Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: примерная пошаговая процедура
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА
В СРОКИ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА
Уведомление
регистрируется
в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.
Один экземпляр уведомления работодатель вручает работнику. На втором экземпляре уведомления (экземпляре работодателя) работник пишет, что с уведомлением ознакомлен, один экземпляр его получил, ставит дату получения, расписывается .
На практике вместо уведомления практикуют также заблаговременное издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска и ознакомление с ним работника под подпись.
2. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику.
3. Регистрация приказа (распоряжения) в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) под подпись .5. Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.
6. Выплата работнику отпускных.
Согласно ч. 9 ст. 136 оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
7. Время нахождения работника в отпуске отмечается в табеле учета рабочего времени.
8. Занесение сведений о предоставлении отпуска в личную карточку работника.
N Т-2 "Личная карточка работника". Бланк >>
9. Занесение в график отпусков сведений о фактически использованных работником днях отпуска.
При отказе работника получить уведомление, ознакомиться с ним, поставить свою подпись рекомендуется составить соответствующий акт, который заверяется подписями составителя и работников, присутствовавших при отказе, и направить уведомление по домашнему адресу работника письмом с уведомлением и описью вложения. Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.
Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под подпись, то целесообразно составить акт об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением), а на самом приказе (распоряжении) можно сделать соответствующую надпись об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением). Составление акта и надпись на приказе (распоряжении) в данном случае законом не предусмотрены, но могут быть обязательны, если работодателем установлен такой порядок действий (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.
- Уведомить меня о выходе книги "Отпуска от «А» до «Я»: закон, практика, образцы документов" >>
- Книга
Правильное и своевременное оформление отпуска работнику – одна из обязанностей специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Если все сделано вовремя и без ошибок, человек пойдет отдыхать в запланированное время, получит для этого деньги, а его работу распределят на других сотрудников. При оформлении документов нужно помнить, что работник должен быть оповещен об уходе в отпуск не позднее, чем за две недели. И за три дня до отдыха он должен быть обеспечен отпускными деньгами. Это нужно учитывать при оформлении документов. Поэтому на многих предприятиях принято составлять графики документооборота, где устанавливать порядок подготовки документов и назначать ответственных за оформление отпусков. Опытные кадровики знают, как правильно оформить отпуск, и какие документы нужны в некоторых особенных случаях.
График отпусков
Документы, обязательные для отпуска, начинают оформлять задолго до его начала, и первым из них является график отпусков. Для его составления применяют бланк формы Т-7. Цель создания графика – равномерное распределение отпусков в течение всего года, чтобы у каждого человека была возможность отдохнуть, и не накапливались неиспользованные дни. При этом работа оставшихся сотрудников должна быть запланирована таким образом, чтобы производственный процесс не останавливался из-за одного отсутствующего специалиста. Кадровые службы обязаны оформить график за две недели до начала года и ознакомить с ним всех работников под роспись. В дате начала отпуска может быть указано точное число. Но допускается и проставление только месяца. От этого зависит оформление последующих документов.
Заявление на отпуск
Важно! Если в графике отпусков его начало записано с указанием числа, дополнительно заявление сотрудник может не писать. Считается, что дата его ухода была согласована еще в прошлом году, и повторное подтверждение уже не нужно.
Но до того как оформить отпуск, администрация должна напомнить о нем человеку. Это делается не позже, чем за две недели до окончания работы. Если в графике проставляли только месяц, сотруднику придется написать на имя руководителя заявление, с просьбой предоставить ему отпуск. В нем уже следует указывать точную дату начала. Часто на предприятиях, чтобы не оформлять никакие уведомления, просто собирают заявления со всех будущих отпускников. Это не будет нарушением, так как в итоге согласие и отпускника, и начальника получено, права работника не ущемлены, закон не нарушен. Но если кто-то из сотрудников откажется писать заявление, ссылаясь на то, что дата его отпуска уже проставлена в утвержденном графике, администрация должна будет с ним согласиться.
Читайте также Процедура расчета декретного отпуска
Человеку, желающему получить отпуск в первый год работы, заявление нужно писать обязательно. Естественно, никто не планировал заранее его отсутствие, не резервировались деньги на отпускные, и не рассматривалось его замещение. При приеме на место уволившегося сотрудника можно попроситься отгулять отпуск по его графику. Часто руководство идет навстречу, так как в этом случае и деньги на оплату отпускных, и кадровые перестановки уже намечены на конкретный месяц.
Издание приказа
Записка-расчет
Кроме приказа бухгалтеру на отпускника нужна записка-расчет. На её лицевой стороне записывают данные, указанные в приказе, касающиеся вида отпуска, продолжительности, периода, за который он назначен. Во второй части бухгалтер определяет сумму отпускных. Для этого собирают начисленную зарплату за расчетный период, которым считают календарный год до месяца наступления отпуска. Зарплату делят на отработанные дни за год. Получается среднедневной заработок. Чтобы вычислить сумму отпускных, причитающуюся работнику, нужно умножить этот среднедневной заработок на количество дней отпуска, указанных в первой части записки-расчета.
Отпускные – это такой же доход, как и зарплата за отработанные дни. Правила их выдачи требуют обязательного удержания НДФЛ. Причем бухгалтер должен перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором заплатили отпускные. Например, если работник уходит в отпуск с 27 июня, то при выдаче отпускных с них сразу удержат налог. Это, несмотря на то, что основная сумма июньской заработной платы будет выдана в начале следующего месяца. При этом не будет важным, выдали наличные деньги из кассы или перечислили на счет в банке. Способ выдачи отпускных ничего не меняет. Если сотрудник платит алименты, или есть другие удержания по исполнительным листам, их сумма рассчитывается и удерживается при выдаче отпускных. Это нужно учитывать, планируя расходы на отдых.
Читайте также Печати на корректно оформленном больничном листе
Табель учета рабочего времени
Особенности оформления некоторых видов отпуска
Если ежегодные оплачиваемые отпуска встречаются часто, то для оформления отпуска по другим причинам специалисту отдела кадров иногда бывает нужно почитать справочную информацию, чтобы уточнить, какие документы нужны дополнительно. Такие ситуации нужно рассматривать индивидуально. В одних случаях достаточно правильно написать текст заявления, в других необходимо приложить подтверждающие справки.
Отпуск по беременности и родам
Этот период отсутствия оформляется на основании больничного листа, выдаваемого медучреждением. Несмотря на то, что отпуск разделяется на время до рождения ребенка и после, документ сразу оформляют на все дни. Но, перед тем как оформить отпуск в приказе, следует взять заявление от будущей мамы. В нем должно быть написано, с какого дня она намерена оставить работу. Встречаются случаи, когда сотрудница не спешит покидать рабочее место и хочет отработать дополнительно несколько дней или недель, так как сумма заработка может быть меньше пособия по больничному листу. Если она хочет так поступить, это нужно написать в заявлении. Работодатель может пойти навстречу.
Учебный отпуск
Работники, обучающиеся без отрыва от производства, имеют право быть освобожденными от трудовых обязанностей на время вступительных экзаменов, очередной сессии. Для подтверждения сроков учебных мероприятий им присылают справку-вызов из образовательного заведения. Её предоставление обязательно вместе с написанным заявлением. В дальнейшем в приказе она будет указана в качестве основания.
Для оформления ежегодных отпусков утверждены типовые формы документов:
– график отпусков (форма № Т-7);
– приказ о предоставлении отпуска (формы № Т-6, № Т-6а);
– записка-расчет о предоставлении отпуска (по форме № Т-60 – для коммерческих организаций, по форме № 0504425 – для бюджетных организаций).
Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков (форма № Т-7). Составьте его на один календарный год.
График отпусков должен оформить сотрудник отдела кадров. Если в организации нет отдела кадров, то график может составить сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета.
При составлении графика учтите специфику деятельности организации и пожелания сотрудников. Если в организации есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.
График должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации. Составить и утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
График обязателен как для организации, так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому сотрудников нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Администрация организации может выбрать любой вариант по своему усмотрению.
«Главбух» советует
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под роспись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.
Вы можете:
– попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
– приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Сделать это можно, оформив уведомление или приказ об отпуске (форма № Т-6) за две недели до его начала. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены. Причем во втором случае достаточно оформить только приказ. Уведомление составлять не нужно.
Утвержденную заранее дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и администрацией.
Если отпуск перенесли по инициативе сотрудника, основанием для переноса может быть, например, заявление сотрудника. На заявлении должны стоять разрешительная запись и подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.
Если же инициатор переноса – администрация организации, то основанием для перенесения даты отпуска может быть соответствующее распоряжение руководителя. При этом сотрудник должен быть ознакомлен с распоряжением и согласен с ним.
Такой порядок следует из положений статьи 123 Трудового кодекса РФ.
При перенесении даты отпуска не нужно оформлять дополнительный приказ на утверждение графика отпусков в новой редакции. Внести корректировки в график позволяет сама форма этого документа (графы 8 и 9 формы № Т-7).
Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.
«Главбух» советует
Просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.
В график отпусков довольно часто вносят изменения. При наличии заявлений сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии легче будет контролировать уход сотрудников в отпуск, своевременно рассчитывать и выплачивать отпускные.
Ситуация: может ли организация не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если дата начала отпуска выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии. Например, с 1-го по 5-е число текущего месяца сотрудники бухгалтерии рассчитывают зарплату за предыдущий месяц и на расчет отпускных времени нет
Ответ на этот вопрос зависит от того, устанавливают ли внутренние документы организации какие-либо ограничения по срокам ухода в отпуск.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с утвержденным в организации графиком. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ. В этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.
При утверждении графика отпусков администрация может учесть мнение бухгалтерии о необходимости указывать даты начала отпусков после 5-го числа каждого месяца. Тогда такая ситуация будет правомерна. Если же график предусматривает, что отпуск сотрудника начинается, к примеру, 5 сентября, то бухгалтерия обязана принять заявление и рассчитать отпускные (ст. 123 ТК РФ).
При уходе сотрудника в отпуск нужно составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику (форма № Т-6) или нескольким сотрудникам (форма № Т-6а). Приказ подписывает руководитель, сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.
Ситуация: сколько приказов по форме № Т-6 нужно оформить при уходе сотрудника в отпуск, если он работает в одной и той же организации и основным сотрудником, и внутренним совместителем
Если сотрудник одновременно работает в организации и совместителем, и основным сотрудником, для предоставления ему отпуска оформите два приказа по форме № Т-6. Приказы нужно оформить отдельно по каждому основанию (совместительство, основное место работы).
Это связано с тем, что типовая форма № Т-6 не позволяет оформить один приказ при уходе в отпуск внутреннего совместителя. В частности, в этой форме реквизитами, обязательными к заполнению, являются:
– должность уходящего в отпуск сотрудника;
– период, за который сотруднику предоставляют отпуск.
А при внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными.
Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск. Сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.
Таким образом, в форме № Т-6 указывайте либо рабочий год, за который сотруднику положен очередной отпуск по графику отпусков, либо рабочий год, за который сотрудник не использовал отпуск.
В соответствии с приказом бухгалтер должен оформить записку-расчет о предоставлении отпуска и начислить сотруднику отпускные.
Пример оформления лицевой стороны записки-расчета в коммерческих организациях
Сотрудник организации А.С. Кондратьев уходит в очередной отпуск. Лицевую сторону записки расчета (форма № Т-60) заполнил и подписал сотрудник кадровой службы.
Кроме того, сотрудник кадровой службы должен внести сведения об отпуске в раздел VIII лицевой карточки сотрудника (форма № Т-2). Коммерческие организации вносят аналогичную информацию в лицевой счет (форма № Т-54а), а бюджетные – в карточку-справку (ф. 0504417).
Ситуация: как коммерческой организации в формах № Т-6 и № Т-60 указать период работы, за который предоставляется отпуск. Сотруднику предоставлен основной отпуск авансом
Указание периода, за который предоставляется отпуск, не зависит от того, предоставляют отпуск авансом или нет.
Право на основной оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Поэтому в формах № Т-6 и № Т-60 указывайте тот рабочий год, за который сотруднику положен отпуск. Этот год не всегда равен календарному. Например, рабочим годом может быть период с 12 марта 2008 года (дата приема на работу) по 11 марта 2009 года (дата окончания первого года работы).
Пример определения периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения типовых форм № Т-6 и № Т-60
Экономист ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев принят на работу 9 октября 2009 года. С 13 ноября 2009 года ему предоставили ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Отпуск предоставлен авансом (до того, как сотрудник отработал в организации 6 месяцев).
При заполнении форм № Т-6 и № Т-60 бухгалтер указал период, за который сотруднику предоставлен отпуск, – с 9 октября 2009 года по 8 октября 2010 года. То, что отпуск предоставлен авансом, на определение периода, за который предоставляется отпуск, никак не повлияет.
В соответствии со ст. 122 ТК РФ отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ), для отдельных категорий сотрудников она может быть увеличена. Например, ежегодный основной отпуск работников в возрасте до 18 лет должен составлять 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), работающих инвалидов – не менее 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации).
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).
Продолжительность ежегодного отпуска не зависит от длительности рабочего дня, поэтому отпуск сотрудникам, работающим в режиме неполного рабочего времени или по совместительству, предоставляется на срок, предусмотренный в данной организации для остальных работников.
Работникам, заключившим трудовой договор на срок до 2 месяцев, полагается оплачиваемый отпуск из расчета 2 рабочих дня за 1 месяц работы (ст. 291 ТК РФ). Согласно ст. 295 ТК РФ, оплачиваемые отпуска сотрудникам, занятым на сезонных работах, предоставляются из расчета 2 календарных дня за каждый месяц работы.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении 6 месяцев его непрерывной деятельности в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). По соглашению с работодателем сотрудник может получить отпуск и до истечения шестимесячного срока. Согласно ч. 4 ст. 122 ТК РФ, отпуск за второй год работы и последующие может предоставляться в любое время – в соответствии с графиком отпусков. Последний составляется по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ).
Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя и не зависит от желания или нежелания работника уходить в отпуск. Поэтому в данном случае заявление от сотрудника не требуется. Исключение составляют некоторые категории работников. В частности, служащие силовых структур должны подавать рапорт (заявление) о предоставлении отпуска. Например, в п. 48 Инструкции о порядке предоставления отпусков сотрудникам органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утв. Приказом ФСКН РФ от 02.10.2008 № 323, указано, что основанием для выдачи отпускного удостоверения является рапорт сотрудника, завизированный непосредственным руководителем, с резолюцией начальника, имеющего право на предоставление отпуска. Также заявление работника потребуется, если отпуск предоставляется вне графика (например, если сотрудника приняли уже после утверждения графика на текущий год).
Некоторым категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (в том числе и до истечения шестимесячного срока непрерывной деятельности в данной организации). К ним, в частности, относятся:
- сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
- работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до 3 месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
- совместители – им дни отдыха предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
- работники, супруги которых являются военнослужащими, – отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
- некоторые категории граждан, подвергшихся воздействию радиации (Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
- участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий (ст. 14–19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);
- другие категории сотрудников, на которых распространяется действие федеральных законов.
Предоставление отпуска работнику оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации по унифицированной форме № Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Если в отпуск идут сразу несколько работников, удобнее пользоваться формой № Т-6а.
О времени начала отпуска работодатель обязан уведомить сотрудника под роспись не позднее чем за 2 недели до этой даты (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Вид и форму уведомления работодатель вправе определить самостоятельно. Наиболее юридически грамотный способ – подготовить такой документ для работника индивидуально и ознакомить с ним сотрудника под роспись.
На основании приказа о предоставлении отпуска производится расчет отпускных по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (лицевая сторона формы заполняется кадровиком, оборотная – бухгалтером). В личную карточку работника формы № Т-2 или № Т-2ГС вносятся сведения о предоставленном отпуске с указанием его вида (основной, дополнительный). В табеле учета рабочего времени указываются дни отпуска: ОТ (09) – ежегодный основной отпуск, ОД (10) – дополнительный отпуск.
Разделение отпуска на части
Продолжительность ежегодного отпуска не зависит от длительности рабочего дня
По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть разбит на части. В ТК РФ не установлено, сколько может быть таких частей, но хотя бы одна из них должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует.
Если между работником и работодателем достигнуто соглашение о разделении отпуска на части, то дни отдыха обязательно должны предоставляться и использоваться в оговоренное время. Иногда необходимость разделить отпуск возникает в период действия графика отпусков. Инициатива при этом может исходить как от работника, так и от работодателя. Главное – достижение согласия между сторонами.
Работник обратился с заявлением о предоставлении ему отпуска продолжительностью 5 календарных дней (с понедельника по пятницу). Работодатель согласился предоставить ему отпуск только на 7 календарных дней (с понедельника по воскресенье). В этом случае договоренность между сторонами не достигнута, поэтому работодатель вправе поставить на заявлении работника резолюцию «Отказать».
Продление отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии со ст. 124 ТК РФ должен быть продлен:
- в случае временной нетрудоспособности работника. Если во время отпуска сотрудник заболевает, отпуск продлевается на число дней нетрудоспособности, совпадающих с днями отдыха. О временной нетрудоспособности работник должен уведомить кадровую службу (например, по телефону), а при выходе на работу по окончании отпуска – предоставить листок временной нетрудоспособности;
- в случае исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы (ст. 170 ТК РФ). Основаниями для продления отпуска являются соответствующие документы (повестки, вызовы и пр.);
- в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.
Отпуск продлевается автоматически при предъявлении соответствующих документов. Чтобы обеспечить достоверный учет, желательно оформить приказ о продлении отпуска (приложение 1). Оплата продленного отпуска не производится, т.к. работником уже были получены соответствующие суммы.
Работнику был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск на 8 календарных дней с 1 по 9 марта. 10 марта сотрудник позвонил в отдел кадров и сообщил, что болел с 4 по 9 марта, листок нетрудоспособности предоставит позже и просит продлить отпуск. На сколько дней увеличится отпуск? Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или дополнительного отпусков, в число календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ). Следовательно, 8 марта – государственный праздник – днем отпуска не является. Поэтому отпуск должен быть продлен на 5 дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности работника.
В табеле учета рабочего времени послеотпускной период отсутствия работника следует отметить как НН (30) – неявку по невыясненной причине. Выйдя на работу, сотрудник должен предоставить листок временной нетрудоспособности. На основании этого документа вносятся изменения: дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на период отпуска, обозначаются кодом Б (19), а ранее проставленные отметки НН исправляются на ОТ (09) – дни нахождения в отпуске.
Перенос отпуска на другой срок
Отпуск может быть перенесен на другой срок только с согласия работника. Статья 124 ТК РФ предусматривает два случая, когда работодатель по желанию сотрудника на основании его письменного заявления обязан перенести отпуск на другой срок:
- если работнику своевременно не была произведена оплата за время отпуска. Оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за 3 дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);
- если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели до соответствующей даты.
В исключительной ситуации по инициативе работодателя отпуск может быть перенесен на другой срок, если отсутствие сотрудника в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе деятельности организации (п. 3 ст. 124 ТК РФ). В этом случае также необходимо согласие работника. Если тот откажется, перенос отпуска будет недопустим. После переноса отпуск должен быть использован сотрудником в срок не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
На практике иногда возникают ситуации, когда отпуск переносится по инициативе сотрудника, – это является для него более предпочтительным, чем, например, продление отпуска. Решение о переносе отпуска в этом случае принимается по соглашению между работодателем и работником. Приведем два примера.
Работник попал в аварию и сломал ногу за 7 дней до начала отпуска. По мнению медиков, на реабилитацию ему потребуется не менее полутора месяцев. Продление отпуска по окончании больничного не выгодно ни работнику (его планы о месте проведения отпуска изменились), ни работодателю (работник в таком случае будет отсутствовать на работе более двух месяцев). В итоге было достигнуто соглашение, что отпуск будет перенесен на другой срок.
За 15 дней до начала ежегодного отпуска работник получил из ВУЗа справку-вызов на сессию. Из нее следует, что учебный отпуск или его часть приходится на время ежегодного. В результате работник и работодатель пришли к выводу, что им выгоден перенос ежегодного оплачиваемого отпуска в рамках текущего рабочего года.
Перенесение отпуска оформляется приказом работодателя (приложение 2). На основании приказа в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Отзыв из отпуска
Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия
Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия (ч. 2 ст. 125 ТК РФ), например по производственным причинам (для предотвращения простоя, устранения последствий аварии и т.п.). Законодательство не регламентирует, каким образом следует оформлять согласие, но целесообразно сделать это письменно. Работник может выразить свое решение как в отдельном документе (например, в предложении об отзыве из отпуска – приложение 3), так и в соответствующем приказе. В приказе об отзыве необходимо указать, когда работник сможет использовать оставшуюся часть отпуска. В соответствии со ст. 125 ТК РФ неиспользованные дни отпуска в этом случае должны быть предоставлены по выбору сотрудника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединены к отпуску за следующий год.
Если работник не согласен на отзыв из отпуска, работодатель не имеет права применять к нему дисциплинарное взыскание. В п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» указано, что работодатель имеет право досрочно отозвать сотрудника из отпуска только с согласия последнего, однако отказ работника (независимо от причин) от выполнения этого распоряжения до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.
Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).
Отзывая работника из отпуска, работодателю следует решить вопрос с выплаченными отпускными. Чтобы у бухгалтерии было основание начислить эти средства в счет зарплаты за отработанное время, необходимо включить в приказ об отзыве пункт о перерасчете вознаграждения (приложение 4).
Приложение 1
Пример оформления приказа о продлении отпуска
Приложение 2
Пример оформления приказа о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
Приложение 3
В летний сезон работодателей особенно интересуют нюансы оформления очередных оплачиваемых отпусков. Как считать дни отпуска и включать ли в отпускной период выходные, которые предшествуют ему или следуют сразу за ним? При каких условиях отпуск может быть перенесен на другое время? Во всех ли случаях необходимо требовать от работника заявление на отпуск?
На эти и другие актуальные вопросы отвечают эксперты сервиса "Мое дело".
Какова общая продолжительность ежегодного отпуска?
Общая продолжительность определяется по формуле:
Вывод: общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для различных работников может быть разной и зависит, в том числе, от того, предоставляется ли им вместе с основным дополнительный отпуск или нет (ст. 120 Трудового кодекса РФ).
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска для большинства работников составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные ежегодные основные отпуска. Например, продолжительность отпуска несовершеннолетнего работника - 31 календарный день (ст. 267 Трудового кодекса РФ), педагогических работников (ст. 334 Трудового кодекса РФ) в зависимости от занимаемой должности и статуса учреждения, в котором они работают - 42 или 56 календарных дней (приложение к Постановлению Правительства РФ № 724 от 1 октября 2002 г.). Следует учесть, что со 2 июня 2012 г. дополнен перечень педагогических работников, имеющих право на отпуск продолжительностью 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ № 502 от 21 мая 2012 г.).
В особом порядке (из расчета два рабочих дня за месяц работы) рассчитывается оплачиваемый отпуск сезонных работников и работников, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291, 295 Трудового кодекса РФ).
Комментарий: - Часто работодатели затрудняются с определением количества дней отдыха и датой выхода работника из отпуска в ситуации, когда в отпускной период попадают праздничные дни. Тут главным является правило о том, что праздничные дни не считаются отпускными и не включаются в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса РФ). Поэтому при заполнении приказа по форме № Т-6 (№ Т-6а) общее количество дней отпуска следует посчитать и указать в соответствующей строке без учета праздничных дней. Однако определяя дату выхода работника из отпуска, нужно принимать в расчет и праздничные дни, поскольку они, попав в отпускной период, фактически отодвинут окончание отдыха работника. Дата окончания отдыха работника указывается в приказе с учетом использования праздничных дней. При этом дата выхода на работу в любом случае должна приходиться на день, который является для работника рабочим, а не выходным или праздничным (ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Подтверждение: ст. 120 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 861-7 от 12 августа 2003 г.
Вправе работодатель по своей инициативе делить отпуск работника на части и включать выходные дни в период отпуска (его частей)?
Работодатель не вправе самостоятельно разделить отпуск работника на части и определить продолжительность этих частей - такие вопросы решаются по соглашению сторон (при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней). Поэтому нельзя в обязательном порядке потребовать от работника включения в отпуск выходных дней, непосредственно предшествующих отпуску или следующих сразу за ним.
Например, работник написал заявление с просьбой предоставить ему часть отпуска продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница). Если работодатель согласился с такой продолжительностью части отпуска, выходные дни (суббота и воскресенье) автоматически в отпуск не включаются. Работник может включить в свой отпуск эти выходные, но тогда отпуск будет оформлен не на два, а на четыре календарных дня.
Подтверждение: ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 г.
Вправе организация перенести заранее утвержденную дату начала ежегодного отпуска?
Трудовое законодательство не содержит запрета на перенос заранее утвержденной даты начала отпуска работника. Однако перенести отпуск на другой срок можно, только если достигнуто согласие между работником и работодателем.
Например, работодатель может с согласия работника перенести его отпуск на следующий рабочий год, если предоставление отпуска в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. В данном случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Перенести отпуск на другое время может попросить и сам работник, если ему по каким-то причинам стала неудобна заранее утвержденная дата отпуска. Работодатель, по общему правилу, не обязан соглашаться c предложенной работником корректировкой графика отпусков, но может пойти ему навстречу.
При этом законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести отпуск на другой срок (отличный от заявленного в графике отпусков):
Работнику не были выплачены отпускные за три дня до наступления даты отпуска;
Работник был уведомлен о предстоящем отпуске с опозданием, то есть позднее, чем за две недели до его начала.
В этих случаях работодатель не имеет права отказать работнику в переносе запланированной даты отпуска, а должен выполнить его просьбу.
Документальное оформление переноса отпуска зависит от того, по чьей инициативе происходит этот перенос. Если дата отпуска переносится по инициативе работодателя (например, когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации), документами, подтверждающими правомерность действий по отступлению от графика отпусков, будут являться:
Письменное согласие работника на перенос отпуска;
Приказ (распоряжение) руководителя о переносе начала отпуска с указанием причин переноса.
Если перенести отпуск попросил сам работник, оформить нужно:
Заявление работника с просьбой перенести начало отпуска с пометкой, что отпуск оформляется вне графика отпусков;
Согласие работодателя, которое может выражаться в разрешительной резолюции на заявлении и (или) в оформлении приказа о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6.
В любом случае при переносе даты начала отпуска нужно внести дополнения в график отпусков. Для этого в нем необходимо заполнить раздел "Перенесение отпуска":
Графу 8 "Основание (документ)";
Графу 9 "Дата предполагаемого отпуска".
Комментарий: - Работодатель не может в одностороннем порядке перенести дату отпуска, запланированную в графике отпусков. Но и работник не имеет права самовольно уйти в отпуск не по графику без предварительного письменного согласования с работодателем. В судебной практике по трудовым спорам есть примеры, когда такие действия работника признавались неправомерными, а решение работодателя об увольнении в данной ситуации за прогул - законным и обоснованным.
Так, в одном из судов Санкт-Петербурга рассматривался спор, в котором работник без согласия работодателя использовал отпуск раньше срока, установленного графиком отпусков. До ухода в отпуск он известил об этом только непосредственного начальника и не дождался решения руководителя организации. Суд согласился с увольнением этого работника за прогул, поскольку истец не представил доказательств согласования с работодателем новой даты отпуска (Определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-12647/2010 от 13 сентября 2010 г).
Не смогла восстановиться на работе истица, которая самостоятельно продлила себе отпуск на количество дней нетрудоспособности, не предупредив об этом работодателя (определение Московского городского суда № 4г/2-5161/10 от 25 июня 2010 г.), а также работница- внешний совместитель, не известившая организацию о своем нахождении в отпуске по основной работе, который пришелся на ее рабочее время по совместительству (Определение Московского областного суда № 33-12005 от 17 июня 2010 г.).
Оформляя перенос отпуска, нужно учесть, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (в т. ч. по причинам его переноса) в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Подтверждение: ст. 123, ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
В каком порядке извещать работника о дате начала ежегодного отпуска?
Извещать можно в любом письменном порядке, так как специальных правил (в т. ч. унифицированных бланков) для этого не предусмотрено. Поставить работника в известность о том, когда начинается его отпуск, нужно под подпись не менее чем за две недели до его начала.
Письменный порядок уведомления позволит на случай возникновения споров с работниками трудовой инспекцией иметь подтверждение, что данная обязанность работодателем была исполнена. Например, с работника можно взять подпись об ознакомлении с планируемой датой начала отпуска. Поставить подпись работник может:
В специальном журнале, который ведется для ознакомления работников с распорядительными документами организации;
На ознакомительном листе, приложенном к графику отпусков;
В специальной графе для ознакомления, включенной в унифицированную форму графика отпусков приказом по организации;
На индивидуальном уведомлении о предстоящем отпуске;
На приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6, если он издается за две недели до начала отпуска.
Подтверждение: ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Порядок, утв. Постановлением Госкомстата России № 20 от 24 марта 1999 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-6,форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Какие документы оформлять при предоставлении работнику ежегодного отпуска?
Оформлять нужно следующие документы:
График отпусков по форме № Т-7;
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 - на одного работника или по форме № Т-6а - на группу работников;
Записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60.
Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7, формы № Т-6, № Т-6а, форма № Т-60), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска необходимо сделать отметки:
В личной карточке работника (форма № Т-2);
В его лицевом счете (форма № Т-54, № Т-54а).
Сведения о предоставлении отпуска работнику необходимо внести и в табель учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13). При этом нужно проставить буквенный код "ОТ" (цифровой код "09"), если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" (цифровой код "10"), если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-2, формы № Т-12, № Т-13, формы № Т-54, № Т-54а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Оформлять заявление на ежегодный отпуск, если в графике указана точная дата начала отпуска?
Оформлять не нужно, если фактические даты начала и окончания отпуска совпадают с датами, указанными в графике отпусков.
Трудовое законодательство не содержит требования об оформлении заявлений на отпуск. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (форма № Т-7).
То есть заявление на отпуск требуется в следующих случаях:
Если в графике отпусков указан только месяц, а не конкретная дата начала и окончания отпуска;
Если отпуск перенесен на другой день;
Если дата окончания отпуска не совпадает с указанной в графике отпусков (например, отпуск разделен на части, продлен и т.д.);
Если отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков.
Вывод: оформлять заявление на отпуск необязательно, если работник уходит в отпуск и возвращается из него в дни, указанные в графике отпусков. В этом случае все необходимые данные (даты начала и окончания отпуска, его продолжительность, ФИО работника, структурное подразделение и должность (профессия, специальность работника) содержатся в графике отпусков.
Подтверждение: ст. 122, 123 Трудового кодекса РФ.