ประวัติพนักงานควรเก็บไว้ที่ไหน? จำเป็นต้องใช้ตู้เซฟกันไฟเพื่อเก็บสมุดงานของพนักงานหรือกล่องเหล็กเพียงพอหรือไม่?

วิธีการจัดเก็บ หนังสือทำงานในองค์กร คนทำงานธรรมดารู้น้อย แต่ห้างสรรพสินค้ายังคงอยู่กับนายจ้างจนกว่าเจ้าของจะลาออกหรือเกษียณอายุ และเป็นนายจ้างที่รับผิดชอบเอกสารนี้

ข้อมูลทั่วไป

สมุดงานเป็นเอกสารยืนยันการดำเนินการโดยพลเมืองของเขา กิจกรรมแรงงาน. ตามข้อมูลที่ระบุในประมวลกฎหมายแรงงาน เงินบำนาญจะถูกคำนวณ ดังนั้นความปลอดภัยของเอกสารจึงมีความสำคัญมาก สมุดงานจะถูกเก็บไว้โดยลูกจ้าง ถ้าเขาไม่มีงานทำ หรือโดยนายจ้าง

รูปแบบของเอกสารและส่วนแทรกเป็นวัตถุที่ต้องรับผิดชอบอย่างเข้มงวด ดังนั้นจึงมี กฎบางอย่างการจัดเก็บของพวกเขา การบำรุงรักษา TC ในองค์กรสามารถทำได้โดยพนักงานของแผนกบุคคล ผู้จัดการ เลขานุการ หรือหัวหน้าเอง ขึ้นอยู่กับคำสั่งของเขา ในการทำเช่นนี้ เขาต้องออกคำสั่งที่เหมาะสม

ปัญหาขององค์กรทั้งหมดจะลดลงเป็นการดำเนินการต่อไปนี้:

• การนัดหมาย คนที่มีความรับผิดชอบ;
• การได้มาซึ่งรูปแบบและส่วนแทรกของ TC ที่ต้องการ
• การรักษาบันทึกที่เหมาะสม
• กำหนดขั้นตอนการประมวลผลและการออกเอกสาร

ผู้ประกอบการแต่ละรายมีหน้าที่จัดระเบียบการบำรุงรักษาและจัดเก็บห้างสรรพสินค้าด้วยตนเอง พวกเขาอยู่ภายใต้กฎเดียวกันกับองค์กรขนาดใหญ่

การบัญชีและการจัดเก็บ

เงื่อนไขในการจัดเก็บสมุดงานในองค์กรนั้นถูกควบคุมโดยกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน อย่าลืมเก็บบันทึกสมุดงานที่ใช้:

• สมุดรายรับรายจ่ายพิเศษ
• วารสารการบัญชีสำหรับการออกและรับของห้างสรรพสินค้า

เอกสารฉบับแรกมีความจำเป็นเพื่อเก็บบันทึกแบบฟอร์มที่องค์กรได้รับและใช้งาน รายละเอียดของแบบฟอร์มและข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ หนังสือเล่มนี้ได้รับการดูแลโดยเจ้าหน้าที่บัญชีผู้มีอำนาจ

แต่เอกสารฉบับที่สองดูแลโดยพนักงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการสมัครงานและการเลิกจ้าง วารสารประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับ TK ที่ออกและออกทั้งหมดที่องค์กร การลงทะเบียนหนังสือที่ได้รับการยอมรับจากพนักงานใหม่ก็ดำเนินการด้วย

ข้อมูลอ้างอิง: นิตยสารทั้งสองฉบับต้องเย็บ ระบุหมายเลข และรับรองด้วยตราประทับขององค์กร

สมุดงานของพนักงานแต่ละคนจะถูกเก็บไว้ตาม คำสั่งพิเศษซึ่งหมายถึงเอกสารความรับผิดชอบที่เข้มงวด หนังสือแรงงานของพนักงานจะถูกเก็บไว้ในห้องที่มีอุปกรณ์พิเศษ เช่น ในตู้นิรภัย ในกรณีที่ไม่มีตู้นิรภัย คุณสามารถใช้ตู้เสื้อผ้าเพื่อจุดประสงค์นี้ได้ สิ่งสำคัญคือการป้องกันการสูญหายหรือความเสียหายของห้างสรรพสินค้าอย่างสมบูรณ์

อ่านยัง การลงทะเบียนสมุดงาน: ความแตกต่างหลักของขั้นตอน

หากองค์กรมีสาขา ห้างสรรพสินค้าทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ที่สำนักงานใหญ่ TK สามารถเก็บไว้ในสาขาขององค์กรได้ แต่ต้องสร้างบริการบุคลากรเดี่ยวสำหรับสิ่งนี้ หัวหน้ามีหน้าที่ออกคำสั่งที่เหมาะสม จากนั้นผู้อำนวยการสาขาจะสามารถร่างและเก็บบันทึกเอกสารของพนักงานทุกคนได้ หากปฏิบัติหน้าที่โดยไม่ได้รับคำสั่งจากหัวหน้าบริษัท เขาจะฝ่าฝืนกฎหมาย

ในการขอรับแบบฟอร์ม เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลหรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ จะต้องยื่นคำร้องที่เหมาะสมต่อเจ้าหน้าที่บัญชี และทุกสิ้นเดือน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมีหน้าที่รายงานต่อฝ่ายบัญชีเกี่ยวกับความพร้อมของแบบฟอร์ม TC

เมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบบัญชีสำหรับ TC เอกสารจะถูกโอนไปยังพนักงานคนอื่น ในการทำเช่นนี้หัวหน้าจะออกกฎหมาย แต่หลังจากการตรวจสอบความพร้อมของแรงงานอย่างเหมาะสม

ไม่อนุญาตให้เก็บสมุดงานเสียเมื่อกรอกในองค์กร พวกเขาจะถูกทำลายบนพื้นฐานของคำสั่งที่เกี่ยวข้องที่ออกโดยหัวหน้า เอกสารที่เจ้าของไม่ได้รับโดย เหตุผลที่ดี(เช่น กรณีเสียชีวิต) ต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 2 ปี จากนั้นพวกเขาจะถูกย้ายไปยังที่เก็บถาวรพิเศษขององค์กรเป็นเวลา 50 ปี หลังจากช่วงเวลานี้ เอกสารก็ถูกทำลายเช่นกัน

ห้ามจัดเก็บสมุดงานในองค์กรใด ๆ หลังจากการเลิกจ้างพนักงาน เจ้าของจะต้องได้รับเอกสารของเขาในวันที่เลิกจ้างพร้อมกับการคำนวณ กฎหมายยังอนุญาตให้ส่งคืนเอกสารให้ญาติของผู้ใต้บังคับบัญชาในกรณีที่เขาเสียชีวิต ในกรณีที่ปฏิเสธที่จะรับห้างสรรพสินค้าผู้เช่าจะต้องส่งให้เจ้าของทางไปรษณีย์

หลังจากพิจารณาประเด็นนี้แล้ว เราก็ได้ข้อสรุปดังนี้
กฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดเก็บสมุดงานของพนักงานในตู้นิรภัยที่ปิดสนิทกันไฟหรือตู้ล็อคโลหะได้ เช่นเดียวกับข้อกำหนดสำหรับการมีอยู่ในห้องที่มีสมุดงาน แถบบนหน้าต่างและประตูโลหะ

เหตุผลในการสรุป:
แบบฟอร์ม ขั้นตอนในการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงาน ตลอดจนขั้นตอนการเตรียมแบบฟอร์มสมุดงานและการจัดหาให้กับนายจ้างนั้น จัดตั้งขึ้นโดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่ได้รับอนุญาตจากรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย (มาตรา 66 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของ สหพันธรัฐรัสเซีย)
พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน พ.ศ. 2546 N 225 ได้อนุมัติกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บหนังสืองาน การจัดเตรียมแบบฟอร์มสมุดงาน และการจัดหานายจ้างให้กับพวกเขา (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎ)
วรรค 43 ของกฎกำหนดว่าสมุดงานและสมุดงานซ้ำกันที่ลูกจ้างไม่ได้รับเมื่อเลิกจ้างหรือในกรณีที่ญาติสนิทของพนักงานเสียชีวิตจะถูกเก็บไว้ตามความต้องการกับนายจ้าง (ในองค์กรหรือกับบุคคล ซึ่งเป็นผู้ประกอบการรายบุคคล) ตามข้อกำหนดสำหรับการจัดเก็บที่กำหนดโดยกฎหมาย สหพันธรัฐรัสเซียเกี่ยวกับการเก็บถาวร
อย่างที่คุณเห็น ในบรรทัดฐานนี้ เรากำลังพูดถึงสมุดงานและสมุดงานซ้ำของคนงานที่ถูกไล่ออกแล้ว
การวิเคราะห์บรรทัดฐานของกฎแสดงให้เห็นว่าขั้นตอนการจัดเก็บสมุดงานของพนักงานด้วย แรงงานสัมพันธ์นายจ้างยังคงดำเนินต่อไป ไม่ได้รับการควบคุมโดยเฉพาะ
ตามข้อ 42 ของกฎ รูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกจะถูกเก็บไว้ในองค์กรเป็นเอกสารที่มีความรับผิดชอบอย่างเข้มงวดและออกให้กับบุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาสมุดงานตามคำขอของเขา
แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดจะต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัย ตู้โลหะ หรือห้องพิเศษเพื่อความปลอดภัย (ข้อ 6.2 ของระเบียบว่าด้วยเอกสารและเวิร์กโฟลว์ในการบัญชี ซึ่งได้รับอนุมัติจากกระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 1983 N 105)
อย่างไรก็ตาม เป็นที่ชัดเจนว่าแบบฟอร์มสมุดงานได้รับอำนาจทางกฎหมายของเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการทำงานและประสบการณ์การทำงานของลูกจ้าง หากนายจ้างกรอกแบบฟอร์มดังกล่าวพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานคนใดคนหนึ่ง . สมุดงานที่เสร็จสมบูรณ์ไม่ใช่เอกสารการรายงานที่เข้มงวด ดังนั้นบรรทัดฐานของข้อ 6.2 ของระเบียบว่าด้วยเอกสารและเวิร์กโฟลว์ในการบัญชี ในความเห็นของเรา นายจ้างจึงไม่บังคับเมื่อจัดเก็บสมุดงานของพนักงาน
ในเวลาเดียวกันตามข้อ 45 ของกฎ นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบงานเกี่ยวกับการจัดเก็บสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น เราเชื่อว่าเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียและความเสียหายของสมุดงานของพนักงาน นายจ้างมีสิทธิ์ที่จะพัฒนาชุดของมาตรการเพื่อความปลอดภัยของเอกสารเหล่านี้โดยอิสระ ดังนั้นตามดุลยพินิจขององค์กรมีสิทธิ์ใช้ตู้นิรภัย ตู้โลหะ หรือห้องที่มีอุปกรณ์พิเศษเพื่อจัดเก็บสมุดงานของพนักงาน

เตรียมคำตอบ:
ผู้เชี่ยวชาญด้านบริการให้คำปรึกษาด้านกฎหมาย GARANT
Anosova Julia

การควบคุมคุณภาพการตอบสนอง:
ผู้ตรวจสอบบริการให้คำปรึกษาด้านกฎหมาย GARANT
โคมาโรว่า วิกตอเรีย

เนื้อหานี้จัดทำขึ้นบนพื้นฐานของการให้คำปรึกษาเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นรายบุคคลซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบริการให้คำปรึกษาด้านกฎหมาย

บันทึกแรงงาน: การบัญชีและการจัดเก็บแรงงาน

หนังสือการจ้างงานเป็นเอกสารที่ต้องรับผิดชอบอย่างเข้มงวด ดังนั้น กฎหมายจึงกำหนดขั้นตอนสำหรับการบัญชีและการจัดเก็บ (ส่วนที่ VI ของกฎที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ № 225 ).

แต่ละองค์กรจะต้องเก็บหนังสือพิเศษเกี่ยวกับการบัญชีสำหรับสมุดงาน

อันดับแรก - สมุดรายรับรายจ่ายเกี่ยวกับการบัญชีสำหรับแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรก (ภาคผนวก 2 ของพระราชกฤษฎีกาของกระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69)

ที่สอง - สมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น (ภาคผนวก 3 ของพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69)

สมุดรายรับรายจ่ายสำหรับแบบฟอร์มการบัญชีของสมุดงานและใบแทรกมันถูกเก็บไว้ในแผนกบัญชีขององค์กร ทำรายการในทันทีหลังจากได้รับแบบฟอร์มจากผู้จัดจำหน่าย ในหนังสือ ให้แน่ใจว่าได้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการได้มาและค่าใช้จ่ายของสมุดงานและส่วนแทรกที่ซื้อมา โดยระบุชุดและตัวเลข และป้อนข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของแบบฟอร์ม

สมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกควรดำเนินการโดยการบริการบุคลากรขององค์กร แต่ถ้าองค์กรไม่มีก็มักจะมอบหมายความรับผิดชอบนี้ให้กับแผนกบัญชี ในหนังสือเล่มนี้ ให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ลูกจ้างได้รับการว่าจ้าง นามสกุล นามสกุล นามสกุล อนุกรม และหมายเลขของสมุดงานและส่วนแทรก ตำแหน่ง สถานที่ทำงาน ตลอดจนรายละเอียดของเอกสารตามหลักเกณฑ์ ซึ่งลูกจ้างได้รับการว่าจ้าง

แผ่นงานทั้งหมดในหนังสือทั้งสองเล่มจะต้องมีหมายเลข ร้อยเชือก รับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าองค์กร และปิดผนึกด้วยตราประทับขี้ผึ้งหรือปิดผนึก

ขั้นตอนนี้กำหนดขึ้นในวรรค 41 ของกฎที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225

สำหรับการไม่มีสมุดบัญชีสำหรับสมุดงานหรือการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องพนักงานตรวจแรงงานอาจปรับองค์กรและ เจ้าหน้าที่.

จำนวนเงินค่าปรับคือ:
- สำหรับเจ้าหน้าที่ (เช่นหัวหน้าองค์กร) - 1,000 ถึง 5,000 รูเบิล
- สำหรับองค์กร - จาก 30,000 ถึง 50,000 รูเบิล

มาตรการความรับผิดดังกล่าวมีอยู่ในมาตรา 5.27 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย

หัวหน้า (เจ้าหน้าที่) ขององค์กรที่เคยต้องรับผิดตามส่วนที่ 1 ของข้อ 5.27 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซียอาจถูกตัดสิทธิ์เป็นระยะเวลาหนึ่งถึงสามปี (ส่วนที่ 2 ของข้อ 5.27 แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง ความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)

วิธีการรับรองบันทึกสมุดงานหากองค์กรไม่มีตราประทับขี้ผึ้ง

หากองค์กรไม่มีตราประทับขี้ผึ้งสามารถปิดผนึกบันทึกสมุดงานได้ (ข้อ 41 ของกฎที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225) การเติมทำได้ง่าย นำปลายด้ายเย็บเล่มที่เย็บเล่มมา ข้างในปกหลังของมัน วางไว้ระหว่างกระดาษขาวสองสี่เหลี่ยมแล้วกาวสี่เหลี่ยมเหล่านี้เข้าด้วยกัน ติดผนึกเข้ากับด้านในของฝาครอบและติดผนึกปกติไว้ ซีลกลมบริการองค์กรหรือบุคลากรเพื่อให้ส่วนหนึ่งของการพิมพ์ไปบนหน้าปก และอย่าลืมทำเอกสารรับรองเกี่ยวกับจำนวนหน้าในหนังสือเล่มนี้ที่มีการร้อย ลงหมายเลข และปิดผนึก ลายเซ็นและวันที่ข้างๆ

เป็นไปได้ไหมที่จะออกสมุดงานต้นฉบับให้กับพนักงานเพื่อการเกษียณอายุก่อนกำหนด?

เลขที่ ให้สำเนารับรองหรือสารสกัดจากสมุดงานแก่พนักงาน คุณต้องดำเนินการตามคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงานไม่เกินสามวันทำการนับจากวันที่ยื่นคำร้อง สิ่งนี้ระบุไว้ในวรรค 7 ของกฎที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 ในขณะเดียวกันความรับผิดชอบในการละเมิดข้อกำหนดนี้ตกอยู่ที่พนักงานที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงาน . ดังนั้น หากสมุดงานเดิมถูกส่งให้กับพนักงานและเขาทำหาย ความรับผิดชอบสำหรับการสูญเสียนั้นตกอยู่ที่พนักงานที่รับผิดชอบในการจัดเก็บและบำรุงรักษาสมุดงานทั้งหมด กฎนี้ใช้แม้ว่าจะมีการออกสมุดงานต้นฉบับให้กับพนักงานเมื่อได้รับใบเสร็จ Rostrud ยึดมั่นในตำแหน่งที่คล้ายกันในจดหมายลงวันที่ 18 มีนาคม 2551 ฉบับที่ 656-6-0

เก็บสมุดงาน

เก็บสมุดงานในองค์กรเป็นเอกสารความรับผิดชอบที่เข้มงวด และที่สำคัญที่สุดคือ เก็บไว้ในตู้นิรภัยกันไฟ หากไม่สามารถทำได้ก็ให้อยู่ในตู้ที่ล็อคด้วยกุญแจ ออกแบบฟอร์มให้กับผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาสมุดงานตามคำขอของเขาซึ่งร่างขึ้นในรูปแบบใด ๆ

ทุกสิ้นเดือน พนักงานที่รับผิดชอบในการดูแลสมุดงานต้องส่งรายงานเกี่ยวกับความพร้อมของแบบฟอร์มและจำนวนเงินที่ได้รับสำหรับสมุดงานและส่วนแทรกที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมเอกสารแนบ ใบเสร็จรับเงิน.

อ่าน: สัญญาจ้างงานกับ คนงานที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะตัวอย่าง 2019

มีการรวบรวมรายงานเกี่ยวกับความพร้อมของแบบฟอร์มและจำนวนเงินที่ได้รับสำหรับสมุดงานและส่วนแทรกที่ออกให้ในรูปแบบใดก็ได้

ขั้นตอนนี้กำหนดขึ้นในวรรค 42 ของกฎซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225

ใครในองค์กรควรรับผิดชอบงานบัญชี บำรุงรักษา และจัดเก็บสมุดงาน

ที่ บริษัทใหญ่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักจะรับผิดชอบการบำรุงรักษาสมุดงาน ที่ องค์กรขนาดเล็กเนื่องจากขาดหน่วยงานพิเศษที่เหมาะสมที่จะทำ งานที่คล้ายกันอาจเป็นนักบัญชี เลขานุการ หรือเจ้าหน้าที่อื่นๆ การแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการทำงานกับสมุดงานนั้นออกตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรในรูปแบบอิสระ (ข้อ 45 ของกฎที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225)

เมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบในการทำงานกับสมุดงานให้โอนสมุดงานตามการกระทำของการยอมรับและการโอนคดี ในเวลาเดียวกันในการกระทำไม่ได้ระบุเฉพาะจำนวนหนังสือ แต่ระบุองค์ประกอบที่แท้จริง (ชื่อเจ้าของและรายละเอียด) การกระทำจะต้องได้รับการรับรองด้วยสองลายเซ็น - ด้านหนึ่งระบุตำแหน่งและนามสกุลของบุคคลที่รับเอกสารในทางกลับกันส่งมอบ เมื่อเปิดเผยข้อเท็จจริงของการไม่มีสมุดงานบางเล่มให้ทำการกระทำที่ระบุสาเหตุของการขาดงาน

รับสมุดงานเมื่อเลิกจ้าง พนักงานต้องลงนามในบัตรส่วนบุคคลและสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรก (ข้อ 41 ของกฎที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225)

หนังสือการจ้างงานและสำเนาที่พนักงานไม่ได้รับเมื่อเลิกจ้าง องค์กรต้องเก็บเอกสารไว้จนกว่าพนักงานหรือครอบครัวที่ใกล้ชิดต้องการ (ในกรณีที่พนักงานเสียชีวิต) ไม่มีการอ้างสิทธิ์ - อย่างน้อย 50 ปี คำสั่งและข้อกำหนดในการจัดเก็บดังกล่าวมีอยู่ในวรรค 43 ของกฎที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 และรายการที่ได้รับอนุมัติโดยจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 6 ตุลาคม พ.ศ. 2543

การเรียกร้องทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับภาษีและการบริจาค: กฎการอ้างอิงใหม่

ล่าสุด กรมสรรพากรได้ปรับปรุงรูปแบบการเรียกร้องการชำระหนี้ตามงบประมาณ ได้แก่ เกี่ยวกับเบี้ยประกัน ถึงเวลาแก้ไขขั้นตอนการส่งข้อกำหนดดังกล่าวไปยัง TMS แล้ว

ไม่ต้องพิมพ์สลิปเงินเดือน

นายจ้างไม่ต้องให้พนักงานส่งสลิปเงินเดือนลงบนกระดาษ กระทรวงแรงงานไม่ได้ห้ามส่งให้ลูกจ้างทางอีเมล์

"นักฟิสิกส์" โอนเงินค่าสินค้าโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร - คุณต้องออกเช็ค

ในกรณีที่บุคคลโอนไปยังผู้ขาย (บริษัท หรือผู้ประกอบการรายบุคคล) ชำระเงินค่าสินค้าโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร ผู้ขายมีหน้าที่ส่งใบเสร็จรับเงินให้กับผู้ซื้อ - นักฟิสิกส์ กระทรวงการคลังเชื่อ

ไม่ทราบรายการและปริมาณของสินค้า ณ เวลาที่ชำระเงิน: วิธีออกใบเสร็จรับเงิน

ชื่อ ปริมาณ และราคาของสินค้า (งาน บริการ) - รายละเอียดบังคับ ใบเสร็จรับเงิน(สพฐ.) อย่างไรก็ตาม เมื่อได้รับเงินล่วงหน้า (ล่วงหน้า) บางครั้งไม่สามารถกำหนดปริมาณและรายการสินค้าได้ กระทรวงการคลังแจ้งว่าจะทำอย่างไรในสถานการณ์เช่นนี้

การตรวจสุขภาพสำหรับการทำงานที่คอมพิวเตอร์: บังคับหรือไม่

แม้ว่าพนักงานจะยุ่งอยู่กับการทำงานกับพีซีอย่างน้อย 50% ของเวลาทำงาน แต่ก็ไม่ใช่เหตุผลที่จะส่งเขาไปตรวจร่างกายเป็นประจำ ทุกอย่างตัดสินโดยผลการรับรองสถานที่ทำงานตามสภาพการทำงาน

เปลี่ยนผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - แจ้ง Federal Tax Service

หากองค์กรปฏิเสธการให้บริการของผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์รายหนึ่งและเปลี่ยนไปใช้อีกรายหนึ่ง จำเป็นต้องส่ง TCS ไปที่ สำนักงานภาษีการแจ้งเตือนทางอิเล็กทรอนิกส์ของผู้รับเอกสาร

ระบอบการปกครองพิเศษจะไม่ถูกปรับสำหรับผู้สะสมทางการเงินเป็นเวลา 13 เดือน

สำหรับองค์กรและผู้ประกอบการรายบุคคลในระบบภาษีแบบง่าย ภาษีเกษตรรวม UTII หรือ PSN (ยกเว้นบางกรณี) มีข้อจำกัดเกี่ยวกับระยะเวลาที่อนุญาตของคีย์ไดรฟ์ทางการเงินที่ใช้โดยเครื่องบันทึกเงินสด ดังนั้น พวกเขาจึงสามารถใช้ตัวสะสมทางการเงินได้ 36 เดือนเท่านั้น แต่เมื่อมันปรากฏออกมาในขณะที่กฎนี้ใช้ไม่ได้จริง

วิธีการจัดเก็บบันทึกการทำงาน?

สมุดงานของพนักงานรวมถึงสมุดงานและส่วนแทรกที่ว่างเปล่าจะต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือในห้องพิเศษขององค์กรซึ่งช่วยให้สามารถเก็บรักษาไว้ในข้อ 6.2 ของระเบียบการจัดการเอกสาร พนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรมีหน้าที่จัดเก็บสมุดงาน หากพนักงานคนอื่นรับผิดชอบในการดูแลสมุดงาน เขาจะได้รับสมุดงานเปล่าจากพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดเก็บ ตามคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรในวรรค 42 45 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน

ในการบัญชีสำหรับสมุดงานต้องเก็บหนังสือสองเล่มไว้ วรรค 40 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน:

- สมุดรายรับและรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น (ต่อไปนี้ - สมุดรายรับและรายจ่าย)

- หนังสือบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น (ต่อไปนี้ - หนังสือการบัญชีสำหรับการเคลื่อนไหวของสมุดงาน)

สมุดงานและส่วนแทรกเปล่าทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์กรระบุไว้ในสมุดรายรับและรายจ่าย นอกจากนี้ยังจดบันทึกเกี่ยวกับการออกแบบฟอร์มสำหรับการประมวลผลข้อ 41 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน:

- สมุดงานหรือส่วนแทรกสำหรับพนักงานใหม่

- แทรกในสมุดงานสำหรับพนักงานที่มีอยู่

- สำเนาสมุดงานสำหรับพนักงานที่มีอยู่หรือถูกไล่ออก

หากรูปแบบของสมุดงานได้รับความเสียหายจะต้องถูกทำลายซึ่งมีการร่างพระราชบัญญัติไว้ในวรรค 42 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน

การทำลายแบบฟอร์มสมุดงานไม่ได้สะท้อนให้เห็นในการบัญชีหรือการบัญชีภาษีเนื่องจากได้พิจารณาต้นทุนแล้วในค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่ได้มา

ข้อมูลเกี่ยวกับสมุดงานและสำเนาสมุดงานของพนักงาน รวมถึงที่ออกในองค์กรของคุณ จะถูกบันทึกไว้ในสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงาน ข้อ 41 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน

พนักงานที่ได้รับสมุดงานเมื่อเลิกจ้างต้องลงนามในคอลัมน์ 13 ของหนังสือการบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงาน

หากพนักงานที่ถูกไล่ออกไม่ได้รับสมุดงานก็จะถูกเก็บไว้ในองค์กรตามต้องการ ข้อ 43 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน

ตัวอย่างการสั่งซื้อในการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการทำงานกับหนังสืองาน

ตัวอย่างใบสมัครการออกแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

ตัวอย่างการกรอกสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

ตัวอย่างการกรอกสมุดรายรับรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

จะทำอย่างไรในกรณีที่หนังสืองานสูญหายหรือเสียหาย? >>>

เป็นไปได้ไหมที่จะออกสมุดงานในมือ? >>>

นอกจากนี้ใน Guidebooks ConsultantPlus

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงานในคู่มือปัญหาบุคลากร "หนังสือการจ้างงาน" >>>

ความรับผิดชอบในการละเมิดกฎการบำรุงรักษาและการจัดเก็บหนังสืองานคืออะไร? >>>

ทุกวันเราคัดสรรข่าวสำคัญสำหรับการทำงานของนักบัญชี ช่วยให้คุณประหยัดเวลา

หนังสือจ้างงาน-บำรุงรักษา จัดเก็บ บัญชี

ปัญหาการเลิกจ้างหนังสือทำงานถูกหยิบยกขึ้นมาในปี 2549 และตั้งแต่นั้นมาการโต้เถียงก็ดำเนินต่อไป ตัวอย่างเช่น รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงสาธารณสุขและการพัฒนาสังคมแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย อเล็กซานเดอร์ ซาโฟนอฟ เชื่อว่าหนังสืองานควรถูกยกเลิกและแทนที่ด้วยสัญญาจ้างงาน เนื่องจากเป็นสัญญาจ้างงานที่มากที่สุด วิธีที่มีประสิทธิภาพการคุ้มครองสิทธิของคนงาน อย่างไรก็ตาม สมุดงานยังคงเป็นเอกสารบังคับสำหรับการนำเสนอเมื่อมีการจ้างงาน (มาตรา 65 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

มีข้อยกเว้นสองประการสำหรับกฎนี้:

- เมื่อทำสัญญาจ้างเป็นครั้งแรก นายจ้างจะร่างสมุดงานขึ้น

- เมื่อพนักงานไปทำงานนอกเวลา สมุดงานของเขาจะอยู่ที่สถานที่ทำงานหลัก

สอดคล้องกับศิลปะ 66 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียสมุดงานของแบบฟอร์มที่จัดตั้งขึ้นเป็นเอกสารหลักที่ยืนยันกิจกรรมด้านแรงงานและ อาวุโสคนงาน

เริ่มและพิจารณาสมุดงานอย่างถูกต้อง

นายจ้างเก็บรักษาสมุดงานสำหรับพนักงานแต่ละคนที่ทำงานให้กับเขามานานกว่าห้าวัน ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือนายจ้าง - บุคคลที่ไม่ใช่ ผู้ประกอบการรายบุคคล- ไม่มีสิทธิ์เก็บสมุดงานให้พนักงาน ดังนั้นนายจ้างจึงต้องมี จำนวนเงินที่ต้องการแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

อ่าน: วันหยุดพักร้อนประจำปี

เมื่อออกสมุดงานหรือส่วนแทรกให้กับลูกจ้างนายจ้างจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมซึ่งจำนวนเงินจะถูกกำหนดโดยจำนวนค่าใช้จ่ายสำหรับการได้มาซึ่งเอกสาร

นายจ้างจ่ายค่าแบบฟอร์มและ / หรือสมุดงานของลูกจ้าง:

- ในกรณีที่สมุดงานสูญหายเป็นจำนวนมากอันเนื่องมาจากสถานการณ์ฉุกเฉิน (ภัยพิบัติด้านสิ่งแวดล้อมและที่มนุษย์สร้างขึ้น ภัยธรรมชาติ จลาจล) (ข้อ 34 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงาน)

- ในกรณีที่กรอกสมุดงานหรือส่วนแทรกในเบื้องต้นไม่ถูกต้อง รวมทั้งในกรณีที่เกิดความเสียหายโดยไม่ใช่ความผิดของพนักงาน

แม้ว่าที่จริงแล้วขั้นตอนในการออกสมุดงานและส่วนแทรกโดยไม่เรียกเก็บเงินจากพนักงานนั้นไม่ได้กำหนดไว้ในพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 N 225 แต่ก็สามารถฝึกฝนได้หากโอกาสดังกล่าวถูกสร้างขึ้นโดย กฏระเบียบภายใน ตารางงานองค์กรต่างๆ

การบัญชีและการจัดเก็บสมุดงาน

ความรับผิดชอบต่อรัฐและลูกจ้างในการจัดองค์กรที่เหมาะสมในการบำรุงรักษาการจัดเก็บการบัญชีและการออกสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นขึ้นอยู่กับนายจ้าง * (6) ในทางกลับกัน เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจพิเศษมีหน้าที่รับผิดชอบต่อนายจ้างในการบำรุงรักษา จัดเก็บ บันทึก และออกสมุดงาน

นายจ้างออกคำสั่ง (คำสั่ง) เกี่ยวกับการแต่งตั้งบุคคลดังกล่าว ตามกฎแล้วนี่คือพนักงานของแผนกบุคคลขององค์กร

ยกตัวอย่างคำสั่งแต่งตั้งผู้รับผิดชอบการทำงานกับสมุดงาน

MOU "ค่าเฉลี่ย โรงเรียนครบวงจรไม่มี 34"

ก่อนเริ่มทำงานกับสมุดงาน บุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาต้อง:

- ยอมรับตามพระราชบัญญัติที่เกี่ยวข้องสมุดงานของพนักงานที่มีอยู่ในบริการบุคลากร

- ตรวจสอบความพร้อมใช้งานและความถูกต้องของสมุดบัญชีและการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในสมุดบัญชี (ต่อไปนี้จะเรียกว่าสมุดบัญชี)

- ตรวจสอบความพร้อมและความปลอดภัยของสมุดงานของพนักงาน

- ตรวจสอบว่าองค์กรมีสต็อกแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกที่จำเป็นหรือไม่

เอกสารการบัญชีและการลงทะเบียนสมุดงาน

วรรค 40 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงานกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บรักษาสมุดบันทึก การขาดงานอาจกลายเป็นปัญหาสำหรับนายจ้างไม่เพียง แต่ในระหว่างการตรวจสอบที่ดำเนินการโดยพนักงานตรวจแรงงานของรัฐเท่านั้น แต่หากพนักงานคนใดคนหนึ่งไปศาลด้วย

บัญชีแยกประเภทควรได้รับการดูแลโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือแผนกอื่น ๆ ขององค์กรที่รับผิดชอบในการว่าจ้างและไล่พนักงานออก

ข้อมูลต่อไปนี้ถูกป้อนในบัญชีแยกประเภท:

- เกี่ยวกับสมุดงานที่โอนไปยังบริการด้านบุคลากรโดยพนักงานเมื่อสมัครงาน

- เกี่ยวกับหนังสือที่ออกให้แก่พนักงานในองค์กรนี้เป็นครั้งแรก

- เกี่ยวกับส่วนแทรกในสมุดงานที่ออกให้กับพนักงานในช่วงเวลาทำงานในองค์กรนี้

เมื่อได้รับจากพนักงานของสมุดงานที่มีส่วนแทรกที่ออกในองค์กรอื่นเฉพาะหนังสือที่ต้องลงทะเบียนนั่นคือไม่มีการป้อนส่วนแทรกในบรรทัดแยกต่างหากในสมุดบัญชี

สมุดบันทึกจะต้องระบุชุดและจำนวนของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น ตำแหน่ง อาชีพ ลักษณะพิเศษของพนักงานที่ส่งสมุดงานหรือผู้ที่กรอกสมุดงานหรือส่วนแทรก จำนวนและวันที่ของ คำสั่งหรือการตัดสินใจอื่น ๆ ของนายจ้าง บนพื้นฐานของการจ้างลูกจ้าง นอกจากนี้ เมื่อพนักงานถูกไล่ออก สมุดบันทึกต้องมีลายเซ็นในการรับสมุดงานในมือและวันที่

หากองค์กรไม่เคยเก็บสมุดบัญชีมาก่อน เราไม่แนะนำให้เริ่มทำย้อนหลัง หัวหน้าองค์กรต้องลงนามในบันทึกข้อตกลงเกี่ยวกับการไม่มีหนังสือและเริ่มต้นเอกสารตั้งแต่วันที่ตรวจพบว่าไม่มีหนังสือตามข้อกำหนดของข้อ 40 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงาน

สมุดบัญชีมีคุณสมบัติอีกอย่างหนึ่งที่แตกต่างจากแบบฟอร์มการบัญชีส่วนใหญ่ - ไม่มีการกรอกภายในปีปฏิทินซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับสมุดทะเบียนและนิตยสารส่วนใหญ่ แต่จนกว่าหน้าทั้งหมดจะถูกใช้จนหมด ด้วยเหตุนี้ ปัญหาของการแทนที่รูปแบบหนึ่งของบัญชีแยกประเภทด้วยรูปแบบอื่นจึงแตกต่างกัน ต้องปิดสมุดบัญชีที่ไม่เป็นไปตามแบบฟอร์มที่กำหนดโดยอธิบายเหตุผลในการยกเลิกการบำรุงรักษารวมทั้งระบุจำนวนสมุดงานของพนักงานทั้งหมดที่ลงทะเบียน ในเวลาเดียวกัน หนังสือเล่มนี้จะต้องถูกเก็บไว้ในองค์กรเป็นเวลา 75 ปี เนื่องจากมีข้อมูลไม่เพียงแต่เกี่ยวกับสมุดงานของพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างก่อนหน้านี้ แต่ยังทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการรับหนังสือโดยพนักงานที่เกษียณอายุราชการด้วย

ฝ่ายบัญชีขององค์กรต้องรักษาบัญชีรายรับและรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น (ต่อไปนี้จะเรียกว่าสมุดแบบฟอร์มและส่วนแทรก) โดยผู้รับผิดชอบจะต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานทั้งหมด เกี่ยวข้องกับการรับและค่าใช้จ่ายของแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นพร้อมการระบุชุดและหมายเลขของแต่ละแบบฟอร์ม

รูปแบบของหนังสือเหล่านี้ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 10 ตุลาคม 2546 N 69 "ในการอนุมัติคำแนะนำในการกรอกสมุดงาน"

ตามวรรค 41 ของกฎการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงานสมุดบัญชีรวมถึงหนังสือแบบฟอร์มและส่วนแทรกจะต้องมีการนับ, เย็บ, รับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรและปิดผนึกด้วยตราประทับขี้ผึ้ง หรือปิดผนึก การรับรองเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อแยกการปลอมแปลงในบันทึก อย่างไรก็ตาม การใช้ตราประทับขี้ผึ้งหรือตราประทับทำให้เกิดปัญหาและความไม่สะดวกบางประการเมื่อเก็บหนังสือ กฎหมายไม่จำเป็นต้องพิมพ์รายละเอียดขององค์กรลงบนตราประทับหรือตราประทับขี้ผึ้ง ดังนั้น คุณสามารถซื้อขี้ผึ้งปิดผนึกและปิดผนึกหนังสือที่เย็บด้วยตัวเอง หรือไปที่ที่ทำการไปรษณีย์และประทับตราหนังสือที่เย็บด้วยขี้ผึ้งปิดผนึกโดยมีค่าธรรมเนียม แม้ว่าการปฏิบัติงานของการบริการบุคลากรจะแสดงให้เห็นว่าการรับรองแบบฟอร์มการบัญชีทั้งในการบริการบุคคลและในแผนกบัญชีพวกเขาใช้ตราประทับสีเหลืองอ่อนขององค์กรซึ่งดูเหมือนจะค่อนข้างสมเหตุสมผล

โปรดทราบว่าควรลงทะเบียนเฉพาะหนังสือที่กรอกแบบฟอร์มที่ป้อนไว้ในสมุดแบบฟอร์มและส่วนแทรกในแผนกบัญชีขององค์กรก่อนหน้านี้ในสมุดบัญชี สามารถตรวจสอบได้โดยการเปรียบเทียบชุดและจำนวนแบบฟอร์มที่ปรากฏในหนังสือทั้งสองเล่ม สำหรับการละเมิด คำสั่งที่จัดตั้งขึ้นการรักษา การบันทึก การจัดเก็บ และการออกสมุดงาน เจ้าหน้าที่ต้องรับโทษทางวินัย และในกรณีที่กฎหมายกำหนด - ความรับผิดชอบอื่นๆ

ลงทะเบียนสมุดงานครั้งแรก

การลงทะเบียนสมุดงานสำหรับลูกจ้างที่ได้รับการว่าจ้างเป็นครั้งแรกดำเนินการโดยนายจ้างต่อหน้าลูกจ้างไม่เกินหนึ่งสัปดาห์นับจากวันที่จ้าง แบบฟอร์มสมุดงานจะต้องได้รับจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีขององค์กรตามลักษณะที่กำหนด

จนถึงปัจจุบันแม้จะมีคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 22 ธันวาคม 03 N 117n ซึ่งได้รับอนุมัติจากคำสั่งให้นายจ้างมีแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในสมุดงาน แต่ก็มีกรณีที่ลูกจ้าง ตัวเองนำแบบฟอร์มสมุดงานไปที่ฝ่ายบุคคลและขอให้ออก

ดังนั้นฉันอยากจะเตือนคุณอีกครั้งว่ากระบวนการนี้ไม่ได้จัดเตรียมแบบฟอร์มสมุดงานโดยพนักงานเองและเป็นการละเมิดโดยตรง พนักงานบริการบุคลากรไม่ควรรับแบบฟอร์มการลงทะเบียนของสมุดงานที่ได้รับจากประชาชน

ควรสังเกตว่าพนักงานต้องปรากฏตัวในระหว่างการลงทะเบียนครั้งแรกของสมุดงาน ในการลงทะเบียนครั้งแรกของหนังสือเล่มนี้ ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานจะถูกป้อนเข้าไป

ตามวรรค 9 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงานวรรค 2 ของคำแนะนำในการกรอกสมุดงานข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานระบุไว้ในหน้าแรก ( หน้าชื่อเรื่อง) สมุดงาน ข้อมูลต่อไปนี้เกี่ยวกับพนักงานถูกป้อนลงในสมุดงาน:

1) ชื่อนามสกุล วันเดือนปีเกิด (วัน เดือน ปี) การศึกษา อาชีพ ความชำนาญพิเศษ นามสกุล ชื่อและนามสกุลจะถูกระบุแบบเต็มโดยไม่มีตัวย่อหรือแทนที่ชื่อและนามสกุลด้วยชื่อย่อวันเดือนปีเกิดจะถูกบันทึกเต็ม (วันเดือนปี) ตามหนังสือเดินทางหรือเอกสารแสดงตนอื่น ๆ (สำหรับ ตัวอย่างเช่น บัตรประจำตัวทหาร หนังสือเดินทางต่างประเทศ ใบขับขี่ ฯลฯ .);

2) การศึกษา วิชาชีพ เฉพาะทาง บันทึกการศึกษา (ขั้นพื้นฐานทั่วไป, รองทั่วไป, ประถมศึกษา, อาชีวศึกษา, วิชาชีพที่สูงขึ้นและระดับบัณฑิตศึกษา) ดำเนินการบนพื้นฐานของเอกสารที่ได้รับการรับรองอย่างถูกต้องเท่านั้น (ใบรับรอง, ใบรับรอง, อนุปริญญา ฯลฯ )

ตอบคำถาม:

ข้อบังคับเกี่ยวกับงานด้านนี้ไม่มีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับอุปกรณ์ของสถานที่จัดเก็บสมุดงานของพนักงาน นั่นคือกฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดเก็บสมุดงานเช่นในตู้นิรภัยหรือตู้โลหะ นอกจากนี้ยังไม่มีข้อกำหนดสำหรับห้องที่มีสมุดงาน เช่น ข้อกำหนดสำหรับแถบบนหน้าต่างและประตูโลหะ

ไม่ควรพลาด: วัสดุหลักเดือนจากผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของกระทรวงแรงงานและ Rostrud

สารานุกรมเกี่ยวกับการออกแบบสมุดงานแบบเบ็ดเสร็จจากระบบ Kadra

กฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงานการผลิตแบบฟอร์มสมุดงานและข้อกำหนดของนายจ้างที่ได้รับอนุมัติ พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎ)

การวิเคราะห์บรรทัดฐานของกฎเกณฑ์แสดงให้เห็นว่าขั้นตอนในการจัดเก็บสมุดงานของพนักงานที่นายจ้างยังคงมีความสัมพันธ์ด้านแรงงานอยู่นั้นไม่ได้รับการควบคุมโดยเฉพาะ วรรค 42 ของกฎกำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดเก็บแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกจะถูกเก็บไว้ในองค์กรเป็นเอกสารที่มีความรับผิดชอบอย่างเข้มงวด แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดจะต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัย ตู้โลหะ หรือห้องพิเศษเพื่อความปลอดภัย (ข้อ 6.2 ของระเบียบว่าด้วยเอกสารและเวิร์กโฟลว์ในการบัญชี ซึ่งได้รับอนุมัติจากกระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม พ.ศ. 2526 ฉบับที่ 105) แต่นี่เป็นข้อกำหนดสำหรับการจัดเก็บแบบฟอร์ม สมุดงานที่เสร็จสมบูรณ์ไม่ใช่เอกสารของความรับผิดชอบที่เข้มงวด ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องใช้บรรทัดฐานเมื่อจัดเก็บสมุดงานของพนักงาน วรรค 43 ของกฎกำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดเก็บสมุดงานที่ไม่มีผู้อ้างสิทธิ์: "... ตามข้อกำหนดสำหรับการจัดเก็บที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียในการจัดเก็บ"

วรรค 45 ของกฎมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบงานในการจัดเก็บสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นอยู่กับนายจ้าง ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียหรือความเสียหายของสมุดงาน องค์กรจึงจำเป็นต้องดำเนินมาตรการที่เหมาะสม ดังนั้นตามดุลยพินิจขององค์กรมีสิทธิ์ใช้ตู้นิรภัย ตู้โลหะ หรือห้องที่มีอุปกรณ์พิเศษเพื่อจัดเก็บสมุดงานของพนักงาน

รายละเอียดในเอกสารของบุคลากรระบบ:

วิธีบันทึกและจัดเก็บสมุดงาน

อีวาน ชโคลเวตส์, รองหัวหน้า บริการของรัฐบาลกลางเพื่อการทำงานและการจ้างงาน

องค์กรจัดเก็บหนังสืองานอย่างไร

เก็บสมุดงานในองค์กรเป็นเอกสารความรับผิดชอบที่เข้มงวด และที่สำคัญที่สุดคือ เก็บไว้ในตู้นิรภัยกันไฟ หากไม่สามารถทำได้ก็ให้อยู่ในตู้ที่ล็อคด้วยกุญแจ ออกแบบฟอร์มให้กับผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาสมุดงานตามคำขอของเขาซึ่งร่างขึ้นในรูปแบบใด ๆ

ทุกสิ้นเดือน พนักงานที่รับผิดชอบในการดูแลสมุดงานต้องส่งรายงานเกี่ยวกับความพร้อมของแบบฟอร์มและจำนวนเงินที่ได้รับสำหรับสมุดงานและส่วนแทรกที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมแนบใบรับสินค้า มีการรวบรวมรายงานเกี่ยวกับความพร้อมของแบบฟอร์มและจำนวนเงินที่ได้รับสำหรับสมุดงานและส่วนแทรกที่ออกให้ในรูปแบบใดก็ได้

ในกรณีนี้ นายจ้างมีหน้าที่ต้องมีในสต็อกตลอดเวลา (กฎ, อนุมัติแล้ว)

ตัวอย่างการออกแบบฟอร์มสมุดงานสำหรับการรายงานและจัดทำรายงานความพร้อมของแบบฟอร์มและจำนวนเงินที่ได้รับสำหรับสมุดงานและส่วนแทรกที่ออก

• แบบฟอร์มสมุดงาน
• แทรกสมุดงาน

เมื่อวันที่ 21 ตุลาคม Gromova ส่งไปยังแผนกบัญชีเกี่ยวกับความพร้อมของแบบฟอร์มและเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ได้รับสำหรับสมุดงานและส่วนแทรกที่เสร็จสมบูรณ์

คำถามจากการปฏิบัติ:ใครในองค์กรควรรับผิดชอบงานบัญชี บำรุงรักษา และจัดเก็บสมุดงาน

ในบริษัทขนาดใหญ่ ฝ่ายบุคคลมักจะรับผิดชอบในการบำรุงรักษาสมุดงาน ในองค์กรขนาดเล็ก เนื่องจากขาดหน่วยงานพิเศษที่เหมาะสม นักบัญชี เลขานุการ หรือเจ้าหน้าที่อื่นๆ จึงสามารถทำงานได้ การแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการทำงานกับสมุดงานนั้นออกโดยหัวหน้าองค์กรในรูปแบบอิสระ (กฎที่ได้รับอนุมัติ) ถ้าไม่มีใครมอบหมายให้ดูแลหนังสือก็แสดงว่าผู้รับผิดชอบบัญชี

เมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบในการทำงานกับสมุดงานให้โอนสมุดงานตามการกระทำของการยอมรับและการโอนคดี ในเวลาเดียวกันในการกระทำไม่ได้ระบุเฉพาะจำนวนหนังสือ แต่ระบุองค์ประกอบที่แท้จริง (ชื่อเจ้าของและรายละเอียด) การกระทำจะต้องได้รับการรับรองด้วยสองลายเซ็น - ด้านหนึ่งระบุตำแหน่งและนามสกุลของบุคคลที่รับเอกสารในทางกลับกันส่งมอบ เมื่อเปิดเผยข้อเท็จจริงของการไม่มีสมุดงานบางเล่มให้ทำการกระทำที่ระบุสาเหตุของการขาดงาน

ด้วยความเคารพและปรารถนาในการทำงานที่สะดวกสบาย Tatyana Kozlova

บุคลากรระบบผู้เชี่ยวชาญ

สมุดงานเป็นเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการทำงานและระยะเวลาในการให้บริการของพนักงาน จำเป็นสำหรับการจ้างงานอย่างเป็นทางการและออกให้หากพนักงานทำงานในองค์กรมากกว่า 5 วัน สมุดงานประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับนายจ้าง ลูกจ้าง ตำแหน่งที่เขาถือ รางวัล การโอนและการเลิกจ้าง

สมุดงานมีอยู่ในรัสเซียตั้งแต่ปี 2482 ในเวลาเดียวกันรูปแบบของมันก็เปลี่ยนไปหลายครั้งและในขณะที่ใช้สมุดงานของรุ่นปี 2004 ซึ่งได้รับการอนุมัติจากรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

มีข้อกำหนดหลายประการสำหรับนายจ้างที่จัดทำสมุดงาน สิ่งสำคัญคือต้องมีรูปแบบของนิติบุคคลและทำหน้าที่เป็นสถานที่ทำงานหลักของพลเมือง

สถานที่เก็บสมุดงานกับนายจ้าง

ตู้เซฟกันไฟเป็นสถานที่ที่ควรเก็บสมุดงานของพนักงาน หากเป็นไปไม่ได้ นายจ้างควรใช้ ตู้ที่เชื่อถือได้ด้วยความเป็นไปได้ในการปิดด้วยกุญแจ ในสถานที่พิเศษไม่เพียง แต่สมุดงานที่เสร็จสมบูรณ์เท่านั้น แต่ยังควรเก็บแบบฟอร์มเปล่าไว้ด้วย พวกเขาสามารถออกโดยผู้มีอำนาจตามใบสมัครเท่านั้น มันถูกวาดขึ้นในรูปแบบใด ๆ หรือตามตัวอย่าง กำหนดโดยกฎข้อบังคับด้านแรงงานภายในของสถานประกอบการ

กฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงานกำหนดภาระหน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรที่รับผิดชอบในการส่งเอกสารการรายงานไปยังแผนกบัญชี รายงานประกอบด้วยข้อมูล:

• เกี่ยวกับจำนวนแบบฟอร์มที่ไม่ได้ใช้ที่นายจ้างเก็บไว้
• อู๋ เงินสดจ่ายสำหรับการซื้อหรือดำเนินการ (รวมถึงส่วนแทรก)

ใบแจ้งหนี้ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงิน ถูกร่างขึ้นในรูปแบบอิสระพร้อมเช็ค ใบเสร็จ หรือเอกสารอื่น ๆ ที่เป็นหลักฐานการชำระเงิน

เงื่อนไขการจัดเก็บสมุดงานที่องค์กร

อายุการเก็บรักษาของสมุดงานที่พนักงานไม่ได้รับเมื่อสิ้นสุดสัญญาจ้างกับพวกเขา (เช่น ในกรณีที่ปฏิเสธที่จะรับ) คือ 50 ปี รายการทั้งหมดที่ทำกับเอกสารในช่วงเวลานี้จะถูกต้อง หากลูกจ้างยื่นคำร้องต่ออดีตนายจ้างเพื่อขอออกสมุดงาน จะได้รับเอกสารที่เป็นปัจจุบัน

ความสนใจ! ไม่ว่าจะเก็บสมุดงานไว้นานแค่ไหนก็จะเป็นพื้นฐานในการคำนวณเงินบำนาญ เงื่อนไขเดียวคือการออกแบบที่ถูกต้อง

จุดสำคัญคือการจัดเก็บวารสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับสมุดงาน ถ้าออก นิตยสารใหม่จากนั้นอดีตก็ถูกเก็บไว้ในจดหมายเหตุของนายจ้างเป็นเวลา 50 ปี ซึ่งจะช่วยให้สามารถกู้คืนบันทึกก่อนหน้าและค้นหาสมุดงานของอดีตพนักงานได้หากจำเป็น

ระยะเวลาการจัดเก็บสมุดงานขึ้นอยู่กับระยะเวลาการทำงานของเจ้าของ โดย กฎทั่วไป, เอกสารถูกเก็บไว้โดยนายจ้างในขณะที่ลูกจ้างดำเนินการ ฟังก์ชั่นแรงงาน. ข้อยกเว้นคืองานบนพื้นฐานของสัญญากฎหมายแพ่งหรืองานนอกเวลา

เก็บสมุดงานโดยผู้รับผิดชอบ

ขั้นตอนในการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานกำหนดให้มีการแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรอย่างน้อยหนึ่งรายที่ได้รับอนุญาตให้ทำงานกับเอกสารเหล่านี้ ในทางปฏิบัติ ในองค์กรขนาดเล็ก พนักงานจากแผนกอื่นจะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งนี้ นายจ้างเลือกผู้รับผิดชอบโดยอิสระหลังจากนั้นเขาก็ออกคำสั่งตามนัด

ตารางแสดงบทลงโทษสำหรับการละเมิดกฎการบำรุงรักษา การบัญชี และการจัดเก็บสมุดงาน

หากพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดเก็บสมุดงานมีการเปลี่ยนแปลงจะมีการร่างพระราชบัญญัติการโอน เนื้อหา:

• จำนวนสมุดงานที่ออก
• รายชื่อเจ้าของแบบฟอร์ม
• รายละเอียดเอกสาร;
• ลายเซ็นของอดีตพนักงานรับมอบอำนาจและรับพนักงาน

หากไม่มีสมุดงานในตู้นิรภัยที่ควรจัดเก็บจะมีการร่างพระราชบัญญัติแยกต่างหาก

เกี่ยวกับการบำรุงรักษาหนังสืองานมีรายละเอียดอยู่ในวิดีโอ

การออกสมุดงาน

การโอนสมุดงานสามารถทำได้หลังจากลงนามในคำสั่งความรับผิดชอบเท่านั้น ผู้รับผิดชอบที่ได้รับการแต่งตั้งรายงานอย่างสม่ำเสมอต่อนายจ้างเกี่ยวกับการจัดเก็บสมุดงานหากมีการเปลี่ยนแปลง

อนุญาตให้ออกสมุดงานในมือของพนักงานได้ก็ต่อเมื่อถูกไล่ออกเท่านั้น ในกรณีอื่น ๆ สารสกัดจะออกหรือสำเนารับรองโดยลายเซ็นของผู้รับผิดชอบจะออก

เพื่อรับความคิดเห็นของทนายความ - ถามคำถามด้านล่าง

สมุดงานมีผลบังคับใช้ในอาณาเขตของรัสเซียตั้งแต่ปี 2482 ในเวลาเดียวกันแบบฟอร์มมีการเปลี่ยนแปลงหลายครั้งและปัจจุบันมีการใช้สมุดงานของรุ่นปี 2004 ซึ่งได้รับการอนุมัติจากรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย เนื่องจากแบบฟอร์มสมุดงานจะเท่ากับแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด จึงต้องมีการลงบัญชีและจัดเก็บตามนั้น มีการกำหนดข้อกำหนดที่คล้ายกันสำหรับการจัดเก็บสมุดงานของพนักงาน ในบทความเราระลึกถึงวิธีการตรวจสอบบัญชีและการจัดเก็บหนังสืองานในองค์กรอย่างเหมาะสมและเอกสารใดบ้างที่จะออกในเรื่องนี้

แบบฟอร์มสมุดงานและขั้นตอนการได้มา

เริ่มการสนทนาเกี่ยวกับการบัญชีและการจัดเก็บสมุดงานเรามาดูเอกสารหลักและเป็นที่รู้จัก - พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 N 225 "ในสมุดงาน" ซึ่งอนุมัติกฎการบำรุงรักษา และจัดเก็บสมุดงาน จัดทำแบบฟอร์มสมุดงานและจัดหาให้นายจ้าง (ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่า ระเบียบ)

แต่ก่อนอื่น ให้พูดสองสามคำเกี่ยวกับการได้มาซึ่งรูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น แบบฟอร์มเหล่านี้ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย และตัวอย่างของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นรวมถึงขั้นตอนการจัดหาแบบฟอร์มหนังสือและส่วนแทรกให้นายจ้างได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 22 ธันวาคม 2546 N 117n“ บน หนังสือทำงาน”.

โปรดจำไว้ว่าจำเป็นต้องมีการแทรกในกรณีที่มีการกรอกทุกหน้าของส่วนใดส่วนหนึ่งในสมุดงาน เย็บเป็นสมุดงาน วาดขึ้น และดูแลรักษาในลักษณะเดียวกับสมุดงาน ส่วนแทรกที่ไม่มีสมุดงานไม่ถูกต้อง เมื่อออกส่วนแทรกแต่ละครั้งจะมีการประทับตราในสมุดงานโดยมีข้อความว่า "แทรกแล้ว" และระบุชุดและหมายเลขของส่วนแทรก (วรรค 38, 39 ของกฎ)

แบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในสมุดงานทำโดยสมาคมรัฐวิสาหกิจและองค์กรเพื่อการผลิตป้ายรัฐ "GOZNAK" ของกระทรวงการคลังเท่านั้น แบบฟอร์มมีระดับการป้องกันที่แน่นอน

การกระจายแบบฟอร์มสามารถทำได้โดยนิติบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายที่ตรงตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยผู้ผลิต บนพื้นฐานของข้อตกลงที่ทำขึ้นระหว่างกัน

นายจ้างอาจซื้อแบบฟอร์มโดยตรงจากคลังสินค้าของผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่ายหรืออย่างอื่น

บันทึก! โดยอาศัยอานิสงส์ของศิลปะ 66 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียนายจ้าง (ยกเว้นนายจ้าง - บุคคลที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการรายบุคคล) จัดให้มีสมุดงานของแต่ละคนที่ทำงานให้เกิน 5 วัน ในกรณีทำงานให้ นายจ้างคนนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ปฏิบัติงาน นอกจากนี้หากทำสัญญาจ้างงานกับพนักงานเป็นครั้งแรก (มาตรา 65 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) จะมีการออกสมุดงานใหม่สำหรับเขา

หากนายจ้างสร้างสมุดงานใหม่สำหรับลูกจ้าง ค่าใช้จ่ายในการรับแบบฟอร์มจะถูกเรียกเก็บจากลูกจ้าง ยกเว้นกรณีต่อไปนี้:

- การสูญเสียจำนวนมากของสมุดงานของพนักงานโดยความผิดของนายจ้าง (ข้อ 34 ของกฎ)

- ความเสียหายต่อสมุดงานหรือส่วนแทรกโดยไม่ใช่ความผิดของพนักงาน (ข้อ 48 ของกฎ)

บ่อยครั้งที่คำถามเกิดขึ้นว่าพนักงานสามารถซื้อและนำแบบฟอร์มสมุดงานมาเองได้หรือไม่ มันไม่คุ้มค่าที่จะยอมรับและบำรุงรักษาสมุดงานดังกล่าว โดยพื้นฐานแล้วเนื่องจากอาจไม่เป็นไปตามข้อกำหนดด้านการคุ้มครอง และประการที่สอง เนื่องจากนายจ้างมีหน้าที่ต้องเก็บบันทึกสมุดงานที่ชัดเจนตั้งแต่ได้รับมา

อำนาจในการบำรุงรักษา จัดเก็บ และบันทึกสมุดงาน

ตามข้อ 45 ของกฎ นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบงานเกี่ยวกับการบำรุงรักษา การจัดเก็บ การบันทึกและการออกสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

ในเวลาเดียวกัน นายจ้างโดยคำสั่งของเขา แต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษา การจัดเก็บ การบัญชี และการออกสมุดงาน ตามกฎแล้วนี่คือพนักงานของฝ่ายบริการบุคคล หากไม่มีบริการดังกล่าวในองค์กรจะมอบหมายอำนาจที่เกี่ยวข้องให้กับนักบัญชี นอกเหนือจากหน้าที่ในการบำรุงรักษา จัดเก็บ บันทึกและออกสมุดงานแล้ว ยังสามารถจัดให้มีภาระหน้าที่ในการจัดซื้อสมุดงานและส่วนแทรกได้ทันท่วงที ในลำดับเดียวกัน คุณสามารถแต่งตั้งบุคคลที่ทำหน้าที่เหล่านี้ในช่วงเวลาที่ไม่มีพนักงานผู้มีอำนาจ นี่คือตัวอย่างของคำสั่งดังกล่าว

บริษัท รับผิด จำกัด "อเมทิสต์"

(LLC อเมทิสต์)

คำสั่ง

13.08.2014

N 25

G. นอฟโกรอด

ในการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการจัดซื้อ การบำรุงรักษา การจัดเก็บ การบัญชีและการออกสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

ตามวรรค 45 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงาน การผลิตแบบฟอร์มสมุดงานและข้อกำหนดของนายจ้างที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียวันที่ 04/16/2003 N 225

ฉันสั่ง:

แต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการจัดซื้อ บำรุงรักษา จัดเก็บ จัดทำบัญชีและออกสมุดงานและส่วนแทรกซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญในแผนกบุคคล Zhemchugova T. B. ตั้งแต่วันที่ 15/8/2557

ในช่วงที่ไม่มี T. B. Zhemchugova ความรับผิดชอบในการบำรุงรักษาจัดเก็บการบัญชีและการออกสมุดงานและส่วนแทรกให้กับหัวหน้าแผนกบุคคล V. M. Biryuzova

เพื่อกำหนดการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งของหัวหน้าฝ่ายบุคคล Biryuzova V.M.

ผู้อำนวยการทั่วไป Almazov S.V. Almazov

คุ้นเคยกับคำสั่ง:

หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล Biryuzova V. M. Biryuzova

13.08.2014

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล Zhemchugova T.B. Zhemchugova

13.08.2014

ภาระหน้าที่ในการบำรุงรักษา จัดเก็บ บันทึกและออกสมุดงานและส่วนแทรก ควรกำหนดไว้ในรายละเอียดงานของพนักงานด้วย ในขณะเดียวกัน จงจำไว้ว่า รายละเอียดงานไม่สามารถแทนที่คำสั่งแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดซื้อ บำรุงรักษา จัดเก็บ จัดทำบัญชีและออกสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นได้ - เป็นข้อบังคับ

การบัญชีและการจัดเก็บแบบฟอร์มสมุดงาน

ในการบัญชีสำหรับรูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกโดยอาศัยอำนาจตามข้อ 40 ของกฎองค์กรต้องรักษาบัญชีรายรับและรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกซึ่งรูปแบบได้รับการอนุมัติโดย พระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 10.10.2003 N 69 "ในการอนุมัติคำแนะนำในการกรอกหนังสือแรงงาน" (ต่อไปนี้ - ความละเอียด N 69) หนังสือเล่มนี้ดูแลโดยแผนกบัญชีขององค์กรและมีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการรับและค่าใช้จ่ายของแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกซึ่งระบุชุดและจำนวนของแต่ละแบบฟอร์ม สมุดบัญชีต้องมีการลงเลข ร้อยเชือก รับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าองค์กร และปิดผนึกด้วยตราประทับขี้ผึ้งหรือปิดผนึก

แบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกจะถูกจัดเก็บไว้ในองค์กรเป็นเอกสารแสดงความรับผิดชอบอย่างเข้มงวดในตู้นิรภัย ตู้โลหะ หรือห้องพิเศษเพื่อความปลอดภัย และออกให้แก่บุคคลที่รับผิดชอบในการดูแลสมุดงานตามคำขอของเขา

องค์กรควรมีแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกตามจำนวนที่ต้องการเสมอ ทุกสิ้นเดือนผู้รับผิดชอบจะต้องส่งรายงานเกี่ยวกับความพร้อมของแบบฟอร์มสมุดงานและการแทรกในนั้นและจำนวนเงินที่ได้รับสำหรับแรงงานที่ออกและส่วนแทรกด้วย แนบคำสั่งรับเงินสดขององค์กร

รูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นเสียระหว่างการกรอกอาจถูกทำลายด้วยการวาดภาพการกระทำที่เกี่ยวข้อง เรายกตัวอย่างการกระทำดังกล่าวในหน้า 43

การบัญชีและการจัดเก็บสมุดงาน

การบัญชีสำหรับสมุดงานถูกเก็บไว้ในหนังสือเล่มอื่นซึ่งรูปแบบได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกา N 69 ซึ่งเป็นหนังสือสำหรับบันทึกการเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น สมุดบัญชีนี้ดูแลโดยฝ่ายบริการบุคคลหรือแผนกอื่นขององค์กรซึ่งมีการดำเนินการจ้างและเลิกจ้างบุคลากร มันลงทะเบียนสมุดงานทั้งหมดที่ได้รับการยอมรับจากพนักงานเมื่อเข้าทำงานรวมถึงสมุดงานและส่วนแทรกในสมุดงานซึ่งระบุชุดและหมายเลขที่ออกให้กับพนักงานอีกครั้ง

บริษัท รับผิด จำกัด "อเมทิสต์"

(LLC อเมทิสต์)

ฉันเห็นด้วย

ผู้อำนวยการ

อัลมาซอฟ / S.V. Almazov /

15.08.2014

พระราชบัญญัติ N 15/08

เกี่ยวกับการทำลายรูปแบบที่เสียหาย

สมุดงานและส่วนแทรก

คอมมิชชั่นประกอบด้วย:

- ประธานคณะกรรมาธิการ Biryuzova V. M. - หัวหน้าแผนกบุคลากร;

— สมาชิกของคณะกรรมการ Zhemchugova T. B. — ผู้เชี่ยวชาญของฝ่ายบุคคล, Agatkina M. O. — นักบัญชี, —

ฉันร่างพระราชบัญญัตินี้โดยระบุว่าในวันที่ 15/8/2557 แบบฟอร์มต่อไปนี้ได้รับความเสียหายเนื่องจากการกรอกที่ไม่ถูกต้องถูกทำลาย (ฉีกด้วยเครื่องทำลายเอกสาร):

- สมุดงาน - แบบฟอร์ม 1 (หนึ่ง) (ชุด TK-III N 457812);

- ส่วนแทรกในสมุดงาน - แบบฟอร์ม 1 (หนึ่ง) (BT series N 784556)

คณะกรรมการยืนยันความไม่เหมาะสมของแบบฟอร์มเหล่านี้ซึ่งเป็นผลมาจากการตัดสินใจทำลายพวกเขา

ประธานคณะกรรมาธิการ Biryuzov V. M. Biryuzova

สมาชิกของคณะกรรมาธิการ Zhemchugova T.B. Zhemchugova

Agatkina M.O. Agatkina

ข้อกำหนดสำหรับการออกแบบสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นเหมือนกับสมุดรายรับและค่าใช้จ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับรูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

เมื่อมีการว่าจ้างพนักงานและมีการลงรายการในสมุดงาน บุคคลที่รับผิดชอบในการจัดเก็บสมุดงานจะลงทะเบียนในสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในสมุดงานและเก็บไว้ในการจัดเก็บ (ดูตัวอย่างดังกล่าว รายการในหน้า 44) สมุดงานจะถูกเก็บไว้ในห้องที่ได้รับการดัดแปลงเพื่อการนี้ ในตู้นิรภัยที่ล็อคได้ ตู้โลหะ หรือลิ้นชักที่ล็อคได้แยกต่างหากบนเดสก์ท็อป

ในอนาคต บุคคลที่รับผิดชอบในการจัดเก็บสมุดงานและส่วนแทรกจะต้องตรวจสอบความพร้อมของเอกสารในการจัดเก็บเป็นประจำ หากมีการขาดแคลนสมุดงานและส่วนแทรก (แบบฟอร์ม) บุคคลที่รับผิดชอบในการจัดเก็บมีหน้าที่ต้องประกาศเรื่องนี้ทันทีและใช้มาตรการเพื่อค้นหาเอกสารที่ขาดหายไป

เมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษา จัดเก็บ บันทึกและออกสมุดงาน (เช่น เมื่อเลิกจ้าง) พนักงานใหม่จะรับสมุดงานตามใบรับรองการยอมรับ นอกจากนี้ จำเป็นต้องตรวจสอบความพร้อมของสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและรายการในนั้น

ประมวลกฎหมายแรงงานกำหนดไว้เฉพาะกรณีที่มีการออกสมุดงานให้กับลูกจ้าง - ในกรณีที่ถูกไล่ออกโดยมีบันทึกการเลิกจ้างไว้

หากในวันที่เลิกจ้าง (เลิกจ้าง สัญญาจ้าง) เป็นไปไม่ได้ที่จะออกสมุดงานเนื่องจากไม่มีลูกจ้างหรือปฏิเสธที่จะรับสมุดงานในมือนายจ้างส่งหนังสือแจ้งไปยังพนักงานเกี่ยวกับความจำเป็นในการปรากฏสมุดงานหรือตกลงที่จะส่ง โดยเมล. นับแต่วันที่ส่งหนังสือแจ้งดังกล่าวให้นายจ้างพ้นจากความรับผิดในความล่าช้าในการออกสมุดงานให้แก่ลูกจ้าง

ในกรณีที่ลูกจ้างเสียชีวิต สมุดงานหลังจากลงรายการตามความเหมาะสมในการบอกเลิกสัญญาจ้างงานแล้ว จะถูกส่งต่อให้ญาติคนหนึ่งของตนโดยไม่รับหรือส่งทางไปรษณีย์ตามใบสมัครเป็นลายลักษณ์อักษรจากญาติคนใดคนหนึ่ง .

บันทึก. เมื่อได้รับสมุดงานเกี่ยวกับการเลิกจ้างพนักงานจะลงนามในบัตรส่วนบุคคลและในสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรก

นายจ้างจะเก็บสมุดงานที่ไม่มีผู้อ้างสิทธิ์ไว้จนกว่าลูกจ้างจะได้รับหนังสือหรือ (ในกรณีที่ลูกจ้างเสียชีวิต) โดยญาติของเขา (ข้อ 43 ของกฎ) หากไม่เคยได้รับ นายจ้างมีหน้าที่ต้องเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี (มาตรา 664 ของรายการ Model Management เอกสารจดหมายเหตุที่เกิดขึ้นในระหว่างกิจกรรม เจ้าหน้าที่รัฐบาล, ร่างกาย รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บซึ่งได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2010 N 558 (ต่อไปนี้ - คำสั่ง N 558) ระยะเวลาการจัดเก็บเดียวกันถูกกำหนดไว้สำหรับสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

บันทึก. คำสั่ง N 558 กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีของสมุดงาน ดังนั้นเอกสารเกี่ยวกับการบัญชีของสมุดงานและส่วนแทรก (รายงานการกระทำข้อมูล) จะถูกเก็บไว้ในองค์กรเป็นเวลาสามปีสมุดรายรับและรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น - ห้า ปี.

เนื่องจากผู้จัดเก็บสมุดงานเป็นผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้ จึงไม่มีการออกสมุดงานให้กับพนักงานในช่วงชีวิตการทำงาน ในกรณีพิเศษ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในการจัดเตรียมสมุดงานให้กับ FIU เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลสามารถออกหนังสือดังกล่าวด้วยความเสี่ยงและอันตรายของตนเอง จดหมายของ Rostrud ลงวันที่ 18 มีนาคม 2551 N 656-6-0 ระบุว่าหากผู้มีอำนาจออกสมุดงานให้กับพนักงานโดยไม่ได้รับในช่วงเวลาสั้น ๆ และเขาทำหาย เจ้าหน้าที่ที่ระบุจะยังคงรับผิดชอบ สำหรับการสูญเสีย

ในกรณีส่วนใหญ่ พนักงานจะออกสำเนาหรือสารสกัดที่ผ่านการรับรอง โดยอาศัยอานิสงส์ของศิลปะ 62 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและข้อ 7 ของกฎเกณฑ์ นายจ้างมีหน้าที่ต้องยื่นคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงานภายในสามวันทำการนับจากวันที่ยื่นคำขอให้ออกสำเนา สมุดงานหรือสารสกัดจากสมุดงานรับรองตามลักษณะที่กำหนด อย่างไรก็ตาม ตั้งแต่วันที่ 01.01.2015 กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 216-FZ ลงวันที่ 21.07.2014 “ในการแก้ไขกฎหมายบางประการของสหพันธรัฐรัสเซียและการยอมรับพระราชบัญญัติทางกฎหมายบางประการ (บทบัญญัติของกฎหมาย) ของสหพันธรัฐรัสเซียว่าไม่ถูกต้องในการเชื่อมต่อ กับการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม กฎหมายของรัฐบาลกลาง“ในเงินบำนาญประกันภัย” และ “ในกองทุนบำเหน็จบำนาญ” ซึ่งรวมถึงการแก้ไขมาตรา 62 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

ตามการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่วันที่ 01/01/2558 เป็นต้นไป ลูกจ้างจะสามารถยื่นคำร้องต่อนายจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อขอออกสมุดงานเพื่อวัตถุประสงค์บังคับได้ ประกันสังคม. จำเป็นต้องออกสมุดงานภายในสามวันทำการนับจากวันที่พนักงานยื่นใบสมัครดังกล่าว พนักงานจะต้องคืนสมุดงานภายในสามวันทำการนับจากวันที่ได้รับในร่างที่ทำประกันสังคมภาคบังคับ

ความรับผิดชอบ

สำหรับการละเมิดขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการบำรุงรักษา การบัญชี การจัดเก็บและการออกสมุดงาน เจ้าหน้าที่ต้องรับผิดตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย (ข้อ 45 ของกฎ) โดยเฉพาะศิลปะ 5.27 "การละเมิดกฎหมายว่าด้วยแรงงานและการคุ้มครองแรงงาน" แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย ภายใต้บทความเดียวกันนี้ มีความเป็นไปได้ที่จะต้องรับผิดชอบต่อการขาดรายได้และค่าใช้จ่ายสำหรับบัญชีสำหรับแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นและหนังสือสำหรับการบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น .

ตามอาร์ท. 5.27 การละเมิดกฎหมายแรงงานและการคุ้มครองแรงงานมีโทษปรับทางปกครอง:

- สำหรับเจ้าหน้าที่ - จำนวน 1,000 ถึง 5,000 รูเบิล;

- สำหรับผู้ที่ดำเนินการ กิจกรรมผู้ประกอบการโดยไม่ต้องจัดตั้งนิติบุคคล - จาก 1,000 ถึง 5,000 รูเบิล หรือการระงับกิจกรรมทางปกครองนานถึง 90 วัน

- บน นิติบุคคล- จาก 30,000 ถึง 50,000 รูเบิล หรือระงับกิจกรรมทางปกครองนานถึง 90 วัน

นอกจากนี้ การละเมิดกฎหมายแรงงานและการคุ้มครองแรงงานโดยเจ้าหน้าที่ซึ่งเคยถูกลงโทษในความผิดทางปกครองที่คล้ายคลึงกันมาก่อน จะทำให้ถูกตัดสิทธิ์เป็นระยะเวลาหนึ่งถึงสามปี (ส่วนที่ 2 ของข้อ 5.27)

นอกจากนี้ อาร์ท. 13.20 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดให้มีความผิดในการละเมิดกฎสำหรับการจัดเก็บ การได้มา การบัญชีหรือการใช้เอกสารเก็บถาวร: คำเตือนหรือค่าปรับทางปกครองสำหรับพลเมืองจำนวน 100 ถึง 300 รูเบิล , สำหรับเจ้าหน้าที่ - จาก 300 ถึง 500 รูเบิล

ตามวรรค 45 ของกฎเดียวกัน นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบงานเกี่ยวกับการบำรุงรักษา การจัดเก็บ การบันทึก และการออกหนังสืองานและส่วนแทรกในนั้น หากองค์กรไม่ได้ออกคำสั่งแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษา ทำบัญชี จัดเก็บและออกสมุดงาน นายจ้างจะต้องรับผิด โปรดทราบว่าคำว่า "นายจ้าง" ไม่ได้หมายถึงหัวหน้า แต่เป็นนิติบุคคล

มาดูคำตัดสินของศาลที่จะพิสูจน์กัน

Worker X. ยื่นฟ้อง OOO S. โดยมีข้อเรียกร้องให้จำเลยออกสมุดงานและรับคืน ค่าจ้างในช่วงเวลาที่ล่าช้าในการออกสมุดงาน เธอกระตุ้นการเรียกร้องของเธอดังนี้ ตั้งแต่ 02/01/2011 ถึง 03/30/2011 เธอทำงานให้กับจำเลยในฐานะกรรมการ 03/30/2011 วันสุดท้ายของการทำงานที่ละเมิดข้อกำหนด รหัสแรงงานไม่ได้ออกสมุดงาน แม้จะมีการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรและด้วยวาจาซ้ำแล้วซ้ำเล่า แต่เธอก็ยังไม่ได้รับการออกสมุดงานจนถึงปัจจุบัน

ตามคำอธิบายของ Kh. ว่าเมื่อเธอได้รับการว่าจ้าง เธอได้มอบสมุดงานให้กับผู้ก่อตั้ง OOO S ง.; เกี่ยวกับการเตรียมหนังสืองาน หัวหน้าแผนกบัญชี; สมุดงานของเธอในช่วงเวลาทำงานของเธอถูกเก็บไว้ในสำนักงานขององค์กร แต่ไม่ได้ออกให้เธอเมื่อถูกไล่ออก นายจ้างปฏิเสธคำขอให้ออกสมุดงาน ข้อโต้แย้งของโจทก์ได้รับการสนับสนุนโดยคำให้การของพยาน ข.

ศาลชั้นต้นสรุปว่า ข. โดยอาศัยตำแหน่งราชการ ควรจัดให้มีงานบำรุงรักษาสมุดบัญชี สมุดงาน ร่างสมุดงาน แต่ไม่ได้ทำ หมายความว่า ไม่ได้โอน สมุดงานของเธอให้กับองค์กร

อย่างไรก็ตาม ข้อสรุปนี้ ตามที่คณะกรรมการตุลาการของศาลอุทธรณ์ ถือว่าผิดกฎหมายและไม่สมเหตุสมผล หลักฐานที่แสดงว่า ตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด โจทก์ได้รับมอบหมายหน้าที่ให้รักษา ประวัติบุคลากรรวมทั้งความรับผิดชอบในการบำรุงรักษา จัดเก็บ บันทึก และออกสมุดงาน จำเลยไม่ยื่นฟ้องต่อศาล

ตามกฎหมาย นายจ้างมอบหมายความรับผิดชอบในการจัดระเบียบงานเกี่ยวกับการบำรุงรักษา การจัดเก็บ การบันทึก และการออกสมุดงาน ซึ่งไม่ใช่โจทก์ แต่เป็น LLC S. ความจริงที่ว่ารายการไม่ได้ทำในสมุดบันทึกสมุดงานเกี่ยวกับข้อกำหนดของ X. กับสมุดงานไม่ได้เป็นพื้นฐานสำหรับการยกเว้นนายจ้างจากการออกสมุดงานให้กับเธอตั้งแต่ใน กรณีนี้นายจ้างล้มเหลวในการปฏิบัติตามภาระผูกพันในการยอมรับสมุดงานสำหรับการจัดเก็บเมื่อ X. ได้รับการว่าจ้าง

เนื่องจากนายจ้างได้รับสมุดงานของ ข. เมื่อจ้างงาน และนายจ้างเป็นผู้ละเมิดในประวัติบุคลากร จึงต้องออกสมุดงานให้โจทก์ (คำพิพากษาอุทธรณ์ของศาลภูมิภาคเคเมโรโว ลงวันที่ 20 กันยายน 2555 ในกรณี N 33-9186)

* * *

สมุดงานเป็นเอกสารที่สำคัญมากสำหรับพนักงาน และเนื่องจากกฎหมายกำหนดภาระหน้าที่ของนายจ้างโดยเฉพาะในการจัดระเบียบบัญชีและการจัดเก็บสมุดงาน เอกสารนี้จึงควรได้รับการปฏิบัติด้วยความรับผิดชอบอย่างมาก และหากการดำเนินคดีส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการละเมิดโดยนายจ้างในการออกหรือกรอกสมุดงานก็ให้เข้าไปยุ่งเกี่ยว ความรับผิดชอบในการบริหาร- แม่นยำด้วยขั้นตอนการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ จัดหา จัดทำบัญชีและจัดเก็บสมุดงานและส่วนแทรกสำหรับตน

กลับ