Setiap perusahaan yang mempekerjakan personel yang direkrut harus memperhitungkan waktu kerja karyawan. Atas dasar ini, departemen akuntansi menghitung gaji dan tunjangan mereka. Waktu kerja tercermin dalam dokumen khusus - lembar waktu. Kami akan memberi tahu Anda apa saja nuansa terkait pemeliharaannya dan cara mengisinya dengan benar.
Timesheet adalah salah satu jenis dokumentasi akuntansi utama yang mencatat:
- jenis waktu yang dihabiskan untuk melakukan fungsi ketenagakerjaan dimana karyawan bekerja;
- durasinya (dalam jam dan hari).
Fungsi absensi:
- catatan tentang pekerjaan aktual pekerja untuk setiap jenis waktu kerja;
- pengendalian personel;
- pembayaran gaji dan sejumlah tunjangan yang memadai;
- buktikan dengan tepat perselisihan perburuhan;
- perhitungan pengolahan;
- dasar sahnya pemberhentian karena mangkir;
- pembenaran pajak untuk biaya dana upah;
- dasar untuk menyusun laporan kepada otoritas pengatur.
Bisakah LLC atau pengusaha perorangan beroperasi tanpa lembar waktu?
Undang-undang mewajibkan pemberi kerja untuk mempertahankan lembar waktu tersebut, apa pun kondisinya formulir legal organisasi mereka. Jika sebuah perusahaan mempekerjakan karyawan yang direkrut, mereka harus diberi gaji, yang pajaknya dipotong ke anggaran. Untuk memeriksa keabsahan perhitungan gaji, kantor pajak akan menanyakan keberadaan dokumen ini dan isinya.
Jika LLC atau pengusaha perorangan memiliki karyawan, dan lembar waktu tidak diisi atau mengandung kesalahan, kantor pajak dapat mengakui biaya gaji mereka sebagai hal yang tidak dapat dibenarkan. Artinya pengeluaran pemberi kerja tersebut tidak akan mengurangi dasar pengenaan pajak penghasilan.
Penting! Pengusaha yang tidak mau repot-repot mencatat jam kerja atau menyimpan catatan waktu yang dilanggar akan menghadapi sanksi dari otoritas pengawas. Direktur dapat didenda 1000 - 5000 rubel, dan organisasi dapat didenda hingga 50 ribu rubel. (Pasal 52.7 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia).
Bagaimana cara menghitung waktu kerja seorang karyawan?
Waktu kerja adalah jangka waktu siang atau malam di mana seorang pekerja wajib melaksanakan fungsi pekerjaannya atau waktu yang dipersamakan dengan itu dalam hal pembayaran. Durasi periode ini (hari kerja atau shift) dan keteraturan pengulangannya (rutin atau jadwal) harus ditetapkan dalam kontrak kerja sebagai kondisi kerja.
Kartu laporan menunjukkan varietas yang berbeda waktu yang terkait dengan fungsi tenaga kerja:
- siang hari;
- malam;
- pada akhir pekan dan hari libur;
- lembur;
- jam tangan;
- pelatihan lanjutan di luar produksi;
- hari libur berbayar;
- cuti sakit;
- ketidakhadiran paksa;
- memukul;
- sederhana, dll.
Prinsip pencatatan absensi
Pencatat waktu wajib mentaati peraturan perundang-undangan, serta peraturan internal peraturan perusahaan:
- Dokumen ini dapat disimpan untuk setiap divisi secara terpisah atau untuk seluruh organisasi.
- Timesheet memuat jumlah jam kerja pegawai untuk setiap jenis waktu kerja sesuai dengan kode yang diberikan.
- Selain jam kerja, jumlah jam ketika pekerja tidak melakukan pekerjaan, meskipun ia seharusnya melakukannya (absensi, pemogokan, downtime), juga dicatat.
- Karyawan dimasukkan dalam lembar waktu atau dikeluarkan darinya setelah melengkapi dokumentasi personel yang relevan - perintah kerja atau pemecatan, kontrak kerja.
- Ketika seorang karyawan baru dimasukkan dalam absensi, ia menerima nomor personel yang unik dan akan menjadi kodenya dalam dokumentasi personel. Nomor tersebut akan valid selama seluruh waktu pengoperasian dari majikan ini. Pergantian jabatan tidak mengubah jumlah personel. Setelah pemecatan, nomor yang sama tidak boleh diberikan kepada siapa pun selama 3 tahun.
- Dilarang keras mengisi lembar waktu terlebih dahulu - waktunya tercermin dalam dokumen. sebenarnya berhasil.
Apakah legal menggunakan sistem pemantauan elektronik?
Banyak organisasi, terutama yang berukuran besar, menggunakan sistem elektronik untuk memantau dan/atau memantau karyawan guna memfasilitasi akuntansi pekerjaan staf. Berbagai fungsi sistem ini memungkinkan Anda mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan karyawan, beberapa - pergerakan mereka di sekitar wilayah, terkadang - aktivitas mereka di tempat kerja.
Dasar untuk mencatat kehadiran seorang karyawan di tempat kerja dapat berupa pendaftaran mereka menurut berbagai indikator yang disediakan oleh sistem akuntansi dan pengendalian tertentu:
- penyerahan kartu pas elektronik;
- pembacaan sidik jari;
- pemindaian retina;
- perekaman video menggunakan kamera, dll.
Tergantung pada sistem kontrol yang dipilih, data yang diterima dicatat dalam satu bentuk atau lainnya. Banyak sistem elektronik menyediakan pengiriman laporan ke database organisasi dalam bentuk terpadu, menghasilkan lembar waktu yang sama. Oleh karena itu, penggunaannya cukup dapat diterima: akuntansi seperti itu, dibandingkan dengan pengisian lembar waktu “manual”, disebut otomatis.
Vimania! Untuk melamar sistem otomatis telah menjadi sah, organisasi harus mengkonsolidasikan poin ini dalam dokumen akuntansi - dengan karyawan dan peraturan internal.
Seberapa sering dan siapa yang mengisi absensi?
Lembar waktu diisi oleh karyawan khusus - "pencatat waktu", yang dapat menjadi karyawan salah satu departemen:
- departemen SDM;
- akuntansi;
- kepala unit struktural;
- Direktur;
- setiap orang yang ditunjuk berdasarkan perintah pengurus.
Setiap awal bulan kerja dibuka lembar waktu baru, dan pada akhir bulan harus ditutup. Terkadang hasil sementara diringkas pada pertengahan bulan.
Setelah diisi, lembar waktu harus ditandatangani oleh penanggung jawab dan kepala departemen terkait, dan kemudian ditransfer ke departemen akuntansi (paragraf 2 bagian 2 Instruksi yang disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 5 Januari 2004).
Download formulir dan contoh pengisian rapor
Mengisi lembar waktu
Formulir khusus telah dikembangkan untuk memelihara dokumen penting ini. Tidak perlu menggunakannya dengan tepat: pemberi kerja berhak mengembangkannya sampel sendiri atau membuat ulang yang standar “untuk diri sendiri” (surat Rostrud tertanggal 14 Februari 2013 No. PG/1487-61). Hal utama adalah bahwa rapor yang dikembangkan berisi rincian wajib yang diatur oleh Undang-Undang Federal No. 402.
Lembar waktu untuk tahun 2018, seperti sebelumnya, dapat disimpan dalam salah satu dari dua jenis formulir standar:
- formulir T-12 - tidak hanya memperhitungkan waktu kerja dan/atau waktu yang terlewat, tetapi juga membayar gaji (data dimasukkan berdasarkan kontrol “manual”);
- Formulir T-13 lebih umum, digunakan untuk akuntansi murni masa kerja karyawan, dan dokumen lain disediakan untuk menghitung gaji (formulir ini juga dapat digunakan dengan sistem akuntansi otomatis, tetapi tanda tangan pribadi pada versi cetak diperlukan) .
Cara mengisi rapor pada formulir T-13
Program akuntansi 1C menangani pengisian otomatis formulir T-13. Itu menyerupai tabel yang diperluas. Pengisian lembar waktu dilakukan dalam satu rangkap.
Tidak perlu mengisi rincian yang diperlukan secara terpisah setiap kali, karena rincian tersebut tidak berubah, rincian tersebut dapat diperbaiki terlebih dahulu di “badan” lembar waktu:
- nama lengkap perusahaan;
- nama unit struktural (jika ada beberapa di antaranya dalam organisasi).
Penanggung jawab memasukkan informasi berikut ke dalam kolom lembar waktu:
- kolom 1 – nomor seri, baris diberi nomor untuk kenyamanan;
- Kolom 2 – nama lengkap pegawai menurut kartu pribadi yang disimpan untuk personel, dan jabatan menurut dokumentasi staf;
- 3 kolom – nomor personel yang diberikan kepada karyawan.
Perhatian! Penting untuk memutuskan bagaimana memasukkan informasi ke dalam lembar waktu: dengan mencatat secara lengkap kehadiran dan ketidakhadiran di tempat kerja, atau dengan hanya mencatat penyimpangan dari jadwal.
Kolom berikutnya masing-masing dibagi menjadi 2 bagian: satu untuk penunjukan kode alfabet atau digital, dan yang kedua untuk jumlah jam kerja.
Mereka diisi sebagai berikut:
- Kolom 4 – dibagi menjadi beberapa sel yang menunjukkan setiap hari dalam sebulan, di mana Anda perlu menandai kehadiran atau ketidakhadiran dan jam, sibuk dengan pekerjaan(terdiri dari 2 blok 15 hari);
- Kolom 5 – perhitungan waktu kerja dalam hari pada pertengahan dan akhir bulan;
- Kolom 6 – menghitung hari kerja pada bulan tersebut;
- kolom 7 berisi kode upah;
- kolom 8 – kode akuntansi;
- kolom 9 – berapa hari yang harus dibayar sesuai dengan kode yang tertera pada kolom 8 dan 9 (dapat dikosongkan jika ada satu kode untuk seluruh karyawan yang dicatat di header);
- kolom 10, 12 – kode abjad atau angka alasan ketidakhadiran kerja;
- kolom 11, 13 – jumlah jam atau hari yang terlewat karena alasan yang disebutkan.
Di bagian bawah tabel, kepala departemen mencantumkan visanya, jika lembar waktu dibagi menjadi departemen akuntansi, dan selalu pegawai yang bertanggung jawab yang mengisi lembar waktu (petugas SDM, akuntan, dll). Transkrip tanda tangan dan tanggal pengesahan harus ada.
Kode dasar untuk mengisi absensi
Kode jenis upah pada lembar waktu mempunyai bentuk ganda: kode alfabet dan kode digital.
| Jenis jam kerja | Penunjukan menggunakan surat | Pengodean digital | |
| 1 | Kehadiran sesuai jadwal standar | SAYA | 01 |
| 2 | Bekerja setelah jam kerja | N | 02 |
| 3 | Bekerja pada akhir pekan dan hari libur | Rp | 03 |
| 4 | Lembur | C | 05 |
| 5 | Tetap dalam perjalanan bisnis | KE | 06 |
| 6 | Cuti tahunan | DARI | 09 |
| 7 | Cuti tambahan | OD | 10 |
| 8 | Cuti belajar | kamu | 11 |
| 9 | Memperpendek jam kerja untuk pelatihan di tempat kerja | UV | 12 |
| 10 | Cuti administratif belajar | UD | 13 |
| 11 | Cuti sakit untuk hamil dan melahirkan (cuti hamil) | R | 14 |
| 12 | Tinggalkan untuk merawat anak hingga usia 3 tahun | pendingin | 15 |
| 13 | Cuti tidak dibayar dengan izin dari manajemen | SEBELUM | 16 |
| 14 | Cuti administratif diatur oleh undang-undang | ONS | 17 |
| 15 | Cacat sementara yang dibayar | B | 19 |
| 16 | Kecacatan yang tidak dibayar | T | 20 |
| 17 | Pengurangan jam kerja untuk kategori pekerja tertentu | Liga Champions | 21 |
| 18 | Ketidakhadiran kerja karena tugas publik | G | 23 |
| 19 | Ketidakhadiran | DLL | 24 |
| 20 | Hari kerja “pendek” yang diumumkan oleh pemberi kerja | NS | 25 |
| 21 | Akhir pekan | DI DALAM | 26 |
| 22 | Absen karena alasan yang tidak ditentukan | NN | 30 |
| 23 | Downtime karena kesalahan perusahaan | Rp | 31 |
| 24 | Downtime karena kesalahan karyawan | Wakil Presiden | 33 |
Cara mengisi lembar waktu dalam situasi tertentu
Beberapa nuansa waktu kerja memerlukan refleksi yang memadai dalam lembar waktu dan tindakan tertentu dari orang yang bertanggung jawab. Sebelum dimasukkan dalam rapor, peristiwa-peristiwa tersebut harus mendapat pembenaran dalam dokumen resmi lain yang sesuai dengan situasi - perintah, tindakan, surat keterangan cuti sakit dan sebagainya.
Mari kita pertimbangkan bagaimana tepatnya Anda perlu menandai jam dan hari kerja di lembar waktu dalam situasi yang mungkin terjadi di organisasi mana pun.
Karyawan tidak masuk kerja
Ketika seorang karyawan tidak masuk kerja tanpa peringatan, alasan ketidakhadirannya tidak jelas. Dalam hal ini atasan langsung harus bertindak sesuai dengan peraturan - menyerahkan memo kepada manajemen yang lebih tinggi dan membuat laporan ketidakhadiran yang ditandatangani oleh dua orang saksi.
Bagaimana cara menandai situasi ini di lembar waktu? Meskipun tidak diketahui alasan karyawan tersebut melewatkan lebih dari 4 jam hari kerja, kode NN (tidak hadir karena alasan yang tidak diketahui) tertera pada lembar waktu.
Perhatian! Setelah karyawan itu membuat dirinya dikenal dan menulis catatan penjelasan, yang menunjukkan alasan kelalaian tersebut, tanda akan berubah menjadi yang sesuai. Apabila penjelasan dianggap kurang memuaskan atau tidak diberikan, maka ketidakhadiran dicatat dalam rapor. Apa yang bisa dilakukan seorang karyawan?
Liburan jatuh saat liburan
Apabila seorang yang berlibur mempunyai hari-hari dalam waktu istirahatnya yang tidak bekerja bagi pegawai lain karena hari libur, maka pencatat waktu membubuhkan huruf B (“Hari Libur”) pada sel yang sesuai. Hari-hari ini tidak termasuk dalam waktu liburan Anda. Akhir pekan biasa (bukan hari libur) ditandai dengan huruf OT (“Libur”), karena dihitung dalam jumlah hari libur.
Seorang karyawan jatuh sakit saat sedang berlibur
Kode Perburuhan mengizinkan Anda untuk memperpanjang liburan selama periode ketidakmampuan paksa untuk bekerja, atau memindahkan hari-hari ini ke waktu lain. Oleh karena itu, penting untuk menunjukkan secara akurat di lembar waktu berapa hari karyawan tersebut sakit selama liburan. Tentu saja, penyakit tersebut harus didokumentasikan dengan selembar kertas.
Pencatat waktu menghitung berapa hari karyawan tersebut beristirahat dengan sehat dan menandainya dengan kode lembur (“Liburan”). Kemudian tanggal dikeluarkannya cuti sakit diberi tanda “B”. Jika cuti setelah sakit dilanjutkan, hari-hari tersebut kembali ditandai “OT”, begitu pula dengan perpanjangan atau pengalihan kompensasi cuti sakit.
Perjalanan bisnis jatuh pada akhir pekan
Jika seorang karyawan terpaksa menghabiskan akhir pekan dalam perjalanan bisnis, hal ini menimbulkan kesulitan dalam pencatatan waktu. Saat mengisi lembar waktu, tanggal kerja paksa saat bepergian yang jatuh pada akhir pekan tidak ditandai dengan huruf B (“Akhir Pekan”), tetapi dengan kode K (“Perjalanan Bisnis”), terlepas dari apakah pelancong bisnis sedang sibuk pada hari itu. hari atau sedang berlibur.
Pada artikel ini kita akan melihat sebutan huruf di lembar waktu. Mari kita bicara tentang fitur-fitur pemeliharaan lembar waktu. Mari kita cari tahu siapa yang mengisi absensi.
Akuntansi jam kerja dilakukan untuk tujuan perhitungan gaji karyawan lebih lanjut. Untuk kenyamanan pencatatan, lembar waktu dikembangkan. Anda tidak dapat menolak untuk melakukannya - ini akan menjadi pelanggaran Kode Tenaga Kerja Oleh karena itu, sanksi akan diterapkan.
Timesheet melakukan beberapa fungsi:
- digunakan untuk mencatat waktu yang dihabiskan seorang karyawan di tempat kerja;
- berfungsi untuk mengawasi jadwal kerja;
- membantu mengumpulkan informasi untuk statistik dan melakukan pembayaran.
Fitur menyimpan lembar waktu
Beberapa fitur bekerja dengan lembar waktu:
- Tidak boleh ada beberapa timesheet untuk satu perusahaan atau salah satu divisinya;
- catatan dimasukkan ke dalamnya setiap hari, didukung oleh dokumen;
- Dilarang menghapus kolom dan baris dari lembar waktu.
Penunjukan surat di absensi: siapa yang mengisi absensi
Perusahaan harus memiliki orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan data dalam rapor. Jika di uraian Tugas Jika tidak ada kewajiban seperti itu, pimpinan perusahaan mengeluarkan perintah.
Biasanya, pemasukan informasi ke dalam lembar waktu dipantau oleh akuntan penggajian atau karyawan HR. Jika perusahaan besar dan mencakup lebih dari satu divisi struktural, maka satu karyawan tidak mungkin memperhitungkan jam kerja karyawan, maka diambil keputusan untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk setiap divisi secara terpisah. Semua lembar waktu dikelompokkan ke dalam jurnal dan dikirim ke departemen akuntansi.
Algoritma untuk mengisi lembar waktu
- Kami memutuskan metode pencatatan waktu kerja:
- mencatat kedatangan atau ketidakhadiran pegawai,
- akuntansi situasi yang tidak standar(tidak muncul, datang pada waktu yang salah, bekerja lembur).
- Metode notasi untuk menentukan beberapa notasi dalam satu hari:
- melalui pecahan (/),
- organisasi 2 catatan terpisah per karyawan.
- Kami memutuskan metode untuk menunjukkan jam kerja yang tepat:
- seperti 02:30 (2 jam 30 menit),
- pecahan desimal 2,5 jam.
- Kami memutuskan bagaimana kami akan melakukan perubahan:
- menyusun lembar koreksi tersendiri,
- di jalanku sendiri.
- Pilih pengkodean:
- surat,
- angka.
Ketika langkah-langkah di atas selesai, Anda dapat melanjutkan dengan membuat entri di lembar waktu. Tabel menunjukkan langkah-langkah pengisian:
| Melangkah | Data | Komentar |
| 1 | Nama perusahaan dan unit struktural | Nama perusahaan atau data pengusaha dimasukkan di bagian atas, departemen struktural ditunjukkan |
| 2 | kode OKPO | 8 digit untuk LLC, 10 digit untuk pengusaha |
| 3 | Nomor kertas, hari pendaftaran | Nomornya harus berurutan, tanggalnya hampir selalu merupakan hari terakhir periode tersebut |
| 4 | Periode pelaporan | Rapor diserahkan satu kali dalam satu bulan kalender |
| 5 | Informasi Pegawai | No Personil, nama lengkap, jabatan |
| 6 | Informasi tentang berada di tempat kerja dan jam kerja | Kode dimasukkan |
| 7 | Jumlah hari dan jam kerja per bulan | Kolom 5 : hari dan jam selama 1/2 bulan, kolom 6 : jumlah hari dan jam dalam sebulan |
| 8 | Data untuk membuat upah | Jenis pembayaran diberi kode, jadi kodenya dimasukkan. Rekening koresponden – uang akan ditransfer darinya untuk membayar karyawan. Kolom 9 berisi jumlah hari/jam untuk jenis pembayaran tersebut. |
| 9 | Informasi tentang alasan tidak masuk kerja | Gr. 10-12: kode alasan dan jumlah jam non-kerja |
| 10 | Tanda tangan penanggung jawab penyusunan tabel, manajer, petugas personalia |
Tabel simbol untuk lembar waktu
Tabel ini menjelaskan simbol-simbol di lembar waktu:
| Kode huruf | Kode digital | Indeks |
| SAYA | 01 | Jam buka (siang dan malam) |
| N | 02 | Bekerja di malam hari |
| RV | 03 | Pekerjaan karyawan pada hari libur |
| DENGAN | 04 | Jam kerja lembur |
| KE | 06 | Perjalanan bisnis |
| DARI | 09 | Liburan berbayar tahunan (dasar) |
| OD | 10 | Waktu istirahat tambahan yang dibayar |
| kamu | 11 | cuti untuk pelatihan dengan retensi gaji. Dapat dikeluarkan untuk pelatihan lanjutan, dengan pemisahan dari proses produksi. |
| UV | 12 | Jam kerja yang diperpendek (relevan untuk karyawan pelatihan di tempat kerja). Pada saat yang sama, dimungkinkan untuk mempertahankan sebagian gaji. |
| UD | 13 | Cuti tambahan karena pelatihan tanpa dibayar |
| R | 14 | cuti hamil. Perintah dibuat, yang ditandatangani oleh karyawan itu sendiri. |
| pendingin | 15 | Liburan untuk merawat anak |
| SEBELUM | 16 | Liburan tanpa bayaran |
| ONS | 17 | Cuti tidak dibayar (tanpa gaji) |
| B | 19 | Cacat sementara (tidak termasuk kasus yang diberi kode “T”). Simbol ini juga melambangkan izin merawat orang sakit dan karena karantina. |
| T | 20 | Disabilitas yang tidak dibayar. Hal ini dapat diwakili oleh cedera rumah tangga, kebutuhan untuk merawat orang yang sakit, dll. |
| Liga Champions | 21 | Pengurangan jam kerja bagi pekerja dan karyawan |
| Rp | 31 | Downtime bukanlah kesalahan karyawan |
| hal | 32 | |
| G | 23 | Ketidakhadiran dengan retensi gaji |
| DLL | 24 | Ketidakhadiran, yaitu ketidakhadiran tempat kerja selama minimal 4 jam kerja terus menerus |
| NS | 25 | Jam kerja selama kerja paruh waktu atas inisiatif majikan |
| DI DALAM | 26 | Akhir pekan |
| ZB | 29 | Pemogokan |
| NN | 30 | Absen karena alasan yang tidak diketahui |
Pencatatan waktu kerja yang diringkas
Perhitungannya didasarkan pada hari kalender, bukan berdasarkan shift. Artinya, shift (12 jam) dimulai pada pukul 21.00 dan berakhir pada pukul 09.00. hari, akan dibuat catatan di tabel tentang waktu kerja untuk hari dimulainya shift - 3 jam (dari 21:00 hingga 24:00), dan untuk hari berakhir - 9 jam (dari 0:00 hingga 9 :00).
Tata cara pengisian lembar waktu
Mempertahankan absensi memiliki kekhasan tersendiri:
- Untuk menunjukkan pengeluaran waktu kerja harian selama sebulan penuh per karyawan, tabel berikut ini disorot:
- 2 baris (kolom 4, 6) di f. T-12;
- 4 baris (kolom 4), 2 baris selama 2 minggu dan jumlah kolom yang sesuai (15, 16), di f. T-13.
Jumlah kolom dapat ditambah untuk akurasi entri informasi tambahan. Dalam gr. 4 dan 6 dari kedua timesheet, kode biaya harus ditulis di baris paling atas jam kerja, dan di bawahnya ditulis jumlah waktu sebenarnya tidak bekerja pada hari tertentu.
- Semua karyawan organisasi memiliki nomor personel pribadi, yang digunakan dalam surat-surat yang berkaitan dengan pekerjaan dan pembayaran mereka. Sedangkan untuk pekerja paruh waktu harus menetapkan 2 nomor sekaligus, karena harus dibuatkan paket standar dokumen ketenagakerjaan untuk mereka. Waktu kerja akan dihitung secara terpisah untuk kedua nomor personel.
- Baris paling atas pada kolom 5, 7 (form T-12) diisi dengan data jumlah hari kerja penuh pegawai. Intinya adalah untuk pekerja. waktu per periode (dalam jam).
- Setiap akhir bulan, pegawai bagian personalia menerima laporan yang sudah jadi dari pegawai yang menyimpan timesheet. Tugasnya adalah membandingkan informasi dalam laporan dengan informasi dari departemen SDM. Jika perlu, ia menunjukkan alasan mengapa karyawan tersebut tidak masuk kerja. Ia juga mengecek kapan karyawan tersebut diberikan cuti dan kapan ia menerima tunjangan perjalanan. Tujuan dari rekonsiliasi tersebut adalah untuk memperjelas jam-jam mana saja yang terlewat alasan yang bagus, dan mana yang dianggap sebagai ketidakhadiran.
- Pelacakan waktu dapat dilakukan dengan dua cara:
- akuntansi kedatangan ke tempat kerja dan shift yang terlewat,
- akuntansi secara eksklusif situasi khusus(absensi, penundaan, lembur).
- Jika salah satu karyawan dipecat, nomor personelnya akan dihapus dari daftar. bulan setelah kepergiannya.
- Ketika karyawan baru dipekerjakan oleh perusahaan, nomor personel mereka dimasukkan ke dalam database pada bulan yang sama.
- Pencatatan dalam lembar waktu dilakukan hanya jika terdapat dokumen pendukung:
- tentang ketidakhadiran kerja waktu karyawan,
- tentang seorang karyawan yang berangkat kerja paruh waktu,
- tentang kerja lembur (atas inisiatif majikan atau pekerja itu sendiri),
- tentang pengurangan jumlah jam kerja.
- Data shift yang terlewat, ditunjukkan dalam hari, diberi kode dan dimasukkan pada baris atas kolom, baris terbawah tidak dapat diisi.
- Saat mengisi f. Rapor T-12, bagian kedua “Penyelesaian upah dengan personel” untuk jenis pembayaran yang sama untuk seluruh karyawan dan kor. akun yang digunakan gr. dari 18 hingga 22. Jika berbeda untuk masing-masing karyawan, gr. dari 18 hingga 34.
- Saat memasukkan informasi untuk menghitung jumlah gaji di f. T-13:
- untuk pembayaran dan koreksi yang sama. akun untuk seluruh karyawan menggunakan “Kode Jenis Upah” dan “Rekening Koresponden” di atas pelat dengan gr. 7-9 dan gr. 9 (tanpa isian gr. 7.8);
- untuk berbagai pembayaran dan koreksi. akun untuk karyawan berlaku gr. 7-9. Field tambahan dengan kolom No. yang sama berguna untuk informasi jenis pembayaran jika jumlahnya lebih dari 4.
Kasus tabulasi yang dipilih
Tabel tersebut membahas kasus-kasus individual:
| Kejadian | Larutan |
| Tahunan dan tambahan cuti sosial (karyawan dengan anak) | Semua hari ditetapkan sebagai hari libur, termasuk akhir pekan, karena lamanya liburan dihitung berdasarkan hari kalender |
| Karyawan itu dipecat pada pertengahan bulan | Hari kerja sebelum pemecatan ditandai, hari-hari sisanya ditandai dengan tanda silang. Nomor personel hanya dapat dialihkan ke karyawan lain setelah 3 tahun |
| Ketahui mengapa karyawan tersebut tidak ada di sana | Ketidakhadiran tidak dicatat sampai karyawan tersebut membawa dokumen yang membuktikan alasan ketidakhadiran |
| Diketahui pegawai tersebut tidak hadir, namun hingga laporan disampaikan, ia tidak membawa dokumen yang membuktikan alasan ketidakhadirannya. | Masukkan “NN(30)” (gagal muncul karena alasan yang tidak diketahui); ketika makalah dipresentasikan, kodenya berubah menjadi kode yang sesuai untuk kasus tertentu |
Fitur pengisian lembar waktu untuk kategori pekerja tertentu
Tabel tersebut menjelaskan fitur pengisian untuk kategori karyawan tertentu:
| Kategori | Keanehan |
| Seorang karyawan dipindahkan oleh manajemen dari pekerjaan penuh waktu. minggu untuk paruh waktu | Semua hari di mana karyawan tidak berpartisipasi proses produksi, ditandai dengan kode “B(26)” (hari libur). |
| Seorang karyawan perusahaan sedang cuti hamil | Dia memiliki hak untuk bekerja paruh waktu. Tabel tersebut berisi kode “OZH(15)” dan tanda hubung untuk jam kerja. 2 tambahan harus diatur. baris: untuk kode “I(01)” ( waktu kerja karyawan penuh waktu) dan untuk menandai jam kerja. Dengan demikian, informasi statistik dan jam kerja untuk penghitungan gaji akan tersedia. |
| Pidato oleh seorang karyawan perusahaan di pengadilan | Diindikasikan sebagai “lainnya” alasan tidak hadir”, bukti ketidakhadiran karena panggilan sidang di pengadilan adalah surat panggilan. |
| Perjalanan bisnis | Baris ke-1 : jumlah jam kerja, berdasarkan modus di tempat kerja utama. Baris ke-2: kode “K(06)” (perjalanan bisnis). Di daftar jumlah total jam (hari) bekerja per bulan dalam gr. “Bekerja dalam sebulan” hanya mencatat waktu kerja dalam perjalanan bisnis. |
| Kursus pelatihan lanjutan (dan acara serupa) | Ditandai dengan kode “U(11)”. |
| Mengurangi durasi hari kerja sebelum hari libur dan hari tidak bekerja | Jumlah jam yang sebenarnya dihabiskan untuk bekerja akan dicatat. |
| Perpindahan hari kerja | Hari yang dijadwalkan ulang akan ditandai “B(16)” (hari libur). Waktu kerja pada hari di mana shift kerja sekarang jatuh ditunjukkan (bukti transfer adalah perintah manajer). |
| Lembur | Timesheet menunjukkan waktu lembur dengan tanda “NU”. |
| Sopir angkutan perusahaan | Informasi dimasukkan sesuai dengan jadwal kerja (saat mencatat jam kerja kumulatif, durasi hari kerja tidak boleh lebih dari 10 jam. Jumlah jam kerja dapat ditingkatkan menjadi 12, tetapi seseorang tidak boleh mengemudi lebih dari 9 jam). Jika pengemudi bekerja di jam-jam tertentu setiap hari, waktu kerja dihitung dalam hari, dan pada hari libur - dalam jam. |
| Jam kerja tidak teratur | Jumlah standar jam kerja tidak dikerjakan harus dicatat. Jumlah jam yang melebihi norma tidak dianggap lembur. Karyawan menerima libur tambahan hingga satu minggu. |
| Liburan selama liburan | Untuk hari libur - kode "DARI (09)", hari libur ditandai sebagai hari libur - "B". |
| Karyawan tersebut tidak masuk kerja, tetapi mempertahankan penghasilan rata-rata | Ini dianggap waktu tidak dikerjakan dan ditandai dengan kode “A”. |
Tindakan legislatif mengenai topik tersebut
| Artikel | Nama |
| Seni. 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia | Konsep waktu kerja |
| Bagian 2 Seni. 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia | Persetujuan minggu kerja maksimal (40 jam) |
| Seni. 94 Kode Perburuhan Federasi Rusia | Persetujuan durasi shift kerja |
| Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 5 Januari 2004 No. 1 “Atas persetujuan bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi dan pembayaran tenaga kerja” | Persetujuan formulir lembar waktu kerja – T-12, T-13 |
| Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 24 Maret 1999 No.20 | Prosedur untuk menggunakan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama |
Kesalahan Umum
Kesalahan #1: Entri absensi tidak dilakukan setiap hari.
Tidak semua orang tahu cara membuat lembar waktu. Artinya, informasi mengenai hal ini akan relevan. Mari kita lihat aturan dasar yang harus diikuti di tahun 2019.
Pembaca yang budiman! Artikel tersebut membahas tentang cara-cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:
APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.
Ini cepat dan GRATIS!
Seorang karyawan HR atau akuntan harus mengisi lembar waktu setiap hari.
Jika seseorang memiliki pengalaman, maka proses seperti itu tidak akan sulit. Namun sulit bagi pemula untuk mengetahui di mana dan apa yang harus ditulis.
Perundang-undangan Federasi Rusia berisi semua standar penting yang harus diikuti saat mengisi dokumen tersebut.
Momen dasar
Pertama, mari kita jelaskan apa yang dimaksud dengan lembar waktu dan formulir apa saja yang sebaiknya digunakan.
Apa itu
Undang-undang mewajibkan setiap pemberi kerja untuk mencatat siapa yang bekerja berapa lama. Jam kerja perusahaan diperhitungkan, terlepas dari apakah itu jam kerja kesatuan atau pengusaha perorangan.
Khusus untuk keperluan tersebut, Goskomstat telah mengembangkan formulir T-12, T-13 -.
Tujuan dokumen
Lembar waktu diperlukan bagi karyawan departemen SDM atau akuntansi untuk:
Lembar waktu membantu akuntan memastikan apakah gaji telah diberikan dengan benar kepada setiap karyawan.
Dengan bantuannya, spesialis SDM memantau kehadiran dan, jika perlu, membenarkan hukuman yang dijatuhkan pada karyawan tersebut.
Dokumen ini diterbitkan bersama dengan buku kerja karyawan jika dia mengundurkan diri. Namun untuk ini, orang tersebut harus mengajukan permintaan yang sesuai ().
Bentuk rapor yang disetujui di tingkat legislatif haruslah wajib digunakan:
- di organisasi pemerintah;
- pada perusahaan kesatuan;
- bahwa mereka memenuhi perintah pemerintah;
- beberapa perusahaan pemerintah.
Dasar hukum
Kewajiban untuk mencatat jam kerja ditetapkan.
Jika persyaratan tersebut tidak dipenuhi, perusahaan harus membayar denda dan memotong biaya tenaga kerja. Dan perusahaan akan ditolak jika ingin mengganti jumlah yang dibayarkan untuk cuti sakit.
Bentuk dokumen itu sendiri, yang harus digunakan di perusahaan, telah disetujui.
Contoh pengisian lembar waktu kerja
Perusahaan dapat menggunakan formulir yang terstandarisasi atau mengembangkan formulir tersebut secara mandiri.
Dalam kasus kedua, Anda masih harus menggunakan rincian dokumentasi akuntansi utama dan data tentang bagaimana karyawan menggunakan dana waktu kerja.
Paling sering, bentuk rapor terpadu dimodifikasi. Beberapa grafik dan kode tambahan ditambahkan.
Data apa yang dimasukkan?
Dalam dokumen tersebut, setiap posisi tercermin dalam dua baris. Bagian atas berisi simbol berupa kode, bagian bawah berisi berapa jam kerja karyawan.
Jika ketidakhadiran selama liburan atau sakit tercermin, maka hanya kode yang dimasukkan. Intinya dilewati.
Setiap jenis waktu kerja atau waktu istirahat mempunyai sebutan tersendiri (berdasarkan abjad atau angka). Kode kehadiran/tidak hadir ditulis pada halaman judul T-12.
Mereka juga digunakan jika sudah diisi. Disarankan menggunakan kode huruf (lebih mudah diingat).
Catatan tentang alasan ketidakhadiran karyawan dan tentang jadwal kerja khusus harus dibubuhkan jika ada dokumen pendukung (, dll.)
Misalnya, seorang karyawan tidak berangkat ke tempat kerjanya, dan Anda tidak mengetahui alasannya. Sampai absensi diserahkan, kolom ketidakhadiran dikosongkan.
Jika seseorang membawa dokumen pendukung, maka atas dasar itu ditempatkan kode. Jika dokumen tersebut tidak diterima, kode “NN” dimasukkan (tidak muncul karena alasan yang tidak diketahui).
Rapor dibuat dalam satu rangkap, yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, kepala unit, dan pegawai departemen sumber daya manusia.
Dokumen tersebut harus disimpan selama 5 tahun. Jika kondisi kerja berbahaya dan berbahaya, maka jangka waktunya adalah 75 tahun. Dokumen yang dibuat setelah tahun 2003 disimpan selama 50 tahun ().
Mari kita sajikan contoh pengisian lembar ringkasan waktu kerja. Mari kita cari tahu cara mengisi formulir T-13 jika menggunakan metode berkelanjutan.
Pertama, sebutkan nama perusahaan dan divisi struktural:
Di bagian atas mencerminkan nama perusahaan, nama lengkap pengusaha dan unit struktural. Ini bisa berupa departemen seperti penjualan, pemasaran, produksi.
Cantumkan nomor seri lembar waktu dan tanggal pembuatannya (biasanya hari terakhir bulan yang merupakan bulan laporan):
Dokumen tersebut dibuat dalam waktu satu bulan (dari awal sampai akhir). Saat mencerminkan data tentang karyawan, baris terpisah diisi untuk masing-masing karyawan. 
Tunjukkan nomor seri yang ditetapkan untuk semua karyawan dan digunakan di semua sertifikat akuntansi.
Nomor ini akan tetap menjadi milik warga negara bahkan untuk waktu tertentu setelah penghentian. Tuliskan nama lengkap orang tersebut.
Tabel menunjukkan kehadiran dan berapa jam kerja. DI DALAM pada kasus ini simbol harus digunakan. 
Contohnya berisi kode berikut:
Jumlah hari dan jam selama periode pelaporan perlu dicantumkan. 
Kolom kelima berisi jumlah hari dan jam kerja karyawan selama setengah bulan. 
Kolom 6 mencerminkan hari dan jam dalam sebulan. Masukkan data untuk menghitung penghasilan sebagai berikut:
Kode jenis upah menentukan transfer apa yang akan terjadi. Sandi yang digunakan adalah digital. Contoh kami mencerminkan upah dan pembayaran.
Biaya akan didebit dari akun akuntansi ke jenis pembayaran yang dicerminkan. Di sini hitungannya satu.
Kolom 9 akan mencerminkan berapa hari kerja untuk jenis pembayaran tertentu.
Dalam bentuk absensi, sel atas berisi data kehadiran dan sel bawah berisi hari-hari orang tersebut berlibur.
Jika seluruh karyawan dikenakan satu jenis pembayaran, maka kodenya tertulis di bagian atas. Kolom 7, 8 dilewati, yang dimasukkan hanya berapa hari dan jam kerja pada kolom 9. 
Isi informasi tentang ketidakhadiran. Kode ditetapkan untuk mencerminkan alasan ketidakhadiran orang tersebut. 
Selanjutnya, orang yang berwenang menandatangani. 
Siapa yang memimpinnya dalam organisasi
Dokumen ini harus dilengkapi oleh pegawai yang berwenang. Jika suatu perusahaan mempunyai lebih dari satu divisi, dan waktu kerja diperhitungkan untuk masing-masing departemen tersebut, maka beberapa orang yang bertanggung jawab ditunjuk.
Undang-undang tidak menunjukkan posisi apa yang harus dimiliki oleh orang yang bertanggung jawab untuk menjaga absensi.
Manajer dapat menunjuk spesialis perusahaan mana pun yang diinginkannya. Bahkan penjaga pun dapat ditunjuk untuk bertanggung jawab.
Pegawai yang akan bertanggung jawab menyusun lembar akuntansi harus ditunjuk berdasarkan perintah.
Itu harus memuat nama lengkap orang tersebut dan nama lengkap wakil yang akan mengisi formulir jika pegawai yang bertanggung jawab tidak ada. 
Jika tidak ada perintah seperti itu, maka itu harus tercermin perjanjian kerja tugas tambahan karyawan untuk membuat lembar waktu.
Jika tidak, manajemen tidak berhak mewajibkan karyawan untuk mengisi dokumen jam kerja.
Karena perusahaan besar menunjuk beberapa orang yang bertanggung jawab, mereka harus mengisi dokumen dalam waktu satu bulan, kemudian menyerahkannya kepada kepala departemen untuk ditandatangani.
Bos seperti itu akan memeriksa ulang informasi dan mentransfer rapor ke departemen SDM. Petugas personalia akan memverifikasi informasi tersebut, mengisi dokumentasi mereka berdasarkan informasi tersebut, dan menyerahkan formulir kepada akuntan.
Jika perusahaannya tidak besar, rantai seperti itu tidak akan diikuti. Lembar waktu disimpan oleh petugas personalia. Kemudian diteruskan ke departemen akuntansi.
Jenis formulir (T-12, T-13)
Formulir T-12 yang disetujui berisi bagian-bagian berikut:
Formulir T-13 hanya memiliki satu bagian yang mencatat kehadiran pekerja secara otomatis.Waktu pengoperasian tercermin dalam 2 cara, seperti:
Perusahaan sendiri yang memilih metode mana yang lebih cocok untuknya. Jika perusahaan memiliki hari kerja yang konstan, maka opsi kedua lebih disukai.
Jika pencatatan waktu kerja dirangkum, maka diperlukan pencatatan terus menerus. Formulir T-13 digunakan di perusahaan yang memiliki pintu putar khusus - sistem otomatis yang akan mengontrol kehadiran personel.
Formulir T-12 bersifat universal. Lembar akuntansi dapat berupa:
- dalam bentuk kertas;
- dalam format elektronik;
- diisi dalam program akuntansi khusus seperti 1C.
Semakin banyak orang yang memilih formulir elektronik, karena lebih mudah untuk memperbaikinya.
Catatan liburan dan perjalanan bisnis
Kode yang ditetapkan jika seseorang melakukan perjalanan bisnis adalah K atau 06. Selama ketidakhadiran di perusahaan karena alasan ini, karyawan akan menerima gaji rata-rata ().
Sesuai ketentuan, pada hari pemberangkatan dan kedatangan, kehadiran dilakukan sesuai kesepakatan antara pimpinan dan pegawai.
Biasanya nuansa seperti itu ditentukan dalam pesanan. Artinya pada rapor dapat tertulis suatu kode yang menunjukkan kehadiran seseorang di tempat kerja atau kode ketidakhadirannya. Mereka juga mencerminkan berapa jam seseorang telah bekerja.
Misalnya, seorang karyawan kembali dari perjalanan bisnis dan bekerja 3 jam. Kode “K”, “I” dan jam – “3” dituliskan ke dalam formulir.
Orang yang ditempatkan tidak wajib mematuhi perusahaan tempat ia datang, serta jadwal yang ditetapkan di tempat kerja utamanya.
Apabila seseorang tidak hadir dan tidak diketahui sebab ketidakhadirannya, maka diberikan NN. Setelah menetapkan alasan tidak masuk kerja, PR ditunjukkan.
Lembar tambahan yang disertifikasi dengan tanda tangan pegawai yang bertanggung jawab dilampirkan pada lembar waktu. Jika tidak satu hari pun terlewatkan, ditunjukkan berapa jam orang tersebut bekerja per hari.
Video: prosedur pemeliharaan lembar waktu
Jika dibawa oleh orang yang sedang dalam perjalanan bisnis, hal ini juga dicatat dalam rapor. Aturan apa yang harus diperhatikan saat menandai cuti?
Penting untuk dipahami:
- jenis liburan apa?
- kapan liburan karyawan dimulai dan berakhir;
- metode apa yang digunakan - terus menerus, pencatatan penyimpangan.
Setiap jenis liburan memiliki sebutan tersendiri:
Kode yang diperlukan dimasukkan pada lembar akuntansi oleh pegawai yang berwenang untuk setiap hari orang tersebut tidak hadir.
Jika yang digunakan adalah metode kontinyu, maka pada hari-hari lainnya akan mencerminkan sebutan I (jumlah pemilih). Jika metode akuntansi penyimpangan digunakan, maka kolom-kolom tersebut dilewati.
Mengapa Anda memerlukan opsi korektif?
Rapor korektif merupakan dokumen tambahan yang memuat informasi setiap pegawai. Harus disertakan memo orang yang berwenang.
Misalnya, seseorang tidak masuk kerja. Ketidakhadiran dicatat pada rapor. Untuk pelanggaran seperti itu, karyawan tersebut dapat dipecat.
Kemudian dia membawa surat keterangan tidak mampu bekerja. Dalam hal ini, Anda perlu mengisi lembar akuntansi korektif.
Untuk memperbaiki informasi:
- Tentukan apakah perubahan perlu dilakukan.
- Orang yang bertanggung jawab menulis catatan penjelasan.
- Laporan perbaikan diperlukan. Bentuknya sama dengan rapor utama. Namun pada kolom “Type” akan terdapat tulisan “Corrective”. Semua lembar waktu dengan amandemen diberi nomor. Timesheet utama tidak diperhitungkan dalam penomoran.
Formulir dapat diisi dengan 2 cara:
Perusahaan sering kali memilih opsi pertama. Norma legislatif Federasi Rusia tidak memuat persyaratan mengenai bentuk dan standar penyerahan lembar koreksi.
Yang berarti penanggung jawab berhak untuk secara mandiri memilih cara menyampaikan informasi. Dokumen korektif harus berisi referensi ke nomor tersebut, dan bukan ke karyawan tertentu. Bagaimanapun, bawahan mungkin memiliki lebih dari satu kartu pribadi dan nomor.
Nuansa saat menyusun organisasi anggaran
Banyak orang yang tertarik apakah diperbolehkan untuk digunakan lembaga anggaran Formulir T-13, dan apakah perlu mencerminkan waktu lembur (jika hari tidak teratur).
Organisasi anggaran harus menggunakan sampel baru mengisi formulir lembar waktu kerja 0504421.
Pelacakan waktu adalah tugas yang sangat penting. Karyawan tersebut tidak ingin kehilangan uang hasil jerih payahnya, dan organisasi, pada gilirannya, tidak berusaha membayar ketidakhadiran.
Pemeliharaan dokumentasi pelaporan untuk pencatatan jam kerja yang tepat waktu dan benar akan membantu menghindari kesalahpahaman tersebut.
Untuk apa?
Lembar waktu kerja adalah dokumen tetap yang berisi informasi tentang kepatuhan terhadap jam kerja setiap karyawan. Dengan kata lain, ini adalah tabel tempat dimasukkannya data kehadiran atau ketidakhadiran masing-masing pegawai organisasi.
Berdasarkan dokumen ini, gaji dan bonus dihitung atau dikenakan denda atas keterlambatan, ketidakhadiran, dan penyimpangan lainnya dari jadwal kerja.
Rapor tersebut harus ada dalam satu rangkap dan disimpan oleh pegawai yang ditunjuk untuk bertanggung jawab atas penyusunannya. Paling sering, pekerjaan ini dipercayakan kepada departemen SDM dan akuntansi, terkadang kepada kepala departemen atau manajer senior. Penunjukan posisi “pencatat waktu”, atau lebih tepatnya penugasan tugas terkait, harus tercermin dalam kontrak kerja.
Opsi formulir
Anda dapat memperhitungkan berapa hari dan jam kerja seorang karyawan berbagai metode, tapi Roskomstat sudah menyiapkan formulir khusus. Mereka sederhana dan mudah digunakan, dengan bantuan mereka, Anda dapat dengan jelas melacak “kehadiran” pekerjaan Anda dan selanjutnya menggunakan data yang diperoleh secara efektif.
Untuk organisasi anggaran Bentuk khusus lembar waktu No. 0504421 diperkenalkan.
Untuk semua organisasi dan perusahaan lain, formulir T-12 dan T-13 telah disetujui. Yang terakhir berbeda satu sama lain karena T-13 digunakan di mana kemunculan dan ketidakhadiran dikendalikan bukan oleh manusia, tetapi oleh sistem otomatis (pintu putar). Saya datang ke tempat kerja, check in di pos pemeriksaan dengan izin, dan melanjutkan perjalanan. Dengan cara ini, keterlambatan, ketidakhadiran, dan penyimpangan lain dari jadwal kerja dapat dengan mudah dikendalikan.
Formulir dalam formulir T-13 paling sering diisi secara otomatis, atau dengan sebagian penggunaan sarana teknis.
Lembar waktu kerja dalam formulir T-12 juga diisi untuk keperluan penghitungan upah, sehingga akan lebih mudah untuk mempercayakan pemeliharaan jadwal tersebut kepada seorang akuntan.
Bagaimana cara mengisinya dengan benar
Yang paling aspek penting memelihara lembar waktu:
- tabel ada dalam satu salinan;
- diisi setiap hari berdasarkan dokumen resmi ( cuti sakit, perintah, instruksi, dll.);
- Dilarang menghapus kolom atau field apa pun dari tabel yang berlaku umum.
Namun, Anda masih bisa mengubah tabelnya. Terkadang situasi muncul ketika Anda perlu menambahkan kolom tambahan ke formulir yang sudah ada. Misalnya saja memperhitungkan jam kerja tertentu untuk shift nonstandar. Dalam hal ini, perubahan dapat dilakukan, tetapi hanya setelah menandatangani perintah yang sesuai dari manajer.
Sebelum dimulainya bulan pelaporan (2-3 hari sebelumnya), pegawai yang bertanggung jawab membuka lembar waktu. Sekaranglah waktunya untuk memutuskan metode perilaku mana yang akan dipilih. Ini bisa berupa pendaftaran lengkap - kehadiran harian/tanda ketidakhadiran, atau hanya memasukkan penyimpangan dari rezim - keterlambatan, shift malam, lembur, dll.
Contoh pengisian lembar waktu pada contoh formulir T-12
Pertama-tama, header dan tiga kolom pertama diisi. Informasi ini, sebagai suatu peraturan, tetap konstan - unit struktural, nama lengkap karyawan, nomor personel.
Pada kolom 4 sampai dengan 7 diisi tanda kehadiran, ketidakhadiran, hari libur dan cuti sakit setiap hari. Untuk tujuan ini, sebutan khusus digunakan untuk setiap alasan. Jadi, cuti sakit diberi kode B, hari libur kerja diberi kode RV, dan cuti tahunan- PL. Daftar lengkap sebutan dapat ditemukan dalam bentuk paling terpadu pada lembar pertama.
Penting untuk diingat bahwa setiap tanda ditempatkan pada lembar waktu semata-mata berdasarkan dokumen apa pun. Ini bisa menjadi catatan sakit, tatanan internal atau pesan untuk kerja lembur dengan tanda tangan pegawai yang berwenang.
Seringkali situasi muncul ketika tidak sepenuhnya jelas kode apa yang harus dimasukkan. Misalnya, seorang karyawan sedang cuti berbayar dan diberi kode lembur. Namun saat ini ia lancang hingga jatuh sakit dan tidak masuk kerja pada tanggal yang ditentukan.
Jika karyawan tidak memperingatkan kita, maka disarankan untuk memasukkan kode NN (tidak muncul karena alasan yang tidak diketahui), dan setelah menerima surat keterangan cuti sakit, perbaiki sebutan tersebut menjadi kode “B”. Jika pegawai sudah menemukan cara untuk melaporkan penyakitnya, ia dapat langsung menandai kode “B”.
Mungkin dalam situasi seperti ini, lebih baik menuliskan kode “NN” dan “B” dengan pensil terlebih dahulu, agar tidak merusak tampilan dokumen yang ada dalam satu salinan. Jika formulir dipertahankan dalam format elektronik, maka masalah seperti itu tidak akan muncul.
Beberapa ketidakhadiran biasanya dihitung dalam “hari”, karena seorang karyawan tidak bisa hanya cuti setengah hari, atau cuti sakit selama tiga jam. Dalam hal ini, kolom kosong dibiarkan di bawah penunjukan huruf. Apabila pegawai terlambat 30 menit, atau bekerja lembur 4 jam, maka waktu penyimpangan dari jadwal kerja dicantumkan di bawah surat peruntukan.
Kolom 5 dan 7 berisi total hari kerja antara dan akhir, dan kolom 8 hingga 17 berisi laporan lengkap untuk setiap karyawan - berapa banyak dia bekerja, berapa banyak dia istirahat, berapa banyak dia melewatkan dan mengapa. Dari judul header di atas setiap kolom, terlihat jelas data apa yang ingin diringkas.
Fitur pemeliharaan absensi dalam organisasi anggaran
Formulir No. 0504421 juga digunakan untuk memantau kepatuhan terhadap rezim kerja, tetapi memiliki nama yang sedikit berbeda “Akuntansi penggunaan waktu kerja”, yang mencerminkan kekhususan pekerjaan organisasi anggaran. Dalam rapor ini Anda dapat menemukan sebutan seperti “hari libur belajar”, “penggantian dalam kelompok hari yang diperpanjang”, “ cuti belajar».
Tata cara pemeliharaan lembar waktu tersebut tidak berbeda dengan formulir akuntansi terpadu T-12 dan T-13:
- disimpan dalam satu salinan;
- buka 2-3 hari sebelum dimulainya periode penagihan;
- digunakan tanpa perubahan pada bentuk standar.
Dua prosedur pendaftaran juga telah diterapkan - berkelanjutan (semua kemunculan dan ketidakhadiran dicatat) dan dengan indikasi penyimpangan.
Ada beberapa perbedaan pada tabel itu sendiri. Pada judul rapor, selain nama organisasi, unit struktural dan masa jabatan, jenisnya juga harus dicantumkan dengan nomor. Apabila lembar waktu diserahkan “sebagaimana adanya” tanpa melakukan perubahan, maka disebut lembar waktu utama dan pada kolom ini ditandai dengan “0”. Dengan setiap penyesuaian berikutnya, Anda harus menunjukkan nomor perubahan secara berurutan.
Empat kolom pertama segera diisi - ini adalah nama lengkap karyawan, nomor personel, dan posisi. Kolom berikut diisi seiring berjalannya periode. Di bagian atas kolom menunjukkan penyimpangan dari mode operasi dalam jam (jika ada), di bagian bawah ada surat yang menunjukkan alasan penyimpangan tersebut. Kolom 20 dan 37 masing-masing merangkum hasil sementara dan bulanan.
Tidak ada perhitungan tambahan yang diberikan dalam formulir ini. Pada akhir periode penagihan, dokumen ini ditransfer ke departemen akuntansi, di mana, atas dasar itu, gaji karyawan organisasi anggaran akan dihitung.
Daftar simbol yang digunakan dalam lembar waktu kerja ini (formulir No. 0504421) dapat dilihat pada tabel:
Nama indikator Kode Akhir pekan dan hari libur non-kerja DI DALAM Kerja malam N Melaksanakan tugas pemerintahan G Hari libur reguler dan tambahan TENTANG Cacat sementara, cacat karena kehamilan dan persalinan B Liburan untuk merawat anak ATAU Jam lembur DENGAN Pembolosan P Ketidakhadiran karena alasan yang tidak diketahui (sampai keadaannya jelas) NN Absen dengan izin dari administrasi A Belajar di akhir pekan VU Cuti belajar tambahan kamu Pergantian di kelas 1 - 3 ZN Pergantian dalam kelompok sepulang sekolah Gaji Pergantian di kelas 4 - 11 ZS Bekerja pada akhir pekan dan hari libur non-kerja Rp Jam kerja sebenarnya F Perjalanan bisnis KE Bagaimana liburan ditentukan?
Kata liburan dalam urusan kepegawaian memadukan banyak konsep. Dimulai dari dan diakhiri dengan cuti hamil. Banyak ibu muda yang tidak setuju, tapi ini juga liburan, meski disediakan untuk mengasuh anak kecil.
Masing-masing hari libur ini ditandai dengan caranya sendiri di lembar waktu dan perlu memberikan perhatian khusus pada jenis liburan yang paling umum dan pendaftarannya.
Sesuai jadwal
Berdasarkan surat perintah liburan yang harus dibubuhi tanda tangan orang yang berlibur itu sendiri, maka pada lembar waktu tersebut diberi kode “OT” jika merupakan hari libur utama, atau dengan kode “OD” jika merupakan tambahan.
Atas biaya Anda sendiri
Ada kalanya seorang karyawan perlu mengambil beberapa hari libur di luar jadwal biasanya. Alasannya mungkin berbeda, tetapi hanya ada satu solusi - pergi tanpa bayaran.
Undang-undang mengatur beberapa alasan untuk liburan semacam itu - pernikahan, kelahiran bayi, atau peristiwa yang lebih menyedihkan seperti kematian kerabat dekat. Dalam kasus ini, Anda harus memasukkan kode “OZ”.
Jika karyawan memiliki alasan lain, dan dia menerima cuti tersebut dengan persetujuan manajer, maka kode “SEBELUM” digunakan. Dalam kedua kasus tersebut, penandaan dibuat berdasarkan perintah terkait yang ditandatangani oleh karyawan.
Pelatihan
Menggabungkan pekerjaan dan belajar di zaman kita lebih merupakan hal yang lumrah daripada pengecualian, dan undang-undang dalam hal ini mendukung pekerja tersebut dengan menjamin cuti belajar. Setelah menerima lamaran terkait dari karyawan dan menerima perintah yang ditandatangani oleh siswa, Anda dapat dengan aman menandai kode “U” pada rapor untuk seluruh masa cuti belajar.
Perlu diperhatikan bahwa apabila seorang pegawai jatuh sakit pada saat melewati sesi berikutnya, maka cuti tersebut tidak diperpanjang selama masa cuti sakit dan kode “B” hanya dapat dimasukkan pada hari-hari setelah berakhirnya cuti belajar, dalam hal bahwa karyawan tersebut tidak mempunyai waktu untuk pulih sebelum cuti berakhir dan memberikan surat keterangan cuti sakit yang menyatakan ketidakhadirannya setelah sesi berakhir.
Untuk kehamilan dan persalinan
Masa membahagiakan bagi pegawai perempuan tersebut tentunya tidak boleh dibayangi oleh birokrasi yang berdokumen, oleh karena itu cuti melahirkan diberikan berdasarkan surat keterangan cuti sakit, kode di rapornya adalah “P”. Kode yang sama digunakan dalam kasus adopsi bayi yang baru lahir.
Untuk penitipan anak
Dan setelah itu, dikeluarkan perintah cuti orang tua sampai usia tiga tahun. Cuti tersebut ditandai dengan kode “OZH”.
Bekerja dengan dokumen selalu merupakan tugas yang bertanggung jawab, tetapi mengetahui dasar-dasar pengisian lembar waktu akan menyelamatkan Anda dari perselisihan selama penggajian dan masalah kecil lainnya semacam ini.
Video - menyusun lembar waktu dan menghitung upah dalam 1C: