Зарплатная расчетная ведомость применяется на каждом предприятии для расчета суммы выплаты для каждого работника. Этот документ содержит информацию обо всех причитающихся начислениях, премиях, иных материальных благах, а также обо всех удержаниях из заработной платы работника.
Для этого используется унифицированная форма №Т-51 , выплата зарплаты по данной ведомости производится по бланку . Некоторые предприятия используют для начисления и выплаты заработанных сотрудником денег единую ведомость по .
Обязательна ли она
Расчетная ведомость по заработной плате обязательно присутствует в бухгалтерии каждого предприятия, ведь без этого документа невозможно произвести начисление зарплаты штату
.
Всё чаще организации переходят на электронную бухгалтерию, а денежные средства перечисляют работникам на банковские карты. При существовании такой системы в фирме необходимость использования платежных ведомостей отпадает, поэтому форма №Т-53 используется только в случае выдачи зарплаты наличными средствами на руки сотрудникам. Расчетная же ведомость используется и в случае перечисления денег на карту.
Что нужно знать для составления документа
Ведомость составляется на основании нескольких документов:
- . Количество отработанных работником часов обязательно отражается в регистре, на основании этого значения производится расчет начисленной ему суммы.
- Бухгалтерские расчеты по всем дополнительно начисленным суммам и пособиям по временной нетрудоспособности.
- Налоговые карточки – в ведомости обязательно указывается сумма удержанного подоходного налога.
- Платежные ведомости, в которых указана сумма ранее выданных авансов.
- Решения судебных органов о сумме удержаний из заработной платы работника.
В программе «1С: Зарплата и кадры» форма расчетной ведомости заполняется в электронном виде. Занимается этим, как правило, бухгалтер организации или лицо, исполняющее его обязанности. Вручную в ведомости проставляется только должность и подпись с расшифровкой лица, составившего данный документ. Составляется этот регистр в единственном экземпляре для бухгалтерии.
Формирование и заполнение документа в одной из программ вы можете посмотреть на следующем видео:
Порядок заполнения
Данный документ состоит из двух листов: титульного и табличного . На титульном листе указывается идентификационный номер предприятия по , его полное или сокращенное наименование (так, как указано в уставных документах), структурное подразделение, для работников которого производится расчет.
В нижней части первой страницы указывается номер составленного документа, дата составления и расчетный период, за который будет осуществляться выплата заработной платы. Как правило, большинство организаций за расчетный период принимают полный календарный месяц, начиная с первого числа.
На втором листе производится сам расчет заработанных каждым сотрудником денег. Здесь присутствует таблица, которую бухгалтер должен заполнить полностью. Заполняется она следующим образом:
- Колонка 1 – номер сотрудника по порядку;
- Колонка 2 – табельный номер сотрудника;
- Колонка 3 – фамилия и инициалы работника, для которого осуществляется расчет;
- Колонка 4 – его должность;
- Колонка 5 – здесь указывается оклад или тарифная ставка данного кадра. Эта сумма берется из , составленного для конкретного сотрудника;
- Колонка 6 – фактическое количество отработанных дней/часов за расчетный период (рабочие дни);
- Колонка 7 – фактическое количество отработанных дней/часов в праздничные и выходные дни. Для таких дней производится отдельный расчет, так как тарифицируются они, как правило, в двойном размере (или по тарифу, установленному организацией самостоятельно);
- Колонки 8-12 объединены общей графой «Начислено». В восьмой колонке рассчитывается сумма начислений, исходя из оклада работника, помноженного на процент отработанного за расчетный период времени;
- Колонка 9 – указывается размер премии, начисленной данному кадру. При отсутствии премии колонка не заполняется;
- Колонка 10 – оплата больничных листов в период временной нетрудоспособности (не заполняется при отсутствии подтверждающего документа);
- Колонка 11 – указывается размер других начислений в виде материальных и социальных благ;
- Колонка 12 суммирует данные колонок 8-11;
- Колонки 13-15 объединяют все указанные удержания для сотрудника. В тринадцатой колонке указывается сумма удержанного подоходного налога;
- Колонка 14 – вычеты, производимые организацией за нанесенный работником ущерб или же производимые в судебном порядке;
- Колонка 15 – общая сумма удержаний;
- Колонки 16-17 указывают на сумму имеющихся задолженностей контрагентов (16 – за организацией, 17 – за работником). При отсутствии задолженностей колонки остаются пустыми;
- Колонка 18 подводит итог вычислениям. Она рассчитывается по формуле: К18 = К12-К15 .
Снизу на втором листе вручную указывается должность и фамилия ответственного лица, составившего документ, ведомость заверяется его подписью. На основании значения, указанного в восемнадцатой колонке расчетной ведомости, бухгалтером составляется документ для отчетности по форме № Т-53 – для выплаты штату заработной платы.
Зарплатная ведомость - скачать бланк которой можно на нашем сайте - не изменяла формы (известной как Т-53) с момента своего принятия. Форма этой ведомости была утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Что представляет собой ведомость на выдачу зарплаты
Зарплатная ведомость (форма Т-53), зарегистрированная в ОКУД под № 03010111, рекомендуется фискальными органами для оформления при выдаче сотрудникам заработной платы. Ведомость на выдачу зарплаты, заполненная бухгалтером и подписанная директором, передается кассиру для осуществления выдачи наличных средств работникам предприятия по указанному в ней списку.
Зарплатная ведомость, бланк которой может состоять из нескольких страниц (в зависимости от количества сотрудников), оформляется на срок, обычно не превышающий три дня. После завершения этого срока зарплатная ведомость Т 53 (скачать которую следует заблаговременно), закрывается кассиром и передается бухгалтеру на проверку.
Ведомость на выплату зарплаты отличается от расчетной тем, что здесь указывается лишь сумма к выдаче, т.е. уже за вычетом необходимых отчислений. При получении средств каждый сотрудник ставит подпись в специально предназначенной графе. Если по какой-то причине указанный в списке работник не получит причитающуюся сумму, то кассир напротив его фамилии в графе «подпись» делает отметку «депонировано» - эти средства будут возвращены обратно в кассу.
Зарплатные ведомости образцаТ-53 регистрируются в специальном журнале, который ведется на протяжении календарного года, а затем сохраняется в компании в течение 5 лет. У каждой ведомости есть порядковый номер, по которому этот первичный кассовый документ и регистрируется в журнале.
Есть вопросы по начислению заработной платы, первичной документации, которую запрашивают проверяющие органы для подтверждения ее исчисления? Переходите на наш форум и задавайте их! Например, по можно уточнить, какими документами должна быть подтверждена выплата заработной платы наличными, а также перечисленная на карты сотрудников.
Зарплатная ведомость: образец заполнения
Титульный лист ведомости для выдачи зарплаты содержит такие реквизиты:
- название и код ОКПО компании;
- дебетовый счет;
- срок действия документа;
- общая сумма, предназначенная для выплаты по данной ведомости;
- подписи руководителя предприятия и главбуха с проставлением даты подписи;
- название документа, его номер и дату;
- продолжительность расчетного периода.
Зарплатная ведомость (образец заполнения которой мы рассматриваем), может быть оформлена на нескольких страницах, причем общая их численность должна быть указана в соответствующей строке. На этих листах, которые следуют за титульным, содержится таблица, в которой приводятся:
- порядковый номер записи;
- табельный номер сотрудника и его Ф. И. О.;
- сумма, а в следующей графе сотрудником ставится отметка о получении (его личная подпись) либо, если деньги не были получены, кассиром проставляется «депонировано».
В графе «Примечание» обычно указывается номер идентификационного документа, который предъявляется получателем денег. Такое практикуется, если очень большой штат сотрудников, и кассир не знает всех в лицо.
В самом низу документа указывается кассиром, сколько средств было выплачено, а сколько депонировано. Ставится подпись человека, ответственного за выдачу денег (обычно это кассир), проставляется номер и дата расходного кассового ордера. Бухгалтер, проверивший ведомость, переданную кассиром вместе с кассовыми отчетами, ставит свою подпись и указывает дату проверки.
Скачать заполненный образец формы Т-53 вы можете на нашем сайте:
Бланк зарплатной ведомости: где скачать бесплатно
Бланк зарплатной ведомости (образец которой является унифицированным) должен содержать все необходимые реквизиты. Однако при распечатке бланков возможно некоторое их редактирование. Так, реквизиты могут располагаться немного в другом порядке или могут быть добавлены еще какие-то - если в компании используется особая технология обработки бухгалтерской информации. При этом необходимо обеспечить наличие всех обязательных реквизитов.
Большинство бухгалтеров предпочитает использовать уже готовый бланк зарплатной ведомости (скачать бесплатно его можно в формате Excel на нашем сайте, см. ниже ссылку). В такой форме удобно заполнять необходимые реквизиты, а также достаточно просто их обрабатывать при помощи встроенных в офисную программу вычислительных функций.
Допустимы ли исправления в ведомости на выплату зарплаты?
В платежную ведомость можно вносить исправления, но они сильно привлекают внимание проверяющих при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии. Так, если исправления есть и нет возможности заменить бланк на новый (уже начата выдача денег по документу и есть подписи об их получении), тогда необходимо оформить их правильно.
Обнаруженная ошибка аккуратно зачеркивается, а сверху этой записи делается новая. Исправления необходимо подписать руководителю, главбуху и кассиру. Нелишним будет составление бухгалтерской справки с объяснением причины исправления.
Итоги
Платежная ведомость является первичным документом, который зачастую используют на предприятиях при выдаче зарплаты. Данный документ удобен тем, что здесь содержится лишь информация о выплате указанных денежных средств. При этом все получающие денежные средства сотрудники ставят подпись в одной ведомости, что упрощает обработку информации.
В ведомости премии отражаются вместе в заработной платой. Это связано с тем, что зарплата и премия – общее и частное (премия - это часть зарплаты). Подробнее о том, какие формы ведомостей используются для выплаты сотрудникам премий, как они заполняются, расскажем в статье.
Ведомость выдачи премии: общие положения
Понятие зарплаты дано в ч. 1 ст. 129 ТК РФ. Это вознаграждение за труд, в которое помимо оклада входят и стимулирующие выплаты, к которым относятся премии. Для выплаты как зарплаты, так и премиальных, применяются ведомости. Ведомость – это бухгалтерский документ, который подтверждает факт выдачи денежных средств сотруднику.
Есть три вида ведомостей на выплату зарплаты и премиальных:
- Расчетно-платежная (по форме № Т-49).
- Расчетная (по форме № Т-51).
- Платежная (по форме № Т-53).
Выбор необходимой ведомости зависит от того, каким образом зарплата и премиальные перечисляются сотрудникам. Возможна выплата наличными, либо в безналичной форме (перевод на карту). В первом случае используются формы Т-49 или Т-53, а во втором – Т-51. Все формы утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Могут использоваться и произвольные формы (с 01.01.2013).
Если применяется форма № Т-49, то документы по иным формам не подлежат применению. Если зарплата выплачивается в безналичной форме, кроме расчетной ведомости по форме № Т-51 никакие другие не составляются. При оформлении достаточно одного экземпляра любой ведомости.
Как заполнять ведомость на выплату премии по форме № Т-49
- Заполнить наименование юр. лица и структурного подразделения, которое осуществляет выплату (бухгалтерия).
- Указать срок оплаты и сумму.
- Отразить сведения о бухгалтере и руководителе организации.
- Указать дату заполнения ведомости.
- Отразить номер ведомости.
- Отразить отчетный период.
- В первой колонке таблицы указать номера по порядку.
- Во второй колонке отразить табельные номера сотрудников.
- В третьей колонке указать должности сотрудников.
- В четвертой колонке отразить оклад или иную ставку для каждого сотрудника.
- В пятой колонке указать количество отработанных рабочих, праздничных, выходных дней.
- В шестой колонке отразить начисления по окладу, отпускным, премиальным, пособиям, иным доходам.
- В седьмой колонке указать общую сумму.
- В восьмой колонке (удержано и зачтено) указать сумму удержаний и аванса.
- В графе «сумма» отразить сумму задолженностей и общую сумму, подлежащую выплате.
- В последних двух графах проставляются Ф.И.О. сотрудников и их инициалы.
Заполнение расчетной ведомости по форме № Т-51
Чтобы заполнить форму, необходимо:
- Заполнить название организации и структурное подразделение (бухгалтерия).
- Указать номер документа, дату его составления и период, который охватывается документом.
- Заполнить таблицу. В первой графе указываются номера (по порядку).
- Во второй графе отражаются табельные номера сотрудников.
- В третьей графе указываются Ф.И.О. сотрудников.
- В четвертой колонке отражаются должности работников.
- В пятой колонке указываются оклады сотрудников.
- В шестой колонке отражаются количество дней, которые были отработаны.
- В седьмой колонке отражаются суммы начислений, в том числе и премий.
- В восьмой колонке указываются удержания с сотрудников и аванс.
- В девятой колонке отражаются суммы задолженностей, и общая сумма к выплате.
Заполнение платежной ведомости по форме № Т-53
Для того, чтобы заполнить ведомость по форме № Т-53, необходимо:
- Заполнить название фирмы и структурное подразделение (бухгалтерия).
- Указать срок для оплаты в кассе и сумму.
- Отразить сведения о руководителе организации и бухгалтере.
- Указать номер документа, дату его составления и расчетный период.
- Заполнить таблицу, в которой отразить: порядковые номера строк; табельные номера работников; их Ф.И.О.; общую сумму, подлежащую выдаче.
- Собрать подписи сотрудников о получении средств.
- Указать количество листов, которые содержатся в ведомости.
- После заполнения таблицы, в полях под ней, указать: выплаченные и депонированные суммы; сведения о лице, который выдал деньги; номер расходного кассового ордера; сведения о главном бухгалтере, проверившем документ и дату проверки.
Таким образом, отдельная ведомость для премии не составляется. Выплаты премий включаются в ведомости по формам Т-49, Т-51, Т-53, отражаются вместе с иными выплатами.
Каждая работа должна быть оценена и своевременно оплачена. Работа на чистом энтузиазме осталась в советское время.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Размер зарплаты зависит от прожиточного минимума региона и оценки необходимости и сложности выполняемых сотрудником трудовых функций. Для выдачи составляется ведомость по начислению заработной платы и на основании ее происходят соответствующие выплаты.
Понятия
Дадим определение.
Ведомость по зарплате – это бухгалтерский документ, в котором указаны все данные о зарплате каждого сотрудника.
Назначение документа
Процедура расчета заработной платы начинается с заполнения табеля рабочего времени и заканчивается выдачей денег или переводом на расчетный счет сотрудникам.
Немаловажную роль в этом процессе выполняет платежная ведомость. Она является конечным документом, куда заносится итоговая сумма к выдаче каждого работника. Оформляется при выдаче денег через кассу или переводом на расчетный счет.
Ведомость имеет четко структурированную форму. Составляется в целом на предприятие или по подразделениям, если штат сотрудников довольно большой.
Сведения в нее вносятся из расчетных листков по заработной плате, составляемых на каждого сотрудника.
Действующие нормативы и формы ведомостей
В законодательстве закреплены следующие формы ведомостей:
- Т-51 – расчетная;
- Т-49 – расчетно-платежная;
- Т-53 – платежная.
Расчетная Т-51
Расчетная ведомость по форме №Т-51 относится к первичной бухгалтерской документации.
Такая форма подходит для сотрудников, получающих заработную плату на расчетный счет.
Сумма, указанная с фамилией сотрудника, должна быть точно перенесена в расходно-кассовый ордер, составленный на него.
При выборе в организации безналичной формы расчета с сотрудниками заполнение других форм ведомости заработной платы не требуется.
Платежная Т-53
Форма платежной ведомости №Т-53 включает в себя суммы выплат сотрудникам организации и зарплату наемных работников.
Отличие от формы №Т-51 заключается в том, что в него не заносится количество реально рабочих часов.
Расчетно-платежная Т-49
Платежная ведомость по форме №Т-49 представляет собой документ, по которому начисляется и выплачивается зарплата работникам организации.
Такая форма упрощает и сокращает документооборот в бухгалтерии. Она представляет собой сочетание первых двух ведомостей. Применяется при выплате сотрудникам зарплаты наличными денежными средствами.
Совет: при расчете с сотрудниками безналичным способом используйте ведомость по форме №Т-51.
Для ИП
Ведомости по зарплате для ИП аналогичны составлению их на предприятиях.
При выдаче своим сотрудникам денег из кассы должна быть сформирована расчетная и расчетно-платежная ведомость. Это основной документ при начислении зарплаты. В них должны быть указаны начисленные за отчетный период суммы и удержания за нарушения.
В графе к выплате сумма будет стоять, полученная путем вычитания из начисления правонарушений.
Случаи составления
Из названия следует, что ведомость составляется при выплате заработной платы.
Она включает все начисления и удержания, которые были у сотрудника за последний отчетный период (месяц).
Ведомость является обязательным документом для бухгалтерской отчетности.
При выдаче денег через кассу в ней каждый сотрудник проставляет свою подпись о получении. Подтверждается факт выплаты в установленный срок.
Ведомости выдачи и начисления заработной платы в документообороте
Оформление и заполнение
Форма платежной ведомости позволяет включить в список несколько сотрудников, поэтому на каждого оформлять расходно-кассовый ордер не нужно.
К минусам можно отнести открытость зарплаты каждого сотрудника для других.
После оформления ведомость проверяет руководитель. Проставив подпись, директор передает документ кассиру. Только после этого можно начать выдавать деньги.
Каждый сотрудник проставляет свою подпись в строке напротив своей фамилии.
При отсутствии сотрудника на рабочем месте и невыдаче его зарплаты кассир депонирует общую невыплаченную сумму.
Если в организации принято применять форму №Т-49, то другие формы не составляются.
При безналичном расчете с сотрудниками составляется только форма №Т-51.
Ведомость по зарплате составляется бухгалтером в 1 экземпляре.
Основания для заполнения – табель учета рабочего времени, штатное расписание, заявления на отпуск, личные карточки сотрудников и т.д.
Заполняется с двух сторон:
- 1 страница – титульный лист. Указываются полное наименование организации, дата составления, период, за который составлен документ, и общая сумма к выдаче.
- 2 страница – таблица со списком сотрудников (должность, табельный номер) , рядом с каждой фамилией зарплата и общая сумма по документу к выдаче.
После составления бухгалтером документ передается руководителю для заверения. Только после всех подписей кассир имеет право начать выдачу зарплаты.
Нумерация
При большом количестве сотрудников документ распечатается на нескольких страницах.
Каждой присваивается свой номер. Листы скрепляются в один документ. Количество листов указывается в соответствующей графе.
Ответственные лица
При составлении ведомости по зарплате ответственными лицами выступают руководитель организации и главный бухгалтер.
При невыплате доплаты или выплате большей суммы на главного бухгалтера будет наложено административное взыскание. Без подписи должностного лица ведомость считается юридически недействительной.
Ответственность кассира: принятие, хранение, выдача и сдача денежных средств по платежной ведомости. При отсутствии кассира, трудовые функции возлагаются на бухгалтера.
Кто подписывает?
Право подписи ведомости по зарплате налагаются на составителя ведомости (главного бухгалтера) и проверяющего лица (руководителя).
При отсутствии главного бухгалтера в день выдачи зарплаты приказом назначается другой бухгалтер для оформления и подписи ведомости.
При отсутствии руководителя, подписывает его заместитель или другое должностное лицо, наделенное правом подписи.
Можно ли вносить исправления?
Исправления вносить разрешено.
Необходимо учитывать следующие правила:
- неверная информация зачеркивается одной чертой;
- сверху пишется правильный вариант;
- для заверения ставятся подписи ответственных лиц;
- указывается дата внесения исправлений.
Бланки
Скачать бесплатно бланки ведомостей можно на нашем сайте:
Сроки выдачи
Срок выдачи зарплаты по платежной ведомости ограничен сроком в 3 дня с момента заполнения формы.
При неполучении сотрудником денежных средств в течение 3 дней с момента оформления ведомости:
- сотрудник с заявлением обращается к кассиру, чтобы ему выдали зарплату;
- ожидает следующей выдачи денежных средств на предприятии (аванс или зарплата);
- получение денежных средств в день депонированных выплат, если такой предусмотрен.
Хранение и учет
Хранится в бухгалтерии. Сшивается в архив вместе с другими кассовыми документами.
Сроки хранения
Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» документ относится к первичной документации и хранится 5 лет.
Действия при утере
Согласно Письму МинТруда от 27 ноября 2001г №8389-ЮЛ, ответственность за хранение ведомости по зарплате возлагается на работодателя.
При утере необходимо оформить приказ о создании комиссии для расследования происшествия. В нее входят работники бухгалтерии, кадровый отдел и т.д. Комиссия должна запросить объяснительные записки у всех сторон, которые несли ответственность за хранение. Проведя расследование, составляется акт. В нем указываются причины, которые привели к утере ведомости и рекомендации по мероприятиям для ее восстановления.
Наилучший вариант для решения проблемы — это восстановление документа. Для этого повторно распечатывается платежная ведомость. Проставляются все подписи, в том числе сотрудников.
При невозможности заполнить строки по причине части работников следует оставить их пустыми или указать «восстановить не удалось».
На повторной ведомости обязательно нужно сделать надпись «Дубликат».
Таким образом, ведомость по зарплате является неотъемлемым документом при начислении заработной платы сотрудникам. В зависимости от способа выдачи денег, документ подразделяется на формы №Т-51, №Т-53, №Т49.
Подготавливая какую-либо денежную выплату работнику - вознаграждение, начисленную заработную плату, компенсацию - бухгалтер-расчётчик оформляет платёжную ведомость по форме Т-53.
Бланк состоит из двух частей; в первой содержатся общие сведения об организации и предназначенная к выплате сумма; вторая часть представляет собой таблицу, содержащую список работников и положенную им зарплату.
Правила заполнения платёжной ведомости по форме Т-53
На первом листе платежной ведомости Т-53 указываются название организации, её код по ОКПО, структурное подразделение, если зарплата выдаётся конкретно в нём; номер корреспондирующего счёта (номер учёта расчетов с сотрудниками - 70).
Следом указывается срок, на который обналичиваются средства; для выдачи зарплаты это трёхдневный срок, со дня получения денег в банке.
Далее прописью и цифрами указывается вся сумма выплат. Ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера.
Указывается номер платёжной ведомости, дата её оформления, и расчётный период, за который выдаётся зарплата.
На втором листе, в таблице, указываются сведения о работниках, на которых оформлены выплаты:
табельный номер, ФИО, сумма цифрами.
При получении денег каждый из работников расписывается напротив своей фамилии. Если по какой-то причине кому-то из них в указанный трёхдневный срок деньги получить не удалось, эта сумма сдаётся в банк, а в графе "Примечание" делается отметка о её депонировании. Выдача денег работнику переносится.
Когда таблица заполнена, и все работники расписались в получении денег, под таблицей прописью и цифрами указывается выплаченная сумма и депонированная, если такая есть.
Платежную ведомомость заверяют бухгалтер (главный бухгалтер) и руководитель предприятия.
Платёжные ведомости регистрируются в журнале регистрации платёжных ведомостей (форма Т-53А)
Платёжная ведомость (форма Т-53) оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем и передаётся для выдачи денег кассиру.
Бланк состоит из двух частей:
- в первой содержатся общие сведения об организации и предназначенная к выплате сумма;
- вторая часть представляет собой таблицу, содержащую список работников и положенную им зарплату.