Переплата заработной платы, а также отпускных сумм встречается на практике часто. И если она допускается, то всегда возникает один и тот же вопрос: как это исправить? В статье мы рассмотрим нюансы, на которые следует обратить внимание при исправлении ошибок.
Выясняем причину, в результате которой возникла переплата
Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
Что следует понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59‑В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет зарплаты, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку.Обратите внимание, что не являются счетными ошибками:
- определение неверного расчетного периода для расчета сумм, причитающихся работнику;
- ошибки в определении метода расчета заработной платы, послужившие основанием для последующих начислений;
- технические ошибки;
- повторная выплата зарплаты за один и тот же период.
Зачастую незаконные удержания из зарплаты производятся при увольнении. Напомним, что в силу положений ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Если работодатель при увольнении сотрудника не произвел удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего сотрудника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях названного лица или счетной ошибки. Данные решения вынесены в апелляционных определениях Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016.
Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)
После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.В силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.
Отражаем суммы переплаты в бухгалтерском учете
Вне зависимости от возникновения причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете.В соответствии с п. 80 Инструкции № 162н , п. 102 Инструкции № 174н , п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:
Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда»
При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».
Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе с переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02‑06‑10/65506):
Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»
Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»
Отметим, что приведенная в письме Минфина проводка по переносу задолженности со счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда» на счет 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» вводится в инструкции № 162н, 174н, 183н Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н .
Далее необходимо отметить: в своих разъяснениях в вышеназванном письме чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких‑либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.
Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится:
- либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием судом виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту счета 0 209 30 000 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.
В бюджетном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За ноябрь 2016 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб., из нее были удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб. Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась за счет субсидии, выделенной для выполнения государственного задания
Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.
В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером. Свое согласие он подтверждает письменно.
По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы заработной платы, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.
В учете были сделаны следующие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|
|||
| Начислена зарплата работнику | 4 109 60 211 | 4 302 11 730 | 63 000 |
|
Начислены страховые взносы в ФСС, ПФР, ФФОМС (63 000 руб. x 30,2%) | 4 109 60 213 | 4 303 02 730 | 19 026 |
| Удержан из заработной платы НДФЛ | 4 302 11 830 | 4 303 01 730 | 8 190 |
| Перечислена заработная плата на банковскую карту | 4 302 11 830 | 4 201 11 610 | 109 620 |
Корректировка переплаты заработной платы |
|||
| 4 302 11 830 | 4 206 11 660 | (54 810) | |
| Отражена компенсация затрат учреждения | 4 209 30 560 | 4 206 11 660 | 54 810 |
| Отражено внесение излишне выплаченной суммы в кассу организации | 4 201 34 510 | 4 209 30 660 | 54 810 |
| Отражено внесение денежных средств на лицевой счет учреждения | 4 210 03 560 | 4 201 34 610 | 54 810 |
В автономном учреждении при расчете зарплаты за ноябрь 2016 года была допущена счетная ошибка: вместо 25 000 руб. работнику организации была начислена зарплата в размере 26 000 руб.
В ходе рассмотрения причин возникновения ошибки было выявлено, что причиной стали неверные действия при сложении выплат. Возврат излишне начисленной работнику зарплаты был погашен путем удержания из зарплаты работника. Операции отражаются по КВФО 2 (приносящая доход деятельность»).
Порядок исправления счетной ошибки приведен в п. 18 Инструкции № 157н . В соответствии с приведенными нормами она подлежит исправлению методом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения ошибки.
Отметим, что дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833), форма которой утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В ней отражается информация по обоснованию внесения исправлений. Кроме того, указываются (Письмо Минфина РФ от 10.12.2013 № 02‑06‑005/54148):
- наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций);
- его номер (при наличии);
- период, за который составлен регистр.
В бухгалтерском учете были сделаны такие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Операции по начислению заработной платы |
|||
| Начислена сумма зарплаты работнику | 2 109 60 211 | 2 302 11 000 | 26 000 |
|
Удержан НДФЛ (26 000 руб. x 13%) | 2 302 11 000 | 2 303 01 000 | 3 380 |
|
Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды (26 000 руб. x 30,2%) | 2 109 60 213 | 2 303 00 000 | 7 852 |
|
Отражена выплата суммы заработной платы путем перечисления денежных средств на пластиковую карту сотрудника (26 000 - 3 380) руб. | 2 302 11 000 | 2 201 11 000 | 22 620 |
Исправление счетной ошибки по выплате заработной платы |
|||
| Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении заработной платы | 2 109 60 211 | 2 302 11 000 | (26 000) |
|
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении страховых взносов (25 000 руб. x 30,2%) | 2 109 60 213 | 2 303 00 000 | (7 852) |
|
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении НДФЛ (25 000 руб. x 13%) | 2 302 11 000 | 2 303 01 000 | (3 380) |
| Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно» | 2 302 11 000 | 2 206 11 000 | (870) |
| Отражена компенсация затрат по переплате заработной платы | 2 209 30 000 | 2 206 11 000 | 870 |
Операции по погашению суммы переплаты |
|||
| Отражено удержание излишне выплаченных работнику сумм | 2 302 11 000 | 2 304 03 000 | 870 |
В учете учреждения возникла переплата бывшему работнику зарплаты в сумме 15 890 руб. Тот отказался возместить ее добровольно, учреждение обратилось в суд. Суд отказал в иске учреждению. На основании вынесенного решения последнему необходимо списать сумму переплаты в размере 15 890 руб.
При отказе суда во взыскании с бывшего работника задолженности по переплате она списывается с баланса учреждения. При списании суммы задолженности, признанной учреждением невозможной к взысканию, производится запись по дебету счета 4 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».
Обращаем внимание, что в соответствии с п. 339 Инструкции № 157н при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету (на счет 04) не принимается.
В учете сделана следующая запись:
Кратко сформулируем основные выводы:
1. Работодатель не вправе уменьшить размер зарплаты сотрудника в текущем месяце, если она была выплачена в большем размере в предыдущем месяце:
- из‑за технической ошибки (повторной выплаты зарплаты за один и тот же период);
- из‑за ошибочного применения положений и норм трудового законодательства, когда зарплата уже была начислена и выплачена.
2. Задолженность работника по зарплате, возникающая при перерасчете ранее выданной ему заработной платы, в том числе компенсации за отпуск в связи с увольнением, отражается по дебету счета 0 302 11 830 и кредиту счета 0 206 11 660 методом «красное сторно». При этом должны быть выполнены операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов.
3. Требования возмещения ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (отпускных), отражаются по дебету счета 0 209 30 000 и кредиту счета 0 206 11 000.
4. Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускным при добровольном согласии работника производится:
- либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
- либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% зарплаты, причитающейся работнику.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
В настоящее время находится на регистрации в Минюсте. Вносимые изменения применяются при отражении финансово-хозяйственных операций за 2016 год.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
28.08.2019
Иногда при оплате труда, бухгалтер может допустить ошибку и недоплатить или переплатить зарплату.
В первом случае всегда можно совершить доплату.
А вот излишне выплаченную сумму можно взыскать только в ограниченном количестве.
Также закон вводит ограничение на возможность удержания в зависимости от того, по какой причине была совершена переплата.
Что делать, если сотруднику переплатили?
На практике переплата по заработной плате может быть совершена по ряду причин.
Если бухгалтер допустил ее, есть три варианта выхода из ситуации:
- Поговорить с сотрудником и попросить добровольно внести излишне выплаченную сумму в кассу предприятия. Особенно такой способ рационален, когда выплата только была совершена, и деньги еще не были израсходованы.
- Совершить удержание переплаченной суммы с письменного . Можно установить определенные размеры удержаний на оговоренный период, но не более 20% от ежемесячной зарплаты.
- Подать исковое заявление в судебную инстанцию с целью принудительного взыскания излишне переплаченной суммы. Этот вариант используют, если сотрудник не желает возвращать лишние суммы и согласие на удержание не написал.
Копия документа направляется на ознакомление работнику. После этого сотрудник вносит в кассу предприятия излишнюю сумму, дает согласие на удержание, или работодатель подает иск в суд.
Можно ли удержать сумму переплаты из заработной платы работника?
Законодатель довольно строг к вопросу взыскания излишне уплаченных работнику сумм.
Это быстро и бесплатно!
Ошибиться может каждый и бухгалтер исключением не является. Что делать если работнику по ошибке бухгалтера выплатили зарплату больше, чем положено? Можно ли ее взыскать с работника? В статье разберемся как вернуть переплату по зарплате по вине бухгалтера.
Порядок действий для удержания переплаты
Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):
- Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
- Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.
Ошибки бухгалтера
| Счетные ошибки | Несчетные ошибки |
| В бухгалтерскую программу были введены неверные исходные данные, например, оклад, дату трудоустройства, дату увольнения, процент для начисления премии и др.;
Сбой бухгалтерской программы, в результате чего заработная плата была рассчитана неверно; При расчете зарплаты к учету были принятые большие показатели по объему выполненной работы |
За один расчетный период зарплата была перечислена дважды;
Работнику перечислили зарплату на карту, а он ее получил в кассе; Работнику предоставили вычет по НДФЛ необоснованно; При расчете средней зарплаты были учтены исключаемые выплаты; Для расчета пособий или больничных в программу был введен неверный алгоритм; При расчете пособия был неверно рассчитан страховой стаж работника; Зарплату перечислили работнику, который в прошлом месяце уволился; По указанию трудинспекции работнику доначислили зарплату, а после суд признал указание незаконным |
Порядок возмещения переплаты
В зависимости от ситуации по которой возникла переплата будет различаться и алгоритм ее возмещения:
- Работник получил выплату в размере более, чем положена из-за своих же махинаций (например, представленные документы содержали заведомо ложные данные) или переплата возникла из-за того, что работник не отчитался по авансу, либо не отработал его. В этом случае сначала нужно определить согласен ли работник на удержание, а также выяснить не прошло ли более одного месяца с даты установления переплаты. В том случае если работник не согласен на удержание переплаты, работодатель имеет право только обратиться в суд. Если работник дает свое согласие, то с его заработной платы нужно удержать переплату. При этом необходимо соблюдать правило 20% удержания, то есть с заработной платы за раз можно удержать не более 20% (138 ТК РФ).
- Переплата произошла в следствие ошибки бухгалтерии. В этом случае необходимо выяснить является ли бухгалтерская ошибка счетной. Если это та, то с зарплаты работника удерживается переплата, но не более 20% от зарплаты за раз. Если ошибка несчетная, то удержать переплату работодатель может только в том случае, если работник сделает это самостоятельно.
Доказательства счетной ошибки
Условия по удержанию переплаты
Для того, чтобы удержать переплату из зарплаты работника, должны соблюдаться следующие условия:
- Работник на удержание согласен;
- Должно пройти не менее одного месяца с даты, которая была установлена для возврата аванса, либо для погашения долга.
Выполняться условия должны одновременно оба. Если хотя бы одно из них не выполняется, взыскать деньги можно только в суде. В суд также потребуется обратиться и в том случае, если работником были предоставлены ложные сведения, либо какие-то сведения, влияющие на зарплату были скрыты.
Как вернуть переплату по зарплате по вине бухгалтера
Что делать если работник уволился
Удержать переплату работодатель может только из зарплаты работника (137 ТК РФ). Однако если работник уже уволился, сделать это невозможно. В том случае если добровольно вернуть переплату работник не хочет, работодатель имеет право обратиться в суд. При этом следует подготовить доказательства того, что ошибка по которой перешла переплата была счетной.
Корректировка бухучета, НДФЛ и страховых взносов
При возникновении ошибки в выплате зарплаты потребуется пересчитать НДФЛ, взносы, а также исправить бухгалтерские записи. Проводки будут следующими:
| Хозяйственная операция | Проводка | |
| Д | К | |
| Работнику перечислен аванс | 70 | 51 |
| Сторнирована излишне переплаченная сумма | 20 | 70 |
| Работнику начислена зарплата | 20 | 70 |
| Начислены на зарплату страховые взносы | 20 | 69 |
| Выплачена основная зарплата за вычетом удерживаемых сумм | 70 | 51 |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68 |
Вообразите себе ситуацию: в положенный срок вам падает на карточку зарплата. А потом, сразу же, еще одна. Вы радуетесь: премия! Тратите ее, а через пару-тройку месяцев выясняется, что это не премия, а бухгалтерская ошибка. Дали лишнего, а теперь требуют отдать. И что делать? Это ведь они ошиблись – а расплачиваться вам. Что об этом говорит закон?
Материалы по теме:
Действия работника
Когда придется вернуть
Закон суров к работодателю. Излишне выплаченная вам зарплата может быть взыскана только в исключительных случаях. Таковыми статья 137 Трудового кодекса признает
- счетную ошибку;
- доказанную вину работника в невыполнении норм труда или простое;
- неправомерные действия работника, направленные на получение «лишних» денег, что должно быть установлено судом.
Какая ошибка считается счетной?
Законодательство не содержит определения счетной ошибки. Однако Определение Верховного суда от 20.01.2012 г. N 59-В11-17 гласит, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчетом.
Таким образом, вернуть переплату вам придется в том случае, если бухгалтер сложил два плюс два и получил пять.
Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Таким образом, вам не придется отдавать «лишнюю» зарплату в случае механической ошибки при вводе данных в бухгалтерскую программу, сбоев в работе бухгалтерской программы, опечаток и описок в финансовых документах, а также неправильного применения законодательства или нормативно-правовых актов организации.
В частности, вам не придется расставаться с денежками, если:
- оплачен большей продолжительности, чем положено, в результате сумма отпускных оказывается завышенной;
- при расчете среднего заработка бухгалтер учел премию, начисленную после расчетного периода, и т.п.;
- вы получили зарплату два раза;
- вам выплатили и отпускные, и зарплату за время отпуска;
- бухгалтер начислил надбавку, которая вам не установлена;
- вам случайно выплатили премию без соответствующего распоряжения руководства.
Что значит «доказанная вина»?
Если работодатель, уже после выплаты , узнал, что во время оплаченного периода вы ничего не делали, или делали, но неправильно - излишне выплаченную зарплату также придется вернуть. Но лишь в том случае, если факт невыполнения нормы или простоя признан органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. В противном случае работодателю придется доказывать вашу вину в суде.
Какие действия считаются неправомерными?
Если в ошибке, приведшей к излишней выплате зарплаты, виноваты вы - например, именно вы целенаправленно ошиблись при вводе данных в бухгалтерскую программу - работодатель может подать на вас в суд и доказать, что ваши действия были направлены на получение не полагающихся ему сумм.
Когда возвращать не надо
Во всех остальных случаях проблема переплаты вас не касается. Об этом прямо говорит пункт 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ, согласно которому не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения «заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки».
Также вы можете оставить денежки себе, если истек срок давности - а приказ об удержании так и не был издан. Согласно статье 137 ТК РФ, «работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока принятия решения об удержании излишне выплаченной зарплаты».
Действия работодателя
Ограничения при удержании
Даже в том случае, когда работодатель имеет право взыскать излишне выплаченную зарплату с сотрудника, существует ряд ограничений.
Во-первых, сделать это можно только с согласия работника. Если работник против - то придется идти в суд. При этом в статье 137 ТК РФ не говорится, как должно быть оформлено согласие работника - устно или письменно. Во избежание недоразумений, лучше зафиксировать согласие письменно.
Во-вторых, согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Значит, период удержания может растянуться на несколько месяцев. По соглашению сторон возможно возмещение ущерба с рассрочкой платежа - например, работник будет отдавать не по 20%, а по 10% ежемесячно. В такой ситуации работник подписывает обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Если работник уволится до окончания выплат - работодатель сможет взыскать остаток задолженности через .
Оформляем удержание
После того, как согласие работника получено, работодатель издает приказ об удержании излишне выплаченной суммы. Издать приказ нужно не позднее месяца после обнаружения выплаты. Работника знакомят с приказом под роспись.
После этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника.
Удержание с уволившегося сотрудника
Уволившемуся работнику необходимо направить уведомление о выявленной ошибке и предложение вернуть излишне полученную сумму. В уведомлении нужно указать, что, если бывший сотрудник не вернет излишне выплаченную ему сумму, работодатель обратится в суд.
Если бывший сотрудник отказался возвращать деньги, работодателю необходимо обратиться в районный суд. В ходе разбирательства работодателю придется доказать факт совершения счетной ошибки или вины работника.
К заявлению нужно приложить копии и оригиналы следующих документов:
- трудового договора с бывшим работником;
- документов по расчету и выплате заработной платы;
- акта о выявленной ошибке;
- уведомления, направленного работнику, с предложением вернуть излишне выплаченную сумму.
Удержание суммы ущерба с виновного лица
Если излишняя зарплата не подлежит возврату работником, работодатель вправе взыскать ущерб с бухгалтера, совершившего ошибку. Действия работодателя в этом случае зависят от того, заключен ли с виноватым сотрудником договор о материальной ответственности.
Причиненный работниками ущерб возмещается в порядке, приведенном в статье 248 Трудового кодекса. Так, если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.
При этом ни Трудовой кодекс, ни какой другой нормативный акт в настоящее время не предусматривают конкретный срок, в течение которого работодатель обязан произвести окончательное установление размера ущерба.
Если установленный для издания приказа (распоряжения) срок истек, взыскание ущерба может быть произведено только с согласия виновного работника или посредством направления обращения (иска) в суд.
Также только с согласия работника или в судебном порядке может быть взыскан ущерб, размер которого превышает средний месячный заработок работника.
На практике возникают ситуации, когда бухгалтер по начислению заработной платы допускает ошибки при расчете сумм заработной платы, полагающейся сотрудникам. В этом случае работники могут получить большую сумму или наоборот. В настоящей статье расскажем, что необходимо сделать, чтобы вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату.
В начале скажем, что если сотруднику была выплачена заработная плата в меньшем размере, то необходимо просто доплатить ее. При этом нужно составить бухгалтерскую справку и докладную записку руководителю учреждения. Если же сотруднику была выплачена заработная плата в большем размере, могут возникнуть трудности, так как согласно ст. 137 ТК РФ излишне выплаченная заработная плата не может быть взыскана с сотрудника, за исключением ряда случаев.
Излишне выплаченная заработная плата в результате: |
|
Счетной ошибки; Признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда; Его неправомерных действий, установленных судом. | Неправильного применения норм трудового законодательства; Неправильного применения иных нормативных правовых актов; Остальных случаев. |
Что такое счетная ошибка?
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Согласно разъяснениям сотрудников Роструда счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (Письмо от 01.10.2012 № 1286‑6‑1). Для более наглядного понимания того, что признается счетной ошибкой, а что нет, приведем таблицу (перечень ошибок, представленных в ней, не является исчерпывающим).| Счетные ошибки | Не счетные ошибки |
| Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы. |
Неправильное применение норм законодательства, например: Оплата отпуска большей продолжительности; Оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере. Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе: Выплата премии в большем размере; Начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику |
|
Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы. Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика: Сбой компьютерной программы - это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012); Сбой программы - не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013) |
Получение работником заработной платы: Дважды; В большем размере из-за технической ошибки при вводе данных. Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11‑17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными |
Порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка
- Комиссия учреждения составляет акт, в котором фиксируется факт ошибки. В нем обязательно указывается, является ли эта ошибка счетной. Пример акта см. на стр. 32.
- Составляется и направляется работнику уведомление, в котором отражается срок удержания переплаты. Пример уведомления см. на стр. 32.
Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неправильно исчисленных выплат, при условии что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
3. Издается приказ об удержании переплаты (только если сотрудник согласен и срок удержания не истек). В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 сказано, что согласие на удержание сумм из зарплаты должно быть дано работником в письменном виде.
Обратите внимание
Если срок принятия решения истек или работник отказывается в добровольном порядке вернуть излишне полученную им заработную плату, работодателю придется взыскивать ее в судебном порядке.
В заключение этого подраздела отметим, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся сотруднику.
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен?
Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.Учреждение имеет право обратиться в суд, так как согласно ст. 1102 ГК РФ лицо, которое неосновательно обогатилось за счет другого лица, обязано возвратить последнему это неосновательное обогащение, за исключением случаев, предусмотренных ст. 1109 данного кодекса. В пункте 3 ст. 1119 ГК РФ сказано, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.
К сведению
При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:
- трудовой договор с бывшим сотрудником;
- документы по расчету и выплате заработной платы;
- акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
- уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату.
Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. При этом перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы данных договоров утверждаются Правительством РФ.К сведению
В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).
Договор о материальной ответственности |
|
Заключен | Не заключен |
Работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату | Работодатель не имеет права взыскивать излишне выплаченную работнику заработную плату |
|
Составить акт об ущербе; Издать приказ о возмещении виновным сотрудником суммы ущерба | Издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба; Потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку; Если сотрудник отказывается давать пояснения, составить соответствующий акт; |
Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
К сведению
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.
Бухгалтерский учет
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на выплату заработной платы относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ. Учет расчетов по оплате труда ведется на счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» (п. 256 Инструкции № 157н ). Следовательно, типовые операции по возврату излишне выплаченной заработной платы будут отражаться следующим образом:| Казенное учреждение (Инструкция № 162н*) | Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**) | Автономное учреждение (Инструкция № 183н***) | |||||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| Начислена заработная плата | |||||||
| 1 401 20 211 | 1 302 11 730 | 0 109 60 211 | 0 302 11 730 | 0 109 60 211 | 0 302 11 000 | ||
| Перечислена сумма заработной платы с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника | |||||||
| 0 302 11 830 | 1 304 05 211 | 0 302 11 830 | 0 201 11 610 | 0 302 11 000 | 0 201 11 000 | ||
|
Отражена излишне начисленная заработная плата методом «красное сторно» |
|||||||
| 1 401 20 211 | 1 302 11 730 | 0 401 20 211 | 0 302 11 730 | 0 401 20 211 | 0 302 11 000 | ||
| 1 209 30 560 | 1 302 11 730 | 0 209 30 560 | 0 302 11 730 | 0 209 30 000 | 0 302 11 000 | ||
| Отражены внесенные в кассу суммы излишне полученной заработной платы | |||||||
| 1 201 34 510 | 1 209 30 660 | 0 201 34 510 | 0 209 30 660 | 0 201 34 000 | 0 209 30 000 | ||
| Отражено внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными | |||||||
| 1 210 03 560 | 1 201 34 610 | 0 210 03 560 | 0 201 34 610 | 0 210 03 000 | 0 201 34 000 | ||
| Отражено зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета | |||||||
| 1 304 05 211 | 1 210 03 660 | 0 201 11 510 | 0 210 03 660 | 0 201 11 000 | 0 210 03 000 | ||
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
**
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
***
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
В заключение еще раз обратим ваше внимание на основные моменты, связанные с возвратом излишне выплаченной сотруднику заработной платы.
1. Учреждение имеет право вернуть излишне выплаченную работнику сумму заработной платы только в строго установленных случаях:
- если была допущена счетная ошибка;
- при признании органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
- если выплата работнику излишней заработной платы произошла в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
3. Даже если учреждение имеет право вернуть излишне выплаченные суммы, необходимо получить письменное согласие работника на удержание этих сумм (или работник добровольно возвращает их).
4. Удержание излишне выплаченной суммы из заработной платы работника может растянуться на несколько месяцев, поскольку нужно учитывать положения ст. 138 ТК РФ.
5. Если сотрудник отказывается возвращать излишне полученную сумму или срок принятия решения истек, учреждение вправе обратиться в суд.
6. Учреждение может взыскать излишне выплаченную сумму с сотрудника, допустившего не счетную ошибку.
|
об обнаружении счетной ошибки Бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной была обнаружена счетная ошибка при выплате заработной платы за июнь 2016 года сотруднику П. Ф. Сорокину. Ошибка произошла из-за арифметического действия (сложения), в результате чего в июне 2016 года заработная плата П. Ф. Сорокину была выплачена в большей сумме, а именно больше на 2 000 руб. Комиссия в составе главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой факт обнаружения счетной ошибки подтверждает. Бухгалтер по расчету заработной платы Плаксина В. А. Плаксина Члены комиссии: Главный бухгалтер Лисина А. М. Лисина Начальник отдела кадров Смирнова Е. В. Смирнова Бухгалтер-кассир Воробьева Е. А. Воробьева Государственное бюджетное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 183» Уведомление Учителю физики Уважаемый Петр Федорович! Сообщаем, что в результате счетной ошибки, допущенной бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной, Вам была излишне выплачена заработная плата за июнь 2016 года. Данный факт подтвержден соответствующим актом комиссии в лице главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой. На основании вышесказанного предлагаем Вам добровольно вернуть излишне выплаченную Вам сумму заработной платы за июнь 2016 года в размере 2 000 руб. в срок до 16 августа 2016 года. В противном случае эта сумма будет удержана из Вашей заработной платы. Директор ГБОУ «СОШ № 183» Соколов В. И. Соколов Не возражаю против удержания суммы из заработной платы, Сорокин, 02.07.2016. |