การจัดเก็บเอกสารและไฟล์ในไฟล์เก็บถาวร กฎสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญ

คลังเก็บเอกสารสำคัญ- เป็นองค์กรหรือหน่วยโครงสร้างที่รับและจัดเก็บเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ในการใช้ข้อมูลย้อนหลัง เอกสารสำคัญของแผนกมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารในองค์กรขนาดใหญ่ ในขณะที่เอกสารสำคัญขององค์กรธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางได้รับการดูแลโดยเลขานุการหรือในสำนักงาน

ในการจัดระบบเอกสารที่อยู่ในไฟล์เก็บถาวรจะมีการสร้างหน่วยเก็บข้อมูลที่เรียกว่าไฟล์ กรณี - เอกสารหรือชุดเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นหรือขอบเขตกิจกรรมเดียวและวางไว้ในปกแยกต่างหาก เอกสารจะถูกสร้างเป็นไฟล์ตามระบบการตั้งชื่อไฟล์ซึ่งเป็นรายชื่อคดีที่ลงทะเบียนในองค์กรอย่างเป็นระบบซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ

เมื่อเตรียมเอกสารสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญจะมีการดำเนินการในสำนักงานสองอย่าง: การสร้างไฟล์และการลงทะเบียน การก่อตัวของคดี - การกำหนดเอกสารให้กับคดีเฉพาะและการจัดระบบ การลงทะเบียนคดีกำหนดโดยกฎเกณฑ์ที่กำหนดการเตรียมการจัดเก็บเอกสาร

องค์กรของการจัดเก็บเอกสารสำคัญเอกสารและการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในภารกิจหลักของบริการสนับสนุนเอกสาร โครงสร้างไฟล์เก็บถาวรขององค์กรนั้นถูกสร้างขึ้นตามระบบการตั้งชื่อไฟล์ นี่เป็นเอกสารอิสระซึ่งมีการเตรียมงานที่ซับซ้อนและหลายขั้นตอน

ศัพท์เฉพาะของคดีทบทวนทุกปีก่อนเริ่มปีธุรกิจ เมื่อรวบรวมแล้วจะคำนึงถึงโครงสร้างของระบบการตั้งชื่อก่อนหน้าและแผนการทำงานขององค์กรในปีหน้า แต่ละหน่วยโครงสร้างจะเตรียมชิ้นส่วน จากนั้นแต่ละชิ้นส่วนจะถูกรวบรวมจากส่วนกลางให้เป็นระบบการตั้งชื่อทั่วไป ร่างระบบการตั้งชื่อนั้นต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

ในระหว่างปีสำนักงาน เอกสารที่การปฏิบัติงานแล้วเสร็จจะถูกยื่นเป็นไฟล์ตามระบบการตั้งชื่อปัจจุบัน ในกรณีนี้ อาจเป็นไปได้ว่าเอกสารอาจปรากฏขึ้นโดยไม่ได้ระบุไว้เมื่อรวบรวม หากสิ่งนี้เกิดขึ้น กรณีจะถูกเปิดขึ้นพร้อมกับหัวข้อใหม่ซึ่งมีการบันทึกไว้ในระบบการตั้งชื่อ มีความเป็นไปได้ค่อนข้างมากที่ตลอดทั้งปีจะไม่มีเอกสารใดปรากฏเพื่อเปิดคดีที่มีชื่อที่กำหนด สำหรับแต่ละกรณีที่เปิดอยู่ จะมีการสร้างบันทึกที่สอดคล้องกันในระบบการตั้งชื่อ

การจัดเก็บเอกสารสำคัญในองค์กรสามารถดำเนินการได้หลายขั้นตอน พวกเขาจะถูกเก็บไว้ในเอกสารสำคัญของหน่วยโครงสร้างเป็นระยะเวลาหนึ่งแล้วโอนไปยังเอกสารสำคัญขององค์กร หลังจากนี้เอกสารบางส่วนจะต้องถูกโอนไปยังที่เก็บข้อมูลของรัฐ

งานในสำนักงานของรัสเซียมีประวัติศาสตร์ยาวนานหลายศตวรรษ โดดเด่นด้วยลักษณะประจำชาติ เอกสารมีอายุยืนยาว ตั้งแต่การลงทะเบียนไปจนถึงการจัดเก็บและทำลายเอกสารสำคัญ กฎสำหรับการทำงานร่วมกับพวกเขาในองค์กรใดองค์กรหนึ่งถือเป็นระบบการจัดการสำนักงาน เป็นชุดของหลักการทั่วไปและเทคโนโลยีการประมวลผลเอกสารเฉพาะ การก่อตัวของพวกมันเกิดขึ้นภายใต้อิทธิพลของหลายปัจจัย ที่สำคัญที่สุดคือประเพณีการทำงานที่มีอยู่ทั้งในประเทศและที่เกิดขึ้นภายในองค์กรใดองค์กรหนึ่งตลอดจนเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีต่างๆของหน่วยงานของรัฐ

การดูแลเอกสารการบัญชี บุคลากร และตำแหน่งเป็นส่วนสำคัญของงานประจำวันของฝ่ายบริหารสำนักงานขององค์กรสมัยใหม่ การจัดเก็บกระดาษถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของงานนี้ ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารไม่ได้ถูกกำหนดตามความสำคัญเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายการมาตรฐานที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับเงื่อนไขด้วย การปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎเกณฑ์ขององค์กรโดยองค์กรจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหากับหน่วยงานกำกับดูแล

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

การจัดเก็บเอกสารในที่เก็บถาวร

บทความเกี่ยวกับการจัดตั้งบริษัทเป็นเอกสารทางธุรกิจฉบับแรกที่บริษัทได้รับ ความสำคัญของกฎบัตรและหนังสือรับรองการจดทะเบียนสำหรับองค์กรมีความสำคัญพอๆ กับการมีหนังสือเดินทางและสูติบัตรสำหรับบุคคล อาจจำเป็นในสถานการณ์ต่างๆ แน่นอนว่าการสูญหายของเอกสารทางธุรกิจเหล่านี้ไม่ใช่ปัญหาใหญ่ แต่สามารถกู้คืนได้อย่างง่ายดาย แต่สำหรับสิ่งนี้ คุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมของรัฐ อย่างไรก็ตาม เป็นการดีกว่าที่จะไม่ทำเช่นนี้ แต่เพียงปฏิบัติตามเงื่อนไขและข้อกำหนดในการจัดเก็บ

การจัดเก็บเอกสารชื่อเรื่อง

มาตรา 52 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดขั้นตอนการจดทะเบียนนิติบุคคลใด ๆ มันถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้อง รูปแบบองค์กรและกฎหมายขององค์กรที่สร้างขึ้นจะกำหนดองค์ประกอบและปริมาณ ตามกฎแล้วสิ่งเหล่านี้คือข้อบังคับของบริษัทและหนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัท โดยปกติแล้ว องค์กรใดๆ จะต้องเป็นผู้เสียภาษี ดังนั้นจึงต้องมีใบรับรองการจดทะเบียนกับหน่วยงานด้านภาษีที่เกี่ยวข้องด้วย โดยปกติแล้วนี่คือ TIN/KPP หากบริษัทที่ถูกสร้างขึ้นเป็นองค์กรทางเศรษฐกิจ ก็จะต้องมีข้อตกลงที่เป็นองค์ประกอบ บริษัทร่วมหุ้นต้องมีทะเบียนหลักทรัพย์และเจ้าของ

ตามเนื้อผ้า เอกสารชื่อขององค์กรจะถือเป็นเอกสารกระดาษมาโดยตลอด เอกสารทางธุรกิจเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการทำงานขององค์กรและมีความสำคัญทางกฎหมายที่สำคัญ ล่าสุดสถานการณ์มีการเปลี่ยนแปลง ในสหพันธรัฐรัสเซีย การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เริ่มแพร่หลายมากขึ้น และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เริ่มถูกนำมาใช้อย่างเท่าเทียมกันกับเอกสารที่เป็นกระดาษ และในบางกรณีถึงกับได้รับความสำคัญเหนือกว่า

ลองยกตัวอย่าง เพื่อดำเนินการต่างๆ และรับบริการจากภาครัฐ บริษัทต่างๆ มีสิทธิที่จะไม่จัดเตรียมเอกสารทางกฎหมายลงบนกระดาษให้กับพนักงานของรัฐ นวัตกรรมนี้เกิดจากการที่ Unified Register of State Registration of Legal Entities (USRLE) มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด พนักงานขององค์กรรัฐบาล เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษี หรือทนายความที่สามารถเข้าถึงทะเบียนนิติบุคคลแบบครบวงจรสามารถรับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับนิติบุคคลเฉพาะได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ กฎบัตรกระดาษไม่ใช่องค์ประกอบที่จำเป็นในเอกสารของบริษัทจำกัดความรับผิดชอบอีกต่อไป ขณะนี้ในการทำงานของพวกเขาพวกเขาสามารถใช้กฎบัตรอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบมาตรฐานได้

อ่านเพิ่มเติม:

การจัดเก็บเอกสารสำคัญ

การจัดเก็บเอกสารสำคัญเอกสารทางกฎหมายเช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จะต้องดำเนินการในสถานที่ที่กำหนดเป็นพิเศษ โดยปกติแล้ว นี่คือโฟลเดอร์พิเศษที่จัดเก็บไว้ในตู้นิรภัย ความรับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารในฐานะบุคคลแรกขององค์กรจะตกเป็นภาระของผู้อำนวยการทั่วไปหรือหัวหน้าฝ่ายบัญชี หากบริษัทมีแผนกกฎหมาย ก็สามารถมอบหมายหน้าที่นี้ให้กับพนักงานได้ อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าไม่ว่าในกรณีใดผู้จัดการขององค์กรจะต้องรับผิดชอบต่อความเสียหายหรือสูญหายของเอกสาร

โปรดทราบว่าสำหรับบริษัทร่วมหุ้น กฎหมายกำหนดข้อกำหนดพิเศษเกี่ยวกับระยะเวลาและขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ เมื่อวันที่ 16 กรกฎาคม พ.ศ. 2546 ได้มีการรับรองมติพิเศษของ FCSM No. 03-33/ps ซึ่งควบคุมขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารของบริษัทร่วมหุ้น ความจริงก็คือวิสาหกิจในรูปแบบการเป็นเจ้าของนี้ใช้หลักทรัพย์ในกิจกรรมของตน กฎหมายกำหนดข้อกำหนดพิเศษเกี่ยวกับเงื่อนไขและระยะเวลาในการเก็บรักษา

องค์กรอื่นๆ ทั้งหมดที่มีรูปแบบองค์กรและกฎหมายที่แตกต่างกันด้วย พื้นที่จัดเก็บและการกำหนดเงื่อนไขสำหรับเนื้อหาของเอกสารทางธุรกิจนั้นได้รับคำแนะนำจากกฎทั่วไปที่ไม่ได้ถูกควบคุมโดยข้อบังคับหรือการกระทำพิเศษ

การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษี

องค์กรใดๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของและรูปแบบทางกฎหมาย จะต้องรักษาบันทึกภาษีและการบัญชี มีหลายองค์กรที่กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี" แต่พวกเขายังต้องรักษาบันทึกทางบัญชีที่บันทึกกิจกรรมทางการเงินด้วย เอกสารธุรกิจทางการเงินและภาษีทั้งหมดจะต้องได้รับการดูแลและจัดเก็บตามกฎและข้อบังคับที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด

เอกสารทางบัญชีทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่มใหญ่:

เอกสารหลัก.

เอกสารทางบัญชี

เอกสารหลักมีคุณค่ามากกว่ามาก นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าส่วนแบ่งส่วนใหญ่ของเอกสารดังกล่าวประกอบด้วยเอกสารที่องค์กรได้รับจากภายนอกจากพันธมิตรทางธุรกิจและผู้รับเหมา การดำเนินการทางบัญชีทั้งหมดที่ดำเนินการตลอดจนการสร้างฐานภาษีนั้นดำเนินการตามเอกสารหลักเท่านั้น มีรูปแบบและรูปลักษณ์ที่แน่นอน เอกสารหลักมีผลอย่างไร? ประการแรก ได้แก่ การกระทำ สัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ รวมถึงเอกสารอื่นๆ อีกจำนวนหนึ่ง การดำเนินการที่สำคัญทางกฎหมายทั้งหมดได้รับการรับรองโดยเอกสารธุรกิจเหล่านี้ ในเรื่องนี้พวกเขามีข้อกำหนดพิเศษหลายประการเกี่ยวกับเนื้อหาและเงื่อนไขที่ต้องจัดเก็บ

ปัจจุบันเอกสารธุรกิจหลักที่สร้างขึ้นและใช้งานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์กลายไม่ใช่เรื่องแปลก สำหรับเอกสารประเภทนี้ ยังมีการพัฒนามาตรฐานบางอย่างเพื่อกำหนดรูปแบบและประเภท โดยเฉพาะอย่างยิ่งการมีอยู่ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง สำหรับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะเหมือนกันกับเอกสารที่เป็นกระดาษอย่างแน่นอน

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารเก็บถาวรในองค์กร

กฎบัตรขององค์กรหรือองค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงสถานะทางกฎหมายจะต้องมีข้อกำหนดภายใต้เงื่อนไขและระยะเวลาที่ควรจัดเก็บเอกสารธุรกิจการบัญชี การมีอยู่ของรายการนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงคำถามเพิ่มเติมจากตัวแทนของหน่วยงานตรวจสอบ นอกจากนี้ ขอแนะนำให้ออกข้อบังคับท้องถิ่นซึ่งกำหนดวิธีจัดเก็บเอกสารของบริษัทและใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้

เอกสารทางบัญชีหลักทั้งหมดจะต้องจัดเก็บตามข้อกำหนดของกฎหมายรัสเซียสมัยใหม่ แต่เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี

การจัดเก็บเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล

ในกรณีส่วนใหญ่ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรจะเป็นการรายงานเอกสารอย่างเคร่งครัด เงื่อนไขพิเศษสำหรับการจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจเหล่านี้เกิดจากการที่เอกสารดังกล่าวมีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นสำหรับความสมบูรณ์และความปลอดภัยของทั้งสื่อและข้อมูลที่มีอยู่ในสื่อนั้นขึ้นอยู่กับพนักงานที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษ - ผู้ตรวจสอบบุคลากร การไม่มีตำแหน่งดังกล่าวในตารางการรับพนักงานขององค์กรแสดงให้เห็นว่าความรับผิดชอบนี้จะตกเป็นภาระของหัวหน้าองค์กรเองหรือโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี

คำสั่งการทำงานกับบุคลากร บัตรลงทะเบียนพนักงาน สมุดงาน และใบแจ้งยอดพนักงานทั้งหมดอยู่ภายใต้การควบคุมดูแลของผู้ตรวจสอบบุคลากร กฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี" ควบคุมขั้นตอนในการสร้างเอกสารหลักเกี่ยวกับการทำงานของบุคลากรและค่าตอบแทน จากบทบัญญัติของกฎหมายนี้เป็นไปตามที่เอกสารการบัญชีหลักทั้งหมดสามารถรับได้สำหรับการบัญชีเฉพาะในกรณีที่การจัดทำนั้นดำเนินการบนพื้นฐานของอัลบั้มของเอกสารการบัญชีหลักรูปแบบรวม

การเตรียมเอกสารเพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญ

การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีได้รับการควบคุมโดยจดหมายหมายเลข 105 ของกระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2526 ตามจดหมายนี้ควรเก็บไว้ คลังเก็บเอกสารสำคัญซึ่งหมายถึงห้องแยกต่างหากพร้อมตู้พิเศษและตู้นิรภัย กฎ Rosarkhiv เมื่อวันที่ 02/06/2002 มีคำแนะนำมาตรฐานสำหรับการจัดสถานที่เหล่านี้ คำแนะนำเป็นที่พึงปรารถนา แต่ไม่จำเป็น ไม่มีบทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตาม

ข้อกำหนดที่แตกต่างกันเล็กน้อยมีผลกับวิธีจัดเก็บเอกสารการรายงานที่เข้มงวด จะต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือห้องพิเศษที่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยเพิ่มขึ้น ข้อกำหนดเดียวกันนี้ใช้กับเอกสารทางธุรกิจที่ระบุว่า "ความลับทางการค้า"

เอกสารทางธุรกิจอื่นๆ ทั้งหมดสามารถจัดเก็บไว้บนชั้นวางและในตู้พิเศษได้ สามารถตั้งอยู่โดยตรงในสำนักงานของหัวหน้าองค์กรหรือหัวหน้าฝ่ายบัญชี โปรดทราบว่าเพื่อให้ง่ายต่อการเข้าถึง ใบแจ้งยอดธนาคาร รายงานค่าใช้จ่าย การกระทำ คำสั่งจ่ายเงิน และเอกสารทางการเงินอื่นๆ ขอแนะนำให้ผูกมัดและจัดเรียงตามลำดับเวลา

ในกรณีที่ไม่มีพื้นที่รวมทั้งหลังจากผ่านการตรวจสอบ Federal Tax Service แล้วจะต้องโอนเอกสารธุรกิจจำนวนหนึ่งไปที่ คลังเก็บเอกสารสำคัญเทศบาล การโอนจะดำเนินการตามสินค้าคงคลัง หมายเลข และเย็บ เอกสารจำนวนหนึ่งจะต้องถูกทำลายเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บ คณะกรรมการพิเศษจะตรวจสอบเอกสารนี้และบันทึกข้อเท็จจริงของการทำลายเอกสารนี้

การปฏิบัติตามกฎ ขั้นตอน และกำหนดเวลาที่กำหนดไว้จะรับประกันว่าผู้ประกอบการจะได้รับการคุ้มครองจากปัญหาที่เกิดจากความไม่เห็นด้วยกับหน่วยงานตรวจสอบ และยังช่วยให้เขาสร้างกรอบกฎหมายที่จำเป็นซึ่งอาจจำเป็นเมื่อปกป้องสิทธิ์ทางกฎหมายและผลประโยชน์ในศาลยุติธรรม

แม้ว่าผู้อำนวยการไม่ต้องการได้ยินเกี่ยวกับไฟล์เก็บถาวรที่เป็นหน่วยโครงสร้าง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าไม่มีอยู่ในบริษัท มีที่เก็บถาวร แต่สำหรับตอนนี้มันอยู่ในรูปแบบของโกดังเศษกระดาษที่กระจัดกระจายไปตามตู้เสื้อผ้าและสำนักงานโดยไม่มีคำสั่งและระบบที่เป็นเอกภาพโดยสิ้นเชิง ในบทความนี้เราจะพูดถึงวิธีจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารในองค์กรที่ยังไม่มีที่เก็บถาวร แต่มีเอกสารที่ต้องจัดให้มีเงื่อนไขการเก็บรักษาที่เหมาะสมอยู่แล้วและยิ่งไปกว่านั้นก็ปรากฏทุกวัน ท้ายที่สุดคุณจะเห็นว่าการเริ่มสร้างที่เก็บถาวรนั้นง่ายกว่ามากเมื่อองค์กรมีขนาดเล็กและมีเอกสารไม่มากนักที่ต้องรับรองความปลอดภัย หากคุณทำงานนี้ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า เมื่อปริมาณการรับส่งข้อมูลเอกสารเริ่มมีจำนวนนับหมื่นหน่วย การสร้างไฟล์เก็บถาวรก็จะยากขึ้นมาก

กฎระเบียบและความรับผิดชอบสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่ไม่เหมาะสม

กระบวนการจัดเก็บเอกสารขององค์กรได้รับการควบคุมในระดับรัฐบาลกลาง

มีเอกสารหลักสองฉบับเกี่ยวกับการทำงานของไฟล์เก็บถาวรใน บริษัท:

1. กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของหอจดหมายเหตุของแผนกได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของเอกสารสำคัญของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 09/05/1985 ฉบับที่ 263 เอกสารดังกล่าวมีลักษณะเป็นบรรทัดฐาน (บังคับ)
2. กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของหอจดหมายเหตุขององค์กรได้รับการอนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการ Rosarkhiv ลงวันที่ 02/06/2545 (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานของเอกสารสำคัญขององค์กร) เอกสารมีลักษณะเป็นระเบียบวิธี (ไม่มีผลผูกพัน)

เราขอแนะนำให้เลขานุการตรวจสอบเอกสารที่ค่อนข้างคล้ายกันเหล่านี้ พวกเขาอธิบายหลักการพื้นฐานของการจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจในบริษัท ข้อกำหนดในการจัดเก็บ และจัดเตรียมเอกสารหลายรูปแบบที่รับรองกระบวนการจัดเก็บ ซึ่งนำโดยระบบการตั้งชื่อของกิจการขององค์กร

ความรับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารที่ไม่เหมาะสม

ตามมาตรา. 13.25 แห่งประมวลกฎหมายแห่งสหพันธรัฐรัสเซียว่าด้วยความผิดทางการบริหารการละเมิดขั้นตอนและเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในการจัดเก็บเอกสารโดย บริษัท ร่วมหุ้นและบริษัทรับผิด จำกัด (เพิ่มเติม) กำหนดให้ต้องเสียค่าปรับทางปกครองต่อเจ้าหน้าที่ในจำนวนสองคน พันห้าร้อยถึงห้าพันรูเบิล; สำหรับนิติบุคคล - จากสองแสนถึงสามแสนรูเบิล แนวทางปฏิบัติในการใช้บทความนี้ค่อนข้างกว้างขวาง ซึ่งเหมาะสมที่จะแจ้งให้ผู้จัดการที่ปฏิเสธที่จะจัดสรรทรัพยากรสำหรับจัดเก็บเอกสารของบริษัททราบ

การวิเคราะห์องค์ประกอบเอกสาร

ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจองค์ประกอบของเอกสารที่อยู่ในองค์กรในปัจจุบันก่อน ทั้งหมดแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:

เอกสารที่กรอกเรียบร้อยแล้วโดยเอกสาร

เอกสารที่สร้างขึ้นจากกิจกรรมขององค์กรและอยู่ในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งของวงจรชีวิต

งานจะไปในสองทิศทางพร้อมกัน เอกสารจากกลุ่มแรกจะต้องได้รับการตรวจสอบ เรียงตามประเภท และองค์ประกอบของคดีที่กำหนด เอกสารของกลุ่มที่สองจะต้องแจกจ่ายให้กับกรณีต่าง ๆ ทันทีเมื่องานสำนักงานเสร็จสิ้น

คุณต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอโดยหันไปหาแต่ละแผนกขององค์กรตามลำดับ พนักงานของแผนกเหล่านี้ควรมาช่วยเหลือเลขานุการที่นี่ มีเพียงพวกเขาเท่านั้นที่รู้กระบวนการทำงานจากภายในเท่านั้นที่สามารถกำหนดชื่อคดีและองค์ประกอบของเอกสารในคดีได้อย่างถูกต้อง รายการกิจการที่เป็นผลลัพธ์สำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้างจะเป็นพื้นฐานสำหรับระบบการตั้งชื่อกิจการขององค์กร

ระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสาร

เอกสารแต่ละฉบับมีอายุการเก็บรักษาของตัวเองซึ่งไม่ได้กำหนดโดยองค์กร - ผู้เขียนเอกสาร แต่โดยรัฐ ไม่อนุญาตให้ทำลายเอกสารก่อนหมดระยะเวลาการจัดเก็บ

ปัจจุบันมีกฎระเบียบสามข้อที่บังคับใช้ซึ่งควบคุมระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารอย่างที่พวกเขากล่าวในวงกว้าง เราแสดงรายการข้อบังคับเหล่านี้:

• รายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25/08/2553 ฉบับที่ 558 (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 02/04/2558);
• รายชื่อเอกสารเก็บถาวรมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมทางวิทยาศาสตร์เทคนิคและการผลิตขององค์กรที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 31 กรกฎาคม 2550 ฉบับที่ 1182 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 28 เมษายน 2554)
• รายชื่อเอกสารมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของคณะกรรมการของรัฐ กระทรวง กรม และสถาบัน องค์กร วิสาหกิจอื่น ๆ ที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บ ได้รับการอนุมัติโดยหอจดหมายเหตุหลักของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 15 สิงหาคม 2531 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 31 กรกฎาคม 2550)

บริษัทร่วมหุ้นคุณควรได้รับคำแนะนำจากกฎระเบียบเกี่ยวกับขั้นตอนและระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารของบริษัทร่วมหุ้น ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการกลางสำหรับตลาดหลักทรัพย์ของรัสเซีย ลงวันที่ 16 กรกฎาคม 2546 ฉบับที่ 03-33/ps

นอกเหนือจากรายการมาตรฐานข้างต้น ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารบางอย่างอาจระบุไว้ในข้อบังคับอุตสาหกรรม ดังนั้นคุณควรใช้ความระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งในการกำหนดกำหนดเวลาและขอความช่วยเหลือจากผู้จัดการและพนักงานของแผนกที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร

บันทึก

ระยะเวลาจัดเก็บเอกสารจะคำนวณตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมของปีถัดจากปีที่เอกสารเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้น หากเอกสารดำเนินการในเดือนมกราคม 2558 และมีอายุ 5 ปี 5 ปีนี้จะถูกนับตั้งแต่วันที่ 01/01/2559 ปรากฎว่าเอกสารนี้สามารถทำลายได้หลังจากวันที่ 31 ธันวาคม 2020 เท่านั้น

ในขั้นตอนการกำหนดกำหนดเวลามักจะพบว่าเมื่อจัดระบบจัดเก็บเอกสารแต่ละการกระทำจะนำไปสู่อีกการกระทำหนึ่ง หากเราถามตัวเองว่าเอกสารดังกล่าวถูกจัดเก็บไว้กี่ปีความจำเป็นที่จะต้องจดบันทึกไว้ที่ไหนสักแห่งในทันที - เป็นไปไม่ได้ที่จะเก็บตัวเลขเหล่านี้ไว้ในหัวของเรา รายการที่มีเอกสารทั้งหมดขององค์กร ได้แก่ ระยะเวลาในการจัดเก็บไม่มีอะไรมากไปกว่าการตั้งชื่อคดี

การตั้งชื่อคดี

กระบวนการจัดเก็บเอกสารขององค์กรเริ่มต้นด้วยระบบการตั้งชื่อไฟล์

พจนานุกรมของเรา

ศัพท์เฉพาะของคดี - รายชื่อคดีที่จัดระบบไว้ในงานสำนักงานขององค์กรโดยระบุระยะเวลาการจัดเก็บในรูปแบบที่กำหนด

กล่าวอีกนัยหนึ่ง หัวข้อกรณีและปัญหาทั้งหมดที่ได้รับจากการวิเคราะห์เอกสารจะถูกรวบรวมเป็นรายการเดียว และกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาไว้สำหรับหัวข้อเหล่านั้น

รูปแบบของระบบการตั้งชื่อไฟล์ได้รับในภาคผนวก 7 ถึงข้อ 3.4.6 ของกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินการเก็บถาวรขององค์กร

บันทึก:ชื่อของส่วนในระบบการตั้งชื่อกิจการคือชื่อของหน่วยโครงสร้าง

ดัชนีกรณีประกอบด้วยสองส่วน ตัวแรกคือหมายเลขซีเรียลของหน่วยโครงสร้าง ส่วนที่สองคือหมายเลขซีเรียลของเคสภายในหน่วยโครงสร้าง

ลองยกตัวอย่าง สมมติว่าในองค์กร แผนกโฆษณาได้รับหมายเลขซีเรียล 04 ส่วนของรายการกรณีแสดงไว้ด้านล่าง

บันทึก

หากองค์กรมีขนาดเล็กมากจนพนักงานมีบทบาทในแผนกต่างๆ ซึ่งแต่ละแผนกมีฟังก์ชันของตัวเอง จะเป็นการดีกว่าที่จะเริ่มดัชนีกรณีทั้งหมดด้วย 01 และแยกบรรทัด "ชื่อส่วน" ออกจากระบบการตั้งชื่อ

คอลัมน์ "จำนวนคดี"เสร็จสิ้นเมื่อสิ้นปีปฏิทิน ระบุจำนวนหน่วยจัดเก็บข้อมูลสำหรับแต่ละกรณีที่สะสมที่องค์กรตลอดทั้งปี

ระบบการตั้งชื่อกิจการได้รับการอนุมัติและมีผลใช้บังคับตั้งแต่ปีการทำงานใหม่โดยหัวหน้าองค์กร แต่คุณไม่จำเป็นต้องรอถึงเดือนมกราคมเพื่อพยายามสร้างเอกสารของบริษัทตามระบบการตั้งชื่อ เนื่องจากระบบการตั้งชื่อครั้งแรกในประวัติศาสตร์ขององค์กรอาจปรากฏในช่วงกลางปี

เอกสารจะถูกแจกจ่ายให้กับกรณีต่าง ๆ ทันทีหลังจากเสร็จงานในสำนักงาน คุณไม่สามารถบันทึกไว้ได้ตลอดทั้งปี แล้วใช้เวลาสองสามสัปดาห์ในการยื่นเอกสารออกไป ทันทีที่เอกสารถูกดำเนินการและลบออกจากการควบคุม จะต้องวางเอกสารนั้นไว้ในไฟล์

เพื่อนร่วมงานจะต้องค่อยๆ คุ้นเคยกับความจริงที่ว่าเอกสารของบริษัทได้รับการจัดการโดยเลขานุการ หากมีคดีใหม่ปรากฏในแผนก จะต้องรายงานเรื่องนี้ต่อเลขานุการ ซึ่งจะเพิ่มคดีดังกล่าวลงในระบบการตั้งชื่อ และร่วมกับพนักงานที่มีความสามารถจะกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ นี่คือวิธีการสร้างระบบงานสำนักงานแบบรวมศูนย์ในองค์กรรุ่นใหม่

เอกสาร "พิเศษ": ทรัพยากรบุคคลและการบัญชี

เอกสารบุคลากรหากเลขานุการมีส่วนเกี่ยวข้องเพิ่มเติมในการจัดการบันทึกบุคลากรใน บริษัท ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการจัดเก็บเอกสารขององค์กรในชั้นนี้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

เอกสารบุคลากรอยู่ภายใต้การตรวจสอบบ่อยกว่าเอกสารการจัดการ

อายุการเก็บรักษาของบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลจำนวนมากวัดในหน่วยหลายทศวรรษ

เอกสารด้านทรัพยากรบุคคลประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ดังนั้นไม่เพียงแต่ต้องมีการบัญชีที่รอบคอบเท่านั้น แต่ยังต้องมีเงื่อนไขการจัดเก็บพิเศษและการเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นด้วย

กรณีที่เกี่ยวข้องกับการทำงานกับบุคลากรจะรวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อของกรณีโดยทั่วไป แต่จะต้องเก็บไว้ในตู้ที่สามารถล็อคด้วยกุญแจได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นตู้เหล็ก ในห้องพิเศษที่ถูกล็อคด้วย ด้วยกุญแจ

เอกสารทางบัญชีเนื่องจากหัวหน้าฝ่ายบัญชีมีหน้าที่รับผิดชอบส่วนตัวต่อความปลอดภัยของเอกสารของเขา ในช่วงเริ่มต้นของการพัฒนาองค์กร เขาจึงดำเนินการนี้ด้วยตนเอง บางทีการบัญชีอาจเป็นแผนกเดียวที่คุณสามารถค่อนข้างสงบเกี่ยวกับลำดับในเอกสารได้

การเก็บถาวรของนักบัญชีค่อยๆ ก้าวไปไกลกว่าตู้นิรภัยส่วนบุคคล และคำถามก็เกิดขึ้นจากการรวมเอกสารการบัญชีและการรายงานภาษีไว้ในเอกสารทั่วไปของบริษัทเพื่อจัดเก็บและทำลายในภายหลัง เอกสารทางบัญชียังรวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อด้วย

สำหรับระบบการจัดเก็บนั้น กฎหมายไม่มีคำแนะนำพิเศษใด ๆ ในเรื่องนี้ ซึ่งต่างจากเอกสารด้านบุคลากร อย่างไรก็ตาม หากคุณถามความคิดเห็นของนักบัญชี เกือบทั้งหมดจะบอกว่าควรเก็บเรื่องเหล่านี้ไว้แยกห้องจะดีกว่า

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารองค์กรประเภทพิเศษอีกประเภทหนึ่งคือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อันตรายของการไม่พบข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้นั้นค่อนข้างดีเพราะในขณะที่เอกสารในโฟลเดอร์นั้นมองเห็นได้ชัดเจนและไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ ในการพิจารณา แต่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะ "ถ่ายทอดสด" ในคอมพิวเตอร์ของเพื่อนร่วมงาน เรากำลังพูดถึงเอกสารที่มีวงจรชีวิตเสร็จสมบูรณ์ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างตำราเรียนคือสมุดบันทึกที่เลขานุการเก็บไว้ใน MS Excel เมื่อถึงเวลาส่งวารสารเพื่อจัดเก็บ คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมา นี่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และควรจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย

หน่วยจะต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เมื่อได้รับการร้องขอจากเลขานุการ

น่าเสียดายที่ในรัสเซียยังไม่มีคำแนะนำที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และแม้ว่ากิจกรรมบางด้าน (เช่น การตลาดทางอินเทอร์เน็ต) ปริมาณเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรมีแนวโน้มที่จะ 100% สิ่งเดียวที่สามารถใช้เป็นแนวทางได้คือร่างข้อเสนอแนะสำหรับการได้มา การบันทึก และการจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารเก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ในคลังขององค์กรที่พัฒนาโดย VNIIDAD ย้อนกลับไปในปี 2555

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกป้อนลงในระบบการตั้งชื่อของคดีพร้อมกับเอกสารที่เป็นกระดาษและจะถูกจัดเก็บตามระยะเวลาที่กำหนดโดยรายการ

การทำลายเอกสาร - กระบวนการแบบรวมศูนย์!

ในช่วงเดือนแรกของการดำเนินงานระบบจัดเก็บเอกสารเลขานุการจะไม่มีเวลาทำลายมันและหากองค์กรยังเด็กคุณจะต้องรอหลายปีก่อนที่จะเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ หากค้นพบเอกสารซึ่งหมดระยะเวลาการจัดเก็บแล้ว กระบวนการทำลายจะถูกจัดระเบียบตามกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานของเอกสารสำคัญขององค์กร

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือการทำลายเอกสารเป็นกระบวนการแบบรวมศูนย์ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานบริษัทจำนวนมาก รวมถึงผู้จัดการด้วย การฉีกเอกสารแล้วทิ้งลงถังขยะไม่ใช่การทำลาย คุณไม่สามารถทำอย่างนั้นได้

ไม่สำคัญว่าในอนาคตหน่วยโครงสร้าง "เอกสารสำคัญ" จะปรากฏขึ้นในองค์กรหรือว่าพนักงานที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษของสำนักงานจะรับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารหรือไม่ อย่างไรก็ตาม มีความจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารและความรับผิดชอบนี้ เนื่องจาก เราพบว่าในตอนต้นของบทความนั้นประดิษฐานอยู่ที่ระดับนิติบัญญัติ

สรุป

1. การจัดเก็บเอกสารถือเป็นความรับผิดชอบขององค์กรที่ประดิษฐานอยู่ในกฎหมาย
2. การจัดระบบจัดเก็บเอกสารของบริษัทเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์องค์ประกอบของเอกสาร
3. รายชื่อกิจการขององค์กรซึ่งกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บตามรายการพิเศษที่สร้างขึ้นตามแบบฟอร์มพิเศษจะสร้างระบบการตั้งชื่อกิจการขององค์กร
4. ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับบุคลากรและระบบเอกสารทางบัญชีตลอดจนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
5. การทำลายเอกสารเป็นกระบวนการที่เป็นระบบและรวมศูนย์ซึ่งต้องใช้แนวทางที่เป็นระบบ คุณไม่สามารถกำจัดเอกสารได้

4.3.1.1. เอกสารจะต้องเก็บไว้ในที่มืดตลอดเวลา งานทุกประเภทกับเอกสารจะต้องดำเนินการในระดับแสงที่จำกัดหรือจำเป็นทางเทคโนโลยี

4.3.1.2. แสงสว่างในโรงเก็บของอาจเป็นแบบธรรมชาติหรือแบบประดิษฐ์ก็ได้

4.3.1.3. แสงธรรมชาติในโรงเก็บของอนุญาตให้ใช้แสงแบบกระจายได้ โดยมีเงื่อนไขว่าต้องใช้ตัวกระจายแสง ตัวควบคุมฟลักซ์แสง ฟิลเตอร์ป้องกัน ผ้าม่าน มู่ลี่ และการทาสีกระจกบนหน้าต่าง เพื่อปกป้องเอกสาร จึงมีการใช้การจัดเก็บในแฟ้ม แฟ้ม กล่อง ตู้ บนชั้นวางแบบปิด ในกระดาษห่อ ฯลฯ

4.3.1.4. สำหรับแสงประดิษฐ์จะใช้หลอดไส้ในที่ร่มปิดและมีพื้นผิวเรียบ อนุญาตให้ใช้หลอดฟลูออเรสเซนต์ที่มีส่วนอัลตราไวโอเลตลดลงเช่น LB, LHB, LTB

4.3.1.5. ระดับการส่องสว่างในสเปกตรัมที่มองเห็นไม่ควรเกิน: บนพื้นผิวแนวตั้งของชั้นวางที่ความสูง 1 เมตรจากพื้น - 20 - 50 ลักซ์ (ลักซ์) บนเดสก์ท็อป - 100 ลักซ์ (ลักซ์)

4.3.2. สภาพอุณหภูมิและความชื้น

4.3.2.1. ในห้องเก็บของที่ติดตั้งระบบปรับอากาศต้องรักษาอุณหภูมิและความชื้นที่เหมาะสมโดยคำนึงถึงเอกสารประเภทเฉพาะ: สำหรับเอกสารกระดาษ - อุณหภูมิ 17 - 19 องศา C ความชื้นสัมพัทธ์ในอากาศ 50 - 55%; สำหรับวัสดุฟิล์ม - ขาวดำ (15 องศา C และ 40 - 55%) และสี (2 - 5 องศา C และ 40 - 55%) สำหรับเอกสารบนเทปแม่เหล็กและสื่อดิสก์ - 15 - 20 องศา C และ 50 - 65%

4.3.2.2. ไม่อนุญาตให้มีความผันผวนอย่างมากของอุณหภูมิและความชื้นในโรงเก็บ ในห้องที่มีสภาพอากาศไม่เป็นระเบียบ ควรใช้มาตรการเพื่อปรับสภาพภูมิอากาศให้เหมาะสม โดยพิจารณาจากการให้ความร้อนและการระบายอากาศของสถานที่อย่างสมเหตุสมผล การใช้การลดความชื้น หรือการเพิ่มความชื้นในอากาศ ด้วยการเพิ่มความชื้นสัมพัทธ์ในอากาศในระยะยาวอย่างมั่นคงเป็น 80 - 90% มาตรการบังคับจึงถูกนำมาใช้เพื่อทำให้สภาพภูมิอากาศเป็นปกติ (การระบายอากาศอย่างเข้มข้นการลดความชื้นในโรงเก็บของการกำจัดสาเหตุของความชื้นที่เพิ่มขึ้น)

4.3.2.3. สภาพอุณหภูมิและความชื้นในโรงเก็บของจะถูกควบคุมโดยการวัดค่าพารามิเตอร์ของอากาศอย่างสม่ำเสมอ: ในห้องปรับอากาศ - สัปดาห์ละครั้ง ในห้องที่มีสภาพอากาศไม่ได้รับการควบคุม - สัปดาห์ละสองครั้ง ในกรณีที่มีการละเมิดระบบการจัดเก็บ - ทุกวัน

4.3.2.4. เครื่องมือควบคุมและการวัด (เทอร์โมมิเตอร์ ไซโครมิเตอร์ ไฮโกรมิเตอร์) จะถูกวางไว้ในทางเดินหลักบนชั้นวาง ห่างจากระบบทำความร้อนและระบายอากาศ การอ่านค่าเครื่องมือจะถูกบันทึกไว้ในสมุดบันทึก

4.3.3. ระบอบสุขาภิบาลและสุขอนามัย

4.3.3.1. สถานที่เก็บเอกสารต้องได้รับการดูแลให้สะอาด ในสภาวะที่ไม่มีโอกาสเกิดเชื้อรา แมลง สัตว์ฟันแทะ และฝุ่น

4.3.3.2. ในห้องเก็บของต้องรับประกันการไหลเวียนของอากาศฟรี ไม่รวมการก่อตัวของโซนที่ไม่มีการระบายอากาศที่เป็นอันตรายในแง่สุขอนามัยและชีวภาพ

4.3.3.3. หน้าต่างที่เปิดในช่วงฤดูร้อนตลอดจนช่องระบายอากาศในผนัง เพดาน พื้นห้องเก็บของ และช่องเปิดระบบระบายอากาศภายนอกควรได้รับการปกป้องด้วยตาข่ายที่มีเส้นผ่านศูนย์กลางเซลล์ไม่เกิน 0.5 มม.

4.3.3.4. ห้ามสวมแจ๊กเก็ต รองเท้าที่เปียกหรือสกปรก จัดเก็บและใช้ผลิตภัณฑ์อาหาร หรือสูบบุหรี่ในห้องเก็บของ

4.3.3.5. ในพื้นที่จัดเก็บจำเป็นต้องดำเนินการทำความสะอาดแบบเปียกอย่างเป็นระบบ กำจัดฝุ่นบริเวณชั้นวาง ตู้ และอุปกรณ์จัดเก็บอย่างน้อยปีละครั้ง พื้น, กระดานข้างก้น, ขอบหน้าต่าง, ส่วนฐานของชั้นวางได้รับการบำบัดด้วยน้ำยาฆ่าเชื้อที่เป็นน้ำ (ฟอร์มาลดีไฮด์ 2%, คาตามีน AB 5% เป็นต้น)

4.3.3.6. ปีละสองครั้ง (ต้นและปลายฤดูร้อน) มีการตรวจสอบเอกสาร (แบบคัดเลือก) และพื้นที่จัดเก็บเพื่อตรวจจับแมลงและเชื้อราได้ทันท่วงที

หากตรวจพบศัตรูพืชทางชีวภาพ จะมีการใช้มาตรการเร่งด่วนเพื่อฆ่าเชื้อและฆ่าเชื้อในสถานที่โดยหอจดหมายเหตุ สถานีสุขาภิบาลและระบาดวิทยา หรือบริการกักกัน

4.3.3.7. เมื่อทำความสะอาดหรือฆ่าเชื้อ ไม่ควรให้น้ำและน้ำยาฆ่าเชื้อสัมผัสกับเอกสาร

4.3.4. โหมดความปลอดภัย

4.3.4.1. ระบอบความปลอดภัยได้รับการรับรองโดยการเลือกสถานที่สำหรับเก็บถาวรในอาคาร วิธีการป้องกันทางเทคนิค การจัดระเบียบระบบรักษาความปลอดภัย ระบบเตือนภัย การปฏิบัติตามมาตรการควบคุมการเข้าถึง ขั้นตอนในการเข้าถึงสถานที่จัดเก็บ และการปิดผนึกสถานที่ ประตูภายนอกของหอจดหมายเหตุและห้องเก็บของจะต้องมีการหุ้มด้วยโลหะและล็อคอย่างแน่นหนา แถบโลหะแบบบานพับด้านนอกที่ล็อคได้ได้รับการติดตั้งบนหน้าต่างที่เข้าถึงได้จากภายนอก สถานที่เก็บเอกสารมีการติดตั้งสัญญาณเตือนภัยในช่วงเวลานอกสถานที่จะมีการปิดผนึกสถานที่ สถานที่จัดเก็บจะต้องถูกล็อคในช่วงเวลาทำการ ผู้จัดการและพนักงานของสถานที่จัดเก็บนี้ และในบางกรณี บุคคลอื่นที่ติดตามพวกเขาไปด้วย มีสิทธิ์ในการเข้าถึงสถานที่จัดเก็บ การลบเอกสารออกจากที่เก็บถาวรจะดำเนินการเฉพาะกับบัตรผ่านพิเศษในลักษณะที่กำหนดเท่านั้น

4.3.4.2. ระบบการรักษาความปลอดภัยยังใช้กับสถานที่ที่จัดเก็บเอกสารสำคัญและทรัพย์สินที่เป็นสาระสำคัญของเอกสารสำคัญไว้ชั่วคราว (ห้องอ่านหนังสือ ห้องนิทรรศการ ห้องปฏิบัติการ ฯลฯ)

กลับ