Riadenie HR záznamov od nuly — pokyny krok za krokom 2016 Roky uvedené v našom článku pomôžu kompetentne zorganizovať tento proces v podniku. Všetky fázy práce so zamestnancom sú komplexne opísané nižšie: prijatie do zamestnania, presun na iné oddelenie, povýšenie, zmena platu, trest, povzbudenie, disciplína, prepustenie.
Kto je zodpovedný za vedenie osobných záznamov?
Tok osobných dokladov ako súčasť účtovného procesu musí kontrolovať vedúci spoločnosti. Spravidla je to prvá osoba, ktorej je na začiatku pridelená zodpovednosť za jej riadenie, na čo je vydaný príslušný príkaz.
Pri prijímaní personalistov alebo účtovných špecialistov sa im tieto funkcie delegujú s jasným označením, kto je za čo zodpovedný a aký dokument má právo podpisovať. Pre každú pozíciu je vypracovaná zodpovedajúca inštrukcia, ktorá definuje pracovné funkcie, práva a úroveň zodpovednosti. Zamestnanec sa oboznamuje s administratívnym dokumentom a popis práce a znaky:
- alebo v riadku, ktorý je na to určený v samotnom doklade;
- alebo na špeciálne vytvorenom osobnom zoznamovacom hárku.
Okrem pracovnej náplne je možné vypracovať interné predpisy, predpisy, dodatočné pokyny. Základom pre dodržiavanie zákona v oblasti vedenia personálnej evidencie však je Zákonníka práce RF a ďalšie predpisy vydané vládou a ministerstvami.
Ak sa nedodržiavajú ustanovenia zákona alebo miestnych predpisov spoločnosti, môžu byť voči zamestnancovi, ktorý sa podieľa na udržiavaní toku osobných dokumentov, uplatnené disciplinárne opatrenia. A to je celkom rozumné, pretože aj menšie porušenia môžu viesť k významným finančným stratám.
Stiahnuťpokyny pre vedenie personálnej evidencie - 2016 alebo si vypracovať vlastné predpisy?
Formálne centrálne schválené pokyny pre personálnu administratívu Nie Vo svojej práci sa však odborníkom odporúča používať GOST R 7.0.8-2013, schválený nariadením Rosstandartu zo 17. októbra 2013 č. 1185-st.
Napriek tomu sa vďaka dlhoročnej praxi pri vykonávaní takýchto činností vyvinul určitý nevyslovený súbor pravidiel a postupnosti činností, ktoré tvorili základ postupných pokynov pre vedenie personálnej evidencie. Dá sa bezpečne používať v praktických činnostiach, čím sa zabráni nepresnostiam a chybám.
Okrem toho môžete pomocou poskytnutých informácií predpovedať celkový počet dokumentov, ktoré bude potrebné vyplniť, a čas, ktorý na to bude potrebné stráviť, a podľa toho určiť, koľko zamestnancov by malo byť na personálnom oddelení.
Na základe týchto pravidiel a metód si praktizujúci úradník vytvorí vhodný algoritmus činností, ktorý bude v budúcnosti dodržiavať, aby odviedol kvalitnú prácu. Riadenie záznamov ľudských zdrojov v roku 2016.
Aké sú pokyny na vykonávanie správy osobných záznamov?
Nasleduje univerzálny plán na udržanie celého objemu toku personálnych dokumentov, ktorý je možné použiť v ktorejkoľvek fáze životný cyklus spoločnosti – od vzniku až po moment likvidácie alebo reorganizácie. Napriek tomu, že podrobné pokyny na správu ľudských zdrojov od začiatku sú celkom bežné, bolo by užitočné mať po ruke kompaktnú a ľahko zrozumiteľnú možnosť.
Tu sú kroky, ktoré musíte pravidelne vykonávať, aby ste dosiahli optimálne výsledky vedenie HR záznamov od nuly:
- Výber zákonov a regulačné dokumenty na následnú reguláciu prac. IN povinné musíte venovať pozornosť nasledovnému:
- Zákonník práce Ruskej federácie. Je to potrebné v plnom rozsahu, pretože situácie sú rôzne a z času na čas si budete musieť niečo prečítať. Najdôležitejšie časti sú tie, ktoré sa venujú konceptu normálneho pozitívneho pracovného času, jeho účtovaniu a prídelu (kapitoly 15–16, 22), odmeňovaniu, jeho komponentov, tlačivá a systémy (kapitola 21), trvanie dovolenky a podmienky vzniku nároku na ne (kapitola 19). Nevyhnutné je tiež oboznámiť sa s právami a povinnosťami zamestnanca, ktoré sú zakotvené v zákone.
- Album primárnej dokumentácie na základe uznesenia Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie zo dňa 4. januára 2001 č. 1. Striktné dodržiavanie vzoriek v ňom uvedených nie je potrebné, pretože spoločnosti môžu vytvárať formuláre samostatne, ale s povinnými údajmi, ktoré sú v nich uvedené. Zároveň sa zdá byť nevhodné vytvárať nadmerné množstvo vlastných formulárov, keďže pre väčšinu operácií už existujú štandardné formuláre s potrebná sada podrobnosti. Stačí ich doplniť chýbajúcimi políčkami.
- Postup pri údržbe a účtovníctve pracovné záznamy, schválený dekrétom vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225, ktorý odhaľuje všetky aspekty používania hlavného dokumentu na vyjadrenie dĺžky zamestnania zamestnanca.
- Odporúčania schválené Generálnym štábom Ozbrojených síl Ruskej federácie dňa 11. apríla 2008 upravujúce zložitosť vedenia evidencie občanov povinnej vojenskej služby.
- Základné štandardy kancelárskej práce a personálnych záležitostí na základe príkazu Rosstandart č. 1185-st zo dňa 17. októbra 2013, uznesenia Gosstandart č. 65-st zo dňa 3. marca 2003, príkazu MK č. 558 z 25. augusta 2010, RF Uznesenie vlády č.477 zo dňa 15.6.2009.
Zamestnanec zapojený do toku personálnych dokumentov by mal mať vždy po ruke tento zoznam dokumentov, ako aj aktualizovať svoje znalosti v tejto oblasti podľa potreby, ako aj v prípade významné zmeny legislatívy. Dá sa to urobiť buď samostatne, alebo uzavretím zmluvy s dodávateľmi špecializovaných regulačných právnych rámcov.
- Preštudovanie zakladateľskej listiny spoločnosti a v prípade potreby registračných dokumentov. To pomôže určiť pravidlá a podmienky pre prijatie vedúceho spoločnosti alebo členov predstavenstva - hlavného výkonný orgán. Okrem toho tieto dokumenty obsahujú informácie o maximálnej dobe ich funkčného obdobia, výške odmeny a postupe pri ukončení funkcie.
- Zverejnenie administratívneho dokumentu o vymenovaní vedúceho zamestnanca. Základom pre to bude protokol valné zhromaždenie zakladatelia. Pôjde teda o prvú personálnu zákazku novej spoločnosti. Odtiaľ by sa malo vykonávať ich priebežné číslovanie, čo je mimoriadne dôležité, pretože pre kontrolné služby je mimoriadne dôležité dodržiavať poradie vydávania dokladov v čase transakcií.
- Vypracovanie dokumentácie pre evidenciu operácií pre prácu s personálom. Univerzálny zoznam by mal obsahovať:
- interné pravidlá pracovné predpisy(PVTR);
- štruktúra oddelení a pozícií v spoločnosti;
- personálny stôl (formálne voliteľný, ale v praxi vyžadovaný väčšinou inšpektorov);
- rozvrh prázdnin;
- dokumenty upravujúce ochranu osobných údajov zamestnancov.
Na poskytnutie personalizovaných záznamov údajov o zamestnancoch je potrebný súbor dokumentov:
- pracovná zmluva;
- denník pohybu pracovných zošitov;
- denník formulárov knihy pracovných záznamov a okrem toho aj samotný formulár (na vydanie knihy záznamov o práci zamestnancom, pre ktorých je to prvé miesto výkonu práce);
- doklady na evidenciu pracovného času (hárky T-12 alebo T-13);
- osobné karty (T-2);
- personálne príkazy a ich dôvody;
- mzdy a výplatné pásky;
- individuálne výplatné pásky;
- popisy práce, predpisy.
Ak v podniku pôsobí odborová organizácia alebo zástupca valného zhromaždenia zamestnancov, možno vypracovať a podpísať kolektívnu zmluvu. Veľmi dôležitým dokumentom môžu byť predpisy o odmeňovaní a prémiách. Zníži rozsah pracovnej zmluvy a jasne stanoví postup výpočtu odmeny za prácu.
Ak má podnik zavedené pravidelné personálne hodnotenie, je potrebné ustanovenie o certifikácii. Na ochranu interných informácií je potrebné vypracovať dokument o ochrane obchodného tajomstva.
- Vývoj formulárov a ich koordinácia s vedením spoločnosti. Nemusíte všetko vytvárať od začiatku, môžete použiť štandardné formuláre, pričom sa k nim dopĺňajú chýbajúce detaily, ktoré zodpovedajú špecifikám spoločnosti. Je možné, že nový formulár nebude schválený na prvý pokus, potom je potrebné vykonať doplnenie podľa želania riaditeľa a znova ho predložiť na schválenie.
- Výber zamestnanca, ktorému bude pridelená zodpovednosť za vedenie a evidenciu pracovných kníh. Na tento účel je vytvorený príslušný administratívny dokument. Mohlo by to byť ako individuálny zamestnanec, vykonávajúci len určenú funkciu a kombinujúc ju s inou prácou v personálnej službe.
- Organizácia náboru nových zamestnancov. Tento postup, ktorý je poslednou fázou cyklu riadenia personálnych záznamov, zahŕňa súbor vzájomne súvisiacich činností. Zahŕňa to potrebu vyplniť množstvo dokumentov ( pracovná zmluva, príkaz na prijatie, osobná karta), oboznámenie zamestnanca s pracovnou náplňou, firemnými predpismi, vykonávanie zápisov do knihy práce a pod.
Následne sa vypracujú dokumenty o aktuálnych činnostiach zamestnanca: zaznamenávanie pracovného času, časové rozlíšenie mzdy, dovolenky, dni pokoja podľa darcovských potvrdení alebo bez odmeny, prevody.
Udržať tok personálnych dokumentov nie je také náročné, ako sa na prvý pohľad zdá. Napriek množstvu nesúrodých a rôznorodých predpisov upravujúcich túto problematiku, celok potrebné informácie možno vybrať a systematizovať.
Vyššie uvedené je navyše krátky a prehľadný cheat sheet, ktorý môže pomôcť novému personalistovi a dokonca aj skúsenému zamestnancovi, a tým mu uľahčí všeobecné pochopenie všetkých krokov, ktoré je potrebné urobiť.
Hlavnou vecou vo veciach tohto druhu je podrobná pozornosť a dôslednosť, pretože menšie chyby v dokumentácii môžu spoločnosti viesť k vážnym problémom, finančným aj reputačným.
V článku vám povieme, ako môže sekretárka položiť základy pre budúce personálne oddelenie a archív dokumentov o zamestnancoch, ako formalizovať svoje povinnosti pri vedení personálnych záznamov a dodržiavať ich. požadované minimum pracovnoprávnych noriem.
TAJOMNÍK-PERSONÁL: PRIDELENIE ZODPOVEDNOSTÍ
Podľa prvej časti čl. 60.2 Zákonníka práce Ruskej federácie je možné zamestnancovi prideliť ďalšie povinnosti, ktoré nie sú stanovené v pracovnej zmluve, iba za príplatok.
Sekretárku nemôžete len „potešiť“ novými povinnosťami. Ich pridelenie je formalizované objednávkou. Okrem toho odporúčame pripraviť dve objednávky. V prvom (organizačnom) je potrebné určiť zamestnanca zodpovedného za vedenie personálnej evidencie (Príklad 1).
V druhom (pre personál) - prideľte zodpovednosti, uveďte výšku platby a poskytnite súhlas zamestnanca (príklad 2). Tieto objednávky obsahujú osobné údaje, ale „váhové kategórie“ osobné údaje sú neprimerané: skutočnosť, že zamestnanec je zapojený do personálnych záznamov, nie je tajomstvom (je nepravdepodobné, že by to bolo skryté pred ostatnými), ale výška jeho odmeny je dôvernou osobnou informáciou, ktorú cudzinci nemusia vedieť. Obidve objednávky sa vydávajú v ten istý deň.
POVINNÉ DOKLADY PRE PERSONÁL
Existujú dokumenty, ktoré musí mať každá organizácia – každý audit si ich vyžiada ako prvý. Ak je sekretárka teraz zodpovedná za personálnu evidenciu, tak to zabezpečte povinná sada príde čo najskôr. Zoznam týchto dokumentov uvádzame vo forme tabuľky s vysvetlivkami. Doklady nebudeme číslovať – miera ich povinnosti je rovnaká a je najvyššia.
Tento zoznam nie je úplný. Ak je teda hlavnou činnosťou organizácie výroba, s najväčšou pravdepodobnosťou bude potrebné vypracovať harmonogram zmien, schváliť výrobné normy, zoznam pozícií a profesií s škodlivé podmienky práce, pri ktorej dáva právo na dodatková dovolenka, a to nie je všetko. Len tieto dokumenty by už nemal vypracovávať sekretár s povinnosťami jemu prideleného personalistu, ale celý tím, ktorý zahŕňa ekonóma práce a špecialistu na ochranu práce.
Môže tajomník vyvinúť všetky uvedené LNA nezávisle? Asi áno. Ale je lepšie nie sám, ale v tandeme s hlavným účtovníkom alebo vedúcim organizácie. V prvom rade to platí pre tie LNA, ktoré stanovujú postup odmeňovania pracovníkov.
DOKLADY O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť bezpečnosť osobných údajov zamestnancov v súlade s federálnym zákonom č. 152-FZ. Nestačí schváliť ustanovenia o osobných údajoch.
Okrem toho sa vyžaduje:
Písomné povolenie zamestnancov na spracovanie ich osobných údajov;
Písomné povinnosti zamestnancov spracúvajúcich osobné údaje kolegov o ich mlčanlivosti;
Osobitný režim uchovávania dokumentov obsahujúcich osobné údaje.
Ak sa striktne riadite literou zákona, tak najprv musí dať zamestnanec súhlas na spracovanie vlastných osobných údajov a až potom sa uchádzať o prácu. Ide o dobrovoľnú záležitosť, no v praxi je nemožné uchádzať sa o prácu bez povolenia. Preto je takéto povolenie udelené všetkým zamestnancom organizácie bez výnimky. Nie je na to stanovený formulár, ale môžete použiť ten z príkladu 3.
Osobné údaje kolegov spravidla spracúva tajomník zodpovedný za personálnu evidenciu a hlavný účtovník. Musia sa zaviazať, že nezverejnia informácie o zamestnancoch (príklad 4).
OBJEDNÁVKY PRE PERSONÁL
Hlavný dokument, ktorý odráža manažérske rozhodnutia vedúci personálu, - rozkaz. Príkazy formalizujú prijímanie a prepúšťanie, dovolenky a povýšenia, prideľovanie zodpovedností a prideľovanie úloh na služobných cestách atď. Preto majú zákazky pre personál centrálne miesto na personálnom oddelení a v archíve.
Najbežnejšie typy objednávok pre personál majú hotové formuláre, ktoré musí personalista iba vyplniť:
Objednávka na prijatie zamestnanca (jednotný formulár č. T-1*);
Pri preradení zamestnanca na inú prácu (tlačivo č. T-5*);
o poskytnutí dovolenky zamestnancovi (tlačivo č. T-6*);
Pri ukončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď) (formulár č. T-8*);
o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu (tlačivo č. T-9*);
O zamestnaneckých stimuloch (formulár č. T-11*).
Väčšina personalistov v Rusku používa jednotné formy: sú na ne zvyknutí samotní personalisti, zamestnanci a (čo je najdôležitejšie) inšpektori zo Štátneho inšpektorátu práce (GIT). Rozhodnutie použiť jednotné formy dokladov musí byť zaznamenané v objednávke (príklad 5).
Vyvíjanie vlastných formulárov dokumentov možno prirovnať k opätovnému objaveniu kolesa. Ak však existuje túžba, vyvinuté formuláre by nemali obsahovať menej informácií ako tie, ktoré schválil Štátny výbor pre štatistiku.
Na formalizáciu štandardných personálnych úkonov personálnej sekretárke viac než postačujú jednotné objednávky. Existujú však aj iné objednávky pre personál: sú vypracované vo forme príkazov na hlavné činnosti a nemajú žiadnu jednotnú formu. Napríklad príkaz, ktorým sa prideľujú zodpovednosti za vedenie personálnych záznamov (pozri príklad 2). Môže ísť aj o príkaz na zmenu priezviska, zriadenie zvýšenia, zrušenie alebo odloženie dovolenky. Tieto dokumenty, vypracované vo forme objednávky na hlavnú činnosť, zostávajú objednávkami pre zamestnancov: obsahujú osobné údaje a uchovávajú sa na obdobia stanovené pre objednávky pre zamestnancov.
Ukladanie objednávok pre personál. Od prvého dňa existencie organizácie musia byť zákazky pre personál oddelené od zákaziek na hlavné činnosti. Je to spôsobené v prvom rade rôzne výrazy skladovanie Podľa odseku „a“ čl. 19 Zoznam typického manažmentu archívne dokumenty, generované v procese činnosti vládne agentúry, orgány samospráva a organizácie s uvedením lehôt uloženia (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25.08.2010 č. 558 v znení zo dňa 16.02.2016; ďalej len Zoznam 2010), objednávky na hlavné činnosti sú uložené trvalo . Príkazy pre zamestnancov - 5 rokov (bod „b“ (2) zoznamu 2010) alebo 50 rokov (bod 2 článku 22.1 Federálny zákon zo dňa 22.10.2004 číslo 125-FZ „O archívnych veciach v Ruskej federácie", vyd. zo dňa 18. júna 2017; ďalej len federálny zákon č. 125-FZ).
Po druhé, po likvidácii organizácie sa objednávky týkajúce sa personálu prenesú do štátneho skladu. Pravdepodobnosť, že zákazky na kľúčové činnosti budú zaujímať Archívny fond Ruskej federácie, je veľmi nízka, takže s najväčšou pravdepodobnosťou budú zničené.
Nuansy formovania prípadov. Objednávky pre personál sa formujú do prípadov v priebehu kalendárneho roka. Musia existovať aspoň dva prípady: prvý - s trvanlivosťou 5, druhý - 50 rokov. V budúcnosti, keď bude viac zákaziek pre personál, bude pribúdať aj prípadov. Napríklad sa vytvoria samostatné prípady: „Príkazy o poskytovaní ročnej platenej dovolenky“, „Príkazy o prijatí, prepustení, prevode zamestnancov“, „Príkazy o poskytnutí rodičovskej dovolenky“ atď. V prvých rokoch fungovania organizácie však nie je rozsah tém objednávok zvyčajne veľmi rôznorodý, takže si vystačíte s dvoma vecami:
Prípad 1 - príkazy na poskytnutie ročnej platenej dovolenky, študentskej dovolenky, disciplinárne sankcie, o krátkodobých pracovných cestách (doba skladovania - 5 rokov);
Prípad 2 - príkazy na prijatie, preloženie, prepustenie, prémie, poskytnutie rodičovskej dovolenky, dovolenka bez mzdy (doba zadržania - 50 rokov).
PRACOVNÉ ZMLUVY, OSOBNÉ KARTY, PRACOVNÍ KUCHÁRI
Pracovné zmluvy zamestnancov, ich osobné karty a pracovné knihy sú pracovnými dokumentmi personalistu. V časti “Povinné HR dokumenty” sme o nich nehovorili, pretože nejde o miestne predpisy, ale o dokumenty, ktoré sa týkajú každého zamestnanca osobne. Všetky z nich sú povinné:
Pracovná zmluva - v súlade s čl. 56 Zákonníka práce Ruskej federácie;
Pracovná kniha - v súlade s Pravidlami vedenia pracovných kníh;
Osobná karta zamestnanca - potreba jej vedenia je uvedená v článku 12 Pravidiel pre vedenie pracovných kníh.
Osobná karta (jednotný formulár č. T-2) sa vytvára súčasne so vstupom zamestnanca do organizácie. Obsahuje osobné údaje zamestnanca, všetky informácie o jeho pohybe v organizácii, dovolenkách, oceneniach atď.
Pracovná zmluva, osobná karta a pracovná kniha sú platnými dokumentmi počas celej doby pôsobenia zamestnanca v organizácii. Ak zamestnanec pracuje v organizácii 20 rokov, jeho pracovná zmluva, pracovná knižka a osobná karta sú prenosné na 20 rokov. Kancelárska práca ich uzatvára až po prepustení zamestnanca.
Kým sú tieto tri dokumenty platné, uchováva ich personalista a uchovávajú sa tak, ako by sa mali uchovávať dokumenty obsahujúce osobné údaje (viac o tom nižšie).
Pracovné zmluvy a osobné karty uzavreté kancelárskou prácou sa odosielajú na uloženie do personálneho archívu. Pracovné záznamy sa po prepustení vrátia zamestnancom. Samozrejme, existujú výnimky, keď si zamestnanec, ktorý skončil výpoveď, z rôznych dôvodov nevyzdvihol pracovnú knihu – to sa občas stáva. Malo by sa pamätať na to, že pracovný zošit je dokument, ktorý sa musí vrátiť, a zamestnanec (alebo jeho príbuzní) ho môžu teoreticky požiadať počas celého obdobia uchovávania tohto dokumentu a obdobie je 50 rokov (odsek 2 článku 22.1 federálneho zákona č. 125-FZ). Zabudnuté pracovné zošity sa preto v žiadnom prípade nezošívajú.
Nuansy formovania prípadov. Pracovné zmluvy a osobné karty v archíve tvoria súbory, ktoré sa nazývajú „Pracovné zmluvy prepustených pracovníkov“ a „Osobné karty prepustených pracovníkov“. Tieto súbory sa skladajú do zväzkov rovnakým spôsobom: najprv podľa roku prepustenia a potom abecedne podľa mien bývalých zamestnancov.
ARCHÍV DOKUMENTOV O PERSONÁL: ZAKLADANIE ZÁKLADU
V súlade s čl. 17 federálneho zákona č. 125-FZ je organizácia povinná uchovávať doklady o personáli. Kým sekretár iba dodatočne plní úlohy personalistu, samozrejme, nebude môcť plnohodnotne viesť personálny archív. Následne, keď sa organizácia rozrastie na personálne oddelenie, o to sa postarajú špecialisti. Dovtedy však bude musieť tajomník spĺňať povinné minimálne požiadavky:
Zabezpečiť osobitný režim ukladania personálnych dokumentov dokončených v kancelárskej práci (to je základ budúceho archívu);
Formulujte súbory podľa rokov v súlade s obdobiami uchovávania;
Zostavte ročné oddiely inventarizácie prípadov pre personál.
- Pri ukladaní dokladov dodržiavame osobitný režim, ktoré obsahujú osobné údaje. Osobitný režim znamená vylúčenie prístupu k nim neoprávneným osobám. Ak má každý meter kancelárskej plochy cenu zlata a archív samotný je stále malý, obyčajná kovová skriňa, zamknutá na kľúč, môže prevziať funkcie skladu. Tento kus nábytku je lacný, zaberá málo miesta a robí svoju prácu dokonale. Mali by sa v ňom uchovávať aj aktuálne personálne dokumenty vrátane pracovných kníh, keďže ide o dokument s prísnou zodpovednosťou (článok 42 Pravidiel pre vedenie pracovných kníh). Od skrinky by malo byť niekoľko kľúčov: jeden pre sekretárku, druhý napríklad pre hlavného účtovníka.
- Prípady tvoríme podľa rokov. Vyššie sme hovorili o usporiadaní súborov podľa rokov v súlade s obdobiami uloženia. Rovnakým spôsobom sa vytvárajú súbory s objednávkami pre personál a dokumentmi prepustených pracovníkov (pracovné zmluvy a osobné karty).
- Vypracovávame inventár prípadov pre personál. Čo sa týka inventarizácie personálnych spisov, vyžaduje sa jej vedenie podľa bodu 4.12 Pravidiel pre organizáciu uchovávania, získavania, evidencie a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných dokumentov v orgánoch štátnej správy, samosprávy a samosprávy. organizácie (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 31.03.2015 č. 526). Ponúkajú aj formu tohto dokumentu (Príloha č. 15) (Príklad 6). Pravidlá vypĺňania súpisu personálnych spisov sú prehľadne popísané v odsekoch. 8.1-8.4 oddielu 8 „Vyhotovenie a vyhotovenie súpisu“ Metodické odporúčania„Organizácia riadiacich dokumentov pre trvalé uloženie a personálom“2. Poďme si ich zhrnúť:
Ročný oddiel inventarizácie za uplynulý rok sa zostavuje každoročne;
Všetky ročné úseky súpisu tvoria jeden súpis personálnych záležitostí;
Číslovanie prípadov v inventarizácii je priebežné a prechádza všetkými ročnými oddielmi od zápisu č. 1 po zápis č. 9999 (ak ročný oddiel za rok 2015 končil č. 13, tak ročný oddiel inventarizácie za rok 2016 začína č. 14);
Každá skladová jednotka je zapísaná do inventára pod vlastným sériové číslo; úložná jednotka - 1 zväzok; zväzok by nemal obsahovať viac ako 250 listov dokumentov;
Každý ročný úsek obchodnej inventarizácie schvaľuje generálny riaditeľ.
Personálna evidencia je nevyhnutná v každom podniku bez ohľadu na formu vlastníctva, činnosť a počet zamestnancov. Pre jeho kompetentné a kvalifikované riadenie musíte dobre rozumieť pracovné právo, sledovať zmeny v legislatíve a mať zručnosti v oblasti vedenia personálnej evidencie.
Čo je to personálne účtovníctvo a prečo je potrebné?
Neoddeliteľnou súčasťou činnosti každej firmy je personálna evidencia. Predstavuje zákonom upravenú prácu o evidencii, účtovníctve a sledovaní pohybu zamestnancov organizácie.
Personálne činnosti zahŕňajú registráciu:
- prijímanie zamestnancov;
- prepúšťanie;
- horizontálne (presun medzi oddeleniami) a vertikálne (napr. kariérny rast) pohyby;
- služobné cesty;
- nemocenská dovolenka;
- časový výkaz;
- listy (akéhokoľvek druhu - ročné, bez mzdy, na tehotenstvo atď.);
- osobné karty pre každého zamestnanca a pod.
HR účtovníctvo zahŕňa aj:
- vedenie vojenských záznamov;
- regulácia pracovnoprávnych vzťahov;
- vytváranie a evidencia rôznych objednávok a pokynov (napríklad o prijímaní, odmeňovaní zamestnanca atď.);
- organizácia práce a iné otázky.
Všetka dokumentácia je pripravená iba v súlade s požadovanými normami a pravidlami. Niektoré formuláre sú zjednotené, iné sú inštalované v samotnom podniku.
Kompetentná organizácia personálne záznamy rieši mnohé problémy a úlohy firmy. Samozrejme, existujú tisíce nuancií, ale existujú základné body, ktoré platia pre každý podnik.
Ako organizovať a koho poveriť vedením personálnej evidencie?
Existuje niekoľko spôsobov, ako organizovať účtovníctvo. Všetko závisí len od charakteristík podniku a od toho, akú voľbu manažér urobí. Najbežnejšie možnosti:
Vytvorte celé HR oddelenie, ak spoločnosť zamestnáva veľa ľudí
A keď je personál malý, môžete si najať jedného špecialistu. Výhody tejto metódy spočívajú v tom, že prácu si manažér organizuje tak, ako sa mu páči, a je regulovaná a kontrolovaná podľa vlastných zásad.
Existujú aj nevýhody: je ťažké skontrolovať profesionalitu prijímaného špecialistu, takže existuje riziko, že bude prijatý nie úplne kompetentný personalista.
Budete musieť minúť čas a peniaze na školenia alebo hľadať iného zamestnanca.
Výhody tejto možnosti organizácie účtovníctva sú v tom, že ak je človek odporúčaný, potom (možno) skutočne robí prácu, to znamená, že je v prípade testovaný. Samozrejme, s takým personalistom treba prediskutovať pracovné podmienky, aby vyhovovali obom stranám.
Zverte personálne záležitosti účtovníčke alebo dobrej sekretárke
Plusy: Šetrí čas a peniaze. To znamená, že nie je potrebné vyberať personalistu a nevznikajú žiadne náklady na vedenie záznamov.
Nevýhody: hlavný problém pri výbere tejto metódy to znamená, že zamestnanci vykonávajú dodatočnú prácu po hlavnej, čo vedie k chybám, omylom, medzerám a základnej absencii potrebné dokumenty. A samozrejme sú tu dôležité odborné znalosti na tému personálnej evidencie. A ak ich má tá istá sekretárka, tak riziko komplikácií je v tomto prípade je znížená na minimum. A naopak.
Zverte záznamy o ľudských zdrojoch outsourcingovej organizácii
Dobre: všetky personálne činnosti spadajú na plecia outsourcingovej spoločnosti, ktorá takúto zodpovednosť preberá na základe zmluvy. Okrem toho, že je poskytovaná neustála a nepretržitá pomoc v personálnych otázkach, výber tejto metódy výrazne znižuje náklady.
Nevýhody: musíte si vybrať dobre zavedenú, serióznu spoločnosť a tiež musíte nadviazať interakciu, vytvoriť koncept spolupráce so špecialistami, ktorí budú pracovať mimo kancelárie.
Manažér si len musí vybrať pre neho najpohodlnejší a najvhodnejší spôsob vedenia personálnej evidencie, pričom zváži klady a zápory každej metódy.
Pracovné funkcie personálneho zamestnanca
Personalistovi sa ukladá v súlade s pokynmi a pracovná dohoda tieto povinnosti:
Toto je neúplný zoznam povinností personálneho zamestnanca, požiadavky sú približné. Môže ich byť viac ako vyššie uvedené (alebo menej), ale celkovo ide o zručnosti a schopnosti, ktoré musí personalista mať.
Personálne záznamy: aké dokumenty sú potrebné?
Za normálnych okolností musí mať každý podnik tieto typy dokumentov týkajúcich sa zamestnancov:
- administratívne (osobné a výrobné zákazky);
- potvrdzujúce pracovná činnosť;
- informácie a výpočty;
- interná korešpondencia;
- kontrolné a registračné denníky.
Niektoré personálne dokumenty musia byť prítomné v podniku. Patria sem:
PVTR (interné pracovné predpisy);
Všetky dokumenty sa uchovávajú určitý počet rokov. Regulované:
- článok alebo paragraf Zákonníka práce;
- uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku;
- Federálny zákon a iné predpisy.
Ak niečo (návod, príkazy atď.) nie je k dispozícii, potom bude potrebné túto skutočnosť opraviť. Vo všeobecnosti je jednou z princípov práce HR manažéra včasnosť. Veľmi uľahčuje každodennú prácu a niektorým aktom dokonca dáva právnu silu. V skutočnosti je veľmi dôležité nezanedbávať aktuálne udalosti. Inak majú tendenciu rásť ako snehová guľa.
Organizácia personálnej evidencie: ako ju viesť, kde začať?
Po usadení sa na novej pozícii ako personalista musíte najskôr vykonať audit povinnej dokumentácie. Ak sa ukáže (a to sa stane), že niektoré dôležité dokumenty zo zoznamu chýbajú, je potrebné ich obnoviť. Samozrejme, nebude možné vykonať takúto prácu za jeden deň.
Preto by ste si mali vyzdvihnúť najdôležitejšie pozície a začať nimi. Skontrolujte prítomnosť a správnosť návrhu (a ak potrebujete opraviť alebo vypracovať nový dokument): rozvrh zamestnancov, rozvrh dovoleniek, pracovné zmluvy, objednávky, záznamy v pracovných záznamoch.
Viesť záznamy pracovných zmlúv a personálnych príkazov. Vytvorte knihu záznamov práce. Pochopte osobné karty (T-2). Pracujte s miestnymi predpismi.
Hlavná vec je dokončiť všetky aktuálne dokumenty včas. Práca podľa Zákonníka práce a pravidiel kancelárskej práce. A neničte personálne záznamy. Čas ich uchovávania schvaľuje Spolkový archív („Zoznam…“ zo dňa 10.06.2000).
Všetky účtovné doklady sú potrebné pre transparentnosť pracovnoprávnych vzťahov. Personálny systém stanovuje normy a princípy, ktoré zabezpečujú stabilitu zamestnancov organizácie a administratívy vytvárajú vhodné podmienky pre personálne riadenie.
Automatizácia účtovníctva - 1C: výhody práce s programom
Viesť personálnu evidenciu najmä v veľká spoločnosť- je to neuveriteľne zodpovedná a obrovská práca. Ale chyby tu nie sú dovolené! No dnes už existuje spôsob, ako zautomatizovať činnosť personalistov, čo môže výrazne uľahčiť a zjednodušiť prácu oddelenia, zefektívniť činnosť, výrazne znížiť riziko chýb.
Pomocou programu 1C môžete viesť záznamy v súlade so zákonnými požiadavkami. Databáza poskytuje bezpečné úložisko potrebné informácie zamestnancami. Ako sa hromadí, je možné vytvárať rôzne správy, ktoré môžu pomôcť pri analýze práce a vývoji nových smerov. Prehľady môžu vyzerať napríklad takto:
- miera fluktuácie zamestnancov;
- personálne štatistiky;
- pohyb pracovníkov a pod.
Program pomáha riešiť takmer všetky problémy a úlohy personálneho účtovníctva. Vďaka 1C má vedúci podniku možnosť získať informácie o stave vecí v danom oddelení, vykonávať analýzy a robiť správne rozhodnutia v oblasti riadenia. Automatizácia tiež umožňuje synchronizovať činnosť viacerých firemných služieb (účtovníctvo, personalistika, mzdové oddelenie), čo zlepšuje efektivitu práce a zároveň vytvára všetky podmienky pre včasné vyplácanie miezd.
Aké psychologické služby môžu byť potrebné? Tento článok vám povie o všetkých tajomstvách testov.
Ak chcete vykonať daňovú kontrolu, prečítajte si článok: všetky tajomstvá výberu špecialistu na daňovú kontrolu.
Záver
Aby sme to zhrnuli, môžeme si všimnúť nasledovné:
- Personálne záznamy sú najdôležitejšou súčasťou každého podniku.
- Existuje niekoľko spôsobov, ako organizovať účtovníctvo. Výber je na vodcovi.
- Pracovné povinnosti personálneho zamestnanca sú určené pokynmi a pracovnou zmluvou.
- Existuje zoznam dokumentov súvisiacich s personálnou prácou, ktoré musia byť prítomné v každej spoločnosti. A mali by ste začať svoju kariéru na oddelení ľudských zdrojov kontrolou týchto dokumentov.
- Vedenie záznamov je oveľa jednoduchšie, ak je automatizované.
Osobné účtovníctvo je jadrom pre bežné a efektívnu prácu akýkoľvek podnik. Preto treba k jeho riadeniu pristupovať s plnou zodpovednosťou.
Konštrukcia systému riadenia personálnych záznamov od začiatku sa musí vykonávať v prísnom súlade s pracovnou legislatívou. Prečítajte si o tom, kde začať ako HR manažér a ako obnoviť HR záznamy
Prečítajte si náš článok:
Prečo sú potrebné HR záznamy?
Kde začať s budovaním systému správy HR dokumentov - aktuálne vydanie pre novovzniknuté spoločnosti. Napriek tomu, že organizácie v podstate nemajú na výber, či budú viesť záznamy alebo nie, zostáva veľmi pohodlný nástroj kontrola personálu vo všetkých fázach jeho práce. Legislatíva len zjednocuje formu jeho fungovania a určuje normy, ktorými sa musí riadiť nielen zamestnanec, ale aj zamestnávateľ.
Personálne záznamy v prvom rade pomáhajú pochopiť, kto pracuje v spoločnosti, určiť počet zamestnancov a náklady spoločnosti na mzdy.
Okrem toho systém umožňuje dokumentovať všetky pohyby v tíme, či už ide o:
- recepcia;
- prepustenie;
- dovolenky;
- personálne pohyby a pod.
Účtovanie počtu odpracovaných rokov pomáha zamestnávateľovi pri určovaní počtu dní dovolenky, na ktoré má každý zamestnanec nárok. Vedenie časového výkazu vám umožňuje jasne kontrolovať prítomnosť personálu v práci a presne vypočítať mzdy.
Správa ľudských zdrojov od nuly krok za krokom
Vedenie HR záznamov od nuly v praxi vyvoláva veľa otázok nielen medzi HR nováčikmi, ale aj medzi skúsenými špecialistami. V prvom rade vyvoláva pochybnosti poradie zverejnenia dokumentov.
Prečítajte si tiež:
Keď už je spoločnosť zaregistrovaná a sú doručené všetky podklady, je čas začať pripravovať personálnu dokumentáciu. Prvá vec, ktorú treba urobiť, je vyriešiť budúce personálne obsadenie právnickej osoby a určiť personálnu potrebu prvýkrát a do budúcnosti. Na to musí spoločnosť zverejniť.
Ak organizácia plánuje použiť neštandardné formuláre personálne doklady, musia byť najskôr schválené príslušným príkazom konateľa. Ideálne by bolo uverejniť Nariadenia „Dňa personálna politika podniky“ alebo „ “. Takéto dokumenty predpisujú všetky pravidlá vedenia evidencie v novovzniknutom podniku v súlade s platnými právnymi normami.
Téma čísla
Prečítajte si tiež o tom, ako bezpečne zaplatiť prácu počas sviatkov a dní pracovného voľna, ako sa správať pri kontrole GIT a aké podmienky je potrebné urýchlene odstrániť z pracovných zmlúv vašich zamestnancov.
Personálne záznamy pre LLC
Správa HR záznamov pre LLC neprešla v roku 2018 významnými zmenami. Je dôležité poznamenať, že HR záznamy sa veľmi nelíšia v závislosti od právnu formu podnikov. Pravidlá sú vo väčšine prípadov rovnaké.
Napriek tomu väčšinu spoločností tvoria LLC. Činnosti LLC poskytujú väčšiu slobodu konania ako pre mestské resp rozpočtové inštitúcie. Vládne organizácie sú viac formalizované a väčšina rozhodnutí pochádza z ministerstiev (napríklad personálne obsadenie okresných správ).
Zatiaľ čo LLC majú väčšiu slobodu konania a sú menej obmedzené pri výbere scenára správania.
HR dokumenty
Základom personálnej evidencie v organizácii sú dokumenty personálnej evidencie. Všetky dokumenty možno rozdeliť do 3 kategórií:
- primárne dokumenty o personálnej evidencii;
- primárne dokumenty na zaznamenávanie odpracovaného času a miezd;
- denníky na evidenciu pohybu personálnej dokumentácie.
Prečítajte si tiež:
Prvá aj druhá skupina majú svoje vlastné schválené formuláre (uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 N 1 „O schválení jednotné formy prvotná účtovná dokumentácia pre zaúčtovanie práce a jej úhradu"). V poslednej dobe nie sú pre právnické osoby povinné. V prípade potreby si firma môže na ich základe vypracovať a schváliť vlastné tlačivá, ktoré zodpovedajú právnym normám. Tí, ktorým sú jednotné dokumenty vyhovujúce, ich môžu používať aj naďalej.
Ak zamestnávateľ odmietne zaregistrovať zahraničného pracovníka, ktorý sa nezaregistroval v mieste skutočného bydliska, spoločnosť porušuje 109-FZ „O migračnej registrácii zahraničných občanov a osôb bez štátnej príslušnosti v Ruskej federácii“.
Výška pokuty: Pre úradník- až 50 000 rubľov; pre spoločnosť - až 500 000 rubľov; pre individuálnych podnikateľov - až 500 000 rubľov. (Časť 4 článku 18.9 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).
Príklad 2
Ak nie je pracovná zmluva so zamestnancom riadne vyhotovená (napríklad v dohode s zahraničný pracovník neexistujú žiadne podrobnosti o politike VHI alebo podrobnosti o dokumente, na základe ktorého má právo pracovať na území Ruskej federácie - patent/pracovné povolenie), spoločnosť porušuje Zákonník práce Ruskej federácie (čl. 327,2 časť 2).
Výška pokuty: pre úradníka - až 20 000 rubľov; pre spoločnosť - až 100 000 rubľov; pre individuálnych podnikateľov - až 10 000 rubľov. (článok 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).
Príklad 3
Ak pri prijímaní do zamestnania požiadate zamestnanca o kópie dokladov (o vzdelaní, osobných a pod.) a následne si ich uložíte, no nepodpíšete s ním zmluvu o spracúvaní osobných údajov, považuje sa takéto konanie za porušenie 152 -FZ „ O ochrane osobných údajov“.
Výška pokuty: pre vedúceho spoločnosti - až 20 000 rubľov; pre spoločnosť - až 75 000 rubľov; pre individuálnych podnikateľov - až 75 000 rubľov. (Článok 13.11, časť 2 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).
Príklad 4
Ak typ časového rozlíšenia pre zamestnancov nie je definovaný v pravidlách pre bonusy, ale je zamestnancom pravidelne vyplácaný, platby nemôžu byť akceptované ako firemné výdavky. V dôsledku toho spoločnosť systematicky prepláca alebo nedopláca daň z príjmu.
Príklad 1
Cudzinec bol prijatý podľa zmluva na dobu určitú na dobu platnosti povolenia na zamestnanie. Takéto dôvody pre uzavretie naliehavého a nie neobmedzená zmluva, neexistuje. Ak cudzinec dostane výpoveď po uplynutí zmluvy, zamestnanec bude súdnou cestou vrátený do práce a spoločnosť bude musieť nahradiť trovy konania, priemerný zárobok za každý deň nútenej neprítomnosti sa pracovné dni započítajú do dĺžky služby na výpočet ročnej platenej dovolenky a prípadne bude zamestnanec požadovať aj náhradu morálnej ujmy.
Príklad 2
Prepúšťanie zamestnancov z dôvodu znižovania stavu zamestnancov je proces, v ktorom zohráva dôležitú úlohu správne vyhotovenie personálnych dokumentov. Predovšetkým, ak nie je riadne udržiavaná tabuľka zamestnancov, môže prepustený zamestnanec napadnúť prepustenie na súde a byť obnovený tým, že preukáže, že mu neboli ponúknuté všetky možné voľné miesta. Spoločnosť preplatí priemerný zárobok za všetky dni nútenej neprítomnosti, dovolenku a trovy konania.
Príklad 3
Zamestnávateľ sa snaží zabezpečiť všetko možné riziká a akceptuje ako štandardnú pracovnú zmluvu stiahnutú od Poradcu/Guranta a doplnenú o jednotlivé doložky. Viacstranový dokument vyzerá pôsobivo a vážne! Ale ak dôjde k pracovnému sporu, príliš podrobná pracovná zmluva by mohla v prípade súdneho sporu poškodiť spoločnosť. Len skúsený právnik dokáže určiť, ktoré body sú zbytočné, ktoré môžu pôsobiť v prospech zamestnanca a ktoré sú potrebné a ochránia stranu zamestnávateľa.
Príklad 1
Ak zamestnanci spoločnosti v praxi pochopia, že personálna evidencia sa vo firme vykonáva „raz za čas“, povesť zamestnávateľa utrpí a lojalita zamestnancov klesá. Ak má zamestnanec istotu, že väčšinou sú personálne dokumenty podpísané neskoro a niektoré nie sú podpísané vôbec, môže sa pri odchode dostať do konfliktu a pokúsiť sa o vydieranie.
Príklad 2
Do roku 2002 to umožňoval Zákonník práce Ruskej federácie personálny stôl uveďte platové rozpätia pre pozície. Napríklad platy manažérov predaja sa môžu pohybovať od X do XX. Teraz je táto prax nezákonná presná veľkosť plat rovnaký pre všetkých zamestnancov pracujúcich na rovnakých pozíciách. Ak spoločnosť zostane lokálna normatívny akt starý model, kde sú uvedené rozpätia platov a zamestnanci poznajú výšku platov svojich kolegov, spôsobí to zbytočné zákulisné rozhovory.
Príklad 3
Dovolenka pre zamestnancov pracujúcich na striedačku by nemala pripadnúť na medzizmenný odpočinok. Ak spoločnosť nemá kalendár dovoleniek, ktorý zohľadňuje tento aspekt plánovania, alebo sa kalendár nedodržiava, nevyhnutne to spôsobí nespokojnosť zamestnancov, ktorí si dobre uvedomujú svoje práva.