Śledzenie czasu ma ogromne znaczenie. Bez jego dokładnego ustalenia niemożliwe jest ustalenie wysokości wynagrodzenia dla pracownika za przepracowany okres, zwłaszcza jeśli praca była wykonywana w nocy lub w dni świąteczne. Aby rozróżnić okresy pracy i odpoczynku, Państwowy Komitet Statystyczny opracował specjalne kodeksy, których znaczenie i zasady rozmieszczania postaramy się dokładniej ustalić.
Ogólne zasady prowadzenia karty czasu pracy
Na poziomie legislacyjnym pomiar czasu jest obowiązkowy dla przedsiębiorstw wszystkich form własności. Obecność co najmniej jednego pracownika najemnego w państwie organizacji wymaga utrzymania arkusza kalkulacyjnego.
Karta zgłoszenia jest formularzem zatwierdzonym na poziomie stanowym, odzwierciedlającym dane dotyczące wyglądu pracownika w pracy i przyczyn jego nieobecności.
Pomiar czasu pozwala szybko rozwiązać następujące zadania:
- jasno kontrolować godziny pracy i wolne od pracy dla każdej jednostki personelu;
- sprawdzić przestrzeganie dyscypliny pracy. Wynika to ze skrupulatnego rejestrowania spóźnień, przedłużających się przerw i nieobecności z różnych powodów;
- obliczyć wysokość wynagrodzenia za okres kalendarzowy. Dokument pozwala udowodnić poprawność jego naliczenia;
- zestawienia te pozwalają szybko uzyskać wszystkie informacje niezbędne do raportowania;
- łatwo uzasadnić kary nałożone na pracownika za naruszenie harmonogramu obecności w miejscu pracy.
W 2004 roku Państwowy Komitet Statystyczny zaproponował ujednolicone formularze ewidencjonowania czasu pracy:
Od 2013 roku użycie jest opcjonalne. Jednolite formy są bardzo wygodne, dlatego są szeroko stosowane do dziś.
Formularze można wypełnić na dwa sposoby:
- zakończyć rejestrację. Pracownik HR codziennie wypełnia ewidencję czasu pracy. Odbywa się to za pomocą kodu alfabetycznego lub numerycznego, wskazującego liczbę godzin;
- rejestrowanie odchyleń. Ta metoda pozwala zaznaczyć tylko te dni, w których nastąpiło odstępstwo od ustalonego harmonogramu. W takim przypadku używane jest tylko kodowanie alfabetyczne. Odnotowuje się tylko spóźnienia, urlopy, zwolnienia lekarskie, pracę nocną i inne.
Dokumenty określające politykę księgową i kadrową przedsiębiorstwa muszą wyraźnie odnotowywać metody prowadzenia karty czasu pracy, a także stosowane kody i ich dekodowanie.
Pracownik odpowiedzialny za sporządzenie karty czasu pracy jest wyznaczany odrębnym zarządzeniem. Jeżeli polecenie nie zostanie wydane, obowiązek jest określony w umowie o pracę. Bez umówionego spotkania wymóg prowadzenia przez pracownika ewidencji czasu pracy jest nieuprawniony. Do pełnienia tej funkcji administracja przedsiębiorstwa może wyznaczyć dowolnego pracownika.
Wypełniony dokument jest przekazywany do zatwierdzenia dyrektorowi organizacji. Po podpisaniu przez kierownika karta czasu pracy trafia do działu księgowości. W przypadku dużej liczby jednostek strukturalnych krąg osób podpisujących oświadczenie można poszerzyć.
Ewidencję czasu pracy można wypełnić w następujący sposób:
- Ręcznie. Sędzia mierzący czas robi codziennie odpowiednie notatki w przepisanej formie.
- Zautomatyzowane. Informacje są wprowadzane do specjalnego programu, a arkusz czasu jest drukowany pod koniec miesiąca.
Wypełnienie karty czasu pracy musi być podjęte z całą odpowiedzialnością, ponieważ jest to pierwszy dokument, którego inspekcja pracy będzie wymagać podczas kontroli.
Podczas wypełniania oświadczenia należy przestrzegać następujących zasad:
- wszelkim zmianom personalnym (dodanie pracownika, zmiana nazwiska itp.) musi towarzyszyć zarządzenie;
- dokument jest sporządzony w jednym egzemplarzu;
- jeśli dokument jest wypełniany ręcznie, można użyć tylko czarnego i niebieskiego atramentu;
- karta czasu jest otwierana nie później niż 2-3 dnia bieżącego miesiąca;
- arkusz czasu zamyka się ostatniego dnia miesiąca sprawozdawczego;
- do każdej jednostki kadrowej przypisana jest osobna kolumna. Pełne imię i nazwisko oraz imię i nazwisko pracownika należy wpisać, aby uniknąć pomyłek między imiennikami. Pożądane jest, aby numer listy płac pracownika był zarejestrowany w oświadczeniu;
- informacje o frekwencji, nieobecnościach i przepracowanych godzinach wpisuje się w polach poziomych obok nazw;
- każda kolumna grafiku jest równa określonemu dniu miesiąca;
- Tabela jest codziennie zapełniana. Podstawą do wypełnienia komórek są rozkazy, notatki i inne oficjalne informacje;
- w przypadku wykrycia błędu po zamknięciu grafiku konieczne jest wystawienie formularza korekty. Odzwierciedla tylko wprowadzone zmiany.
Bez podpisu chronometrażysty i kierownika organizacji karta czasu pracy jest nieważna.
Zasady aranżacji legend
Pracownik, który zajmuje się projektowaniem karty czasu pracy, ponosi wielką odpowiedzialność. Ostateczny wynik zależy od jego kompetencji i uwagi - miesięcznego wynagrodzenia pracowników przedsiębiorstwa za ich pracę. Jeśli sędzia mierzący czas przeoczy czyjeś nazwisko, pomyli oznaczenie literowe lub błędnie zapisze godziny pracy, pod koniec miesiąca może dojść do sytuacji konfliktowej z pracownikami.
Aby wypełnić arkusz czasu, należy podejść do niego etapami, postępując zgodnie z instrukcjami krok po kroku:
Dopóki dokument nie zostanie w pełni sprawdzony, aby nie przepisywać go wielokrotnie, lepiej wpisać informacje ołówkiem dzięki czemu można łatwo wprowadzać poprawki.
Kolumny rozliczania godzin pracy wypełnia się symbolami. Prawo pracy nie wymaga obowiązkowego użycia kodowania. Każdy kod jest umieszczany zgodnie z dokumentami uzupełniającymi.
Bardzo często dochodzi do sporu o to, jak odłożyć pracownikowi weekendowy wyjazd służbowy. Niektórzy eksperci twierdzą, że cały okres jest oznaczony literą „K”, inni twierdzą, że Godziny weekendowe muszą być kodowane „B”.
Oba stwierdzenia są ważne. Aby uniknąć rozbieżności w przetwarzaniu danych grafiku, wszystkie te punkty muszą być określone w kolejności działu personalnego.
Cały okres nieobecności pracownika z powodu choroby przy udzielaniu zwolnienia chorobowego oznaczony jest literą „B”, bez oznaczania dni wolnych. Ta sama zasada dotyczy urlopu macierzyńskiego.
Przy zaznaczaniu kolejnego lub dodatkowego urlopu na karcie meldunkowej należy wpisać urlopy i weekendy.
Jeśli pracownik zostanie zwolniony w ciągu miesiąca, to po zakończeniu jego pracy umieszczane są kreski.
Każdy symbol w tabeli ma określone znaczenie. Na podstawie ostatecznych wskaźników obliczane są płace, analizowana jest jakość wykorzystania czasu pracy oraz sporządzane są raporty do urzędów statystycznych.
Przykład wypełnionego arkusza kalkulacyjnego:
Rozszyfrowywanie najczęściej
Do oznaczania zdarzeń związanych z pracą używa się kodowania alfa i numerycznego. Ich transkrypcję można znaleźć na stronie tytułowej arkusza formularza T-12. Firma samodzielnie wybiera, które kodowanie jest wygodniejsze w użyciu - alfabetyczne lub numeryczne.
Nie wszystkie kody są stale wymagane do wypełnienia karty czasu pracy. Ale niektóre z najczęściej używanych, chronometrażysta musi znać na pamięć, aby uniknąć błędów w wypełnianiu kolumn:
| szyfr cyfrowy | Szyfr literowy | Oznaczający | Notatka |
|---|---|---|---|
| 01 | i | Frekwencja w ciągu dnia | Używane do wskazania faktycznej obecności pracownika |
| 02 | h | Frekwencja w nocy | Pełnienie funkcji urzędowych w okresie od 22.00 do 6.00 |
| 03 | RV | Frekwencja na święta | Wypełnianie obowiązków w dni, które zgodnie z przyjętym harmonogramem są świętami |
| 04 | OD | Z biegiem czasu | W przypadku pięciodniowego harmonogramu tygodniowego tydzień pracy wynosi 40 godzin. Przekroczenie tego wskaźnika jest uważane za nadgodziny. |
| 06 | DO | Okres podróży służbowej | Rejestrowany jest czas spędzony przez pracownika na wyjeździe dla organizacji |
| 09 | OD | Okres urlopowy | Określa czas, w którym pracownik jest na urlopie |
| 10 | OD | Dodatkowy okres świąteczny | Niektóre kategorie obywateli (na przykład kobiety z dziećmi poniżej 14 roku życia) mają prawo do dodatkowego urlopu. Jest płatny zgodnie z prawem. |
| 14 | r | Czas spędzony na urlopie macierzyńskim | W przypadku zwolnienia lekarskiego, które przysługuje kobiecie na okres prenatalny i poporodowy |
| 15 | płyn chłodzący | Urlop macierzyński | Przyznawany jest kobietom, które wyraziły chęć wyjazdu na urlop w celu opieki nad dzieckiem poniżej trzeciego roku życia |
| 18 | DB | Urlop na własny koszt | Oznaczenie stosuje się w przypadkach, gdy pracownik przebywa na dodatkowym urlopie bez wynagrodzenia |
| 19 | b | Okres choroby | Płatne zwolnienie chorobowe. Po pierwsze, umieszcza się go na podstawie wniosku pracownika. Ostateczna fiksacja możliwa jest dopiero po udzieleniu zwolnienia lekarskiego |
| 20 | T | Czas wolny bez wynagrodzenia | Fakt choroby potwierdza zaświadczenie z placówki medycznej. Nieobecność w pracy wiąże się z koniecznością opieki nad chorym krewnym, bez zapewnienia zwolnienia lekarskiego |
| 26 | W | Dni wolne lub święta | Bywają dni, kiedy zgodnie z harmonogramem przedsiębiorstwo nie działa |
| 30 | HH | Niestawienie się do pracy bez wyjaśnienia | Zazwyczaj tymczasowe wyznaczenie, gdy przyczyna nieobecności pracownika nie jest jasna. Po wyjaśnieniu przyczyny oznaczenie literowe może ulec zmianie |
Wszelkie dane muszą być potwierdzone podstawowymi dokumentami: zwolnienie lekarskie, nakaz udzielenia urlopu lub wysłanie w delegację służbową i tym podobne.
Wyjaśnienie wszystkich symboli użytych do wypełnienia karty czasu pracy:
Rzadko używane
Niektóre znaki numeryczne lub alfabetyczne są rzadko używane. Wykwalifikowany księgowy musi wyraźnie po nich poruszać i wiedzieć, w jakich przypadkach użyć:
| szyfr cyfrowy | Szyfr literowy | Oznaczający | Notatka |
|---|---|---|---|
| 05 | maszyna wirtualna | Zegarek | Czas spędzony przez pracownika na zmianie jest stały |
| 07 | PC | Kursy w pracy | |
| 08 | PO POŁUDNIU | Kursy w innym obszarze | |
| 11 | Na | Płatny urlop naukowy | Odnotowuje się czas spędzony przez pracownika na dodatkowym urlopie związanym ze szkoleniem. |
| 13 | UD | Urlop naukowy bez wynagrodzenia | |
| 16 | ZANIM | Odpoczynek bez wynagrodzenia | Czas spędzony przez pracownika na urlopie odnotowuje się za zgodą kierownika |
| 17 | OZ | Godziny urlopowe bez wynagrodzenia | Urlop udzielony na określonych warunkach, które nie są sprzeczne z prawem pracy |
| 21 | Liga Mistrzów | Skrócony czas | Przeznaczony jest np. dla pracowników, którzy nie ukończyli 16 roku życia |
| 23 | g | Godziny nieobecności w miejscu pracy z zachowaniem wynagrodzenia | Czas wykonywania obowiązków publicznych lub państwowych jest ustalony |
| 24 | ITP | Chodzenie ponad cztery godziny z rzędu | Odnotowuje się czas, w którym pracownik był nieobecny w miejscu pracy z różnych powodów przez cztery lub więcej godzin z rzędu |
| 29 | ZB | godziny strajku | Czas strajku, o początku którego pracownik musiał ostrzec |
| 31 | RN | Godziny przestojów z przyczyn niezależnych od pracownika | Czas obecności w pracy ustalany jest bez realizacji procesu pracy z różnych powodów |
| 32 | NP | Godziny przestoju z winy pracownika |
Każde oznaczenie w oświadczeniu niesie ze sobą pewien ładunek semantyczny. Dlatego przed użyciem konkretnego symbolu konieczne jest jasne zrozumienie jego znaczenia.
Czy możesz użyć swojej notacji?
prawo pracy nie jest zabronione używanie własnego i cyfrowego kodowania liter. Przepis ten jest wskazany w Rozporządzeniu Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 30 marca 2015 r. Nr 52n.
Wiele przedsiębiorstw o znormalizowanym dniu roboczym stosuje uproszczoną kartę czasu pracy, w której zamiast literowej definicji frekwencji wstawiana jest cyfra „8”. Oznacza to, że pracownik pracował w pełnym wymiarze godzin.
Obecność pracownika na miejscu można oznaczyć literą „F”, która wskaże faktyczny wygląd. Następne wakacje mogą być oznaczone jako „OO”, a dodatkowe „DO”. Najważniejsze, że każda innowacja musi być zabezpieczona nakazem polityki rachunkowości.
Księgowość to praworządność obowiązkowa dla każdego przedsiębiorstwa. Organizacja może samodzielnie opracować najwygodniejszy dla siebie formularz i wprowadzić dowolne kodowanie liter lub może korzystać z ujednoliconych formularzy opracowanych przez Państwowy Komitet Statystyczny. Te formy przeszły próbę czasu i sprawdziły się z jak najlepszej strony.
W tym filmie znajdziesz przydatne informacje na temat zasad prowadzenia i wypełniania karty czasu pracy.
Kto podpisuje grafik? w przedsiębiorstwie, mówi uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej nr 1 z 01.05.2004. Jednak w rzeczywistości są tu pewne niuanse, na które należy zwrócić uwagę - o tym porozmawiamy w naszym artykule.
Kto powinien podpisać kartę czasu pracy?
Formularze T-12 i T-13 stosowane w przedsiębiorstwach do arkuszy czasu zostały zatwierdzone w 2004 r. Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej nr 1. Pomimo faktu, że od 01.01.2013 r. Ustawa federalna nr ”, która wydała ten akt prawny opcjonalny (informacja Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr PZ-10/2012), nadal stosowane są formularze:
- T-12 - ze zwykłą kompilacją, a także z jednoczesnym obliczaniem płatności. Zazwyczaj taki arkusz czasu wypełnia się ręcznie na gotowym formularzu za pomocą atramentu lub długopisu.
- T-13 - w przypadku korzystania z automatycznych systemów śledzenia czasu (bramki obrotowe, systemy rejestracji przepustek, osobiste elektroniczne karty dostępu itp.). Z reguły karta raportu w tej formie jest przygotowywana przy użyciu specjalnych programów.
Generalnie różnica między tymi formami jest niewielka, dzięki czemu w wielu przypadkach mogą być one wymienne. Ponadto uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego pozwala w razie potrzeby wprowadzić w nich dodatkowe kolumny, jeśli warunki pracy wymagają uwzględnienia dodatkowych informacji.
Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej, która zatwierdziła formularze kart czasu pracy, zatwierdziła również procedurę ich wypełniania. Karta czasu pracy sporządzana jest przez upoważnioną osobę i podpisana przez kierownika odpowiedniego działu, warsztatu lub innej jednostki. Ponadto gotowy arkusz czasu jest podpisywany przez oficera personalnego, po czym dokument jest przekazywany do działu księgowości przedsiębiorstwa.
Należy jednak pamiętać: od 01.01.2013 same organizacje mają prawo zatwierdzać przykładowy grafik, a także akty wewnętrzne dotyczące zasad jego prowadzenia. W każdym razie informacja Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr PZ-10/2012 bezpośrednio na to pozwala. W związku z tym, na swoje polecenie, kierownik organizacji ma prawo wyznaczyć osoby, które będą odpowiedzialne za sporządzenie kart czasu pracy i przekazanie ich do działu księgowości w celu naliczenia płac.
Również na jego polecenie kierownik może zatwierdzić zasady wypełniania karty czasu pracy. Faktem jest, że uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej nr 1 z dnia 01.05.2004 umożliwia wprowadzanie informacji do karty czasu pracy w następujący sposób:
- Metoda „stała”, gdy dane są wprowadzane do karty czasu pracy dla każdego dnia (każdej zmiany). Stosuje się go w przypadkach, gdy długość dnia roboczego może być inna.
- metoda odchylenia. Stosuje się go w sytuacjach, gdy czas trwania zmian jest taki sam. W takim przypadku rejestrowane są tylko odchylenia od zwykłej kolejności: nieobecności w pracy, nadgodziny itp.
O tym, jaką metodę wybrać, decyduje kierownictwo organizacji. Ważne jest tylko zapewnienie, że używana jest tylko jedna metoda.
Kto zatwierdza karty czasu pracy w instytucjach?
Formularze T-12 i T-13, a także próbki opracowane niezależnie, są używane tylko w ograniczonej liczbie przypadków. W szczególności w odniesieniu do wielu instytucji należy stosować formularz 0504421, zatwierdzony zarządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 52n z dnia 30.03.2015 r. Zasady ustanowione w niniejszym rozporządzeniu znacznie różnią się od zasad określonych w dekrecie Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej nr 1.
W szczególności zarządzeniem nr 52n nie należy uzgadniać karty czasu pracy z obsługą personelu. W rezultacie podpis oficera personalnego nie jest wymagany, dlatego dokument sporządzony przez osobę wyznaczoną na zlecenie dla organizacji jest przez nią podpisywany i niezwłocznie przekazywany do działu księgowości ds. Płac.
Wytyczne zatwierdzone tym samym zarządzeniem wskazują, że karta czasu pracy w formularzu 0504421 może zostać poprawiona w przypadku, gdy informacje w nim wskazane okażą się niewiarygodne. W takim przypadku osoba odpowiedzialna sporządza korygujący arkusz czasu, a także przekazuje go do działu księgowości.
Kto może być wyznaczony odpowiedzialny za sporządzenie i zatwierdzenie karty czasu pracy? Tutaj odpowiedź można uzyskać za pomocą zatwierdzonych przez instytucję opisów stanowisk. Przygotowując je, zwykle kierują się katalogiem kwalifikacji stanowisk, zatwierdzonym dekretem Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej nr 37 z 21.08.1998 r., zgodnie z którym organizacja ewidencji czasu w organizacji jest przypisane do kierownika działu personalnego. Osobiste prowadzenie karty czasu pracy od szefa nie jest wymagane. Może jedynie kontrolować pracę sędziów mierzących czas, którzy są bezpośrednio zaangażowani w przygotowanie dokumentów.
Czy księgowy może prowadzić kartę czasu pracy?
W praktyce często pojawia się pytanie, czy pomiar czasu można powierzyć księgowemu. Należy w tym miejscu zauważyć, że krąg osób zobowiązanych do prowadzenia kart czasu pracy nie jest bezpośrednio określony przez prawo. Oznacza to, że czysto formalnie można powierzyć tę pracę księgowemu organizacji.
Jednak czy warto? Faktem jest, że obowiązki księgowego, zgodnie z podręcznikiem kwalifikacyjnym, obejmują jedynie akceptację dokumentów podstawowych do rozliczenia czasu pracy pracowników i listy płac. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie jest przewidziany ani w ustawie o rachunkowości, ani w przewodniku kwalifikacyjnym, ani w standardzie zawodowym księgowego, ani w żadnym innym akcie prawnym. Ponadto, jeśli przedsiębiorstwo korzysta z formularzy T-12 i T-13, to łatwo zauważyć, że w zasadach ich prowadzenia wśród osób wskazanych jako sygnatariusze ewidencji czasu pracy nie wymienia się księgowego.
Niemniej jednak, jeśli firma nie prowadzi obsługi personalnej, istnieje możliwość przeniesienia tych obowiązków na księgowego. Jednak w tym przypadku należy pamiętać, że odpowiednie funkcje muszą być określone przez wewnętrzne akty przedsiębiorstwa. Możesz to zrobić na 2 sposoby:
- Akceptując odpowiedni opis stanowiska. Jednocześnie dla księgowych pracujących w OJSC, towarzystwach ubezpieczeniowych i wielu innych organizacjach instrukcja musi zostać opracowana bezbłędnie na podstawie standardu zawodowego.
- Dokonanie wpisu o tym w umowie o pracę w sposób przewidziany prawem.
Jeżeli ani umowa o pracę, ani opis stanowiska nie przewidują takiej funkcji, księgowy ma prawo odmówić przechowywania takich dokumentów.
W procesie studiowania zasad ewidencji czasu pracy będziemy wielokrotnie odnosić się do następujących aktów prawnych:
W 2015 r. wprowadzono wyjaśnienie do Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej: jeżeli sezonowy lub technologiczny charakter produkcji wymaga wydłużenia okresu rozliczeniowego, umowa branżowa (międzybranżowa) i układ zbiorowy mogą przewidywać wzrost okres rozliczeniowy ewidencjonowania czasu pracy takich pracowników, nie dłuższy jednak niż do jednego roku. Do tej pory nie opracowano jednak takich umów, co oznacza, że przedsiębiorstwa nie mogą jednostronnie odstąpić od maksymalnej długości okresu rozliczeniowego 3 miesięcy.
Kolejną trudną kwestią dla pracodawcy jest niedobór, który powstał po wynikach okresu rozliczeniowego. Może to być wynikiem niepiśmiennego planowania zmian. W przypadku ustanowienia dla takiego pracownika systemu stawki godzinowej poziom jego dochodów spada, co oznacza, że pracodawca jest zobowiązany dopłacać do poziomu przeciętnych zarobków. Przyczyną niedokończonych zmian może być również siła wyższa, kiedy winne są czynniki zewnętrzne. W takim przypadku pracodawca musi zatrzymać dla pracownika 2/3 stawki taryfowej lub wynagrodzenia proporcjonalnie do przepracowanego czasu (art. TK RF).
Odwrotna sytuacja to przetwarzanie u pracownika. Trudność polega na tym, że oficer personalny dowiaduje się o przetwarzaniu dopiero pod koniec okresu rozliczeniowego, porównując faktycznie przepracowany czas i normę kalendarza produkcji. Przy obliczaniu pamiętaj o dniach prawnie nieprzepracowanych: urlop, czas wolny, zwolnienie lekarskie itp. - wszystkie one obniżają stawkę. Następnie określ, czy pracownik pracował w okresie rozliczeniowym w dni ustawowo wolne od pracy. Te dni zostały już wypłacone co najmniej dwukrotność kwoty (art. Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej), dlatego te godziny (dni) nie powinny być dodatkowo płatne jako nadgodziny (ust. 4 Wyjaśnień zatwierdzonych dekretem Prezydium Ogólnozwiązkowej Centralnej Rady Związków Zawodowych; decyzja Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej). Jeżeli po wszystkich obliczeniach pracownik zatrzymuje godziny przepracowane ponad normę, pracodawca płaci im według podwyższonej stawki: pierwsze dwie godziny - co najmniej półtora raza, następne - co najmniej dwukrotnie (art. TK RF) .
Podkreślamy, że niezwykle ważne jest przestrzeganie zasad ewidencji czasu pracy. Wpływa to na obliczanie płac i dodatkowych płatności za pracę w warunkach odbiegających od normalnych. Prawidłowe wypełnienie karty czasu pracy pozwala prawidłowo zapłacić pracownikowi za jego pracę i, co ważne, uwzględnić cały czas faktycznie przepracowany w okresie pracy.
Prawo pracy zobowiązuje pracodawców do prowadzenia ewidencji przepracowanych godzin przez pracowników. Organizacje bez względu na status prawny oraz indywidualni przedsiębiorcy powinni liczyć się z przepracowanymi godzinami. Specjalnie w tym celu Państwowy Komitet Statystyczny opracował i zatwierdził formularze grafiku N T-12 i N T-13.
Oto instrukcje dotyczące wypełniania, które pomogą poprawnie odzwierciedlić dane i racjonalnie wykorzystać kartę czasu pracy.
Dlaczego potrzebujesz karty czasu pracy
Karta czasu pracy, zatwierdzona Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 01.05.2004 nr 1, pomaga działowi obsługi kadrowej i księgowości przedsiębiorstwa:
- wziąć pod uwagę czas przepracowany lub nieprzepracowany przez pracownika;
- monitorować przestrzeganie rozkładu czasu pracy (obecność, nieobecność, spóźnienia);
- posiadać oficjalną informację o czasie przepracowanym przez każdego pracownika przy obliczaniu wynagrodzeń lub sporządzaniu raportów statystycznych.
Pomoże księgowemu potwierdzić zasadność naliczania lub nienaliczania wynagrodzeń i odszkodowań każdemu pracownikowi. Oficer kadrowy - w celu śledzenia frekwencji i w razie potrzeby uzasadnienia kary nałożonej na pracownika.
Karta czasu pracy odnosi się do formularzy dokumentów wydawanych pracownikowi po zwolnieniu wraz z książką pracy na jego wniosek (art. 84 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).
Należy zauważyć, że ujednolicone formularze grafików N T-12 i N T-13 od 1 stycznia 2013 r. nie są obowiązkowe. Pracodawcy są jednak zobowiązani do prowadzenia ewidencji (część 4 artykułu 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy mogą wykorzystywać inne sposoby kontrolowania czasu spędzanego przez pracowników w miejscu pracy. Ale w rzeczywistości format formularza opracowany przez Państwowy Komitet Statystyczny jest dość wygodny i nadal jest używany wszędzie.
Kto prowadzi grafik w organizacji?
Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi składania wniosków i wypełniania formularzy podstawowych dokumentów księgowych:
- karta czasu pracy na rok 2019 jest opracowywana i prowadzona przez upoważnioną osobę;
- dokument podpisuje kierownik działu i pracownik obsługi personalnej;
- po czym zostaje przeniesiony do działu księgowości.
Jak widać, regulamin nie określa stanowiska pracownika prowadzącego grafik. Zarząd ma prawo wyznaczyć każdego do wykonania tego zadania. W tym celu wydawane jest polecenie wskazujące stanowisko i nazwisko osoby odpowiedzialnej. Jeżeli nakaz powołania takiego pracownika nie zostanie wydany, wówczas obowiązek prowadzenia ewidencji musi być sprecyzowany w umowie o pracę. W przeciwnym razie wymaganie od pracownika prowadzenia dokumentacji jest niezgodne z prawem. W dużych organizacjach każdy dział przypisuje takiego pracownika. Wypełnia formularz w ciągu miesiąca, przekazuje go do podpisu kierownikowi wydziału, który z kolei po sprawdzeniu danych przekazuje formularz oficerowi personalnemu. Pracownik działu personalnego sprawdza informacje, na ich podstawie wypełnia dokumenty niezbędne do jego pracy, podpisuje kartę czasu pracy i przekazuje ją księgowej.
W małych firmach nie obserwuje się tak długiego łańcucha – kartę czasu pracy prowadzi pracownik personalny, a następnie od razu przekazuje się ją do działu księgowości.
Jaka jest różnica między formularzami N T-12 i N T-13 grafiku?
Dwa zatwierdzone formularze różnią się tematycznie, jeden z nich (T-13) jest stosowany w instytucjach i firmach, w których zainstalowany jest specjalny kołowrót - automatyczny system kontrolujący obecność pracowników. A formularz T-12 jest uważany za uniwersalny i zawiera dodatkowo dodatkową sekcję 2. Może odzwierciedlać rozliczenia z pracownikami dotyczące wynagrodzeń. Ale jeśli firma prowadzi księgowość z personelem jako odrębny rodzaj księgowości, sekcja 2 po prostu pozostaje pusta.
Wypełnianie karty czasu pracy
Arkusz kalkulacyjny można wypełnić na dwa sposoby:
- ciągłe wypełnianie - codziennie odnotowuje się wszystkie występy i nieobecności;
- wypełnianie odchyleniami - odnotowuje się tylko spóźnienia, nieobecności.
Na przykład podajemy instrukcje dotyczące wypełniania formularza T-13 metodą ciągłego wypełniania.
Krok 1 - nazwa organizacji i jednostki strukturalnej
U góry wpisz nazwę firmy (pełna nazwa IP) oraz nazwę jednostki strukturalnej. Może to być dział sprzedaży, dział marketingu, dział produkcji itp.
Krok 2 - kod OKPO
OKPO jest ogólnorosyjskim klasyfikatorem przedsiębiorstw i organizacji. Zawarty w bazach Rosstatu, składa się z:
- 8 cyfr dla osób prawnych;
- 10 cyfr dla adresu IP.
Krok 3 - numer dokumentu i data sporządzenia
- Numer dokumentu jest przydzielany w kolejności.
- Datą kompilacji jest zwykle ostatni dzień miesiąca sprawozdawczego.
Krok 4 – okres raportowania
Karta czasu pracy przekazywana jest na miesiąc – w naszym przypadku na okres od pierwszego do ostatniego dnia sierpnia.
Krok 5 - Informacje o pracownikach
Dla każdego pracownika działu wypełniana jest osobna linia.
- Liczba porządkowa w tabeli.
- Nazwisko i stanowisko pracownika.
- Każdemu pracownikowi przypisywany jest numer personalny, który jest używany we wszystkich wewnętrznych dokumentach księgowych. Jest zatrzymywany przez pracownika przez cały czas pracy w organizacji i nie jest przenoszony na inną osobę przez kilka kolejnych lat po zwolnieniu.
Krok 6 — Szczegóły dotyczące obecności i godzin
Skrócone symbole służą do wypełniania informacji o obecności i nieobecnościach pracowników. Ich listę znajdziesz na końcu artykułu w osobnym akapicie. W naszym przykładzie dla pracownika Pietrowa A.A. Zastosowano 4 skróty:
- I - frekwencja (w przypadku frekwencji liczba przepracowanych godzin zapisywana jest w dolnej komórce);
- W weekend;
- K - podróż służbowa;
- OT - wakacje.
Krok 7 - łączna liczba dni i godzin w miesiącu
- W piątej kolumnie wskaż liczbę dni i godzin przepracowanych za każde pół miesiąca.
- W szóstej kolumnie - łączna liczba dni i godzin w miesiącu.
Krok 8 - Informacje o płacach
Kod rodzaju płatności określa konkretny rodzaj płatności gotówkowej, zaszyfrowany w liczbach. Zobacz pełną listę kodów na końcu artykułu. W przykładzie zastosowano:
- 2000 - wynagrodzenie (wynagrodzenie);
- 2012 - wakacje.
- Rachunek korespondencyjny – rachunek, z którego odpisywane są koszty określonego rodzaju wynagrodzenia. W naszym przypadku konto do odpisywania pensji, opłat za podróż i wynagrodzenia urlopowego jest takie samo.
- Kolumna 9 wskazuje liczbę dni lub godzin przepracowanych dla każdego rodzaju wynagrodzenia. W naszym przypadku dni obecności i wyjazdów służbowych wpisuje się w górnej komórce, a dni urlopu w dolnej komórce.
Jeżeli jeden rodzaj wynagrodzenia (wynagrodzenia) dotyczy wszystkich pracowników w ciągu miesiąca, to na górze wpisujemy rodzaj kodu płatności i numer konta, kolumny 7 i 8 pozostawia się puste, wskazując tylko przepracowane dni lub godziny przepracowane w kolumnie 9 . Lubię to:
Krok 9 – szczegółowe informacje o przyczynach i godzinie nie pojawienia się
Kolumny 10-12 zawierają kod przyczyny nieobecności oraz liczbę godzin nieobecności. W naszym przykładzie pracownik był nieobecny przez 13 dni:
- 3 dni - w związku z podróżą służbową;
- Byłem na wakacjach 10 dni.
Krok 10 - podpisy osób odpowiedzialnych
Karta czasu pracy jest podpisana na koniec miesiąca:
- funkcjonariusz odpowiedzialny za utrzymanie;
- szef działu;
- pracownik personelu.
Jak zaznaczyć wakacje w grafiku
Przed zaznaczeniem wakacji w grafiku ważne jest, aby znać następujące punkty:
- jaki rodzaj wakacji odłożyć;
- okres urlopowy - od jakiej daty do jakiej daty pracownik odpoczywa;
- w jaki sposób wypełniany jest arkusz czasu - rejestrowane są stałe lub tylko odchylenia.
W karcie meldunkowej różne rodzaje urlopów są oznaczone następującymi skrótami:
|
kolejne płatne wakacje |
|
|
dodatkowo płatne |
|
|
administracyjne (bez oszczędzania wynagrodzenia) |
|
|
szkolenie z oszczędzaniem pensji |
|
|
szkolenie w miejscu pracy (dzień skrócony) |
|
|
szkolenie bez oszczędzania pensji |
|
|
na ciążę i poród |
|
|
opieka nad dzieckiem do 3 lat |
|
|
bez zapisywania zapytania ofertowego w przypadkach przewidzianych prawem |
|
|
dodatkowe bez zapisywania RFP |
W przypadku korzystania z obu metod wypełniania karty czasu pracy, symbol urlopu jest umieszczany za każdy dzień nieobecności pracownika. Tyle tylko, że przy metodzie ciągłej pozostałe dni wypełniane są rozjazdami (kod warunkowy „I”), a przy metodzie rozliczania odchyleń pozostają one puste.
Inne oznaczenia i kody w tabeli
Użyte w arkuszu czasu oznaczenia literowe podajemy w formie tabel.
Obecność w miejscu pracy:
Nieobecność w pracy:
|
czasowa niezdolność do pracy (zwolnienie chorobowe) z wypłatą świadczeń |
|
|
czasowa niezdolność do pracy bez wypłaty świadczeń |
|
|
skrócenie czasu pracy w przypadkach przewidzianych prawem |
|
|
przymusowa nieobecność podczas nielegalnego zawieszenia (zwolnienia) |
|
|
niestawiennictwo w związku z wykonywaniem obowiązków państwowych (publicznych) |
|
|
wagarowanie bez uzasadnionego powodu |
|
|
Praca dorywcza |
|
|
weekendy i święta |
|
|
dodatkowe płatne wakacje |
|
|
dodatkowe bezpłatne wakacje |
|
|
strajk |
|
|
niewyjaśniony powód nieobecności |
|
|
przestój z winy pracodawcy |
|
|
przestój z przyczyn niezależnych od nikogo |
|
|
przestój spowodowany pracownikiem |
|
|
zawieszenie w pracy (płatne) |
|
|
zawieszenie bez wynagrodzenia |
|
|
zawieszenie pracy z opóźnieniem w zapytaniu ofertowym |
Dajemy tylko główne kody cyfrowe rodzajów wynagrodzeń,(Pełna lista znajduje się w Rozporządzeniu Federalnej Służby Podatkowej Rosji z 13 października 2006 r. N SAE-3-04 /):
Wypełniony szablon grafiku
Każde przedsiębiorstwo wypłaca wynagrodzenie na podstawie faktycznie przepracowanych godzin lub dni. Te dane do rozliczenia i wypłaty wynagrodzeń według przepracowanych godzin wymagają specjalnego formularza do księgowania pierwotnego. Taki formularz jest uważany za kartę czasu pracy.
Poniżej znajdują się informacje o tym dokumencie, jego harmonogram wypełniania zgodnie z godzinami pracy przepracowanymi w przedsiębiorstwie.
Do czego służy ten dokument i dlaczego jest sporządzany?
Należy zacząć od tego, że karta czasu pracy jest dokumentem, który każdy pracodawca lub jego upoważniony przedstawiciel w przedsiębiorstwie ma obowiązek zachować, niezależnie od liczby pracowników i formy własności w tabeli kadrowej.
Jeśli ten dokument nie jest dostępny w przedsiębiorstwie, doprowadzi to do odpowiedzialności kierownictwa w postaci grzywien podczas kontroli przez organ ochrony pracy.
W przypadku, gdy wynagrodzenia zajmują bardzo istotne miejsce w kosztach przedsiębiorstwa, dokumenty podczas kontroli podatkowej mogą postawić hipotezę o nieuzasadnionym naliczaniu wynagrodzeń i wyłączeniu ich z listy wydatków przedsiębiorstwa. W takim przypadku będą nieprzyjemne konsekwencje. 
Formularze T-12 i T-13: zasady i kroki wypełniania
Karta czasu pracy jest przechowywana w każdy dzień roboczy miesiąca i ostatniego dnia sporządzany jest raport z łącznej liczby dni/godzin przepracowanych. Gotowy, sporządzony dokument przekazywany jest do działu księgowości.
Podajmy przykład instrukcji wypełniania karty czasu pracy i obliczania płac, przyjmując jako podstawę formularze T-12 i T-13. Zasadniczo nie różnią się od siebie.
- W górnej części należy podać nazwę organizacji zgodnie z dokumentami założycielskimi oraz nazwę jednostki strukturalnej, jeśli istnieje.
- Pola „Data zestawienia” (ostatni dzień miesiąca roboczego) oraz „Numer dokumentu” zostają wypełnione.
- „Okres sprawozdawczy” wskazuje przedział czasu, z którego naliczane jest wynagrodzenie zgodnie z planem.
- Pierwsza kolumna w arkuszu czasu wskazuje numer seryjny pracowników.
- Kolumny 2-3 są wypełniane na podstawie osobistych kart pracowników zgodnie z formularzem T-2, ustalonym na podstawie nakazu przyjęcia do przedsiębiorstwa.
- Kolumny 4 i 6 dotyczą kodów czasu pracy i informacji o liczbie godzin przepracowanych w ostatnim miesiącu.
- Kolumny 5 i 7 są przeznaczone do oznaczania wyników pośrednich za dwie połowy miesiąca.
- Kolumny 8-17 wypełnia się na koniec miesiąca sprawozdawczego.
- Do ostatecznego naliczenia dni nie wlicza się dni nieobecności pracownika (zwolnienia chorobowe, wyjazdy służbowe, nieobecności, dni wolne).
- Kolumny 14 i 16 wypełnione są liczbą dni i godzin.
- 15 - kod przyczyny nieobecności
- 17 - łączna liczba świąt, weekendów pracownika za miesiąc sprawozdawczy.
Dokument podpisuje pracownik działu personalnego, komórki strukturalnej, dyrektor lub osoba przez niego upoważniona.
Sporządzenie karty czasu pracy z harmonogramem zmian i innymi niuansami
Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca musi prowadzić ewidencję faktycznie przepracowanych godzin przez każdego pracownika. Godziny pracy są płatne zgodnie z fizyczną lokalizacją w miejscu pracy. Oblicza się je poprzez rejestrację pojawienia się i nieobecności w miejscu pracy.
Praca zmianowa jest warunkiem układu zbiorowego i musi być udokumentowana. Praca zmianowa może być wykonywana wyłącznie zgodnie z harmonogramem zmianowym zgodnie z art. 103 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Uwzględnia dzienne godziny pracy i częstotliwość zmian. Harmonogram zmian w tym przypadku działa jako lokalny niezależny akt normatywny.
Aby koordynować pracę na nocnych zmianach, wymagane jest umieszczenie pracy na liście określonej w umowie lub akcie pracodawcy zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.
W praktyce najczęściej stosowany jest harmonogram codziennej pracy „karty czasu pracy”. W systemie ewidencji czasu pracy brane są pod uwagę przepracowane zmiany w miesiącu, a jego czas trwania powinien być taki sam przez cały okres. Praca wykonywana ponad czas nie może być zrekompensowana niedopracowaniem w innym dniu lub dniu wolnym od pracy.
Jeżeli warunki przedsiębiorstwa nie pozwalają na spełnienie warunków pracy zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zobowiązują się do wprowadzenia zbiorczego rozliczania czasu pracy. Praca zmianowa może być połączona z wprowadzeniem śledzenia czasu pracy. Procedurę wprowadzenia rachunkowości zbiorczej w spółkach regulują wyłącznie wewnętrzne przepisy prawa pracy. Artykuł 104 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wymaga jedynie nieprzekraczania nominalnej liczby jednostek roboczych miesięcznie.
Poniższy film szczegółowo opisuje procedurę prowadzenia karty czasu pracy:
Sankcje w przypadku nieprawidłowego wypełnienia karty czasu pracy
W trakcie kontroli podatkowych i finansowych audytorzy mogą znaleźć następujące rodzaje naruszeń w wypełnianiu karty czasu pracy:
- dane dotyczące wynagrodzeń nie odpowiadają tym wskazanym w podstawowych dokumentach sprawozdawczych i karcie czasu pracy;
- dane płacowe nie odpowiadają tym wskazanym w dokumentach płatniczych i rozliczeniowych oraz karcie czasu pracy;
- użycie kodów i oznaczeń jest nieprawidłowe;
- przetwarzanie lub nadgodziny nie są brane pod uwagę;
- obliczenie wysokości świadczeń na karcie czasowej niezdolności do pracy.
Naruszenia mogą prowadzić do nałożenia kar na księgowego lub pracodawcę do 5000 rubli. Brak karty czasu pracy lub jej nieobecność w miejscu pracy podczas kontroli biegłych rewidentów może skutkować karą administracyjną zgodnie z art. 5.27 oraz nałożeniem na kierownika jednostki kar w wysokości do 50000 rubli.