1. OPĆE ODREDBE

1.1 Uputstvo je izrađeno u cilju racionalizacije organizacije rada na zaštiti dokumenata koji se čuvaju u arhivima opštinskih arhivskih institucija.

1.2.Uputstva su pripremljena u skladu sa zahtjevima Pravila za organizaciju čuvanja, nabavke, evidentiranja i korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i dr. arhivskih dokumenata u državnim i opštinskim arhivima, muzejima i bibliotekama, organizacijama Ruska akademija nauke (M., 2007), industrijski standard „Papirna dokumenta. Državna pravila skladištenja. Tehnički uslovi"(OST 55.6–85), Standardni zahtjevi za inženjersko-tehničko jačanje i opremanje kulturnih ustanova tehničkim sigurnosnim sredstvima smještenim u zgradama - spomenicima istorije i kulture (TT-2000. M., 2000), odredbe "Približnih uputstava o režimu bezbednosti državnog arhiva, centar za skladištenje dokumentacije“ (naredba Rosarhiva br. 37 od 26. aprila 1994. godine).

1.3 Uputstva nisu normativni dokument, ona jesu savjetodavne prirode i namenjen je za upotrebu od strane zaposlenih u opštinskim arhivskim ustanovama kao vodič pri izradi uputstva za određene arhive.

1.4.Uputstvima za konkretan arhiv treba precizirati odredbe uzorka uputstva, uzimajući u obzir stvarne uslove za organizovanje zaštite arhiva, smještaj skladišnih objekata i radnih prostorija, te dodijeliti odgovornost određenim izvođačima za sve faze rada. koji obezbeđuju bezbednosni režim.

1.5. Status dobijaju uputstva za određenu arhivu normativni dokument, čiji su uslovi obavezni, nakon odobrenja naredbom načelnika ili rješenjem načelnika uprave.

1.6 Bezbednosni režim arhive obezbeđuje se nizom mera za obezbeđivanje inženjersko-tehničke snage, opremanje arhivske zgrade (prostorija) sigurnosnim alarmima, organizovanje bezbednosnog punkta, pečaćenje prostorija, posmatranje procedura unutar objekta i kontrole pristupa. , postupak pristupa arhivskom skladištu i čuvanje ključeva kancelarijskih prostorija.

1.7 Direktor arhiva ili šef arhivskog odeljenja snosi direktnu odgovornost za pravilno obezbeđenje režima bezbednosti.

2. TEHNIČKO JAČANJE ARHIVNE ZGRADE (PROSTORA) I TEHNIČKO SIGURNOSNE OPREME

2.1.Za pouzdana zaštita pohranjene dokumentacije, potrebno je da konstruktivni elementi zgrade ili prostorija (konstrukcija i dizajna vrata, prozori i sl.) imali dovoljan stepen zaštite od mogućeg neovlašćenog ulaska. Ukoliko stepen zaštite pojedinca strukturni elementi Preporučuje se da budu ojačani elementima inženjersko-tehničkog ojačanja ili zaštićeni dodatnim sigurnosnim alarmnim uređajima.
U zgradama u neposrednoj blizini drugih u urbanim sredinama, svi izlazi na krov, potkrovlje, dimnjake, mansardne prozore itd. moraju biti opremljeni sredstvima za inženjersko-tehničko ojačanje.

2.2 Vrata moraju imati dovoljan stepen zaštite od mogućeg neovlaštenog ulaska, biti u dobrom radnom stanju i dobro pristajati uz maksimalnu armaturu okvir vrata. Ulazna vrata u arhivske prostore moraju biti obložena metalom i opremljena bravama koje garantuju njihovo sigurno zatvaranje.

2.3 Prozori, krmene otvore i ventilacioni otvori svih prostorija moraju imati pouzdane i popravljive brave. Staklo mora biti netaknuto i sigurno pričvršćeno u žljebovima.

2.4.Ako se arhivski prostor nalazi u prizemlju, podrumu odn potkrovlje ili pored njih postoje požarne stepenice, balkoni, odvodne cijevi ili bilo koje druge nastavke uz pomoć kojih se može ući u prostor, a da bi se spriječio prodor, prozori su dodatno zaštićeni metalnom rešetkom na šarkama sa bravom.

Rešetke se postavljaju kao sa unutra prostorije i između okvira.

2.5.Prozorski otvori mogu biti zaštićeni štitovima ili kapcima ugrađenim sa vani prozori koji su zaštićeni pomoću tehnička sredstva sigurnost

2.6. Vrata i rešetke moraju imati brave i uređaje za zaključavanje koji pružaju dovoljan stepen zaštite od provale.
Kao uređaji za zaključavanje na vratima i prozorima koriste se urezne brave, brave, zasuni, zasuni, zasuni itd. Za zaključavanje šipki se mogu koristiti katanci.

2.7 Ključevi brava na prozorskim rešetkama i vratima izlaza u slučaju nužde moraju se nalaziti u njihovoj neposrednoj blizini, a moraju se preduzeti mjere za sprječavanje neovlaštenog pristupa ovim ključevima od strane neovlaštenih osoba.

2.8 Brave sobnih vrata, krilna vrata metalne rešetke Na prozorima treba da budu ispravne i rezervne kopije ključeva. Rezervne kopije ključeva mogu da čuvaju u zatvorenim pernicama ili kovertama kod menadžera ili kod službe obezbeđenja. Radne kopije ključeva u ne- radno vrijeme može se čuvati u zatvorenoj pernici (koverti) bilo u službi obezbeđenja ili kod menadžera.

2.9 Objekti za skladištenje arhiva, prostorije u kojima se privremeno čuvaju dokumenti Ruske Federacije (čitaonica, prostorije za prijem i obradu dokumenata), izlazi za slučaj opasnosti i nužde iz zgrade arhive i glavni izlaz (u nedostatku 24- satno sigurnosno mjesto) podliježu obaveznoj opremi sigurnosnim alarmnim sistemima i plombiranjem. Spisak takvih prostorija koji ukazuje zvaničnici, vršenje prenosa arhivskih prostorija pod obezbeđenje i njihovo pečaćenje, odobrava se nalogom direktora arhiva ili nalogom načelnika uprave.

2.10.Sigurnosni alarm može biti prikazan na sigurnosnoj konzoli ili biti autonoman.

3. ORGANIZACIJA MJESTA OBEZBEĐENJA

3.1. Arhivsko obezbjeđenje organizirano je, po pravilu, u prostoriji na glavnom ulazu u arhiv (ako je prostorija arhiva samostalan objekat) i opremljeno je u skladu sa propisima službe obezbjeđenja.

3.2. Službenici koji čuvaju arhiv moraju poznavati njegov raspored rada i zahtjeve ovog uputstva i osigurati njihovu usklađenost.

3.3. Uzorci potvrda, stalnih i privremenih propusnica sa originalnim potpisima, otiscima pečata, spiskom prostorija opremljenih sigurnosnim alarmima, sa naznakom odgovornih službenika za njihovo predaju na zaštitu i pečaćenje, njihove službene i kućne brojeve telefona i adrese, kao i kancelarijski i kućni brojevi telefona i adrese upravnika arhiva. Bezbjednosno mjesto ima i spiskove odgovornih za rad inženjerske opreme, brojevi telefona gradskih hitnih službi.

U zavisnosti od organizacije obezbeđenja, navedeni podaci se dostavljaju i nadležnoj službi obezbeđenja, koja se blagovremeno obaveštava.

4. OBRAČUN I ČUVANJE KLJUČEVA I ZNAKOVA

4.1. U arhivi zajedno sa radnim kompletom ključeva, u obavezno Postoji još jedan komplet ključeva za sve ostave, radne prostorije, ostale prostorije i izlaze u slučaju nužde. Rezervni set ključeva sa odgovarajućim oznakama pohranjen je u posebnoj pernici kod direktora. Prisutnost neuračunatih ključeva je neprihvatljiva.

4.2. Sve kopije ključeva se evidentiraju u upisniku ključeva brava prostorija arhive. U ovom dnevniku se navodi ko od arhivskih radnika ima ključeve svake od prostorija, uz potvrdu od službenika o prijemu kopije ključa.

4.3.U slučaju gubitka radnih ili rezervnih kopija ključeva, o tome se odmah obavještava menadžer.

4.4. Izdavanje pečata službenicima određenim naredbom direktora vrši se uz potpis u posebnom dnevniku. Službenici koji imaju pečate snose ličnu odgovornost za svoju sigurnost.

4.5 Stvarna dostupnost ključeva za skladištenje i numerisanih pečata mora se redovno provjeravati.

5. POSTUPAK PREDAJE ARHIVSKIH PROSTORIJA POD ZAŠTITU, NJIHOVO ZAPEČATANJE I SKIDANJE OBEZBEĐENJA.

5.1. Na kraju radnog dana, svi arhivski radnici koji rade sa dokumentima dužni su da arhivske spise, knjigovodstvenu i naučno referentnu aparaturu za arhivske fondove uklone sa svojih stolova i stave u posebno određene sefove ili predaju na čuvanje.

5.2. Službenici odgovorni za predaju skladišnih objekata pod stražom i njihovo plombiranje

• Prije zatvaranja arhive, provjerava se funkcionalnost sigurnosnih alarmnih sistema. Ukoliko se otkrije kvar, obavještavaju službu obezbjeđenja i upravu arhive i ne napuštaju arhivu dok se kvar ne otkloni i skladišta ne prenesu pod obezbjeđenje;
• na kraju radnog dana provjeravaju da nema zaposlenih u skladištu, da su izvori svjetlosti isključeni, da su svi prozori zatvoreni, da su vrata nužnih izlaza zatvorena i zapečaćena i da su ključevi od njih stavlja u zatvorenom obliku pored vrata, a zatim se skladište zatvara i zatvara. Pečat je pričvršćen na tanki sloj plastelin ili posebna mastika na način da se otisak ne može ukloniti i vratiti;
• čuvaju i odgovaraju za sigurnost pečata;
• Ukoliko se alarm oglasi van radnog vremena, doći će službe obezbeđenja da pregledaju skladište i predaju ga pod zaštitu. Istovremeno, po pravilu se poziva i direktor arhiva (šef arhivskog odjeljenja).

5.3.Ključevi arhive ostaju kod direktora arhive (šefa arhivskog odjeljenja) ili se predaju na mjesto obezbjeđenja.

5.4 Zatvoreno i zapečaćeno na isti način radna soba arhivisti, ako ima ulaz u repozitorijum.

5.5. Prilikom uklanjanja skladišnih objekata sa obezbeđenja, odgovorna službena lica

• nakon isključivanja alarma provjerite integritet pečata na vratima i otvorite brave;
• Ukoliko se utvrdi oštećenje brava, vrata i sl., bez otvaranja skladišta, pozivaju se predstavnici organa bezbednosti i uprave arhive da sačine zapisnik na propisan način.

6. NAČIN PROLAZA

6.1. Režim pristupa arhivi utvrđuje direktor arhiva (šef arhivskog odjeljenja) u skladu sa zahtjevima ovog uputstva.

6.2. Sprečavanje ulaska neovlašćenih lica u arhiv i praćenje uklanjanja arhivske dokumentacije i materijalnih dobara obezbjeđuje arhivsko obezbjeđenje.

6.3. Zaposleni imaju pravo da budu u prostorijama arhive samo tokom radnog dana, osim dežurnih stručnjaka tehničke službe. U slučaju nezgode, u prostorije arhiva mogu ući zaposleni specijalizovanih tehničkih službi, u pratnji zaposlenih u arhivi.

6.4. Zabranjeno je unošenje personalnih računara, filmskih kamera i foto-aparata u arhivu. Po potrebi izdat posebna dozvola arhivskih priručnika.

6.5. Uklanjanje iz arhive dokumenata Ruske akademije nauka i naučnog referentnog aparata za njih, kao i knjiga iz naučne referentne biblioteke, vrši se samo uz posebne propusnice koje potpisuje direktor arhiva (šef arhiva). odjel).

7. REDOSLED PRISTUPA ARHIVI.

7.1.Pristup arhivskom skladištu je ograničen.

7.1. Pravo uvida u arhivsko skladište imaju direktor arhiva (šef arhivskog odjeljenja), kao i zaposleni koji obavljaju poslove u vezi sa organizacijom čuvanja dokumenata i izdavanja i arhiviranja. Svi ostali arhivski radnici, kao i radnici tehničkih službi, smiju ući u skladišne ​​prostore samo u pratnji osoba ovlaštenih za pristup.

7.2. Posjetioci arhiva mogu ući u skladišne ​​prostore samo uz dozvolu uprave arhiva i u pratnji zaposlenih.

7.3. Vrata magacina moraju biti zaključana tokom radnog dana, osim ako se tamo privremeno ne obavljaju radovi.

7.4. Otvaranje skladišta u odsustvu ovlašćenih lica vrši se u slučajevima krajnje nužde uz sastavljanje akta na propisan način.

Proceduri za organizovanje bezbednosnog i unutarobjektičkog režima u zgradama i prostorijama sudskih okruga Moskovske oblasti

INSTRUKCIJE

o postupku čuvanja i izdavanja ključeva na sudovima

Moskva region

I.OPĆE ODREDBE

1. Čuvanje i izdavanje ključeva u pravosudnim stanicama u Moskovskoj oblasti (u daljem tekstu: objekat, objekti) organizuje se i vrši u svrhu:

Racionalizacija otvaranja prostorija objekata i njihovo stavljanje pod stražu;

Osiguravanje sigurnosti imovine Moskovske regije koja se nalazi u objektima;

Osiguravanje usklađenosti sa utvrđenim sigurnosnim režimom na objektima (uključujući sigurnost od požara, električnu sigurnost itd.);

Osigurati praktičnu primjenu principa lične odgovornosti za kršenje režima rada i sigurnosti uspostavljenog u objektima.

2. Postupak čuvanja i izdavanja ključeva u objektu, uključujući i za potrebe održavanja uspostavljenog režima zaštite od požara i električne energije, kao i postupak prijema i prenosa objekta pod zaštitu, uređuju se relevantnim podzakonskim aktima od Rusku Federaciju, Moskovsku oblast u pogledu toga, kao i interne (lokalne) administrativne akte Kancelarije za osiguranje aktivnosti mirovnih sudija u Moskovskoj oblasti (u daljem tekstu: Kancelarija).

3. Odgovornost za organizovanje sprovođenja ovog uputstva na mestu suda je na šefu kabineta sudije za prekršaje. Odgovornost za neposredno izvršavanje poslova čuvanja i izdavanja ključeva snosi starešina sudskih prostorija ili materijalno odgovorno lice koje vrši dužnost starešine kuće u njegovom odsustvu.

4. Lica koja krše zahtjeve ovih Uputstava odgovorna su u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

II.ZAHTJEVI ZA POSTUPAK ČUVANJA I IZDAVANJA KLJUČEVA

5. Čuvanje kompleta ključeva vrši se u sefu na mjestu suda, odvojeno od ostale imovine i dokumenata. Kutija (kontejner) sa kompletima ključeva je zapečaćena kontrolnom trakom, overena pečatom sudskog okruga i ličnim potpisom nosioca domaćinstva (Prilog Uputstvu). Setovi ključeva moraju uključivati ​​sljedeće ključeve:

Sa ulaznih vrata objekta;

Iz svih prostorija objekta;

Od metalne barikade za optužene (kaveze);

Od protupožarnih i sigurnosnih centrala (Touch Memory key) (u daljem tekstu OTS centrala).

6. Svi kompleti ključeva podliježu obaveznoj registraciji u Dnevniku registracije i izdavanja ključeva Sudskog okruga (u daljem tekstu: Žurnal). Obrazac časopisa i postupak popunjavanja opisani su u odjeljku 10.2. Postupak za organizovanje bezbednosnog i unutar-objektičkog režima u zgradama i prostorijama sudskih okruga Moskovske oblasti.

7. Ključeve izdaje upravnik domaćinstva samo službeniku sudije u količini od najviše 1 (jedan) komad. od vrata i alarmnih centrala čije je otvaranje/zatvaranje neophodno za svakodnevne aktivnosti zaposlenika. U ovom slučaju, ključevi od ulaznih vrata izdaju se samo zaposlenima u kancelariji za prekršaje koji imaju pravo da prostorije suda predaju pod stražu i skinu je sa straže. Činjenica izdavanja/primopredaje ključeva dokumentuje se upisom u Dnevnik

Od prostorija za sudske izvršitelje, čuvare, arhivske prostorije;

Od izlaza u slučaju nužde, potkrovlja i vrata do podruma koji se nalaze unutar granica objekta;

Od brava metalnih prozorskih rešetki;

Sa metalne barikade za optužene (kaveze)

pohranjeni su na mjestu suda i ne mogu se ukloniti. Ovi ključevi se izdaju uz potpis u Žurnalu i moraju se vratiti na kraju radnog dana uz potpis.

9. Za period privremenog odsustva (godišnji odmor, službeni put, bolest u zdravstvenoj ustanovi i sl.), kao i prilikom otpuštanja službenika sudije ili premještanja na drugo mjesto suda, ključevi koji su mu izdati moraju biti vratio. Vraćanje ključeva dokumentuje se odgovarajućim upisom u Dnevnik i ovjerava ličnim potpisom voditelja domaćinstva.

10. Osigurati pristup prostorijama suda u periodu privremenog odsustva službenika sudije za prekršaje ili prekršajnog sudije (godišnji odmor, službeni put, bolest i sl.), u slučaju gubitka ključa, kao kao i u u slučaju nužde(u slučaju požara, u slučaju nezgode i sl.) na mjestu suda formira se rezervni set ključeva u količini od najmanje 1 (jedan) komad. od vrata, rešetki i centrala za dojavu požara navedenih u tački 5. ovog uputstva. Rezervni set ključeva se pohranjuje u sef na mjestu suda, odvojeno od ostale imovine i dokumenata u istoj kutiji (kontejneru) u kojoj su pohranjeni svi ključevi objekta. Kutija (kontejner) je zapečaćena kontrolnom trakom, overena pečatom sudskog odeljenja i ličnim potpisom upravnika farme.

11. Izradu dodatnog broja ključeva Odsjek organizuje ako za to postoje objektivni razlozi na osnovu memoranduma utvrđenog obrasca upućenog zamjeniku načelnika Odjeljenja i potpisanog od strane načelnika sudije. Dodatne kopije izrađenih ključeva podliježu obaveznom evidentiranju u Dnevniku.

12. ZABRANJENA je neovlaštena proizvodnja dodatnih kopija ključeva, uključujući zamjenu izgubljenih i/ili polomljenih.

III.POSTUPANJE ZAPOSLENIH SUDIJE MIRA U SLUČAJU GUBITKA, KRAĐE ILI POLOMA KLJUČEVA

13. Ako se bilo koji ključ pokvari:

U slučaju utvrđivanja kvara, zaposleni je dužan da o tome odmah obavijesti šefa službe za prekršaje.

Šef aparata dopisom obavještava Odjeljenje o činjenici kvara i potrebi izrade dodatnog ključa.

Prije izrade dodatnog ključa, zaposlenik može dobiti rezervni ključ od upravnika farme, u zamjenu za pokvareni, uz potpis u Dnevniku. Rezervni ključ zaposleni mora vratiti na kraju radnog dana.

14. U slučaju gubitka ključeva za unutrašnji prostori sudski okrug:

Prilikom utvrđivanja činjenice gubitka, zaposleni je dužan da odmah obavijesti načelnika suda.

Šef aparata dopisom obavještava Odjeljenje o činjenici gubitka i potrebi izrade dodatnih ključeva. Dodatak memorandumu – objašnjenje zaposlenog, koji je dozvolio gubitak, navodeći okolnosti gubitka ključa.

Prije izrade dodatnog ključa, zaposlenik može dobiti rezervni ključ od upravnika farme, umjesto izgubljenog, uz potpis u Dnevniku. Rezervni ključ zaposleni mora vratiti na kraju radnog dana.

Izrada dodatnih ključeva (zamjena brava) vrši se o trošku djelatnika koji je izgubio ključ (osim u slučajevima krađe).

15. U slučaju krađe (krađe) ključeva od unutrašnjih prostorija u prostorijama suda:

Ukoliko se utvrdi činjenica krađe, službenik je dužan da odmah obavijesti šefa službe za prekršaje.

Šef aparata dopisom obavještava Ured o činjenici krađe i potrebi izrade dodatnih ključeva ili zamjene brava na vratima sa kojih su ključevi ukradeni. Prilog izvještaju je obrazloženje zaposlenog o okolnostima krađe ključa i/ili kopija potvrde organa unutrašnjih poslova o prihvatanju izjave o krađi.

Prije izrade dodatnog ključa ili zamjene brave na vratima, zaposleni može dobiti rezervni ključ od upravnika domaćinstva, u zamjenu za izgubljeni, uz potpis u Dnevniku. Rezervni ključ zaposleni mora vratiti na kraju radnog dana.

16. U slučaju gubitka (krađe) ključa od ulaznih vrata ili TM ključa za vatrodojavni sistem objekta:

Ukoliko se utvrdi činjenica gubitka (krađe) ključeva, službenik je dužan da o tome odmah telefonom obavijesti Kancelariju radi brzog odlučivanja, kao i šefa sudije.

Rukovodilac aparata šalje dopis Odjeljenju o činjenici gubitka (krađe) ključeva. Prilog izvještaju je obrazloženje zaposlenog o okolnostima gubitka (krađe) i/ili kopija potvrde organa unutrašnjih poslova o prihvatanju izjave o krađi.

Pre zamene brave na ulaznim vratima ili izrade dodatnog ključa TM PKP OPS, zaposleni može da dobije rezervni ključ od upravnika domaćinstva, uz zamenu izgubljenog, uz potpis u Dnevniku. Rezervni ključ zaposleni mora vratiti na kraju radnog dana.

17. pažnja: U slučaju gubitka (krađe) ključeva od ulaznih vrata, potrebno je zamijeniti brave ulaznih vrata, bez obzira na broj raspoloživih ključeva i mogućnost izrade potrebna količina ključeve za zamjenu izgubljenih. U slučaju gubitka (krađe) ključa TM PKP OPS, kao i otpuštanja službenika pravosudnog odjeljenja, bez obzira na radno mjesto, svi TM ključevi za objekat moraju se reprogramirati uz izradu novog ključa. za zamjenu izgubljenog (ako je potrebno).

18. U slučaju da službenik pravosudnog odjeljenja izgubi ključeve zbog lične nepažnje (nepažnje), kao posljedica kršenja ovog uputstva (osim u slučajevima nezakonitih radnji trećih lica), donosi se rješenje o Naknadu štete na teret radnika koji je počinio ovu povredu vrši načelnik Odjeljenja ili njegovi zamjenici nakon proučavanja okolnosti gubitka i formalizira se naredbom načelnika Odjeljenja.

Dodatak: 1. Oblik trake za zaptivanje kutije (kontejnera) sa kompletima ključeva za teren za 1 litar. u 1 primjerku.

Aplikacija

Traka za zaptivanje kutije (kontejnera)

sa kompletom sudskih ključeva

Skladištenje ključeva

Moraju postojati radne i rezervne kopije ključeva za brave na vratima prostorija, ljuljajuće metalne rešetke na prozorima, sefovima, ormarićima ili policama.

Rezervne kopije ključeva mogu se čuvati u pernicama ili kovertama koje su njihovi vlasnici zapečaćeni ili kod rukovodioca preduzeća, ili u službi obezbeđenja, ili (ključevi sefova, ormara, regala, metalne rešetke) u sefu (ormanu) zaposlenik jedinice za upravljanje povjerljivim zapisima zadužen za čuvanje dokumenata.

Radne kopije ključeva sefova, ormara, regala i šankova u neradno vrijeme mogu se čuvati u zatvorenoj pernici (koverti) bilo u službi obezbjeđenja ili u sefu (ormanu) službenika Jedinice za vođenje povjerljivih podataka odgovoran za čuvanje dokumenata. U potonjem slučaju, na kraju radnog dana, ključ ovog sefa, zajedno sa radnom kopijom ključa od ulaznih vrata prostorije, prenosi se u pernicu, zapečaćenu pečatom zaposlene osobe. povjerljive kancelarijske jedinice, službi obezbjeđenja sa pripadajućim podacima upisanim u Dnevnik prijema pod zaštitu prostorija i pernica sa ključevima.

Pojedinim službenicima na čelu preduzeća, u dogovoru sa službom obezbeđenja, može se dozvoliti da čuvaju poverljive dokumente u ličnim sefovima u neradno vreme, pod uslovom da su sefovi ili prostorije u kojima se nalaze povezani sa sigurnosnim alarmom. Služba obezbeđenja mora imati spisak takvih lica, potpisan od rukovodioca preduzeća ili službe obezbeđenja. Ova lica na kraju radnog dana stavljaju dokumente u sef, zaključavaju i pečate iste i vrata lokala i predaju pernicu sa ključevima sefa i vrata službi obezbeđenja, ulazeći u odgovarajuću podaci u Dnevniku primopredaje i prijema prostorija i pernica sa ključevima pod obezbjeđenjem.

Prijem pernice sa ključevima od službe obezbjeđenja i otvaranje prostorija mogu izvršiti samo zaposleni u povjerljivoj kancelarijskoj radnoj jedinici zaduženi za čuvanje povjerljivih dokumenata i lica koja čuvaju dokumente u ličnim sefovima u neradno vrijeme. U njihovom odsustvu, za otvaranje prostorija imenuje se komisija od najmanje dvije osobe koja sačinjava zapisnik o otvaranju u kojem se navode radna mjesta i imena lica koja su otvorila prostor, vrijeme i razlog otvaranja, te brojevi pečata kojima su prostorije zapečaćene. Sefovi, ormani ili regali se otvaraju po komisiji sastavljanjem akta u odsustvu službenika odgovornog za čuvanje dokumenata koji se u njima nalaze.

Rad sa povjerljivim dokumentima

Za izdavanje povjerljivih dokumenata izvođačima (korisnicima), prostorije moraju biti opremljene posebnim prozorima koji se ne otvaraju na zajednički hodnik, ili biti iznutra ograđeni barijerom.

Izvođači mogu raditi sa povjerljivim dokumentima u posebno određenim prostorijama povjerljive kancelarijske radne jedinice ili u svojim kancelarijskim prostorijama, ako te prostorije ispunjavaju uslove za sigurnost i povjerljivost dokumenata. Prilikom rada sa dokumentima u kancelarijskim prostorijama, svaki izvođač mora imati stalno radno mesto, sef (metalni orman) ili poseban sef za čuvanje poverljivih dokumenata i numerisani metalni pečat.

Mnogima poznata situacija: ima puno ključeva, još odgovornijih ljudi, ali ne možete ući u kancelariju! I onda dolazi ljutiti vođa, a vi stojite ispred njega, kao učenici druge godine pomoćne škole pred starješinom Furom, promrmljate nešto neuvjerljivo i shvatite da nemate ništa da odgovorite... A zašto? Da, jer ne postoji dobro osmišljen sistem predaje, čuvanja i izdavanja ključeva za prostorije vaše organizacije. Uprkos očiglednoj jednostavnosti problema, organizovanje ovog procesa može biti teško.

A pošto nema nikog drugog, pokušajmo dosljedno razumjeti osnovne principe na kojima se zasniva „ključna” politika kompanije, pronađite bolne tačke, presecite gordijeve čvorove, učvrstimo kamen temeljac i ponosno pogledamo menadžment u oči, jer nije uzalud jedemo svoj nasušni hljeb!

Počnimo s činjenicom da su sve organizacije veoma različite (u smislu broja, profila aktivnosti, itd.). Razmotrimo najopštiju opciju: industrijska i komercijalna organizacija sa nekoliko stotina ljudi, koja ima na raspolaganju kancelariju, domaćinstvo, skladište i proizvodne prostore (uključujući visokorizične i posebno opasnim prostorijama), nalazi se u sopstvenoj zgradi, u ograđenom i čuvanom prostoru i ima svoju službu obezbeđenja (odnosno službenike obezbeđenja u dovoljnom broju da obezbedi danonoćno obezbeđenje ulaza na teritoriju, samu teritoriju i prostorije), a neke prostorije su opremljene alarmni sustav, servirano privatno obezbeđenje ili licencirani privatni sigurnosna kompanija. Ako je vaša organizacija mala, sastoji se od nekoliko ljudi koji sjede u jednoj maloj iznajmljenoj kancelariji, tada ćete se morati zadovoljiti vlastitim resursima i sigurnosnim snagama dostupnim u zgradi u kojoj se nalazi vaša kancelarija.

Ciljevi, ciljevi, neophodno...

Prilikom razvoja sistema za izdavanje i čuvanje ključeva, morate uzeti u obzir:

1. Osiguravanje nesmetanog pristupa prostorijama organizacije za predstavnike hitnih i hitnih službi u bilo koje doba dana.
2. Omogućavanje pristupa prostorijama zaposlenih u kompaniji tokom radnog vremena, a po potrebi i van radnog vremena.
3. Osiguravanje integriteta i sigurnosti imovine organizacije.
4. Sprečavanje pristupa prostorijama nepoželjnim osobama.

trebat će nam:

• višebojni markeri ili olovke;
• tlocrti;
• prazan dnevnik (registracioni dnevnik, knjiga štala, itd.);
• posebna kutija za odlaganje ključeva (Sl. 1), eventualno sef (u zavisnosti od zahteva uprave ili službe obezbeđenja);

• pernice za odlaganje ključeva (slika 3);

• samoljepljive ili druge brtve pogodne za zaptivanje pernica koje ste odabrali i kupili.

Podijelimo proces u zasebne faze.

1. KOLIKO SVE IMA KLJUČEVA I KO IH IMA?

Da biste to učinili, morat ćete od odgovarajućih stručnjaka (odjel za kapitalnu izgradnju, odjel za održavanje zgrada, odjel za komunikacije, služba sigurnosti itd.) nacrtati ili dobiti od odgovarajućih stručnjaka tlocrt vaše organizacije sa oznakom svih vrata koja se mogu zaključati pomoću ključ, oznaka prostorija izdatih radi obezbeđenja i opremljenih alarmnim sistemom. Također, na slici odgovarajućih prostorija potrebno je potpisati nazive svih odjela i službi (po mogućnosti višebojnim markerima) i napisati broj ključeva za svaka vrata i osobu koja je za njih odgovorna.

Glavni problem u ovoj fazi je dobiti najpouzdanije informacije od zaposlenih i dobro razmisliti svojom glavom. Na primjer, bilo bi korisno pitati šefa odjela za domaćinstvo, domara ili bravara kada su ključevi promijenjeni, na kojim vratima, koliko ih je bilo primjeraka i kome su dati, tražiti da vidite dnevnik izdavanja ključeva odgovornim zaposlenima (ako ih ima), ako nedostaje, što potpunije zapišite sve primljene usmene informacije. Treba imati na umu da svaka brava u početku ima najmanje tri "originalna" ključa, a za moderne brave čak pet.

Primjer završenog dijagrama kancelarijskih prostorija prikazano na sl. 4:

Iz dijagrama predstavljenog na sl. 4, postaje očigledno da je ključna figura u našoj organizaciji i direktno i figurativno je čistačica: žuta je prisutna u svim ćelijama našeg plana, a za neke strateški važne prostorije postoji samo jedan ključ i samo ona! Vidite li koliko korisnih informacija možete naučiti vizualizirajući informacije? Ispostavilo se da u "kući" gazda uopšte nije gazda, pa čak ni služba obezbeđenja, pozvana da pazi na sve i svakoga, već obična žena u radnom mantilu, dovođenje čistoće i red.

Nakon što popunite dijagrame „od riječi“, ne budite lijeni i prođite kroz sve prostorije, provjerite da li su sve brave i ključevi označeni na dijagramu, da li ima novih vrata koja se zaključavaju u neočekivana mjesta itd.

Sada sumirajmo dobijene podatke u tabelu:

Na isti način nastavljamo sa planom proizvodnih prostorija (slika 5).

Popunimo tabelu, označavajući sobe sa povećanom opasnošću crvenom bojom. Koje su prostorije klasifikovane kao visokorizične i posebno opasne prostorije možete saznati od stručnjaka za zaštitu na radu i industriju u vašoj organizaciji ili kod najmodavca.

Zašto trebate označiti opasne prostorije na dijagramu i u tabeli? Činjenica je da skladištenje i izdavanje ključeva takvih prostorija u skladu sa Pravilima za zaštitu rada tokom rada električnih instalacija (odobrenih naredbom Ministarstva rada Rusije od 24. jula 2013. godine br. 328n, u daljem tekstu kao Pravila br. 328n), moraju biti striktno regulisani, to ćemo razmotriti malo niže, u sledećem odeljku našeg članka.

2. KOLIKO KLJUČEVA JE POTREBNO ZA SVAKU BRAVU? KO IH TREBA IMATI?

Kao što pokazuje praksa, treba da postoje najmanje dva ključa za svaku sobu i svaka zaključana vrata, tj. Sve brave moraju imati rezervne ključeve.

U najopćenitijem slučaju, prilikom kreiranja odredbe o isporuci, čuvanju i izdavanju ključeva odgovorna lica iz odjeljenja potrebno je naznačiti da nije moguće:

• ponijeti kući ključeve od lokala;
• čuvati ih na radnom mjestu u ormarićima sa promjenom radne odjeće i dr lične stvari(na primjer, u ormarićima za čišćenje), u stolovima itd.

Svi ključevi od prostorija moraju biti propisno označeni, odnosno udarnim pečatima koji sadrže šifru objekta i broj kopije ključa. Ovo će spriječiti neovlašteno mijenjanje ključa. Pitate: „Šta će se strašno dogoditi ako se uveče ne deponuje original, već sveže napravljeni duplikat ključa? Identični su!” Ali ne uvek. Vrlo često se duplikat ne otključava dobro, ili čak uopće ne odgovara bravi. A u slučaju nužde ili jednostavno hitne potrebe, bit će nemoguće ući u takvu prostoriju.

Ali realnost je da se organizacija često sastoji od nekoliko ljudi - direktora i računovođe/službenika, ili jednostavno nema kome predati ključeve nakon posla. U ovom slučaju predlažem da ga ipak kreirate kratka uputstva, gdje naznačiti da je ključ od kancelarije kod glavnog računovođe uz znanje i dozvolu direktora organizacije, te obavezno odobriti ove upute kod menadžera. Postojanje takvog dokumenta može jednog dana spasiti vašu reputaciju i spasiti vas od razne vrste nevolje.

Može li biti više od dva ključa?

Da. Ovo pitanje se mora razmatrati pojedinačno u svakom konkretnom slučaju. Jedno pravilo se mora strogo pridržavati: posljednju (rezervnu) kopiju ključa sa skladišnog mjesta ne smije se dati nikome i ni pod kojim okolnostima, osim u slučaju nužde i opasnosti po život i zdravlje ljudi (npr. na primjer, u zaključanoj prostoriji se nalazi osoba kojoj je pozlilo i nije u mogućnosti da sama otvori vrata i izađe) – odnosno situacije opisane u uputama za čuvanje i korištenje ključeva u vašoj organizaciji. Takođe, postupak korišćenja ključeva može biti opisan u bezbednosnim uputstvima ili drugim dokumentima sličnog sadržaja. Obično ih sastavlja, odobrava, stavlja na snagu i izvršava bezbednosna služba organizacije. Ali ako je vaša organizacija mala, a iz nekog razloga je problem sa ključevima tema dana, onda je službenik (sekretar) sasvim sposoban da razvije i implementira jednostavnu proceduru. Najvažnije je uzeti u obzir sve nijanse.

Primjer

Organizacija se nalazi u višespratnica i zauzima nekoliko spratova. Muški toaleti su na 1., 2. i 4. spratu, ženski toaleti na 3. i 5. spratu. Štoviše, smješteni su na način da su vrata koja do njih vode sa stepenica i zajedničkih hodnika zaključana ključem i opremljena sigurnosnim alarmom, čiji je kod poznat vrlo uskom krugu ljudi koji su uključeni u posebnu bazu podataka. bezbednosne agencije treće strane.

U takvim uslovima, uključivanje radnika u prekovremeni rad, poslodavac mora obezbijediti mogućnost korištenja „pogodnosti“, tj. odrediti koji rod zaposlenika očekuje da će naporno raditi, te prilikom sastavljanja naloga i dopis o odobravanju pristupa prostorijama nadležnih odjeljenja i službi, u spisak radnika uključite i osobe koje imaju pravo da uklone odgovarajuće prostorije sa alarmnog sistema i koje posjeduju ključeve od njih (pod uslovom da nemate nalog za čuvajte ključeve na kontrolnom punktu ili na drugom zaštićenom mjestu).

Osim označavanja tijela ključa, na svaki se mora pričvrstiti i oznaka. Da biste to učinili, koristite privjeske za ključeve s prozorom za pisanje.

Što se tiče ključeva od opasnih industrijskih prostorija i prostorija sa povećanom opasnošću, njihovo skladištenje je regulisano Pravilom br. 328n:

Ekstrakcija

iz Pravila br. 328n

III. Zaštita na radu pri operativnom održavanju i pregledu električnih instalacija

3.12. Vrata elektroinstalacijskih prostorija, komora, razvodnih ploča i sklopova, osim onih u kojima se izvode radovi, moraju biti zaključana.

3.13. Postupak čuvanja i izdavanja ključeva električnih instalacija utvrđuje se naredbom rukovodioca organizacije ( odvojena divizija). Ključevi električnih instalacija moraju biti registrovani kod rukovaoca. U električnim instalacijama koje nemaju lokalno operativno osoblje, ključevi se mogu registrovati kod administrativnog i tehničkog osoblja.

Ključevi električnih instalacija moraju biti numerisani i čuvani u zaključanoj kutiji. Jedan set bi trebao biti rezervni.

Izdavanje ključeva mora biti ovjereno potpisom službenika zaduženog za izdavanje i čuvanje ključeva, kao i potpisom radnika koji je ključeve primio.

Ključeve za električne instalacije potrebno je izdati na:

zaposleni koji imaju pravo samokontrole, uključujući i operativno osoblje - iz svih prostorija, ulaznih uređaja, panela i štitova;

lice koje vrši prijem iz reda operativnog osoblja, odgovorni rukovodilac posla i predradnik, koji vrši nadzor nad prijemom na rad po radnoj dozvoli, nalozima iz prostorija, ulaznih uređaja, panela, štitova u kojima se radi;

operativno ili operativno-remontno osoblje u toku radova koji se obavljaju po redosledu rutinskog rada prostorija u kojima treba da rade, ulaznih uređaja, panela i štitova.

Ključevi se moraju vraćati svakodnevno po završetku pregleda ili rada.

Poslodavac je dužan da obezbijedi evidenciju o izdavanju i vraćanju ključeva električnih instalacija.

Pored toga, naredba Ministarstva energetike Rusije od 8. jula 2004. br. 204 „O odobravanju poglavlja pravila za izgradnju električnih instalacija“ glasi:

"1.7.72. U električnim prostorijama električnih instalacija napona do 1 kV zaštita od direktnog kontakta nije potrebna ako su istovremeno ispunjeni sljedeći uvjeti:

Ove sobe su jasno označene i mogu im se pristupiti samo ključem;

Moguć je slobodan izlazak iz prostorija bez ključa, čak i ako je zaključan spolja.”

Savetujem vam da ovo pravilo primenite ne samo na prostorije sa električnim instalacijama, već i na sve prostorije sa povećanom opasnošću i posebno opasne prostorije!

Dodatno, u klauzuli 4.2.96 istog dokumenta stoji: „Vrata iz razvodnog uređaja moraju se otvarati prema drugim prostorijama ili prema van i imati samozaključajuće brave koje se mogu otvoriti bez ključa sa strane razvodnog uređaja.

Vrata između odjeljaka jednog razvodnog uređaja ili između susjednih prostorija dva razvodna uređaja moraju imati uređaj koji zaključava vrata u zatvorenom položaju i ne sprječava otvaranje vrata u oba smjera.

Vrata između prostorija (odjeljaka) rasklopnih uređaja različitog napona moraju se otvarati prema razvodnom uređaju sa najnižim naponom.

Brave na vratima rasklopnih prostorija istog napona moraju se otvoriti istim ključem; ključevi od ulaznih vrata rasklopnog uređaja i drugih prostorija ne bi trebali odgovarati bravama ćelija, kao ni bravama vrata u ogradama električne opreme.

Zahtjev za korištenjem samoblokirajućih brava ne odnosi se na gradske i ruralne distribucijske uređaje električne mreže napon 10 kV i niži.”

Sa ključevima od prostorija sa električnim instalacijama, distributivni uređaji itd. može vam pomoći da shvatite Glavni inženjer, glavni inženjer energetike, specijalista zaštite na radu i drugi tehnički specijalisti. U članku sam ove upute i pravila spomenuo ne slučajno, već tako da imate ideju o zamršenostima vezanim za ključeve industrijskih prostorija i na to obratite pažnju na vrijeme.

Dakle, pretpostavimo da smo se odlučili za broj ključeva i zapisali ovaj broj u naše tabele:

3. KREIRANJE SISTEMA OZNAČAVANJA KLJUČA

Naoružamo se katalogom kodova za odjele vaše organizacije i kreiramo tabelu poput:

Naš savet

Za označavanje koristite sufikse slova. Oni će vam biti korisni, na primjer, za označavanje ključeva prostorija koje nisu uključene u imenik kodova odjela (toaleti, stepenice, srednja vrata (tzv. „predvorja“), svlačionice, tuševi itd.). U mom primjeru, ovo je svlačionica za radnike ( RR ), stepenice ( L ).

4. UKLANJANJE KLJUČEVA ZA STAVLJANJE U SKLADIŠTENJE

Ključevi moraju biti oduzeti striktno po potpisu i ništa više!

Da bismo to učinili, kreiramo Dnevnik za prihvatanje i isporuku ključeva: uzimamo pohranjenu knjigu štala ili prazan dnevnik i napravimo korice za nju kao (Primjer 1).

Sljedeća stranica bi trebala izgledati ovako (Primjer 2).

IN u ovom primjeru Ključeve prihvata šef kancelarije Kartseva M.A. - ovo nije najoptimalnija opcija za nas, kao što ste verovatno već pretpostavili. Stoga vam izričito savjetujem da u ovu proceduru aktivnije uključite rukovodioce i zaposlenike odjela obezbjeđenja ili službe obezbjeđenja, ako ih ima.

Bilješka!

Moguće je formalizirati prijem ključeva od zaposlenih u obliku potvrde o prijemu ili priznanice.

Sve naredne stranice časopisa trebale bi izgledati otprilike ovako (Primjer 3).

Kako dobijete ključeve od zaposlenih, na svaki ćete pričvrstiti odgovarajući privjesak za ključeve, a majstor će pod vašim vodstvom staviti oznake na svaku kopiju ključa.

Sada se označeni ključevi moraju staviti u ćelije unutar ormara za skladištenje (vidi sliku 1) i od sljedećeg radnog dana izdati i prihvatiti strogo uz potpis u dnevniku.

5. REZERVNI KLJUČEVI

U najopćenitijem slučaju, treba ih označiti i staviti u pernice, nakon čega ih treba zapečatiti bilo kojim na pristupačan način- plastelin, olovo, samoljepljivi ili plastični pečat za jednokratnu upotrebu. Zapečaćene pernice uz potpis u dnevniku predati načelniku službe obezbeđenja ili šefu obezbeđenja, koji će pernice morati da smesti u odgovarajuće ćelije za skladištenje (videti sl. 1). U praksi Obično su zapečaćeni samo ključevi posebne kategorije prostorija- iz ureda višeg rukovodstva, arhiva, računovodstva, skladištenja štetnih i opasnih materija, tajnih odjela itd. Štaviše, neke prostorije mogu biti zapečaćene Sve kopije ključeva, ne samo rezervne.

Glavna stvar je da uz svu ovu gnjavažu ne zaboravite dokumentirati proces primanja i izdavanja ključeva!

Pokušao sam da uzmem u obzir najviše opšti pristup organizovati skladištenje i izdavanje ključeva. Svaka konkretna organizacija će nužno imati svoje zahtjeve za ovu proceduru, i to je prirodno.

Uzmite si vremena i pažljivo razmislite o cijelom procesu na papiru i uzmite u obzir realnost i posebnosti rasporeda rada odjela vaše organizacije. Nakon kratkog perioda rada, možda ćete morati prilagoditi algoritam koji ste razvili - nemojte se uznemiravati! Ovo je normalan proces! Kako kažu, savršenstvu nema granica! Ako ovom zadatku pristupite kreativno, promišljeno i odgovorno, sve će uspjeti!

L.A. Nazarova,

Šef Ureda

3.1. Bankarske vrijednosti čuvaju se u trezoru VSP-a pod odgovornošću službenih lica.

3.2. Odgovornost za sigurnost bankovnih dragocjenosti u trezoru VSP snosi upravitelj gotovine i kontrolor: šef VSP/zamjenik šefa VSP/službenik za gotovinsko poslovanje.

At shift mod Za vrijeme rada VSP-a odgovornost za sigurnost bankovnih vrijednosti ima upravnik blagajne i nadzorni službenik svake smjene.

U VSP, gde personalni sto osiguran je jedan zaposlenik, odgovornost za sigurnost bankovnih vrijednosti je na navedenom zaposleniku.

3.3. Imenovanje službenika odgovornih za sigurnost bankovnih vrijednosti dokumentuje se administrativnim dokumentom za filijalu Banke. Administrativnim dokumentom definisana je lista službenika VSP-a koji mogu obavljati poslove službenika VSP-a odgovornih za sigurnost bankovnih vrijednosti. Odgovornost za sigurnost bankovnih dragocjenosti u trezoru dodijeljena je ovim zaposlenima u opisu poslova.

3.4. Pored načelnika VSP-a i službenika odgovornih za sigurnost bankovnih vrijednosti, u skladište dragocjenosti se po predočenju puštaju zaposleni u Službi interne kontrole za obavljanje revizija i inspekcija, kao i rukovodioci Banke (filijala Banke). njihove službene legitimacije.

Ostalim licima je dozvoljen ulazak u trezor samo na osnovu naloga rukovodioca Banke (filijale Banke) i uz predočenje službenih legitimacija ili dokumenata kojima se dokazuje njihov identitet.

Za obavljanje poslova na premeštanju značajnih količina bankarskih dragocenosti prilikom njihovog unosa/iznošenja, kao i unutar skladišnog objekta, službena lica odgovorna za bezbednost bankarskih vrednosti imaju pravo da angažuju zaposlene u VSP.

U svakom slučaju, prijem navedenih lica u skladište vrši se samo u pratnji službenih lica odgovornih za sigurnost bankovnih dragocjenosti.

Prilikom organizovanja skladišta VSP-a u obliku monobloka, dozvoljeno je opremiti mjesto u monobloku za prijem/izdavanje bankovnih dragocjenosti sakupljačima (na primjer: sklopivi sto). Prijem sakupljača u monoblok vrši se samo u pratnji upravnika blagajne. Dok su sakupljači u monobloku, sve bankovne vrijednosti koje su u nadležnosti upravnika blagajne moraju biti smještene u informacijski/metalni ormarić i zaključane ključem. Ključevi za ISH/metalne ormare se uklanjaju iz otvora za bravu.

3.5. Postupak otvaranja i zatvaranja skladišnog objekta regulisan je dokumentom /27/.

Ukoliko u VSP-u nema skladišta za dragocenosti, po nalogu šefa filijale Banke, bankarske vrednosti u neradno vreme u potpunosti se odvoze radi skladištenja u skladištu uslužnog blagajnog centra.

3.6. Ulaz u skladište dragocjenosti opremljen je posebno dizajniranim vratima koja se zaključavaju sa najmanje dva ključa i rešetkastim vratima koja se zaključavaju jednim ključem.

Službenici dobijaju ključeve od vrata trezora, sefova u sefskoj sobi i pečate za pečaćenje trezora VSP.

Upravitelj blagajne VSP i nadzornik dobijaju po jedan ključ za različite brave trezorskih vrata i sefova. Uz to, upravitelj kase dobija ključ od rešetkastih vrata trezora.

3.6.1. Obračun ključeva trezora VSP, sefovi, njihovo izdavanje službenim licima odgovornim za bezbjednost bankovnih vrijednosti vrši se po postupku predviđenom u tački 2.9.3. Dozvoljeno je vođenje jednog posebnog dnevnika za evidentiranje ključeva, klišea i pečata.

Daljnji prijenos ključeva trezora/sefova između službenika VSP-a vrši se uz potpis u „Registarskoj knjizi za prijenos metalnih pečata i ključeva trezora, vatrootpornih ormara i kartoteka sa dokumentima filijala Sberbank of Russia“ Obrazac broj 3 (obrazac je dat u dokumentu /37/) .

Dozvoljeno je primanje ključeva trezora/sefova VSP od strane rukovodioca VSP uz njihovo naknadno izdavanje službenim licima VSP prema obrascu knjige br.3.

3.6.2. Funkcije vođenja knjige broj 3 dodijeljene su administratoru smjene VSP.

Čuvanje knjige f.br.3 vrši se na odgovornost navedenog radnika u posebno određenom skladištu, čiji se ključevi dodeljuju i izdaju/primaju prema knjizi f.br.3 slično ključevima. iz skladišnog objekta.

3.6.3. Ključevi trezora/sefova moraju biti dostupni u najmanje 2 primjerka, koji su podijeljeni na glavni set ključeva i set duplikata ključeva.

Ako ih ima više od 2 dodatni kompleti ključeve, deponuju se na način utvrđen u tački 3.8.

3.6.4. Glavni set ključeva od trezora i sefova sefove dodeljuje se (upisuje se u poseban dnevnik i na Obrascu br. 3) službenim licima odgovornim za bezbednost bankovnih vrednosti.

Kada se u VSP uspostavi dvosmjenski režim rada, glavni set ključeva se dodjeljuje službenicima odgovornim za sigurnost bankovnih vrijednosti u jednoj smjeni, a drugi set se dodjeljuje službenicima odgovornim za sigurnost bankovnih vrijednosti u drugoj smjeni. .

VSP, koji radi u smjenskom režimu osim u dvije smjene (sastav smjena, uključujući službenike odgovorne za sigurnost bankovnih vrijednosti, djelomično se mijenja), može koristiti i glavni set ključeva i jedan od ključeva koji se odnose na trezor za zatvori/otvori trezor, duplikate ili skup duplikata ključeva.

3.6.5. Ključevi trezora i sefovi u sefovima čuvaju se pod odgovornošću službenih lica u sefovima posebno dodijeljenim svakom službeniku, koji imaju klasu otpornosti na provalu najmanje prva prema GOST T 50862-2005 „Sefovi, sefovi i trezori. Zahtjevi i metode ispitivanja otpornosti na provalu i vatrootpornost."

Ovi sefovi su lični skladišni objekti (LSH) službenika odgovornih za sigurnost bankovnih dragocjenosti u skladištu. Ključevi ovih sefova dodeljuju se službenim licima odgovornim za bezbednost bankovnih dragocenosti, prema knjizi f. br.3. Ključevi ovih sefova čuvaju se van VSP-a u neradno vrijeme.

Duplikati ključeva navedenih sefova deponuju se na sličan način kao što je navedeno u tački 3.8.

3.6.6. U VSP-u sa promjenjivim načinom rada mogu se dodijeliti dva sefa6 za čuvanje ključeva iz trezora VSP-a i sefovi-sobni sefovi6, u kojima je smješten glavni set ključeva iz trezora VSP-a: u jednom sefu - ključevi gotovine upravnik registra, u drugom - ključevi kontrolora. Ključevi ovih sefova, glavnog i duplikata, izdaju se po knjizi br. 3 upravniku blagajne i kontroloru svake smjene istovremeno sa registracijom prenosa ključeva u trezor. Set duplikata ključeva sefova (ako su dostupni) deponuje se na sličan način kao što je navedeno u tački 3.8.

3.6.7. Ukoliko u VSP ne postoje uslovi za čuvanje ključeva od trezora/sefova koji isključuju mogućnost njihovog korišćenja od strane drugih lica, službenim licima je dozvoljeno da te ključeve čuvaju van VSP u neradno vreme, a tokom radnog vremena - u individualnim. skladišnih objekata.

U VSP, gdje je instaliran alarmni sistem koji nema izlaz kontrolnog signala na centraliziranu nadzornu konzolu, pohranjivanje ključeva od skladišta dragocjenosti direktno u VSP nije dozvoljeno.

3.6.8. Prilikom organiziranja skladišta za dragocjenosti u monobloku u VSP-u, glavni i drugi set ključeva za vrata monobloka i metalne ormare ugrađene u monoblok dodjeljuju se službenicima svake smjene:

Iza upravitelja blagajne nalazi se jedan ključ za vrata candy bara i ključevi za metalne ormare ugrađene u candy bar;

Kontrolor ima drugi ključ od monoblok vrata.

Treći set ključeva za monoblok vrata je upakovan u posebnu torbu. Čuvanje i izdavanje trećeg seta ključeva za monoblok vrata vrši se u skladu sa tačkom 2.7 (prema opciji 2).

Četvrti set ključeva od monoblok vrata i preostali ključevi od metalnih ormara (ako su dostupni u više od 2 primjerka) deponuju se na način propisan u tački 3.8 za duplikate ključeva od skladišta.

U VSP-u sa jednosmjenskim režimom rada, jedan set ključeva za monoblok vrata i metalne ormare izdaje se službenicima, drugi set ključeva za monoblok vrata se pakira u posebnu vreću i čuva u skladu s tačkom 2.6.2. (prema opciji 2) i tački 2.7. Preostali ključevi monoblok vrata i metalnih ormara deponuju se na način propisan u tački 3.8 za odlaganje duplikata ključeva u magacin.

U toku radnog dana poslove sa bankarskim dragocjenostima u monoblokovima obavlja jedan upravnik blagajne, dok se ključ od vrata monobloka prenosi sa kontrolora na upravnika blagajne u skladu sa tačkom 3.9.3.

Ako VSP radi bez pauze za ručak, zaposlenik VSP-a, koji zamjenjuje upravnika blagajne za vrijeme pauze za ručak, prima bankovne vrijednosti od upravitelja blagajne i stavlja ih u poseban sistem za skladištenje informacija instaliran u monobloku. Ključevi ISH se prethodno izdaju zamjenskom radniku na način predviđen u tački 2.6.2 (prema opciji 2). Prenos i vraćanje ključeva od monoblok vrata (ključevi upravnika blagajne i nadzornog službenika) od upravnika kase na zamjenskog službenika vrši se uz potpis u knjizi br.3.

3.7. U slučaju pohranjivanja bankovnih dragocjenosti u sef u više sefova, odnosno, u nedostatku sefove, u više zasebnih sefova, može se primijeniti sljedeći postupak.

Dodjeljuje se jedan sef - glavni, ključevi za njega se dodjeljuju službenicima (u slučaju smjenskog rada - dvije grupe službenika za svaku smjenu). Radni komplet ključeva za preostale sefove čuva se u glavnom sefu tokom radnog i neradnog vremena, a duplikati ključeva se deponuju u skladu sa tačkom 3.8.

Prilikom otvaranja trezora na početku radnog dana u jutarnjim satima, kao i na kraju radnog dana, službena lica iz glavnog sefa vade ključeve preostalih sefova kako bi se provjerilo stvarno prisustvo vrijednosti banke u trezoru sa podatke iz knjigovodstvenih knjiga. Ako je potrebno, izvršite transakcije sa određene vrste dragocjenosti u toku radnog dana, upravnik kase/službenici iz glavnog sefa vade ključeve onih sefova u kojima se čuvaju ove vrste dragocjenosti.

3.8 Duplikati ključeva trezora VSP (vrata i sefovi sefove sobe) čuvaju se u trezoru uslužnog blagajnog centra ili u trezoru druge dodatne kancelarije, uklj. organizaciono podređen drugoj filijali Banke, odnosno u skladištu druge kreditne organizacije na osnovu ugovora zaključenog sa njom.

Duplikati ključeva se stavljaju sa inventarom u torbu opremljenu etiketom sa naznakom: „Duplikati ključeva iz skladišta“, broj filijale banke/VSP broj, datum pakovanja, uslovna procena od 1 rublje, prezime i inicijali, položaji i potpisi službenika . Vreću zapečaćuju službenici odgovorni za sigurnost bankovnih dragocjenosti.

Torba sa duplikatom ključeva se deponuje preko inkasne službe na način propisan za preuzimanje dragocenosti.

Izdavanje torbe sa dupliranim ključevima vrši se na osnovu aplikacije šefa VSP-a (na papiru ili pomoću trenutnog softvera). Šef VSP je lično odgovoran za pravilnu upotrebu dupli ključevi.

3.9. U neradno vrijeme, vrata trezora su zapečaćena pečatima upravnika blagajne i nadzornog službenika. Prilikom pohranjivanja bankovnih dragocjenosti u sefove koji su postavljeni u sefove prostorije, zapečaćena su samo vrata sefove. U nedostatku bankovnih vrijednosti, trezor VSP-a se ne može zapečatiti. Vrata trezora nisu zapečaćena tokom radnog vremena.

3.9.1. Za plombiranje skladišta u neradno vrijeme koriste se žigovi i olovni pečati.

Konop mora biti netaknut, bez čvorova, i provučen kroz otvor na brtvi i posebnim ušicama za vrata. Vrata trezora moraju biti zapečaćena na način da se vrata ne mogu otvoriti bez oštećenja konopa i otisaka pečata. Otisci pečata moraju biti jasni sa lako čitljivim tekstom.

Ukoliko na vratima trezora/sfa nema posebnih očiju za plombiranje, dozvoljena je upotreba jednokratnih indikatorskih brojčanih plombi ili indikatorskih plombi-naljepnica uz vođenje posebnog dnevnika, koji odražava: broj pečata, datum pečaćenja. i potpise službenika odgovornih za sigurnost bankovnih vrijednosti. Listovi navedenog časopisa moraju biti numerisani i ukoričeni, časopis je overen potpisom rukovodioca VSP i zapečaćen pečatom VSP. Prilikom upotrebe indikatorskog pečata-naljepnice, koji ima polje za stavljanje potpisa službenih lica, navedeni dnevnik se ne vodi.

3.9.2. Prilikom zaptivanja skladišnog objekta u VSP-u, otisci pečata se nanose sljedećim redoslijedom iz jedinice kanapa:

Prvi je upravnik kase;

Drugi je nadzorni službenik odgovoran za sigurnost bankovnih vrijednosti.

U VSP sa jednim zaposlenim, trezor je zaključan svim ključevima i zapečaćen njegovim pečatom.

3.9.3. U VSP-u, u toku radnog dana, transakcije sa vrijednostima banke u trezoru dragocjenosti može obavljati jedan blagajnik.

Istovremeno, na početku radnog dana službenici otvaraju trezor. Kada VSP radi u smjenskom režimu, službena lica7 provjeravaju stvarnu dostupnost bankovnih vrijednosti u skladu sa dokumentom /27/.

Zatim kontrolor prenosi, ne odražavajući činjenicu prenosa u knjizi f. broj 3, svoj komplet ključeva od trezora upravniku kase. Na kraju dana, navedeni set ključeva upravnik kase predaje kontroloru.

3.10. U toku radnog dana, magacin VSP se, u odsustvu službenih lica, zaključava na sve ključeve.

Tokom komisije gotovinske transakcije Zabranjeno je ostavljati ključeve u otvorima za zaključavanje vrata skladišta, kao i sefova (osim u slučajevima kada karakteristike dizajna sefovi se ne smiju ostavljati otvoreni kada se izvade ključevi), metalni ormarići i kolica smještena unutar trezora. Dozvoljeno je ne vaditi ključeve iz onih sefova, metalnih ormara i kolica u kojima se nalaze bankovne dragocjenosti, sa kojima se neposredno obavljaju radovi.

3.11. U skladišnim prostorima organizovanim u vidu ostave za dragocjenosti, gotovina i dragocjenosti odvojeno se pohranjuju u metalne ormare, regale, sefove, kolica, koja se ključem zaključavaju od strane upravitelja blagajne.

U sefovima se čuvaju bankarske vrijednosti u sefovima, koji se zaključavaju ključevima službenih lica odgovornih za sigurnost bankovnih dragocjenosti.

Dozvoljeno je čuvanje dragocjenosti u sefovima, osim plemenitih metala i od njih izrađenih kovanica, u metalnim ormarićima, regalima, kao i kolicima.

U monoblokovima, bankarske dragocjenosti se pohranjuju u metalne ormare koji su u njima ugrađeni.

Tokom radnog dana dozvoljeno je čuvanje neupakovanih bankovnih dragocjenosti u sefovima sefove, uklj. bez ulaganja u sefove.

U VSP-u sa jednim zaposlenim dozvoljeno je čuvanje neupakovanih bankovnih dragocjenosti u trezor tokom radnog i neradnog vremena.

Zabranjeno je čuvanje gotovine i dragocjenosti zaposlenih u banci i drugih stranih predmeta u skladišnim/metalnim ormanima VSP u monoblokovima.

3.12. Sve bankovne vrijednosti nastale u skladu sa Odjeljkom 4. moraju biti pohranjene u sljedećem skladištu:

Gotovina Banke Rusije u pakovanju institucija Banke Rusije - neograničeno;

Gotovina i dragocjenosti Banke Rusije u ambalaži proizvodnih preduzeća (MPF Goznak, Kovnica novca) - na neodređeno vrijeme;

Gotovina stranih država u pakovanju emisionih/stranih banaka - neograničeno;

Gotovina (osim prefabrikovanih, nepotpuno montažnih snopova gotovine) i dragocjenosti8 u pakovanju blagajnika odjeljenja Sberbank of Russia OJSC - ne duže od 2 godine;

Nekompletni/sastavljeni snopovi novčanica - ne više od 10 radnih dana od dana formiranja.

Po isteku navedenih rokova, gotovina i dragocjenosti se preračunavaju.

Paketi starih novčanica Banke Rusije mogu se čuvati u trezoru VSP od dana formiranja do sledećeg preuzimanja bankarskih dragocenosti u blagajni filijale Banke.

3.13. U skladištu VSP se postavljaju:

· duplikati ključeva iz ISH;

· duplikati ključeva iz CS, kao i terminalne kartice, servisne kartice i PIN koverte za njih (u skladu sa dokumentom /19/);

· duplikati elektronskih ključeva blagajnika;

· duplikati ključeva za LSH.

Duplikati ključeva se pakuju odvojeno prema navedenim tipovima u vreće/plastične kese, opremljene etiketama/preklopima na kojima je naznačeno ime VSP, natpis “Duplikati ključeva od _____ (navesti tip uređaja/radnog mjesta/ISH/LSH)” , broj ključeva.

Zatim se vrećice/plastične vrećice s dupliranim ključevima stavljaju zajedno sa inventarom u jednu zajedničku vrećicu, na čijoj su naljepnici navedeni sljedeći detalji: naziv VSP-a, naziv "Duplicati ključeva", uvjetna vrijednost torbe - 1 rublja , stavljaju se datum pakovanja, potpisi i lični pečati službenika. Vreću zapečaćuju službenici odgovorni za sigurnost bankovnih dragocjenosti.

Prilikom izdavanja/zamjene duplikata ključa sastavlja se akt o povlačenju/zamjeni ključa u bilo kojem obliku u kojem se navodi razlog povlačenja. Akt potpisuju službena lica i to najkasnije do sljedeći dan razmatra šef VSP. Izvještaje se kod načelnika VSP-a čuvaju u posebnoj fascikli godinu dana, a zatim se uništavaju.

3.14. U VSP skladištu dragocjenosti tokom radnog vremena, kao i podložno osiguranju Novac u američkim kasetama - u neradno vrijeme dozvoljeno je pohranjivanje unaprijed pripremljenih američkih kaseta sa gotovinom za utovar u SAD i istovarenih američkih kaseta sa gotovinom prije nego što se preračunaju bez ulaganja u sefove.

Unapred pripremljene TSD kasete se pohranjuju u skladištu VSP dragocjenosti na način dat u dokumentu /27/.

3.15. Dozvoljeno je čuvanje DM kovanica i DM poluga u posebnim vitrinama koje se nalaze u klijentskoj sali VSP. Mogućnosti opremanja vitrina, kao i skladištenja dragocjenosti u vitrine, u zavisnosti od tehničke čvrstoće i osiguranja vitrina, definisane su dokumentom /27/.

3.15.1. Za DM kovanice i poluge izložene u vitrini odgovorna su službena lica odgovorna za sigurnost bankovnih vrijednosti u trezoru VSP-a.

3.15.2. Za kovanice i poluge iz DM koji se stavljaju u vitrine, sastavlja se inventar - formira se AS VSP koji odražava: naziv i broj ekspoziture Banke, VSP broj, broj vitrine (ako ima više vitrina), tip metala, za kovanice - naziv kovanog novca, apoen kovanica, količina, ukupna količina (posebno za kovani novac u opticaju i kovanice van opticaja), za poluge - broj poluga, ukupna težina legure posebno za svaku vrstu metala (za zlato - takođe hemijski čista težina), datum formiranja inventara.

Odštampan je inventar poluga i kovanog novca iz DM koji se nalazi u vitrini, a na inventar se stavljaju lični pečati i potpisi službenika odgovornih za sigurnost bankovnih dragocjenosti. Inventar se čuva u skladištu VSP zajedno sa knjigovodstvenim knjigama.

3.15.3. Stvarno prisustvo poluga/kovanica u vitrini provjeravaju službena lica na otvaranju/zatvaranju radnog dana u VSP prema popisu bez napomena o pregledu.

Podložno dnevnom vizuelni pregled Službenici VSP-a o integritetu vitrine smiju provjeravati usklađenost stvarnog prisustva kovanica i poluga iz DM u pokaznim vitrinama sa podacima o inventaru samo prilikom vađenja/ulaganja dragocjenosti iz/u vitrine, kao i kod u slučaju promjene službenog lica u VSP sa jednosmjenskim režimom rada.

Usklađivanje stvarne raspoloživosti poluga/kovanica iz DM sa podacima računovodstvenih knjiga i akta f.br.403 vrši se:

Oni koji se nalaze u skladištu VSP: preračunavanjem službenih lica i usaglašavanjem broja poluga/kovanica sa količinom koja je navedena u knjigovodstvenim knjigama i aktu f.br.403;

Nalazi se u vitrini: provjerom broja poluga/kovanica naznačenih u inventaru sa podacima u odgovarajućoj rubrici knjigovodstvenih knjiga i akta br.403.

3.15.4. Polaganje/povlačenje poluga/kovanica iz DM u/iz vitrine vrši upravnik blagajne u toku radnog dana uz obaveznu provjeru kontrolnog službenika sadržaja vitrine sa inventarom prije iste. zapečaćeno na kraju radnog dana.

Kontrolor daje upravitelju blagajne (ako postoji) svoj ključ od izloga nakon otvaranja trezora i usaglašavanja (u smjenskom režimu rada VSP) stvarne raspoloživosti bankovnih dragocjenosti. Na kraju dana, kontrolni službenik vraća ključ upravniku kase.

Nakon polaganja/vađenja poluga/kovanica, vitrina se zaključava ključem/ključevima i zapečaćuje službena lica. Sastavlja se novi popis sadržaja vitrine. Prethodno kompletirani inventar se uništava.

3.15.5. Ukoliko na vitrini nema ušiju za pečaćenje, dozvoljena je upotreba indikatorske plombe-naljepnice, a potrebno je zabilježiti broj pečata-naljepnice u posebnom dnevniku, koji označava i datum pečaćenja naljepnice. vitrina i potpisi službenika odgovornih za sigurnost bankovnih vrijednosti. Listovi navedenog časopisa moraju biti numerisani i ukoričeni, časopis je overen potpisom rukovodioca VSP i zapečaćen pečatom VSP. Prilikom upotrebe indikatorskog pečata-naljepnice, koji ima polje za stavljanje potpisa službenih lica, navedeni dnevnik se ne vodi.

3.15.6. Čuvanje i korišćenje ključa/ključeva za vitrinu, kao i duplikata ključeva (ako su dostupni), vrši se u skladu sa procedurom predviđenom u stavovima 3.6.4-3.6.7, 3.9.3, za ključeve do skladišta VSP.

3.15.7. Odlukom rukovodioca VSP-a, u toku radnog dana, kovanice i poluge iz DM u vitrini mogu biti u nadležnosti nekog od radnika VSP-a.

U ovom slučaju, na otvaranju radnog dana u VSP-u i službena lica provjeravaju stvarnu prisutnost poluga/kovanica u vitrini, prijenos kovanica i poluga iz DM-a do navedenog zaposlenika od upravitelja blagajne vrši se sa odraz prema AS u knjigama 0402124/f.br.0482155/0402045 iznosa prenesenih kovanica i ingota prema popisu.

Na kraju radnog dana, u slučaju polaganja/povlačenja poluga/kovanica iz DM u/iz vitrine u toku radnog dana, u AS se generiše novi inventar za kovanice i poluge koje se nalaze u demonstraciji vitrina. Inventar se štampa, na inventar se stavlja lični pečat i potpis radnika. Vrijedne stvari se predaju upravniku blagajne prema AS sa odrazom u knjigama 0402124/f.br.0482155/0402045 predatih količina kovanog novca i poluga prema podacima inventara.

Na kraju radnog dana, stvarno prisustvo poluga i kovanog novca DM u vitrini provjeravaju službena lica prema inventaru koji je sačinio ovlašteni službenik, uz stavljanje ličnih pečata i potpisa na inventar.

Izdavanje/povratak ključa/ključeva vitrine od službenih lica ovlašćenom službeniku je prikazano u knjizi Obrasca br.3.

Povratak