Kde by sa mali viesť záznamy o zamestnancoch? Vyžaduje sa ohňovzdorný trezor na uloženie pracovných kníh zamestnanca alebo stačí železná skrinka?

Ako prebieha skladovanie pracovné knihy v organizácii vedia bežní pracovníci málo. Nákupné centrum však zostáva u zamestnávateľa, kým jeho majiteľ neodíde alebo neodíde do dôchodku. A za tento dokument je zodpovedný zamestnávateľ.

všeobecné informácie

Pracovná kniha je dokument potvrdzujúci vykonávanie jeho občanom pracovná činnosť. Na základe údajov uvedených v Zákonníku práce sa vypočíta dôchodok. Preto je bezpečnosť dokumentu veľmi dôležitá. Pracovnú knihu vedie buď zamestnanec, ak nie je v pracovnom pomere, alebo zamestnávateľ.

Formuláre dokumentov a príloh k nim sú predmetom prísnej zodpovednosti, preto existujú určité pravidlá ich uloženie. Údržbu TC v podniku môžu vykonávať zamestnanci personálneho oddelenia, manažéri, sekretárky alebo samotný vedúci, v závislosti od jeho objednávok. K tomu musí vydať príslušný príkaz.

Všetky organizačné problémy sú redukované na nasledujúce akcie:

vymenovanie zodpovedná osoba;
získanie potrebného počtu tlačív a príloh TK;
vedenie príslušných záznamov;
ktorým sa určuje postup spracovania a vydávania dokladov.

Jednotliví podnikatelia sú povinní organizovať údržbu a skladovanie nákupných centier sami. Podliehajú rovnakým pravidlám ako veľké organizácie.

Účtovníctvo a skladovanie

Podmienky uchovávania pracovných kníh v podniku upravujú Pravidlá vedenia pracovných kníh. Nezabudnite si viesť záznamy o pracovných knihách, na ktoré sa používajú:

osobitná kniha príjmov a výdavkov;
denník pre účtovanie o výdaji a preberaní nákupných centier.

Prvý dokument je potrebný na vedenie záznamov o formulároch, ktoré organizácia dostáva a používa. Zaznamenávajú sa podrobnosti o všetkých formulároch a ďalšie informácie. Knihu vedie poverený účtovník.

Ale druhý dokument vedie zamestnanec, ktorý sa priamo podieľa na uchádzaní sa o prácu a prepúšťaní. Vestník obsahuje informácie o všetkých vydaných a vydaných TK v podniku. Vykonáva sa aj evidencia kníh, ktoré boli prijaté od nových zamestnancov.

Odkaz: oba časopisy musia byť prešité, očíslované a certifikované pečaťou organizácie.

Pracovná kniha každého zamestnanca sa vedie podľa špeciálna objednávka, ktorý odkazuje na dokumenty s prísnou zodpovednosťou. Pracovné knihy zamestnancov sú uložené v špeciálne vybavenej miestnosti, napríklad v trezore. Pri absencii trezoru možno na tento účel použiť skriňu. Hlavnou vecou je zabezpečiť úplnú ochranu pred stratou alebo poškodením nákupného centra.

Prečítajte si tiež Registrácia zošita: hlavné nuansy postupu

Ak má organizácia pobočky, všetky nákupné centrá sú uložené v hlavnej kancelárii. TK môže byť uložená v pobočke organizácie, na to však musí byť vytvorená jedna personálna služba. Vedúci je povinný vydať príslušné príkazy. Potom bude môcť riaditeľ pobočky vyhotoviť a viesť evidenciu dokladov všetkých svojich zamestnancov. Ak si tieto povinnosti plní bez príkazu šéfa spoločnosti, poruší zákon.

Na získanie tlačív musí personalista alebo iná oprávnená osoba podať účtovníkovi príslušnú žiadosť. A na konci každého mesiaca je personalista povinný nahlásiť účtovnému oddeleniu dostupnosť formulárov TC.

Pri zmene osoby zodpovednej za účtovanie TK sa doklady prevádzajú na iného zamestnanca. Na tento účel vedúci vydá akt, ale až po primeranom overení dostupnosti pracovnej sily.

Skladovanie pracovných zošitov pokazených pri vypĺňaní organizácie nie je povolené. Likvidujú sa na základe príslušného príkazu vedúceho. Tie dokumenty, ktoré vlastník nedostal do dobrý dôvod(napríklad v prípade úmrtia), musí zostať v sklade najmenej 2 roky. Potom sa presunú na 50 rokov do špeciálneho archívu podniku. Po tomto období sú zničené aj papiere.

Skladovanie pracovných kníh v akomkoľvek podniku po prepustení zamestnancov je zakázané. Majiteľ musí dostať svoj doklad v deň prepustenia spolu s výpočtom. Zákon umožňuje aj vrátenie dokumentu príbuzným podriadeného v prípade jeho smrti. V prípade odmietnutia vyzdvihnutia nákupného centra je nájomca povinný zaslať ho majiteľovi poštou.

Po zvážení problému sme dospeli k tomuto záveru:
Legislatíva neustanovuje požiadavky na uloženie pracovných kníh zamestnancov v ohňovzdornom uzavretom trezore alebo kovovej uzamykateľnej skrini, ako aj požiadavky na prítomnosť mreží na oknách a kovových dverí v miestnosti, kde sú pracovné knihy umiestnené.

Zdôvodnenie záveru:
Formulár, postup na vedenie a uchovávanie zošitov, ako aj postup na prípravu tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom stanovuje federálny výkonný orgán poverený vládou Ruskej federácie (článok 66 Zákonníka práce č. Ruská federácia).
Nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225 boli schválené Pravidlá vedenia a uchovávania zošitov, prípravy tlačív zošitov a ich poskytovania zamestnávateľom (ďalej len Pravidlá).
Odsek 43 pravidiel stanovuje, že pracovné knihy a duplikáty pracovných kníh, ktoré zamestnanci nedostanú pri prepustení alebo v prípade úmrtia zamestnanca jeho najbližšími príbuznými, sa na požiadanie ukladajú u zamestnávateľa (v organizácii alebo u jednotlivca). ktorý je samostatným podnikateľom) v súlade s požiadavkami na ich uchovávanie ustanovenými zákonom Ruská federácia o archivácii.
Ako vidíte, v tejto norme hovoríme o pracovných knihách a duplikátoch pracovných kníh už prepustených pracovníkov.
Analýza noriem pravidiel ukazuje, že postup ukladania pracovných kníh zamestnancov, s ktorými Pracovné vzťahy zamestnávateľ pokračuje, nie je osobitne upravená.
Podľa článku 42 Pravidiel sa tlačivá zošita a jeho príloha uchovávajú v organizácii ako dokumenty s prísnou zodpovednosťou a vydávajú sa osobe zodpovednej za vedenie zošitov na jej žiadosť.
Formuláre prísneho hlásenia musia byť uložené v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby sa zabezpečila ich bezpečnosť (odsek 6.2 nariadenia o dokumentoch a pracovnom postupe v účtovníctve, schváleného Ministerstvom financií ZSSR dňa 29. júla 1983 N 105).
Je však zrejmé, že forma pracovného zošita nadobúda právnu silu dokumentu obsahujúceho údaje o pracovnej činnosti a pracovných skúsenostiach zamestnanca, ak takéto tlačivo zamestnávateľ vyplní údajmi vo vzťahu ku konkrétnemu zamestnancovi. . Vyplnený pracovný zošit nie je striktným výkazovým dokumentom, preto podľa nášho názoru nie sú normy bodu 6.2 Predpisov o dokladoch a pracovných postupoch v účtovníctve pre zamestnávateľa povinné pri uchovávaní pracovných zošitov zamestnancov.
Zamestnávateľ je zároveň v súlade s bodom 45 Pravidiel zodpovedný za organizáciu práce na ukladaní pracovných zošitov a príloh v nich. Veríme, že s cieľom predísť strate a poškodeniu pracovných kníh zamestnancov má zamestnávateľ právo samostatne vypracovať súbor opatrení na zaistenie bezpečnosti týchto dokumentov. Organizácia má teda podľa vlastného uváženia právo používať trezory, kovové skrine alebo špeciálne vybavené miestnosti na ukladanie pracovných kníh zamestnancov.

Pripravená odpoveď:
Právne poradenstvo Expert GARANT
Anošová Júlia

Kontrola kvality odozvy:
Recenzent Právneho poradenstva GARANT
Komárová Viktória

Materiál bol vypracovaný na základe individuálnej písomnej konzultácie poskytnutej v rámci služby Právne poradenstvo.

EVIDENCIA PRÁCE: účtovníctvo a uchovávanie práce

Pracovné knihy sú dokumenty s prísnou zodpovednosťou, preto legislatíva definuje postup ich účtovania a uchovávania (časť VI pravidiel schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. № 225 ).

Každá organizácia je povinná viesť osobitné účtovné knihy pre pracovné knihy.

Najprv - knihu príjmov a výdavkov o účtovaní tlačív zošitov a príloh v nej (príloha 2 k vyhláške Ministerstva práce Ruska z 10. októbra 2003 č. 69).

druhá - kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a vložiek v nich (príloha 3 k vyhláške Ministerstva práce Ruska z 10. októbra 2003 č. 69).

Kniha príjmov a výdavkov pre účtovné tlačivá pracovnej knihy a prílohy vedie sa v účtovníctve organizácie. Urobte do nej záznamy ihneď po obdržaní formulárov od distribútora. V knihe nezabudnite uviesť informácie o všetkých transakciách súvisiacich s akvizíciou a výdavkami zakúpených pracovných kníh a príloh v nich s uvedením série a čísel. A tiež zadajte informácie o nákladoch na formuláre.

Kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh mala by ich viesť personálna služba organizácie. Ak to však podnik nemá, potom je táto zodpovednosť zvyčajne pridelená účtovnému oddeleniu. Do tejto knihy zadajte informácie o dátume prijatia zamestnanca, jeho priezvisko, meno, priezvisko, sériu a číslo zošita a vložky, pozíciu, miesto výkonu práce, ako aj podrobnosti o dokumente na základe z ktorých bol zamestnanec prijatý.

Všetky listy v oboch knihách musia byť očíslované, čipkované, overené podpisom vedúceho organizácie a tiež zapečatené voskovou pečaťou alebo zapečatené.

Tento postup je stanovený v odseku 41 pravidiel schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225.

Za nedostatok účtovných kníh pracovných kníh alebo ich nesprávne vyhotovenie môže inšpektorát práce organizácii a jej organizácii uložiť pokutu úradníkov.

Výška pokuty je:
- pre úradníkov (napríklad vedúceho organizácie) - od 1 000 do 5 000 rubľov;
- pre organizáciu - od 30 000 do 50 000 rubľov.

Takéto opatrenia zodpovednosti sú stanovené v článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie.

Vedúci (úradník) organizácie, ktorý bol predtým braný na zodpovednosť podľa časti 1 článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie, môže byť diskvalifikovaný na obdobie jedného až troch rokov (časť 2 článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Ako overiť záznamy v pracovnej knihe, ak organizácia nemá voskovú pečať

Ak organizácia nemá voskovú pečať, záznamy zo zošita možno zapečatiť (článok 41 Pravidiel schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225). Náplň je jednoduchá na prípravu. Priveďte konce viazacej nite, ktorou ste prišívali časopis vnútri jeho zadný kryt. Umiestnite ich medzi dva štvorce bieleho papiera a zlepte tieto štvorce dohromady. Pripevnite tesnenie na vnútornú stranu krytu a umiestnite naň bežné tesnenie. okrúhla pečiatka organizáciu alebo personálnu službu tak, aby časť tlače išla na obálku. A nezabudnite urobiť potvrdenie o tom, koľko strán v tejto knihe je zošnurovaných, očíslovaných a zapečatených. Podpis a dátum vedľa neho.

Je možné vydať originál pracovnej knihy zamestnancovi na predčasný dôchodok?

nie Dajte zamestnancovi overenú kópiu alebo výpis z pracovnej knihy. Musíte tak urobiť na písomnú žiadosť zamestnanca najneskôr do troch pracovných dní odo dňa jej podania. Toto je uvedené v odseku 7 Pravidiel schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č.225. Zároveň zodpovednosť za porušenie tejto požiadavky nesie zamestnanec zodpovedný za vedenie a uchovávanie pracovných kníh . Ak je teda originál zošita odovzdaný zamestnancovi a on ho stratí, zodpovednosť za stratu nesie výlučne zamestnanec, ktorý je zodpovedný za uchovávanie a udržiavanie zošitov. Toto pravidlo platí aj vtedy, ak bol originál pracovného zošita vydaný zamestnancovi proti potvrdeniu. Rostrud sa drží podobného stanoviska v liste z 18. marca 2008 č. 656-6-0.

Skladovanie pracovných kníh

Uchovávajte pracovné knihy v organizácii ako dokumenty s prísnou zodpovednosťou a čo je najlepšie, v ohňovzdornom trezore. Ak to nie je možné, tak v skrini, ktorá je uzamknutá kľúčom. Vydajte formuláre osobe zodpovednej za vedenie pracovných kníh na jej žiadosť, vyhotovené v akejkoľvek forme.

Na konci každého mesiaca musí zamestnanec zodpovedný za vedenie zošitov predložiť účtovnému oddeleniu správu o dostupnosti tlačív a o sumách prijatých za vyplnené zošity a prílohy s prílohou príjmový príkaz.

Prečítajte si tiež: pracovná zmluva s maloletý pracovník vzorka 2019

Správa o dostupnosti tlačív ao sumách prijatých za vydané zošity a prílohy sa zostavuje v akejkoľvek forme.

Tento postup je stanovený v odseku 42 Pravidiel schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225.

Kto by mal byť v organizácii zodpovedný za účtovníctvo, vedenie a uchovávanie pracovných kníh

V veľká spoločnosť Vedenie pracovných kníh má zvyčajne na starosti HR oddelenie. V malá organizácia z dôvodu nedostatku vhodnej špeciálnej jednotky podobná práca môžu účtovníci, sekretárky alebo iní úradníci. Vymenovanie osoby zodpovednej za prácu s pracovnými knihami sa vydáva na základe príkazu vedúceho organizácie vo voľnej forme (článok 45 pravidiel schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225).

Pri zmene osoby zodpovednej za prácu s pracovnými knihami preveďte zošity podľa aktu o prevzatí a odovzdaní vecí. Zároveň v zákone uveďte nielen počet kníh, ale uveďte ich skutočné zloženie (mená vlastníkov a podrobnosti). Úkon musí byť osvedčený dvoma podpismi – na jednej strane uviesť funkciu a priezvisko toho, kto listiny prevzal, na druhej strane odovzdať. Pri odhalení skutočností o absencii niektorých zošitov vypracujte akt, v ktorom uveďte dôvody ich absencie.

Pri prepustení dostanete pracovný zošit. zamestnanec sa musí podpísať na osobnú kartu a účtovnú knihu o pohybe pracovných kníh a príloh (odsek 41 pravidiel schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225).

Pracovné knihy a duplikáty, ktoré zamestnanci pri prepustení nedostanú, musí organizácia uchovávať, kým si to zamestnanec alebo jeho najbližšia rodina nevyžiadajú (v prípade úmrtia zamestnanca). Nenárokované - najmenej 50 rokov. Takéto poradie a podmienky uchovávania sú uvedené v odseku 43 pravidiel schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 a zoznam schválený Federálnym archívom zo 6. októbra 2000.

Elektronické žiadosti o dane a príspevky: Nové pravidlá odporúčaní

Daňové úrady v poslednom období aktualizovali formuláre žiadostí o úhradu dlhov voči rozpočtu vr. o poistnom. Teraz nastal čas na nápravu postupu odosielania takýchto požiadaviek do TMS.

Výplatné pásky nie je potrebné tlačiť.

Zamestnávatelia nemusia dávať zamestnancom výplatné pásky na papieri. Ministerstvo práce nezakazuje ich posielanie zamestnancom e-mailom.

"Fyzik" previedol platbu za tovar bankovým prevodom - treba vystaviť šek

V prípade, že fyzická osoba previedla predávajúcemu (firme alebo živnostníkovi) platbu za tovar bankovým prevodom, predávajúci je povinný zaslať kupujúcemu-fyzikovi pokladničný doklad, domnieva sa ministerstvo financií.

Nie je známy zoznam a množstvo tovaru v čase platby: ako vystaviť pokladničný doklad

Názov, množstvo a cena tovaru (práce, služby) - povinné údaje bloček(BSO). Pri prijatí zálohy (preddavku) je však niekedy nemožné určiť objem a zoznam tovaru. Ministerstvo financií povedalo, čo robiť v takejto situácii.

Lekárska prehliadka pre prácu na počítači: povinná alebo nie

Aj keď je zamestnanec vyťažený prácou s PC aspoň 50 % pracovného času, nie je to samo osebe dôvodom na pravidelné posielanie na lekárske prehliadky. O všetkom rozhodujú výsledky certifikácie jeho pracoviska podľa pracovných podmienok.

Zmenil sa prevádzkovateľ elektronickej správy dokumentov - informujte Federálnu daňovú službu

Ak organizácia odmietla služby jedného prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov a prešla na iného, je potrebné zaslať TCS na daňový úrad elektronické oznámenie príjemcu dokumentov.

Špeciálne režimy nebudú pokutované za fiškálne akumulátory 13 mesiacov

Pre organizácie a individuálnych podnikateľov so zjednodušeným daňovým systémom, jednotnou poľnohospodárskou daňou, UTII alebo PSN (s výnimkou určitých prípadov) platí obmedzenie prípustnej doby platnosti kľúča fiškálnej jednotky používaného registračnou pokladnicou. Fiškálne akumulátory teda môžu používať len 36 mesiacov. Ale, ako sa ukázalo, zatiaľ čo toto pravidlo v skutočnosti nefunguje.

AKO UCHOVÁVAŤ PRACOVNÉ ZÁZNAMY?

Pracovné knihy zamestnancov, ako aj nevyplnené tlačivá pracovných kníh a prílohy v nich musia byť uložené v trezore alebo v osobitnej miestnosti organizácie, ktorá umožňuje ich uchovávanie v bode 6.2 Nariadenia o správe dokumentov. Za uchovávanie pracovných kníh je zodpovedný zamestnanec vymenovaný na príkaz vedúceho organizácie. Ak je za vedenie zošitov zodpovedný iný zamestnanec, potom na písomnú žiadosť podľa paragrafu 42. 45 Pravidiel vedenia zošitov dostane od zamestnanca zodpovedného za ich uchovávanie prázdne tlačivá pracovných zošitov.

Na účtovanie pracovných kníh je potrebné viesť dve knihy, odsek 40 Pravidiel pre vedenie pracovných kníh:

- knihu príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív pracovnej knihy a jej prílohy (ďalej len kniha príjmov a výdavkov);

- kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich (ďalej - kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh).

Všetky prázdne formuláre pracovných kníh a príloh v nich dostupných v organizácii sú uvedené v knihe príjmov a výdavkov. Uvádza tiež poznámku o vydaní formulára na spracovanie doložka 41 Pravidiel pre vedenie zošitov:

- pracovný zošit alebo príloha v ňom pre nového zamestnanca;

- príloha v zošite pre existujúceho zamestnanca;

- duplikát pracovného zošita pre existujúceho alebo prepusteného zamestnanca.

Ak je forma zošita poškodená, musí sa zničiť, o čom je vypracovaný akt v odseku 42 Pravidiel pre vedenie zošitov.

Zničenie formulára zošita sa neprejaví v účtovníctve ani v daňovom účtovníctve, pretože jeho náklady už boli zohľadnené vo výdavkoch v období jeho obstarania.

Informácie o pracovných knihách a duplikátoch pracovných kníh zamestnancov, vrátane tých, ktoré boli vydané vo vašej organizácii, sú zaznamenané v knihe účtovníctva pohybu pracovných kníh, bod 41 Pravidiel pre vedenie pracovných kníh.

Zamestnanec, ktorý dostane pracovnú knihu pri prepustení, sa musí zapísať do stĺpca 13 knihy účtovníctva o pohybe pracovných kníh.

Ak prepustený zamestnanec neprevzal pracovný zošit, je na požiadanie uložený v organizácii, odsek 43 Pravidiel pre vedenie zošitov.

Vzor príkazu na vymenovanie osoby zodpovednej za prácu s pracovnými knihami

Vzor žiadosti o vydávanie tlačív pracovných zošitov a príloh v nich

Vzor vyplnenia knihy účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich

Vzor vyplnenia knihy príjmov a výdavkov pre účtovanie tlačív pracovnej knihy a prílohu v nej

Čo robiť v prípade straty alebo poškodenia pracovných kníh? >>>

Je možné vydať pracovný zošit na ruku? >>>

Navyše v Guidebooks ConsultantPlus

Prečítajte si viac o údržbe a ukladaní pracovných zošitov v Sprievodcovi personálnou problematikou „Pracovná kniha“ >>>

Aká je zodpovednosť za porušenie pravidiel vedenia a uchovávania pracovných kníh? >>>

Každý deň vyberáme dôležité novinky pre prácu účtovníka, čím vám šetríme čas.

Pracovná kniha - údržba, sklad, účtovníctvo

Otázka zrušenia pracovných kníh bola nastolená už v roku 2006 a odvtedy spory pokračujú. Námestník ministra zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruskej federácie Alexander Safonov sa napríklad domnieva, že pracovný zošit by mal byť zrušený a nahradený pracovnou zmluvou, keďže je to práve pracovná zmluva. efektívna metóda ochrana práv pracovníka. Pracovná kniha je však stále povinným dokumentom na predloženie pri zamestnaní (článok 65 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Z tohto pravidla existujú dve výnimky:

- pri prvom uzatvorení pracovnej zmluvy zostavuje pracovnú knihu zamestnávateľ;

- ak zamestnanec chodí do práce na čiastočný úväzok, jeho pracovná kniha sa nachádza na hlavnom pracovisku.

V súlade s čl. 66 Zákonníka práce Ruskej federácie je pracovná kniha zavedeného formulára hlavným dokumentom potvrdzujúcim pracovnú činnosť a seniority pracovník.

Pracovné knihy začíname a berieme do úvahy správne

Zamestnávateľ vedie pracovné knihy pre každého zamestnanca, ktorý u neho odpracoval viac ako päť dní. Výnimkou sú len zamestnávatelia – fyzické osoby, ktoré nie sú individuálnych podnikateľov- nie sú oprávnení viesť pre svojich zamestnancov pracovné knihy. Zamestnávateľ teda musí mať požadované množstvo formuláre pracovného zošita a prílohy v ňom.

Prečítajte si tiež: Ročná platená dovolenka

Pri vydaní pracovnej knihy alebo prílohy v nej zamestnancovi mu zamestnávateľ účtuje poplatok, ktorého výška je určená výškou výdavkov na obstaranie dokladov.

Zamestnávateľ platí za tlačivo a/alebo pracovnú knihu zamestnanca:

- v prípade hromadnej straty zošitov v dôsledku mimoriadnych situácií (ekologické a človekom spôsobené katastrofy, prírodné katastrofy, nepokoje) (článok 34 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie zošitov);

- pri nesprávnom prvotnom vyplnení zošita alebo vložky v ňom, ako aj pri poškodení bez zavinenia zamestnanca.

Napriek tomu, že postup vydávania pracovných zošitov a príloh v nich bez spoplatňovania zamestnancov nie je upravený nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225, možno ho praktizovať, ak takúto príležitosť vytvorí interné pravidlá Pracovný rozvrh organizácií.

Účtovníctvo a skladovanie pracovných kníh

Zodpovednosť voči štátu a zamestnancovi za správnu organizáciu práce pri vedení, uchovávaní, účtovaní a vydávaní pracovných kníh a príloh v nich má zamestnávateľ * (6). Za vedenie, uchovávanie, evidenciu a vydávanie pracovných kníh je zamestnávateľovi zodpovedný špeciálne poverený úradník.

Na určenie takejto osoby vydá zamestnávateľ príkaz (pokyn). Spravidla ide o zamestnanca personálneho oddelenia organizácie.

Uveďme príklad príkazu na vymenovanie osoby zodpovednej za prácu s pracovnými knihami.

MOU „Priemerné všeobecná škola N 34"

Pred začatím práce s pracovnými knihami musí osoba zodpovedná za ich údržbu:

- akceptovať podľa príslušného zákona pracovné knihy zamestnancov, ktoré sú k dispozícii v personálnej službe;

- skontrolovať dostupnosť a správnosť účtovnej knihy a pohyb pracovných kníh a príloh v nich (ďalej len účtovná kniha);

- kontrolovať dostupnosť a bezpečnosť pracovných kníh zamestnancov;

- skontrolovať, či má organizácia potrebnú zásobu tlačív zošitov a príloh v nich.

Doklady účtovníctva a evidencie pracovných kníh

Paragraf 40 Pravidiel vedenia a uchovávania pracovných kníh ukladá zamestnávateľovi viesť knihu evidencie. Jeho absencia sa môže stať pre zamestnávateľa problémom nielen pri kontrole vykonávanej štátnym inšpektorátom práce, ale aj v prípade, ak sa niektorý zo zamestnancov obráti na súd.

Účtovnú knihu by malo viesť oddelenie ľudských zdrojov alebo iné oddelenie organizácie, ktoré je zodpovedné za prijímanie a prepúšťanie zamestnancov.

Do knihy sa zapisujú tieto informácie:

- o pracovných knihách prevedených zamestnancami pri uchádzaní sa o zamestnanie do personálnej služby;

- o knihách, ktoré boli prvýkrát vydané zamestnancom v tejto organizácii;

- o prílohách v pracovných knihách vydaných zamestnancom počas obdobia práce v tejto organizácii.

Po prevzatí zošita s prílohou vydanej v inej organizácii od zamestnanca podlieha evidencii iba kniha, to znamená, že vložka sa v účtovnej knihe nezapisuje do samostatného riadku.

V záznamovej knihe musí byť nevyhnutne uvedená séria a číslo zošita a príloh v ňom, pozícia, povolanie, špecializácia zamestnanca, ktorý predložil pracovný zošit alebo pre ktorého sa zošit alebo príloha vypĺňa, číslo a dátum príkaz alebo iné rozhodnutie zamestnávateľa, na základe ktorého prijíma zamestnanca. Taktiež pri prepustení zamestnanca musí záznamník obsahovať jeho podpis pri prevzatí pracovnej knihy do rúk a dátum.

Ak organizácia doteraz neviedla účtovnú knihu, neodporúčame ju spätne spúšťať. Vedúci organizácie musí podpísať memorandum o neprítomnosti knihy a spustiť dokument odo dňa zistenia jej neprítomnosti v súlade s požiadavkami článku 40 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie zošitov.

Účtovná kniha má ešte jednu vlastnosť, ktorá ju odlišuje od väčšiny účtovných tlačív - nevypĺňa sa v kalendárnom roku, čo je typické pre väčšinu registračných kníh a časopisov, ale až do úplného vyťaženia všetkých jej strán. Z tohto dôvodu sa o otázke nahradenia jedného formulára účtovnej knihy iným rozhoduje inak. Účtovná kniha, ktorá nezodpovedá ustanovenej forme, sa musí uzavrieť s vysvetlením dôvodu ukončenia jej vedenia, ako aj s uvedením celkového počtu pracovných kníh zamestnancov v nej evidovaných. Zároveň sa táto kniha musí uchovávať v organizácii 75 rokov, pretože obsahuje informácie nielen o pracovných knihách predtým prijatých zamestnancov, ale aj o prevzatí kníh zamestnancami na dôchodku.

Účtovníctvo organizácie musí viesť knihu príjmov a výdavkov pre účtovanie tlačív zošita a prílohy v ňom (ďalej len kniha tlačív a príloh), kde musí zodpovedná osoba zapisovať údaje o všetkých operáciách súvisiace s príjmom a výdajom tlačív zošita a prílohy v ňom, s povinným uvedením série a čísla každého tlačiva.

Formuláre týchto kníh sú schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 N 69 „O schválení pokynov na vypĺňanie pracovných zošitov“.

Podľa paragrafu 41 Pravidiel vedenia a uchovávania pracovných kníh musí byť účtovná kniha, ako aj kniha tlačív a príloh očíslovaná, čipkovaná, osvedčená podpisom vedúceho organizácie a zapečatená voskovou pečaťou. alebo zapečatené. Certifikácia je potrebná na vylúčenie falšovania záznamov, avšak používanie voskových pečatí alebo pečatí spôsobuje určité ťažkosti a nepríjemnosti pri vedení účtovníctva. Legislatíva nevyžaduje, aby sa na pečať alebo voskovú pečať dal odtlačok údajov o organizácii. Pečatný vosk si preto môžete kúpiť a zošitú knihu zalepiť sami, alebo zájsť na ktorúkoľvek poštu a zošitú knihu pečatným voskom za poplatok zalepiť. Aj keď prax práce personálnych služieb ukazuje, že na certifikáciu účtovných formulárov v personálnych službách aj v účtovných oddeleniach sa používa odtlačok mastixovej pečate organizácie, čo sa zdá byť celkom opodstatnené.

Upozorňujeme, že do účtovnej knihy by sa mali evidovať len tie vyplnené tlačivá kníh, ktoré boli predtým zapísané do knihy tlačív a príloh v účtovníctve organizácie. To sa dá ľahko overiť porovnaním sérií a počtov tlačív, ktoré sa vyskytujú v oboch knihách. Za porušenie zavedený poriadok vedenie, evidencia, uchovávanie a vydávanie pracovných kníh, úradníci nesú disciplinárnu av prípadoch ustanovených zákonom inú zodpovednosť.

Prvá registrácia pracovného zošita

Evidenciu pracovnej knihy pre zamestnanca, ktorý bol prijatý prvýkrát, vykonáva zamestnávateľ v prítomnosti zamestnanca najneskôr do týždňa odo dňa vzniku pracovného pomeru. Formulár pracovného zošita musí personalista obdržať z účtovného oddelenia organizácie predpísaným spôsobom.

Doteraz, napriek príkazu Ministerstva financií Ruskej federácie z 22. decembra 03 N 117n, schválenému nariadením o poskytovaní formulárov pracovného zošita a prílohy v zošite zamestnávateľom, existujú prípady, keď zamestnanec sám prinesie na personálne oddelenie tlačivo zošita a požiada o jeho vydanie.

Preto ešte raz pripomínam, že obstaranie formy zošita samotným zamestnancom tento postup nezabezpečuje a je jeho priamym porušením. Zamestnanci personálnych služieb by nemali prijímať na registráciu pracovné knihy, ktoré občania získali.

Treba poznamenať, že samotný zamestnanec musí byť prítomný pri prvotnej registrácii zošita. Pri prvotnej registrácii knihy sa do nej zapisujú informácie o zamestnancovi.

Podľa odseku 9 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie zošitov, odseku 2 Pokynov na vypĺňanie zošitov, sú informácie o zamestnancovi uvedené na prvej strane ( titulná strana) pracovná kniha. Do zošita sa zapíšu tieto informácie o zamestnancovi:

1) Celé meno, dátum narodenia (deň, mesiac, rok), vzdelanie, povolanie, špecializácia. Priezvisko, meno a rodné priezvisko sa uvádza celé, bez skratky alebo nahradenia mena a priezviska iniciálami, dátum narodenia sa zaznamenáva celý (deň, mesiac, rok) na základe pasu alebo iného identifikačného dokladu (napr. napríklad vojenský preukaz, zahraničný pas, vodičský preukaz atď.);

2) vzdelanie, povolanie, špecializácia. Evidencia vzdelania (základné všeobecné, stredné všeobecné, základné odborné, stredné odborné, vyššie odborné a nadstavbové odborné) sa vykonáva len na základe riadne osvedčených dokladov (vysvedčenie, vysvedčenie, diplom a pod.).

Odpoveď na otázku:

Predpisy upravujúce túto oblasť práce neobsahujú jasné pokyny týkajúce sa vybavenia miesta, kde je uložená pracovná kniha zamestnanca. To znamená, že legislatíva nestanovuje požiadavky na uloženie pracovných zošitov napríklad v trezore alebo plechovej skrini. Taktiež nie sú kladené žiadne požiadavky na miestnosť, kde sú pracovné knihy umiestnené, napríklad požiadavka na mreže na oknách a kovové dvere.

Nenechajte si ujsť: hlavný materiál mesiacov od popredných špecialistov ministerstva práce a Rostrud

Encyklopédia o dizajne pracovných zošitov na kľúč od systému Kadra.

Schválené pravidlá pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, výrobu tlačív pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom. Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 (ďalej len pravidlá).

Analýza noriem pravidiel ukazuje, že postup uchovávania pracovných kníh zamestnancov, s ktorými má zamestnávateľ naďalej pracovnoprávne vzťahy, nie je osobitne upravený. Odsek 42 pravidiel stanovuje požiadavky na uchovávanie formulárov zošita a príloha v ňom sa uchováva v organizácii ako dokumenty s prísnou zodpovednosťou. Formuláre prísneho hlásenia musia byť uložené v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby sa zabezpečila ich bezpečnosť (odsek 6.2 nariadenia o dokumentoch a pracovnom postupe v účtovníctve, schváleného Ministerstvom financií ZSSR dňa 29. júla 1983 č. 105). Ale to je požiadavka na ukladanie formulárov. Vyplnená pracovná kniha nie je dokumentom prísnej zodpovednosti, preto normy nie sú povinné pri ukladaní pracovných kníh zamestnancov. Odsek 43 pravidiel stanovuje požiadavku na uchovávanie nevyzdvihnutých zošitov: „... v súlade s požiadavkami na ich uchovávanie stanovenými právnymi predpismi Ruskej federácie o archivovaní.“

Za organizáciu prác na ukladaní pracovných zošitov a príloh v nich zodpovedá zamestnávateľ. Preto, aby sa predišlo strate alebo poškodeniu pracovných kníh, je organizácia povinná prijať vhodné opatrenia. Organizácia má teda podľa vlastného uváženia právo používať trezory, kovové skrine alebo špeciálne vybavené miestnosti na ukladanie pracovných kníh zamestnancov.

Podrobnosti v materiáloch personálu systému:

Ako zaznamenávať a uchovávať pracovné knihy

Ivan Šklovets, Zástupca vedúceho Federálna služba pre prácu a zamestnanie

Ako organizácie ukladajú pracovné knihy

Zamestnanec zodpovedný za vedenie zošitov musí na konci každého mesiaca predložiť účtovnému oddeleniu správu o dostupnosti formulárov ao sumách prijatých za vyplnené zošity a prílohy s priloženým potvrdením o prijatí. Správa o dostupnosti tlačív ao sumách prijatých za vydané zošity a prílohy sa zostavuje v akejkoľvek forme.

V tomto prípade je zamestnávateľ povinný mať neustále na sklade (Pravidlá, schválené).

Príklad vydávania tlačív zošitov na vykazovanie a vypracovanie správy o dostupnosti tlačív a o sumách prijatých za vydané zošity a prílohy

formulár pracovného zošita;
vložka zošita.

Gromová predložila 21. októbra účtovnému oddeleniu dostupnosť tlačív a sumy prijaté za vyplnené zošity a prílohy.

Otázka z praxe: kto by mal byť v organizácii zodpovedný za účtovníctvo, vedenie a uchovávanie pracovných kníh

Vo veľkej spoločnosti je za vedenie pracovných kníh zvyčajne zodpovedné personálne oddelenie. V malej organizácii kvôli nedostatku vhodnej špeciálnej jednotky môžu takúto prácu vykonávať účtovníci, sekretárky alebo iní úradníci. Menovanie osoby zodpovednej za prácu s pracovnými knihami vydáva vedúci organizácie vo voľnej forme (Schválené pravidlá). Ak nemá kto poveriť vedením účtovníctva, tak tí, ktorí sú zodpovední za účtovníctvo.

S úctou a prianím pohodlnej práce, Tatyana Kozlová,

Personál expertných systémov

Pracovná kniha je dokument obsahujúci informácie o pracovnej činnosti a dĺžke služby zamestnanca. Je potrebné na oficiálne zamestnanie a vydáva sa, ak zamestnanec pracoval v podniku dlhšie ako 5 dní. Pracovná kniha obsahuje informácie o zamestnávateľovi, zamestnancovi, ním zastávanej pozícii, oceneniach, prestupoch a prepúšťaní.

Pracovná kniha existuje v Rusku od roku 1939. Zároveň sa jeho podoba niekoľkokrát zmenila av súčasnosti sa používa pracovná kniha modelu z roku 2004, ktorej formu schvaľuje vláda Ruskej federácie.

Na zamestnávateľa, ktorý vyhotovuje pracovnú knihu, existuje niekoľko požiadaviek. Dôležité je, že má formu právnickej osoby a pôsobí ako hlavné pracovisko občana.

Miesto uloženia zošita u zamestnávateľa

Ohňovzdorný trezor je miesto, kde by sa mali uchovávať pracovné knihy zamestnancov. Ak to nie je možné, zamestnávateľ by mal použiť spoľahlivá skrinka s možnosťou zatvorenia kľúčom. Na špeciálnom mieste by mali byť uložené nielen vyplnené pracovné knihy, ale aj prázdne formuláre, vložky. Môže ich vydať oprávnená osoba len na základe žiadosti. Vyhotovuje sa v akejkoľvek forme alebo v súlade so vzorom, ustanovené pravidlami vnútorné pracovné predpisy v podniku.

Pravidlá vedenia a uchovávania pracovných kníh stanovujú povinnosť zodpovedného personalistu predkladať účtovnému oddeleniu výkazy. Prehľady obsahujú informácie:

O počte nevyužitých tlačív vedených zamestnávateľom;
O hotovosť zaplatili za ich nákup alebo vykonanie (vrátane vložiek).

Faktúra vrátane informácií o sumách sa vyhotovuje vo voľnej forme so šekmi, potvrdenkami alebo inými dokladmi preukazujúcimi platbu.

Podmienky skladovania pracovných kníh v podniku

Čas použiteľnosti pracovných zošitov, ktoré zamestnanci nedostali po ukončení pracovných zmlúv s nimi (napríklad v prípade odmietnutia ich prijatia), je 50 rokov. Všetky záznamy vykonané v dokumente počas tohto obdobia budú platné. Ak zamestnanec požiada bývalého zamestnávateľa so žiadosťou o vydanie pracovnej knihy, dostane aktuálny doklad.

Pozor! Bez ohľadu na to, ako dlho sa vedie pracovná kniha, bude základom pre výpočet dôchodku. Jedinou podmienkou je jeho správny dizajn.

Dôležitým bodom je uloženie denníka obsahujúceho informácie o pracovných knihách. Ak je vydaný nový časopis, potom prvý je tiež 50 rokov uchovávaný v archíve zamestnávateľa. To v prípade potreby umožní obnoviť predchádzajúce záznamy a nájsť pracovnú knihu bývalého zamestnanca.

Doba uloženia zošita závisí od obdobia práce jeho majiteľa. Autor: všeobecné pravidlo, doklad uchováva zamestnávateľ, kým zamestnanec vykonáva pracovná funkcia. Výnimkou je práca na základe občianskoprávnej zmluvy alebo skrátený pracovný úväzok.

Vedenie pracovnej knihy zodpovednou osobou

Postup na udržiavanie a uchovávanie pracovných kníh zabezpečuje vymenovanie jedného alebo viacerých personálnych špecialistov oprávnených pracovať s týmito dokumentmi. V praxi sú v malých podnikoch do tejto funkcie menovaní zamestnanci z iných oddelení. Zamestnávateľ si samostatne vyberie zodpovednú osobu, potom vydá príkaz na jeho vymenovanie.

V tabuľke sú uvedené sankcie za porušenie pravidiel vedenia, účtovania a uchovávania pracovných kníh

Ak sa zmení zamestnanec zodpovedný za uchovávanie pracovných kníh, vypracuje sa akt o prevode. Jej obsah:

Počet vydaných pracovných kníh;
Zoznam vlastníkov formulárov;
Podrobnosti o dokumentoch;
Podpis bývalého povereného zamestnanca a prijímajúceho zamestnanca.

Ak v trezore nie sú žiadne pracovné knihy, ktoré by sa mali uložiť, vypracuje sa samostatný akt.

O údržbe pracovných kníh je podrobne popísané vo videu

Vydanie pracovného zošita

Prevod zošita je možné vykonať až po podpísaní príkazu na zodpovednosť. Určená zodpovedná osoba pravidelne informuje zamestnávateľa o uložení pracovných kníh, ak došlo k zmenám.

Vydanie pracovnej knihy do rúk zamestnanca je povolené len pri jeho prepustení. V ostatných prípadoch sa vydáva výpis alebo kópia osvedčená podpisom zodpovednej osoby.

Ak chcete získať komentár právnika - položte otázky nižšie

Pracovná kniha platí na území Ruska od roku 1939. Zároveň sa jeho podoba niekoľkokrát zmenila a v súčasnosti sa používa pracovný zošit vzoru 2004, ktorého podobu schvaľuje vláda Ruskej federácie. Keďže formuláre zošitov sa stotožňujú s prísnymi formulármi výkazov, musia sa podľa toho účtovať a uchovávať. Podobné požiadavky sú stanovené na uchovávanie pracovných kníh zamestnancov. V článku si pripomíname, ako zabezpečiť správne účtovanie a uchovávanie pracovných kníh v organizácii a aké doklady v tejto súvislosti vystaviť.

Formy pracovných zošitov a postup pri ich získavaní

Na začiatku rozhovoru o účtovníctve a skladovaní pracovných kníh sa obráťme na hlavný a známy dokument - nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225 „O pracovných knihách“, ktorým sa schválili pravidlá vedenia a uchovávanie zošitov, príprava tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom (ďalej len Pravidlá).

Najprv si však povedzme pár slov o získavaní tlačív pracovných zošitov a príloh do nich. Formuláre týchto formulárov schvaľuje určená vyhláška vlády Ruskej federácie. A vzorky zošita a prílohy v ňom, ako aj postup poskytovania formulárov kníh a príloh zamestnávateľom boli schválené nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie z 22. decembra 2003 N 117n „Dňa pracovné knihy“.

Pripomeňme, že vložka je potrebná v prípadoch, keď sú v zošite vyplnené všetky strany jednej zo sekcií. Je všitý do pracovného zošita a zostavený a udržiavaný rovnakým spôsobom ako pracovný zošit. Vložka bez pracovného zošita je neplatná. Pri vydaní každej prílohy sa do zošita vloží pečiatka s nápisom „Príloha vydaná“ a uvedie sa séria a číslo prílohy (odseky 38, 39 Pravidiel).

Tlačivá zošita a prílohu v zošite vyhotovuje len Združenie štátnych podnikov a organizácií na výrobu štátnych nápisov "GOZNAK" Ministerstva financií. Formuláre majú určitý stupeň ochrany.

Distribúciu tlačív môžu vykonávať právnické osoby a jednotliví podnikatelia, ktorí spĺňajú požiadavky stanovené výrobcom, na základe vzájomnej dohody.

Zamestnávatelia môžu nakupovať formuláre priamo zo skladu výrobcu alebo distribútora alebo inak.

Poznámka! Na základe čl. 66 Zákonníka práce Ruskej federácie, zamestnávateľ (s výnimkou zamestnávateľov - jednotlivcov ktorí nie sú samostatnými podnikateľmi) vedie pracovné knihy pre každú osobu, ktorá u neho pracovala viac ako päť dní v prípade, že tohto zamestnávateľa je pre pracovníka nevyhnutné. Okrem toho, ak sa so zamestnancom uzatvorí pracovná zmluva prvýkrát (článok 65 Zákonníka práce Ruskej federácie), vydá sa mu nová pracovná kniha.

Ak zamestnávateľ vytvorí zamestnancovi nový pracovný zošit, náklady na jeho obstaranie potom znáša zamestnanec, s výnimkou týchto prípadov:

- hromadná strata pracovných kníh zamestnancov vinou zamestnávateľa (článok 34 pravidiel);

- poškodenie pracovných kníh alebo príloh bez zavinenia zamestnanca (článok 48 Pravidiel).

Pomerne často vzniká otázka, či si formulár zošita môže kúpiť a priniesť aj samotný zamestnanec. Takúto knihu sa neoplatí akceptovať a viesť, predovšetkým preto, že nemusí spĺňať požiadavky na ochranu, a po druhé preto, že zamestnávateľ je povinný viesť prehľadnú evidenciu pracovných kníh od ich získania.

Právomoci viesť, uchovávať a evidovať pracovné knihy

Podľa bodu 45 Pravidiel je zamestnávateľ zodpovedný za organizáciu práce na vedení, uchovávaní, evidencii a vydávaní pracovných kníh a príloh v nich.

Zamestnávateľ zároveň svojim príkazom určí osobu zodpovednú za vedenie, uchovávanie, účtovníctvo a vydávanie pracovných kníh. Spravidla ide o zamestnanca personálnej služby. Ak takáto služba v organizácii neexistuje, príslušné právomoci sú pridelené účtovníkovi. Okrem povinností vedenia, uchovávania, evidencie a vydávania pracovných kníh je možné ustanoviť povinnosť včasného nákupu pracovných kníh a príloh. V rovnakom poradí môžete určiť osobu, ktorá tieto povinnosti vykonáva na dobu neprítomnosti povereného zamestnanca. Tu je príklad takejto objednávky.

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Amethyst"

(LLC Ametyst)

objednať

13.08.2014

N 25

G. Novgorod

O vymenovaní osoby zodpovednej za nákup, údržbu, skladovanie, účtovníctvo a vydávanie pracovných kníh a príloh v nich

V súlade s odsekom 45 Pravidiel pre údržbu a uchovávanie zošitov, výrobu tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 16.4.2003 N 225,

objednávam:

Ustanoviť zodpovedným za nákup, údržbu, skladovanie, účtovníctvo a vydávanie pracovných kníh a príloh v nich špecialistu na personálnom oddelení Zhemchugova T. B. od 15.08.2014.

Počas neprítomnosti T. B. Zhemchugova je zodpovednosť za vedenie, uchovávanie, účtovníctvo a vydávanie pracovných kníh a príloh k nim zverená vedúcej personálneho oddelenia V. M. Biryuzovej.

Uvaliť kontrolu nad vykonávaním príkazu na vedúceho personálneho oddelenia Biryuzova V.M.

Generálny riaditeľ Almazov S. V. Almazov

Oboznámený s objednávkou:

Vedúca oddelenia ľudských zdrojov Biryuzova V. M. Biryuzova

13.08.2014

HR špecialistka Zhemchugova T. B. Zhemchugova

13.08.2014

Povinnosť viesť, uchovávať, evidovať a vydávať pracovné knihy a prílohy k nim by mala byť predpísaná aj v pracovnej náplni zamestnanca. Zároveň na to pamätajte popis práce nemôže nahradiť príkaz na určenie osoby zodpovednej za nákup, údržbu, skladovanie, účtovníctvo a vydávanie pracovných kníh a príloh v nich - je to povinné.

Účtovníctvo a skladovanie tlačív pracovných zošitov

Na účtovanie tlačív zošitov a príloh musí organizácia v zmysle bodu 40 Pravidiel viesť knihu príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív zošita a prílohy do nej, ktorej formu schvaľuje Vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie z 10.10.2003 N 69 „O schválení pokynov na vypĺňanie pracovných kníh“ (ďalej len uznesenie N 69). Túto knihu vedie účtovné oddelenie organizácie a zapisujú sa do nej informácie o všetkých operáciách súvisiacich s príjmom a výdajom tlačív zošita a jeho vložky s uvedením série a čísla každého tlačiva. Účtovná kniha musí byť očíslovaná, čipkovaná, osvedčená podpisom vedúceho organizácie a tiež zapečatená voskovou pečaťou alebo zapečatená.

Formuláre pracovného zošita a jeho príloh sú uložené v organizácii ako dokumenty s prísnou zodpovednosťou v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach na zaistenie ich bezpečnosti a vydávajú sa osobe zodpovednej za vedenie pracovných kníh na jej žiadosť.

Organizácia by mala mať vždy potrebný počet tlačív zošita a v ňom prílohu. Zodpovedná osoba je povinná na konci každého mesiaca predložiť účtovnému oddeleniu organizácie správu o dostupnosti tlačív pracovného zošita a prílohy v ňom a o prijatých sumách za vydané práce a vložky, s. uplatnenie príjmového príkazu pokladne organizácie.

Formuláre zošita a príloha v ňom pokazené pri vypĺňaní podliehajú zničeniu vypracovaním príslušného aktu. Príklad takéhoto konania uvádzame na strane 43.

Účtovníctvo a skladovanie pracovných kníh

Účtovanie pracovných kníh sa vedie v inej knihe, ktorej formu schvaľuje aj vyhláška N 69, kniha na zaznamenávanie pohybu pracovných kníh a príloh v nich. Túto účtovnú knihu vedie personálna služba alebo iná divízia organizácie, v ktorej sa spracúva prijímanie a prepúšťanie zamestnancov. Eviduje všetky zošity prijaté od zamestnancov pri prijatí do práce, ako aj pracovné zošity a prílohy v nich označujúce série a čísla opätovne vydávané zamestnancom.

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Amethyst"

(LLC Ametyst)

Súhlasím

riaditeľ

Almazov / S. V. Almazov /

15.08.2014

Zákon N 15/08

Na zničenie poškodených foriem

pracovné knihy a ich prílohy

Komisia v zložení:

- predseda komisie Biryuzova V. M. - vedúci personálneho oddelenia;

— členovia komisie Zhemchugova T. B. — odborníčka personálneho oddelenia, Agatkina M. O. — účtovníčka, —

Tento akt som vypracoval s tým, že dňa 15.08.2014 boli zničené (skartované skartovačkou) nasledovné tlačivá, poškodené v dôsledku nesprávneho vyplnenia:

- pracovný zošit - 1 (jeden) formulár (séria TK-III N 457812);

- príloha v zošite - 1 (jeden) formulár (BT séria N 784556).

Komisia potvrdila nevhodnosť týchto foriem, v dôsledku čoho sa rozhodlo o ich zničení.

Predseda komisie Biryuzov V. M. Biryuzova

Členovia komisie Zhemchugova T. B. Zhemchugova

Agatkina M. O. Agatkina

Požiadavky na návrh knihy účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich sú rovnaké ako knihy príjmov a výdavkov pre účtovanie tlačív pracovnej knihy a vložky v nej.

Keď je zamestnanec v pracovnom pomere a vykoná sa záznam v jeho pracovnej knihe, osoba zodpovedná za uloženie pracovných kníh to zaeviduje v knihe účtovníctva o pohybe pracovných kníh a vložiek do nich a uloží ich na sklad (pozri príklad napr. záznam na strane 44). Pracovné knihy sú uložené v miestnostiach na to prispôsobených, v uzamykateľných trezoroch, plechových skriniach alebo samostatných uzamykateľných zásuvkách na pracovných plochách.

V budúcnosti sú osoby zodpovedné za ukladanie pracovných zošitov a príloh v nich povinné pravidelne kontrolovať dostupnosť uložených dokumentov. Pri nedostatku pracovných zošitov a ich príloh (tlačív) sú osoby zodpovedné za ich uloženie povinné to bezodkladne oznámiť a urobiť opatrenia na vyhľadanie chýbajúcich dokladov.

Pri zmene osoby zodpovednej za vedenie, uchovávanie, evidenciu a vydávanie zošitov (napríklad pri prepustení) preberá zošity nový zamestnanec podľa potvrdenia o prijatí. Okrem toho je potrebné skontrolovať dostupnosť knihy účtovníctva pohybu pracovných kníh a zápisov v nej.

Zákonník práce počíta s jediným prípadom, kedy sa zamestnancovi vydá pracovná kniha – v prípade výpovede, v ktorej sa vyhotoví záznam o výpovedi.

Ak ku dňu prepustenia (výpovede pracovná zmluva) nemožno vydať pracovný zošit z dôvodu neprítomnosti zamestnanca alebo jeho odmietnutia prevziať pracovný zošit do rúk, zamestnávateľ zašle zamestnancovi oznámenie o potrebe dostaviť sa pre pracovný zošit alebo súhlasí s jeho zaslaním poštou. Dňom odoslania uvedeného oznámenia sa zamestnávateľ zbavuje zodpovednosti za omeškanie s vydaním pracovného zošita zamestnancovi.

V prípade úmrtia zamestnanca sa pracovný zošit po vykonaní náležitého zápisu o ukončení pracovnej zmluvy odovzdá jednému z jeho príbuzných proti prevzatiu alebo odošle poštou na základe písomnej žiadosti jedného z príbuzných. .

Poznámka. Po prevzatí pracovnej knihy v súvislosti s výpoveďou sa zamestnanec zapíše do osobnej karty a do knihy účtovníctva za pohyb pracovných kníh a vložiek do nich.

Nevyžiadané pracovné knihy zamestnávateľ uchováva dovtedy, kým ich neprevezme zamestnanec alebo (v prípade úmrtia zamestnanca) jeho príbuzný (článok 43 Pravidiel). Ak ich nikdy nedostane, zamestnávateľ je povinný ich uchovávať 75 rokov (článok 664 zoznamu vzorových manažmentov archívne dokumenty generované v priebehu činnosti vládne agentúry, telá miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt skladovania, schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 N 558 (ďalej len - nariadenie N 558). Rovnaká lehota uloženia je stanovená pre knihu účtovníctva pre pohyb pracovných kníh a príloh v nich.

Pre tvoju informáciu. Príkaz N 558 ustanovil úložné lehoty pre ostatné doklady súvisiace s účtovaním pracovných kníh. Doklady o účtovaní pracovných kníh a príloh k nim (správy, úkony, informácie) sa teda uchovávajú v organizácii tri roky, kniha príjmov a výdavkov na účtovanie formulárov pracovnej knihy a príloh v nej - päť rokov.

Keďže za to zodpovedá osoba, ktorá uchováva pracovné knihy, pracovné knihy sa zamestnancom počas pracovného života nevydávajú. Vo výnimočných prípadoch, najmä na poskytnutie pracovnej knihy FIU, ju môžu personalisti vydať na vlastné nebezpečenstvo a riziko. V Rostrudovom liste z 18. marca 2008 N 656-6-0 sa uvádza, že ak oprávnená osoba vydá zamestnancovi pracovný zošit proti prevzatiu na krátky čas a on ho stratí, potom bude zodpovedný aj naďalej uvedený úradník. za stratu.

Vo väčšine prípadov sa zamestnancom vydávajú overené kópie alebo výpisy. Na základe čl. 62 Zákonníka práce Ruskej federácie a bod 7 Pravidiel je zamestnávateľ povinný na základe písomnej žiadosti zamestnanca, najneskôr do troch pracovných dní odo dňa podania žiadosti, vydať kópiu zošit alebo výpis z pracovného zošita overený predpísaným spôsobom. Od 01.01.2015 však federálny zákon č. 216-FZ zo dňa 21.07.2014 „o zmene a doplnení niektorých zákonov Ruskej federácie ao uznaní niektorých právnych predpisov (ustanovenia zákonov) Ruskej federácie za neplatné v súvislosti s Adopcia federálne zákony„o poistných dôchodkoch“ a „o fondových dôchodkoch“, ktoré zahŕňali zmeny a doplnenia čl. 62 Zákonníka práce Ruskej federácie.

Podľa zmien od 1.1.2015 bude môcť zamestnanec požiadať zamestnávateľa písomnou žiadosťou o vydanie pracovného zošita na účely povinnej sociálne poistenie. Pracovnú knihu bude potrebné vydať do troch pracovných dní odo dňa podania takejto žiadosti zamestnancom. Zamestnanec bude musieť pracovný zošit vrátiť najneskôr do troch pracovných dní odo dňa jeho prevzatia orgánu, ktorý vykonáva povinné sociálne poistenie.

Zodpovednosť

Za porušenie stanoveného postupu na vedenie, účtovanie, uchovávanie a vydávanie pracovných kníh sú úradníci zodpovední podľa právnych predpisov Ruskej federácie (článok 45 pravidiel), najmä podľa čl. 5.27 „Porušenie právnych predpisov o práci a ochrane práce“ Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie. Podľa toho istého článku je možné niesť zodpovednosť za chýbajúcu knihu príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív pracovnej knihy a prílohy v nej a knihy na účtovanie pohybu pracovných kníh a príloh v nich. .

Podľa čl. 5.27 Porušenie pracovnoprávnych predpisov a ochrany práce má za následok uloženie správnej pokuty:

- pre úradníkov - vo výške 1 000 až 5 000 rubľov;

- pre osoby vykonávajúce podnikateľská činnosť bez vytvorenia právnickej osoby - od 1 000 do 5 000 rubľov. alebo administratívne pozastavenie činnosti až na 90 dní;

- na právnických osôb- od 30 000 do 50 000 rubľov. alebo administratívne pozastavenie činnosti až na 90 dní.

Navyše, porušenie pracovnoprávnych predpisov a ochrany práce úradníkom, ktorý bol predtým potrestaný za podobný správny delikt, má za následok diskvalifikáciu na jeden až tri roky (časť 2 článku 5.27).

Okrem toho čl. 13.20 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie stanovuje zodpovednosť za porušenie pravidiel uchovávania, získavania, účtovania alebo používania archívnych dokumentov: varovanie alebo uloženie správnej pokuty občanom vo výške 100 až 300 rubľov, na úradníkov - od 300 do 500 rubľov.

Podľa toho istého paragrafu 45 Pravidiel je zamestnávateľ zodpovedný za organizáciu práce na vedení, uchovávaní, evidencii a vydávaní pracovných kníh a príloh v nich. Ak organizácia nevydala príkaz na určenie osoby zodpovednej za vedenie, účtovníctvo, uchovávanie a vydávanie pracovných kníh, zodpovedá zamestnávateľ. Upozorňujeme, že slovom zamestnávateľ neznamená prednosta, ale právnickú osobu.

Poďme sa pozrieť na rozhodnutie súdu, ktoré to má dokázať.

Pracovník X. podal na OOO S. žalobu. s požiadavkami zaviazať žalovaného na vydanie pracovnej knihy a zotavenie mzdy počas omeškania s vydaním pracovného zošita. Svoje tvrdenia odôvodnila nasledovne. Od 2.1.2011 do 30.3.2011 pracovala u žalovaného ako riaditeľka. 30.03.2011 v posledný deň jej práce v rozpore s požiadavkami Zákonníka práce pracovná kniha nebola vydaná. Napriek opakovaným písomným a ústnym výzvam jej dodnes nevydali pracovnú knihu.

Z vysvetlení Kh. vyplýva, že keď bola zamestnaná, odovzdala svoju pracovnú knihu zakladateľovi OOO S. D.; sa zaoberal prípravou pracovných zošitov Hlavný účtovník; jej pracovná kniha počas obdobia jej práce bola vedená v kancelárii organizácie, ale nebola jej vydaná pri prepustení. Zamestnávateľ jej žiadosti o vydanie pracovnej knihy zamietol. Tvrdenia žalobcu podporuje výpoveď svedka B.

Súd prvého stupňa dospel k záveru, že Kh. mala z titulu svojej úradnej funkcie organizovať prácu vedenia účtovnej knihy pracovných kníh, zostavovať pracovné knihy, čo však neurobila, čiže nepreviedla. svojej pracovnej knihe organizácii.

Tento záver je však podľa súdnej rady odvolacej inštancie nezákonný a nedôvodný. Dôkaz, že zákonom ustanoveným postupom bola žalobcovi uložená vyživovacia povinnosť personálne záznamy, vrátane zodpovednosti za vedenie, uchovávanie, evidenciu a vydávanie pracovných kníh, žalovaný súdu nepredložil.

Zodpovednosť za organizáciu práce na vedení, uchovávaní, evidencii a vydávaní zošitov má podľa právnej úpravy poverený zamestnávateľ, ktorým nie je žalobca, ale LLC S. Skutočnosť, že nebol vykonaný zápis do evidenčnej knihy o poskytnutí X. pracovným zošitom, nie je dôvodom na oslobodenie zamestnávateľa od povinnosti vydať jej pracovný zošit, keďže v r. tento prípad zo strany zamestnávateľa došlo k nesplneniu povinnosti prijať pracovný zošit na uloženie pri prijatí X. do pracovného pomeru.

Keďže pracovný zošit Kh. dostal zamestnávateľ pri prijímaní do zamestnania a bol to práve zamestnávateľ, kto sa dopustil priestupkov v personálnej evidencii, je povinný vydať žalobkyni jej pracovný zošit (rozsudok Krajského súdu v Kemerove zo dňa 20.09.2012 v prípade N 33-9186).

* * *

Pracovná kniha je pre zamestnanca veľmi dôležitým dokumentom, a keďže legislatíva ukladá povinnosť zamestnávateľa špeciálne organizovať účtovníctvo a uchovávanie pracovných kníh, malo by sa k tomu pristupovať veľmi zodpovedne. A ak je väčšina súdnych sporov spojená s porušením postupu pri vydávaní alebo vypĺňaní pracovných zošitov zo strany zamestnávateľa, potom sa zapojí do administratívna zodpovednosť- presne s postupom pri ustanovovaní zodpovednej osoby, nadobúdaní, účtovaní a uchovávaní pracovných kníh a príloh k nim.