Tabel kepegawaian mendokumentasikan komposisi, jumlah karyawan organisasi dan strukturnya. Contoh penyusunan tabel kepegawaian, tata cara persetujuan dan pendaftaran perubahannya. Apakah perlu dikompilasi meja kepegawaian.

Tabel kepegawaian adalah dokumen internal perusahaan, yang mendokumentasikan kepegawaian, jumlah karyawan organisasi dan strukturnya.

Pada artikel ini, kita akan melihat contoh penyusunan tabel kepegawaian, tata cara persetujuannya, dan memberi tahu Anda cara meresmikan perubahan tabel kepegawaian.

Tidak ada indikasi langsung dalam undang-undang perburuhan Rusia yang mewajibkan penyusunan tabel kepegawaian. Oleh karena itu, beberapa pemberi kerja tidak mau mengeluarkan dokumen kepegawaian tambahan.

Praktek menunjukkan bahwa perlu adanya tabel kepegawaian, terlebih lagi ketidakhadirannya dapat menimbulkan akibat yang sangat tidak menyenangkan bagi pemberi kerja sendiri dalam bentuk denda.

Perlu diingat bahwa Pasal 57 Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia mendefinisikan salah satu syarat wajib kontrak kerja - fungsi kerja karyawan - sebagai "bekerja sesuai posisi sesuai dengan tabel kepegawaian". Tanpa tabel kepegawaian yang disetujui, tidak mungkin mengurangi jumlah karyawan dan memberhentikan mereka, sesuai dengan paragraf 2 Pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Selain itu, tabel kepegawaian, atau kutipannya, dapat diminta selama audit oleh otoritas pajak, otoritas teritorial Dana pensiun, Fonda asuransi sosial dan pengawasan ketenagakerjaan.

Kami menyusun jadwal kepegawaian

Tabel kepegawaian tidak mencerminkan informasi tentang karyawan yang telah menandatangani kontrak hukum perdata. Inilah yang disebut karyawan “freelance” yang tidak tunduk pada undang-undang perburuhan (Pasal 11 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Saat menyusun tabel kepegawaian, baik organisasi maupun pengusaha perorangan, Anda dapat menggunakan formulir terpadu No. T-3 (disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 No. 1). Formulir ini tidak wajib untuk digunakan dan bersifat nasihat, tetapi berisi semua rincian yang diperlukan untuk dokumen kepegawaian.

Saat menggunakan formulir No. T-3, Anda harus mematuhinya aturan tertentu mengisinya. Mari kita lihat lebih detail menggunakan contoh tabel kepegawaian LLC.

Detail yang diperlukan

“Nama organisasi” ditunjukkan sebagaimana ditunjukkan dalam dokumen konstituen: jika, sebagai tambahan nama lengkap Jika ada versi yang disingkat, itu ditunjukkan setelah versi lengkap (dalam tanda kurung), atau baris di bawahnya.

"Kode OKPO" adalah kode identifikasi suatu perusahaan menurut Pengklasifikasi Perusahaan dan Organisasi Seluruh Rusia, yang ditunjukkan dalam surat informasi badan statistik negara.

“Nomor dokumen”: jika tabel kepegawaian dibuat untuk pertama kali, maka diberi nomor 1, dan selanjutnya nomor-nomor tersebut diurutkan.

“Tanggal kompilasi” adalah tanggal saat dokumen tersebut disusun.

"Disetujui" - nomor dan tanggal pesanan persetujuan tabel kepegawaian ini ditunjukkan di sini.

"Untuk periode" - baris ini mencerminkan masa berlaku dokumen dan tanggal mulai berlakunya.

“Staf dalam jumlah ____ unit” - jumlah total ditunjukkan unit kepegawaian perusahaan, tercermin dalam tabel kepegawaian.

Bagian utama

Setelah mengisi rincian yang diperlukan, kami akan memasukkan informasi tentang departemen, posisi dan gaji.

Kolom 1 “Nama satuan struktur”. Divisi struktural suatu perusahaan meliputi departemen, cabang, kantor perwakilan, dll.

Biasanya kolom ini diisi, dimulai dengan divisi yang melaksanakan manajemen umum (“Administrasi”), diikuti oleh akuntansi, departemen personalia, departemen ekonomi, dll, kemudian divisi produksi (bengkel, lokasi) dan departemen jasa ( gudang, departemen utilitas), divisi, dll.).

Terkadang nama departemen dapat mempengaruhi pemberian tunjangan tertentu kepada karyawan (misalnya, jika ada produksi berbahaya) – dalam hal ini harus diambil dari pengklasifikasi industri terkait.

Kolom 2 “Kode Divisi Struktural” dimaksudkan untuk memberi nomor pada divisi-divisi secara berurutan, yang dapat digunakan untuk menentukan tempat dan subordinasinya dalam keseluruhan struktur perusahaan. Di perusahaan kecil dengan struktur terpusat, kode tersebut mungkin tidak ditentukan.

Kolom 3 “Jabatan (kekhususan, profesi), pangkat, golongan (kategori) kualifikasi pegawai”. Majikan dapat menetapkan nama untuk posisi secara mandiri, atau Anda dapat menggunakan “Pengklasifikasi Pekerjaan Pekerja, Posisi Karyawan dan Semua-Rusia kategori tarif(OK 016-94)" (disetujui oleh Resolusi Standar Negara Rusia tanggal 26 Desember 1994 No. 367), "Pengklasifikasi Pekerjaan Seluruh Rusia (OK 010-93)" (disetujui oleh Resolusi Standar Negara Federasi Rusia tanggal 30 Desember 1993 No. 298) dan “Buku referensi kualifikasi untuk posisi manajer, spesialis dan karyawan lainnya” (disetujui oleh Resolusi Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 21 Agustus 1998 No. 37).

Jika dalam kaitannya tipe tertentu pekerjaan, jabatan, spesialisasi, ada batasan atau tunjangan dan kompensasi yang diberikan, maka namanya harus benar-benar sesuai dengan pengklasifikasi di atas. Judul jabatan harus ditulis lengkap, tanpa singkatan (misalnya: wakil kepala akuntan, kepala departemen sumber daya manusia).

Harap dicatat: jika nama jabatan yang ditentukan dalam kontrak kerja tidak sesuai dengan nama jabatan ini di tabel kepegawaian, atau sama sekali tidak ada, kontradiksi diselesaikan demi kontrak kerja (Pasal 8 UU Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Kolom 4 “Jumlah unit staf”. Di sini kami menunjukkan jumlah posisi staf yang disediakan dalam organisasi untuk posisi yang bersangkutan (khusus).

Jika pekerjaan paruh waktu disediakan, maka Anda perlu menunjukkan jumlah unit yang belum selesai di bagian yang sesuai (misalnya: 0,5; 0,75). Masuk akal juga untuk memasukkan posisi-posisi kosong yang tidak ditempati pada saat persetujuan tabel kepegawaian, agar tidak melakukan perubahan saat merekrut setiap karyawan baru.

Kolom 5 “Tarif (gaji), dll.” Pengisian kolom ini tergantung pada sistem remunerasi yang dianut dalam organisasi. Gaji tetap ditunjukkan atau tingkat tarif, yang tidak termasuk pembayaran kompensasi, sosial dan insentif.

Harap diperhatikan: terkadang pemberi kerja, untuk mengangkat beberapa karyawan yang menempati posisi yang sama, ukuran yang berbeda upah, menunjukkan dalam tabel kepegawaian batas minimum dan maksimum gaji atau tarif - yang disebut "garpu" (misalnya: 15.000-18.000 rubel).

Ini bertentangan dengan Art. 22 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, mengatur upah yang sama untuk pekerjaan yang sama dan Art. 129 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, yang dengannya tingkat gaji dan tarif ditetapkan. Maklum, jika pegawai menduduki jabatan yang sama, maka volume dan kompleksitas pekerjaannya juga sama, artinya gajinya harus sama. Dalam hal ini, dimungkinkan untuk menetapkan gaji yang lebih tinggi bagi setiap karyawan melalui tunjangan atau pembayaran tambahan lainnya.

Kolom 6-8 “Tunjangan”. Tunjangan, pembayaran tambahan dan pembayaran insentif lainnya ditetapkan oleh undang-undang saat ini (misalnya: untuk pekerjaan dalam kondisi Jauh keutara dan bidang yang setara), atau oleh pemberi kerja sendiri (untuk masa kerja, untuk pengetahuan bahasa asing dan seterusnya.). Besaran bonus dapat ditetapkan sebagai jumlah tetap atau sebagai persentase dari gaji.

Kolom 9 “Total” diisi dengan menambahkan kolom 5 sampai 8, tetapi hanya jika semua data di dalamnya dimasukkan dalam setara rubel. Jika gaji ditetapkan dalam rubel, dan tunjangan dalam persentase, maka tanda hubung ditempatkan di kolom 9, dan catatan harus menunjukkan dokumen yang menjadi dasar penerapan tunjangan dan pembayaran tambahan ini.

Kolom 10 “Catatan” disediakan untuk entri informasi tambahan, memperjelas dan menjelaskan data pada tabel kepegawaian.

Formulir No. T-3 memerlukan tanda tangan kepala departemen personalia dan kepala akuntan, tetapi jika salah satu posisi dalam organisasi hilang, Anda dapat mengosongkan baris yang sesuai, atau melengkapi formulir dengan tanda tangan orang lain. karyawan. Penempatan stempel pada tabel kepegawaian yang disetujui tidak disediakan.

Tata cara persetujuan tabel kepegawaian

Tabel kepegawaian disetujui dengan perintah yang ditandatangani oleh manajer atau orang lain yang berwenang. Detail pesanan harus dimasukkan di baris “Disetujui”.

Karena gaji dihitung setiap bulan, akan lebih mudah untuk memperkenalkan tabel kepegawaian baru sejak hari pertama. Perlu dipertimbangkan bahwa tanggal persiapan, persetujuan, dan pemberlakuan tabel kepegawaian mungkin tidak bersamaan.

Waktu persetujuan tabel kepegawaian ditentukan oleh pemberi kerja secara mandiri. Ini dapat disetujui setiap tahun, meskipun diadopsi satu kali, itu mungkin berlaku selama beberapa tahun. Jika ada penambahan yang dilakukan pada tabel kepegawaian, disarankan untuk menyetujui jadwal baru pada awal tahun kalender, dengan mempertimbangkan semua perubahan yang dilakukan.

Jadwal kepegawaian harus disimpan di tempat pengembangan dan persetujuan, jangka waktu penyimpanannya bersifat permanen.

Melakukan perubahan pada tabel kepegawaian

Tentu saja, informasi yang dimasukkan ke dalam tabel kepegawaian dapat berubah seiring waktu. Alasan untuk mengubah tabel kepegawaian mungkin:

• pengenalan unit staf baru;
• perubahan gaji;
• penghapusan posisi yang kosong;
• pengurangan jumlah atau staf;
• mengganti nama posisi, departemen, dll.

Majikan, terlepas dari alasan perubahan tabel kepegawaian, harus memutuskan sendiri bagaimana melakukan perubahan ini:

• menyusun dan menyetujui tabel kepegawaian baru, atau
• mengeluarkan perintah untuk mengubah jadwal yang ada.

Dalam kasus pertama, dokumen yang benar-benar baru dikembangkan dan disetujui (kami meninjau contoh tabel kepegawaian organisasi dan prosedur persiapannya sebelumnya).

Dalam kasus kedua, prosedur perubahan tabel kepegawaian meliputi langkah-langkah berikut:

1. Menyusun dan menandatangani perintah untuk mengubah tabel kepegawaian (contohnya diberikan di atas), di mana Anda perlu menunjukkan alasan perubahan dan tanggal mulai berlakunya (sejak tanggal dikeluarkannya perintah tersebut atau lebih baru), nama unit baru yang diperkenalkan (atau unit kosong dikecualikan), jumlah posisi staf baru, ukuran baru gaji, tunjangan atau pembayaran tambahan lainnya, dll;
2. Penyesuaian tabel kepegawaian saat ini sesuai dengan perintah yang dikeluarkan;
3. Membawa perubahan yang dilakukan ke perhatian karyawan tertentu yang terkena dampaknya, dan membuat penambahan dan perubahan yang sesuai pada kontrak kerja dan buku kerja mereka.

Harap perhatikan prosedur yang sedikit berbeda untuk mengubah tabel kepegawaian saat mengurangi jumlah atau staf. Menurut Seni. 180 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, karyawan harus diperingatkan tentang pemecatan yang akan datang setidaknya dua bulan sebelumnya.

Dalam hal ini, tabel kepegawaian baru dapat mulai berlaku paling lambat dua bulan setelah persiapannya.

Ini adalah dokumen kepegawaian yang mencerminkan informasi tentang komposisi staf. Biasanya disusun pada akhir tahun untuk tahun takwim berikutnya. Namun terkadang ada kebutuhan untuk melakukan perubahan. Apapun alasannya, yang utama adalah mempersiapkan dokumen dengan benar dan menghindari kesalahan saat menyetujuinya.

Alasan melakukan perubahan

Ada beberapa alasan yang menjadi dasar penyesuaian tabel kepegawaian:

• Mengubah struktur perusahaan.
• Reorganisasi.
• Perubahan volume aktivitas.
• Melaksanakan pekerjaan untuk meningkatkan kegiatan perusahaan.
• Mengubah kerangka kerja legislatif.
• Perhitungan ekonomi terkait dengan area produksi dan tenaga kerja organisasi.
• Pengurangan staf.
• Optimalisasi operasi perusahaan.
• Penghapusan atau pengenalan lowongan dan posisi baru.
• Perubahan upah.
• Mengganti nama posisi.

Metode dan ciri-ciri melakukan perubahan

Ada dua opsi yang memungkinkan Anda membuat perubahan pada dokumen tabel kepegawaian organisasi:

1. Penerbitan perintah perubahan yang mencantumkan perubahan dalam teks perintah. Digunakan untuk koreksi kecil.
2. Menyusun jadwal baru dan menyetujuinya. Berlaku dalam kasus perubahan signifikan.

Saat melakukan perubahan, ada baiknya juga mempertimbangkan beberapa fitur:

1. Hanya jabatan-jabatan yang kosong, yaitu jabatan-jabatan yang tidak ditempati oleh seseorang, yang dapat dikeluarkan dari tabel kepegawaian.
2. Jika penghapusan lowongan dari tabel kepegawaian melibatkan pemecatan, karyawan tersebut harus diberitahu tentang hal ini dua bulan sebelum perintah tersebut mulai berlaku.
3. Jika perubahan tabel kepegawaian dikaitkan dengan perubahan kondisi kerja, maka karyawan yang terkena dampak harus diberitahu dua bulan sebelumnya.
4. Jika perubahan tersebut melibatkan perubahan jabatan atau nama departemen, karyawan yang terkena dampak harus diberitahu. Selain itu, entri yang sesuai harus dibuat dalam catatan ketenagakerjaan.
5. Jika perubahan menyangkut upah, maka semua perubahan juga diduplikasi dalam kontrak kerja dan kartu T-2 pribadi.

Sepanjang tahun, Anda dapat membuat perubahan dalam jumlah tak terbatas pada tabel kepegawaian. Yang utama adalah mematuhi peraturan perundang-undangan dan segera menyampaikan informasi tentang perubahan ketenagakerjaan.

Siapa yang membuat pesanan dan bagaimana caranya?

Perintah, yang menjadi dasar semua perubahan yang diperlukan dilakukan pada tabel kepegawaian, dibuat dalam bentuk apa pun. Detail dasar dokumen:

1. Nama organisasi atau cabang. Nama lengkap ditunjukkan.
2. Tanggal persiapan.
3. Nomor kertas. Ditempatkan sesuai dengan sistem pemesanan yang diterapkan di perusahaan.
4. Alasan perubahan.
5. Tanggal efektif perubahan.
6. Daftar perubahan. Dalam hal ini ditunjukkan:

• judul pekerjaan;
• gaji untuk posisi tertentu;
• jumlah unit staf yang akan dihapus atau ditambah.

1. Tanda tangan orang yang bertanggung jawab.

Penyusunan makalah dan pelaksanaan perintah selanjutnya dilakukan dengan cara:

• Departemen Sumber Daya Manusia.
• Akuntansi.
• Departemen Perencanaan dan Ekonomi.
• Departemen Tenaga Kerja dan Pengupahan.

Itu semua tergantung pada ukuran perusahaan dan fungsi masing-masing departemen.

Contoh pesanan tergantung pada jenis perubahan

Kami menawarkan kepada Anda contoh pesanan standar untuk perubahan tabel kepegawaian perusahaan.

Munculnya posisi baru

Tanggal pengenalan posisi baru ke dalam staf dicatat:

Pengurangan staf

Dokumen tersebut menunjukkan orang-orang yang berhak atas pengurangan tersebut dan tanggal mulai berlakunya:

Mengganti nama posisi

Dalam hal ini, nama nama baru dicatat:

Penting untuk memberi tahu karyawan tentang perubahan menggunakan dokumen berikut:

Perubahan gaji atau tingkat tarif

Perintah tersebut menyatakan berapa banyak dan kapan tarif akan berubah:

Penghapusan posisi kosong

Unit staf yang dikecualikan tercantum:

Perubahan dokumen yang signifikan

Sebagaimana telah disebutkan, disarankan untuk melakukan perubahan signifikan dalam bentuk penyusunan dan persetujuan dokumen baru. Dalam hal ini, nomor jadwal akan menjadi nomor berikutnya setelah nomor jadwal yang diterima sebelumnya. Jadwal tersebut disetujui menurut prosedur yang diterima berdasarkan perintah umum.

Video: Mengubah tabel kepegawaian di ZUP 3.0

Dengan menggunakan video tutorial, Anda dapat mempelajari cara melakukan perubahan tabel kepegawaian dengan benar di program ZUP 3.0:

Perubahan tabel kepegawaian dilakukan atas dasar perintah yang sesuai, dibuat dalam bentuk apapun dan memuat informasi tentang alasan perubahan tersebut.

MA menjawab pertanyaan. Kokurina, pengacara

Kepegawaian: kami menyelesaikan situasi darurat

Sebenarnya, menurut Direktori Kualifikasi Jabatan, seorang ekonom tenaga kerja harus dilibatkan dalam penyusunan tabel kepegawaian Buku referensi kualifikasi untuk posisi, disetujui. Keputusan Menteri Tenaga Kerja tanggal 21 Agustus 1998 No.37. Tetapi kebetulan posisi seperti itu tidak ada Perusahaan besar. Oleh karena itu, penyusunan dokumen ini dipercayakan kepada petugas personalia dan akuntan. Lagi pula, orang-orang inilah yang memiliki informasi tentang divisi struktural perusahaan, posisi yang tersedia di dalamnya dan statusnya (duduk/kosong), jumlah unit staf dan gaji untuk setiap posisi.

Jadi, jika manajer Anda menugaskan Anda untuk menyusun tabel kepegawaian atau mengubahnya, jangan khawatir. Kami telah menyiapkan untuk Anda contoh pengisian tabel kepegawaian di bagian “Alur Dokumen” di. Dan kami memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan dari pembaca kami yang telah membahas masalah ini.

Tidak perlu membiasakan karyawan dengan tabel kepegawaian

MEREKA. Pekareva, Novosibirsk

Kami tidak memiliki meja kepegawaian. Dan seorang karyawan yang tidak puas mulai mengancam bahwa dia akan mengadu ke inspektorat ketenagakerjaan karena dia tidak mengetahui dokumen ini ketika dia dipekerjakan. Haruskah kita melakukan ini?

: Menurut Rostrud, stafnya adalah lokal tindakan normatif(LNA), di mana saya diperbaiki klausul 1 Surat Rostrud tanggal 22 Maret 2012 No.428-6-1:

• pembagian kerja yang ada antar pekerja;
• kondisi pembayaran untuk pekerjaan mereka.

Kode Perburuhan Federasi Rusia mewajibkan karyawan untuk membiasakan diri dengan LNA yang “berhubungan langsung dengan aktivitas tenaga kerja karyawan" Seni. 68 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Oleh karena itu kamu tidak diharuskan menunjukkan tabel kepegawaian kepada karyawan jika:

• ada tanda tangannya bahwa sebelum menandatangani kontrak kerja, ia telah mengetahui baik uraian tugas maupun LNA yang memuat aturan penentuan besaran upah atas pekerjaannya (misalnya dapat berupa ketentuan tentang remunerasi) Seni. 68 Kode Perburuhan Federasi Rusia;
• besarnya gajinya, biaya tambahan dan tunjangan ditentukan dalam kontrak kerja Seni. 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Tabel kepegawaian disimpan oleh siapa pun yang bertanggung jawab atasnya

MA. Markulov, Kazan

Benarkah meja kepegawaian kita dijaga oleh petugas personalia? Dan berapa lama tabel kepegawaian yang sudah tidak berlaku harus disimpan?

: Anda dapat menyimpan meja kepegawaian di tempat yang nyaman - tidak ada persyaratan hukum persyaratan khusus tidak terpasang. Jika menurut peraturan alur dokumen Anda, departemen HR bertanggung jawab melakukan perubahan/penambahan tabel kepegawaian, biarlah disimpan di sana.

Namun perusahaan perlu menyimpan jadwal itu sendiri dan perintah yang mengubahnya secara permanen, yaitu tanpa batas waktu. klausul 71 Daftar, disetujui. Berdasarkan Keputusan Menteri Kebudayaan tanggal 25 Agustus 2010 Nomor 558.

Jabatan yang diisi sementara dapat dimasukkan ke dalam tabel kepegawaian

DIA. Plekhanov, Podolsk

Dari waktu ke waktu kita perlu menyewa spesialis yang berkualitas. Spesialis yang kami butuhkan tidak mau bekerja berdasarkan kontrak hukum perdata. Bisakah kita memasukkan posisi sementara ke dalam tabel kepegawaian kita, misalnya selama 3-4 bulan, untuk mempekerjakannya berdasarkan kontrak kerja untuk periode ini?

: Kamu bisa:

• <или>cukup tambahkan posisi seperti itu ke tabel kepegawaian dan jangan tunjukkan dengan cara apa pun bahwa itu bersifat sementara;
• <или>menunjukkan dalam tabel kepegawaian bahwa jabatan tersebut bersifat sementara atau diisi untuk jangka waktu tertentu. Misalnya, Anda dapat menunjukkannya di kolom 10 “Catatan” formulir No. T-3.

Namun perlu diingat: meskipun di tabel kepegawaian Anda menunjukkan sifat sementara dari posisi tersebut, buatlah jangka waktu tetap kontrak kerja Berdasarkan hal itu saja Anda tidak bisa. Jika Anda mempekerjakan seorang spesialis untuk sementara, dalam kontrak kerjanya Anda harus menunjukkan alasan “urgensi” yang diatur oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia. Katakanlah dia datang untuk melakukan pekerjaan sementara atau musiman. Seni. 59 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Pilih sendiri metode mengubah tabel kepegawaian

ITU. Lorkovic, Moskow

Bisakah saya menaikkan gaji untuk beberapa posisi dan menyetujui tabel kepegawaian baru dalam satu urutan?

: Setiap perubahan pada tabel kepegawaian dilakukan atas perintah pimpinan organisasi. Tidak ada aturan khusus. Anda dapat membuat pesanan seperti itu.

PESANAN No.13-5
tentang peningkatan gaji dan menyetujui tingkat kepegawaian

SAYA MEMESAN:

1. Tetapkan mulai 01.04.2013 gaji untuk posisi-posisi berikut:
- mandor lokasi produksi - 35.000 rubel;
- asisten mandor area produksi - 28.000 rubel;
- teknolog tempat produksi - 38.000 rubel.

2. Menyetujui tabel kepegawaian baru Anda dapat melakukannya secara berbeda - tunjukkan yang berikut dalam urutan di atas: “Untuk melakukan perubahan tabel kepegawaian No. 2 tanggal 31/01/2010 mulai 01/04/2013, dengan mempertimbangkan kenaikan gaji untuk posisi yang ditentukan dalam paragraf 1." Namun opsi ini hanya cocok jika perubahan pada jadwal kepegawaian Anda jarang dilakukan.
Tentu saja akan lebih mudah untuk menyetujui edisi baru tabel kepegawaian setiap saat. Dengan cara ini lebih mudah untuk melihat situasi staf saat ini daripada mencari inovasi di bawah berbagai perintah dengan judul “Tentang amandemen tabel kepegawaian” Nomor 3 tanggal 27.02.2013 (terlampir) dan mulai berlaku pada tanggal 01.04.2013.

Dan jangan lupa, sebelum menyetujui tabel kepegawaian baru, untuk menyimpulkan dengan karyawan yang gajinya diubah, perjanjian tambahan untuk kontrak kerja.

Hanya posisi kosong yang dapat dihapus dari tabel kepegawaian

DLL. Yudina, Pyatigorsk

Manajer menginstruksikan saya untuk menghapus dari tabel kepegawaian posisi yang ditempati oleh seorang karyawan yang sedang cuti hamil dan kemudian cuti hamil. Tapi saya meragukan sesuatu, apakah mungkin melakukan ini?

KAMI JELASKAN KEPADA MANAJER

Jika seorang perempuan yang sedang cuti hamil ingin kembali bekerja sebelum anaknya mencapai usia 3 tahun, ia harus dipekerjakan, meskipun posisinya dihapus dari tabel kepegawaian.

: Keraguan Anda beralasan - “menghapus suatu posisi”, seperti yang Anda katakan, hanya mungkin jika posisi tersebut kosong. Jika tidak, kita berbicara tentang pengurangan staf.

Apabila seorang perempuan mengambil cuti melahirkan/cuti mengasuh anak sebelum anaknya mencapai usia 3 tahun, ia tetap mempertahankan pekerjaannya. Dan kedudukannya tidak dapat dikurangi dalam keadaan apapun x Pasal 256, 261 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Jabatan ini dianggap diduduki meskipun tugasnya dilimpahkan kepada pegawai lain.

Pembayaran liburan harus diindeks jika gaji seluruh staf dinaikkan

I.B. Lanina, auditor, Moskow

Kami sedang melakukan audit terhadap suatu perusahaan yang terdapat perintah perubahan tabel kepegawaian sehubungan dengan diperkenalkannya beberapa posisi baru dan kenaikan gaji pada posisi lama. Bagaimana cara menghitung pembayaran liburan dengan benar - dengan mempertimbangkan pendapatan rata-rata karyawan, ditambah dengan faktor kenaikan, atau tidak?

: Pertama-tama, lihat apakah gaji seluruh karyawan perusahaan, karyawan individu atau seluruh unit struktural (departemen, bengkel, lokasi, cabang atau kantor perwakilan perusahaan yang terpisah secara geografis) dinaikkan pasal 16 Keputusan Sidang Pleno Mahkamah Agung tanggal 17 Maret 2004 Nomor 2). Tergantung pada ini, Anda bertindak klausul 16 Peraturan, disetujui. Keputusan Pemerintah No. 922 tanggal 24 Desember 2007:

• <если>kenaikan gaji bagi seluruh pegawai suatu divisi atau perusahaan tanpa terkecuali, kemudian menghitung faktor kenaikannya dan menambah penghasilannya pada saat menghitung gaji liburan;
• <если>gaji dinaikkan untuk masing-masing karyawan, tidak perlu menghitung koefisien kenaikan dan mengindeksnya pendapatan rata-rata untuk menghitung pembayaran liburan.

Mungkin ada posisi kosong di tabel kepegawaian

MA. Pushkareva, Pushkin

Inspektur SDM kami berhenti, dan tugasnya diserahkan kepada seorang akuntan atas perintah direktur. Bagaimana hal ini dapat tercermin dalam tabel kepegawaian sekarang? Apakah mungkin untuk mengecualikan departemen SDM dari tabel kepegawaian sama sekali?

: Bisa. Namun pertama-tama, tanyakan kepada manajer Anda apakah dia berencana mempekerjakan spesialis SDM di masa depan. Jika iya, maka sebaiknya jangan menyentuh meja kepegawaian, biarlah ada posisi yang kosong.

Jika Anda tidak lagi berencana untuk merekrut sumber daya manusia ke perusahaan, Anda dapat mempersiapkan persetujuan dari manajer:

• <или>perintah untuk mengubah tabel kepegawaian sehubungan dengan penghapusan departemen personalia;
• <или>perintah untuk memperkenalkan versi baru tabel kepegawaian yang tidak memuat posisi personel.

Tabel kepegawaian mencakup gaji penuh

SE. Khorosheva, St

Kami merekrut dua wakil direktur. Tapi yang satu bekerja penuh waktu, dan yang lainnya paruh waktu. Bagaimana mencerminkan hal ini dalam unit kepegawaian dan apa yang harus ditulis di kolom “Gaji” di tabel kepegawaian: seluruh gaji untuk posisi tersebut atau setengahnya?

: Dalam situasi Anda, tabel kepegawaian dapat diisi sebagai berikut:

Subdivisi struktural		Jabatan (kekhususan, profesi), pangkat, golongan (kategori), kualifikasi	Jumlah unit staf	Tingkat tarif, gaji, gosok.	Tunjangan, gosok.			Jumlah per bulan (gr. 5 + gr. 6 + gr. 7 + gr. 8) x gr. 4	Catatan
Nama	kode
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...
Administrasi	01	...	...	...	...	...	...	...	...
		Wakil Direktur Jenderal	1,5	20 000	-	-	-	30 000	-

Atau seperti ini:

syarat pembayaran sebanding dengan jam kerja.

Tidak boleh ada perbedaan gaji untuk posisi yang sama

TD Pashkevich, Moskow

Kami sedang merekrut karyawan baru untuk mengisi posisi spesialis yang kosong. Direktur mengatakan bahwa gajinya akan lebih tinggi dibandingkan dengan karyawan yang sudah bekerja untuk kami di posisi yang sama.
Tapi saya meragukannya: apakah mungkin untuk memasukkan dua posisi “spesialis” dengan gaji berbeda dalam tabel kepegawaian?

: Itu dilarang Surat Rostrud tanggal 27 April 2011 No.1111-6-1. Biasanya, jika pengawas ketenagakerjaan menemukan ketidaksesuaian tersebut selama pemeriksaan, ia akan mengenakan denda karena melanggar undang-undang ketenagakerjaan dan mengeluarkan perintah untuk menetapkan gaji yang sama untuk posisi yang sama. Penetapan Pengadilan Kota St. Petersburg tanggal 14 November 2011 No. 33-16864.

INGATKAN MANAJER

Menetapkan gaji yang berbeda untuk orang yang bekerja di posisi yang sama, itu dilarang. Jika Anda ingin membayar karyawan tertentu lebih banyak daripada karyawan lain di posisi yang sama, Anda dapat mengganti nama posisinya atau memberinya semacam bonus.

Oleh karena itu, diskusikan dengan manajer Anda perubahan tabel kepegawaian:

• <если>Di perusahaan Anda, peraturan setempat (mungkin peraturan tentang pembayaran) mengatur kompensasi atau bonus insentif apa pun terhadap gaji, kemudian tuliskan gaji yang sama untuk karyawan tersebut, dan untuk spesialis lebih banyak lagi. level tinggi menetapkan tunjangan. Lihat saja tunjangan apa saja yang sesuai dalam peraturan internal perusahaan. Misalnya, tunjangan untuk pengetahuan bahasa asing, untuk keunggulan profesional, untuk menyelesaikan tugas-tugas yang sangat penting, dll.;
• <если>perusahaan anda tidak mempunyai tunjangan gaji, maka catatlah dalam tabel kepegawaian nama yang berbeda posisi. Katakanlah seorang spesialis dan spesialis terkemuka (senior, kepala). Dan jangan lupa untuk menyiapkan deskripsi pekerjaan tersendiri untuk spesialis terkemuka jika Anda belum memilikinya.

Melakukan perubahan dokumen pegawai pada saat pergantian tabel kepegawaian

Perubahan gaji

Tabel kepegawaian adalah dokumen yang digunakan untuk meresmikan struktur, kepegawaian dan tingkat kepegawaian organisasi.

Kepegawaian: pengembangan, persetujuan, bentuk terpadu

Menurut Direktori Kualifikasi Jabatan Manajer, Spesialis dan Pegawai Lainnya, disetujui. Dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Rusia tanggal 21 Agustus 1998 No. 37, penyusunan tabel kepegawaian dapat dijadikan tanggung jawab seorang ekonom tenaga kerja. Karena tidak setiap organisasi memiliki posisi seperti itu, manajemen perusahaan secara mandiri memutuskan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan ini.
Jika pimpinan organisasi mempercayakan tanggung jawab ini kepada karyawan yang memilikinya dalam kontrak kerja dan (atau) uraian Tugas tidak terdaftar, maka orang tersebut diangkat melalui perintah untuk kegiatan pokoknya.
Contoh bentuk perintah yang memberikan tanggung jawab kepada seorang karyawan untuk membuat rancangan tabel kepegawaian diberikan di bawah ini.

TCRF tidak memiliki persyaratan langsung untuk keberadaan tabel kepegawaian di setiap organisasi, namun resolusi Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 01/05/04 No. 1 menetapkan bahwa bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk pencatatan tenaga kerja dan pembayarannya, termasuk. formulir T-3 (Tabel Kepegawaian), berlaku untuk organisasi dari segala bentuk kepemilikan

Tabel kepegawaian disetujui atas perintah (instruksi) dari pimpinan organisasi atau orang yang diberi kuasa.
Dalam urutan ini, tidak seperti bentuk standar Perintah kegiatan pokok tidak mempunyai bagian pernyataan, dan perintah dapat langsung dimulai dengan tulisan “SAYA ORDER”, karena tidak diperlukan penjelasan tambahan untuk memberlakukan tabel kepegawaian. Meskipun Anda dapat menunjukkan alasan (jika ada) mengapa tabel kepegawaian baru disetujui.
Bentuk perintah persetujuan tabel kepegawaian diberikan di bawah ini.

Hingga April 2001, undang-undang tidak menetapkan persyaratan apa pun untuk penyusunan tabel kepegawaian. Dengan diperkenalkannya Album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama untuk mencatat tenaga kerja dan pembayarannya (Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 04/06/01 No. 26), pemberi kerja memiliki kesempatan untuk menggunakan yang sudah jadi formulir kepegawaian - formulir T-3. Pada tahun 2004, Album baru dengan bentuk terpadu diterbitkan dan disetujui. Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 No. 1, di mana perubahan kecil dilakukan pada formulir T-3. Faktanya, tanda tangan persetujuan visa di akhir formulir telah berubah. Berikut adalah contoh pengisian tabel kepegawaian.

Perlu diperhatikan fakta bahwa dalam kontrak kerja karyawan, jabatan harus sesuai dengan yang ditentukan dalam tabel kepegawaian.
Jika sesuai dengan hukum federal Karena pelaksanaan pekerjaan pada jabatan, spesialisasi atau profesi tertentu dikaitkan dengan pemberian tunjangan atau adanya pembatasan, maka nama jabatan, spesialisasi atau profesi tersebut dan persyaratan kualifikasi mereka harus mematuhi nama dan persyaratan yang ditentukan dalam buku referensi kualifikasi yang disetujui dengan cara yang ditetapkan oleh Pemerintah Federasi Rusia (Pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia).
Saat ini terdapat buku referensi yang dapat digunakan dalam menetapkan suatu profesi (jabatan) dalam tabel kepegawaian:
- ETKS - Tarif Terpadu direktori kualifikasi pekerjaan dan profesi pekerja;
- Direktori kualifikasi terpadu untuk posisi manajer, spesialis dan karyawan;
- OKPDTR - Pengklasifikasi profesi pekerja, posisi karyawan, dan kategori tarif seluruh Rusia.

Melakukan perubahan pada tabel kepegawaian

Ada dua cara untuk melakukan perubahan pada tabel kepegawaian.
Pertama, Anda dapat mengubah tabel kepegawaian itu sendiri. Tabel kepegawaian baru dengan nomor registrasi berikutnya disetujui atas perintah kegiatan utama.
Kedua, sebagai aturan, ketika perubahan yang dilakukan pada tabel kepegawaian tidak signifikan, perubahan tersebut dapat diformalkan melalui perintah untuk kegiatan utama.
Jika perubahan tabel kepegawaian dilakukan melalui perintah, maka judul perintahnya dapat sebagai berikut:
"Tentang amandemen tabel kepegawaian";
"Tentang perubahan staf";
"Tentang perubahan sebagian dalam tabel kepegawaian."
Alasan-alasan berikut dapat dikemukakan sebagai dasar perintah tersebut:
- peningkatan struktur organisasi perusahaan;
- melaksanakan kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kegiatan masing-masing unit struktural;
- reorganisasi perusahaan;
- perluasan atau pengurangan basis produksi perusahaan;
- perubahan peraturan perundang-undangan;
- optimasi pekerjaan manajerial;
- perencanaan dan perhitungan ekonomi departemen SDM, penghapusan duplikasi fungsi, dll.
Formulir perintah perubahan tabel kepegawaian diberikan di bawah ini.

Ketika terjadi perubahan kepegawaian, perlu dilakukan penilaian yang tepat terhadap perubahan yang terjadi sehubungan dengan hal tersebut.
Ketika jabatan-jabatan baru ditambahkan ke dalam tabel kepegawaian saat ini, jabatan-jabatan lama dihilangkan, nama jabatan diubah, departemen-departemen baru dibuat, seringkali proses-proses ini mempengaruhi personel yang ada, dan kemudian perlu dilakukan perubahan dan penyesuaian. dokumen kepegawaian karyawan tergantung pada perubahan apa yang diperkenalkan. Ini bisa berupa:
1) mengganti nama jabatan;
2) terjemahan;
3) mengganti nama departemen;
4) pemberian tanggung jawab tambahan;
5) perubahan gaji.
Dalam semua kasus ini, karyawan HR harus melaksanakannya prosedur yang berbeda persiapan dokumen kepegawaian.
Mari pertimbangkan semua opsi ini secara terpisah.
Pergantian nama suatu jabatan terjadi bila seorang pegawai yang sedang bekerja dan menjalankan tugas tertentu tidak mengubah apapun yang mengakibatkan perubahan pada dirinya fungsi tenaga kerja atau rutinitas hari kerja normal. Namun, harus diingat bahwa menurut Art. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, nama posisi, spesialisasi, profesi merupakan syarat penting dari kontrak kerja. Pasal 73 Kode Perburuhan Federasi Rusia menetapkan bahwa karena alasan yang berkaitan dengan perubahan kondisi kerja organisasi atau teknologi, perubahan diperbolehkan atas inisiatif pemberi kerja ditentukan oleh para pihak kondisi penting kontrak kerja. Kondisi yang diperlukan- sebagai akibat dari perubahan tersebut, fungsi ketenagakerjaan pekerja harus tetap tidak berubah. Selain itu, bagian 2 Seni. 73 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia juga menetapkan prosedur khusus untuk perubahan tersebut - karyawan harus diperingatkan menulis selambat-lambatnya 2 bulan sebelum diperkenalkan.
Oleh karena itu, dalam hal penggantian nama suatu jabatan, selain melakukan perubahan tabel kepegawaian (dengan mengeluarkan perintah pada kegiatan utama), perlu mendapat persetujuan tertulis dari karyawan. Jika karyawan tidak setuju, ia harus bertindak sesuai dengan prosedur yang ditentukan oleh Art. 73 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Setelah itu, penyesuaian yang sesuai dilakukan pada kartu T-2 pribadi dan buku kerja. Contoh pembuatan entri diberikan di bawah ini.

Menurut Seni. 72 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pemindahan adalah perubahan fungsi kerja atau persyaratan penting kontrak kerja, khususnya tempat kerja (menunjukkan unit struktural), jika hal ini ditunjukkan dalam kontrak kerja, fungsi kerja , hak dan tanggung jawab pekerja, karakteristik kondisi kerja, tunjangan dan kompensasi, rezim kerja dan istirahat, kondisi remunerasi.
Pemindahan permanen atas inisiatif pemberi kerja ke organisasi yang sama diperbolehkan dengan persetujuan tertulis dari karyawan. Dokumen pertama saat mendaftarkan transfer harus berupa proposal transfer, kemudian - perubahan tertulis pada kontrak kerja, yang ditandatangani oleh karyawan dan majikan. Setelah itu, perintah transfer dikeluarkan (formulir terpadu T-5), yang dasarnya adalah amandemen kontrak kerja. Setelah itu dilakukan perubahan pada buku kerja dan kartu T-2 pribadi.
Di bawah ini adalah diagram persiapan dokumen pada saat mutasi pegawai dan skema perubahan (penambahan) kontrak kerja.

Dokumen peraturan yang mencerminkan struktur organisasi, kepegawaian dan jumlahnya, sesuai dengan piagamnya, adalah tabel kepegawaian. Perubahan tabel kepegawaian hanya dapat dilakukan atas dasar perintah perubahan tabel kepegawaian.

Perintah untuk mengubah tabel kepegawaian

Keputusan untuk melakukan perubahan tabel kepegawaian dibuat oleh pemberi kerja (kepala organisasi atau pengusaha perorangan). Keputusan ini harus diamankan. Bentuk terpadu Perintah tersebut tidak diatur oleh undang-undang. Oleh karena itu, pemberi kerja berhak mengembangkannya secara mandiri. Penandatanganan perintah perubahan tabel kepegawaian dilakukan oleh pimpinan atau orang lain yang berwenang dalam organisasi.

Perubahan mungkin menyangkut ketentuan tabel kepegawaian berikut ini:

• pengecualian suatu jabatan yang kosong atau beberapa jabatan, departemen yang berhubungan dengan suatu jabatan perubahan organisasi dalam pekerjaan majikan;
• pengenalan posisi baru jika keputusan dibuat untuk memperluas produksi atau meningkatkan volume layanan yang diberikan atau pekerjaan yang dilakukan;
• pengurangan staf pemberi kerja;
• perubahan gaji karyawan;
• mengganti nama departemen dan posisi.

Majikan juga dapat memutuskan alasan lain untuk mengubah tabel kepegawaian.

Harap dicatat bahwa pemberi kerja berkewajiban untuk memberikan informasi bulanan tentang ketersediaan posisi yang kosong (klausul 3 Pasal 25 Undang-Undang Federasi Rusia 19 April 1991 N 1032-1). Informasi tersebut diberikan kepada otoritas layanan ketenagakerjaan.

Tabel di bawah ini berisi informasi tentang kemungkinan alasan melakukan perubahan, serta tahapan utama yang harus dilalui oleh pemberi kerja ketika memutuskan untuk melakukan perubahan tabel kepegawaian.

Alasan melakukan perubahan tabel kepegawaian	Prosedur (tata cara) melakukan perubahan tabel kepegawaian	Kewajiban untuk membiasakan karyawan suatu organisasi atau pengusaha perorangan dengan perubahan yang dilakukan pada tabel kepegawaian
1. Melengkapi tabel kepegawaian dengan memperkenalkan jabatan dan unit struktural baru	Pembuatan perintah (draft order) tentang pengenalan unit staf baru, yang berisi informasi berikut: nama unit struktural dan jabatan yang baru diperkenalkan; jumlah posisi staf baru; lagi mengatur ukuran gaji (pembayaran tambahan, tunjangan).	tidak tersedia
2. Penghapusan jabatan yang lowong	Pembuatan surat perintah (draft order) tentang pengecualian jabatan staf, yang memuat informasi sebagai berikut: tanggal perubahan dilakukan; nama jabatan yang dikecualikan; jumlah posisi staf yang dikecualikan.	tidak disediakan, karena posisi ini tidak ditempati
3. Pengurangan staf	Memberi tahu karyawan tentang niat untuk melakukan PHK; Membuat perintah untuk mengecualikan posisi kepegawaian tertentu atau menyetujui tabel kepegawaian baru, yang tidak termasuk posisi yang dikurangi	Pemberitahuan tertulis kepada karyawan setidaknya 2 bulan sebelum tanggal berlakunya tabel kepegawaian baru/perubahan yang dilakukan (Bagian 2 Pasal 180 Kode Perburuhan Federasi Rusia) dan tawaran posisi kosong kepada karyawan yang diberhentikan (Bagian 3 Pasal 81, Pasal 82, dan 180 Kode Perburuhan Federasi Rusia (selanjutnya disebut Kode Perburuhan Federasi Rusia)). Berdasarkan aturan di atas, perubahan yang dilakukan tidak dapat berlaku lebih awal dari 2 bulan sejak tanggal pemberitahuan.
4. Perubahan gaji pegawai	Perubahan jumlah gaji yang ditentukan dalam tabel kepegawaian menyebabkan perubahan ketentuan kontrak kerja dalam hal menetapkan jumlah remunerasi (paragraf 5, bagian 2, pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia dan paragraf 3 dari bagian "Tabel Kepegawaian" dari Petunjuk penggunaan dan pengisian dokumentasi formulir akuntansi utama untuk akuntansi dan pembayaran tenaga kerja, disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 N 1). Dan perubahan seperti itu atas inisiatif pemberi kerja hanya mungkin terjadi jika telah terjadi perubahan dalam kondisi kerja organisasi atau teknologi (bagian 1 pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Sebelum melakukan perubahan tersebut, pemberi kerja wajib melakukan beberapa tindakan, yaitu memberitahukan kepada pekerja tentang: perubahan yang akan datang terhadap ketentuan kontrak kerja. Bentuk pemberitahuannya tertulis; alasan yang menyebabkan perlunya perubahan tersebut (klausul 2 pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Setelah membuat keputusan untuk mengubah gaji dan memberi tahu karyawan, pemberi kerja berhak untuk mengubah gaji berdasarkan perintah untuk mengubah tabel kepegawaian.	Jangka waktu pemberitahuan paling lambat 2 bulan sebelum perubahan dilakukan. Jika seorang karyawan menolak untuk bekerja dalam kondisi yang berubah, maka undang-undang ketenagakerjaan menetapkan kewajiban majikan untuk menawarkan pekerjaan lain yang tersedia baginya (bagian 3 pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Apalagi hal ini harus dilakukan secara tertulis. Jika tidak ada pekerjaan seperti itu atau karyawan tidak setuju dengan opsi yang diusulkan, maka kontrak kerja dengan karyawan tersebut diakhiri (klausul 7, bagian 1, pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia).
5. Penggantian nama jabatan dan departemen	Pembuatan surat perintah (draft order) tentang penggantian nama jabatan dan departemen, yang memuat informasi sebagai berikut: tanggal perubahan dilakukan; nama jabatan yang diganti namanya;	Jangka waktu pemberitahuan paling lambat 2 bulan sebelum perubahan dilakukan. Bentuk pemberitahuannya tertulis. Jika pekerja tidak setuju dengan syarat yang diajukan, pemberi kerja wajib menawarkan pekerjaan lain yang tersedia. Jika pekerjaan tersebut tidak ada atau pekerja tidak setuju untuk bekerja pada kondisi yang diusulkan atau bekerja pada posisi yang ada, maka kontrak kerja dengan pekerja tersebut diputus (

Kembali