การประชุมทางธุรกิจ: ทำอย่างไรให้ได้ผลลัพธ์สูงสุด วิธีจัดการประชุมทางธุรกิจ: รายละเอียดที่สำคัญ

การประชุมทางธุรกิจใดๆ ก็ตามเป็นแพลตฟอร์มธุรกิจชนิดหนึ่ง ในระหว่างการประชุมดังกล่าว ผู้ประกอบการจะแบ่งปันประสบการณ์ อภิปรายแนวคิดใหม่ๆ และวางแผนความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน หากความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจระหว่างคู่ค้าไม่ได้ผล จะส่งผลเสียต่อผลลัพธ์ของการสนทนา

ในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ ผู้ประกอบการจะแบ่งปันประสบการณ์ อภิปรายแนวคิดใหม่ๆ และวางแผนความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

มีการประชุมทางธุรกิจที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ตัวเลือกแรกถือว่า "เข้มงวด" มากกว่า: มีการกำหนดกฎไว้ล่วงหน้าและผู้เข้าร่วมทุกคนจะทราบหัวข้อที่ควรกล่าวถึงล่วงหน้า ตัวเลือกที่สองอยู่ใกล้กว่าการประชุมที่เป็นมิตร เฉพาะการอภิปรายช่วงเวลาทำงานเท่านั้นที่จะกลายเป็นหัวข้อของการสนทนา การเจรจาที่จริงจังมักประกอบด้วย 2 ขั้นตอน: ส่วนอย่างเป็นทางการและบุฟเฟ่ต์ นอกจากนี้ตามจำนวนคนความหลากหลายเช่นการประชุมส่วนรวมหรือส่วนตัวก็มีความโดดเด่น

วิธีการใช้จ่าย

ก่อนจัดและจัดประชุมทางธุรกิจ ควรเตรียมตัวให้ดีเสียก่อน ก่อนอื่นคุณต้องรู้คุณสมบัติของการเจรจาดังกล่าว และพวกเขาอยู่ในความจริงที่ว่าให้ความสนใจเป็นพิเศษกับท่าทางการแสดงออกทางสีหน้าและน้ำเสียง ช่วงเวลาทางจิตวิทยาเหล่านี้มีความสำคัญ เนื่องจากการสนทนาเกิดขึ้นเป็นการส่วนตัว และที่นี่กฎหมายของจิตวิทยามนุษย์มีผลบังคับใช้ คุณต้องสามารถเอาชนะใจใครคนหนึ่งเพื่อเอาชนะใจเขาได้

แต่คุณจะเตรียมตัวสำหรับการประชุมอย่างไร? คุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

1. รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับคู่ของคุณให้ได้มากที่สุด ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถทำการศึกษาขนาดเล็กได้ ข้อมูลนำมาจากแหล่งต่างๆ: เว็บไซต์องค์กร หน้าบนเครือข่ายสังคมออนไลน์ สื่อมวลชน ข้อมูลใด ๆ จะเป็นประโยชน์
2. การสร้างภาพลักษณ์ที่ดี พวกเขาได้รับการต้อนรับด้วยเสื้อผ้า ดังนั้นคุณต้องแต่งตัวให้เหมาะสม ในกรณีส่วนใหญ่ เครื่องแต่งกายของธุรกิจมีความเหมาะสม แต่ไม่เข้มงวดมาก นักจิตวิทยาบางคนแนะนำให้ใช้เคล็ดลับเดียวเพื่อเอาชนะใจคู่ครอง: แต่งตัวให้แย่กว่าเขาเล็กน้อย แล้วคู่ครองจะไม่รู้สึกอึดอัด ในการเลือกเสื้อผ้าคุณต้องสร้างในขั้นตอนก่อนหน้า ตัวอย่างเช่น หากคุณพบว่าคู่ชีวิตเป็นคนจริงจังที่เป็นสมาชิกพรรคการเมืองและมักเข้าร่วมงานสำคัญๆ คุณก็จำเป็นต้องมาพบกับเขาในชุดคลาสสิก และหากการรวบรวมข้อมูลแสดงให้เห็นว่าคู่ชีวิตไม่ประสบปัญหาจากธรรมเนียมปฏิบัติ คุณสามารถปล่อยให้เขาแต่งตัวง่ายขึ้นในกางเกงยีนส์และเสื้อคอเต่า
3. ความประทับใจแรก. นักจิตวิทยากล่าวว่าความประทับใจแรกนั้นแข็งแกร่งที่สุดเสมอ และพัฒนาได้ในห้านาทีของการสื่อสาร คิดล่วงหน้าว่าจะพูดอะไรในการประชุมทางธุรกิจในตอนเริ่มต้น คำพูดต้องคิดให้เป็นธรรมชาติ ในการเจรจาธุรกิจ มักให้คุณค่าสองสิ่ง: สติปัญญาที่พัฒนาแล้วและอารมณ์ขัน มีเทมเพลตที่พิสูจน์แล้ว: ในการประชุมครั้งแรกจะมีการประกาศชื่อและนามสกุลของพันธมิตร (เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด) ดังนั้นจึงควรแนะนำตัวเองและตั้งชื่อ บริษัท ของคุณ จากนั้นมีการแลกเปลี่ยนการจับมือกันและการสนทนาก็เริ่มต้นขึ้น เป็นการดีกว่าที่จะเริ่มต้นด้วยหัวข้อที่ห่างไกลและลงมือทำธุรกิจในภายหลัง
4. สร้างการสนทนาที่เหมาะสม การประชุมส่วนตัวกับหุ้นส่วนเป็นเรื่องยากเสมอจากมุมมองทางจิตวิทยา ดังนั้นจึงควรใช้เทคนิคบางอย่างเพื่อให้สามารถติดต่อกับบุคคลได้ อันดับแรก คุณต้องทำให้คู่ค้าทราบทันทีว่าเขาเป็นนักธุรกิจ ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถประกาศกฎและวัตถุประสงค์ของการประชุมได้ ประการที่สอง มีความจำเป็นต้องตั้งคำถามให้ถูกต้องเพื่อให้สั้นและชัดเจน คำถามควรเตรียมล่วงหน้าและจดจำ และประการที่สาม คุณต้องทำตัวให้สงบและมั่นใจ

ในการเจรจาธุรกิจ มักให้คุณค่าสองสิ่ง: สติปัญญาที่พัฒนาแล้วและอารมณ์ขัน

กฎ

ผู้เชี่ยวชาญได้พัฒนากฎสำหรับการประชุมทางธุรกิจ:

1. นัดประชุมล่วงหน้า. หมายถึงการอนุมัติปัญหาขององค์กร เช่น เวลา และแผนงาน
2. ไม่มีความล่าช้า การมาสายเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ พวกเขาสามารถทำลายความประทับใจแรกพบได้ นอกจากนี้ หากคุณมาถึงก่อนเวลา คุณสามารถรวบรวมความคิดและปรับสภาพจิตใจได้ ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยได้
3. เตรียมวัตถุดิบ. สิ่งเหล่านี้อาจเป็นโบรชัวร์ เอกสาร และสื่ออื่นๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ในการเจรจาต่อรอง
4. ปิดโทรศัพท์มือถือ ไม่มีอะไรจะเบี่ยงเบนความสนใจจากการสนทนาทางธุรกิจกับคู่ค้า และหากคุณกำลังรอสายสำคัญ คุณควรแจ้งให้คู่ของคุณทราบล่วงหน้า
5. ติดตาม . นี่หมายถึงไม่ขัดจังหวะบุคคลนั้น พูดด้วยน้ำเสียงที่สงบ สุภาพ
6. จับตาดูเวลาอย่างใกล้ชิด เวลาคือเงิน ดังนั้นอย่ารอช้าที่จะพบกับคู่ครอง ควรมีการอภิปรายกรอบเวลาล่วงหน้าและปฏิบัติตามกรอบเวลาดังกล่าว

ในที่สุด

หากต้องการจัดการประชุมทางธุรกิจกับคู่ค้าหรือลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องเตรียมตัวให้พร้อม ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลเพราะเป็นผู้ที่จะช่วยให้เข้าใจวิธีการสื่อสารที่ถูกต้อง หลังจากนั้นจะมีข้อเสนอสำหรับการประชุมทางธุรกิจ ข้อเสนอยอดนิยมสำหรับการประชุมในจดหมายธุรกิจ การมีส่วนร่วมในการประชุมทางธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการทุกคน ดังนั้นช่วงเวลานี้จึงไม่ควรละเลย

ประชุมธุรกิจเป็นรูปแบบทั่วไปของการสื่อสารทางธุรกิจระหว่างประเทศและเป็นแพลตฟอร์มธุรกิจที่สะดวกสำหรับผู้ที่ประสบความสำเร็จ มีบทสรุปของข้อตกลงที่ทำกำไร การอภิปรายเกี่ยวกับโอกาสสำหรับความร่วมมือ การแลกเปลี่ยนโซลูชันที่เป็นนวัตกรรม แนวคิดและประสบการณ์

การประชุมทางธุรกิจและการเจรจาดำเนินไปอย่างไร?

การประชุมทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจระหว่างผู้เข้าร่วม คู่สัญญาต้องรู้จักคู่ค้าหรือคู่ค้าของตนเป็นอย่างดี และพยายามร่วมกันเพื่อบรรลุข้อตกลง การประชุมทางธุรกิจทั้งแบบรายบุคคลและแบบส่วนรวมเป็นการสื่อสารของมนุษย์โดยพื้นฐานแล้ว ในระหว่างนั้นผู้คนมีอิทธิพลซึ่งกันและกันด้วยความช่วยเหลือจากคุณสมบัติทางอารมณ์และความต้องการ สติปัญญา และแจ้งให้คู่ค้าทราบเกี่ยวกับตำแหน่งของตนเองในธุรกิจ

จะจัดประชุมกับนักธุรกิจได้อย่างไร?

ก่อนที่คุณจะเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจ คุณต้องเตรียมตัวให้พร้อม ควรทำความคุ้นเคยกับกฎพื้นฐานของกิจกรรมทางธุรกิจดังกล่าว การแสดงความไม่แยแสต่อบรรทัดฐานที่ยอมรับกันโดยทั่วไปของจรรยาบรรณทางธุรกิจ คุณเสี่ยงที่จะยุติการประชุมไม่สำเร็จ

ในขั้นตอนการเตรียมการเบื้องต้น พนักงานจะรวบรวมและให้ข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดเกี่ยวกับลูกค้าแก่ผู้จัดการและผู้เข้าร่วมในการประชุมในอนาคต ในการสนทนาทางโทรศัพท์กับลูกค้า จะตกลงเวลาและสถานที่จัดงาน

เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ ผู้จัดการเจรจามาถึงสถานที่นัดพบล่วงหน้า การสนทนาจะดำเนินการในหัวข้อที่เลือกไว้ล่วงหน้า ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำเสนอ "นำ" ลูกค้าไปสู่ความจริงที่ว่าความร่วมมือกับ บริษัท จะน่าสนใจและให้ผลกำไรสำหรับเขา

ตัวอย่างการประชุมทางธุรกิจ

สถานการณ์: CEO ของบริษัทพบกับหัวหน้าแผนก

เอ (ซีอีโอ):ฉันได้รวบรวมคุณมาที่นี่เพื่อถ่ายทอดการตัดสินใจของเจ้าของบริษัทที่จะลดค่าใช้จ่ายภายในทั้งหมดลง 15% ในช่วงสามเดือนข้างหน้านี้ ใช่ มันจะเป็นเรื่องยากมาก แต่เราจะผ่านมันไปได้ ฉันแนะนำให้คุณแจ้งผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อการลดช่วงพักกลางวันเป็น 35 นาที การยกเลิกช่วงพักดื่มกาแฟระหว่างวัน และการระงับการจ้างพนักงานใหม่ คุณพูดอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้ บี?

ข:ใช่ ฉันเห็นด้วยว่านวัตกรรมดังกล่าวจะเกิดผล

ตอบ:คุณมีความคิดเห็นอย่างไร วี?

วี:บางทีเราสามารถทำได้โดยไม่ต้องงดการพักดื่มกาแฟระหว่างวัน? การรักษาจิตวิญญาณของทีมไว้ภายในทีมเป็นสิ่งสำคัญมาก"

ตอบ:ฉันเข้าใจทั้งหมดนี้เป็นอย่างดี แต่เราต้องให้สัญญาณที่ชัดเจนกับทุกคนเกี่ยวกับความจริงจังของความตั้งใจของเรา ทำไมคุณถึงเงียบไป จี?

จี:ฉันสนับสนุนคุณอย่างเต็มที่ ฉันยังเสนอการประหยัดเพิ่มเติมโดยการโอนขั้นตอนการควบคุมคุณภาพจากทุกๆ สามไปยังทุกๆ ตัวอย่างที่ห้า

ตอบ:ฉันเห็นด้วยกับข้อเสนอของคุณ จี. คุณพูดถูก ดังนั้นฉันจะเตรียมข้อความของคำสั่งและในทางกลับกันคุณจะแจ้งให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น การประชุมสิ้นสุดลงแล้ว

บรรดาผู้ที่เชื่อว่าเราควรพบกันบ่อยขึ้นนั้นถูกต้อง ที่ปรึกษาด้านการตลาดที่มีชื่อเสียงในสหรัฐอเมริกาและยุโรป ผู้ก่อตั้งและประธาน High Tech Connect (ซานฟรานซิสโก) Rene Shimada Siegel กล่าวว่าแม้ว่าคุณจะทำงานในด้านไอทีซึ่งมีการรับรู้การสื่อสารเสมือนจริงตามธรรมชาติ คุณจะประสบความสำเร็จก็ต่อเมื่อคุณ จะไม่ละเลยการประชุมส่วนตัว

เราเรียกที่ปรึกษาอิสระหลายคนมาที่สำนักงานและพูดคุยกับอีกสองสามคนทาง Skype เธอกล่าวในบล็อกของเธอ - หัวข้อก็เหมือนกัน - โครงการธุรกิจที่บริษัทของคนเหล่านี้ควรจะเข้าร่วม ในกรณีแรก เราให้ความสำคัญกับปัญหาที่เป็นไปได้มากขึ้น ท่าทางและการแสดงออกทางสีหน้าบอกเล่าถึงรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมด อารมณ์มีส่วนร่วมในการสนทนาส่วนตัว เราเห็นความกลัว ความไว้วางใจ ความเป็นมิตร และความจริงใจที่ไม่ปิดบังด้วยระยะทาง เรา "อ่าน" พันธมิตร นี่เป็นข้อได้เปรียบอย่างมาก

ในการสนทนาส่วนตัว เรา "อ่าน" พันธมิตร นี่เป็นข้อได้เปรียบอย่างมาก

อย่าซ่อนเป้าหมายของคุณ

เราได้พูดถึงการประชุมว่าเป็นเครื่องมือการจัดการที่มีประสิทธิภาพภายในบริษัทแล้ว การประชุมทางธุรกิจในบริบทของบทความนี้เป็นการติดต่อกับคู่ค้าภายนอก ได้แก่ ลูกค้า คู่สัญญา ผู้รับเหมา ดังนั้นจึงแตกต่างจากการประชุมแม้ว่าหลักการทั่วไปสำหรับการเตรียมการและการดำเนินการจะเหมือนกัน:

• วัตถุประสงค์;
• วางแผน;
• สรุป (โปรโตคอล)

ความแตกต่างนั้นเกิดจากการที่ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นคนที่เราไม่สามารถบังคับและไม่สามารถสั่งได้ เราทำได้แค่สนใจ มีเสน่ห์ โน้มน้าวใจ หรือในทางกลับกัน - เพื่อผลักดันหรือทำให้ตกใจ

เราจะไม่พูดมากเกี่ยวกับความจำเป็นในการกำหนดเป้าหมาย - และเป็นที่ชัดเจนว่าคนมีเหตุผลจะไม่ลากตัวเองผ่านรถติดไปยังปลายอีกด้านของเมือง ไม่เข้าใจว่าทำไม เราทราบเพียงว่าไม่ควรกำหนดเป้าหมายเท่านั้น แต่ยังควรสื่อไปยังคนที่คุณต้องการพบด้วย

เพื่อไม่ให้มีความขัดแย้งในการตีความจึงต้องเขียนไว้ แต่หากไม่มีสิ่งที่แตกต่างกัน ย่อมมี “ความจำเป็น”, “มีความจำเป็น” และอื่นๆ คุณต้องการมันและมันเกินกำหนดสำหรับคุณ แต่สำหรับคู่ของคุณ ปัญหาของคุณอาจไม่มีอยู่เลยในธรรมชาติ ดังนั้น จงมีไหวพริบ เปรียบเสมือนคู่ครองของคุณ แม้ว่าในความเป็นจริง คุณจะอยู่เหนือเขาก็ตาม

ค้นหาผู้หญิง

เราตั้งเป้าหมาย - เราวาดแผน นั่นคือในกระดาษแผ่นเดียวกับที่เราตั้งเป้าหมายไว้อย่างแนบเนียน เราเขียนคำถามที่เราต้องการจะพูดถึง จากนั้นในระหว่างการเจรจาธุรกิจ คุณจะไม่พลาดสิ่งสำคัญใดๆ และคู่ค้าจะรู้ว่าต้องเตรียมอะไรบ้าง อย่าลืมระบุว่าพวกเขาสามารถเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนแผนของคุณได้ เพียงขอให้ได้รับแจ้งการเปลี่ยนแปลงที่ทำ

ต่อไป คุณต้องพิจารณาว่าใครจะเข้าร่วมในการประชุมจากฝ่ายคุณ ผู้ให้บริการข้อมูลเฉพาะ ผู้เจรจา พนักงานที่สามารถเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ไม่ได้มาตรฐานในสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้ทันทีนั้นมีประโยชน์ ผู้หญิงที่มีเสน่ห์ในกลุ่มก็จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมทั้งสองฝ่ายควรเท่ากัน ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือคนสองคน: ผู้นำคนหนึ่ง อีกคนเสริมและแก้ไขข้อมูล

พูดคุยกับผู้เข้าร่วมล่วงหน้าถึงเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ต้องการของการประชุม ทุกคนต้องเข้าใจว่าบทบาทของพวกเขาคืออะไรและคาดหวังอะไรจากพวกเขา เตือนเพื่อนร่วมงานเบา ๆ ว่าความคิดริเริ่มใน บริษัท ของคุณนั้นไม่ได้ถูกลงโทษ แต่เราไม่ต้อนรับการสำแดงที่ไม่เหมาะสม

หากคุณไม่ใช่คนแรกของบริษัทและนึกภาพไม่ออกว่าจะประชุมตามแผนโดยปราศจากการมีส่วนร่วมของผู้จัดการ พยายามอธิบายให้เขาฟังว่าทำไมเขาถึงต้องการ ไม่ต้องสงสัยเลย เจ้านายจะต้องชื่นชมในความเป็นมืออาชีพของคุณ หากคุณระบุข้อโต้แย้งของคุณภายในไม่กี่นาที

เมื่อคุณตกลงกันได้แล้ว ให้ให้ข้อมูลแก่เจ้านายเกี่ยวกับคู่สัญญาอีกฝ่าย หัวข้อการประชุม และผลที่คาดว่าจะได้รับจากการเข้าร่วมเป็นลายลักษณ์อักษร

ระลึกว่ามองเห็นเพียงครั้งเดียวดีกว่าตัดเจ็ดครั้งในภายหลัง ให้เตรียมสื่อสำหรับภาพ: การนำเสนอ หนังสือเล่มเล็ก โบรชัวร์ นามบัตร

มุมไม่เอื้อต่อความไว้วางใจ

สถานที่จัดประชุมได้รับการคัดเลือกโดยคำนึงถึงเป้าหมาย วัตถุประสงค์ สถานะของผู้เข้าร่วม และความเป็นจริงของสถานการณ์ เป็นไปได้สามทางเลือก: ในอาณาเขตของคุณ ในสำนักงานของพันธมิตร และใน "น่านน้ำที่เป็นกลาง"

การเชิญไปยังสถานที่ของคุณแสดงว่าคุณสวมบทบาทเป็นเจ้าภาพที่มีอัธยาศัยดีและแสดงครอบครัวของคุณจากภายใน แน่นอนว่าที่บ้าน แม้แต่ผนังก็ช่วยได้ แต่พวกเขาต้องสร้างความประทับใจให้แขกอย่างที่คุณต้องการ

Allan Pease นักเขียนและนักจิตวิทยาชาวออสเตรเลีย กล่าวว่า แม้แต่รูปทรงของโต๊ะก็ยังส่งผลต่ออารมณ์ของผู้เข้าร่วมประชุม เขากล่าวว่าโต๊ะสี่เหลี่ยมหรือสี่เหลี่ยมไม่เอื้อต่อความมั่นใจและสร้างบรรยากาศของการแข่งขัน การเจรจาโต๊ะกลมทำให้การประชุมมีลักษณะที่ไม่เป็นทางการ และบ่งชี้ถึงความเป็นไปได้ของการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นโดยเสรี โต๊ะกาแฟขนาดเล็กเอื้อต่อการสนทนาที่เป็นมิตร

การยอมรับคำเชิญของคู่ค้าให้มาที่สำนักงานของเขา แสดงว่าคุณแสดงความเคารพ ซึ่งจะได้รับการชื่นชมเป็นพิเศษหากสถานะของคุณในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสูงขึ้น ในทางกลับกัน คุณจะสามารถเข้าใจได้ดีขึ้นว่าบริษัทที่คุณต้องร่วมมือดำเนินชีวิตอย่างไรและอย่างไร

ดินแดนที่เป็นกลางทำให้ผู้เข้าร่วมมีความเท่าเทียมกัน ดังนั้นจึงเหมาะที่สุดสำหรับการพูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์ความขัดแย้งและหาทางออกจากความขัดแย้ง

มันจะดีถ้าคุณคิดว่าจะนั่งที่โต๊ะอย่างไร ถ้านั่งตรงข้ามกันก็จะเพิ่มความเป็นทางการ การนั่งใกล้กันหมายความว่าคุณกำลังเสนอบทสนทนาที่เป็นมิตร

ฟุตบอลเพื่อธุรกิจ

ระยะเวลาของการประชุมตกลงกันล่วงหน้า การนัดพบล่าช้าเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อมีเหตุผลที่ดีเท่านั้น

เชื่อกันว่าการประชุมที่มีประสิทธิผลน้อยที่สุดคือการประชุมที่มีกำหนดในวันจันทร์ (วันที่ยากลำบาก) และช่วงครึ่งหลังของวันศุกร์ (ซาวน่าและบาร์บีคิวอยู่ในใจของคุณแล้ว)

คุณไม่ควรนัดประชุมก่อนอาหารเย็น เมื่อสัญญาณจากท้องว่างครอบงำในสมอง และหลังจากนั้นทันที เมื่อคุณต้องการนั่งเงียบๆ และไม่พูดคุยเรื่องธุรกิจ

แต่การรวมอาหารกลางวันเข้ากับการเจรจาทางธุรกิจโดยแสดงเจตจำนงที่ดีของทั้งสองฝ่ายเป็นที่ยอมรับได้

ระหว่างการสนทนา แสดงความเปิดกว้างของคุณ พร้อมที่จะแสวงหาการประนีประนอม เน้นผลลัพธ์ที่เหมาะกับทุกคน ให้ความสนใจไม่เฉพาะกับคำพูดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงน้ำเสียง การแสดงออกทางสีหน้า ท่าทางด้วย ข้อมูลที่ไม่ใช่คำพูดมีค่าไม่น้อยไปกว่าข้อมูลทางวาจา

เป็นที่ยอมรับในการทำให้ส่วนธุรกิจเจือจางด้วยการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ เช่น เพื่อแลกเปลี่ยนความประทับใจในการแข่งขันฟุตบอลเมื่อวาน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดกับคนที่เป็นมิตร

จากผลการประชุมควรจัดทำสรุปซึ่งควรมีการเขียนข้อตกลงที่บรรลุ ประกอบด้วยทั้งสองฝ่ายร่วมกันสร้างเสริมถ้อยคำ ผู้ริเริ่มการประชุมจะส่งข้อความที่เสร็จแล้วไปยังอีกฝ่ายหนึ่งและถึงผู้เข้าร่วมทั้งหมดจากด้านข้างของเขา

ผู้ติดต่อใหม่ที่ได้รับในการประชุมจะถูกป้อนลงในฐานข้อมูลเดียวของบริษัท

มีคำถาม? เขียนในความคิดเห็น
นอกจากนี้คุณยังสามารถ

© "Center for Business Initiatives" โดยต้องมีการคัดลอกเนื้อหาทั้งหมดหรือบางส่วน โดยต้องอ้างอิงแหล่งที่มา

จัดเตรียมและจัดการประชุมทางธุรกิจ, งานเลี้ยงต้อนรับ

.การจัดเตรียมและจัดการประชุมทางธุรกิจ

1.1 เรื่องของการประชุมทางธุรกิจ

การประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพต้องมีการเตรียมตัวอย่างจริงจังและรอบคอบ

หัวข้อการประชุมทางธุรกิจเป็นประเด็นปัญหาที่ต้องพิจารณาระหว่างการประชุม นอกจากการประชุมเพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจแล้ว ยังมีการประชุมโปรโตคอลอีกด้วย ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า "การเยี่ยมเยียนอย่างสุภาพ" เนื่องจากจัดขึ้นเพื่อจุดประสงค์ในการทำความรู้จักส่วนตัวหรือแสดงความสนใจต่อคู่ค้าในโอกาสพิเศษ

ควรจัดการประชุมทางธุรกิจล่วงหน้า ภายในภูมิภาคเดียวกัน เป็นการดีที่สุดที่จะเจรจาล่วงหน้า 2-3 วัน คุณสามารถจัดการประชุมทางธุรกิจทางอีเมลทางโทรศัพท์

การเตรียมตัวสำหรับการประชุมกับชาวต่างชาติควรระมัดระวังเป็นพิเศษ จำเป็นต้องจัดเตรียมองค์ประกอบทั้งหมดของโปรแกรมการเข้าพัก: ลำดับการประชุม องค์ประกอบส่วนบุคคลของผู้เข้าร่วม การมีส่วนร่วมของตัวแทนสื่อมวลชน การแลกเปลี่ยนของที่ระลึก กล่าวสุนทรพจน์ต้อนรับ ที่พัก โรงแรม ส่วนธุรกิจ , โปรแกรมวัฒนธรรม, งานเลี้ยงรับรองแบบไม่เป็นทางการ, สายไฟ.

1.2 สถานที่สำหรับการประชุมทางธุรกิจ

สถานที่ประชุมมีความสำคัญสำหรับคู่กรณีในกระบวนการเจรจา เนื่องจากอาจเป็นส่วนสำคัญของประสิทธิภาพของการประชุมสำหรับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งหรือทุกฝ่ายในการเจรจา มีตัวเลือกต่อไปนี้สำหรับการเลือกสถานที่สำหรับการประชุมทางธุรกิจ: ในอาณาเขตของคุณเอง บนอาณาเขตของหุ้นส่วน บนอาณาเขตที่เป็นกลาง และโดยใช้วิธีการสื่อสาร (จากระยะไกล)

นักธุรกิจส่วนใหญ่ชอบจัดประชุมในอาณาเขตของตน (ในสถานที่ของบริษัท)

ประชุมนอกสถานที่ทำให้สามารถใช้สถานะของเจ้าของได้อย่างมีกำไร อันที่จริง ในสถานการณ์นี้ สำนวนที่ว่า "บ้านและกำแพงช่วย" มักใช้ได้ผล เจ้าของสามารถโน้มน้าวการเจรจาได้โดยใช้กลวิธีที่เหมาะสม นี่คือวิธีการของแผนองค์กร: ทางเลือกและการจัดสถานที่, ตำแหน่งของผู้เข้าร่วมที่โต๊ะเจรจา, องค์กรของกระบวนการเจรจา (puffs, breaks), การจัดระเบียบของโปรแกรมทางวัฒนธรรมและสังคม

วิธีการขององค์กรเชื่อมโยงกับวิธีทางจิตวิทยา ท้ายที่สุด รูปแบบและระดับของการจัดกระบวนการเจรจาสร้างบรรยากาศทางจิตวิทยาที่เหมาะสม (ความเป็นมิตร ความกดดัน ความตึงเครียด การยักย้ายถ่ายเท ฯลฯ) ตัวอย่างจะเป็นการออกแบบสำนักงาน ขนาดโต๊ะ ระยะห่างระหว่างเจ้าบ้านกับแขก รูปร่าง ขนาดของเก้าอี้ (อาร์มแชร์) ที่แขกรับเชิญ เป็นต้น) นอกจากนี้สถานะของแขกจะทำให้เกิดความตึงเครียดทางจิตใจในตัวบุคคล

สิ่งสำคัญคือเจ้าของต้องไม่เสียเวลาและพลังงานในการเอาชนะความเหนื่อยล้าหลังการเดินทางและในการปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อม พวกเขาสามารถใช้สิ่งอำนวยความสะดวกที่มีอยู่ในสำนักงานของตนได้: โทรศัพท์, โทรสาร, อินเทอร์เน็ต, บริการเลขานุการ, ห้องรับรอง, ความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ, ทนายความ, ผู้บังคับบัญชา ฯลฯ

การเตรียมห้อง. เมื่อเตรียมสถานที่สำหรับการประชุมทางธุรกิจ (การเจรจา) ผู้เชี่ยวชาญในองค์กรทางวิทยาศาสตร์ของแรงงานแนะนำให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดพื้นฐานต่อไปนี้: ความสะอาด, ระเบียบ, การระบายอากาศ, ขาดเสียงรบกวน, อุณหภูมิห้องที่ดีสำหรับทั้งสองฝ่าย, แสงที่สะดวกสบาย

สีผนังที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการประชุมคือสีฟ้าอ่อนของห้อง

การตกแต่งภายในของห้องประชุมจะดีขึ้นเมื่อมีแจกันดอกไม้ภาพวาด

ดินแดนพันธมิตรมีหลายกรณีที่เป็นการดีกว่าที่จะเจรจาในอาณาเขตของหุ้นส่วน ประการแรก นี่เป็นโอกาสที่จะได้รับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหุ้นส่วน บริษัทของเขา

ข้อเท็จจริงที่ว่าคุณตกลงที่จะเจรจาในอาณาเขตของหุ้นส่วนนั้นเป็นองค์ประกอบของความเคารพต่อหุ้นส่วน แสดงให้เห็นถึงความตั้งใจจริงของคุณ และสามารถโน้มน้าวให้อีกฝ่ายหนึ่งเห็นว่าคุณคู่ควรกับการทำธุรกิจด้วย

ประสิทธิผลของการเลือกตัวเลือกสำหรับการประชุมข้างต้นนั้นขึ้นอยู่กับสถานการณ์ แต่ทางเลือกที่ดีที่สุดคือจัดประชุมสลับกันใน "อาณาเขตของตนเอง" และ "อาณาเขตของหุ้นส่วน"

ดินแดนที่เป็นกลางสิ่งสำคัญคือการประชุมในดินแดนที่เป็นกลางไม่ได้ให้ประโยชน์ทั้งสองฝ่าย ตัวเลือกนี้จะมีประสิทธิภาพเป็นพิเศษในการแก้ไขสถานการณ์ความขัดแย้ง

เพื่อจุดประสงค์นี้ ได้มีการสร้างสถานที่ที่ได้รับการดัดแปลงเป็นพิเศษในโรงแรมและศูนย์ธุรกิจ ในหลายกรณี ห้องประชุมใช้สำหรับการเจรจา

ในกรณีที่จำเป็นต้องสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการในการประชุมในต่างประเทศ จะใช้ชมรมธุรกิจนอกเมืองสำหรับนักธุรกิจ ในกรณีที่ไม่มีเครือข่ายที่กว้างขวางของสถาบันดังกล่าว ร้านอาหาร (ร้านกาแฟ) ก็ถูกใช้ในประเทศของเรา

จากระยะไกลการพัฒนาการสื่อสารทางโทรศัพท์ระหว่างประเทศ, โทรเลขภาพถ่าย (แฟกซ์), โทรศัพท์มือถือ, อินเทอร์เน็ต, การสื่อสารทางวิดีโอ (การสื่อสารผ่านวิดีโอการประชุม) ทำให้สามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดและดำเนินการเจรจาและละทิ้งการพบปะพูดคุยในวงกว้าง - การประชุมแบบเผชิญหน้า วิธีการสื่อสารสมัยใหม่ช่วยให้สามารถติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงกับการส่งภาพและเสียง

จำกัดเวลา. ขั้นตอนสำคัญสู่ความสำเร็จของการประชุมทางธุรกิจคือการเลือกเวลาและวันในสัปดาห์ที่เหมาะสม จำเป็นต้องคำนึงถึงสถานการณ์ของชีวิตธุรกิจ พฤติกรรมทางธุรกิจของคู่ค้า ชั่วโมงการทำงานที่เหมาะสมที่สุดของพวกเขา

ดังนั้นบางคนทำงานได้ดีขึ้นในตอนเช้าพวกเขาถูกเรียกว่า "larks" ในตอนเย็นพวกเขาเป็น "นกฮูก" ประเภทกลางเรียกว่า "นกพิราบ" นักวิทยาศาสตร์ระบุว่า "นกฮูก" คิดเป็น 33% "นกเค้าแมว" - 17% และ "นกพิราบ" - 50% ของจำนวนคนทั้งหมด

1.3 ระยะเวลาการประชุมทางธุรกิจ

นักจิตวิทยาแนะนำให้คำนึงถึงปัจจัยดังกล่าวเมื่อจัดการเจรจาไม่จำเป็นต้องวางแผนการประชุมก่อนรับประทานอาหารกลางวัน ความคิดเกี่ยวกับอาหารขัดขวางการสื่อสารที่สร้างสรรค์ แต่ถ้ามีการวางแผนการประชุมแล้ว ระหว่างการเจรจาจะดีที่จะเสนอกาแฟ ชา ของกินให้พันธมิตร

อย่ากำหนดเวลาการประชุมทันทีหลังอาหารกลางวัน จำเป็นต้องให้พันธมิตรรวบรวมความคิดและตรวจสอบข้อมูลที่จำเป็น

ด้านหนึ่งวันจันทร์ไม่ใช่วันที่ดีที่สุดสำหรับการประชุม ท้ายที่สุดแล้ว ผู้คนต้องการเวลาในการปรับให้เข้ากับจังหวะการทำงานหลังสุดสัปดาห์ ในทางกลับกัน ในวันจันทร์ ข้อดีของ "ความสดใส" คือการพบกันในวันนี้เพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นสำคัญ และวางแผนที่จะทำให้เสร็จก่อนสิ้นสัปดาห์

วันศุกร์ เมื่อทุกคนตั้งตารอวันหยุดสุดสัปดาห์แล้ว ไม่ใช่วันที่ดีที่สุดที่จะเริ่มต้นจากที่ใดก็ได้

จะต้องหารือเกี่ยวกับระยะเวลาของการประชุม ท้ายที่สุด อาจเกิดขึ้นที่คู่ของคุณซึ่งไม่ได้รับการเตือนเกี่ยวกับระยะเวลาของการประชุม ขอโทษครึ่งชั่วโมงหลังจากเริ่มการประชุมและอ้างถึงความจำเป็นในการทำธุรกิจที่สำคัญของเขาให้เสร็จ ทิ้งคุณไป เป็นเรื่องปกติที่จะสังเกตเวลาที่กำหนดของการประชุม

เมื่อตกลงกันเรื่องเวลาประชุมก็จำเป็นต้องให้แม่นๆ การมาสายถือเป็นการดูถูกเจ้าบ้านและอาจส่งผลต่อการเจรจา ในกรณีของความล่าช้าที่ยอมรับได้ คุณต้องหาโอกาสแม้ในช่วงเวลาสั้นๆ เพื่อเตือนพันธมิตรและขอโทษตามนั้น

1.4 องค์ประกอบของคณะผู้แทน

การเจรจาระหว่างตัวแทนสองคนนั้นหายากมาก ดังนั้น องค์ประกอบของโปรโตคอลของการประชุมทางธุรกิจคือการกำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม คณะผู้แทนประกอบด้วย:

ผู้เข้าร่วมโดยตรงในการเจรจา

ที่ปรึกษาที่มีความสามารถ (ผู้เชี่ยวชาญ);

เจ้าหน้าที่สนับสนุน (นักแปล นักชวเลข คนขับรถ เลขานุการ ฯลฯ)

ข้อตกลงควรอยู่บนพื้นฐานของหลักการของการมอบหมายจำนวนเท่ากันจากทั้งสองฝ่าย คณะผู้แทนขนาดใหญ่เป็นข้อได้เปรียบทางจิตวิทยา เนื่องจากสถานการณ์บางอย่าง อาจมีการเบี่ยงเบนจากหลักการของความเท่าเทียมกัน แต่โดยมีเงื่อนไขว่าคุณต้องโน้มน้าวพันธมิตรในเรื่องนี้

การเจรจาจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น จำนวนผู้เข้าร่วมก็จะน้อยลง ดังนั้น หากจำเป็นต้องยึดถือโดยเร็วที่สุด ก็จำเป็นต้องลดจำนวนคู่กรณี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมในการเจรจามักทำให้เกิดความเข้าใจผิด

รายการการเจรจาระบุนามสกุล ชื่อและนามสกุล สถานที่ทำงานและตำแหน่งของผู้เข้าร่วมจะถูกบันทึกไว้ในรายงานการประชุม

การแลกเปลี่ยนรายการโปรโตคอลตามกฎจะเกิดขึ้นเมื่อเริ่มการประชุม หากรายชื่อไม่ได้รวบรวมไว้ล่วงหน้าเพื่อให้มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมประชุมฝ่ายต่างๆจะแลกเปลี่ยนนามบัตร

นอกจากจำนวนแล้ว ยังกำหนดระดับผู้เข้าร่วมประชุมด้วย ระดับการเป็นตัวแทนควรใกล้เคียงกัน การเลือกองค์ประกอบและระดับของผู้เข้าร่วมในการเจรจาขึ้นอยู่กับความสำคัญที่แนบมากับการประชุมโดยผู้เข้าร่วม ธรรมชาติของการทำธุรกรรมและลักษณะแห่งชาติของผู้เข้าร่วมในการเจรจา ดังนั้น คณะผู้แทนการเจรจาของจีนจึงมีขนาดแตกต่างกัน ในขณะที่ชาวอเมริกันชอบกลุ่มเล็ก การปรากฏตัวของตัวแทนเพศตรงข้ามในองค์ประกอบของมันช่วยเพิ่มภาพลักษณ์ของคณะผู้แทน

1.5 เอกสารประกอบการอภิปราย

การประชุมหรือการเจรจาที่จะเกิดขึ้นมีการเตรียมการเบื้องต้นของวัสดุ มีเอกสารประเภทที่เกี่ยวข้องที่กล่าวถึงในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ:

เอกสารที่สะท้อนถึงตำแหน่งของผู้เข้าร่วมประชุมในประเด็นต่าง ๆ และตามกฎแล้วจะมีข้อเสนอแนะในประเด็นที่จะต้องพิจารณา

ร่างข้อตกลง โปรโตคอล หรือสนธิสัญญาต่างๆ ที่เสนอเป็นพื้นฐานสำหรับการเจรจา

ร่างมติหรือข้อตกลงแสดงเจตจำนง

องค์ประกอบที่ซับซ้อนแต่สำคัญของงานเตรียมการคือการเลือกเอกสารต่างๆ ในประเด็นที่ต้องพิจารณา เหล่านี้เป็นใบรับรองและเอกสารอย่างเป็นทางการ คลิปจากหนังสือพิมพ์และนิตยสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับหุ้นส่วนและธุรกิจของเขา นี่คือข้อมูลเกี่ยวกับการรวมตัวของพันธมิตรของเขา พฤติกรรมของพวกเขาในตลาด แม้ว่าที่จริงแล้วทั้งหมดนี้ต้องใช้ความพยายาม ความรู้ และเวลาเป็นอย่างมาก แต่สุดท้ายงานดังกล่าวก็พิสูจน์ตัวเองได้ ดังนั้น ในงานของเขา "วิธีเอาตัวรอดท่ามกลางฉลาม" X. McKay ตั้งข้อสังเกตว่าอย่างน้อยการรู้บางสิ่งเกี่ยวกับลูกค้าก็มีความสำคัญพอๆ กับการรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ หากคุณรู้จักลูกค้าของคุณ หากทราบความสนใจและลักษณะนิสัยเฉพาะของพวกเขา ก็จะมีพื้นฐานสำหรับการติดต่ออยู่เสมอ เสนอแบบสอบถาม 66 รายการ รวมถึงคำถามเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า การศึกษา สถานภาพการสมรส กิจกรรมก่อนหน้านี้ ความสนใจพิเศษ ไลฟ์สไตล์ ฯลฯ และให้โอกาสในการ "รู้จัก" ลูกค้าดีขึ้น

ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดของข้อตกลงคือการที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนตระหนักดีว่าเขาได้รับผลประโยชน์บางอย่างเมื่อเทียบกับสถานการณ์เดิม

1.6 การจัดวางและอุปกรณ์โต๊ะ

องค์ประกอบสำคัญในการเตรียมสถานที่สำหรับการประชุมทางธุรกิจคืออุปกรณ์ของโต๊ะ

ลักษณะทางจิตวิทยาของการมีอิทธิพลต่อผู้เข้าร่วมประชุมสามารถอยู่ในรูปแบบของตาราง ดังนั้น จากข้อมูลของ Alan Pease ของออสเตรเลีย โต๊ะสี่เหลี่ยมไม่มีความมั่นใจและมีส่วนช่วยในการสร้างบรรยากาศของการแข่งขัน ตารางรูปแบบนี้เหมาะสำหรับการเจรจาธุรกิจระยะสั้น การเจรจาโต๊ะกลมจัดให้มีการประชุมอย่างไม่เป็นทางการและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นฟรี โต๊ะกาแฟขนาดเล็กช่วยอำนวยความสะดวกในการสนทนาที่เป็นมิตรและทำหน้าที่เป็นการโทรตามมารยาท

สมุดบันทึก ปากกา ดินสอ หนังสือชี้ชวนวางอยู่บนโต๊ะสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน เก้าอี้หรือเก้าอี้นวมควรนั่งสบายและมีปริมาณเพียงพอ

เป็นเรื่องปกติที่จะจัดน้ำแร่บรรจุขวดและแก้วสะอาดไว้เป็นกลุ่มตามโต๊ะเจรจา

ขอแนะนำให้ดูแลกาแฟหรือชา ในการทำเช่นนี้ จำเป็นต้องจัดเตรียมกาโลหะ ชุดที่ดีหลายชุด ชา กาแฟ คุกกี้ ผลไม้ เค้ก หรือขนมหวานไว้บนโต๊ะเจรจา

หากคุณวางที่เขี่ยบุหรี่ไว้บนโต๊ะ นี่เป็นสัญญาณว่าคุณสามารถสูบบุหรี่ได้ แต่ก่อนที่คุณจะจุดไฟ คุณต้องขออนุญาตจากผู้ที่อยู่ตรงนั้น หากไม่อนุญาตให้สูบบุหรี่ จะต้องเตรียมพื้นที่สำหรับสูบบุหรี่ในช่วงพัก

1.7 การประชุมคณะผู้แทน

การเตรียมสถานที่สำหรับการประชุมทางธุรกิจมักจะดำเนินการโดยพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างเป็นพิเศษของ บริษัท หรือโดยผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับเชิญ

องค์ประกอบที่สำคัญของโปรโตคอลทางธุรกิจคือการจัดการประชุมของคณะผู้แทน ประการแรก จำเป็นต้องกำหนดระดับของผู้ทักทายให้ถูกต้อง ผู้ที่ได้รับเชิญควรพบกันลงนามในจดหมายพร้อมคำเชิญ แต่ยกเว้น - หนึ่งในเจ้าหน้าที่ของเขา

เมื่อพบผู้แทนโดยเฉพาะชาวต่างชาติจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎโปรโตคอลบางอย่าง

ตำแหน่งและตำแหน่งของหัวหน้าคณะต้อนรับต้องสอดคล้องกับตำแหน่งและตำแหน่งของหัวหน้าคณะผู้แทนที่มาเยี่ยม

หัวหน้าคณะเจ้าภาพพร้อมด้วย 2-3 คนมักจะมาประชุม

หากแขกมาถึงพร้อมกับภรรยาของเขา ประธานของคณะผู้แทนเจ้าภาพจะพบกับเขาพร้อมกับภรรยาของเขาด้วย

อันดับแรกคือหัวหน้าผู้รับมอบอำนาจ และหากภรรยาของเขามาที่การประชุม เขาจะแนะนำให้เธอรู้จักกับแขก

คนที่สองเป็นแขก - หัวหน้า บริษัท ต่างประเทศซึ่งแนะนำภรรยาของเขาด้วย

จากนั้นประธานคณะผู้แทนเจ้าภาพก็แนะนำพนักงานของเขา - สมาชิกของคณะผู้แทนที่มาพบแขกตามลำดับ หากมีผู้หญิงในหมู่ผู้ที่พบพวกเขาขอแนะนำเป็นอย่างแรก หากมีผู้หญิงไม่กี่คน พวกเธอก็จะถูกแนะนำโดยยศ ตามด้วยผู้ชาย - ก็เรียงตามยศด้วย

หัวหน้าคณะผู้แทนที่มาหลังจากนั้นแนะนำสมาชิกของคณะผู้แทนในลักษณะเดียวกัน

เมื่อพบคณะผู้แทนที่สนามบินหรือสถานีรถไฟ หัวหน้าประเทศเจ้าภาพต้องมอบดอกไม้ให้กับผู้หญิงทุกคน - สมาชิกของคณะผู้แทนหรือผู้ที่มากับสมาชิกของคณะผู้แทน เมื่อพบกันและออกเดินทางที่สนามบินหรือสถานีรถไฟ ควรมอบดอกไม้ที่ห่อด้วยกระดาษแก้ว (ห้ามมอบดอกไม้ให้ผู้ชาย ยกเว้นในวันครบรอบ)

การประชุมของคณะผู้แทนนั้นเกี่ยวข้องกับที่พักในรถยนต์อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ความรู้เกี่ยวกับกฎการลงจอดตามระเบียบปฏิบัติสากลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสมาชิกของคณะผู้แทนแต่ละคน ผู้ขับขี่ ล่าม หัวหน้าคณะผู้แทน และภรรยาของเขาควรรู้ไว้ (ภาคผนวก 17)

ก่อนหน้านี้รถต้องเคลื่อนตัวเพื่อให้ประตูขวาหันไปทางทางเท้า คนแรกที่จะนั่งลงและออกไปคือผู้โดยสารที่นั่งอย่างมีเกียรติ หากสภาพการณ์ไม่อนุญาตให้ผู้ขับขี่เคลื่อนรถโดยให้ชิดทางเท้าขวา ผู้โดยสารกิตติมศักดิ์จะเข้าไปในรถทางประตูด้านซ้าย พวกเขายังขึ้นทางประตูด้านซ้าย

ผู้โดยสารกิตติมศักดิ์นั่งเบาะหลังทางด้านขวาตลอดเส้นทางรถเขามีเจ้าของหรือหัวหน้าคณะให้การต้อนรับ เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย นักข่าว และล่ามสามารถนั่งข้างคนขับได้ (ยกเว้น) บุคคลซึ่งครอบครองสถานแห่งเกียรติยศจะออกไปทางประตูด้านขวา และส่วนที่เหลือ เพื่อไม่ให้รบกวนผู้ที่นั่งในที่แห่งเกียรติยศไปทางซ้าย

2. จัดเตรียมและจัดงานเลี้ยงต้อนรับ

2.1 เทคนิคและสาระสำคัญ

แผนกต้อนรับและสาระสำคัญ

การรับ - ทั้งทางการทูตและธุรกิจ - เป็นหนึ่งในรูปแบบที่สำคัญที่สุดของนโยบายต่างประเทศ ธุรกิจ วัฒนธรรมและกิจกรรมอื่น ๆ ของรัฐบาล หน่วยงานของรัฐ นักธุรกิจ องค์กรสาธารณะและองค์กรอื่น ๆ และบุคคลทั่วไป สามารถจัดขึ้นในโอกาสที่เคร่งขรึม (เพื่อเป็นเกียรติแก่การมาเยือนของรัฐ วันหยุดราชการ ฯลฯ ) และมีความสำคัญทางการเมืองเป็นพิธีการอย่างหมดจด (เกี่ยวกับการเยี่ยมชมธุรกิจการเปิดนิทรรศการ) หรือใช้ในกิจกรรมประจำวัน (ระหว่างการเจรจา) อื่น ๆ).

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าเนื้อหาหลักของงานเลี้ยงไม่ใช่การรับประทานอาหารหรือชิมเครื่องดื่ม แต่เป็นการแก้ปัญหาทางธุรกิจที่คุณต้องเตรียมการล่วงหน้าอย่างรอบคอบ สำหรับผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ เทคนิคต่าง ๆ นั้นมุ่งเน้น ทำงานอย่างมีจุดมุ่งหมาย และไม่ได้หมายความว่า "ความว่างเปล่าที่น่าเบื่อ" ผิวเผินอย่างที่ไบรอนไตร่ตรองไว้เมื่อเกือบสองศตวรรษก่อน

แผนกต้อนรับสามารถช่วยสร้าง รักษา และพัฒนาการติดต่อระหว่างฝ่ายและบุคคล สื่อสารและชี้แจงจุดยืนของตน รวบรวมข้อมูล แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และสุดท้าย อภิปรายและตกลงเกี่ยวกับตำแหน่งและแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นทางการ

ประเพณีการจัดงานเลี้ยงรับรองมีรากฐานมาจากสมัยโบราณ การต้อนรับขับสู้เป็นเครื่องบ่งชี้ถึงเกียรติและศักดิ์ศรีของประชาชนและรัฐ รวมถึงความปรารถนาดีของพวกเขา

ดังนั้นประเทศต่างๆจึงรักษาประเพณีทางประวัติศาสตร์ของการรับแขกไว้อย่างระมัดระวังเพื่อเป็นสัญลักษณ์แห่งสันติภาพและความเมตตา ประเพณีการต้อนรับแบบรัสเซียยังคงมีการเฉลิมฉลองโดยแขกต่างชาติ การปฏิบัติระหว่างประเทศในระยะยาวได้กำหนดประเภทของการต้อนรับทางการฑูต วิธีการเตรียมการ มารยาททางการฑูต ซึ่งเป็นธรรมเนียมที่ต้องยึดถือ

การปฏิบัติตามโปรโตคอลของรัสเซียโดยรวมนั้นสอดคล้องกับแนวปฏิบัติสากล แผนกต้อนรับจะแบ่งเวลาออกเป็นช่วงกลางวัน (จนถึง 19 นาฬิกา) และตอนเย็น และตามที่พักของแขกจะแบ่งเป็นส่วนต้อนรับที่มีที่นั่งและไม่มีที่นั่ง

2.2 การนัดหมายและการเตรียมการต้อนรับ

นัดหมายและเตรียมงานต้อนรับ

การรับเป็นหนึ่งในรูปแบบของกิจกรรม "การเมืองภายนอกและภายใน" ขององค์กร ตามกฎแล้วเจ้าภาพจะจัดและเตรียมการล่วงหน้าเป็นเวลาร่วมที่ใช้โดยตัวแทนขององค์กรเจ้าภาพและแขก แผนกต้อนรับจัดขึ้น: ก) เนื่องในโอกาสวันสำคัญ - วันครบรอบวันครบรอบการก่อตั้ง บริษัท หรือการก่อตั้งองค์กร b) เนื่องในโอกาสที่แขกผู้มีเกียรติและมีชื่อเสียงมาเยี่ยมองค์กร คณะผู้แทนของบริษัทพันธมิตร; ค) ในการดำเนินกิจกรรมประจำวันของบริษัทเป็นประจำ

วัตถุประสงค์ของการรับอาจเป็นการขยายและกระชับการติดต่อในด้านกิจกรรมของบริษัท เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็น เพื่อสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจภายนอก

แผนกต้อนรับสามารถเป็นได้ในเวลากลางวันและตอนเย็น โดยมีการจัดที่นั่ง (สถานที่ที่จัดสรรไว้ล่วงหน้าสำหรับผู้เข้าร่วม) และไม่มีการจัดที่นั่ง ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

การต้อนรับในเวลากลางวันคือ "แชมเปญหนึ่งแก้ว", "ไวน์หนึ่งแก้ว", "อาหารเช้า" “แชมเปญหนึ่งแก้ว” มักจะเริ่มเวลา 12.00 น. และใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมง เหตุผลสำหรับการต้อนรับดังกล่าวอาจเป็นวันครบรอบวันหยุดประจำชาติ การจากไป (การมาถึง) ของเจ้าหน้าที่ การพำนักของคณะผู้แทน การเปิดนิทรรศการ (เทศกาล) ฯลฯ นี่เป็นรูปแบบการรับเข้าเรียนที่ง่ายที่สุดที่ไม่ต้องเตรียมตัวมาก แผนกต้อนรับจัดขึ้นโดยไม่มีแขกนั่ง พนักงานเสิร์ฟเครื่องดื่มและของว่าง โดยปกติแล้วจะเสิร์ฟเฉพาะแชมเปญ ไวน์ น้ำผลไม้ และอาหารว่าง (มินิเค้ก แซนวิช ถั่ว)

อาหารเช้าหรืออาหารกลางวันพร้อมที่นั่งถือเป็นการต้อนรับที่เคร่งขรึมกว่า สำหรับรูปแบบการต้อนรับนี้ ผู้เข้าร่วมทุกคนจะจัดเตรียมสถานที่ไว้ที่โต๊ะ อาหารเช้าพร้อมที่นั่งจะจัดไว้ระหว่างเวลาสิบสองถึงสิบห้านาฬิกาและใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงครึ่ง ในแง่ของเนื้อหาและเวลา มันสอดคล้องกับอาหารค่ำรัสเซียและอาจรวมถึงอาหารเรียกน้ำย่อยเย็น 1-2 หนึ่งปลาหรือหนึ่งจานเนื้อและของหวาน เป็นที่ยอมรับในการเสิร์ฟอาหารเรียกน้ำย่อยจานแรก ในระหว่างการรวมตัวของแขกที่โถงทางเข้า พวกเขาจะได้รับเครื่องดื่มเรียกน้ำย่อย น้ำผลไม้ ในช่วงอาหารเช้า - ไวน์องุ่นแห้ง และในตอนท้ายจะมีการเสนอชา กาแฟ แชมเปญ คอนยัค และสุรา แขกมักจะมารับประทานอาหารเช้าในชุดลำลอง เว้นแต่จะมีการระบุเครื่องแบบเป็นการเฉพาะในคำเชิญ

งานเลี้ยงตอนเย็นมีหลายประเภท ที่นิยมมากที่สุด เป็นประชาธิปไตย มวลและประสิทธิผลในแง่ของการสื่อสารคือ "ค็อกเทล" ซึ่งเริ่มระหว่าง 17-18 ชั่วโมงและใช้เวลาสองชั่วโมง แผนกต้อนรับเกิดขึ้นยืน แขกมาที่โต๊ะพร้อมของว่างหยิบของกินเองและบริกรก็เสนอเครื่องดื่มหากมีการส่งของว่างร้อน ๆ แผนกต้อนรับสามารถเรียกว่า "บุฟเฟ่ต์อาลา" สำหรับการประชุมที่เคร่งขรึมยิ่งขึ้นสามารถเสิร์ฟแชมเปญไอศกรีมกาแฟได้ บุฟเฟ่ต์เป็นรูปแบบการต้อนรับที่เป็นประชาธิปไตยที่สุด คุณสามารถออกจากงานเลี้ยงได้ทุกเวลาที่สะดวก ขณะทำสิ่งนี้ มีกฎสองสามข้อที่ควรทราบ:

คุณควรเข้าไปที่โต๊ะหลังจากคำเชิญหรือหลังจากที่ของขวัญที่เหลือไปที่โต๊ะเท่านั้น

แขกหยิบจานจากกองที่จุดเริ่มต้นของโต๊ะแล้วเดินไปตามโต๊ะในทิศทางเดียว (เพื่อไม่ให้รบกวนกัน) วางขนมไว้บนจาน

มันไม่สุภาพที่จะอยู่ใกล้โต๊ะกับบุหรี่

น่าเกลียดที่จะกองบนจานทุกจานที่นำเสนอในครั้งเดียว มีลำดับของการปฏิบัติบางอย่าง: ควรจะลิ้มรสอาหารปลาในตอนเริ่มต้น ปลาและเนื้อสัตว์ไม่ควรอยู่ในจานเดียวกัน

คุณควรกินให้มากที่สุด

ของว่างจะถูกโอนไปยังจานที่มีอุปกรณ์ทั่วไปซึ่งอยู่บนจานพร้อมกับของว่างนี้ หลังจากพิมพ์ขนมแล้ว อย่าลืมวางอุปกรณ์ทั่วไปเข้าที่

สำหรับของหวานและของหวานคุณต้องล้างจาน

ผู้ชายสามารถเลี้ยงผู้หญิงได้โดยนำของบางอย่างมาจากบุฟเฟ่ต์ เป็นที่ยอมรับไม่ได้สำหรับผู้หญิงที่จะปฏิบัติต่อผู้ชาย

มีดเดียวบนโต๊ะบุฟเฟ่ต์คือส้อม ดังนั้นขนมจะถูกหั่นเป็นชิ้นเล็ก ๆ ("ครั้งเดียว") นอกจากส้อมแล้ว คุณยังสามารถเสิร์ฟไม้เสียบ - ไม้เล็กๆ ติดอยู่ในแซนวิช - คานาเป้และของขบเคี้ยวอื่นๆ มีดสามารถอยู่บนโต๊ะได้ แต่การใช้มีดไม่ว่าในกรณีใดจะไม่สะดวก เป็นเรื่องปกติที่จะมารับประทานบุฟเฟ่ต์ในชุดลำลองหรือชุดลำลอง

การต้อนรับแบบบุฟเฟ่ต์คือ "ค็อกเทล" นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นระหว่างเวลา 17:00 น. - 20:00 น. ไม่เหมือนกับโต๊ะบุฟเฟ่ต์ โต๊ะค็อกเทลไม่ครอบคลุม มีโต๊ะเล็ก ๆ หลายโต๊ะวางในห้องโถงวางบุหรี่ไม้ขีดไฟที่เขี่ยบุหรี่และวางกระดาษเช็ดปากในแจกัน อาหารและเครื่องดื่มเสิร์ฟโดยบริกรบนถาด แขกใช้ไม้เสียบสำหรับจัดเลี้ยงพิเศษแทนส้อม แผนกต้อนรับปิดท้ายด้วยแชมเปญและกาแฟ

อาหารค่ำเป็นการต้อนรับที่เคร่งขรึมที่สุด โดยเริ่มในช่วงเวลา 17 ถึง 19 ชั่วโมง นาน 2-3 ชั่วโมงขึ้นไป แขกจะนั่งที่โต๊ะเป็นชั่วโมงก่อน จากนั้นจึงย้ายไปที่ห้องอื่นที่เป็นทางการน้อยกว่า หรือเป็นส่วนหนึ่งของห้องสนทนาซึ่งมีบริการชาและกาแฟ การแต่งกายเป็นทางการ รับประทานอาหารกลางวันพร้อมที่นั่ง - ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเรียนรู้เกี่ยวกับจำนวนที่นั่งที่โต๊ะจากคำเชิญ

บุฟเฟ่ต์อาหารกลางวันประกอบด้วยที่นั่งฟรีสำหรับผู้เข้าร่วมที่โต๊ะสำหรับ 4-6 คน แขกรับของว่างจากโต๊ะใหญ่โต๊ะหนึ่งแล้วนั่งลงที่โต๊ะเล็กตัวหนึ่ง เมนูก็เหมือนบุฟเฟ่ต์ แผนกต้อนรับดังกล่าวจัดขึ้นหลังคอนเสิร์ต ชมภาพยนตร์ ระหว่างพักระหว่างการประชุม บุฟเฟ่ต์อาหารกลางวันเป็นทางการน้อยกว่าอาหารกลางวัน

ชาจะจัดระหว่างเวลา 16.00 น. - 18.00 น. โดยปกติสำหรับผู้หญิง อาหารเย็นพร้อมที่นั่งจะแตกต่างจากมื้อกลางวันเท่านั้นในภายหลัง

คุณต้องไม่มาสายสำหรับการต้อนรับอย่างเป็นทางการ แขกที่มาร่วมงานดังกล่าว (อาหารเช้า กลางวัน เย็น) จะมาถึงภายใน 3-5 นาที และหลังจากหยุดพักสั้นๆ เพื่อใช้ในการทักทายและทำความรู้จักกัน พวกเขาจะได้รับเชิญไปที่โต๊ะ ไม่รับนัดพบที่โต๊ะ ไม่แนะนำให้คุยกับใครผ่านโต๊ะข้างๆ ที่โต๊ะผู้หญิงสามารถนั่งบนหมวกได้ แต่ต้องถอดถุงมือออก

ที่แผนกต้อนรับพร้อมที่นั่ง จำเป็นต้องสังเกตความอาวุโส ตำแหน่งทางการหรือทางสังคมของแขก เนื่องจากสถานที่ต่างๆ แบ่งออกเป็นที่มีเกียรติมากกว่าและมีเกียรติน้อยกว่า ที่แรกถือว่าอยู่ทางขวาของนายหญิงของบ้าน ที่สอง - ทางขวาของเจ้าของบ้าน ในกรณีที่ไม่มีผู้หญิงสถานที่แรกจะถือว่าเป็นด้านขวาของเจ้าของที่สอง - ทางด้านซ้ายของเขา เมื่อนั่ง จะต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

คนแรกทางด้านขวาและซ้ายของปฏิคมเป็นผู้ชายในขณะที่โฮสต์ล้อมรอบด้วยผู้หญิง จากนั้นสถานที่ก็สลับกัน: ถัดจากผู้หญิงพวกเขาใส่ผู้ชายและในทางกลับกัน

ผู้หญิงจะไม่ได้นั่งกับผู้หญิงที่ปลายโต๊ะ ถ้าผู้ชายไม่ได้นั่งที่ปลายโต๊ะ

สามีไม่ได้นั่งข้างภรรยา

ชาวต่างชาติสองคนจากประเทศเดียวกันไม่นั่งด้วยกัน

สถานที่สุดท้ายที่โต๊ะถูกครอบครองโดยพนักงานของสถาบันของพวกเขา (แต่ไม่ใช่โดยผู้หญิง)

เพื่อให้แขกแต่ละคนสามารถหาที่นั่งที่โต๊ะได้อย่างรวดเร็ว จึงได้มีการจัดผังที่นั่งไว้ตรงทางเข้า บัตรหน้าปกที่มีชื่อและนามสกุลของแขกวางอยู่บนโต๊ะ และในบางครั้งจะมีการแจกแผนผังโต๊ะให้แขกแต่ละคน แขกเข้ามาแทนที่หลังจากปฏิคมนั่งลงเธอเป็นคนแรกที่ลุกขึ้นหลังจากสิ้นสุดแผนกต้อนรับ

การเตรียมแผนกต้อนรับประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้: การกำหนดเป้าหมายของแผนกต้อนรับ, การเลือกรูปแบบของแผนกต้อนรับ, การกำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม, การเขียนสคริปต์สำหรับแผนกต้อนรับ, การส่งคำเชิญ, การจัดทำแผนผังที่นั่งที่โต๊ะ ( หากมี) จัดทำเมนู จัดโต๊ะและเสิร์ฟแขก เตรียมขนมปังปิ้งและกล่าวสุนทรพจน์

พรีมาอย่างไม่เป็นทางการจะจัดขึ้นในสถานการณ์ที่ "ไม่คาดหวัง" แขกล่วงหน้า มักจะเกิดขึ้นในบริษัทขนาดเล็กและทันควันในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นทางการ งานเลี้ยงต้อนรับอย่างไม่เป็นทางการเป็นเรื่องปกติในสหรัฐอเมริกาเมื่อพันธมิตรได้รับเชิญไปรับประทานอาหารกลางวัน ความไม่เป็นทางการของสถานการณ์มีส่วนช่วยในการแก้ปัญหาที่ไม่ได้มาตรฐานความสามารถในการมองปัญหาแตกต่างกัน โดยหลักการแล้ว ควรเตรียมพร้อมสำหรับการรับดังกล่าว

บทสรุป

ในระหว่างการทำงาน พบว่าแผนกต้อนรับในแวดวงธุรกิจเป็นหน้าที่ราชการ ประการแรก ไม่เพียงแต่สำหรับองค์กรเจ้าบ้านที่รับแขกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงองค์กรที่มีบทบาทเป็นแขกด้วย ดังนั้นการประชุมทางธุรกิจหรืองานเลี้ยงต้อนรับต้องได้รับการปฏิบัติด้วยความรับผิดชอบ รู้พื้นฐานของความประพฤติ ขอบเขตของการรับ

การประชุมและงานเลี้ยงรับรองทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานที่ประสบความสำเร็จ ช่วยในการเจรจาธุรกิจ ขจัดความเป็นทางการออกจากพวกเขา และทำให้พวกเขามีบุคลิกที่ผ่อนคลาย ในเวลาเดียวกันเพื่อไม่ให้แขกขุ่นเคืองคุณจำเป็นต้องรู้กฎพื้นฐานสำหรับการต้อนรับ และเพื่อไม่ให้ตกอยู่ในสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจเมื่อคุณอยู่ที่แผนกต้อนรับ คุณจำเป็นต้องรู้วิธีปฏิบัติตน นี่เป็นหัวข้อของงานที่ทำในระหว่างที่ฉันระบุกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินการรับรอง:

การปฏิบัติตามโปรโตคอลระหว่างประเทศสมัยใหม่เป็นเครื่องยืนยันถึงความปรารถนาของประเทศต่างๆ ที่จะให้การต้อนรับอย่างสุภาพ เพื่อหลีกเลี่ยงความเอิกเกริกมากเกินไป เพื่อให้พวกเขามีเหตุผลมากขึ้น

บรรยากาศกึ่งทางการของงานเลี้ยงรับรองช่วยให้ผู้ที่อยู่ในปัจจุบันสามารถติดต่อสื่อสารที่เป็นประโยชน์ หารือเกี่ยวกับสัญญาทั่วไปในอนาคตที่เป็นประโยชน์สำหรับคู่ค้าที่เข้าร่วม ขยายและกระชับการติดต่อที่มีอยู่ แลกเปลี่ยนมุมมองและความคิดเห็นที่ช่วยให้เข้าใจเศรษฐกิจ การเงิน และอื่นๆ ตำแหน่งและการเรียกร้องของพันธมิตรในอนาคต คุณสมบัติของพวกเขาในการจัดกรณี นอกจากนี้ สำหรับนักธุรกิจที่มีประสบการณ์ การสังเกตพฤติกรรมและการกระทำของผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมแผนกต้อนรับอาจเป็นแหล่งข้อมูล ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นองค์ประกอบพื้นฐานอย่างหนึ่งในการตัดสินใจเกี่ยวกับข้อตกลงที่จะสรุป

บรรณานุกรม

) Botavina R.N. จริยธรรมธุรกิจสัมพันธ์ : คู่มือศึกษา. - ม.: การเงินและสถิติ, 2545.-น. 208.

) ดังเคิล มารยาททางธุรกิจ - Rostov-on-Don: Phoenix, 2006. - 370.

) Chumikov A.N. , Bocharov M.P. การประชาสัมพันธ์: ทฤษฎีและการปฏิบัติ. - ม.: เดโล่, 2546.-น. 496.

) Shepel VM คู่มือนักธุรกิจและผู้จัดการ.-ม.: การเงินและสถิติ, 2000.-หน้า. 354.

) Yashin VV จรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ - ม.: เดโล่, 2545.-หน้า. 342

ภาคผนวก

การประชุมทางธุรกิจ พนักงานต้อนรับ

ที่นั่งที่แผนกต้อนรับอย่างเป็นทางการ: 1 - 12 ท่านตามลำดับอาวุโสอย่างเป็นทางการ

ที่นั่งในงานเลี้ยงรับรองอย่างเป็นทางการกับพนักงานต้อนรับ: 1 - 14 ท่านตามลำดับอาวุโสอย่างเป็นทางการ

ยินดีต้อนรับอย่างไม่เป็นทางการ โต๊ะเป็นรูปตัวยู เจ้าของและแม่บ้านนั่งตรงข้ามกัน แผนผังที่นั่งนี้ แม้ว่าจะเป็นที่ยอมรับในระดับสากล แต่ควรหลีกเลี่ยง เนื่องจากแขกอายุ 7-12 ปีไม่ค่อยมีการติดต่อกับเจ้าของที่พักเลย

ที่อาหารเช้าและอาหารค่ำอย่างเป็นทางการ ผู้เข้าพักจะนั่งตามลำดับของผู้อาวุโสตามระเบียบการ

เจ้าหน้าที่ของยศหรือตำแหน่งที่ลาพักร้อนหรือลางาน กล่าวอีกนัยหนึ่ง ไม่ได้ปฏิบัติหน้าที่ตามยศของตน ยอมให้ผู้อาวุโสที่มีตำแหน่งเดียวกันซึ่งกำลังทำงานอย่างแข็งขัน หากแขกทำหน้าที่สูงกว่าตำแหน่งของเขา เขาจะอยู่ในตำแหน่งสูงสุดที่ได้รับมอบหมาย

ในขณะที่ผู้หญิงดำรงตำแหน่งสูงในองค์กรที่ได้รับการเลือกตั้งและในตำแหน่งบริหารมากขึ้นเรื่อยๆ ในมื้อเช้าและมื้อเย็นอย่างเป็นทางการ ผู้หญิงจะนั่งท่ามกลางผู้ชาย ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของพวกเขา

ในมื้อเช้าและมื้อเย็นแบบไม่เป็นทางการซึ่งมีชายหญิงอยู่ด้วย ถ้าเป็นไปได้ ห้ามนั่งข้างกัน ในกรณีเช่นนี้ เว้นแต่ผู้หญิงคนนั้นจะเป็นหัวหน้าคณะเผยแผ่ ผู้หญิงจะนั่งตามความอาวุโสของสามี

แม่หม้ายรักษายศของสามี ผู้หญิงที่เดินทางโดยลำพังโดยผู้ชายจะนั่งตามอายุ ตำแหน่ง หรือตำแหน่งกิตติมศักดิ์ ผู้หญิงที่แต่งงานแล้วมีความอาวุโสกว่าผู้ที่เป็นม่ายหรือหย่าร้าง ผู้หญิงทุกคนอยู่เหนือหญิงสาวในวัยชรา เว้นแต่ตำแหน่งและหน้าที่หรือตำแหน่งกิตติมศักดิ์จะให้ความสำคัญกับพวกเธอเป็นพิเศษ

สามีของผู้หญิงในตำแหน่งราชการนั่งในหมู่ผู้ชายตามยศของภริยา ถ้าตำแหน่งของเขาไม่ได้ทำให้เขาได้รับตำแหน่งที่มีเกียรติมากกว่า

ในการประชุมที่มีทั้งเจ้าหน้าที่และบุคคลที่มีชื่อเสียง มีความตึงเครียดที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ระหว่างผู้อาวุโสทางกฎหมายกับผู้อาวุโสที่มีมารยาท ในกรณีเหล่านี้ต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

· คำนึงถึงญาติอาวุโสของบุคคลในตำแหน่งราชการเสมอ

· เมื่อพิจารณาถึงความอาวุโสแล้ว แขกผู้มีเกียรติจะถูกจัดให้อยู่ในบรรดาข้าราชการ โดยให้สิทธิพิเศษด้วยเหตุผลที่เอื้อเฟื้อต่อผู้ดำรงตำแหน่งสูงและมีอิทธิพลต่อชีวิตสาธารณะมากกว่า

· ข้อได้เปรียบของแขกต่างชาติเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป แขกต่างชาติอยู่ในตำแหน่งที่สูงกว่าพลเมืองในประเทศของตนในระดับที่เท่าเทียมกัน พลเมืองที่ทำงานนอกประเทศของตนมีตำแหน่งที่สูงกว่าเพื่อนร่วมชาติ

ที่แผนกต้อนรับ เช่น อาหารเช้า อาหารกลางวัน อาหารเย็น ผู้เข้าพักจะนั่งที่โต๊ะตามลำดับที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด สถานที่ที่โต๊ะแบ่งออกเป็นสถานที่ที่มีเกียรติมากขึ้นเรื่อย ๆ สถานที่ที่มีเกียรติมากที่สุดคือทางด้านขวาของปฏิคม (ที่แผนกต้อนรับอย่างไม่เป็นทางการ) หรือทางด้านขวาของเจ้าของ (ที่แผนกต้อนรับอย่างเป็นทางการ) ถัดมาเป็นที่ด้านซ้ายของปฏิคมและเจ้าของเมื่อพวกเขาย้ายออกไปมีเกียรติน้อยกว่า

ที่แผนกต้อนรับอย่างเป็นทางการ ซึ่งแขกไม่ได้เข้าพักโดยไม่มีภรรยาหรือสามี แขกหลักจะได้รับที่นั่งที่โต๊ะตรงข้ามกับเจ้าภาพ

กวดวิชา

ต้องการความช่วยเหลือในการเรียนรู้หัวข้อหรือไม่?

ผู้เชี่ยวชาญของเราจะแนะนำหรือให้บริการกวดวิชาในหัวข้อที่คุณสนใจ
ส่งใบสมัครระบุหัวข้อทันทีเพื่อหาข้อมูลเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการขอรับคำปรึกษา

สำนักพิมพ์:
"Mann, Ivanov และ Ferber", 2014

วิธีพูดสวัสดี

หากคุณเข้าไปในสถานที่ ควรทักทายก่อนเสมอ ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้หญิงหรือผู้ชาย ผู้จัดการระดับสูงหรือพนักงานทั่วไป คนสูงอายุหรือชายหนุ่ม หากมีคนอื่นในสำนักงานของคนที่คุณมาพบ ให้จำกัดตัวเองให้โค้งคำนับและทักทาย แล้วจับมือกับผู้ที่เชิญคุณ เวลาทักทายใคร อย่าจำกัดตัวเองแค่คำว่า "สวัสดี" อย่างเป็นทางการ โทรหาคู่สนทนาด้วยชื่อ

เมื่อพบปะกัน เมื่อมีการแนะนำตัวหรือแนะนำตัวเอง อย่ารีบเร่งที่จะจับมือ บุคคลที่คุณแนะนำควรทำก่อน ข้อควรจำ: ตามมารยาททางธุรกิจ ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะจูบมือของผู้หญิงในการประชุมอย่างเป็นทางการ (ตามกฎของมารยาททางโลก มีเพียงผู้หญิงที่แต่งงานแล้วเท่านั้นที่จะจูบมือและในบ้านเท่านั้น) ถ้าคุณนั่ง ให้ยืนขึ้นเมื่อคุณทักทายถ้าเป็นไปได้ ในการทำเช่นนั้นให้ใช้สามัญสำนึก ถ้าจู่ๆ คุณลุกไม่ขึ้น (เช่น เพราะคนเยอะและไม่สะดวก) ให้ทักทายคนอื่นขณะนั่ง แต่ขอโทษ: "ขอโทษที่ลุกไม่ขึ้น ที่นี่คนจะเยอะหน่อย"

วิธีจับมือ

หากคุณเข้าหากลุ่มคนและจับมือกับคนๆ เดียว คุณต้องจับมือกับคนที่เหลือ ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะจับมือกันข้ามธรณีประตู โต๊ะ หรือเหนือศีรษะของคนที่นั่งอยู่ระหว่างคุณ อย่าจับมือกับคู่สนทนาโดยให้อีกคนอยู่ในกระเป๋าของคุณ หนึ่งในคำถามที่ไหม้เกรียมของมารยาททางธุรกิจ: จำเป็นต้องจับมือกับผู้หญิงหรือไม่? คำตอบคือชัดเจน: ใช่ การจับมือของผู้หญิงก็ไม่ต่างจากการจับมือของผู้ชาย มารยาททางโลกถือว่าผู้หญิงเป็นคนแรกที่ยื่นมือไปหาผู้ชาย ในมารยาททางธุรกิจ ผู้นำจะเป็นคนแรกที่ยื่นมือ แม้ว่าผู้ใต้บังคับบัญชาจะเป็นผู้หญิงก็ตาม

การจับมือโดยยกมือขึ้นแสดงว่าบุคคลนั้นต้องการโอนการควบคุมไปยังคู่สนทนา เมื่อบุคคลจับมือของคู่ครองใช้ฝ่ามือของเขาเองเขาแสดงให้เห็นถึงพลังและการครอบงำของเขา ถ้าไม่ชอบท่านี้ ให้เอามือซ้ายปิดมือขวา . มารยาททางธุรกิจกีดกันการจับมือทั้งสองข้างเนื่องจากเป็นการแสดงความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดกับผู้คน ยิ่งไปกว่านั้น ผู้คนอาจรับรู้ถึงท่าทางดังกล่าวว่าเป็นความพยายามที่จะแสดงความเห็นอกเห็นใจหรือการอุปถัมภ์ อย่างไรก็ตาม อย่าลืมความแตกต่างระหว่างวัฒนธรรม เช่น ชาวอเมริกันชื่นชอบท่าทีนี้และพิจารณาว่าเหมาะสมในการสื่อสารทางธุรกิจ

เจอกันยังไง

หากมีคนแปลกหน้าอยู่รอบตัวคุณ อย่าอาย แนะนำตัวเองอย่ารอช้า เมื่อพบกันในการประชุมทางธุรกิจ (การประชุม แผนกต้อนรับ) คุณไม่ควรพูดถึงความสำเร็จและรายการเครื่องราชกกุธภัณฑ์ในทันที แค่ระบุว่าคุณทำอะไรและทำไมคุณถึงมาที่การประชุมหรืองานกิจกรรมก็เพียงพอแล้ว

สิ่งสำคัญคือต้องไม่เพียงแต่แนะนำตัวเองเท่านั้น แต่ยังต้องแนะนำคนอื่นให้รู้จักอีกด้วย บุคคลที่คุณแนะนำคนแปลกหน้าจะถูกกล่าวถึงก่อน คนที่คุณเป็นตัวแทนคือคนที่สอง เมื่อแนะนำคนที่มีสถานะเท่าเทียมกัน แนะนำคนที่คุณรู้จักดีที่สุดกับคนที่คุณรู้จักน้อย ผู้ชายได้รับการแนะนำให้รู้จักกับผู้หญิงที่อายุน้อยกว่าหรือดำรงตำแหน่งทางการ - แก่กว่า

เมื่อคุณได้รับการแนะนำให้รู้จักกับบุคคล ให้จดจ่อกับการจำชื่อของเขา - ระหว่างการสนทนา ให้เรียกชื่อเขาบ่อยขึ้น เมื่อลืมชื่อคู่สนทนา พยายามทำให้สถานการณ์สงบลงโดยถามให้ถูกต้อง: “ขอโทษที ช่วงนี้ฉันขี้ลืมไปหน่อย คุณช่วยเตือนชื่อของคุณให้ฉันได้ไหม »

สิ่งที่ควรเป็นนามบัตร

เป็นการดีกว่าที่นามบัตรจะได้รับการออกแบบในรูปแบบที่รัดกุมและรัดกุม นักธุรกิจที่มักทำงานกับคู่ค้าต่างชาติควรพิมพ์นามบัตรในภาษาของคู่ค้า ซึ่งยินดีเป็นอย่างยิ่งในประเทศแถบเอเชีย หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับคุณ คุณต้องสั่งซื้อนามบัตรใหม่: ไม่ว่าในกรณีใด อย่าแก้ไขข้อมูลบนนามบัตรเก่า การ์ดที่มีจุดและการแก้ไขเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงรสนิยมที่ไม่ดี ถือเป็นรูปแบบที่ดีสำหรับนักธุรกิจที่จะมีนามบัตรในสองภาษา - รัสเซียและอังกฤษ อย่าทำนามบัตรสองภาษา

หากคุณไม่พบบุคคลนั้น แต่ต้องการแสดงความเคารพต่อเขา ให้งอมุมบนขวาของนามบัตรที่คุณทิ้งไว้ การโอนนามบัตรพร้อมโน้ตผ่านบุคคลที่สามถือเป็นเรื่องปกติในการสื่อสารทางธุรกิจระหว่างประเทศ

วิธีสิ้นสุดการประชุม

ไม่จำเป็นต้องบอกลาทุกคนเป็นการส่วนตัว และถ้าคุณออกจากงานเลี้ยงที่มีผู้คนพลุกพล่านต่อหน้าแขกคนอื่นๆ ให้บอกลาเฉพาะเจ้าภาพการประชุมเท่านั้น มิฉะนั้น การจากไปของคุณอาจเป็นสัญญาณบอกผู้เข้าร่วมปาร์ตี้ว่าถึงเวลาที่ทุกคนจะต้องกลับบ้านแล้ว หากการสนทนาใช้เวลานานเกินไป ให้เชิญอีกฝ่ายหนึ่งพบปะผู้คนใหม่ ๆ แนะนำพวกเขาให้รู้จักกัน ขอโทษ และโค้งคำนับ

การอำลาควรสั้น - ตัวอย่างเช่นการจับมือกันในการประชุม จบการสนทนาอย่างสุภาพด้วยวลีติดปาก เช่น "ยินดีที่ได้รู้จัก" หากคุณต้องการออกจากการประชุมก่อนเวลา ให้รอสักครู่ในการสนทนา ยืนขึ้นและกล่าวคำอำลาโดยแสดงความหวังสำหรับการประชุมครั้งใหม่

ภาษากาย

การสื่อสารแบบอวัจนภาษาอยู่ในระนาบของทั้งจิตวิทยาและมารยาทที่ดี ตัวอย่างเช่น เมื่อพูดคุยกับผู้คน คุณไม่จำเป็นต้องกางขาให้กว้าง ก้มตัว และเก็บมือไว้ในกระเป๋าเสื้อ การตีความท่าทางทั่วไปบางอย่างเริ่มชัดเจนขึ้น ตัวอย่างเช่น ท่า "ใบมะเดื่อ" (ฝ่ามือปิดเพื่อให้มือเป็นรูปตัว "V") บ่งบอกถึงความเขินอายและความสงสัยในตนเอง หากคุณเคลื่อนไหวจู้จี้จุกจิก แกว่งจากด้านหนึ่งไปอีกด้านหนึ่ง หรือสัมผัสใบหน้าหรือผมของคุณ แสดงว่าคุณเพิ่มความตึงเครียดทางประสาทและเบี่ยงเบนความสนใจของผู้อื่น ไม่ต้อนรับการแสดงท่าทางที่มากเกินไปในระหว่างการสนทนา ท่าทางควรถูกยับยั้ง - คู่สนทนาอาจสับสนด้วยการแสดงออกที่มากเกินไป

แสดงความเคารพต่อพื้นที่ส่วนตัว: ระยะห่างระหว่างคุณกับคู่สนทนาควรมีความยาวอย่างน้อยหนึ่งช่วงแขน การสื่อสารทางธุรกิจไม่เกี่ยวข้องกับการพูดคุยอย่างแผ่วเบาหรือกระซิบ อย่าก้าวไปข้างหน้าหากคู่สนทนาถอยหลัง การทำเช่นนี้เขาอาจพยายามทำให้ชัดเจนว่าคุณกำลังบุกรุกพื้นที่ส่วนตัวของเขาโดยไม่รู้ตัว ระหว่างการประชุม คุณไม่ควรมองดูนาฬิกา เพราะสำหรับคนอื่นๆ ดูเหมือนว่าคุณกำลังมีภาระในการสื่อสารและรีบจากไป อย่านั่งไขว่ห้างโดยเฉพาะบนเก้าอี้ หากอยู่ลึกก็ยืดขาได้เล็กน้อย

วิธีการเจรจา

การเตรียมการเจรจาประกอบด้วยการจัดทำโปรโตคอลทางธุรกิจที่นำมาใช้ในหมู่นักการทูตและนักธุรกิจ และส่วนสำคัญ - ประเด็นที่ควรอภิปราย พันธมิตรควรได้รับเชิญให้เข้าร่วมการเจรจาล่วงหน้าอย่างน้อยสองสัปดาห์เพื่อที่พวกเขาจะได้เตรียมพร้อม ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและสร้างเงื่อนไขสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ สำหรับองค์ประกอบของคณะผู้แทน ควรมีความเท่าเทียมกันในการเจรจา กล่าวคือ จำนวนผู้เข้าร่วมทั้งสองฝ่ายเท่ากันและการติดต่อกันของตำแหน่งของผู้แทนแต่ละฝ่าย เฉพาะพนักงานที่มีความจำเป็นจริงๆเท่านั้นที่จะได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม ฝ่ายที่เชิญเป็นผู้เสนอสถานที่สำหรับการเจรจา แต่ฝ่ายที่ได้รับเชิญมีสิทธิ์ทั้งยอมรับและปฏิเสธ ไม่แนะนำให้กำหนดเวลาการเจรจาในช่วงเช้าตรู่หรือช่วงค่ำ

เมื่อมีผู้เข้าร่วมจำนวนมากและไม่คุ้นเคย คุณสามารถจัดเรียงไพ่ที่มีนามสกุลไว้บนโต๊ะได้ ทั้งสองฝ่ายตั้งอยู่ตรงข้ามกันตามลำดับตำแหน่ง ตัวแทนฝ่ายเจ้าบ้านนั่งหันหน้าเข้าหาประตู ควรมีระยะห่างระหว่างผู้เข้าร่วมประมาณหนึ่งเมตรครึ่ง หัวหน้าโฮสต์นั่งลงก่อน

หลังจากการทักทายแล้ว ผู้เข้าร่วมควรได้รับการแนะนำให้รู้จัก จำเป็นต้องกำหนดบทบาทและอำนาจในการเจรจาด้วย มีการแนะนำหัวหน้าประเทศเจ้าบ้านก่อน จากนั้นจึงแนะนำหัวหน้าคณะผู้แทนที่ได้รับเชิญ หลังจากนั้นพวกเขาแนะนำพนักงาน: อันดับแรก - ด้านโฮสต์ จากนั้น - คนที่ได้รับเชิญ การแลกเปลี่ยนนามบัตรมีความเหมาะสมหากมีคนไม่เกินเจ็ดคนในแต่ละด้านของการประชุม

หากมีการเจรจากับคณะผู้แทนต่างประเทศ จำเป็นต้องตกลงล่วงหน้าเกี่ยวกับภาษาของการเจรจาและจัดเตรียมวิธีการทางเทคนิคสำหรับล่าม หากมีการบันทึกการสนทนา ผู้เข้าพักควรได้รับแจ้งเกี่ยวกับเรื่องนี้ เมื่อสิ้นสุดการเจรจา จะมีการจัดทำเรกคอร์ดและแนบแผนที่ได้รับอนุมัติก่อนหน้านี้ไว้ด้วย

เป็นธรรมเนียมที่แขกจะเริ่มการสนทนา ไม่เป็นธรรมเนียมที่จะขัดจังหวะผู้พูด ในบางกรณี เมื่อคุณต้องการชี้แจงบางอย่างจริงๆ ในระหว่างการกล่าวสุนทรพจน์ คุณสามารถขอโทษและถามคำถามได้ ไม่ว่าในกรณีใดคุณควรโต้เถียงกับตัวแทนฝ่ายของคุณ หากคุณต้องการชี้แจงบางสิ่งบางอย่างระหว่างกัน คุณต้องขอพักและออกไปพูดคุยกัน การเจรจาไม่มีที่สำหรับถ้อยแถลง ความท้าทาย การประเมินที่เฉียบแหลม และการสาธิตความเหนือกว่า หากคุณสังเกตเห็นพฤติกรรมนี้จากอีกด้านหนึ่ง อย่าตั้งรับ เงียบไว้จะดีกว่า

ระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดของการประชุมคือสองชั่วโมง หากการเจรจายืดเยื้อ จำเป็นต้องพักดื่มกาแฟครึ่งชั่วโมง หากคุณมีของขวัญสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมพวกเขาจะนำเสนอหลังจากการเจรจา

ไม่มีบริการเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในระหว่างการเจรจา ในบางกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก (เช่น การลงนามในสัญญาสำคัญ) อาจมีการเสนอแชมเปญเมื่อสิ้นสุดการเจรจา แต่นี่เป็นการแสดงท่าทางเชิงสัญลักษณ์มากกว่า

ต้อนรับคู่ค้าทางธุรกิจ

หัวหน้าคณะผู้แทนซึ่งอยู่ในตำแหน่งจะต้องไปพบแขกที่สนามบิน เขามักจะมาพร้อมกันสองหรือสามคน หัวหน้าบริษัทเจ้าของที่พักไม่สามารถเดินทางไปกับแขกได้ตลอดการเดินทาง มีกฎที่ไม่ได้พูด (ไม่ใช่หมวดหมู่ แต่เป็นที่พึงปรารถนา) - หากแขกมาถึงพร้อมกับภรรยาของเขาหัวหน้าเจ้าภาพจะมาพบกันครั้งแรกพร้อมกับภรรยาของเขา นำเสนอหัวหน้าประเทศเจ้าภาพก่อน จากนั้นเขาก็แนะนำคู่สมรส หลังจากนั้นพนักงาน (เรียงจากมากไปน้อย)

คิดล่วงหน้าว่าจะจัดที่นั่งให้แขกในรถอย่างไรเพื่อให้ทุกอย่างราบรื่น ตำแหน่งที่น่ายกย่องที่สุดคือเบาะหลังเอียงจากคนขับ มันถูกครอบครองโดยหัวหน้าคณะผู้แทนแขก เขาขึ้นรถก่อนแล้วออกไปก่อน หากหัวหน้าฝ่ายประชุมขับรถส่วนตัวมาถึงสถานที่แห่งเกียรติยศสำหรับแขกก็อยู่ข้างๆเขา บรรทัดฐานของความสุภาพแนะนำว่าประตูจะเปิดให้ผู้นำ สิ่งนี้เป็นการกระทำโดยคนขับรถ รปภ. หรือลูกจ้าง แต่ไม่ใช่ผู้หญิง

เมื่อเห็นแขกที่มาพักที่โรงแรมอย่าพาดพิงที่ถนน แต่ในล็อบบี้ คุณยังสามารถจัดโปรโตคอลการเยี่ยมชมที่นั่น

มารยาทในมือถือ

คุณต้องโทรเข้าโทรศัพท์มือถือเพื่อทำธุรกิจในช่วงเวลาทำการ ในวันธรรมดา ถือเป็นช่วงเวลาตั้งแต่ 09:00 ถึง 21:00 น. ปิดโทรศัพท์ทุกครั้งระหว่างการเจรจาและรับประทานอาหารเย็นร่วมกัน เสียงเรียกเข้าควรเป็นเสียงกลาง (เสียงโทรศัพท์แบบคลาสสิก ท่วงทำนองที่ไม่สร้างความรำคาญ หรือเพียงแค่เสียงเตือนแบบสั่นแบบไม่มีเสียง) หากคุณโทรหาใครสักคนและเครื่องตอบรับอัตโนมัติเปิดขึ้น อย่าวางสาย แนะนำตัวและโทรกลับได้ตามสะดวก หากไม่ได้รับสายของคุณ ให้โทรกลับภายในสองชั่วโมงต่อมา - เจ้าของโทรศัพท์จะเห็นสายที่ไม่ได้รับและโทรกลับ มันไม่สุภาพที่จะรอมากกว่าหกวง - ควรวางสายหลังจากวงแหวนที่ห้า คุณไม่ควรถามเกี่ยวกับเวลาว่างของคู่สนทนาหากคุณโทรมาในช่วงเวลาทำการเพื่อถามคำถามสั้นๆ

ผู้ที่เริ่มการสนทนาจะจบการสนทนา หากการเชื่อมต่อถูกขัดจังหวะ ผู้โทรจะโทรกลับ ทางที่ดีควรรับสายหลังจากเสียงกริ่งที่ 2 หรือ 3 - หากคุณรับสายทันที ผู้โทรอาจไม่มีเวลามีสมาธิ อย่าวางสาย มันไม่สุภาพ คุณต้องรับสายและขอให้โทรกลับ (หรือสัญญาว่าจะโทรกลับ) หลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง ให้พูดหลังจากสองชั่วโมง ไม่จำเป็นต้องขอโทษในตอนท้ายของการสนทนาที่สละเวลาคู่สนทนา เป็นการดีกว่าที่จะขอบคุณสำหรับโอกาสที่จะพูดคุยเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ อย่าให้หมายเลขโทรศัพท์มือถือโดยไม่ได้รับความยินยอมจากเจ้าของ

หนังสือเล่มนี้จัดทำโดยสำนักพิมพ์ Mann, Ivanov และ Ferber

กลับ