Formulir kartu registrasi t 2. Kartu pribadi

Terkadang hanya keberadaan kartu pribadi yang dapat mengonfirmasi pengalaman kerja di perusahaan tertentu.

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut membahas tentang cara-cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ini cepat dan GRATIS!

Dokumen ini dikompilasi untuk seluruh negara bagian tanpa kecuali. Bagaimana cara penerbitan kartu pegawai tahun 2019 menggunakan formulir T-2?

Dalam alur dokumen yang berlaku umum, kartu pribadi adalah dokumen khusus yang diisi untuk seluruh karyawan tanpa kecuali di tempat kerja.

Hal ini juga berlaku bagi pekerja sementara dan musiman. Dokumen dibuat setelah penandatanganan perjanjian kerja. Bagaimana cara menerbitkan kartu pribadi karyawan menggunakan formulir T-2 yang benar di tahun 2019?

Poin penting

Tujuan penggunaan oleh organisasi kartu pribadi poin personel adalah untuk memastikan akuntansi penuh.

Secara hukum, perusahaan mana pun wajib mempertimbangkan pembuatan dokumen ini untuk setiap karyawan.

Untuk menghasilkan dokumen, gunakan bentuk terpadu, disebut T-2. Dia diterima.

Struktur awalnya tetap tidak berubah sejak tahun 2004. Indeks kartu dibuat berdasarkan kartu pribadi.

Kartu disimpan dalam lemari arsip di urutan abjad. Karena itu, jika perlu, Anda dapat dengan cepat menemukan informasi tentang karyawan tertentu.

Pada negara bagian besar Basis dokumenter dapat disusun berdasarkan divisi. Tidak ada peraturan khusus mengenai penyusunan indeks kartu berdasarkan kartu pribadi pegawai.

Satu-satunya syarat yang ditentukan undang-undang adalah setiap orang secara resmi harus memiliki kartu tersebut.

Apa yang perlu Anda ketahui

Undang-undang saat ini tidak menetapkan tenggat waktu yang ketat untuk pembuatan kartu pribadi karyawan. Dianggap paling tepat untuk mengeluarkan T-2 pada saat seseorang dipekerjakan.

Meski jeda waktu yang kecil tidak dianggap sebagai pelanggaran berat. Yang utama adalah duplikasi tanda pada kartu yang dibuat selama bekerja.

Biasanya, kartu pribadi karyawan diisi setelah dokumen yang sesuai dikeluarkan.

Untuk menerbitkan kartu, diperlukan dokumen-dokumen tertentu yang menjadi dasar untuk menampilkan informasi dan memastikan keakuratannya.

Secara khusus, Anda memerlukan:

pesanan untuk masuk ke staf;
paspor atau dokumen lain yang mengonfirmasi data pribadi;
buku kerja;
sertifikat asuransi asuransi pensiun negara;
dokumen pendaftaran militer;
dokumen yang berkaitan dengan pendidikan, memperoleh profesi, kualifikasi, dan kepemilikan pengetahuan khusus;
informasi yang dinyatakan tentang dirinya secara pribadi oleh karyawan.

Penting! Kekhasan beberapa jenis kegiatan mungkin memerlukan penyediaan dokumen tambahan.

Jika tanpa informasi apapun informasi kartu tidak cukup lengkap, maka pemberi kerja wajib meminta data yang diperlukan.

Untuk tujuan apa itu dibentuk?

Seringkali, kartu pribadi disalahartikan dengan kuesioner atau lembar pribadi yang disimpan oleh bagian personalia. Namun surat-surat ini diisi langsung oleh karyawan itu sendiri dan pada saat diterima di organisasi.

Sedangkan untuk kartu pribadi diisi oleh pegawai personalia dengan berpedoman pada perintah pada saat diterimanya jabatan tersebut. Dalam hal ini, kehadiran dokumen itu wajib.

Sesuai dengan Resolusi Layanan federal Statistik Negara No. 1 tanggal 5 Januari 2004, semua organisasi wajib menyimpan kartu pribadi pegawai.

Namun perlu diperhatikan bahwa persyaratan ini tidak berlaku bagi pengusaha perorangan. Seperti yang telah disebutkan, formulir T-2 digunakan untuk membuat kartu.

Ini dicetak pada formulir khusus format 2A4 dengan kode OKUD 0301002. Kartu dibuat dalam satu salinan.

Tujuan mendasar dari pembuatan peta pribadi adalah untuk merangkum keseluruhannya informasi yang diperlukan dalam satu dokumen.

Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk mempelajari sejumlah besar dokumentasi untuk mencari data yang diperlukan.

Selain itu, tidak perlu meminta dokumen yang diperlukan dari karyawan setiap saat, jika diperlukan. Semua data yang diperlukan terdapat di dalam kartu.

Ketika Anda perlu mengklarifikasi beberapa informasi mengenai karyawan tertentu, mudah untuk menemukan file pribadi di lemari arsip umum dan melihat catatan yang diperlukan.

Menurut isinya, kartu pribadi karyawan dibagi menjadi beberapa bagian dengan tipe sebagai berikut:

informasi umum;
data registrasi militer;
informasi tentang pekerjaan dan perubahan karier;
data sertifikasi;
informasi tentang kualifikasi dan peningkatannya;
informasi tentang pelatihan kejuruan;
data tentang insentif, penghargaan, dll;
informasi tentang;
manfaat yang diberikan oleh undang-undang;
informasi tambahan;
informasi tentang alasan pemberhentian.

Dasar hukum

Untuk perusahaan komersial, mulai 1 Januari 2013, diperbolehkan untuk mengembangkan templat mereka sendiri untuk dokumentasi utama, menggantikan sampel terpadu dengan templat tersebut.

Selain itu, sesuai dengan Surat Kementerian Keuangan Federasi Rusia No. 3-10/2012, bentuk standar dokumentasi utama yang ditetapkan oleh badan yang berwenang sesuai dengan peraturan federal lainnya.

Surat itu tidak menyebutkan formulir T-2. Hal ini menimbulkan pertanyaan apakah bentuk kartu tersebut dapat dibuat secara mandiri.

Situasinya dijelaskan dengan tegas. Namun dianggap lebih tepat menggunakan dokumen terpadu.

Selain itu, standar tertentu menunjukkan bahwa formulir kartu pribadi karyawan T-2 wajib digunakan:

Oleh karena itu, lebih baik menggunakan bentuk standar sebagai dasar. Jika perlu, Anda dapat memodifikasinya sedikit, menambahkan baris yang hilang, atau menghilangkan baris yang tidak perlu.

Tata cara pengisian formulir T-2 kartu pribadi pegawai

Peta tipikal mencakup empat halaman. Seluruh bagian informasi dibagi menjadi sebelas blok.

Pendaftaran kartu dilakukan oleh karyawan departemen personalia, atau, jika tidak ada, oleh kepala organisasi.

T-2 memiliki beberapa nuansa penting:

Dua halaman pertama dibuat pada saat perekrutan karyawan baru. Ketiga dan keempat
halaman dirancang dalam proses kegiatan;
kartu dibuat berdasarkan dokumen yang diberikan oleh karyawan;
saat membuat, Anda diperbolehkan menggunakan komputer;
Karyawan sendiri tidak berhak mengisi kartu tersebut.

Untuk informasi Anda! Pengusaha perorangan tidak diharuskan membuat kartu pribadi untuk personel yang direkrut.

Namun mereka juga biasanya membuat peta sesuai keinginannya sehingga sangat memudahkan kegiatan pengelolaan.

Bagaimana suatu dokumen dikompilasi

Setelah petugas HR mengisi formulir, karyawan harus memastikan bahwa informasi yang diberikan adalah benar. Setelah membaca formulir, ia menandatangani halaman kedua di akhir bagian kedua.

Aturan dasar penerbitan kartu adalah sebagai berikut:

Nama organisasi ditulis tanpa singkatan	Formulir yang disingkat hanya diperbolehkan jika ditentukan dalam dokumentasi konstituen
Nomor pegawai pada absensi maksimal enam digit	Penunjukan nomor tidak berubah sampai pemecatan, terlepas dari pergerakan internal
Nomor sertifikat asuransi dan NPWP	Sesuai dengan aslinya
Di kolom "Alfabet".	Huruf awal nama belakang pegawai dituliskan
Tuliskan sifat kegiatan kerja	"sementara", "permanen"
Jenis pekerjaan ditentukan secara lengkap	Oleh, utama
Simbol huruf menunjukkan jenis kelamin	"M", "F"
Diresepkan sepenuhnya	Nama belakang, nama depan, patronimik
Berdasarkan data paspor, tanggal lahir ditulis lengkap di bagian teks	Misalnya, “1 Januari 1980”. Nilai kode ditulis dalam format numerik - “01/1/1980”. Saat menunjukkan tempat lahir, harus diingat bahwa ukuran entri tidak boleh melebihi seratus karakter
Kode tempat tinggal	Dipasang sesuai dengan persetujuan OKATO
Kehadiran kewarganegaraan tertentu ditunjukkan secara lengkap	Kewarganegaraan diberi kode menurut OKIN. Kewarganegaraan Rusia – “1”, ganda – “2”, asing – “3”, tanpa kewarganegaraan – “4”
Bahasa ditulis tanpa singkatan	Apa yang dimiliki karyawan tersebut? Kode tersebut menunjukkan tingkat kemahiran. Lancar – “3”, percakapan tingkat menengah – “2”, dengan kamus – “1”
Merekam dan mengkodekan pendidikan	Dilakukan sesuai dengan OKIN dan OKSO
Kualifikasi diploma ditulis sebagai berikut:	kelulusan dari universitas – gelar “sarjana”, “master”, “spesialis” terdaftar; akhir sekunder lembaga pendidikan- "teknisi", "merchandiser", "akuntan", "manajer", dll.; untuk gelar “sarjana” atau “master”, fokus pengetahuan ditentukan; dengan gelar "spesialis" - spesialisasi tertentu ditunjuk
Profesi ini ditulis secara lengkap	Berdasarkan tata cara kerja sesuai dengan OKPDTR
Pengalaman kerja dihitung	Berdasarkan buku kerja dan dokumen lain yang menyatakan pengalaman
Status perkawinan dicatat dan diberi kode	Sesuai dengan OKIN, dari “1” hingga “5”
Komposisi keluarga meliputi	Hanya anggota keluarga dengan tingkat kekerabatan tertentu
Menurut paspor, data paspor ditunjukkan	Alamat pendaftaran dan alamat tempat tinggal sebenarnya dicatat. Menampilkan nomor telepon kontak karyawan dan nomor kerabat dekat

Bagian “Tentang pendaftaran militer” dibuat berdasarkan tanda pengenal militer dan kartu identitas orang yang wajib wajib militer.

Dalam proses kegiatan karyawan selanjutnya disusun bagian-bagian sebagai berikut:

“Mempekerjakan dan memindahkan ke pekerjaan lain”;
"Sertifikasi";
“Pengembangan profesional”;
"Insentif dan penghargaan";
"Liburan";
"Manfaat Sosial";
« Informasi lebih lanjut»;
"Alasan pemecatan."

Ditandatangani oleh

Setelah formulir T-2 diisi dan pegawai menandatangani serta mencantumkan tanggal, maka dokumen tersebut ditandatangani oleh pegawai bagian personalia.

Saat mengisi semua bagian, informasinya ditunjukkan dengan tautan ke dokumen, pesanan, instruksi, hukum federal dan peraturan daerah.

Video: file pribadi karyawan

Pada saat kartu pribadi ditutup, petugas personalia dan pegawai sendiri yang membubuhkan tanda tangannya. Ini menegaskan bahwa semua data yang dimasukkan benar.

Jika ada perubahan pada kartu, perubahan itu juga disertifikasi dengan tanda tangan orang yang bertanggung jawab dan karyawan. Penggantian lengkap kartu tidak diinginkan, karena akan sangat sulit untuk memulihkan informasi.

Pengisian sampel

Seringkali, saat mengajukan kartu T-2, perwakilan departemen personalia melakukan kesalahan. Hal ini tidak menimbulkan konsekuensi khusus apa pun, dan tidak merugikan karyawan.

Tapi kapan dalam jumlah besar Kesalahan yang dilakukan oleh departemen SDM dapat didenda karena kualitas pekerjaan yang buruk.

Kartu pribadi pegawai adalah dokumen yang berisi informasi dasar tentang pegawai, pendidikannya, aktivitas tenaga kerja, penghargaan, dll. Ini diisi saat melamar pekerjaan, tetapi karena ini adalah dokumen yang cukup banyak, spesialis SDM sering kali memiliki pertanyaan tentang persiapannya. Mari kita lihat seperti apa formulir kartu T-2 dan di mana mendapatkan formulir dokumen ini, serta tunjukkan juga contoh pengisian kartu T-2.

Apa formulir ini dan kapan dibutuhkan?

Sebelum berbicara tentang contoh pengisian formulir T-2, kami mencatat bahwa formulir tersebut disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 No. 1. Dokumen tersebut disimpan untuk setiap karyawan. Hal ini nyaman karena memungkinkan pemberi kerja memiliki dokumen lengkap tentang karyawannya. Faktanya adalah informasi berikut dicatat pada kartu:

tentang tanggal dan tempat lahir;
kewarganegaraan;
pendidikan, termasuk pendidikan tambahan, dan pelatihan profesional;
pengetahuan bahasa asing;
pengalaman kerja;
komposisi keluarga;
pendaftaran dan alamat tempat tinggal;
sikap terhadap dinas militer;
hasil sertifikasi;
penghargaan;
liburan;
manfaat;
informasi lainnya.

Semua data ini diakumulasikan oleh pemberi kerja untuk memenuhi kewajiban yang ditentukan oleh undang-undang. Misalnya, informasi mengenai komposisi keluarga akan memungkinkan anak karyawan masuk dalam daftar penerima Hadiah Tahun Baru atau perjalanan ke perkemahan musim panas. Informasi tentang pendidikan tambahan atau pengetahuan bahasa asing akan memungkinkan karyawan untuk menawarkan posisi lain atau mengirimnya dalam perjalanan bisnis ke luar negeri. Data penghargaan dan masa kerja dapat dijadikan dasar untuk mengirimkan dokumen rekan kerja untuk mendapatkan penghargaan lebih tingkat tinggi. Jadi kartu pribadi karyawan adalah sumber informasi yang sangat berguna dan berguna bagi pemberi kerja.

Siapa yang wajib menyimpan catatan pribadi karyawan?

Beberapa pengusaha percaya bahwa jika formulir akuntansi utama yang diberikan dalam Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tidak wajib, maka formulir tersebut mungkin tidak ada sama sekali di organisasi. Namun, tidak semuanya sesederhana itu. Kode Ketenagakerjaan memang tidak secara langsung mewajibkan manajer untuk memelihara dan mengisi formulir-formulir ini. Namun demikian, ayat 12 Peraturan Pemerintah No. 225 tanggal 16 April 2003 “Tentang Buku Kerja” menyatakan bahwa pemberi kerja wajib memberitahukan kepada pekerjanya segala perubahan yang dilakukan pada buku kerja. Dalam hal ini, karyawan harus mengkonfirmasi persetujuannya dengan menandatangani kartu pribadi, di mana semua entri yang dibuat dalam buku kerja diduplikasi.

Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa formulir T-2 merupakan salah satu dokumen registrasi militer, sesuai dengan paragraf 27 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 27 November 2006 No. 719. Oleh karena itu, pemeliharaan dokumen ini adalah wajib bagi semua organisasi dan pengusaha. Contoh pengisian atau cara pengisian kartu pribadi pegawai T-2 akan Anda temukan tepat di bawah dan dapat Anda unduh di akhir artikel ini.

Aturan umum pengisian formulir T-2

Catatan kecil sebelum menceritakan dan menunjukkan cara pengisian kartu T-2 dan contoh pengisian setiap item. Ada formulir standar yang direkomendasikan untuk digunakan. Majikan memiliki kesempatan untuk mengubahnya, atau lebih tepatnya, melengkapinya dengan informasi yang menurut pendapatnya hilang, tetapi tidak ada yang dapat dihapus darinya. Pada saat yang sama, penting untuk dipahami bahwa formulir yang disetujui di tingkat negara bagian dikembangkan dengan mempertimbangkan perlindungan data pribadi warga negara. Dan pemberi kerja, jika ingin melakukan penambahan pada formulir T-2, juga harus memperhatikan kekhususan peraturan perundang-undangan di bidang tersebut. Contoh pengisian kartu pribadi pegawai T-2 yang akan disajikan pada artikel ini diberikan berdasarkan formulir terpadu.

Hal berikutnya yang perlu Anda ketahui adalah bahwa kartu pribadi dikelola oleh orang yang berwenang untuk memeliharanya catatan personel dalam organisasi. Ini dilakukan setelah perekrutan dalam waktu seminggu. Dokumen tersebut diterbitkan secara eksklusif dalam bentuk kertas. Jika Anda merasa nyaman menggandakan informasi dalam format elektronik, Anda dapat melakukannya. Meskipun tanda tangan digital tidak umum di Rusia dalam kerangka hubungan kerja, dan karyawan menandatangani dengan tangan mereka sendiri, kartu T-2 harus disimpan di atas kertas dan semua data harus dimasukkan ke dalamnya secara manual. Dalam hal ini, kami mencatat bahwa tidak ada persyaratan untuk warna tinta yang digunakan.

Adapun kesalahan dan koreksi, sayangnya tidak dapat dihindari. Jika terjadi ketidakakuratan pada pengisian, maka isian yang salah harus dicoret dengan satu baris (entri harus tetap terbaca), tulis kata yang benar di sebelahnya, lalu tambahkan “Percaya yang dikoreksi” dan tanda tangan.

Contoh pengisian kartu T-2

Mari kita perhatikan contoh spesifik pengisian kartu pribadi karyawan (form T-2 2019). Katakanlah ekonom Ivan Ivanovich Ivanov mendapat pekerjaan di Svetly Put LLC pada bulan Februari 2019. Saat merekrut karyawan baru, dokumen-dokumen berikut akan diperlukan (berdasarkan dokumen tersebut, data akan dicatat dalam formulir):

kartu identitas;
buku kerja (jika tersedia);
SNIL;
dokumen pendaftaran militer;
dokumen tentang pendidikan dan kualifikasi yang diterima;
surat-surat lain, jika diperlukan untuk masuk untuk menjalankan fungsi pekerjaan.

Petugas personalia juga membutuhkan perintah perekrutan.

Ketika semua kertas sudah terkumpul, Anda bisa mulai mengisi formulir. Contoh pengisian kartu pribadi pegawai T-2 akan disajikan selangkah demi selangkah, namun jika berkenan, Anda dapat mendownload dokumen lengkapnya di akhir artikel.

Kami mulai mengisi formulir dari header. Di sini Anda harus menunjukkan:

nama lengkap dan singkatan dari organisasi tempatnya bekerja;
tanggal pembuatan kartu;
nomor personel, INN (bila ada) dan SNILS pegawai baru, jenis kelaminnya (disingkat “M” atau “F”);
sifat pekerjaan - tetap atau sementara;
jenis pekerjaan - utama atau paruh waktu. Dalam sel ini kata-kata harus ditulis lengkap;
kolom “Alfabet” diisi dengan huruf yang mengawali nama belakang karyawan (dalam contoh kita adalah “I”).

Bagian I disebut " Informasi umum" Berikut ini adalah:

nomor kontrak kerja dan tanggal kesimpulannya;
Nama lengkap karyawan, tanggal dan tempat lahir, kewarganegaraan;
tingkat kemahiran bahasa asing (satu atau lebih);
informasi tentang pendidikan dan profesi.

Sudah dari lini kedua, petugas HR mungkin akan kesulitan karena tidak paham kode apa saja yang perlu dimasukkan dan dari mana mendapatkannya. Kode OKATO - nomor hunian(distriknya) dalam Pengklasifikasi Objek Divisi Administratif-Wilayah Seluruh Rusia. Sering terjadi perubahan, sehingga dalam pengisiannya disarankan untuk mencari informasi yang akurat dari sumber yang terpercaya.

Adapun singkatan OKIN adalah singkatan dari All-Rusia Classifier of Population Information. Dari daftar kode yang terbagi dalam 293 kategori ini diambil informasi untuk diisi. Untuk kenyamanan pembaca, kami hadirkan tabel pivot kode yang diperlukan saat menyelesaikan baris 4, 5 dan 6.

Apa yang harus ditulis dalam satu baris	Kode OKIN manakah yang harus saya tunjukkan?
Baris "Kewarganegaraan"
Warga negara Federasi Rusia
Warga negara Federasi Rusia dan negara asing (Republik Belarus) (sebutkan dalam tanda kurung negara tempat karyawan tersebut berkewarganegaraan)
Warga negara asing Republik Belarus (sebutkan negara tempat karyawan tersebut berkewarganegaraan)
Orang tanpa kewarganegaraan
Bahasa asing
Bahasa inggris
Spanyol
Italia
Cina
Jerman
Perancis
Jepang
Bahasa lain (jika tidak ada dalam pengklasifikasi)
Tingkat kemahiran bahasa
saya fasih
Saya membaca dan dapat menjelaskan sendiri
Saya membaca dan menerjemahkan dengan kamus
Pendidikan
Awal (umum)
Umum dasar
Jumlah rata-rata
Kejuruan menengah
Pendidikan tinggi - gelar sarjana
Pendidikan tinggi - spesialisasi, gelar master
Lebih tinggi - pelatihan personel sangat berkualitas
Pelatihan kejuruan
Profesional tambahan

Informasi tentang pendidikan juga harus dilengkapi dengan rincian ijazah: siapa yang menerbitkannya dan kapan, dalam bidang apa. Setidaknya satu baris harus diisi. Jika di kemudian hari pegawai tersebut membawa ijazah pendidikan tambahan, informasi ini perlu ditambahkan.

Saat mengisi bagian tabel, Anda juga memerlukan kode dari OKSO - pengklasifikasi spesialisasi berdasarkan pendidikan. Pada bagian ini, Anda dapat menulis kata-kata yang disingkat, namun sedemikian rupa sehingga entri tetap dapat dimengerti. Misalnya, Anda dapat menulis “kepada mereka”. bukannya "nama".

Di baris berikutnya - baris ketujuh - Anda harus menunjukkan profesi Anda. Untuk melakukan ini, Anda harus menggunakan OKPDTR - pengklasifikasi profesi pekerja, posisi karyawan, dan kategori tarif. Profesi ekonom memiliki kode 27728.

Di bidang “Pengalaman Kerja”, Anda harus mengisi semua baris, jika memungkinkan. Jika tidak, maka isi hanya baris pertama - tentang total masa kerja pada saat penutupan kontrak kerja dari buku kerja.

Perlu diingat bahwa masa kerja total adalah masa kegiatan yang memberikan hak atas pensiun hari tua. Berkelanjutan hanya memperhitungkan jangka waktu yang digunakan dalam pemberian tunjangan, dan masa kerja yang memberikan hak atas bonus masa kerja tertentu adalah pekerjaan tertentu. organisasi pemerintah pada posisi pemerintahan tertentu (daftar rinci disajikan pada Bagian II Peraturan yang disetujui)