archív je organizácia alebo jej štrukturálna jednotka, ktorá prijíma a uchováva dokumenty za účelom využitia retrospektívnych informácií. Za uchovávanie dokumentov vo veľkej organizácii zodpovedá rezortný archív a archív malej a strednej podnikateľskej organizácie vedie tajomník alebo v kancelárii.
Na systematizáciu dokumentov umiestňovaných v archíve sa takáto úložná jednotka tvorí ako spis. Prípad - dokument alebo súbor dokumentov týkajúcich sa jedného problému alebo oblasti činnosti a umiestnený v samostatnom obale. Dokumenty sa tvoria do prípadov, podľa nomenklatúry prípadov, systematizovaný zoznam názvov prípadov registrovaných v organizácii s uvedením podmienok ich uloženia.
Pri príprave dokumentov na archívne uloženie sa vykonávajú dve administratívne operácie: vytvorenie prípadu a jeho registrácia. Formovanie prípadov - priraďovanie dokumentov ku konkrétnemu prípadu a ich systematizácia. Registrácia prípadu, určená stanovenými pravidlami, príprava na uloženie dokumentov.
Organizácia archivácie dokumenty a ich efektívne využívanie je jednou z hlavných úloh služby podpory dokumentov. Štruktúra archívu organizácie je tvorená podľa nomenklatúry prípadov. Ide o samostatný dokument, ktorého príprava je komplexnou a viacstupňovou prácou.
Nomenklatúra prípadov revidované každoročne pred začiatkom úradného roka. Pri jeho zostavovaní sa zohľadňuje štruktúra predchádzajúcej nomenklatúry a plány fungovania organizácie na ďalší rok. Každá konštrukčná jednotka si pripraví svoju vlastnú časť a potom sa jednotlivé kusy centrálne spoja do všeobecného názvoslovia. Návrh nomenklatúry podlieha schváleniu vedúcim organizácie.
V priebehu účtovného roka sa dokumenty, s ktorými sa ukončili operatívne práce, zakladajú do spisov podľa aktuálnej nomenklatúry. V tomto prípade je možný výskyt dokumentov, ktoré neboli zabezpečené pri jeho príprave. Ak sa tak stane, prípad sa začne s novým nadpisom, ktorý je uvedený v nomenklatúre. Je tiež veľmi pravdepodobné, že za celý rok sa neobjaví ani jeden dokument na založenie veci s uvedeným nadpisom. O každom prípade uvedenom v nomenklatúre sa urobí príslušná poznámka.
Archívne ukladanie dokumentov v organizácii môže prebiehať v niekoľkých etapách. Na určitý čas sú uložené v archíve štruktúrnej jednotky a potom prenesené do archívu organizácie. Potom časť dokumentov podlieha prevodu do štátneho úložiska.
Ruská kancelárska práca má dlhú históriu, ktorá sa vyznačuje národnými charakteristikami. Dokumenty žijú dlho – od registrácie až po archiváciu a zničenie. Pravidlá pre prácu s nimi v konkrétnej organizácii tvoria systém kancelárskej práce. Ide o súbor všeobecných princípov a špecifických technológií spracovania dokumentov. K ich tvorbe dochádza pod vplyvom mnohých faktorov. Najvýznamnejšími z nich sú existujúce tradície práce, národné aj tie, ktoré vznikli v rámci konkrétnej organizácie, ako aj rôzne regulačné a metodické dokumenty štátnych orgánov.
Vedenie účtovnej, personálnej a titulovej dokumentácie je neoddeliteľnou súčasťou každodennej práce oddelenia kancelárskych prác každej modernej organizácie. Skladovanie papierov je dôležitou súčasťou tejto práce. Doba uchovávania dokumentov je určená nielen ich dôležitosťou, ale aj štandardnými zoznamami, ktoré poskytujú odporúčania týkajúce sa podmienok. Dodržiavanie všetkých požiadaviek a pravidiel organizáciou zabráni problémom s regulačnými orgánmi.
Z článku sa dozviete:
Ukladanie dokumentov do archívu
Základné dokumenty sú prvé obchodné dokumenty, ktoré spoločnosť dostane. Dôležitosť zakladacej listiny a osvedčenia o registrácii pre organizáciu je rovnako dôležitá ako mať pas a rodný list osoby. Môžu byť potrebné v rôznych situáciách. Strata týchto obchodných dokladov samozrejme nie je veľký problém, dajú sa ľahko obnoviť, ale za to budete musieť zaplatiť štátny poplatok. Je však lepšie to nerobiť, ale jednoducho dodržiavať podmienky a podmienky ich skladovania.
Ukladanie titulných dokumentov
Článok 52 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie upravuje postup registrácie akejkoľvek právnickej osoby. Vytvára sa na základe príslušných zakladajúcich dokumentov. Organizačná a právna forma vytvoreného podniku určuje ich zloženie a množstvo. Spravidla sú to stanovy a osvedčenie o zápise. Prirodzene, každá spoločnosť je platiteľom dane, preto musí mať aj osvedčenie o registrácii na príslušnom daňovom úrade. Zvyčajne je to INN / KPP. Ak je spoločnosť, ktorá sa má vytvoriť, ekonomickým subjektom, potom musí mať spoločenskú zmluvu. Akciové spoločnosti musia mať register cenných papierov a ich vlastníkov.
Papierové dokumenty sa tradične vždy považovali za titulné dokumenty podniku. Tieto obchodné dokumenty zohrávajú dôležitú úlohu v práci organizácie a majú dôležitú právnu hodnotu. Situácia sa nedávno zmenila. V Ruskej federácii sa elektronický tok dokumentov čoraz viac rozširuje a elektronická dokumentácia sa začína používať na rovnakej úrovni ako papierová a v niektorých prípadoch dokonca nadobúda prevládajúci význam.
Uveďme si príklad. Na vykonávanie rôznych akcií a prijímanie vládnych služieb majú spoločnosti teraz právo neposkytovať zamestnancom vládnych agentúr dokumenty o vlastníctve v tlačenej podobe. Táto novinka je spôsobená tým, že jednotný register štátnej registrácie právnických osôb (USRLE) obsahuje všetky potrebné informácie. Každý zamestnanec štátnej organizácie, daňový inšpektor alebo notár s prístupom do Jednotného štátneho registra právnických osôb môže kedykoľvek získať všetky požadované informácie o konkrétnej právnickej osobe. Navyše, papierová charta už nie je nevyhnutnou súčasťou kancelárskej práce spoločností s ručením obmedzeným. Teraz môžu pri svojej práci používať elektronickú Chartu štandardného formulára.
Prečítajte si tiež:
Archívne uloženie dokumentov
Archívne úložisko ako všetky ostatné dokumenty musia byť vyhotovené na špeciálne určenom mieste. Tradične ide o špeciálny priečinok uložený v trezore. Zodpovednosť za uchovávanie dokumentov má ako prvé osoby organizácie buď generálny riaditeľ alebo hlavný účtovník. Ak má spoločnosť právne oddelenie, touto funkciou môžu byť poverení jej zamestnanci. Treba však mať na pamäti, že za poškodenie alebo stratu dokumentov je v každom prípade zodpovedný vedúci podniku.
Upozorňujeme, že pre akciové spoločnosti zákon stanovuje osobitné požiadavky na podmienky a postup pri uchovávaní obchodnej listiny. Dňa 16. júla 2003 bolo prijaté osobitné uznesenie Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi č. 03-33 / ps, ktorým sa upravuje postup pri uchovávaní dokumentov akciových spoločností. Faktom je, že podniky tejto formy vlastníctva využívajú pri svojej činnosti cenné papiere. Legislatíva na ne kladie osobitné požiadavky na podmienky a doby skladovania.
Všetky ostatné podniky s odlišnou organizačnou a právnou formou, s skladovanie a určovaní podmienok obsahu obchodnej listiny sa riadia všeobecnými pravidlami, ktoré neupravujú osobitné predpisy alebo zákony.
Uchovávanie účtovných a daňových dokladov
Každý podnik bez ohľadu na formu vlastníctva a organizačnú a právnu formu je povinný viesť daňovú a účtovnú evidenciu. Existuje množstvo organizácií, ktoré nie sú zo zákona povinné dodržiavať požiadavky federálneho zákona „o účtovníctve“. Musia však viesť aj záznamy o svojich finančných aktivitách. Všetky finančné a daňové dokumenty musia byť uchovávané a skladované podľa prísne definovaných pravidiel a predpisov.
Všetku účtovnú dokumentáciu možno zhruba rozdeliť do dvoch veľkých skupín:
Primárne dokumenty.
Účtovná dokumentácia.
Primárna dokumentácia má oveľa väčšiu hodnotu. Je to spôsobené tým, že leví podiel na takejto dokumentácii tvoria dokumenty prichádzajúce do podniku zvonku, od obchodných partnerov a protistrán. Všetky vykonávané účtovné operácie, ako aj tvorba základu dane sa vykonávajú výlučne na základe prvotnej dokumentácie. Má určitý formát a vzhľad. Aká je primárna dokumentácia? V prvom rade sú to úkony, zmluvy, faktúry, nákladné listy, ako aj množstvo iných dokumentov. Všetky právne významné akcie sú certifikované týmito obchodnými dokumentmi. V tejto súvislosti majú množstvo špeciálnych požiadaviek na obsah a podmienky, v ktorých musia byť skladované.
V súčasnosti nie je nezvyčajné, že primárne obchodné dokumenty vznikajú a fungujú v elektronickom formáte. Pre dokumentáciu tohto druhu boli vyvinuté aj určité štandardy, ktoré určujú ich formu a typ, najmä prítomnosť kvalifikovaného elektronického podpisu. Čo sa týka doby uchovávania elektronických dokumentov, sú úplne identické s ich papierovými náprotivkami.
Lehoty uloženia archívnych dokumentov v organizácii
Zakladateľská listina každého podniku alebo organizácie, bez ohľadu na ich právny štatút, musí obsahovať doložku upravujúcu, za akých podmienok a na aké obdobie by sa mali uchovávať účtovné doklady. Prítomnosť tejto položky pomôže vyhnúť sa dodatočným otázkam zo strany zástupcov kontrolných orgánov. Okrem toho sa odporúča vydať miestny normatívny akt, ktorý definuje, ako sa má dokumentácia spoločnosti uchovávať a kto bude za to konkrétne zodpovedný.
Všetka primárna účtovná dokumentácia sa musí uchovávať v súlade s požiadavkami modernej ruskej legislatívy, nie však kratšie ako 5 rokov.
Ukladanie dokumentov personálom
Dokumentácia týkajúca sa personálnej práce je v drvivej väčšine prípadov striktnou dokumentáciou zodpovednosti. Osobitné podmienky pre uchovávanie týchto obchodných listín sú spôsobené tým, že obsahujú osobné údaje zamestnancov. Zvýšenú zodpovednosť za integritu a bezpečnosť ako samotných médií, tak informácií, ktoré obsahujú, má na to osobitne poverený zamestnanec – personálny inšpektor. Neprítomnosť takejto pozície v personálnej tabuľke organizácie naznačuje, že túto zodpovednosť ponesie buď samotný vedúci podniku, alebo hlavný účtovník.
Všetky príkazy na prácu s personalistom, evidenčné karty zamestnancov, pracovné knihy a výpisy zamestnancov sú v úvode personálneho inšpektora. Federálny zákon „o účtovníctve“ upravuje postup tvorby primárnej dokumentácie o personálnej práci a odmeňovaní. Z ustanovení tohto zákona vyplýva, že všetku prvotnú účtovnú dokumentáciu možno prijať do účtovníctva len vtedy, ak sa jej tvorba uskutočnila na základe albumov jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie.
Príprava dokumentov na archiváciu
Uchovávanie účtovných dokladov upravuje list Ministerstva financií ZSSR zo dňa 29.7.1983 č.105. Podľa tohto listu by mal byť ponechaný v archív, ktorá je chápaná ako samostatná miestnosť so špeciálnymi skriňami a trezormi. Pravidlá Rosarkhiv z 2. júna 2002 obsahujú štandardné odporúčania pre usporiadanie týchto priestorov. Odporúčania sú vítané, ale nie povinné. Za nedodržanie nie sú žiadne sankcie.
Niekoľko ďalších požiadaviek sa vzťahuje na to, ako by mala byť uchovávaná dokumentácia podávania správ. Mal by byť uložený v trezoroch alebo špeciálnych miestnostiach vybavených zvýšenými bezpečnostnými opatreniami. Rovnaké požiadavky platia pre obchodné listiny označené pečiatkou „obchodné tajomstvo“.
Všetky ostatné obchodné dokumenty môžu byť uložené na policiach a v špeciálnych skriniach. Môžu byť umiestnené priamo v kancelárii vedúceho organizácie alebo hlavného účtovníka. Upozorňujeme, že na zabezpečenie jednoduchého prístupu sa odporúča, aby boli bankové výpisy, predbežné správy, akty, peňažné príkazy a iné finančné dokumenty zviazané a usporiadané v chronologickom poradí.
V prípade nedostatku miesta, ako aj po absolvovaní kontroly Federálnej daňovej služby je potrebné preniesť množstvo obchodných dokumentov na archív obce. Prevod sa vykonáva podľa inventára, v očíslovanej a zošitej forme. Množstvo papierov po uplynutí doby skladovania podlieha zničeniu. Osobitná komisia túto dokumentáciu skontroluje a zaznamená skutočnosť o jej zničení.
Dodržiavanie stanovených pravidiel, postupov a lehôt zaručuje podnikateľovi ochranu pred problémami spôsobenými nezhodami s kontrolnými orgánmi a zároveň mu umožňuje vytvoriť potrebný legislatívny rámec, ktorý môže byť potrebný pri obhajobe zákonných práv a záujmov v súdnictve.
Aj keď riaditeľ nechce o archíve ako štruktúrnej jednotke počuť, neznamená to, že ho firma nemá. Je tu archív, no zatiaľ má podobu skladu zberového papiera roztrúseného po skriniach a kanceláriách s úplnou absenciou akejkoľvek jedinej zákazky a systému. V tomto článku si povieme, ako zorganizovať ukladanie dokumentov v organizácii, v ktorej neexistuje archív ako taký a dokumenty, ktoré je potrebné zabezpečiť vhodnými podmienkami uchovávania, už existujú a navyše sa objavujú každý deň. Koniec koncov, musíte súhlasiť, je oveľa jednoduchšie začať s vytváraním archívu, keď je organizácia malá a nie je toľko dokumentov, ktoré by ste mali uložiť. Ak túto prácu prevezmete o pár rokov, keď objem obehu dokumentov začne predstavovať desiatky tisíc jednotiek, bude oveľa ťažšie vytvoriť archív.
REGULAČNÉ DOKUMENTY A ZODPOVEDNOSŤ ZA NEVHODNÉ UCHOVÁVANIE DOKUMENTOV
Proces uchovávania dokumentov organizácie je regulovaný na federálnej úrovni.
O práci archívu v spoločnosti existujú dva hlavné dokumenty:
- základné pravidlá pre prácu rezortných archívov, schválený rozkazom Hlavného archívu ZSSR z 5. 9. 1985 č. 263. Dokument má normatívny (povinný) charakter.
- Základné pravidlá pre archívy organizácií, schválené rozhodnutím Rosarkhiv Collegium zo dňa 06.02.2002 (ďalej len Základné pravidlá pre archívy organizácií). Dokument má metodický (nepovinný) charakter.
Odporúčame tajomníkovi preštudovať si tieto dosť podobné dokumenty. Popisujú základné princípy ukladania obchodných dokumentov v spoločnosti, požiadavky na skladovanie a poskytujú mnoho foriem dokumentov, ktoré zabezpečujú proces skladovania na čele s nomenklatúrou záležitostí organizácie.
Zodpovednosť za nesprávne uloženie dokumentov
V súlade s čl. 13.25 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie, porušenie stanoveného postupu a podmienok uchovávania dokumentov akciovou spoločnosťou a spoločnosťou s ručením obmedzeným (dodatočná) bude mať za následok uloženie správnej pokuty úradníkom vo výške dvetisícpäťsto až päťtisíc rubľov; pre právnické osoby - od dvesto tisíc do tristo tisíc rubľov. Prax používania tohto článku je pomerne rozsiahla, čo má zmysel informovať manažéra, ktorý odmieta prideliť zdroje na ukladanie firemných dokumentov.
ANALÝZA ZLOŽENIA DOKUMENTOV
V prvom rade musíte pochopiť zloženie dokumentov, ktoré sa momentálne v organizácii nachádzajú. Všetky spadajú do dvoch skupín:
Dokumenty, ktoré už boli dokončené kancelárskou prácou;
Dokumenty, ktoré vznikajú ako výsledok činností organizácie a nachádzajú sa v tej či onej fáze svojho životného cyklu.
Práce pôjdu naraz v dvoch smeroch. Dokumenty z prvej skupiny je potrebné skontrolovať, rozobrať podľa typu a určiť zloženie puzdier. K prípadom bude potrebné priradiť aj dokumenty druhej skupiny ihneď po ukončení kancelárskych prác.
Musíte konať postupne a odvolávať sa na každé oddelenie organizácie. Tu by mali zamestnanci týchto oddelení prísť na pomoc tajomníkovi. Len oni – ľudia, ktorí poznajú svoje pracovné procesy zvnútra – vedia správne formulovať hlavičky prípadov a skladbu dokumentov v nich. Výsledný zoznam prípadov pre každú štrukturálnu jednotku bude tvoriť základ zoznamu prípadov organizácie.
PODMIENKY UKLADANIA DOKUMENTOV
Každý dokument má svoju dobu uloženia, ktorú neurčuje organizácia – autor dokumentu, ale štát. Zničenie dokumentu pred uplynutím doby jeho uloženia nie je dovolené.
K dnešnému dňu existujú tri nariadenia, ktoré upravujú doby uchovávania dokumentov, ako sa hovorí, v masovom meradle. Uveďme si tieto predpisy:
- Zoznam štandardných administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych úradov a organizácií s uvedením lehôt uchovávania, schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25.08.2010 č. 558 (v znení z 04.02. .2015);
- Zoznam štandardných archívnych dokumentov vytvorených vo vedeckej, technickej a výrobnej činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania, schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. júla 2007 č. 1182 (v znení z 28. apríla 2011) ;
- Zoznam štandardných dokumentov vytvorených v činnosti štátnych výborov, ministerstiev, oddelení a iných inštitúcií, organizácií, podnikov s uvedením lehôt uchovávania, schválený ZSSR Glavarchiv dňa 15.08.1988 (v znení zmien a doplnkov k 31.7.2007) .
Akciové spoločnosti treba sa riadiť aj Nariadením o postupe a podmienkach uchovávania dokumentov akciových spoločností, schváleným výnosom Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi Ruska zo 16. júla 2003 č. 03-33 / ps.
Okrem vyššie uvedených štandardných zoznamov môže byť doba uchovávania určitých dokumentov špecifikovaná v priemyselných predpisoch. Preto by ste mali byť veľmi opatrní pri určovaní načasovania a určite sa uchýlite k pomoci manažérov a zamestnancov tých oddelení, ktorých sa dokumenty týkajú.
Poznámka
Lehota na uloženie dokumentov sa počíta od 1. januára roku, ktorý nasleduje po roku skončenia ich kancelárskej práce. Takže ak bol doklad vyhotovený v januári 2015 a má lehotu uloženia 5 rokov, tak týchto 5 rokov sa bude počítať od 1.1.2016. Ukazuje sa, že tento dokument môže byť zničený až po 31.12.2020.
Vo fáze stanovovania lehôt sa zvyčajne zistí, že pri organizovaní systému na archiváciu dokumentov každá akcia so sebou prináša ďalšiu. Ak si položíme otázku, koľko rokov je konkrétny dokument uložený, hneď je potrebné si ho niekam zapísať – všetky tieto čísla v hlave neudržíte. Zoznam, v ktorom sú uvedené všetky dokumenty organizácie vrátane. trvanie ich uchovávania nie je nič iné ako nomenklatúra prípadov.
NOMENKLATÚRA PRÍPADOV
Proces ukladania dokumentov organizácie začína nomenklatúrou prípadov.
Náš slovník
Nomenklatúra prípadov - systematizovaný zoznam názvov prípadov začatých v kancelárii organizácie s uvedením podmienok ich uloženia v predpísanej forme.
Inými slovami, všetky hlavičky prípadov získané na základe analýzy dokumentov sa zlúčia do jedného zoznamu a stanovia sa pre ne lehoty uchovávania.
Podoba nomenklatúry vecí je uvedená v prílohe č. 7 k bodu 3.4.6 Základných pravidiel pre archívy organizácií.
Poznámka: názov oddielu v nomenklatúre prípadov - názov štruktúrnej jednotky.
Index prípadu pozostáva z dvoch častí. Prvá je poradové číslo konštrukčnej jednotky, druhá je poradové číslo prípadu v rámci konštrukčnej jednotky.
Uveďme si príklad. Povedzme, že v organizácii má reklamné oddelenie sériové číslo 04. Fragment nomenklatúry prípadov je uvedený nižšie.
Poznámka
Ak je organizácia taká malá, že úlohu oddelení v nej zohrávajú zamestnanci, z ktorých každý má svoju vlastnú funkčnosť, potom je lepšie začať všetky indexy prípadov od 01 a vylúčiť riadok „Názov sekcie“ zo zoznamu.
Stĺpec "Počet prípadov" vyplniť na konci kalendárneho roka. Označuje počet skladovacích jednotiek pre každý prípad, ktorý sa nahromadil v podniku za rok.
Nomenklatúru prípadov schvaľuje a uvádza do platnosti od nového pracovného roka vedúci organizácie. So snahou sformovať firemné dokumenty podľa nomenklatúry však netreba čakať na január, pretože prvá nomenklatúra prípadov v histórii organizácie sa môže objaviť už v polovici roka.
Dokumenty sa priraďujú k prípadom ihneď po ich ukončení s kancelárskou prácou. Nemôžete si ich celý rok ukladať a potom venovať niekoľko týždňov ich ukladaniu do priečinkov. Hneď ako je dokument vykonaný a odstránený z kontroly, musí byť vložený do súboru.
Kolegov treba postupne naučiť, že firemné dokumenty má na starosti sekretárka. Ak sa na oddelení objaví nový prípad, tak o tom treba informovať tajomníka, ktorý prípad zaradí do nomenklatúry a spolu s kompetentným pracovníkom mu určí lehotu na uchovávanie. Takto sa v mladej organizácii formuje systém centralizovanej kancelárskej práce.
„ŠPECIÁLNE“ DOKUMENTY: PERSONÁL A ÚČTOVNÍCTVO
Personálne doklady. Ak je sekretárka navyše zapojená do správy záznamov o spoločnosti a personálnych záznamoch, ukladaniu tejto vrstvy firemných dokumentov by sa mala venovať osobitná pozornosť z nasledujúcich dôvodov:
Personálne dokumenty podliehajú kontrolám oveľa častejšie ako riadiace dokumenty;
Čas použiteľnosti mnohých HR dokumentov sa meria v desaťročiach;
HR dokumenty obsahujú osobné údaje zamestnancov, a preto vyžadujú nielen dôkladné účtovníctvo, ale aj špeciálne podmienky uchovávania a prístupu k nim.
Puzdrá na prácu s personálom sú zaradené do názvoslovia puzdier všeobecne, treba ich však držať v skrini na kľúč, najlepšie železnom, ideálne v špeciálnej miestnosti, ktorá sa aj zamyká na kľúč.
Účtovné doklady. Keďže hlavný účtovník je osobne zodpovedný za bezpečnosť svojich dokumentov, v počiatočných fázach vývoja organizácie to robí sám. Účtovné oddelenie je snáď jediné oddelenie pre zákazku, pri ktorej dokumentácii môžete byť relatívne pokojní.
Archív účtovníka postupne presahuje rámec individuálneho trezoru a vynára sa otázka zaradenia účtovných a daňových výkazov do všeobecnej ponuky firemných dokumentov na uloženie a následné zničenie. V číselníku sú zahrnuté aj účtovné doklady.
Čo sa týka režimu skladovania, na rozdiel od personálnych dokumentov legislatíva v tomto smere neobsahuje špeciálne pokyny. Ak sa však spýtate na názor účtovníkov, takmer každý z nich povie, že aj tieto prípady je lepšie uchovávať v samostatnej miestnosti.
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
Ďalším špeciálnym typom dokumentov organizácie sú elektronické. Nebezpečenstvo, že sa o nich nedozviete, je dosť vysoké, pretože ak sú papiere v priečinkoch na očiach a nemá cenu ich brať do úvahy, tak tie elektronické „žijú“ v počítačoch kolegov. Hovoríme o tých dokumentoch, ktorých životný cyklus sa uskutočňuje v elektronickej forme. Učebnicovým príkladom sú evidenčné denníky vedené sekretárkou v MS Excel. Keď príde čas na odoslanie denníka na uloženie, nemusíte ho tlačiť: je to elektronický dokument a mal by byť uložený aj v elektronickej forme.
Útvary musia na požiadanie tajomníka poskytnúť informácie o elektronických dokumentoch.
Bohužiaľ, v Rusku stále neexistujú jasne formulované pokyny na ukladanie elektronických dokumentov, a to aj napriek tomu, že v niektorých oblastiach činnosti (napríklad internetový marketing) objem elektronických dokumentov organizácie dosahuje 100%. Jediné, čím sa možno riadiť, je návrh Odporúčaní na získavanie, účtovanie a organizáciu uchovávania elektronických archívnych dokumentov v archívoch organizácií, ktorý vypracovala VNIIDAD ešte v roku 2012.
Elektronické dokumenty sú zahrnuté v nomenklatúre prípadov spolu s papierovými dokumentmi a sú uložené v stanovených zoznamoch termínov.
NIČENIE DOKUMENTOV JE CENTRALIZOVANÝ PROCES!
V prvých mesiacoch práce systému ukladania dokumentov nebude musieť byť sekretár zničený, a ak je organizácia mladá, potom bude potrebné počkať niekoľko rokov. Ak sa napriek tomu nájdu dokumenty, ktorých lehota uloženia uplynula, proces zničenia sa organizuje v súlade so Základnými pravidlami pre archívy organizácií.
Hlavná vec na zapamätanie je, že ničenie dokumentov je centralizovaný proces, do ktorého je zapojených veľa zamestnancov spoločnosti vrátane jej manažéra. Roztrhnutie dokumentu a jeho vyhodenie do koša nie je ničenie. To nemôžeš.
Nezáleží na tom, či sa v organizácii v budúcnosti objaví štruktúrna jednotka „archív“ alebo sa ukladaním dokumentov bude zaoberať osobitne poverený pracovník úradu, ale dokumenty je potrebné uchovávať a túto povinnosť, ako sme zistili na začiatok článku, je zakotvený na legislatívnej úrovni.
SÚHRN
- Vedenie dokumentov je zodpovednosťou organizácie, zakotvené na legislatívnej úrovni.
- Organizácia systému uchovávania dokumentov spoločnosti začína analýzou zloženia dokumentov.
- Zoznam záležitostí organizácie, pre ktoré sú doby uchovávania určené v súlade so špeciálnymi zoznamami zostavenými v osobitnej forme, tvorí nomenklatúru záležitostí organizácie.
- Osobitná pozornosť je venovaná HR a účtovným systémom, ako aj elektronickým dokumentom.
- Ničenie dokumentov je organizovaný, centralizovaný proces, ktorý si vyžaduje systematický prístup. Dokumentu sa len tak nezbavíte.
4.3.1.1. Trvalé ukladanie dokumentov by sa malo vykonávať v tme. Všetky druhy práce s dokumentmi by sa mali vykonávať s obmedzenými alebo technologicky nevyhnutnými úrovňami osvetlenia.
4.3.1.2. Úložné osvetlenie môže byť prirodzené alebo umelé.
4.3.1.3. Prirodzené osvetlenie v skladových priestoroch umožňuje rozptýlené svetlo za predpokladu, že na oknách sú použité difúzory svetla, regulátory svetelného toku, ochranné filtre, závesy, žalúzie, farbenie skiel. Na ochranu dokumentov sa používa uloženie vo väzbách, šanónoch, krabiciach, skriniach, na uzavretých regáloch, v baliacom papieri atď.
4.3.1.4. Na umelé osvetlenie sa používajú žiarovky v uzavretých tienidlách s hladkým povrchom. Je povolené používať žiarivky s vyrezanou ultrafialovou časťou spektra ako LB, LHB, LTB.
4.3.1.5. Úroveň osvetlenia v rozsahu viditeľného spektra by nemala presiahnuť: na zvislom povrchu stojana vo výške 1 m od podlahy - 20 - 50 lux (lux), na pracovných stoloch - 100 lux (lux).
4.3.2. Podmienky teploty a vlhkosti
4.3.2.1. V skladovacích priestoroch vybavených klimatizačnými systémami by sa mal udržiavať optimálny režim teploty a vlhkosti, berúc do úvahy špecifiká typov dokumentov: pre papierové dokumenty - teplota 17 - 19 stupňov. C, relatívna vlhkosť 50 - 55 %; pre filmové materiály - čiernobiele (15 stupňov C a 40 - 55%) a farebné (2 - 5 stupňov C a 40 - 55%); pre dokumenty na magnetických páskach a diskových médiách - 15 - 20 stupňov. C a 50 - 65 %.
4.3.2.2. Prudké výkyvy teploty a vlhkosti v skladovacích priestoroch nie sú povolené. V miestnostiach s neregulovanou klímou by sa mali prijať opatrenia na optimalizáciu klimatických podmienok na základe racionálneho vykurovania a vetrania priestorov, používania odvlhčovacích alebo zvlhčovacích prostriedkov. Pri dlhodobom stabilnom zvyšovaní relatívnej vlhkosti vzduchu na 80 - 90% sa prijímajú povinné opatrenia na normalizáciu klimatických podmienok (intenzívne vetranie, odvodňovanie skladovacích priestorov, odstraňovanie príčin zvýšenej vlhkosti).
4.3.2.3. Teplotné a vlhkostné pomery v skladovacích priestoroch sú kontrolované pravidelnými meraniami parametrov vzduchu: v klimatizovaných priestoroch - 1x týždenne, v miestnostiach s neregulovanou klímou - 2x týždenne, pri porušení skladovacieho režimu - denne.
4.3.2.4. Riadiace a meracie zariadenia (teplomery, psychrometre, vlhkomery) sú umiestnené v hlavnej uličke na stojane, mimo vykurovacích a ventilačných systémov. Údaje prístroja sa zaznamenávajú do denníka.
4.3.3. Hygienický a hygienický režim
4.3.3.1. Priestory archívu musia byť udržiavané v čistote, v podmienkach vylučujúcich možnosť výskytu plesní, hmyzu, hlodavcov a prachu.
4.3.3.2. V skladovacích priestoroch musí byť zabezpečená voľná cirkulácia vzduchu s vylúčením vytvárania nevetraných zón, ktoré sú z hygienického a biologického hľadiska nebezpečné.
4.3.3.3. Okná, ktoré sa otvárajú v teplých ročných obdobiach, ako aj vetracie otvory v stenách, stropoch, podlahách skladovacích priestorov a vonkajšie otvory ventilačných systémov by mali byť chránené sieťami s priemerom ôk maximálne 0,5 mm.
4.3.3.4. V skladovacích priestoroch je zakázané nosenie vrchného odevu, mokrú a špinavú obuv, skladovanie a používanie potravín a fajčenie.
4.3.3.5. V skladovacích priestoroch je potrebné vykonávať systematické mokré čistenie. Odstraňovanie prachu z regálov, skriniek, skladovacích zariadení sa vykonáva najmenej raz ročne; podlahy, soklové lišty, parapety, pivničné časti políc sú ošetrené vodnými roztokmi antiseptík (2% formalín, 5% katamín AB atď.).
4.3.3.6. Dvakrát ročne (na začiatku a na konci vykurovacej sezóny) sa skúmajú dokumenty (selektívne) a sklady na včasné zistenie hmyzu a plesní.
Pri zistení biologických škodcov prijme archív, hygienicko-epidemiologická stanica alebo karanténna služba neodkladné opatrenia na dezinfekciu a dezinsekciu priestorov.
4.3.3.7. Pri čistení alebo dezinfekcii by sa voda a antiseptické roztoky nemali dostať na dokumenty.
4.3.4. Strážny režim
4.3.4.1. Bezpečnostný režim je zabezpečený voľbou umiestnenia archívu v budove, technickými prostriedkami ochrany, organizáciou bezpečnostného systému, poplašným systémom, dodržiavaním opatrení na kontrolu vstupu, postupom pri vstupe do skladu, zapečatením priestorov. . Vonkajšie dvere archívov a trezorov by mali mať kovový obklad a silné zámky. Na oknách prístupných zvonku sú osadené uzamykateľné, von výklopné kovové mreže. Priestory archívu sú vybavené EZS, v mimopracovnej dobe sú priestory zapečatené (zapečatené). Trezory musia byť počas pracovnej doby uzamknuté na kľúč. Právo prístupu do úložiska má manažér a zamestnanci tohto úložiska a v niektorých prípadoch aj iné osoby v ich sprievode. Vyraďovanie dokumentov z archívu sa vykonáva len na osobitné preukazy predpísaným spôsobom.
4.3.4.2. Bezpečnostný režim sa vzťahuje aj na priestory, v ktorých sú dočasne uložené archívne dokumenty a vecné hodnoty archívu (čitáreň, výstavné siene, laboratóriá a pod.).