Gdje treba voditi radne knjižice zaposlenih. Da li je za čuvanje radnih knjižica zaposlenog potreban vatrostalni sef ili je dovoljna željezna kutija

Kako se vrši skladištenje radne knjižice u organizaciji obični radnici malo znaju. Ali TC ostaje kod poslodavca sve dok njegov vlasnik ne da otkaz ili ne ode u penziju. A poslodavac je taj koji je odgovoran za ovaj dokument.

opće informacije

Radna knjižica je dokument kojim se potvrđuje da ga građanin izvršava radna aktivnost... Penzija se obračunava na osnovu informacija navedenih u Zakonu o radu. Stoga je sigurnost dokumenta veoma važna. Radnu knjižicu vodi ili zaposleni, ako nije u radnom odnosu, ili poslodavac.

Obrasci dokumenata i ulošci uz njih podležu strogom izveštavanju, stoga postoje određena pravila njihovo skladištenje. Zaposleni u HR odjelu, menadžeri, sekretarice ili sam menadžer, u zavisnosti od njegovih naloga, mogu upravljati TC-om u preduzeću. Za to je dužan izdati odgovarajuću naredbu.

Sva organizaciona pitanja svode se na sljedeće radnje:

zakazivanje odgovorna osoba;
kupovina potrebnog broja obrazaca i uložaka tržnog centra;
vođenje odgovarajuće evidencije;
utvrđivanje postupka registracije i izdavanja dokumenata.

Samostalni preduzetnici su dužni da sami organizuju održavanje i skladištenje TK. Oni podliježu istim pravilima kao i velike organizacije.

Računovodstvo i skladištenje

Uslovi čuvanja radnih knjižica u preduzeću regulisani su Pravilnikom o vođenju radnih knjižica. Moraju se voditi evidencije radnih knjižica za koje se koriste:

knjiga posebnih prihoda i rashoda;
dnevnik za evidentiranje izdavanja i prihvatanja TC.

Prvi dokument je neophodan kako bi se pratili obrasci koje organizacija prima i koristi. Podaci o svim obrascima i drugim informacijama se bilježe. Knjigu vodi ovlašteni računovodstveni službenik.

Ali drugi dokument čuva zaposlenik koji je direktno uključen u prijavu za rad i otpuštanje. Časopis sadrži informacije o svim izdatim i izdatim TC u preduzeću. Vrši se i upis primljenih knjiga od novozaposlenih.

Referenca: oba časopisa moraju biti prošivena, numerisana i ovjerena pečatom organizacije.

Radna knjižica svakog zaposlenog čuva se u skladu sa posebna narudžba, koji se odnosi na dokumente strogog izvještavanja. Radne knjižice zaposlenih čuvaju se u posebno opremljenoj prostoriji, na primjer, u sefu. U nedostatku sefa, u tu svrhu se može koristiti ormarić. Glavna stvar je osigurati potpunu zaštitu od gubitka ili oštećenja TC-a.

Pročitajte također Registracija radne knjižice: glavne nijanse postupka

Ako u organizaciji postoje podružnice, svi TC se pohranjuju u sjedištu. TC se može pohraniti u ogranku organizacije, ali za to se mora stvoriti jedinstvena kadrovska služba. Upravitelj je dužan izdati odgovarajuće naloge. Tada će direktor filijale moći da sastavlja i vodi evidenciju dokumenata svih svojih zaposlenih. Ako obavlja ove dužnosti bez naloga šefa kompanije, onda će prekršiti zakon.

Za prijem obrazaca, kadrovski službenik ili drugo ovlašteno lice mora podnijeti odgovarajuću prijavu računovodstvenom osoblju. A na kraju svakog mjeseca, kadrovski službenik je dužan prijaviti računovodstvu o dostupnosti obrazaca TC.

Kada se promijeni lice odgovorno za računovodstvo TK, dokumenti se prenose na drugog radnika. Za to šef izdaje akt, ali tek nakon odgovarajuće provjere dostupnosti radne snage.

Čuvanje radnih knjižica oštećenih prilikom popunjavanja u organizaciji nije dozvoljeno. Uništavaju se na osnovu odgovarajuće naredbe koju izdaje načelnik. Oni dokumenti koje vlasnik nije primio dobar razlog(na primjer, u slučaju smrti) moraju ostati na čuvanju najmanje 2 godine. Zatim se prenose u posebnu arhivu preduzeća na 50 godina. Nakon ovog perioda, papiri se takođe uništavaju.

Zabranjeno je vođenje radnih knjižica u bilo kom preduzeću nakon otpuštanja radnika. Vlasnik mora dobiti svoj dokument na dan otpuštanja zajedno sa obračunom. Zakon takođe dozvoljava vraćanje dokumenta rođacima podređenog u slučaju njegove smrti. U slučaju odbijanja preuzimanja TC-a, poslodavac je dužan da ga pošalje vlasniku poštom.

Razmotrivši ovo pitanje, došli smo do sljedećeg zaključka:
Zakonom se ne utvrđuju uslovi za čuvanje radnih knjižica zaposlenih u vatrostalnom zatvorenom sefu ili metalnom ormariću na zaključavanje, kao ni zahtjevi za postojanje rešetki na prozorima i metalnim vratima u prostoriji u kojoj se nalaze radne knjižice.

Obrazloženje za zaključak:
Obrazac, postupak vođenja i čuvanja radnih knjižica, kao i postupak izrade obrazaca za radne knjižice i dostavljanja istih poslodavcima utvrđuje savezni izvršni organ ovlašten od strane Vlade Ruske Federacije (član 66. Zakona o radu Ruske Federacije). Ruska Federacija).
Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16.04.2003. N 225 usvojena su Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo obezbjeđivanje poslodavcima (u daljem tekstu: Pravila).
Članom 43. Pravilnika propisano je da se radne knjižice i duplikati radnih knjižica koje zaposleni nisu primili pri otkazu ili u slučaju smrti zaposlenog od strane njegovih najbližih srodnika, čuvaju na zahtjev poslodavca (u organizaciji ili od fizičko lice samostalni preduzetnik) u skladu sa uslovima za njihovo skladištenje utvrđenim zakonom Ruska Federacija o arhiviranju.
Kao što vidite, u ovoj normi govorimo o radnim knjižicama i duplikatima radnih knjižica već otpuštenih radnika.
Analiza normativa Pravilnika pokazuje da je postupak čuvanja radnih knjižica radnika kod kojih radni odnosi poslodavac nastavlja, nije posebno regulisano.
Prema tački 42. Pravilnika, obrasci radne knjižice i prilog u njoj čuvaju se u organizaciji kao dokumenti strogog izvještavanja i izdaju se licu odgovornom za vođenje radnih knjižica, na njegov zahtjev.
Obrasci strogog izvještavanja moraju se čuvati u sefovima, metalnim ormarićima ili posebnim prostorijama kako bi se osigurala njihova sigurnost (klauzula 6.2 Pravilnika o dokumentima i toku rada u računovodstvu, odobrenog od strane Ministarstva finansija SSSR-a 29. jula 1983. N 105).
Međutim, očigledno je da obrazac radne knjižice dobija pravnu snagu dokumenta koji sadrži podatke o radnoj aktivnosti i radnom iskustvu zaposlenog, ako takav obrazac popuni poslodavac sa podacima o određenom zaposlenom. Izdana radna knjižica nije dokument strogog izvještavanja, stoga norme iz tačke 6.2 Pravilnika o dokumentaciji i toku rada u računovodstvu, po našem mišljenju, nisu obavezne za poslodavca prilikom čuvanja radnih knjižica zaposlenih.
Istovremeno, u skladu sa stavom 45. Pravilnika, poslodavac je odgovoran za organizaciju čuvanja radnih knjižica i priloga u njima. Smatramo da, kako bi se izbjegao gubitak i oštećenje radnih knjižica zaposlenih, poslodavac ima pravo da samostalno izradi set mjera za osiguranje sigurnosti ovih dokumenata. Dakle, prema vlastitom nahođenju, organizacija ima pravo koristiti sefove, metalne ormare ili posebno opremljene prostorije za čuvanje radnih knjižica zaposlenih.

Pripremljen odgovor:
Stručnjak Službe pravnog savjetovanja GARANT
Anosova Julia

Kontrola kvaliteta odgovora:
Recenzent usluge pravnog savjetovanja GARANT
Komarova Victoria

Materijal je pripremljen na osnovu individualne pismene konsultacije pružene u okviru Službe pravnog savjetovanja.

RADNE KNJIGE: obračun i skladištenje rada

Radne knjižice su dokumenti stroge odgovornosti, stoga zakonodavstvo određuje postupak njihovog evidentiranja i čuvanja (odjeljak VI Pravila, odobren uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. № 225 ).

Svaka organizacija je dužna da vodi posebne knjige za računovodstvo radnih knjiga.

Prvi je knjiga prihoda i rashoda o računovodstvu obrazaca radnih knjižica i ulošku u nju (Dodatak 2 Uredbi Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69).

Drugi je knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i priloga u njima (Dodatak 3 Uredbi Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69).

Knjiga prijema i rashoda za računovodstvene obrasce radne knjižice i uloške vodi se u računovodstvu organizacije. Upisujete u njega odmah po prijemu obrazaca od distributera. U knjizi obavezno navedite podatke o svim poslovima u vezi sa kupovinom i utroškom kupljenih radnih knjižica i priloga u njima, navodeći seriju i brojeve. I također unesite podatke o cijeni obrazaca.

Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i priloga treba da ih sprovodi kadrovska služba organizacije. Ali ako ga kompanija nema, onda se ova odgovornost obično dodijeli računovodstvu. U ovu knjigu upisuje se podatak o datumu prijema radnika u radni odnos, njegovom prezimenu, imenu, patronimu, seriji i broju radne knjižice i uloška, poziciji, mjestu rada, kao i podaci o dokumentu na osnovu od kojih je zaposlenik primljen.

Svi listovi u obe knjige moraju biti numerisani, vezani, overeni potpisom rukovodioca organizacije, a takođe i zapečaćeni voštanim pečatom ili zapečaćeni.

Ova procedura je uspostavljena u stavu 41 Pravila odobrenih Uredbom Vlade RF od 16. aprila 2003. br. 225.

Zbog nedostatka knjigovodstvenih knjižica za radne knjižice ili njihove neispravne registracije, inspekcija rada može kazniti organizaciju i njenu zvaničnici.

Visina kazne je:
- za službenike (na primjer, šefa organizacije) - od 1000 do 5000 rubalja;
- za organizaciju - od 30.000 do 50.000 rubalja.

Takve mjere odgovornosti predviđene su članom 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Rukovodilac (službenik) organizacije, koji je prethodno odgovarao na osnovu dijela 1. člana 5.27. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, može biti diskvalifikovan na period od jedne do tri godine (2. dio člana 5.27. Administrativni zakon Ruske Federacije).

Kako ovjeriti radne knjižice, ako organizacija nema voštani pečat

Ako organizacija nema voštani pečat, radne knjižice mogu biti zapečaćene (klauzula 41 Pravila odobrenih Uredbom Vlade RF br. 225 od 16. aprila 2003. godine). Pečat je jednostavan za izradu. Povucite krajeve konca za pričvršćivanje kojim ste zašili magazin unutra njegov zadnji poklopac. Stavite ih između dva kvadrata bijelog papira i zalijepite ove kvadrate. Pričvrstite zaptivku na unutrašnju stranu poklopca i postavite običan okrugli pečat organizaciju ili kadrovsku službu tako da dio otiska ide na korice. I ne zaboravite da napravite ovjerni natpis o tome koliko je stranica u ovoj knjizi vezano, numerirano i zapečaćeno. Potpis i datum pored.

Da li je moguće radniku izdati original radne knjižice za prijavu prijevremenog penzionisanja

br. Zaposlenom dati ovjerenu kopiju ili izvod iz radne knjižice. To morate učiniti na pismeni zahtjev zaposlenog najkasnije tri radna dana od dana njegovog podnošenja. Ovo je navedeno u stavu 7 Pravila odobrenih Uredbom Vlade RF od 16. aprila 2003. br. 225. Istovremeno, odgovornost za kršenje ovog zahtjeva leži na zaposleniku koji je odgovoran za vođenje i čuvanje radnih knjižica. Dakle, ako se original radne knjižice preda zaposlenom i on je izgubi, odgovornost za gubitak u potpunosti snosi zaposleni, kome je povereno čuvanje i vođenje radnih knjižica. Ovo pravilo važi i ako je originalna radna knjižica izdata zaposlenom uz potvrdu. Rostrud se drži sličnog stava u svom pismu od 18. marta 2008. br. 656-6-0.

Čuvanje radnih knjižica

Radne knjižice čuvajte u organizaciji kao dokumente stroge odgovornosti i, najbolje od svega, u vatrostalnom sefu. Ako to nije moguće, onda u ormar zaključan ključem. Obrasce izdati licu odgovornom za vođenje radnih knjižica na njegov zahtjev, sastavljene u bilo kojoj formi.

Zaposleni zadužen za vođenje radnih knjižica dužan je na kraju svakog mjeseca računovodstvu dostaviti izvještaj o raspoloživosti obrazaca i o primljenim iznosima za izdate radne knjižice i priloge, sa prilogom kreditni listić.

Pročitajte također: Ugovor o radu sa maloljetni radnik uzorak 2019

Izvještaj o dostupnosti obrazaca i o primljenim iznosima za izdate radne knjižice i priloge sastavlja se u bilo kojem obliku.

Ova procedura je uspostavljena u stavu 42 Pravila odobrenih Uredbom Vlade RF od 16. aprila 2003. br. 225.

Ko u organizaciji treba da bude odgovoran za evidentiranje, vođenje i čuvanje radnih knjižica

V velika kompanija kadrovska služba je obično odgovorna za vođenje radnih knjiga. V mala organizacija zbog nedostatka odgovarajuće specijalne jedinice za obavljanje sličan rad mogu biti računovođe, sekretarice ili drugi službenici. Imenovanje osobe odgovorne za rad sa radnim knjižicama treba da bude formalizovano naredbom šefa organizacije u slobodnoj formi (klauzula 45 Pravila koje je odobrila Vlada Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225).

Prilikom promjene lica odgovornog za rad sa radnim knjižicama, prenijeti radne knjižice po aktu o prijemu i ustupanju predmeta. U tom slučaju u aktu navesti ne samo broj knjiga, već navesti njihov stvarni sastav (imena vlasnika i pojedinosti). Akt mora biti ovjeren sa dva potpisa - s jedne strane naznačiti položaj i prezime lica koje je prihvatilo dokumente, s druge strane lica koje je predalo dokumente. Ako utvrdite činjenice izostanka nekih radnih knjižica, sastavite akt u kojem navedete razloge njihovog izostanka.

Primanje radne knjižice po otkazu. Zaposleni mora potpisati ličnu kartu i knjigu za registraciju kretanja radnih knjižica i priloga (klauzula 41 Pravila odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225).

Radne knjižice i duplikate koje zaposleni nisu dobili po otkazu, organizacija mora čuvati dokument do zaposlenog ili njegove najbliže rodbine (u slučaju smrti zaposlenog). Nezatraženo - najmanje 50 godina. Ovaj postupak i rokovi skladištenja predviđeni su stavom 43. Pravila, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije br. 225 od 16. aprila 2003. godine i spiskom odobrenom od strane Rosarchiva od 6. oktobra 2000. godine br.

Elektronski zahtjevi za poreze i doprinose: nova pravila upućivanja

Poreska uprava je nedavno ažurirala obrasce potraživanja za plaćanje dugova prema budžetu, uklj. na premije osiguranja. Sada je došlo vrijeme da se ispravi procedura za slanje takvih zahtjeva u TCS.

Platne liste su opcione

Poslodavci ne moraju zaposlenima dostavljati papirne platne liste. Ministarstvo rada ne zabranjuje njihovo slanje zaposlenima putem elektronske pošte.

"Fizičar" je prenio plaćanje za robu bankovnim transferom - potrebno je izdati ček

U slučaju da je fizičko lice prodavcu (privrednom društvu ili fizičkom preduzetniku) izvršilo plaćanje robe bankovnim transferom preko banke, prodavac je dužan da kupcu „fizike“ pošalje blagajnički račun, smatraju u Ministarstvu finansija.

Spisak i količina robe u trenutku plaćanja su nepoznati: kako izdati račun za kasu

Naziv, količina i cijena robe (radova, usluga) - obavezni podaci blagajnički ček(BSO). Međutim, prilikom prijema avansa (avansa), obim i spisak robe ponekad je nemoguće utvrditi. Iz Ministarstva finansija rekli su šta učiniti u takvoj situaciji.

Medicinski pregled za one koji rade za kompjuterom: obavezan ili ne

Čak i ako je zaposleni zauzet radom sa računarom najmanje 50% svog radnog vremena, to samo po sebi nije razlog da ga redovno šaljete na ljekarske preglede. O svemu odlučuju rezultati sertifikacije njegovog radnog mesta za uslove rada.

Promijenjen operater elektronskog upravljanja dokumentima - obavijestiti IFTS

Ako je organizacija odbila usluge jednog operatera elektronskog upravljanja dokumentima i prešla na drugog, potrebno je poslati putem TCS-a na poreska uprava elektronsko obavještavanje primaoca dokumenata.

Posebni režimi neće biti kažnjeni za fiskalne akumulatore 13 mjeseci

Za organizacije i individualne preduzetnike na STS, ESKhN, UTII ili PSN (osim određenih slučajeva) postoji ograničenje na rok važenja ključa fiskalnog pogona koji koristi kasa. Dakle, fiskalne akumulatore mogu koristiti samo 36 mjeseci. Ali, kako se ispostavilo, do sada ova norma zapravo ne funkcionira.

KAKO ČUVATI RADNE KNJIGE?

Radne knjižice zaposlenih, kao i blanko obrasci radnih knjižica i ulošci u njima moraju se čuvati u sefu ili u posebnoj prostoriji organizacije, što omogućava njihovo čuvanje, tačka 6.2 Pravilnika o dokumentovanju. Za čuvanje radnih knjižica odgovoran je zaposlenik imenovan nalogom rukovodioca organizacije. Ako je za vođenje radnih knjižica odgovoran drugi zaposleni, onda on dobija blanko obrasce radnih knjižica od zaposlenog odgovornog za njihovo vođenje, na pismeni zahtjev iz tačke 42. 45. Pravilnika o vođenju radnih knjižica.

Za evidentiranje radnih knjižica potrebno je voditi dvije knjige iz tačke 40. Pravilnika o vođenju radnih knjižica:

- knjigu prihoda i rashoda za knjiženje obrazaca radne knjižice i uloška u nju (u daljem tekstu - knjiga prihoda i rashoda);

- knjiga za evidentiranje kretanja radnih knjižica i priloga u njima (u daljem tekstu - knjiga za evidentiranje kretanja radnih knjižica).

U knjizi prihoda i rashoda iskazuju se svi blanko obrasci radnih knjižica i ulošci u njima dostupni u organizaciji. U njemu se unosi napomena o izdavanju obrasca za upis člana 41. Pravilnika o vođenju radnih knjižica:

- radnu knjižicu ili prilog za novozaposlenog;

- uložak u radnu knjižicu trenutno zaposlenog;

- duplikat radne knjižice za aktivnog ili otpuštenog radnika.

Ako je obrazac radne knjižice oštećen, on se mora uništiti, o čemu se sastavlja akt iz člana 42. Pravila vođenja radnih knjižica.

Uništenje obrasca radne knjižice se ne odražava u računovodstvenom ili poreskom knjigovodstvu, jer je njegov trošak već uzet u obzir u rashodima tokom perioda njegovog sticanja.

Podaci o radnim knjižicama i duplikatima radnih knjižica radnika, uključujući i one sastavljene u vašoj organizaciji, evidentiraju se u knjigovodstvu kretanja radnih knjižica, tačka 41. Pravila vođenja radnih knjižica.

Zaposleni koji po otkazu dobije radnu knjižicu mora se upisati u kolonu 13 knjižice za evidentiranje kretanja radnih knjižica.

Ako otpušteni radnik nije preuzeo radnu knjižicu, ona se čuva u organizaciji do zahtjeva iz tačke 43. Pravila vođenja radnih knjižica.

Uzorak naredbe o imenovanju odgovornog lica za rad sa radnim knjižicama

Uzorak zahtjeva za izdavanje obrazaca radnih knjižica i priloga u njima

Uzorak popunjavanja knjige obračuna kretanja radnih knjižica i priloga u njima

Uzorak popunjavanja knjige prihoda i rashoda za računovodstvene obrasce radne knjižice i uložak u nju

Šta učiniti u slučaju gubitka ili oštećenja radnih knjižica? >>>

Da li je moguće uručiti radnu knjižicu? >>>

Dodatno u vodičima ConsultantPlus

Više o održavanju i čuvanju radnih knjižica pročitajte u Vodiču za kadrovska pitanja "Radna knjižica" >>>

Koja je odgovornost za kršenje pravila vođenja i čuvanja radnih knjižica? >>>

Svakodnevno biramo vijesti koje su važne za rad računovođe, čime vam štedimo vrijeme.

Radna knjižica - održavanje, skladištenje, računovodstvo

Pitanje ukidanja radnih knjižica pokrenuto je još 2006. godine i od tada traje polemika. Zamjenik ministra zdravlja i socijalnog razvoja Ruske Federacije Aleksandar Safonov, na primjer, smatra da bi radnu knjižicu trebalo poništiti i zamijeniti ugovorom o radu, jer je ugovor o radu najviše efikasan metod zaštita prava zaposlenih. Međutim, radna knjižica je i dalje obavezan dokument za predočenje tokom zaposlenja (član 65. Zakona o radu Ruske Federacije).

Postoje dva izuzetka od ovog pravila:

- kada se prvi put zaključuje ugovor o radu, poslodavac sastavlja radnu knjižicu;

- kada zaposleni stupi na posao sa nepunim radnim vremenom, njegova radna knjižica je na glavnom mjestu rada.

U skladu sa čl. 66 Zakona o radu Ruske Federacije, radna knjižica utvrđenog obrasca je glavni dokument koji potvrđuje radnu aktivnost i staž zaposlenik.

Pravilno pokrećemo i evidentiramo radne knjižice

Poslodavac vodi radne knjižice za svakog zaposlenog koji je kod njega radio duže od pet dana. Jedini izuzetak su poslodavci koji su pojedinci koji to nisu individualni preduzetnici- nemaju pravo da vode radne knjižice za svoje zaposlene. Stoga poslodavac mora imati na raspolaganju potreban iznos obrasci radne knjižice i ulošci u nju.

Pročitajte također: Godišnji plaćeni odmor

Prilikom izdavanja radne knjižice ili uloška u nju zaposlenom, poslodavac od njega naplaćuje naknadu, čija je visina određena visinom troškova za pribavljanje dokumenata.

Poslodavac plaća obrazac zaposlenog i/ili radnu knjižicu:

- u slučaju masovnijeg gubitka radnih knjižica kao posledica vanrednih situacija (ekološke i izazvane katastrofe, elementarne nepogode, nemiri) (tačka 34. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica);

- u slučaju neispravnog početnog popunjavanja radne knjižice ili uloška u nju, kao i u slučaju oštećenja bez krivice zaposlenog.

Uprkos činjenici da postupak sastavljanja radnih knjižica i umetaka u njih bez naplate zaposlenih nije predviđen Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. N 225, može se praktikovati ako se takva prilika stvori od strane pravila internih raspored rada organizacije.

Obračun i čuvanje radnih knjižica

Odgovornost prema državi i zaposlenom za pravilnu organizaciju rada na vođenju, čuvanju, evidentiranju i izdavanju radnih knjižica i priloga u njima snosi poslodavac* (6). Za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica poslodavcu je zauzvrat odgovoran posebno ovlašteni službenik.

Poslodavac izdaje nalog (naredbu) o imenovanju takvog lica. U pravilu je to zaposlenik odjela za ljudske resurse organizacije.

Evo primjera naloga za imenovanje osobe odgovorne za rad sa radnim knjižicama.

MOU „Prosjek sveobuhvatne škole N 34 "

Prije početka rada sa radnim knjižicama, lice odgovorno za njihovo vođenje mora:

- prihvata, prema relevantnom aktu, radne knjižice zaposlenih na raspolaganju u kadrovskoj službi;

- provjeri postojanje i ispravnost vođenja knjigovodstvene knjige i kretanja radnih knjižica i priloga u njima (u daljem tekstu - knjigovodstvena knjiga);

- provjeri dostupnost i ispravnost radnih knjižica zaposlenih;

- provjeriti dostupnost u organizaciji potrebne zalihe obrazaca radnih knjižica i priloga u njima.

Dokumenti za računovodstvo i registraciju radnih knjižica

Članom 40 Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica poslodavcu je zapisano da vodi knjigu evidencije. Njegov nedostatak može postati problem za poslodavca ne samo tokom inspekcije koju sprovodi državni inspektorat rada, već i ako se neko od zaposlenih obrati sudu.

Knjigu treba da vodi odjel za ljudske resurse ili druga jedinica organizacije koja je odgovorna za zapošljavanje i otpuštanje zaposlenih.

U knjigovodstvenu knjigu upisuju se sljedeći podaci:

- o radnim knjižicama koje zaposleni predaju kadrovskoj službi prilikom konkurisanja za posao;

- o knjigama koje su prvi put izdate zaposlenima u ovoj organizaciji;

- o ulošcima u radne knjižice izdatim zaposlenima u toku rada u ovoj organizaciji.

Po prijemu radne knjižice od zaposlenog sa uloškom sastavljenim u drugoj organizaciji, samo knjiga podliježe registraciji, odnosno uložak se ne upisuje u poseban red u knjigovodstvenu knjigu.

Evidencija mora da sadrži seriju i broj radne knjižice i uložaka u njoj, radno mjesto, zvanje, specijalnost radnika koji je položio radnu knjižicu ili na kome se popunjava radna knjižica ili uložak, broj i datum naredba ili druga odluka poslodavca, na osnovu koje se zapošljava radnik. Takođe, prilikom otpuštanja radnika, njegov potpis na prijemu radne knjižice i datum moraju biti u knjigovodstvenoj knjizi.

Ako organizacija prethodno nije vodila knjigu, ne preporučujemo je pokretanje retroaktivno. Rukovodilac organizacije mora potpisati memorandum o nedostatku knjige i pokrenuti dokument počev od dana njenog odsustva u skladu sa zahtjevima iz stava 40. Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica.

Računovodstvena knjiga ima još jednu osobinu koja je razlikuje od većine računovodstvenih obrazaca - popunjava se ne unutar kalendarske godine, što je tipično za većinu upisnih knjiga i časopisa, već dok se sve njene stranice u potpunosti ne iskoriste. Zbog toga se pitanje zamjene jednog oblika knjigovodstvene knjige drugim rješava drugačije. Knjigu evidencije koja ne odgovara utvrđenom obrascu potrebno je zatvoriti, uz obrazloženje razloga za prestanak njenog vođenja, kao i navesti ukupan broj radnih knjižica upisanih u nju. Istovremeno, ovu knjigu treba čuvati u organizaciji 75 godina, jer sadrži podatke ne samo o radnim knjižicama ranije angažovanih radnika, već i napomene o prijemu knjiga od strane penzionisanih radnika.

Računovodstvo organizacije mora voditi knjigu prihoda i rashoda za obračun obrazaca radnih knjižica i prilog u nju (u daljem tekstu – knjiga obrazaca i uložaka), u koju odgovorno lice mora upisati podatke o svim poslovima u vezi sa prijemom i utrošak obrazaca radne knjižice i prilog u nju, uz obavezno navođenje serije i broja svakog obrasca.

Obrasci ovih knjiga odobreni su Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10.10.2003. N 69 "O odobravanju Uputstava za popunjavanje radnih knjižica".

Prema tački 41. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica, knjigovodstvena knjiga, kao i knjiga obrazaca i uložaka moraju biti numerisani, pertirani, ovjereni potpisom rukovodioca organizacije i zapečaćeni voštanim pečatom ili zapečaćeno. Ovjera je neophodna kako bi se isključilo krivotvorenje u evidenciji, međutim upotreba voštanog pečata ili pečata uzrokuje određene poteškoće i neugodnosti u vođenju knjiga. Zakonodavstvo ne zahtijeva da se otisak podataka o organizaciji stavlja na pečat ili voštani pečat. Stoga možete kupiti pečat i sami pričvrstiti prošivenu knjigu ili se obratiti u bilo kojoj pošti i uz doplatu pričvrstiti prošivenu knjigu pečatom. Iako praksa rada kadrovskih službi pokazuje da za ovjeru računovodstvenih obrazaca i u kadrovskim službama i u računovodstvenim službama koriste otisak mastičnog pečata organizacije, što se čini sasvim opravdanim.

Napominjemo da se u glavnoj knjizi trebaju registrovati samo oni popunjeni obrasci knjiga koji su prethodno upisani u knjigu obrazaca i uložaka u računovodstvu organizacije. To se može lako provjeriti upoređivanjem serije i brojeva obrazaca u obje knjige. Za prekršaj uspostavljen red vođenje, računovodstvo, čuvanje i izdavanje radnih knjižica, službena lica snose disciplinsku, au slučajevima predviđenim zakonom i drugu odgovornost.

Prvi put upis radne knjižice

Radnu knjižicu za zaposlenog koji se prvi put prima u radni odnos poslodavac vodi u prisustvu zaposlenog najkasnije nedelju dana od dana prijema u radni odnos. Obrazac radne knjižice zaposlenik kadrovske službe mora primiti iz računovodstva organizacije na propisan način.

Do sada, uprkos Naredbi o dostavljanju obrazaca radne knjižice poslodavcima i ulošku u radnu knjižicu, odobrenom Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 22. februara 2003. N 117n, postoje slučajevi kada zaposlenik sam donosi posao obrazac knjige kadrovskoj službi i traži da ga izda.

Stoga još jednom podsjećam da pribavljanje radne knjižice od strane samog zaposlenog nije predviđeno ovim postupkom i predstavlja direktno kršenje istog. Zaposleni u kadrovskim službama ne bi trebalo da prihvataju za upis obrasce radnih knjižica koje kupuju građani.

Treba obratiti pažnju na to da prilikom inicijalne registracije radne knjižice mora biti prisutan i sam zaposlenik. Prilikom inicijalne registracije knjige u nju se unose podaci o zaposlenom.

Prema tački 9 Pravilnika za vođenje i čuvanje radnih knjižica, tačka 2 Uputstva za popunjavanje radnih knjižica, podaci o zaposlenom su navedeni na prvoj stranici ( naslovna strana) radna knjižica. U radnu knjižicu upisuju se sljedeći podaci o zaposlenom:

1) Puno ime, datum rođenja (dan, mjesec, godina), obrazovanje, zanimanje, specijalnost. Prezime, ime i patronim se navode u cijelosti, bez skraćivanja ili zamjene imena i patronimija inicijalima, datum rođenja se upisuje u cijelosti (datum, mjesec, godina) na osnovu pasoša ili drugog ličnog dokumenta (npr. , vojna knjižica, strani pasoš, vozačka dozvola itd.);

2) obrazovanje, struka, specijalnost. Upis obrazovanja (osnovnog opšteg, srednjeg opšteg, osnovnog stručnog, srednjeg stručnog, višeg stručnog i postdiplomskog stručnog) vrši se samo na osnovu uredno ovjerenih dokumenata (svjedočanstvo, uvjerenje, diploma i sl.).

Odgovor na pitanje:

Propisi koji uređuju ovu oblast rada ne sadrže jasna uputstva u vezi sa opremljenošću mesta u kome se vodi radna knjižica zaposlenog. Odnosno, zakonodavstvo ne utvrđuje zahtjeve za čuvanje radnih knjižica, na primjer, u sigurnom ili metalnom ormariću. Takođe, ne postoje zahtjevi za prostoriju u kojoj se nalaze radne knjižice, na primjer, zahtjev za rešetkama na prozorima i metalnim vratima.

Ne propustite: glavni materijal mjeseci od vodećih stručnjaka Ministarstva rada i Rostruda

Enciklopedija o dizajnu radnih knjižica po sistemu „ključ u ruke“ iz Kadrovskog sistema.

Usvojena su pravila vođenja i čuvanja radnih knjižica, izrade obrazaca radnih knjižica i dostavljanja istih poslodavcima. Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 (u daljem tekstu Pravila).

Analiza normi Pravilnika pokazuje da postupak čuvanja radnih knjižica zaposlenih sa kojima poslodavac nastavlja radni odnos nije posebno uređen. Članom 42 Pravila utvrđeni su zahtjevi za čuvanje obrazaca radne knjižice i priloga u njoj koji se čuvaju u organizaciji kao dokumenti strogog izvještavanja. Obrasci strogog izvještavanja moraju se čuvati u sefovima, metalnim ormarićima ili posebnim prostorijama kako bi se osigurala njihova sigurnost (klauzula 6.2 Pravilnika o dokumentima i toku rada u računovodstvu, odobrenog od strane Ministarstva finansija SSSR-a 29. jula 1983., br. 105). Ali ovo je uslov za skladištenje obrazaca. Izdata radna knjižica nije dokument strogog izvještavanja, stoga normativi nisu obavezni prilikom čuvanja radnih knjižica zaposlenih. Članak 43. Pravila utvrđuje zahtjev za čuvanje nepotraženih radnih knjižica: "...u skladu sa zahtjevima za njihovo skladištenje utvrđenim zakonodavstvom Ruske Federacije o arhivskim poslovima."

U stavu 45. Pravilnika, odgovornost za organizovanje čuvanja radnih knjižica i priloga u njima snosi poslodavac. Stoga, kako bi se izbjegao gubitak ili oštećenje radnih knjižica, organizacija je dužna poduzeti odgovarajuće mjere. Dakle, prema vlastitom nahođenju, organizacija ima pravo koristiti sefove, metalne ormare ili posebno opremljene prostorije za čuvanje radnih knjižica zaposlenih.

Detalji u materijalima Sistemskog osoblja:

Kako evidentirati i čuvati radne knjižice

Ivan Shklovets, zamjenik načelnika Federalna služba za rad i zapošljavanje

Kako organizacije vode radne knjige

Zaposleni zadužen za vođenje radnih knjižica dužan je da na kraju svakog mjeseca računovodstvu dostavi izvještaj o raspoloživosti obrazaca i o primljenim iznosima za izdate radne knjižice i uloške, uz priloženu uplatnicu. Izvještaj o raspoloživosti obrazaca i o primljenim iznosima za izdate radne knjižice i priloge sačinjava se u bilo kojoj formi.

U tom slučaju poslodavac je dužan da stalno ima (odobrena Pravila).

Primjer izdavanja obrazaca radnih knjižica za izvještaj i sastavljanje izvještaja o dostupnosti obrazaca i o primljenim iznosima za izdate radne knjižice i priloge

obrazac radne knjižice;
umetak radne knjižice.

Gromova je 21. oktobra dostavila računovodstvu o postojanju obrazaca io primljenim iznosima za izdate radne knjižice i priloge.

Pitanje iz prakse: koji u organizaciji treba da bude odgovoran za računovodstvo, održavanje i čuvanje radnih knjižica

U velikoj kompaniji, kadrovska služba je obično odgovorna za vođenje radnih knjižica. U maloj organizaciji, zbog nedostatka odgovarajuće posebne jedinice, ovaj posao mogu obavljati računovođe, sekretarice ili drugi službenici. Imenovanje lica odgovornog za rad sa radnim knjižicama izdaje rukovodilac organizacije u slobodnoj formi (utvrđen Pravilnik). Ako nema kome povjeriti vođenje knjiga, onda odgovorni za računovodstvo.

Srdačan pozdrav i ugodan rad, Tatjana Kozlova,

Osoblje Expert Systems

Radna knjižica je dokument koji sadrži podatke o radnoj aktivnosti i stažu zaposlenog. Neophodan je za službeni radni odnos i izdaje se ako je zaposleni u preduzeću radio duže od 5 dana. Radna knjižica sadrži podatke o poslodavcu, zaposlenom, radnom mjestu koje obavlja, nagradama, premještajima i otkazima.

Radna knjižica postoji u Rusiji od 1939. godine. Istovremeno, njen obrazac je nekoliko puta mijenjan i trenutno se koristi radna knjižica uzorka iz 2004. godine, čiji je obrazac odobrila Vlada Ruske Federacije.

Postoji nekoliko uslova za poslodavca koji sastavlja radnu knjižicu. Važno je da ima oblik pravnog lica i da djeluje kao glavno mjesto rada građanina.

Mjesto čuvanja radne knjižice kod poslodavca

Vatrootporni sef je mesto gde se čuvaju radne knjižice zaposlenih. Ako ne postoji takva mogućnost, onda poslodavac treba da iskoristi pouzdan kabinet sa mogućnošću zatvaranja ključem. Na posebnom mjestu treba čuvati ne samo popunjene radne knjižice, već i prazne formulare, uloške. Može ih izdati ovlašteno lice samo na osnovu zahtjeva. Sastavlja se u bilo kom obliku ili u skladu sa uzorkom, utvrđene Pravilima interni radni propisi u preduzeću.

Pravilima vođenja i čuvanja radnih knjižica propisana je obaveza odgovornog kadrovskog stručnjaka da izvještajnu dokumentaciju dostavi računovodstvu. Izvještaji sadrže informacije:

o broju neiskorištenih obrazaca kod poslodavca;
O sredstva platili za njihovu kupovinu ili registraciju (uključujući umetke).

Račun, uključujući podatke o iznosima, sastavlja se u slobodnoj formi uz prilog čekova, računa ili drugih dokumenata koji potvrđuju plaćanje.

Uslovi čuvanja radnih knjižica u preduzeću

Period čuvanja radnih knjižica koje zaposleni nisu primili nakon raskida ugovora o radu sa njima (na primjer, u slučaju odbijanja da ih prime) je 50 godina. Svi zapisi napravljeni u dokumentu tokom ovog perioda biće validni. Ukoliko se zaposleni obrati prethodnom poslodavcu sa zahtjevom za izdavanje radne knjižice, dobiće ažuran dokument.

Pažnja! Bez obzira koliko dugo se vodi radna knjižica, ona će biti osnova za obračun penzije. Jedini uslov je njegov ispravan dizajn.

Važna stvar je čuvanje dnevnika koji sadrži informacije o radnim knjižicama. Ako se izda novi magazin, zatim se i prva čuva u arhivi poslodavca 50 godina. To će omogućiti, ako je potrebno, vraćanje prethodnih evidencija i pronalaženje radne knjižice bivšeg zaposlenika.

Rok čuvanja radne knjižice zavisi od perioda rada njenog vlasnika. By opšte pravilo, dokument čuva poslodavac dok zaposleni radi radna funkcija... Izuzetak je rad na osnovu građanskopravnog ugovora ili nepuno radno vrijeme.

Vođenje radne knjige od strane odgovornog lica

Postupak vođenja i čuvanja radnih knjižica predviđa imenovanje jednog ili više kadrovskih stručnjaka ovlaštenih za rad sa ovim dokumentima. U praksi se u malim preduzećima na ovo radno mjesto raspoređuju zaposleni iz drugih odjela. Poslodavac samostalno bira odgovornu osobu, nakon čega izdaje Naredbu o njegovom imenovanju.

U tabeli su prikazane kazne za kršenje pravila vođenja, evidentiranja i čuvanja radnih knjižica

Ako se promijeni zaposlenik zadužen za čuvanje radnih knjižica, tada se sastavlja akt o prijenosu. Njegov sadržaj:

Broj izdatih radnih knjižica;
Spisak blanko nosilaca;
Rekviziti dokumenata;
Potpis bivšeg ovlaštenog radnika i radnika koji prima.

Ako u sefu nema radnih knjižica, koje treba čuvati u skladištu, sastavlja se poseban akt.

Održavanje radnih knjižica detaljno je opisano u videu.

Izdavanje radne knjižice

Prijenos radne knjižice može se izvršiti tek nakon potpisivanja Naredbe o odgovornosti. Imenovano odgovorno lice redovno izvještava poslodavca o čuvanju radnih knjižica ukoliko je došlo do promjena.

Izdavanje radne knjižice na ruke zaposlenog je dozvoljeno samo po njegovom otpuštanju. U ostalim slučajevima sastavlja se izvod ili se izdaje kopija, ovjerena potpisom odgovornog lica.

Da biste dobili komentar od advokata - postavite pitanja ispod

Radna knjižica važi na teritoriji Rusije od 1939. godine. Istovremeno, njegova se forma nekoliko puta mijenjala i trenutno se koristi radna knjižica modela iz 2004. godine, čiji obrazac je odobrila Vlada Ruske Federacije. Budući da su prazne radne knjižice izjednačene sa obrascima strogog izvještavanja, moraju se u skladu s tim evidentirati i čuvati. Slični zahtjevi utvrđeni su i za čuvanje radnih knjižica zaposlenih. U članku se podsjećamo kako osigurati pravilno računovodstvo i čuvanje radnih knjižica u organizaciji i koje dokumente treba sastaviti u tom pogledu.

Obrasci radnih knjižica i postupak njihovog pribavljanja

Započinjući razgovor o računovodstvu i skladištenju radnih knjižica, okrenimo se glavnom i dobro poznatom dokumentu - Uredbi Vlade Ruske Federacije od 16.04.2003. N 225 "O radnim knjižicama", kojom su odobrena Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i obezbjeđivanje istih poslodavcima (u daljem tekstu Pravila).

Ali prvo da kažemo nekoliko riječi o nabavci obrazaca radnih knjižica i priloga u njima. Obrasci ovih obrazaca odobreni su navedenom uredbom Vlade Ruske Federacije. A uzorci radne knjižice i uloška u njoj, kao i postupak pružanja poslodavcima obrazaca knjiga i uložaka, odobreni su Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 22. decembra 2003. N 117n "O radu knjige“.

Podsjetimo da je umetak potreban u slučajevima kada su sve stranice jednog od odjeljaka popunjene u radnoj knjižici. Ušiva se u radnu knjižicu i sastavlja i vodi istim redosledom kao i radna knjižica. Umetak bez radne knjižice je nevažeći. Prilikom izdavanja svakog uloška u radnu knjižicu stavlja se žig sa natpisom "Izdao uložak" i označava seriju i broj uloška (čl. 38, 39. Pravilnika).

Obrasce radne knjižice i uložak u radnu knjižicu izrađuje samo Udruženje državnih preduzeća i organizacija za izradu državnih znakova „GOZNAK“ Ministarstva finansija. Obrasci imaju određeni stepen zaštite.

Distribuciju obrazaca mogu vršiti pravna lica i samostalni preduzetnici koji ispunjavaju uslove koje je utvrdio proizvođač, na osnovu ugovora zaključenog između njih.

Poslodavci mogu kupiti obrasce direktno iz skladišta proizvođača ili distributera ili na drugi način.

Bilješka! Na osnovu čl. 66 Zakona o radu Ruske Federacije poslodavac (sa izuzetkom poslodavaca - pojedinci koji nisu samostalni preduzetnici) vodi radne knjižice za svako lice koje je kod njega radilo duže od pet dana u slučaju kada je rad za ovog poslodavca je glavni za zaposlenog. Štaviše, ako se prvi put sklapa ugovor o radu sa zaposlenikom (član 65. Zakona o radu Ruske Federacije), za njega se izdaje nova radna knjižica.

Ako poslodavac započne novu radnu knjižicu na zaposlenog, troškovi kupovine njenog obrasca tada padaju na teret zaposlenog, osim u sljedećim slučajevima:

- masovni gubitak radnih knjižica zaposlenih krivicom poslodavca (tačka 34. Pravilnika);

- oštećenje radnih knjižica ili priloga bez krivice zaposlenog (tačka 48. Pravilnika).

Često se postavlja pitanje da li zaposleni može sam kupiti i donijeti obrazac radne knjižice. Takvu radnu knjižicu ne isplati prihvatiti i voditi, prije svega zato što možda ne ispunjava uslove zaštite, a drugo, jer je poslodavac dužan da vodi jasnu evidenciju radnih knjižica od momenta njihovog sticanja.

Ovlašćenje za vođenje, čuvanje i evidentiranje radnih knjižica

Prema tački 45. Pravilnika, poslodavac je odgovoran za organizovanje poslova na vođenju, čuvanju, evidentiranju i izdavanju radnih knjižica i priloga u njima.

U tom slučaju poslodavac svojim nalogom imenuje lice odgovorno za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica. U pravilu se radi o zaposleniku kadrovske službe. Ako takva služba ne postoji u organizaciji, odgovarajuća ovlaštenja se dodjeljuju računovođi. Pored odgovornosti za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica, možete predvideti i obavezu blagovremenog otkupa radnih knjižica i priloga. Istim redoslijedom možete odrediti osobu koja će obavljati ove poslove za vrijeme odsustva ovlaštenog radnika. Evo primjera takvog naloga.

Društvo sa ograničenom odgovornošću "Ametist"

(doo "Ametist")

Red

13.08.2014

N 25

G. Novgorod

O imenovanju lica odgovornog za nabavku, održavanje, čuvanje, knjigovodstvo i izdavanje radnih knjižica i uložaka u njih

U skladu sa članom 45. Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo obezbjeđivanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16.4.2003. N 225,

naručujem:

Imenovati specijalistu odjela ljudskih resursa Zhemchugova TB odgovornog za kupovinu, održavanje, skladištenje, računovodstvo i izdavanje radnih knjižica i priloga u njima od 15.08.2014.

Za vrijeme odsustva Zhemchugove T.B., odgovornost za održavanje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica i umetaka u njih dodijeljena je šefu kadrovskog odjela V.M. Biryuzovu.

Kontrola nad izvršenjem naloga povjerava se šefu kadrovske službe V.M. Biryuzova.

Generalni direktor Almazov S.V. Almazov

Upoznat sa naredbom:

Šef odjela za ljudske resurse Biryuzova V.M.Biryuzova

13.08.2014

Specijalist za ljudske resurse Zhemchugova T. B. Zhemchugova

13.08.2014

Obaveza vođenja, čuvanja, evidentiranja i izdavanja radnih knjižica i priloga uz njih takođe treba da bude navedena u opisu posla zaposlenog. Međutim, zapamtite to opis posla ne može zamijeniti naredbu o imenovanju lica odgovornog za nabavku, održavanje, čuvanje, knjigovodstvo i izdavanje radnih knjižica i uložaka u njih - obavezno je.

Obračun i čuvanje obrazaca radnih knjižica

Za knjiženje obrazaca radnih knjižica i priloga, na osnovu člana 40. Pravilnika, organizacija mora voditi knjigu prihoda i rashoda za evidentiranje obrazaca radne knjižice i uloška u nju, čiji je obrazac odobren Uredbom. Ministarstva rada Ruske Federacije od 10.10.2003. N 69 "O odobravanju Uputstva za popunjavanje radnih knjižica" (u daljem tekstu - Rezolucija N 69). Ovu knjigu vodi računovodstvo organizacije i u nju se unose podaci o svim poslovima u vezi sa prijemom i utroškom obrazaca radne knjižice i uložak u nju sa naznakom serije i broja svakog obrasca. Računovodstvena knjiga mora biti numerisana, vezana, ovjerena potpisom rukovodioca organizacije, a također i zapečaćena voštanim pečatom ili zapečaćena.

Obrasci radne knjižice i uložak u njoj čuvaju se u organizaciji kao dokumenti stroge odgovornosti u sefovima, metalnim ormanima ili posebnim prostorijama koje omogućavaju njihovo sigurno čuvanje, a izdaju se licu odgovornom za vođenje radnih knjižica, kod njegovog zahtjev.

Organizacija mora uvijek imati potreban broj obrazaca radne knjižice i prilog u njoj. Na kraju svakog meseca, odgovorno lice je dužno da računovodstvu organizacije dostavi izveštaj o dostupnosti obrazaca radne knjižice i uloška u njoj i o primljenim iznosima za izdati rad i priloge, sa prilogom naloga za prijem blagajne organizacije.

Obrasci radne knjižice i uložak u njoj, oštećeni prilikom popunjavanja, podliježu uništavanju sastavljanjem odgovarajućeg akta. Primjer takvog čina dajemo na strani 43.

Obračun i čuvanje radnih knjižica

Obračun radnih knjižica vodi se u drugoj knjizi, čiji je oblik takođe odobren Rešenjem br. 69, - knjiga za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka u njima. Ovu knjigu evidencije vodi kadrovska služba ili druga jedinica organizacije u kojoj se vrši prijem i otpuštanje osoblja. U njemu se evidentiraju sve radne knjižice primljene od radnika po prijemu na posao, kao i radne knjižice i upisuju se u njih sa naznakom serije i brojeva ponovo izdatih zaposlenima.

Društvo sa ograničenom odgovornošću "Ametist"

(doo "Ametist")

Ja odobravam

Direktor

Almazov / S. V. Almazov /

15.08.2014

Zakon br. 15/08

O uništavanju pokvarenih oblika

radne knjižice i priloge u njima

Komisija koju čine:

- predsjedavajuća Komisije Biryuzova V.M. - šef Odjeljenja za kadrove;

- članovi komisije Zhemchugova T.B. - specijalista kadrovske službe, Agatkina M.O. - računovođa, -

Sastavio ovaj akt kojim se navodi da su dana 15.08.2014.godine uništeni (usitnjeni rezačem) sljedeći obrasci oštećeni uslijed neispravnog popunjavanja:

- radna knjižica - 1 (jedan) obrazac (serija TK-III N 457812);

- uložak u radnu knjižicu - 1 (jedan) obrazac (serija BT N 784556).

Komisija je potvrdila nepodobnost ovih obrazaca, zbog čega je donesena odluka o njihovom uništenju.

Predsjedavajući Komisije Birjuzova V.M.Biryuzova

Članovi Komisije Zhemchugova T. B. Zhemchugova

Agatkina M.O. Agatkina

Uslovi za upis u knjigu obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka u njima su isti kao i za knjigu prihoda i rashoda za evidentiranje obrazaca radne knjižice i uloška u njoj.

Kada se zaposleni zaposli i izvrši upis u njegovu radnu knjižicu, lice odgovorno za čuvanje radnih knjižica upisuje je u knjigu kretanja radnih knjižica i upisuje u njih i pohranjuje (primjer takvog upisa v. stranica 44). Radne knjižice pohranjuju se u za to prilagođenim prostorijama, u sefovima na zaključavanje, metalnim ormarićima ili zasebnim ladicama radnih stolova na zaključavanje.

Lica zadužena za čuvanje radnih knjižica i priloga u njima ubuduće su dužna da redovno provjeravaju dostupnost dokumenata u skladištu. Ukoliko se utvrdi nedostatak radnih knjižica i priloga u njima (obrasci), lica odgovorna za njihovo čuvanje dužna su da se o tome odmah prijave i preduzmu mjere za traženje nedostajućih dokumenata.

Prilikom promjene lica odgovornog za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica (na primjer, prilikom otpuštanja), radne knjižice prihvata novi zaposlenik prema aktu prijema i prijenosa. Osim toga, potrebno je provjeriti postojanje knjige računovodstva kretanja radnih knjižica i unosa u njoj.

Zakon o radu predviđa jedini slučaj izdavanja radne knjižice zaposlenom - u slučaju otkaza, sa zapisnikom o otkazu.

Ako na dan otkaza (prekid ugovor o radu) nije moguće izdati radnu knjižicu zbog nedolaska zaposlenog ili odbijanja da primi radnu knjižicu u ruke, poslodavac zaposleniku šalje obavijest o potrebi da se pojavi po radnu knjižicu ili pristaje da je pošalje do mail. Od dana slanja navedenog obavještenja poslodavac se oslobađa odgovornosti za kašnjenje u izdavanju radne knjižice zaposlenom.

U slučaju smrti zaposlenog, radna knjižica se, nakon odgovarajućeg upisa u nju o otkazu ugovora o radu, predaje nekom od njegovih srodnika uz prijem ili se šalje poštom na pismeni zahtjev jednog od rođaci.

Bilješka. Po prijemu radne knjižice u vezi sa otkazom, zaposleni se upisuje u ličnu kartu i u knjigu za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka u njih.

Nezatražene radne knjižice vodi poslodavac dok ih ne primi zaposlenik ili (u slučaju smrti zaposlenog) njegov srodnik (tačka 43. Pravilnika). Ako ih nikada ne primi, poslodavac je dužan da ih čuva 75 godina (član 664. Liste tipičnih poslova). arhivskih dokumenata nastalih u toku aktivnosti vladine agencije, tijela lokalna uprava i organizacije, navodeći periode skladištenja, odobrene Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25.08.2010 N 558 (u daljem tekstu - Naredba N 558). Isti rok čuvanja određen je i za knjigu obračuna kretanja radnih knjižica i priloga u njima.

Za tvoju informaciju. Naredbom br. 558 utvrđeni su rokovi skladištenja za ostale dokumente koji se odnose na računovodstvo radnih knjižica. Dakle, dokumenti o registraciji radnih knjižica i ulošci u njih (izvještaji, akti, informacije) čuvaju se u organizaciji tri godine, knjiga prihoda i rashoda za evidentiranje obrazaca radne knjižice i uložak u njoj - pet godine.

S obzirom da je za to odgovorno lice koje čuva radne knjižice, radne knjižice se radnicima ne izdaju u toku radnog odnosa. U izuzetnim slučajevima, posebno da bi FOJ dali radnu knjižicu, kadrovski službenici ih mogu izdati na sopstveni rizik i rizik. U dopisu Rostruda od 18.03.2008. godine N 656-6-0 o ovom pitanju stoji da ako ovlašteno lice izda radnu knjižicu zaposlenom na kratko uz potvrdu, a on je izgubi, navedeni službenik i dalje snosi odgovornost. za gubitak.

U većini slučajeva zaposlenima se izdaju ovjerene kopije ili izvodi. Na osnovu čl. 62 Zakona o radu Ruske Federacije i član 7 Pravila, poslodavac je dužan, na pismeni zahtjev zaposlenog, najkasnije tri radna dana od dana podnošenja zahtjeva, izdati kopiju rada. knjižica ili izvod iz radne knjižice ovjeren po utvrđenom postupku. Međutim, od 01.01.2015 Federalni zakon od 21.07.2014 N 216-FZ „O izmjenama i dopunama određenih zakonskih akata Ruske Federacije i priznavanju određenih zakonskih akata (odredbi zakonskih akata) Ruske Federacije savezni zakoni„O penzijama iz osiguranja“ i „O fondovskoj penziji“, kojima je, između ostalog, izmijenjen čl. 62 Zakona o radu Ruske Federacije.

Prema izmjenama od 01.01.2015. godine, zaposleni će moći podnijeti zahtjev poslodavcu uz pisani zahtjev za izdavanje radne knjižice radi prinudnog socijalno osiguranje... Radnu knjižicu će biti potrebno izdati u roku od tri radna dana od dana podnošenja takve prijave od strane zaposlenog. Radnu knjižicu zaposlenik mora vratiti najkasnije u roku od tri radna dana od dana prijema iste u organ koji sprovodi obavezno socijalno osiguranje.

Odgovornost

Za kršenje utvrđene procedure za vođenje, evidentiranje, čuvanje i izdavanje radnih knjižica, službenici su odgovorni prema zakonodavstvu Ruske Federacije (član 45. Pravila), a posebno čl. 5.27 "Kršenje radnog zakonodavstva i zaštite rada" Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Po istom članu moguće je odgovarati za nepostojanje knjige prihoda i rashoda za evidentiranje obrazaca radne knjižice i uloška u njoj i knjige za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka u njima.

Prema čl. 5.27 kršenje zakona o radu i zaštiti rada povlači za sobom izricanje administrativne kazne:

- za službenike - u iznosu od 1.000 do 5.000 rubalja;

- na lica koja vrše preduzetničku aktivnost bez osnivanja pravnog lica - od 1.000 do 5.000 rubalja. ili administrativna obustava aktivnosti do 90 dana;

- na pravna lica- od 30.000 do 50.000 rubalja. ili administrativna obustava aktivnosti do 90 dana.

Štaviše, kršenje zakona o radu i zaštiti rada od strane službenog lica koje je ranije kažnjeno za sličan upravni prekršaj povlači diskvalifikaciju u trajanju od jedne do tri godine (čl. 2, čl. 5.27).

Osim toga, čl. 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije predviđa odgovornost za kršenje pravila za čuvanje, popunjavanje, računovodstvo ili korištenje arhivskih dokumenata: upozorenje ili izricanje administrativne kazne građanima u iznosu od 100 do 300 rubalja, službenicima - od 300 do 500 rubalja.

Prema istom stavu 45. Pravilnika, poslodavac je odgovoran za organizovanje poslova vođenja, čuvanja, evidentiranja i izdavanja radnih knjižica i priloga u njima. Ako organizacija nije izdala naredbu o imenovanju lica odgovornog za vođenje, evidentiranje, čuvanje i izdavanje radnih knjižica, odgovornost snosi poslodavac. Napominjemo da riječ "poslodavac" ne znači menadžera, već pravno lice.

U prilog tome navodimo odluku suda.

Zaposleni H. podnio je tužbu protiv DOO "S." uz uslove da se obaveže tuženi da izda radnu knjižicu i naplati plate tokom kašnjenja u izdavanju radne knjižice. Svoje zahtjeve je motivirala na sljedeći način. Od 01.02.2011. do 30.03.2011. godine radila je kod okrivljenog kao direktor. 30.03.2011. poslednjeg dana njenog rada u suprotnosti sa uslovima Zakon o radu nije izdata radna knjižica. I pored višestrukih pismenih i usmenih zahtjeva, radna knjižica joj do danas nije izdata.

Iz obrazloženja H. proizilazi da je prilikom prijema u radni odnos predala radnu knjižicu osnivaču doo "S." D .; bavio se dizajnom radnih knjižica Glavni računovođa; njena radna knjižica je tokom rada vođena u kancelariji organizacije, ali nije izdata po otpuštanju. Poslodavac je odbio njene zahtjeve za radnu knjižicu. Argumente tužioca potkrepljuje i iskaz svjedoka B.

Prvostepeni sud je zaključio da je Kh. po službenom položaju morala sama da organizuje poslove vođenja radne knjižice, sastavljanja radne knjižice, ali to nije učinila, što znači da je nije premjestila. radnu knjižicu organizaciji.

Međutim, ovaj zaključak je, po ocjeni žalbenog suda, nezakonit i neosnovan. Dokaz da je tužiocu, u skladu sa zakonom utvrđenom procedurom, poverena dužnost održavanja kadrovske evidencije, uključujući odgovornost za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica, okrivljeni nije dostavio sudu.

Prema zakonu, odgovornost za organizovanje poslova na vođenju, čuvanju, evidentiranju i izdavanju radnih knjižica je na poslodavcu, koji nije tužilac, već DOO „S.“. Činjenica da u radnu knjižicu nije izvršen upis o davanju radne knjižice X nije osnov za oslobađanje poslodavca od izdavanja radne knjižice, jer je god. u ovom slučaju postoji neizvršenje obaveza poslodavca da prihvati radnu knjižicu na čuvanje prilikom angažovanja H. na rad.

Budući da je radnu knjižicu H. primio poslodavac pri prijemu u radni odnos i da je upravo poslodavac učinio prekršaje u vođenju kadrovske evidencije, dužan je da tužilji izda njenu radnu knjižicu (Žalbena presuda Okružnog suda u Kemerovu od 20.09. .2012 u predmetu N 33-9186).

* * *

Radna knjižica je veoma važan dokument za zaposlenog, a budući da je zakonski propisana obaveza poslodavca da organizuje računovodstvo i čuvanje radnih knjižica, prema tome se treba odnositi veoma odgovorno. A ako se većina sudskih sporova odnosi na kršenje procedure izdavanja ili popunjavanja radnih knjižica od strane poslodavca, onda privlačenje administrativnu odgovornost- upravo sa postupkom za imenovanje odgovornog lica, nabavku, vođenje i čuvanje radnih knjižica i priloga uz njih.