การบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น การแนะนำตัวอย่างอย่างรวดเร็ว

การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น — คำแนะนำทีละขั้นตอน 2016 ปีที่ระบุในบทความของเราจะช่วยจัดระเบียบกระบวนการนี้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทุกขั้นตอนของการทำงานร่วมกับพนักงานมีการอธิบายไว้อย่างครอบคลุมด้านล่าง: การจ้าง การโอนไปยังแผนกอื่น การเลื่อนตำแหน่ง การเปลี่ยนแปลงเงินเดือน การลงโทษ การให้กำลังใจ วินัย การเลิกจ้าง

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากร?

การไหลของเอกสารบุคลากรซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบัญชีจะต้องได้รับการควบคุมโดยหัวหน้าบริษัท ตามกฎแล้ว เป็นบุคคลแรกที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการบริหารจัดการในขั้นต้นซึ่งมีการออกคำสั่งที่เหมาะสม

เมื่อมีการสรรหาบุคลากรหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชี หน้าที่เหล่านี้จะได้รับการมอบหมายให้กับพวกเขา โดยมีการระบุชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในเอกสารใดและเอกสารใดที่มีสิทธิ์ลงนาม สำหรับแต่ละตำแหน่ง จะมีการพัฒนาคำสั่งที่สอดคล้องกันซึ่งกำหนดไว้ ฟังก์ชั่นแรงงานสิทธิและระดับความรับผิดชอบ พนักงานทำความคุ้นเคยกับเอกสารการบริหารและ รายละเอียดงานและสัญญาณ:

• หรือในบรรทัดที่ระบุไว้ในเอกสารนั้น
• หรือในเอกสารสร้างความคุ้นเคยส่วนตัวที่สร้างขึ้นเป็นพิเศษ

นอกจากลักษณะงานแล้วยังสามารถพัฒนากฎระเบียบภายใน กฎระเบียบ คำแนะนำเพิ่มเติม- อย่างไรก็ตามหลักเกณฑ์ในการปฏิบัติตามกฎหมายในด้านการจัดการบันทึกบุคลากรคือ รหัสแรงงานสสจ. และระเบียบอื่น ๆ ที่ออกโดยรัฐบาลและกระทรวง

ในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามบทบัญญัติของกฎหมายหรือข้อบังคับท้องถิ่นของบริษัท อาจใช้มาตรการทางวินัยกับพนักงานที่เกี่ยวข้องในการรักษาการไหลของเอกสารบุคลากร และนี่ค่อนข้างสมเหตุสมผลเนื่องจากแม้แต่การละเมิดเล็กน้อยก็อาจนำไปสู่การสูญเสียทางการเงินที่สำคัญได้

ดาวน์โหลดคำแนะนำสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากร - 2016 หรือพัฒนากฎระเบียบของคุณเอง?

ได้รับการอนุมัติจากส่วนกลางอย่างเป็นทางการ คำแนะนำในการบริหารงานบุคคลเลขที่ อย่างไรก็ตามในงานของพวกเขาขอแนะนำให้ผู้เชี่ยวชาญใช้ GOST R 7.0.8-2013 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดย Order of Rosstandart ลงวันที่ 17 ตุลาคม 2556 หมายเลข 1185-st

อย่างไรก็ตาม ต้องขอบคุณการฝึกฝนมาหลายปีในการดำเนินกิจกรรมดังกล่าว จึงได้มีการพัฒนาชุดกฎและลำดับการดำเนินการที่ไม่ได้พูดออกไป ซึ่งเป็นพื้นฐานของคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับ การจัดการบันทึกบุคลากร- สามารถนำมาใช้ได้อย่างปลอดภัยในกิจกรรมภาคปฏิบัติ จึงหลีกเลี่ยงความไม่ถูกต้องและข้อผิดพลาด

นอกจากนี้การใช้ข้อมูลที่ให้ไว้คุณสามารถคาดการณ์จำนวนเอกสารทั้งหมดที่จะต้องทำให้เสร็จและเวลาที่จะต้องใช้ในการนี้และกำหนดจำนวนพนักงานที่ควรอยู่ในแผนกบุคคล

ตามกฎและวิธีการเหล่านี้ พนักงานฝึกหัดจะสร้างอัลกอริธึมการดำเนินการที่สะดวกซึ่งเขาจะปฏิบัติตามในอนาคตเพื่อดำเนินงานที่มีคุณภาพ การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลในปี 2559.

คำแนะนำในการดำเนินการจัดการบันทึกบุคลากรมีอะไรบ้าง?

ต่อไปนี้เป็นแผนสากลสำหรับการรักษาปริมาณการไหลของเอกสารด้านบุคลากรทั้งหมด ซึ่งสามารถใช้ได้ในทุกขั้นตอน วงจรชีวิตบริษัท - ตั้งแต่การสร้างจนถึงช่วงเวลาแห่งการชำระบัญชีหรือการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่ แม้ว่า คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้นค่อนข้างเป็นเรื่องธรรมดา การมีตัวเลือกที่กะทัดรัดและเข้าใจง่ายอยู่ในมือจะเป็นประโยชน์

ดังนั้น นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องปฏิบัติเป็นประจำเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเมื่อใด ดำเนินการบันทึกทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น:

1. การเลือกใช้กฎหมายและ เอกสารกำกับดูแลเพื่อควบคุมการทำงานต่อไป ใน บังคับคุณต้องใส่ใจกับสิ่งต่อไปนี้:
   • ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย มีความจำเป็นทั้งหมดเนื่องจากสถานการณ์แตกต่างกันและในบางครั้งคุณยังคงต้องอ่านบางสิ่งอีกครั้ง ส่วนที่สำคัญที่สุดคือหัวข้อที่อุทิศให้กับแนวคิดเรื่องเวลาทำงานเชิงบวกตามปกติ การบัญชีและการปันส่วน (บทที่ 15–16, 22) ค่าตอบแทน ส่วนประกอบแบบฟอร์มและระบบ (บทที่ 21) ระยะเวลาวันหยุดพักผ่อนและเงื่อนไขในการได้รับสิทธิ (บทที่ 19) จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับสิทธิและความรับผิดชอบของพนักงานซึ่งบัญญัติไว้ในกฎหมาย
   • อัลบั้มเอกสารหลักตามมติของคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 4 มกราคม 2544 ลำดับที่ 1 ไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามตัวอย่างที่นำเสนออย่างเข้มงวดเนื่องจาก บริษัท ต่างๆ ได้รับอนุญาตให้พัฒนาแบบฟอร์มด้วยตนเอง แต่ โดยมีรายละเอียดบังคับระบุไว้ในนั้น ในขณะเดียวกันก็ดูเหมือนว่าไม่เหมาะสมที่จะพัฒนาแบบฟอร์มของคุณเองมากเกินไปเนื่องจากสำหรับการดำเนินการส่วนใหญ่จะมีแบบฟอร์มมาตรฐานอยู่แล้วด้วย ชุดที่จำเป็นรายละเอียด. การเสริมด้วยฟิลด์ที่ขาดหายไปก็เพียงพอแล้ว
   • ขั้นตอนการบำรุงรักษาและการบัญชี บันทึกการทำงานได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน พ.ศ. 2546 ฉบับที่ 225 ซึ่งเปิดเผยทุกแง่มุมของการใช้เอกสารหลักเพื่อสะท้อนถึงระยะเวลาในการทำงานของพนักงาน
   • คำแนะนำที่ได้รับอนุมัติจากเจ้าหน้าที่ทั่วไปของกองทัพรัสเซียเมื่อวันที่ 11 เมษายน 2551 ซึ่งควบคุมความซับซ้อนของการเก็บบันทึกของพลเมืองที่รับผิดชอบในการรับราชการทหาร
   • มาตรฐานพื้นฐานของงานสำนักงานและกิจการบุคลากรตามคำสั่ง Rosstandart หมายเลข 1185-st ลงวันที่ 17 ตุลาคม 2556, Gosstandart มติหมายเลข 65-st ลงวันที่ 3 มีนาคม 2546, คำสั่งกระทรวงวัฒนธรรมหมายเลข 558 ลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 RF มติรัฐบาลที่ 477 ลงวันที่ 15 มิถุนายน พ.ศ. 2552

พนักงานที่เกี่ยวข้องกับโฟลว์เอกสารด้านบุคลากรควรมีอยู่เสมอ รายการนี้เอกสารตลอดจนอัพเดทความรู้ของคุณในด้านนี้ตามความจำเป็นตลอดจนในงาน การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญกฎหมาย ซึ่งสามารถทำได้โดยอิสระหรือโดยการสรุปสัญญากับซัพพลายเออร์ของกรอบกฎหมายกำกับดูแลเฉพาะทาง

1. ศึกษากฎบัตรของบริษัทและเอกสารการจดทะเบียนหากจำเป็น ซึ่งจะช่วยกำหนดหลักเกณฑ์และเงื่อนไขการรับหัวหน้า บริษัท หรือสมาชิกคณะกรรมการ - หลัก ผู้บริหาร- นอกจากนี้ เอกสารเหล่านี้ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาดำรงตำแหน่งสูงสุด ระดับค่าตอบแทน และขั้นตอนการพ้นจากตำแหน่ง
2. การเผยแพร่เอกสารการบริหารเกี่ยวกับการแต่งตั้งผู้จัดการ พื้นฐานสำหรับมันจะเป็นโปรโตคอล การประชุมใหญ่สามัญผู้ก่อตั้ง นี่จะเป็นการสั่งซื้อบุคลากรครั้งแรกของบริษัทใหม่ จากนั้น ควรทำการกำหนดหมายเลขอย่างต่อเนื่อง ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากสำหรับบริการควบคุม การปฏิบัติตามลำดับการออกเอกสาร ณ เวลาที่ทำธุรกรรมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
3. การพัฒนาเอกสารการลงทะเบียนการปฏิบัติงานสำหรับการทำงานกับบุคลากร รายการสากลควรประกอบด้วย:

• กฎภายใน กฎระเบียบด้านแรงงาน(พีวีทีอาร์);
• โครงสร้างแผนกและตำแหน่งในบริษัท
• ตารางการรับพนักงาน (เป็นทางเลือกอย่างเป็นทางการ แต่ในทางปฏิบัติร้องขอโดยผู้ตรวจสอบส่วนใหญ่)
• ตารางวันหยุด
• เอกสารควบคุมการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

จำเป็นต้องมีชุดเอกสารสำหรับการบันทึกข้อมูลพนักงานส่วนบุคคล:

• สัญญาจ้างงาน;
• วารสารความเคลื่อนไหวของสมุดงาน
• แบบฟอร์มสมุดบันทึกการทำงานและแบบฟอร์มเพิ่มเติม (เพื่อออกสมุดบันทึกการทำงานให้กับพนักงานซึ่งเป็นสถานที่ทำงานแห่งแรก)
• เอกสารสำหรับบันทึกชั่วโมงทำงาน (แผ่น T-12 หรือ T-13)
• บัตรส่วนบุคคล (T-2);
• คำสั่งบุคลากรและเหตุผล
• บัญชีเงินเดือนและสลิปเงินเดือน
• สลิปเงินเดือนส่วนบุคคล
• รายละเอียดงาน, กฎระเบียบ

หากมีสหภาพแรงงานหรือตัวแทนของการประชุมใหญ่ของคนงานในบริษัท ก็สามารถพัฒนาและลงนามข้อตกลงร่วมได้ เอกสารที่สำคัญมากอาจเป็นข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทนและโบนัส จะลดขอบเขตของสัญญาจ้างงานและกำหนดขั้นตอนการคำนวณค่าตอบแทนแรงงานให้ชัดเจน

หากสถานประกอบการได้ดำเนินการประเมินบุคลากรเป็นประจำ จำเป็นต้องมีบทบัญญัติเกี่ยวกับการรับรอง เพื่อปกป้องข้อมูลภายใน ต้องมีการพัฒนาเอกสารเกี่ยวกับการคุ้มครองความลับทางการค้า

1. การพัฒนาแบบฟอร์มและการประสานงานกับฝ่ายบริหารของบริษัท คุณไม่จำเป็นต้องสร้างทุกอย่างตั้งแต่เริ่มต้น คุณก็สามารถนำไปใช้ได้ แบบฟอร์มมาตรฐานโดยเพิ่มรายละเอียดที่ขาดหายไปซึ่งสอดคล้องกับข้อมูลเฉพาะของบริษัท เป็นไปได้ว่าแบบฟอร์มใหม่จะไม่ได้รับการอนุมัติในครั้งแรกจึงต้องดำเนินการเพิ่มเติมตามความต้องการของผู้อำนวยการและส่งเพื่อขออนุมัติอีกครั้ง
2. การคัดเลือกพนักงานเพื่อมอบหมายความรับผิดชอบในการดูแลรักษาและบันทึกสมุดงาน เพื่อจุดประสงค์นี้ จะมีการสร้างเอกสารการบริหารที่เหมาะสม มันอาจจะเป็นเช่นนั้น พนักงานแต่ละคนปฏิบัติงานเฉพาะหน้าที่ที่กำหนดและรวมเข้ากับงานอื่น ๆ ในการให้บริการด้านบุคลากร
3. จัดให้มีการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ขั้นตอนสุดท้ายในวงจรการจัดการบันทึกบุคลากร ขั้นตอนนี้ประกอบด้วยชุดของการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกัน มันเกี่ยวข้องกับความจำเป็นในการกรอกเอกสารจำนวนหนึ่ง ( สัญญาจ้างงาน, ลำดับการรับเข้า, บัตรส่วนตัว), ทำความคุ้นเคยกับลักษณะงาน, ข้อบังคับของบริษัท, การลงรายการในสมุดบันทึกการทำงาน เป็นต้น

ต่อจากนั้นจะมีการจัดทำเอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมปัจจุบันของพนักงาน: การบันทึกชั่วโมงทำงาน, เงินคงค้าง ค่าจ้าง, วันหยุดพักร้อน, วันพักร้อนตามใบรับรองผู้บริจาคหรือไม่จ่าย, โอน

การรักษาการไหลของเอกสารด้านบุคลากรนั้นไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิดเมื่อเห็นแวบแรก แม้จะมีกฎระเบียบที่แตกต่างกันมากมายและหลากหลายเกี่ยวกับปัญหานี้โดยรวม ข้อมูลที่จำเป็นสามารถเลือกและจัดระบบได้

นอกจากนี้ ข้อมูลข้างต้นยังเป็นเอกสารสรุปสั้นๆ ที่ชัดเจนซึ่งสามารถช่วยผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลใหม่และแม้แต่พนักงานที่มีประสบการณ์ ทำให้เขาเข้าใจขั้นตอนทั้งหมดที่ต้องดำเนินการได้ง่ายขึ้น

สิ่งสำคัญในเรื่องประเภทนี้คือการเอาใจใส่และความละเอียดรอบคอบในรายละเอียด เนื่องจากข้อผิดพลาดเล็กน้อยในเอกสารสามารถนำไปสู่ปัญหาร้ายแรงสำหรับบริษัท ทั้งทางการเงินและชื่อเสียง

ในบทความเราจะบอกคุณว่าเลขานุการสามารถวางรากฐานสำหรับแผนกบุคคลในอนาคตและเก็บเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรได้อย่างไร วิธีกำหนดความรับผิดชอบของเขาในการดำเนินการบันทึกบุคลากรและปฏิบัติตามอย่างเป็นทางการ ขั้นต่ำที่จำเป็นมาตรฐานกฎหมายแรงงาน

เจ้าหน้าที่เลขานุการบุคลากร: การมอบหมายหน้าที่รับผิดชอบ

ตามส่วนที่หนึ่งของศิลปะ มาตรา 60.2 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย สามารถมอบหมายหน้าที่เพิ่มเติมให้กับพนักงานที่ไม่ได้ระบุไว้ในสัญญาจ้างงานเฉพาะสำหรับการชำระเงินเพิ่มเติมเท่านั้น

คุณไม่สามารถ “ทำให้มีความสุข” เลขานุการที่มีความรับผิดชอบใหม่ได้ การมอบหมายของพวกเขาเป็นทางการตามคำสั่ง นอกจากนี้ เราขอแนะนำให้เตรียมคำสั่งซื้อสองรายการ ในตอนแรก (องค์กร) จำเป็นต้องแต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบในการรักษาบันทึกบุคลากร (ตัวอย่างที่ 1)

ในส่วนที่สอง (สำหรับบุคลากร) - มอบหมายความรับผิดชอบ ระบุจำนวนเงินที่ชำระ และให้ความยินยอมจากพนักงาน (ตัวอย่างที่ 2) คำสั่งซื้อเหล่านี้มีข้อมูลส่วนบุคคล แต่มี "หมวดน้ำหนัก" ข้อมูลส่วนบุคคลพวกเขาไม่สมส่วน: ความจริงที่ว่าพนักงานมีส่วนร่วมในบันทึกบุคลากรไม่ได้เป็นความลับ (ไม่น่าจะถูกซ่อนจากผู้อื่น) แต่จำนวนค่าตอบแทนของเขานั้นเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นความลับซึ่งบุคคลภายนอกไม่จำเป็นต้องรู้ คำสั่งทั้งสองจะออกในวันเดียวกัน

เอกสารบังคับสำหรับบุคลากร

มีเอกสารที่ทุกองค์กรต้องมี - การตรวจสอบใด ๆ จะต้องขอก่อน หากขณะนี้เลขานุการเป็นผู้รับผิดชอบบันทึกบุคลากร ให้ตรวจสอบเรื่องนี้ ชุดบังคับมาโดยเร็วที่สุด เรานำเสนอรายการเอกสารเหล่านี้ในรูปแบบตารางพร้อมคำอธิบาย เราจะไม่นับเอกสาร - ระดับของลักษณะบังคับจะเท่ากันและสูงที่สุด

รายการนี้ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ดังนั้นหากกิจกรรมหลักขององค์กรคือการผลิตก็มักจะจำเป็นต้องพัฒนาตารางกะอนุมัติมาตรฐานการผลิตรายชื่อตำแหน่งและวิชาชีพด้วย เงื่อนไขที่เป็นอันตรายแรงงาน งานที่ให้สิทธิในการ ลาเพิ่มเติมและนั่นไม่ใช่ทั้งหมด เฉพาะเอกสารเหล่านี้ไม่ควรได้รับการพัฒนาโดยเลขานุการที่มีความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่ได้รับมอบหมายอีกต่อไป แต่โดยทั้งทีมซึ่งรวมถึงนักเศรษฐศาสตร์แรงงานและผู้เชี่ยวชาญด้านการคุ้มครองแรงงาน

เลขานุการสามารถพัฒนา LNA ที่ระบุไว้ทั้งหมดได้อย่างอิสระหรือไม่ อาจจะใช่. แต่จะดีกว่าไม่ใช่คนเดียว แต่ควรควบคู่กับหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือหัวหน้าองค์กร ประการแรก สิ่งนี้ใช้กับ LNA ที่กำหนดขั้นตอนการจ่ายค่าตอบแทนคนงาน

เอกสารเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

นายจ้างมีหน้าที่ต้องรับรองความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานตามกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 152-FZ การอนุมัติข้อกำหนดเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่เพียงพอ

จำเป็นเพิ่มเติม:

การอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา

ภาระผูกพันที่เป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงานในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับการไม่เปิดเผยข้อมูลของพวกเขา

กฎเกณฑ์พิเศษสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล

หากคุณปฏิบัติตามตัวอักษรของกฎหมายอย่างเคร่งครัด ก่อนอื่นพนักงานจะต้องอนุญาตให้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของตนเอง จากนั้นจึงสมัครงานเท่านั้น นี่เป็นเรื่องสมัครใจ แต่ในทางปฏิบัติ เป็นไปไม่ได้ที่จะสมัครงานโดยไม่ได้รับอนุญาต ดังนั้นการอนุญาตดังกล่าวจึงมอบให้กับพนักงานทุกคนในองค์กรโดยไม่มีข้อยกเว้น ไม่มีรูปแบบที่กำหนดไว้ แต่คุณสามารถใช้รูปแบบในตัวอย่างที่ 3 ได้

ข้อมูลส่วนบุคคลของเพื่อนร่วมงานมักจะได้รับการประมวลผลโดยเลขานุการที่รับผิดชอบด้านบันทึกบุคลากร และ หัวหน้าแผนกบัญชี- ต้องกำหนดให้มีการดำเนินการไม่เปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน (ตัวอย่างที่ 4)

คำสั่งสำหรับบุคลากร

เอกสารหลักที่สะท้อนถึง การตัดสินใจของฝ่ายบริหารหัวหน้าบุคลากร - คำสั่ง คำสั่งทำให้การรับเข้าเรียนและการเลิกจ้าง วันหยุดพักผ่อนและการเลื่อนตำแหน่ง การกำหนดความรับผิดชอบและการมอบหมายงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ เป็นทางการ ดังนั้นคำสั่งบุคลากรจึงเป็นศูนย์กลางในแผนกบุคคลและในเอกสารสำคัญ

ประเภทของคำสั่งบุคลากรที่พบบ่อยที่สุดมีแบบฟอร์มสำเร็จรูปที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลต้องกรอกเท่านั้น:

คำสั่งจ้างพนักงาน (แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-1*)

การโอนพนักงานไปทำงานอื่น (แบบฟอร์ม T-5*)

ในการอนุญาตให้พนักงานลาหยุด (แบบฟอร์ม T-6*)

เมื่อสิ้นสุด (เลิกจ้าง) สัญญาจ้างงานกับพนักงาน (เลิกจ้าง) (แบบฟอร์มหมายเลข T-8*);

การส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ (แบบฟอร์ม T-9*)

เรื่องสิ่งจูงใจพนักงาน (แบบฟอร์ม T-11*)

เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่ในรัสเซียใช้แบบฟอร์มแบบรวม: เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลเอง พนักงาน และ (ที่สำคัญที่สุด) ผู้ตรวจสอบจากสำนักงานตรวจแรงงานแห่งรัฐ (GIT) คุ้นเคยกับพวกเขา การตัดสินใจใช้เอกสารรูปแบบรวมจะต้องบันทึกตามลำดับ (ตัวอย่างที่ 5)

การพัฒนาแบบฟอร์มเอกสารของคุณเองสามารถเปรียบเทียบได้กับการสร้างวงล้อขึ้นมาใหม่ แต่หากมีความปรารถนาแบบฟอร์มที่พัฒนาแล้วควรมีข้อมูลไม่น้อยไปกว่าที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ

แบบฟอร์มคำสั่งแบบรวมนั้นเพียงพอแล้วสำหรับเลขานุการฝ่ายบุคคลในการดำเนินการด้านบุคลากรมาตรฐานอย่างเป็นทางการ แต่มีคำสั่งอื่น ๆ สำหรับบุคลากร: พวกมันถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบของคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักและไม่มีรูปแบบรวมใด ๆ ตัวอย่างเช่น คำสั่งมอบหมายความรับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากร (ดูตัวอย่างที่ 2) อาจมีคำสั่งให้เปลี่ยนนามสกุล เพิ่ม เพิกถอน หรือเลื่อนวันหยุดพักผ่อนก็ได้ เอกสารเหล่านี้ซึ่งจัดทำขึ้นในรูปแบบของคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักยังคงเป็นคำสั่งสำหรับบุคลากร: มีข้อมูลส่วนบุคคลและถูกเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับคำสั่งสำหรับบุคลากร

จัดเก็บคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากร- ตั้งแต่วันแรกที่องค์กรดำรงอยู่ คำสั่งบุคลากรจะต้องแยกออกจากคำสั่งกิจกรรมหลัก นี่เป็นเพราะประการแรก เงื่อนไขที่แตกต่างกันพื้นที่จัดเก็บ ตามวรรค “ก” ของมาตรา 19 รายการการจัดการโดยทั่วไป เอกสารสำคัญสร้างขึ้นในกระบวนการของกิจกรรม เจ้าหน้าที่รัฐบาล,อวัยวะ รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บ (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2559 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ารายการปี 2010) คำสั่งซื้อสำหรับกิจกรรมหลักจะถูกเก็บไว้อย่างถาวร . คำสั่งสำหรับบุคลากร - 5 ปี (ข้อ "b" (2) ของรายการปี 2010) หรือ 50 ปี (ข้อ 2 ของข้อ 22.1 กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 22 ตุลาคม 2547 เลขที่ 125-FZ “ ในเรื่องเอกสารสำคัญใน สหพันธรัฐรัสเซีย", เอ็ด. ลงวันที่ 18 มิถุนายน 2560; ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 125-FZ)

ประการที่สอง เมื่อมีการชำระบัญชีขององค์กร คำสั่งซื้อบุคลากรจะถูกโอนไปยังที่จัดเก็บของรัฐ โอกาสที่คำสั่งกิจกรรมหลักจะเป็นที่สนใจของกองทุนเอกสารสำคัญแห่งสหพันธรัฐรัสเซียนั้นต่ำมาก ดังนั้นจึงมีแนวโน้มว่าจะถูกทำลายมากที่สุด

ความแตกต่างของการขึ้นรูปคดี- คำสั่งสำหรับบุคลากรจะจัดทำขึ้นเป็นกรณี ๆ ในระหว่างปีปฏิทิน จะต้องมีอย่างน้อยสองกรณี: กรณีแรก - มีอายุการเก็บรักษา 5 ปี, กรณีที่สอง - 50 ปี ในอนาคตเมื่อมีการสั่งบุคลากรเพิ่มมากขึ้น จำนวนคดีก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ตัวอย่างเช่น จะมีการสร้างกรณีแยกต่างหาก: "คำสั่งเกี่ยวกับการลาโดยได้รับค่าจ้างประจำปี", "คำสั่งในการจ้างงาน, การเลิกจ้าง, การโอนพนักงาน", "คำสั่งเกี่ยวกับการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร" ฯลฯ อย่างไรก็ตาม ในปีแรกของการดำเนินงานขององค์กร ช่วงของหัวข้อการสั่งซื้อมักจะไม่หลากหลายมากนัก ดังนั้นคุณจึงสามารถทำได้สองสิ่ง:

กรณีที่ 1 - คำสั่งให้ลาโดยได้รับค่าจ้างประจำปี ลาพักนักศึกษา การลงโทษทางวินัย, เกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจระยะสั้น (ระยะเวลาจัดเก็บ - 5 ปี)

กรณีที่ 2 - คำสั่งรับเข้า โอน ไล่ออก โบนัส กำหนดให้ลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร ลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง (ระยะเวลาเก็บรักษา - 50 ปี)

สัญญาจ้างงาน บัตรส่วนบุคคล พ่อครัวแม่ครัว

สัญญาจ้างงานของพนักงาน บัตรส่วนตัว และสมุดงานเป็นเอกสารเดสก์ท็อปของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เราไม่ได้พูดถึงสิ่งเหล่านี้ในส่วน "เอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่บังคับ" เนื่องจากเอกสารเหล่านี้ไม่ใช่ข้อบังคับในท้องถิ่น แต่เป็นเอกสารที่บังคับใช้กับพนักงานแต่ละคนเป็นการส่วนตัว จำเป็นต้องมีทั้งหมด:

สัญญาการจ้างงาน - ตามมาตรา. 56 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย;

สมุดงาน - ตามกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน

บัตรส่วนบุคคลของพนักงาน - ความจำเป็นในการบำรุงรักษาระบุไว้ในข้อ 12 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน

บัตรส่วนบุคคล (แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-2) ถูกสร้างขึ้นพร้อมกับการเข้าสู่องค์กรของพนักงาน ประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวในองค์กร วันหยุด รางวัล ฯลฯ

สัญญาจ้าง บัตรส่วนตัว และสมุดงานเป็นเอกสารที่ถูกต้องตลอดระยะเวลาการทำงานของพนักงานในองค์กร หากพนักงานทำงานในองค์กรมาเป็นเวลา 20 ปี สัญญาจ้าง สมุดงาน และบัตรประจำตัวของเขาสามารถโอนย้ายได้เป็นเวลา 20 ปี พวกเขาถูกปิดโดยงานในสำนักงานหลังจากการเลิกจ้างของพนักงานเท่านั้น

แม้ว่าเอกสารทั้งสามนี้จะถูกต้อง แต่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะเก็บไว้และจัดเก็บไว้เนื่องจากควรจัดเก็บเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล (เพิ่มเติมด้านล่างนี้)

สัญญาจ้างงานและบัตรส่วนบุคคลที่ปิดโดยสำนักงานจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรของบุคลากร บันทึกการทำงานจะถูกส่งกลับไปยังพนักงานเมื่อเลิกจ้าง แน่นอนว่ามีข้อยกเว้นเมื่อพนักงานที่ลาออกไม่ได้รับสมุดงานด้วยเหตุผลหลายประการ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเป็นครั้งคราว ควรจำไว้ว่าสมุดงานเป็นเอกสารที่ต้องส่งคืนและพนักงาน (หรือญาติของเขา) ในทางทฤษฎีสามารถขอได้ตลอดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารนี้และระยะเวลา 50 ปี (ข้อ 2 ของข้อ 22.1 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 125-FZ) ดังนั้นสมุดงานที่ถูกลืมจะไม่ถูกเย็บติดกันไม่ว่าในกรณีใดก็ตาม

ความแตกต่างของการขึ้นรูปคดี- สัญญาการจ้างงานและบัตรส่วนบุคคลในไฟล์แบบฟอร์มเก็บถาวรที่เรียกว่า "สัญญาการจ้างงานของพนักงานที่ถูกไล่ออก" และ "บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออก" ไฟล์เหล่านี้จัดทำเป็นวอลุ่มในลักษณะเดียวกัน: เรียงตามปีที่ไล่ออก จากนั้นเรียงตามตัวอักษรตามชื่อของอดีตพนักงาน

การเก็บเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร: การวางรากฐาน

ตามมาตรา. ตามมาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 125-FZ องค์กรมีหน้าที่จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร แม้ว่าเลขานุการจะปฏิบัติหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเพิ่มเติมเท่านั้น แต่แน่นอนว่าเขาจะไม่สามารถรักษาเอกสารสำคัญของบุคลากรได้อย่างเต็มที่ ต่อมาเมื่อองค์กรเติบโตเป็นแผนกบุคคล ผู้เชี่ยวชาญ จะเข้ามาดูแลเรื่องนี้ แต่จนกว่าจะถึงตอนนั้น เลขานุการจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดขั้นต่ำที่บังคับ:

จัดให้มีระบบการจัดเก็บพิเศษสำหรับเอกสารบุคลากรที่เสร็จสมบูรณ์ในงานสำนักงาน (ซึ่งเป็นพื้นฐานของการเก็บถาวรในอนาคต)

จัดทำไฟล์ตามปีตามระยะเวลาการจัดเก็บ

รวบรวมรายการกรณีและปัญหาประจำปีสำหรับบุคลากร

• เราปฏิบัติตามระบบการปกครองพิเศษสำหรับการจัดเก็บเอกสารซึ่งมีข้อมูลส่วนบุคคล ระบอบการปกครองพิเศษหมายถึงการยกเว้นการเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต หากพื้นที่สำนักงานทุกเมตรมีค่าดั่งทองคำ และตัวเอกสารสำคัญยังเล็กอยู่ ตู้โลหะธรรมดาที่ล็อคด้วยกุญแจก็สามารถเข้าใช้งานพื้นที่จัดเก็บได้ เฟอร์นิเจอร์ชิ้นนี้มีราคาไม่แพง ใช้พื้นที่น้อย และทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบ ควรจัดเก็บเอกสารบุคลากรปัจจุบันรวมถึงสมุดงานไว้ด้วยเนื่องจากเป็นเอกสารที่ต้องรับผิดชอบอย่างเข้มงวด (ข้อ 42 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน) ควรมีกุญแจหลายดอกสำหรับตู้: อันหนึ่งสำหรับเลขานุการ และอีกอันหนึ่งสำหรับหัวหน้าฝ่ายบัญชี
• เราจัดทำคดีตามปี- เราได้กล่าวไว้ข้างต้นเกี่ยวกับการจัดระเบียบไฟล์ตามปีตามระยะเวลาการจัดเก็บ ในทำนองเดียวกันจะมีการจัดทำไฟล์ที่มีคำสั่งเกี่ยวกับบุคลากรและเอกสารของคนงานที่ถูกไล่ออก (สัญญาการจ้างงานและบัตรส่วนบุคคล)
• เราจัดทำรายการเคสสำหรับบุคลากร- สำหรับรายการบัญชีบุคลากรนั้นจำเป็นต้องได้รับการดูแลตามข้อ 4.12 ของกฎสำหรับการจัดระเบียบการจัดเก็บการได้มาการบันทึกและการใช้เอกสารของ Archive Fund ของสหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารอื่น ๆ ในหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่นและ องค์กร (อนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียเมื่อวันที่ 31/03/2558 ฉบับที่ 526) พวกเขายังเสนอแบบฟอร์มของเอกสารนี้ (ภาคผนวกหมายเลข 15) (ตัวอย่างที่ 6) กฎสำหรับการกรอกรายการไฟล์บุคลากรมีการอธิบายไว้อย่างชัดเจนในย่อหน้า 8.1-8.4 ของส่วนที่ 8 “การจัดทำและดำเนินการสินค้าคงคลัง” คำแนะนำด้านระเบียบวิธี“การจัดระเบียบเอกสารการจัดการเพื่อการจัดเก็บถาวรและโดยบุคลากร”2. สรุปพวกเขา:

มีการรวบรวมส่วนประจำปีของสินค้าคงคลังในปีที่ผ่านมา

ส่วนประจำปีทั้งหมดของสินค้าคงคลังประกอบด้วยรายการด้านบุคลากรหนึ่งรายการ

การกำหนดจำนวนกรณีในสินค้าคงคลังจะต่อเนื่องและผ่านส่วนรายปีทั้งหมดตั้งแต่รายการที่ 1 ถึงรายการที่ 9999 (หากส่วนประจำปีสำหรับปี 2015 สิ้นสุดด้วยหมายเลข 13 ดังนั้นส่วนประจำปีของสินค้าคงคลังสำหรับปี 2016 จะเริ่มต้นด้วยหมายเลข .14);

แต่ละหน่วยเก็บข้อมูลจะถูกป้อนเข้าไปในสินค้าคงคลังภายใต้หน่วยของตัวเอง หมายเลขซีเรียล- หน่วยเก็บข้อมูล - 1 เล่ม; ปริมาณควรมีเอกสารไม่เกิน 250 แผ่น

สินค้าคงคลังทางธุรกิจแต่ละส่วนประจำปีได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการทั่วไป

บันทึกบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็นในองค์กรใดๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ กิจกรรม และจำนวนพนักงาน สำหรับการจัดการที่มีความสามารถและมีคุณสมบัติเหมาะสม คุณจะต้องมีความเข้าใจเป็นอย่างดี กฎหมายแรงงานติดตามการเปลี่ยนแปลงกฎหมายและมีทักษะในด้านการจัดการบันทึกบุคลากร

การบัญชีบุคลากรคืออะไร และเหตุใดจึงจำเป็น?

กิจกรรมส่วนหนึ่งของทุกบริษัทคือบันทึกบุคลากร เป็นผลงานที่อยู่ภายใต้กฎหมายว่าด้วยการลงทะเบียน การบัญชี และการติดตามความเคลื่อนไหวของพนักงานในองค์กร

กิจกรรมด้านบุคลากรเกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนของ:

• การรับพนักงาน
• การเลิกจ้าง;
• แนวนอน (โอนระหว่างแผนก) และแนวตั้ง (เช่น อาชีพ) การเคลื่อนไหว;
• การเดินทางเพื่อธุรกิจ
• ลาป่วย;
• ใบบันทึกเวลา;
• ลา (ทุกประเภท - รายปี, ไม่จ่ายเงิน, สำหรับการตั้งครรภ์ ฯลฯ );
• บัตรส่วนตัวสำหรับพนักงานแต่ละคน ฯลฯ

การบัญชีทรัพยากรบุคคลยังรวมถึง:

• การเก็บรักษาบันทึกทางการทหาร
• ระเบียบข้อบังคับ แรงงานสัมพันธ์;
• การสร้างและการลงทะเบียนคำสั่งและคำแนะนำต่างๆ (เช่น ในการจ้างงาน ให้รางวัลพนักงาน ฯลฯ)
• องค์กรแรงงานและประเด็นอื่น ๆ

เอกสารทั้งหมดจัดทำขึ้นตามมาตรฐานและกฎเกณฑ์ที่กำหนดเท่านั้น บางแบบฟอร์มเป็นหนึ่งเดียว ส่วนบางแบบฟอร์มได้รับการติดตั้งที่องค์กรเอง

องค์กรที่มีความสามารถ บันทึกบุคลากรแก้ไขปัญหาและงานต่างๆ ของบริษัท แน่นอนว่ามีความแตกต่างมากมาย แต่ก็มีประเด็นพื้นฐานที่ใช้ได้กับทุกองค์กร

จะจัดระเบียบอย่างไรและใครจะมอบหมายให้ดูแลบันทึกบุคลากร?

มีหลายวิธีในการจัดระเบียบบัญชี ทุกอย่างขึ้นอยู่กับคุณลักษณะขององค์กรและตัวเลือกที่ผู้จัดการเลือกเท่านั้น ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุด:

สร้างแผนกทรัพยากรบุคคลทั้งหมดหากบริษัทจ้างคนจำนวนมาก

และเมื่อพนักงานมีขนาดเล็กก็สามารถจ้างผู้เชี่ยวชาญได้หนึ่งคน ข้อดีของวิธีนี้คือผู้จัดการงานจะจัดระเบียบงานตามที่เขาชอบและมีการควบคุมและควบคุมตามหลักการของเขาเอง

นอกจากนี้ยังมีข้อเสีย: เป็นการยากที่จะตรวจสอบความเป็นมืออาชีพของผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการว่าจ้าง ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงที่จะมีการจ้างเจ้าหน้าที่บุคลากรที่ไม่เชี่ยวชาญทั้งหมด

คุณจะต้องใช้เวลาและเงินในการฝึกอบรมหรือมองหาพนักงานคนอื่น

ข้อดีของตัวเลือกนี้สำหรับการจัดระเบียบบัญชีคือหากมีการแนะนำบุคคล (อาจ) เขาทำงานได้จริงนั่นคือเขาถูกทดสอบในกรณีนี้ แน่นอนว่าคุณต้องหารือเกี่ยวกับสภาพการทำงานกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลดังกล่าวเพื่อให้เหมาะสมกับทั้งสองฝ่าย

มอบหมายให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีความสำคัญต่อนักบัญชีหรือเลขานุการที่ดี

ข้อดี: ช่วยประหยัดเวลาและเงิน นั่นคือไม่จำเป็นต้องเลือกเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล และไม่มีค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาบันทึก

ข้อเสีย: ปัญหาหลักเมื่อเลือกวิธีนี้ หมายความว่าพนักงานทำงานเพิ่มเติมหลังจากงานหลัก ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาด ข้อผิดพลาด ช่องว่าง และการขาดงานขั้นพื้นฐาน เอกสารที่จำเป็น- และแน่นอนว่าความรู้ทางวิชาชีพในหัวข้อบันทึกบุคลากรเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ และถ้าเลขาคนเดียวกันมีก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดโรคแทรกซ้อน ในกรณีนี้จะลดลงเหลือน้อยที่สุด และในทางกลับกัน.

มอบบันทึกทรัพยากรบุคคลให้กับองค์กรเอาท์ซอร์ส

ดี: กิจกรรมด้านบุคลากรทั้งหมดตกเป็นภาระของบริษัทเอาท์ซอร์ส ซึ่งรับผิดชอบตามสัญญา นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่ามีการให้ความช่วยเหลืออย่างต่อเนื่องและต่อเนื่องในประเด็นด้านบุคลากรแล้ว การเลือกวิธีนี้ยังช่วยลดต้นทุนได้อย่างมาก

ข้อเสีย: คุณต้องเลือกบริษัทที่มั่นคงและจริงจัง และคุณต้องสร้างปฏิสัมพันธ์ สร้างแนวคิดในการทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่จะทำงานนอกสำนักงาน
ผู้จัดการเพียงต้องเลือกวิธีที่สะดวกและเหมาะสมที่สุดสำหรับเขาในการรักษาบันทึกบุคลากร โดยชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของแต่ละวิธี

หน้าที่การทำงานของพนักงานบุคลากร

เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลถูกกำหนดตามคำแนะนำและ ข้อตกลงแรงงานความรับผิดชอบดังต่อไปนี้:

นี่เป็นรายการความรับผิดชอบของบุคลากรที่ไม่สมบูรณ์และมีข้อกำหนดโดยประมาณ อาจมีมากกว่าที่กล่าวมา (หรือน้อยกว่า) แต่โดยรวมแล้วนี่คือทักษะและความสามารถที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลต้องมี

บันทึกบุคลากร: ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?

โดยปกติแล้วทุกองค์กรจะต้องมีเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรประเภทดังต่อไปนี้:

• การบริหาร (คำสั่งส่วนบุคคลและคำสั่งการผลิต);
• ยืนยัน กิจกรรมแรงงาน;
• ข้อมูลและการคำนวณ
• จดหมายภายใน
• บันทึกการควบคุมและการลงทะเบียน

ต้องมีเอกสารบุคลากรบางอย่างอยู่ที่องค์กร ซึ่งรวมถึง:
PVTR (กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน);

เอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ตามจำนวนปีที่กำหนด ควบคุม:

• บทความหรือมาตราแห่งประมวลกฎหมายแรงงาน
• มติคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ
• กฎหมายของรัฐบาลกลางและข้อบังคับอื่น ๆ

หากไม่มีบางสิ่ง (คำแนะนำ คำสั่งซื้อ ฯลฯ) ความจริงข้อนี้จะต้องได้รับการแก้ไข โดยทั่วไปหลักการประการหนึ่งของการทำงานของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลคือการตรงต่อเวลา มันทำให้การทำงานในแต่ละวันง่ายขึ้นมากและยังให้อำนาจทางกฎหมายกับการกระทำบางอย่างอีกด้วย จริงๆ แล้วเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะไม่ละเลยสถานการณ์ปัจจุบัน ไม่เช่นนั้นพวกมันก็จะเติบโตเหมือนก้อนหิมะ

การจัดระเบียบบันทึกบุคลากร: จะเก็บรักษาอย่างไรจะเริ่มต้นที่ไหน?

เมื่อได้รับการแต่งตั้งในตำแหน่งใหม่ในฐานะเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลคุณต้องดำเนินการตรวจสอบเอกสารบังคับก่อน หากปรากฎ (และสิ่งนี้เกิดขึ้น) ว่าเอกสารสำคัญบางรายการหายไป จะต้องกู้คืนเอกสารเหล่านั้น แน่นอนว่าไม่สามารถทำงานดังกล่าวได้ภายในวันเดียว

ดังนั้นคุณควรเน้นตำแหน่งที่สำคัญที่สุดและเริ่มต้นด้วยตำแหน่งเหล่านั้น ตรวจสอบความมีอยู่และความถูกต้องของการออกแบบ (และหากคุณต้องการแก้ไขหรือจัดทำเอกสารใหม่): ตารางการรับพนักงาน ตารางวันหยุด สัญญาจ้างงาน คำสั่ง บันทึกในบันทึกแรงงาน

เก็บบันทึกสัญญาการจ้างงานและคำสั่งบุคลากร สร้างสมุดบันทึกการทำงาน ทำความเข้าใจกับบัตรส่วนบุคคล (T-2) ทำงานร่วมกับกฎระเบียบท้องถิ่น
สิ่งสำคัญคือการกรอกเอกสารปัจจุบันทั้งหมดให้ตรงเวลา ทำงานตามประมวลกฎหมายแรงงานและกฎการทำงานในสำนักงาน และไม่ทำลายเอกสารบุคลากร ระยะเวลาการเก็บรักษาได้รับการอนุมัติโดย Federal Archive (“รายการ…” ลงวันที่ 10/06/2000)

เอกสารทางบัญชีทั้งหมดจำเป็นเพื่อความโปร่งใสของแรงงานสัมพันธ์ ระบบบุคลากรกำหนดบรรทัดฐานและหลักการที่สร้างความมั่นคงให้กับพนักงานขององค์กรและฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขที่สะดวกสำหรับการบริหารงานบุคคล

ระบบบัญชีอัตโนมัติ - 1C: ข้อดีของการทำงานกับโปรแกรม

เก็บรักษาบันทึกบุคลากรโดยเฉพาะใน บริษัทขนาดใหญ่- นี่เป็นงานที่มีความรับผิดชอบและยิ่งใหญ่มาก แต่ไม่อนุญาตให้มีข้อผิดพลาดที่นี่! แต่วันนี้มีวิธีที่จะทำให้กิจกรรมของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเป็นไปโดยอัตโนมัติซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกและลดความซับซ้อนของการทำงานของแผนกได้อย่างมาก ปรับปรุงกิจกรรม ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดได้อย่างมาก

เมื่อใช้โปรแกรม 1C คุณสามารถเก็บบันทึกตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ฐานข้อมูลให้พื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัย ข้อมูลที่จำเป็นโดยพนักงาน เมื่อสะสมก็สามารถสร้างรายงานต่างๆ เพื่อช่วยวิเคราะห์งานและพัฒนาทิศทางใหม่ๆ ได้ ตัวอย่างเช่น รายงานอาจเป็นดังนี้:

• อัตราการลาออกของพนักงาน
• สถิติบุคลากร
• การเคลื่อนย้ายคนงาน ฯลฯ

โปรแกรมนี้ช่วยแก้ปัญหาและงานด้านบัญชีบุคลากรเกือบทั้งหมด ต้องขอบคุณ 1C ที่ทำให้หัวหน้าองค์กรมีโอกาสที่จะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของกิจการในแผนกที่กำหนด ดำเนินการวิเคราะห์ และตัดสินใจด้านการจัดการที่ถูกต้อง ระบบอัตโนมัติยังช่วยให้คุณสามารถซิงโครไนซ์กิจกรรมของบริการต่างๆ ของบริษัท (การบัญชี ทรัพยากรบุคคล แผนกบัญชีเงินเดือน) ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และยังสร้างเงื่อนไขทั้งหมดสำหรับการจ่ายเงินเดือนตามเวลาที่กำหนด

อาจจำเป็นต้องมีบริการทางจิตวิทยาอะไรบ้าง? บทความนี้จะบอกคุณเกี่ยวกับความลับทั้งหมดของการทดสอบ

หากต้องการดำเนินการตรวจสอบภาษี โปรดอ่านบทความ: เคล็ดลับทั้งหมดในการเลือกผู้เชี่ยวชาญด้านการตรวจสอบภาษี

บทสรุป

ดังนั้นโดยสรุปเราสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้:

• บันทึกบุคลากรเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดขององค์กร
• มีหลายวิธีในการจัดระเบียบบัญชี ทางเลือกขึ้นอยู่กับผู้นำ
• ความรับผิดชอบในการทำงานของพนักงานบุคลากรจะถูกกำหนดโดยคำแนะนำและสัญญาจ้างงาน
• มีรายการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรที่ต้องแสดงในทุกบริษัท และคุณควรเริ่มต้นอาชีพในแผนกทรัพยากรบุคคลด้วยการตรวจสอบเอกสารเหล่านี้
• การเก็บบันทึกจะง่ายกว่ามากหากเป็นแบบอัตโนมัติ

การบัญชีบุคลากรถือเป็นหัวใจหลักสำหรับการปฏิบัติงานปกติและ งานที่มีประสิทธิภาพองค์กรใดๆ ดังนั้นจึงต้องเข้าหาฝ่ายบริหารด้วยความรับผิดชอบอย่างเต็มที่

ติดต่อกับ

การสร้างระบบการจัดการบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นจะต้องดำเนินการตามอย่างเคร่งครัด กฎหมายแรงงาน- อ่านเกี่ยวกับจุดเริ่มต้นในฐานะผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล และวิธีเรียกคืนบันทึกด้านทรัพยากรบุคคล

อ่านบทความของเรา:

เหตุใดบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลจึงมีความจำเป็น?

จะเริ่มสร้างระบบจัดการเอกสาร HR ได้ที่ไหน - คำถามจริงสำหรับบริษัทที่สร้างขึ้นใหม่ แม้ว่าองค์กรต่างๆ จะไม่มีทางเลือกว่าจะเก็บบันทึกหรือไม่ก็ตาม แต่ก็ยังมีอยู่มาก เครื่องมือที่สะดวกการควบคุมบุคลากรในทุกขั้นตอนของการทำงาน กฎหมายจะรวมรูปแบบการทำงานและกำหนดมาตรฐานที่ต้องปฏิบัติตามไม่เพียงแต่โดยลูกจ้างเท่านั้น แต่ยังรวมถึงนายจ้างด้วย

บันทึกบุคลากร ประการแรก ช่วยให้เข้าใจว่าใครทำงานในบริษัท กำหนดจำนวนบุคลากร และค่าใช้จ่ายค่าจ้างของบริษัท

นอกจากนี้ระบบยังช่วยให้คุณบันทึกความเคลื่อนไหวทั้งหมดในทีมได้ ไม่ว่าจะเป็น:

• แผนกต้อนรับ;
• การเลิกจ้าง;
• วันหยุด;
• การเคลื่อนย้ายบุคลากร ฯลฯ

การบัญชีตามระยะเวลาการทำงานช่วยให้นายจ้างกำหนดจำนวนวันหยุดพักร้อนที่ลูกจ้างแต่ละคนมีสิทธิได้รับ การดูแลใบบันทึกเวลาช่วยให้คุณสามารถควบคุมการมีอยู่ของบุคลากรในที่ทำงานได้อย่างชัดเจนและคำนวณค่าจ้างได้อย่างแม่นยำ

การบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้นทีละขั้นตอน

การดำเนินการบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้นในทางปฏิบัติทำให้เกิดคำถามมากมาย ไม่เพียงแต่ในหมู่ผู้มาใหม่ด้าน HR เท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ด้วย ประการแรก ลำดับการปล่อยเอกสารทำให้เกิดข้อสงสัย

อ่านเพิ่มเติม:

เมื่อบริษัทได้จดทะเบียนและได้รับเอกสารประกอบครบถ้วนแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มจัดทำเอกสารด้านบุคลากร สิ่งแรกที่ต้องทำคือการเรียงลำดับการจัดพนักงานในอนาคตของนิติบุคคล และกำหนดความต้องการบุคลากรในครั้งแรกและในอนาคต โดยบริษัทจำเป็นต้องเผยแพร่

หากองค์กรมีแผนจะใช้แบบฟอร์มที่ไม่ได้มาตรฐาน เอกสารบุคลากรโดยจะต้องได้รับการอนุมัติตามคำสั่งที่เหมาะสมของผู้จัดการก่อน เป็นการดีที่จะเผยแพร่ข้อบังคับ “เปิด” นโยบายบุคลากรรัฐวิสาหกิจ" หรือ " " เอกสารดังกล่าวกำหนดกฎทั้งหมดสำหรับการเก็บรักษาบันทึกในองค์กรที่สร้างขึ้นใหม่ตามบรรทัดฐานทางกฎหมายในปัจจุบัน

หัวข้อของปัญหา

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจ่ายค่าทำงานในวันหยุดและวันหยุดอย่างปลอดภัย วิธีปฏิบัติตนระหว่างการตรวจสอบ GIT และเงื่อนไขใดที่ต้องยกเลิกอย่างเร่งด่วนจากสัญญาจ้างงานของพนักงานของคุณ

บันทึกบุคลากรสำหรับ LLC

การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลสำหรับ LLC ไม่มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในปี 2018 สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลไม่ได้แตกต่างกันมากนักขึ้นอยู่กับ รูปแบบทางกฎหมายรัฐวิสาหกิจ กฎจะเหมือนกันในกรณีส่วนใหญ่

อย่างไรก็ตาม บริษัทส่วนใหญ่ยังคงเป็น LLC กิจกรรมของ LLC ให้อิสระในการดำเนินการมากกว่ากิจกรรมของเทศบาลหรือ สถาบันงบประมาณ- องค์กรภาครัฐมีความเป็นทางการมากขึ้นและการตัดสินใจส่วนใหญ่มาจากกระทรวงต่างๆ (เช่น การจัดบุคลากรในฝ่ายบริหารเขต)

ในขณะที่ LLC มีอิสระในการดำเนินการมากกว่าและมีข้อจำกัดน้อยกว่าในการเลือกสถานการณ์พฤติกรรม

เอกสารทรัพยากรบุคคล

พื้นฐานของบันทึกบุคลากรในองค์กรคือเอกสารบันทึกบุคลากร เอกสารทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภท:

• เอกสารต้นฉบับในบันทึกบุคลากร
• เอกสารหลักสำหรับบันทึกเวลาทำงานและค่าจ้าง
• วารสารเพื่อบันทึกความเคลื่อนไหวของเอกสารบุคลากร

อ่านเพิ่มเติม:

ทั้งกลุ่มที่หนึ่งและสองมีแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติของตนเอง (มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 N 1 “ เมื่อได้รับอนุมัติ แบบฟอร์มรวมเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีแรงงานและการจ่ายเงิน") เมื่อเร็ว ๆ นี้เอกสารเหล่านี้ไม่ได้บังคับสำหรับการใช้งานของนิติบุคคล หากจำเป็น บริษัท สามารถพัฒนาและอนุมัติรูปแบบของตนเองที่สอดคล้องกับมาตรฐานทางกฎหมายได้ ผู้ที่สะดวกต่อเอกสารแบบรวมสามารถใช้ต่อได้

หากนายจ้างปฏิเสธที่จะลงทะเบียนพนักงานชาวต่างชาติที่ไม่ได้ลงทะเบียน ณ สถานที่พำนักจริง บริษัท ละเมิด 109-FZ "เกี่ยวกับการจดทะเบียนการย้ายถิ่นของชาวต่างชาติและบุคคลไร้สัญชาติในสหพันธรัฐรัสเซีย"
ค่าปรับ: สำหรับ เป็นทางการ- มากถึง 50,000 รูเบิล; สำหรับบริษัท - มากถึง 500,000 รูเบิล สำหรับผู้ประกอบการรายบุคคล - มากถึง 500,000 รูเบิล (ส่วนที่ 4 ของข้อ 18.9 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ตัวอย่างที่ 2

หากสัญญาจ้างงานกับพนักงานไม่ได้จัดทำขึ้นอย่างเหมาะสม (เช่น ในข้อตกลงกับ คนงานต่างชาติไม่มีรายละเอียดของนโยบาย VHI หรือรายละเอียดของเอกสารบนพื้นฐานของที่เขามีสิทธิ์ในการดำเนินกิจกรรมด้านแรงงานในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซีย - สิทธิบัตร / ใบอนุญาตทำงาน) บริษัท ละเมิดประมวลกฎหมายแรงงานของ สหพันธรัฐรัสเซีย (มาตรา 327.2 ตอนที่ 2)
ค่าปรับ: สำหรับเจ้าหน้าที่ - มากถึง 20,000 รูเบิล สำหรับบริษัท - มากถึง 100,000 รูเบิล สำหรับผู้ประกอบการรายบุคคล - มากถึง 10,000 รูเบิล (มาตรา 5.27 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ตัวอย่างที่ 3

หากเมื่อจ้างงาน คุณขอให้พนักงานส่งสำเนาเอกสาร (เกี่ยวกับการศึกษา ส่วนบุคคล ฯลฯ) แล้วจัดเก็บไว้ แต่ไม่ได้ลงนามในข้อตกลงกับเขาในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล การกระทำดังกล่าวถือเป็นการละเมิดมาตรา 152 -FZ “ เกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล"
ค่าปรับ: สำหรับหัวหน้า บริษัท - มากถึง 20,000 รูเบิล สำหรับบริษัท - มากถึง 75,000 รูเบิล สำหรับผู้ประกอบการรายบุคคล - มากถึง 75,000 รูเบิล (มาตรา 13.11 ส่วนที่ 2 ของประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ตัวอย่างที่ 4

หากประเภทของเงินคงค้างสำหรับพนักงานไม่ได้กำหนดไว้ในข้อบังคับโบนัส แต่มีการจ่ายให้กับพนักงานเป็นประจำ การชำระเงินดังกล่าวจะไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท ดังนั้นบริษัทจึงจ่ายภาษีเงินได้เกินหรือจ่ายน้อยไปอย่างเป็นระบบ

ตัวอย่างที่ 1

จ้างชาวต่างชาติตาม สัญญาระยะยาวตลอดอายุใบอนุญาตทำงาน เป็นพื้นฐานในการสรุปเรื่องเร่งด่วนและไม่ สัญญาไม่จำกัด, ไม่ได้อยู่. หากชาวต่างชาติถูกไล่ออกหลังจากหมดสัญญา พนักงานจะถูกคืนสถานะให้ทำงานผ่านทางศาล และบริษัทจะต้องชดใช้ค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย รายได้เฉลี่ยสำหรับแต่ละวันที่ถูกบังคับให้ลางาน วันทำงานจะรวมอยู่ในระยะเวลาการทำงานเพื่อคำนวณการลาโดยได้รับค่าจ้างรายปี และบางทีพนักงานอาจเรียกร้องค่าชดเชยสำหรับความเสียหายทางศีลธรรมด้วย

ตัวอย่างที่ 2

การเลิกจ้างพนักงานเนื่องจากการลดจำนวนพนักงานเป็นกระบวนการที่การดำเนินการเอกสารบุคลากรที่ถูกต้องมีบทบาทสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากตารางการรับพนักงานไม่ได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม พนักงานที่ถูกเลิกจ้างสามารถท้าทายการเลิกจ้างในศาลและได้รับการคืนสถานะโดยการพิสูจน์ว่าเขาไม่ได้รับการเสนอตำแหน่งงานว่างที่เป็นไปได้ทั้งหมด บริษัทจะคืนเงินรายได้โดยเฉลี่ยสำหรับทุกวันที่ถูกบังคับให้ลางาน ค่าจ้างลาพักร้อน และค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย

ตัวอย่างที่ 3

นายจ้างพยายามจัดหาทุกอย่าง ความเสี่ยงที่เป็นไปได้และยอมรับเป็นสัญญาจ้างงานมาตรฐานที่ดาวน์โหลดจากที่ปรึกษา/ผู้ค้ำประกันและเสริมด้วยข้อกำหนดส่วนบุคคล เอกสารหลายหน้าดูน่าประทับใจและจริงจัง! แต่หากเกิดข้อพิพาทด้านแรงงาน สัญญาจ้างงานที่มีรายละเอียดมากเกินไปอาจเป็นอันตรายต่อบริษัทได้ในกรณีที่มีการฟ้องร้อง มีเพียงทนายความฝึกหัดที่มีประสบการณ์เท่านั้นที่สามารถระบุได้ว่าจุดใดที่ไม่จำเป็น จุดใดที่สามารถทำงานได้เพื่อประโยชน์ของลูกจ้าง และจุดใดที่จำเป็นและจะปกป้องฝ่ายนายจ้าง

ตัวอย่างที่ 1

หากพนักงานของบริษัทเข้าใจในทางปฏิบัติว่าบริษัทมีการบันทึกข้อมูลบุคลากร "เป็นครั้งคราว" ชื่อเสียงของนายจ้างจะเสื่อมลงและความภักดีของพนักงานจะลดลง เนื่องจากมั่นใจว่าเอกสารบุคลากรส่วนใหญ่จะลงนามล่าช้า และบางส่วนไม่มีการลงนามเลย พนักงานอาจเกิดข้อขัดแย้งเมื่อลาออกและพยายามแบล็กเมล์

ตัวอย่างที่ 2

จนถึงปี 2545 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียได้รับอนุญาต โต๊ะพนักงานระบุช่วงเงินเดือนสำหรับตำแหน่ง ตัวอย่างเช่น เงินเดือนสำหรับผู้จัดการฝ่ายขายอาจมีตั้งแต่ X ถึง XX ขณะนี้การปฏิบัตินี้ผิดกฎหมาย ในตารางการรับพนักงานจำเป็นต้องระบุเท่านั้น ขนาดที่แน่นอนเงินเดือนเท่ากันสำหรับพนักงานทุกคนที่ทำงานในตำแหน่งเดียวกัน หากบริษัทยังคงอยู่ในท้องถิ่น การกระทำเชิงบรรทัดฐานแบบเก่าที่มีการระบุช่วงเงินเดือน และพนักงานทราบขนาดของเงินเดือนเพื่อนร่วมงาน ซึ่งจะทำให้การสนทนาเบื้องหลังโดยไม่จำเป็น

ตัวอย่างที่ 3

วันหยุดของพนักงานที่ทำงานแบบหมุนเวียนไม่ควรตกอยู่ในช่วงพักระหว่างกะ หากบริษัทไม่มีปฏิทินวันหยุดที่คำนึงถึงการจัดกำหนดการในลักษณะนี้ หรือไม่ปฏิบัติตามปฏิทิน จะทำให้เกิดความไม่พอใจในหมู่พนักงานที่ตระหนักดีถึงสิทธิของตนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

กลับ