Veniamin Levitsky (Magdeburg)
Haiwezekani kufikiria maisha mtu wa kisasa bila simu. Mawasiliano ya simu imekuwa moja ya mahitaji muhimu, sehemu muhimu ya maisha yake ya kibinafsi na ya biashara. Simu hutoa ubadilishanaji wa habari unaoendelea kwa umbali wowote na wakati wowote, hukuruhusu kutatua haraka maswala ya biashara na ya kibinafsi.
Utafiti unaonyesha kwamba kwa wastani hadi 25% ya muda wa kufanya kazi hutumiwa kwenye mazungumzo ya simu ya biashara na katika 90% ya kesi simu ni "chombo" kikuu cha kufanya kazi.
Mazungumzo ya simu ya biashara ni aina ya mazungumzo ya mdomo ya biashara ya mbali yanayofanywa kwa kutumia njia za kiufundi. Moja ya sifa za mazungumzo ya simu (isipokuwa mazungumzo na picha ya video) ni kutotumia njia muhimu kama hizo. mawasiliano yasiyo ya maneno, kama vile ishara, mkao, sura ya uso, nafasi ya anga ya waingiliaji.
Kwa hivyo, ili kufikisha nuances ya mazungumzo, ni muhimu kuamsha usemi wa maneno, Tahadhari maalum lazima itolewe kwa sauti na sifa za hotuba: tonality, timbre, kiimbo cha sauti, matumizi ya fomula za hotuba zinazofaa.
Ili kuboresha ufanisi wa biashara mazungumzo ya simu Katika awamu zake tofauti, unaweza kutumia mapendekezo na mbinu zifuatazo.
Kujitayarisha kwa mazungumzo ya simu
1. Piga nambari ya simu ya interlocutor tu wakati madhumuni ya mazungumzo yanayokuja ni wazi kwako.
2. Andika mapema maswali kuu ambayo utamuuliza mpatanishi wako.
3. Tayarisha nyaraka zinazohitajika ambazo zinaweza kuhitajika wakati wa mazungumzo (vyeti, mawasiliano, hakiki, ripoti, vitendo, nk).
4. Chagua wakati mojawapo kwa mazungumzo ya simu, baada ya kujua kutoka kwa mshirika wa biashara wakati unaofaa wa mazungumzo na kukubaliana juu yake mapema. Sio muhimu simu kwamba una kufanya wakati wa siku ya kazi, kufanya hivyo wakati hawana kuvuruga biashara yako rhythm. Ikiwezekana, tumia pause kati ya kazi na mikutano kwa mazungumzo ya simu; wakati mzuri zaidi wa kupiga simu ni kutoka 8:00 hadi 9:30; kutoka 13:30 hadi 14:00 au baada ya 16:30. Mpigie mshirika wako wa biashara simu ya nyumbani kwa mazungumzo ya biashara yanaweza tu kuhesabiwa haki kwa sababu kubwa. Wakati huo huo, bila kujali ni nani unayempigia simu, bosi au chini, hupaswi kufanya hivyo baada ya saa 22, isipokuwa kuna haja ya haraka ya hii au idhini ya awali ya simu imepatikana.
5. Wakati wa kufanya mazungumzo ya biashara, fikiria maalum ya matumizi njia za kisasa mawasiliano ya simu (ya kielektroniki): radiotelephone, pager, Simu ya rununu, programu Skype. makini na usalama wa habari: habari muhimu na ya siri inaweza kuwa mali ya sio wadukuzi tu, bali pia washindani; Fikiria hatari ya kupoteza data ya siri.
Sheria za kufanya mazungumzo ya simu
Ikiwa unapiga simu, tazama sheria zifuatazo kufanya mazungumzo ya simu: 1. Mwanzoni mwa mazungumzo ya simu, jitambulishe na ueleze madhumuni yake, na kisha tu uendelee kwenye kiini cha mazungumzo.
2. Jaribu kufikiria mpigaji simu wako ameketi kinyume chako na kuzungumza nawe, akitumia lugha ambayo ni rahisi kutumia katika mawasiliano ya moja kwa moja.
3. Dumisha mtindo wa mazungumzo ya maridadi, kuwa na heshima, sahihi, heshima na urafiki, usionyeshe hisia hasi, hata ikiwa hupendi kila kitu katika mazungumzo.
4. Jieleze kwa uwazi na kwa uwazi, kumbuka kwamba simu huzidisha upungufu wa hotuba - matamshi ya haraka au ya polepole ya maneno hufanya iwe vigumu kuelewa. Kwa hivyo, katika nchi za lugha za Indo-Uropa, wanazungumza kwa kasi ya silabi 200 hadi 500 kwa dakika; kasi chini au juu ya maadili haya hufafanuliwa kama "polepole sana" au "haraka sana," mtawaliwa. Zingatia sana matamshi ya nambari, majina sahihi na konsonanti. Ikiwa katika mazungumzo kuna majina ya miji, majina sahihi, majina, anwani za mtandao, nk, ambazo hazitambuliki vizuri kwa sikio, zinapaswa kutamkwa silabi kwa silabi au hata barua kwa barua ili kuepuka makosa;
5. Kuwa mfupi - kama uchambuzi unavyoonyesha, katika mazungumzo ya simu 30-40% ya muda huchukuliwa na marudio ya maneno na misemo, pause zisizohitajika, maneno yasiyo ya lazima. 6. Usikatize mazungumzo ikiwa unapokea simu muhimu kwenye kifaa kingine. Ikiwa ni lazima kabisa, omba ruhusa ili kukatiza mazungumzo na umhakikishie mwenzako kwamba utampigia tena baada ya dakika 10.
6. Wakati wa mazungumzo ya simu, epuka "mazungumzo ya sambamba" na wafanyakazi wako.
7. Uliza ridhaa ya mpatanishi wako ikiwa unataka kurekodi mazungumzo kwenye kinasa sauti, unganisha kifaa sambamba au uwashe kipaza sauti ili mazungumzo yasikilizwe na watu katika chumba.
8. Mwishoni mwa mazungumzo, fanya muhtasari wa matokeo, fafanua ikiwa mpatanishi alikuelewa kwa usahihi, orodhesha hatua zinazohitajika kuchukuliwa juu ya suala linalojadiliwa (nani hasa, lini na nini kifanyike).
9. Ikiwa ni lazima, ahidi kumpa interlocutor uthibitisho mfupi wa maandishi wa mazungumzo ya simu, nakala ya kurekodi sauti, nk.
10. Wakati wa mazungumzo, andika maelezo muhimu kama vile majina, nambari, n.k. habari muhimu, ambayo wenzako wanaweza kuisoma.
11. Kufuatilia (hasa wakati wa umbali mrefu na simu za kimataifa) muda wa simu, kuzingatia gharama zake, tumia counter ya elektroniki kwa madhumuni haya.
12. Maliza mazungumzo mara tu kusudi lake linapopatikana. Mwisho wa mazungumzo, hakikisha kusema misemo ya adabu: msamaha, maneno ya shukrani, uhakikisho. Mwisho wa mazungumzo, kama mwanzo wake, huacha hisia wazi zaidi.
Ikiwa wanakuita, Zingatia sheria zifuatazo:
1. Nani anapaswa kujibu simu? Katibu (kama yuko) au wewe.
2. Wakati wa kuchukua simu? Baada ya pete ya kwanza, lakini sio baadaye kuliko ya nne.
3. Maneno ya kwanza: Si “Hujambo”, “Ndiyo” au “Sikiliza”, bali “Kampuni...” “Idara...”, “Usimamizi...” au “Mkurugenzi”, basi unaweza kusema jina lako la mwisho. .
4. Je, unapaswa kupendelea nani: simu au mtu ambaye unazungumza naye ofisini? Yote inategemea hali: ikiwa mazungumzo yanaisha, muulize mpigaji kusubiri; ikiwa mazungumzo huchukua dakika nyingine 10 - 15, muulize aliyejiandikisha apige simu kupitia muda fulani;
5. Una mazungumzo marefu au una wageni wengi. Katika kesi hii, andika nambari ya simu na urudie baada ya kuwa huru.
6. Ni nani anayerudi ikiwa mazungumzo yamekatizwa? Yule aliyepiga simu.
7. Jinsi ya kuzungumza juu ya mada nyeti mbele ya watu ofisini? Usiongee kabisa. Tafuta fursa za kuzungumza baadaye ukiwa peke yako.
8. Je, ni urefu gani unaofaa zaidi wa mazungumzo ya biashara kwenye simu? Sio zaidi ya dakika 3: utangulizi wa pande zote - sekunde 20, pamoja na au kupunguza sekunde 5; kuanzisha interlocutor kwa mwendo wa jambo - sekunde 40, pamoja na au kupunguza sekunde 5; majadiliano ya kiini cha jambo hilo - sekunde 100, pamoja na au kupunguza sekunde 5; hitimisho - sekunde 20, pamoja na au kupunguza sekunde 5.
9. Ni nani anayepaswa kumaliza mazungumzo kwanza? Yule aliyepiga simu.
Baada ya mazungumzo ya simu
Baada ya kumaliza mazungumzo ya simu, lazima uyarekodi yote. pointi muhimu. Kwa njia hii unaweza kunasa taarifa muhimu zilizopokelewa kwa kazi ya baadaye. Andika ni nani aliyepiga simu, alipoita, muhtasari mazungumzo, makubaliano yaliyofikiwa.
Natumai kwamba mapendekezo na mbinu zilizoainishwa za kufanya mazungumzo ya simu ya biashara zitakusaidia kusuluhisha maswala ya biashara kwa njia ya simu kwa mafanikio, na kwa kumalizia ningependa kunukuu maneno ya mwanafalsafa wa Ufaransa wa karne ya 17 Francois de La Rochefoucauld:
"... Ufasaha wa kweli unajumuisha kusema kila kitu kinachohitajika, lakini si zaidi ...".
Sanaa mawasiliano ya biashara ni kipengele muhimu mazungumzo na haijapoteza umuhimu wake kwa miaka mingi. Nguvu ya mawasiliano ya biashara kupitia simu inaongezeka mwaka hadi mwaka. Na kwa maendeleo ya mawasiliano ya simu, inakuwa moja ya njia kuu za mawasiliano. Ili kuboresha ujuzi wako wa mazungumzo ya simu, ni muhimu kujua hila na sheria za mawasiliano ya biashara.
Upekee
Simu ndani ulimwengu wa kisasa inacheza jukumu muhimu, kwa sababu kwa msaada wake tunawasiliana na familia, marafiki, wafanyakazi wenzetu, usimamizi na washirika wa biashara.
Kwa hivyo, wakati wa mazungumzo na mduara fulani wa watu, mtu hutumia njia inayofaa ya mawasiliano na, kwa mfano, hatawahi kufanya mazungumzo na bosi wake kama na rafiki wa karibu. Katika hali hii, aina rasmi zaidi ya mawasiliano hutumiwa.
Adabu za biashara zinapaswa pia kutumiwa na wafanyikazi wanaofanya uchunguzi wa kijamii wa idadi ya watu, kupokea simu kutoka kwa wateja, au kufanya mazungumzo ya simu. Mara nyingi, mazungumzo ya simu yenye mafanikio huwa ufunguo wa mahusiano mazuri ya biashara. Na hata picha ya kampuni inaweza kutegemea kabisa uwezo wa wafanyikazi kufanya mazungumzo yenye uwezo kupitia simu.
Kikomo cha muda cha mazungumzo ya biashara kwa mazungumzo ya kuelimisha kwa kawaida ni dakika moja. Ikiwa lengo la simu ni kutatua tatizo, basi muda unaweza kuongezeka hadi dakika tatu.
Siku hizi, simu nyingi zinafanywa kupitia vifaa vya rununu. Kutumia dawa hii mawasiliano, baadhi ya sheria lazima zifuatwe.
- Zima simu yako kila wakati au iweke ili iteteme ukiwa kwenye mkutano wa biashara na mteja, kwenye jumba la sinema au kwenye semina.
- Kifaa cha rununu ni nyeti zaidi kwa sauti kuliko simu ya mezani. Kwa hiyo, katika hali ambapo, wakati wa mahali pa umma, unahitaji kuwa na mazungumzo ya kibinafsi bila kuingiliwa nje, unaweza kuzungumza kimya kimya, na mpatanishi atakusikia.
- Usiweke simu yako ilie kwa sauti kubwa sana. Anaweza kuwatisha wengine.
- Jaribu kuwa mfupi. Mbele ya watu wa tatu, mazungumzo hayapaswi kudumu zaidi ya sekunde 30, vinginevyo kuna hatari ya kuonekana bila heshima mbele ya mtu. Ikiwa kuna sababu nzuri kwa mazungumzo ya simu, kwa mfano, ugonjwa wa jamaa au shughuli kubwa, basi unapaswa kuwajulisha wale waliopo kuhusu hali hiyo.
- Epuka mazungumzo ya simu wakati wa chakula cha mchana cha biashara. Ikiwa kuna hitaji la haraka la kujibu simu, basi unapaswa kuondoka kwenye meza na kuzungumza mahali penye watu wengi.
Adabu
Viwango vya maadili katika mawasiliano ya simu ni muhimu kwa kazi yenye ufanisi makampuni. Utamaduni wa mazungumzo ya simu ni aina maalum ya mawasiliano ya biashara. Kujua sheria za etiquette itasaidia kuimarisha mahusiano ya biashara na kuongeza faida ya shirika.
- Inahitajika kumsalimia mtu ambaye utafanya naye mazungumzo ya simu. Vishazi vinavyofaa zaidi kwa hili ni vishazi vinavyohusiana na wakati wa siku (“ Habari za asubuhi"," Habari za mchana" au "Habari za jioni").
- Wakati wa mazungumzo ya simu ya biashara, ni muhimu kufuatilia kiimbo chako mwenyewe. Ili usiondoe interlocutor yako, unahitaji kuzungumza kwa heshima na utulivu, kuepuka hisia zisizohitajika.
- Baada ya salamu, inashauriwa kujitambulisha na kusema jina lako, msimamo na shirika.
- Ikiwa unampigia simu mtu, inafaa kuangalia ikiwa ni rahisi kwake kuzungumza kwa sasa.
- Kwa mujibu wa viwango vya maadili, unahitaji kuchukua simu baada ya pete ya pili au ya tatu.
- Wakati wa mazungumzo hupaswi kuvuta sigara, kula au kunywa.
- Ikiwa mpiga simu anavutiwa na mfanyakazi mwingine wa shirika, basi mazungumzo lazima yapelekwe kwake au kazi ya kusubiri lazima iwashwe.
- Katika hali ambapo una nambari isiyo sahihi, unahitaji, bila kuuliza maswali yasiyo ya lazima, kuomba msamaha kwa interlocutor na mara moja kusema kwaheri.
- Usipige simu mapema asubuhi, wakati wa mapumziko ya chakula cha mchana, au kabla ya mwisho wa siku ya kazi.
- Katibu au msaidizi anaweza kupiga au kujibu simu badala ya meneja.
- Unaweza kupiga nambari ya kibinafsi ya mshirika au mteja tu ikiwa yeye mwenyewe amekupa habari yake ya mawasiliano. Lakini mwishoni mwa wiki na likizo simu kama hizo ni marufuku.
- Kuna wakati mazungumzo yanakatishwa kutokana na muunganisho mbaya. Katika hali hii, yule aliyepiga simu kwanza anapaswa kurudi.
- Usiburute mazungumzo. Mazungumzo marefu yanaweza kumchosha mpatanishi na kusababisha chuki. Ikiwa mawasiliano yamechelewa na lengo la mazungumzo halijapatikana, basi unaweza kumwita mteja tena siku ya pili au kupanga mkutano wa kibinafsi.
- Baada ya mwisho wa mazungumzo, inashauriwa kumshukuru mpatanishi na kusema kwaheri kwake, baada ya kuuliza ikiwa bado ana maswali yoyote. Hatua hii rahisi itakamilisha mazungumzo na kuhimiza ushirikiano zaidi.
Jinsi ya kuandaa?
Unapaswa kujiandaa kwa uangalifu kwa mazungumzo ya simu na kukamilisha idadi ya vitendo fulani. Hebu tuangalie kwa makini mambo makuu.
- Unapaswa kumwita mpatanishi wako tu baada ya mpango wazi wa mazungumzo kutayarishwa. Ili kuwatenga maelezo madogo, unaweza kutengeneza michoro ya michoro au michoro.
- Andika maswali muhimu ambayo utahitaji kukumbuka kuuliza wakati wa mchakato wa mazungumzo.
- Kuandaa hati ambazo zinaweza kuhitajika wakati wa mchakato wa mawasiliano (mawasiliano, ripoti, mikataba).
- Jua mapema kutoka kwa mpatanishi wako wakati unaofaa wa kupiga simu.
- Ili kurekodi habari iliyopokelewa, tayarisha daftari au shajara.
- Pata orodha ya jumla ya watu ambao watashiriki katika mazungumzo ili uweze kuwashughulikia kwa majina na patronymic.
- Kabla ya kupiga nambari, jaribu kuwa katika hali nzuri, kisha yako hali ya kihisia, bila shaka, inapaswa kupendezwa na interlocutor.
- Wakati wa kufanya mazungumzo ya simu, kuzingatia usalama wa mawasiliano ina maana katika ofisi, kwa sababu taarifa muhimu inaweza kuanguka katika mikono ya washindani.
Pia kuna pointi ambazo zinapaswa kutengwa na kuepukwa katika mazungumzo ya simu yajayo.
- Hakuna haja ya kujadili masuala ya biashara na mgeni au mtu wa nasibu. Ni bora kupanga mkutano wa kibinafsi.
- Haipendekezi kudai uamuzi kutoka kwa mtu ambaye hana mamlaka ya kufanya hivyo au anaamini vinginevyo. Anaweza kutoa idhini kupitia simu, ingawa atakuwa kinyume na uamuzi huu.
- Haupaswi kutamka ombi isipokuwa una uhakika kwamba mpatanishi anakubaliana nawe na anataka kukusaidia.
Hakuna haja ya kukaa kimya kwenye simu kwa muda mrefu, vinginevyo mpigaji atapata hisia kwamba hawamsikii.
Jinsi ya kuzungumza kwa usahihi?
Jukumu la simu katika mawasiliano ya biashara ni mbili. Mara nyingi sana huzuia kazi za haraka zinazofanywa wakati wa mchana, lakini wakati huo huo huharakisha ufumbuzi wa kazi nyingi. Ndiyo maana ni muhimu kujifunza kanuni za mazungumzo ya simu, ambayo huchangia matumizi yake ya ufanisi zaidi.
Ni muhimu sana kujua mbinu za mawasiliano ya biashara kwa wafanyikazi ambao kazi yao maalum inahusisha mazungumzo ya simu na wateja watarajiwa. Makampuni mengi yanajaribu kuanzisha mawasiliano na mpigaji kutoka kwa maneno ya kwanza ili kumfanya mteja halisi.
Hisia ya kwanza wakati wa mawasiliano ya simu moja kwa moja inategemea timbre ya sauti na hotuba yenye uwezo, kwa sababu katika dakika ya kwanza mpatanishi anawasilisha picha halisi ya mtu anayezungumza naye.
Makampuni yanashindana kwa kutumia njia tofauti kuvutia wateja. Hatua muhimu katika kukuza huduma - mauzo ya simu, na kwa hiyo, mameneja lazima kwa usahihi na kwa busara kufanya mazungumzo na wateja, vinginevyo mikataba ya faida itaenda kwa washindani.
Vidokezo vifuatavyo vitakusaidia kufikia mafanikio katika mawasiliano ya biashara kupitia simu.
- Inapendekezwa kupiga simu kwa mtu ambaye amekupa huduma muhimu. Maneno ya shukrani ni muhimu sana kwa ushirikiano wa siku zijazo.
- Kila wakati tabasamu wakati wa mazungumzo. Msajili hakika atahisi tabasamu lako na matumaini.
- Wakati wa mazungumzo, jaribu kutabiri treni ya mawazo ya mpatanishi wako.
- Kamwe usitumie lugha chafu au lugha ya mazungumzo. Hii ni kinyume na utamaduni wa mawasiliano.
- Tumia misemo na maneno ambayo mpiga simu ataelewa.
- Usifunike kipokeaji kwa mkono wako unapozungumza na mtu kwa wakati mmoja. Hii inaonyesha kutoheshimu interlocutor.
- Eleza msimamo wako kwa ujasiri na kwa usahihi, kwa sababu usahihi ni heshima ya wafalme.
Sikiliza kwa makini mpigaji simu ili usipoteze mawazo yako. Ikiwa utauliza habari iliyorudiwa, mpatanishi anaweza asiipende, na sifa yako itakuwa hatarini.
Adabu za simu za biashara hurahisisha maisha. Leo kuna makampuni mengi. Baadhi ya makampuni hufilisika si kwa sababu biashara zao zinaenda kombo, bali kwa sababu wafanyakazi wao hawajui sheria za mazungumzo ya simu na wateja. Leo ningependa kukuambia kuhusu jinsi ya kufanya mazungumzo ya biashara kwa usahihi. Ikiwa ungependa kuzuia wateja kukuepuka, jifunze adabu za simu za biashara. Hii itakusaidia kuonekana mtaalamu machoni pa wenzi wako.
1. Tazama kiimbo chako. Wakati wa mawasiliano, watu hupeana habari kwa kutumia njia tatu: "lugha ya mwili" (55%), kiimbo (38%) na maneno (7%). Tunapowasiliana kwa simu, tunajaribu kuwasilisha kwa mpatanishi maana ya ujumbe wetu kwa kutumia kiimbo na maneno.
Kiimbo - 86%;
Maneno - 14%.
Kiimbo chako na sauti husaidia mpatanishi wako kuelewa wewe ni mtu wa aina gani. Wakati wa kuwasiliana kwenye simu, haifai kukaa kwenye kiti na kuweka miguu yako kwenye meza. Ikiwa mtu amelala au ameketi nusu, sauti ya sauti yake inabadilika, hii hutokea kwa sababu angle ya diaphragm yake inabadilika. Kwa hivyo, mtu, hata bila kukuona, anajua kuwa umelala.
2. Hakikisha unamsalimu mpigaji simu. Ukimsalimia mpigaji simu, inamjulisha kuwa simu yake ni muhimu kwako. Wakati wa kujibu simu, usiseme: Hello, ninasikiliza, na kadhalika.
3. Jaribu kila wakati kujitambulisha kupitia simu. Baada ya salamu, hakikisha kujitambulisha na kusema jina la kampuni. Wakati wa kupokea simu za nje, njia mbili hutumiwa, kinachojulikana kama "kiwango cha chini" na "kiwango cha juu": Njia ya "Kima cha chini": Salamu + jina la shirika. “maximum”: “minimum” + jina la mtu aliyejibu simu.
4. Unajaribu kujibu simu baada ya pete ya 3. Ikiwa unachukua simu baada ya simu ya kwanza, mtu aliyepiga anaweza kufikiri kwamba huna chochote cha kufanya. Ikiwa simu itapiga zaidi ya mara 4, basi mpigaji ataanza kupata neva.
5. Unapopiga simu, usiseme "Una wasiwasi kuhusu ..." au "Una wasiwasi kuhusu ...". Sema tu: "Habari za asubuhi, Marina kutoka gazeti la Ogonyok anakupigia simu."
6. Baada ya kupiga simu, muulize kama mtu huyo ana muda wa kukusikiliza. Baada ya kujitambulisha, usianze kuzungumza juu ya biashara mara moja; kwanza, tafuta ikiwa mpatanishi ana wakati wa kuzungumza nawe. Kuna njia mbili za kutumia vidokezo hivi:
Jitambulishe + uliza kuhusu wakati wa bure + sema madhumuni ya simu.
Jitambulishe + sema madhumuni ya simu + uliza kuhusu wakati wa bure.
7. Jaribu kupata jambo muhimu zaidi haraka iwezekanavyo. Jitambulishe na uombe muda wa kuzungumza, usipoteze muda na maswali yasiyo na maana kama vile: Kwa hiyo, unapendaje hali ya hewa?
Wakati wa kuwasiliana kwa simu, wateja wenye shughuli nyingi hawapendi kukengeuka kutoka kwa mada. Bila shaka, kuna ubaguzi mdogo kwa sheria hii ikiwa umeanzisha uhusiano mzuri zaidi ya miaka ya kufanya kazi pamoja.
8. Kutumia kazi ya "kushikilia". Kipengele hiki kinakuwezesha kuhifadhi mteja ikiwa ni lazima. Chaguo hili la kukokotoa limeundwa ili: kuchapisha hati inayohitajika; piga simu mtu sahihi; au umwombe mwenzako usaidizi. Ikiwa unataka kumzuia mtu, muulize ikiwa mtu mwingine ana muda wa kusubiri kidogo, na uhakikishe kuelezea sababu ya kusubiri. Kwa mfano: "Je, unaweza kusubiri ili kunisaidia kuwasiliana na uhasibu?" Baada ya kutatua suala hilo, mshukuru mtu aliyekuwa akisubiri. Ikiwa unajua itabidi kusubiri kwa muda mrefu, basi hupaswi kumzuia mtu huyo. Omba msamaha na sema kwamba utarudi baada ya kutatua shida yake.
9. Wakimuuliza mtu ambaye hayuko kazini sasa hivi, usikate simu mara moja. Ikiwa mtu sahihi hayupo, toa usaidizi wako. Ikiwa mtu huyo hakubaliani na ofa yako, basi omba kuacha ujumbe. Kwa mfano, kama hii: Je, nimwambie mwenzangu nini? Hii inaitwa maadili ya simu.
10. Mwishoni mwa mazungumzo, sema kwaheri kwa mpatanishi wako. Kabla ya kusema kwaheri kwa mtu, uliza: "Je! ninaweza kukusaidia kwa kitu kingine chochote?", Na tu baada ya kupokea jibu hasi, sema kwaheri.
11. Jaribu kukabiliana na kasi ya hotuba ya interlocutor. Usifikirie kuwa unapozungumza haraka, ndivyo mpatanishi wako atakuweka alama. Kinyume chake, ikiwa hawawezi kuendelea na hotuba yako, watu watakosa mlolongo wako wa mawazo na kuchanganyikiwa kabisa. Jaribu kubadilisha kasi ya hotuba yako.
12. Adabu za simu zinashauriwa. Wakati wa kuwasiliana kwenye simu, usifadhaike: usinywe, usile, na usivuta sigara. Hii inasikika sana kwenye simu na inakera sana.
13. Haupaswi kuomba msamaha kwa mpatanishi wako kwa kupoteza muda wake. Ushauri huu pia unatumika kwa mikutano ya biashara. Ikiwa unafikiri kwamba umemkengeusha mzungumzaji wako kutoka kwa mambo muhimu, basi usimwambie juu yake kwa sauti kubwa. Sema tu, "Samahani, mazungumzo yetu yameendelea kidogo, labda nilichukua wakati wako mwingi." Badala ya kuomba msamaha, mshukuru tu mtu mwingine. Inasikika kama hii: Ninaelewa jinsi ulivyo na shughuli nyingi, asante kwa wakati uliotumika kwenye mazungumzo yetu.
14. Maadili ya simu yanapendekeza tahadhari dhidi ya kutumia kipaza sauti. Usitumie kipaza sauti isipokuwa lazima kabisa na bila onyo la mpatanishi. Mteja akikusikia ukitumia spika bila idhini yake, anaweza kuwa mwangalifu. Aidha, anaweza kufikia hitimisho fulani. Mtu huyo ana mambo muhimu zaidi ya kufanya kando na kuwasiliana nami, au kuna uwezekano mkubwa mtu anatusikiliza.
15. Mawasiliano na makatibu. Ikiwa wakati wa kazi yako unawasiliana na makatibu. Lazima usikilize maoni yao.
Hapa sheria kadhaa za mazungumzo ya simu pamoja na makatibu. Usijione kuwa juu yao. Usiwatukane au kuwadhalilisha. Kama sheria, watu hawa wana nguvu kubwa juu ya maamuzi kadhaa ya wakubwa wao. Makatibu wanaweza kuwa washirika wako au maadui, yote inategemea wewe. Wakitaka, wanaweza kuwasilisha taarifa kutoka kwako kama hila nyingine ya mjinga wa kupindukia. Wana uwezo wa kuhakikisha kuwa barua pepe yako haimfikii mkurugenzi wa biashara. Kutumia adabu ya mazungumzo ya biashara kwenye simu, wakati wa kuwasiliana na katibu, unapata msaidizi mwaminifu. Jaribu kujenga uhusiano wa kirafiki na katibu.
Hapa kuna kila kitu unachohitaji kujua adabu za biashara mazungumzo ya simu.
Kulingana na wataalamu, leo zaidi ya 50% ya masuala yote ya biashara yanatatuliwa kwa njia ya simu. Hii ndiyo zaidi njia ya haraka mawasiliano, ambayo inakuwezesha kuanzisha mawasiliano, kupanga mkutano, mazungumzo ya biashara, mazungumzo, bila kutumia mawasiliano ya moja kwa moja. Lakini jinsi sauti yako inavyosikika na jinsi unavyowasiliana kwenye simu kwa kiasi kikubwa huamua sifa ya kampuni na mafanikio ya shughuli zake za biashara. Kwa hiyo, uwezo wa kuzungumza kwa usahihi na kwa usahihi kwenye simu kwa sasa inakuwa sehemu muhimu sera ya picha ya kampuni.
Utamaduni wa mawasiliano ya biashara unahitaji ujuzi wa: sheria za jumla za mazungumzo ya simu na sheria za msingi adabu ya biashara ya simu.
Sheria za jumla za mazungumzo ya simu:
1. Chukua simu kabla ya pete ya nne: hisia ya kwanza ya wewe au kampuni yako inaundwa na muda gani unapaswa kusubiri jibu;
2. Unapozungumza kwenye simu, unapaswa kuacha mazungumzo yote ya nje kwa muda. Mzungumzaji wako ana kila haki ya kujiangalia mwenyewe;
3. Wakati wa mazungumzo ya simu, huonwa kuwa ni jambo lisilofaa kula, kunywa, kuvuta sigara, kutu na karatasi, au kutafuna chingamu;
4. Haikubaliki kuchukua simu na kujibu: "Dakika moja" na kumlazimisha mpigaji kusubiri wakati unashughulika na biashara yako. Hii inawezekana tu kama suluhisho la mwisho na ndani ya dakika moja tu. Ikiwa una shughuli nyingi kwa sasa na hauwezi kuzungumza, ni bora kuomba msamaha na kutoa wito wa kurudi;
5. Piga simu kila wakati simu yako inapotarajiwa;
6. Ikiwa "umefika mahali pasipofaa," hupaswi kujua: "Nambari yako ni nini?" Unaweza kufafanua: "Je, nambari hii ni hivyo-na-hivyo ...?", Baada ya kusikia jibu hasi, kuomba msamaha na kukata simu;
7. Kupiga simu nyumbani ni uvamizi wa faragha, kwa hiyo sikuzote uulize ikiwa ni wakati unaofaa kwako kupiga simu: “Je, una wakati wa kuzungumza nami?”, “Je, una shughuli nyingi sasa hivi?” nk Ikiwa jibu ni ndiyo, unaweza kuzungumza kwa furaha yako mwenyewe, lakini unaposikia ishara za kwanza za tamaa ya kumaliza mazungumzo, unapaswa kusema kwaheri kwa heshima. Wakati wa huduma, muda wa mazungumzo ya simu pia ni mdogo;
8. Kuzungumza kwenye simu lazima iwe na adabu sana. Haikubaliki kupiga kelele na kuudhika wakati wa mazungumzo ya simu; huu ni ukiukaji mkubwa wa maadili ya mawasiliano baina ya watu na biashara. Kwa kujibu matusi wanakata simu. Kuapa kwa simu ni kinyume cha sheria;
9. Mazungumzo ya simu yanapaswa kuwa ya heshima, lakini yamalizike mara moja ikiwa mgeni anakuja nyumbani kwako au mgeni ofisini kwako. Unapaswa kuomba msamaha na, kwa ufupi kusema sababu, kupanga simu. Nyumbani unaweza kusema: "Samahani, nina wageni, nitakuita tena kesho jioni (asubuhi)"; kazini: "Samahani, nina mgeni, nitakupigia simu baada ya saa moja." Hakikisha kutimiza ahadi yako.
10. Ikiwa wakati wa mazungumzo uunganisho umepotea, unapaswa kukata simu; Mtu aliyepiga hupiga nambari tena. Ikiwa mwakilishi wa kampuni alikuwa akizungumza na mteja au mteja, basi lazima apige nambari;
11. Mpango wa kumaliza mazungumzo ya simu ni wa mtu aliyepiga simu. Isipokuwa ni mazungumzo na wazee katika umri au hali ya kijamii;
12. Hakuna kitu kinachoweza kuchukua nafasi ya maneno ya joto ya shukrani na kwaheri mwishoni mwa mazungumzo au mazungumzo yoyote. Ikumbukwe kwamba maneno ya kuaga yanapaswa kuwa na uwezekano wa mawasiliano ya baadaye: "Wacha tupige simu Jumanne ijayo," "tuonane kesho," nk.
Msingi kanuni biashara adabu za simu:
Ni lazima ikumbukwe kwamba mazungumzo ya simu ya biashara haipaswi kuzidi dakika nne.
Unahitaji kupiga simu
1. Sheria za adabu zinahitaji, baada ya kusikia jibu la mteja:
Salamu na kujitambulisha wakati unazungumza na mgeni- utaratibu ni wa pande zote na wa lazima.
Kanuni kuu ya itifaki ya biashara ni kwamba mazungumzo ya simu lazima yawe ya kibinafsi. Ikiwa mpigaji simu hajajitambulisha, unapaswa kuuliza kwa upole: "Samahani, ninazungumza na nani?", "Naweza kujua ninazungumza na nani?" Nakadhalika.
2. Ikiwa simu itapitia kwa katibu na haujulikani unapiga simu, katibu ana haki ya kuuliza sababu ya wito.
3. Bila kujali hali, jaribu kutabasamu, vinginevyo huwezi kushinda juu ya interlocutor yako.
4. Weka daftari na kalamu kila mara kwa maelezo muhimu.
5. Unapojitayarisha kwa ajili ya mazungumzo ya simu, fanya orodha ya mambo yanayohitaji kuzungumziwa. Kupiga simu tena ili kuomba msamaha kwamba umekosa kitu huacha hisia mbaya na inapaswa kufanywa kama suluhu la mwisho.
6. Ikiwa hukuweza kupata mtu uliyehitaji, uliza ni wakati gani ingekuwa rahisi zaidi kumpigia simu.
7. Panga ujumbe wako mapema ikiwa unajua habari itatumwa kupitia mtu wa tatu au kupitia mashine ya kujibu.
8. Ikiwa unaacha ujumbe kwenye mashine ya kujibu, baada ya salamu na kujitambulisha, sema tarehe na saa ya simu, na kisha. ujumbe mfupi na maneno ya kuaga.
Wanapokuita
Kulingana na sheria za adabu, baada ya kuchukua simu, unahitaji:
1. Ikiwa wanataka kuzungumza sio na wewe, lakini na mtu mwingine: "Dakika moja tu, nitapitisha simu sasa"; yule anayepigiwa simu lazima ashukuru: "Asante," "Asante, nitakuwa hapo."
2. Ikiwa mtu anayehitajika hayupo wakati huo, basi mtu anayekuja anafafanua hilo mtu huyu kutokuwepo. Majibu kama haya yanapaswa kujumuisha ombi la kurudi baada ya muda fulani: "Unaweza kurudi baada ya saa moja," nk.
3. Ikiwa simu inalia na unazungumza kwenye simu nyingine wakati huo huo, unapaswa kuchukua simu, kuomba msamaha, kumaliza mazungumzo ya kwanza ikiwa inawezekana, kukata simu, kisha kuanza mazungumzo na mpatanishi wa pili au kuomba msamaha na kuuliza. piga tena baada ya muda fulani. Haikubaliki kumfanya mpiga simu kusubiri kwa zaidi ya dakika moja.
4. Ni bora kukataa kujibu simu ikiwa unafanya mkutano wa biashara au kikao cha biashara. Kipaumbele daima ni cha sauti hai.
5. Ukipokea simu kuhusu jambo muhimu wakati kuna watu ofisini, ni bora kujibu simu kutoka kwa chumba kinachofuata au, ikiwa haiwezekani, omba urudie baada ya muda fulani, au kupunguza. mazungumzo kwa kiwango cha chini.
Katika utamaduni wa kisasa wa mawasiliano ya biashara, tahadhari maalum hulipwa kwa mazungumzo ya simu. Axioms chache za mawasiliano ya simu, hasa ikiwa unapiga simu kwa mara ya kwanza.
Sanaa ya kuzungumza kwenye simu ya mkononi.
Simu za rununu zimekuwa sehemu muhimu ya maisha yetu. Pengine, umuhimu na faida za njia hii ya mawasiliano ni jambo lisilopingika, na mawasiliano ya simu yanapaswa kukubaliwa kama matunda ya ustaarabu.
Kwa hiyo, tunaweza kuunda baadhi kanuni za jumla adabu unapotumia simu ya mkononi.
Jifunze sifa na kazi zake, kwa maneno mengine, soma mwongozo.
Kumbuka wakati wa kuzima simu yako au kuiweka ili iteteme.
Imezimwa: mikutano, sinema, michezo ya michezo, ibada, semina, mawasiliano na mteja.
Katika hali ya mtetemo: katika maeneo ya umma ambapo unaweza kujibu simu bila kusumbua wengine.
Ikiwa kuna watu karibu na wewe lakini unahitaji kuzungumza, usipige kelele. Simu ya rununu ni nyeti zaidi kwa sauti na sauti kuliko simu ya kawaida. Unaweza hata kuzungumza chini kidogo kuliko kawaida, na mpigaji simu wako atakusikia (na si watu wengine katika chumba).
Epuka kuzungumza kwenye simu kwenye meza ya mgahawa. Ikiwa unahitaji kujibu simu, muulize mpigaji simu kusubiri dakika, udhuru, kuondoka meza na kuzungumza kwenye simu za kulipa katika mgahawa au mitaani.
Epuka mazungumzo ambayo unaweza kuvuruga usikivu wa watu.
Epuka kuzungumza juu ya mada za kibinafsi ambapo unaweza kusikilizwa. Jihadharini na nani aliye karibu nawe. Usizidishe nguo chafu hadharani.
Punguza sauti ya mlio.
Ikiwa utafanya kitu kibaya, ni bora kujiepusha na visingizio visivyo vya lazima. Kusema, "Samahani, nilisahau kuzima," ni mbaya sawa na kuacha simu ikiita.
Kuwa mfupi. Ukipokea simu na hauko peke yako, sekunde 30 ndizo za juu zaidi.
Ikiwa unapokea simu mahali pa umma au kwenye mkutano wa faragha, haipendezi mara tatu: 1) inakuweka katika mwanga mbaya, na unaonekana usio na heshima na unaonekana kuwa mjinga; 2) inachanganya kila mtu; 3) unamweka mpigaji katika hali mbaya kwa kumjulisha kuwa "uko kwenye mkutano" (big deal!), na anasumbua kwa mazungumzo.
Hali halisi inaonyesha: kwa kujibu simu wakati wa mkutano, unamwambia mteja au mteja wako wa baadaye: "Sikuthamini wewe na wakati wangu uliokaa na wewe. Wewe sio muhimu kama mtu anayeweza kupiga simu.
Lakini kumbuka: kuna hali wakati lazima ujibu simu- mtoto mgonjwa, kutarajia jambo kubwa, ujumbe muhimu.
Kwa mujibu wa sheria za etiquette, kabla ya mkutano unapaswa kuwaonya wale waliopo kuwa unatarajia simu muhimu na kupata ruhusa.
Jinsi ya kuzungumza kwenye simu kwa usahihi wakati wa mawasiliano ya biashara.
- Mawasiliano ya biashara haiwezi kufikiria bila mazungumzo ya simu. Washirika, maafisa, wateja hufafanua masuala mengi kwa kutumia simu. Hali hiyo inatumika kwa mawasiliano ya biashara.
- Unawezaje kutumia uwezo wa mawasiliano ya simu kwa ufanisi na kwa ustadi, ili usipoteze wakati wa thamani bure na kuongeza mawasiliano yako ya biashara? Ujuzi wa adabu ya simu utasaidia kuunda picha ya mtu ambaye anajua maalum ya kazi yake katika mazingira ya biashara.
Adabu za simu au sheria za kimsingi za tabia wakati wa mazungumzo ya simu: orodha
Ikiwa safu yako ya kazi inaita kwa niaba ya kampuni au shirika ambalo hupokea simu zinazoingia au kutuma simu za wateja kwa watu wengine, basi hakika unahitaji kujijulisha na sheria za msingi za adabu ya simu. Hii itakusaidia kujiweka ndani mazingira ya kitaaluma kama mtaalamu mwenye uwezo, na pia kati ya wateja.
Kanuni za adabu ya simu zinaamuru masharti yao kwa kampuni za kisasa ambazo hutunza sifa zao kwa utaratibu. Kujua adabu za simu ni moja wapo.
Ni yupi kati ya wafanyikazi wa kampuni anapaswa kujua kwa moyo na kutekeleza sheria za adabu ya simu:
- mtu anayepokea simu zinazoingia
- mtu ambaye, kwa kazi, anaita kwa niaba ya shirika
- anayepokea simu za wateja zinazotumwa kwake
Inamaanisha nini kufuata sheria za adabu ya simu:
- Wakati wa kuzungumza kwenye simu, ni muhimu kudumisha sauti sawa ya sauti yako mwenyewe na usiruhusu hisia zako bure. Kwa kuwa wakati wa mazungumzo ya simu moja ya chaneli tatu zinazoruhusu watu kuwasiliana imeamilishwa (zinajumuisha "lugha ya mwili," kiimbo na maneno), mpatanishi, akinyimwa moja ya chaneli, anaanza kugundua maana ya ujumbe huo. fomu iliyofupishwa kwa kiasi fulani.
- Maana ya kile kilichosemwa kwa njia ya simu huwasilishwa kama ifuatavyo: kukosekana kwa "lugha ya ishara" husababisha ukweli kwamba njia mbili zilizobaki (kiimbo na maneno) huchangia 100% ya maana ya kile kilichosemwa, kwa usahihi zaidi. 86% imetengwa kwa kiimbo, na 14% tu kwa maneno.
- Sauti ya interlocutor hutoa sauti ya kihisia ya ujumbe. Mingiliaji huunda maoni yake mwenyewe ya nani aliyemwita. Kwa hiyo, kwa kuwasiliana na habari yoyote kwa interlocutor yako kwa simu, huwezi tu kushawishi mtazamo wa awali wa hiyo, lakini unaweza pia kuunda hali ya interlocutor yako.
Jaribu kufikisha nguvu na shauku yako na uimbaji wako. - Tabasamu wakati wa mazungumzo ya simu pia ni muhimu. Haupaswi kufikiri kwamba, kunyimwa fursa ya kukuona, interlocutor ataweza kuchukua maelezo ya siri na mtazamo mzuri unaohitaji kwa kutokuwepo kwa tabasamu. Jaribu kuwasilisha shauku yako kupitia kiimbo.
- Unapozungumza kwenye simu, usilala nyuma kwenye kiti chako, usinyooshe miguu yako kwenye meza. Katika nafasi ya nusu ya uongo au nusu ya kukaa, angle ya diaphragm inabadilika, ambayo inabadilisha timbre ya sauti. Kwa upande mwingine wa mstari hakika watadhani kuwa kwa wakati huu umelala. Kitu pekee unachoweza kuwasilisha kwa mteja au mfanyakazi wa shirika lingine kwa njia ya simu kwa njia hii ni kutopendezwa kwako na kutojali kwako kabisa.
- Unapojibu simu, usisahau kusalimiana na mpigaji. Hata hivyo, kwa nyakati tofauti za siku, tumia salamu ifaayo: “Habari za asubuhi! Habari za mchana Habari za jioni!".
- Kwa kumsalimia mtu aliyepiga nambari ya simu ya shirika lako, unaonyesha jinsi simu hii ni muhimu kwako na kwamba mazungumzo hukuletea furaha, bila kujali ni taarifa gani unasikia. Lakini hata ikiwa mtazamo wako wa kibinafsi kwa mtu ambaye unahitaji kujua habari fulani kupitia simu una maana mbaya, basi wale walio upande mwingine wa mstari hawapaswi kukisia juu yake.
Usiruhusu hisia zako ziende vibaya wakati wa mazungumzo ya simu Kuna kategoria ya watu ambao, wakati wa kuchukua simu, mara kwa mara na bila sauti yoyote wanasema "Halo!", "Ndio!", "Sikiliza!", "Kampuni (jina)!", "Kwenye mashine!" Haupaswi kuwa kama "dinosaurs za simu" kama hizo, kwa sababu baada ya "salamu" kama hiyo mpiga simu hana uwezekano wa kuelezea hamu ya kuendelea na mazungumzo. Uwezekano mkubwa zaidi, pia ataripoti kavu taarifa muhimu na kumaliza mazungumzo.
Mazungumzo ya simu baada ya salamu yanajumuisha jina la shirika. Unapopokea simu za nje, usisahau kutaja kikamilifu kampuni au taasisi ambayo unafanya kazi.
Kuna chaguzi mbili za salamu rasmi, ambazo hufanywa kwa simu:
Chaguo 1: kwa mbinu ndogo.
Mtu anayepokea simu husalimia mpiga simu na kutaja shirika. Mfano wa salamu kama hiyo: “Habari za jioni! Bodi ya wahariri wa gazeti "Rocket".
Chaguo 2: na mbinu ya juu zaidi.
Chaguo hili ni pamoja na salamu, jina la shirika, na jina la mtu anayejibu simu. Mfano wa salamu kama hii: "Habari za asubuhi! Wahariri wa jarida la "Raketa", Nadezhda Viktorovna anasikiliza!
Chaguo lolote unalopenda zaidi, litumie. Chaguo zote mbili husaidia kumfanya mtu anayejibu simu aonekane kuwa mtaalamu. Mpigaji simu atakuwa na maoni sawa kuhusu shirika.
Jibu kwa simu inayoingia baada ya simu ya 2 au 3
- Moja ya sheria kuu za mawasiliano ya simu ya biashara ni kwamba unahitaji kujibu simu inayoingia baada ya pete ya 2 au ya 3. Wafanyikazi wa "simu" ambao majukumu yao ni pamoja na kujibu simu (waendeshaji simu, makatibu wa kampuni, wafanyikazi wa simu) hujifunza sheria hii kama jambo muhimu zaidi.
- Kwa nini haipendekezi kuchukua simu baada ya simu ya kwanza? Kila kitu kinaelezewa kwa urahisi sana: mpiga simu anaweza kufikiria kuwa mfanyakazi wa shirika alikuwa na kuchoka hapo awali, bila kujua nini cha kufanya, akingojea simu inayofuata. Katika sekunde chache ulizo nazo kabla ya simu ya pili au ya tatu, utakengeushwa kutoka kwa ulichokuwa ukifanya hapo awali na kuzingatia kabisa simu inayoingia.
- Kujibu simu zinazoingia baada ya simu ya 4 au hata ya 5 haipendekezi kwa sababu rahisi kwamba mpigaji anaweza kupoteza uvumilivu wakati akisubiri jibu kwenye simu. Katika kipindi hiki kifupi, mpigaji simu atakuwa na muda wa kuunda maoni "ya uhakika" kuhusu maslahi ya kampuni kwa wateja na uwezo wa kujibu haraka mahitaji na matatizo yao.
Haipendekezi kujibu ujumbe unaoingia baada ya simu ya 4 au hata ya 5 Nani anafaa kujitambulisha kwanza kupitia simu?
- Baada ya kupiga nambari ya simu unayohitaji, usirudie makosa ya wale wanaoanza mazungumzo kwa maneno haya: "Unasumbuliwa na (jina la shirika)" au "Unasumbuliwa na suala." Hivi ndivyo watu wasiojiamini au wale wanaotaka kuonekana wastaarabu wanavyoanzisha mazungumzo ya simu. Kwa nini misemo hii haifaulu? Ikiwa "unasumbua (kusumbua)" mtu kwa upande mwingine wa mstari, basi kutoka dakika za kwanza za mazungumzo ataendeleza mtazamo mbaya kwa mpigaji simu na wito yenyewe.
- Hii itasababisha hisia ya wasiwasi kiatomati, na kwa hivyo unajipa sababu ya kutibu simu yako kama isiyohitajika, ambayo inakuzuia tu kutoka kwa mambo muhimu.
- Usijitengenezee nyakati zisizofurahi wewe na mpatanishi kwa misemo inayosikika kama "Lazima nikusumbue na kukusumbua kwa sababu ninahitaji kufafanua maswala kadhaa."
Ni neno gani la kuanzisha mazungumzo? Sema salamu na ujitambulishe. Kwa mfano, inaweza kusikika hivi: “Habari za mchana! Gennady Pavlovich anakuita kutoka kwa nyumba ya uchapishaji.
Nani anafaa kujitambulisha kwanza kupitia simu? Video: Adabu ya simu ya biashara
Jinsi ya kujitambulisha vizuri kupitia simu unapopiga simu inayotoka kwa kampuni, ofisi, au simu ya nyumbani?
- Kujitolea simu inayotoka, hakikisha kuuliza ikiwa mpatanishi wako anaweza kuzungumza nawe. Baada ya yote, anaweza kuwa na orodha yake ya mambo ya kufanya au kupanga mikutano na mikutano. Uwezekano mkubwa zaidi, kabla ya kuchukua simu alikuwa busy na kitu na wewe akamrarua mbali na shughuli hii. Kumbuka hili unapopiga simu kwa simu ya rununu.
- Baada ya kujitambulisha, usiruke mara moja swali lililokusukuma kumpigia simu. Jua ikiwa mpatanishi ana wakati wa kukusikiliza na ikiwa tu jibu ni chanya, nenda kwenye biashara. Kwa njia hii utaonyesha kuwa unathamini wakati wake na kujiweka mbele ya macho ya mpatanishi wako kama mtaalamu. Hii haiwezi lakini kuhamasisha heshima kwako na shirika unalowakilisha.
Chaguo la 1: Kwanza kabisa, jitambulishe. Baada ya hayo, muulize mtu mwingine ikiwa ana wakati wa kukusikiliza, huku ukieleza kusudi la simu hiyo.
Chaguo la 2: Jitambulishe, sema madhumuni ya simu, na tu baada ya hapo uulize ikiwa mpatanishi ataweza kutumia wakati kwako.
Jinsi ya kumsalimia mteja kwa simu wakati wa mazungumzo ya biashara?
Ikiwa wewe si mwanzilishi wa mazungumzo:
- "Kituo cha Sanaa cha Leonardo" Habari za jioni, Msimamizi Olga, ninakusikiliza.”
- Ikiwa unafikiri kifungu hiki ni kirefu sana, basi unaweza kujizuia kwa salamu fupi: "Kituo cha Sanaa cha Leonardo, habari za jioni!"
- Mara nyingi unaweza kusikia salamu hii: "Halo!" Hata hivyo, inaruhusiwa kusema hello kwa njia hii wakati wa mkutano wa kibinafsi, lakini katika mawasiliano ya biashara vile misemo ya bure haikubaliki.
Ikiwa wewe ndiye mwanzilishi wa simu:
Jitambulishe, taja shirika au kampuni yako na uulize ikiwa mpatanishi wako ana wakati wa kufanya hivyo
Video: Jitambulishe kwa usahihi kwa mteja kupitia simu
Jinsi ya kutumia simu kwa usahihi: misemo ya adabu ya simu
Ufunguo wa mawasiliano sahihi ya biashara kupitia simu ni misemo ifuatayo:
- Ikiwa sio ngumu kwako
- Asante kwa muda wako
- Je, una muda wa kusubiri jibu? Je, nitahitaji kuwasiliana na Ununuzi?
- Nitafafanua habari hii na nitakupigia tena.
- Asante kwa kuweka muda katika ratiba yako kwa mazungumzo haya.
- Asante kwa kupata muda wa mazungumzo yetu, licha ya ratiba yako yenye shughuli nyingi.
Maswali yafuatayo yatakusaidia kufafanua habari:
- Unaweza kunisikia sawa?
- Samahani, sikusikia. Tafadhali rudia.
Maneno ya adabu ya simu
Jinsi ya kukata simu ya biashara kwa usahihi?
Maliza mazungumzo swali la kawaida, inayohitaji jibu wazi:
- Kwa hivyo, tumekubaliana juu ya suala hili?
- Naweza kuchukulia kuwa tumefikia makubaliano juu ya suala hili?
- Ninavyokuelewa (katika suala hili), tunaweza kutegemea msaada wako?
Jinsi ya kujibu simu kwa usahihi katika ofisi na nyumbani?
Video: Jinsi ya kujibu simu?