Pelacakan waktu punya sangat penting. Tanpa pencatatan yang akurat, mustahil dapat ditentukan besarnya imbalan yang diterima seorang pekerja selama masa kerjanya, apalagi jika pekerjaan itu dilakukan pada malam hari atau malam hari. liburan. Untuk membedakan masa kerja dan waktu istirahat, Goskomstat telah mengembangkan kode-kode khusus yang makna dan aturan penempatannya akan kami coba pahami lebih lanjut.
Aturan umum untuk memelihara lembar waktu
Di tingkat legislatif, pencatatan waktu adalah wajib bagi perusahaan dari segala bentuk kepemilikan. Kehadiran setidaknya satu karyawan yang direkrut di staf organisasi menciptakan kebutuhan untuk memelihara lembar waktu.
Rapor adalah formulir yang disetujui di tingkat negara bagian yang mencerminkan data kehadiran pekerja di tempat kerja dan alasan ketidakhadirannya.
Menyimpan catatan waktu memungkinkan Anda menyelesaikan tugas-tugas berikut dengan cepat:
- mengontrol secara jelas jam kerja dan jam non kerja untuk setiap unit staf;
- periksa kepatuhan disiplin kerja. Hal ini terjadi berkat pencatatan penundaan, jeda berkepanjangan, dan ketidakhadiran yang cermat karena berbagai alasan;
- menghitung besarnya upah untuk suatu periode kalender. Dokumen tersebut memungkinkan Anda untuk membuktikan kebenaran perhitungannya;
- pernyataan ini memungkinkan Anda dengan cepat memperoleh semua informasi yang diperlukan untuk pelaporan;
- mudah untuk membenarkan denda yang dikenakan kepada seorang karyawan karena melanggar jadwal kehadiran tempat kerja.
Goskomstat pada tahun 2004 mengusulkan bentuk terpadu untuk mencatat jam kerja:
Sejak 2013, mereka penggunaan adalah opsional. Formulir terpadu sangat mudah digunakan, sehingga terus digunakan secara luas hingga saat ini.
Mengisi formulir dapat dilakukan dengan dua cara:
- pendaftaran penuh. Karyawan HR mengisi absensi setiap hari. Hal ini dilakukan dengan menggunakan kode alfabet atau numerik, yang menunjukkan jumlah jam;
- pencatatan penyimpangan. Metode ini memungkinkan Anda menandai hanya hari-hari di mana terjadi penyimpangan dari jadwal yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, hanya pengkodean huruf yang digunakan. Hanya keterlambatan, liburan, cuti sakit, kerja malam, dan lainnya yang dicatat.
Dokumen yang mendefinisikan akuntansi dan kebijakan personalia perusahaan harus dengan jelas mencatat metode pencatatan timesheet, serta kode yang digunakan dan penguraiannya.
Karyawan yang bertanggung jawab menyusun lembar waktu ditunjuk dengan perintah tersendiri. Jika perintah tidak dikeluarkan, kewajiban itu ditentukan dalam kontrak kerja. Tanpa membuat janji, mengharuskan karyawan untuk menyimpan catatan waktu adalah tindakan yang tidak sah. Untuk menjalankan fungsi ini, administrasi perusahaan dapat menunjuk karyawan mana pun.
Dokumen yang sudah lengkap diserahkan kepada direktur organisasi untuk disetujui. Setelah ditandatangani oleh manajer, lembar waktu dikirim ke bagian akuntansi. Di hadapan jumlah besar unit struktural, lingkaran orang yang menandatangani pernyataan dapat diperluas.
Lembar waktu kerja dapat diisi dengan cara sebagai berikut:
- Secara manual. Pencatat waktu membuat catatan yang sesuai setiap hari dalam bentuk yang ditentukan.
- Otomatis. Informasi tersebut dimasukkan ke dalam program khusus, dan lembar waktu dicetak pada akhir bulan.
Pengisian rapor harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab, karena ini adalah dokumen pertama yang diminta oleh pengawas ketenagakerjaan pada saat pemeriksaan.
Saat mengisi formulir, aturan berikut harus diperhatikan:
- segala perubahan personel (penambahan pegawai, perubahan nama keluarga, dan lain-lain) harus disertai dengan perintah;
- dokumen tersebut dibuat dalam satu salinan;
- jika dokumen diisi secara manual, hanya dapat menggunakan tinta hitam dan biru;
- Timesheet dibuka paling lambat pada tanggal 2 atau 3 bulan berjalan;
- absensi ditutup pada hari terakhir bulan laporan;
- untuk setiap satuan kepegawaian kolom terpisah akan disediakan. Nama depan dan tengah karyawan harus dimasukkan secara lengkap untuk menghindari kebingungan antar nama. Sebaiknya nomor personel pekerja dicantumkan pada pernyataan;
- informasi tentang kehadiran, ketidakhadiran dan jam kerja dimasukkan dalam sel horizontal di seberang nama;
- setiap kolom tabel adalah sama pada hari tertentu bulan;
- Timesheet diisi setiap hari. Dasar pengisian sel adalah pesanan, memo dan informasi resmi lainnya;
- Jika ditemukan kesalahan setelah penutupan lembar waktu, Anda harus mengisi formulir koreksi. Ini hanya mencerminkan perubahan yang dilakukan.
Tanpa tanda tangan pencatat waktu dan pimpinan organisasi, lembar waktu dianggap tidak sah.
Aturan penempatan simbol
Karyawan yang menyiapkan timesheet memikul tanggung jawab yang besar. Hasil akhirnya – imbalan bulanan kepada karyawan perusahaan atas pekerjaan mereka – bergantung pada kompetensi dan perhatiannya. Jika pencatat waktu melewatkan nama belakang seseorang, mencampuradukkan penunjukan surat, atau salah menuliskan jam kerja, di akhir bulan Anda bisa mendapatkan situasi konflik dengan para pekerja.
Anda harus melakukan pendekatan pengisian lembar waktu selangkah demi selangkah, dengan mengikuti petunjuk langkah demi langkah berikut:
Sebelum memeriksa dokumen secara lengkap, agar tidak ditulis ulang berkali-kali, Lebih baik memasukkan informasi dengan pensil sehingga koreksi dapat dilakukan dengan mudah.
Kolom waktu kerja diisi dengan menggunakan simbol. undang-undang ketenagakerjaan tidak memerlukan penggunaan pengkodean wajib. Setiap kode dimasukkan sesuai dengan dokumen pendukung.
Seringkali timbul perselisihan tentang bagaimana mencatat waktu yang dihabiskan seorang karyawan dalam perjalanan bisnis selama akhir pekan. Beberapa ahli berpendapat demikian seluruh periode ditandai dengan huruf “K”, yang lain berpendapat demikian Waktu akhir pekan harus diberi kode “B”.
Kedua pernyataan tersebut memiliki hak untuk hidup. Untuk menghindari perbedaan dalam pengolahan data lembar waktu, semua poin ini harus ditentukan dalam urutan bagian personalia.
Seluruh masa ketidakhadiran pegawai karena sakit, pada saat pemberian cuti sakit, ditandai dengan huruf “B”, tanpa menyebutkan hari libur. Aturan yang sama juga berlaku ketika menetapkan cuti melahirkan.
Saat menandai hari libur berikutnya atau tambahan, Anda harus memasukkan hari libur dan akhir pekan di lembar waktu.
Jika seorang karyawan diberhentikan dalam waktu satu bulan, maka tanda hubung ditambahkan setelah tanggal berakhirnya pekerjaannya.
Setiap simbol dalam tabel mempunyai arti tertentu. Berdasarkan indikator akhir dihitung gaji, kualitas penggunaan waktu kerja dianalisis, laporan disusun ke otoritas statistik.
Contoh absensi yang sudah diisi:
Menguraikan yang paling umum
Untuk menunjukkan peristiwa kerja, pengkodean alfabet dan numerik digunakan. Transkrip mereka dapat ditemukan di Judul Halaman pernyataan formulir T-12. Perusahaan secara mandiri memilih pengkodean mana yang lebih nyaman digunakan - alfabet atau numerik.
Tidak semua kode selalu diwajibkan untuk mengisi absensi. Namun pencatat waktu harus hafal beberapa yang paling sering digunakan untuk menghindari kesalahan dalam mengisi kolom:
| Sandi digital | Sandi surat | Arti | Catatan |
|---|---|---|---|
| 01 | SAYA | Kehadiran siang hari | Digunakan untuk menunjukkan kehadiran aktual karyawan |
| 02 | N | Jumlah pemilih di malam hari | Pertunjukan fungsi pekerjaan dari pukul 22:00 hingga 06:00. |
| 03 | RV | Jumlah pemilih selama hari libur | Melaksanakan tugas pada hari-hari yang menurut jadwal yang telah disetujui merupakan hari libur |
| 04 | DENGAN | Lembur | Dengan jadwal mingguan lima hari, minggu kerja adalah 40 jam. Melebihi indikator ini dianggap sebagai periode lembur |
| 06 | KE | Periode perjalanan bisnis | Waktu yang dihabiskan oleh karyawan dalam perjalanan bisnis organisasi dicatat. |
| 09 | DARI | Masa liburan | Menunjukkan waktu karyawan sedang berlibur |
| 10 | OD | Masa liburan tambahan | Beberapa kategori warga negara (misalnya, perempuan dengan anak di bawah usia 14 tahun) berhak menerima cuti tambahan. Itu dibayar sesuai dengan hukum |
| 14 | R | Waktu yang dihabiskan untuk cuti hamil | Jika ada surat keterangan cuti sakit yang diberikan kepada wanita tersebut untuk masa prenatal dan nifas |
| 15 | pendingin | Waktu cuti hamil | Diberikan kepada wanita yang telah menyatakan keinginan untuk mengambil cuti hamil sampai dengan tiga tahun. |
| 18 | DB | Masa liburan dengan biaya sendiri | Penunjukan ini digunakan dalam kasus di mana karyawan tersebut masuk cuti tambahan tanpa bayaran |
| 19 | B | Masa sakit | Cuti sakit berbayar. Pertama, dimasukkan berdasarkan lamaran karyawan. Fiksasi akhir hanya dapat dilakukan setelah penyerahan surat keterangan cuti sakit |
| 20 | T | Cuti kerja tanpa dibayar | Fakta sakitnya dibuktikan dengan surat keterangan dari institusi medis. Ketidakhadiran kerja karena keperluan merawat kerabat yang sakit, tanpa memberikan cuti sakit |
| 26 | DI DALAM | Hari libur atau hari libur | Hari-hari dicatat ketika perusahaan tidak beroperasi sesuai jadwal |
| 30 | NN | Tidak masuk kerja tanpa menjelaskan alasannya | Biasanya merupakan penunjukan sementara bila alasan ketidakhadiran karyawan tersebut tidak jelas. Setelah dijelaskan alasannya, peruntukan surat tersebut dapat berubah |
Data apa pun harus dikonfirmasi oleh dokumen utama: cuti sakit, perintah untuk memberikan cuti atau melakukan perjalanan bisnis, dll.
Penjelasan seluruh simbol yang digunakan untuk mengisi lembar waktu:
Jarang digunakan
Beberapa karakter numerik atau alfabet sangat jarang digunakan. Seorang akuntan yang berkualifikasi harus menavigasi dengan jelas dan mengetahui dalam kasus apa yang harus digunakan:
| Sandi digital | Sandi surat | Arti | Catatan |
|---|---|---|---|
| 05 | VM | Jam tangan | Waktu yang dihabiskan karyawan dalam shift dicatat |
| 07 | komputer | Kursus, di tempat | |
| 08 | PM | Kursus, di area lain | |
| 11 | kamu | Periode cuti belajar dengan gaji tetap | Waktu yang dihabiskan karyawan untuk cuti tambahan terkait dengan pelatihan dicatat. |
| 13 | UD | Cuti belajar tanpa dibayar | |
| 16 | SEBELUM | Masa istirahat tanpa dibayar | Waktu cuti karyawan dicatat dengan persetujuan manajer |
| 17 | ONS | Jam cuti yang tidak dibayar | Cuti diberikan dalam kondisi tertentu yang tidak bertentangan dengan peraturan ketenagakerjaan |
| 21 | Liga Champions | Waktu yang dipersingkat | Ditetapkan misalnya untuk karyawan yang usianya di bawah 16 tahun |
| 23 | G | Jam ketidakhadiran kerja, dengan gaji ditahan | Waktu pelaksanaan tugas umum atau negara dicatat |
| 24 | DLL | Absen lebih dari empat jam berturut-turut | Waktu dimana karyawan tidak masuk kerja karena berbagai alasan selama empat jam atau lebih berturut-turut dicatat. |
| 29 | ZB | Jam mogok | Waktu pemogokan, yang permulaannya harus diperingatkan oleh karyawan |
| 31 | RN | Waktu henti berjam-jam karena alasan di luar kendali pekerja | Waktu yang dihabiskan di tempat kerja tanpa melakukan proses kerja dicatat karena berbagai alasan. |
| 32 | hal | Jam downtime yang disebabkan oleh karyawan |
Setiap sebutan dalam pernyataan itu mengandung arti tertentu beban semantik. Oleh karena itu, sebelum menggunakan simbol ini atau itu, perlu dipahami dengan jelas maknanya.
Bisakah saya menggunakan sebutan saya sendiri?
undang-undang ketenagakerjaan Tidak dilarang menggunakan pengkodean alfabet Anda sendiri dan digital. Ketentuan ini dituangkan dalam Perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 30 Maret 2015 No.52n.
Banyak perusahaan dengan jam kerja standar menggunakan lembar waktu yang disederhanakan, di mana, alih-alih definisi kehadiran dalam bentuk huruf, angka “8” ditempatkan. Hal ini menandakan bahwa karyawan tersebut bekerja seharian penuh.
Kehadiran karyawan di lokasi dapat ditunjukkan dengan huruf “F”, yang menunjukkan kehadiran sebenarnya. Liburan berikutnya dapat diberi nama “OO”, dan tambahan “TO”. Yang utama adalah setiap inovasi harus diformalkan dengan perintah kebijakan akuntansi.
Pencatatan absensi adalah norma hukum yang wajib bagi setiap perusahaan. Suatu organisasi dapat secara mandiri mengembangkan formulir yang paling nyaman untuk dirinya sendiri dan memasukkan kode huruf apa pun, atau dapat menggunakan formulir terpadu yang dikembangkan oleh Goskomstat. Bentuk-bentuk ini telah teruji oleh waktu dan telah membuktikan diri sebagai yang terbaik.
Dalam video ini Anda akan menemukannya informasi berguna aturan pemeliharaan dan pengisian lembar waktu.
Siapa yang menandatangani lembar waktu? di perusahaan, sebagaimana dinyatakan dalam resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia No. 1 tanggal 05.01.2004. Namun nyatanya, ada beberapa nuansa yang patut diperhatikan - itulah yang akan kita bahas di artikel kami.
Siapa yang harus menandatangani lembar waktu?
Formulir T-12 dan T-13 yang digunakan di perusahaan untuk lembar akuntansi disetujui pada tahun 2004 dengan Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia No. 1. Terlepas dari kenyataan bahwa itu mulai berlaku pada 1 Januari 2013 hukum federal tanggal 06.12.2011 No. 402-FZ “Tentang Akuntansi”, yang menjadikan peraturan ini opsional (informasi Kementerian Keuangan Federasi Rusia No. PZ-10/2012), formulir yang masih digunakan:
- T-12 - dengan persiapan normal, serta perhitungan pembayaran simultan. Biasanya rapor semacam itu diisi dengan tangan pada formulir yang sudah disiapkan dengan menggunakan tinta atau pulpen.
- T-13 - saat menggunakan sistem waktu dan kehadiran otomatis (pintu putar, sistem registrasi tiket, kartu akses elektronik pribadi, dll.). Biasanya rapor dalam formulir ini disiapkan dengan menggunakan program khusus.
Secara umum, perbedaan antara bentuk-bentuk ini kecil, sehingga dalam banyak kasus bentuk-bentuk ini dapat dipertukarkan. Selain itu, resolusi Komite Statistik Negara mengizinkan, jika perlu, untuk memasukkan kolom tambahan ke dalamnya jika kondisi kerja memerlukan pertimbangan informasi tambahan.
Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia, yang menyetujui bentuk lembar waktu, sekaligus menyetujui prosedur pengisiannya. Rapor dibuat oleh orang yang berwenang dan ditandatangani oleh kepala departemen terkait, bengkel atau unit lain. Selain itu, lembar waktu yang sudah jadi juga ditandatangani oleh petugas personalia, setelah itu dokumen tersebut ditransfer ke departemen akuntansi perusahaan.
Namun perlu diingat: mulai 01/01/2013, organisasi sendiri berhak menyetujui contoh lembar akuntansi, serta peraturan internal mengenai aturan pemeliharaannya. Bagaimanapun, informasi dari Kementerian Keuangan Federasi Rusia No. PZ-10/2012 secara langsung mengizinkan hal ini. Oleh karena itu, atas perintahnya, pimpinan organisasi berhak menunjuk orang yang akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa lembar akuntansi disusun dan diserahkan ke departemen akuntansi untuk perhitungan penggajian.
Selain itu, atas perintahnya, manajer dapat menyetujui aturan pengisian lembar waktu. Faktanya adalah Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia No. 1 tanggal 05 Januari 2004 memungkinkan Anda memasukkan informasi ke dalam lembar waktu dengan cara berikut:
- Metode “kontinu”, dimana data setiap hari (setiap shift) dimasukkan ke dalam timesheet. Ini digunakan ketika lamanya hari kerja mungkin berbeda.
- Metode deviasi. Ini digunakan dalam situasi dimana panjang shiftnya sama. Dalam hal ini, hanya penyimpangan dari prosedur biasa yang dicatat: ketidakhadiran kerja, lembur, dll.
Manajemen organisasi memutuskan metode mana yang akan dipilih. Penting untuk memastikan bahwa hanya satu metode yang digunakan.
Siapa yang menyetujui lembar waktu di institusi?
Formulir T-12 dan T-13, serta sampel yang dikembangkan secara independen, hanya digunakan dalam sejumlah kasus terbatas. Secara khusus, formulir 0504421, yang disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia No. 52n tanggal 30 Maret 2015, harus diterapkan ke banyak institusi. Aturan yang ditetapkan oleh perintah ini berbeda secara signifikan dari aturan yang ditetapkan oleh Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia No.1.
Secara khusus, menurut Perintah No. 52n, lembar waktu tidak boleh disetujui oleh bagian personalia. Akibatnya, tanda tangan petugas personalia tidak diperlukan, oleh karena itu dokumen yang dibuat oleh orang yang ditunjuk atas perintah organisasi ditandatangani olehnya dan segera ditransfer ke bagian akuntansi untuk perhitungan penggajian.
DI DALAM pedoman metodologis, disetujui dengan perintah yang sama, menyatakan bahwa rapor dalam formulir 0504421 dapat disesuaikan jika informasi yang ditentukan di dalamnya ternyata tidak dapat diandalkan. Dalam hal ini, penanggung jawab membuat lembar waktu korektif dan juga menyerahkannya ke departemen akuntansi.
Siapa yang dapat ditunjuk untuk bertanggung jawab menyusun dan menyetujui timesheet? Di sini jawabannya dapat diberikan berdasarkan uraian tugas yang disetujui oleh institusi. Saat mempersiapkannya, mereka biasanya dipandu oleh direktori kualifikasi posisi, yang disetujui oleh Resolusi Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia No. 37 tanggal 21 Agustus 1998, yang menurutnya organisasi lembar waktu dalam organisasi dipercayakan kepada kepala departemen personalia. Penyimpanan absensi pribadi dari atasan tidak diperlukan. Ia hanya dapat mengontrol pekerjaan pencatat waktu yang langsung menyusun dokumen.
Bisakah seorang akuntan menyimpan lembar waktu?
Dalam praktiknya, sering muncul pertanyaan apakah pemeliharaan timesheet dapat dipercayakan kepada seorang akuntan. Perlu dicatat di sini bahwa jumlah orang yang wajib menyimpan lembar waktu tidak secara langsung ditetapkan oleh undang-undang. Artinya, dari sudut pandang formal murni, pekerjaan ini dapat dipercayakan kepada akuntan organisasi.
Namun, apakah hal itu layak dilakukan? Faktanya adalah bahwa tugas seorang akuntan, menurut buku referensi kualifikasi, hanya mencakup penerimaan dokumen utama untuk mencatat waktu kerja karyawan dan menghitung upah. Kewajiban untuk memelihara catatan waktu juga bukan merupakan undang-undang akuntansi direktori kualifikasi, baik standar profesional seorang akuntan, maupun yang lainnya tindakan normatif tidak tersedia. Selain itu, jika perusahaan menggunakan formulir T-12 dan T-13, maka mudah untuk melihat bahwa dalam aturan pemeliharaannya, akuntan tidak disebutkan di antara orang-orang yang ditunjuk sebagai penandatangan lembar waktu.
Namun, jika perusahaan tidak memiliki departemen personalia, tanggung jawab ini dapat diserahkan kepada seorang akuntan. Namun, dalam hal ini, penting untuk diingat bahwa fungsi terkait harus ditetapkan oleh peraturan internal perusahaan. Anda dapat melakukannya dengan 2 cara:
- Setelah menerima deskripsi pekerjaan yang sesuai. Pada saat yang sama, untuk akuntan yang bekerja di JSC, perusahaan asuransi dan sejumlah organisasi lain, instruksi tersebut harus wajib dikembangkan berdasarkan standar profesional.
- Dengan membuat catatan tentang hal ini dalam kontrak kerja menurut tata cara yang ditentukan oleh undang-undang.
Jika tidak ada kontrak kerja atau uraian Tugas tidak menyediakan fungsi seperti itu, akuntan berhak menolak untuk memelihara dokumen tersebut.
Dalam proses mempelajari aturan pencatatan jam kerja, kami akan berulang kali mengacu pada peraturan berikut:
Pada tahun 2015, klarifikasi dilakukan terhadap Kode Perburuhan Federasi Rusia: jika sifat produksi musiman atau teknologi memerlukan peningkatan periode akuntansi, perjanjian industri (antar industri) dan perjanjian bersama dapat mengatur peningkatan dalam periode akuntansi untuk mencatat waktu kerja karyawan tersebut, tetapi tidak lebih dari sampai satu tahun. Namun sejauh ini belum ada kesepakatan yang dikembangkan, yang berarti perusahaan tidak dapat secara sepihak mengabaikan jangka waktu maksimum periode akuntansi yaitu 3 bulan.
Masalah sulit lainnya bagi pemberi kerja adalah kekurangan yang timbul pada akhir periode akuntansi. Hal ini mungkin disebabkan oleh penjadwalan shift yang buruk. Jika sistem upah per jam ditetapkan untuk pekerja tersebut, maka tingkat pendapatannya menurun, yang berarti pemberi kerja wajib membayar tambahan hingga tingkat pendapatan rata-rata. Alasan shift yang belum selesai juga bisa karena keadaan force majeure, dimana orang yang harus disalahkan faktor eksternal. Dalam hal ini, majikan harus menyisihkan 2/3 untuk pekerjanya tingkat tarif atau gaji sebanding dengan jam kerja (Pasal Kode Perburuhan Federasi Rusia).
Situasi sebaliknya adalah ketika seorang karyawan terlalu banyak bekerja. Kesulitannya terletak pada kenyataan bahwa petugas personalia mengetahui tentang waktu lembur hanya pada akhir periode akuntansi ketika membandingkan waktu kerja aktual dan norma kalender produksi. Saat membuat perhitungan, ingatlah hari-hari yang tidak dikerjakan secara sah: liburan, cuti, cuti sakit, dll. - semuanya mengurangi norma. Selanjutnya, tentukan apakah karyawan tersebut bekerja pada hari libur selama periode akuntansi. Setidaknya hari-hari ini sudah dibayar ukuran ganda(Pasal Kode Perburuhan Federasi Rusia), oleh karena itu, jam (hari) ini tidak boleh dibayar tambahan sebagai lembur (klausul 4 Penjelasan, disetujui oleh Keputusan Presidium Dewan Pusat Serikat Pekerja Seluruh Serikat ; Keputusan Mahkamah Agung Federasi Rusia). Jika, setelah semua perhitungan, pekerja masih memiliki jam kerja yang melebihi norma, majikan membayarnya dengan tarif yang lebih tinggi: dua jam pertama - tidak kurang dari satu setengah kali tarif, jam berikutnya - tidak kurang dari dua kali lipat (Pasal Kode Perburuhan Federasi Rusia).
Kami menekankan bahwa sangat penting untuk mematuhi aturan pencatatan jam kerja. Hal ini mempengaruhi perhitungan upah dan pembayaran tambahan untuk pekerjaan dalam kondisi yang menyimpang dari kondisi normal. Mengisi lembar waktu dengan benar memungkinkan Anda membayar karyawan dengan benar untuk pekerjaannya dan, yang penting, memperhitungkan semua waktu kerja aktual dalam pengalaman kerjanya.
Undang-undang ketenagakerjaan mewajibkan pengusaha untuk mencatat waktu kerja karyawan. Organisasi harus memperhitungkan jam kerja, terlepas dari status hukum dan pengusaha perorangan. Khusus untuk tujuan ini, Komite Statistik Negara telah mengembangkan dan menyetujui bentuk Lembar Waktu N T-12 dan N T-13.
Kami akan memberikan petunjuk pengisian, yang akan membantu Anda mencerminkan data dengan benar dan menggunakan lembar waktu secara rasional.
Mengapa Anda memerlukan lembar waktu?
Lembar waktu kerja, yang disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara tanggal 5 Januari 2004 No. 1, membantu departemen personalia dan akuntansi perusahaan:
- memperhitungkan waktu bekerja atau tidak bekerjanya pekerja;
- memantau kepatuhan terhadap jadwal kerja (kehadiran, ketidakhadiran, keterlambatan);
- mempunyai informasi resmi tentang waktu kerja setiap pegawai untuk menghitung upah atau menyiapkan laporan statistik.
Ini akan membantu akuntan mengkonfirmasi legalitas akrual atau non-akrual upah dan jumlah kompensasi untuk setiap karyawan. Petugas SDM harus melacak kehadiran dan, jika perlu, membenarkan hukuman yang dikenakan pada karyawan tersebut.
Lembar waktu mengacu pada bentuk dokumen yang dikeluarkan untuk seorang karyawan pada saat pemecatan bersama dengan buku kerja atas permintaannya (Pasal 84.1 Kode Pajak Federasi Rusia).
Perlu dicatat bahwa bentuk lembar waktu terpadu N T-12 dan N T-13 tidak diperlukan untuk digunakan mulai 1 Januari 2013. Namun, pengusaha diharuskan menyimpan catatan (Bagian 4 Pasal 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Organisasi dan pengusaha perorangan dapat menggunakan cara lain untuk mengontrol waktu yang dihabiskan karyawan di tempat kerja. Namun nyatanya, format formulir yang dikembangkan oleh Gostkomstat cukup nyaman dan terus digunakan dimana-mana.
Siapa yang menyimpan lembar waktu dalam organisasi
Menurut Petunjuk penggunaan dan pengisian formulir dokumen akuntansi utama:
- lembar waktu kerja tahun 2019 disusun dan dipelihara oleh pejabat yang berwenang;
- dokumen tersebut ditandatangani oleh kepala departemen dan pegawai HR;
- setelah itu ditransfer ke departemen akuntansi.
Seperti yang bisa kita lihat, peraturan tidak menetapkan posisi pegawai yang menyimpan catatan waktu. Manajemen berhak menunjuk siapa pun untuk melaksanakan tugas ini. Untuk tujuan ini, dikeluarkan perintah yang menunjukkan posisi dan nama keluarga penanggung jawab. Apabila perintah pengangkatan pegawai tersebut tidak dikeluarkan, maka kewajiban pencatatan harus ditentukan dalam kontrak kerja. Jika tidak, maka melanggar hukum jika meminta karyawan menyimpan catatan. Dalam organisasi besar, karyawan tersebut ditunjuk di setiap departemen. Dia mengisi formulir dalam waktu satu bulan, memberikannya kepada kepala departemen untuk ditandatangani, yang, pada gilirannya, setelah memeriksa data, menyerahkan formulir tersebut kepada petugas personalia. Karyawan departemen SDM memverifikasi informasi tersebut, mengisi dokumen yang diperlukan untuk pekerjaannya berdasarkan informasi tersebut, menandatangani lembar waktu dan menyerahkannya ke akuntan.
Di perusahaan kecil, rantai panjang seperti itu tidak diikuti - lembar akuntansi disimpan oleh karyawan personalia, dan kemudian segera ditransfer ke departemen akuntansi.
Apa perbedaan Timesheet bentuk N T-12 dan N T-13?
Ada dua bentuk tema yang disetujui, salah satunya (T-13) digunakan di institusi dan perusahaan di mana pintu putar khusus dipasang - sistem otomatis, memantau kehadiran karyawan. Dan formulir T-12 dianggap universal dan juga berisi Bagian 2 tambahan. Formulir ini dapat mencerminkan penyelesaian dengan karyawan mengenai upah. Tetapi jika perusahaan menyelesaikan pembayaran dengan personel sebagai spesies terpisah akuntansi, bagian 2 tetap kosong.
Mengisi lembar waktu
Ada dua cara untuk mengisi lembar waktu:
- pengisian terus menerus - semua kehadiran dan ketidakhadiran dicatat setiap hari;
- mengisi dengan penyimpangan - hanya keterlambatan dan ketidakhadiran yang dicatat.
Mari kita beri contoh petunjuk pengisian formulir T-13 dengan metode pengisian berkelanjutan.
Langkah 1 - nama organisasi dan unit struktural
Di bagian atas, masukkan nama perusahaan (nama lengkap pengusaha perorangan) dan nama unit struktural. Ini bisa berupa departemen penjualan, departemen pemasaran, departemen produksi, dll.
Langkah 2 - Kode OKPO
OKPO adalah pengklasifikasi perusahaan dan organisasi seluruh Rusia. Terkandung dalam database Rosstat, terdiri dari:
- 8 digit untuk badan hukum;
- 10 digit untuk pengusaha perorangan.
Langkah 3 - nomor dokumen dan tanggal persiapan
- Nomor dokumen diberikan secara berurutan.
- Tanggal penyusunan biasanya merupakan hari terakhir bulan laporan.
Langkah 4 - periode pelaporan
Lembar waktu diserahkan per bulan - periode dari pertama hingga nomor terakhir Agustus dalam kasus kami.
Langkah 5 - informasi karyawan
Baris terpisah diisi untuk setiap karyawan departemen.
- Nomor seri di rapor.
- Nama belakang dan posisi karyawan.
- Nomor personel diberikan kepada setiap karyawan dan digunakan dalam semua dokumen akuntansi internal. Itu disimpan oleh karyawan selama seluruh masa kerja di organisasi dan tidak ditransfer ke orang lain selama beberapa tahun setelah pemecatan.
Langkah 6 - informasi tentang kehadiran dan jumlah jam
Untuk mengisi informasi kehadiran dan ketidakhadiran pegawai digunakan simbol yang disingkat. Anda akan menemukan daftarnya di akhir artikel di paragraf terpisah. Dalam contoh kami untuk karyawan Petrov A.A. 4 singkatan yang digunakan:
- I - kehadiran (dalam hal kehadiran, jumlah jam kerja dicatat di sel bawah);
- Di akhir pekan;
- K - perjalanan bisnis;
- PL - liburan.
Langkah 7 - jumlah total hari dan jam dalam sebulan
- Pada kolom ke-5 sebutkan jumlah hari dan jam kerja setiap setengah bulan.
- Di kolom ke-6 - jumlah hari dan jam dalam sebulan.
Langkah 8 - informasi untuk penggajian
Kode jenis pembayaran menentukan jenis pembayaran tunai tertentu, dienkripsi dalam angka. Daftar lengkap Lihat bagian akhir artikel untuk mengetahui kodenya. Contohnya menggunakan:
- 2000 - gaji (upah);
- 2012 - pembayaran liburan.
- Akun koresponden adalah akun akuntansi dari mana biaya untuk jenis remunerasi tertentu dihapuskan. Dalam kasus kami, akun penghapusan gaji, tunjangan perjalanan, dan pembayaran liburan adalah sama.
- Kolom 9 menunjukkan jumlah hari atau jam kerja untuk setiap jenis remunerasi. Dalam kasus kami, hari kehadiran dan perjalanan bisnis dimasukkan di sel atas, dan hari libur dimasukkan di sel bawah.
Apabila salah satu jenis remunerasi (gaji) berlaku bagi seluruh pegawai selama bulan tersebut, maka kode jenis pembayaran dan nomor rekening ditulis paling atas, kolom 7 dan 8 dikosongkan, hanya mencantumkan hari atau jam kerja. di kolom 9. Seperti ini:
Langkah 9 - informasi tentang alasan dan waktu ketidakhadiran
Kolom 10-12 berisi kode alasan ketidakhadiran dan jumlah jam ketidakhadiran. Dalam contoh kita, karyawan tersebut tidak hadir selama 13 hari:
- 3 hari - karena perjalanan bisnis;
- Saya sedang berlibur selama 10 hari.
Langkah 10 - tanda tangan orang yang bertanggung jawab
Lembar akuntansi ditandatangani pada akhir bulan:
- karyawan yang bertanggung jawab atas pemeliharaan;
- kepala Departemen;
- pekerja personalia.
Cara menandai liburan di lembar waktu
Sebelum menandai liburan di lembar waktu Anda, penting untuk mengetahui hal-hal berikut:
- jenis cuti apa yang harus ditunjukkan;
- masa liburan - dari tanggal berapa hingga tanggal berapa karyawan tersebut beristirahat;
- metode apa yang digunakan untuk mengisi lembar waktu - penyimpangan terus menerus atau hanya penyimpangan yang dicatat?
Berbagai jenis cuti ditunjukkan dalam rapor dengan singkatan berikut:
|
cuti reguler yang dibayar |
|
|
tambahan berbayar |
|
|
administratif (tanpa menyimpan gaji) |
|
|
pendidikan dengan gaji dipertahankan |
|
|
pelatihan di tempat kerja (hari yang dipersingkat) |
|
|
pendidikan tanpa menabung gaji |
|
|
untuk kehamilan dan persalinan |
|
|
penitipan anak sampai usia 3 tahun |
|
|
tanpa menyimpan gaji dalam hal-hal yang ditentukan oleh undang-undang |
|
|
tambahan tanpa menyimpan gaji |
Saat menggunakan kedua metode pengisian absensi simbol cuti liburan dimasukkan untuk setiap hari karyawan tersebut tidak hadir. Hanya saja bila menggunakan metode kontinyu, sisa hari diisi dengan jumlah pemilih (kode syarat “I”), dan bila menggunakan metode memperhitungkan penyimpangan tetap kosong.
Sebutan dan kode lain pada tabel
Ayo bawa sebutan surat, digunakan dalam lembar waktu dalam bentuk tabel.
Kehadiran di tempat kerja:
Ketidakhadiran kerja:
|
cacat sementara (cuti sakit) dengan pembayaran tunjangan |
|
|
cacat sementara tanpa pembayaran manfaat |
|
|
pengurangan jam kerja dalam hal-hal yang ditentukan oleh undang-undang |
|
|
ketidakhadiran paksa karena pemecatan ilegal (pemecatan) |
|
|
kegagalan untuk hadir sehubungan dengan pelaksanaan tugas negara (publik). |
|
|
ketidakhadiran tanpa alasan bagus |
|
|
modus paruh waktu |
|
|
akhir pekan dan hari libur nasional |
|
|
hari libur tambahan yang dibayar |
|
|
tambahan hari libur yang belum dibayar |
|
|
memukul |
|
|
alasan ketidakhadiran yang tidak diketahui |
|
|
downtime karena kesalahan majikan |
|
|
downtime karena alasan di luar kendali siapa pun |
|
|
downtime karena kesalahan karyawan |
|
|
skorsing dari pekerjaan (dibayar) |
|
|
pemecatan tanpa pemotongan gaji |
|
|
penangguhan kerja jika terjadi keterlambatan gaji |
Kami hanya akan memberi dasar kode digital jenis remunerasi(Daftar lengkapnya ada dalam Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 13 Oktober 2006 N SAE-3-04/):
Contoh lembar waktu yang telah selesai
Setiap perusahaan membayar upah berdasarkan jam atau hari kerja sebenarnya. Data pembukuan dan pembayaran upah menurut jam kerja ini memerlukan formulir khusus untuk pembukuan utama. Formulir ini dianggap sebagai lembar waktu.
Di bawah ini adalah informasi tentang dokumen ini, instruksi penyelesaiannya sesuai dengan jam kerja di perusahaan.
Mengapa dokumen ini diperlukan dan mengapa harus dibuat?
Kita harus mulai dengan fakta bahwa lembar waktu adalah dokumen yang wajib dipelihara oleh setiap pemberi kerja atau perwakilan resminya di perusahaan, terlepas dari jumlah karyawan dan bentuk kepemilikan dalam tabel kepegawaian.
Jika dokumen ini tidak ada di perusahaan, hal ini akan menimbulkan tanggung jawab manajemen berupa denda selama pemeriksaan oleh otoritas perlindungan tenaga kerja.
Dalam hal upah menempati tempat yang sangat signifikan dalam pengeluaran suatu perusahaan, dokumen-dokumen selama pemeriksaan pajak dapat menimbulkan hipotesis mengenai perolehan gaji yang tidak berdasar dan pengecualiannya dari daftar pengeluaran perusahaan. Dalam hal ini, konsekuensi yang tidak menyenangkan akan terjadi. 
Formulir T-12 dan T-13: aturan dan tahapan pengisian
Lembar akuntansi disimpan setiap hari kerja setiap bulan, dan pada hari terakhir dibuat laporan jumlah hari/jam kerja. Dokumen lengkap dikirim ke departemen akuntansi.
Mari kita beri contoh petunjuk pengisian lembar waktu dan penghitungan upah, dengan menggunakan formulir T-12 dan T-13 sebagai dasarnya. Mereka tidak berbeda secara signifikan.
- Di bagian atas, Anda harus mencantumkan nama organisasi sesuai dengan dokumen konstituen dan nama unit struktural, jika ada.
- Sel “tanggal kompilasi” (hari terakhir bulan kerja) dan “nomor dokumen” diisi.
- “Periode pelaporan” menunjukkan interval waktu penghitungan gaji sesuai rencana.
- Kolom pertama pada lembar waktu menunjukkan nomor seri pekerja.
- Kolom 2-3 diisi berdasarkan kartu pribadi karyawan sesuai dengan formulir T-2, yang ditetapkan berdasarkan perintah masuk ke perusahaan.
- Kolom 4 dan 6 ditujukan untuk kode biaya waktu kerja dan informasi jumlah jam kerja dalam sebulan terakhir.
- Kolom 5 dan 7 dimaksudkan untuk penandaan hasil antara dalam dua paruh bulan.
- Kolom 8-17 diisi pada akhir bulan laporan.
- Penghitungan hari terakhir tidak termasuk hari ketidakhadiran karyawan (cuti sakit, perjalanan bisnis, absensi, akhir pekan).
- Kolom 14 dan 16 diisi dengan jumlah hari dan jam.
- 15 – kode alasan tidak masuk kerja
- 17 – jumlah hari libur dan hari libur karyawan pada bulan laporan.
Dokumen tersebut ditandatangani oleh pegawai departemen SDM, unit struktural, direktur atau orang yang diberi wewenang olehnya.
Menyusun lembar waktu untuk kerja shift dan nuansa lainnya
Menurut Pasal 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia pemberi kerja harus mencatat waktu kerja aktual setiap pekerja. Jam kerja dibayar sesuai dengan lokasi fisik di tempat kerja. Mereka dihitung dengan mencatat kehadiran dan ketidakhadiran kerja.
Kerja shift merupakan syarat kesepakatan bersama dan harus didokumentasikan. Kerja shift dapat dilakukan secara eksklusif sesuai dengan jadwal shift sesuai dengan Pasal 103 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Ini memperhitungkan jam kerja harian dan frekuensi shift. Jadwal shift dalam hal ini bertindak sebagai peraturan lokal yang independen.
Persetujuan kerja shift malam mengharuskan pekerjaan tersebut dimasukkan dalam daftar, ditentukan berdasarkan kesepakatan atau tindakan majikan berdasarkan Pasal 97 Kode Perburuhan Federasi Rusia.
Dalam praktiknya, jadwal kerja harian “mode waktu” paling sering digunakan. Dalam mode lembar waktu, shift kerja per bulan diperhitungkan, dan durasinya harus sama sepanjang periode. Pekerjaan yang dilakukan melebihi durasinya tidak dapat diganti dengan tidak masuk kerja pada hari lain atau dengan mengambil cuti.
Jika kondisi perusahaan tidak memungkinkan kepatuhan terhadap kondisi kerja sesuai dengan Pasal 94 Kode Perburuhan Federasi Rusia, mereka memperkenalkan pencatatan waktu kerja yang diringkas. Kerja shift dapat dikombinasikan dengan pengenalan pelacakan waktu. Tata cara penerapan ringkasan akuntansi dalam suatu perusahaan diatur secara eksklusif oleh internal peraturan ketenagakerjaan. Pasal 104 Kode Perburuhan Federasi Rusia hanya mensyaratkan tidak melebihi jumlah nominal unit kerja per bulan.
Video berikut menjelaskan secara rinci prosedur pemeliharaan lembar waktu:
Sanksi pengisian absensi yang salah
Seiring dengan kemajuan audit pajak dan keuangan, auditor mungkin akan menemukannya jenis berikut pelanggaran dalam pengisian lembar akuntansi:
- data gaji tidak sesuai dengan yang ditunjukkan dalam dokumen pelaporan utama dan lembar waktu;
- data gaji tidak sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen pembayaran dan penyelesaian serta lembar waktu;
- penggunaan kode dan sebutan yang tidak tepat;
- lembur atau lembur tidak diperhitungkan;
- perhitungan besaran manfaat pada surat keterangan cacat sementara.
Pelanggaran dapat mengakibatkan hukuman yang dikenakan pada akuntan atau pemberi kerja hingga 5000 rubel. Kegagalan untuk memiliki rapor atau ketidakhadirannya di tempat kerja selama pemeriksaan oleh auditor dapat mengakibatkan sanksi administratif sesuai dengan Pasal 5.27 dan pengenaan denda kepada kepala unit sebesar hingga 50.000 rubel.