Wszelkie przedsiębiorstwa korzystające z pracy wynajętego personelu muszą brać pod uwagę godziny przepracowane przez pracowników. Na tej podstawie dział księgowości oblicza ich wynagrodzenie i świadczenia. Przepracowany czas jest odzwierciedlony w specjalnym dokumencie - arkuszu czasu pracy. Powiemy Ci, jakie są niuanse dotyczące jego konserwacji i jak je poprawnie wypełnić.
Arkusz czasu pracy jest jednym z rodzajów podstawowej dokumentacji księgowej, w której rejestruje się:
- rodzaj czasu wykonywania funkcji pracowniczych, które pracownik wypracowuje;
- czas jego trwania (w godzinach i dniach).
Funkcje grafiku:
- notatkę o faktycznym zatrudnieniu pracownika dla każdego rodzaju czasu pracy;
- kontrola personelu;
- odpowiednie wynagrodzenia i pewne świadczenia;
- dowody w odpowiednich sporach pracowniczych;
- obliczenie przetwarzania;
- podstawy legalności zwolnienia z powodu nieobecności w pracy;
- uzasadnienie podatkowe kosztów funduszu płac;
- podstawę raportowania do organów regulacyjnych.
Czy LLC lub indywidualny przedsiębiorca może pracować bez karty czasu pracy?
Prawo wymaga od pracodawców posiadania takiej karty zgłoszenia, niezależnie od formy prawnej ich organizacji. Jeśli firma zatrudnia pracowników, muszą płacić pensję, z której odliczane są podatki do budżetu. Aby sprawdzić prawidłowość naliczania wynagrodzeń, urząd skarbowy zainteresuje się dostępnością tego dokumentu i jego treścią.
Jeżeli pracownicy pracują w LLC lub indywidualnym przedsiębiorcy, a karta czasu pracy nie jest wypełniona lub zawiera błędy, organ podatkowy może uznać koszty ich wynagrodzeń za udokumentowane nieuzasadnione. Oznacza to, że te wydatki pracodawcy nie zmniejszą podstawy podatku dochodowego.
Ważny! Pracodawcy, który nie zadbał o rozliczanie czasu pracy lub prowadzenie ewidencji czasu pracy z naruszeniami, grożą sankcje organów kontrolnych. Dyrektor może zostać ukarany grzywną w wysokości 1000–5000 rubli, a organizacje mogą zostać ukarane grzywną do 50 000 rubli. (Artykuł 52.7 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).
Jak liczone są godziny pracy pracownika
Czas pracy to okres dnia lub nocy, w którym pracownik jest zobowiązany do wykonywania swoich funkcji pracowniczych lub czas równoważny z czasem wynagrodzenia. Czas trwania tego okresu (dzień roboczy lub zmiana) i regularność jego powtarzania (tryb lub harmonogram) muszą być określone w umowie o pracę jako warunki pracy.
W karcie raportu odnotowuje się różne rodzaje czasu związane z funkcjami pracy:
- dzień;
- noc;
- w weekendy i święta;
- z biegiem czasu;
- zegarek;
- zaawansowane szkolenia poza produkcją;
- płatny urlop;
- zwolnienie lekarskie;
- przymusowa absencja;
- strajk;
- proste itp.
Zasady prowadzenia karty czasu pracy
Sędzia mierzący czas jest zobowiązany do przestrzegania prawnie przyjętych zasad, a także przepisów zawartych w regulaminie wewnętrznym przedsiębiorstwa:
- Dokument ten można prowadzić dla każdej jednostki z osobna lub dla całej organizacji jako całości.
- Liczba godzin przepracowanych przez pracownika dla każdego rodzaju czasu pracy jest wpisywana do karty czasu pracy zgodnie z nadanym kodem.
- Oprócz czasu zatrudnienia odnotowuje się również liczbę godzin, w których pracownik nie wykonywał pracy, chociaż powinien był to zrobić (absencja, strajki, przestoje).
- Pracownicy są wliczani do karty czasu pracy lub wyłączani z niej po wykonaniu odpowiedniej dokumentacji kadrowej – nakazu zatrudnienia lub zwolnienia, umowy o pracę.
- Gdy nowy pracownik zostanie uwzględniony w grafiku, otrzymuje numer personalny, który jest unikalny i stanie się jego kodem w dokumentacji kadrowej. Numer będzie aktualny przez cały czas pracy dla tego pracodawcy. Od zmiany stanowiska numer personalny się nie zmienia. Po zwolnieniu ten sam numer nie powinien być nikomu przypisywany przez 3 lata.
- Surowo zabrania się wcześniejszego wypełniania arkusza czasu - czas jest odzwierciedlony w dokumencie. faktycznie zrobione.
Czy używanie elektronicznych systemów sterowania jest legalne?
Wiele organizacji, zwłaszcza liczne, wykorzystuje elektroniczne systemy monitorowania i/lub monitorowania pracowników w celu ułatwienia ewidencji pracy personelu. Różnorodne funkcje tych systemów umożliwiają rejestrację czasu przybycia i wyjazdu pracowników, niektórych - ich przemieszczania się po terenie, czasami - ich zajęć w miejscu pracy.
Podstawą ustalenia obecności pracownika w pracy może być jego rejestracja według różnych wskaźników przewidzianych przez ten lub inny system rachunkowości i kontroli:
- prezentacja przepustek elektronicznych;
- odczyt linii papilarnych;
- skanowanie siatkówki;
- nagrywanie wideo za pomocą kamer itp.
W zależności od wybranego systemu sterowania uzyskane dane są rejestrowane w takiej czy innej formie. Wiele systemów elektronicznych przewiduje przesyłanie raportów do bazy danych organizacji w ujednoliconej formie, tworząc ten sam arkusz czasu. Dlatego używanie ich jest całkiem akceptowalne: takie rozliczanie, w porównaniu z „ręcznym” wypełnianiem arkusza czasu, nazywa się zautomatyzowane.
Uwaga! Aby stosowanie zautomatyzowanych systemów stało się legalne, organizacja musi ten moment utrwalić w dokumentach księgowych – z pracownikami oraz w wewnętrznych regulacjach.
Jak często i kto wypełnia grafik
Ewidencję czasu pracy wypełnia specjalny pracownik – „timer”, którym może być pracownik jednego z działów:
- dział kadr;
- rachunkowość;
- kierownik jednostki strukturalnej;
- dyrektor;
- każda osoba wyznaczona na zlecenie zarządu.
Na początku każdego miesiąca roboczego otwierany jest nowy arkusz czasu, a pod koniec miesiąca musi być zamknięty. Czasami wyniki pośrednie są sumowane w połowie miesiąca.
Po wypełnieniu arkusza czasu musi on zostać podpisany przez osobę odpowiedzialną i kierownika odpowiedniego działu, a następnie przekazany do działu księgowości (ust. 2, sekcja 2 instrukcji zatwierdzonych dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r.).
Pobierz formularz i przykładowe wypełnienie grafiku
Wypełnianie karty czasu pracy
Aby zachować ten ważny dokument, opracowano specjalne formularze. Nie trzeba ich dokładnie używać: pracodawca ma prawo opracować własne próbki lub przerobić standardowe „dla siebie” (list Rostrud z dnia 14 lutego 2013 r. Nr PG / 1487-61). Najważniejsze jest to, że opracowany arkusz czasu zawiera obowiązkowe dane przewidziane w ustawie federalnej nr 402.
Karta czasu pracy na rok 2018, tak jak poprzednio, może być prowadzona na jednym z dwóch rodzajów standardowych formularzy:
- formularz T-12 - uwzględnia nie tylko przepracowane godziny i/lub nieodebrany czas, ale także nalicza wynagrodzenia (dane są wprowadzane na podstawie „ręcznej” kontroli);
- formularz T-13 jest bardziej powszechny, służy do czystego rozliczania czasu pracy pracownika, a inne dokumenty są dostarczane do listy płac (ten formularz może być również używany w automatycznych systemach księgowych, ale w wersji drukowanej wymagane są podpisy osobiste).
Jak wypełnić kartę czasu pracy w formularzu T-13
Program księgowy 1C radzi sobie z automatycznym wypełnianiem formularza T-13. Przypomina rozbudowany stół. Wypełnienie karty czasu pracy odbywa się w jednym egzemplarzu.
Obowiązkowe dane nie muszą być wypełniane osobno za każdym razem, ponieważ się nie zmieniają, można je wcześniej ustalić w „treści” karty czasu pracy:
- pełna nazwa firmy;
- nazwa jednostki strukturalnej (jeśli w organizacji jest ich kilka).
Osoba odpowiedzialna wprowadza następujące informacje w kolumnach karty czasu pracy:
- kolumna 1 - numer seryjny, wiersze są ponumerowane dla wygody;
- kolumna 2 - imię i nazwisko pracowników według kart osobowych prowadzonych dla personelu oraz tytuł stanowiska według dokumentacji pracowniczej;
- 3 kolumny - numery osobowe przypisane pracownikom.
Uwaga! Konieczne jest podjęcie decyzji, w jaki sposób wprowadzić informacje do grafiku: ciągłe utrwalanie obecności i nieobecności w miejscu pracy lub notowanie tylko odchyleń od harmonogramu.
Każda z poniższych kolumn jest podzielona na 2 części: jedną na oznaczenie kodu alfabetycznego lub numerycznego, a drugą na liczbę przepracowanych godzin.
Wypełnia się je w następujący sposób:
- kolumna 4 - podzielona na komórki oznaczające każdy dzień miesiąca, w którym konieczne jest zaznaczenie wyglądu lub nieobecności oraz godzin zajmowanych przez pracę (składa się z 2 bloków po 15 dni każdy);
- kolumna 5 - obliczenie godzin przepracowanych w dniach w dniu środka i końca miesiąca;
- kolumna 6 - liczenie dni roboczych w miesiącu;
- kolumna 7 zawiera kod wynagrodzenia;
- kolumna 8 - kod księgowy;
- kolumna 9 - ile dni trzeba zapłacić za kody wskazane w kolumnach 8 i 9 (mogą pozostać puste, jeśli w nagłówku zapisany jest jeden kod dla wszystkich pracowników);
- kolumna 10, 12 - litera lub szyfr numeryczny przyczyny nieobecności w pracy;
- kolumny 11, 13 - liczba godzin lub dni straconych ze wskazanego powodu.
Na dole tabeli szef działu umieszcza swoje wizy, jeśli arkusz czasu jest podzielony na jednostki księgowe i koniecznie odpowiedzialny pracownik, który wypełnił arkusz czasu (pracownik kadrowy, księgowy itp.). Musi być odpis podpisu i data obserwacji.
Podstawowe kody do wypełniania karty czasu pracy
Kod rodzaju wynagrodzenia na karcie meldunkowej ma podwójną postać: szyfr alfabetyczny i kod cyfrowy.
| Rodzaj czasu pracy | Oznaczenie literą | Kodowanie numeryczne | |
| 1 | Obecność zgodnie ze standardowym harmonogramem | I | 01 |
| 2 | Praca po godzinach | H | 02 |
| 3 | Zatrudnienie w weekendy i święta | RP | 03 |
| 4 | Z biegiem czasu | C | 05 |
| 5 | Zostań w podróży służbowej | Do | 06 |
| 6 | coroczny urlop wypoczynkowy | Z | 09 |
| 7 | Dodatkowy urlop | OD | 10 |
| 8 | przerwa naukowa | Na | 11 |
| 9 | Skrócony dzień pracy dla studentów w pracy | HC | 12 |
| 10 | Urlop edukacyjny administracyjny | UD | 13 |
| 11 | Zwolnienia chorobowe na ciążę i poród (urlop macierzyński) | R | 14 |
| 12 | Zostawić opiekę nad dzieckiem do 3 lat | płyn chłodzący | 15 |
| 13 | Urlop bezpłatny za zgodą przełożonych | ZANIM | 16 |
| 14 | Urlop administracyjny przewidziany prawem | OZ | 17 |
| 15 | Płatna tymczasowa niezdolność do pracy | B | 19 |
| 16 | Niepłatna niepełnosprawność | T | 20 |
| 17 | Skrócony czas pracy dla niektórych kategorii pracowników | Liga Mistrzów | 21 |
| 18 | Nieobecność w pracy z powodu pełnienia obowiązków publicznych | G | 23 |
| 19 | Absencja | ITP | 24 |
| 20 | „Krótki” dzień pracy deklarowany przez pracodawcę | NS | 25 |
| 21 | Weekend | W | 26 |
| 22 | Nieobecność z nieznanego powodu | HH | 30 |
| 23 | Przestój spowodowany przez firmę | RP | 31 |
| 24 | Przestój z winy pracownika | wiceprezes | 33 |
Jak wypełnić kartę czasu pracy w określonych sytuacjach?
Niektóre niuanse czasu pracy wymagają odpowiedniego odzwierciedlenia w rozkładzie czasu pracy i pewnych działań osób odpowiedzialnych. Przed umieszczeniem w karcie zgłoszenia takie zdarzenia muszą być uzasadnione innymi oficjalnymi dokumentami odpowiadającymi sytuacji - nakazem, aktem, zwolnieniem chorobowym itp.
Zastanówmy się, jak dokładnie należy zaznaczyć godziny i dni pracy w grafiku w sytuacjach, które mogą mieć miejsce w każdej organizacji.
Pracownik nie pojawia się w pracy
Gdy pracownik nie zjawia się do pracy bez ostrzeżenia, powód jego nieobecności nie jest od razu jasny. W takim przypadku bezpośredni przełożony musi działać zgodnie z regulaminem – złożyć memorandum do wyższego kierownictwa i sporządzić zaświadczenie o nieobecności podpisane przez dwóch świadków.
Jak zaznaczyć tę sytuację w grafiku czasu pracy? Nie wiadomo jeszcze z jakiego powodu pracownik opuścił więcej niż 4 godziny od dnia pracy, kod HH jest ustawiony w grafiku (nieobecność z niewyjaśnionej przyczyny).
Uwaga! Po zgłoszeniu się pracownika i sporządzeniu noty wyjaśniającej, która wskazuje przyczyny nieobecności, ocena zmieni się na właściwą. Jeżeli wyjaśnienia zostaną uznane za niezadowalające lub nie zostały udzielone, nieobecność jest odnotowywana w karcie zgłoszenia. Jaki może być pracownik.
Święta przypadają na czas wakacji
Jeśli urlopowicz miał w czasie urlopu dni wolne od pracy z powodu dni wolnych od pracy, sędzia mierzący czas umieszcza literę B („Dzień wolny”) w odpowiednich komórkach. Te dni nie są wliczane do czasu wakacji. Zwykłe weekendy (nie święta) oznaczone są literami OT („Wakacje”), ponieważ są one uwzględniane w liczbie dni urlopu.
Pracownik choruje na wakacjach
Kodeks pracy pozwala na wydłużenie urlopu na okres przymusowej niepełnosprawności lub przeniesienie tych dni na inny czas. Dlatego ważne jest, aby dokładnie wpisać oznaczenia na karcie zgłoszenia, ile dni na urlopie pracownik był chory. Oczywiście choroba musi być udokumentowana ulotką.
Sędzia mierzący czas liczy, ile dni pracownik odpoczywał zdrowo i oznacza je kodem OT („Wakacje”). Następnie daty, dla których wydano zwolnienie chorobowe, są odpowiednio oznaczone „B”. Jeśli urlop po chorobie trwał, dni te są ponownie oznaczone jako „OD”, a także czas, na jaki został przedłużony lub przeniesiony do rekompensaty za zwolnienie chorobowe.
Wyjazd służbowy wypadł w weekend
Jeśli pracownik jest zmuszony spędzić weekend w podróży służbowej, stwarza to trudności w rozliczeniach czasu pracy. Daty wyjazdów przymusowych, które wypadły w weekend, podczas wypełniania karty czasu pracy, są oznaczone nie literą B („Dzień wolny”), ale kodem K („Podróż służbowa”), niezależnie od tego, czy firma wycieczka była tego dnia zajęta lub wypoczęta.
W tym artykule rozważymy oznaczenia liter w grafiku. Porozmawiajmy o cechach prowadzenia grafiku. Dowiedz się, kto wypełnia grafik.
Rozliczanie przepracowanych godzin jest prowadzone w celu dalszego naliczania wynagrodzeń pracowników. Dla wygody ewidencji opracowano kartę czasu pracy. Nie można odmówić jego przeprowadzenia - będzie to naruszenie Kodeksu pracy, a kary zostaną odpowiednio nałożone.
Stół spełnia kilka funkcji:
- służy do rejestrowania czasu spędzonego przez pracownika w pracy;
- służy do nadzorowania harmonogramu pracy;
- pomaga zbierać informacje do statystyk i dokonywania płatności.
Funkcje prowadzenia karty czasu pracy
Niektóre funkcje pracy z kartą czasu pracy:
- nie może być kilku kart czasu pracy dla jednej firmy lub jednego z jej oddziałów;
- codziennie wprowadza się do niego zapisy poparte dowodami w postaci dokumentów;
- usuwanie wykresów i linii z grafiku jest zabronione.
Oznaczenia liter w arkuszu czasu: kto wypełnia arkusz czasu
Firma musi mieć osobę odpowiedzialną za dokładność i kompletność danych w karcie zgłoszenia. Jeżeli w opisie stanowiska nie ma takiego obowiązku, zlecenie wydaje szef firmy.
Zwykle księgowy ds. płac lub pracownik działu personalnego nadzoruje wprowadzanie informacji do karty czasu pracy. Jeżeli firma jest duża i obejmuje więcej niż jedną jednostkę strukturalną, niemożliwym staje się uwzględnienie przepracowanych przez pracowników godzin przez jednego pracownika, wówczas podejmuje się decyzję o powołaniu osoby odpowiedzialnej za każdą jednostkę z osobna. Wszystkie arkusze czasu pracy są grupowane w dziennik i wysyłane do działu księgowości.
Algorytm wypełniania karty czasu pracy
- Decydujemy o sposobie ewidencji czasu pracy:
- rozliczanie przyjazdu lub nieobecności pracownika,
- rozliczanie niestandardowych sytuacji (nie pojawiła się, nie dotarła na czas, przepracowała nadgodziny).
- Oznaczenie metody określenia kilku oznaczeń w ciągu jednego dnia:
- przez ułamek (/),
- zorganizowanie 2 oddzielnych wpisów na pracownika.
- Decydujemy o sposobie określenia dokładnego czasu pracy:
- według typu 2:30 (2 godziny 30 minut),
- ułamek dziesiętny 2,5 godziny
- Decydujemy o tym, jak dokonamy zmian:
- sporządzenie osobnego arkusza korygującego,
- na swój sposób.
- Wybierz kodowanie:
- listy,
- liczby.
Po wykonaniu powyższych kroków można przystąpić do wprowadzania wpisów w arkuszu czasu. W tabeli przedstawiono etapy napełniania:
| Krok | Dane | Komentarz |
| 1 | Nazwa firmy i jednostki strukturalnej | W górnej części wpisana jest nazwa firmy lub dane przedsiębiorcy, wskazany jest dział strukturalny |
| 2 | Kod OKPO | 8 cyfr dla LLC, 10 cyfr dla przedsiębiorcy |
| 3 | numer papieru, dzień wydania | Numer musi być seryjny, data prawie zawsze jest ostatnim dniem okresu |
| 4 | Okres sprawozdawczy | Karta czasu pracy jest przesyłana raz w miesiącu kalendarzowym |
| 5 | Dane pracownika | Numer personelu, imię i nazwisko, stanowisko |
| 6 | Informacje o pobycie w pracy i godzinach pracy | Wprowadzanie kodów |
| 7 | Ilość dni roboczych i godzin w miesiącu | Kolumna 5: dni i godziny dla 1/2 miesiąca, kolumna 6: liczba dni i godzin dla miesiąca |
| 8 | Dane do wypłaty wynagrodzeń | Rodzaje płatności są kodowane, więc kod jest wprowadzany. Korespondent/konto - zostaną z niego przelane pieniądze na opłacenie pracownika. Kolumna 9 będzie zawierać liczbę dni/godzin dla tego rodzaju wynagrodzenia. |
| 9 | Informacje o przyczynach nieobecności w pracy | gr. 10-12: kody przyczyn i liczba godzin wolnych od pracy |
| 10 | Podpisy osoby odpowiedzialnej za zestawienie tabeli, kierownika, oficera personalnego |
Tabela symboli karty czasu pracy
W tabeli omówiono symbole w arkuszu czasu:
| Kod literowy | Kod cyfrowy | Indeks |
| I | 01 | Godziny otwarcia (rozróżnij dzień i wieczór) |
| H | 02 | Praca w nocy |
| RV | 03 | Praca pracowników na wakacjach |
| Z | 04 | Nadgodziny |
| Do | 06 | Podróż służbowa |
| Z | 09 | Roczny płatny urlop (podstawowy) |
| OD | 10 | Dodatkowe płatne wakacje |
| Na | 11 | wyjechać na studia z pensją oszczędnościową. Może być wystawiony na zaawansowane szkolenie, z oddzieleniem od procesu produkcyjnego. |
| HC | 12 | Skrócony czas pracy (dotyczy stażystów w pracy). Jednocześnie przewidziana jest możliwość częściowego zaoszczędzenia wynagrodzeń. |
| UD | 13 | Dodatkowy urlop z tytułu nauki bez wynagrodzenia |
| R | 14 | urlop macierzyński. Sporządzają zamówienie, które sam pracownik podpisuje. |
| płyn chłodzący | 15 | Wakacje na opiekę nad dzieckiem |
| ZANIM | 16 | Wakacje bez wynagrodzenia |
| OZ | 17 | Urlop bezpłatny (bez oszczędzania wynagrodzenia) |
| B | 19 | Czasowa niezdolność do pracy (nie licząc przypadków przewidzianych kodem „T”). Ten symbol oznacza również urlop na opiekę nad chorym oraz na czas kwarantanny. |
| T | 20 | Niepłacona niepełnosprawność. Może to być spowodowane urazem domowym, koniecznością opieki nad chorym itp. |
| Liga Mistrzów | 21 | Godziny redukcji pracy dla pracowników i pracowników |
| RP | 31 | Przestój bez winy pracownika |
| NP | 32 | |
| G | 23 | Absencja przy utrzymaniu wynagrodzenia |
| ITP | 24 | Absencja, czyli nieobecność w pracy przez co najmniej 4 kolejne godziny pracy |
| NS | 25 | Godziny pracy w niepełnym wymiarze godzin z inicjatywy pracodawcy |
| W | 26 | Weekend |
| ZB | 29 | Uderzenia |
| HH | 30 | Nieobecności z nieznanych przyczyn |
Zbiorcze rozliczanie godzin pracy
Obliczenia są oparte na dniu kalendarzowym, a nie na zmianie. Oznacza to, że zmiana (12 godzin) zaczyna się o 21:00 i kończy o 9:00 następnego. dnia, w tabeli zostanie dokonana adnotacja o czasie pracy za dzień rozpoczęcia zmiany - 3 godziny (od 21:00 do 24:00), a za dzień zakończenia - 9 godzin (od 00:00 do 09 :00).
Procedura wypełniania karty czasu pracy
Arkusz kalkulacyjny ma swoje własne cechy:
- Aby pokazać dzienny koszt czasu pracy za pełny miesiąc na pracownika, w tabeli podkreślono:
- 2 wiersze (kolumny 4, 6) w f. T-12;
- 4 wiersze (kolumna 4), 2 wiersze na 2 tygodnie i odpowiednia liczba kolumn (15, 16), w f. T-13.
Liczbę kolumn można zwiększyć, aby zapewnić dokładność wprowadzania dodatkowych informacji. W gr. 4 i 6 obu grafików w najwyższym wierszu należy wpisać kody kosztów roboczogodzin, a na dole ilość faktycznie nie przepracowanego czasu w danym dniu.
- Wszyscy pracownicy organizacji mają osobisty numer personalny używany w dokumentach dotyczących ich pracy i jej wypłaty. Jeśli chodzi o pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, trzeba im od razu przypisać 2 numery, ponieważ trzeba dla nich sporządzić standardowy pakiet dokumentów o zatrudnieniu. Czas pracy będzie liczony oddzielnie dla obu numerów personelu.
- Górne wiersze w kolumnach 5, 7 (formularz T-12) wypełniane są danymi o liczbie dni pełnego przepracowania pracownika. Dolne wiersze dotyczą niewolnika. czas za dany okres (w godzinach).
- Na koniec każdego miesiąca oficer personalny otrzymuje gotowe raporty od pracowników, którzy prowadzili karty czasu pracy. Jego zadaniem będzie porównanie informacji zawartych w raportach z informacjami z działu personalnego. W razie potrzeby wskazuje powody, dla których pracownik nie przyszedł do pracy. Sprawdza również, kiedy pracownik otrzymał urlop, kiedy otrzymał zwrot kosztów przejazdu. Celem takiego pojednania jest wyjaśnienie, które godziny zostały pominięte z ważnego powodu, a które uważa się za nieobecność.
- Śledzenie czasu można wykonać na dwa sposoby:
- rozliczanie przyjazdów do pracy i nieodebranych zmian,
- uwzględnianie sytuacji wyjątkowych (absencja, opóźnienia, nadgodziny).
- Jeśli jeden z pracowników został zwolniony, jego numer osobowy jest usuwany z listy w następnym. miesięcy po jego odejściu.
- Gdy firma zatrudnia nowych pracowników, ich numery pracowników są wprowadzane do bazy danych w tym samym miesiącu.
- Wpisy w arkuszu czasu są dokonywane tylko wtedy, gdy istnieją dokumenty uzupełniające:
- o nieobecności w pracy. czas pracownika,
- przy odejściu pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy,
- o przetwarzaniu (z inicjatywy pracodawcy lub samego pracownika),
- o zmniejszeniu liczby godzin pracy.
- Dane o nieodebranych zmianach, wskazane w dniach, są kodowane i wprowadzane w górnym wierszu kolumny, dolnych nie należy wypełniać.
- Podczas wypełniania f. T-12 grafiku, sekcja druga „Rozliczenia z personelem dotyczące wynagrodzeń” dla podobnego rodzaju płatności dla wszystkich pracowników i corr. używane konto od 18 do 22. Jeżeli są różne dla poszczególnych pracowników, gr. od 18 do 34 lat.
- Przy wprowadzaniu informacji do obliczenia wysokości wynagrodzenia w f. T-13:
- za to samo wynagrodzenie i corr. kont dla wszystkich pracowników, nad tabliczką z gr. 7-9 i gr. 9 (bez wypełnienia gr. 7,8);
- dla różnych płatności i corr. c. konta dla pracowników obowiązują 7-9. Dodatkowe pole z takimi samymi kolumnami No przydaje się do informacji o rodzajach płatności, jeśli jest ich więcej niż 4.
Oddzielne przypadki arkusza kalkulacyjnego
Tabela uwzględnia indywidualne przypadki:
| Wydarzenie | Rozwiązanie |
| Roczne i dodatkowe urlop socjalny (pracownicy z dziećmi) | Wszystkie dni są traktowane jako święta, w tym weekendy, ponieważ czas trwania urlopu liczony jest na podstawie dni kalendarzowych |
| Pracownik został zwolniony w połowie miesiąca | Zaznaczono dni robocze przed zwolnieniem, pozostałe dni zaznaczono krzyżykiem. Numer osobowy można przenieść na innego pracownika dopiero po 3 latach |
| Wiadomo, dlaczego pracownik nie jest na miejscu | Nieobecność nie jest rejestrowana, dopóki pracownik nie przyniesie dokumentów potwierdzających przyczynę nieobecności |
| Wiadomo było, dlaczego pracownik nie stawił się, jednak do czasu złożenia karty czasu pracy nie przyniósł dokumentów potwierdzających przyczynę nieobecności | wstawia się „НН (30)” (brak z nieznanych przyczyn); po przedstawieniu referatów kod zmienia się na właściwy dla tego przypadku |
Funkcje wypełniania karty czasu pracy dla niektórych kategorii pracowników
W tabeli omówiono cechy wypełniania dla niektórych kategorii pracowników:
| Kategoria | Osobliwość |
| Pracownik przeniesiony przez władze z pełnym niewolnikiem. tygodni za niekompletne | Wszystkie dni, w których pracownik nie jest zaangażowany w proces produkcyjny, oznaczone są kodem „B (26)” (dzień wolny). |
| Pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim | Ma prawo do pracy w niepełnym wymiarze godzin. W tabeli umieszcza się kod „OZH (15)” i myślniki oznaczające czas pracy. Powinny być zorganizowane 2 dodatkowe. wiersze: dla kodu „I (01)” (czas pracy pracowników etatowych) oraz dla oznaczenia godzin pracy. Będą więc informacje o statystykach i godzinach pracy dla listy płac. |
| Oświadczenie pracownika przedsiębiorstwa w sądzie | Wymienione jako „inne. przyczyny niestawiennictwa”, dowodem nieobecności z powodu wezwania na posiedzenie sądu jest zaświadczenie o wezwaniu. |
| Podróż służbowa | Pierwsza linia: liczba godzin pracy na podstawie reżimu w głównym miejscu zatrudnienia. Druga linia: kod „К(06)” (podróż służbowa). W zestawieniu łącznej liczby godzin (dni) przepracowanych w miesiącu w gr. „Pracował miesięcznie” rejestruje tylko czas pracy w podróży służbowej. |
| Kursy przypominające (i podobne wydarzenia) | Jest oznaczony kodem „U(11)”. |
| Zmniejszenie długości dnia roboczego przed świętem i dniem wolnym od pracy | Rejestrowana będzie liczba godzin faktycznie spędzonych w pracy. |
| Przeniesienie dni roboczych | Przełożony dzień będzie oznaczony „B(16)” (dzień wolny). Wskazany jest czas pracy na dzień, w którym obecnie przypada zmiana pracy (dowodem przeniesienia jest polecenie kierownika). |
| Z biegiem czasu | Karta czasu pracy wskazuje nadgodziny pod znakiem „NU”. |
| Kierowca transportu firmowego | Informacje wprowadzane są zgodnie z harmonogramem pracy (z podsumowaniem przepracowanych godzin, długość dnia pracy nie powinna przekraczać 10 godzin. Istnieje możliwość zwiększenia liczby godzin pracy do 12, ale osoba nie powinna prowadzić samochodu dłużej niż 9 godzin). Jeżeli kierowca pracuje w określonych godzinach każdego dnia, czas pracy liczony jest w dniach, a w dni świąteczne - w godzinach. |
| Nieregularny dzień pracy | Należy odnotować standardową liczbę nieprzepracowanych godzin pracy. Liczba godzin, które wykroczyły poza normę, nie jest liczona jako nadgodziny. Pracownicy otrzymują dodatkowo do tygodnia urlopu. |
| Wakacje na wakacjach | Dla dni urlopowych - kod „OD (09)”, święta oznaczone są jako święta - „Do”. |
| Pracownik był nieobecny w pracy, ale zachował średnie zarobki | Jest to czas nieprzepracowany, oznaczony kodem „A”. |
Akty ustawodawcze na ten temat
| Artykuł | Nazwa |
| Sztuka. 91 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej | Pojęcie czasu pracy |
| Część 2 art. 91 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej | Zatwierdzenie maksymalnego tygodnia pracy (40 godzin) |
| Sztuka. 94 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej | Zatwierdzenie zmiany pracy |
| Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 05.01.2004 nr 1 „O zatwierdzeniu ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności” | Zatwierdzenie formy karty czasu pracy - T-12, T-13 |
| Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 r. Nr 20 | Procedura stosowania ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej |
Typowe błędy
Błąd nr 1: Wpisy w grafiku nie są dokonywane codziennie.
Nie każdy wie, jak zrobić kartę czasu pracy. Tak więc informacje w tej sprawie będą istotne. Przyjrzyjmy się podstawowym zasadom, których powinieneś przestrzegać w 2019 roku.
Drodzy Czytelnicy! Artykuł mówi o typowych sposobach rozwiązywania problemów prawnych, ale każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiąż dokładnie swój problem- skontaktuj się z konsultantem:
ZGŁOSZENIA I POŁĄCZENIA SĄ PRZYJMOWANE 24/7 i 7 dni w tygodniu.
Jest szybki i JEST WOLNY!
Pracownik działu personalnego lub księgowy musi codziennie wypełniać kartę czasu pracy.
Jeśli dana osoba ma doświadczenie, taki proces nie będzie trudny. Ale początkującym trudno jest dowiedzieć się, gdzie i co pisać.
Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej zawiera wszystkie niezbędne zasady, których należy przestrzegać przy wypełnianiu takiego dokumentu.
Podstawowe momenty
Najpierw wyjaśnijmy, co oznacza karta czasu pracy, jakich formularzy należy używać.
Co to jest
Prawo zobowiązuje każdego pracodawcę do prowadzenia ewidencji, kto i ile czasu przepracował. Uwzględniane są godziny pracy firmy, niezależnie od tego, czy jest to osoba prawna, czy indywidualny przedsiębiorca.
Specjalnie do tych celów Państwowy Komitet Statystyczny opracował formularze T-12, T-13 -.
Cel dokumentu
Karty czasu pracy są wymagane dla pracownika działu kadr lub księgowości dla:
Karta czasu pracy pomaga księgowemu potwierdzić, czy wynagrodzenie lub każdy pracownik jest naliczany zgodnie z prawem.
Z jego pomocą specjalista działu personalnego monitoruje frekwencję i w razie potrzeby uzasadnia nałożone na pracownika kary.
Taki dokument jest wydawany pracownikowi wraz z książką pracy, jeśli odchodzi. Ale w tym celu osoba musi złożyć odpowiednią prośbę ().
Forma karty czasu pracy, która jest zatwierdzona na poziomie legislacyjnym, musi być bezwzględnie stosowana:
- w organizacji rządowej;
- w jednolitym przedsiębiorstwie;
- które spełniają porządek państwowy;
- niektóre korporacje publiczne.
Ramy prawne
Ustanawia się obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Jeśli taki wymóg nie zostanie spełniony, firma będzie musiała zapłacić grzywnę, a także potrącić wydatki na wynagrodzenia. Tak, a firma zostanie odrzucona, jeśli chce zwrócić kwotę zapłaconą na arkuszach inwalidzkich.
Zatwierdzana jest sama forma dokumentu, która powinna być stosowana w przedsiębiorstwach.
Próbka wypełnienia karty czasu pracy
Firma może korzystać z ujednoliconych formularzy lub samodzielnie opracować formularz.
W drugim przypadku nadal będziesz musiał korzystać ze szczegółów podstawowej dokumentacji księgowej oraz danych o tym, jak pracownicy korzystali z funduszu czasu pracy.
Najczęściej finalizowana jest ujednolicona forma karty czasu pracy. Dodano kilka dodatkowych wykresów i kodów.
Jakie dane są wprowadzane
W dokumencie każda pozycja jest odzwierciedlona w dwóch wierszach. Górny będzie zawierał symbol w postaci kodu, dolny ile godzin przepracował pracownik.
Jeśli nieobecność odbija się na wakacjach, chorobie, wówczas umieszczany jest tylko kod. Dolna linia jest pomijana.
Każdy rodzaj pracy lub czasu odpoczynku ma swoje własne oznaczenie (literowe lub numeryczne). Kody obecności/nieobecności są zapisane na stronie tytułowej T-12.
Są również używane, jeśli są wypełnione. Pożądane jest używanie kodów alfabetycznych (są łatwiejsze do zapamiętania).
Wszelkie uwagi dotyczące przyczyn nieobecności pracownika i specjalnego harmonogramu pracy należy umieścić, jeśli istnieje dokument potwierdzający (itp.)
Na przykład pracownik nie poszedł do swojego miejsca pracy, a ty nie znasz powodu. Do czasu przesłania karty zgłoszenia kolumna nieobecności pozostaje pusta.
Jeśli osoba przyniesie dokument potwierdzający, to na jego podstawie umieszczany jest kod. Jeśli taki dokument nie zostanie odebrany, wstawiany jest kod „НН” (brak z niewyjaśnionego powodu).
Karta czasu pracy sporządzana jest w jednym egzemplarzu, który podpisuje osoba upoważniona, kierownik jednostki oraz pracownik działu personalnego.
Dokument należy przechowywać przez 5 lat. Jeśli warunki pracy są szkodliwe i niebezpieczne, taki okres wyniesie 75 lat. Dokumenty utworzone po 2003 roku są przechowywane przez 50 lat ().
Wyobraźmy sobie próbkę wypełnienia arkusza podsumowującego rozliczenie czasu pracy. Zastanówmy się, jak wypełnić formularz T-13, jeśli używasz metody ciągłej.
W pierwszej kolejności wskazuje się nazwę firmy i jednostkę strukturalną:
Powyżej odzwierciedla nazwę firmy, pełną nazwę przedsiębiorcy oraz jednostkę strukturalną. Mogą to być takie działy - sprzedaż, marketing, produkcja.
Podaj numer seryjny karty czasu pracy i datę jego zestawienia (zwykle jest to ostatni dzień miesiąca, który jest sprawozdawczym):
Dokument sporządzany jest w ciągu miesiąca (od początku do końca). Przy odzwierciedlaniu danych o pracownikach dla każdego z nich wypełniana jest osobna linia. 
Wskazują numer w kolejności, który jest przypisany do wszystkich pracowników i używany we wszystkich świadectwach księgowych.
Numer ten pozostanie z obywatelem nawet przez pewien czas po wypowiedzeniu. Wpisz imię osoby.
Tabela pokazuje frekwencję i liczbę przepracowanych godzin. W takim przypadku musisz użyć symbolu. 
Przykład ma następujące kody:
Musisz określić liczbę dni i godzin w okresie raportowania. 
Piąta kolumna będzie zawierała liczbę dni i godzin, przez które pracownik przepracował pół miesiąca. 
Szósta kolumna odzwierciedla dni i godziny miesiąca. Podaj dane do obliczenia zarobków w ten sposób:
Kody rodzaju wynagrodzenia określają, które przelewy zostaną wykonane. Szyfr jest cyfrowy. W naszym przykładzie płace i zapłać.
Koszty zostaną pobrane z konta księgowego do odzwierciedlonego rodzaju wynagrodzenia. Tutaj jest jedno konto.
Kolumna 9 będzie odzwierciedlać liczbę dni przepracowanych dla określonego rodzaju płatności.
W postaci arkusza czasu, górna komórka zawiera dane o występach, a dolna komórka zawiera dni, w których dana osoba była na wakacjach.
Jeśli wszyscy pracownicy są obciążani jednym rodzajem płatności, jego kod jest zapisany na górze. Kolumny 7, 8 są pomijane, wpisując tylko liczbę dni i godzin przepracowanych w kolumnie 9. 
Uzupełnij informacje o nieobecności. Wprowadzane są kody odzwierciedlające przyczynę nieobecności danej osoby. 
Następnie osoby upoważnione podpisują. 
Kto prowadzi go w organizacji
Dokument ten musi wypełnić upoważniony pracownik. Jeżeli firma ma więcej niż jeden dział, a czas pracy jest uwzględniany dla każdego takiego działu, wyznacza się kilka osób odpowiedzialnych.
Przepisy nie wskazują, jakie stanowisko powinna zajmować osoba odpowiedzialna za prowadzenie karty czasu pracy.
Menedżer może wyznaczyć dowolnego specjalistę firmy, którego chce. Odpowiedzialni mogą być nawet strażnicy.
Pracownik, który będzie odpowiedzialny za sporządzenie karty czasu pracy, musi zostać wyznaczony w drodze zamówienia.
Musi zawierać imię i nazwisko takiej osoby oraz imię i nazwisko zastępcy, który wypełni formularz pod nieobecność odpowiedzialnego pracownika. 
Jeśli nie ma takiego nakazu, dodatkowy obowiązek pracownika dotyczący prowadzenia karty czasu pracy powinien znaleźć odzwierciedlenie w umowie o pracę.
W przeciwnym razie władze nie mają prawa wymagać od pracownika wypełnienia dokumentu rejestrującego godziny pracy.
Ponieważ w dużych firmach wyznacza się kilka osób odpowiedzialnych, muszą wypełnić dokument w ciągu miesiąca, a następnie przekazać go kierownikowi działu do podpisania.
Taki szef dwukrotnie sprawdzi informacje i przekaże kartę zgłoszenia do działu personalnego. Funkcjonariusze zweryfikują informacje, na ich podstawie wypełnią dokumentację i przekażą formularze księgowemu.
Jeśli firma nie jest duża, nie stosuje się takiego łańcucha. Karta czasu pracy jest prowadzona przez oficera personalnego. Następnie trafia do działu księgowości.
Rodzaje formularzy (T-12, T-13)
Zatwierdzony formularz T-12 zawiera następujące sekcje:
Formularz T-13 ma tylko jedną sekcję, która rejestruje obecność pracowników w trybie automatycznym.Godziny pracy odzwierciedlane są na 2 sposoby, na przykład:
Firma wybiera, która metoda jest dla niej bardziej odpowiednia. Jeśli firma ma stały dzień pracy, preferowana jest druga opcja.
Jeśli podsumowuje się rozliczanie godzin pracy, konieczna jest ciągła rejestracja. Forma T-13 znajduje zastosowanie w firmach, w których znajdują się specjalne kołowroty – zautomatyzowane systemy, które będą kontrolować obecność personelu.
Forma T-12 jest uniwersalna. Arkusz kalkulacyjny może być:
- w formie papierowej;
- w formie elektronicznej;
- ukończone w specjalistycznych programach księgowych, takich jak 1C.
Coraz częściej wybierana jest forma elektroniczna, ponieważ łatwiej jest ją poprawić.
Notatki z wakacji i podróży
Kod, który jest ustawiany, jeśli dana osoba wybiera się w podróż służbową, to K lub 06. Za cały czas nieobecności w przedsiębiorstwie z tego powodu pracownik otrzyma średnie wynagrodzenie ().
Zgodnie z regulaminem w dniu wyjazdu i przyjazdu frekwencja jest ustalana zgodnie z ustaleniami kierownika z pracownikiem.
Zwykle takie niuanse są przepisywane w kolejności. Oznacza to, że w karcie zgłoszenia można wpisać kod, który oznacza obecność osoby w pracy lub kod jej nieobecności. Zastanów się i ile godzin dana osoba przepracowała.
Na przykład pracownik wrócił z podróży służbowej i przepracował 3 godziny. W formularzu wpisany jest kod „K”, „I” i zegar - „3”.
Osoba oddelegowana nie jest zobowiązana do przestrzegania przedsiębiorstwa, do którego przybyła, a także harmonogramu, który został ustalony w miejscu wykonywania pracy głównej.
Jeśli dana osoba jest nieobecna, a przyczyny jej nieobecności nie są znane, umieszcza się NN. Po ustaleniu przyczyny braku pracy wskazany jest PR.
Do kart czasu pracy dołączone są dodatkowe arkusze, poświadczone podpisem odpowiedzialnego pracownika. Jeśli nie cały dzień jest pomijany, wskazuje się, ile godzin osoba przepracowała dziennie.
Wideo: procedura prowadzenia karty czasu pracy
Jeśli osoba, która jest w podróży służbowej, jest to również odnotowane w karcie zgłoszenia. Jakie zasady należy wziąć pod uwagę, odkładając znaki urlopowe?
Ważne jest, aby zrozumieć:
- jaki rodzaj wakacji;
- Kiedy zaczyna się i kończy urlop pracownika?
- jaka metoda jest stosowana - ciągła, rejestracja odchyleń.
Każdy rodzaj wakacji ma swoje oznaczenie:
Wymagany kod wpisuje do karty zgłoszenia upoważniony pracownik za każdy dzień nieobecności osoby.
Jeśli stosowana jest metoda ciągła, pozostałe dni będą odzwierciedlać oznaczenie I (wygląd). Jeśli stosowana jest metoda rozliczania odchyleń, wykresy są pomijane.
Dlaczego potrzebujesz korekty?
Arkusz czasu korekcyjnego to dodatkowy dokument, w którym określone są informacje dla każdego pracownika. Należy dołączyć notatkę od osoby upoważnionej.
Na przykład osoba nie przyszła do pracy. W karcie meldunkowej umieścili nieobecność. Pracownik może zostać zwolniony za takie wykroczenie.
Później przyniósł orzeczenie o niepełnosprawności. W takim przypadku musisz wypełnić arkusz czasu naprawczego.
Aby poprawić informacje:
- Określ, czy należy wprowadzić zmiany.
- Osoba odpowiedzialna sporządza noty wyjaśniające.
- Wymagany jest raport korygujący. Jest to ten sam formularz, co główny arkusz czasu. Ale kolumna „Widok” będzie miała napis „Korekta”. Wszystkie arkusze rewizji są ponumerowane. Główny arkusz czasu w numeracji nie jest brany pod uwagę.
Formularz można wypełnić na 2 sposoby:
Firmy chętniej wybierają pierwszą opcję. Normy prawne Federacji Rosyjskiej nie zawierają wymagań dotyczących formy i standardów składania korygujących kart czasu pracy.
Oznacza to, że osoba odpowiedzialna ma prawo do samodzielnego wyboru sposobu przekazywania informacji. Dokument korygujący powinien zawierać odniesienie do numeru, a nie do konkretnego pracownika. W końcu podwładni mogą mieć więcej niż jedną osobistą kartę i numer.
Niuanse podczas kompilacji w organizacji budżetowej
Wiele osób interesuje, czy dozwolone jest korzystanie z formularza T-13 w instytucjach budżetowych i czy istnieje potrzeba odzwierciedlenia czasu przetwarzania (jeśli jest to dzień nieregularny).
Organizacje budżetowe muszą skorzystać z nowej próbki wypełniania formularza karty czasu pracy 0504421.
Śledzenie czasu to bardzo ważne zadanie. Pracownik nie chce stracić ciężko zarobionych pieniędzy, a organizacja z kolei nie stara się płacić za absencję.
Aby uniknąć takich nieporozumień, pomocne będzie terminowe i prawidłowe prowadzenie dokumentacji sprawozdawczej dotyczącej ewidencji czasu pracy.
Po co to jest
Karta czasu pracy to ustalony dokument, który zawiera informacje o przestrzeganiu godzin pracy przez każdego z pracowników. Innymi słowy jest to tabela, w której wprowadza się dane dotyczące pojawienia się lub nieobecności każdego z pracowników organizacji.
Na podstawie tego dokumentu obliczane są wynagrodzenia i premie lub nakładane są kary za spóźnienia, nieobecności i inne odchylenia od harmonogramu pracy.
Taka karta czasu pracy musi istnieć w jednym egzemplarzu i być przechowywana przez pracownika wyznaczonego do jego wykonania. Najczęściej pracę tę powierza się działowi personalno-księgowemu, czasem kierownikowi działu lub kierownictwu wyższego szczebla. Powołanie na stanowisko „timer”, a raczej nałożenie odpowiednich obowiązków, powinno znaleźć odzwierciedlenie w umowie o pracę.
Opcje kształtu
Możesz wziąć pod uwagę, ile dni i godzin pracownik przepracował różnymi metodami, ale Roskomstat przygotował specjalne formularze. Są proste i czytelne w obsłudze, z ich pomocą można wizualnie śledzić „obecność” pracy, a następnie efektywnie wykorzystywać uzyskane dane.
Dla organizacji budżetowych wprowadzono specjalny formularz ewidencji czasu pracy nr 0504421.
Dla wszystkich innych organizacji i przedsiębiorstw zatwierdzono formularze T-12 i T-13. Te ostatnie różnią się od siebie tym, że T-13 jest używany tam, gdzie pojawieniem się i nieobecnością sterują nie ludzie, ale za pomocą zautomatyzowanych systemów (bramki obrotowe). Przyszedłem do pracy, odprawiłem się w punkcie kontrolnym z przepustką i pojechałem dalej. W ten sposób łatwo zapanować nad spóźnieniami, nieobecnościami i innymi odchyleniami od harmonogramu pracy.
Formularze w formularzu T-13 najczęściej wypełniane są automatycznie lub przy częściowym wykorzystaniu środków technicznych.
Karty czasu pracy w formularzu T-12 są również wypełniane w celu obliczenia wynagrodzeń, dlatego wygodnie jest powierzyć utrzymanie takiego harmonogramu księgowemu.
Jak wypełnić
Najważniejsze aspekty prowadzenia karty czasu pracy:
- tabela istnieje w jednej instancji;
- wypełniane codziennie na podstawie oficjalnych dokumentów (zwolnienia lekarskie, nakazy, nakazy itp.);
- zabrania się usuwania jakichkolwiek kolumn i pól z ogólnie przyjętej tabeli.
Jednak nadal możesz modyfikować tabelę. Czasami zdarzają się sytuacje, kiedy trzeba dodać dodatkowe pola do istniejącego formularza. Na przykład, aby wziąć pod uwagę określone godziny pracy w przypadku niestandardowych zmian. W takim przypadku zmiany są możliwe, ale dopiero po podpisaniu odpowiedniego zlecenia szefa.
Przed rozpoczęciem miesiąca sprawozdawczego (2-3 dni wcześniej) odpowiedzialny pracownik otwiera kartę zgłoszenia. To czas na podjęcie decyzji, jaką metodę dyrygowania wybierzemy. Może to być ciągła rejestracja - dzienna obecność / brak obecności lub wprowadzenie wyłącznie odchyleń od reżimu - spóźnienia, nocne zmiany, nadgodziny itp.
Próbka wypełnienia karty czasu pracy na przykładzie formularza T-12
Przede wszystkim wypełniony jest nagłówek i pierwsze trzy kolumny. Ta informacja z reguły pozostaje stała - jednostka strukturalna, imię i nazwisko pracowników, numery personelu.
W kolumnach od 4 do 7 codziennie zaznacza się stawienia się, nieobecności, dni wolne i zwolnienia lekarskie. W tym celu stosuje się specjalne oznaczenia dla każdego z powodów. Tak więc zwolnienie chorobowe jest oznaczone kodem B, dzień wolny od pracy to RV, a urlop roczny to OT. Pełną listę oznaczeń można znaleźć w najbardziej ujednoliconej formie na pierwszej stronie.
Należy pamiętać, że wszelkie oceny są wpisywane do karty czasu pracy wyłącznie na podstawie dowolnego dokumentu. Może to być zwolnienie chorobowe, nakaz wewnętrzny lub zlecenie dotyczące nadgodzin podpisane przez znajomego pracownika.
Często zdarzają się sytuacje, w których nie jest do końca jasne, jaki kod umieścić. Na przykład pracownik jest na płatnym urlopie, otrzymuje kod OT. Ale w tym czasie miał nierozwagę zachorować i nie poszedł do pracy w wyznaczonym terminie.
Jeśli pracownik nie ostrzegł nas, wskazane jest zapisanie kodów HH (brak nieobecności z nieznanych przyczyn), a po otrzymaniu zwolnienia lekarskiego skorygowanie tych oznaczeń do kodu „B”. W przypadku, gdy pracownik znalazł sposób na zgłoszenie swojej choroby, możesz od razu zaznaczyć kod „B”.
Być może w takiej sytuacji lepiej najpierw zaznaczyć kody „НН” i „Б” ołówkiem, aby nie zepsuć wyglądu dokumentu, który istnieje w jednym egzemplarzu. Jeśli formularz jest przechowywany w formie elektronicznej, takie problemy nie pojawią się.
Część nieobecności uważa się za „dni”, ponieważ pracownik nie może być na urlopie tylko przez pół dnia lub na zwolnieniu lekarskim przez trzy godziny. W takim przypadku pod oznaczeniem literowym pozostaje pusta kolumna. Jeżeli pracownik spóźnił się o 30 minut lub pracował 4 godziny w nadgodzinach, wówczas pod oznaczeniem literowym wskazany jest czas odstępstwa od reżimu pracy.
Kolumny 5 i 7 podsumowują pośrednie i końcowe wyniki przepracowanych dni, a kolumny 8 do 17 zawierają kompletny raport dla każdego pracownika - ile pracował, ile odpoczywał, ile tęsknił i dlaczego. Z nazwy nagłówka nad każdą kolumną jasno wynika, które dane należy podsumować.
Cechy prowadzenia ewidencji czasu pracy w organizacjach budżetowych
Formularz nr 0504421 służy również do monitorowania przestrzegania reżimu pracy, ale ma nieco inną nazwę „Rozliczanie czasu pracy”, co odzwierciedla specyfikę pracy organizacji budżetowych. W tej karcie meldunkowej można znaleźć takie określenia, jak „dni wolne od zajęć szkolnych”, „zastępstwo w przedłużonej grupie dziennej”, „urlop na naukę”.
Procedura prowadzenia takiego arkusza czasu nie różni się od ujednoliconych formularzy księgowych T-12 i T-13:
- prowadzone w jednym egzemplarzu;
- otwiera się na 2-3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego;
- używane bez zmiany standardowego formularza.
Przyjęto również dwie procedury rejestracji - ciągłą (odnotowuje się wszystkie wystąpienia i nieobecności) oraz ze wskazaniem odchyleń.
Sam stół ma kilka różnic. W nagłówku grafiku oprócz nazwy organizacji, jednostki strukturalnej i okresu odniesienia należy wskazać jego rodzaj z liczbą. Jeśli karta czasu jest przesyłana „tak jak jest” bez wprowadzania zmian, nazywa się ją podstawową i jest oznaczona w tej kolumnie jako „0”. Przy każdej kolejnej regulacji musisz podać numer zmiany w kolejności.
Pierwsze cztery kolumny wypełniane są natychmiast - są to pełne nazwiska pracowników, numery personalne i stanowiska. Kolejne kolumny są wypełniane w miarę upływu okresu. W górnej części kolumny wskazano odchylenia od trybu pracy w godzinach (jeśli występują), w dolnej części oznaczenie literowe przyczyny odchylenia. Kolumny 20 i 37 podsumowują odpowiednio pośrednie i miesięczne sumy.
W tym formularzu nie ma dodatkowych obliczeń. Pod koniec okresu rozliczeniowego dokument ten jest przekazywany do działu księgowości, gdzie na jego podstawie zostaną obliczone wynagrodzenia dla pracowników organizacji budżetowej.
Wykaz oznaczeń użytych w tym arkuszu czasu (formularz nr 0504421) znajduje się w tabeli:
Nazwa wskaźnika Kod Weekendy i święta wolne od pracy W Praca w nocy H Wypełnianie obowiązków publicznych G Wakacje regularne i dodatkowe O Inwalidztwo czasowe, inwalidztwo z powodu ciąży i porodu B Wakacje na opiekę nad dzieckiem LUB Nadgodziny Z absencja P Nieobecności z niewyjaśnionych przyczyn (do czasu wyjaśnienia okoliczności) HH Nieobecności za zgodą administracji ALE Dni wolne od nauki WU Dodatkowy urlop edukacyjny OU Zastępstwa w 1 - 3 klasach ZN Zastępstwa w rozszerzonych grupach dziennych Zapytanie ofertowe Zastępstwo w klasach 4 - 11 AP Praca w weekendy i święta wolne od pracy RP Faktycznie przepracowane godziny F Delegacje Do Jak definiuje się urlop?
Słowo wakacje w biznesie personalnym łączy wiele pojęć. Począwszy od i kończąc na dekrecie. Wiele młodych matek się nie zgodzi, ale to także wakacje, chociaż przewidziano opiekę nad małym dzieckiem.
Każde z tych świąt jest odnotowywane na swój sposób w rozkładzie czasu pracy i warto zwrócić szczególną uwagę na najczęstsze rodzaje świąt i ich rejestrację.
W rozkładzie
Na podstawie zlecenia urlopowego, które musi również zawierać podpis samego urlopowicza, do karty czasu pracy umieszczany jest kod „OT”, jeśli jest to urlop główny, lub kod „OD”, jeśli jest to dodatkowy.
Na własny koszt
Zdarza się, że pracownik potrzebuje kilku dni urlopu poza swoim głównym harmonogramem. Powody mogą być różne, ale rozwiązanie jest takie samo – urlop bez wynagrodzenia.
Ustawodawstwo przewiduje kilka powodów takich wakacji - ślub, narodziny dziecka lub bardziej smutne wydarzenia, takie jak śmierć bliskiego krewnego. W takich przypadkach należy umieścić kod „OZ”.
Jeśli pracownik ma inny powód i otrzymuje podobny urlop w porozumieniu z kierownikiem, używany jest kod „DO”. W obu przypadkach znakowania dokonuje się na podstawie stosownego zamówienia podpisanego przez pracownika.
Trening
Połączenie pracy i nauki w naszych czasach jest raczej normą niż wyjątkiem, a ustawodawstwo w tej sprawie wspiera takich pracowników, dając gwarancję urlopu na naukę. Po zaakceptowaniu odpowiedniego wniosku od pracownika i otrzymaniu podpisanego przez studenta zamówienia możesz bezpiecznie zaznaczyć kod „U” w karcie zgłoszenia na cały okres urlopu naukowego.
Warto zaznaczyć, że jeśli pracownik zachoruje podczas kolejnej sesji, to urlopu takiego nie przedłuża się na okres zwolnienia chorobowego, a kod „B” można wpisać tylko w dni po zakończeniu urlopu szkoleniowego, jeśli pracownik nie zdążył dojść do siebie przed końcem wakacji i dostarczył zaświadczenie o zwolnieniu lekarskim potwierdzające jego niestawienie się po zakończeniu sesji.
Na ciążę i poród
Tak błogosławiony okres dla pracownic oczywiście nie powinien być przyćmiony biurokracją z dokumentami, dlatego urlop macierzyński jest udzielany na podstawie zwolnienia chorobowego, kod w karcie meldunkowej to „P”. Ten sam kod stosujemy w przypadku adopcji noworodka.
Do opieki nad dziećmi
A potem wydaje się nakaz urlopu rodzicielskiego do trzeciego roku życia. Takie wakacje oznaczone są kodem „OZH”.
Praca z dokumentami jest zawsze odpowiedzialnym zadaniem, ale znajomość podstaw wypełniania karty czasu pracy uchroni Cię przed sporami płacowymi i innymi drobnymi niedogodnościami tego rodzaju.
Wideo - kompilacja karty czasu pracy i listy płac w 1C: