Отгулять отпуск «вперед», то есть без предварительной отработки необходимых для его предоставления месяцев, как правило, бывает нужно при наступлении экстренных жизненных обстоятельств. В некоторых случаях работодатели обязаны предоставлять подобный отпуск по заявлению сотрудника, однако большинство работников лишены подобных привилегий, поэтому им следует рассчитывать исключительно на добрую волю непосредственного руководителя. Как правило, компании неохотно идут на предоставление отпуска , поскольку при этом возрастает вероятность возникновения дополнительных проблем, связанных с увольнением работника до момента отработки всего ранее оплаченного отпуска.
Кому отпуск «вперед» предоставляется в обязательном порядке?
По общему правилу право на полный отпуск после заключения трудового договора возникает у работника после шести месяцев работы в организации. Некоторые работники могут требовать предоставления отпуска до истечения обозначенного срока, а компания не может им отказать. К таким категориям сотрудников относятся, например, женщины, которым должен предоставляться отпуск по заявлению перед отпуском, связанным с беременностью, родами либо сразу после него. Кроме того, правом на получение отпуска «вперед» обладают работники, не достигшие совершеннолетия, сотрудники, которые усыновили ребенка или нескольких детей до трех месяцев. По соглашению между самим работником и компанией отпуск до истечения положенного срока работы может предоставляться любому сотруднику.
Что грозит работнику при предоставлении отпуска «вперед»?
Многие работники договариваются с работодателем о предоставлении отпуска «вперед» с намерением уволиться непосредственно после окончания такого отпуска. Такой подход является фактически бессмысленным, поскольку трудовое законодательство защищает работодателей в данной сфере, позволяя им делать удержания из зарплаты работника в счет тех дней отпуска, которые уже были оплачены, но еще не были отработаны. Удержания могут осуществляться с учетом установленных законом ограничений, а при отсутствии согласия работника на реализацию подобного удержания денежные средства могут взыскиваться в судебном порядке. Именно поэтому договариваться об оплате отпуска раньше срока следует только в том случае, когда действительно имеются определенные объективные обстоятельства, а сотрудник намеревается продолжить работу в этой компании.
Порядок предоставления отдыха сотрудникам регламентируется трудовым законодательством. В самом ТК РФ отпуск за следующий год авансом не регламентируется, но подобная практика достаточно распространена. Отдых в подобном порядке может быть предоставлен работнику по соглашению с руководством предприятия.
Кто имеет право на отпуск
Трудовой Кодекс РФ обязывает работодателя ежегодно предоставлять дни отдыха. В первый год подобное право появляется у лица, отработавшего не менее шести месяцев. Исключением являются:
- граждане, не достигшие совершеннолетия,
- беременные женщины,
- участники Великой Отечественной Войны,
- совместители,
- граждане, на воспитании которых находятся двое или более детей,
- иные лица.
В законодательстве нет четкой формулировки данного понятия. Общепринятым определением считается предоставление сотруднику дней отдыха до окончания рабочего года.
В большинстве случаев подобный временной промежуток предоставляется лицам после отработки полугода. В таком случае они имеют право взять две отпускных недели, но по соглашению с руководством предприятия этот срок может быть увеличен до месяца.
Важно! Авансом может быть предоставлен только ежегодный оплачиваемый отпуск. На все остальные дни отдыха гражданин должен уходить вовремя. Скачать для просмотра и печати:
Как можно взять отпуск авансом за следующий год
Если работодатель не возражает, сотрудник может взять такой вид отдыха, отработав несколько дней в новом году. Но оформлять его сразу за два или три рабочих периода или за год, который еще не наступил, нельзя. Это противоречит нормам трудового законодательства.
Если предоставить гражданину отдых за будущий период, он весь следующий год будет вынужден проработать без перерыва. Это нарушение законодательства и интересов самого сотрудника.
Внимание! Сотрудникам, которые работают в должностях, связанных с вредными или опасными условиями труда, можно заранее оформить основной и дополнительный отпускной период в полном размере.
Расчет оплаты отдыха
Отпускные будут рассчитываться, исходя из среднего заработка сотрудника.
Вначале определяется средняя заработная плата за месячный период по формуле:
ЗПср.мес. = (ЗП1 +ЗП2+…ЗПn)/ N
Среднемесячная заработная плата представляет собой отношение суммы полученных выплат за каждый месяц к количеству отработанных месяцев.
ЗПср.д. = ЗПср.мес. /29,3
Она представляет собой отношение средней заработной платы за месяц к среднему количеству дней в месяце.
ОТПнач. = ЗПср.д. × Д
Также необходимо удержать подоходный налог с начислений. Это делается по формуле:
НДФЛ = ОТПнач. × 13 %
И рассчитывается окончательная сумма отпускных:
ОТП = ОТПнач. — НДФЛ
Пример
Гражданин Петров И.П. планирует взять отдых авансом на две недели. Его среднемесячная заработная плата 25000 рублей. Положенные отпускные должны быть рассчитаны в следующем порядке:
Определение средней дневной оплаты:
25000/29,3 = 853 рубля 24 копейки
Размер начислений за день составит:
853,24×14 = 11945 рублей 36 копеек
11945,36 × 13% = 1552 рубля 90 копеек
Определяется окончательный размер:
11945 рублей 36 копеек — 1552 рубля 90 копеек = 10392 рубля 46 копеек
Нюансы предоставления
Условия для предоставления такого периода:
- важно определить какой промежуток включается в трудовой стаж;
- предоставление авансом дней возможно только по соглашению с руководством организации;
- продолжительность не должна быть меньше двух недель;
- невозможно заменить денежной компенсацией.
В остальных случаях отпускные дни предоставляется в соответствии с утвержденным графиком.
Сотрудник оформляет свое желание получить данный отпуск заявлением. Волеизъявление работодателя отражается резолюцией на этом документе. Образец заявления, как правило, имеется на предприятии и адаптируется под каждую конкретную ситуацию.
Выплаты в случае увольнения сотрудника
Если с сотрудником было заключено подобное соглашение, он должен отработать необходимое количество дней. В противном случае работодатель понесет убытки. Но, согласно законодательству, руководство организации не вправе требовать возмещения отгулянного периода, если контракт с лицом расторгается по следующим причинам:
- по соглашению сторон;
- по истечении срока действия контракта;
- при переводе в другую организацию;
- из-за сокращения штатов и численности работников на предприятии;
- отказ от продолжения деятельности из-за изменений условий труда;
- временная нетрудоспособность продолжительностью более четырех месяцев, за исключением декрета;
- из-за обучения;
- в связи с выходом на пенсию;
- по иным уважительным обстоятельствам.
Если контракт расторгается по иным причинам, к примеру, при увольнении по собственному желанию, работодатель имеет право затребовать компенсацию за отгулянные дни.
Важно! Статья 138 ТК РФ устанавливает ограничение для вычета такой компенсации. Ее размер не должен превышать одной пятой от заработной платы. Если денежные средства были выплачены в большем размере, их возврат возможен только по договоренности с сотрудником.
Вам нужна по этому вопросу? и наши юристы свяжутся с вами в ближайшее время.
Досрочный предродовой отпуск беременным женщинам
Предоставление подобной меры беременной женщине является достаточно распространенной практикой. При этом не имеет значения дата оформления на должность, досрочные отпускные дни положены сотруднице при наличии справки из женской консультации с последующим выходом в декрет. Данное правило регламентировано статьей 260 ТК РФ.
При этом сотрудница пишет заявление по следующему образцу:
Обратите внимание! Руководство предприятия не вправе отказать в подобной просьбе беременной сотруднице, поскольку это право гарантировано Трудовым Кодексом РФ. Также ей необходимо выплатить все положенные денежные средства.
Особенности оформления дополнительного отпуска военнослужащим
Военнослужащие, как и рядовые граждане, имеют право на отпускной период. При этом в вопросах регулирования трудовых отношений применяются специальные нормативные акты. Военнослужащий имеет право отгулять дополнительные дни при наличии у него уважительных причин и в иных установленных законодательством случаях.
При этом его волеизъявление оформляется в виде рапорта, а не заявления.
Командир рассматривает рапорт в установленном законом порядке. Если просьба одобрена, издается соответствующий приказ. Военнослужащему нужно оформить документы для проезда, а также отметится в журнале, указав место пребывания. Данные правила регламентированы Указами Президента РФ № 1237 и № 1495.
Обратите внимание! По прибытии военнослужащий отмечается в местном военкомате. После возвращения к месту прохождения службы он также должен отметиться и сдать билеты на транспорт, которые подтвердят факт поездки. Военнослужащему крайне важно соблюдать требования законодательства. За нарушения он может быть привлечен к ответственности. Скачать для просмотра и печати:
Оформление дополнительного отпуска пенсионеру
Дополнительные дни положены пенсионерам при наличии следующих обстоятельств:
- если они осуществляют трудовую деятельность во вредных или опасных условиях;
- при ненормированном графике;
- при осуществлении трудовой деятельности на Крайнем Севере;
- в иных условиях в рамках действующего законодательства.
На дополнительные дни могут рассчитывать все категории пенсионеров.
Порядок предоставления:
- пенсионер пишет заявление;
- непосредственный руководитель проставляет резолюцию, подтверждающую согласие;
- документ передается вышестоящему начальству;
- после подписания бумага передается в отдел кадров;
- пенсионеру выплачиваются все положенные денежные средства.
К заявлению законодательство не предъявляет особых требований. Оно составляется в свободной форме.
Дорогие читатели!
Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.
Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.
Начиная со второго рабочего года очередные отпуска предоставляются работникам независимо от того, сколько фактически отработано месяцев периода, за который предоставляется отпуск. В случае увольнения работника, получившего отпуск авансом, бухгалтер может столкнуться с проблемой удержания и учета для целей налогообложения сумм излишне выплаченных отпускных.
Трудовой кодекс допускает отпуск авансом
Конституция РФ гарантирует работникам, которые трудятся в организациях по трудовым договорам, предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). Для работодателя такая обязанность установлена в ст. 122 Трудового кодекса РФ.
В Трудовом кодексе есть одно ограничение. Оно относится к первому году работы физического лица в организации. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у работника только по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Но по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до окончания этого срока. Обратите внимание: в первый год работы пойти в отпуск досрочно имеют право:
— женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
Работники в возрасте до 18 лет;
Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.
Со второго года работы работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в любое время года (согласно графику отпусков) независимо от того, отработал сотрудник рабочий год полностью или нет. Напомним, что рабочий год для каждого сотрудника определяется индивидуально с даты его трудоустройства в организацию.
Кроме того, ТК РФ не предусматривает предоставление отпуска пропорционально отработанному времени. Поэтому ситуация, когда отпуск предоставляется авансом, не только допустима, но и весьма распространена.
Если говорить о совместителях, Трудовой кодекс прямо предусматривает возможность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска авансом. Дело в том, что работодатель должен отправить в отпуск совместителя в то же время, когда он берет отпуск по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ). При этом специалисты Федеральной службы по труду и занятости в своих разъяснениях указывают: даже если совместитель попросит предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск не одновременно с ежегодным отпуском по основному месту работы, то у организации нет достаточных оснований для удовлетворения такого заявления. Это связано с тем, что в данной ситуации работник не сможет полноценно отдохнуть, поскольку, находясь в отпуске по основному месту работы, он будет работать по совместительству, и наоборот (письмо Роструда от 08.05.2009 № 1248-6-1).
Если работнику предоставили отпуск авансом и после этого он увольняется, выходит, что он получил сумму отпускных в большем размере. Отпускные за неотработанные дни отпуска признаются задолженностью работника перед работодателем.
К сожалению, в Трудовом кодексе не сказано, как рассчитать дни отпуска, которые работник отгулял авансом. Поэтому можно воспользоваться методикой расчета, приведенной в п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169. Этот документ до сих пор действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
Итак, сначала нужно определить количество месяцев, отработанных сотрудником в рабочем году, в счет которого был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Обратите внимание: в расчет включаются только полностью отработанные месяцы. Если месяц отработан не полностью, нужно действовать так. Остаток до 14 календарных дней включительно из подсчета исключается, а остаток от 15 календарных дней и больше округляется до полного месяца.
Пример 1
Менеджер ООО «Сегмент» Д.Ю. Петров 31 марта 2010 г. увольняется по собственному желанию. В феврале 2010 г. работник находился 28 календарных дней в ежегодном оплачиваемом отпуске. Рабочий год для предоставления отпуска - с 13 ноября 2009 г. по 12 ноября 2010 г.
Получается, что в рабочем году сотрудник отработал 4 месяца и 18 дней. Для расчета суммы удержаний количество отработанных месяцев по правилам округления будет равно 5.
Далее следует определить количество дней отпуска за отработанные месяцы исходя из расчета 2,33 дня за один месяц (28 дн. : 12 мес.) (письма Роструда от 26.07.2006 № 1133-6 и от 23.06.2006 №944-6). Умножением полученного количества дней на средний дневной заработок определяется сумма отпускных, причитающаяся работнику за отработанные месяцы.
Излишне уплаченная сумма определяется как разность фактически выплаченных отпускных и суммы отпускных за отработанные месяцы.
При определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено.
Поэтому, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17)
Переплату можно удержать из заработной платы
Работодатель имеет право удержать задолженность работника из его заработной платы. Это позволяет сделать ст. 137 ТК РФ. В ней сказано, что удержание из заработной платы работника для погашения задолженности перед работодателем может производиться в том числе для возврата излишне полученных отпускных за неотработанные дни отпуска. Однако работодатель не всегда может воспользоваться данной нормой Кодекса. Удержание невозможно, если работник увольняется по одному из следующих оснований:
Отказ работника перейти на другую работу, когда такой перевод необходим ему в соответствии с медицинским заключением или у работодателя нет соответствующей работы (п. 8 ст. 77 ТК РФ);
Ликвидация организации или сокращение численности или штата (п. 1 и 2 ст. 81 ТК РФ);
Смена собственника организации (в отношении руководителя, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ст. 81 ТК РФ);
Призыв в армию (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
Восстановление работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
Неспособность к работе по медицинскому заключению (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
Смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
Чрезвычайные обстоятельства - война, катастрофа и т.п. (п. 7 ст. 83 ТК РФ).
Работодатель имеет право взыскать из заработной платы работника не более 20% суммы причитающихся ему выплат (ст. 138 ТК РФ). На этом этапе возникает вопрос: нужно ли для определения максимальной суммы удержания заработную плату уменьшать на НДФЛ, начисленный с причитающихся работнику выплат? На этот счет существуют две позиции.
Сторонники первой позиции считают, что заработная плата должна быть уменьшена на сумму НДФЛ. Такая точка зрения основана на положениях ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». В ней сказано, что размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Однако в ст. 138 ТК РФ речь идет именно о заработной плате, причитающейся работнику, и ничего не сказано о том, что размер удержания определяется за минусом НДФЛ. А применять нормы Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ в данной ситуации некорректно. Ведь этот закон предназначается для определения условий и порядка принудительного исполнения судебных актов. Так считают сторонники второй позиции.
Нужно ли корректировать налоги и страховые взносы?
В момент выплаты отпускных налоговый агент обязан был удержать НДФЛ из доходов работника. Если сумма отпускных признается излишне выданной, получается, что работодатель удержал из дохода работника и НДФЛ в большей сумме. Поэтому при удержании излишне выплаченных отпускных необходимо вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ. Для этого работник должен написать заявление о возврате (п. 1 ст. 231 НК РФ). Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 14.01.2009 № 03-04-05-01/5).
Тем не менее, если отпуск, предоставленный авансом, и увольнение работника приходятся на один налоговый период, бухгалтер может скорректировать НДФЛ в момент расчета с работником. Для этого необходимо исчислить налог после того, как из заработной платы будут удержаны излишне выплаченные отпускные.
С суммы отпускных компания должна была начислить не только НДФЛ, но и страховые взносы во внебюджетные фонды. Нужно ли их пересчитывать, если часть отпускных оказалась излишне выданной. На наш взгляд, в данном случае перерасчет делать не надо. Просто в периоде увольнения страховые взносы будут начисляться на сумму дохода работника с учетом удержанных сумм.
Кроме того, компании не придется подавать и уточненные расчеты во внебюджетные фонды. Дело в том, что такие расчеты нужно представить только в том случае, когда бухгалтер обнаружит в уже сданной отчетности ошибки, приводящие к занижению базы для начисления взносов (п. 1. ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но в нашем случае в периоде начисления взносов на сумму отпускных компания не допустила ошибки. Значит, и уточненные расчеты сдавать не надо.
Заметим, что аналогичным образом рассуждали специалисты Минфина России при рассмотрении вопроса о корректировке ЕСН и взносов в Пенсионный фонд при удержании из доходов работника излишне выданных отпускных (письмо Минфина России от 06.03.2007 № 03-04-06-02/38). Такой же позиции придерживались и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 29.05.2008 № 21-18/461).
Что касается налога на прибыль, сумму удержанных отпускных необходимо включить в состав внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467). При этом никакие уточненные декларации компания не должна представлять в налоговые органы. Ведь, как уже отмечалось, никакой ошибки допущено не было (ст. 54 НК РФ).
Внимание
При отражении в бухучете возврата излишне полученных сумм за отпуск на указанную сумму сторнируется дебет счетов учета затрат на производство и кредит счета учета расчетов с персоналом по оплате труда. Сумма средств, поступивших в кассу организации от увольняемого сотрудника, отражается по дебету счета учета кассы в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с персоналом по оплате труда (письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10)
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете удержание излишне выплаченных сумм отпускных отражается сторнировочными записями. Такой порядок Минфин России предложил в письме от 20.10.2004 № 07-05-13/10.
Пример 2
Продолжим пример 1. Допустим, сумма излишне выплаченных отпускных составила 4000 руб. Заработная плата за март 2010 г. - 25 000 руб. Излишне полученные отпускные удержаны из заработной платы. В организации принято решение, что максимальный размер удержаний из заработной платы работников определяется без учета НДФЛ. Максимальная сумма удержания составила 5000 руб. (25 000 руб. х 20%). Поэтому вся задолженность работника может быть удержана из его заработной платы.
В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
- 25 000 руб. - начислена заработная плата за март 2010 г.;
Дебет 70 Кредит 68
- 2730 руб. [(25 000 руб. - 4000 руб.) х 13%] - удержан НДФЛ;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 70
- 4000 руб. - сторно на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;
Дебет 70 Кредит 50
- 18 270 руб. (25 000 руб. – 4000 руб. – 2730 руб.) - выплачена заработная плата с учетом удержанных сумм;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-1
- 609 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х х 2,9%] - начислены взносы в ФСС России;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-2
- 4200 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х 20%] - начислены взносы в ПФР;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-3-1
- 231 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х х 1,1%] - начислены взносы в ФФОМС;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-3-2
- 420 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х х 2,0%] - начислены взносы в ТФОМС;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-4
- начислены взносы в ФСС России по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Взыскание через суд
Если работодатель не сможет полностью удержать задолженность из заработной платы сотрудника и при этом работник откажется добровольно ее погасить, организация может обратиться в суд. В данной ситуации неотработанные суммы отпускных будут расцениваться как необоснованное обогащение работника. А такие суммы подлежат возврату на основании ст. 1102 ГК РФ.
Заметим, что в ст. 1109 ГК РФ установлено, что заработная плата и приравненные к ней платежи, предоставленные физическому лицу в качестве средств к существованию, не подлежат возврату. Однако отпускные не являются заработной платой. Ею признается вознаграждение за труд (ст. 129 ТК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается и Роструд (письмо от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Пример 3
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что сумма излишне полученных отпускных составила 10 000 руб., а удержать из заработной платы удалось только 5000 руб. При этом работник отказался добровольно погашать остаток задолженность перед работодателем в размере 5000 руб. Руководство организации приняло решение взыскать сумму излишне полученных отпускных в судебном порядке.
В бухгалтерском учете сделана проводка:
Дебет 76 Кредит 70
- 5000 руб. - отражена задолженность по излишне выплаченным отпускным.
В налоговом учете излишне выплаченные суммы отпускных, которые не были возвращены работодателю, нельзя признать расходом. Дело в том, что этот расход не является обоснованным (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой позиции придерживаются налоговые органы (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
Однако из разъяснений Минфина России, содержащихся в письме от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799, можно сделать вывод, что корректировать расходы на сумму излишне выплаченных отпускных не нужно.
В тот момент, когда компания вернет излишне выплаченные отпускные, они будут включены в состав внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467).
Внимание
Минфин России в письме от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799 разъяснил, что образовавшаяся задолженность по заработной плате за неотработанные дни отпуска, по которой истек срок исковой давности, не может быть принята к учету в целях налогообложения прибыли
Сотрудник вправе через полгода работы у одного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Но в силу различных обстоятельств, дни отдыха могут понадобиться ему и раньше. Можно ли взять отпуск авансом за период, который еще не отработан? На этот вопрос ответим в нашей статье.
Предоставление отпуска авансом
Ежегодно каждый работник может рассчитывать на 28 дней оплачиваемого отпуска. В первый год работы, если работодатель не возражает, работник может уйти на отдых, отработав меньший, чем 6 месяцев, срок. Отпуск будет «авансовым» и в случае, когда через полгода работы отдых предоставляется более чем на 14 дней.
По истечении первого года работник будет уходить в отпуск согласно утвержденному в организации графику. Работодатель может пойти навстречу и предоставить ему отпуск авансом за следующий год, но нужно учитывать, что для получения такого отпуска работником ни одного дня еще не отработано.
Когда отказать в предоставлении отпуска авансом нельзя
Предоставление отпуска за еще не отработанный период – это право работодателя. В некоторых ситуациях вопроса, «можно ли давать отпуск авансом?», не возникает, поскольку определенным категориям лиц работодатель обязан его предоставить, несмотря на неотработанный шестимесячный период. Согласно ТК РФ, к таким лицам относятся:
- сотрудники моложе 18 лет,
- работники, усыновившие ребенка до 3-х месяцев,
- сотрудницы, написавшие заявление на отпуск авансом перед декретным отпуском , или сразу после него,
- работники, желающие взять отпуск в период отпуска по беременности и родам супруги (ст. 123 ТК РФ),
- один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ),
- работники-совместители, отпуск которых совпадает с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).
Отпуск предоставлен авансом: возможные последствия
Основной риск работодателя, предоставившего такой отпуск – ситуация, когда работник отгулял отпуск авансом и уволился, не отработав полностью требуемый период. В итоге деньги, выплаченные в виде отпускных, для предприятия оказываются потерянными. Как поступить в таком случае?
Работодатель может произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении работника . Долг за неотработанные оплаченные дни отпуска удерживается из заработка увольняющегося (п. 2 раздела 1 Правил об отпусках, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, которые действуют до сих пор в части, не противоречащей ТК РФ). Для этого необходимо до выплаты увольняющемуся работнику расчета издать приказ об удержании соответствующей суммы.
Но такая мера применима не всегда.
Во-первых, ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты – он не может превышать 20% от ее суммы (ст. 138 ТК РФ). Если сумма «авансовых» отпускных больше, удержать ее полностью не получится. Работник может вернуть эти деньги добровольно, но только, если он сам согласен на это. При обращении работодателя в суд, как правило, решение принимается в пользу работника.
Во-вторых, производить удержания за отпуск авансом нельзя при увольнении по таким основаниям, как:
- ликвидация предприятия (п. 1 ст. 81 ТК),
- сокращение численности/штата (п. 2 ст. 81 ТК),
- смена собственника имущества предприятия (п. 4 ст. 81 ТК),
- отказ работника от перевода на иную работу , необходимую ему по медпоказаниям, или при отсутствии такой работы у работодателя (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК),
- призыв сотрудника на военную, или альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК),
- восстановление сотрудника, ранее работавшего на этом месте, решением суда, или гострудинспекции (п. 2 ст. 83 ТК),
- признание неспособности работника трудиться на основании медзаключения (п. 5 ст. 83 ТК),
- чрезвычайная ситуация, при которой работа невозможна (война, стихийное бедствие, эпидемия и т.п.) (п. 7 ст. 83 ТК).
- смерть работника, или признание его безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК).
Как рассчитать отпуск авансом
«Авансовые» отпускные рассчитываются также, как при оплате обычного очередного отпуска – из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени (ст. 139 ТК РФ):
- определяется среднедневной заработок - сумму зарплат за отработанные месяцы делится на число месяцев работы, а затем разделить на 29,3;
- рассчитывается размер отпускных – среднедневной заработок умножается на дни отпуска;
- из полученной суммы отпускных удерживается НДФЛ.
Пример 1
Сотрудник, устроившийся на работу 01.04.2017 г. взял отпуск с 01.09.2017 г. на 14 календарных дней. Сумма зарплаты за отработанные 5 месяцев – 150 000 руб.
Среднедневной заработок = 150 000 руб. : 5 мес. : 29,3 = 1023,89 руб.
Отпускные = 1023,89 руб. х 14 дн. = 14 334,46 руб.
Сумма на руки = 14 334,46 руб. – 13% = 12 471,46 руб.
Пример 2
Сотруднику по семейным обстоятельствам 01.09.2017 г. был предоставлен оплачиваемый отпуск на 28 дней, относящийся к периоду с 01.11.2017 по 01.10.2018. Сумма полученных отпускных 25 000 руб. 31.10.2017 сотрудник увольняется по собственному желанию, при этом на руки ему полагается расчет – 28 000 руб. Какой будет сумма удержания с работника за отпуск авансом при увольнении?
Поскольку не отработаны все 28 дней отпуска, удержать нужно всю сумму отпускных. Но при увольнении по собственному желанию работодатель может удержать не более 20% от суммы расчета, поэтому сумма к удержанию составит: 28 000 руб. х 20% = 5600 руб.
Закон допускает возможность взять отпуск авансом – до того, как сотрудник накопит достаточное количество дней. Однако с после отправки сотрудника в отпуск авансом возникает много вопросов. Разберемся с самыми частыми в статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- при каких условиях предоставляется отпуск авансом;
- как рассчитать размер удержания после отпуска авансом;
- как рассчитать неиспользованные дни отдыха при отпуске авансом.
Любой сотрудник имеет право взять отпуск авансом – то есть даже тогда, когда он еще не «заработал» достаточное количество дней отдыха. Однако в таком случае при увольнении может возникнуть долг за неотработанный отпуск, а работодатель может удержать при увольнении лишь 20% зарплаты. Рассмотрим, как правильно предоставить отпуск авансом, как посчитать неотработанные дни, а также что делать, если невозможно удержать неотработанные отпускные выплаты.
Когда допускается предоставление отпуска авансом
Сотрудник любой российской компании вправе уйти в отпуск после полугода работы в организации, но если работодатель не возражает, сделать это можно и раньше.
Марина КОРОТИНА,
главный специалист отдела по правовому обеспечению и кадрам АНО «Транспортная дирекция чемпионата мира по футболу 2018 года в Российской Федерации» (Москва)
Не указывайте в трудовом договоре, что основной отпуск предоставляют сотруднику пропорционально отработанному времени
Если закрепить в трудовом договоре положение, что оплачиваемые отпуска предоставляют пропорционально отработанному времени, это ущемит права сотрудника. Право на отпуск за первый год возникает у работника через шесть месяцев непрерывной работы в компании. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть использован и раньше, причем полностью (ст. 122 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по заявлению, в том числе авансом. Единственное исключение – дополнительный отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда, который предоставляют только за стаж работы в таких условиях (ч. третья ст. 121 ТК РФ).
Согласно трудовому законодательству, за второй и последующий годы работы отпуск предоставляется строго по графику. Эксперты не рекомендуют указывать в трудовом договоре условие о предоставлении отпуска пропорционально отработанному времени – это ущемит права работника. Единственным исключением из правила, по которому право на отпуск возникает спустя полгода непрерывной работы, является предоставление дополнительного отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда.
- несовершеннолетние граждане;
- женщины и одинокие мужчины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет;
- один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.
По общим правилам в случае увольнения сотрудника работодатель имеет право удержать выплаты за неотработанный отпуск из зарплаты. Но существует ряд оснований прекращения трудового договора, при которых запрещается удерживать неотработанные отпускные:
Расчет неотработанных дней отпуска, предоставленного авансом
Для расчета количества месяцев работы из подсчета нужно исключить излишки, составляющие менее половины месяца, например 13 дней. Дни, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.
Число заработанных дней отпуска может быть дробным – в данном случае округлять разрешается только в пользу работника. После проведенных вычислений необходимо определить количество неотработанных сотрудником дней отпуска.
Пример: Петров увольняется из компании 30.04.2016. За рабочий год (25.10.2015 – 24.10.2016) сотрудник использовал 28 календарных дней ежегодного отпуска в марте 2016 года. Отработал Петров в компании 6 месяцев и 6 дней. По правилам подсчета 6 дней отбрасываются, и в итоге получается 6 месяцев трудового стажа, дающего право на очередной отпуск в текущем году. Петров заработал право на 13,98 календарного дня отпуска (28/12 × 6), что округляется до 14 дней. Получается, что Петров использовал, но не отработал 14 календарных дней ежегодного отпуска (28 – 14).
Расчет размера удержания после предоставления отпуска авансом
Сумма неотработанных отпускных рассчитывается по формуле:
При расчете суммы удержаний работодатель должен помнить, что она не должна превышать 20% при каждой выплате заработной платы, оставшейся после удержания НДФЛ. Для удержания необходимой суммы работодатель должен издать приказ в произвольной форме с указанием данных работника, количества отработанного им рабочего времени и числа календарных дней отпуска, предоставленного авансом. С документом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.
Важно, что, удерживая суммы за неотработанные дни отпуска при предоставлении его авансом, работодатель не должен получать согласие работника. В случае если размер задолженности существенно превышает сумму, которую работодатель может удержать, можно предложить сотруднику погасить остаток суммы в добровольном порядке. В этом случае это будет считаться не удержанием, а самостоятельным распоряжением своими доходами.
В момент выплаты отпускных при предоставлении отпуска авансом работодатель удерживает НДФЛ со всей суммы. Если же из зарплаты работника вычитают неотработанные отпускные, получается, что из дохода удерживается НДФЛ в большем размере. Поскольку «незаработанные» отпускные после предоставления отпуска авансом сотрудник получил по закону, он имеет право на возврат излишне уплаченного НДФЛ – на эту сумму уменьшают налог, рассчитанный с последней выплаты работнику. Ранее мы писали: » (№ 2, 2016).
Возврат неотработанных отпускных через суд
Если размер долга перед организацией составляет более 20% зарплаты сотрудника, и при этом сотрудник отказывается добровольно погасить необходимую сумму, вернуть ее через суд у работодателя не получится. Взыскать необходимые средства можно только в случаях, предусмотренных законом. Также неотработанные отпускные в случае предоставления отпуска авансом нельзя считать неосновательным обогащением, если присутствовала недобросовестность со стороны работника или счетная ошибка.
Вложенные файлы
- Памятка сотруднику на случай отпуска (бланк).doc
- Положение об отпусках (бланк).doc
- Приказ о предоставлении отпуска (бланк).doc
Доступно только подписчикам
- Памятка сотруднику на случай отпуска (образец).doc
- Положение об отпусках (образец).doc
- Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc