Сокращение численности или штата работников компании – одно из оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Перед тем, как приступать к самой процедуре, следует уточнить, будет это сокращение численности или все-таки штата (). В трудовом законодательстве официального разъяснения этих понятий нет. По нашему мнению, основная разница заключается в следующем. При сокращении численности уменьшается количество штатных единиц по конкретной должности, хотя сама должность не упраздняется. А вот при сокращении штата из штатного расписания полностью исключается определенная должность.
Алгоритм увольнения работника как при сокращении численности, так и при сокращении штата работников, общий – разберем его пошагово.
Шаг 1. Издать приказ о сокращении численности или штата
Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.
Шаг 2. Учесть преимущественное право на оставление на работе
Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников предоставляется тем сотрудникам, чьи показатели производительности труда и квалификации выше, чем у остальных ().
При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:
- семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев;
- лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
- работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
- инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
- работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
Кроме того, не могут быть уволены по сокращению штата беременные сотрудницы, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет/ребенка-инвалида до 18 лет ().
Шаг 3. Уведомить работника о сокращении
О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работника нужно предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (). Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней ( , ). Также трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника ().
Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.
Шаг 4. Предложить работнику вакантные должности
Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (). Перечислить их можно как в уведомлении о сокращении, так и в отдельном документе.
Уведомлять сотрудника о вакансиях нужно неоднократно – отдел кадров обязан предлагать каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы.
При этом вакансия не обязательно должна предусматривать работу, соответствующую квалификации работника, – допускается предлагать и вакантную нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу (). Более того, работодатель вправе предложить увольняемому сотруднику временно занять должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком ().
Если он соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность ( , ). Увольнение в этом случае не производится.
Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости
В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости ( , п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 " "). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.
В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.
В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.
К каждому уведомлению следует приложить:
- копию приказа о сокращении численности (штата) работников организации;
- проект приказа об увольнении работников организации;
- проект штатного расписания организации.
Шаг 6. Издать приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а)
Если работник не согласился ни на одну из предложенных вакансий, в последний день его работы отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора ( или ). Формулировка причины увольнения может быть следующая: "Сокращение численности (штата) работников организации, ".
С этим приказом работника нужно ознакомить под роспись в день увольнения ().
Шаг 7. Оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению
К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Соответствующая утверждена .
Шаг 8. Оформить документ, содержащий сведения, которые были направлены в ПФР за период работы сотрудника
В последний день работы бухгалтерия также выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ " ").
Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР () и др.
Шаг 9. Внести запись в личную карточку (форма № Т-2)
Перед увольнением работника соответствующая запись вносится отделом кадров в его личную карточку ().
В "Основании прекращения трудового договора (увольнения)" нужно прописать причину увольнения: "Сокращение численности (штата) работников организации, ".
В строке "Дата увольнения" – указать последний день работы.
Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер.
После этого работник и сотрудник отдела кадров заверяют информацию об увольнении своими подписями.
Шаг 10. Оформить записку-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)
В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (). На лицевой стороне сотрудник отдела кадров указывает общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения трудового договора. А на оборотной стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной работнику выплаты.
Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.
Шаг 11. Произвести с работником расчет
В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты ( , ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (). Кроме того, за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. А если сотрудник увольняется из организации, расположенной в одном из районов Крайнего Севера, – не свыше трех месяцев ().
Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока ().
В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.
Шаг 12. Сделать запись в трудовую книжку и выдать ее
Трудовая книжка также выдается сотруднику в последний день его работы ().
Шаг 13. Подготовить и выдать работнику по его просьбе заверенные копии других документов, связанных с работой
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой ().Например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – справку о доходах физического лица по и справку о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения и др. ().
Екатерина Добрикова
,
редактор-эксперт портала
Документы
Под сокращением численности работников понимается уменьшение количества работников, занимающих одинаковые должности. А сокращение штата - это изменение штатного расписания, при котором из него исключаются определенные должности (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Очевидно, что указанные «виды» сокращений зачастую сопутствуют друг другу.
Отметим, что руководство организации самостоятельно принимает решение о сокращении и не обязано как-либо обосновывать его перед работниками (п. 10 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Оформляется оно в виде приказа о сокращении численности.
Кадровые документы, оформляемые в ходе процедуры сокращения
Если руководитель уже издал приказ о сокращении численности и/или штата, то далее необходимо подготовить уведомление о сокращении работников и представить его в орган занятости по месту нахождения работодателя, а также в профсоюзную организацию, если таковая есть в компании (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 ). После того, как будет готов список работников, попавших под сокращение, каждого из них нужно будет персонально уведомить об этом в письменном виде не позднее чем за 2 месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). Кроме того, работодатель должен предложить таким работникам (можно прямо в уведомлении) перейти на другие должности, если в организации есть вакансии.
Если работник откажется занять вакантное место, то с ним придется расстаться: нужно будет издать приказ об увольнении его по сокращению численности или штата (), внести соответствующую запись в его трудовую книжку и полностью с ним рассчитаться.
Как оформить приказ о сокращении численности работников
Приказ о сокращении штатной численности работников составляется в произвольной форме. В нем должно быть прописано, какое количество единиц и по какой должности сокращается, с какой даты вводятся изменения, а также кто войдет в состав комиссии для проведения мероприятий по сокращению (указываются фамилии сотрудников и занимаемые ими должности).
Сокращение численности или штата - это основания для увольнения по инициативе работодателя.
Выполнение такой процедуры требует определенный алгоритм действий, потому что работник может оспорить неправомерность своего увольнения в суде. Самая популярная причина сокращения - это кризис. Когда нет денег для содержания огромной численности персонала.
Не стоит путать понятия приказ о сокращении численности и штата. Рассмотрим понятия поподробнее.
В чем разница между приказами
Необходимо знать, сокращение штата - это ликвидация должности. Сокращение численности - это уменьшение численности штатных единиц. В этом и есть разница между ними.
Приказ о сокращении численности подразумевает исключение из штатного расписания какое-то определенное количество работников различных должностей, а в приказе о сокращении штата исключается определенная должность.
Часто из-за этого могут возникать какие-то разногласия. Работодатель может уволить работника и упразднить его должность, а потом открыть другую должность с такими же функциями. Такие ситуации решаются в суде, и чаще всего это происходит не в пользу работодателя.
Вообще причин для сокращения очень много. Бывает, что таким образом работодатель стимулирует сотрудников, чтобы они работали более продуктивно. В такой ситуации происходит совмещение различных должностей, таким образом, увеличивается объем работы и заработная плата.
Другая причина - это может быть простая автоматизация производства. Различные внедренные новые разработки - это дорогой процесс. Это часто заставляет отказаться от некоторых сотрудников в качестве экономии. Самая популярная причина - это кризис.
Приказ о сокращении численности
Такой приказ составляется, полагаясь на некоторые правила:
- Оформляется шапка документа (название организации, номер приказа, дата оформления).
- Потом указывается: кто принял такое решение, какая причина.
- Часть «Приказываю» делится на 2 пункта. Первый пункт - это перечисление должностей, кто попал под сокращение, какое количество работников будут уволены и когда приказ вступит в силу. 2-й пункт - это предписание начальнику отдела кадров, чтобы сообщить работникам о сокращении. Сокращенные работники являются кандидатами на свободные должности в первую очередь.
- В конце ставится должность, подпись с инициалами человека, кто составлял приказ.
Приказ о сокращении штата
Руководству следует помнить о таких особенностях:
- Такой приказ оформляется за 2 месяца до самой даты сокращения, для своевременного оповещения работников.
- Нужно обязательно оповестить профсоюзную организацию о своем намерении.
- Уволить человека можно после того, как изменят штатное расписание и когда будет исключена эта должность.
Ниже расположен типовой бланк и образец приказа о сокращении численности и штата, вариант которого можно скачать бесплатно.
Приказ об увольнении по сокращению штата - образец будет представлен ниже - составляется в последний рабочий день увольняемого сотрудника. О том, что предшествует изданию данного приказа, а также о том, как заполнить данный документ, вы узнаете далее.
В каких ситуациях издается приказ?
Приказ об увольнении по сокращению является завершающим этапом в такой процедуре, как сокращение штата на предприятии. Однако попавшему под сокращение сотруднику должна быть предложена другая вакантная должность в соответствии со ст. 81 ТК РФ.
В случае если в отведенный срок (не менее 2 месяцев) сокращаемый сотрудник не соглашается занять другую должность, тогда работодатель получает право расторгнуть трудовой договор. Правда, до этого он должен заблаговременно уведомить профсоюз предприятия (если он имеется) и центр занятости.
В случае получения письменного согласия сокращаемого сотрудника работодатель может расторгнуть с ним договор и раньше 2-месячного срока, установленного в абз. 2 ст. 180 ТК РФ. В этом случае работодателю придется выплатить сотруднику компенсацию (абз. 3 ст. 180 ТК РФ).
Другие гарантии, на которые имеют право сокращаемые работники, упомянуты в п. 3 ст. 13 закона от 19.04.1991 № 1032-1.
Подробнее о кадровых документах на предприятии вы сможете узнать из нашей статьи .
Какие документы нужны для оформления сокращения штата?
Окончательному увольнению сотрудника в связи с сокращением штата предшествуют следующие этапы:
- Издание приказа о проведении на предприятии ряда мероприятий, связанных с сокращением штата. Не стоит путать этот документ с приказом об увольнении в связи с сокращением, который издается персонально для каждого сокращаемого сотрудника. В приказе о проведении мероприятий по грядущему сокращению указывается дата предстоящего сокращения и фиксируются планируемые изменения в штатном расписании. Срок уведомления о сокращении не должен быть меньше 2 месяцев, а при массовом сокращении — 3 месяцев.
С порядком заполнения штатного расписания вы сможете ознакомиться при изучении нашей статьи .
- Составление для работников, подпадающих под сокращение, уведомлений и вручение их под расписку. В таком уведомлении должна содержаться информация о грядущем сокращении, а также предложение о переходе на другую должность (ст. 180 ТК РФ). Подпавший под сокращение сотрудник должен определиться с тем, принимать или нет это предложение. В случае отказа работодатель может и далее предлагать занять подпавшему под сокращение сотруднику появляющиеся вакансии вплоть до дня увольнения. Если сотрудник так и не дал своего согласия на перевод, он будет уволен.
Как составить приказ о сокращении?
В день увольнения попавшего под сокращение штата сотрудника оформляется приказ об увольнении. В нём указывается основание для увольнения со ссылкой на п. 2 ст. 81 ТК РФ. В строке, в которой необходимо указать документ-основание, делается ссылка на приказ о проведении ряда мероприятий, связанных с сокращением штата, с отображением его даты/номера.
Приказ об увольнении составляется кадровым сотрудником, а подписывается руководителем предприятия. Ссылка на приказ об увольнении по сокращению вносится в трудовую книжку в одной строке с записью о расторжении трудового договора (контракта) по причине сокращения штата.
Где найти бланк приказа по сокращению штата?
Форма первоначального приказа по проведению ряда мероприятий, связанных с сокращением штата, не утверждена, поэтому данный документ может быть составлен в произвольном формате. В нём указываются сокращаемые должности, основание для увольнения. Приказ визируется ответственным за ведение кадрового учета лицом. Этому назначенному сотруднику будет поручено соблюдение условий, перечисленных в ст. 180 ТК РФ. В некоторых случаях может создаваться комиссия для выполнения мероприятий по сокращению штата — об этом также указывается в приказе.
Работодатели предпочитают при составлении приказа об увольнении по причине сокращения штата использовать унифицированный бланк Т-8. Хотя эта форма уже не является обязательной к применению, всё же она самая удобная из всех, которые можно было бы придумать. Именно такая форма используется во многих кадровых программных продуктах.
Скачать бланк приказа, составленного по образцу актуальной формы Т-8, можно на нашем сайте.
Где скачать образец приказа?
В связи с тем, что увольнение по причине сокращения штата является наиболее проблемным (уволенные сотрудники нередко оспаривают увольнение, указывая на несоблюдение при этом должного порядка), важно досконально соблюсти установленную законом процедуру и правильно составить приказ об увольнении.
Приказ о сокращении штата издаётся, когда на предприятии возникает необходимость изменения численности коллектива. Причин для уменьшения числа сотрудников на предприятии существует множество.
Руководитель может принять такое решение для оптимизации производства, стимуляции оставшихся сотрудников. При этом может произойти совмещение должностей, увеличение заработной платы.
Ещё одна причина – автоматизация, внедрение новых научных разработок, что вызывает необходимость сократить персонал. Сокращение часто производится во время кризисных периодов, когда организация переживает финансовые затруднения.
Приказ о предстоящем сокращении – это первый документ, который следует издать работодателю после того, как будет вынесено решение об уменьшении штата. На его основе производятся все последующие процедуры, связанные с изменением количества сотрудников.
Основное требование к данному документу – он должен быть издан не позднее 2-х месяцев до планируемого сокращения, а при массовом увольнении – за 3 месяца.
Заполняется в свободной форме, а не по шаблону. Единого утверждённого бланка не существует. Главное требование – он должен быть оформлен в письменном виде.
Внимание! Приказы на сокращение штата служат начальным этапом процедуры уменьшения численности персонала и основанием сокращений сотрудников. Их реквизиты должны быть внесены в уведомления, отправляемые службе занятости, профсоюзной организации, в приказы об увольнении каждого из сотрудников.
Указывается дата, которая служит отправной точкой для определения сроков процедуры увольнения и является основанием введения изменённого штатного расписания.
Виды приказов о сокращении
Перед оформлением распоряжения следует определить, какая именно процедура производится, и какой приказ необходимо создать.
При уменьшении численности работников предприятия могут быть изданы 2 вида приказов:
- О сокращении численности работников. Производится уменьшение количества работающих на той или иной должности. Например, численность уборщиков помещений может быть уменьшена с 5 до 3 человек.
- О сокращении штата. Предусматривает исключение той или иной должности. Например, руководитель организации может ликвидировать штатную единицу экономиста. При этом происходит изменение штатного расписания. Все экономисты будут уволены.
Во многих случаях происходит одновременное уменьшение штатов и численности работников. Эта ситуация требует издания приказа о сокращении численности и штата.
Такой вариант встречается чаще, чем два предыдущих. Следует указать должности, исключаемые из штатного расписания, количество сокращаемых единиц по каждой из оставшихся должностей.
Сокращение без увольнения
Сокращение обычно сопровождается увольнением работников. Но иногда на предприятии необходимо произвести изменения штатного расписания, не увольняя персонал. Тогда руководство инициирует документ о снижении штатных единиц. Нет необходимости уведомлять сотрудника за 2 месяца, так как не предполагается его увольнение.
Отдел кадров выпускает проект приказа на сокращение штатной единицы, разрабатывается пробный образец нового штатного расписания. Должен быть обозначен срок вступления в силу нового штатного расписания. Данный документ не предъявляется сотрудникам, их подписей в нём не должно быть.
Как заполняется
Приказ подготавливается работником отдела кадров на основе решения собственников предприятия об оптимизации расходов, уменьшении численности персонала.
При заполнении следует помнить, что нет единого бланка, но необходимо внести следующие данные:
- Полное наименование предприятия.
- Ниже посередине – слово «Приказ».
- Далее – наименование населённого пункта, дата, номер приказа.
- Вступительная часть, в которой указывается основное назначение документа (2-3 строки в произвольной форме).
- Мотивы, причины предстоящего снижения численности персонала.
- С новой строки – слово «Приказываю», которое рекомендуется выделить каким-нибудь образом: написать по центру, выделить цветом или написать заглавными буквами с пробелами.
- Перечень должностей, которых коснётся сокращение, или количество работников к увольнению с обязательным указанием количества в цифрах.
- Реквизиты акта о проведении изменений штатного расписания. Если такого акта ещё нет, вносится распоряжение об этом.
- Список лиц, которые включены в комиссию по контролю над проведением полной процедуры, ответственны за уведомление сокращаемых работников, подбор вакансий.
- Подпись руководителя.
Внизу проставляются подписи (с расшифровками) лиц, которых ознакомили с данным документом.
Руководитель должен проследить, чтобы была указана уважительная причина планируемого сокращения штата работников. Иначе любая комиссия может посчитать документ нарушением прав и потребовать восстановление должности.
Важно! Указание уважительной причины является гарантией того, что комиссия из службы по защите прав трудящихся не посчитает действия руководителя неправомерными. Ему придётся выплатить крупный штраф, если увольнение было незаконным или не была оказана помощь по трудоустройству увольняемых лиц.
Поэтому очень важно грамотное написание приказов о сокращении штата работников. Кроме этого необходимо ознакомить людей с этим документом под роспись, иначе невозможно доказать, что уведомление вручено за 2 месяца до предполагаемого увольнения.
Образец приказа о сокращении можно найти в Интернете, хотя нет единой формы, по которой заполняется этот документ. Единственное общее требование – он издаётся в письменной форме с включением всех необходимых сведений. Пример заполненного приказа приводится ниже.
Внимание! Необходимо вписать в документ вступление, распоряжение директора, фамилии сотрудников, на которых возложен контроль. Проследить, чтобы были проставлены подписи руководителя и тех лиц, которых планируется сократить.
Нюансы
Каждый работодатель должен заботиться о том, чтобы неудобства, причиняемые рабочим, были минимальными. Поэтому причина увольнения должна быть уважительной, а сотруднику предлагаются все имеющиеся вакансии.
Работник уведомляется за 2 месяца до планируемой даты увольнения, все положенные по закону пособия и выплаты он вправе получить одновременно с получением документов в последний рабочий день.
Некоторые недобросовестные руководители иногда ликвидируют штатную единицу, а после увольнения снова открывают её. Это делается с целью избавиться от отдельного неугодного человека. Это действие противозаконно. Его легко оспорить в суде, восстановиться на прежней должности.
До того, как распоряжение руководителя получит законную силу, ситуация на предприятии может измениться. Если этого требуют новые обстоятельства, ранее изданный документ может быть отозван.
Для этого руководитель издаёт новое распоряжение по предприятию, которое отменяет ранее изданный документ. Необходимо указать все реквизиты первого приказа, указать причины и основания для его отмены. При этом работники обязательно должны быть ознакомлены с новым распоряжением.
Важно! Ознакомление, так же, как уведомление, – это законное право любого работника; работодатель не вправе отказать труженику получить доступ к документам.
Если сотрудник не ознакомлен с распоряжением, то возможно подать в суд на администрацию предприятия. Это следует сделать в месячный срок.
Если процедура производится по причине смены собственника предприятия, снижение численности работников и штата должно проводиться только после официальной перерегистрации собственности. Важно вовремя уведомить персонал об изменении обстоятельств.
Вывод
При проведении процедуры уменьшения штата и численности на предприятии необходимо тщательное соблюдение всех процессуальных норм, правильное оформление всех документов.
Нарушение установленного законодательно порядка приведет к тому, что сокращенный работник сумеет восстановиться на своей прежней должности, получить компенсацию за вынужденные дни прогула.
При этом даже ошибки в заполнении или оформлении отдельных документов могут рассматриваться судом в пользу работника. Поэтому рекомендуется строго придерживаться норм заполнения официального бланка, а образец приказа о сокращении штата можно найти в интернете.