Mkutano huo, anasema Sergey Logachev, sio tu chombo cha kuweka kazi za usimamizi na kupokea maoni kutoka kwa wafanyakazi. Mengi inategemea jinsi kampuni inavyofanya mikutano ya kupanga na mikutano ya uendeshaji: ufanisi wa kila mfanyakazi binafsi na ufanisi wa kampuni kwa ujumla. Wakati huo huo, anabainisha Bw. Logachev, na hii katika Mashirika ya Kirusi machafuko ya kweli.
Uumbizaji wa mikutano hufanya uongozi wa timu kuwa wazi zaidi
Dalili kuu ya mikutano isiyofaa ni kupoteza muda, unaoonekana kwa jicho la uchi, anasema Sergey Logachev. Wakati huo huo, pande zote mbili bado hazijaridhika - meneja, ambaye anatarajia kuongezeka kwa ufanisi na tija, na wasaidizi wake, ambao wana nia ya kukubaliana juu ya kila kitu kwa masharti ambayo yana manufaa zaidi kwao.
Udhihirisho wa pili wa uzembe ambao mimi huona mara nyingi: wafanyikazi huanza kuiga, i.e. kujifanya kuwa mikutano hii yote ni ya lazima na ya kupendeza kwao, wakijua wazi kuwa dakika na masaa yaliyotumiwa kwenye chumba cha mkutano ni wakati ambao hawana. kufanya kazi, na kisha kulaumu usimamizi yenyewe kwa hili, akisema kwamba yenyewe mara nyingi huwavuruga watu kutoka kwa kazi yao kuu. Lakini mbaya zaidi, mikutano isiyofaa inaweza kusababisha kufukuzwa. Jionee mwenyewe: kwa mpango wa meneja, wafanyikazi wanalazimika kujadili habari isiyo na muundo, kupoteza wakati kwenye mazungumzo, na wakati mkurugenzi anadai ghafla kwamba mipango ifanyike, jukumu huanza kuhama kutoka kichwa kimoja hadi kingine. Hitimisho la wasaidizi wenyewe ni rahisi: tuna uongozi mbaya, ni wakati wa kuondoka hapa. Na timu huanza kupiga filamu, sio peke yake, lakini kwa vitengo vizima. Hizi ni hasara mahususi za kibinadamu ambazo mkutano ulioandaliwa vibaya unaweza kusababisha.
Taja makosa makuu ambayo wasimamizi wakuu hufanya wakati wa kufanya mikutano.
Kosa kuu ni pale kiongozi mwenyewe hajui anachotaka. Kwa hivyo, algorithm ya mkutano mara nyingi hubadilika kuwa mpango wa "kuuza" suluhisho, wakati meneja anakuja na kusema: "Nataka hii!" Wafanyikazi wanaanza kumjulisha juu ya sababu na shida ambazo lengo haliwezi kufikiwa. Meneja anakataa, lakini baada ya muda, "ameshawishiwa" na wasaidizi wake, anapunguza bar. Kila mtu anapumua kwa utulivu na kuondoka, kila mmoja na maslahi yake mwenyewe: meneja "alilazimisha" wasaidizi, wasaidizi "walimshawishi" mkurugenzi. Kwa njia hii, mchezo "Sikuelewi" hugeuka kuwa sehemu utamaduni wa ushirika. Na huu ni mfano mmoja tu wa kufanya kazi na foulbrood.
Jinsi ya kuonyesha kwa usahihi malengo ya mikutano?
Meneja lazima ajue vizuri zaidi kuliko wasaidizi wake kile anachotaka kufikia na kwa wakati gani. Yeye ni mtaalamu wa mikakati na ana ufahamu mzuri wa mahali pa kuingilia na kutoka. Wasaidizi wake tayari wanajua mchakato vizuri zaidi. Kazi ya meneja ni kuweka bar ya kweli kwa wafanyakazi na kutathmini kwa usahihi uwezo wa kampuni. Ikiwa visingizio vinaonekana, shughulikia kwa ustadi. Jambo rahisi zaidi ni kuweka kazi katika muundo wa SMART, ambayo hukuruhusu kupata wafanyikazi kuwa na uelewa sawa wa kuanza kwa kazi hiyo, inakataza uwajibikaji wa kuhama wakati wa utekelezaji wake, "kubuni" vigezo vipya vya kukamilisha au kuhama tarehe za mwisho. Hiyo ni, muundo wa SMART hutoa uondoaji wa "magonjwa ya utoto" ya usimamizi wakati wa kuweka kazi.
Ni katika mkutano wa uendeshaji au mkutano ambapo meneja lazima hasa azushie upinzani kutoka kwa wafanyakazi ili kukabiliana nayo hapa na hivyo kuzuia kutokea kwake katika siku zijazo. Hesabu ya kawaida katika kesi hii ni ukali kupita kiasi (kukatizwa, matamshi ya ukosoaji, na mara nyingi ufidhuli kama jibu la vitendo visivyofaa vya wasaidizi) au uelewano (mazungumzo na wasaidizi, "ushawishi," mabishano). Ikiwa hatutapata njia ya kuangalia uaminifu wa wafanyikazi katika hatua hii mbele yetu, basi upinzani wa kukamilisha kazi utaongezeka tunapofanya kazi nao: hali ya sasa ya kazi, vizuizi vya wakati na rasilimali, msuguano ndani ya timu kuhusu motisha na usambazaji. ya majukumu yatatokea. Ili kuzuia hili kutokea, wengine wanahitaji kukabidhi kitu, wengine wanahitaji kuhamasishwa, na wengine wanahitaji udhibiti mkali kutoka kwa wasaidizi wengine. Hiyo ni, ni muhimu kupunguza matatizo katika hatua ya kuweka kazi.
Hitilafu ya pili inafuata kutoka kwa kwanza: wakurugenzi mara nyingi hufuata timu na, badala ya kusukuma kupitia maamuzi yao wenyewe, wanahusika katika majadiliano kuhusu kile kinachohitajika kufanywa, jinsi ya kuifanya na ikiwa inapaswa kufanywa kabisa. Majadiliano mengi yanaanzishwa kwa makusudi na wasaidizi ili "kula" wakati zaidi wa kufanya kazi, na ikiwa meneja anaruhusu hii, hii inaonyesha kutokuwa na uwezo wa kusimamia idara.
Lakini je, majadiliano si njia ya kupata maoni kutoka kwa wasaidizi?
Ili kuepuka kuchanganyikiwa, hebu tufafanue dhana. Kuna miundo ya mkutano, madhumuni yake ambayo ni kusimamia kitengo: mikutano ya kupanga, mikutano ya uendeshaji, mikutano. Wana lengo na algorithm ya kufikia lengo. Hizi ni zana maalum kama wrench. Wanawafundisha katika mafunzo. Na kuna miundo ya mikutano, ambayo madhumuni yake ni majadiliano ya pamoja: kutafakari, majadiliano, kubadilishana maoni. Miundo hii haina teknolojia, lakini mkakati - mlolongo wa jumla wa vitendo: habari ya awali, lengo, majadiliano ya pamoja, muhtasari. Majadiliano katika mchakato wa kusimamia timu ni kiashiria kwamba meneja hajafikiria kupitia kazi hiyo. Katika vikao vya kupanga "kudhibiti" au mikutano, ufafanuzi, sio majadiliano, yanakubalika.
Tatizo la jumla la makampuni ya Kirusi katika kufanya mikutano ni kwa usahihi kwamba hakuna ufahamu wa mgawanyiko huu, muundo huu. Na muundo ni utamaduni. Kuna viwango kila mahali - katika mauzo, katika mazungumzo, katika maandalizi na utekelezaji wa nyaraka, lakini kwa sababu fulani mara nyingi hakuna viwango katika kufanya vikao vya kupanga, uendeshaji na mikutano. Hii "ukosefu wa utamaduni" inajidhihirisha hata katika vifaa vya dhana. Katika nchi yetu, matukio yote ya pamoja yanaitwa mikutano. Na mkutano kwa kweli ni moja tu ya umbizo iwezekanavyo. Pia kuna mpangaji na RAM.
Kwa hivyo kuna tofauti gani?
Kila kitu ni rahisi sana. Mkutano wa kupanga ni ukumbusho wa kile kitengo kinahitaji kutimiza. Mkutano wa uendeshaji - mkutano wa kutatua hali ya shida. Na mkutano huo unafanyika ili kubaini matatizo mapya yanayohitaji kutatuliwa. Hii inasababisha mahitaji tofauti kwa shughuli ya washiriki. Mkutano wa kupanga ni mtihani tu wa kuelewana; ubunifu haufai hapa. Mkutano, kinyume chake, unahitaji shughuli za juu kutoka kwa washiriki, na kiongozi hufanya kama msimamizi.
Je, nini kitatokea ikiwa tutaalika watu hai na wabunifu kwenye mkutano wa kupanga? Au tutawaalika watu kwenye mkutano ambao hawawezi kufanya maamuzi? Wa kwanza watakuwa na kuchoka, wa pili watakaa nje. Na hii yote haitumiwi kwa ufanisi wakati wa kufanya kazi.
Subiri, lakini ikiwa tunasema kwamba majadiliano kwenye mkutano hayakubaliki, basi ni aina gani ya ubunifu na mtiririko wa mawazo unaweza kuwa?
Mkutano unaweza tu kufanywa ikiwa timu tayari imeunda utamaduni wa kawaida wa matumizi ya busara ya uwezo wa kibinadamu na wakati kupitia hafla rahisi za usimamizi - kupanga mikutano na shughuli. Kisha unaweza kufikia usawa bora kati ya muundo wa algorithm ya kuweka kazi na mpango wa kibinafsi wa washiriki wa mkutano.
Kwa kweli, wafanyikazi tofauti wanapaswa kualikwa kwenye mikutano ya kupanga, mikutano ya utendaji na mikutano. Uchaguzi unapaswa kufanywa sio tu kulingana na hali rasmi, lakini pia kulingana na shughuli na sifa za biashara. Mara nyingi, hii inafanywa hivi: kwanza, mkutano wa kupanga hufanyika, na pande zote zinazohusika katika mchakato unaojadiliwa hukusanyika. Ikiwa tatizo linatokea, basi watu wengine hutolewa, na kuacha tu wale ambao wanaweza kushiriki kikamilifu katika kutatua hali hiyo. Ikiwa ghafla kuna haja ya kujadili maelekezo mapya, basi mzunguko mdogo sana wa wafanyakazi unabaki na mkutano unafanyika. Ingawa hii haifanyiki mara nyingi sana. Shughuli kuu ya kampuni ni, baada ya yote, kupanga mikutano na mikutano ya uendeshaji, na mikutano iko karibu na vikao vya kupanga mkakati.
Nadhani kila fomati pia ina wakati wake?
Kwa kawaida, mkutano wa kupanga hudumu dakika 5-10, kikao cha mafupi hudumu hadi saa moja, na mkutano huchukua hadi saa 1.5. Inajuzu kutekeleza shughuli zote moja baada ya nyingine. Wakati mzuri wa kupanga mikutano na watendaji ni asubuhi. Ni bora kugawanya mikutano katika sehemu mbili. Wakati wa jioni - sehemu ya kupanga, ambapo kazi kuu zinatangazwa, na mkutano kamili umepangwa asubuhi kesho yake ili kila mshiriki apate muda wa kufikiri. Mazoezi mazuri sana, lakini mara chache mtu yeyote hufanya hivyo.
Je, matumizi ya miundo yanaipa kampuni nini?
Mara tu watu wanapokuwa na vichwa vyao jinsi mkutano wa kupanga unatofautiana na mkutano wa uendeshaji, na mkutano wa uendeshaji kutoka kwa mkutano, tayari wanaweza kuhesabu uwezo wao wa kutosha na, hivyo, kushiriki kwa ufanisi zaidi katika tukio la pamoja.
Lakini jambo muhimu zaidi ni kwamba muundo huo (mkutano wa kupanga - mkutano wa uendeshaji - mkutano) unakuwezesha kugawanya wasaidizi katika vikundi. Anawaambia watu kwa uaminifu: kwa sasa unastahili tu mkutano wa kupanga, una uwezo wa kushiriki katika shughuli za uendeshaji, na tayari umekua kwenye mikutano. Hii inaruhusu wafanyikazi kuweka kila mmoja katika timu, kwani wakati wanafanya kazi katika idara moja, uelewa kwamba mtaalamu huyu ni bora na kwamba mmoja ni mbaya mara nyingi haipo. Na mara tu tulipoamua mduara wa washiriki katika kupanga vikao, muhtasari na mikutano, tuliyapa kipaumbele: ni nani kati yao anayepaswa kusoma na ambaye anapaswa kufundishwa. Matokeo yake, uongozi wa kampuni unakuwa wazi zaidi.
Faida ya pili ya kukata vile ni kwamba washiriki katika shughuli na mikutano wanaweza tayari kugawa baadhi ya mamlaka, ambayo ina maana ya kuokoa fedha. idadi kubwa ya wakati. Lakini kwa kuwa uwakilishi unahusisha kutatua masuala mengi magumu yanayohusiana na motisha ya ziada na uhamisho wa uwajibikaji, basi ni rahisi zaidi kwa wasimamizi kufanya mikutano kwa njia ya kizamani kuliko kupanga kitu hapo.
Mkutano wowote wa muhtasari na upangaji huwa ni tafsiri ya mtindo wa usimamizi anaodai mkurugenzi. Kulingana na makadirio yaliyotolewa na Sergei Logachev, karibu 70% ya wasimamizi wa Urusi wanafuata ubabe katika uhusiano na wasaidizi, ambayo inaeleweka. Mtindo wa usimamizi wa migogoro, wakati mkurugenzi ni mfalme na kila mtu mwingine ni kundi la watu, unazidi kupitwa na wakati, ingawa bado una wafuasi wake, na mtindo wa kidemokrasia ulioanzishwa na usimamizi wa Magharibi, Bw. Logachev anaamini, unageuka kuwa haufanyi kazi katika mazingira ya biashara ya nyumbani: “Watu hawana jukumu la kazi zao kwa sababu hawashikamani nazo. Uhaba wa wafanyakazi utaongezeka, na kutowajibika huku kutaendelea kuzalishwa.” Kwa hiyo, inafaa zaidi hali ya kisasa Mtindo wa kufanya biashara unageuka kuwa wa kimabavu, na ni mtindo huu ambao mara nyingi hupitishwa wakati wa mikutano.
Je, inayojulikana zaidi inamaanisha bora zaidi?
Nisingesema hivyo. Bila shaka, kunapokuwa na ushindani mkali, jambo la kuamua inakuwa wakati. Na ikiwa kampuni haianza katika sehemu moja au nyingine ya soko leo, kesho inaweza kuwa haipo kabisa. Mtindo wa kimabavu huokoa muda. Lakini pia hupunguza maisha ya kampuni. Vipi? Mashirika ya kimabavu yana mauzo ya juu. Watu hubadilika mara nyingi zaidi, na pamoja nao mila na uzoefu hupotea, na mwishowe kampuni inageuka kijivu, ambayo inamaanisha inapoteza. Zaidi chaguo sahihi- mtindo wa usimamizi rahisi, wakati, kwa kuzingatia mfumo wa sheria, matakwa na uwezo wa kila mfanyakazi huzingatiwa. Visawe vya neno "nyumbulifu" katika muktadha huu ni "kujenga", "kuwajibika". Kiongozi nyumbufu maana yake ni yule aliyeelimika na kutumia maarifa na ujuzi alioupata katika utendaji.
Udhihirisho wa mtindo wa kimabavu mara nyingi ni kutofuata kanuni za msingi kufanya mkutano. Kwa mfano, wasimamizi hawatangazi ajenda, au wanatangaza, lakini tu ikiwa utauliza, na nadharia zimeundwa kwa njia nyingi. muhtasari wa jumla na haijulikani.
Hii inaeleweka, kwa sababu meneja yeyote pia huona mkutano kama njia ya kujithibitisha katika timu. Lakini hili pia ni suala la utamaduni. Agenda yoyote lazima iwe na tatu vipengele vya lazima. Kwanza, mada ya mkutano. Ya pili ni wakati, na ni muhimu kuonyesha sio tu wakati wa kuanza, lakini pia wakati wa mwisho wa tukio, ili wafanyakazi waweze kupanga siku yao. Ikiwa hakuna wakati wa mwisho, hii inamaanisha kuwa michakato ya biashara itachelewa. Kwa nini? Kama Gleb Arkhangelsky anavyosema kwa usahihi, ikiwa mtu ana nafasi ya kutofanya kitu, basi atafanya ndani. mapumziko ya mwisho. Kwa hiyo, kwa sababu ya mkutano ambao mipaka yake haijulikani, siku nzima ya kazi inaweza kwenda chini ya kukimbia. Kipengee cha tatu ambacho lazima kiwe kwenye ajenda ni muundo sawa ili wafanyakazi waweze kuhesabu nguvu zao. Ikiwa mtu anajua mada, wakati na muundo wa tukio la mashauriano, ufanisi wake huongezeka.
Na ikiwa meneja atasema: "Mimi ndiye mkurugenzi na kwa hivyo mimi mwenyewe nitaamua sheria za kila moja ya mikutano yetu." Jinsi ya kuwa chini?
Unaweza kuchukua hatua na kujitolea kufanya moja ya mikutano ya "sayansi". Wakati fulani nilivutiwa na mfano huu. Niliwahi kuulizwa kuanzisha mchakato wa mashauriano katika kampuni ambapo kupanga mikutano na mikutano ya uendeshaji ilichukua muda mwingi. Walionyesha rekodi ya video ya mkutano huo: mkurugenzi, mbele ya watendaji wakuu 16, alitumia nusu saa kutatua nusu ya shida. Sikuweza kuangalia zaidi. Niliwaelezea washiriki ni muundo gani, ni vipengele gani vinavyojumuisha, nilitoa mifano na maandamano muhimu, kisha kila mmoja wao akajitengenezea kazi ya kutatua tatizo moja au jingine. Watu 16 - kazi 16. Kazi zilipishana kwa kiasi na kazi za idara zingine, kwa hivyo waliamua mduara wa washiriki, ambao wangesuluhisha kazi hizi, na umbizo ambalo wangetekeleza. Kwa kuongezea, watu hao walikuwa na ucheshi, kwa hivyo walimteua mhasibu mkuu, ambaye alikuwa na ustadi wa mawasiliano karibu sifuri, kama kiongozi wa mkutano. Na katika dakika 15 walitatua shida nne. Kuhesabu ufanisi! Lakini ni suala la teknolojia tu, muundo!
Kuna sheria ya Hendrickson: wakati shida inahitaji mikutano mingi, inakuwa muhimu zaidi kuliko shida yenyewe.
Sijaona mashirika yoyote ambayo yana mikutano mingi sana. Na kuna sababu moja tu: mara tu mikutano inapoanza kuchukua 30-40% ya wakati wa kufanya kazi, wanapata tabia "chafu". Kwa ufupi, watu huchoka nao, na kwa hivyo huanza kuchelewa, kukosa, kuharibu, kukosoa, na mwishowe kuna mikutano michache. Hiyo ni, mara tu idadi ya mikutano inapofikia kizingiti muhimu, watu wenyewe wanaelewa: kuacha, tunafanya kitu kibaya. Huu ni mchakato wa kujidhibiti, na hakuna mtu, hata bosi anayehitaji sana, anayeweza kuibadilisha.
Sheria za mkutano mzuri:
- Jifunze kuweka kazi kwa wasaidizi katika umbizo la SMART;
- Kufanya uteuzi wazi wa washiriki wa mkutano;
- Kima cha chini cha majadiliano. Ufafanuzi, sio majadiliano, unakubalika;
- Kuchochea upinzani kutoka kwa timu katika hatua ya kuweka kazi ili hakuna hujuma katika mchakato wa utekelezaji wao;
- Sambaza uwajibikaji ili uweze kudhibitiwa;
- Walipe wanaojipambanua na kuwaadhibu wale walio na hatia mbele ya kila mtu. Hakuna maamuzi nyuma ya migongo ya wafanyikazi! Hii ni kampuni yako, ambayo huanza na nafasi yako ya habari.
Elena Zholobova
Top Gear UK: mikutano ya kupanga hufanyika vyema katika hali ya utulivu
Timu nyingi hufanya mazoezi ya mikutano ya kupanga, ambayo wasimamizi hutoa kazi na kuelezea mbinu za jumla za kazi kwa siku za usoni. Mashirika mengi ya serikali huwa na mikutano ya kupanga Jumatatu asubuhi.
Watu wengine wanaona kupanga mikutano kuwa kupoteza muda, lakini kwa upande mwingine, bila majadiliano ya mara kwa mara ya masuala ya sasa, hakika kutakuwa na vitendo vingi visivyoratibiwa. Hapa, kama kawaida, usawa ni muhimu.
Kwa mfano, wengi mashirika ya serikali Wanafanya mazoezi ya kupanga mikutano kila wiki na kukusanya wafanyakazi wote huko. Huu ni mfano wa kawaida wa kupoteza wakati. Sio kila wiki ambapo masuala muhimu hutokea ambayo ni muhimu kwa timu nzima. Walakini, kila mtu anapaswa kuwapo kwenye hafla kama hizo. Hata wale ambao hawajaathiriwa na ajenda ya sasa ama moja kwa moja au kwa njia isiyo ya moja kwa moja. Mikutano na vikao vya kupanga vimekuwa mifano bora ya muda uliopotea katika vitabu vya usimamizi wa muda.
JINSI YA KUWA NA MPANGAJI KAMILI?
Hakuna kilicho kamili. Hakuna mtu anayejua jinsi ya kufanya mkutano wa kupanga kwa usahihi. Kuna vigezo vingi sana hapa. Ni aina gani ya kupanga kukidhi mahitaji ya timu yako inategemea ni watu wangapi ulio nao na aina gani ya shughuli unayoshiriki. Ninaweza tu kukuambia kwa ufupi kile nilichoona katika mashirika tofauti.
Nilipofanya kazi katika taasisi hiyo, nilipata fursa ya kufanya kazi katika vitengo viwili vya kimuundo. Katika mikutano yote miwili na kiongozi ilifanyika. Zilifanyika kwa msingi usio wa kawaida na katika hali zote mbili zilikuwa na tija kabisa. Tuliweza kujadili masuala yote muhimu. Kulikuwa na upande mmoja tu wa mikutano hii ya kupanga - wakati mwingine (sio kila wakati) ilikuwa ya kuchosha, kwani sio maswali yote yaliyonihusu kwa njia moja au nyingine.
Pia nilifanya kazi katika moja shirika binafsi, ambapo hapakuwa na mikutano ya kupanga hata kidogo. Kwa vyovyote vile, nilipokuwa nikifanya kazi kama mtayarishaji programu, nilipata bahati ya kuzungumza na mkurugenzi ana kwa ana mara chache katika kipindi cha miaka 2.5 hivi. Wakati uliobaki wa kazi nilikuwa nikifanya kazi yangu ya haraka na nilijadili matokeo ya kazi na meneja katika hali ya sasa. Hii ilitosha kwa macho.
Katika shirika lingine, niliona mikutano ya kupanga kila siku ambayo hufanywa kila asubuhi, bila kujali kama kuna ajenda yoyote ya sasa au la. Kwa ladha yangu, mikutano ya kupanga kila siku ni mingi sana. Kwa mfano, ikiwa kila asubuhi wanachama wote wa timu hutumia dakika 15 kwenye mkutano wa kupanga na dakika nyingine 15 kurudi kwenye shughuli za kila siku, basi katika wiki kutakuwa na saa 2.5 za muda uliopotea kwa kila mfanyakazi kila wiki. Hii ni zaidi ya 5% ya muda wote wa kazi. Katika mwezi tayari ninakusanya zaidi ya masaa 10. Kukubaliana - hii inaonekana.
Mbali na mikutano ya kupanga asubuhi, pia nimeona mazoezi ya mikutano ya kupanga jioni, ambayo hufanyika katika hali ya utulivu, wakati mambo mengi yamefanyika na hakuna mtu mwenye haraka. Binafsi napenda umbizo hili kuliko mkutano wa kupanga asubuhi.
Kuhusu mikutano ya kupanga kila wiki, labda inahitajika. Lakini unahitaji kujaribu kuziendesha katika muundo uliofupishwa zaidi. Usivute mijadala kwa saa nyingi. Hasa ikiwa idadi kubwa ya watu wanashiriki katika mkutano wa kupanga.
KWANINI MPANGAJI WA ASUBUHI NI UOVU?
Wakati watu wanajiandaa kwa kazi, wakati wanaamka, wakati fulani unapita. Kisha wanaanza tu kufanya biashara zao - na wanakengeushwa na mkutano wa kupanga asubuhi. Kisha baada ya mkutano wa kupanga wanarudi kazini. Na - Mungu apishe mbali, mtu huwavuruga kutoka kwa kazi yao baada ya mkutano wa kupanga. Kisha saa 11 asubuhi utahitaji kwenda chakula cha mchana, na baada ya chakula cha mchana utasikia usingizi. Asubuhi ni wakati mzuri na wenye tija zaidi. Nisingeitumia kwenye mkutano wa kupanga kila siku.
MIKUTANO KWENYE UKORIONI IMESIMAMA
Ikiwa kuna watu wachache kwenye timu, basi kwa nini usifanye mikutano iliyosimama kwenye barabara ya ukumbi. Kwa maisha ya kukaa chini, hii ni afya zaidi na hukuruhusu kujisikia huru zaidi. Wakufunzi wengi wa biashara wanashauri kutekeleza hili mazoezi ya kila siku. Unaweza kuendeleza wazo hili na kujadili masuala ya kazi meza ya kula au wakati wa kufanya kazi kwenye ukumbi wa michezo wa ushirika. Fikiria juu yake - unafanya mambo mawili mara moja, na zaidi ya hayo, unajadili miradi ya kazi katika hali ya utulivu na unaweza kuzungumza na wenzako kwa uwazi zaidi kuliko ofisini.
Sasa hebu tuorodhe hatua zinazohitajika ili kufanya mkutano wa kupanga ubora.
Kabla ya mkutano wa kupanga, kiongozi huteua mtu (katibu) kurekodi mipango ya washiriki. Na anamleta hadi sasa, anampa makala hii aisome ili katibu aelewe nuances zote za kufanya mikutano ya kupanga. Washiriki wengine wa mkutano wa kupanga HAWAHITAJI kusoma makala haya. Katibu anatengeneza meza ambapo anaingiza washiriki wote katika mkutano wa kupanga:
Hapana., Picha, Jina la Mwisho Jina la kwanza, Tel., Barua pepe, nafasi, Kazi ya wiki ijayo na tarehe za mwisho, Jukumu la wiki iliyopita, Vidokezo: Vidokezo vya kuhudhuria mkutano wa kupanga, kukamilika kwa kazi za wiki iliyopita, nk. 
Katibu anapaswa kurekodi mkutano wa upangaji kwa sauti na kuandika mazungumzo baada ya mkutano ili kunasa kila kitu kilichopangwa na watu, ili kutuma habari hii kwa wanaopaswa kufanya shughuli hii.
Kisha, katika mkutano wa kupanga, kiongozi anatangaza kuanza kwa mkutano wa kupanga, kuwakaribisha wale waliokusanyika, kuwatambulisha washiriki kwa kila mmoja (ikiwa kuna washiriki wapya wa mkutano wa kupanga) na kusema malengo ya kampuni kwa muda mrefu, kwa muda mfupi. , kwa muda hadi mkutano unaofuata wa kupanga:
Wacha tuanze mkutano wetu wa kupanga. Ninakaribisha kila mtu! Malengo yetu ya kimataifa: kuwa nambari 1 katika tasnia yetu, kwa hili tunahitaji takwimu zetu za maendeleo kuwa za juu kuliko zile za washindani wetu. Lengo letu kufikia mwisho wa mwaka ni kufungua migahawa mingine 200. Lengo letu la wiki ni kuuza franchise 30. Sasa nitaanzisha katibu wetu: Huyu ni Anna Ivanova. Hii ni sana mtu muhimu kwa ajili yetu sote, atarekodi mambo tunayopanga kufanya kwenye mkutano wa kupanga ili tusiyasahau na atatutumia. barua pepe nakala ya mkutano wa kupanga. Anna, huyu ni Vladimir Petrov, mkuu wa idara ya ununuzi. Huyu ni Yulia Sidorova, mkuu wa huduma ya HR. Huyu ni Marya Ivanovna, Mhasibu Mkuu. Na kadhalika.
Kisha kiongozi anaonya kwamba wakati wa hotuba ni muhimu kusema Jina la Mwisho, Jina la Kwanza na nafasi, kwa nakala, ili wengine, wakati wa kusoma, waweze kuelewa ni nani aliyezungumza.
- Wakati wa mkutano wa kupanga, ili tuweze kusoma kwa urahisi nakala ambayo Anna atatutumia, kabla ya kuchukua sakafu, nakuuliza useme jina lako la mwisho na jina la kwanza, na ueleze msimamo wako.
Na kisha ufuatilie kufuata sheria hii. Kwa mfano mtu anasema:
- Sidhani kama tunaweza kufanya hivi.
Kiongozi anaingilia kati na kusema kwa upole:
- Tafadhali jitambulishe na utaje msimamo wako.
- Mkuu wa idara ya manunuzi Vladimir Petrov. Kweli, nadhani hatutaweza kununua wiki hii, kwa sababu tunahitaji kutangaza zabuni, na hii itachukua wiki 2.
Kwa wakati huu, katibu anapaswa kufikiria katika wakati uliopo, anapaswa kuwa na uwezo wa kuzingatia kile kinachotokea, kumbuka na kuandika maelezo ambaye anasema hii au maneno hayo, kwa mfano, ikiwa meneja alisahau kuuliza kujitambulisha. Na kisha anaunda upya data kwa kutumia sauti, hufanya nakala, na kuituma kwa washiriki. Inabainisha kile ambacho kila mtu anapaswa kufanya na kutuma kazi za kibinafsi. Kisha huwapigia simu watu na kuwakumbusha kwamba ametuma kazi ili zikamilishwe kwa barua pepe na kuhakikisha kuwa barua yake imepokelewa.
Kisha kiongozi anatoa nafasi kwa kila mshiriki katika mkutano wa kupanga kwa zamu, ili kila mmoja aeleze NINI HASA ambayo imefanywa tangu mkutano wa mwisho wa kupanga, ni matokeo gani mahususi yalipatikana, na si yale aliyofanya, au kwa nini kitu hakikufanyika. fanya kazi kwa ajili yake. Kiongozi anafuatilia kwa uangalifu kwamba washiriki hawafichi matokeo maalum ya shughuli zao. Kwa mfano, Vladimir Petrov anasema:
- Nilitayarisha nyaraka za zabuni wiki hii.
Msimamizi:
- ni nini hasa kimefanywa?
- Nilitayarisha mahitaji ya alama 25 kwa mshiriki wa zabuni, nilikubali Idara ya fedha kiasi ambacho itakuwa na faida kwetu kununua vifaa hivi. Na kadhalika…
Kisha kiongozi anamuuliza mzungumzaji anachopanga kufanya kwa ujumla na anachopanga kufanya kabla ya mkutano unaofuata. Anauliza kuhusu muda wa kila kazi na kile anachohitaji ili kukamilisha kazi hiyo kwa mafanikio. Na pia kiongozi wa mkutano wa kupanga anahakikisha kwamba mipango ya washiriki inafanana na lengo la kawaida. Kabla ya hotuba, unaweza kuandaa meza iliyo na safu nane, ambayo kiongozi huweka alama kwa njia ya "+" na "-" ishara: Jina la mwisho Jina la kwanza, uwepo kwenye mkutano wa kupanga, mpango wa muda mrefu, tarehe ya mwisho. , mpango wa kila wiki, tarehe ya kukamilisha, kufuata lengo la jumla, maelezo (kutambua kile ambacho msaidizi anahitaji ili kukamilisha kazi na alama zingine)
Msimamizi:
- Vladimir, tuambie kuhusu kazi na mipango yako ya sasa.
- Nitashikilia zabuni ili kununua vifaa muhimu kwa bei ya 10-20%.
- Je, itakuchukua muda gani kufanya zabuni hii?
- Itanichukua wiki 2 kufanya zabuni.
- Sawa, unapanga kufanya nini wiki hii kabla ya mkutano ujao wa kupanga?
- Ninahitaji kutuma mahitaji ya kushiriki katika zabuni kwa makampuni ya usambazaji wa vifaa.
- Je, unapanga kutuma mahitaji haya kwa makampuni ngapi?
- Kweli, nadhani kuna kampuni 10.
- Nzuri. Je, una kitu kingine cha kuongeza, unapanga kufanya lolote lingine wiki hii? (au jiwekee kikomo kwa maneno: "Hiyo ndiyo yote?", "Umemaliza?", "Je! una kitu kingine cha kuongeza?")
Kisha kiongozi anamshukuru mshiriki aliyetangulia na hupitisha sakafu kwa ijayo. Na inatenda kulingana na mpango huo huo, kwa madhumuni ya pekee ya kutoa MAALUM kutoka kwa watu.
Walifanya nini wiki iliyopita?
Je, wanapanga kufanya nini hasa katika wiki ijayo?
Tunahitaji NAMBA na MWISHO mahususi ili katika mkutano unaofuata wa kupanga tuweze kuona kwa uwazi iwapo mtu huyo amekamilisha kazi aliyojiwekea.
Na katika kesi ya kutofuata, kwa hali yoyote usisikilize visingizio, unahitaji tu kuuliza:
- Anna, idara ya ununuzi ilipanga kufanya nini wiki hii?
- Tuma mahitaji ya makampuni kumi kwa ajili ya kushiriki katika zabuni.
- Imetengenezwa?
- Hapana.
- Je, itakuchukua muda gani kumaliza hili?
- Wiki nyingine.
- Nzuri.
Na ikiwa mtu atatoa "Kivuli kwenye uzio", akikwepa, hasemi kwa undani alichofanya wiki iliyopita, hatumpe fursa ya kuelezea mipango ya wiki ijayo, kwa sababu bado hajakamilisha kile alichoweka. kwa ajili yake mwenyewe wiki hii, kiongozi anasema kwa urahisi:
- Ni wazi. Kazi zilizopangwa na idara ya manunuzi hazijakamilika. Tusipoteze muda tuendelee na huduma ya HR. Ninatoa sakafu kwa Yulia Sidorova.
- Yulia Sidorova, mkuu wa idara ya HR. Wiki hii tuliwahoji wagombea 150 wa nafasi ya wasimamizi wa mauzo, 15 kati yao walifikiwa majaribio, …
Hivi ndivyo mkutano wa kupanga unafanywa na utekelezaji wa kazi unafuatiliwa.
Kukosekana kwa uthabiti katika kufanya mikutano ya kupanga kunasababisha nini?
Watu huvunjika moyo, wanaelewa kwamba hawawezi kufanya chochote, na wanaweza "kuzungumza meno yao" na hakuna mtu atakayegundua kutotenda kwao.
Kwa hiyo, kazi yetu ni kwa washiriki wote katika mkutano wa kupanga kuona wazi wale wanaofanya, na kuona wazi wale ambao hawana shughuli. Na wafanyikazi wavivu hukasirika sana, na hujirekebisha na kujihusisha na kazi, au wao wenyewe huacha timu, kwa sababu watu hawawezi kuwa mahali ambapo hawako vizuri, na wanaweza kustarehe tu ikiwa watatoa matokeo. , au wanaweza kuficha kutofanya kazi kwao. Kwa hiyo, ni muhimu daima kuleta matokeo au ukosefu wake kwa mwanga.
Tuza wafanyikazi kwa matokeo, kwa takwimu nzuri, lakini sio kwa maneno. Watie moyo watu hadharani - wafanye wafanyikazi waliojitolea, WAAMINIFU wawe na nguvu zaidi, waendeleze, wafunze na wape mamlaka zaidi. Tafuta watu wenye tija zaidi na uwafanye watu wako wawe na tija zaidi. Weka asili ya kihemko katika timu kwa kiwango chanya, na tija huongezeka sana.
Mkutano wa kupanga ni sehemu muhimu ya mchakato wa kazi. Walakini, inaweza kuwa kichocheo kwa mfanyakazi, hatua kali na chachu, au kukatisha tamaa kabisa hamu yote ya kufanya kazi. Jinsi ya kufanya mikutano ili "kuwasha" wasaidizi? Wafanyikazi wanawezaje kuwa na tabia katika mikutano ili kuhakikisha kuwa muda wao unatumika kwa tija?
Wapangaji ni wa nini?
Kwa muda wa mwaka mmoja nilifanya kazi katika ofisi ya wahariri wa gazeti kuhusu ujenzi na nyumba. Mhubiri, ambaye pia ndiye mwenye nyumba, alipenda sana kupanga mikutano. Tulikusanyika ofisini kwake kila asubuhi kwa saa moja na nusu hadi saa mbili na kutazama onyesho la mwigizaji mmoja. Madhumuni yaliyobainishwa ya mkutano huu ni kutuambia uhusiano na watangazaji uko katika hatua gani kwa sasa. Siri - eleza ni nini waliopotea wamekusanyika kwenye meza hii. Mimi (mhariri) na mbuni pia walihitaji kuwepo. Ni mhasibu tu ndiye aliyepokea "msamaha" huo: ilibidi afuatilie kila wakati akaunti ya kupokea pesa, ambayo haikufika kabisa. Kwa sababu badala ya kufanya kazi, tuliketi kwenye mkutano wa kupanga.
Tungefurahi kusikia yale ambayo mwajiri wetu alifikiri kutuhusu, na kuona jinsi angeweza kuuza kupitia simu, lakini kazi ilikwama. Ukweli ni kwamba pesa itaonekana katika ofisi ya wahariri ikiwa wasimamizi watauza matangazo. Ili kupanga miadi na mtangazaji anayetarajiwa, unahitaji kuwasiliana naye. Na wakati wa kweli zaidi wa kukamata mtu papo hapo ulikuwa kutoka 9 hadi 10, baada ya hapo watu walitawanyika kwenye mikutano yao ya kupanga, uzalishaji na mikutano. Kwa ujumla, ilikuwa ni lazima kupiga simu tu wakati tulipokuwa tumeketi katika ofisi ya mkurugenzi.
Haikuwezekana kuvunja mduara huu mbaya. Hapana, tulisema kwamba wasimamizi wanahitaji kwenda kwa simu, na mhariri na mbuni wangependa kurudi kwenye kurasa za gazeti. Tumeomba mara nyingi kupanga upya mkutano kwa wakati mwingine. Lakini ikiwa unakusanyika kwa ajili ya kukusanya, ukisahau kuhusu faida za kampuni, Nyakati nzuri haitakuja hivi karibuni.
1. Fanya mpango:
ni nini kusudi kuu la mkutano: kuzungumza juu ya uvumbuzi, kusikiliza maoni, kutatua shida, kukusanya ripoti, nk.
Ni masuala gani yanapaswa kujadiliwa kwanza?
nini kinaweza kuruka na kutatuliwa kwenye kazi ikiwa hakuna wakati wa kushoto, nk.
2. Bainisha lengo lako
Tengeneza ombi lako katika umbizo la matokeo. Si “kujadili tatizo,” bali “kuza suluhu kwa tatizo.”
3. Rekebisha makubaliano na upe majukumu na tarehe za mwisho
Ikiwa pendekezo la suluhisho litatokea, matokeo ya mkutano yatakuwa makubaliano juu ya hatua zitakuwa nini, nani atachukua jukumu na kwa wakati gani.
4. Weka wakati "rahisi".
Ili kuzuia wafanyikazi kutoka kwa kuvuta ripoti, kuwa na umakini zaidi na kufikiria haraka, panga mkutano saa moja kabla ya mapumziko ya mchana au mwisho wa siku ya kazi. Ikiwa watachukua muda mrefu sana, wataruka chakula cha mchana au watarudi nyumbani baadaye. Na, bila shaka, hakuna mtu anataka hii.
5. Kuwa karibu na watu
Ikiwa unataka kupata uwazi kutoka kwa wasaidizi wako, kusikiliza kile wanachofikiria juu ya suala hili, kaa kati yao. Unapokuwa mkuu wa meza, wewe ndiye bosi na maoni yako yanakuja kwanza. Unapoketi karibu na mfanyakazi, wewe ni mfanyakazi mwenzako, tayari kujadili na kutafuta suluhisho pamoja.
Mkurugenzi Mkuu wa Skladovka LLC, mtandao wa maghala ya uhifadhi wa mtu binafsi wa vitu (Self kuhifadhi), skladovka.ru
Mkutano unapaswa kutayarishwa na kiongozi kila wakati kulingana na maswala unayotaka kujadili. Kabla ya kuanza, ni bora kutuma ajenda ambayo ungependa kupokea jibu au kuandaa majadiliano. Mkutano unapaswa kumalizika kwa kurekodi dakika maamuzi yaliyofanywa, tarehe ya mwisho na watu kuwajibika.
Kila mkutano hufanyika kulingana na kanuni ya mwendelezo, ili watu waelewe mantiki ya maendeleo ya mradi na wapate fursa ya kutoa maoni na kutoa ripoti juu ya shida zilizotokea katika mchakato wa utekelezaji wa maamuzi.
Mikutano kwenye tovuti, badala ya ofisi ya meneja, ni muhimu sana. Kwenye tovuti, unaweza kuona mara moja kile kinachotokea kwenye tovuti, kile kinachohitajika kufanywa ili kufikia malengo yaliyokusudiwa.
Mikutano ya kufanya kazi kati ya mkuu wa shirika na wawakilishi wa idara hatimaye hufanya iwezekane kuangalia ikiwa kila idara na biashara kwa ujumla inaelekea kwenye lengo lililokusudiwa au inapotoka.
Mkurugenzi wa Maendeleo wa kampuni "CentrAgro"
Katika kampuni yetu, mikutano imeainishwa: mabaraza, kamati, mikutano, ambayo nayo ina kikomo cha wakati na ajenda. Mikutano ya hali ya nguvu pekee ambayo haina ajenda iliyoamuliwa mapema. Kwa wengine, hati zinatayarishwa mapema na kutumwa kwa barua kwa wahusika wanaovutiwa.
Kanuni za mikutano ni:
usiingiliane;
usitoke nje;
kuzima simu;
kuwa kwa wakati.
Ufanisi wa mikutano huongezeka kwa njia ya maandalizi na usambazaji wa awali wa nyaraka, ratiba ya wazi ya mkutano wa kupanga saa za kazi za wafanyakazi.
Wapangaji kwa mbali
Kila mwaka inakuwa zaidi na zaidi makampuni zaidi wanaokataa ofisi na kubadili . Jinsi ya kufanya mikutano ya kupanga wakati wafanyikazi wote wanaishi sio tu katika miji tofauti, bali pia ndani sehemu mbalimbali Sveta?
Natalia Odegova
Mwanzilishi wa kituo cha mafunzo ya mtandaoni 1day1step.ru
Nilikuwa nikifanya kazi katika shirika kubwa. Sasa wafanyakazi wangu wote wanatoka miji tofauti na hata nchi, na tunawasiliana sana mtandaoni. Uzoefu uliopita ilituruhusu kuchukua kilicho bora zaidi na kubadilisha kile ambacho kilikuwa hakifai.
Watu hufanya kazi mtandaoni ili kuwa na muda zaidi, kwa hivyo mikutano yote ya kupanga ni mifupi zaidi na yenye ufanisi zaidi. Hatuleti pamoja watu ambao hawawezi kushawishi utatuzi wa suala hilo, na kwa hivyo usipoteze wakati wao. Mkutano wa kupanga ni mafupi na kwa uhakika tu. Mara nyingi hii ni simu ya Skype kwa dakika 5-10 ili kujadili suala maalum.
Kuna viashiria ambavyo tunafuatilia mara kwa mara, lakini hatuwasiliani nazo kabisa, lakini chapisha data mpya kwenye gumzo la jumla na kufanya maamuzi, jadili hatua mpya za kuboresha.
Kuhusu tarehe za mwisho: kwa kuwa kwa ujumla tuna uhuru mwingi, sijafinya makataa mafupi zaidi katika miradi ya "maendeleo", lakini uliza: "Je, unaamini tarehe gani ya mwisho? Unaweza kujibu kwa muda gani?" Njia hii inaruhusu mfanyakazi kuchukua jukumu kwa uangalifu na kufanya kazi juu ya kazi hiyo kwa hamu kubwa na raha.
Na vituo vya ukaguzi vya kati vinasaidia sana ninapoangalia mchakato huo na kuona ikiwa mambo yanakwenda katika mwelekeo sahihi.
Acha simu yako, kompyuta kibao na vifaa vingine ofisini. Haupaswi kupeleka toy yako unayoipenda kwenye mkutano na wasimamizi.
Kumbuka kwamba kanuni zilezile zinatumika katika mikutano na shuleni. Wale wanaosikiliza kwa makini, kutikisa kichwa na kuuliza maswali ya kufafanua wanaendelea vizuri. Kwa nini tunahitaji kuwa wakubwa kazini? Hiyo ni kweli - ili wakumbuke kutuhusu wakati wanasambaza bonasi.
Sheria nyingine ya shule ni “jicho kwa jicho.” Unaposifiwa, tuma mwonekano wazi kwa meneja. Laana zinaanza kumiminika, anza kutafuta mstari unaovutia zaidi kwenye meza au makini na kalamu yako.
Andika kila kitu Wote . Kisha utagundua ni nini kinachofaa na kinachoweza kutupwa. Kwanza, wakubwa wanapenda sana wanapoandika maelezo. Pili, rekodi ni uwanja mbadala wa ndege ikiwa unahitaji kutoroka. Kwa njia, unaweza kurekodi mawazo yako kati ya lulu za kiongozi.
Toa maoni yako kwa bidii ikiwa hii imetolewa katika muundo wa mkutano wa kupanga. Hata ikiwa unashiriki marufuku, bado utaonekana kuwa na heshima zaidi dhidi ya hali ya nyuma ya wenzako walio kimya wakiangalia viatu vyao. Jambo kuu sasa ni kuonyesha nani ni mshiriki hai zaidi hapa.
Hatuzungumzi hata juu ya kulala, kupiga miayo na kuangalia tupu. Wewe mwenyewe unaelewa kuwa hii haifai.
Ikiwa umeshindwa kabisa na kuchoka, jaribu kufanya kazi katika kichwa chako. Tengeneza orodha ya mambo ya kufanya, fikiria kuhusu mradi wako duniani kote. Au ndoto tu.
kufanya mikutano kwa ufanisi ili kuwasha wasaidizi? Wafanyikazi wanapaswa kuwa na tabia gani kwenye mikutano ili kutumia wakati wao kwa faida?"/>
Jinsi ya kuandaa na kuendesha mkutano wa asubuhi wa dakika tano (mkutano wa uendeshaji). Sheria, vidokezo, mapendekezo. (10+)
Vidokezo vya Kuendesha Mkutano wa Hali
Mkutano wa uendeshaji unaweza kuwa chombo cha ufanisi sana cha usimamizi, au unaweza kugeuka kuwa kuzama kwa wakati kwa nguvu ambayo inapunguza sana ufanisi wa kazi. Jinsi ya kuhakikisha kuwa RAM ya dakika tano huleta faida na sio madhara?
Kupanga malengo ya mkutano
Mkutano wa kupanga unapaswa kufanywa mara ngapi? Inategemea kwa nini tunafanya hivyo. Jinsi hali inavyobadilika haraka, ni mara ngapi inahitajika kuangalia ikiwa mpango wa kazi unatekelezwa na kurekebisha.
Muhimu! Katika mkutano wa uendeshaji, haiwezekani kufanya uamuzi wowote wa kuwajibika unaohitaji ufafanuzi na majadiliano. Maamuzi kama haya hufanywa katika mikutano ya kina zaidi. Utekelezaji wao umeelezwa katika makala iliyounganishwa hapo juu. Mkutano wa kupanga unahitajika ili:
- au hakikisha kila kitu kinakwenda kulingana na mpango,
- au kuelewa kuwa kuna mikengeuko midogo ambayo inaweza kutatuliwa utaratibu wa sasa, kupitia ushauri au usaidizi fulani kwa wale walioachwa nyuma,
- au uthibitishe kwamba marekebisho makubwa zaidi au ufumbuzi mpya wa kubuni unahitajika, kuteua wale wanaohusika na kujifunza suala hilo, kuandaa na kufanya mkutano kamili juu ya suala hili.
Mpango, kanuni za uendeshaji
Kulingana na hapo juu, tunaweza kuunda sheria za msingi:
Mpango kazi. Lazima kuwe na mpango wa kina wa kazi. Mpango huu unapaswa kuwa wa kina kama mkutano wa dakika tano. Kwa mfano, ikiwa tunafanya mkutano wa uendeshaji kila siku, basi mpango unapaswa kuwa wa kina kila siku, angalau wiki kadhaa kabla. Vinginevyo, hakutakuwa na chochote cha kujadili katika mkutano wa kupanga. Haina maana kusikiliza ripoti ya mfanyakazi juu ya kazi iliyofanywa wakati wa mchana ikiwa haijulikani ni nini alipaswa kufanya siku hiyo.
Kanuni. Kiwango cha chini cha muda kinapaswa kutengwa kwa ripoti ya kila mshiriki. Kwa kawaida kama dakika tano zimetengwa, lakini unaweza kuishi kwa muda mfupi. Kunaweza kuwa na matukio maalum wakati, kwa mfano, mfanyakazi anaripoti habari. Anahitaji kupewa muda kulingana na wingi wa habari. Muda sawa umetengwa kwa ajili ya majadiliano kama ya ripoti. Wakati wa majadiliano, unaweza kuuliza maswali ya kufafanua, kutoa vidokezo vifupi, kukubaliana juu ya kile mfanyakazi anahitaji kufanya kabla ya mkutano ujao wa kupanga. Ikiwa haiwezekani kujadili suala hilo kwa wakati uliowekwa wakati wa mkutano wa uendeshaji, basi unahitaji kupanga kuifanya baada yake, kwa ushiriki wa wafanyikazi hao tu ambao wanahusiana na suala hilo. Hii itakuruhusu usisumbue au kupoteza wakati wa wengine ambao hawana uhusiano wowote na suala hilo.
Itifaki. Maamuzi yote yaliyofanywa lazima yarekodiwe katika dakika. Kisha katika mkutano unaofuata wa kupanga tunachukua tu kumbukumbu za ule uliopita na kuangalia kama washiriki wote walifanya kile kilichopangwa katika mkutano uliopita. Ikiwa mfanyakazi hakuweza kukamilisha kazi, unahitaji kuamua jinsi ya kumsaidia mfanyakazi huyu. Ni ujinga kutarajia kwamba bila kukamilisha kazi katika wiki ya kwanza, atafanya katika ijayo. Inahitajika kujua ni shida gani mfanyakazi ameacha, na jinsi shida hizi zinaweza kushinda kupitia juhudi za pamoja.
Je, mkutano wa uendeshaji una manufaa?
Vikao vilivyopangwa vizuri vya dakika tano hukuruhusu:
- Wafanyakazi wote wanapaswa kufahamishwa kuhusu maendeleo ya kazi.
- Kila mfanyakazi ana wazo wazi la kile anachohitaji kufanya hivi sasa.
- Tambua haraka mfanyakazi anapokumbana na matatizo, msaidie mara moja, mshauri, na msukuma.
Mfano wa itifaki ya mkutano
Ninaweka dakika kwenye lahajedwali. Katika safu ya kwanza ya wima ninaorodhesha washiriki wote katika mkutano wa kupanga. Mstari wa kwanza una tarehe. Kuna safu wima mbili kwa kila tarehe. Ya kwanza imejazwa kwenye mkutano wa kupanga tarehe hii, na ya pili - katika mkutano unaofuata wa kupanga kulingana na matokeo ya wiki iliyopita, wakati huo huo na kujaza mipango ya wiki ijayo. Safu ya kwanza inaweza kugandishwa, na iliyobaki inaweza kubadilishwa hatua kwa hatua hadi kushoto ili uweze kuona tu tarehe zilizopita na za sasa. Na ikiwa ni lazima, unaweza pia kuangalia tarehe zilizopita.
| 15.07.13 | 22.07.13 | |||
| Zoezi | Matokeo | Zoezi | Matokeo | |
| Mkuu wa Idara ya Msaada | Jibu maswali ya mteja kuhusu nyakati za kujifungua toleo jipya Andaa orodha ya matatizo ya utekelezaji ambayo hayajatatuliwa na mteja 1 Saini Sheria na mteja 2 | Makataa yamepangwa, taarifa zimetolewa kwa wateja.Orodha ya matatizo yameandaliwa na kuwasilishwa idara ya maendeleo.Kitendo hakijasainiwa, kuna maoni. | Fuatilia kazi ya utayarishaji wa toleo jipya. Pamoja na idara ya ukuzaji, fanyia kazi maoni ya mteja 2 | |
| Mkuu wa Idara ya Maendeleo | Andaa moduli mpya ya kuonyesha Fanya mabadiliko kwa utaratibu wa uhasibu Rekebisha hitilafu katika fomu ya kuripoti | Moduli mpya haijatayarishwa, hitilafu zimegunduliwa. Mabadiliko yamefanywa kwenye utaratibu wa uhasibu. Fomu ya kuripoti imebadilishwa. | Pamoja na idara ya usaidizi, tengeneza orodha ya matatizo kwa mteja 1 Pamoja na idara ya usaidizi, fanyia kazi maoni ya mteja 2 Pamoja na idara ya mauzo, tayarisha moduli ya maonyesho. | |
| Mkuu wa Idara ya Mauzo | Kuandaa na kutuma mapendekezo ya utoaji wa moduli mpya kwa wateja 10 Onyesha moduli mpya na wateja 3 na 4. | Mapendekezo ya kibiashara yametayarishwa na kutumwa.Maonyesho hayakufanyika kwa sababu ya kutopatikana kwa moduli mpya. | Tuma mapendekezo ya kibiashara kwa wateja 10 zaidi. Fuatilia utayarishaji wa moduli mpya kwa ajili ya maonyesho | |
| Mkuu wa Idara ya Methodological | Tayarisha muhtasari wa mabadiliko katika sheria | Uhakiki umeandaliwa | Shika ombi kutoka kwa mteja 1 ili kuhakikisha kuwa linatii mbinu inayokubalika | |