Перед выдачей бухгалтеры могут ошибаться, переплачивая или недоплачивая, и необходимо знать способы исправления ошибок, например, рассчитывать удержание из зарплаты излишне выплаченных сумм. Эта операция выполняется с использованием докладной записки на имя директора компании, а также справки из бухгалтерии, где зафиксирована сумма, подлежащая доплате.
Если же имеет место переплата, то правильно выйти из ситуации еще сложнее. В ст. 137 ТК РФ имеется информация, согласно которой производится удержание излишне выплаченной заработной платы. К этому относят следующие случаи:
- ошибка счетная;
- признание вины за невыполнение обязанностей специально уполномоченным органом;
- установленные в порядке суда неправомерные действия работника.
Чаще всего переплату выплачивают из-за первого основания.
Счетный вид
В законе нет такого понятия. Но когда обратились к замдиректору Департамента зарплаты Н.З. Ковязиной, она объяснила, что под этим подразумевает. Речь идет о механической ошибке, которую можно сделать при внесении сведений в специальную программу для бухгалтерии, либо вызванную перебоями этой программы. Опечатки или неверное использование законных актов не относятся к счетной ошибке.
К примеру, к ней можно отнести арифметические сложения, которые по частям были правильными, но результат получился ошибочным. Но ею не является оплаченный сверх нормы отпуск, из-за чего сумма также оказалась превышенной или расчет премии, которую начислили после указанного периода и прочие. Важно разбираться, что делать, если переплатили заработную плату.
Последовательность шагов
- Если не оспаривается факт того, чтобы у него могли удержать излишне выплаченную зарплату, работодатель делает вычет необходимой суммы из следующей. Также работник вправе вернуть деньги через кассу. Сумму не будут облагать НДФЛ и взносами страховки, не учтут в налоге на прибыль.
- Если сотрудник решился на оспаривание, то работодатель пишет исковое заявление и направляется в суд. При положительном решении излишне начисленная сумма возвращается и не облагается сборами. При отказе от взыскания невозвращенные деньги также не учитывают и не облагают сборами.
Также и в случае с несчетной ошибкой бывают два варианта развития ситуации.
- Когда возврат излишне выплаченной суммы из заработной платы не оспаривается, то его просто отдают.
- В случае же несогласия пишут исковое заявление и идут в суд, который выносит положительное решение, при котором работодатель удерживает деньги или отказывает в возврате. В любом случае деньги не облагаются сборами.
Необходимые документы
То, что была совершена ошибка по зарплате, следует отобразить в документах. При возврате суммы инцидент считается исчерпанным. Иначе следует составить один из нижеследующих документов:
- приказ на удержание денег;
- уведомление об удержании из заработной платы, где работнику нужно расписаться, выражая согласие или несогласие.
Образец заявления или другой бумаги можно без труда найти в интернете. При выражении согласия и при уложении в сроки, издают соответствующий приказ. При этом нужно учитывать, что общий размер не может быть больше 20%, а если случай подпадает под действие федерального законодательства, то 50% от зарплаты работающих. Получается, что всю сумму сотруднику можно удержать и в течение нескольких месяцев.
Работнику при увольнении пишут сперва уведомление с предложением о том, чтобы вернуть лишние деньги, которые начислили и выплачивали. Также там нужно упомянуть, что в случае отказа, работодатель будет обращаться в судебную инстанцию. Хорошо, если бывший сотрудник решит вернуть деньги в добровольном порядке. Тогда от него следует получить соответствующее заявление. Его можно написать в свободной форме.
Если же деньги вернуть отказываются, то дело подлежит разрешению в суде. В иске ссылаются на статью 1102 ГК РФ, где говорится о неосновательном обогащении. Именно этот пункт и будет являться основанием исковых требований для удержания из ежемесячной заработной платы излишне выплаченных сумм. Правда, здесь имеются исключения. Не возвращаются суммы, если счетной ошибки нет. Это положение зафиксировано в п.3 ст.1109 ГК РФ. Таким образом, излишне выплаченная заработная плата будет возвращена только на ее основе.
Подобные дела рассматриваются районным судом 1-й инстанции. Спор вполне можно назвать трудовым, так как он касается выплаты по соответствующему договору. При этом работодатель должен доказать, что имеет место счетная ошибка. Среди необходимых документов, которые сопровождают исковое заявление, выделяются следующие:
- трудовой договор;
- расчетные бумаги;
- акт об ошибке;
- уведомление и предложение вернуть необходимую сумму уволенному сотруднику.
Удержание с виновника
Также стоит разобраться с тем, можно ли взыскать деньги с работника, допустившего ошибку. ТК РФ говорит, что это возможно. Но это будет лишь в том случае, если с сотрудником заключен отдельный договор об ответственности.
Важно! Она бывает полной или ограниченной. В первом варианте, работнику придется возместить ущерб до копейки. Основания для этого можно найти в ст.243. Во втором виде ответственность наступит лишь в пределах своей ежемесячной зарплаты. Однако, если законом прямо предусмотрена более серьезная ответственность, то она будет иметь место даже при ограниченном виде в целом.
Договор отсутствует
Если не заключалось специального соглашения о материальной ответственности, то ее наступление будет на основании стст. 247 и 248, в которых говорится следующее. До решения о возмещении работодателю нужно проверить размер ущерба и причин его появления. Иногда с этой целью создают комиссию. Сотрудник должен написать объяснительную о рабочем инцинденте. Если представить документ он отказывается, то об этом составляют акт (на основании ст.247). Работнику дают ознакомиться с результатами проверки, если он проявит к этому интерес. Также он вправе ее обжаловать.
Если размер возмещения не больше среднемесячной зарплаты, то руководитель организации издает соответствующий приказ с указанием срока погашения. В законе и иных актах нет упоминания о конкретном сроке оплаты возмещения. После того как актом установлен окончательный размер ущерба, обычно считают месяц, который дается работодателю на то, чтобы принять решение о взыскании. Если данный срок истек, то деньги можно взыскать только, если сотрудник не возражает. В противном случае, нужно обращаться в суд.
Договор есть
Если в организации с работником имеется соответствующее соглашение, для которого имеются свои бланки, и по его вине причинен ущерб, то необходимо:
- издать приказ о назначении комиссии для того, чтобы установить ущерб;
- получить объяснительную непосредственно от виновника;
- составить акт;
- приказ о возмещении.
О необходимости возмещения ущерба указано в ст.238 ТК РФ. В 244 статье можно найти информацию о списке работ и сотрудниках, с которыми должны заключаться соответствующие договоры. Так, материальная ответственность обязательно должна быть подтверждена договором с главбухом. Если ошибка является несчетной с лицом, с которым заключен договор, то сумма квалифицируется и как недостача.
Списание
Как списать деньги говорят в 2-х случаях. Работодатель отказался взыскать ущерб с виновника. Об этом он может решить после проверки и понимания суммы. Также она превышает те пределы, которые установлены для конкретного работника. В ст. 241 говорится о том, что он несет ответственность не более размера своей средней заработной платы, если другое не указано в законе.
Пример
Для лучшего понимания удобно рассмотреть конкретную ситуацию. Бухгалтер Васильева совершила ошибку, в результате которой сотрудникам переплатили зарплату. Ущерб расценивается в пятьдесят две тысячи рублей. Работодатель сделал акт, где признал ошибку как несчетную. Средний ее заработок в месяц составляет 25 тысяч рублей. Отдельный договор не заключался.
Поэтому с нее взыскивают не более 25 тыс. руб. Известно, что удержание излишне выплаченной заработной платы не может быть более 20% от нее. Поэтому данная сумма будет выплачена в течение пяти месяцев. Оставшиеся же деньги (двадцать семь тыс. руб.) спишите.
Если же сумма был бы меньше среднемесячной зарплаты, то ее необходимо было бы удержать полностью. Как в предыдущем, так и в этом случае, деньги не учитываются при сборах и страховых взносах.
В процессе работы специалисты бухгалтерской службы выполняют множество математических вычислений, в ходе которых неизбежны ошибки или недочеты. В некоторых случаях подобные оплошности обозначают термином «счетные ошибки», и выполняют необходимые действия по их устранению.
Что это такое?
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Арифметические ошибки, допущенные при определении бухгалтером размера заработной платы сотрудников организации, называются счетными ошибками.
Подобные недочеты возникают при выполнении с вычислительными ошибками элементарных математических операций (сложения, вычитания, умножения).
Какими нормами закона регулируется?
Документальное оформление
Документальное оформление операции по возврату излишне выплаченных работнику денег производится по одному из представленных вариантов:
Срок взыскания
Сумма переплаты по согласию работника должна быть возвращена в течение месяца после счетной ошибки.
Если согласия нет, и работодатель обращается в суд, срок исковой давности по возврату задолженности составляет три года.
Отражение возврата в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете возврат переплаченных сумм оформляется следующими проводками по кредиту счета, предназначенного для расчетов с персоналом по оплате труда (сч.70).
Невозвращенная сумма излишка (если Суд отказал во взыскании либо закончился срок исковой давности) списывается.
Исправление расчетов по НДФЛ
Излишне выплаченные в результате счетной ошибки средства не признаются материальной выгодой работника, и их неправомерно квалифицировать как беспроцентный заем и облагать по повышенной ставке 35%.
Если при выявлении счетной ошибки работник соглашается на удержание с него суммы переплаты, НДФЛ по ставке 13% не начисляется, так как эта сумма денег будет возвращена в кассу или на расчетный счет организации.
Если же работник уже уволился из организации, либо не согласен возвращать излишне полученные средства, и судебный процесс растягивается на долгое время (более 12 месяцев), работодатель подает сведения о невозможности удержания налога с выплаченного работнику дохода в Налоговую инспекцию.
Вносить ли изменения в РСВ-1 ПФР?
На основании изменения в РСВ-1 ПФР (расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам) при обнаружении счетной ошибки путем составления уточненных расчетов вносить не нужно.
Эта ошибка отразится в соответствующем документе за период, когда была обнаружена.
Таким образом, если ошибочные выплаты уже были включены в налогооблагаемую базу за предыдущий квартал (например, 1), но это было обнаружено в следующем периоде (например,2), то и отражается ошибка в периоде ее обнаружения (во 2 квартале).
Если ошибка другого типа
При допущении в расчетах ошибки, не относящейся к счетным, работодатель вправе уведомить сотрудника об обнаружении таковой и попросить вернуть начисленные ошибочно деньги.
В соответствии со статьей 1109 Гражданского кодекса РФ, при несогласии работника на возврат даже судебные органы не вправе взыскать с сотрудника организации данные суммы.
Однако невозвращенная сумма должна быть в таком случае обложена налогом на доходы физических лиц.
Примеры
В августе 2016 года работнице отдела продаж ООО «Орион» Мироновой Анне Валентиновне, вместо 10 тысяч рублей (заработной платы) было перечислено 20 тысяч рублей по вине бухгалтера. Сумма денег была по ошибке отправлена дважды. Работнице было предложено вернуть средства, однако она отказалась, взыскать средства оказалось невозможно. Ошибка не являлась счетной.
В феврале 2020 года работнику торгового предприятия Иванову Анатолию Анатольевичу было начислено 28000 рублей вместо положенных 27000 рублей. Бухгалтер пояснил, что лишняя 1000 рублей была начислена в результате ошибки при сложении полагающихся сотруднику организации выплат за оказание дополнительных платных услуг покупателям. Иванов А.А., после ознакомления с актом об ошибке, написал письменное разрешение на возврат излишне перечисленных денежных средств. Инцидент был исчерпан, так как 1000 рублей была внесена работником в кассу организации.
Судебная практика
Современная судебная практика в отношении признания ошибки бухгалтера счетной и взыскании с работника излишне полученной суммы является достаточно противоречивой.
Однако в большинстве случаев счетной признается лишь ошибка, возникшая в ходе неправильного применения математических правил.
Ошибочный либо повторный ввод данных для расчета заработной платы в большинстве случаев счетной ошибкой не признается.
Если работодатель уверен, что ошибка при начислении неправильной суммы денежных средств работнику произошла в результате ошибки в вычислениях (счетной), и работник добровольно отказывается выполнить возврат, обращение в суд должно иметь положительный результат.
Для обращения в судебные органы бухгалтер оформляет объяснительную записку с математическими выкладками, в которой наглядно предоставляется расчет, повлекший неверное исчисление, а также прилагаются расчетные листки, ведомости и иные подтверждающие документы.
Если ошибка возникла в результате сбоя бухгалтерской программы, потребуется предоставление заключения IT-специалиста о том, что счетная ошибка возникла именно из-за появления проблем в работе установленной на компьютере программы.
Если работодатель, без письменного согласия работника, произвел вычет из его зарплаты ранее излишне выплаченных средств, даже при наличии обоснования данного действия (например, ошибки в расчетах), он будет обязан вернуть удержанные средства в полном объеме с компенсацией морального вреда работнику (если тот обратился в Суд, обнаружив удержание без согласия).
Переплата заработной платы, а также отпускных сумм встречается на практике часто. И если она допускается, то всегда возникает один и тот же вопрос: как это исправить? В статье мы рассмотрим нюансы, на которые следует обратить внимание при исправлении ошибок.
Выясняем причину, в результате которой возникла переплата
Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
Что следует понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59‑В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет зарплаты, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку.Обратите внимание, что не являются счетными ошибками:
- определение неверного расчетного периода для расчета сумм, причитающихся работнику;
- ошибки в определении метода расчета заработной платы, послужившие основанием для последующих начислений;
- технические ошибки;
- повторная выплата зарплаты за один и тот же период.
Зачастую незаконные удержания из зарплаты производятся при увольнении. Напомним, что в силу положений ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Если работодатель при увольнении сотрудника не произвел удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего сотрудника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях названного лица или счетной ошибки. Данные решения вынесены в апелляционных определениях Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016.
Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)
После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.В силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.
Отражаем суммы переплаты в бухгалтерском учете
Вне зависимости от возникновения причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете.В соответствии с п. 80 Инструкции № 162н , п. 102 Инструкции № 174н , п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:
Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда»
При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».
Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе с переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02‑06‑10/65506):
Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»
Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»
Отметим, что приведенная в письме Минфина проводка по переносу задолженности со счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда» на счет 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» вводится в инструкции № 162н, 174н, 183н Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н .
Далее необходимо отметить: в своих разъяснениях в вышеназванном письме чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких‑либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.
Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится:
- либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием судом виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту счета 0 209 30 000 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.
В бюджетном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За ноябрь 2016 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб., из нее были удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб. Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась за счет субсидии, выделенной для выполнения государственного задания
Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.
В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером. Свое согласие он подтверждает письменно.
По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы заработной платы, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.
В учете были сделаны следующие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|
|||
| Начислена зарплата работнику | 4 109 60 211 | 4 302 11 730 | 63 000 |
|
Начислены страховые взносы в ФСС, ПФР, ФФОМС (63 000 руб. x 30,2%) | 4 109 60 213 | 4 303 02 730 | 19 026 |
| Удержан из заработной платы НДФЛ | 4 302 11 830 | 4 303 01 730 | 8 190 |
| Перечислена заработная плата на банковскую карту | 4 302 11 830 | 4 201 11 610 | 109 620 |
Корректировка переплаты заработной платы |
|||
| 4 302 11 830 | 4 206 11 660 | (54 810) | |
| Отражена компенсация затрат учреждения | 4 209 30 560 | 4 206 11 660 | 54 810 |
| Отражено внесение излишне выплаченной суммы в кассу организации | 4 201 34 510 | 4 209 30 660 | 54 810 |
| Отражено внесение денежных средств на лицевой счет учреждения | 4 210 03 560 | 4 201 34 610 | 54 810 |
В автономном учреждении при расчете зарплаты за ноябрь 2016 года была допущена счетная ошибка: вместо 25 000 руб. работнику организации была начислена зарплата в размере 26 000 руб.
В ходе рассмотрения причин возникновения ошибки было выявлено, что причиной стали неверные действия при сложении выплат. Возврат излишне начисленной работнику зарплаты был погашен путем удержания из зарплаты работника. Операции отражаются по КВФО 2 (приносящая доход деятельность»).
Порядок исправления счетной ошибки приведен в п. 18 Инструкции № 157н . В соответствии с приведенными нормами она подлежит исправлению методом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения ошибки.
Отметим, что дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833), форма которой утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В ней отражается информация по обоснованию внесения исправлений. Кроме того, указываются (Письмо Минфина РФ от 10.12.2013 № 02‑06‑005/54148):
- наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций);
- его номер (при наличии);
- период, за который составлен регистр.
В бухгалтерском учете были сделаны такие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Операции по начислению заработной платы |
|||
| Начислена сумма зарплаты работнику | 2 109 60 211 | 2 302 11 000 | 26 000 |
|
Удержан НДФЛ (26 000 руб. x 13%) | 2 302 11 000 | 2 303 01 000 | 3 380 |
|
Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды (26 000 руб. x 30,2%) | 2 109 60 213 | 2 303 00 000 | 7 852 |
|
Отражена выплата суммы заработной платы путем перечисления денежных средств на пластиковую карту сотрудника (26 000 - 3 380) руб. | 2 302 11 000 | 2 201 11 000 | 22 620 |
Исправление счетной ошибки по выплате заработной платы |
|||
| Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении заработной платы | 2 109 60 211 | 2 302 11 000 | (26 000) |
|
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении страховых взносов (25 000 руб. x 30,2%) | 2 109 60 213 | 2 303 00 000 | (7 852) |
|
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении НДФЛ (25 000 руб. x 13%) | 2 302 11 000 | 2 303 01 000 | (3 380) |
| Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно» | 2 302 11 000 | 2 206 11 000 | (870) |
| Отражена компенсация затрат по переплате заработной платы | 2 209 30 000 | 2 206 11 000 | 870 |
Операции по погашению суммы переплаты |
|||
| Отражено удержание излишне выплаченных работнику сумм | 2 302 11 000 | 2 304 03 000 | 870 |
В учете учреждения возникла переплата бывшему работнику зарплаты в сумме 15 890 руб. Тот отказался возместить ее добровольно, учреждение обратилось в суд. Суд отказал в иске учреждению. На основании вынесенного решения последнему необходимо списать сумму переплаты в размере 15 890 руб.
При отказе суда во взыскании с бывшего работника задолженности по переплате она списывается с баланса учреждения. При списании суммы задолженности, признанной учреждением невозможной к взысканию, производится запись по дебету счета 4 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».
Обращаем внимание, что в соответствии с п. 339 Инструкции № 157н при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету (на счет 04) не принимается.
В учете сделана следующая запись:
Кратко сформулируем основные выводы:
1. Работодатель не вправе уменьшить размер зарплаты сотрудника в текущем месяце, если она была выплачена в большем размере в предыдущем месяце:
- из‑за технической ошибки (повторной выплаты зарплаты за один и тот же период);
- из‑за ошибочного применения положений и норм трудового законодательства, когда зарплата уже была начислена и выплачена.
2. Задолженность работника по зарплате, возникающая при перерасчете ранее выданной ему заработной платы, в том числе компенсации за отпуск в связи с увольнением, отражается по дебету счета 0 302 11 830 и кредиту счета 0 206 11 660 методом «красное сторно». При этом должны быть выполнены операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов.
3. Требования возмещения ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (отпускных), отражаются по дебету счета 0 209 30 000 и кредиту счета 0 206 11 000.
4. Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускным при добровольном согласии работника производится:
- либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
- либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% зарплаты, причитающейся работнику.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
В настоящее время находится на регистрации в Минюсте. Вносимые изменения применяются при отражении финансово-хозяйственных операций за 2016 год.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Бухгалтерия начислила и выплатила работнику лишние деньги. Обязанность работника вернуть эти суммы зависит от вида выплаты и причины возникновения переплаты. Ситуации, в которых работник обязан вернуть деньги или может их не возвращать указаны в ст. 137 ТК РФ и ст. 1109 ГК РФ.
Причины переплаты зарплаты или пособия
Возможных причин перечисления работнику лишних денег несколько. Разделить их можно на две группы: ошибки при начислении и умышленные действия самого работника.
К первой группе относят технические сбои в программном обеспечении, счетные ошибки, неправильное толкование НПА. Например, сбой ПО при передаче платежного поручения на зачисление заработной платы на счета работников привел к удвоению сумм выплаты.
Счетной ошибкой считается только неправильное арифметическое действие (Определение ВС РФ N 59-В11-17).
Пример: бухгалтер сложил 55 000 и 39 000 и получил сумму в 97 000. Это счетная ошибка. Описки, ввод неверных данных в программу расчета, ошибки бухгалтера при применении размера надбавок к счетным ошибкам не относятся.
Вторая группа причин включает в себя невыполнение норм выработки, простои по вине работника, предоставление ложных сведений для увеличения суммы выплаты.
Например: для расчета больничного работник умышленно предоставил не соответствующие действительности сведения о заработной плате на предыдущем месте работы.
Важно: при возникновении подозрений на умысел в действиях работника, работодатель обязан их доказать. Признать действия работника умышленными может орган, рассматривающий индивидуальные трудовые споры или суд.
Обязанность работника вернуть излишек
Согласно действующему законодательству (ст. 137 ТК РФ), работник обязан вернуть лишние деньги, если:
Излишне выплаченные заработную плату, отпускные, пособия по больничному листу, беременности и родам, стипендии, пенсии, возмещения вреда здоровью подлежат возврату только в случае счетной ошибки или наличия умысла работника к завышению их размера. Такие выплаты законодательство РФ относит к средствам существования и в других случаях их можно не возвращать (ст. 1109 ГК РФ).
Практика показывает, что работники возвращают деньги, даже если законодательство не обязывает их к этому.
Способы возврата излишне выплаченных сумм
Вернуть излишне перечисленные средства можно несколькими способами:
- Добровольный возврат работником. Работник может согласиться и вернуть излишне выданные деньги, даже если делать этого он не обязан. Такое согласие лучше оформить письменно.
- Возврат осуществляется путем внесения ошибочно выплаченных средств единовременно или удержанием из заработной платы и пособия. Размер всех удержаний не должен превышать 20 % от каждой выплаты (не более 50 % от всей суммы заработной платы или пособия).
Для оформления удержаний из заработной платы и иных выплат руководитель издает приказ или распоряжение.
Эти приказ или распоряжение должны быть оформлены не позднее одного месяца по истечению срока возврата излишне выплаченных средств.
Возмещение за счет виновного лица. Одним из вариантов возврата работодателю излишне выплаченных денег является выплата за счет специалиста, который допустил ошибку. При этом с таким сотрудником должен быть заключен договор о материальной ответственности.
Этот способ может быть использован, когда завышенная зарплата работнику начислялась на протяжении нескольких месяцев, так как возврат излишне выданных работнику денежных средств возможен только за последний месяц. А материально ответственное лицо отвечает за всю сумму нанесенного его действиями ущерба.
Если размер удержаний превышает месячный заработок виновного лица, это удержание может производиться только с его согласия или на основании судебного решения.
Переплата по вине бухгалтера – ответственность
В случае переплаты зарплаты работнику по вине бухгалтера у работодателя имеется возможность взыскать с последнего:
- Излишне выплаченную сумму в случае, если между работодателем и бухгалтером был заключён договор о полной материальной ответственности.
- В случае отсутствия договора о полной материальной ответственности – ущерб, не превышающий среднемесячный заработок бухгалтера.
Обращение работодателя в суд
Если работник не согласен с размером и сроком возврата денег или нанимателю предстоит доказать недобросовестность в действиях работника, то помочь может только судебное разбирательство.
Поводом для обращения в суд может стать и пропуск работодателем срока, в который необходимо произвести удержание с работника.
Особенности возврата средств в случае увольнения сотрудника
Если факт переплаты был выявлен после расторжения трудовых отношений с работником, которому были перечислены лишние денежные средства, то бывший наниматель обязан отправить письменное уведомление такому работнику.
В уведомлении указывают сведения о выявлении ошибки, предлагают вернуть излишек в добровольном порядке. В случае отказа бывшего работника, наниматель вправе обратиться в суд. К исковому заявлению прилагают трудовой договор с бывшим работником, документы, подтверждающие размер выплаты, обнаружение ошибки и копию уведомления о необходимости возврата излишне выданных денежных средств.
Важный факт — размер средств, выплаченных сотруднику за неотработанные дни отпуска наниматель обязан рассчитать и удержать в момент увольнения работника. Возможность истребовать эти средства после расторжения трудовых отношений появляется только в случае обнаружения счетной ошибки или недобросовестных действий уволенного работника.
Трудовое законодательство предусматривает случаи, когда работник обязан вернуть излишне выплаченные ему денежные средства. Как правило, если работник намерен продолжать трудовые отношения с нанимателем и согласен с суммой, которую получил ошибочно, возврат денег происходит в добровольном порядке, даже в тех ситуациях, когда обязанности к их возмещению в законе не предусмотрено.
Должность бухгалтера, равно как и ведение бухгалтерского учета предприятия по гражданско-правовому договору, предусматривают повышенную ответственность такового человека. В связи с тем, что деятельность бухгалтера может затрагивать различные вопросы отчетности, в том числе и начисления заработной платы сотрудникам, для ее регулирования используются различные законы и прочие нормативные акты.
Оглавление:Виды ответственности бухгалтеров за неправильное начисление заработной платы
Бухгалтерские ошибки, а также сознательное нарушение при ведении отчетности могут повлечь за собой ответственность лица, занимающегося бухгалтерским учетом. При этом, таковая ответственность может быть:
- Административной;
- Налоговой;
- Уголовной;
- Материальной;
- Дисциплинарной;
- Гражданско-правовой.
Устанавливается уровень ответственности в зависимости от непосредственных причин совершенной ошибки и тяжести возникших последствий. При этом во многих случаях по отношению к бухгалтеру, который ошибся в начислении заработной платы, могут применяться одновременно несколько видов ответственности. Например – административная за факт правонарушения, дисциплинарная – в качестве наказания от работодателя, а материальная – как компенсация нанесенного своими действиями ущерба.
Основные бухгалтерские ошибки при выплате заработной платы
Обязанность обеспечивать выплату и учет заработной платы может как полностью, так и частично лежать непосредственно на бухгалтере. При этом, ведение расчетов и наличие в них ошибок может приводить к различной ответственности такового сотрудника как перед законом, так и перед непосредственными получателями заработной платы, работодателем или организацией, с которой он сотрудничает по гражданско-правовому договору. Наиболее распространенными ошибками, связанными с начислением заработной платы, являются:
Каждый из этих случаев следует рассмотреть более подробно.
Невыполнение норм трудового законодательства и несоответствие зарплаты трудовому договору
Если при начислении бухгалтером заработной платы не учитываются отдельные положения трудового договора, то в таком случае бухгалтер может быть привлечен к ответственности. При этом наиболее частыми нарушениями в таком случае выступают:
- Невыплата сверхурочных при зафиксированной в табеле переработке;
- Невыплата предусмотренных трудовым договором премий;
- Нарушение порядка выплаты премиальных и других надбавок.
Более часто распространены случаи, когда бухгалтер действует в соответствии с трудовым договором, но вопреки трудовому законодательству. С точки зрения закона, пункты и условия коллективного или личного договора с сотрудником, признаются ничтожными, если они противоречат положениям Трудового кодекса. Тем не менее, часто распространены следующие ошибки:
- Неуказание в трудовом договоре тарифной ставки оклада и пометка, что оплата регулируется штатным расписанием или другими внутренними актами на предприятии;
- Разница в заработной плате сотрудников на одинаковых должностях и с одинаковой квалификацией – она считается недопустимой, даже если работник находится на испытательном сроке;
- Невыплата премий работникам, трудящимся по совместительству или по срочным трудовым договорам за аналогичный объем работы в аналогичных должностях.
Важный факт
Если таковой порядок выплат был установлен непосредственно руководителем, бухгалтер обязан самостоятельно написать на его имя заявление о наличии ошибок в расчетах, а в случае отказа руководителя вести бухгалтерию соответственно трудовому законодательству, бухгалтеру следует требовать письменных приказов от руководства по каждому конкретному случаю начисления заработных плат или премирования.
Выплата зарплаты во время командировки или отпускных
На некоторых предприятиях отпускные и командировочные привязываются к заработной плате, что является нарушением установленного законодательством порядка. Эти виды выплат привязываются к среднедневному заработку и вычисляются соответствующим образом, а выплата в такие периоды заработной платы является нарушением бухгалтерского учета, и, возможно – прав сотрудника.
Регламентируется применение таковых правил учета ст. 114 и ст. 167 ТК РФ. Следует помнить, что средний дневной заработок таким образом может как превышать установленный оклад заработной платы, так и быть ниже его, что может вызывать отдельные виды материальной ответственности.
Следует учитывать отдельные правила оплаты выходных дней в командировках, а также дней выезда, нахождения в пути и прибытия из них. Так, оплате в обязательном порядке подлежат дни пути, выезда и прибытия из командировки. Если же в выходные командированный сотрудник не исполняет рабочих обязанностей – они не включаются в оплату. Приходящиеся же на отпуск выходные подлежат оплате, а праздничные дни – не идут в учет размеров отпуска.
Нарушение порядка выплат уволенным сотрудникам
При увольнении по любым причинам каждому сотруднику необходимо выплатить компенсацию всех суток неиспользованных отпусков в соответствии с отработанным ими временем.
Учет отработанного времени в таком случае округляется до полного месяца – вверх или вниз, в зависимости от общего количества отработанных дней в неполном месяце.
Помимо этого, трудовое законодательство подразумевает выплаты выходных пособий в установленные сроки и в установленных размерах для некоторых причин увольнения. Следует помнить о недопустимости удержания из выходных пособий и компенсаций отпусков любых средств в пользу работодателя, вне зависимости от наличия долговых обязательств со стороны сотрудника.
Важный факт
Ни одно обстоятельство не может препятствовать выплате работнику компенсаций за отпуск и заработной платы за все отработанные дни.
Несоблюдение сроков выплат причитающихся зарплат, авансов и отпускных
Ст. 136 ТК РФ однозначно устанавливает сроки, в течение которых бухгалтерия или руководство фирмы обязаны выплатить сотруднику его заработную плату, а также отпускные. Наиболее часто со стороны бухгалтерии нарушается порядок выдачи отпускных, которые работник должен получить не позднее, чем за три дня до начала его запланированного отпуска согласно графику отпусков или заявлению.
Кроме этого, на основании положений вышеупомянутой статьи, заработная плата должна выплачиваться не реже, чем два раза в месяц, за исключением случаев, когда ее выдачу и начисление нельзя обеспечить по причине праздников или выходных. Соответственно, установленная на некоторых предприятиях практика выплаты авансов в нарушение таковых сроков (когда не соблюдается максимальный интервал в 15 дней) является незаконной. Также незаконно уменьшение размера аванса ниже фактически заработанного за рабочие дни сотрудником заработка.
Важный факт
Наличие личного заявления, написанного работником с требованием выплачивать ему заработную плату единоразово в полном размере, не является юридически значимым. Бухгалтерия обязана обеспечивать начисление заработанных средств не реже двух раз в месяц. Допустимо оформление отказа сотрудника от получения заработной платы, но исключительно при условии наличия таковой заработной платы в отчетности предприятия.
Отсутствие выплат компенсаций задержек зарплаты
Каждый день задержки выплаты причитающейся работнику зарплаты, отпускных или других положенных выплат позволяет тому требовать компенсаций. Тем не менее, если при проверке бухгалтерской отчетности будет выявлено нарушение порядка выплат и присутствие каких бы то ни было задержек, в пользу работника могут быть взысканы таковые средства даже в отсутствие судебного разбирательства и заявления от самого пострадавшего сотрудника.
Регламентируется порядок учета и начисления компенсаций положениями ст. 236 ТК РФ, и предусматривает ежедневное начисление дополнительных процентов. Размер их исчисляется одной трехсотой от установленной ставки финансирования ЦБ, от объема невыплаченных сумм.
Несоблюдение порядка выдачи расчетной документации
Расчетный листок в обязательном порядке должен оформляться соответственно положениям ст. 136 ТК РФ и иметь общую установленную работодателем форму. Кроме этого, таковая форма согласно со ст. 372 ТК РФ обязательно должна согласовываться с профсоюзным органом.
В расчетном листке обязательно должны указываться сведения о количестве отработанных дней, всех удержаниях из зарплаты, премиях и других надбавках. При этом расчетный листок обязательно должен присутствовать при всех видах выплат, а не выдавать лишь раз в месяц – таковое действие считается нарушением нормативов ведения бухгалтерской отчетности и может послужить причиной для привлечения бухгалтера к ответственности.
Неверное проведение удержаний из заработной платы
Размер удержаний из заработной платы не может превышать 70% от всего регламентированного заработка сотрудника.
При этом по инициативе работодателя без наличия исполнительного листа допустимо взимать из зарплаты в качестве компенсаций не более 20% от его оклада. С исполнительным листом, согласно его положениям, допустимо изъятие из заработной платы сотрудника сумм вплоть до 50% её размеров.
Регламентируется порядок проведения любых удержаний ст. 137 ТК РФ. Распространенной ошибкой является удержание средств из заработка сотрудника за перевыплаченную ему зарплату в течение длительного срока, когда законодательство прямо допускает возможность возврата перевыплат только в течение одного месяца до момента их обнаружения.
Важный факт
Обязанность удержания алиментов, штрафов и других выплат третьим лицам со стороны сотрудника по решению суда лежит на его работодателе и, соответственно, бухгалтерии такового предприятия. Нарушение сроков проведения таковых платежей также может служить поводом для привлечения бухгалтера к ответственности.
Переплата зарплаты сверх положенного
Если по причине каких бы то ни было ошибок бухгалтер начислил сотруднику чрезмерную заработную плату, то она может быть удержана из оклада работника. Тем не менее, таковое удержание допустимо исключительно в определенных законодательством случаях и проводится за срок, не больший одного месяца.
В то же самое время бухгалтер, допустивший переплату, может понести ответственность за все время, когда сотруднику обеспечивалась завышенная оплата, не соответствующая полагающемуся ему заработку.
Порядок применения и виды наказаний за неправильное начисление заработной платы
Законодательство не рассматривает отдельных ситуаций ответственности бухгалтера за неправильное начисление заработных плат. Тем не менее, к таковым случаям применимы общие правила, используемые при регулировании всех аспектов бухгалтерской деятельности на предприятии.
- Дисциплинарная ответственность может налагаться работодателем на бухгалтера за любую из ошибок по его усмотрению. При этом бухгалтер обязан предоставить объяснительную, а на него распространяются все нормативы трудового законодательства, как и по отношению к другим сотрудникам. В общем порядке, работодатель может подвергнуть бухгалтера одному из дисциплинарных взысканий в форме выговора, замечания или увольнения.
Важный факт
Подвергнуть бухгалтера, работающего по гражданско-правовому договору дисциплинарной ответственности нельзя. Тем не менее, таковой бухгалтер все равно может нести ответственность за ошибки как соответственно положениям самого заключенного договора, так и с точки зрения налогового и гражданского законодательства.
- Материальная ответственность бухгалтера за неправильное начисление заработной платы начинается в том случае, если его действия привели к убытку как организации, так и работника. При этом работодатель вправе упоминать в трудовом договоре полную материальную ответственность бухгалтера, однако сама по себе она не предусмотрена законом. Частичная материальная ответственность позволяет работодателю бухгалтера скомпенсировать понесенный ущерб в размерах не выше среднемесячного заработка такового сотрудника.
Важный факт
Полная материальная ответственность наступает в любом случае, если ущерб был нанесен сознательными действиями бухгалтера из корыстных побуждений, или совершенными в личных целях. В то же самое время, если ущерб был причинен вследствие чрезвычайных обстоятельств, ответственность может не наступать вообще.
- Административная ответственность является наиболее распространенным наказанием за неправильные начисления заработной платы со стороны бухгалтера. Регулируется таковая ответственность отдельными статьями гл. 15 КоАП РФ и может подразумевать в качестве наказания как лишение права занимать определенные должности, так и штраф и даже административный арест или обязательные работы.
- Уголовная ответственность для бухгалтера за неправильное начисление заработной платы наступает лишь в исключительных случаях. К таковым можно отнести неуплату налогов, связанных с начислением заработной платы, в частности – НДФЛ, что регламентируется ст. 199 УК РФ. Также, к таковым преступлениям относится умышленная длительная задержка заработной платы свыше двух месяцев – ст. 145.1 УК РФ.
Как бухгалтер может избежать ответственности
Бухгалтер несет ответственность за ошибки в начислении заработной платы далеко не в каждом случае. При этом он может быть освобожден от любого вида ответственности в судебном порядке, с полным восстановлением своих прав и выплатой всех издержек и компенсаций в случае его оправдания.
Так, для некоторых ситуаций, для предотвращения административной или уголовной ответственности допустимо своевременное устранение ошибок в отчетной документации в установленном законодательством порядке. В таком случае административная и, тем более, уголовная ответственность не наступают.
Если же неправильное начисление зарплаты было произведено по инициативе или приказу работодателя, в связи с предоставлением сотрудниками подложных документов или неправдивых сведений, а также по причине ошибки других бухгалтеров, как предшественников, так и коллег, бухгалтер может избежать ответственности и добиться в судебном порядке отмены как материальных претензий к нему, так и дисциплинарных наказаний, административного преследования или судимости в случае уголовного дела. Также, он может потребовать от виновных лиц компенсаций за понесенные издержки в виде штрафов и других выплат, и взысканий, которые были применены в его отношении.