Memo layanan tentang perubahan alamat pengiriman barang. Semua yang perlu Anda ketahui tentang memo

Catatan layanan (SZ) adalah sejenis memorandum.

Perbedaan utamanya adalah SZ dikirimkan secara horizontal kepada pejabat di tingkat manajemen yang sama.

Laporan dikirim ke manajer senior, secara vertikal.

Tidak ada aturan wajib untuk membuat SZ atau model dalam peraturan perundang-undangan. Pengklasifikasi dokumentasi manajemen hanya memuat referensi pada laporan, penjelasan dan catatan penjelasan. Norma dan petunjuk pendaftaran SZ secara spesifik badan hukum dapat diatur pada tingkat peraturan daerah tentang masalah pengelolaan perkantoran.

Karena SZ merupakan dokumen tertulis dan harus diperhatikan (didaftarkan) oleh pengirimnya, maka SZ tersebut menjadi bukti pengiriman suatu informasi, permintaan, pesan tentang suatu masalah yang tidak dapat diselesaikan secara mandiri. Semacam penundaan waktu dan redistribusi tanggung jawab.

Cara mengisinya dengan benar: mengisi SZ sesuai Gost

Gost yang mulai berlaku memuat peraturan yang lebih rinci dan mencakup bagian-bagian baru.

Persyaratan penampilan

Catatan layanan dibuat di atas kertas putih atau kertas tipis lainnya dalam format A4 atau A5.

Ada margin di sepanjang tepinya: kanan - 10 mm, di sisi lain - 20 mm. Di negara kita, dokumen dibuat dalam bahasa Rusia.

Bagian atas (“tutup”). Penerima SZ dimasukkan di kanan atas (tidak lebih dari 4, jika tidak maka perlu mengirimkan surat).

Di sebelah kiri di bawah adalah nama kertas, tanggal dan nomor pendaftaran, ringkasan(judul).

Tanggal dapat ditentukan dalam format numerik apa pun Angka Arab(DD.MM.YYYY, YYYY.MM.DD), dan menggunakan kata-kata. Nomor registrasi adalah nilai numerik seri, kemungkinan dengan tambahan huruf.

PENTING: Judul harus mencerminkan esensi utama dari teks makalah dan menjelaskan isi makalah tersebut.

Jika memo menempati lebih dari satu halaman cetakan, kemudian halaman-halaman berikutnya diberi nomor.

Gost baru memberikan standar tambahan:

ia menyebutkan tidak hanya dokumen kertas tradisional, tetapi juga pengelolaan dokumen elektronik sesuai dengan aturan desain yang sama.
Teks. Yang terbaik adalah menggunakan font Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Ukuran dari 12 hingga 14 sesuai font yang dipilih. Jarak tradisional antar garis adalah 1-1,5; untuk huruf dalam kata – normal; di antara kata-kata individual ada spasi (satu bagian). Teks SZ disejajarkan dengan lebar lembar.
Penomoran halaman ditempatkan di bagian atas lembar (header).
Pencetakan dokumen dua sisi diperbolehkan dengan tetap mempertahankan ukuran margin yang diperlukan di semua sisi.
Indentasi paragraf 1,25 cm.

REFERENSI: karena SZ dikirim dalam satu perusahaan, maka tidak perlu dibubuhi stempel.

Contoh dokumen pada foto di bawah ini:

Kapan sebuah memo tidak mematuhi aturan?

Sebagaimana disebutkan di atas, SZ bukanlah dokumen resmi, oleh karena itu tidak ada konsekuensi khusus atas pengiriman catatan yang tidak berbentuk.

Tujuan SZ adalah memperoleh atau memberikan informasi tertentu kepada rekan kerja dan satu-satunya yang mungkin konsekuensi negatif tampaknya tidak ada tanggapan terhadap catatan itu.

Peraturan perundang-undangan tersebut memuat Istilah umum untuk permintaan, kegagalan untuk mematuhinya tidak akan dipertimbangkan. Tampaknya bisa diterapkan dengan analogi SZ. Secara khusus, aplikasi berikut tidak akan menerima tanggapan:

tidak mempunyai indikasi orang yang menyusunnya (anonim);
Berisi pernyataan cabul, hinaan, ancaman;
Tidak dapat dibaca;
Apabila permintaan serupa sebelumnya telah dijawab berulang kali;
Jika jawabannya melibatkan pengungkapan rahasia yang dilindungi;
Dan lain-lain.

Norma-norma ini terkandung dalam undang-undang federal “Tentang prosedur untuk mempertimbangkan banding dari warga Federasi Rusia.” Meskipun tidak ada aturan wajib untuk surat menyurat melalui memo harus dibuat sesuai peraturan komunikasi bisnis, aturan bahasa Rusia dan persyaratan tradisional untuk surat-surat bisnis.

Bagaimana cara menulis memo?

Memo dinas merupakan suatu dokumen tambahan khusus yang menjadi landasan utama bagi seorang manajer yang ingin mengambil keputusan tertentu dalam bentuk perbuatan hukum setempat. Memo resmi, dari sudut pandang pekerjaan kantor dan hukum ketenagakerjaan, tidak wajib, tetapi dapat ditetapkan dengan peraturan setempat perusahaan. Jenis dokumen ini sering digunakan dalam praktik, tetapi tidak termasuk dalam Pengklasifikasi Dokumen Manajemen Seluruh Rusia. Jadi, mari kita lihat cara menulis memo yang benar.

Fitur memo

Seringkali, memo internal dibuat untuk menyelesaikan masalah mengenai informasi, logistik atau dukungan ekonomi. Sederhananya, memo adalah korespondensi antara beberapa divisi struktural. Paling sering mereka berisi saran atau permintaan. Berbeda dengan memo, memo resmi dibuat untuk menjaga komunikasi antar departemen secara horizontal, yaitu dibuat atas nama karyawan dan dikirimkan atas nama karyawan. Mereka dikompilasi hanya jika posisi pengirim setara dengan posisi penerima. Jika memo itu dibuat oleh seorang manajer, maka paling sering itu menyangkut keputusan tentang perjalanan bisnis.

Apabila diketahui suatu produk telah diproduksi dengan beberapa cacat, maka jika terdapat beberapa keluhan pelanggan, pimpinan organisasi berhak mengirimkan memo kepada komisi sertifikasi yang akan menjelaskan secara rinci alasan ketidakpatuhan karyawan tersebut. -kepatuhan dengan persyaratan untuk posisinya. Berdasarkan memo tersebut, akan dilakukan sertifikasi tambahan terhadap karyawan tersebut. Memo juga digunakan untuk mempersingkat masa percobaan bagi karyawan tertentu. Memo semacam itu dibuat ditujukan kepada Direktur Jenderal. Jika kita berbicara tentang makna hukum dari memo, dapat dicatat bahwa memo tersebut dapat menjadi alat bukti di pengadilan.

Aturan untuk menulis catatan

Sebuah memo ditulis ke daun biasa format A4. Di dalamnya wajib detail yang ditempatkan sesuai dengan Gost ditunjukkan. Rinciannya adalah:

nama divisi

nomor pendaftaran

nama dokumen

teks

tujuan

tanda tangan pengirim (sebutkan posisinya).

Untuk mengetahui cara menulis memo, Anda perlu memperhitungkan bahwa dokumen tersebut dibuat dengan font yang familiar, ukuran huruf 14, spasi baris 1,5. Nama dokumen ditulis dengan huruf kapital (CATATAN KANTOR). Letak prasasti dapat di tengah atau di dekat batas bidang kiri. Tanggal harus ditulis dengan tegas dalam angka arab, misalnya 01/02/2013. Jika perusahaan mempunyai sistem registrasi, maka nomor registrasi juga dicantumkan pada catatan layanan. Sebagai hasil dari pengalihan memo tersebut, diambil keputusan atas masalah yang diangkat.

Jenis dokumen ini, seperti memo, mungkin juga memiliki judul pendek yang menyampaikan inti permasalahan. Dalam susunan katanya, menurut kaidah pendokumentasian, perlu dicantumkan huruf “o”. Misalnya, “tentang mengirim K. dalam perjalanan bisnis”. Teks memo itu dibagi menjadi dua bagian. Di satu bagian, mereka menuliskan fakta-fakta yang menjadi dasar penyusunan dokumen, dan di bagian kedua, semua kesimpulan dan keputusan dicatat. Jika catatan berisi lampiran, maka dibuat catatan tentang hal itu dalam desain. Sekarang Anda tahu cara menulis memo. Contohnya adalah formulir dokumen kosong, dibahas di bawah ini:

Kepala Departemen Produksi V.K.Ivanov CATATAN RESMI 17/01/13 No. ___ Karena adanya perubahan kapasitas produksi peralatan baru di kamar No.___. Silakan kirim spesialis untuk memecahkan masalah lebih lanjut.

Ini adalah contoh penulisan memo.

Cara menulis memo dan memformatnya dengan benar.

5 Juni 2013 admin

Dalam praktiknya, terkadang kita menjumpai dokumen seperti memo. Bagaimana cara menulis memo dan memformatnya dengan benar?

Memorandum internal bukanlah dokumen utama, melainkan dokumen tambahan, yang menjadi dasar pengambilan keputusan akhir oleh pemberi kerja atau manajer. Berdasarkan memo tersebut dikeluarkan perintah, instruksi, akta atau dibuat kesepakatan antara para pihak. Memo bukanlah dokumen wajib untuk pekerjaan kantor. Namun sangat mungkin untuk menggunakannya sebagai peraturan daerah tambahan yang telah ditetapkan. Dalam pengklasifikasian dokumen manajemen, tidak ada yang namanya “Memo Resmi”. Namun dalam praktiknya, dokumen jenis ini banyak digunakan.

Memo internal paling sering merupakan korespondensi internal antar departemen. Biasanya berisi semacam usulan atau permintaan. Dalam kebanyakan kasus, catatan berisi informasi tentang dukungan organisasi, logistik atau ekonomi organisasi, dan juga bersifat informatif.

Catatan layanan dibuat oleh seorang karyawan atau kepala departemen yang ditujukan kepada kepala atau spesialis tertentu dari departemen lain, yaitu. menyediakan komunikasi antara objek kontrol pada tingkat horizontal. Memo kantor ditulis dan dikirim dari satu kepala departemen ke kepala departemen lainnya, atau dari satu karyawan ke karyawan lainnya, jika statusnya setara. Jika statusnya berbeda, maka ini dianggap memo.

Jika seorang karyawan melakukan perjalanan bisnis, kepala departemen karyawan yang bepergian tersebut menulis memo yang ditujukan kepada direktur. Atas dasar itu, perintah perjalanan bisnis kemudian dikeluarkan.

Memo dapat ditulis ke komisi pengesahan jika pegawai tidak sesuai dengan jabatan yang dijabat. Hal ini dapat terjadi ketika seorang karyawan terus-menerus menghasilkan produk cacat, atau pelanggan terus-menerus mengeluh tentang penjual. Komisi sertifikasi akan dapat memutuskan sertifikasi awal karyawan tersebut.

Memo internal dibuat jika ada kebutuhan ekonomi bagi manajer lini, atau jika memungkinkan untuk membuat kesepakatan.

Dalam praktiknya, memo digunakan untuk berbagai tujuan. Misalnya, kepala departemen dapat menulis memo yang ditujukan kepada manajer tentang PHK. masa percobaan untuk beberapa karyawan.

Berdasarkan memo yang berisi informasi tentang indikator kinerja departemen, yang ditulis kepada direktur, perintah dapat dikeluarkan untuk memberikan bonus kepada karyawan atau seluruh departemen.

Memo kantor dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan (Resolusi Layanan Antimonopoli Federal Wilayah Volga tanggal 15 Juni 2011 dalam kasus No. A72-6396/2010).

Bagaimana cara menulis memo? Memo biasanya dibuat di atas kertas A4, tetapi harus memuat semua rincian yang diperlukan: tanggal dan nomor memo, nama unit struktural, judul teks dan teks itu sendiri, nama penerima dan tanda tangan pencetus memo yang menunjukkan posisinya.

Menurut GOCTy untuk teks yang mengandung informasi latar belakang, font yang digunakan adalah Times New Roman, ukuran font 14, spasi baris 1,5.

Judul dokumen memuat judul “CATATAN RESMI”, yang letaknya dapat di tengah atau di samping kiri lembaran.

Tanggal dimasukkan dalam angka arab, misalnya 15/06/2013 atau dalam huruf dan angka. Misalnya tanggal 15 Juni 2013

Siapa yang mendaftarkan memo itu? Itu didaftarkan baik oleh orang yang menerbitkan memo itu, atau oleh orang yang menerimanya. Hal ini tergantung pada sistem organisasi aliran dokumen dalam organisasi.

Ketika memo tersebut ditinjau, memo tersebut didukung dengan tanda tangan pihak yang berkepentingan, dan resolusi manajer ditumpangkan di atasnya - ini adalah keputusan tertulis manajer mengenai topik memo tersebut, yang merupakan tahap akhir dari pertimbangan memo tersebut.

Judul memo dapat mengungkapkan topiknya secara singkat. Apalagi judulnya ditulis dalam prepositional case. Misalnya, “Atas arahan Dmitriev K.N. dalam perjalanan bisnis".

Teks memo itu terdiri dari dua bagian. Bagian pertama berisi informasi tentang apa yang mendorong karyawan untuk membuat dokumen ini. Pada bagian kedua, karyawan memaparkan kesimpulan, saran dan permintaannya. Selain itu, satu bagian lagi dapat ditambahkan ke dalam teks: analisis situasi saat ini. Dengan demikian, memo dapat memuat: alasan penulisan memo, analisis fakta yang dihasilkan, dan kesimpulan tentang perubahan situasi tersebut.

Contoh memo (contoh memo):

Kepada Direktur Malinka LLC

Kozlov R.V.

dari kepala departemen penjualan

Kruglovoy N.Zh.

CATATAN LAYANAN

02.06.2013 № _________

Berdasarkan peningkatan pasokan produk kami pada bulan Mei 2013. dua kali lipat dan departemen penjualan melebihi rencana, saya meminta Anda untuk memberikan bonus kepada karyawan seluruh departemen.

Indikator kinerja penjualan terlampir.

Apa itu memo dan mengapa itu diperlukan?

Kebanyakan orang usia dewasa adalah karyawan di satu organisasi atau lainnya. Orang-orang berpaling kepada atasannya dengan permintaan atau keinginan melalui pernyataan atau memo. Kami akan menjelaskan proses penyusunan dan pengiriman dokumen ke manajer.

Apa itu?

Pertama, Anda perlu memahami apa itu memo. Merupakan dokumen yang bersifat internal atau eksternal, tergantung fungsi dan penerimanya. Memo seperti itu paling sering ditujukan kepada atasan dari bawahannya dan merupakan semacam permintaan, komentar atau saran.

Tergantung pada arti dari memo tersebut, memo tersebut dapat berupa pelaporan, penjelasan, penjelasan atau analitis.

Dokumen ini paling sering menyoroti masalah teknis atau bisnis, menjelaskan situasi kontroversial, atau memberikan penjelasan yang diminta atasan Anda dari Anda. Perbedaan utama antara memo adalah bahwa memo tidak hanya merinci esensi masalah, tetapi juga memberikan inti permasalahannya Detil Deskripsi, dan terkadang - solusi.

Layanan dan laporan: persamaan dan perbedaan

Beberapa karyawan mengacaukan laporan dan memo, dan ini bukan tanpa alasan. Ada persamaannya, namun ada juga perbedaannya. Mari kita cari tahu. Jadi, maksud dari kedua catatan tersebut adalah untuk memberitahukan kepada pihak yang berwenang tentang adanya kerusakan dalam pekerjaan. Namun, memo tersebut paling sering melaporkan suatu masalah, dan memo tersebut juga berisi permintaan untuk menghilangkannya, dan terkadang menunjukkan cara untuk memecahkan masalah tertentu.

Menyusun memo untuk atasan

Paling sering, dokumen-dokumen tersebut dikirim ke manajemen. Pasalnya, memo merupakan dokumen yang mengkomunikasikan permasalahan internal. Contoh memo tidak ditulis dimanapun, tidak ada contoh teks, sehingga disusun dalam bentuk apapun. Yang terpenting adalah menguraikan inti permasalahan dan usulan solusi. Hal lain yang harus Anda perhatikan adalah memo Anda terdaftar di organisasi. Dengan cara ini Anda dapat memastikan bahwa hal tersebut sampai ke pihak berwenang.

Namun, situasinya berbeda. Bayangkan Anda menulis memo bukan tentang kerusakan peralatan, tetapi, misalnya, tentang seorang karyawan di perusahaan Anda yang melakukan kesalahan. Situasinya bervariasi. Memo Anda mungkin hilang begitu saja. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda bisa mengasuransikan diri Anda. Buatlah memo dalam rangkap dua. Berikan kepada sekretaris untuk didaftarkan dan mintalah mereka menulis pada salinan Anda bahwa catatan itu didaftarkan dengan nomor ini dan itu, pada tanggal ini dan itu, dan diterima untuk dipertimbangkan. Jadi, meskipun keluhan Anda karena alasan tertentu tidak sampai ke atasan Anda, Anda memiliki konfirmasi dan teksnya.

Pertukaran memo antar departemen yang berbeda

Terkadang memo berfungsi sebagai sarana komunikasi antar unit terpisah perusahaan yang sama. Menyusun dokumen semacam itu untuk departemen lain tidak berbeda dengan catatan untuk manajemen. Satu-satunya perbedaan yang ada adalah Anda perlu menunjukkan divisinya sendiri, dan Anda juga dapat menunjukkan alamatnya. Dalam hal ini, memo tersebut masih berupa dokumen internal.

Tajuk memo harus dibuat sesuai dengan contoh lamaran yang ditulis kepada manajer. Selanjutnya, teks itu sendiri ditulis, yang menjelaskan semua masalah unit tertentu. Dianjurkan untuk menjelaskan secara rinci tidak hanya esensi masalah, tetapi juga semua nuansa. Anda juga dapat menyarankan cara untuk mengatasinya.

Rincian dokumen harus ditunjukkan: tanggal dan nomor. Hal ini diperlukan agar menjadi resmi.

Memo ke organisasi lain

Namun, terkadang dokumen tersebut bertindak sebagai dokumen eksternal. Kasus yang cukup umum dalam menulis memo adalah untuk organisasi lain. Dengan cara ini, perusahaan melakukan pertukaran informasi yang perlu. Juga dalam hal ini, memo tersebut merupakan bukti dokumenter atas tuntutan atau permintaan.

Surat-surat tersebut juga diterbitkan dalam bentuk apapun. Fotokopinya mungkin dilampirkan padanya. dokumen yang diperlukan. Paling sering, catatan semacam itu diterbitkan atas nama direktur satu perusahaan dari kepala perusahaan lain. Dalam hal negosiasi dengan pihak lawan, perlu menyiapkan dua salinan memo tersebut. Anda harus mengambil sendiri salinan kedua dengan stempel, tanda tangan dan nomor registrasi dan menyimpan dokumen ini sampai masalah teratasi.

Jika Anda menulis memo untuk organisasi lain, Anda mungkin menerima surat yang sama sebagai balasannya. Tidak ada yang salah dengan itu. Mungkin manajemen tidak sepenuhnya memahami masalah atau permintaan tersebut, atau mungkin mereka hanya memutuskan untuk menawarkan versi mereka sendiri tentang bagaimana mengembangkan tindakan lebih lanjut. Anda juga harus mendaftarkan catatan tersebut dan menanggapinya dengan tindakan atau tanggapan terhadap permintaan. Oleh karena itu, komunikasi antar organisasi melalui memo internal dapat berlangsung cukup lama.

Dokumen dimulai dengan nama organisasi dan rincian orang yang dituju, kemudian rincian Anda sendiri ditunjukkan. Tulisan Service Note tertulis di tengah. Selanjutnya teks diawali dengan garis merah. Seperti disebutkan sebelumnya, ini ditulis dalam bentuk bebas. Pada akhirnya, tanggal ditunjukkan dan tanda tangan ditempatkan dengan transkrip.

Jika teks memo besar, maka dibagi menjadi beberapa paragraf. Yang pertama berisi uraian masalah. Yang kedua menyatakan permintaan itu sendiri. Jika permintaan bersifat kolektif, di paragraf ketiga Anda dapat menunjukkan departemen dan nama karyawan yang menulisnya. Dalam hal ini tanda tangan pada memo dibubuhkan oleh kepala departemen. Secara terpisah, Anda dapat melampirkan lembar dengan tanda tangan seluruh karyawan.

Memo itu ditulis pada lembar A4, seperti pernyataan lainnya. Tanda tangan harus ditulis tangan dan bukan faksimili. Dianjurkan juga untuk mengeluarkan memo dengan Anda nomor seri dan tanggal persiapannya. Bisa juga dicetak di komputer, namun dalam hal ini tanda tangannya harus bersifat pribadi.

Mengirim dokumen melalui komunikasi elektronik

Seringkali ada kasus ketika suatu organisasi memiliki aliran dokumen elektronik, dan semua permintaan dan catatan harus dikirim melalui Internet atau jaringan internal. Dalam hal ini, tidak perlu takut, tidak ada yang menakutkan dalam hal ini. Namun, untuk ini disarankan untuk memiliki tanda tangan digital pribadi agar Anda dapat mengonfirmasi permintaan Anda.

Atau Anda dapat menulis memo di selembar kertas, menandatanganinya dan memindainya. Versi elektronik kirim ke alamat yang diperlukan dan tunggu tanggapan.

Apakah Anda selalu perlu menyampaikan penawaran Anda secara tertulis?

Pertanyaan yang sering muncul: apakah mungkin menghubungi manajemen perusahaan secara lisan? Jawabannya sangat sederhana: Anda selalu dapat mengajukan permohonan secara lisan, tetapi apakah ini akan memberikan hasil, masih belum diketahui. Pesan tertulis selalu merupakan dokumen resmi, apapun isi dan tujuannya. Namun pesan lisan hanyalah kata-kata yang mungkin tidak akan ditanggapi.

Oleh karena itu, kami menyarankan agar segala usulan, penjelasan, dan klarifikasi kepada manajemen dibuat hanya di atas kertas. Jika tidak, Anda mungkin tidak menerima tanggapan atas permintaan atau proposal Anda.

Cara memformat memo dengan benar

Di tempat kerja, memo dan memo sering ditulis. Sepertinya tidak ada yang rumit. Namun ketika saya baru-baru ini ditugaskan untuk menulis memo, saya memutuskan untuk menjelaskan cara menulisnya dengan benar. Anehnya, tapi ternyata yang perlu saya tulis bukan memo, tapi laporan. Mari kita lihat perbedaan antara laporan dan laporan layanan serta cara penyusunannya.

Setiap dokumen resmi berbeda dari catatan biasa karena harus mematuhi persyaratan GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Syarat-syarat penyiapan dokumen" karena mempunyai kekuatan hukum. Apa saja syarat-syarat pembuatan laporan dan memo?

Mereka harus berisi item-item berikut:

2) nama penerima (kepada siapa dokumen tersebut dikirim)

3) nama jenis dokumen (“Memo Kantor”)

4) judul teks (misalnya, “Tentang pelanggaran disiplin kerja", "Tentang memperoleh polis asuransi kesehatan"). Namun, ini adalah elemen opsional

6) tanda tangan penyusun - di sebelah kanan pojok bawah(menunjukkan posisinya di pojok kiri bawah berlawanan dengan tanda tangan)

7) tanggal kompilasi (biasanya di pojok kiri, ditulis dengan angka arab: 02/5/2013, atau dalam bentuk alfanumerik: 5 Februari 2013)

8) visa – terkadang visa pihak yang berkepentingan dibubuhkan di bawah tanda tangan pembuatnya: inisial dan nama keluarga pemberi izin, tanda tangan dan tanggalnya

9) nomor registrasi (ditempelkan di tempat kompilasi atau di tempat penerimaan - tergantung pada sistem registrasi yang dianut dalam organisasi).

Menurut GOCTy, teks dokumen tersebut berformat font Times New Roman ukuran 14 dengan spasi 1,5.

Judul dokumen terletak di tengah halaman dan ditulis dengan huruf kapital (OFFICIAL MEMO) atau huruf kecil (MEMO) dengan spasi 2 baris.

Memo - ditujukan kepada orang yang berpangkat lebih tinggi (kepala departemen atau organisasi). Dalam dokumen ini, Anda perlu menguraikan secara rinci esensi masalah yang Anda tangani: subjek pertanyaan, usulan Anda, argumentasi dan kesimpulan (Anda perlu mendorong manajemen untuk mengambil tindakan, membuat keputusan tertentu). Terkadang tujuan dari memo adalah untuk melaporkan kemajuan, dan dalam hal ini memo ditulis secara teratur.

Apabila nota ditujukan kepada pimpinan organisasi, maka dapat dibuat pada selembar kertas (format A4). Jika suatu dokumen dikirim ke otoritas yang lebih tinggi (bukan lagi dokumen internal, tetapi dokumen eksternal), maka harus dibuat di atas kop surat organisasi.

Biasanya, teks memorandum terdiri dari dua atau tiga bagian semantik. Bagian pertama berisi fakta-fakta yang mendasari penulisannya (bagian ini menyatakan), bagian kedua menganalisis situasi yang disajikan dan menawarkan solusi (bagian ini menganalisis - tidak selalu ada dalam dokumen), bagian ketiga menyajikan kesimpulan dan usulan ( bagian ini merangkum).

Memo digunakan apabila permasalahan yang diangkat berada dalam kompetensi internal dan tidak memerlukan rujukan ke otoritas yang lebih tinggi. Memo berfungsi antara manajer dan karyawan dengan status pekerjaan yang sama. Dengan bantuan dokumen ini, masalah logistik, dukungan informasi, dll biasanya teratasi (komputer rusak, kertas habis).

Teks dokumen dimulai dengan pernyataan tentang apa yang penulis tujukan, dan kemudian permintaan diungkapkan atau cara untuk menyelesaikan situasi produksi diusulkan.

Dengan demikian, perbedaan antara memo dan memo terletak pada aspek fungsinya: memo dibuat untuk dipindahkan secara vertikal (kepada manajer senior atau organisasi), memo resmi - secara horizontal (kepada manajer lini)

Mari kita lihat bagaimana menulis keluhan dan saran Anda.

1) menentukan tujuan permintaan (mengapa Anda membutuhkan bantuan?)

3) mengidentifikasi pokok-pokok pikiran, merumuskannya sespesifik dan ekspresif mungkin, tanpa melupakan detail-detail penting.

Efektivitas memo tersebut akan bergantung pada validitas ide Anda.

Panjang resmi dan memo mungkin berbeda-beda. Beberapa mungkin panjangnya beberapa kalimat, yang lain mungkin beberapa halaman. Dalam kasus kedua, halaman kedua dan setiap halaman berikutnya harus memuat judul dengan nama penerima, nomor halaman dan tanggal. Terkadang subjek memo dimasukkan dalam judul seperti itu.

CONTOH DOKUMEN

Departemen Umum Kepala departemen AHR

A.I. Petrov

CATATAN LAYANAN

Saat melakukan pekerjaan perbaikan rumah tangga

Karena kamar no 367 rusak kunci pintu, saya meminta Anda untuk memperbaikinya.

ADALAH. Ivanova Ivanova

Ketua komite serikat pekerja Kepada kepala departemen transportasi

CATATAN LAYANAN

Saya meminta Anda untuk menyediakan kendaraan untuk transportasi Hadiah Tahun Baru dari pabrik gula-gula ke perusahaan. Total volume muatan 100 box 50 x 20 x 40, berat total 1 ton. Kendaraan harus sudah berada pada pukul 9.00 tanggal 5 Desember 2012 di alamat : st. Kalganova, 67. Pengemudi harus membawa waybill.

Ketua komite serikat pekerja

saya. Sergeev

LAPORAN

Sesuai dengan rencana kerja Phoenix LLC tahun 2012. fasilitas manufaktur menerbitkan sejumlah brosur dengan volume 6–8 cetakan. aku.

Untuk melakukan operasi penjahitan brosur sebesar ini, stapler tipe "A" dan "B" yang tersedia di departemen tidak cocok, karena ketebalan publikasi melebihi norma yang diizinkan (termasuk hingga 5 lembar cetakan) . Penggunaan mesin lem “C” tidak layak secara ekonomi dan juga memakan waktu.

Menjahit brosur sebanyak 6–8 cetakan. aku. Cara paling mudah untuk memproduksinya adalah dengan menggunakan mesin jahit kawat kelas “D”. Biayanya di perusahaan Stan adalah _______ juta rubel. Dalam mode operasi saat ini, efisiensi ekonomi pengoperasian mesin akan menutupi biaya pembeliannya dalam 1 tahun 7 bulan (perhitungan efisiensi ekonomi terlampir).

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, saya mohon anda mengalokasikan dana untuk pembelian mesin jahit kawat kelas “D”.

Aplikasi: untuk 3 liter. dalam 1 salinan.

Kepala produksi

bengkel L.P.Sviyat Sviyat

Pada artikel ini kita akan membahas tentang cara menulis memo yang benar. Semakin banyak, dalam daftar persyaratan calon suatu posisi, orang dapat menemukan tesis tentang keterampilan komunikasi seorang spesialis. Ini tidak berarti bahwa karyawan tersebut diharapkan untuk menulis cerita yang panjang dan menarik tentang liburan atau gosip tentang tetangga. Dalam pemahaman pemberi kerja, karyawan akan membutuhkan kemampuan berkomunikasi dan merumuskan tugas dengan jelas agar berhasil bekerja sama dengan tim. Salah satu bentuk interaksi tersebut dapat berupa memo.

Terminologi

Pada perusahaan dengan jumlah staf yang sedikit, seringkali karyawan mengetahui keberadaan memo internal hanya melalui desas-desus. Jika keseluruhan tim tidak sampai beberapa lusin orang, maka informasi tentang semua peristiwa penting, baik yang telah terjadi maupun yang akan terjadi, disebarluaskan secara lisan. Meski jumlahnya sedikit bukan berarti penggunaan komunikasi tertulis tidak efektif.

Memo sendiri merupakan dokumen internal, suatu bentuk pemberitahuan kepada anggota tim yang berkepentingan tentang fakta-fakta penting atau berisi beberapa informasi yang mempengaruhi pekerjaan selanjutnya departemen lain. Dan bahkan penyebutan jenis dokumen ini, dan terlebih lagi contoh standar sebuah memo, di undang-undang ketenagakerjaan tidak ada, kebutuhannya terkadang ditentukan oleh norma-norma Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Menyusun makalah seperti itu disarankan jika Anda perlu memberi tahu rekan kerja secara tertulis:

tentang adanya atau perubahan kondisi harta benda;
tentang perubahan jadwal kerja karyawan individu atau bagian dari suatu subdivisi;
tentang pendapat yang ada atau usulan untuk melakukan penyesuaian proses kerja;
tentang keberatan atas tindakan atau niatnya;
tentang perubahan esensi dan komposisi informasi yang digunakan untuk pekerjaan;
tentang fakta atau peristiwa lain yang menurut pendapat penulis dokumen berpotensi mempengaruhi pelaksanaan tugas pekerjaannya.

Agar sebuah memo dapat dianggap sebagai dokumen yang patut mendapat perhatian, tidak cukup hanya dengan menuliskan beberapa frasa di selembar kertas. Meski formulirnya tidak disetujui peraturan, Anda harus selalu menggunakan standar 6.30–2003 “USD. USORD. Persyaratan dokumen." Hal ini juga berlaku ketika mengembangkan formulir internal dan mengamankannya dalam sistem manajemen dokumen perusahaan.

Undang-undang tersebut tidak memuat konsep memo, melainkan memo bentuk standar dapat dikembangkan secara mandiri dan diberlakukan dengan perintah terpisah, berdasarkan Gost 6.30-2003.

Perbedaan antara memo dan memo

Karena praktik pembuatan memo resmi tidak mempengaruhi semua perusahaan, tidak semua ahli melihat perbedaan yang signifikan antara memo resmi dan memo. Namun demikian, hal ini nyata dan memiliki tanda-tanda yang sangat spesifik:

Tipe dokumen	Tujuan	Isi
Memo layanan	Seorang anggota tim yang tidak ada interaksi dalam bentuk “bawahan-atasan”. Seorang kolega dengan pangkat yang sama di dalam atau di luar departemen	Paling sering ini bersifat informasi atau peringatan. Hal ini disusun dengan tujuan untuk menjamin pengenalan data dan konfirmasi lebih lanjut tentang posisi seseorang terhadap manajemen.
Pelaporan internal	Ditujukan kepada atasan langsung penulis dokumen atau kepada otoritas yang lebih tinggi	Ini mungkin bersifat pemberitahuan untuk memperingatkan terjadinya konsekuensi negatif atau tidak dapat diperbaiki yang mengganggu pekerjaan atau membahayakan kesehatan. Ini dapat dibuat untuk mengoordinasikan kebutuhan perusahaan atau mengusulkan langkah-langkah untuk mengatur ulang proses.
Pelaporan eksternal	Kepada organisasi atau struktur terkait dengan mana kolaborasi atau proyek mendesak sedang dilaksanakan	Biasanya dibuat dengan tujuan untuk memberitahukan pimpinan organisasi mitra tentang pelanggaran atau kegagalan dalam memenuhi tugas oleh karyawan atau pejabatnya. Lebih jarang dengan tawaran untuk menyemangati atau merayakan seseorang.

Di antara sebagian besar pekerja, ada anggapan bahwa proses pertukaran “kertas” ini hanya membuang-buang waktu dan tenaga dalam menyusunnya, karena menelepon dan membuat sketsa gambar dengan cepat jauh lebih cepat dan mudah. Alur pemikiran mereka berubah secara dramatis setelah kontak pertama dengan situasi produksi, ketika perlu untuk membuktikan fakta pengiriman informasi yang relevan kepada semua pihak yang berkepentingan. Kadang-kadang tidak hanya nasib sanksi disipliner (mungkin sangat berat, hingga dan termasuk pemecatan), tetapi juga keberhasilan operasi seluruh perusahaan lebih lanjut bergantung pada hal ini.

Jenis memo

Karena bentuk penyajiannya yang cukup bebas, memo digunakan dalam berbagai isu dan situasi. Berikut ini adalah daftar situasi yang paling umum, tetapi ini tidak berarti bahwa daftar ini eksklusif dan tidak dapat dilengkapi dengan item lain.

Periksa sampel standar memo di sini -
Berikut adalah bentuk universal untuk sebuah memo

Karyawan ke karyawan

Bahkan jika dua karyawan dipisahkan satu sama lain hanya dengan sebuah lorong di antara meja, hal ini tidak dapat menghalangi mereka untuk berkomunikasi secara tertulis. Dan menganggap ini sebagai konflik kerja adalah tindakan yang salah. Interaksi melalui pertukaran “surat” membantu:

menghindari kegagalan akibat beban kerja yang berat dan kelupaan;
menyelesaikan masalah tidak terpenuhinya tugas atau keterlambatan transfer data yang diperlukan;
meredakan hubungan yang tegang, serta memindahkan memo tersebut kepada karyawan ke dalam kategori dokumen disiplin dan pengorganisasian.

Isi makalah ini bisa sangat berbeda dan berisi permintaan dan tuntutan. Misalnya, jika seorang karyawan melihat salah satu anggota tim lalai fungsi pekerjaan, bahkan sebelum menghubungi manajer Anda, Anda dapat mengirimkan memo tentang kegagalan memenuhi tugas resmi kepada rekan kerja yang menganggap remeh pekerjaannya. Hal ini akan lebih tepat dan memungkinkan kita untuk membuktikan di masa depan bahwa kesenjangan dalam pekerjaan bukanlah hasil dari “tanggung jawab bersama” dan menutup-nutupi masalah.

Memo adalah alat interaksi antar spesialis pada tingkat struktural yang sama, lebih tepat menggunakan memo untuk ditujukan kepada manajer.

Untuk penghapusan

Jarang ada pekerjaan yang tidak terkait dengan aset material atau bahan habis pakai yang digunakan pekerjaan yang sukses. Hal ini menyebabkan kerusakan atau hilangnya karakteristik kualitas, dan kemudian Anda perlu menghubungi layanan pasokan untuk menghapus bahan lama dan menerbitkan yang baru.

Jika keausan atau kegagalan objek kerja adalah akibat dari proses alami yang terkait dengan penuaan atau penipisan sumber daya, maka Anda dapat melaporkan hal ini kepada orang yang bertanggung jawab secara finansial. Bentuk pemberitahuannya dapat berupa nota penghapusan yang memuat daftar barang-barang yang kehilangan kegunaannya dan alasan penolakan penggunaannya.

Lain halnya jika rusaknya formasi mereka dikaitkan dengan kejadian yang tidak standar atau kecerobohan pegawai yang bertanggung jawab, maka hal tersebut tidak dapat dilakukan tanpa sepengetahuan dan keputusan pihak yang berwenang. Dalam hal ini, lebih tepat menulis bukan memo, melainkan laporan.

Untuk bonus

Komunikasi tertulis lebih sering dikaitkan dengan kejadian tidak menyenangkan atau pertukaran data. Yang kurang umum adalah alasan yang lebih menyenangkan untuk menulis memo - pesan tentang bonus.

Karena ciri khas sebuah catatan dianggap sebagai aturan untuk mengirimkannya ke seorang karyawan peringkat yang setara, maka proposal penghargaan yang diformalkan dengan cara ini akan lebih tepat untuk dikirimkan, misalnya, ke bagian personalia. Sebagai alternatif, Anda dapat memberikan dokumen tersebut kepada karyawan yang bertanggung jawab untuk menyusun rancangan perintah bonus atau memberikan daftar kandidat untuk menerima insentif tunai.

Ide ini bisa Anda sampaikan langsung kepada pimpinan perusahaan, namun akan lebih tepat jika argumen Anda disampaikan dalam bentuk memo. Periksa.

Dalam perjalanan bisnis

Setelah penghapusan pada tahun 2014, kebutuhan pendaftaran wajib sertifikat perjalanan untuk setiap perjalanan bisnis, muncul pertanyaan tentang bagaimana mencatat beberapa nuansa dengan benar dan melaporkan hasilnya. Solusinya adalah memo untuk perjalanan bisnis. Dalam bentuk inilah Anda dapat menginformasikan kepada manajer tentang bagaimana dan kapan direncanakan untuk melaksanakan tugas perusahaan, serta mencatat hasil perjalanan dalam sebuah catatan.

Dokumen ini biasanya digunakan:

jika perjalanan ke tempat tujuan dilakukan dengan angkutan pribadi atau lewat;
jika Anda perlu melaporkan pekerjaan pada hari libur atau lembur;
jika tidak mungkin menentukan secara akurat durasi perjalanan bisnis sebenarnya berdasarkan dokumen keuangan terlampir;
apabila ada keadaan-keadaan yang harus diperhatikan pada saat menghitung tunjangan harian dan penggantian biaya atau kebutuhan biaya perlu dijelaskan tanpa dokumen utama.

Sampai batas tertentu, memo tersebut menggantikan tugas wajib sebelumnya untuk perjalanan bisnis dan laporan pelaksanaannya. Periksa.

Memo untuk sutradara

Karena manajer, paling sering, adalah badan manajemen individu tertinggi suatu perusahaan, cukup sulit untuk membayangkan situasi di mana mengirimkan memo kepada direktur adalah hal yang benar. Sesuai dengan prinsip hierarki pelayanan, sebaiknya penyampaian laporan atas namanya.

Keengganan untuk memberi judul pada dokumen yang diserahkan kepada pihak berwenang dengan cara ini, lebih disebabkan oleh alasan dan emosi subjektif. Namun, perlu dipahami bahwa memo tentang pelanggaran tersebut uraian Tugas tampaknya tidak logis.

Pilihan penggunaan yang benar bentuk memo yang ditujukan kepada direktur dimungkinkan di korporasi atau holding. Hanya dalam strukturnya dapat terdapat beberapa direktur sekaligus, yang mempunyai kedudukan yang sama dalam organisasi dan tidak saling melapor. Dalam perusahaan dengan sistem manajemen yang jelas dan satu manajer, lebih tepat menggunakan laporan tentang semua masalah produksi yang memerlukan perhatian dan persetujuan direktur.

Catatan resmi, seperti korespondensi lainnya, harus didaftarkan dalam jurnal akuntansi khusus. Sebaiknya diserahkan dengan tanda tangan pada salinan kedua atau pada kolom jurnal.

Menyusun memo

Agar seseorang tidak ragu tentang cara menulis memo dengan benar, Anda dapat menggunakan instruksi sederhana:

Dokumen tersebut dibuat pada selembar kertas A4, dengan nama lengkap dan jabatan lengkap penerima dicantumkan pada “header”.
Nama penulis catatan juga dicantumkan di sana, tidak lupa menuliskan jabatan dan departemennya.
Gunakan frasa “Catatan Layanan” sebagai judul.
Selanjutnya, Anda harus menyatakan inti permasalahan, pertanyaan, informasi atau usulan dalam bentuk yang singkat namun padat, dengan menggunakan gaya bisnis menulis.
Pada akhirnya, Anda perlu mencantumkan tanggal kompilasi, tanda tangan penyusun dan nama belakangnya.
Untuk memperlancar alur dokumen, semua dokumen keluar dan masuk harus didaftarkan. Oleh karena itu, memo yang disusun dengan benar harus diberi nomor seri.

Bagi perusahaan yang ingin menyatukan bentuk memo dan konsolidasi ketertiban umum Tergantung pada bagaimana memo itu ditulis, Anda perlu mengeluarkan perintah terpisah untuk perusahaan tersebut. Kemudian contoh tulisan yang disetujui akan menjadi wajib digunakan oleh seluruh karyawan organisasi.

Bertentangan dengan prasangka umum terhadap penggunaan memo dalam komunikasi dengan rekan kerja, dokumen ini hanya dapat memberikan dampak positif pada proses kerja dan menjalin interaksi internal. Oleh karena itu, setiap karyawan harus mengesampingkan keraguan dan emosi, dan menerima begitu saja bahwa beberapa permasalahan hanya dapat diselesaikan melalui persiapan dokumen tertulis.

Pengacara di Dewan Pembela Hukum. Mengkhususkan diri dalam menangani kasus-kasus yang berkaitan dengan perselisihan perburuhan. Pembelaan di pengadilan, persiapan tuntutan dan lain-lain dokumen peraturan kepada otoritas pengatur.

Apa itu?

Tergantung pada arti dari memo tersebut, memo tersebut dapat berupa pelaporan, penjelasan, penjelasan atau analitis.

Dokumen ini paling sering menyoroti masalah teknis atau bisnis, menjelaskan situasi kontroversial, atau memberikan penjelasan yang diminta atasan Anda dari Anda. Perbedaan utama antara memo adalah tidak hanya menyatakan inti permasalahan, tetapi juga memberikan gambaran rinci tentangnya, dan terkadang cara penyelesaiannya.

Layanan dan laporan: persamaan dan perbedaan

Menyusun memo untuk atasan

Namun, situasinya berbeda. Bayangkan Anda menulis memo bukan tentang kerusakan peralatan, tetapi, misalnya, tentang seorang karyawan di perusahaan Anda yang melakukan kesalahan. Situasinya bervariasi. Memo Anda mungkin “hilang”. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda bisa mengasuransikan diri Anda. Buatlah memo dalam rangkap dua. Berikan kepada sekretaris untuk didaftarkan dan mintalah mereka menulis pada salinan Anda bahwa catatan itu didaftarkan dengan nomor ini dan itu, pada tanggal ini dan itu, dan diterima untuk dipertimbangkan. Jadi, meskipun keluhan Anda “tidak sampai” kepada atasan Anda karena alasan tertentu, Anda memiliki konfirmasi dan teksnya.

Pertukaran memo antar departemen yang berbeda

Terkadang memo berfungsi sebagai sarana komunikasi antar departemen terpisah di perusahaan yang sama. Menyusun dokumen semacam itu untuk departemen lain tidak berbeda dengan catatan untuk manajemen. Satu-satunya perbedaan yang ada adalah Anda perlu menunjukkan divisinya sendiri, dan Anda juga dapat menunjukkan alamatnya. Dalam hal ini, memo tersebut masih berupa dokumen internal.

Rincian dokumen harus ditunjukkan: tanggal dan nomor. Hal ini diperlukan agar menjadi resmi.

Memo ke organisasi lain

Namun, terkadang dokumen tersebut bertindak sebagai dokumen eksternal. Kasus yang cukup umum dalam menulis memo adalah untuk organisasi lain. Dengan cara ini, perusahaan bertukar informasi yang diperlukan. Juga dalam hal ini, memo tersebut merupakan bukti dokumenter atas tuntutan atau permintaan.

Surat-surat tersebut juga diterbitkan dalam bentuk apapun. Fotokopi dokumen yang diperlukan dapat dilampirkan padanya. Paling sering, catatan semacam itu diterbitkan atas nama direktur satu perusahaan dari kepala perusahaan lain. Dalam hal negosiasi dengan pihak lawan, perlu menyiapkan dua salinan memo tersebut. Anda harus mengambil sendiri salinan kedua dengan stempel, tanda tangan dan nomor registrasi dan menyimpan dokumen ini sampai masalah teratasi.

Cara memformat memo dengan benar

Dokumen dimulai dengan nama organisasi dan rincian orang yang dituju, kemudian rincian Anda sendiri ditunjukkan. Kata “Memo” tertulis di tengahnya. Selanjutnya teks diawali dengan garis merah. Seperti disebutkan sebelumnya, ini ditulis dalam bentuk bebas. Pada akhirnya, tanggal ditunjukkan dan tanda tangan ditempatkan dengan transkrip.

Memo itu ditulis pada lembar A4, seperti pernyataan lainnya. Tanda tangan harus ditulis tangan dan bukan faksimili. Dianjurkan juga untuk mengeluarkan memo dengan nomor seri Anda dan tanggal persiapannya. Bisa juga dicetak di komputer, namun dalam hal ini tanda tangannya harus bersifat pribadi.

Mengirim dokumen melalui komunikasi elektronik

Atau Anda dapat menulis memo di selembar kertas, menandatanganinya dan memindainya. Kirim versi elektronik ke alamat yang diperlukan dan tunggu tanggapan.

Apakah Anda selalu perlu menyampaikan penawaran Anda secara tertulis?

Untuk memecahkan berbagai masalah produksi dan organisasi yang ada korespondensi resmi internal. Dalam proses pemeliharaan dokumentasi, berbagai memo disusun.

Ini juga bisa berupa laporan, perintah, dll. Dalam kebanyakan kasus, dokumen internal ini sangat mirip sifat penulisannya, hanya saja tergantung pada tujuan akhir dan alasan penulisannya, dokumen tersebut memiliki sifat organisasi dan hukum yang berbeda.

Jika memo tersebut memiliki tujuan tertentu atau mencatat pengeluaran sumber daya keuangan, maka memo tersebut harus dilampirkan pada laporan akuntansi umum (berdasarkan fakta tertentu, departemen akuntansi mencatat dan melaksanakan transaksi pengeluaran dan pendapatan).

Catatan kantor dari berbagai alam membantu menyelesaikan berbagai persoalan terkini dengan cepat dan merupakan dokumen pendukung fakta-fakta tertentu.

Tergantung pada jenis dan sifat penulisannya, memo resmi harus disimpan dalam jangka waktu tertentu (jangka waktu bisa 1 tahun, 3, 5 tahun, atau bisa juga disimpan permanen).

Persyaratan untuk menyiapkan memo

Menurut kerangka legislatif (GOST 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu” Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk persiapan dokumen”) memo itu harus ada:

indikasi kepada siapa dokumen itu ditujukan ( eksekutif, unit struktural atau organisasi tertentu);
nama penerima (khusus kepada siapa dokumen tersebut dikirimkan);
judul dokumen (dalam pada kasus ini“Memo kantor” ditunjukkan);
nomor registrasi catatan layanan;
tanggal penulisan;
judul teks (contoh: “Tentang pembelian alat tulis untuk departemen”, “Tentang tindakan disipliner”, dll.);
teks itu sendiri;
tanggal dan tanda tangan pembuat memo (posisi harus dicantumkan);

Saat menulis memo, Anda harus mematuhi aturan berikut:

indikasi yang benar dari semua detail;
mematuhi secara ketat gaya penulisan resmi;
menyusun dokumen dalam urutan yang benar;

Siapa yang bisa menulis memo

Memo tersebut dapat dibuat baik oleh pekerja biasa maupun oleh manajemen organisasi. Ini adalah dokumen yang mengatur koneksi objek dengan kontrol horizontal.

Manajemen dokumen elektronik

Tujuan utama penulisan memo adalah untuk memecahkan masalah organisasi saat ini yang berkaitan dengan manajemen ekonomi, material dan dasar teknis, dukungan informasi, tindakan disipliner dll.

Seringkali, organisasi terkemuka menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik untuk mencatat berbagai data dan fakta: pemrogram mengembangkan program khusus, pekerjaan organisasi didaftarkan menggunakan login dan kata sandi (ini disediakan oleh departemen SDM) dan, dengan masuk ke bagian tertentu dari program manajemen dokumen, karyawan memilih bagian "Catatan Internal" dan mengisi kolom yang hilang.

Kemudahan penggunaan pengelolaan dokumen elektronik diapresiasi oleh banyak perusahaan karena:

nomor dokumen (kartunya) ditetapkan secara otomatis;
semua dokumen disimpan di arsip elektronik(kebanyakan berdasarkan tahun);
untuk mencari dokumen tertentu, cukup mengetahui serangkaian informasi minimum;
penghematan sewa kertas dan penyimpanan, dll.;

Namun banyak organisasi yang masih menggunakan media kertas saat menulis memo.

Di bagian HR sering kali sudah ada contoh yang sudah jadi memo untuk berbagai keperluan dan karyawan hanya perlu menghubungi petugas personalia yang bertanggung jawab dan menyebutkan alasan penulisan memo tersebut.

Prosedur untuk mempertimbangkan memo

Setelah menulis memo, didaftarkan oleh karyawan yang bertanggung jawab dan kemudian diserahkan untuk ditinjau. orang yang bertanggung jawab(yang menandai fakta pembacaan dan memberi catatan yang sesuai) dan setelah semua ini dikirim ke penerima. Penerima telah memberikan keputusannya (“Setuju”, “Ditolak”, “Dianggap”, “Selesai”, dll. Tergantung pada tujuan penulisan memo dan hasil akhir tindakan setelah diminta oleh karyawan perusahaan).

Persyaratan ketat dari kerangka kerja legislatif tidak untuk menulis memo, tetapi Anda tetap harus menunjukkan semua poin dengan benar (menurut ketentuan Umum alur dokumen).

Contoh menulis memo

Kepada Direktur Rostock LLC
Samelyuk Anatoly Petrovich
manajer penjualan Rostok LLC
Kuznetsova Oksana Ivanovna
(Anda dapat menunjukkan rincian paspor, alamat tempat tinggal atau tempat kerja, nomor personel karyawan, yang diberikan pada saat perekrutan)
tanggal 25 Desember 2014
No.31 tanggal 25 Desember 2014 (nomor registrasi)

Memo layanan

Sehubungan dengan perpanjangan perjalanan bisnis ke Moskow, menurut dokumen No. 27 tanggal 15 Desember 2014: durasi perjalanan bisnis seharusnya dari 17 Desember 2014 sampai dengan 20 Desember 2014, tetapi durasi sebenarnya adalah perjalanan bisnis: dari 17 Desember 2014 hingga 23 Desember 2014, sehubungan dengan penyelesaian masalah organisasi terkait. Laporan tentang pekerjaan yang dilakukan diberikan kepada kepala departemen penjualan Rostock LLC, Nikolai Nikolaevich Kramar.
Tiket keberangkatan dan kedatangan sudah termasuk. Saya meminta Anda untuk mengalokasikan jumlah tunjangan perjalanan yang sesuai - sebesar 10 ribu rubel.

25.12.2014
Manajer Penjualan di Rostok LLC
Kuznetsova O.I.(dan tanda tangan pribadi).

Jika memo menempati beberapa lembar A4, maka masing-masing lembar diberi nomor.

lekukan

Saat membuat memo di atas kertas, Anda harus mematuhi indentasi berikut:

indentasi kiri (margin) - dari 2,5 hingga 3,5 cm (tempat penyerahan dokumen);
lekukan kanan - dari 1,25 hingga 2,5 cm;
lekukan atas - setidaknya 2 cm;
lekukan bawah - setidaknya 2 cm;

Jika kita mempertimbangkan prinsip-prinsip umum menulis memo, maka dokumen ini hanya bersifat tambahan, informasi spesifik dan dengan demikian memulai keputusan manajemen tertentu.

Noskova Elena

Saya telah berkecimpung dalam profesi akuntansi selama 15 tahun. Dia bekerja sebagai kepala akuntan di sekelompok perusahaan. Saya memiliki pengalaman dalam melewati inspeksi dan mendapatkan pinjaman. Familiar dengan bidang produksi, perdagangan, jasa, konstruksi.

Memo layanan tentang perubahan alamat pengiriman barang. Semua yang perlu Anda ketahui tentang memo

Cara mengisinya dengan benar: mengisi SZ sesuai Gost

Persyaratan penampilan

Kapan sebuah memo tidak mematuhi aturan?

Bagaimana cara menulis memo?

Fitur memo

Aturan untuk menulis catatan

Meta

Cara menulis memo dan memformatnya dengan benar.

Apa itu memo dan mengapa itu diperlukan?

Apa itu?

Layanan dan laporan: persamaan dan perbedaan

Menyusun memo untuk atasan

Pertukaran memo antar departemen yang berbeda

Memo ke organisasi lain

Mengirim dokumen melalui komunikasi elektronik

Apakah Anda selalu perlu menyampaikan penawaran Anda secara tertulis?

Cara memformat memo dengan benar

Terminologi

Perbedaan antara memo dan memo

Jenis memo

Karyawan ke karyawan

Untuk penghapusan

Untuk bonus

Dalam perjalanan bisnis

Memo untuk sutradara

Menyusun memo

Apa itu?

Layanan dan laporan: persamaan dan perbedaan

Menyusun memo untuk atasan

Pertukaran memo antar departemen yang berbeda

Cara memformat memo dengan benar

Mengirim dokumen melalui komunikasi elektronik

Apakah Anda selalu perlu menyampaikan penawaran Anda secara tertulis?

Persyaratan untuk menyiapkan memo

Siapa yang bisa menulis memo

Manajemen dokumen elektronik

Prosedur untuk mempertimbangkan memo

Contoh menulis memo

lekukan

Noskova Elena