Jinsi, baada ya yote, kukuza mfumo wa KPI unaofanya kazi kweli katika kampuni? Kuna njia nyingi, kuna mifano ya mtu binafsi, lakini haiwezekani kupata algorithm ya kukuza mfumo halisi wa KPI. Natumaini msomaji atapendezwa na algorithm iliyopendekezwa ya kuendeleza mfumo wa KPI "tangu mwanzo" (wakati hakuna kitu bado), kuishia na matokeo ya mwisho - mfumo wa kufanya kazi. Kuhusu hili katika makala hii.
"Mungu hayuko upande wa vikosi vikubwa, lakini upande wa wapigaji bora."
Voltaire
Katika makala hii nitajaribu kutoa algorithm ya kuunda mfumo wa KPI katika kampuni kwa ujumla. Kwa kutumia mfano wa kampuni ya kubuni (kampuni ya IT) inayotekeleza miradi mikubwa na ngumu kitaalam.
KPI - Viashiria Muhimu vya Utendaji- viashiria muhimu vya utendaji wa mgawanyiko, kampuni au biashara. Kifupi cha Kirusi kinatumia kifupi "KPE".
Nitaanza na jambo kuu. Maswali ambayo kawaida huibuka ni:
- Ninaweza kupata wapi KPI hizi, na zinapaswa kuwa nini? Je, hizi KPIs zitaweza kufikiwa, na hili linaweza kuamuliwa vipi?
- Je, ni KPI gani ni muhimu na zipi si muhimu?
- Unawezaje kutumia KPI kuunganisha maeneo muhimu ya shughuli za kampuni, ili KPI za uuzaji zisipingane na KPI za mauzo?
- Je, ni mbinu gani ya utekelezaji wa mradi ninapaswa kutumia? Wacha tuseme tulichagua mbinu ya Kadi ya Magoli Iliyosawazishwa (BSC) - Kadi ya alama ya Mizani. Unapaswa kufanya nini baadaye?
- Wapi kuanza mradi kama huo, na unapaswa kuishaje? Na kadhalika.
Kuna maswali mengi. Majibu, kama kawaida, ni mara nyingi ndogo.
Ikiwa kampuni ina mkakati wa maendeleo ya biashara, malengo ya kimkakati ndio msingi wa KPIs za kimkakati, ambazo ni rahisi kutengana katika mgawanyiko wa kibinafsi wa kampuni. Hatutazingatia kesi hii katika makala hii.
Hebu tuzingatie kanuni za kuunda mfumo wa KPI wakati kampuni haina mkakati wa kukuza biashara. Hatua kwa hatua.
Hatua ya 1. Chagua mbinu ya kutekeleza mradi wa kuunda mfumo wa KPI. Kwa mfano, mbinu ya Balanced Scorecard (BSC). Niliandika juu ya hili katika makala "Jinsi ya kuendeleza "Gurudumu la Uendeshaji wa Kiongozi", lakini nitarudia. Hizi ni "kuta" za classic 4. Tazama Mtini.1. Asili ni fupi:
A. Fedha. Fedha katika kampuni hutolewa, baada ya yote, na mauzo ya bidhaa na huduma.
B. Mauzo. Ili mauzo yaende vizuri, tunahitaji teknolojia/bidhaa - zile zinazohitajika sokoni na zile zinazoweza kutolewa (kuuzwa) sokoni.
C. Teknolojia/bidhaa. Ili kila kitu kiende vizuri na teknolojia/bidhaa, tunahitaji wataalamu - watu wanaoziunda.
D. Watu. Ili watu (uwezo wa hili) kuunda bidhaa za ushindani, wanahitaji kulipwa, wanahitaji kufundishwa na kuendelezwa, nk. Kisha wataunda bidhaa, bidhaa zitauzwa, na fedha za kampuni zitakuwa sawa. Kisha kampuni itaweza kuwekeza kwa watu tena na tena ili kuunda teknolojia/bidhaa mpya. Wataalamu wa kiufundi (wafanyakazi wa uzalishaji) hutekeleza miradi ambayo wateja, kwa kweli, hulipa pesa.
Mchele. 1. Kiini cha mbinu ya Balanced Scorecard (BSC) ni rahisi sana.
Hatua ya 2. Tunaunda muundo wa maeneo makuu ya shughuli za kampuni. Kwa mfano, kwa kampuni ya kubuni ni:
"Ukuta" A
Seti ya vigezo ngumu zaidi vya jumla. Kwa namna fulani: viashiria vya ukwasi, muundo wa mtaji, faida ya biashara, shughuli ya biashara na mengine hayatazingatiwa katika makala hii.
"Ukuta" B
2. Mauzo.
3. Masoko.
"Ukuta" C
4. Maeneo muhimu ya maendeleo(hali zao). Hebu sema hii ni kisasa na upanuzi wa mstari wa bidhaa.
5. Uuzaji wa awali.
"Ukuta" D
6. Uzalishaji(utekelezaji wa miradi).
7. HR(Usimamizi wa wafanyikazi).
Maoni: ni muhimu kuzingatia kwamba makampuni mengi huongeza "kuta" zao wenyewe (5, 6) kwa "kuta" za 4 za classic, ambazo ni muhimu zaidi katika shughuli za kampuni. Kwa mfano, kizuizi cha vifaa.
Hatua ya 3. Tambua maeneo ambayo tunataka kuimarisha. Au maeneo ambamo tuna “pointi za kutofaulu” dhahiri. "Alama za kushindwa" sio kushindwa kamili kwa biashara. Hili ni jambo ambalo halifanyi kazi, au halifanyi kazi vizuri sana. Kazi ni wazi - kuondoa "alama za kutofaulu." Kuna "pointi za kushindwa" kama hizo katika kila kampuni.
Kazi ya sampuli. Hebu sema kwamba, kwa ujumla, kila kitu ni zaidi au chini ya kawaida na sisi, isipokuwa kwa ukweli kwamba Sehemu ya 1 ya Viwanda iliacha kupata faida, lakini tunaona kwamba inaahidi Sehemu ya 2 ya Viwanda(au niche mpya ya kuahidi) ambayo unahitaji haraka kuanza kufanya kazi nayo.
Mfano wa mpango wa utekelezaji.
1. Tayarisha/rekebisha laini ya bidhaa kwa Sehemu mpya ya 2 ya Sekta (kwa ufupi, tasnia mpya - "LAKINI"). Huu ni "ukuta" wa S.
2. Tafuta mkurugenzi wa mauzo wa kitaalamu kwa "NO". Huu ni "ukuta" B na D, kwa kuwa hii ni kazi kwa mkurugenzi wa mauzo wa kampuni na kwa HR.
a. Tengeneza wasifu wa mteja "LAKINI". Huu ni "ukuta" B.
b. Tengeneza wasifu wa mkurugenzi wa "NO". Huu ni "ukuta" B.
c. Tengeneza vigezo kuu vya motisha kwa mkurugenzi wa "NO". Huu ni "ukuta" B.
d. Tengeneza karatasi ya motisha kwa mkurugenzi wa "HAPANA" na uidhinishe. Huu ni "ukuta" D.
e. Fanya utafutaji / uwindaji wa mkurugenzi wa "NO". Huu ni "ukuta" D.
3. Unda idara mpya ya tasnia - kwa kifupi - "NOD" - (bajeti, vituo vya uwajibikaji, wafanyikazi, n.k.). Huu ni "ukuta" B.
a. Agiza kazi kwa mkurugenzi wa "NOD". Huu ni ukuta "B".
b. Kuendeleza vigezo kuu vya motisha kwa wauzaji wa "NOD". Huu ni "ukuta" B.
c. Tengeneza karatasi za motisha kwa wauzaji wa "NOD" na uidhinishe. Huu ni ukuta "D".
d. Tafuta / kuwinda wauzaji katika "NOD".
e. Hamisha baadhi ya wauzaji, kuajiri wengine kufanya kazi katika NOD, na ikiwezekana kuwafukuza wengine. Huu ni "ukuta" B na D.
4. Weka kazi za kuuza kabla ili kukuza ufumbuzi wa kampuni katika "LAKINI". Huu ni "ukuta" D.
5. Weka kazi za uuzaji ili kukuza ufumbuzi wa kampuni katika "LAKINI". Huu ni "ukuta" B.
Mfano wa mti wa malengo na KPIs.
"Ukuta" C
KPI (Mkurugenzi wa Ufundi):
- Andaa/rekebisha mstari wa bidhaa kwa ajili ya "LAKINI".
- Weka kazi za kuuza kabla ili kukuza suluhu za kampuni katika "HAPANA".
"Ukuta" B
KPI (Mkurugenzi wa Mauzo wa Kampuni):
- Tengeneza wasifu wa mteja "LAKINI".
- Tengeneza wasifu wa mkurugenzi wa "NO".
- Tengeneza vigezo kuu vya motisha kwa mkurugenzi wa "NO".
- Unda "NOD" (bajeti, vituo vya wajibu, wafanyakazi, nk).
- Agiza kazi kwa mkurugenzi wa "NOD" (baada ya HR kupata mkurugenzi).
- Weka kazi za uuzaji ili kukuza masuluhisho ya kampuni katika "LAKINI".
KPI (Wakurugenzi wa "NOD"):
- Kuendeleza vigezo kuu vya motisha kwa wauzaji wa "NOD". Ziratibu na mkurugenzi wa mauzo wa kampuni na uzihamishe kwa HR.
- Angalia wauzaji (waliopo na wapya), fanya maamuzi.
"Ukuta" D
KPI (Mkurugenzi wa HR):
- Tengeneza karatasi ya motisha kwa mkurugenzi wa "HAPANA" na uiratibu na Mkurugenzi wa Uuzaji wa kampuni.
- Tafuta/tafuta mkurugenzi wa "NO" (tafuta mkurugenzi wa mauzo wa kitaalamu).
- Tengeneza karatasi za motisha kwa wauzaji wa "NOD" na uziratibu na mkurugenzi wa "NOD".
- Tafuta / kuwinda wauzaji katika "NOD".
- Hamisha baadhi ya wauzaji, kuajiri wengine kufanya kazi katika NOD, na ikiwezekana kuwafukuza wengine.
Maoni: ni wazi kuwa kuna kazi za "ukuta" A - kupanga gharama mpya katika bajeti ya kampuni, nk.
Kwa hiyo, tumeunda mti wa malengo na kuweka malengo na malengo ambayo yatahakikisha kuundwa kwa idara mpya ya sekta (SOD).
1. Idara itahitaji kuongozwa na mkurugenzi mtaalamu wa mauzo katika sekta hii.
2. Tumepanga hatua zote muhimu zinazohusiana na kufunga au kupunguza Mwelekeo wa sekta 1, ikiwa haiwezi kufungwa bado.
3. Idara ya kiufundi, uuzaji, HR na mauzo ya awali wamepewa kazi zinazofaa, ambazo zinapaswa kutekeleza sehemu yao ya kazi, kulingana na wasifu wao, na kuunga mkono mwelekeo mpya "kwa pande zote".
Msomaji mpendwa, labda utafikiri: "Ni rahisi kusema: kuajiri mkurugenzi wa mauzo wa kitaaluma kwa sehemu mpya ya sekta!" Ngumu! Mwandishi alifanyaje? Niliunda orodha kadhaa za HR.
1. Orodha ya 1. Makampuni makubwa na ya kati ambayo ni mantiki kutafuta mkurugenzi au naibu mkurugenzi wa mwelekeo sawa. Haifanyi kazi, basi:
2. Orodha namba 2. Kampuni ndogo ambapo inafanya akili kutafuta mkurugenzi. Mtu atakua kidogo, lakini atakuwa ndani ya kampuni iliyoanzishwa zaidi. Na kwa ajili yake itakuwa kazi. Haifanyi kazi, basi:
3. Orodha namba 1. Tafuta muuzaji hodari katika kampuni kubwa na za kati, sio meneja. Pia kwa ukuaji. Haifanyi kazi, basi:
4. Orodha namba 1. Tafuta mkurugenzi aliye karibu na tasnia yako, ukizingatia uwezo wake wa kusimamia tasnia mpya.
5. Nk. Kulikuwa na chaguzi nyingine.
Kwa njia, huduma ya HR, ikiwa imepokea orodha kama hizo, inaweza kujua haraka wapi na nani wa kutafuta. Kama matokeo, wagombea walipatikana kwa kawaida.
“Kwa mtu ambaye hajui ni bandari gani anaelekea, hakuna upepo utakaompendeza.”
Lucius Annaeus Seneca Mdogo
Maelezo ya KPI yanaweza kuzalishwa kwa kutumia, kwa mfano, mbinu inayojulikana ya kuweka malengo ya S.M.A.R.T. Ndiyo maana,
Hatua ya 4. Jifunze mbinu ya kuweka malengo ambayo itatumika wakati wa kuweka malengo.
Kwa mfano, mbinu ya kuweka malengo S.M.A.R.T.
Endelea. Tumeainisha maeneo ambayo tunataka kuimarisha. Au maeneo ambayo kwa hakika tunayo “alama za kutofaulu.” Nini kinafuata? Kisha, tunatengeneza mpango wa utekelezaji (ona mfano hapo juu) ambao utaturuhusu kuimarisha maeneo haya na/au kuondoa "alama za kushindwa." Bila mpango wa utekelezaji wa jumla, sio kweli kujenga mfumo wa KPI ambao utaunganisha kazi ya huduma mbalimbali za kampuni. Kwa hali yoyote, ni ngumu sana.
Hatua ya 5: Tengeneza mpango wa utekelezaji.
Katika Hatua ya 3, nilionyesha mfano wa mpango wa utekelezaji, sio mdogo zaidi, lakini ambao unaweza kutekelezwa, na mipango kama hiyo mara nyingi hutekelezwa na makampuni. Ni nini muhimu? - njia ya maana ya kutatua matatizo!
Hatua ya 6. Kukagua mpango wa utekelezaji kwa upembuzi yakinifu.
Uzoefu unaonyesha kwamba mara nyingi zaidi kuliko hivyo, ni wazi mara moja ni pointi gani za mpango zinawezekana. Jambo kuu ni kuangalia kwa makini pointi hizo ambazo zinaleta mashaka wazi. Na ama fikiria kidogo (kwa mfano, bongo), au uhusishe wataalamu, au labda uchukue njia nyingine rahisi. Lakini hupaswi kuweka wazi malengo na malengo yasiyowezekana (yasiyoweza kufikiwa)!
Hatua ya 7. Kujenga mti wa malengo (na kazi).
Kwa hiyo, kuna mpango wa utekelezaji. Kuna malengo na malengo. Kilichobaki ni kujenga mti wa malengo (na kazi) na kuwapa wale wanaohusika. Ikiwa Vituo vipya vya Wajibu vimeonekana - vizuri, kazi hizi hazikuwepo hapo awali - basi ni muhimu kuzirekebisha kulingana na Vituo vipya vya Wajibu. muundo wa shirika makampuni. Hii ni, kwa ujumla, jinsi makampuni yanavyokua.
Hatua ya 8. Uundaji wa orodha ya KPIs na uteuzi wa wafanyikazi wanaowajibika kwa KPIs maalum.
Mfano wa mti wa malengo na uundaji wa orodha ya KPIs kulingana na mpango wa utekelezaji umetolewa katika mfano hapo juu.
Hatua ya 9. Uundaji wa karatasi za motisha.
Mpaka malengo ya ubora sawa na yale (yaliyopewa hapo juu) yanaonekana kwenye karatasi za motisha (na katika mfano hapo juu hakuna lengo moja la kifedha!), Mfumo wa KPI hautafanya kazi! Itabaki "kwenye karatasi". Kinachotolewa katika mfano hapo juu ndicho kinachotakiwa kufanywa haraka! Hasa ili sio "kukusanya" rundo la gharama za ziada, na mbaya zaidi - hasara, na haswa ili kuhakikisha ukuaji zaidi wa kampuni haraka iwezekanavyo. Bila shaka, fedha!
"Haiwezekani kutatua tatizo katika kiwango sawa na ambalo lilijitokeza.
Tunahitaji kupanda juu ya tatizo hili kwa kupanda ngazi nyingine.”
Albert Einstein
Jinsi ya kutekeleza mradi kama huo?
Mara nyingi mimi husikia "tulijaribu, lakini haikufanya kazi!" Kuna sababu chache kwa nini miradi kama hiyo haifikii hatua ya kufanya kazi na matokeo ya mwisho.
Mara nyingi tunasahau kuwa mtu sio mashine. Kwa hivyo, kulingana na uzoefu wangu mwenyewe, ningependekeza yafuatayo:
1. Anza na miradi midogo ya majaribio, iliyopunguzwa na maeneo ya shughuli ya kampuni na anuwai ya kazi. Lengo ni rahisi - haraka kuendeleza ujuzi. Sio lazima hata kidogo kuweka maendeleo katika vitendo mara moja. Unaweza kuiga hali (tazama hatua ya 3).
Sio daima ufanisi kuzindua mradi mkubwa na ngumu.
Mfano. Mifumo ya motisha katika makampuni makubwa, kama sheria, hukamilishwa kwa miaka 2-3. Katika moja ya makampuni mimi kazi kwa, kwa uwiano mfumo mpya Tulipata motisha tu baada ya miaka 3. Kwa kuongezea, tayari katika mwaka wa kwanza mfumo mzuri na sahihi wa motisha ulitengenezwa. Mwaka wa pili tulilazimika kumfanya awe mkali zaidi. Katika mwaka wa tatu, mfumo wa motisha ulikuwa tayari usawa, ikiwa ni pamoja na soko, na kupimwa kwa mazoezi kwa miaka 2. Bila shaka, baadaye mfumo wa motisha ulirekebishwa kila mwaka.
2. Miradi ndogo ya majaribio ni bora kufanywa katika zana rahisi na zinazoeleweka zaidi (kwa mfano, Neno au Excel). Kuanza. Jambo kuu ni kwamba hii ndio yaliyomo kwenye miradi kama hii, "weka kwenye karatasi." Wakati wa kutekeleza kazi ndogo sana, makosa yaliyofanywa (na yatakuwa!) yanaweza kurekebishwa haraka.
3. Fanya mzunguko kamili wa uundaji wa mfano - kutoka kwa kutatua shida ndogo hadi kuunda KPIs kwa "uteuzi" wa masharti wa wale wanaohusika na uundaji wa karatasi za motisha za masharti.
Mfano. Hebu tuseme kampuni haina karatasi za motisha (bado), hakuna mfumo wa KPI (bado), na kampuni haijatekeleza mradi huu hapo awali. Jinsi ya kuiga hali hiyo? Fuata hatua 1-3. KPI hazipaswi kugawiwa (!), na karatasi za motisha hazipaswi kukabidhiwa (!). Mkabidhi tu meneja anayewajibika kwa kile ambacho ameagizwa. Na kisha kulinganisha kile kilichopangwa na kile kilichotokea.
Ni muhimu sana kujaribu kuzuia makosa ya "classic". Ili kufanya hivyo unahitaji kufanya yafuatayo:
1. Hakikisha umeunda malengo ya mwisho ya mradi ili kuunda mfumo wa KPI. Lengo - "kuweka KPI" - ni "wazi". Lakini hii ni sawa na "kuongeza ufanisi wa biashara", "hakikisha ukuaji zaidi wa kampuni", nk.
Acha nikupe mfano wa anuwai ya malengo ya vitendo ya kuunda mfumo wa KPI:
a. Lengo 1.1: kuangalia uwezo wa wasimamizi na wafanyakazi muhimu ili kutambua "pointi za kushindwa" (wafanyakazi wasio na uwezo) na wafanyakazi wanaoahidi (uwezo wa ukuaji). Bado, viashiria muhimu vya utendaji vinapaswa (na kufanya!) Kuonyesha ufanisi na ufanisi.
b. Lengo 1.2: kuangalia ufanisi wa maeneo ya biashara ya kampuni (mauzo, uzalishaji, uuzaji wa awali, uuzaji, nk) kwa madhumuni sawa.
c. Lengo 1.3: kuangalia ufanisi wa michakato ya biashara na mawasiliano katika kampuni. Malengo na malengo makuu mengi yanatekelezwa na idara mbalimbali. Ukuaji wa kampuni inategemea mshikamano wa kazi zao. Hakuna zaidi na si chini! Huu ndio ufanisi ambao tunazungumza mara nyingi.
2. Mpango wa utekelezaji lazima uangaliwe kwa upembuzi yakinifu. Ili hakuna malengo yasiyoweza kufikiwa (na kazi) ndani yake.
3. Hakikisha umeweka wajibu kwa KPI maalum. Angalau kuiga (kwa wanaoanza). Ili isije ikawa kwamba hakuna mtu anayewajibika kwa KPI maalum.
"Biashara ya kila mtu ni nini sio biashara ya mtu» .
Izaak Walton
4. Mradi wa kuunda mfumo wa KPI lazima umalizike kwa karatasi za motisha. Ili KPI zinazozalishwa zisigeuke kuwa "nje ya sheria". Ikiwa huu ni mradi wa majaribio, basi iwe KPI kadhaa kwa muda wa miezi 2-3-4. Hii pia ni sahihi.
Uchunguzi kifani kulingana na mbinu ya Uwiano wa Kadi ya alama (BSC).
Nitatoa mfano kulingana na hapo juu, kwa kuzingatia mbinu iliyotajwa na kwa namna ya mlolongo wa vitendo vya vitendo. Wacha tuseme unaanzia juu ya "Fedha" na una wasiwasi juu ya kiashirio cha "pembezoni". Ni wazi kuwa kuna njia nyingi za kuongeza upendeleo wa miradi, kwa hivyo hakuna maana katika kuorodhesha njia hizi zote. Unahitaji kuchagua mbinu maalum kwa kampuni yako, na pia kutambua sababu za pembezoni za kutosha.
Kwa hiyo, mpango wa masharti sana - kwa mfano tu.
1.KPI-1. Kuongeza mipaka ya mradi kwa si chini ya 7% kwa muda usiozidi miezi 6.
Wacha tuseme sababu kuu za mipaka ya kutosha ya mradi ni zifuatazo (kwa masharti):
- Gharama kubwa za mradi kutokana na kushindwa kukamilisha miradi kwa wakati.
- Miradi mingi yenyewe haina kiasi cha kutosha. Zaidi ya hayo, mara nyingi tunakosa tarehe za mwisho na bajeti, na ukingo unakuwa mdogo zaidi.
- Hakuna njia ya kuchagua zaidi miradi yenye faida kutoka kwa jalada lililopo la miradi. Tayari kuna miradi michache, na karibu hakuna kwingineko ya miradi inayowezekana.
- Gharama kubwa ya ununuzi wa vifaa kwa ajili ya miradi, ambayo haina kuongeza kwa margin.
- Hakuna huduma za kipekee (karibu za kipekee au za hali ya juu) kwa sababu ambayo kampuni inaweza "kutoza" pesa za ziada kwa miradi.
- Na kadhalika.
Kuanzia hapa, KPI za ngazi inayofuata "hukua" kwa idadi ya huduma za kampuni. Yaani (tena - kwa masharti):
2. KPI-1-1(kwa Kurugenzi ya Kiufundi na Wasimamizi wa Miradi (PM)): kukamilisha miradi kwa wakati na ndani ya bajeti ya mradi. KPI za mradi zilifikiwa - RP ilipokea bonasi. Hapana - unahitaji kujua ni kwanini, na labda ubadilishe RP.
3. KPI-1-2(kwa Kizuizi cha Uuzaji): kukokotoa tasnia, sehemu na sehemu ambazo zina kutengenezea zaidi kuliko zile ambazo kampuni inafanya kazi nazo leo. Tayarisha wasilisho na uhalalishe mapendekezo yako. Wakati<такого-то срока>.
4. KPI-1-3(kwa Kitengo cha Mauzo): tengeneza jalada la miradi yenye kiasi cha angalau<такого-то>, kwa angalau<такого-то срока>(kwa ushirikiano wa karibu na uuzaji, ili usipoteze muda). Kupata fursa ya kuchagua miradi ya utekelezaji.
5. KPI-1-4(kwa Kitalu cha Manunuzi) bado. Awali, unaweza kuweka kazi - kuifanya na kutoa mapendekezo ya jinsi ya kupunguza gharama ya vifaa vya kununuliwa kwa miradi.
Kupima utendaji ni jambo la lazima. Baada ya yote, unajuaje ikiwa ni nzuri au ikiwa bado unahitaji kuboresha? Tutajaribu kukuambia ni aina gani ya jambo hili.
Jedwali la Yaliyomo:
Kuhusu historia
Kuibuka kwa zana ya KPI kunatokana na usimamizi kwa mbinu ya lengo (MBO kwa ufupi). Maneno haya yalibuniwa kwa mara ya kwanza na Peter Drucker mnamo 1954.
Mbinu hii hukuruhusu kutathmini mafanikio ya shirika kulingana na vigezo vya kufikia malengo yake.
Hiyo ni kwa matumizi sahihi viashiria muhimu vya utendaji, unahitaji kuelewa (au angalau kufahamu) mbinu ya "Usimamizi kwa Malengo".
Hapo awali, KPIs zilitafsiriwa tu katika suala la kufanikiwa. Kwa maneno mengine, mwelekeo wa KPI "ulifikiwa au haukufikia lengo." Hatua kwa hatua, mbinu hiyo isiyo na utata ililainishwa. Asilimia na uzani zilionekana... Kutoka kwake ilikua Kadi ya Balanced Scored (BSC au Kifupi cha Kirusi SSP). Baadaye, KPI za vifaa vya OEE zilionekana.
Inapaswa kuongezwa kuwa KPIs hutumiwa katika maeneo mbalimbali ya usimamizi, lakini duniani kote bado ni: usimamizi wa kimkakati (kwa kiasi kidogo) na kwa kiasi kikubwa ni kuhusu michakato ya biashara.
Katika taaluma zingine, na haswa katika taaluma zinazotumika (sawa), KPI pia zinatekelezwa, lakini ziko mbali na maana yao ya asili, kwani tayari "zimejitenga" kutoka kwa mkakati na malengo.
Mfumo wa KPI
Basi hebu tuanze na ufafanuzi.
KPIs ni viashiria vya ufanisi na ufanisi katika kufikia malengo ya shirika, ambayo ni kwa vitengo vyake vya kimuundo.
Katika makala zilizopita iliandikwa juu ya nini huamua maendeleo ya usimamizi. Kwa hivyo KPI sio kitu zaidi ya neno ufanisi, ambalo liko karibu nasi. Anatoka kwenye makutano ya sayansi na uhandisi.
Tafadhali kumbuka kuwa KPIs zinaitwa ufunguo kwa sababu zinazingatia malengo ya kimkakati na ya kimbinu. Hiyo ni, kila kitu kingine sio KPI, zaidi ni viashiria tu.
Mchele. Mfumo wa KPI
Kama matokeo, mfumo wa KPI unaweza kuelezewa na vidokezo viwili muhimu:
1. Uhusiano kati ya KPIs na malengo
2. KPIs zinajumuisha ufanisi na ufanisi.
KPI na KFU kuna tofauti zozote?
Mambo Muhimu ya Mafanikio, pia huitwa vipengele muhimu vya mafanikio (CSFs) vinachukuliwa kuwa jambo tofauti na KPIs. Baadhi ya wataalam wanaelezea hili kwa kusema kwamba KPIs zinaonyesha mafanikio ya rasilimali zilizopo, na KSFs zinaonyesha kuibuka kwa rasilimali kwa ujumla.
Au rahisi zaidi:
CSF - ununuzi wa mashine mpya
KPI - mashine hii hutoa sehemu 20 kwa zamu
Tunadhani tulikwenda juu kidogo na mgawanyiko. Angalau biashara ndogo na za kati (maelezo zaidi) hazihitaji msitu wa kinadharia kama huo.
Hesabu ya KPI
Kwa mahesabu sahihi, kwanza kabisa, unahitaji kutumia malengo, na sio viashiria zuliwa na jicho. Ni katika kesi hii tu tunaweza kuzungumza juu ya KPIs; katika hali zingine, hii bado ni "tamaa" ya usimamizi. Ili kuwa wa haki, ni lazima kusema kwamba chaguo la pili sasa ni la kawaida sana katika mazoezi. Tamaa kama hizo zisizo na maana zinaweza kutambuliwa kwa maswali mawili au matatu:
- Viashiria hivi vinatokana na nini?
- Ni nini kinakufanya ufikiri kwamba sababu hizi ni sahihi?
Ikiwa hakuna jibu linaloeleweka, basi, kwa bahati mbaya, hii sio KPI, lakini "kujivuna mashavu." Hii inawezekana, bila shaka, lakini hii haiwezi tena kuitwa usimamizi kwa malengo (MBO) na matokeo yote yanayofuata.
Wacha turudi kwenye mbinu sahihi... Kwanza unahitaji kuelewa malengo, ambayo ni kwa nini hesabu ya KPI ni muhimu:
1. Kwa marekebisho ya haraka ya vitendo;
2. Kukokotoa maamuzi ya motisha - bonasi, zawadi, na faini (ikiwa hayo yanatekelezwa).
Mchakato wa ufungaji unaonekana kama hii:
1. Mpangilio wa KPI wenyewe (kulingana na malengo)
2. Mahesabu ya kuhesabu tuzo mbalimbali
Mpangilio wa KPI
Norton na Kaplan wanapendekeza kuweka si zaidi ya KPIs 20, na nambari hizi ni za mashirika makubwa. Kwa mashirika madogo ya kibiashara na yasiyo ya faida haipaswi kuwa zaidi ya 10.
Ikiwa unatazama mti wa malengo, basi, kama sheria, KPIs huwekwa, kama mapumziko ya mwisho, kwa pili au, kwa hakika, ngazi ya tatu ya mti. Hiyo ni, ambapo KPI zinaweza "kuunganishwa" na nafasi ya mtu binafsi.
Mchele. Viwango vya miti ya lengo kwa viashiria
Kwa mahesabu utahitaji:
kupotoka iwezekanavyo;
Uzito wa KPI kwa hesabu za bonasi.
Wacha tuendelee kufanya mazoezi:
Mifano ya KPI
Inaonekana kitu kama hiki:
Data hizi huchukuliwa kama msingi (au kinachojulikana kama kuhalalisha). Zaidi ya hayo, viwango hivi vinatumika kwa wafanyikazi wa idara na/au washiriki katika mchakato (kulingana na jinsi usimamizi ulivyoundwa).
Bila shaka, ni vigumu kufikiria kwamba wawakilishi wa biashara ndogo ndogo watahusika katika tata hii ya kazi. Ikiwa tu shirika kama hilo lina hitaji la kuanzisha usimamizi kwa malengo, basi swali la tata ya KPI haipaswi kutokea.
Uzito huhesabiwa kama ifuatavyo:
Tunavutiwa na mpango wa sehemu za vipande 100 na kiwango cha kasoro kisichozidi vipande 2 kati ya mia hizi. Kwa hivyo, ni kiashiria gani muhimu zaidi, cha kwanza au cha pili? Kila kitu, bila shaka, inategemea malengo, na katika mfano huu tunaona uhusiano kati ya ufanisi na ufanisi, ambapo bei ya matokeo imeonyeshwa kwa asilimia 2. Jambo muhimu ni kwamba katika kesi hii, wakati wa kuhesabu bonuses, ni. inahitajika kuzingatia kufuata kwa KPI mbili mara moja, kwa hivyo ni busara kusambaza uzani kwa usawa.
Kusawazisha au BSC
Kuna maoni kwamba KPI na BSC ni maneno sawa. Hakuna kitu kama hiki. Haya ni mawili teknolojia mbalimbali, ambayo inaweza kuitwa viashiria vya usimamizi. Kundi hili pia linajumuisha utafiti wa Hubert K. Rampersad na USPD yake, ambayo inashughulikia, kati ya mambo mengine, ufanisi wa mtu binafsi.
Hiyo ni, tunaona kuwa ndio, zinafanana na zinaingiliana mahali fulani, lakini BSC inasimama kando, kwani ndiyo inayohusiana na mkakati zaidi. Hata hivyo, KPI bado ni mzalishaji wa zana hizi zote - ambapo msingi ni kipimo katika mashirika. Leo, KPIs hujulikana kama zana za kufanya kazi na michakato ya biashara.
Mada ya BSC inahitaji nakala tofauti na kunaweza kuwa na zaidi ya moja.
Udhibiti wa udhibiti wa KPIs
Hakuna sheria katika sheria ya Shirikisho la Urusi inayodhibiti KPI. Hata hivyo, hakuna kanuni za MBO (usimamizi kwa malengo). Yote hii ni kikoa cha kutengeneza sheria za mitaa. Hiyo ni, katika baadhi ya "kanuni za viashiria muhimu vya utendaji kwa .... mwaka" nambari fulani zinaweza kurekodiwa. Itakuwa muhimu kufanya kazi na chombo hiki na kurekodi nambari katika hati halisi. Kuna mifano ya hii. Hivi ndivyo baadhi ya makampuni ya kati na makubwa hufanya, ambapo KPIs huwekwa pamoja na bajeti ya kila mwaka. Hii inafanywa zaidi ili kudhibiti mfumo wa kukokotoa malipo. Hiyo ni, katika kesi hii, KPIs zinahusiana kwa karibu na mfumo wa motisha ya nyenzo.
Vitabu, makala na tovuti
Peter Drucker The Practice of Management, 2007 (Kiingereza 1954)
David Parmenter, Viashiria Muhimu vya Utendaji, 2015
Robert S. Kaplan, David P. Norton, Balanced Scorecard. Kutoka mkakati hadi hatua, 2014
Hubert K. Rampersad, Mfumo wa Kupima Utendaji Kazi kwa Wote, 2004
Arkady Prigogine, Malengo na Maadili. Mbinu mpya za kufanya kazi na siku zijazo, 2010
www.balancedscorecard.org Taasisi ya BSC
www.oee.com Tovuti ya KPI ya Vifaa
Makini! Bidhaa mpya "Uchambuzi wa Biashara na KPI" imetolewa ili kufanya kazi na viashirio vya utendaji (KPI) na uchanganuzi wa data wa kina.
Bidhaa mpya ya viashiria vya ufuatiliaji kutoka kwa wasanidi wetu - programu
Programu inakuwezesha kuunganisha habari kutoka kwa hifadhidata mbalimbali, barua pepe. barua, vipimo vya mtandao na uchanganue katika kituo kimoja.
Kulingana na data iliyoimarishwa, inawezekana kujenga viashiria vya KPI, kufuatilia mipaka yao, kutathmini ufanisi wa vitu vya usimamizi na uwezekano mwingine.
Kwa watumiaji wa EDMS "Corporate Document Flow" kuna punguzo la 35%.
Viashirio Muhimu vya Utendaji Kazi au Viashiria Muhimu vya Utendaji ni mfumo wa tathmini wa kubainisha mafanikio ya malengo ya kiutendaji na ya kimkakati ya biashara. KPI husaidia kampuni kutathmini hali yake ya sasa na kuboresha ufanisi wa kutekeleza mkakati wake wa maendeleo.
Mara nyingi sana mbinu KPI hutumika kutathmini na kudhibiti shughuli na shughuli za wafanyikazi wa biashara. Nchini Urusi na nchi za CIS, neno "Viashiria Muhimu vya Utendaji" mara nyingi hutumika kama tafsiri kutoka kwa neno la Kiingereza "Kiashiria cha Utendaji Muhimu" (KPI). Hata hivyo, tafsiri hii haiwezi kuchukuliwa kuwa sahihi vya kutosha.
Ikiwa tafsiri ya neno "ufunguo" kama ufunguo (muhimu kwa kufikia lengo) na neno "kiashiria" kama kiashiria (kiashiria) kinaweza kuzingatiwa kuwa sahihi kabisa, basi shida huibuka na tafsiri ya neno "utendaji". Kulingana na kiwango cha ISO 9000:2008, neno "utendaji" linaweza kugawanywa katika maneno mawili - ufanisi na ufanisi. Kulingana na kiwango, ufanisi unamaanisha kiwango ambacho matokeo yaliyopangwa yanapatikana na uwezo wa kuzingatia matokeo. Ufanisi, kulingana na kiwango, inamaanisha uhusiano kati ya matokeo na gharama (fedha, kiasi, wakati, nk) ili kuifanikisha. Kwa kuzingatia ukweli kwamba utendaji unachanganya ufanisi na ufanisi, KPI inaweza kutafsiriwa kwa usahihi zaidi kama "Viashiria Muhimu vya Utendaji", kwa kuwa matokeo pia yanajumuisha gharama za kuipata.
KPIs ni zana bora ya kupima kiwango ambacho malengo fulani yanafikiwa. Katika shughuli halisi za biashara, ni muhimu kutumia viashiria hivyo tu vinavyohusiana na malengo ya biashara.
Leo, usimamizi wa malengo ya biashara au usimamizi kwa malengo ya biashara ni moja ya misingi dhana za kisasa usimamizi wa biashara. Wazo hili hutoa uwezo wa kuona matokeo ya shughuli na kupanga njia za kuzifanikisha.
Wazo la usimamizi kwa malengo lilianza maendeleo yake na kazi ya Peter Drucker katika karne ya 20. Kulingana na kazi yake, wasimamizi wanapaswa kuepuka kuzingatia sana kutatua siku hadi siku kazi za kawaida, badala yake, wanapaswa kuzingatia kufikia malengo yaliyowekwa kwa biashara (idara). Siku hizi, mfumo wa KPI unajumuisha dhana hii, inayoongezewa na wengine mbinu za kisasa na programu otomatiki.
Kulingana na makadirio anuwai, leo biashara zina shida kubwa kwa kuweka malengo na mifumo sahihi ya kutathmini matokeo. Kulingana na tafiti za wasimamizi wa kampuni za Amerika, iligundulika kuwa zaidi ya 60% ya wasimamizi hawakuridhika na mfumo wa kutathmini utendaji wa biashara. Huko Urusi, kutoridhika ni kubwa zaidi - zaidi ya 80%.
KPI na mfumo wa motisha wa wafanyikazi wa biashara ni vitu vinavyohusiana sana; kwa msaada wa KPI, unaweza kuandaa na kutekeleza mfumo mzuri wa motisha kwa wafanyikazi wa biashara.
Kuna viashiria vingi zaidi muhimu. Seti ya viashiria inategemea eneo la maombi yao; mara nyingi hutumiwa kutathmini matokeo ya kazi ya wasimamizi wa biashara.
Viashiria kuu vya biashara vinaweza kugawanywa katika aina zifuatazo:
- KPI za nyuma - onyesha matokeo ya biashara baada ya mwisho wa kipindi
- KPI zinazoongoza - hukuruhusu kudhibiti haraka hali hiyo ndani ya kipindi fulani ili kufikia matokeo maalum baada ya kumalizika muda wake
Utendaji wa kifedha kwa kawaida huamuliwa na kuchelewa kwa KPI. Licha ya ukweli kwamba viashiria vya kifedha vinatumiwa na wamiliki wa biashara kutathmini uwezo wa biashara kutoa mtiririko wa pesa, viashiria vya kifedha, kwa sababu ya ukweli kwamba wao ni wa nyuma, haviwezi kuonyesha ufanisi wa sasa wa idara na biashara kama shirika. mzima.
KPI zinazoongoza (zinazofanya kazi) zinaelezea juu ya shughuli za sasa za biashara. Viashiria hivi mara nyingi vinaweza kutoa taarifa zisizo za moja kwa moja kuhusu mtiririko wa fedha uliopangwa. Kwa kuongezea, zinaposanidiwa ipasavyo, hutoa tathmini ya ubora wa michakato ya biashara ya biashara, ubora wa bidhaa zinazotengenezwa na kuridhika kwa wateja.
Seti ya KPI za biashara ni sehemu ya kadi ya alama iliyosawazishwa, ambayo inafafanua uhusiano wa sababu-na-athari kati ya viashirio na malengo. Viunganisho vile hufanya iwezekanavyo kuona mifumo na mambo ya ushawishi wa pamoja wa matokeo ya mchakato mmoja kwa mwingine.
Maendeleo ya mfumo wa KPI
Wakati wa kuunda mfumo wa viashiria muhimu, hatua kadhaa zinaweza kutofautishwa:
- Kazi ya awali ya kubuni. Kazi kama hiyo kawaida inajumuisha kuunda timu ya mradi na kufanya uchunguzi wa mapema wa mradi. Pia ni muhimu katika hatua hii kupata idhini na usaidizi wa wasimamizi wa kiasi.
- Maendeleo ya mbinu ya KPI. Katika hatua hii, uboreshaji wa shirika hufanyika. miundo ya biashara, maendeleo ya mbinu na seti ya viashiria, maendeleo ya taratibu za usimamizi kulingana na KPI, maandalizi ya seti ya nyaraka.
- Maandalizi programu kwa usimamizi wa KPI. Maendeleo yanaendelea hadidu za rejea kufanya mabadiliko kwenye programu. Programu ya moja kwa moja ya mfumo, mafunzo ya watumiaji na uendeshaji wa majaribio ya mfumo. Mfano wa mpango wa 1C wa KPI
- Kukamilika kwa mradi huo. Washa hatua ya mwisho Mfumo wa KPI (mbinu na programu) huwekwa katika uendeshaji wa kibiashara.
- Kuelezea wafanyakazi faida za kutumia KPIs
- Kuamua viashiria vya kimkakati kwa kampuni nzima
- Maendeleo ya taratibu za ufuatiliaji wa uendeshaji wa viashiria
- Haja ya uboreshaji zaidi wa kuendelea wa seti ya KPI ili kusaidia maendeleo ya shirika.
Sheria na kanuni za utekelezaji wa KPIs
Kuna tathmini tofauti za hitaji na utoshelevu wa idadi ya vigezo muhimu vya utendaji. Norton na Coplan wakati mmoja walipendekeza kutumia si zaidi ya 20 KPIs.
Fraser na Hope wanapendekeza kutumia si zaidi ya 10.
Mazoezi yaliyofanikiwa zaidi ni kutumia sheria ya "10/80/10".
Sheria hii ina maana kwamba biashara lazima itumie takriban viashiria 10 muhimu vinavyoelekeza matokeo, takriban viashirio 80 vinavyohusiana na shughuli za uendeshaji (kwa mfano, uzalishaji) na takriban viashirio 10 muhimu vya utendaji.
Muhimu sana katika utekelezaji wa KPIs ni kanuni ya udhibiti na udhibiti. Kanuni hii inasema kwamba idara au mfanyakazi binafsi anayehusika na matokeo ya kiashiria anapaswa kutengewa rasilimali zote ili kuisimamia, na matokeo yake yanapaswa kupimika na kudhibitiwa (ikiwa ni pamoja nao).
Tunaweza kuangazia kanuni zingine za kuunda mfumo wa KPI:
- Kanuni ya ushirikiano - ili kuongeza ufanisi wa ufanisi, ni muhimu kufikia ushirikiano kati ya pande zote zinazohusika za kampuni. Ubia lazima uanze na ujenzi wa mfumo na uendelee wakati wote wa uendeshaji wake.
- Kanuni ya kuhamisha juhudi kwa mwelekeo kuu - kuongeza ufanisi inaweza kuhitaji upanuzi mkubwa wa nguvu za wafanyikazi fulani wa biashara. Mara nyingi hawa ni wafanyikazi wa mstari wa mbele. Wanaweza pia kuhitaji kuongezwa ujuzi, mafunzo na kujumuishwa katika uundaji wa KPIs zinazohusiana na shughuli zao. Inahitajika pia kuboresha mawasiliano kati ya idara tofauti na wafanyikazi.
- Kanuni ya kipimo cha utendakazi jumuishi, kuripoti na uboreshaji wa utendaji. Imeundwa ndani ya nyumba inapaswa kuwahimiza wafanyakazi kuwajibika na ufumbuzi madhubuti. Pia inahitajika kuwapa wafanyikazi ripoti zote wanazohitaji katika kazi zao.
- Kanuni ya kuoanisha utendaji kazi na mkakati. Viashiria vyote lazima ziwe na lengo la kufikia malengo yaliyotajwa ya biashara. Inahitajika kuchambua kila wakati na kuongeza viashiria muhimu. Kazi ya biashara haipaswi kuwa na viashiria ambavyo haviendani na malengo ya kimkakati ya biashara.
Kutumia kanuni hizi itawawezesha kujenga utaratibu wa ufanisi usimamizi wa biashara.
Kampuni yoyote ina nia ya kuongeza ufanisi wa biashara na utendaji wa wafanyakazi. Kufikia malengo haya kwa kiasi kikubwa kunawezeshwa na kuanzishwa kwa viashiria vinavyoweza kupimika kiasi na vya kutegemewa - KPI (Viashiria muhimu vya utendaji).
Faida kuu ya mfumo uliojengwa kwa misingi ya viashiria muhimu ni mchanganyiko wake. Pia inalenga kuongeza maslahi ya wafanyakazi katika matokeo ya shughuli za kampuni. Wakati wa kuendeleza KPIs, maalum ya shughuli za shirika huzingatiwa. KPIs zinaweza kutumika kutathmini utendakazi wa kampuni nzima, vitengo vyake vya kibinafsi, na wafanyikazi mahususi. Kwa kuongeza, mfumo wa KPI unakuwezesha kulinganisha michakato ya homogeneous ambayo hutokea chini ya hali tofauti. Pia hufanya iwezekane kulinganisha utendaji katika vitengo kadhaa kwa kipindi sawa.
Faida kuu ya mifumo ya KPI ni kwamba mchakato wa kufanya maamuzi umepunguzwa hadi uchanganuzi wa data ambayo inapatikana wakati wowote na kuwasilishwa kwa muundo ulioidhinishwa mapema.
Mahesabu na matumizi ya KPIs
Njia bora zaidi ya kutumia KPIs katika makampuni makubwa rejareja, ambazo zina mtandao mpana. Katika biashara hii, kila duka hutoa michakato sawa ya biashara. Hii inawezesha uongozi wa juu wa ofisi kuu, kupitia uundaji wa viashirio rahisi, kuona tofauti katika utendaji wa matawi na kutabiri matatizo. Aidha, kwa misingi ya viashiria hivi inawezekana kabisa kujenga mfumo wa motisha wa wafanyakazi. Kwa kuongeza, kwa kulinganisha mara kwa mara na kuchambua matokeo ya kila mgawanyiko, kuna uwezekano mkubwa kwamba mwelekeo wa maendeleo ya biashara kwa ujumla unaweza kutabiriwa.
Urahisi wa kuhesabu viashiria vya fedha unahakikishwa na aina ya uwazi ya uwasilishaji wa taarifa za fedha au usimamizi. Data zote muhimu zimo kwenye mizania na akaunti ya faida na hasara. Usimamizi unaweza kupata taarifa kwa kipindi chochote haraka kadri mfumo wa uhasibu unaotumika unavyoruhusu. Kwa mazoezi, muda huu unatoka siku tatu hadi tano hadi 20. Kipindi hiki kinakubalika kabisa ili kutekeleza ushawishi wa usimamizi kwa wakati unaofaa.
Uendelezaji na kulinganisha viashiria vinapaswa kufanywa na mchambuzi wa biashara ya ndani, kutokana na haja ya kutoa data sahihi. Lazima aelewe wazi faida na hasara zote za kila mmoja wao. Baada ya yote, viashiria vinavyotumika kutathmini meneja mkuu na biashara kwa ujumla mara nyingi haziwezi kutumika kutathmini idara yoyote. Hii inaelezwa na maalum ya kazi ya kila kitengo cha kimuundo. Kwa mfano, kutathmini mkuu wa kituo cha uwajibikaji, kiashiria cha faida iliyobaki katika shirika kabla ya ushuru na riba (EBIT - mapato kabla ya riba na ushuru) inafaa. Hata hivyo, kiashiria hiki hakitumiki kabisa kutathmini kazi ya meneja wa huduma kwa wateja. Ukweli ni kwamba EBIT ni kiashiria cha kifedha. Inaonyesha ufanisi wa kufanya biashara, yaani, inategemea moja kwa moja mapato na gharama za kampuni. Kidhibiti cha huduma kwa wateja hakiathiri moja kwa moja nambari hizi. Kazi yake inapaswa kutathminiwa na kiashiria kingine, kisicho cha kifedha. Kwa mfano, idadi ya madai ya wateja yaliyolipwa au asilimia ya nambari hii kwa jumla ya madai.
Mahitaji ya kimsingi kwa KPIs
Thamani ya mfumo wa kiashiria haipo katika ufuatiliaji wa data kulingana na kanuni ya "hesabu-kulinganisha-kusahau". Jambo kuu ni kwamba hukuruhusu kutambua mifumo ya maendeleo ya biashara kwa ujumla au michakato ya biashara ya mtu binafsi. Kwa kuongeza, viashiria vya KPI hutumiwa katika bajeti ya muda mfupi na ya muda mrefu. Baada ya yote, bajeti katika asili yake ni seti ya viashiria vya kifedha vinavyoongoza kampuni kwenye utimilifu wa malengo ya kimkakati na mbinu yaliyopangwa tayari. Kwa kuongezea, kawaida kuu ni kupata faida, EBIT sawa, kulingana na ambayo kazi ya meneja wa juu inapimwa. Huu ni uhusiano kati ya mfumo wa KPI na upangaji bajeti. Lakini mfumo wa viashiria muhimu sio tu kwa kazi ya kuunganisha ya usaidizi wa bajeti. Kwa kuongezea, KPIs hufanya kazi zingine, kwa mfano:
Wakati wa kuunda mfumo wa KPI, unapaswa kuzingatia mahitaji fulani ambayo yanatumika kwa kila mgawo:
Kila mgawo lazima ufafanuliwe wazi, basi mtumiaji yeyote anaweza kuipima. Ikiwa ni pamoja na mfanyakazi, ambaye matokeo yake yanapimwa kwa kutumia kiashiria hiki. Kwa mfano, kupanga uhasibu rahisi mahali pa kazi kwa meneja wa huduma kwa wateja hufanya iwe rahisi kwake kuhesabu KPI "yake" kwa kutumia data ambayo iko karibu kila wakati.
Viashiria na viwango vilivyoidhinishwa lazima viweze kufikiwa. Lengo linapaswa kuwa la kweli, lakini wakati huo huo kuwa motisha.
Kila moja ya viashiria inapaswa kuwa jukumu la wale watu wanaopimwa.
Viashiria vinapaswa kuchangia motisha na ukuaji wa ufanisi wa wafanyakazi, na hii inahusiana moja kwa moja na kuweka malengo. Kwa hivyo, ikiwa idara ya mauzo inatimiza mpango wa kuvutia wateja wapya (KPI - idadi ya wateja wapya waliovutia wakati wa kipindi hicho), idara inaweza kutegemea bonus ya ziada. Ikiwa mpango haujafikiwa, kinyume chake, hakuna ziada inayolipwa.
Viashiria lazima pia vilinganishwe, yaani, viashiria sawa vinaweza kulinganishwa katika hali mbili zinazofanana. Kwa mfano, wastani wa bili(KPI ni uwiano wa wastani wa mapato ya kila siku kwa idadi ya risiti kwa siku) haiwezi kulinganishwa kati ya duka lililoko katika jiji la kikanda na duka la muundo sawa, lakini liko nje.
Mienendo ya mabadiliko katika mgawo lazima iweze kuwasilishwa kwa kuibua (graphically), ili hitimisho linaweza kutolewa na maamuzi yanaweza kufanywa kulingana na matokeo.
Na hatimaye, kila kiashiria lazima iwe na maana na iwe msingi wa uchambuzi. Kwa mtazamo wa kwanza, kanuni ni banal, lakini ni ya msingi. Kwa mfano, hebu tuchukue KPI kama vile uwiano wa kiasi cha gharama za kudumisha vifaa vya usimamizi hadi jumla ya faida. Rasmi, isiyo ya kawaida, kiashiria kama hicho kinakidhi vigezo vyote hapo juu: inapimwa kwa kiasi, inaweza kuwa ya kawaida, kuwasilishwa kwa picha, inaonyesha mienendo, na kadhalika. Lakini hebu fikiria kwa pili, ni nini maana yake na mgawo huo unaonyesha nini? Bila shaka, mfano huu katika hali ya kutisha inaonyesha utendakazi wa kanuni ya mawasiliano ya fomu na yaliyomo. Hata hivyo, katika mazoezi, wakati wa kuendeleza KPIs, matukio sawa yanaweza kutokea. Uangalifu hasa unapaswa kulipwa kwa kuanzishwa kwa viashiria vipya, vinavyohusisha wataalam katika mchakato wa uchambuzi. Wanaweza kuwa wasimamizi, pamoja na wataalam waliofunzwa zaidi wa miundo ya kifedha na kibiashara ya biashara.
Mifano ya kutumia viashiria
Mbali na viashiria vinavyokubalika kwa ujumla (kawaida vya kifedha), kila kampuni pia italazimika kuunda yake. Hii ni kutokana na ukweli kwamba kuna maalum tofauti ya biashara na makusudi mbalimbali, ambayo imedhamiriwa na mmiliki. Kwa hivyo, biashara inayoendelea inaweza kutathminiwa kwa kutumia uwiano wa EBIT uliotajwa tayari. Lakini kampuni ambayo tayari imepitisha kipindi cha malezi yake inaweza kutathminiwa kwa kiwango cha faida ya jumla (Gross profit) au, kwa njia nyingine, kwa kiwango cha faida (Gross Margin). Wakati huo huo, bila shaka, vipengele vingine vya "kuhusiana" vya shughuli pia vinachambuliwa: utawala, jumla, gharama za uuzaji, nk.
Kwa kumalizia, inaleta maana kuorodhesha chache za KPI za kawaida (tazama jedwali). Wanaweza kutumika kutathmini meneja au idara fulani. Kwa kujaza meza sawa kwa kila moja ya viashiria vinavyotengenezwa, meneja katika ngazi yoyote ataweza kupata jibu la swali la nini anataka kuboresha katika kazi yake au jinsi ya kutumia rasilimali zilizopo kwa ufanisi zaidi.
Mifano ya viashiria vya utendaji
| Kielezo | Ina maana gani | Nani anatathminiwa? | Mzunguko unaowezekana wa hesabu | Inaweza kutumika kwa nini? |
| EBIT, faida iliyobaki baada ya kodi, riba na gawio | Faida iliyobaki baada ya ushuru, ambayo huathiriwa na viwango vya mapato, gharama, uwekezaji (kushuka kwa thamani) | Mkurugenzi Mtendaji, wakurugenzi wa matawi wanaowajibika kwa sehemu za mapato na matumizi ya bajeti yao | Uhesabuji wa mafao, hifadhi ya ufadhili wa kibinafsi, kupata mikopo, kutathmini mapato ya uwekezaji, nk. | |
| Pato la Jumla, kiwango cha faida (kawaida kama asilimia) | Uwiano wa faida ya jumla kwa mapato (jumla ya mauzo) | Wakuu wa idara, maeneo ya biashara yanayotengeneza bidhaa au huduma | Kila mwaka, kila mwezi, na hadi bidhaa au mchakato uliokamilishwa kiteknolojia | Kutathmini matarajio ya ukuzaji wa bidhaa, athari za mahitaji ya bidhaa au huduma, athari za ushindani |
| Uwiano wa mauzo, mzunguko wa wafanyikazi | Mtazamo jumla ya nambari kuachishwa kazi katika kipindi cha idadi ya wastani kufanya kazi katika kipindi hicho | Mkurugenzi wa HR, wakuu wa vitengo vya kimuundo vya kampuni na meza tofauti ya wafanyikazi | kila mwezi, robo mwaka | Ili kutathmini athari za mauzo ya wafanyikazi kwenye matokeo ya biashara, tabiri vipindi vya utaftaji wa wafanyikazi zaidi, kuamua uaminifu wa kila aina ya wafanyikazi, kutambua akiba iliyofichwa ya akiba, kutathmini ufanisi wa vifaa vya wafanyikazi. |
| Kiwango cha wastani cha mauzo | Kiasi cha mauzo (vipande, vitengo vya fedha), ambayo kila muuzaji huleta | Idara ya mauzo, meneja wa mauzo | Kila siku, kila wiki, kila mwezi, robo mwaka, kila mwaka | Kupanga upande wa mapato wa bajeti ya idara, kupima utendaji wa kila mtu au idara na, kwa sababu hiyo, usambazaji wa mfuko wa bonasi, kubainisha msimu. |
| Uwiano wa muda wa mauzo wa zinazopokewa na zinazolipwa (pamoja na kila moja ya vipindi tofauti) | Uwiano wa wastani wa kipindi cha malipo kwa wanunuzi na kipindi cha wastani cha malipo kwa wasambazaji |
Idara ya Huduma kwa Wateja, Idara ya fedha, idara ya biashara, idara ya mauzo |
Kila mwezi, robo mwaka, kila mwaka | Kupanga mtiririko wa pesa na mapungufu ya pesa, kupata mikopo, kuhesabu malipo yaliyoahirishwa chini ya mikataba, kuanzisha punguzo kwa malipo ya mapema, kutambua vyanzo vya ndani vya ufadhili. |
Motisha ya wafanyikazi kulingana na matokeo ya kazi
Kwa kutumia viashiria muhimu, unaweza kutathmini utendaji wa kila mfanyakazi - kutoka safi hadi meneja wa juu - na kuhesabu bonasi yao ipasavyo. Hii inachangia ukuzaji wa motisha kati ya wafanyikazi, kwa sababu wanaelewa kuwa saizi ya bonasi inategemea juhudi zao. Hata hivyo, wakati wa kutekeleza KPI, au kwa usahihi zaidi, wakati wa kuamua viashiria muhimu vya utendaji, unaweza kukutana na matatizo fulani. Si rahisi kutenganisha parameter ya mafanikio "katika fomu yake safi," na juu ya nafasi ya mfanyakazi, ni vigumu zaidi kutenganisha mambo ambayo yanategemea yeye tu. Kisha, kila parameta lazima ichunguzwe kwa maneno ya fedha.
Mfumo wa mikataba katika uwanja wa manunuzi ni wa kiwango kikubwa mradi wa serikali, ambayo inaendelea kubadilika. Mbali na mahitaji mapya kwa wateja na wauzaji katika uwanja wa uwazi wa zabuni zote, kuunda hali sawa na kuzuia mikataba ya kupinga ushindani, mamlaka inakusudia kuongeza ufanisi wa ununuzi wa serikali na manispaa. Kweli, sheria ya sasa inayosimamia uendeshaji wa mashindano na zabuni, hasa sheria No 44-FZ na No 223-FZ, haina dhana wazi ya ufanisi na KPI.
Mamlaka iliamua kusahihisha hii kwa msingi wa Amri ya Rais wa Shirikisho la Urusi "Katika mwelekeo kuu. Sera za umma kwa Maendeleo ya Ushindani" na Mpango wa Kitaifa wa Maendeleo ya Ushindani wa 2019-2020, uliotiwa saini na mkuu wa nchi mwishoni mwa 2017. Nyaraka hizo ndizo zilizowaagiza watendaji kuandaa na kutekeleza kwa vitendo vigezo muhimu vya utendaji wa wapi na jinsi gani ya kuendeleza sekta ya manunuzi nchini.
Viashiria hivyo muhimu vya utendakazi vya KPI kwa watumishi wa umma (tunatoa mfano hapa chini) vinapaswa kuhusisha kuboresha ubora wa usimamizi wa zabuni, pamoja na kuboresha sifa za wanunuzi na washiriki. Hapo awali, viongozi wanataka kupanua mahitaji ya lazima kwa vigezo muhimu vya utendaji sio kwa mfumo mzima wa manunuzi nchini Urusi, lakini tu kwa mashirika makubwa zaidi, mwenendo wa zabuni ambayo umewekwa na Sheria ya 223-FZ. Hizi, haswa, ni pamoja na kampuni zinazomilikiwa na serikali na vyombo vya ukiritimba wa asili (CEMs) na mapato ya rubles bilioni 10 au zaidi au mali ya rubles bilioni 7. Baada ya "kuendesha" mfumo kwa wateja wakubwa, itapanuliwa kwa sekta nzima ya ununuzi na washiriki wake. Kwa hivyo unahitaji kujiandaa kwa hili na kujua jinsi ya kuhesabu KPI ya shughuli za ununuzi sasa.
KPI ni nini
Mfumo wa viashiria vya usawa vya utendaji KPI inawakilisha maadili ya nambari yaliyoamuliwa ndani ya mfumo wa kinachojulikana kuweka lengo au uamuzi wa malengo ya kimkakati ya maendeleo katika mwelekeo wowote. Linapokuja suala la kushikilia zabuni, tunaweza kuangazia KPI zifuatazo kwa idara ya ununuzi:
- kufuata tarehe za mwisho za kujifungua;
- kuokoa;
- hesabu za bidhaa;
- ubora wa bidhaa;
- ufanisi wa wafanyikazi;
- mtiririko wa hati.
Kila moja ya maeneo haya yanaweza, na muhimu zaidi, yanahitaji kupimwa na kutathminiwa usimamizi bora shirika la ugavi. Kwa maneno mengine, uchambuzi wa viashiria vya KPI inakuwezesha kuanzisha viashiria fulani katika kampuni, shukrani ambayo unaweza kuelewa ni hatua gani nyingine zinazohitajika kuchukuliwa ili kuboresha ufanisi. Wakati huo huo, ufanisi wa manunuzi yenyewe sio tu udanganyifu fulani uliofanywa kwa muda fulani, lakini pia faida ambazo kampuni ilipokea kutoka kwao.
Aina za viashiria vya KPI
Maktaba ya viashiria vya KPI ni pamoja na vikundi viwili vikubwa:
- Vigezo vya KPI vya utendaji wa shirika.
- Viashiria vya KPI kwa wafanyikazi.
Katika shirika hili linaweza kuwa msaada wa kiufundi zabuni, kuanzisha mtiririko wa hati, mahitaji ya tarehe za mwisho na ubora, vigezo vya vifaa. Mfanyikazi, kwa upande wake, hufanya kazi zifuatazo:
- mipango ya ununuzi;
- kushikilia zabuni;
- uteuzi wa wauzaji,
- kuhitimisha na kudumisha mikataba na wauzaji;
- usimamizi wa shughuli za ghala;
- vifaa.
Kando, udhibiti, uchambuzi na uboreshaji wa michakato inahitajika; hii kawaida hujumuishwa katika viashiria vya KPI kwa mkuu wa shughuli za ununuzi wa shirika la serikali au mtaalamu pekee katika idara ya zabuni katika shirika.
KPIs zinatumika kwa nini?
Uchambuzi na mafanikio ya viashiria vya KPI ni muhimu ili kuhakikisha unyumbufu katika utendaji kazi wa mfumo wa manunuzi wa umma wa kampuni katika mabadiliko ya sheria na sheria. hali ya kiuchumi. Shirika la udhibiti linahitaji udhibiti, kwa hivyo shirika lazima liamue kwa uhuru vigezo vya utendaji kwa mfumo mzima wa manunuzi na kwa wafanyikazi wa kampuni kulingana na ratiba ya wafanyikazi na. maelezo ya kazi. Kulingana na utimilifu wa vigezo hivi, inawezekana kutathmini tija ya kazi, kutambua makosa na mapungufu, na kuwaondoa mara moja.
Hakuwezi kuwa na vigezo vingi vya ufanisi wa kila mtaalamu. Kwa kawaida, wafanyakazi hupewa viashiria 5 hadi 10 vilivyofafanuliwa wazi na vinavyoeleweka. Jambo kuu ni kwamba usimamizi unaweza kwa urahisi na haraka kutathmini na kupima yao wakati wowote muhimu. Hapa kuna vipaumbele kuu vya kutumia mfumo wa Viashiria vya Utendaji Muhimu, ambao nchi zilizoendelea za Magharibi zimekuwa zikitumia kwa zaidi ya miaka 40, na huko Urusi walianza kuitumia haswa miaka 15 iliyopita:
- Motisha ya wafanyikazi. Baada ya yote, watu wanaweza kupata zaidi ikiwa wanaonyesha kiwango cha juu cha utimilifu wa viashiria vinavyohitajika.
- Uwekaji wazi wa vipaumbele na malengo ya shirika. Wafanyikazi wanajua haswa kazi walizopewa na utaratibu wa kuzifanikisha.
- Ufuatiliaji wa mara kwa mara wa kazi. Matumizi ya mfumo wa tathmini ya utendakazi hukuruhusu kufuatilia kila mara jinsi mambo yanavyoendelea katika kampuni katika hatua yoyote ya kazi ya mfanyakazi yeyote. Kwa hiyo, kushindwa zote iwezekanavyo kunaweza kuzuiwa, badala ya matokeo yao kuondolewa.
- Kuvutia wataalamu. Vigezo wazi vya kutathmini kazi hufanya iwezekanavyo kuanzisha mishahara ya haki, kulingana na mafanikio ya kibinafsi ya kila mfanyakazi. Yule anayejua na anayeweza kufanya zaidi ataweza kufikia ngazi ya juu, ambayo ina maana ya kupata zaidi.
- Kuokoa pesa za kampuni.
Wakati kazi inafanywa kwa usahihi, viashiria vya utendaji vya KPI hupatikana. Kwa hivyo, wataalam wote ambao shughuli zao zimeunganishwa wanapaswa kujua ni nini. Kwa njia hii, majukumu ya kibinafsi ya kila mfanyakazi yanaunganishwa kwa karibu na malengo ya kimkakati ya kampuni.
Mifano kwa idara ya zabuni
Kila idara ya kampuni inaweza kutumia viashiria vyake vya utendaji vya KPI; mifano yao ni rahisi sana:
- Ni viashiria vipi vinaweza kuhesabiwa katika idara ya zabuni? Kwa mnunuzi, hii inaweza kuwa idadi ya mabadiliko yaliyofanywa kwenye mpango wa manunuzi ya umma na ratiba ya manunuzi ya umma, idadi ya zabuni zilizokamilishwa kwa ufanisi, asilimia ya taratibu zilizofeli kutoka kwa kiasi cha jumla cha manunuzi ya ushindani, idadi ya manunuzi shindani ambayo maombi moja iliwasilishwa na ikatambuliwa kuwa inafaa, na kadhalika.
- Katika kazi ya meneja, unaweza kukadiria kiasi cha hundi ya wastani, kiasi cha mauzo; idadi ya wateja wa kawaida ambao walivutiwa, nk.
- Kwa mhasibu, ni muhimu kwamba hakuna faini kutoka kwa mashirika ya ukaguzi na kwamba ripoti ziwasilishwe kwa wakati; idadi ya ufafanuzi wa data, kutokuwepo kwa maoni wakati wa ukaguzi au ukaguzi.
Orodha inaendelea na kuendelea. Ni muhimu kukumbuka jambo moja: ili kuwa na uwezo wa kutathmini kufuata kwa kazi na vigezo vilivyotolewa, ni muhimu kuandika kwa makini kila hatua na hatua ya mfanyakazi. Kiungo chochote kinachokosekana kinaweza kuangusha kwa urahisi mfumo mzima uliowekwa.