Как заполнить приказ о приеме нового сотрудника на работу?
В случае зачисления в кадровый состав предприятия нового работника, специалистом отдела кадров обязательно составляется приказ (распоряжение), свидетельствующий о занесении данного работника в штат. Приказ о приеме на работу оформляется после подписания двустороннего соглашения между работником и руководителем предприятия.
Хранение распоряжений
Вся документация, касающаяся личного состава, формируется в дела согласно срокам хранения: пять лет и семьдесят пять лет. Приказ о зачислении работника причисляется к документам личного состава и хранится на предприятии в течение семидесяти пяти лет в одном экземпляре.
Внутри дела все приказы формируются по порядковым номерам и датам выхода приказа. Если в сформированном деле собирается большое количество страниц, то такие дела разбиваются на тома.
Узнать, что такое акт выполненных услуг по договору оказания услуг и скачать его образец заполнения, вы можете
Нюансы заполнения приказа о приеме на работу
Прежде чем подписать с новым работником трудовой договор, на основании которого оформляется распоряжение о приеме сотрудника, необходимо в первую очередь ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и дисциплины на предприятии.
Для чего требуется журнал учета проверки и испытаний электроинструмента и как вести этот документ на предприятии – узнайте
Правильно и грамотно оформленный приказ о зачислении на работу позволяет внести соответствующую запись в трудовую книжку работника, открыть и безошибочно заполнить личную карточку и завести на имя нового сотрудника лицевой счет для
По первому запросу работника, ему выдают копию распоряжения о взятии на работу.
К вопросу составления, оформления и хранения приказов и распоряжений о приеме сотрудников следует относиться с большой ответственностью специалисту по кадрам и руководителю предприятия. Распоряжения и приказы, касающиеся личного состава, могут использоваться в будущем для решения спорных социальных вопросов, например, может потребоваться информация о стаже сотрудника, размере заработной платы или об объявленных наградах и поощрениях.
Какие документы потребуется оформить при приеме нового сотрудника на работу, вы можете узнать в следующем видео-интервью:
Факт принятия работника на работу фиксируется при помощи соответствующего приказа, который издается на основании подписанного между работником и работодателем .
Приказ о приеме на работу подготавливается и оформляется сотрудником кадровой или юридической службы, подписывается руководителем организации и доводится до сведения принимаемого работника под роспись. В дальнейшем данный приказ уже является основанием для внесения соответствующих записей в , его трудовую книжку, а также для открытия бухгалтерией лицевого счета работника.
Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу, организация может разработать и использовать собственную текстовую форму приказа о приеме. В этом случае в содержательной части приказа должны быть отражены следующие данные:
- указание распорядительного действия,
- фамилия имя отчество принимаемого работника,
- должность (профессия), на которую принимается сотрудник,
- наименование подразделения или отдела,
- уровень оплаты труда,
- условия испытательного срока (в случае необходимости),
- дата заключения и номер трудового договора, на основании которого принимается работник.
Также, для оформления лиц, принимаемых по трудовому договору, можно использовать специальную унифицированную форму приказа (распоряжения) о приеме работника(ов): форма № Т-1 - применяется для приема одного работника, форма № Т-1а - для группы работников.
Заполнение унифицированной формы № Т-1 и Т-1а не должно вызвать каких-либо затруднений, но все-таки есть некоторые особенности их оформления, требующие пояснения:
- Если с работником (работниками) трудовой договор заключается на неопределенный срок, тогда в строке "Дата" формы № Т-1 (в столбце "Период работы" формы № Т-1а) графа "по" не заполняется.
- В форме № Т-1 в качестве условий приема на работу и характера предстоящей работы необходимо указать одну из форм организации труда. Например, "по совместительству", "постоянно", "в порядке перевода из другой организации", "для выполнения определенной работы", "для замещения временно отсутствующего работника" и так далее.
- Тарифная ставка, оклад и надбавки в приказе о приеме на работу указываются согласно и должны соответствовать (совпадать) с условиями оплаты труда, прописанными в трудовом договоре.
Согласно изданному приказу работник должен с определенного дня приступить к своим профессиональным обязанностям. Если в установленный день работник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован.
Появление нового работника – факт хозяйственной жизни, который оформляется первичными учетными документами и приказом руководителя. Он служит основанием для выплаты зарплаты. И хотя образец, рекомендованный Госкомстатом, не является строго обязательным - лучше использовать Т-1, чтобы избежать претензий во время проверки.
Обязательные кадровые документы при оформлении нового сотрудника- личное заявление и приказ о приеме на работу. Их стандартные формы для организаций были утверждены Постановлением Госкомстата. С 2013 года формально допускается использование собственных бланков, но при этом они должны учитывать все особенности, установленные Трудовым кодексом и Законом о бухгалтерском учете . Иначе не исключены претензии проверяющих органов по поводу того, что документы организации не соответствуют законодательным требованиям.
С развитием средств автоматизации появилось много программ по кадровому делопроизводству, включающих различные бланки, в том числе - приказа о приеме на работу. Пользоваться ими можно, но нужно проверять их на соответствие унифицированным формам:
- Т-1 (для оформления одного человека),
- Т-1а (для группового найма).
Все требуемые сведения должны присутствовать в документе.
Рисунок 1.
Данные, внесенные в распорядительные документы, должны точно соответствовать условиям заключаемого трудового договора.Особенно важно все предусмотреть в случае приема по совместительству , так как эта форма трудоустройства предусматривает особый порядок увольнения. На основании распоряжения (приказа) заполняется трудовая книжка, личная карточка сотрудника (Т-2), а также в бухгалтерии открывается лицевой счет (Т-54, Т-54а).
Приведем образец заполнения унифицированной формы приказа о приеме на работу Т-1.
Рисунок 2.
В трехдневный срок после фактического начала работы, сотрудник должен быть ознакомлен с документом под роспись. По требованию ему выдается копия, заверенная подписью кадровика, руководителя и печатью предприятия. С 2015 года существенно усложнилась форма трудового договора для иностранных работников , и эти изменения необходимо учитывать при издании распоряжения.
Есть ли особенности для ИП?
Порядок оформления для индивидуальных предпринимателей не предусматривает никаких отклонений от того, который установлен ст.68 ТК РФ.Фактически от ИП не требуется только соблюдения внешней формы документов, но практичнее использовать типовой приказ о приеме на работу, чем изобретать собственный (скачать образец Т-1) .Он также обязан вести делопроизводство по личному составу, как и другие наниматели. Это подтверждается Письмом № 4414-6 Федеральной службы по труду и занятости. Особое внимание нужно обращать при найме персонала для общепита , поскольку для таких предприятий установлены особые санитарные и медицинские ограничения. Если производится массовый набор, то целесообразнее оформить приказ о приеме на работу, пример которого приведен ниже (Т-1а).
Объединение в приказе данных о группе лиц не меняет его основного содержания. В этой форме отсутствуют только указания на особые условия принятия на работу, например, на период декретного отпуска постоянного работника. Если они имеются, то для такого человека будет лучше составить индивидуальный распорядительный документ.
Внимание! Никогда не используйте унифицированные формы при заключении договора подряда и не включайте в текст даже отдельные положения из них: трудовые функции, место работы, дату начала работы или режим труда. Это влечет за собой его "переквалификацию" в трудовой без фактического оформления. Причем, с 2014 года - не только по суду, но и по результатам проверки трудовой инспекции. Административное наказание для ИП: штраф от 5 до 10 тыс. рублей, для юр. лиц - от 50 до 100 тыс. рублей.
Нужно помнить, что основание трудовых отношений -договор, его составление предшествует изданию приказа, и расхождений в них быть не должно. Не стоит рассчитывать на то, что в распоряжение всегда можно ввести изменения. Об этом, например, свидетельствует решение Алтайского краевого суда. Сотрудница принималась на работу по срочному договору с указанием периода. Уволена - по причине того, что не выдержала испытательный срок. Она обратилась в суд и была восстановлена с выплатой за вынужденный прогул. Причина: в приказе условие приема с испытанием указывалось, но отсутствовало в договоре.
Чтобы не допускать ошибок при составлении кадровых документов, советуем прислушаться к рекомендациям экспертов Интернет бухгалтерии "Мое дело".
Кадровая документация при принятии нового человека в штат компании составляется в соответствии с содержанием приказа о приеме на работу, заполненным по форме Т-1.
Скачать бесплатно бланк и заполненный образец приказа возможно в нижней части статьи.
Для оформления удобно брать типовую унифицированную форму Т-1. Если приёму подлежит более одного человека, то берется бланк Т-1а, который актуален, когда принимается несколько лиц для выполнения однотипной работы или на одну и ту же должность
Унифицированная форма приказа о приеме на работу действует с 03 апр. 2004г. и введена в действие Постановлением №1 от 05.01.04.
Право компании не заполнять типовой бланк Т-1 или Т-1а, а составить свой образец распоряжения. Главное – обеспечить в бланке установленные законом 402-ФЗ (ч.2 ст.9) реквизиты первичной документации. Разработанные бланки и образцы нужно показать в учетной политике. Однако на практике все же чаще всего заполняется унифицированная форма приказа Т-1, содержащий достаточный набор полей для указания требуемых в соответствии с трудовыми законами сведений.
Примеры унифицированных бланков распоряжений Т-1 и Т-1а:
Особенности заполнения указанных документов приведены ниже.
Если распоряжение оформлено не по унифицированной форме, то оно может принимать, например, такой вид (скачать данный образец можно ниже):
Документальным обоснованием для заполнения приказа о приеме на работу служит договор трудового типа, причем не важно какой он – срочный или бессрочный, заключенный на основную работу или по совместительству.
Заявление от работника для заполнения бланка распоряжения не требуется. Некоторые работодатели просят при принятии на работу писать , однако это является исключительно их инициативой, трудовое законодательство того не требует. Подобная просьба работодателя может объясняться особенностями ведения внутреннего документооборота.
В свою очередь, заполненный образец Т-1 выступает обоснованием для составления Т-2 и проведения записи в трудовой.
Если работник принимается на неполный рабочий день (например, на 0.5 ставки), то приказ составляется по .
Если работодатель решает оформлять принятие персонала посредством унифицированной формы Т-1, следует заполнить следующие поля (скачать бесплатно бланк приказа о приеме на работу Т-1 можно в word ниже):
Наименование поля бланка Т-1 |
Заполняемая информация |
Реквизиты фирмы |
Наименование компании работодателя и ОКПО |
Нумерация разрабатывается каждым работодателем самостоятельно. Номер может включать не только цифры, но и буквы, символы, знаки для удобства учетной деятельности. | |
Дата составления |
День, когда оформлен приказ. Возможно досрочное оформление. |
Принять с |
Дата первого рабочего дня работника, определяется трудовым договором |
Ставится дата завершения трудовых отношений, указывается, если договор носит срочный характер.
Если работник принимается на время замещения, то вместо даты в этой поле бланка формы Т-1 пишется событие, при наступлении которого отношения прекращаются. Данное поле формы Т-1 не заполняется, если договор с работником заключен на неопределенный срок. |
|
Сведения о принимаемом работнике на основании предоставленных им документов. | |
Табельный номер |
Личный персональный номер, присваиваемый работнику при его принятии, номер сохраняется за человеком на протяжении всей его рабочей деятельности. |
Подразделение |
Место, где будет работать вновь принятый сотрудник |
Должность |
Наименование должности, профессии, согласно штатному расписанию |
Условия приема |
Основная или по совместительству |
Зарплата |
Указываются составляющие заработной платы работника. Поле заполняется согласно трудовому договору. |
Испытание |
Обозначается, если соответствующее условие включено в соглашение трудового типа.
Если в трудовом договоре про испытание ничего не говорится, значится данный срок не установлен и поле не заполняется. |
Основание |
Реквизиты трудового соглашение с трудящимся. Заявительная бумага от него о приеме на работу не обязательна. |
Подпись утверждающая |
Утверждает заполненный образец приказа Т-1 руководитель организации |
Подпись ознакомительная |
После утверждения руководителем документ передается принимаемому на работу сотруднику для ознакомления и подписания |
Ознакомление с заполненным и утвержденным распорядительным бланком нужно провести в течение трех дней с первого рабочего дня сотрудника.
Пример приказа о приеме на работу можно скачать бесплатно ниже. Представленный бланк и заполненный образец распоряжения актуальны на 2017 год.
Если сотрудник принимается по совместительству
Распоряжение о принятии по совместительству все равно следует заполнить, можно использовать унифицированный документ. В поле приказа «условия работы» следует указать, что работник принимается по совместительству, при этом не важно внешнее оно или внутреннее.