivanov Ivan Sergeevich, saya manajer penjualan perusahaan Morozko. Kami bergerak dalam bidang penjualan makanan beku. Bisakah Anda memberi saya waktu Anda beberapa menit?
- Halo, aku mendengarkanmu.
— Ivan Sergeevich, saya menelepon untuk mengatur pertemuan. Perusahaan yang saya wakili mempunyai penawaran yang sangat menarik untuk Anda.
- Apa sebenarnya maksud Anda? Bisakah kita membicarakan hal ini melalui telepon?
— Perusahaan kami memiliki penawaran pribadi untuk Anda, yang dengannya Anda akan mengoptimalkan biaya produksi produk Anda. Saya dapat menjelaskannya kepada Anda lebih detail selama komunikasi pribadi. Beberapa restoran paling terkenal di kota (misalnya Celentano dan Bavaria) telah menerima tawaran kami dan puas dengan pilihan mereka.
- Ini menggoda, tapi saya mungkin akan memikirkannya.
— Mari kita bertemu besok jam 16.00 atau lusa jam 9.00, saya akan ceritakan secara detail tentang syarat kerjasama dengan kami. Ini akan lebih informatif daripada percakapan telepon. Akankah nyaman bagi Anda untuk bertemu besok?
— Mungkin, ya, hanya jika memungkinkan, di kantor saya.
- Bagus, kalau begitu besok jam 16.00 aku akan bersamamu. Terima kasih atas waktu Anda dan sampai jumpa lagi!
Kemungkinan kesulitan saat berbicara dengan klien
Dalam proses pemenuhannya tanggung jawab pekerjaan Setiap orang menghadapi sejumlah kesulitan yang perlu diatasi. Agen penjualan dan manajer harus mampu menangani keberatan.
Mari kita pertimbangkan situasi masalah utama.
|
Situasi masalah |
Tindakan Manajer |
|
Sekretaris atau pegawai lain mengatakan itu orang yang tepat Tidak disini |
Manajer bertanya kapan waktu terbaik untuk menelepon kembali |
|
Sekretaris bertanya-tanya apa yang ditelepon agen penjualan itu |
Di sini perlu dijawab secara terselubung, namun sedemikian rupa sehingga sekretaris menganggap panggilan manajer itu sangat penting dan tidak bisa diabaikan. Misalnya, “Saya menelepon tentang informasi yang disampaikan kepada saya oleh Vasily Petrovich” |
|
Klien tidak mau bertemu dan meminta untuk mengirimkan informasi kepadanya di surel atau faks |
Manajer menjelaskan bahwa dia dapat melakukan ini, tetapi klien harus membutuhkan waktu lama untuk memahami perhitungannya dan dalam hal ini informasinya mungkin tidak dapat dipahami secara lengkap. Adalah rasional bagi klien untuk mengalokasikan beberapa menit waktu untuk rapat daripada menghabiskan waktu berjam-jam mempelajari proposalnya sendiri |
|
Klien mengaku sedang sibuk dan tidak dapat berbicara |
Tanggapan agen penjualan mungkin: “Tentu saja saya mengerti, beri tahu saya kapan harus menelepon saya kembali.” |
|
Teman bicaranya tertarik pada sisi keuangan dari masalah ini |
Manajer menjawab bahwa pilihannya banyak dan harga barangnya tergantung pada barang yang dipilih klien. Itu sebabnya mereka perlu bertemu |
|
Klien menyatakan bahwa dia puas dengan pemasok saat ini |
Penelepon meminta untuk meluangkan waktu 5 menit agar klien memahami apakah persyaratan kerja sama pemasok saat ini benar-benar lebih menguntungkan daripada tawarannya |
|
Klien merasa gugup dan mengatakan bahwa tawaran manajer tidak menarik baginya |
Manajer tidak bersikeras untuk melanjutkan pembicaraan, tetapi meminta izin untuk menelepon kembali dalam beberapa minggu |
Ada beberapa teknik efektif yang akan membantu Anda meyakinkan klien dengan cepat dan mudah tentang pentingnya pertemuan yang akan datang.
- Teknik langkan– intinya adalah sebagai berikut: Anda terus-menerus mempertahankan minat pada lawan bicara Anda tanpa mengungkapkan semua informasi secara lengkap. Anda dapat menggunakan ungkapan berikut: “Jadi agar saya dapat memberi tahu Anda segalanya secara lebih rinci dan menyampaikan informasi kepada Anda secara lengkap, kita perlu bertemu.”
- Revaluasi produk– Anda perlu mengevaluasi kembali produk Anda dan mengembangkannya teknologi baru proposalnya. Cobalah untuk mengganti kalimat membosankan “Saya ingin bertemu dengan Anda” dengan ungkapan “Perusahaan kami akan menghitung dan menawarkan pilihan nyata mengurangi biaya produk Anda." Misalnya, jika Anda menjual barang ke restoran dan kafe, jangan katakan bahwa Anda menawarkan klien untuk membeli produk tertentu. Pastinya klien sudah mempunyai supplier. Tawarkan layanan untuk memperkirakan biaya hidangan tertentu. Dengan melakukan analisis, Anda akan menunjukkan bahwa jika klien membeli produk dari Anda, klien akan menghemat uang. Oleh karena itu, lebih baik bekerja sama dengan Anda.
Berikut beberapa tip yang dapat menghindari kesulitan selama percakapan:
- Pertahankan minat, tetapi jangan menciptakan intrik.
- Jangan menjanjikan klien peningkatan keuntungannya beberapa kali lipat. Hal ini menyebabkan ketidakpercayaan.
- Jangan menggunakan kalimat: “Kami ingin…”, “Kami bisa bersama Anda…”, karena klien hanya tertarik pada keuntungannya, bukan keinginan Anda.
- Bersikeras untuk mengadakan pertemuan pribadi, karena dengan menatap mata Anda, akan lebih sulit bagi klien untuk menolak kerja sama.
Kesimpulan
Undangan pertemuan yang tepat merupakan langkah awal untuk menyelenggarakan pertemuan yang tepat, yang memerlukan kerjasama yang panjang dan produktif. Tugas utama percakapan telepon, meyakinkan lawan bicara tentang perlunya pertemuan pribadi. Untuk melakukan ini, Anda harus menarik minat klien dan belajar cara menangani keberatan.
1. Persiapan.
Rapat yang efektif terdiri dari 70-80% persiapan.
Saat membuat daftar undangan, perlu diperhatikan tujuan pertemuan. Anda tidak boleh menelepon orang dengan pemikiran “berjaga-jaga.” Hanya orang-orang yang benar-benar dapat menyampaikan sesuatu yang boleh berpartisipasi dalam pertemuan tersebut. Seringkali, penyelenggara, tidak mengetahui siapa sebenarnya yang dibutuhkan dari departemen lain (misalnya Anda sedang memulai sebuah proyek dan ingin mendiskusikannya dengan calon peserta pada tahap awal), mengundang setengah dari tim ke pertemuan. Akibatnya, separuh dari separuh tersebut justru tidak ikut serta dalam rapat. Jika Anda sebagai penyelenggara tidak mengetahui siapa sebenarnya yang akan dibutuhkan dalam rapat, undanglah kepala departemen, dan dia akan meneruskan undangan tersebut kepada siapa yang dibutuhkan, atau datang sendiri ke rapat, lalu menunjuk karyawan yang diperlukan.
Seperti yang kita ketahui, pertemuan terjadi format yang berbeda. Ini bisa berupa brainstorming, presentasi, dll. Undangan rapat harus mencantumkan formatnya agar peserta memahami apa saja yang harus dipersiapkan. Misalnya, Anda dapat menulis: “Rekan-rekan, mari kita bertukar pikiran tentang topik ini dan itu.”
Undangan harus menunjukkan apa yang akan dibicarakan. Undangan rapat yang hanya membahas satu topik saja sangatlah buruk. Harus ada daftar pertanyaan untuk didiskusikan, atau latar belakang tugas atau proyek, dan seterusnya. Di sini perlu untuk menunjukkan keputusan apa yang akan diambil selama pertemuan. Jika Anda hanya menunjukkan - mari kita bahas proyek ini dan itu... katakanlah kita membahasnya, tapi apa selanjutnya? Sekalipun Anda menulis bahwa pada pertemuan tersebut perlu ditentukan langkah selanjutnya, ini tidak buruk.
Lamanya pertemuan ini patut mendapat perhatian khusus. Dalam pelatihan saya, saya sering mengajukan pertanyaan: “Menurut Anda mengapa 99% rapat berlangsung selama satu jam?” Dan hanya sekali saya mendengar jawaban yang benar. Semuanya sangat sederhana - klien email mana pun secara default menjadwalkan pertemuan yang berlangsung selama satu jam. Jarang sekali ada orang yang menyesuaikan diri kali ini, namun sia-sia. Dengan demikian, suatu persoalan yang bisa dibicarakan dalam tiga menit (bahkan 15 menit) berlarut-larut selama satu jam. Di sini hukum Parkinson segera berlaku - kita bekerja sebanyak waktu yang kita alokasikan untuk bekerja.
Poin penting saat mengirimkan undangan adalah memeriksa apakah peserta memiliki waktu luang. Klien email mana pun memiliki fungsi ini dan berfungsi dengan baik. Sayangnya, terkadang Anda merasa tidak semua orang mengetahuinya. Yang lebih buruk lagi adalah penyelenggara mengirimkan undangan kepada seseorang ke tempat yang sibuk, dan ketika orang tersebut tidak muncul, keluhan akan diajukan terhadapnya. Itu tidak benar.
Dan di sini kita beralih ke bagian penting lainnya dari pekerjaan penyelenggara. Pihak penyelenggaralah yang harus selalu memantau siapa yang menerima pertemuan dan siapa yang tidak. Kebetulan peserta terpenting dalam suatu rapat menolak rapat dan tidak datang. Semua orang berkumpul, dan penyelenggara mulai mencari orang ini di seluruh kantor. Dan pria itu, tanpa curiga, duduk di pertemuan lain. Dialog berikut terjadi:
–Kamu ada di mana?
- Aku menolak pertemuan itu!
- Kenapa kamu tidak memperingatkan?
- Sebenarnya, aku sudah memperingatkanmu. Haruskah saya mengirimi Anda pemberitahuan khusus?
Calon peserta tentunya tidak perlu memberitahukan secara spesifik kepada siapapun. Jadi, tanggung jawab atas situasi seperti itu selalu berada di pundak penyelenggara. Hati-hati!
2.Apa yang harus Anda hindari?
Di blok terpisah, saya menyoroti beberapa poin yang sebaiknya dihindari saat membuat janji. Tentu saja tidak aturan ketat, tapi jika Anda mengikutinya, kolega Anda hanya akan berterima kasih.
Tidak perlu membuat janji temu (kecuali jika hal tersebut merupakan masalah kritis yang sangat mendesak) dalam waktu satu atau dua jam setelahnya momen saat ini. Secara pribadi, saya mencoba untuk tidak membuat janji bahkan hari demi hari. Pria itu sudah mulai bekerja, merencanakan harinya, memutuskan kapan dan apa yang akan dia lakukan, dan inilah saya dengan undangan saya.
Bukan ide yang baik untuk membuat janji saat makan siang. Di sini, menurut saya, tidak perlu berkomentar apa pun. Juga, saya pribadi mencoba untuk tidak membuat janji dengan orang-orang pada hari gajian/pembayaran di muka. Lagi pula, kita tahu betul bahwa setiap karyawan pada hari gaji/pembayaran uang muka, secara kiasan, menjadi karyawan departemen akuntansi, dan dia tidak punya waktu untuk rapat pada hari itu. Dia perlu membayar semuanya, mentransfernya kepada seseorang, mengembalikannya, meminjamnya, dan seterusnya.
Dan tentu saja saya ingin menyebutkan pertemuan di penghujung hari kerja. Sekalipun orang bekerja dengan jam kerja yang panjang, janji temu hanya boleh dibuat pada hari kerja.
3. Pertemuan langsung.
Saya akan mulai dengan ketepatan waktu. Hal ini sering terjadi: suatu rapat dijadwalkan, katakanlah pada pukul 15.00, dan pada saat itu orang-orang baru mulai bangkit dari tempat duduknya dan bergerak menuju ruang rapat. Pada pukul 15.00 semua orang harus duduk di ruang rapat dan rapat harus dimulai. Banyak yang memberikan sanksi macam-macam. Dendanya adalah 100 rubel per menit karena terlambat, dan seterusnya, yang sangat berguna dan disiplin.
Tugas lain penyelenggara adalah memoderasi rapat. Kalau ada yang tidak beres dalam rapat, pembahasannya ke arah lain... penyelenggara harus mengontrol dan memperbaikinya.
Bagian penting dari pertemuan itu adalah protokoler. Bahkan ada ungkapan umum: “tidak ada protokol, tidak ada pertemuan.” Protokol, secara default, dikelola oleh orang yang menerima undangan tersebut. Peserta rapat berhak untuk tidak mencatat apa pun. Segala perjanjian, tugas, tenggat waktu, dan lain-lain harus dicatat oleh penyelenggara dalam protokol. Setelah pertemuan, protokol ini harus dikirimkan ke seluruh peserta, dengan permintaan konfirmasi/komentar dalam jangka waktu tertentu.
Saya ingin mengakhiri dengan topik favorit saya – akhir pertemuan. Ini sangat mirip dengan durasi satu jam. Saya yakin banyak orang yang mengadakan pertemuan yang pokok bahasannya dibahas dalam waktu 10 menit, dan kemudian para peserta mulai mengajukan pertanyaan-pertanyaan baru untuk didiskusikan. Percayalah, tidak ada salahnya Anda mendiskusikan masalah tersebut dengan cepat = efektif. Duduk sepanjang jam yang direncanakan tidaklah efektif. Oleh karena itu, segera setelah Anda mencapai kesepakatan yang diperlukan, silakan akhiri pertemuan dan pergi.
Lakukan hanya pertemuan yang efektif.
Materi diberikan oleh Andrey Butov, pelatih bisnis, konsultan.
Untuk perintah pelatihan atau pertanyaan tambahan tentang persiapan dan pelaksanaan pertemuan, tulislah di sana melalui email.
Inti utama percakapan bisnis adalah menciptakan diskusi konstruktif antara dua orang atau lebih. Untuk mencapai hasil positif, orang yang menghadiri pertemuan perlu mempersiapkan percakapan dengan baik: mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang klien (kebiasaan, pencapaian, kesuksesan terkini, dll.), menetapkan tujuan spesifik yang ia perjuangkan, dan juga memutuskan gaya pakaian dan perilaku.
Pengumpulan informasi
Untuk mengenal klien Anda lebih baik, Anda perlu melakukan sedikit riset. Ini terdiri dari pengumpulan semua jenis informasi tentang orang ini atau sekelompok orang dengan sumber yang berbeda, yang akan dibahas dalam artikel ini.Situs web klien. Sumber informasi yang paling berharga dan prioritas tentang seseorang adalah situs webnya sendiri. Biasanya, pada sumber daya seperti itu, orang mencoba memposting informasi sebanyak mungkin tentang diri mereka dan perusahaannya. Pertama-tama, Anda perlu mempelajari halaman beranda situs secara menyeluruh. Toh, hanya sekilas orang mendapat kesan itu saja informasi Umum. Di halaman ini Anda dapat mengetahui peran perusahaan atau badan usaha tersebut di pasar, periode keberadaannya, wilayah di mana jasa atau produk disajikan, serta geografi perusahaan.
Bagian “Berita” juga sangat menarik. Beberapa orang mempublikasikan berita dunia di halaman ini setidaknya untuk mengisi kekosongan. Padahal, informasi yang berkaitan dengan kehidupan organisasi harus dipublikasikan di sini: beberapa kata tentang kebijakan strategis di masa depan, informasi tentang mitra baru, laporan keberhasilan partisipasi dalam berbagai pameran dan, tentu saja, peristiwa yang telah terjadi selama ini. masa lalu Akhir-akhir ini.
Bagian situs seperti “Mitra” akan memungkinkan Anda mengetahui daftar klien yang bekerja sama dengan perusahaan ini. Jika di antara mereka Anda menemukan setidaknya beberapa perusahaan yang bekerja sama dengan Anda, ini dapat sangat membantu Anda dalam memberikan tekanan pada klien selama negosiasi. Jadi, tidak ada salahnya untuk mendapatkan rekomendasi dari mereka atau Surat ucapan syukur. Kemungkinan besar website tersebut akan memuat informasi tentang karyawan perusahaan tersebut. Dalam hal ini, Anda akan memiliki kesempatan untuk membiasakan diri dengan informasi tentang manajemen perusahaan, mempelajari bidangnya aktivitas profesional. Mungkin Anda bisa menemukan kesamaan minat atau kesamaan yang bisa didiskusikan saat bertemu: penggemar olahraga yang sama, punya anak, belajar di olahraga yang sama. lembaga pendidikan dan seterusnya.
Media sosial. Saat ini, hal ini memberi kami berbagai peluang baru yang tidak perlu Anda (seorang spesialis penjualan) abaikan. Misalnya saja, sejumlah besar orang telah memperoleh miliknya sendiri. Situs web perusahaan mungkin berisi tautan ke blog perusahaan, yang membuka akses ke informasi baru. Pimpinan perusahaan juga dapat memiliki blog sendiri. Jika Anda berhasil mendapatkan Twitter orang yang akan Anda temui, pastikan untuk mempelajari semua informasi yang tersedia di sana. Setelah menemukan orang yang Anda butuhkan berbeda di jejaring sosial(“Professionals.ru”, “Facebook”, “Odnoklassniki”, (“In Contact” dan seterusnya) - pastikan untuk membiasakan diri dengan aktivitas grup dan komunitas di mana dia menjadi anggotanya, serta dengan aktivitasnya lingkaran pertemanan.
Fasilitas media massa. Media menyimpan sejumlah besar informasi dan informasi yang dapat digunakan untuk kepentingannya sendiri. Jika sebuah perusahaan peduli dengan citranya, selalu merespons serangan dan tuduhan pesaing secara tepat waktu dan, sebagai hasilnya, bekerja sama dengan media (mengeposkan wawancara dan video di radio dan TV, artikel di surat kabar dan majalah) - ini berarti harta pengurusan perusahaan opini publik. Fakta ini juga harus digunakan dalam persiapan pertemuan bisnis.
Perhatikan materi promosi. Memang, setelah mempelajari secara menyeluruh sarana periklanan yang digunakan oleh perusahaan, Anda dapat mengetahui tentang tujuan yang ingin dicapai oleh manajemen, serta kesejahteraannya. Ingatlah bahwa orang yang mengadakan pertemuan serius dengan Anda juga akan menggunakan semua kesempatan ini sebagai persiapan. Selama pertemuan pribadi, Anda dapat menggunakan informasi tentang perusahaan yang memotivasi dan promosi yang sedang berlangsung. Semua ini akan membantu membentuk opini positif tentang Anda sebagai orang yang berpengalaman dalam bisnis kliennya, tidak seperti banyak manajer lain yang mencoba “mendorong” produk mereka secepat mungkin. Dibandingkan dengan orang-orang seperti itu, Anda akan terlihat seperti spesialis yang kompeten, yang berkontribusi pada pembentukan simpati dan kepercayaan pribadi antara pimpinan perusahaan dan Anda.
Mesin pencari. Jangan lupa bahwa mesin pencari memungkinkan Anda menemukan banyak hal informasi berguna tentang pimpinan perusahaan dan bisnis secara keseluruhan. Cukup masukkan nama perusahaan atau perusahaan di baris input dan terus membolak-balik halaman satu demi satu, dan Anda pasti akan dapat menemukan informasi penting yang bahkan tidak Anda curigai (pergantian perusahaan, kasus pengadilan yang akan datang, dan sebagainya. ).
Gambar
Gaya bisnis diterima secara umum dalam lingkungan bisnis. Tidak diperbolehkan memakainya pertemuan-pertemuan penting suar, celana pendek, sepatu terbuka, rok pendek, jeans atau sepatu kets. Namun, seperti yang diketahui semua orang, setiap aturan memiliki pengecualian. Misalnya saja agar perundingan berhasil (dengan prospek yang baik) dan memberikan hasil yang positif (menguntungkan secara relatif waktu yang singkat) – Anda perlu berpakaian sedikit lebih buruk daripada lawan bicara Anda. Gaya bisnis adalah standarnya, tetapi tidak perlu terlalu bersemangat.
Ingatlah bahwa, misalnya, orang-orang tersayang berpakaian untuk bertemu lebih aneh, akan memberikan kesan bukan selera yang baik (sebagaimana mestinya), tetapi niat untuk mengambil uang dari kliennya secepat mungkin, yang akan berdampak negatif pada komunikasi yang terbuka dan konstruktif. Dalam praktiknya, ada banyak kasus di mana orang datang ke pertemuan penting dengan pimpinan perusahaan besar mengenakan sweter berlengan panjang, celana pendek, atau jeans. Bayangkan sejenak Anda mengenakan setelan mahal pada pertemuan dengan direktur sebuah perusahaan besar dan sukses. Siapa yang akan Anda tampilkan di matanya? Kemungkinan besar, seperti bebek yang “berdandan”! Dalam pertemuan seperti itu, kecil kemungkinan Anda membangun percakapan yang konstruktif dan produktif.
Penampilan yang Anda inginkan saat bertemu dengan klien tertentu akan membantu Anda mengetahui tahap persiapan pertemuan bisnis sebelumnya. Hanya dengan mengumpulkan dan menganalisis semua informasi tentang klien dan perusahaannya Anda dapat membuat pilihan tepat. Misalnya, jika Anda telah menyimpulkan bahwa calon klien Anda, orang yang sangat serius, tertarik pada mobil mewah, aktif terlibat dalam kegiatan amal, menjadi anggota organisasi publik dan partai politik, menghadiri berbagai konferensi dan seminar, pernah menjabat posisi tersebut. CEO selama 10 tahun, yang terbaik adalah mengenakan setelan bisnis klasik (sepatu bersih, jaket, celana panjang gelap, kemeja terang). Cocok untuk seorang gadis gaun hitam tanpa aksesoris mengkilap. Jangan mencoba membebani Anda secara berlebihan penampilan“pernak-pernik” ekstra, semuanya harus “secukupnya”!
Jika Anda mengadakan pertemuan bisnis dengan pimpinan perusahaan muda berkembang yang memasok pasar dengan berbagai macam pakaian untuk kaum muda, dan Anda mengetahui bahwa klien Anda lebih menyukai gaya pakaian kasual dan relatif muda, disarankan untuk berpakaian lebih santai. Selain itu, ini akan terlihat seperti tambahan percakapan: Anda akan menekankan sikap positif Anda terhadap arah pengembangan aktivitas komersialnya.
Jika Anda mengetahui dari sumber Anda bahwa Anda akan bertemu dengan orang yang kreatif dan luar biasa (Anda akan mengetahuinya dengan mempelajari detail kehidupan pribadi Anda dan berbagai foto), cobalah berpakaian yang menarik. Misalnya, aksesoris bergaya, warna yang tidak serasi, dasi cerah, dan segala hal lainnya yang akan membantu Anda tampil sama di hadapan lawan bicara Anda kepribadian yang luar biasa, di mana dia (dia) dapat melihat sekutunya.
Seperti yang diketahui semua orang, gaya klasik melibatkan bawahan gelap dan atasan terang (biasanya putih). Saat pergi ke pertemuan bisnis penting, ikuti aturan ini. Selain itu, saat memilih warna dan gaya, pertimbangkan siapa yang akan Anda temui. Aturan yang sangat sederhana ini akan selalu membantu Anda tampil orisinal dan mengesankan. Pada saat yang sama, jangan lupakan kepala Anda. Jadi, gadis-gadis dengan rambut panjang Anda perlu mengaturnya dengan hati-hati dalam beberapa jenis gaya rambut.
Membuat kesan positif dalam 5 menit
Saat pergi ke pertemuan bisnis, ingatlah bahwa Anda hanya memiliki waktu beberapa detik untuk memberikan kesan yang baik. Jika Anda tidak punya cukup waktu, biasanya Anda punya waktu lima menit lagi untuk melakukannya dengan benar. Coba bayangkan situasinya: ada ketukan di kantor Anda, seorang pria masuk dengan tas besar dan berteriak “Perhatian!” mencoba mengarahkan perhatian Anda (dan karyawan lain) ke beberapa buku di tangannya. Apa pendapat Anda tentang orang ini saat itu? Apakah Anda ingin klien Anda berpikiran sama tentang Anda? Hampir tidak! Oleh karena itu, Anda perlu memikirkan semua tindakan Anda terlebih dahulu: bagaimana Anda akan memasuki pintu, apa yang akan Anda katakan kepada mitra bisnis Anda, dan sebagainya.Karena artikel ini tentang percakapan bisnis, kami memberikan perhatian Anda opsi berikut. Setelah membuka pintu, sapa klien Anda, panggil dia dengan nama depan dan belakang (atau nama depan dan patronimik), untuk memastikan bahwa ini adalah orang yang akan Anda temui. Setelah ini, Anda perlu memperkenalkan diri, menyebutkan nama Anda, posisi di perusahaan, serta poin-poin yang ingin Anda diskusikan, dan juga memberi tahu klien Anda bahwa Anda telah setuju untuk bertemu dengannya pada waktu tertentu. Cobalah untuk menjalin kontak visual dengan lawan bicara Anda selama periode ini. Jika Anda melihat klien sedang sibuk dengan dokumen, periksa apakah dia dapat berbicara dengan Anda sekarang atau apakah dia memerlukan sedikit waktu untuk menyelesaikan urusannya saat ini. Jika seseorang siap untuk berkomunikasi, Anda bisa memulai.
Bagaimana seharusnya Anda membangun percakapan?
Agar lawan bicara Anda memahami bahwa dia sedang berhadapan dengan orang yang suka bisnis dan serius, pertama-tama, umumkan aturan pertemuannya. Misalnya, Anda dapat mengatakan ini: “Tujuan utama pertemuan kami dengan Anda adalah untuk mengidentifikasi tujuan bisnis Anda saat ini dan menentukan dengan tepat bagaimana perusahaan kami dapat membantu Anda mencapainya. Saya mengusulkan untuk membangun percakapan dalam dua tahap. Pada tahap pertama, saya akan menanyakan sejumlah kecil pertanyaan untuk memahami prioritas utama perusahaan Anda, pada tahap kedua, saya akan memberi tahu Anda pertanyaan mana yang dapat dibantu oleh perusahaan kami untuk Anda selesaikan. Saya pikir struktur negosiasi seperti itu akan seproduktif mungkin. Apa kamu setuju denganku? Setelah mendapat persetujuan dari lawan bicara, Anda dapat memulai negosiasi sendiri. Jika klien tidak menyukai rencana Anda, cari tahu alternatif apa yang bisa dia tawarkan.Untuk menentukan kebutuhan klien bisnis dengan benar, negosiator yang baik harus fasih dalam metodologi menyusun pertanyaan dengan benar. Daftar ini dapat dicetak sebelumnya di atas kertas dan memasukkan jawaban klien Anda di sana, atau Anda dapat “menyimpan” semua pertanyaan dalam memori dan mencatat semua informasi yang diterima. Ingatlah bahwa percakapan harus berkembang secara logis, jadi Anda perlu memikirkan dengan cermat urutan semua pertanyaan. Untuk menyiapkan daftar pertanyaan, Anda dapat menggunakan templat berikut:
- Berapa lama perusahaan Anda berada di pasar?
- Siapa audiens target Anda?
- Pasar apa yang ANDA targetkan (wilayah, wilayah, kota)?
- Keunggulan kompetitif apa yang menarik pelanggan ke perusahaan Anda?
- Apa perbedaan perusahaan Anda dengan pesaing?
- Penyedia layanan mana yang saat ini bekerja sama dengan Anda?
- Mengapa Anda memilih pemasok khusus ini?
- Cobalah untuk menilai pekerjaan pemasok Anda pada skala sepuluh. Peringkat apa yang akan Anda berikan?
- Apa sebenarnya yang tidak Anda sukai dari pekerjaan pemasok Anda saat ini?
- Menurut Anda, keunggulan apa yang harus dimiliki perusahaan kami agar kami dapat membangun kerja sama jangka panjang dengan Anda?
Presentasi produk Anda yang benar
Pada tahap pertama, klien Anda lebih banyak berbicara dan hanya mengajukan pertanyaan. Sekarang Anda harus berbicara. Anda dapat membangun komunikasi lebih lanjut sedemikian rupa sehingga klien mengajukan banyak pertanyaan untuk memperjelas hal-hal yang menarik baginya dan menghilangkan keraguannya, atau agar dia tetap diam sepanjang waktu, karena semuanya akan menjadi jelas dan dia akan setuju. dengan kata-katamu. Keberhasilan pelaksanaan tahap presentasi layanan perusahaan Anda terletak pada bagaimana Anda berhasil menerjemahkan semua informasi yang baru saja dibagikan klien untuk kepentingannya, dengan fokus pada kualitas layanan yang diberikan oleh perusahaan Anda.
Misalnya, jika lawan bicara Anda mengeluhkan kualitas penyampaian penyedia layanan saat ini (sering terjadi keterlambatan pesanan, sehingga mengakibatkan “merugikan” pekerjaan perusahaan klien), perlu Anda tekankan bahwa ketika bekerja sama dengan perusahaan Anda, situasi seperti itu akan terjadi. hal ini tidak terjadi, karena departemen layanan bekerja secara harmonis dan di bawah pengawasan terus-menerus dari layanan kontrol, yang (kemungkinan besar) tidak dimiliki oleh penyedia layanan saat ini. Lagi pula, jika memang ada, maka tidak akan ada penundaan pengiriman seperti itu. Selain itu, Anda dapat mencatat bahwa kontrak perusahaan Anda menyatakan bahwa jika terjadi kegagalan pengiriman, perusahaan pemasok akan membayar denda atau memberikan bonus sebagai kompensasi. Dengan kata lain, Anda secara hukum menjamin kepatuhan klien Anda terhadap semua ketentuan kontrak, yang akan membantu melindungi klien dari risiko.
kesimpulan
Untuk melakukan percakapan bisnis yang sukses dengan calon klien, Anda perlu melalui beberapa tahapan. Tahap persiapan melibatkan pengumpulan dan analisis semua jenis informasi tentang kepribadian orang (yang akan mengadakan pertemuan) dan perusahaan yang diwakilinya. Informasi dari media, sumber periklanan, dan mesin pencari dapat membantu dalam hal ini, mengunjungi situs web perusahaan juga akan berguna.Saat memilih pakaian, Anda harus mematuhinya gaya klasik Namun, jika Anda memiliki informasi yang dapat dipercaya tentang kepribadian klien yang akan Anda temui, cara dan gayanya mungkin mirip dengannya.
Untuk menciptakan kesan positif dalam lima menit, umumkan tata tertib rapat, serta ajukan pertanyaan situasional sebanyak-banyaknya pada tahap pengumpulan informasi dari lawan bicara.
Tahap terakhir adalah presentasi, di mana Anda mempersiapkan lawan bicara Anda untuk menerima kenyataan bahwa dia akan menerima lebih banyak manfaat dengan berkolaborasi dengan perusahaan Anda.